Ángela sÁnchez marÍn revisora fiscal carrera 43a- n°1-50

F-GIC-02

Versión: 02

VALOR+ S.A.S – NIT. 900969726-2 Dirección: Carrera 53A No 42-161 - Edificio La Libertad Torre B (Piso 6)

Teléfono: 444-37-47 Ext. 203 Email: [email protected]

Medellín, 1 de abril de 2019

Doctora ÁNGELA SÁNCHEZ MARÍN

Revisora Fiscal Carrera 43A- N°1-50 piso 6

San Fernando Plaza Torre Protección Teléfono 6052757 Ciudad

Asunto: Plan de mejoramiento - Evaluación al control interno al 31 de diciembre de 2018.

Respetada doctora Ángela, reciba un cordial saludo,

En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” que en su

artículo 17 dispuso:

Artículo 17. Modifíquese el artículo2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 2015, el cual quedará

así:

“Artículo 2.2.21.5.3 De las oficinas de control interno. Las Unidades u Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces desarrollarán su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control.

Y con el fin de propender por una mejor eficiencia del control interno en la Compañía, luego de conocer el informe de la Revisoría Fiscal, definimos de manera conjunta con los responsables, el siguiente plan de mejoramiento:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62518

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62518#2.2.21.5.3

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DESCRIPCIÓN /HALLAZGOS- SITUACIÓN DETECTADA

“Documentar adecuadamente la recuperación de costo del año 2017, que no fue facturado por el

proveedor

Se evidenció que, en el mes de septiembre de 2018, se contabilizó una recuperación de costos y gastos de

ejercicios anteriores por valor de $131.734.050; según lo informado por

la Administración, este ajuste corresponde al costo del proyecto de Impuesto vehicular, reconocido en el

año 2017 como una cuenta por pagar, no facturado por el proveedor en el año

2018. Se solicitó a la administración el

soporte y análisis del ajuste, frente a lo cual argumentó que el ajuste se

encontraba soportado en que los saldos con el proveedor se encontraban conciliados. Esta

Revisoría Fiscal solicitó que se realizará una confirmación de saldos

puntualmente del contrato con el proveedor y se entregara un análisis del área jurídica de la situación que

originó el ajuste contable. Esta información fue entregada para el

cierre de los Estados Financieros. Se requiere para futuros ajustes

contables, que la Administración documente en forma detallada los

análisis efectuados, con el fin de establecer su origen y disposición y conservar los soportes. Lo anterior,

permite mantener la trazabilidad y facilita la revisión por parte de los entes externos

de control.” ANÁLISIS DE CAUSAS:

Se identificó que se está contabilizando un mayor ingreso debido a que no se

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estaban teniendo en cuenta unas comisiones que tiene pactadas la gobernación con los bancos para los

pagos realizados con tarjetas de crédito. Como plan de acción se

propone registrar el ingreso mensual según lo registrado en el sistema SAP y posteriormente realizar el ajuste de

las comisiones de acuerdo a la información Asobancaria suministrada

por los bancos en el mes siguiente. ACCIÓN DE MEJORAMIENTO- ACTIVIDADES:

Registrar el ingreso mensual según lo registrado en el sistema SAP y en el mes siguiente realizar el ajuste

contable descontando las comisiones de acuerdo a la información

Asobancaria suministrada por los bancos.

FECHA CUMPLIMIENTO ACCIÓN:

Durante la duración del contrato de

impuesto vehicular. RESPONSABLE (DEPENDENCIA):

Director de Unidad Estratégica de Negocio Contadora

CUMPLIMIENTO Art. 65 LEY 80/93 Y

CIRCULAR 01 DE 2015:

SI

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Se efectuó recalculo del costo del proyecto de recaudo de impuesto vehicular para el año 2018 y se

evidenció un menor valor causado por $24.489.051; la administración

procedió a realizar el ajuste del costo antes de la publicación de los Estados Financieros.

