muhsin aboud chercheur principal iearda (muhas). avant de déposer une demande / s’inscrire ...
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Soumissions électroniques des demandes de subvention
Muhsin AboudChercheur principal IEARDA (MUHAS)
Avant de déposer une demande / s’inscrire Repérage d’une possibilité de financement Préparation d’une demande Soumission, suivi, consultation
Vue d'ensemble du processus de demande
La soumission par voie électronique des demandes de subvention est obligatoire pour toutes les demandes de subventions concurrentes aux instituts de santé NIH *
Le processus exige une grande attention aux détails pour assurer une présentation réussie!
* Sauf pour les demandes multi-projets
Soumissions électroniques
Présentation de la demande: Qui dans votre organisation est responsable de la préparation de chaque partie de la demande?
Pouvoir de signature: Qui a le pouvoir de signer la demande au nom de votre organisation?
Instruction des demandes: Quels sont les examens et autorisations internes qui s’imposent avant la soumission?
Les administrateurs et les chercheurs principaux doivent travailler ensemble
Exigences internes de l’organisation
Grants.gov Le seul portail en ligne du gouvernement fédéral
permettant de trouver et de demander une subvention fédérale
Utilisé par l’ensemble des 26 agences fédérales prestataires de subventions
eRA Commons Système informatique de gestion de la recherche NIH qui
permet aux demandeurs /bénéficiaires de subventions de recevoir et transmettre les informations relatives à leur demande ou à leur attribution par voie électronique
Utilisé par les NIH et autres organes de l’administration chargée de la santé publique aux Etats-Unis (HHS – Health & Human Services.
IMPORTANT: Chaque système a ses propres exigences d‘inscription et de demande
Deux systèmes qui se composent
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Il existe diverses options pour soumettre une demande électronique:
Formulaires téléchargeables: option la plus courante
Flux des données, de système à système, propre à une institution: Habituellement utilisé seulement par les institutions qui reçoivent beaucoup de subventions NIH
Prestation de services commerciale: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/sp.htm
Options de soumission
Adobe Reader obligatoire: Seules certaines versions spécifiques d'Adobe Reader sont compatibles avec les formulaires Grants.gov Page de téléchargement de logiciels à Grants.gov/resources/download_software.jsp
Convertisseur PDF Les documents exigés doivent être inclus dans la demande sous format PDF
Suivez les instructions du NIH pour le format PDF à: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/pdf_guidelines.htm
Acquisition des logiciels
Les organisations doivent s'inscrire dans tous les systèmes suivants: NCAGE (uniquement à l’étranger) DUNS SAM Grants.gov eRA Commons: Les chargés de recherches
doivent travailler avec leur institution pour s’inscrire à eRA Commons.
Vérifiez si votre organisation est déjà inscrite.
Les organisations doivent s'inscrire pour déposer une demande
Les organisations étrangères doivent se munir d’un code NCAGE de spécification d'entité commerciale ou gouvernementale de l'OTAN Il s’agit d’un code à 5 caractères utilisé pour
identifier un établissement donné à un endroit précis
Exigé pour l’inscription au système de gestion des subventions (SAM)
Pour obtenir un code NCAGE; consultez: http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_AC135.asp
Tél.: 269-961-7766
Inscription à NCAGE
Dun & Bradstreet (D&B) fournit un numéro d'identification unique de neuf chiffres à votre entreprise / institution.
Gratuite Démarrez l’inscription à :
http://fedgov.dnb.com/webform
Inscription à DUNS
SAM – Système de gestion des subventions Remplace l’ancien système d’inscription
(CCR) Si vous avez déjà été inscrit(e) dans CCR, il
conviendra de visiter SAM pour créer un compte SAM.
Votre adresse courriel permettra de relier votre nouveau compte SAM avec les informations de votre ancien compte CCR .Renouvellement annuel obligatoire!
Inscription à SAM
Étapes pour inscrire votre organisation à SAM: 1) Allez à www.sam.gov 2) Créez un compte personnel et ouvrez une session3) Cliquez sur “Register New Entity” sous “Manage Entity” 4) Sélectionnez le type d'entité 5) Sélectionnez “No” à la question “Do you wish to bid on
contracts?” (Voulez-vous répondre à un appel d’offres?)6) Sélectionnez “Yes” en réponse à la question “Do you want
to be eligible for grants and other federal assistance?” [Voulez-vous devenir admissible aux subventions et autres sortes d’assistance fédérale?]
