UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

Delo diplomskega projekta

NABAVNI PROCES V PODJETJU TALUM D. D.

KIDRIČEVO

Purchasing process in company Talum d. d. Kidričevo

Kandidatka: Ines Janžekovič

Študijski program: Poslovna ekonomija

Študijska usmeritev: Marketing

Mentor: dr. Bruno Završnik

Jezikovno pregledala: Kaja Horvat, prof. slovenščine in zgodovine

Študijsko leto: 2016/2017

Maribor, julij 2017

ZAHVALA

Iskreno se zahvaljujem podjetju Talum d. d. Kidričevo, predvsem mentorju Dejanu

Šmigocu za vso pomoč in zbrane podatke.

Največja zahvala za dokončanje študija gre mojim staršem. Hvala za vso moralno in

ostalo pomoč v času moje študijske poti.

POVZETEK

V današnjem času ima nabava eno najpomembnejših vlog v podjetju. Brez ustrezno

urejene nabave proizvodnja ne more dolgoročno uspešno poslovati, zato ji posamezna

podjetja dajejo vedno več poudarka.

Zaradi različnih vplivov družbe, predvsem informacijskega in tehnološkega napredka,

se je v času obstoja podjetja Talum nabavna funkcija velikokrat preoblikovala. Tako

trenutno ne nastopa kot samostojna poslovna funkcija, ampak deluje pod okriljem

uprave, natančneje pod strateško komercialo.

Diplomski projekt smo razdelili na dva dela. V prvem delu smo pojasnili teorijo

nabavnega poslovanja in z njim povezane pojme, v drugem pa smo predstavili nabavno

poslovanje na konkretnem primeru, in sicer v podjetju Talum d. d. Kidričevo.

KLJUČNE BESEDE: nabava, nabavna funkcija, nabavni proces, Talum, proizvodnja,

aluminij.

ABSTRACT

Nowadays, supplies purchase holds one of the crucial roles for an enterprise. With no

sufficient and well organised supply of materials the production cannot stay in business

successfully and for a longer period of time, which is why individual companies are

more and more focused on purchase.

Since the company Talum has been formed, due to various society impacts, mostly the

technological and informatics progress they had transformed their purchasing

functionalities several times already. Currently the purchase is not an independent

business functionality, but it is governed by the management – the strategic commercial

department, to be exact.

This diploma project will contain two parts. First part will explain the business purchase

and related terms in theory, and the second part will introduce the business purchase

practices, applied to our case, the company Talum d. d. Kidričevo.

KEYWORDS: purchase, purchase functinality, purchase process, Talum, production,

aluminium.

i

KAZALO VSEBINE

1 UVOD ................................................................................................................................... 1

1.1 Opredelitev področja in opis problema ..................................................................... 1

1.2 Namen in cilji raziskave.............................................................................................. 2

1.2.1 Namen .................................................................................................................. 2

1.2.2 Cilji ....................................................................................................................... 2

1.3 Predpostavke in omejitve ........................................................................................... 3

1.3.1 Predpostavke ....................................................................................................... 3

1.3.2 Omejitve ............................................................................................................... 3

1.4 Predvidene metode dela .............................................................................................. 3

2 NABAVA .............................................................................................................................. 4

2.1 Nabavna funkcija ........................................................................................................ 4

2.1.1 Vloga nabavnega poslovanja .............................................................................. 4

2.1.2 Naloge nabavne funkcije ..................................................................................... 5

2.1.3 Cilji nabave .......................................................................................................... 5

2.1.4 Nabavni proces .................................................................................................... 6

2.1.4.1 Spoznavanje potrebe ......................................................................................... 6

2.1.4.2 Interno naročilo ................................................................................................. 7

2.1.4.3 Pregled internega naročila ................................................................................. 8

2.1.4.4 Izdelava specifikacije ........................................................................................ 8

2.1.4.5 Raziskava dobaviteljev ...................................................................................... 8

2.1.4.6 Izbira dobavitelja ............................................................................................... 9

2.1.4.7 Naročilo ........................................................................................................... 11

2.1.4.8 Sklenitev pogodbe ........................................................................................... 11

2.1.4.9 Spremljanje naročila ........................................................................................ 12

2.1.4.10 Prevzem in pregled materiala .......................................................................... 12

2.1.4.11 Likvidacija računa ........................................................................................... 13

2.1.4.12 Evidenca in arhiviranje .................................................................................... 13

2.1.5 Soodvisnost z ostalimi funkcijami v podjetju ................................................. 14

2.1.5.1 Proizvodna funkcija ........................................................................................ 14

2.1.5.2 Raziskovalno-razvojna funkcija ...................................................................... 15

2.1.5.3 Finančna funkcija ............................................................................................ 15

2.1.5.4 Prodajna funkcija ............................................................................................ 15

2.1.6 Organiziranost nabave ...................................................................................... 16

ii

2.1.6.1 Centralizirano nabavno poslovanje ................................................................. 17

2.1.6.2 Decentralizirano nabavno poslovanje ............................................................. 18

2.1.6.3 Kombinirano nabavno poslovanje ................................................................... 18

2.1.7 Nabava v organizacijski strukturi podjetja .................................................... 19

2.1.7.1 Nabava kot samostojna organizacijska enota .................................................. 19

2.1.7.2 Nabava v sklopu komercialne službe .............................................................. 19

2.1.7.3 Nabava v sklopu proizvodne službe ................................................................ 19

2.1.7.4 Nabava v sklopu materialnega poslovanja ...................................................... 20

2.1.7.5 Nabava v sklopu marketinške službe .............................................................. 20

3 TALUM d. d. ..................................................................................................................... 21

3.1 Analiza nabavnega poslovanja v podjetju Talum d. d. .......................................... 22

3.1.1 Spoznavanje potrebe ......................................................................................... 22

3.1.2 Interno naročilo ................................................................................................. 22

3.1.3 Naročilo – nabavni nalog .................................................................................. 24

3.1.4 Izdelava nabavne specifikacije ......................................................................... 24

3.1.5 Raziskava in izbira dobaviteljev ...................................................................... 24

3.1.6 Sklenitev pogodbe.............................................................................................. 25

3.1.7 Prevzem in pregled ............................................................................................ 25

3.1.8 Likvidacija računa ............................................................................................ 26

3.1.9 Evidenca in arhiviranje .................................................................................... 26

3.2 Zaposleni v nabavi .................................................................................................... 27

3.2.1 Naloge zaposlenih v nabavi .............................................................................. 28

4 SKLEP................................................................................................................................ 30

5 VIRI IN LITERATURA ................................................................................................... 31

6 PRILOGA .......................................................................................................................... 33

iii

KAZALO SLIK

Slika 1: Postopek izbire novih dobaviteljev ................................................................................ 10

Slika 2: Povezanost nabave, proizvodnje in prodaje ................................................................... 16

Slika 3: Primer statistične skupine .............................................................................................. 23

KAZALO TABEL

Tabela 1: Arhiviranje dokumentacije v Talumu ......................................................................... 27

iv

1

1 UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema

Talum d. d. Kidričevo sodi med največja proizvodna podjetja v Sloveniji. Specializirano je za

proizvodnjo primarnega aluminija in aluminijastih izdelkov. Skupina Talum je razdeljena na

pet poslovnih enot: PE Aluminij, PE Livarna, PE Rondelice, PE ulitki in PE Upravljanje z

energijo. V skupino spadajo tudi proizvodno odvisna družba Talum Izparilniki d. o. o in

Talum Bjeljina ter storitvene odvisne družbe Talum Servis in inženiring d. o. o, Talum Inštitut

d. o. o, Vital d. o. o, Ekotal d. o. o, Vargas-Al d. o. o in Kreativni aluminij. V celotnem

Talumu ima nabava zelo pomembno vlogo, saj lahko z uspešno nabavo proizvodni procesi v

podjetju potekajo nemoteno.

Zraven proizvodnje in prodaje je nabava najpomembnejša funkcija v podjetju. V današnjem

času je zelo pomembno, da je v podjetju dobro organizirana, saj pripomore k večji

učinkovitosti poslovanja. Od nabavnega poslovanja v podjetju so odvisne vse nadaljnje

funkcije. Glavni center nabave v podjetju Talum je v organiziranem logističnem centru v

središču podjetja. V nabavnem skladišču se s pomočjo računalniškega programa Infor LN

nabavljajo vsi viri, potrebni za nemoteno poslovanje. Dandanes so zraven klasičnih metod

nabave potrebni še inovativnost, kreativnost, sodobna tehnološka opremljenost, dobre

razvojne sposobnosti podjetja in učinkovita informacijska podpora.

Industrija aluminija se zelo hitro razvija, zato raste ponudba hitreje kot povpraševanje. Na

domačem in predvsem na tujih trgih je konkurenca velika, zato merilo uspeha nista več samo

primerna cena in kakovost.

