naar eengemaakt bibliotheeksysteem voor vlaanderen (iaz, 18 september 2015)
TRANSCRIPT
Inhoud
• Wat voorafging• Haalbaarheid• Voorbereiding• Projectstructuur• Planning• Naar de essentie• Bezorgdheden• Marktverkenning
Wat voorafging
Naar een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van de digitale bibliotheek
‘Innoveren lukt, maar te traag: na elk jaar ontwikkeling volgen er drie jaren van implementatie’
Samenwerken aan dienstverlening
Studie systeemarchitectuurBibnet, provincies, VGC
Blauwdruk voor de toekomst
Advies voor digitale bibliotheek en bibliotheeksystemen
Februari 2013 - februari 2014
Doelstellingen: afstemming, optimalisering, rationalisering, leveranciersmanagement
http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Systeemarchitectuur%20voor%20de%20digitale%20bibliotheek
Samenvatting
7 werven
1. Business intelligence
2. IT-maturiteit
3. Webpresentatie
4. Identity & access management
5. Digitale collecties
6. Collectiemanagement en catalografie
7. Service oriented architecture
3 randvoorwaarden
1. Aangepast organisatiemodel
2. Aangepaste marketing
3. Rationaliseren om te kunnen investeren in verdere innovatie
Haalbaarheidsstudie consolidatie bibliotheeksystemenBibnet, provincies, VGC
Stuurgroep – werkgroep met centrumsteden, PBS en niet-PBS bibs
Juni 2014 – april 2015
De uitvoering van een haalbaarheidsonderzoek naar de uitbating, werking, implementatie en migratie van één applicatieplatform voor de uitvoering van de bibliotheekbeheersactiviteiten die te maken hebben met lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer.
http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Eengemaakt-bibliotheeksysteem
Haalbaarheid
Technische haalbaarheid: opzet
Technische haalbaarheid: geïntegreerd?
Technische haalbaarheid: geïntegreerd?Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert als een grote service geöriënteerde module in de architectuur van de digitale bibliotheek.
Bepaalde modules kunnen op termijn worden afgesplitst:- Rapportage en statistieken- Bestellen (financieel/administratieve deel)- Analyse (voor collectiebeheer)
Voor sommige modules zijn er alternatieven voorhanden, maar een oplossing buiten het bibliotheeksysteem is niet haalbaar:
- Lenersadministratie- Financieel beheer
Nu buiten het bibliotheeksysteem, mogelijk later te integreren:- Centrale catalografie (Open Vlacc)- IBL
Technische haalbaarheid: leveranciers?
Financiële haalbaarheid
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de noodzakelijke financiële ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek, door o.a.
• ontwikkeling, onderhoud en beheer bibliotheeksysteem op 1 plaats• meer onderhandelingskracht• verdere rationalisering koppelingen en systeemarchitectuur
(cf. koppelingen Bibliotheekportalen)
Organisatorische haalbaarheid
Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten individueel of op provinciaal niveau niet hebben:
• Bundeling en verdieping van expertise• Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs• Aansluiting op Vlaamse initiatieven• Betere regie van innovatie digitale bibliotheek
Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
Conclusie
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar.
Het meest haalbare scenario is te migreren naar één centraal geïntegreerd bibliotheeksysteem dat is gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen.
Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele en gezamenlijke financiële ruimte voor innovatie.
Opdracht voor Bibnet
• Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing• Opstellen van een convenant (eigendom, zeggenschap,…)
• Afsluiten van contracten en zakelijk aansturen leverancier(s)• Inrichten supportorganisatie die lokale situatie kent en zorgt voor
continuering kwalitatieve helpdesk en ondersteuning provincies
• Inrichten van een regieorganisatie die afstemming verzorgt tussen
de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod
• Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten
Voorbereiding
Start redactie lastenboek
5 mei 2015: goedkeuring door minister Gatz voor de start van de redactie van een lastenboek
In maximale samenwerking met provinciale bibliotheekteams
Belang van communicatie
• transparantie in de objectieven, opzet en aanpak van het project• breed besef dat het project is gekoppeld aan het innovatiepad voor de
digitale bibliotheek• in functie van sterke betrokkenheid, medewerking en draagvlak
Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
Projectstructuur
Stakeholdersgroep
Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie (provincies en 20 bibliotheken)
Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout
Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek
Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken
Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele
Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem
West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare
Bibnet
Stuurgroep
Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep(op basis van verdeling grotere, kleinere en ‘regio’ bibliotheek)
Provincies: Stefaan Froyman, Klaar Franssen, Tina Claessens
VGC: Patrick Vanhoucke
Bibliotheek centrumstad (PBS): Koen Jacobs (Antwerpen)
Bibliotheek centrumstad (niet-PBS): Krist Biebauw (Gent)
Kleinere bibliotheek (PBS): Sandrien Noppen (Zaventem)
Kleinere bibliotheek (niet-PBS): Diane Nys (Kontich)
Bibliotheek met plannen voor regiobib (PBS): Paul Kellens (Herzele)
Bibnet: Bart Beuten, Johan Mijs
Projectteams
Juridisch projectteam
Hannes CannieBart BeutenJohan Mijs
Advocatenkantoor Stibbe
Technisch projectteam
Johan MijsPeter De KeyserKlaar Leroy
Jeroen Cortvriendt (VGC)Niki Priem (West-Vlaanderen)Nini Vranken (Antwerpen)Katie Pieters (Vlaams-Brabant)
Ron Deen (Ilionx)
Werkbezoeken aan en workshops met
lokale bibliotheken
Planning
Planning uit de haalbaarheidsstudie
Het is raadzaam 10-20% buffer op te nemen in de planning!
Voorwaarde: ‘Het gestand doen van de bepalingen in het regeerakkoord ten aanzien van het bibliotheekbeleid.’
De planning houdt geen rekening met de thans niet op een PBS aangesloten bibliotheken die een herenakkoord met de provincie hebben afgesloten (migratie voorafgaand naar PBS of meteen naar eengemaakt bibliotheeksysteem?)
Antwerpen
PBS (Brocade):56+4 bibs
Niet-PBS:5 Vubis1 Bidoc
3 Vubis
Vlaams-Brabant
PBS (Aleph):38+2 bibs
Niet-PBS:3 Vubis9 Bidoc1 Filemaker
2 Vubis4 Bidoc1 Filemaker
West-Vlaanderen
PBS (Vubis-Cevi):48 bibs
Niet-PBS:2 Vubis (Oostende, Brugge)
10 Bidoc
Oost-Vlaanderen
PBS (Vubis-Cevi):62 bibs
Niet-PBS:2 Vubis (Brakel, Gent)
Limburg
PBS (Vubis):30 bibs
Niet-PBS:1 Vubis7 Brocade5 Bidoc
Brussel
PBS (Vubis): 19 bibs
Bibliotheekportalen (7 M titels, 53 M holdings)
Open Vlacc (bestand voor copy-cataloging): door alle bibs afgenomen (1 M titels)
lokale apparatuur e-ID gemeentelijke administratie BIOS IBL ...
1,5 M leners, 43 M GM + 8 M AVM uitleningen
*
* niet alle bibs hebben een herenakkoord
Naar de essentie
Procesbenadering
Haalbaarheidsstudie heeft het over het ‘consolideren van de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen’
• Catalografie
• Inventarisbeheer
• Bestellen
• Lenersadministratie
• Uitlenen
• Financieel beheer
• Rapportage/statistieken
Verzamelen van workflows, handleidingen, beschrijvingen van werkprocessen, ...
Veel te veel
Te veel detail, te fragmentair, inconsistent, incoherent, onderling niet vergelijkbaar, verantwoordelijkheden niet duidelijk, soms te complex …(maar alle informatie is zeker welkom!)
Op zoek naar ...
• de ESSENTIE
• het overzicht
• de juiste graad van detail
• duidelijke definities
• transacties, rollen en verantwoordelijkheden
• eenduidige vereisten en architectuurprincipes voor een lastenboek
• ...
Met DEMO
Design & Engineering Methodology for Organizations(http://www.ee-institute.com/)
Ontwikkeld aan TU Delft en Maastricht Universityhttps://nl.wikipedia.org/wiki/DEMO
• Model voor de rollen, verantwoordelijkheden en transacties in een organisatie (constructiemodel)
• Model voor de processen in de tijd (procesmodel)• Model voor de informatie (feitenmodel)• Model voor de business rules (actiemodel)
Bezorgdheden
Bezorgdheden
Onduidelijkheid en scope creep
Multi-tenancy
Datakoppelingen
User experience
Schaalbaarheid
Legacy (evolvability)
Vendor lock-in
Privacy
Beheersorganisatie
Migratiescenario’s
Onduidelijkheid en scope creep
Functie versus constructie
Functie (subjectief) Constructie (objectief)
Constructiemodel van de (?) bibliotheek
Multi-tenancy: variatie per bibliotheek
Verschil tussen ontologie en implementatie!
Data en openheid
User experience
Schaalbaarheid
Context StrategieOrganisationeel Informationeel Documenteel
Functie Quality of O Quality of I Quality of D
Constructie
OntologieImplementatie- mensen- technologie
Quality of information- Correct- Actual- Precise- Complete
Marktverkenning
Werkbezoeken aan bibliotheken
valideren modellen, bezorgdheden, schermen vereisten, en architectuuraan context, functies en implementatiebepalen prioriteiten vanuit 3 perspectieven
Vereisten a b c Architectuur a b c
Kleinere bibliotheek
Grotere bibliotheek
‘Regio’ bibliotheek
Request for information (RFI)
Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt
Heel sterk veranderende markt
• lokale en internationale spelers (veel mergers en acquisitions)
• cloud platforms
• open source systemen
• zelfbouw
• non-niche enterprise information systemen
foto’s: Miniatur Wunderland Hamburg
Eindredactie
Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden