nº16 - jornal gestão do ensino
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Informativo da AIX Sistemas contendo as seguintes matérias: - ERP-AIX: Gestão integrada dos diversos setores da instituição de ensino - AIX tem novos distribuidores em MA e ES - Dica: Relatório de campos personalizadosTRANSCRIPT
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AIX Sistemas
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gestao do ensinogestao do ensinoUma publicação da AIX Sistemas - nº 15 - Ano 3 - Julho e Agosto de 2008
2 GESTÃO DO ENSINO 15
REGINALDO ROSAGerente de MarketingEditorial
A coluna “Novas Versões” desta edição destaca a nova versão do Giz Biblioteca. Estão sendo implementadas várias
melhorias visando aperfeiçoar o produto, contemplando necessidades dos usuários que não estavam sendo
atendidas. Conforme depoimentos de alguns usuários, a versão anterior, liberada em maio, já representou um
grande avanço, pois facilitou processos como o cadastramento do acervo e controle de multas.
Um exemplo de atitude de redução da chamada “sucata eletrônica” é abordado na coluna “Responsabilidade
Social”. Computadores que estavam sem utilidade para um restaurante foram objetos de uma rede de solidariedade
e beneficiaram diversos públicos. Ações simples que trazem grandes resultados.
Algumas aplicações do uso dos campos personalizados, recurso disponível na tela de matrícula, é o tema das “Dicas”
desta edição. Saiba como extrair informações importantes do sistema a partir dos dados relacionados ao perfil dos
alunos.
Boa leitura e até a próxima edição.
Visando contribuir para o alcance de suas metas de crescimento em 2008, a AIX promoveu algumas mudanças em sua área comercial, através da contratação do gerente comercia l Leandro Monteiro e o
credenciamento de dois distribuidores.
Antes de assumir o cargo, Leandro trabalhou durante seis anos no setor de suporte da AIX, onde adquiriu amplos conhecimentos sobre os sistemas da AIX e, principalmente, a respeito dos processos que envolvem a gestão de uma instituição de ensino.
No Espírito Santo, a VIX Soluções em Gestão, empresa de propriedade de Anderson Augusto, que anteriormente era o gerente comercial da AIX, tornou-se distribuidor exclusivo da AIX no estado do Espírito Santo.
No Maranhão, o novo distribuidor é a Gestores Consultoria, empresa especializada em serviços de consultoria
administrativa, financeira e na área de tecnologia da informação.
Os setores de treinamento, implantação e suporte deixaram de ser setores independentes, passando a funcionar no mesmo ambiente físico e sob a coordenação de um único gerente: Robert Jardim.
Com o novo formato, a AIX espera aprimorar sua prestação de serviços, pois o novo formato propicia o compartilhamento de informações, o que favorece a ampliação do conhecimento técnico de cada um dos profissionais da área.
NOTÍCIAS DA AIX
AIX unifica setores de atendimento a clientes
Ian Campos Martins, diretor executivo da
AIX Sistemas, e Rodrigo Paiva, da Paiva
Piovesan, foram os entrevistados no painel
de debates conduzido pela jornalista
Inácia Soares, durante o 3° ciclo do projeto
Quarta Gerencial, dia 2 de julho, em Belo
Horizonte.
O evento, promovido pelo SEBRAE-MG,
marcou o lançamento do MPE Brasil -
Prêmio de Competitividade para Micro e
Pequenas Empresas, que até o ano passado
c h a m a v a - s e Pr ê m i o E x c e l ê n c i a
Empresarial.
O diretor da AIX mostrou os benefícios de
uma gestão comprometida com valores
sociais. “Investir em responsabilidade
social traz confiabilidade e visibilidade à
empresa”, afirma o vencedor da categoria
Destaque Empresa Cidadã do Prêmio
Excelência Empresarial 2007.
Mudanças na área comercial
AIX participa de lançamento do
MPE Brasil
3
MATÉRIA DE CAPA
ERP-AIX: Gestão integrada dos diversos setores dainstituição de ensino.
