molenaar en lok ronde tafel conferentie 6 april 2009
DESCRIPTION
The Lean method we developed and applied at a Investment Bank sets an example for administrative organizations in The Netherlands. The experience we gained is of value for companies beginning with LeanTRANSCRIPT
1April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Processen in een administratieveorganisatie
Bob Duindam, certified Lean Practitioner i.o.Rotterdam, 6 april 2009
2April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Drivers voor procesverbetering
Compliance
Performance
Het Proces
3April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Processen overbodig
4April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Processen nodig
5April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Processen Organiseren
6April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Processenverkracht
7April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Cascade effect
Primaire Proces
Klant Contact
Klachten
DirectieKlachten
8April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Kaasschaaf versus Lancet
MB
Bu-1 Bu-2 Bu-3 Bu-4 Bu-5
Afd-1
Afd-2
Afd-3
Afd-4
Afd-5
9April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Kaasschaaf versus Lancet
MB
Bu-1 Bu-2 Bu-3 Bu-4 Bu-5
Afd-1
Afd-2
Afd-3
Afd-4
Afd-5
10April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Kaasschaaf versus Lancet
MB
Bu-1 Bu-2 Bu-3 Bu-4 Bu-5
Afd-2
Afd-5
Afd-1
Afd-3
Afd-4
11
Kaizen team
April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
– Lean is een aanpak gebaseerd op waarnemen en ingrijpen. – Ingrijpen op de werkvloer kan uitsluitend als er tot op het hoogste niveau
steun is.– Administratieve organisaties zijn in hoge mate geautomatiseerd: streef naar
procesverbetering zonder investeringen (verhoog baten zonder extra kosten)
Lean TeamDir OperationsProceseigenaren
Kwartaal-meeting
Kwartaal verslaglegging
Proces Quick Scan
ProcesanalyseProces-verbetering
Ophanging Lean Aanpak in Directie
12April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Nogmaals ordening
De ontwikkeling van proces management
Mensen denken in activiteiten, niet in processen. Resource en resultaat planning op basis van Productie Capaciteit (aanbod gestuurd).
Er is actueel inzicht in processen. Er is beheer op proces-beschrijvingen. Bewustzijn van eigenaarschap van activiteiten en afhankelijkheden in ketens.
Er is grip op proceskwaliteit (output, inspanning, doorlooptijd). Planning en sturing gebaseerd op KPI’s (performance en conformance) die in de processen geborgd zijn.
Processen zijn efficiënt en effectief (Lean) gemaakt en worden continu verbeterd. De competentie “verbeteren” is in de organisatie geborgd.
Processen zijn niet meer een thema. Er wordt over de output van processen (services) onderhandeld en er worden (intern en extern) SLA’s met elkaar afgesproken.
Bron: Molenaar & Lok Consultancy
13April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Drivers voor procesverbetering
Compliance
Performance
Het Proces
14
Brown paper session14
15April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Rol van een proceseigenaar
“Het is super belangrijk, het moet gebeuren.”
Verantwoordelijk voor:– Op de kaart zetten en houden van procesdenken en -doen – Up-to-date houden van (toegewezen/onderliggende) werkprocessen– Verbeteren en ontwikkelen van betreffende bedrijfsproces -> kwaliteit van
dienstverlening: interfaces, wijzigingsvoorstellen, etc. Bevoegdheden:– Vooral sturen vanuit competentie. – Geen budget– Geen aanvullende FTE inzet
Streven naar “zo groot mogelijke overlap” met hiërarchische bevoegdheid
16
Een proces voor lean interventie
Over-processing
Over-processing
Waste
Waste
Waste
WasteWaste
Waste
Waste
Waste
Waste
Waste
17
Een proces na lean interventie
18April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
De regie kunnen houden op een administratief proces vraagt om kengetallen
19April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Proces systematiek
Massaal/Routinematig
Case by case
Volledigheid
Juistheid
Tijdigheid
Geautomatiseerd Handmatig
20April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak
Grexxboxx de antwoorden1. Legt verbinding tussen reële wereld en beschrijvende wereld
2. Laagdrempelig (instapkosten en gemak)
3. Service Oriented Architecture (The Next Step)
4. “Dwingt” tot verdere verbetering
5. Processen worden “serieus” genomen
6. Bedreigend voor:1. Operationele managers2. ICT staf
3. Vereist:4. Jaren van bewustwording5. Een gemeenschappelijke taal (Lean)5. Participatie6. Initiatief
21April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak