nzoom- Представяне

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523

1000 София, ул. „Генерал Гурко” 341111 София, ул. „Манастирска” 29

9000 Варна, ул. „Македония” 95

БГСервиз ООД [email protected]

ОПИСАНИЕОтносно: Информационна система nZoom

Компнаия: БГСервиз ООД

1

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Съдържание

Предизвикателството.................................................................................................................3

Платформата nZoom...................................................................................................................4

nZoom и Системи за Управление на Качеството...........................................................4

Функционални модули на nZoom..........................................................................................5

Предпоставки.................................................................................................................................7

Срокове и етапи............................................................................................................................8

Бюджет..............................................................................................................................................9

SaaS.....................................................................................................................................................9

Допълнителни разходи............................................................................................................10

Поддръжка....................................................................................................................................11

За нас...............................................................................................................................................12

Референтна Листа......................................................................................................................13

2

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Предизвикателството

Едни от най-големите предизвикателства пред разрастващия се

бизнес са мениджмънтът на човешки ресурси и ефективното управление

на информацията, която ежедневно постъпва. И не става въпрос

единствено за документите и данните, които са външни за фирмата. Често

информацията между различните поделения на една компания се

осъществява чрез разменяне на документи през куриер, факсове или в най-

добрия случай електронни писма. Загубите от закъснялата обработка на

документи може да се измери с пропуснати ползи от изпуснати сделки,

недоволни клиенти поради неспазени ангажименти или загубени

човекочасове в търсене на конкретна информация сред папките с архива

от минали месеци.

Друг проблем, който стои пред компаниите, но все още не е

ескалирал в пълната си степен е въпросът за управление на фирменото

знание. Изследванията показват, че приблизително 85% от знанието е в

главите на работещите в една компания. Комуникацията между тях

протича чрез разговори или електронни пощи, които не подлежат на

вкарване в структурирани масиви от данни. За да се избегне проблема със

"забравяне" или загуба на знание при напускане на служител е необходима

целенасочена политика към насочване на процесите на комуникация в

компанията през системи, които да съхраняват и управляват познанието.

Като фирма, предоставяща услуги в областта на информационните

системи ние сме се сблъсквали многократно с гореописаните проблеми,

независимо от бранша на дадена компания или нейния размер. За да

отговорим на техните потребности създадохме платформата за

управление на човешките ресурси, документооборот и процеси nZoom.

3

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




4

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Платформата nZoom

nZoom е платформа от висок клас, която позволява да се моделира

функционалността във всяка една нейна инсталация спрямо изискванията

на конкретния поръчител на системата. По този начин отделни

приложения, базирани на платформата могат да имат съвършено различна

функционалност, но за сметка на това ползват една и съща технологична

база, която има следните предимства:

Възможност за отдалечен достъп до информацията в системата ;

Минимални изисквания към клиентските работни станции на

системата ;

Система от нотификации на служители и контрагенти по e-mail за

предстоящо изтичане на срокове по документи, задачи и събития;

Детайлно дефиниране на правата на достъп на всеки един

потребител до информацията в системата;

Персонална графична визуализация на справки и отчети за всеки

един потребител на първата страница при влизането му в

системата ;

Възможност за проследяване на историята на всеки един запис в

системата – кога е добавян, кога и от кого е променян и пр;

nZoom и Системи за Управление на Качеството

Характеристиките на nZoom са разработени въз основа на бизнес

изискванията на нашите клиенти, но са съобразени и с изискванията на

системите за управление на качество и по-конкретно ISO 9001:2000. nZoom

покрива изискванията на ISO 9001:2000 за управление на

документооборота. Чрез употребата на nZoom, ISO сертифицираните

компании значително намаляват бумащината и улесняват процесът на

работа. Системата автоматично създава необходимите дневници и отчети,

залегнали в стандарта и от служителите се изисква единствено да ги

разпечатват. Типовите бланки за генериране на документи винаги се

5

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




използват в актуалния си вариант – няма възможност за използване на

"остарели" бланки или използването на индивидуален за конкретния

служител вид на документа.

Функционални модули на nZoom

Административен модул – добавяне на потребители в

системата и определяне на роли по тях, които определят правата им

на достъп до системата. Административният модул позволява пълно

моделиране на системата спрямо изискванията на конкретния бизнес

клиент.

Модул Контрагенти – добавяне на различните типове

контрагенти – служители, доставчици, партньори, клиенти и пр. и

описването на всеки един тип контрагент с данни за контакти,

допълнителна информация (спрямо типа контрагент), обекти и лица

за контакти (при юридическите лица). Възможност за поставяне на

тагове на контрагенти зададени от потребителя, например

„изряден”, “VIP” и пр.

Модул Съобщения – потребител с необходимите права може да

изпрати на друг потребител или потребители от различни отдели

съобщения, които могат да съдържат както текст, така и link-ове,

картинки и пр. Този модул може да се използва като система за

новини, табло за съобщения, фирмени заповеди и пр. като

съобщенията се категоризират и архивират след дефиниран период

от време

Модул Календар – корпоративен календар с права за видимост на

събития по потребител. Възможност за „лични” събития,

напомняния, повтаряеми събития, изпращане на покани за срещи

към външни за системата лица

Модул Задачи – Определяне на тип, приоритет, участници, проект,

контрагент, краен срок и пр. Система от коментари към задачи

Модул Проекти – срокове, фази на проекти, екипи по работа на

проекти, свързване на проекти със задачи, документи, събития.

Бюджетиране на изразходени средства, време по проект

6

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Модул Документи – възможност за параметризиране на

произволни документи в системата и включването им в различни

бизнес процеси на организацията. В системата има предифиниране

документи като: Молба за отпуск, Командировъчни листове, Заявка

за консумативи, Заявка за разход и пр. Всеки един документ ще

може да се разпечатва на фирмена бланка на клиента. Въз основа на

изискванията към документооборота за конкретния проект,

системата може да бъде конфигурирана. Системата разделя

документите на три типа – входящи, изходящи и вътрешни, като за

всеки един тип документ се определя неговия тип и брояч (как

системата да му дава входящ, изходящ или вътрешен номер).

Стандартно за всеки един регистриран документ има възможност да

му се оказват срок на валидност (за оферти, договори и пр.) и срок на

обработка. Системата има възможност не само да регистрира

документи, но и да генерира документи, както и да превръща един

тип документи в друг (например от оферта която е със статус може

да се направи договор или поръчка) като цялата обща информация

между двата документа се запазва. Генерираните документи могат

да се създават в PDF формат, като конкретната форма зависи изцяло

от бланките на конкретния клиент – потребителят може сам да

създава шаблони в HTML формат, които nZoom да използва.

Модул справки – в зависимост от информацията, която се

архивира от системата, тя може да генерира справки, които да

правят различни разрези на събраните данни.

Отчитане на време – в nZoom има система за отчитане на

времето на потребителите в системата по обработка на документи,

изпълнение на задачи или работа по проекти. Отчета на работа дава

следните две основни предимства – всеки един служител който

поема дадена задача/ документ има възможност да разбере кой

какво е работил по нея преди това и мениджърът на фирмата има

справка за изразходеното време по клиенти, проекти и служители за

произволен отрязък от време.

Автоматизирани действия – въз основа на бизнес процесите в

една организация, nZoom може да извършва самостоятелно

поредица от действия. Например при подадена молба за отпуск,

системата да назначи документа на прекия ръководител на

7

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




служителя или при изтичането на срок на договор автоматично да

планира телефонно обаждане на отговорника на клиента за

уговаряне на среща за продължаването на документа. Чрез

автоматизираните действия nZoom ускорява значително ясно

дефинираните процеси и отменя служителите при спазването на

конкретни процедури и правила.

Външен достъп – системата поддържа така наречените портални

потребители – това са хора, които трябва да имат достъп до част от

информацията в системата, но не са служители на компанията, която

използва nZoom. Порталните потребители ще могат да добавят

документи в системата, следят тяхното развитие (ако са подали

заявка или оплакване, например), да четат коментари и задачи

(които са зададени към тях и са портални), както и да извършват

различни справки (например просрочени фактури).

Предпоставки

За да започне работата по проектиране и адаптиране на системата е

необходимо:

Техническо задание

Точно описание на елементите, по които ще трябва да се анализира

информацията

Екип от Ваша страна за уточняването на процесите, които системата ще

обхване

Човешки ресурс за подготовка на номенклатурната база в системата

Ръководител екип, който да има правомощията за взимане на решения

за начина, по който процесите ще протичат в рамките на nZoom

За да започне работа на системата е необходима следната техническа

инфраструктура:

Сървър под Windows за nZoom с хардуерно резервиране на

информацията (RAID масив) и UPS защита, VPN връзка между

отдалечените обекти и централния офис

8

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Забележка: При необходимост, БГ Сервиз ООД може да окаже помощ при проектирането

и / или изграждането на необходимата инфраструктура. Услугите са предмет на

допълнителен договор.