Se recomienda realizar periódicamente

la conciliación entre el costo causado y lo registrado contablemente con el fin de identificar y ajustar oportunamente

las diferencias.

ANÁLISIS DE CAUSAS:

La Gobernación consignaba

directamente a las cuentas de Valor+ los ingresos provenientes de los acuerdos de pago (cuando se finaliza el

acuerdo, no hay pago proporcional), el Aliado desconocía ese ingreso y no

había facturado la proporción que le correspondía.

ACCIÓN DE MEJORAMIENTO-

ACTIVIDADES:

Se contabilizó el costo correspondiente

al 45% de los ingresos para el Aliado y éste procedió a facturar (se anexa factura 249).

Cada que se identifique una consignación por este concepto se

procederá a informar al Aliado que debe facturar lo que le corresponde.


Mientras dure el contrato de Impuesto Vehicular

RESPONSABLE (DEPENDENCIA):

Director de Unidad Estratégica de

Negocio Contadora



SI

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En los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2018 se evidenció que el impuesto diferido (que se genera

por las diferencias temporarias entre los contable y fiscal) estaba mal calculado,

Valor+ calculó $316.094.758 y la revisoría encontró que eran $505.204.649, lo que afectaba los

ingresos y por ende la utilidad


Falta de conciliación mensual

ACCIÓN DE MEJORAMIENTO- ACTIVIDADES:

Se documentará en el procedimiento "Conciliación, cierre y elaboración de

informes" el cálculo del impuesto diferido de manera mensual. Se revisara la procedencia de la

segunda revisión adicional a la de la contadora,

Contratar un asesor tributario


Junio 30 de 2019


Contadora

CUMPLIMIENTO Art. 65 LEY 80/93 Y CIRCULAR 01 DE 2015:

NO

DESCRIPCIÓN /HALLAZGOS-

SITUACIÓN DETECTADA Se evidenció que la Compañía cuenta

con un libro de vacaciones para los empleados, sin embargo, su diseño no permite un entendimiento adecuado del

mismo, ya que no es posible identificar los días disfrutados a qué periodos

corresponden ni los días pendientes por disfrutar. Lo anterior, puede generar pérdidas de información o errores en el

cálculo de los días disponibles por cada empleado.

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Se recomienda revisar el libro de vacaciones, y realizar los ajustes necesarios, con el fin de que este sea

de fácil entendimiento para las personas que lo diligencian y consultan.


No se ha definido la metodología que

garantice el ingreso correcto de la información y su correspondiente actualización.


Revisar el libro de vacaciones para corregir la información de todos los seguidores.

Revisar los 3 reportes que da el sistema

para analizar la posibilidad de que este reemplace el libro en Excel

Realizar el requerimiento a ADA de cuanto valdría el desarrollo del libro de

vacaciones con los ítems que exige la ley

En el evento que no se apruebe el desarrollo, se revisar[a el libro de

vacaciones con miras a simplificar los campos


30 de abril de 2019


Director Administrativo


NO


Con corte al 31 de diciembre de 2018 se efectuó recalculo de las vacaciones

y evidenció lo siguiente: Ø El artículo 192 del código sustantivo

del trabajo establece que se deben excluir las horas extras para el cálculo

de las vacaciones; no obstante, en

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Valor+, dentro de la base para el cálculo de las vacaciones se están considerando las horas extras pagadas

a los trabajadores. A continuación, algunos ejemplos (ver informe)

Ø Así mismo, cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarán

con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente

anterior a la fecha en que se concedan; sin embargo, en Valor+ se calculan con base al último salario devengado por el

empleado, como a continuación se relaciona: (ver informe)


El acumulado de las provisiones a diciembre de 2018 se hizo manual, ya que con el sistema se estaban

presentando diferencias, pero para el cálculo manual se tomaron en cuenta

las horas extras. Frente al salario de las vacaciones se

expone lo siguiente, Valor + no tiene salarios variables, sino salarios fijos, lo

que se ha presentado son variaciones en el salario por ocupación de cargos de salario superior, por lo que la norma

que aplica en estos casos es el numeral 1 del artículo 192 del CST, razón por la

cual se disfrutan las vacaciones con el salario ordinario que estén devengando el día en que comiencen a disfrutar de

ellas. ACCIÓN DE MEJORAMIENTO- ACTIVIDADES:

1. Validar la formulación que tiene el sistema para el cálculo del pasivo real

para el cálculo de prestaciones sociales y vacaciones.

Con este cálculo hacer las conciliaciones con contabilidad

2. Revisará las liquidaciones de

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vacaciones pagadas a los servidores que devengan horas extras para verificar si fueron tenidos en cuenta o

no estos conceptos y (horas extras) y definir las medidas.

Se certificará el tema a la Oficina de Control Interno


Junio 30 de 2019

5 de abril 2019


Contadora

Director Administrativo CUMPLIMIENTO Art. 65 LEY 80/93 Y CIRCULAR 01 DE 2015:

NO


SITUACIÓN DETECTADA En relación con la cuenta pagar a

Quipux por concepto del Acuerdo 02 y 03 del 2017, se estableció que la Compañía no tenía conciliación de esta

cuenta, ya que al inicio de nuestra revisión se evidenció una diferencia

por $90.675.201, entre lo establecido en el Acuerdo 02 y 03 de 2017 y lo registrado contablemente, ni se tenían

identificados los soportes correspondientes a esta diferencia; la

administración en fecha posterior suministró los documentos que permitieron evidenciar las cifras

conciliadas.

Se debe realizar una conciliación de los saldos adeudados a Quipux, según lo establecido en el Acuerdo 02 y 03 de

2017 y lo registrado contablemente, con el fin de identificar oportunamente

las diferencias que se puedan presentar. Así mismo esta pueda servir de prueba frente a inconsistencias

presentadas con el proveedor.

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No se considera como hallazgo

COMENTARIOS:

Acuerdo 03 de 2017

COMENTARIO: Se realizó reunión con los supervisores del Acuerdo 03 de

2017 para verificar el seguimiento que se ha realizado a estos acuerdos, y los

supervisores manifestaron que: cada acuerdo tiene un expediente diferente y separado y en cada uno de ellos

reposa además del Acuerdo toda su ejecución, que se soporta en cada

pago con su factura, soportes de pago de parafiscales e informes de actividades. A la fecha se han realizado

los pagos que se relacionan en el cuadro “Ejecución de pagos Acuerdo

03” Este acuerdo está vigente hasta el 31

de diciembre de 2019, los pagos se encuentran al día respecto de lo

causado.

Acuerdo 02 de 2017

COMENTARIO: Se realizó reunión

con los supervisores del Acuerdo 02 de 2017 para verificar el seguimiento que

se ha realizado a este acuerdo, y los supervisores manifestaron que en la

ejecución del Acuerdo 02 de 2017 se realizaron los pagos que se observan en el cuadro: “Pagos acuerdo 02”

Se informó adicionalmente que cada

pago esta soportado con su correspondiente factura, soportes de pago de parafiscales e informes de

actividades. A la fecha los pagos se

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Versión: 02



encuentran suspendidos a partir del mes de junio de 2017, debido a demoras en la implementación de unos

componentes, esto, conforme reunión y acuerdo con el proveedor del nivel

gerencial. A la fecha, se han entregado a producción el portal web y GIC, por lo cual se va a solicitar reunión gerencial

para ver si se aprueban pagos parciales, el contrato está vigente hasta

31 de diciembre de 2019 y los pagos causados a la fecha están pagados.