7) Renseignez la section “Core Data” [Données de base]8) Renseignez la section “Points of Contact” [Contacts]
Attendez la validation de l’inscription
Inscription obligatoire à SAM
Vue d'ensemble des étapes d‘inscription à Grants.gov1) Se munir d’un numéro d'inscription DUNS2) Se munir d’un Code NCAGE3) S’inscrire à AM Designate un point de Contact E-business (E-Biz POC),
chargé d’approuver les demandes d'autorisation de dépôt d’une demande.
4) Identifiant et mot de passe pour Grants.gov Toute personne chargée de déposer ou de suivre les demandes de votre
organisation doit remplir un profil de représentant autorisé de l’organisation (AOR) à Grants.gov et créer un identifiant et mot de passe.
5) Autorisation AOR : E-Biz POC recevra un courriel concernant la demande AOR et devra accéder à Grants.gov pour approuver la demande et fournir le rôle de «candidat autorisé» à l'utilisateur. Il peut y avoir plus d'un AOR pour votre organisation.
6) Suivi AOR : a tout moment, vous pouvez suivre l'état AOR en vous connectant avec votre identifiant et mot de passe.
Inscription à Grants.gov
IMPORTANT!Inscriptions multiples – Responsables autorisés - AOR (Autorise Organizational Representatives)! Seule une personne ayant le statut AOR peut
déposer une demande à Grants.gov Suppléant au cas où la première personne
n'est pas disponible Permet à plusieurs personnes de suivre l'état
de la demande.
Inscription obligatoire à Grants.gov
L’organisation requérante ET le chercheur principal doivent ensemble être inscrits à eRA Commons1) L’organisation requérante doit s’inscrire2) L'organisation requérante lance l’inscription du chercheur principal à eRA Commons-Ou s’associe au chercheur principal lorsque celui-ci possède déjà un compte à eRA Commons
3) Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons
Inscription à eRA Commons
Présentation des étapes d'inscription à eRA Commons1) Remplir le formulaire d’inscription en ligne pour les organisations2) Imprimez & faxez la page d’inscription. Le signataire officiel (SO) doit signer, dater et faxer l'inscription au numéro indiqué sur le formulaire.3) Le signataire officiel doit vérifier l’adresse courriel: Une fois l'inscription soumise par voie électronique, un courriel de vérification est envoyé. Le SO devra cliquer le lien pour vérifier l’exactitude de l’adresse courriel . Les étapes 2 & 3 doivent être achevées avant que NIH puisse traiter l'inscription.4) Le signataire officiel recevra un courriel "d'agrément" de la part de NIH . Le courrier d'agrément" contient un lien vers des informations dont l’exactitude devra être vérifiée avant que le processus de confirmation soit terminée.5) Le signataire officiel reçoit les identifiants et mots de passe temporaires. Après l'achèvement de la confirmation, le SO va recevoir deux courriel qui contiennent les identifiants et mots de passe temporaires pour le Signataire Officiel (SO )et l’administrateur du compte (AA) créés au cours du processus d'inscription.6) Ouvrir une session à Commons eRA Le SO et AA peuvent se connecter à Commons eRA et peuvent administrer des comptes supplémentaires s’il y a lieu.
Inscription d’une organisation à eRA Commons
1) Les possibilités de financement sont affichées dans le guide NIH pour les subventions et contrats (OER) ET2) à Grants.govPourquoi doit-on vérifier ces deux sources de subvention.3) Examinez la liste des FOA (Funding Opportunity Announcement) correspondant à vos critères et trouvez les FOA d'intérêt 4) Lisez et suivez toutes les instructions d'annonce 5) Une attention particulière à la section IV. Information pour la demande et pour communication
Repérage des possibilités de financement
Dans l'annonce– Cliquez le bouton Apply for Grant Electronically (Déposez une demande de subvention par voie éléctronique)◦ Remarque: vous ne pouvez pas déposer de
demande avant la « date d'ouverture» indiquée sur l’annonce FOA.
◦ Remarque: L’annonce FOA a préséance sur le guide des demandes de subvention Grants.gov
Cela vous mènera directement à Grants.gov pour y télécharger le dossier de demande
Repérage de la possibilité de financement et téléchargement de l’annonce FOA
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NIH utilise le formulaire SF424 (R&R Research & Related) pour l’ensemble des données appartenant à et gérées par Grants.gov Les demandes électroniques de subventions NIH comprennent: 1) Des composants (R&R) à l'échelle fédérale. Les NIH ne contrôlent pas les champs marqués obligatoires dans ces formulaires publiques2) Composants propres aux agences - (PHS)
Preparation d’une demande
SF424 (R&R) – Il s’agit d’un dossier de demande de subvention dont les différents composants sont comparables à ceux de PHS 398
Les composants de ce dossier ne sont pas tous utilisés pour chaque annonce de possibilité de financement (FOA) ◦ Les Agences peuvent créer des dossiers de demande
spécifiques pour chaque FOA◦ Chaque FOA indique les composants nécessaires au
dossier de demande
Qu’est-ce que SF424 (R&R)?
Guide pour le dossier de demande SF424◦ Les instructions générales vous guideront à
travers toutes le étapes nécessaires pour remplir les diverses parties du dossier.
◦ Des instructions figurent dans les formulaires ◦ Les instructions spécifiques aux NIH sont
indiquées par le logo HHS.
Guide de préparation au dossier de demande SF424
Dossier de demande = combinaison SF424 (R&R) + PHS398
L’annonce d’une possibilité de financement FOA (Funding Opportunity Announcement) indique les formulaires exigés du dossier de demande
Les composants SF424 (R&R) incluent:◦ Page de couverture de la demande R&R◦ Site du projet / Performance R&R◦ Autres informations relatives au projet R&R◦ Personnel responsable / clef R&R◦ Budget R&R◦ Formulaire de sous-subvention du budget en Annexe R&R
Caractéristiques du dossier de demande SF424 (R&R)
Composants spécifiques aux agences NIH (PHS 398)◦ PHS 398 Lettre de motivation ◦ PHS 398 Supplément de la page de motivation ◦ PHS 398 Budget modulaire ◦ PHS 398 Plan de recherche ◦ PHS 398 Liste
Les composants incluent des champs de données spécifiques (rempli en ligne) et de multiples Annexes
Les Annexes DOIVENT être converties sous format PDF avant d’être
téléchargées
Caractéristiques du dossier de demande SF424 (R&R)
Astuces pour réussir Suivez les Directives FOA-spécifiques (par ex.,
annexes spéciales, titres de sections spécifiques)
Suivez les exigences du guide de demande de subvention - y compris les directives pour les polices et les marges
Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de page – les titres de section dans le cadre du texte sont encouragés
Évitez les formats «paysage» et les colonnes
Remplir la demande
Utilisez le format PDF pour toutes les annexes1) Utilisez des fichiers PDF au format simple
◦ Ne pas utiliser Portfolio ou une fonction similaire pour regrouper plusieurs fichiers en un seul document PDF
◦ Désactiver les fonctions de sécurité telles que la protection par mot de passe
2) Garder les noms des fichiers à 50 caractères ou moins et utiliser uniquement des lettres, des chiffres, le tiret par le bas (_), l'espace et le tiret (-)3) Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de pageLes têtes de section dans le cadre du texte sont encouragés4) Suivez les directives pour les polices et les marges
Éviter les écueils
Formulaire SF424 : Article #6 Champ d'identification d'employeur (EIN ou TIN) – les organisations non-U.S. peuvent utiliser 44-4444444 Admissibilité : Assurez-vous que l’annonce
FOA permet aux organismes à l’étranger de déposer des demandes de subvention. Budget: Les demandes à l’étranger nécessitent TOUJOURS un budget détaillé
Date: TOUJOURS sous format MM/JJ/AAAA (09/27/2012)
Scénarios particuliers
Soumission à temps: les demandes sans erreur seront acceptées par Grants.gov uniquement lorsque pointées à17h ou avant, heure locale de l'organisation requérante, à la date d'échéance. Quelques rappels importants:
NIH recommande de soumettre la demande aussi tôt que possible (quelques jours à l’avance et non quelques minutes!) afin de disposer du temps pour corriger les erreurs constatées pendant le créneau de consultation de la demande avant la date d'échéance
La politique NIH en matière de retard ne permet pas d’apporter de corrections après la date d'échéance
Toutes les inscriptions doivent être effectuées avant la date d'échéance
Soumission, suivi, consultation
Première réponse de Grants.gov: Demande reçue, est en cours de validation. (Inclut le nom du fichier d'origine et le numéro DUNS.)
Deuxième réponse de Grants.gov:Demande validée, en cours de préparation pour l’examen concédant
Troisième réponse de Grants.gov: Demande reçue par l’agence concédant
Les avis par courriel
Première réponse de l'agence concédant: Demande reçue. En cas d’avertissements ou d’erreurs repérées, d'autres mesures s’imposeront.