9

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Срокове и етапи

Срокът варира спрямо изискванията на клиента и подробностите при

доизясняването на конкретните модели на работа. Най-бързото внедряване

на системата при малка компания е за 45 дни. При по-големи проекти е

възможно процесът до продължи до над 6 месеца. Етапите на

внедряването на системата ще протекат както следва:

I. Начален Етап – подготовка за системата. Сформират се екипи от

двете страни, ръководители, идентифицират се ключови

потребители. Описват се всички процеси, документи, полета.

Уточнява се начинът на работа и правата на потребителите.

Дефиниране на справките, необходими за анализ на данните,

събирани в системата.

II. Алфа Тест – на сървър на БГСервиз се създава демо-версия на

информационната система, конфигурирана спрямо параметрите,

уточнени в Началния етап.

III. Бета Тест – доработките към системата, които са необходими за

осъществяването на специфичната за фирмата- поръчител работа се

включват към демонстрационната версия. Към този етап е

необходимо да са налични всички номенклатури в системата.

Разиграват се тестови сценарии, за да се установи дали тя е

конфигурирана спрямо изискванията. Финализират се печатните

форми на системата.

IV. Обучение – приетата от ключовите потребители система се

инсталира на сървър на компанията. Започва обучението на

потребителите със системата.

10

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Бюджет

nZoom не е готово решение, а се разработва според изискванията на

клиента. Цената му се формира според желаните от фирмата- поръчител

функции, които софтуерът трябва да изпълнява. Конкретният бюджет за

внедряване на информационна система се калкулира въз основа на

фактори като :

Брой конкурентни лиценза за работа с nZoom

Доработки на системата спрямо изискванията в Техническото

задание

Описание на всички типове документи и техните елементи в

системата

Изготвяне на определен брой печатни бланки за конкретните

документи

Изготвяне на желания брой справки в системата

Инсталация и конфигуриране на системата (върху вече

инсталирана и конфигурирана операционна система)

Обучение (в кои градове, колко часове и пр.)

Go-Live поддръжка при стартирането на проекта

SaaS

Алтернатива на придобиване на информационната система nZoom е

предоставянето на софутера като услуга (Software as a Service). Софтуер

като услуга (накратко SaaS) представлява концепция, която дава

възможност да се ползва дадено софтуерно решение, като единствените

разходи за това са фиксиран месечен наем. Приложение не става

11

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




собственост на компанията, която го използва. При прекратяване на

договора за ползване, доставчикът на софтуер експортира натрупаните до

момента данни в предварително договорен формат. SaaS е една от най-

бързо развиващите се течения сред софтуерните платформи, като сред

компаниите, които предлагат подобна услуга вече е и Microsoft.

Компанията предлага Office пакета си с месечен наем, а скоро се очаква

Microsoft Live портала да предлага срещу месечна такса офис среда през

Интернет. Един от най-популярните доставчици на решения за управление

на взаимоотношенията с клиенти – SalesForce - работи изцяло по този

бизнес модел.

12

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Сред плюсовете на подобно решение са:

Ниски първоначални инвестиции по внедряване на решението

Ползване на пълните услуги по поддръжка, която конкретния

доставчик предлага

Ползване на последната версия на софтуера

Без допълнителни разходи за системно администриране на

системата

Към тези предимства, БГСервиз включва в пакета по ползване на

nZoom като възможността разработката на допълнителни модули към

настоящия софтуер отново не е свързана с първоначални инвестиции, а с

повишаване на месечната такса. Първоначалното внедряване – обучения,

изготвяне на персонални ръководства се заплащат допълнително.

Сред минусите на подобно решение е необходимостта фирмена

информация да стои на сървър извън локалната мрежа на потребителя –

сървър на БГСервиз и необходимостта от закупуване на допълнително

дисково пространство когато се изпълни зададената квота.

Допълнителни разходи

Във връзка с внедряването на nZoom има следните позиции, които са

потенциален източник на разходи и НЕ СЕ включват в бюджета по

закупуване на системата:

Закупуване на компютърна техника

Инсталиране и конфигуриране на допълнителна техника

Разработка на допълнителна функционалност спрямо изисквания на

фирмата-поръчител

Изготвянето на схеми на бизнес процесите от страна на БГСервиз

Изготвяне на ръководства за работа със системата

13

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Поддръжка

Следпродажбената поддръжка е ключова услуга, която ще

подсигури коректното използване на системата и ще даде възможност да

се разшири нейния обхват на дейност. Поради спецификата на nZoom,

предмет на текущата поддръжка ще бъдат и дейности по изготвяне /

редактиране на печатни бланки, дефиниране на нови бизнес процеси и

типове документи и други. Ето кратък списък на основните ползи от

абонаментната поддръжка:

Консултации, хелпдеск услуги на потребителите;

Добавяне на допълнителни полета за типовете документи;

Помощ при редактиране на шаблони в системата;

Поддръжка и отстраняване на проблемите с базата данни;

Архивиране и възстановяване на базата данни;

Безплатно получаване на новите версии на закупените модули

на софтуера;

Преференциални цени при закупуване на нови по

функционалност модули

Услугата е налична в работни дни от понеделник до петък от 09:00

до 18:00 часа без официалните празници.