Uspešnost nabavne funkcije v podjetju je odvisna predvsem od nabavne politike, nabavne

strategije in dobre organiziranosti samega nabavnega procesa. Bistvo uspešnega delovanja

celotnega podjetja je, da se vse poslovne funkcije med seboj dobro usklajujejo.

2

1.2 Namen in cilji raziskave

1.2.1 Namen

Namen diplomskega projekta je analizirati potek nabavnega procesa v proizvodnem podjetju

Talum d. d. Osredotočili smo se predvsem na organiziranost nabave v poslovnih enotah

podjetja PE Aluminij, PE Livarna, PE Rondelice, PE Ulitki in PE Upravljanje z energijo. Za

nabavo materiala v teh enotah je odgovorno glavno skladišče. Po analizi nabavnega procesa

smo podali tudi predloge za izboljšavo nabavnega procesa.

1.2.2 Cilji

Teoretični cilji, ki smo jih želeli doseči v diplomskem projektu, so:

- opisati nabavno funkcijo na splošno – njeno vlogo, pomen in cilje,

- opredeliti nabavni proces,

- opisati povezanost nabavne funkcije predvsem s proizvodno, raziskovalno-razvojno,

finančno in prodajno funkcijo,

- opredeliti pomen nabave v organizacijski strukturi podjetja.

Empirični cilji, ki smo jih želeli doseči v diplomskem projektu, so:

- predstaviti podjetje Talum d. d.,

- opisati in analizirati nabavno funkcijo v podjetju Talum d. d.,

- opredeliti faze nabavnega procesa v podjetju,

- podati predloge za izboljšanje nabavnega procesa.

3

1.3 Predpostavke in omejitve

1.3.1 Predpostavke

V diplomskem projektu smo želeli prikazati vedno večji pomen nabavne funkcije v podjetju

Talum d. d. Predpostavljali smo, da se bo za uspešno poslovanje pokazala odvisnost nabavne

funkcije od ostalih funkcij v podjetju, saj gre za proizvodno podjetje.

1.3.2 Omejitve

Omejili smo se predvsem na področje nabave v glavnem skladišču Taluma. Tako smo čim

bolj pregledno in jasno prikazali nabavni proces.

1.4 Predvidene metode dela

Osredotočili smo se samo na nabavo in nabavne procese, zato smo uporabili predvsem

statično raziskavo. Na začetku smo se osredotočili na preučitev splošne literature o nabavni

funkciji, pri čemer smo uporabili deskriptivno metodo dela. Uporabili smo literaturo

slovenskih avtorjev. Sledila je metoda analiziranja nabavne funkcije na konkretnem podjetju.

Podatki so bili pridobljeni s pomočjo dodeljenega mentorja Dejana Šmigoca, zaposlenega v

podjetju Talum d. d. Na koncu smo podali še lastno mnenje oz. predloge možnih izboljšav

nabavnega procesa v podjetju.

4

2 NABAVA

2.1 Nabavna funkcija

Nabavna funkcija je ena temeljnih funkcij v proizvodnih podjetjih. Nabavo lahko razumemo v

ožjem in širšem smislu. V ožjem smislu jo opredelimo kot nabavo določenega predmeta po

določeni ceni, v širšem pa obsega (Lipičnik, 2005, str. 29):

- »proučevanje nabavnih tržišč«,

- »oblikovanje politike nabave«,

- »sodelovanje s kooperanti«,

- »prevzemanje in skladiščenje surovin«,

- »načrtovanje in analiziranje stroškov nabave«,

- »uvažanje«,

- »opravljanje nabavnih administrativno-tehničnih opravil in podobno«.

Lipičnik (2005, str. 29) pravi: »Nabavna funkcija je sinteza z nabavo predmetov dela

povezanih in medsebojno odvisnih del in nalog, ki jih izvršujejo za to usposobljeni nosilci v

funkcionalnem nabavnem procesu kot delnem procesu skupnega poslovnega procesa

proizvodne organizacije.«

2.1.1 Vloga nabavnega poslovanja

Nabava je nakup surovin ali izdelkov, ki jih proizvodno podjetje potrebuje za nemoteno

delovanje. Naloge menedžmenta nabave so planiranje, organiziranje in kontroliranje nabave

ter končna analiza nabavnega procesa.

Završnik (2000, str. 7) pravi, da je lahko planiranje nabave kratko-, srednje- ali dolgoročno,

odvisno od posameznega podjetja. Organiziranje nabave pomeni njeno izboljševanje s ciljem

uspešnega izvrševanja nabavne politike in njenih planov. Kontroliranje je stalno prisoten

proces, s katerim se preverja delo nabavnega menedžmenta in kakovost izvajanja njegovih

odločitev v izvrševanju nabavnih planov.

Pomen nabavne funkcije v podjetjih je vedno večji. Za uspešno izvajanje mora sodelovati z

ostalimi poslovnimi funkcijami, torej proizvodno, prodajno, kadrovsko, finančno in drugimi

funkcijami, ki nastopajo v posameznem podjetju.

5

2.1.2 Naloge nabavne funkcije

Osredotočili smo se na nabavo v proizvodnem podjetju, zato smo omenili samo glavne naloge

nabavne funkcije v takšnem podjetju (Potočnik, 1998, str. 15):

- določitev potreb po materialu za proizvodnjo,

- izbira ustreznega dobavitelja,

- priprava nabavnega plana oz. načrta,

- iskanje in analiziranje ponudb, nabavne kalkulacije,

- dogovarjanje in sklenitev nabavnega naročila,

- prevzem materiala,

- kontrola in reklamacije dobljenega materiala,

- nalog za plačilo dobavitelja,

- evidenca oz. arhiviranje nabave.

Izredno pomembno je, da je nabava surovin ter materialov pravočasna in natančna, saj je le

tako omogočena nemotena proizvodnja. Dobavitelj mora zagotoviti dogovorjeni material ob

pravem času, na pravem mestu, v ustrezni količini in ustrezni kakovosti.

2.1.3 Cilji nabave

»Cilji nabavne funkcije morajo biti usklajeni s cilji vseh funkcij v podjetju ter s cilji podjetja

kot celote«, saj je to osnovni pogoj, da lahko organizacija uspešno posluje. V vsakem sistemu

mora biti jasno definirana vloga nabave, da lahko pripomore k uspešnosti izvajanja

zastavljenih ciljev (Završnik, 2000, str. 11).

Završnik (2000, str. 12) pravi, da so osnovni cilji nabave:

- preskrba vseh porabnikov v podjetju z ustreznimi količinami in kakovostjo potrebnega

materiala ob določenih časovnih terminih,

- kupovati konkurenčno in pametno,

- dosegati najboljšo kombinacijo cene, kakovosti in dobave,

- zmanjšati izgube, ki se nanašajo na zaloge – vzpostavitev sistema »just in time«,

- ohranjati dobre odnose z dobavitelji, sodelovanje in razvijanje oblike takojšnje

dobave, reševanje problemov, pogajanja glede cen in razvoja novega izdelka,

- razvoj novih, zanesljivih alternativnih virov nabave,

- izkoriščanje prednosti standardizacije in specifikacije posameznih delov,

6

- ustvarjanje in ohranjanje dobrih delovnih in medosebnih odnosov z ostalimi službami

v podjetju,

- izobraževanje, razvijanje in motiviranje profesionalno kompetentnega nabavnega

osebja.

Vsako posamezno podjetje ima zraven naštetih osnovnih ciljev nabave tudi cilje, značilne

samo za njihovo podjetje.

2.1.4 Nabavni proces

Završnik (2000, str. 47) pravi, da so podjetja izredno različna glede na velikost, dejavnost,

asortiment, količino proizvodnje, količino in vrednosti potrebnih sredstev za proizvodnjo ter

izvajanje storitev, kadre, organiziranost ipd. Postopek nabavnega procesa pa kljub razlikam

ostaja v vseh podjetjih skoraj enak.

Vsako podjetje si na svoj način priredi postopek nabave, ki mu omogoča nemoten potek

proizvodnega ali kakšnega drugega procesa. Potekati mora po nekem vrstnem redu, ki je

običajno sestavljen iz naslednjih faz:

- spoznavanje potrebe,

- interno naročilo,

- pregled internega naročila,

- izdelava specifikacije,

- raziskava dobaviteljev,

- izbira dobavitelja,

- naročilo,

- sklenitev pogodbe,

- spremljanje naročila,

- prevzem in pregled materiala,

- likvidacija računa,

- evidenca in arhiviranje.

2.1.4.1 Spoznavanje potrebe

Oseba v podjetju prepozna potrebo po nakupu določenega izdelka ali storitve, s čimer se

začne nabavni postopek. Običajno je ta oseba odgovorna za potek nabave. Razlogi za nabavo

določenega izdelka ali storitve so lahko zunanji ali notranji.

7

Završnik (2000, str. 48) pravi, da so najpogostejši notranji vzroki:

- odločitev podjetja »za razvoj novega izdelka, za izdelavo katerega potrebuje novo

opremo in materiale«,

- pokvarjen stroj, ki »ga je potrebno nadomestiti z novim, ali zamenjati pokvarjene

sestavne dele«,

- »kupljeni material ne zadovoljuje zahtev, zato podjetje poišče novega dobavitelja«,

- »nabavni vodja ugotovi, da bi lahko dosegel nižjo ceno in boljšo kakovost«.

»Od zunaj lahko dobi kupec zamisel na poslovnem sejmu, vidi oglas ali dobi ponudbo

prodajnega zastopnika, ki mu ponuja boljši izdelek ali nižjo ceno.« (Završnik, 2000, str. 48)

Pomembno je, da se potreba ali problem prepozna dovolj zgodaj, da se lahko nabavni proces

odvija v skladu z določenimi zastavljenimi časovnimi terminu v podjetju.

2.1.4.2 Interno naročilo

Interno naročilo sestavi naročnik iz podjetja. Gre za notranji dokument, ki vsebuje podatke o

zahtevani vrsti materiala ali storitvi. Navedeni podatki morajo biti točni in natančno opisani,

da pri dobavitelju ne pride do morebitnih nepravilnosti.

Po Završniku (2000, str. 49) mora interno naročilo vsebovati naslednje podatke:

- datum,

- številko naročila,

- naziv oddelka, ki naroča,

- konto,

- podrobni opis želenega materiala in količine,

- datum potrebe materiala (opredeljen tudi kot planirani datum prevzema),

- potrebna navodila za prevoz,

- podpis pooblaščene osebe oddelka, ki naroča.

Vsako podjetje ima posebej zase opredeljen seznam, po katerem razvršča številke naročil,

dobaviteljev, kontov ipd. Pri internem naročilu je pomembno, da je izdano v dveh izvodih.

Izvirno interno naročilo se posreduje nabavnemu oddelku, drugi izvod pa zadrži oseba, ki je

interno naročilo izvedla, torej naročnik (Završnik, 2005, str. 32).

8

2.1.4.3 Pregled internega naročila

Zelo pomembno je, da je interno naročilo natančno pregledano in potrjeno s strani

pooblaščene osebe. Največkrat ga preveri vodja nabave.

Ugotoviti je potrebno, ali je zaloga materiala ustrezna in ali je uporabljena metoda opisa

materiala takšna, da nabavnemu oddelku omogoča prosto pot pri izbiri najustreznejšega

dobavitelja (Završnik, 2000, str. 50).

Natančen pregled internega naročila lahko že v začetku nabavnega procesa pripomore k

doseganju optimalnih nabavnih ciljev (Završnik, 2005, str. 33).

2.1.4.4 Izdelava specifikacije

Ena izmed faz nabavnega procesa je izdelava specifikacije, ki naj bi vsebovala natančen opis

materiala ali storitve, za katero je bilo izdano interno naročilo v podjetju. V specifikaciji so

navedeni natančni podatki, ki dobavitelju povedo, kaj želi podjetje naročiti.

Po Potočniku (2000, str. 83) so faze izdelave specifikacije naslednje:

- sestavljanje funkcionalne specifikacije, v kateri so opisane funkcije, ki jih mora imeti

material za uporabnika,

- oblikovanje podrobne tehnične specifikacije, v kateri so opisane tehnične značilnosti

materiala,

- opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje, ki opisujejo način dostave

materiala, okoliščine, v katerih bo material predelan, oz. mora delovati oprema, ter

zahteve glede vzdrževanja in storitev, povezanih z materialom.

Specifikacija je izredno pomembna predvsem takrat, kadar določene vrste materialov niso

standardizirane. Pri ostalih vrstah materiala je sicer pomembna, vendar je velikokrat ne

poudarjajo. Specifikacija je obvezni del nabavnega procesa.

2.1.4.5 Raziskava dobaviteljev

»V raziskavi dobaviteljev je potrebno na domačem in tujem trgu ugotoviti potencialne

dobavitelje, ki ustrezajo cenovnim, kakovostnim in količinskim zahtevam podjetja pri

preskrbi s potrebnim reprodukcijskim materialom.« (Završnik, 2000, str. 51)

9

Na odločitev o izbiri primernih dobaviteljev vplivajo različni dejavniki. Od posameznega

podjetja je odvisno, glede na katere dejavnike se odloča za ustrezne dobavitelje, ki morajo

ustrezati določenim postavljenim predhodnim pogojem.

Podatki, ki jih pridobimo s pomočjo raziskave dobaviteljev in jih moramo poznati, kadar

izbiramo primernega dobavitelja, so (Završnik, 2000, str. 51):

- velikost ali proizvodne zmogljivosti,

- lokacija podjetja,

- tehnologija,

- značilnosti podjetja (starost, stanje, učinkovitost ipd.),

- delovna sila (npr. kvalificiranost delavcev),

- vodstvo podjetja,

- finančno stanje,

- cene in drugi prodajni pogoji,

- reference glede kakovosti, dobavnih rokov, reševanja problemov in pomoči v sili.

2.1.4.6 Izbira dobavitelja

Izbira ustreznega dobavitelja je ena glavnih nalog nabavnega procesa. Od dobavitelja je

odvisen skoraj celotni nabavni proces, zato moramo naprej zelo dobro proučiti potencialne

dobavitelje. Preden se dokončno odločimo, moramo vedeti, katerim našim zahtevam ustreza

in katerim ne. Na podlagi različnih raziskav izberemo primernega dobavitelja.

»Ustrezna izbira dobavitelja je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire.« (Završnik, 2000,

str. 52)

Pred izbiro dobavitelja moramo nujno preveriti finančno plat potencialnih dobaviteljev.

Dobavitelji, ki niso plačilno sposobni, morajo biti takoj izločeni iz nadaljnjega postopka

izbire.

Najpomembnejši kriteriji za izbiro najustreznejšega dobavitelja so (Završnik, 2008, str. 46):

- kakovost nabavnega materiala,

- cena,

- plačilni pogoji,

- dobavni roki,

- fleksibilnost dobavitelja pri spreminjanju naročil,

10

- ponudba storitev izobraževanja (pred in po dobavi),

- ugled dobavitelja,

- standardi kakovosti,

- način reševanja reklamacij,

- reference dobavitelja,

- proizvodne zmogljivosti,

- garancije dobavitelja,

- možnost vzpostavitve dolgoročnih poslovnih odnosov.

Zraven teh kriterijev posamezna podjetja raziščejo še določene druge informacije, ki jim

pomagajo pri dokončni odločitvi izbire dobavitelja.

Slika 1: Postopek izbire novih dobaviteljev

(Vukovič in Završnik, 2008)

Naloga nabavnega oddelka je, da se odloči za število dobaviteljev, ki jih bo imelo podjetje.

Večina podjetij se odloči za več dobaviteljev, saj lahko tako primerjajo njihove cene in

zmogljivosti. Prednost več dobaviteljev je, da nismo odvisni od enega samega, zato imamo v

primeru morebitnih težav »rezervnega dobavitelja«, na katerega se lahko obrnemo.

11

2.1.4.7 Naročilo

Po sprejeti dokončni odločitvi o izbiri enega ali več dobaviteljev jim pošljemo naročilo.

Takrat se med podjetjem in dobaviteljem ustvarijo poslovni stik in pravne obveznosti.

Naročilo mora biti oddano v pisni obliki. Pošljemo ga lahko preko navadne pošte, faksa ali

elektronske pošte. Kadar se med podjetjem in dobaviteljem ustvarijo dolgoročni poslovni

odnosi, se naročila večinoma oddajo preko elektronske izmenjave podatkov v določenih

računalniških programih. Če je naročilo oddano preko telefona, je pomembno, da ga kasneje

tudi pisno potrdimo, saj imamo le tako dokazilo o sklenjenem naročilu.

Vsako podjetje ima svoje obrazce in zahtevane podatke, ki jih mora naročilo vsebovati. Tudi

število izvodov naročila se razlikuje od podjetja do podjetja. Standardno naročilo mora

vsebovati naslednje bistvene podatke (Završnik, 2000, str. 54):

- tekočo številko naročila,

- datum,

- ime in naslov dobavitelja,

- količino in opis naročenih postavk,

- datum dobave,

- navodila za prevoz,

- ceno in dobavne pogoje,

- plačilne pogoje,

- posebne določbe.

»Pomembno je, da nabavni oddelek hrani vso dokumentacijo v zvezi z naročilom na enem

mestu.« (Koder, 2006, str. 19)

2.1.4.8 Sklenitev pogodbe

V pogodbi se kupec in dobavitelj sporazumno odločita, da bosta zamenjala izdelke ali storitve

za denar. Završnik (2000, str. 54) pravi, da kupec izrazi svojo voljo v naročilu, prodajalec pa v

sprejemu naročila. Pogodba je sklenjena takrat, ko pošlje dobavitelj naročniku pisno potrditev

naročila, ki ne sme odstopati od samega naročila. Če naročilo vsebuje rok veljavnosti, potem

mora biti v tem roku tudi sklenjena pogodba.

12

Glavni elementi osnovne pogodbe so:

- navedba izdelka ali storitve,

- cena,

- količina,

- kakovost blaga ali storitve,

- dobavni pogoji,

- plačilni pogoji,

- embalaža,

- ostale posebne določbe.

2.1.4.9 Spremljanje naročila

»Spremljanje naročila pomeni, da primerjamo prispetje potrditve naročila s samim naročilom

in zagotavljamo dobave v dogovorjenem roku.« (Završnik, 2005, str. 47)

Bistvo spremljanja naročila je, da dobavitelja spomnimo na brezpogojno izpolnjevanje

obveznosti iz pogodbe. Velikokrat podjetja spremljajo naročila iz nuje, da se izognejo

morebitnim zamudam, zato preverjajo, kako daleč je dobavitelj z naročenim materialom, kako

poteka prevoz ipd. Zamude materiala lahko namreč povzročijo veliko škodo v proizvodnem

procesu.

Naročilo lahko spremljamo na različne načine. Največkrat to poteka preko telefona,

elektronski pošti ali celo z obiskom dobavitelja, če gre za kakšne nujne kontrole kakovosti

ipd.

Če dobavitelj ne izpolni svojih obveznosti v dogovorjenem roku, lahko podjetje odstopi od

pogodbe, ali celo uveljavlja pogodbene kazni.

2.1.4.10 Prevzem in pregled materiala

Kadar pošiljka prispe od dobavitelja h kupcu, jo je pri prevzemu potrebno tudi pregledati.

Preveriti moramo, ali so podatki na dobavnici enaki prispeli pošiljki. »Primerjamo prispelo

količino po postavkah z naročilom, kontrolo kakovosti pa opravijo za to usposobljeni

strokovnjaki.« (Završnik, 2000, str. 56) Kadar ni ugotovljenih nobenih nepravilnosti ter je vse

v dogovorjenih rokih in pogojih, se izpolni prevzemnica. Prevzemnica je dokument, s katerim

prevzamemo blago v skladišče.

13

Zraven količine in kontrole kakovosti je potrebno preveriti tudi rok dobave in ostale

dogovorjene kupoprodajne pogoje. Če je ugotovljeno, da je pošiljka netočna ali poškodovana,

se naredi komisijski zapisnik, na podlagi katerega se sproži reklamacijski postopek.

»Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje

napak, ki so nastale v poslovnem razmerju med dobaviteljem in kupcem.« (Završnik, 2000,

str. 56)

Ločimo različne pogoje za reševanje količinskih in kakovostnih reklamacij. Bradač (2009,

str. 43) pravi: »Količinske reklamacije se ponavadi rešujejo ob dobavi, če se izvaja

ugotavljanje dobavljene količine. Reklamacije kakovosti se ravno tako ugotavljajo ob dobavi

ali s kasnejšimi analizami. Rok za ugotavljanje reklamacij je 8 dni od dneva dobave, za skrite

napake je daljši rok – tako za količinske kot kakovostne reklamacije – 2 leti od dneva

dobave.«

2.1.4.11 Likvidacija računa

Likvidacija računa pomeni kontrolo računa v računski in predmetni točnosti. Pri kontroli se

preverja izpolnitev naročila s strani dobavitelja. Na podlagi kontrole računa kasneje

vrednotimo dobavitelja.

Ko je blago prevzeto, je potrebno v dogovorjenem plačilnem roku plačati račun. Postopek

likvidacije računa poteka od začetka pripravljalnih del do končnega računa. Kontrola računa

je podlaga za vrednotenje dobavitelja (Koder, 2006, str. 21).

Potočnik (2002, str. 183) pravi, da pripravljalna dela obsegajo dve fazi:

- zbiranje dokumentov (pogodb, naročilnic, dobaviteljevih dobavnic, tovornih listov

ipd.) za obračun,

- primerjanje dokumentov zaradi ugotavljanja razlik med naročenim, prevzetim in

fakturiranim blagom.

2.1.4.12 Evidenca in arhiviranje

Nabavni oddelek v podjetju mora voditi evidenco vseh naročil. Završnik (2000, str. 58) pravi,

da so za učinkovito poslovanje nabave potrebne naslednje osnovne evidence:

- evidenca vseh naročil,

- evidenca odprtih naročil,

- evidenca končanih naročil,

14

- evidenca po vrstah materiala,

- evidenca po dobaviteljih,

- evidenca po okvirnih pogodbah,

- evidenca nabave specifičnih orodij v zvezi z nabavo materialov in sestavnih delov.

Podjetja v pisarnah večinoma arhivirajo dokumente za dobo najmanj treh let. Med te

dokumente sodijo različne ponudbe, ceniki, pogodbe in različna druga dokumentacija. Od

podjetja je odvisno, katere dokumente hrani in za koliko časa. Dokumenti naročil, ki so

edinstvena in velikih vrednosti, se hranijo dalj časa (Koder, 2006, str. 39).

2.1.5 Soodvisnost z ostalimi funkcijami v podjetju

Nabava v podjetjih pridobiva vedno več veljave, saj je od nje odvisno celotno delovanje

podjetja, zato mora nujno sodelovati z vsemi ostalimi delujočimi funkcijami. V veliko

podjetjih je bila nekoč del prodajne funkcije, danes pa je v velikih podjetjih samostojna

funkcija.

Nabava obvezno sodeluje z:

- proizvodno,

- raziskovalno-razvojno,

- finančno,

- prodajno funkcijo.

2.1.5.1 Proizvodna funkcija

»Bistvo sodelovanja med nabavno in proizvodno funkcijo je v pravočasnem in realnem

medsebojnem informiranju.« (Završnik, 2008, str. 18)

Potočnik (2000, str. 23) pravi, da morata nabavna in proizvodna funkcija sodelovati pri:

- konstruiranju izdelkov, pri čemer se mora nabavna služba seznaniti s specifikacijo,

vrsto in kakovostjo potrebnega materiala,

- tehnični pripravi dela, ki načrtuje tehnološke postopke, določa potrebni delovni čas za

izdelavo, pripravlja proizvodno dokumentacijo ipd.,

- standardizaciji in tipizaciji materiala, pri čemer nabava standardnih materialov

omogoča zniževanje nabavnih stroškov in potrebne zaloge,

15

- določanju tehničnih značilnosti materiala,

- opredelitvi substitutov, če ni mogoče pravočasno priskrbeti osnovnega izdelavnega

materiala zaradi nenadne spremembe tržnih razmer ali drugih objektivnih okoliščin.

Do nasprotij med proizvodno in nabavno funkcijo pride največkrat zaradi prevelikih naročil.

Takšna naročila zagotavljajo nemoteno delovanje v proizvodnji, vendar povzročajo visoke

stroške zalog (Turk, 2011, str. 16).

2.1.5.2 Raziskovalno-razvojna funkcija

Raziskovalno-razvojna funkcija teži k razvoju novih izdelkov, procesov, materialov ipd. ter

izboljšanju že obstoječih. Tako kot s proizvodno funkcijo pride nabavna funkcija v nasprotje

interesov tudi z raziskovalno-razvojno funkcijo, saj je namen slednje pridobitev najboljših

možnih materialov, tehnologije ipd. – ne glede na ceno. Osnovni cilj nabave je racionalnost,

vendar v sodelovanju z vsemi ostalimi funkcijami.

Cilj razvojne službe je težnja h kakovostnim in varnejšim materialom ter naprednejši

tehnologiji – ne glede na stroške in čas nabave (Vukovič in Završnik, 2008, str. 21).

2.1.5.3 Finančna funkcija

Vsaka nabavna funkcija mora sodelovati s financami v podjetju, saj ima vsaka nabava izdatke.

Ti dve funkciji sta si velikokrat v nasprotju interesov, saj nabava teži k drugim dejstvom.

Takšen primer je nabava večjih količin materiala zaradi količinskih popustov, financam pa je

pomembno, da porabijo čim manj sredstev na podlagi ugodnih plačilnih pogojev.

Pri povezanosti finančne in nabavne funkcije je izredno pomembno, da skupaj presodita

oportunitetne stroške (Turk, 2011, str. 17).

