msdm kelompok 7
TRANSCRIPT
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA MELALUI GUGUS
KENDALI MUTU
a. Pendahuluan
Gugus kendali mutu, merupakan mekanisme formal dan dilembagakan guna mencari
pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreativitas di antara
SDM sebagai karyawan/pegawai baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta. Kelompok
kecil pegawai terlibat dalam suatu proses pengkajian bersama untuk mrnyingkapkan, dan
memecahkan persoalan yang berkaitan denggan pekerjaan. Setiap gugus juga bertindak sebagai
mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri dengan
lingkungannya dan memantau kesempatan.Mekanisme tersebut meneliti lingkungan sekitarnya
untuk melihat kesempatan, tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul dan tidak
menghentikan kegiatannya kalau suatu persoalan telah ditemukan dan dipecahkan.Itu berarti
bahwa, untuk kebaikan organisasi sebesar-besarnya, gugus kendali mutu harus bekerja terus-
menerus dan tidak tergantung pada produksi.
Upaya untuk menguatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan kerja baik
dunia usaha maupun birokrasi, perlu dilaksanakan terus-menerus sedemikian sehingga dapat
berfungsi dan mencapai tujuannya secara optimal.Sejak dahulu, terutama di Eropa dan Amerika
Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan kinerja
organisasi. Antara lain dapat dikemukakan Max weber Tentang birokrasi. Konsep Taylor tentang
manajemen Ilmiah, Fayol dengan empat belas prinsip, serta konsep perilaku manusia yang
mengutamakan motivasi dann pendekatan demookrasi. Konsep serta prinsip organisasi dan
manajemen ini, telah mampu meningkatkan efisiensi dan organisasi dengan baik pada
perusahaan, pemerintahan, dan organisasi social.Total quality control (pengendalian mutu
terpadu) diprakarsai oleh Dr.J.M. Juran dan Dr. E.W. Deming dan dikembangkan di jepang oleh
Kaoru Ishitawa dengan Menerapkan Quality Control Circle (QQC) atau gugus kendali mutu.
Gugus kendali mutu adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan
produktivitas kerja industry/jasa.Terbukti bahwa salah satu factor keberhasilam industrialisasi di
Jepang adalah penerapan gugus kendali mutu secara efektif. Karena keberhasilan ini, sejumlah
Negara industry maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan gugus kendali
mutu di perusahaan-perusahaan industry guna meningkatkan mutu, produktivitas, dan daya
saing. Gugus kendali mutu merupakan sekelompok kecil pegawai yang terdiri dari 3-8 orang dari
unit kerja dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk
melakukan kegiatan pegendalian mutu di tempat kerjanya baik di sector pemerintahan maupun
swasta dengan memakai alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. Gugus kendali mutu
merupakan bagian integral dari pengendalian mutu terpadu (PMT) dalam suatu organisasi privat
maupun public.tu
b. Pengertian Gugus Kendali Mutu
Berkaitan dengan bahasan tentang gugus kendali mutu tersebut, berikut ini dikemukakan
beberapa pengertian dari para ahli di bidang tersebut sebagai subbahasannya. Hasibuan (2005:
232) mengemukakan sebagai berikut : “ gugus kendali mutu adalah kelompok kecil dari lingkup
kerja yang dengan sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan tekhnik Quality
control”. Sehubungan dengan uraian tersebut, berikut ini dikemukakan bahwa bagaimanapun
rendahnya kedudukan seseorang dalam suatu organisasi, sesungguhnya mereka ingin
membanggakan organisasi tempat kerjanya tersebut.Bersama-sama mereka sebagai SDM
organisasi tenrunya ingi pula menunjukan peranan mereka kepada organisasi tempat mereka
bekerja.Namun sayang kenyataan yang demikian itu, kurang atau bahkan tidak disadari oleh
kebanyakan penguasa organisasi tersebut.