Aseguramiento de la operación Año 2017 Actualización, Soporte y Mantenimiento 2017

Cuota N°

Fecha de pago

Valor Cuota N° Fecha de

pago Valor Factura

1 29/03/2017 119.997.116 1 29/03/2017 127.674.100 6833

2 18/04/2017 39.999.039 2 18/04/2017 26.345.449 6847

3 15/05/2017 39.999.039 3 15/05/2017 26.345.449 6988

4 14/06/2017 39.999.039 4 14/06/2017 26.345.449 7038

5 17/07/2017 39.999.039 5 17/07/2017 26.345.449 7367

6 15/08/2017 39.999.039 6 15/08/2017 26.345.449 7368

7 14/09/2017 39.999.039 7 14/09/2017 26.345.449 7369

8 13/10/2017 39.999.039 8 13/10/2017 26.345.449 7370

9 16/11/2017 39.999.039 9 16/11/2017 26.345.449 7440

10 15/12/2017 39.999.039 10 15/12/2017 26.345.449 Se pagó en

12/2018 y 01/2019

Aseguramiento de la operación Año 2018 Actualización, Soporte y Mantenimiento 2018

1 16/01/2018 41.559.001 1 14/03/2018 132.653.389 7521

2 14/02/2018 41.559.001 2 13/04/2018 27.372.922 9128

3 14/03/2018 41.559.001 3 16/05/2018 27.372.922 9129

4 13/04/2018 41.559.001 4 19/06/2018 27.372.922 9156

5 16/05/2018 41.559.001 5 16/07/2018 27.372.922 9237

6 19/06/2018 41.559.001 6 15/08/2018 27.372.922 9316

7 16/07/2018 41.559.001 7 14/09/2018 27.372.922 9366

8 15/08/2018 41.559.001 8 12/10/2018 27.372.922 9449

9 14/09/2018 41.559.001 9 16/11/2018 27.372.922

9500

10 12/10/2018 41.559.001 9570

11 16/11/2018 41.559.001 10 14/12/2018 27.372.922

9645

12 14/12/2018 41.559.001 9700

Ejecución de pagos Acuerdo 03

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Versión: 02



Cuota N° Fecha de pago Valor

1 29/03/2017 269.297.487

2 18/04/2017 224.879.776

3 15/05/2017 55.522.139

4 14/06/2017 55.522.139

Licencia de uso de Know how para la implementación

1 29/03/2017 75.237.456

2 18/04/2017 58.040.323

3 15/05/2017 21.496.416

4 14/06/2017 21.496.416

Pagos Acuerdo 02


En la revisión de las conciliaciones bancarias del mes de diciembre de

2018, se identificó que las partidas conciliatorias no se encuentran clasificadas de acuerdo al concepto que

corresponden, las cuales pueden ser: notas crédito, notas débito, cheques

pendientes por cobrar, entre otras; en su lugar son agrupadas en las partidas que suman y las que restan.

Se debe revisar el formato diseñado por

la Compañía para las conciliaciones bancarias e implementar la separación de las partidas conciliatorias

identificando el concepto al que corresponden, ya sean notas crédito,

notas débito u otras, con el fin de que éstas sean de fácil comprensión y se pueda realizar oportuno seguimiento a

las mismas.


Falta de control


Socializar con el equipo la forma correcta de diligenciar el formato de

conciliación, especialmente en

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concepto (evidencia: acta de registro de asistencia)


Abril 30 de 2019


Contadora



NO


SITUACIÓN DETECTADA

Dejar evidencia de recibido de los

entregables pactados en los contratos

Con corte al 31 de diciembre de 2018 se efectuó revisión a una muestra de

contratos suscritos con los clientes; en algunos de ellos, no se evidenció el

recibido del entregable pactado con el tercero en el contrato, como evidencia de la prestación del y la aceptación de

la facturación.

Se debe validar la recepción del bien o servicio contratado, de forma tal que permita soportar el pago efectuado; el

entregable debe ser archivado como evidencia del cumplimiento del

contrato.


Debido a que la información que soporta el pago reposa en la carpeta

del cliente no se venía archivando en todos los contratos los documentos que

soportan la generación de la factura. ACCIÓN DE MEJORAMIENTO- ACTIVIDADES:

Completar la “lista de chequeo Valor+ como contratista” F-GC-24 con todos los documento que hacen parte de la

“ejecución contractual”

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Definir en las carpetas de contratos terminados a que nivel se van a completar.