2.1.5.4 Prodajna funkcija

Sodelovanje teh dveh funkcij pridobiva vedno večji pomen v proizvodnih podjetjih. Potočnik

(2000, str. 25) pravi, da je sodelovanje pomembno predvsem, kadar gre za:

- določanje pogojev za nabavo materiala,

- prodajo zastarelega in odvečnega materiala, polizdelkov, sestavnih delov ipd.,

- kompenzacijsko poslovanje – pomeni, da je dobavitelj hkrati tudi kupec,

- obveščanje prodajnega oddelka oddelek nabave o prodajnih načrtih in spremembah z

namenom prilagoditve.

16

Slika 2: Povezanost nabave, proizvodnje in prodaje

(Muršič, 2008)

2.1.6 Organiziranost nabave

Uspešnost poslovanja podjetja je v veliki meri odvisna od dobro organizirane nabavne

funkcije. Organiziranost nabave je potrebno prilagoditi glede na različne lastnosti podjetja.

»Samo z dobro organiziranostjo lahko zagotovimo učinkovito raziskovanje, načrtovanje,

izvajanje in kontrolo nabave v podjetju.« (Završnik, 2000, str. 116)

Organizacijska struktura nabave v podjetju je odvisna od (Potočnik, 2002, str. 42):

- velikosti podjetja,

- gospodarske panoge,

- prostorske lokacije,

- načina izdelave.

Završnik (2000, str. 116) pravi, da sta položaj in struktura nabave odvisna od ciljev, strategije

in sredstev podjetja, razvitosti njegovih drugih funkcij ipd. Pomembno je, da podjetje

pravočasno in pravilno odreagira na spremembe v okolju.

Završnik (2000, str. 117) pravi, da obstajajo trije načini organiziranosti nabavne funkcije:

- popolna centralizacija,

- popolna decentralizacija,

- kombinacija obeh.

17

2.1.6.1 Centralizirano nabavno poslovanje

»O popolni centralizaciji govorimo, kadar nabavna služba oskrbuje vse enote podjetja s

surovinami, materialom, energijo in podobno. Vsi zahtevki za material se morajo dostaviti

centralnemu nabavnemu oddelku, ki izvršuje vsa opravila, povezana z nabavo.« (Završnik,

2000, str. 117)

Pri centraliziranem nabavnem poslovanju gre predvsem za omogočanje večje pogajalske moči

podjetja. Negativna lastnost centralizacije je togo in počasno odzivanje na spremembe, ki se

dogajajo na nabavnem trgu (Potočnik, 2002, str. 43).

Potočnik (2002, str. 43) pravi: »O centraliziranem poslovanju podjetja govorimo takrat, kadar

skupni nabavni oddelek oskrbuje vse proizvodne enote podjetja s surovinami, materialom,

energijo in podobnim.« Nabavni zahtevki po določenem materialu ali surovini se morajo javiti

centralnemu oddelku za nabavo, ki poskrbi za pravočasno naročanje.

Prednosti centralizirane organizirane nabave so (Završnik, 2000, str. 117):

- »nabavna služba učinkoviteje izvaja nabavno politiko podjetja«,

- »prihranki zaradi nižjih dobavnih cen in manjših transportnih stroškov«,

- »podjetje nastopa enotno do dobaviteljev«,

- »nabava večjih količin povečuje pogajalsko moč podjetja«,

- »gospodarnejše ravnanje z zalogo materiala«,

- »produktivnost v nabavi se povečuje zaradi večjega obsega poslovanja na delavca«,

- »racionalnejša uporaba razpoložljivih finančnih sredstev«,

- »večja informiranost o stanju na nabavnem trgu«,

- »zmanjšuje se število naročil, kar omogoča učinkovitejšo kontrolo materiala in

dokumentacije«,

- »za dobavitelje ima centralizirano nabavno poslovanje prednost, saj poslujejo z

manjšim številom kupcev, zato dostavljajo manj ponudb, prospektov, katalogov in

podobno«.

Pomanjkljivosti centraliziranega poslovanja se pojavljajo predvsem v podjetjih, ki imajo

oddaljene proizvodne enote, v katerih uporabljajo različne materiale. Centralizirana nabava se

težko prilagaja posameznim enotam, zato se porabi veliko več časa za naročanje in dostavo,

povečuje se tudi evidenca dokumentov in potrebno je veliko več časa za sklenitev dogovorov

(Potočnik, 2002, str. 44).

18

2.1.6.2 Decentralizirano nabavno poslovanje

»Popolna decentralizacija pomeni, da imajo posamezne poslovne enote polno samostojnost v

nabavi. Z decentraliziranim nabavnim poslovanjem poskuša podjetje odpraviti

pomanjkljivosti centraliziranega.« (Završnik, 2000, str. 118)

Potočnik (2002, str. 44) pravi, da so pozitivni dejavniki, ki govorijo v prid decentralizirane

nabave:

- »vsaka proizvodna enota najbolje pozna svoje potrebe glede materiala«,

- »oskrbovanje na lokalnem trgu je v prednosti glede boljše obveščenosti, hitre dostave,

manjših stroškov prevoza in pospeševanja razvoja lokalnih virov nabave«,

- »nabava materiala manjše vrednosti«,

- »v primeru, da proizvodna enota porablja specifične material, je bolj ekonomično, če

nabavlja tak material samostojno, ker lahko morebitne pomanjkljivosti sama sproti

odpravi«.

»Največja slabost decentraliziranega poslovanja je, da se poslovne enote podjetja pogajajo z

istim dobaviteljem o enakem materialu in dosežejo različne nabavne pogoje.« (Potočnik,

2002, str. 45)

Zaradi nepoznavanja stanja zalog v različnih skladiščih istega podjetja se dogaja, da imajo v

neki enoti določeni material na zalogi, v drugi pa ga kupujejo. V proizvodnih podjetjih, kjer

uporabljajo čisto decentralizirano obliko nabave, tako nimajo ustreznega pregleda nad

stanjem.

2.1.6.3 Kombinirano nabavno poslovanje

Kombinirano nabavno poslovanje združuje centralizirano in decentralizirano organiziranost

nabave. Združuje prednosti in odpravlja slabosti obeh.

Potočnik (2002, str. 45) pravi, da kombinirano organiziranje nabave temelji na naslednjih

načelih:

- v proizvodnih podjetjih, ki so prostorsko koncentrirana, uporabljamo centralizirano

nabavno poslovanje,

- v podjetjih z več enotami, ki so geografsko oddaljene, je primerneje uporabiti

decentralizirano obliko nabavnega poslovanje,

19

- v podjetjih, kjer imajo podobne proizvodne programe, oz. uporabljajo iste materiale, je

ustrezno uporabiti kombinirano organizirano nabavo.

2.1.7 Nabava v organizacijski strukturi podjetja

Završnik (2000, str. 121) pravi, da obstaja pet oblik organiziranosti nabavne službe v podjetju:

- nabava kot samostojna organizacijska enota,

- nabava v sklopu komercialne službe,

- nabava v sklopu proizvodne službe,

- nabava v sklopu materialnega poslovanja,

- nabava v sklopu marketinške službe.

2.1.7.1 Nabava kot samostojna organizacijska enota

Srednje velika in velika podjetja se navadno poslužujejo nabave kot samostojne

organizacijske enote, saj z rastjo podjetja narašča tudi število in obseg nabavnih poslov

(Potočnik, 2002, str. 48).

V podjetjih, kjer je nabava organizirana kot samostojna organizacijska enota, je vodja

neposredno odgovoren vodstvu podjetja (Završnik, 2000, str. 121).

2.1.7.2 Nabava v sklopu komercialne službe

Nabava, ki je v podjetjih organizirana v sklopu komercialne službe, je združena s prodajo.

Vodja nabave in vodja prodaje sta neposredno odgovorna ter podrejena glavnemu vodji

komercialne službe (Završnik, 2000, str. 122).

Ta oblika organiziranosti nabave je najpogostejša v manjših podjetjih, kjer imajo majhen

obsega nabave. Uporablja se tudi v srednje velikih in velikih podjetjih, saj zmanjšuje stroške

poslovanja in število zaposlenih (Završnik, 2000, str. 122). S takšno obliko organiziranosti

nabave zagotovimo boljšo povezanost med nabavnim in prodajnim poslovanjem.

2.1.7.3 Nabava v sklopu proizvodne službe

Potočnik (2002, str. 48) pravi: »Nabava, vključena v proizvodni oddelek, je primerna

organizacijska oblika za nabavo posebnih vrst materiala, pri katerih lahko le tehnični

strokovnjaki odločajo o količini in kakovosti in bi nabavljanje po komercialnih načelih

povzročilo velike tehnično-tehnološke probleme v proizvodnji.«

20

Vodja nabave je podrejen direktorju proizvodnje ali tehničnemu direktorju. V sodobno

organiziranih podjetjih takšna vrsta organiziranosti izginja, saj je neekonomična, nerentabilna

in neracionalna (Završnik, 2000, str. 122).

2.1.7.4 Nabava v sklopu materialnega poslovanja

»Služba materialnega poslovanja obsega vse elemente poslovanja, ki so povezani z

materialom. S tem se ustvari enotna odgovornost, upravljanje in vodenje ter optimalni rezultat

celotnega materialnega poslovanja.« (Završnik, 2000, str. 123)

Pri takšni obliki organiziranosti nabave ne nastopajo nove funkcije, ampak gre za

prerazporeditev in hkrati povezovanje. Povezani elementi znotraj materialnega poslovanja

omogočajo večji nadzor nad poslovanjem z materiali, posledice tega pa so neprekinjena

oskrba proizvodnje z materiali, večje obračanje zalog in zniževanje celotnih stroškov

(Završnik, 2000, str. 123).

2.1.7.5 Nabava v sklopu marketinške službe

»Nabavni in prodajni marketing sta združena v enoten marketinški sektor oziroma službo in

sodelujeta neposredno.« (Galič, Prodnik in Smolar, 2009, str. 22)

Nabava, ki je organizirana v sklopu marketinške službe, omogoča optimalne odločitve

nabavnega in prodajnega marketinga. Ravnovesni marketing omogoča popolno orientacijo

podjetja na trgu, saj upošteva tako nabavni kot prodajni trg (Završnik, 2000, str. 123).

21

3 TALUM d. d.

Začetki Taluma, takrat imenovanega TGA – Tovarna Glinice Aluminija, segajo v leto 1954.

Leta 1992 se je TGA preimenoval v sedanji Talum.

Podjetje Talum d. d. sodi med največja proizvodna podjetja v Sloveniji. Specializirano je za

proizvodnjo primarnega aluminija in aluminijastih izdelkov. Njihova osredja dejavnost je

proizvodnja primarnega aluminija, ki od leta 2007 poteka samo še v elektrolizi C, saj so

elektrolizo B zaprli, ker ni ustrezala najnovejšim ekološkim standardom. V zadnjih letih – v

skladu s prestrukturiranjem proizvodnje – v Talumu povečujejo tudi delež sekundarnega

aluminija. V elektrolizi C se uporablja najsodobnejša tehnologija, ki jo je razvilo francosko

podjetje Aluminium Pechiney. Proizvodni proces je skoraj popolnoma avtomatiziran. Za

elektrolizno proizvodnjo aluminija so potrebne anode, ki jih Talum izdeluje sam.

Aluminij, pridobljen v elektroliznih pečeh v tovarni, uporabljajo za izdelavo aluminijevih

izdelkov. Tak izdelek so izparilniki oz. izparilne plošče. Gre za toplotni izmenjevalec, ki se

uporablja predvsem v beli tehniki za hladilno-zamrzovalne aparate. Izparilna plošča je

izdelana iz dveh aluminijskih pločevin, med katerima je oblikovan kanalski sistem.

Naslednji pomemben proizvod podjetja so livarske zlitine. Najpogosteje se izdelujejo v obliki

palic in hlebčkov. Uporabljajo se v avtomobilski, letalski, ladijski in živilski industriji ter

gradbeništvu. Kot zlitinski elementi se najbolj pogosto uporabljajo silicij, baker, magnezij,

cink in mangan. Prednosti livarskih zlitin so majhna specifična teža, dobra korozijska

obstojnost, dobra obdelovalnost, čista in gladka površina ter nemagnetnost. Še dva podobna

proizvoda sta aluminijasti drog in široki trak. Proizvajajo tudi najrazličnejše ulitke za

avtomobilsko industrijo, toplotno tehniko in splošno strojegradnjo.

V Talumu poteka tudi proizvodnja rondelic, v okviru česar ločimo dva tipa proizvodov,

rondelice za izdelavo tub in doz v farmacevtski, prehrambni in kozmetični industriji ter

rondelice, ki se vgrajujejo v dna nerjaveče posode za kuhanje.

V reorganizaciji, ki so jo v Talumu izvedli leta 2011, so na novo organizirali službe in

nekdanje delovne enote povezali v odvisne družbe.

V Talumu je danes zaposlenih več kot 1.300 ljudi. Glede na potencial, ki ga ima uporaba

aluminija, se kaže možnost širitve proizvodnje in s tem tudi povečanje števila delovnih mest.

22

3.1 Analiza nabavnega poslovanja v podjetju Talum d. d.

V podjetju nabava ne nastopa kot samostojna služba. Del se je opravlja v upravi, natančneje v

strateški komerciali, kjer nabavljajo strateške surovine, kot so aluminijev flourid, petrol koks,

glinica, katranska smola, silicij 1, silicij 3, magnezij in baker, ki se uporabljajo za proizvodnjo

primarnega elektroliznega aluminija. Za ostali del nabave pomožnih sredstev, opreme, strojev

in drugih delovnih naprav, delovnih sredstev, osnovnega potrošnega materiala ipd. je

odgovorna splošna nabava, ki je locirana v glavnem skladišču. V splošni nabavi skrbijo tudi

za naročanje storitev. V nalogi smo opisali samo nabavno poslovanje splošne nabave v

Talumu, kjer nabavljajo za PE Aluminij, PE Ulitki, PE Livarna, PE Rondelice, Talum Servis

in inženiring d. o. o. ter Talum Inštitut d. o. o.

Celotni nabavni postopek je podprt z informacijskim sistemom Infor LN, ki ga uporabljajo od

1. maja 2015. Program je nadgradnja predhodnega informacijskega sistema Baan. Nabava je

opisana na podlagi imenovanega informacijskega sistema.

3.1.1 Spoznavanje potrebe

V podjetju so za spoznavanje potreb – naročanje – pooblaščeni določeni zaposleni, npr.

tehnologi, vodje obrata, zaposleni v upravi na določeni poziciji ipd.

Interni naročnik, zaposlen v podjetju, poda zahtevo za nabavo določenega materiala preko

informacijskega sistema Infor LN. Zahteva po potrebnem materialu mora biti jasno definirana

in sprejemljiva, npr. v proizvodnji glede na obseg poslovanja. V internem naročilu mora biti

jasno definirana nabavna potreba, torej material ali storitev, količina, zahtevana kakovost,

zahtevana dokumentacija – certifikati ipd. Nabavnemu referentu se v informacijskem sistemu

izražena nabavna potreba prikaže kot nov nabavni zahtevek. Slednji lahko ima več pozicij.

Različni materiali ali storitve imajo na nabavnem zahtevku vsak svojo pozicijo.

3.1.2 Interno naročilo

Interno naročilo v informacijskem sistemu pregleda nabavni referent. V primeru nejasnosti

pokliče internega naročnika, saj mora biti vsak interni zahtevek pregledno zapisan. Interni

zahtevek mora biti podpisan s strani pooblaščene osebe. Za zahtevke do vrednosti 6.000 EUR

so pooblaščeni zaposleni na različnih področjih, zahtevki, višji od tega zneska (razen za

osnovne surovine, nabavljeni primarni in sekundarni aluminij, pomožni material ter stalne

nabave), pa gredo v informacijskem sistemu v odobritev članom uprave.

23

Vsak nabavni referent je odgovoren za nabavo določenih artiklov, ki jih dobro pozna, pozna

pa tudi dobavitelje, ki lahko zagotovijo blago. Artikli so smiselno urejeni v statistične

skupine. Storitve so obravnavane kot posebna statistična skupina.

Slika 3: Primer statistične skupine pisarniškega materiala s podskupinami

(Talum, 2015)

Interno naročilo se obdela v že omenjenem informacijskem sistemu. V podjetju obstajata dve

različni možnosti izdelave internega naročila. Prva je že omenjeni interni zahtevek, ki ga poda

interni naročnik. Takšen zahtevek ima v informacijskem sistemu kratico INV. Druga možnost

so planirani MRP-zahtevki, pri katerih informacijski sistem sam ugotovi potrebo po določeni

vrsti materiala, ko zaloga pade pod določeni minimum, zapisan v parametrih.

Za redno naročane artikle se pridobijo letni ceniki, ki se na podlagi identa uvozijo v PIS, s

čimer se zmanjša administrativno delo, ki ga prinesejo povpraševanja, pa tudi dobavni roki,

zaloge, cenovna konkurenčnost in ostale zahteve se lahko predhodno dogovorijo s poslovnim

partnerjem. Na podlagi internega zahtevka nabavni referent ustvari nabavni nalog po vnaprej

ustvarjenem ceniku ali pogodbi.