Orang-orang yang diterima sebagai pegawai yang bagaimanapun rendahnya dengan latar
belakang pendidikan yang memadai sebenarnya dapat memberi sumbangan lebih dari yang
diberikan selama ini.namun sayang, pegawai sebagai kekayaan organisasi yang demikian besar
itu masih tetap terpendam dalam diri setiap pegawai, tanpa guna dan belum terjamah secara
maksimal.Gugus kendali mutu (quality control circle) dapat dijadikan salah satu konsep yang
cukup ampuh oleh setiap organisasi untuk menanggapi dan memanfaatkan adanya kebutuhan
dasar kejiwaan, dorongan dan semangat kerja manusia-manusia pekerja bagi sebesar-besarnya
kemakmuran organisasi dan seluruh anggotanya.Konsep kegiatan guus kendali mutu mulai
muncul di pertengahan abad ke-20.Hal ini merupakan akibat timbulnya suatu kesadaran betapa
penting dan menentukannya factor manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Betapapun canggihnya peralatan dan tekhnologi serta system yang ada di dalam
organisasi, akhitrnya factor manusia juga menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai
sasarannya.Hal tersebut diperkuat oleh teori Maslow dan Herzberg, bahwa kompensasi daan
fasilitas bukanlah merupakan jaminan seseorang termotivasi dalam melakukan tugasnya, tetapi
mereka juga membutuhkan penghargaan atas dirinya dan kesempatan untuk merealisasikan
dirinya. Selanjutnya Hamzah (1991: 7) mengemukakan sebagai berikut
“Gugus kendali mutu adalah suatu kelompok kerja kecil yang secara sukarela
mengadakan kegiatan pengendalian mutu di dalam tempat kerja mereka sendiri. Tiap anggota
kelompok kecil ini berpartisipasi sepenuhnya secara terus-menerus(bersinambung)sebagai
bagian dari kegiatan dari kendali mutu menyeluruh perusahaan, mengembangakn diri serta
pengembangan bersama, pengendalian dan perbaikan didalam tempat kerja dengan
menggunakan teknik-teknik kendali mutu”
Atas dasar uraian tersebut, berikut ini dikemukakan bahwa dalam gugus kendali mutu,
ke-ikut sertaan seorang pegawai di undang secara resmi, tetapi sifatnya sukarela saja, tidak
merupakan kewajiban baginya untuk hadir. Teapi kehadiran mereka didorong oleh kesadaran diri
sendiri, kesadaran untuk bekerja sama , dan memecahkan masalah secara bersama. Dengan
demikian, seorang pegawai yang sudah menjadi anggota gugus, bisa saja tidak ikut serta
dalampertemuan gugus kendali mutu, namun ia pada akhirnya akan merasa ketinggalan
dibandingkan dengan teman-temannya yang selalu hadir. Hal inilah yang mendorong setiap
anggota hadir secara sukarela itu.Sedangkan kebersamaan dalam gugus kendali mutu,
menekankan bahwa gugus kendali mutu sebagai organisasi informal yang didirikan oleh pegawai
sendiri, yang didukung oleh pimpinan organisasi.
Oleh karena itu, tiap pegawai yang menjadi gugus kendali mutu, dilibatkan atau
melibatkan diri sepenuhnya dalam kebersamaan, secara bersama-sama untuk memecahkan
masala yang di tetapkan bersama, dan dipecahkan secara bersama pula oleh peserta gugus
sendiri.Dalam upaya pemecahan masalah tersebut, gugus kendali mutu menganut asas kegunaan
praktis (pragmatisme).maksudnya, bahwa keberhasilannya dalam memecahkan masalah akan
diarahkan ke segi kegunaan praktisnya dan bukan pada teoritisnya. Sedangkan kepentingan
gugus kendali mutu adalah kepentingan semua puhak dan kemajua yang optimal akan dicapai
hanya bila ada keterbukaan untuk saling belajar di semua pihak. Sedangkan belajar juga
dilakukan antar gugus, sehingga asas ini perlu dipelihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.
Sedangkan Chiu,et al. (1992: 8) mengemukakan sebagai berikut.
“Gugus kendali mutu merupakan mekanisme formal dan dilembagakan yang bertujuan
untuk mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan
kreativitas di antara karyawan .kelompok kecil pekerja terlibat dalam suatu proses pengkajian
bersama untuk menyingkapkan dan memecahkan persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan.”
Terkait dengan uraian tersebut diatas, berikut dapat dikemukakan bahwa setiap gugus
juga bertindak sebagai mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan
diri dengan lingkungannya dan dalam memantau kesempatan.
Terkait dengan bahasan gugus kendali mutu tersebut, Saydam (2000: 568)
mengemukakan sebagai berikut.
“Gugus kendali mutu atau disebut juga quality control circle (QCC) adalah sekelompok
karyawan yang mempunyai pekerjaan sejenis, secara sukarela membentuk kelompok untuk
membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan mereka dengan tujuan meningkatkan
mutu pekerjaan. Dalam kegiatan gugus kendali mutu, para karyawan bersikap aktif.Mereka
tidak sekedar menunggu perintah, tetapi justru mengambil inisiatif untuk melakukan berbagai
upaya perbaikan di tempat kerja.Dengan system dan mekanisme yang ada, kegiatan gugus
kendali mutu akan dapat memberikan sumbangan langsung dan terpadu ke dalam seluruh usaha
penigkatan mutu dan produktivtas serta pencapaian sasaran perusahaan.”
Berdasarkan uraian tentang pengertian gugus kendali mutu tersebut, berikut ini
dikemukakan bahwa mutu disini merupakan keseluaruhan ciri atau karakteristi produk atau jasa
dalam tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
Lebih lanjut Saydam (2000: 569) menjelaskan sebagai berikut :
”Mutu usaha yang ingin ditingkatkan oleh gugus kendali mutu adalah 1. Produk,biaya,
waktu, dan penyediaan bahan baku; 2. Keamanan, keslamatan, dan kelestarian; 3.Metode kerja
yang digunakan.Oleh sebab itu, para peserta gugus kendali mutu secara bersama selalu berusaha
memecahkan masalah, bagaimana meningkatkan mutu usaha-usaha tersebut, sehingga makin
lama perusahaan semakin dapat memberikan produk (hasil) yang sesuai dengan keinginan
konsumen (pelanggan).”
Atas uraian tersebut, berikut ini dapat dikemukakan bahwa mutu disisni dimaksudkan
bukan sekedar tingkat kesesuaian dengan standar kerja atau uraian pekerjaan, tetapi lebih
ditekankan sebagai tingkat keesuaian terhadap kepuasan, atau permintaan pelanggan. Hal ini
perlu dipahami, bahwa betapapun baiknya standar yang ada, tetapi jika tidak hasilnya tidak akan
dikonsumsi oleh pelanggan itu.
Sedangkan Zainun (2001 : 112) mengemukakan sebagai berikut: “ gugus kendali mutu
pada hakikatnya adalah sekelompok karyawan dari satu satuan organisasi tertentu yang
mengadakan pertemuan secara tertibdan teratur. “ atas dasar batasan tersebut, dapat
dikemukakan bahwa falsafah yang melatarbelakangi gugus kendali mutu adalah setiap pegawai
sebenarnya ingin memberikan perhatian dan menampakan kebanggan mereka terhadap pekerjaan
yang dikerjakan mereka dalam memajukan organisasi tempat mereka bekerja. Adalah kewajiban
dan tanggung jawab pimpinan organisasi untuk membuka kesempatan itu sehingga para
pegawainya dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan social dan kejiwaan mereka.
Konsep gugus kendali mutu ini bersumber dan didasarkan atas penemuan-penemuan
ilmu tingkah laku yang benar-benar merupakan dorongan kerja bai setiap orang adalah apa yang
dialaminya ketika bekerja terutama yang amat penting bagi kepentingan belajar, berkomunikasi
secara langsung, memperoleh umpan balik, bertanggung jawab, memperoleh pengakuan dan
kesempatan yang seluas-luasnya untuk berkembang dan berprestasi.
SEJARAH GUGUS KENDALI MUTU
Saydam (2000:569) mengemukakan sebagai berikut :
“konsep kegiatan gugus kendali mutu mulai muncul di pertengahan abad ke-20. Hal ini
merupakan akibat munculnya suatu kesadaran betapa penting dan menentukannya faktor
manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan. Betapapun canggihnya peralatan dan
tekhnologi serta sistem yang ada dalam organisasi, akhirnya faktor manusia juga yang
menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai sasarannya. Hal tersebut diperkuat oleh teori
maslow dan herzberg, bahwa kompensasi dan fasilitas bukanlah merupakan jaminan seseorang
termotivasi dalam melakukan tugasnya, tetapi mereka juga membutuhkan penghargaan atas
dirinya dan kesempatan untuk merealisasikan dirinya.
Berdasarkan uraian tersebut, selanjutnya dapat dikemukakan bahwa manusia selalu
berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi
perencana, pelaku, dan penentu terwujudnya sasaran dan tujuan organisasi.
Singkatnya, Sebelum perang Dunia II, Jepang terkenal produsen barang murahan dan
cepat rusak. Hal ini disebabkan karena belum adanya kendali mutu modern di Jepang waktu itu.
Memang, pengendalian mutu modern baru dikenal setelah Perang Dunia II dengan
diperkenalkannya Pengendalian Mutu Secara Statistik (Statistical Quality Control).
Pada tahun 1949, JUSE (Union of Japanese Scientist and Engineers) mendirikan suatu
Kelompok Riset Kendali Mutu (Quality Control Research Group) dan dengan demikian
meratakan jalan bagi pendidikan Kendali Mutu, penyebaran dan prakteknya di Jepang. Dengan
menyadari bahwa barang yang bermutu tinggi tidak dapat diproduksi tanpa keterlibatan para
pekerja, pramuniaga, mandor dan penyelia (supervisors), maka Kelompok Riset Kendali Mutu
langsung menyediakan pelatihan Kendali Mutu bagi tenaga garis depan tersebut. Bersamaan
dengan itu, JUSE mengundang Dr. W.E. Deming dan Dr.J.M. Juran untuk mengunjungi Jepang
dan memberikan seminar tentang Metodologi Kendali Mutu.
Hamzah, (1991:9) mengemukakan tentang sejarah gugus kendali mutu kedalam 3 fase.
Fase pertama adalah, sebelum lahirnya gugus kendali mutu sebagai berikut : “tekhnik baru dalam
kendali mutu, kendali mutu statistikal atau SQC, mula-mula telah dikembangkan di amerika
serikat. Konsepsi dan tekhnik ini sampai di jepang setelah perang dunia ke dua. Satu hal yang
patut diperhatikan adalah: kunjungan DR. WE Deming dari As sebagai penceramah pada suatu
seminar selama delapan hari, tentang pengendalian mutu dalam bulan juli 1990.
Seminar ini dimaksudkan untuk mengajarkan pokok pokok tentang badan pengendalian
dan pemerkasaan pemercontohan. Sejak itu terbukalah zaman baru tentang pengendalian mutu di
jepang dan berhasil menarik perhatian para insinyurr jepang terhadap metode statistik
pengendalian mutu.
Tahap kedua, “masa pengendalian mutu sttatistikal atau (PMS), perkenalannya ,
asimilasinya, dan penerapannya, secara luas termasuk penyalahgunaan metode statistik oleh para
insyinyur (1950-1954). Sementara tekhnik dan konsepi PMS dan pengendalian mutu total (total
quality control atau TQC) yang dikembangkan AS, diimport dan lambat laun menjadi populer di
jepang, kegiatan pengendalian mutu pada tingkat bengkel dikembangkan diperusahaan,
perusahaan jepang.
Sejarah atas kebangkitan jepang dalam bidang industri setelah kekalahannya dalam
perang dunia ke Dua dimulai denngan pembangunan sistem kualitas moddern. Pembangunan
sistem tersebut dipicu oleh WE Deming yang biicara dihadapan para ilmuan dan insinyur jepang
pada 1950. Keberhasilan yang dramatis dari industri jepang dalam meningkatkan mutu ini
menjadi pusat perhatian berbagai negara di dunia yang tertarik untuk mempelajari bagaimana
strategi perusahaan-perusahaan dijepang dalam menerapkan management mutu. Dari hasil study
tentang keberhasilan perusahaan-perusahaan industri kelas dunia yang berhasil mengembangkan
konsep mutu atau kualitas dalam perusahaan, maka lahiryang dinamakan magaement kualitas
terpadu (total quality management TQM). gugus kendali mutu yang dapat dikembangkan
disetiap organisasi akan membantu satuan organisasi itu untuk menggali tambang emas yang
justru terdapat dan terpendam dalam satuan organisasi itu sendiri berupa potensi sumber daya
manusia yang masih potensial.
Kerja sama secara kelompok dalam gugus kerja yang bersifat sukarela disamping
pembagian kerja yang sudah ada juga akan dapat memanfaatkan kebutuhan kejiwaan, dorongan
dan berbagai semangat kerja. Kerja dalam gugus tersebut memberi kepuasan kerja kejiwaan bagi
setiap anggota organisasi itu. Gugus kendali mutu berasal dari jepang, dan konsep tersebut cukup
berkembng luas dilingkungan masyarakat industri dan niaga. Secara nasional tumbuh sebagai
satu kekuatan dibawah payung organisasi yang dipimpin oleh seorang tokoh nasional pula.
Tokoh-tokoh Gugus Kendali Mutu
Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu sistem, perkembangan di
Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat,
khususnya masyarakat bisnis. Namun beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam
pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen
terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang mutu terpadu
secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini :
Dr. WE Deming
Lahir tahun 1900 dan mendapat Ph. D pada 1972 sangat menyadari bahwa ia telah
memberikan pelajaran tentang pengendalian mutu secara statistik kepada para insinyur bukan
kepada para manajer yang mempunyai wewenang untuk memutuskan. Katanya :“Quality is not
determined on the shop floor but in the executive suite”. Pada 1950, beliau diundang oleh, “The
Union to Japanese Scientists and Engineers (JUSE)” untuk memberikan ceramah tentang mutu.
Pendekatan Dr. WE Deming dapat disimpulkan sebagai berikut :
Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions
taken by workers.
The system of work that determines how work is performed and only managers can
create system
Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment
and tools that worekers use, and provide the plant and environment necessary to achieve
quality.
Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what
product or service will be solved.
Hal ini berarti bahwa tanpa keterlibatan pimpinan secara aktif tidak mungkin tercapai
manajemen mutu terpadu.
Dr. JM Juran
Mengunjungi Jepang pada tahun 1954. Di Jepang Dr. JM Juran membantu pimpinan
Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia.
Ia membantu Jepang untuk mempraktekkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk
pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang
terpadu. Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan suatu
organisasi yang dikenal dengan trilogy Juran yaitu, Finance Planning, Financial control, financial
improvement. Adapun rincian trilogy itu sebagai berikut :
Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan
menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian
mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan
pelanggan.
Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi,
dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan
yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera
diperbaiki.
Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan
sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber,
menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang
terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen
untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.
Uraian tokoh-tokoh mutu di atas sekedar menggambarkan secara singkat saja. Masih
banyak para sarjana di bidang mutu yang tidak sempat ditulis pada kesempatan ini. Yang jelas
para sarjana tersebut sependapat bahwa konsep : “pentingnya perbaikan mutu secara terus
menerus bagi setiap produk walaupun teknik yang diajarkan berbeda-beda”.
Hamzah (1991:23) mengemukakan tentng sejarah lahirnya gugus kendali mutu fase tiga
dari keanekaragaman, yaitu gugus kendali mutu dikombinasikan dengan sistem saran, dan
pertukaran antara berbagai gugus yang termasuk dalam jenis perusahaan yang serupa yang
selengkapnya adalah sebagai berikut :
“Di sejumlah besar pabrik telah diadakan sistem saran. Saran-saran yang dibuat oleh
gugus kendali mutu juga disalurkan melalui sistem ini sebagai saran-saran gugus atau kelompok
disamping saran-saran perorarngan. Kepada mereka diberikan hadiah dengan cara cara yang
kreatif”.
Makna yang dapat diambil adalah bahwa dibanyak perusahaan, ide-ide yang diusulkan
bertambah jumlahnya setelah saran-saran kelompok dari gugus kendali mutu dimasukan dalam
sistem perusahaan. Terkait dengan pertukaran antara berbagai gugus yang termasuk dalam jenis
perusahaan yang serupa, gugus kendali mutu di dalam dan di luar perusahaan dapat mengadakan
pertemuan, jika gugus tersebut terdiri dari orang-orang yang menangani pekerjaan yang sejenis.
Penentuan masalah dalam gugus kendali mutu biasanya melalui kegiatan yang disebut sumbang
saran. Pedoman sumbang saran yang perlu diketahui oleh anggota gugus kendali mutu adalah :
1. Berikan kesempatan kepada anggota secara berputar
2. Setiap anggota menyampaikan sasarannya secara bergilir
3. Setiap anggota hanya boleh memberikan satu saran untuk setiap putaran
4. Tidak seorangpun diperkenankan memberikan saran sebelum sampai pada gilirannya.
5. Tidak diperkenankan untuk mengeritik atau mengomentari pendapat orang lain secara
negatif
6. Tidak diperkenankan untuk menilai-nilai saran yang disampaikan orang lain.
7. Beri semangat atau dorongan kepada setiap anggota agar diperoleh sebanyak
mungkin saran
8. Katakan pas atau lewat bila tidak ada saran, ketika tiba giliran (mungkin karena
belum siap).
9. Bila perlu, pimpinan gugus kendali mutu perlu menegaskan kembali apa yang
dimaksud oleh anggota.
Sedangkan hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam proses sumbang sarann dalam
gugus kendali mutu antara lain :
1. Adanya komentar terhadap saran anggota lain
2. Dalam satu putaran, seorang anggota menyampaikan lebih dari satu saran
3. Seorang belum sampai pada gilirannya sudah menyampaikan saran
4. Penulis mengubah saran (baik isi maupun maksud) yang disampaikan anggota
5. Ada yang bertanya pada saat sumbang saran
6. Ada anggota yang memotong sumbang saran yang disampaikan anggota lain
7. Tidak mampu melihat masalah dari berbagi sudut pandang
8. Sulit menahan diri ketika orang menyampaikan saran
9. Mengganggap sumbang saran hanya pekerjaan membuang-buang waktu saja dan
10. Kurang ada kerja sama antara anggota
Dalam kegiatan gugus kendali mutu yang ditekankan adalah keteraturan kegiatan dan
bukan frequensinya kegiatan.pertemuan gugus kendali mutu biasanya dilakukan secara teratur,
diharapkan terjadi interaksi yang lebih sering antara anggota gugus kendali mutu dan akan
tercipta kerja sama yang baik antara mereka.
Dengan demikian, yang terlibat dalam kegiatan suatu gugus kendali mutu adalah :
1. Pimpinan unit kerja atau organisasi
2. Fasilitator
3. Anggota gugus kendali mutu
Sedangkan peranan pimpinan untuk keberadaan gugus kendali mutu antara lain adalah :
1. Membentuk gugus kendali mutu di unit kerjanya
2. Memberi bantuan pendidikan/pelatihan tentang gugus kendali mutu
3. Menyediakan tempat dan fasilitas yang diperlukan
4. Memberikan bahan-bahan untuk publisitas kegiatan gugus kendali mutu
5. Mendorong anggota gugus kendali mutu untuk aktif dalam kegiatan gugus kendali mutu
6. Selalu tanggap terhadap hasil pemikiran gugus kendali mutu dan membantu pelaksanaan
program pemecahan masalah
7. Berusaha agar gugus kendali mutu dalam unit kerjanya aktif
8. Menggugah gugus kendali mutu yang tampak sudah mulai pasif
9. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada gugus kendali mutu
10. Mengusahakan agar semua pegawai dalam unit kerjanya menjadi anggota gugus kendali
mutu.
TUJUAN, SASARAN PROGRAM, DAN POKOK-POKOK KEGIATAN PROGRAM
GUGUS KENDALI MUTU
1. Tujuan Gugus Kendali Mutu
Tujuan gugus kendali mutu dapat pula diterjemahkan sebagai keuntungan yang diperoleh
dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu dalam perusahaan atau organisasi. Tujuan gugus
kendali mutu tersebut adalah :
1. Meningkatkan keterlibatan karyawan pada permasalahan pekerjaan, dan upaya
pemecahannhya.
2. Menggalang kerja sama kelompok (team work) yang lebih efektif.
3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.
4. Meningkatkan pengembangan SDM baik pribadi maupun kepemimpinannya.
5. Menanamkan kesadaran bahwa mencegah lebih penting dripada memperbaiki.
6. Mengurangi kesalahan dan meningkatkan mutu.
7. Meningkatkan motivasi dan komunikasi dalam kelompok.
8. Menciptakan hubungan kerja antara atasan dan bawahan yang lebih serasi.
9. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.
Atas dasar uraian diatas, berikut ini dikemukakan bahwa dalam gugus kendali mutu
tersebut, maka diperlukan peningkatan keterlibatan pegawai pada permasalahan pekerjaan baik
dalam merencanakan tugas, mengimplementasikan rencana tugas serta mengendalikan rencana
tugas. Dalam perencaaan tugas tersebut, secara khusus Terry dalam Winardi (1986:163),
menyatakan bahwa:
“Perencanaan (planing) adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan
antara fakta yang satu dengan fakta yang lain; kemudian membuat perkiraan dan peramalan
tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya
diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki”
Dengan demikian, perencanaan tugasa adalah tindakan memilih dan menghubungkan
fakta-fajta dan membuat setra menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang
dalam hal memvisualisasi setra merumuskan aktivitas-aktivitas tugas yang diusulkan yang
dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.
Selanjutnya, dalam gugus kendali mutu ini juga bertujuan menggalang kerja sama
kelompok (team work). Dalam kaitan ini adalah dalam rangka meningkatkan peran masing-
masing pegawai dalam mencapai tujuan bersama antara lain dengan melakukan transformasi
peran individu yang menuntut kemampuan, cara kerja, cara pikir, dan peran baru pegawai. Untuk
dapat melakukan proses repositioning dengan baik, maka organisasi perlu mempersiapkan
pegawai yang mampu bersaing di masa depan dengan team work yang tangguh. Membentuk tim
kerja dan komunikasi yang terbuka dengan seluruh pegawai adalah sangat penting sekali bagi
organisasi, karena dengan tim kerja pegawai tidak hanya dalam rangka menyelesaikan tugas atau
pekerjaan saja, tetapi juga terjadi Sharing knowladge. Mendapatkan pelajaran (Sharing
knowladge) dari karyawan lain dalam satu team, yaitu setiap individu diharapkan mampu untuk
mempengaruhi hasil kerja tim dan secara tidak langsung akan meningkatkan kemampuan
pegawai.