Se completan los contratos en ejecución.

Se socializa con los supervisores. Son 78 carpetas de clientes en total.


Julio de 2019


Gerente de Operaciones



SI


Identificar el concepto de las Notas Crédito y soporte de la misma

Se efectuó revisión de las últimas Notas Crédito emitidas en el año 2018

y se identificó que en el concepto de las mismas no se relaciona de forma

detallada el motivo por el cual se elaboró la misma; así mismo, no se almacena con ésta el soporte que la

generó. Lo anterior, no permite identificar la situación que dio origen al

ajuste. Se recomienda indicar en el campo

"concepto" el motivo por el cual se está realizando una Nota Crédito y

almacenar junto a ésta, el soporte que la originó, lo anterior con el fin de que el mismo sea de fácil identificación y

permita realizar un seguimiento a la misma en caso de ser necesario.


Falta de documentación

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Versión: 02




Se modificará el “PROCEDIMIENTO RECONOCIMIENTO Y COBRO DE DERECHOS” incluyendo lo

relacionado con las notas crédito y los soportes.

Se socializará con el equipo la forma de corregir el hallazgo.


Junio de 2019.


Director Financiero


NO


De acuerdo con lo establecido en las políticas contables de Valor +, para el

reconocimiento y medición de los activos fijos, se reconocen como tal

aquellos activos que tengan un valor de adquisición superior a 50 UVT ($1.657.800 para 2018). Sin embargo,

al 31 de diciembre de 2018 se identificaron como parte de la

propiedad, planta y equipo, 2 activos que no cumplen con esta condición, ($1.636.250)

De acuerdo con lo informado por la Administración, esto se presentó por un

error al cargar el activo y se revisará para corregirlo.


Dichos bienes fueron tomados como

activos, ya que superaban 2 SMMLV, que se tomó por error como regla para

reconocerlos como activos.


ACTIVIDADES:

Se corrigió acelerando la depreciación

en el mes de enero de 2019, quedando los activos totalmente depreciados. Se

adjuntan los archivos de Excel

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“Depreciación temporal” para los meses de enero y febrero


Ya se subsanó


Director Administrativo



NO



Registrar adecuadamente la

anulación de las facturas

Se efectuó revisión a una muestra de facturas anuladas en el año 2018 y se identificaron las siguientes situaciones:

No cuentan con el debido soporte

de la anulación.

No se guarda trazabilidad de la factura que reemplaza la anulada.

No se cuenta con un sello para identificar las facturas anuladas.

Las facturas anuladas no cuentan con el visto bueno de la persona

responsable de la aprobación Se recomienda fortalecer el proceso de

facturación en caso de anulaciones así:

Las facturas anuladas deben contar sin excepción con el debido soporte

de la situación que originó la anulación.

En el texto de la anulación se debe

indicar la factura por la cual se va a reemplazar.

Como buena práctica, se recomienda implementar un sello para identificar las facturas

anuladas, el cual debe estar bajo

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custodia y manejo del responsable de aprobar la anulación.

Las facturas anuladas deben contar

el visto bueno de la persona responsable de aprobar la

anulación.


Ineficacia del control descrito


Socialización al equipo de la Dirección Financiera sobre el protocolo que se debe cumplir para la anulación de las

facturas. FECHA CUMPLIMIENTO ACCIÓN:

Abril de 2019


Director Financiero


NO


Suministrar los soportes del registro inicial del Convenio 066 del 2016,

con el Municipio de El Retiro.

Como parte de las pruebas de

auditoria realizadas, se llevó a cabo la circularización a una muestra de

terceros con los cuales la entidad posee contrato de mandato, entre los cuales se encontraba el convenio 066

de 2016 del Municipio del Retiro, por un valor de $1.558.895.491; En la

respuesta obtenida, el tercero manifiesta un valor del contrato por $1.599.211.754, observando una

diferencia por $40.316.263, soportados mediante Otrosí N. 01 de

2016, por este valor. Se solicitó a la administración los documentos soportes de los registros contables del

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Versión: 02



valor inicial del contrato y del otrosí, no obstante, no se recibieron.