Nabavni nalog se lahko ustvari šele, ko je že pridobljena ponudba od dobavitelja. V primeru,

da ponudbe še ni, se pošlje povpraševanje po določenem materialu ali storitvi. V

informacijskem sistemu Infor LN je povpraševanje obravnavano kot RFQ – »Request for

Quatation«. Vsak referent ima svojo številko za povpraševanje. Referent dobavitelju pošlje

povpraševanje in čaka na čimprejšnji odgovor. Zaželeno je, da se povpraševanje pošlje

preverjenim dobaviteljem, ki so se izkazali skozi pretekle dobave. Kasneje se med ponudbami

izbere najustreznejšega dobavitelja. Na podlagi ustrezne ponudbe se ustvari nabavni nalog, ki

se pošlje dobavitelju.

24

3.1.3 Naročilo – nabavni nalog

Ko so usklajeni vsi pogoji – ustrezno ponujeno blago/storitev v skladu z zahtevami, cena,

plačilni pogoj, dobavni rok in način dostave – pošlje nabavni komercialist nabavni nalog

(naročilnico) dobavitelju. Komercialisti nabave redno spremljajo naročila v informacijskem

sistemu in dobaviteljem, ki se ne držijo določenih dogovorov (npr. material ne prispe do

datuma na nabavnem nalogu), pošljejo opomine.

Če podjetje s kupcem ni moglo pravočasno skleniti dogovora, sledijo intervencijska naročila.

To pomeni, da gre kontrolor sam s službenim vozilom po material k dobavitelju. Tam

ustrezno pregleda material in ga pripelje k internemu naročniku v podjetju. Nujnih naročil ni

veliko, približno od 10 do 15 na leto.

Komercialist nabave in interni naročnik sta v primeru nujnih naročil dolžna za nazaj opraviti

ves potreben postopek v informacijskem sistemu.

3.1.4 Izdelava nabavne specifikacije

Z nabavno specifikacijo kakovostno in tehnično opredelijo predmet nabave. Izdela se za

blago, ki ni splošno in mora ustrezati specifičnim zahtevam. Skozi celotni nabavni postopek

odgovorni prenašajo zahteve veljavne nabavne specifikacije – od povpraševanja, priprave

pogodbe, obdelave naročilnic do prevzema.

Ob nastanku ali spremembi obstoječe nabavne specifikacije mora odgovorni za določitev

nabavne specifikacije odgovorne za posamezne postopke nabave o tem obvestiti. Odgovorni

za pripravo pogodbe dobavitelja seznani z nabavno specifikacijo. Navedba nabavne

specifikacije je bistveni sestavni del pogodbe.

3.1.5 Raziskava in izbira dobaviteljev

Za izbiro dobaviteljev je odgovorna nabava. Dobavitelje se izbira na podlagi zanesljivosti,

cenovne konkurenčnosti, dobavnih pogojev in ostalih zahtev iz področja kakovosti, okolijskih

vidikov ipd. Od dobaviteljev se pričakuje proaktivnost – v smislu skupnega iskanja

tehnoloških rešitev, optimizacije načina dela in izrabe materiala. Hkrati mora dobavitelj

sčasoma poiskati rezerve in izboljšave tudi v lastnih procesih, kar mu posledično omogoča

večjo konkurenčnost.

25

Raziskavo trga vodja nabave in/ali komercialist nabave opravi v naslednjih primerih:

- pridobivanje letnih ponudb, cenikov, pogodb,

- iskanje novih materialov in surovin, ki jih ni možno nabaviti pri obstoječih

dobaviteljih,

- iskanje potenciala cenovnega prihranka za določeno skupino artiklov ali storitev,

- kvalitetne težave z obstoječimi dobavitelji,

- iskanje tehničnih rešitev.

3.1.6 Sklenitev pogodbe

Za določene skupine artiklov se zaradi določenih obojestranskih obveznosti sklene pogodba

za določeno časovno obdobje. V večini primerov pogodbo posreduje dobavitelj. Po uskladitvi

vseh sestavnih pogojev vodja nabave pogodbo predloži v kroženje v dokumentarni sistem,

kjer jo pregledajo in potrdijo vodje različnih služb, kot zadnji pa predsednik uprave. Pogodba

je veljavna, ko je podpisana s strani pooblaščenih oseb v Talumu in dobavitelja.

3.1.7 Prevzem in pregled

Dobavitelj dostavi material v glavno skladišče, kjer ga skladiščnik ustrezno razporedi po

lokacijah v glavnem skladišču, ali ga pošlje v drugo ustrezno skladišče.

Za prevzem in pregled materiala so odgovorni zaposleni skladiščniki v glavnem skladišču.

Najprej skladiščnik naredi samo grobi prevzem, pri čemer preveri ustreznost materiala in

števila artiklov ter podpiše dobavnico. Kasneje vnese skladiščni prevzem v informacijski

sistem Infor LN.

V glavnem skladišču beležijo prevzem materiala v informacijski sistem na podlagi nabavnega

naloga, ki ga je dobavitelj dolžan zapisati na dobavnici in kasneje na računu. Napačno

izpolnjena dokumentacija pomeni za dobavitelja opozorilno reklamacijo.

V Talumu imajo več skladišč: glavno skladišče, skladišče plina, skladišče goriv in maziv,

skladišče materiala za obzidavo peči, skladišče katodnih blokov in pihalne mase, priročno

skladišče – Sanitarna 1, priročno skladišče DI in potrošnega materiala v Servis in inženiring,

priročno skladišče Livarne, priročno skladišče Ulitki, priročno skladišče Rondelice in

priročno skladišče Inštitut. Ves preostali material se skladišči v glavnem skladišču. Skladišče

plina je samostojna enota zaradi različnih nevarnosti, npr. vnetljivosti, enako tudi skladišče

goriv in maziv. V skladišču Sanitarna vzdrževanje je skladiščena delovna oprema za Talum

26

Servis in inženiring d. o. o. ter strateško komercialo, medtem ko se v skladišču Sanitarna 1

skladišči delovna oprema za preostali del proizvodnje.

3.1.8 Likvidacija računa

Likvidacija računa se v podjetju ureja v dokumentarnem sistemu BC. Računi se v vložišču

razvrstijo ustreznemu nabavnemu referentu na podlagi nabavnega naloga. Dobavitelj mora

obvezno napisati številko nabavnega naloga, da lahko kasneje račun likvidiramo. Preveriti je

potrebno, ali so podatki na računu identični podatkom na nabavnem nalogu – predvsem

podatki o materialu (količina in cena) ter plačilnem roku, pomembni pa so tudi splošni

podatki o podjetju. Na račun dodamo številko prejemnice. Številka prejemnice se izdela v

skladišču pri prevzemu blaga.

Račun se v informacijskem sistemu LN poveže s prevzemom, nanj pa se dodajo (če obstajajo)

tudi odvisni stroški. Pod odvisne stroške spadajo stroški transporta, embalaže, A-testa ipd. Če

gre za uvoz iz tretjih držav, mora referent poskrbeti za carinski postopek. Stroški se morajo

obvezno dodati sedaj in ne kasneje, saj so neposredno povezani z določenim artiklom. Račun

se v informacijskem sistemu natisne (brezpapirno, na zaslon) in posreduje v službo za finance

in računovodstvo.

Večina računov v Talum pride kot e-računi ali v formatu pdf po e-pošti, skladno s

spremembami Zakona o davku na dodano vrednost, objavljenimi v Uradnem listu RS

št. 83/12, ki od 1. januarja 2013 dovoljuje izdajanje računov v elektronski obliki, kar

pripomore k ekološkemu in brezpapirnemu poslovanju.

3.1.9 Evidenca in arhiviranje

Nabavni nalogi, računi, ponudbe, dobavnice in razna druga dokumentacija se hranijo v fizični

obliki v fasciklih. Predvidena doba hranjena je do 12 let. Čeprav se v podjetju v vseh oddelkih

trudijo, da bi bilo čim več e-poslovanja, se nekatera dokumentacija še vedno hrani v tiskani

obliki. V prihodnjih letih je planiran prehod na brezpapirno hranjenje dokumentacije v

dokumentarnem sistemu BC.

27

Dokumentacija

Medij

Odgovoren za

arhiviranje

Čas arhiviranja

Nabavni nalog Papir

Komerciala,

odgovorna za

operativno izvedbo

12 let

Pridobljene ponudbe

k nabavnemu nalogu

Papir

12 let

Osnovni podatki

dobavitelja

Papir

2 leti

Izjava skladnosti

proizvoda

Papir

2 leti

Reklamacijski

zapisnik in

pripadajoči zapisi

Papir

2 leti

Rezultati ocenjevanja

dobaviteljev

PIS/Papir 5 let

Tabela 1: Arhiviranje dokumentacije v Talumu

(Talum, 2015)

3.2 Zaposleni v nabavi

Splošna nabava v podjetju Talum d. d. spada pod okrilje strateške komerciale. Strateška

komerciala deluje v sklopu uprave. V splošni nabavi, kjer poteka večji del nabave materiala in

delovnih sredstev, so zaposleni:

- vodja nabave,

- 4 komercialisti nabave,

- 2 administratorki.