Независимо дали сте избрали или не схема за текуща поддръжка,

БГСервиз ООД поема безсрочен ангажимент за отстраняване на бъгове в

текущата версия на продукта и до 2 години при използване на стара

версия на софтуера (след въвеждане на нова версия на използване).

Всички открити дефекти и несъответствия в софтуера открити в

упоменатите срокове ще бъдат отстранявани безплатно.

14

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




За нас

БГСервиз ООД е специализирана в предоставяне на B2B услуги в областта на информационните технологии. Основана през 2002г. в България, компанията се фокусира върху обслужване на малкия и среден бизнес, както и проектиране, изработка и поддръжка на специализирани ИТ системи. Портфолиото ни съдържа решения за хотелиерския и кетъринг бизнес и продукти на утвърдени производители в областта на офис автоматизацията и сигурността.

Стремежът към качествено и навременно изпълнение на поетите ангажименти и индивидуалното отношение към всеки един клиент ни спечели постоянно нарастваща клиентска база и трицифрен ръст на оборотите четвърта година поред. През 2004г. БГСервиз ООД отвори първия си регионален офис във Варна, а през 2005г. търговски и развоен офис в София. За да отговорим на нуждата от национално покритие на нашите услуги, през 2008 г. открихме клон в Пловдив и предвиждаме през 2009г. да започнем работа и в Бургас.

Нашият екип е ключът към успеха ни. Опитът, натрупан по време на изпълнение на проекти, комбинирани с инвестиции в сертификати, вътрешни обучения и семинари ни позволяват да предложим на клиентите си решения, базирани на най-модерните технологии, които да оптимизират дейността им и да намалят оперативните разходи.

Мисията на БГСервиз ООД е да подпомогне бизнеса в ефективното използване на Информационните Технологии, като по този начин компаниите увеличат своята производителност и подобрят финансовите си показатели. За целта фирмата предлага своята компетенция от етапа на одит на съществуващата структура, през внедряване или разработка на решения до поддръжката и обучението на персонала.

15

http://www.bgservice.net/

http://www.bgservice.net/

http://www.BGService.net/

+359.2.9807767+359.2.9895505+359.52.633523




Референтна Листа

Air Trade Centre Bulgaria Издателство Булвест 2000

Air Via Интеза заключващи системи

BBIL Centre София Инс Експрес

F&B Management КЛОК БС

International Human Resources Кнауф България

Living in Bulgaria Консулта Рисоринг България

PartyFood Консултим Рикрутмънт & Селекшън

PartyService Консултим Хюмън Кепитъл България

Аксент консултинг Кръпов и Варадинов

Агрекс Трейдинг МАГ Адвъртайзинг

Адвокатска кантора Адриана Чернева Магазини Senza & Senza Home

Билдинг Консулт Магазин Verrsus

БГ Имоти Магазини MANGO

БД Турс Магазини Selamore

Белканто Микромет АД

Берета Трейдинг Митници Варна

Бизнес Хотел Варна Орбилекс

Болкан Кепитъл Мениджмънт Рено Нисан България

Бони Холдинг Сени

България Терм СС Консултинг

Бългериън Пропърти Мениджмънт Сън Медия

Васир (осветителни тела Орион) Тангра АВ

Врати ЕООД Туристическа Агенция Мейкомс

ВИП Трейдинг Теком

ВП и ВКР Устои

Г.Т.Т. Инжинеринг Хавле Арматурен

Габровски Осветление Хотел Експо

Голд Телеком АД Хотел Естрея Св. Константин и Елена

Дакс 96 Хотел Марина Ризорт Палас – Златни Пясъци

Дивелъпмънт Кепитъл Мениджмънт Хотел Holiday Inn

Диматекс България Хотел Европа

Досев Импекс ООД Хотел Кремиковци

Екстериор дизайн Хотел Серенити Бей

Елис Ге Център за академични изследвания

ЕтиКом Център за развитие на предприемачеството

Ем Комплект 33 Чернева и партньори (Адвокатска Кантора)

Инхом Фарма Суис

Издателство Анубис Янос Консулт

16

nzoom- Представяне

Technology