Se solicita a la administración suministrar los documentos soportes

requeridos, con el fin de realizar las verificaciones pertinentes, de forma tal que se pueda soportar la

conciliación de la diferencia observada.


El Sistema causa el ingreso en el momento de expedir la factura, es por ello que, puede presentarse la firma de

un otrosí que adiciona recursos a un contrato y ello no se vea reflejado aún

en el ingreso. ACCIÓN DE MEJORAMIENTO- ACTIVIDADES:

Se adjunta el auxiliar de contabilidad con el número de las facturas, fecha y

valor que soportan la totalidad del contrato.


Cumplida


Director Financiero


SI



Controlar acceso al sistema en fines

de semana y/o festivos:

Se evidencia que, durante el año 2018,

se elaboraron registros contables, en días no laborales, siendo fines de

semana y/o festivos


Hay unos asientos que son

automáticos y se generan desde el módulo de nómina y/o contabilidad como por ejemplo, depreciación,

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causación de las provisiones de nómina.


ACTIVIDADES:

Se emitirá circular del Director

Financiero al equipo regulando los ingresos al sistema contable en días

no laborables. FECHA CUMPLIMIENTO ACCIÓN:

Abril de 2019


Director Financiero


NO


Asignar consecutivos teniendo en cuenta el orden cronológico de las operaciones

Se evidencian registros contables en

fechas diferentes, con el mismo número de documento contable

COMENTARIOS

Considera la Administración que no se

debe formular acción de mejora porque el número que está en la casilla de

“documento” no corresponde al consecutivo del asiento, sino, al número del documento, que sigue

siendo el mismo independientemente que frente a él se hagan ajustes, se

conserva siempre el mismo número de documento para efectos de trazabilidad. Los consecutivos de los

documentos y los asientos si se generan en orden cronológico.

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Versión: 02




Revisar que queden registrados los usuarios con acceso al módulo contable

Durante la revisión efectuada, se

observan documentos registrados, sin indicación del usuario asignado, a continuación, algunos ejemplos:

Se recomienda, revisar la parametrización del sistema de forma tal que no permita el

acceso de usuarios cuyo registro no quede en el sistema. y tomar las medidas

pertinentes para corregir esta situación.

COMENTARIO

Se le solicita a la Revisoría que precise

cuales son los campos que requiere para verificar si el sistema lo genera y en caso

contrario tomar las decisiones administrativas procedentes.


Controlar los consecutivos en los diferentes documentos

Se evidencian saltos numéricos en los

consecutivos de los documentos contables.

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Versión: 02



COMENTARIOS

Para analizar la situación se solicita a la Revisoría que nos remita el informe del cual se extrajo la observación, dado

que con los pantallazos del informe no es suficiente para definir la causa y la

acción.


Revisar perfiles y accesos autorizados al sistema

Se evidencian documentos elaborados por el Gerente de Tecnología, usuario

que no hace parte del área contable, y tampoco se relaciona en el listado de

usuarios autorizados para ingresar al sistema, así:


Se identificó que corresponde a

documentos automáticos generados por el módulo de nómina, donde para

la fecha de la auditoria se evidenció que estuvo configurado este usuario.


ACTIVIDADES:

Se procedió a revisar las rutas que se

establecen en el sistema para la causación de estos documentos automáticos, verificando que todo está

bien configurado según los usuarios actuales.


Cumplida


Director Financiero



NO

Anexos:

Factura Quipux 249 por valor de $24.489.051

Depreciación temporal enero y febrero Auxiliar de contabilidad

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Cordial Saludo,

_____________________________________ DIANA CRISTINA TOBÓN LÓPEZ

Jefe de Control Interno Copia: Gerente General, Doctor Esteban Tobón Urrea

Ángela sÁnchez marÍn revisora fiscal carrera 43a- n°1-50

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