Assim como empresas de outros setores
da economia, as instituições de ensino estão
c a d a v e z m a i s e m p e n h a d a s e m
profissionalizar sua gestão, utilizando
sistemas informatizados que gerenciam suas
diversas áreas. Para atender a esta demanda,
há cerca de dois anos, a AIX Sistemas oferece
um pacote de softwares chamado ERP-AIX.
O ERP-AIX é um sistema de informatização
que permite a gestão das diversas áreas de
instituições de ensino de pequeno, médio ou
grande porte. O produto é constituído do
Sistema Giz, que realiza o controle das áreas
acadêmica e pedagógica, e do Athenas 3000,
que controla as áreas administrativa,
contábil, financeira e orçamentária.
Com o ERP-AIX, a instituição de ensino
tem todas as informações de seu negócio
inter-relacionadas e integradas em um único
sistema. Por exemplo, o cálculo da folha de
pagamento gera automaticamente o
lançamento de contas a pagar e atualiza o
fluxo de caixa. Além disso, calcula todos os o
encargos e provisões de férias/13 salário e
contabiliza os valores gerados na folha de
pagamento, sendo que a contabilização pode
ser feita segundo critérios de centro de custos
(unidade de negócios da instituição). Quando
a instituição paga os salários, o saldo bancário
é debitado e a despesa realizada no
orçamento. Com o Sistema Giz integrado ao
Athenas 3000, as instituições de ensino têm
acesso on-line ao fluxo de caixa, ou seja,
controlam o que têm a receber, a pagar e os
valores totais disponíveis no caixa e no banco.
Ainda com relação à folha de pagamento,
uma grande vantagem do sistema para o
gestor é a possibilidade de controlar o custo
dos professores em cada centro de custo
(curso) em que lecionam, de acordo com carga
horária.
Thiago Fre i re, coordenador de
informática da Fundação Educacional Vale do
Jequit inhonha (Fevale), conta que
anteriormente a instituição utilizava um
software desenvolvido por uma empresa local.
Segundo ele, além de oferecer menos recursos
do que o produto da AIX, as informações não
eram integradas. “Hoje, o fluxo de
informações é contínuo. A entrada de uma
n o t a f i s c a l n a t e s o u r a r i a , g e r a
automaticamente lançamentos para a
contabilidade”, exemplifica Thiago.
A Faculdade de Ciências Biomédicas de
Cacoal- (FACIMED), importante instituição do
estado de Rondônia, adquiriu o ERP-AIX em
seu lançamento, em 2006. Segundo Miguel
Fabrício, gerente de tecnologia da FACIMED,
um dos benefícios da aquisição foi com
relação aos relatórios. “Os relatórios do
Athenas auxiliam bastante na tomada de
decisão, pois como o sistema é integrado,
consigo englobar informações de outros
módulos”, destaca Miguel.
“Utilizo o ERP-AIX para emissão da folha
de pagamento. Como estamos no início
do processo, ainda surgem algumas
dúvidas que são sanadas junto ao setor
do suporte. Uma das vantagens do
programa é que ele agiliza nosso
trabalho, já que as informações da folha
de pagamento, por exemplo, geram
imediatamente lançamentos contábeis.”
ALESSANDRA MINELLI – Tesouraria
Faculdade de Direito da Alta Paulista
DEPOIMENTOS
“Hoje, o fluxo de informações é
contínuo. A entrada de uma nota fiscal
na tesouraria, gera automaticamente
lançamentos para a contabilidade.”