V skladišču so zaposleni:

- vodja skladišča,

- 12 delavcev v vlogi skladiščnikov,

- prevzemni kontrolor.

Zaposleni v skladišču v nabavnem procesu sodelujejo v sklopu logistike, ki prav tako spada

pod okrilje strateške komerciale.

28

3.2.1 Naloge zaposlenih v nabavi

Vodja nabave:

- vodi, planira, organizira in koordinira delo na nabavnem področju,

- izbira dobavitelje, razvija sistem spremljanja dobaviteljev in vodi pogajanja z njimi,

- analizira nabavne trende in pripravlja nabavne strategije.

Komercialist nabave:

- nabavlja material in storitve direktno ali preko posrednikov,

- raziskuje tržišča, zasleduje cene in izdeluje kalkulacije,

- pripravlja kupoprodajne pogodbe, druge pogodbe, dokumente, podatke za plane,

prognoze in poročila,

- izvaja korespondence in likvidacije blagovnih in finančnih dokumentov,

- uravnava optimalne zaloge v danih okoliščinah,

- stalno izpopolnjuje strokovno znanje in poznavanje predpisov s strokovnega področja,

- aktivno sodeluje pri formiranju funkcionalnih internih organizacijskih predpisov.

Administrator:

- opravlja dela s področja vhodne knjige in likvidacije računov,

- pregleduje in razporeja račune podpisnikom,

- opravlja administrativna dela,

- ureja in vodi poslovno dokumentacijo.

Vodja skladišča:

- organizira, vodi in kontrolira delo v vseh nabavnih skladiščih ter koordinira delo

znotraj skladišč v okviru nabavne službe in z drugimi organizacijskimi enotami,

- izpolnjuje ter vodi prometne in materialne listine, zadolžitve OS, drobnega inventarja

in osebne varovalne opreme, evidence o tuji embalaži ter druge evidence,

- kontrolira vračanje poškodovanega in nepravilno dobavljenega blaga,

- naroča blago in urgira dobave,

- kontrolira usklajenost evidenc v informacijskem sistemu z inventuro,

- sodeluje pri carinjenju blaga.

Skladiščnik:

- organizira in koordinira dela v skladiščih,

- opravlja prevzem blaga od dobaviteljev oz. prevoznikov in na železniški postaji,

29

- opravlja fine prevzeme, odpreme, uskladiščenja in izdaje blaga,

- vodi kartoteke, evidence modelov in druge evidence,

- sodeluje pri opravljanju inventure,

- usklajuje stanja zalog s stanjem v AOP,

- sodeluje pri carinjenju blaga.

Prevzemni kontrolor:

- kontrolira vzdrževalni material, stroje in naprave ob dospetju v skladišče,

- vodi dokumentacijo o kontroliranem vzdrževalnem materialu, strojih in napravah,

- vpisuje podatke v register kontrole vstopnega materiala,

- piše poročila in zapisnike,

- sodeluje pri carinjenju.

30

4 SKLEP

Za raziskovanje nabave podjetja Talum d. d. v diplomskem projektu smo se odločili zaradi

osebnega zanimanja za poslovanje podjetja, ki nam je postalo zanimivo v času opravljanja

obveznega praktičnega študijskega izobraževanja.

Na podlagi diplomskega projekta smo ugotovili, da je nabava v podjetju Talum zelo dobro in

optimalno organizirana. V informacijskem sistemu Infor LN so uvedli veliko pozitivnih

lastnosti glede na prejšnji sistem delovanja. Nov sistem omogoča večjo preglednost in nadzor

nad nabavnim poslovanjem. Nabava glede na prihranjen čas poteka hitreje in z manj

težavami.

Nabavna dokumentacija, kot so nabavni nalogi, ponudbe, dobavnice ipd., se v podjetju še

vedno hrani v pisni obliki. Glede na to, da imajo namen vzpostaviti sistem brez pisne

dokumentacije, bi bilo potrebno vzpostaviti v informacijskem sistemu boljši dostop do te

nabavne dokumentacije na enem mestu. Sedaj ima namreč vsak referent nabavno

dokumentacijo v informacijskem sistemu v različnih podskupinah, zato vzame iskanje veliko

nepotrebnega časa. Glede na to, da je predvidena doba hranjenja nekaterih dokumentov tudi

12 let, bi se s hranjenjem teh dokumentov samo v elektronski obliki zmanjšali tudi stroški.

Nabava poteka po določenem zaporedju. Začne se pri internem naročniku v podjetju, ki

prepozna potrebo po določeni vrsti materiala ali surovini, in zaključi pri zaposlenem v

finančni službi, ki na koncu celotnega nabavnega postopka račun likvidira. Od nabavnega

referenta je odvisno, ali je prejeti zahtevek po materialu od internega naročnika odobren in

poslan dobavitelju kot naročilnica. Vsak zaposleni v nabavi v podjetju Talum ima točno

opredeljene naloge, ki jih mora opraviti pri svojem vsakodnevnem delu. Delo je razdeljeno

smiselno in po delovnih mestih.

Zahteve dobaviteljev so iz dneva v dan večje in potrebno se jim je prilagoditi v tolikšni meri,

da je sklenjeni dogovor kar se da optimalen tudi za nabavno podjetje. Za sklenitev optimalnih

dogovorov je odgovoren posamezni nabavni referent – glede na material, ki se naročuje. Za

končno potrditev naročila velikih vrednosti je obvezna odobritev določenega člana uprave.

31

5 VIRI IN LITERATURA

Bradač, A. (2009). Nabava. Učbenik. Ljubljana: Zavod IRC. Pridobljeno 10. maj 2017 iz

Zavod Impletum: http://www.impletum.zavod-irc.si/docs/Skriti_dokumenti/Nabava-

Bradac.pdf.

Galič, M., Prodnik, J., Smolar, S. (2009). Nabava. Učbenik. Ljubljana: Zavod IRC.

Pridobljeno 5. maj 2017 iz Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport:

http://www.mizs.gov.si/fileadmin/mizs.gov.si/pageuploads/podrocje/vs/Gradiva_ESS/

Impletum/IMPLETUM_36EKONOMIST_Nabava_Galic.pdf.

Koder, M. (2006). Nabavni proces v podjetju Merkur. (Diplomsko delo, Ekonomsko-

poslovna fakulteta). Pridobljeno 13. maj 2017 iz DKUM: https://dk.um.si/

IzpisGradiva.php?id=25441&lang=slv.

Kotler, P. (1996). Marketing management – Trženjsko upravljanje: analiza, načrtovanje,

izvajanje in nadzor. Ljubljana: Slovenska knjiga.

Leenders R. M., Fearon E. H., England B. W. (1989). Purchasing and Materials Maagement

9 Ed. Boston: Irwin.

Lipičnik, B. (2005). Organizacija podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

Muršič, M. (2008). Med nabavo, proizvodnjo in prodajo. Avto finance. Pridobljeno

10. maj 2017 iz Avto finance: https://avto.finance.si/213899/Med-nabavo-

proizvodnjo-in-prodajo?metered=yes&sid=492973940.

Potočnik, V. (2000). Komercialno poslovanje z osnovami trženja. Ljubljana: Ekonomsko-

poslovna fakulteta.

Potočnik, V. (2002). Nabavno poslovanje s primeri iz prakse. Ljubljana: Ekonomsko-

poslovna fakulteta.

Turk, K., Turk, M. (2011). Nabava. Ljubljana: Zavod IRC. Pridobljeno 12. maj 2017 iz

Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport: http://www.mizs.gov.si/fileadmin/

mizs.gov.si/pageuploads/podrocje/vs/Gradiva_ESS/Impletum/IMPLETUM_37EKON

OMIST_Nabava_Turk.pdf.

Vukovič, G., Završnik, B. (2008). Obvladovanje nabave. Celje: Visoka komercialna šola.

32

Vukovič, G. (2008). Nabavno poslovanje. Učbenik. Celje: Visoka komercialna šola.

Završnik, B. (2000). Nabava: zapiski predavanj. Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

Završnik, B. (2004). Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev. Maribor: Ekonomsko-poslovna

fakulteta.

Završnik, B. (2005). Nabava: zapiski predavanj. Maribor: Ekonomsko poslovna fakulteta.

Završnik, B. (2008). Management nabave in oskrbnih verig. Maribor: Ekonomsko-poslovna

fakulteta.

33

6 PRILOGA

Priloga 1: Primer povpraševanja1

1 Povpraševanje zaradi varovanja finančnih informacij podjetja vsebuje zabrisane in prilagojene podatke za širšo

javnost.

34

Priloga 2 : Primer nabavnega naloga2

2 Nabavni nalog zaradi varovanja finančnih informacij podjetja vsebuje zabrisane in prilagojene podatke za širšo

javnost.