obveze iz zakona - javna nabava · porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo...
TRANSCRIPT
1 / 8
Obveze iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi
Autorica:
Marijana Šperanda, dipl.oec.
Voditeljica Službe za javnu nabavu u Središnjem državnom uredu za
obnovu i stambeno zbrinjavanje
Zagreb, studeni / 2018
„Uspostavom cjelovitog procesa elektroničke javne nabave, očekujemo ostvarenje ušteda od 6 do 13
% s obzirom na volumen ukupne javne nabave, koja iznosi oko 44 milijarde kuna, procjenjujemo
uštedu na više od dvije milijarde kuna.“
Vlada RH
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (u daljnjem tekstu: Zakon) objavljen je u
Narodnim novinama pod brojem 94/2018, sa stupanjem na snagu 1. studenoga 2018. godine.
Ovim zakonom je u nacionalno zakonodavstvo Republike Hrvatske prenesena Direktiva 2014/55/EU
Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. g. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj
nabavi.
Predmetni zakon u biti zaokružuje u jednu cjelinu procedure i postupanja u javnoj nabavi na način da
papirnato poslovanje prebacuje na potpuno elektroničko s jednim glavnim ciljem – URED BEZ
PAPIRA.
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi uređuje upravo to o čemu i govori – obvezu i
način elektroničkog zaprimanja, obrade, plaćanja, izdavanja i arhiviranja računa proizašlih iz
postupaka javne nabave. S tim u vezi, važno je naglasiti da su ovime uređena postupanja sa svim
Postupak prije dodjele ugovora (pre-Awarding)
IPostupak nakon dodjele
ugovora (post-Awarding)II
e-objave
e-nadmetanje
e-dostava ponuda
e-ocjena i odabir
ponuditelja
e-dodjela ugovora
e-račun
e-plaćanje
e-arhiviranje
POTPUNA AUTOMATIZACIJA I DIGITALIZACIJA POSLOVNIH PROCESA!
2 / 8
računima obveznika javne nabave, dakle iz postupaka velikih i malih vrijednosti, te iz postupaka
jednostavne nabave, pa čak i onih od tek nekoliko kuna. (Ovaj zakon ne postavlja granicu od 20.000 kn
procijenjene vrijednosti nabave). Međutim, zakon se ne primjenjuje na ugovore pod oznakom tajnosti.
S obzirom da se ovime propisuje i izdavanje i zaprimanje računa, razvidno je da su obveze prema istome
nastupile i za izdavatelje i za primatelje računa, dakle zahvaćeni su javni i sektorski naručitelji, kao i svi
ponuditelji u postupcima javne nabave.
Bitno je da se svi sudionici u ovom procesu na vrijeme pripreme na novi način postupanja s računima:
Ponuditelji – pripremiti se na slanje ispravnih e-računa
Naručitelji – pripremiti se na zaprimanje, obradu, plaćanje i arhiviranje e-računa.
Iako su tvrtke koje posluju na tržištu RH donekle i spremne na elektroničko poslovanje, pa shodno tome
svi već posjeduju neku vrstu digitalnog certifikata, ipak nisu svi spremni i za elektroničko slanje računa.
Međutim, sve tvrtke koje posluju s državnim tijelima i imaju ugovore s javnim ili sektorskim
naručiteljima morati će se pripremiti sukladno zakonskim odredbama, jer jednostavno više neće moći
naručiteljima slati papirnate račune, a isto tako neće biti prihvatljivo slanje računa mailom s obzriom da
se ne radi o načinu koji omogućuje automatsku i elektroničku obradu računa usklađenu s europskom
normom.
No, krenimo od početka! Zašto elektronički račun?
Ubrzanje poslovnih procesa javne nabave
Uštede u poslovanju javne uprave i gospodarskih subjekata
Smanjenje administrativnih troškova pripreme, ispisa i kuvertiranja računa, eliminiranje troška
poštarine, račun se dostavlja u puno kraćem vremenu i pohranjuje u sigurnu
i nadziranu elektroničku arhivu
Povećana transparentnost
Uspostava cjelovitog procesa integrirane elektroničke javne nabave od objave nadmetanja,
preko elektroničkog podnošenja ponuda, nadzora izvršenja ugovora, e-Računa i e-Plaćanja
Uklanjanje prepreka u prekograničnoj trgovini
Uzevši u obzir sve prednosti prelaska s papirnatih na elektroničke račune, sasvim je jasan odgovor na
pitanje – zašto – i to za obje strane!