THIAGO FREIRE
Coordenador de informática da
Fundação Educacional Vale do
Jequitinhonha (Fevale)
“Os relatórios do Athenas auxiliam
bastante na tomada de decisão, pois
como o sistema é integrado, consigo
englobar informações de outros
módulos”
MIGUEL FABRÍCIO
Gerente de Tecnologia da FACIMED
Para solicitar uma proposta, entre em contatocom nosso setor comercial: (31) 3218 7200
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4
NOVAS VERSÕES
- Com a nova tela de cadastro de permissões para usuários, é possível atribuir permissões a diversos
cursos de uma só vez. Para isso, basta selecionar o usuário ou grupo de usuários e marcar os cursos a
que este(s) terá(ão) permissão.
- Transferir um grupo de alunos de uma turma para outra ficou mais fácil com a nova tela
“Transferência em Massa entre Turmas”. Após selecionar os alunos e clicar com o botão direito,
todas as turmas disponíveis para receber alunos são listadas, e, com um clique, os alunos passam a
fazer parte da turma desejada.(ESCOLA)
- Na tela de cadastro de
cursos, foi adicionada a
aba “Dados Contratuais”
que permite o cadastro de
informações relevantes
que irão compor o contrato
do curso. (ESCOLA)
Confira a relação completa
das alterações no Boletim
AIX Informa 183, disponível
no Cliente On-line.
- Módulo Freqüência: na tela de consulta de
freqüência do aluno foram incluídos os campos
Data inicial e Data final, para que se possa
acompanhar a freqüência do aluno não só no
mês atual.
- A tela de cadastro de curso foi otimizada com a
inclusão da aba Unidades, onde será possível
associar em quais unidades o curso cadastrado
será ofertado.(ESCOLA)
- No cadastro de responsáveis, na lista de
dependentes, foram adicionadas uma coluna
para a turma e mais duas colunas com os
descontos (porcentagem e valor) cadastrados
para seus dependentes.
- No cadastro de usuários foi incluído o campo
para definir a senha do supervisor acadêmico.
Essa senha poderá ser associada a um usuário
que possua permissões especiais como, por
exemplo, enturmar alunos que não cumpriram
os pré-requisitos das disciplinas. (FACULDADE)
- Na aba Cursos da tela de matrícula, foram
adicionados os campos relativos ao ENADE, para
marcar se o aluno foi convocado e se ele
Os novos recursos do Web Professor irão agilizar
ainda mais o trabalho dos docentes e facilitar o
acesso dos alunos às informações acadêmicas:
- funcionalidade que permite ao professor
lançar e disponibilizar para a comunidade
acadêmica o Plano de Ensino contendo ementa,
objet ivos , programa da d i sc ip l ina,
metodologia, critérios de avaliação, referência
bás ica, referência complementar e
observações do professor;
- cadastro das avaliações, com quantidade de
provas e total de pontos distribuídos;
- Lançamento de
faltas e faltas
Globalizadas,
diretamente na
etapa.
compareceu ao exame. (FACULDADE).
- Na tela de backup de dados foi acrescentada a
opção 'Limpar log antes de gerar backup', para
que antes de gerar o backup, os logs sejam
removidos e o arquivo de log reduzido.
- No histórico escolar, será possível imprimir as
disciplinas de todos os cursos vinculados que
existem para o aluno, em função do curso
principal.(ESCOLA)
- No cadastro de
plano de pagamen-
tos, será possível
definir o período de
validade dos planos
d e p a g a m e n t o s
cadastrados. Para
isso, basta preencher
as datas de início e
fim da validade. Ao
definir a validade dos
planos, no cadastro
de dados financeiros
e na tela de matrícu-
la, somente os planos válidos serão listados
para associação destes aos alunos.
Confira a relação completa das alterações no
Boletim AIX Informa 185, disponível no Cliente
On-line.
Web Professor
Liberada em 04/04
Sistema Giz 3.54.0
Liberada em 06/06
Sistema Giz 3.53.0
Liberada em 03/04
GESTÃO DO ENSINO 15
5
GIZBIBLIOTECA 3.08
Dando continuidade ao aprimoramento do Sistema Giz Biblioteca,
foi liberada no dia 09/05 a versão 3.08 do produto. Em destaque as
funcionalidades integradas ao Módulo Recebimentos. Com a nova
versão, os valores relativos a multas por atraso na devolução de um
item do acervo geram débitos que podem ser cobrados em boleta
individual ou junto com a mensalidade do aluno. Os débitos gerados, a
partir da versão 3.5.4 do Sistema Giz, poderão ser quitados no Módulo
Recebimentos, utilizando a opção de baixa por usuário da biblioteca.
Com relação aos relatórios, também há novidades. Foi criado um
relatório contendo informações das multas geradas. No novo relatório,
além da opção filtrar pela situação ('em aberto', 'pagas' ou 'ambas'),
existem os filtros de período de vencimento, pagamento e geração da multa. Na tela de emissão de etiquetas de lombadas foram acrescentados os
campos Pesquisa Contínua e Pesquisa Específica, otimizando o processo de impressão das etiquetas.
Depoimentos“Com o Giz Biblioteca tivemos a facilidade de colocar no sistema todo o acervo da biblioteca, que
atualmente está com 12.360 exemplares, permitindo aos alunos e professores da Faculdade consultarem os
diversos livros do acervo.
A nova versão, lançada no mês de maio, facilitou o trabalho de cadastramento, com novos campos de
informação, tais como área de conhecimento do CNPq, que é também, informação para os dados do Censo do
INEP e relatórios para o reconhecimento dos cursos junto ao MEC.
O programa possui uma grande vantagem que atende às exigências do MEC para fins de reconhecimento que
é o cadastramento do(s) curso(s) e disciplina(s) de cada título lançado no sistema. Para o reconhecimento
basta gerarmos o relatório da disciplina e teremos todos os títulos e os respectivos exemplares.
O sistema gera relatórios importantes como usuários em atraso e listagem de alunos desistentes ou que
trancaram a matrícula. Bloqueia usuários que se encontram com empréstimos vencidos ou que atingiram o
total de livros permitidos para empréstimo. E, ainda, gera as carteiras de usuário da biblioteca, que podem
também ser utilizadas como carteira oficial de identificação do aluno na faculdade.
O atendimento do suporte em Belo Horizonte é imediato, através do sistema CIC. Os atendentes interagem
com o cliente e os problemas são resolvidos sempre com boa vontade e presteza. Além de quando surgem
problemas normais, presentes em qualquer sistema automatizado, também somos atendidos quando
solicitamos alterações que podem ser específicas para o nosso trabalho e não para outra biblioteca.
Recomendamos aos colegas de profissão que conheçam o Sistema e o utilizem.”
A próxima versão do Giz Biblioteca vai incorporar um recurso que além de
moderno, oferecerá mais segurança para a instituição: a biometria. O
usuário da biblioteca será identificado através de sua impressão digital.
Com o sistema o aluno não necessitará de uma carteirinha para poder
retirar uma obra da Biblioteca.
Versão 3.09 oferecerá
Controle através de biometria
Rosa Edite Lemos - Coordenadora da Biblioteca da Faculdade de Teixeira de Freitas (FACTEF)
“O programa Giz Biblioteca tem se
desenvolvido muito bem em relação à
pesquisa no acervo, sendo simples e de
fácil acesso. Com isso os usuários se
sentem satisfeitos. O cadastro de livros é
bem legível em relação aos campos que
vão ser preenchidos e os relatórios são
claros. Mas há ainda algumas alterações a
serem feitas, como a tarja vermelha que
se coloca no livro para que o mesmo seja
emprestado só para consulta interna,
falta a planilha de revista para inserir os
devidos dados, porque ela é diferente do
livro*. Mas, até o momento, estamos
interagindo com vocês para sejam feitas
as devidas mudanças para que melhor
po s sa a tende r a demanda de
informações.”
Marlene Aparecida de PaulaBibliotecária da SESPA
WWW.AIX.COM.BR
*A funcionalidade de impressão da tarja diferenciada para livros de consulta interna foi implementada na versão 3.07.1, liberada em abril/2008. O cadastro de periódicos está programado para a próxima versão do Giz Biblioteca.
NOVAS VERSÕES
6
DE OLHO NAS DICAS
A direção deseja enviar um e-mail marketing para ofertar cursos extra-curriculares a alunos cuja renda salarial se enquadre dentro de uma determinada faixa de valores.
Antes de tal ação, ao configurarmos a tela de matrícula, criamos campos personalizados relacionados ao interesse do aluno.
Neste exemplo, utilizando o relatório analítico, localizaremos todos os alunos cadastrados na faixa de valores de “0 a R$ 1.500,00”, personalizando o relatório e buscando também o NOME e E-MAIL.
Com base no relatório ao lado, a instituição pode enviar o e-mail marketing apenas para aqueles alunos que se enquadram no perfil desejado.
A fim de enviar o questionário do Censo do MEC, o diretor de sua instituição necessita saber a quantidade de alunos que são da cor parda, negra e branca.
Tal informação é obtida facilmente se, na tela de matrícula, utilizamos os c a m p o s p e r s o n a l i z a d o s adicionando a informação relativa à cor.
Para mais informações sobre criação de campos personalizados e/ou personalização de relatórios leia nossos manuais ou assista as vídeos-aula disponíveis no Cliente on-line.
Relatórios campos personalizados
Nossa dica desta edição é referente à utilização dos Campos Personalizados, um recurso interessante para que seus dados se tornem i n f o rmação e s t r a t é g i c a . O s Campo s Personalizados permitem ao usuário criar na tela de matrícula de alunos uma ficha com campos de interesse da instituição. Para melhor compreensão dos benefícios, utilizaremos dois cenários de utilização do recurso: ações de marketing e envio de informações para o Censo.
CENÁRIO UM
CENÁRIO DOIS
Filtre o relatório
conforme a resposta desejada
DE
GESTÃO DO ENSINO 15
Giz Escola
7
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Aprenda as práticas para realizar a antecipação e o aumento de receita em sua instituição de ensino com o Sistema Giz. Dicas sobre a política de cobrança de juros, inclusive seus aspectos jurídicos, e como realizar a emissão de boletos de multa e juros.
Aprenda, também, sobre práticas de concessão de descontos e como aplicá-las na instituição.
Entenda como realizar a emissão de carnês e diversos tipos de boletos bancários para alunos/responsáveis e cancelamento de boletos.
Aprender a trabalhar com a integração bancária no sistema Giz, realizar o envio de arquivo remessa e débito automático.
Você aprende no primeiro módulo a utilizar as várias formas de liquidação de débitos no Sistema Giz, tipos de baixa, estornos etc. No segundo módulo, conhece os relatórios de conferência das baixas e aprende a realizar o controle de todos os títulos a vencer.
Veja como é possível reduzir a inadimplência na instituição de ensino com o Sistema Giz. Aprenda, a partir das ferramentas do sistema, sobre práticas de negociação de débitos em atraso e como realizar a cobrança dos alunos devedores através do envio de malas diretas impressas e virtuais.
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Entenda as diversas formas de cálculo das mensalidades no Sistema Giz. No primeiro módulo, você aprende sobre dados financeiros, taxas extras, descontos e relatórios de conferência. No segundo módulo, são abordadas as diversas formas de se gerar o valor a pagar das mensalidades dos alunos.
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Gestão do Ensino.net é uma publicação bimestral da AIX SistemasAv. do Contorno, 2316 - 6º Andar CEP 30.110-012 - FlorestaBelo Horizonte - MG(31) 3218-7200 - www.aix.com.brE-mail:[email protected]
Textos e Coordenação: Reginaldo RosaDiagramação: Marcel Cypreste Michel
Conselho Editorial: Daniel Melo (Projetos), Ian Campos Martins (Diretoria), Leandro Monteiro (Comercial), Marcel Michel (Marketing), Paula Oliveira (EAD), Reginaldo Rosa (Marketing) e Robert Jardim (Suporte)
As edições anteriores encontram-se disponíveis em versão eletrônica: www.aix.com.br/gestaodoensino
Parceira dos Educadores
Sistemas de Gestão da Qualidade ISO 9001
Nº 202360
EXPEDIENTE
RESPONSABILIDADE SOCIAL
Doação de computadores:
benefícios em rede“Juntos, podemos fazer um mundo melhor”.
Pode-se afirmar que esta frase, presente na campanha
dos Objetivos do Milênio, tem se constituído como o
principal lema dos trabalhos da AIX na área social. A
mobilização, que anteriormente era focada apenas no
público interno, vem se expandindo e já atinge amigos
e familiares dos funcionários, clientes, fornecedores,
concorrentes e até mesmo empresas que atuam em
outros segmentos.
Recentemente, tivemos um belo exemplo de
união de forças. O Xapuri, um dos restaurantes mais
tradicionais de Belo Horizonte, disponibilizou para o
Projeto Fome do Saber três computadores que não
lhe eram mais úteis. As máquinas encontravam-se
paradas em seu depósito, necessitando de
manutenção. A Comissão de Responsabilidade Social
encaminhou o material para as Obras Sociais da
Pompéia, entidade que oferece vários cursos
profissionalizantes para pessoas carentes, entre eles o
de manutenção em hardware. Os
alunos fizeram um excelente
trabalho e deixaram as máquinas
prontas para serem doadas a
instituições carentes.
Segundo Reginaldo Rosa, coordenador da
Comissão de Responsabilidade Social da AIX, ações
como essas são importantes porque beneficiam a
vários públicos. “Primeiramente aos alunos do curso,
que tiveram a oportunidade de colocar em prática o
que estavam aprendendo. Depois, às entidades que
receberam as máquinas. E, finalmente, ao meio
ambiente, já que como as máquinas não estavam
sendo utilizadas, era arriscado irem para o lixo,
contribuindo para a degradação ecológica.
As três máquinas foram doadas às seguintes
instituições: Obras Sociais da Pompéia, Creche
Comunitária Tia Elza e Creche Comunitária Criança
Feliz.
No dia 24 de fevereiro, a AIX Sistemas, representada por
seu diretor executivo Ian Campos Martins, participou do
programa Top de Qualidade, do canal CNT – Central
Nacional de Televisão, de São Paulo.
A entrevista constou de uma série de programas
desenvolvidos pelo canal abordando as ferramentas que
contribuem para a melhoria da qualidade na educação.
Ian respondeu a várias perguntas sobre as soluções da
AIX e como elas podem se adequar às necessidades das
inst i tu ições de
ensino.
A estratégia da AIX de distribuir gratuitamente o
software educador.net foi destaque na coluna
Negócios/Gestão do Diário do Comércio.
O jornal apontou o educador.net
como a vitrine da AIX, já que é
uma das principais ações
desenvolvidas pela empresa a
fim de concretizar sua visão de
futuro que prevê que até o ano
2023 todos os educadores
brasileiros estejam usando uma
de suas soluções.
Com o objetivo de reconhecer as práticas de gestão de micro e pequenas empresas que se
destacaram nos Prêmios de Competitividade estaduais, o Movimento Brasil Competitivo
(MBC) e o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) promoveram no mês de
abril, em Brasília, o 5o. Reconhecimento Nacional às Micro e Pequenas Empresas. A AIX
participou do evento, graças a sua participação no Prêmio Sebrae, quando foi a Empresa
Cidadã 2007.
Além de receber um troféu, a AIX teve sua história apresentada em um catálogo contendo
os casos de sucesso das empresas premiadas.
Top de Qualidade Diário do Comércio
Movimento Brasil Competitivo
GESTÃO DO ENSINO 15
Obras Sociais da Pompéia
Creche Comunitária Criança Feliz
Creche Comunitária Tia Elza
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