Avertissements: pas assez importants pour influer le processus◦ Erreurs: suffisamment importantes pour justifier
une nouvelle soumission La Demande devra être soumise de
nouveau
Avertissements et erreurs
Troisième réponse de Grants.gov: La demande reçue par l'agence concédant
Avis par couriel - eRA Commons◦ Les responsables autorisés (AOR/SO/chercheur principal) reçoivent
des avis par courriel◦ Validation terminée – Dossier de demande vérifié ◦ Validation terminée – Dossier de demande vérifié – Uniquement des
avertissements◦ Mesure à prendre - erreurs et/ou avertissements◦ Mesure à prendre – identifiant eRA Commons manquant ou non
valide (AOR/SO sont les seuls destinataires)◦ (seulement envoyé aux AOR/SO)◦ Mesure à prendre – Erreur de système ◦ Le Signataire Officiel a refusé la demande électronique (rejetée)◦ NIH a auto-vérifié la demande (suite à un créneau de consultation
de 2 jours)
Grants.gov - Sans erreurs
Les erreurs interrompent le processus de soumission et elles doivent être solutionnées avant l’acheminement de la demande pour réception et aiguillage (Receipt & Referral)
Les avertissements peuvent être résous à la discrétion du demandeur mais n’imposent pas de mesure pour faire suivre la demande.
Lorsque le chercheur principal corrige un Avertissement ou une Erreur, les responsables autorisés AOR/SO doivent être avertis et ceux-ci devront redéposer l’ensemble de la nouvelle demande, corrigée ou modifiée, par l’intermédiaire de Grants.gov
Erreurs et advertissements (NIH)
Soumission à temps ◦ Demande acceptée par Grants.gov à 17h; heure
locale le jour de la date de soumission (Vérifiez l’annonce FOA pour les dates et l’heure )
◦ Au cours de la première période de transition— Les erreurs NIH repérées DOIVENT être corrigées dans les 2 jours après la date de réception
Soumission à temps
Réponse de Grants.gov à la soumission de la demande, en général en quelques heures, jusqu'à 2 jours ouvrables.
Instruction de la demande par le chercheur principal (PI) et le responsable autorisé de l’organisation (AOR) / Signataire officiel (au Bureau des projets parrainées) dans les 2 jours ouvrables suivant disponibilité à eRA Commons.
Délai d’exécution prévu
NIH ne tiendra pas les candidats responsables des problèmes de Grants.gov ou d’eRA Commons
Les candidats sont tenus de: Procéder à toutes les inscriptions requises
avant soumission de la demande Effectuer toutes les étapes de la soumission
de la demande en temps opportun, par ex. Soumission à Grants.gov Correction des erreurs Vérification de la demande
Principes directeurs
Préparation avant la demande◦ Connaître son rôle◦ Inscription
Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons
Le Chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables autorisés (AOR/SO)
◦ Sélection du mode de soumission Formes de base, Org.systeme à systeme, fourniseur
de service◦ Acquisition des logiciels: PureEdge,Citrix-
Mac,Generateur PDF
Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov
Repérage d’une possibilité et téléchargement d’un dossier de demande◦ Repérage d’une possibilité spécifique à
Grants.gov ou dans le guide NIH et téléchargement du dossier de demande
Préparation de la demande Soumission de la demande à Grants.gov
(soumission au responsable autorisé ◦ Grants.gov procède à des verifications de base◦ En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit
déposer une demande corrigée à Grants.gov
Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov
Attendre que NIH récupère la demande◦ eRA Commons vérifie la demande d’après les guides
Vérification du statut de la soumission à eRA Commons◦ En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit déposer une
demande corrigée à Grants.gov◦ Traitement réussi - demande sans erreurs (des avertissements
possibles) Demande rassemblée
Vérification de la demande rassemblée◦ Demande vérifiée par les responsable autorisés, chercheur
principal et AOR/SO. Option pour eux de rejeter ou d’approuver la demande – Acheminement sous 2 jours ouvrables.
Soumission complète
Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov
Processus de demande électronique SF424(R&R) par l’intermédaire de Grants.gov
Grants.gov effectue des vérifications de base eRA Commons vérifie la demande avec les guides Erreurs identifiées Repérage d’une possibilité spécifique ou guide NIH et téléchargement du dossier de
demande Connaître son rôle Traitement réussi; demande sans erreurs (des avertissements possibles)
Formes de base, Org.systeme système fournisseur de service
En cas d’erreurs le responsable autorisé AOR doit soumettre le dossier correct à Grants.gov
Le chercheur principal et les responsables autorisés AOR/SO vérifient la demande. Ceux-ci peuvent rejeter ou approuver la demande pendant un créneau de consultation de deux jours ouvrables.
Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables
autorisés Demande rassemblée
Inscription Sélection du mode de soumission Acquisition des logiciels: PureEdge, Citrix-Mac, Generateur PDF Soumission de la demande à Grants.gov (AOR) Attendre que NIH récupère la demande Vérification du statut de la soumission à eRA Commons Vérification de la demande rassemblée Soumission complète