Iako naša država tek sada istinski kreće s uspostavom i ostvarivanjem svih koristi od e-računa, ako
pogledamo države koje već duže vrijeme imaju praksu s e-računima, možemo se osvjedočiti o svim
dobrim stranama i svim uštedama ostvarenim u tim državama. U tome prednjače posebno skandinavske
zemlje s dužom praksom. Na primjer, Finska i Estonija su došle do takve razine digitalizacije da su
skoro u potpunosti izbacile papirnati način poslovanja. Isto tako, Danska već dugo godina radi upravo s
elektroničkim računima i nikakvi papirnati računi nisu dopušteni. Neke zemlje su već prešle na
elektroničke račune i u realnom sektoru, ne samo u javnom.
Što je elektronički račun?
Sukladno članku 80. stavku 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost računom se smatra račun izdan i
poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa.
3 / 8
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi elektronički račun definira kao račun izdan,
poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i
elektroničku obradu.
Kad se govori o elektroničkom računu, treba imati na umu da se uvijek uz račun podrazumijevaju i
prateće isprave koje su prilog samom računu, bez obzira na vrstu i veličinu (količinu) tih isprava.
Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa1, među ostalim, su:
1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan te sat i minuta)
2. razdoblje koje račun obuhvaća
3. podaci o prodavatelju
4. podaci o kupcu
5. podaci o primatelju plaćanja
6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja
7. upućivanje na ugovor
8. detalji o isporuci
9. upute za plaćanje
10. podaci o naknadama ili davanjima
11. podaci o stavkama na računu
12. ukupni iznos računa
13. raščlanjeni prikaz PDV-a.
Osim navedenih elemenata, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke koje zahtijevaju posebni
porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.
Obveze i rokovi
Zakon jasno nalaže naručiteljima da su od 1. prosinca 2018. godine obvezni zaprimati i obrađivati kao
i izvršiti plaćanje elektroničkih računa i pratećih isprava izdanih sukladno europskoj normi.
Kako bi se naručiteljima dalo određeno vrijeme prilagodbe, u drugoj fazi, od 1. srpnja 2019. godine,
obvezni su isto tako i izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave sukladno europskoj normi.
Kad je riječ o naručiteljima, obveze po zakonu proizlaze za javne i sektorske naručitelje, uključivo i
jedinice lokalne i regionalne samouprave sa svojim pravnim osobama.
Elektronički računi i prateće isprave čuvaju se na način i u roku utvrđenima u propisima iz područja
računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje (11 godina).
Pri tome, kada je riječ o elektroničkim računima, pravilan način njihova čuvanja je isto tako u
elektroničkom obliku, dakle unutar e-arhiva.
Europska norma
EU je još kroz naprijed navedenu Direktivu o e-računu predvidjela donošenje europske norme za e-
račun kao podloge za stvarnu realizaciju projekta elektroničkog računa unutar i između zemalja Euroske
unije. Obvezu uspostave i načina korištenja norme preuzelo je Europsko odbor za standardizaciju
1 osnovni elementi elektroničkog računa su niz ključnih podatkovnih elemenata koje elektronički račun mora sadržavati kako
bi se omogućila prekogranična interoperabilnost, uključujući potrebne informacije kako bi se zajamčila sukladnost sa zakonom
4 / 8
(normizaciju) - European Committee for Standardization (CEN) te je uslijedilo osnivanje niza odbora
međunarodnog karaktera s ciljem usuglašavanja i uspostave elemenata norme prilagođenih za sve
zemelje članice EU. Nastavno na održane radionice (CEN Workshop o e-računu) kroz sadržaj,
preporuke, kodove, ankete, digitalne potpise, arhiviranje, posrednike, model specifikacija, itd.,
dogovoreno je korištenje standarda - OASIS standard UBL 2.1, odnosno donesena je europska norma
EN 16931-1:2017 (CEN) (u RH - HRN EN 16931-1:2017).
Glavna odlika i misao vodilja europske norme za e-račun je interoperabilnost, kako unutar pojedine
zemlje, tako i između država članica.
Informacijski posrednici
Ključna karika u lancu izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa leži u informacijskim posrednicima.
Zakon definira informacijskog posrednika kao pravnu osobu koja, u skladu s uropskom normom,
pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja
elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge
upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.
Pri tome, ulogu centralnog informacijskog posrednika na čiju su se centralnu platformu za razmjenu e-
računa dužni povezati ostali informacijski posrednici (koji djeluju slobodno na tržištu), te koji obavlja
elektroničku razmjenu računa između izdavatelja i javnih naručitelja, ima FINA (Financijska agencija),
čiji je djelokrug uređen posebnim zakonom. Drugim riječima, javni naručitelji obvezni su usluge
informacijskog posredništva zaprimanja i slanja e-računa povjeriti FINI.