Komunikasi yang terbuka tentang kekuatan dan kelemahan dalam kegiatan organisasi serta
tantangan pesaing yang harus dihadapi, serta permasalahan yang menyangkut pegawai seperti
kesempatan karier dan kompensasi pegawai. Sehingga dengan pembentukan tim dan komunikasi
yang terbuka di antara pimpinan dan anggota tim akan menciptakan lingkungan yang kondusif
serta mendukung peningkatan keahlian dan kemampuan pegawai dalam menyelesaikan
ermasalahan yang sulit sekalipun yang pada akhirnya akan menciptakan kultur yang mendukung
program pengembangan pegawai baik pribadi maupun kepemimpinan.
2. Sasaran Program Gugus Kendali Mutu
Isi program pelatihan ditentukan oleh identifikasi kebutuhan dan sasaran pelatihan. Agar
isi program pelatihan efektif, maka prinsip-prinsip pembelajaran harus diperhatikan. Prinsip
tersebut meliputi partisipasif, relevan, repetitif (pengulangan), pemindahan, dan memberikan
umpan balikmengenai kemajuanpeserta pelatihan. Semakin terpenuhinya prinsip-prinsip
tersebut, maka semakin efektif suatu pelatihan.
Adapun latihan tersebut hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut.
1. Latihan memimpin kelompok menjadi salah satu faktor penentu bagi keberhasilan
kegiatan gugus kendali mutu
2. Latihan di berikan secara bertahap, mula-mula diajarkan teknik-teknik yang paling dasar,
sampai kelompoknya menjadi mantap
3. Latihan yang selalu diperbarui akan memberikan dasar agar kelompok tetap semangat
4. Pengenalan persoalan dapat dilaksanak oleh siapa saja dalam perusahaan dan mungkin
merupakan hasil data keluhan konsumen, informasi manajemen, umpan balik
pengendalian mutu, teknik dan perencanaan produksi
5. Seleksi persoalan.
Untuk melibatkan setiap orang, harus dipilih persoalan yang menjadi perhatian setiap
orang, berhubungan dengan gejala-gejala yang dilihat setiap orang, dan mudah untuk di tangani.
3. Pokok-Pokok Kegiatan Program Gugus Kendali Mutu
Berkaitan dengan bahasan tentang pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu tersebut,
berikut dikemukakan beberapa pendapat dari pada ahli tentang hal ini . Zainun (2001: 124)
mengemukakan dengan istilah lingkup kegiatan gugus kendali mutu yaitu sebagai berikut.
“Tema atau proyek gugus kendali mutu adalah apa saja yang dapat menarik perhatian dan
menjadi bahan telaahannya. Tema-tema itu pada umumnya adalah mengenai pekerjaan, sikap
kerja dan lingkungan kerja. Satu proyek dapat ditentukan dan dipilih untuk jangka waktu
tertentu. Pilihan itu kemudian diberitahukan kepada pimpinan, adapun yang dijadikan proyek
untuk telaah namun yang penting bahwa proyek itu harus ada relevansinya dengan kemajuan dan
perbaikan kerja.”
Investasi melalui program gugus kendali mutu ini memang bukan bersifat jangka yang
terlalu pendek dirasakan manfaatnya, tetapi satu investasi jangka sedang dan jangka panjang.
Namun, dapat dipastikan betapa banyaknya manfaat yang dapat dipetik dari program gugus
kendali mutu ini antara lain:
1. Meningkatkan semangat kerja
2. Membaiknya semangat kerja sama dan kebersamaan
3. Meningkatnya jumlah dan jenis kegiatan gugus kendali mutu
4. Meningkatnya daya guna, daya hasil, dan hasil guna organisasi
5. Meningkatnya mutu hasil organisasi
6. Mantapnya pemakaian dan kegunaan biaya
7. Meningkatnya tingkat kepuasan para pegawai
Adanya gugus kendali mutu dalam organisasi dapat memperbaiki citra pimpinan dan
pengawas selain meningkatkan kesadaran para anggotanya sendiri untuk memikul tanggung
jawab terhadap kelompok dan organisasi.
Selain itu, dapat pula menjadi wadah pelatihan bagi para anggotanya. Mereka semakin
bertanggug jawab secara bersama pula, pimpinan pun memperoleh pelajaran lebih dan semakin
terdorong untuk membantu dan menunjang pertumbuhan gugus kendali mutu dilingkungan
masing-masing. Gugus kendali mutu itu diakui benar-benar merupakan gugus kerja yang nyata
guna dan manfaatnya.
Pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu adalah:
1. Sebagai pengembangan diri
2. Kegiatan dilaksanakan secara sukarela
3. Kegiatan bersifat kelompok bukan pribadi
4. Menerapkan teknik quality circle dengan bantuan metode-metode statistik sederhana
seperti diagram Pareto, check list, histogram, control chart, dan diagram pencar
5. Permasalah yang dibahas berpijak pada tempat kerja masing-masing.
6. Keiatan gugus kendali mutu dilakukan secara berlanjut.
7. Kegiatan ini akan menghasilkan pengembangan bersama (kelompok) dan bukan
pengembangan sendiri-sendiri (pribadi)
8. Kegiatan gugus kendali mutu menuntut kreativitas kelompok
9. Kegiatan gugus kendali mutu membutuhkan partisipasi setiap anggota circle
10. 10. Pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu, menemukan masalah yang penting dan
mendesak, serta mengadakan perbaikan perbaikan sistem yang sudah ada.
Gugus kendali mutu dibentuk adalah untuk meningkatkan taraf dan mutu kerja di
lingkungan gugus yang bersangkutan. Perbaikan kerja pada dasarnya mempunyai makna sebagai
peningkatan dan perbaikan mutu, baik mutu manajemen, mutu pelayanan maupun mutu unsur-
unsur lainnya dalam organisasi seperti mutu prosedur, hasil kerja, lingkungan kerja, informasi,
kemampuan pemecahan masalah, tata krama, penggunaan sumber-sumber, mutu pelaksanaan,
penampilan, dan lain-lain. Dengan demikian, jelas bahwa liputan konsep gugus kendali mutu
dalam rangka perbaikan mutu kerja itu sungguh amat luas. Suatu gugus kendali mutu pada
hakikatnya adalah sekelompok pegawai dari suatu organisasi yang mengadakan pertemuan
sesara tertib dan teratur.
Maksud pertemuan tersebut antara lain adalah untuk:
1. Menemukan masalah, mengkaji, menggali, dan mencari berbagai pemecahan masalah
yang berkaitan dengan kerja mereka sendiri.
2. Mencari dan mengkaji berbagai kesempatan bagi perbaikan apa saja seperti uraian diatas,
mengusulkan,dan melibatkan diri dalam melaksanakan usul-usul perbaikan tersebut.
3. Membantu satuan kerjanya masing-masing dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan
yang terjadi yang akan berpengaruh terhadap organisasi sehingga memerlukan perubahan
pada satuan organisasi.
Secara umum usaha pegendalian mutu terpadu ini memang bertujua untuk meningkatkan
kualitas produk dan usaha penekanan biaya. Akan tetapi, selain itu ternyata upaya ini juga
menghasilkan manfaat lain yang terwujud seperti.
1. Para pemimpin dapat belajar tentang bagaimana cara memanajemeni suatu kegiatan
dengan baik dan mereka juga lebih mengerti bagaimana cara menilai kegiatan
operasional berdasarkan fakta yang ditemukan;
2. Hubungan antar manusia secara moral telah dapat ditingkatkan, serta angka kehadiran
dapat di perbaiki
3. Pengaturan operasional organisasi harus selalu diselaraskan dengan ide dasar
pengendalian mutu yang terpadu
4. Suatu cara pemikiran tentang keselarasan dalam suatu organisasi telah kita miliki, hal ini
mengakibatkan semakin menbaiknya cara kerja sama di antara berbagai unit dalam
organisasi
5. Setiap pengurus organisasi dapat mengerti seluruh kebijakan organisasi dengan lebih baik
lagi, sehingga dampaknya terhadap pengingkatan moral seluruh pegawai, dan
peningkatan kemampuan masing-masing individu segera menampakan hasil
6. Peningkatan kesadaran terhadap manajemen.
Selanjutnya masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah
(1991:62) mengemukakan sebagai beriku t:
“Penerapan teknik-teknik kendali mutu.Teknik-teknik kendali mutu dan bagaimana
mempelajarinya. Karena teknik ada untuk digunakan. Teknik merupakan alat bukan tujuan
pengendalian mutu. Bagaimana mengajarkan teknik kendali mutu. Bagaimana hubungan teknik
kendali mutu dengan teknik-teknik lainnya”
Dalam kehidupan suatu organisasi juga terdapat semangat kerja sama untuk bekerja
dalam gugus da keinginan untuk bekerja dengan prestasi setinggi-tingginya. Watak otoriter dan
feodalisnya pimpinan, dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan untuk mendukung konsep
gugus kendali mutu, konsep untuk mengajukan ide-ide dengan gagasan baru.