S druge strane, sektorski naručitelji te jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela
javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave
ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili
je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica
lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja
elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na
području Republike Hrvatske ili druge države članice.
Napomenimo da informacijski posrednici, kao što i sama riječ kaže, djeluju kao posrednici te shodno
tome nisu odgovorni za sam sadržaj elektroničkih računa, niti su zaduženi ili odgovorno za sistemsku
integraciju izdavatelja i primatelja računa (međusobno povezivanje informacijskih sustava).
Osim samog posredništva, informacijski posrednici mogu obavljati i druge usluge kao što je upravljanje
cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.
Inače, odabir informacijskog posrednika je prva stvar koju izdavatelj i primatelj e-računa moraju
napraviti. Pri tome sklapaju ugovor s posrednikom u kojem će se, među ostalim, definirati i opseg usluga
koje će informacijski posrednik obavljati za korisnika.
Za usluge informacijskog posredništva, odnosno za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za
javne naručitelje koji to povjeravaju Financijskoj agenciji, čelnik središnjeg tijela državne uprave
nadležnog za poslove gospodarstva će pravilnikom propisati visinu naknade.
5 / 8
Zakonski preduvjeti i sigurnost
Osnovi preduvjeti koje je potrebno osigurati u svrhu korištenja elektroničkih računa, na primjeru
FINE, odnosno kontrole koje elektronički račun prolazi, su sljedeći:
suglasnost primatelja za primanje računa u elektroničkom obliku
suglasnost se daje informacijskog posredniku (FINI) putem Pristupnice i registracije
vjerodostojnost podrijetla
upotrebnom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa
cjelovitost sadržaja
upotrebnom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa
čitljivost
osigurano prezentacijom računa u .pdf formatu na kojem se nalazi potpis pošiljatelja
te potpis sustava u koji je ugrađen napredan vremenski žig
Digitalnim certifikatom se postiže najveći stupanj pouzdanja u autentičnost samog korisnika odnosno
onoga koji zaista šalje i prima račun. Svaki e-račun je elektronički potpisan od strane pošiljatelja, čime
se nedvojbeno zaštitio integritet podataka u računu, što znači da ako se sadržaj računa nakon potpisivanja
promijeni, potpis se narušava i takav račun neće biti prihvatljiv u sustavu.
Vrlo bitna komponenta sigurnog sustava je napredan vremenski žig koji je odgovoran za točno vrijeme
ulaska nekog računa u sustav i garantira da je prilikom ovjere račun prošao sve naprijed navedene
kontrole.
Kada se e-račun pošalje u sustav, sustav provjerava sljedeće:
odgovara li struktura e-računa zadanoj formi (ne ulazi u sam sadržaj računa),
ima li osoba koja je račun potpisala prava na to,
je li digitalni certifikat važeći i
je li elektronički potpis ispravan i nenarušen.
Ako je sve u redu, svaki se račun prije isporuke primatelju ovjerava potpisom servisa e-Račun (servis
FINE za državu) u koji je ugrađen napredan vremenski žig.
Zaprimanje i izdavanje računa - Kako?
Za zaprimanje i izdavanje elektroničkih računa naručitelji mogu prilagoditi svoje postojeće ERP sustave
za upravljanje što bi moglo biti optimalno rješenje. Za ovaj dio je odgovoran sam naručitelj, kao i za
način na koji će posložiti svoj vlastiti put kolanja računa, unutar svoje organizacije (urudžbiranje,
ovjeravanje, likvidatura, arhiviranje).
Naručitelji imaju izbog odabrati način zaprimanja računa putem FINE:
1) Direktno u svoj računovodstveni sustav (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju
sustava sa servisom e-Račun za državu (za integraciju i prilagodbu naručitelji su odgovorni
sami – informatička služba ili održavatelj)
Ovaj način je bolji za velike naručitelje, s većim brojem računa
2) Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se zaprimaju kroz web aplikaciju
– naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – ovaj način ne zahtijeva prilagodbu i
integraciju
Ovaj način je bolji za naručitelje s manjim brojem računa
6 / 8
Web aplikacija se koristi na sljedeći način:
1. izdavatelj šalje račun naručitelju kroz sustav e-Račun za državu
2. sustav zaprima račun te prosljeđuje naručitelju
3. naručitelj putem web aplikacije zaprima račun te postupa na sljedeći način:
a. prihvaća ili odbija zaprimljeni račun ili
b. šalje račun u likvidaturu (ako je odabrana ova mogućnost kroz aplikaciju)
4. izdavatelj zaprima status računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen).
Obveze naručitelja:
Nabava digitalnog poslovnog certifikata Fine na kripto uređaju (USB token / FINA e-
kartica)
Registrirati se na servis e-Račun za državu
Kod izdavanja računa, izdavatelj računa može odabrati između sljedećih rješenja:
1) Direktno iz svog računovodstvenog sustava (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju
sustava sa servisom e-Račun za državu
pogodno za one koji šalju veliki broj računa prema državi
2) Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se kreiraju i šalju kroz web
aplikaciju – naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – registracija se vrši online
za one koji šalju manji broj računa prema državi
3) Putem bilo kojeg informacijskog posrednika (koji će posredovati između izdavatelja i servisa e-
Račun za državu odnosno naručitelja (komercijalnog karaktera)
informirati se o prilagodbama i naknadama kod posrednika
Obveza donošenja Pravilnika i prijelazno razdoblje
Čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove gospodarstva ima obvezu donošenja
pravilnika iz članka 5. stavka 3. (propisati tehničku specifikaciju, semantički podatkovni model2,
sintaksu3 i sintaktička pravila4 elemenata elektroničkog računa) i članka 6. stavka 8. Zakona (visina
naknade za poslove informacijskog posredištva za FINU), i to u roku od tri mjeseca od dana stupanja
na snagu ovoga Zakona, dakle najkasnije do 1. veljače 2019. godine.
U prijelaznom razdoblju, do stupanja na snagu članka 6 stavka 1. (obveza naručitelja za zaprimanje,
obradu i plaćanje e-računa) i članka 7. Zakona (obveza naručitelja za izdavanje e-računa proizašlih iz
postupaka javne nabave), zaprimanje i izdavanje računa dovršit će se sukladno ugovorenim načinima
plaćanja računa sukladno ugovorima koji su proizašli iz postupaka javne nabave.
E-račun u javnoj nabavi i EOJN
Što se tiče obveza naručitelja glede postupaka javne nabave, nakon ostvarenja svih preduvjeta za
nesmetani rad s elektroničkim računima, naručitelj mora prilagoditi i tekst dokumentacije o nabavi u
relevatnim dijelovima. Znači, potrebno je u dokumentaciji navesti da će naručitelj, od datuma kojega
2 semantički podatkovni model je strukturirani i logički uzajamno povezan niz pojmova i njihovih značenja koji definiraju
osnovne elemente elektroničkog računa 3 sintaksa je strojno čitljiv jezik ili narječje koji se upotrebljavaju za prikazivanje podatkovnih elemenata sadržanih u
elektroničkom računu 4 sintaktička pravila su smjernice o tome kako bi semantički podatkovni model za elektronički račun mogao biti zastupljen u
različitim sintaksama
7 / 8
odredi (na početku primjene), zaprimati isključivo elektroničke račune te dati relevatne informacije
gospodarskim subjektima u svezi navedenog.
S obzirom da naručitelji imaju i postojeće ugovore važenja i u idućem razdoblju, npr. sklopljenih na
razdoblje jedne ili više godina, potrebno je obavijestiti ugovorne ponuditelje o načinu i vremenu prelaska
s papirnatih na elektroničke račune.
Isto tako, prilikom pripreme poziva na nadmetanje kod svakog postupka nabave unutar EOJN, u dijelu
„Priprema postupka i obavijesti o nadmetanju“, potrebno je označiti „Da“ na upit o elektroničkim
računima, kao što je vidljivo na priloženoj slici.
Nadzor i prekršajne odredbe
Članak 12. Zakona propisuje da inspekcijski nadzor nad odredbama Zakona u području porezne
ispravnosti elektroničkih računa provode inspektori i drugi ovlašteni državni službenici Ministarstva
financija prema odredbama posebnog zakona, dok inspekcijski nadzor nad odredbama Zakona u
području usklađenosti elektroničkih računa s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i
dopunama provode ovlašteni državni službenici Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta.
S obzirom da su sudionici u slanju i zaprimanju elektroničkih računa obvezni postupati u skladu sa
Zakonom i Normom, člankom 14. Zakona predviđene su i prekršajne odredbe za naručitelje kao pravne
osobe kao i za odgovorne osobe naručitelja.
Na primjer, ako naručitelj kao prekršajno odgovorna pravna osoba ne izdaje elektroničke račune, a po
zakonu ima obvezu za to kao izdavatelj, kaznit će se za prekršaj novčanom kaznom u iznosu od
10.000,00 do 100.000,00 kn.
Ili na primjer, ako javni naručitelj u izvršenju ugovora o javnoj nabavi ne zaprima ili ne obrađuje
elektroničke račune i prateće isprave u skladu s člankom 6. stavkom 1. Zakona, kaznit će se za prekršaj
i odgovorna osoba javnog naručitelja, i to novčanom kaznom u iznosu od 5.000,00 do 20.000,00 kn.