Módulo de Controle Patrimonial

Tutorial Inventário

Sumário 1. Acesso ao Sistema ..................................................................................................................................... 3

2. Inventário .................................................................................................................................................. 4

3. Abertura de Inventário .............................................................................................................................. 5

4. Relatório para Inventário .......................................................................................................................... 6

4.1 Contagem física e verificação do estado de conservação – manual ....................................................... 8

4.1.1 Contagem física e verificação do estado conservação – coletor ...................................................... 9

5. Contagem Automática ............................................................................................................................. 10

6. Contagem Manual ................................................................................................................................... 12

7. Apuração das divergências ...................................................................................................................... 14

8. Encerramento do inventário ................................................................................................................... 15

9. Inventários realizados .............................................................................................................................. 16

10. Coletando dados .................................................................................................................................. 18

10.1 Instalação do coletor de código de barra ............................................................................................ 18

10.2 Coletando os dados ............................................................................................................................. 19

10.3 Transferindo os dados do coletor para o computador ........................................................................ 22

Sumário

1. Acesso ao Sistema Para acessar o Sistema CONPAT, abra o navegador de internet e digite na barra de endereço:

http://portal.educacao.rs.gov.br. Digite seu usuário (CPF) e sua senha.

Selecione na lista Controle Patrimonial.

Digite seus dados de acesso.

2. Inventário

O inventário físico de bens é caracterizado como o processo que consiste na contagem do bem “in loco”,

que é a verificação das existências dos estoques e bens permanentes. As boas práticas de inventário

permitem conhecer a composição qualitativa do patrimônio em determinado instante, bem como fornecer

informações relevantes do mesmo para que seja possível processar a sua expressão qualitativa diante o

balanço patrimonial. Adotamos como práticas de procedimento para efetuar o inventário no permanente:

Abertura do inventário

Definição da data e do responsável pelo processo. Bloqueio do sistema para qualquer movimento, permitindo somente o recebimento de bens que estava pendente.

Relatório para Inventário

Listagem dos bens por localização e status de conservação para ser utilizada no processo.

Contagem Automática

Inserir os bens contados e seu status de conservação no sistema, através de arquivo gerado pelo coletor de código de barras.

Contagem Manual

Inserir os bens contados e seu status de conservação um a um no sistema, através de digitação.

Apuração das divergências

Análise automática comparativa das informações contidas no sistema anterior ao inventário com as informações inseridas na contagem. Deve ser executada até não haver nenhuma divergência.

Encerramento do inventário

Definição da data de encerramento e desbloqueio do sistema para todos os movimentos. Permitido somente se não houver divergências.

Inventários realizados

Relatório que reflete os inventários realizados.

Tratamenento de Pendência

Vamos detalhar cada modo na sequência que deve ser executado.

3. Abertura de Inventário O primeiro passa para iniciar o processo de inventário é executar a opção de abertura. A unidade gestora deve executar a abertura para sua unidade e também suas unidades de guarda. Selecione o módulo Inventário -> Abertura do inventário.

Aguarde até o sistema exibir a mensagem abaixo:

Durante o período de inventário, será exibida a mensagem no quadro de avisos informando que a unidade está executando o inventário.

1. Selecione a

unidade de

guarda.

2. Informe a data agendada

para o inventário.

3. Selecione o usuário cadastrado,

responsável pelo inventário.

4. Clique em

“Abertura”

4. Relatório para Inventário

Na data de inicio do inventário a unidade deve imprimir o relatório para executar a contagem e verificação do estado de conservação dos bens. Clique em Inventário e depois clique em Relatório para Inventário.

Dica A unidade deve resolver suas pendências até a data do inicio do inventário, como solicitar etiquetas, etiquetar, incorporar, transferir e baixar bens!

Dica Durante o período de inventário a unidade ficará “fechada para balanço”, o sistema mantém as movimentações bloqueadas.

1. Selecione a

unidade de

guarda.

2. Clique em

“Pesquisar”

Relatório para Inventário.

4. Clique em “Gerar Relatório” 3. Selecione a

localização.

4.1 Contagem física e verificação do estado de conservação – manual

Para executar a contagem física e verificação do estado de conservação durante o período de inventário, o usuário deve primeiramente imprimir o relatório para inventário e com o relatório em mãos, por dependência, fazer a contagem e verificação de cada bem anotando as informações nas colunas quantidade e analise do relatório conforme exemplo abaixo:

Dicas O relatório exibirá todos os bens cadastrados na unidade guarda, por

dependência.

No topo, será impresso o código de barra que identificará a dependência.

No rodapé, serão impressos os códigos de barra que identificarão os status de

conservação cadastrados no sistema.

ANOTAÇÕES

MANUAIS

1 1 Bom

1 Bom

Ao finalizar a contagem física, o usuário devera digitar as informações da contagem no sistema na opção “Contagem Manual”.

4.1.1 Contagem física e verificação do estado conservação – coletor Utilize o relatório para efetuar a contagem física, conforme abaixo:

Com o relatório em mãos, o coletor ligado e preparado para coletar os dados (3.8 Coletando os dados) o usuário deve seguir os passos abaixo: 1. Certifique-se que o coletor está na tela de coleta, aguardando a leitura do item. Se não estiver

repita os passas do item 3.8 deste manual. Na tela do coletor, o cursor deve estar no campo “Item”.

2. Identifique a dependência

2.1. Inicie coletando no relatório, o código de barras da dependência que o bem será alocado. Para

coletar clique no botão preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo

1. Iniciar a leitura, coletando a

dependência no relatório.

(Somente 1 vez, por

dependência).

3. Coletar o status de

conservação de acordo com

o bem, no relatório.

Repetir os passos 2 e 3 até coletar as etiquetas de todos os bens contidos na dependência!

2. Coletar a

etiqueta colada

no bem

fisicamente.

Bom

Bom

1

1

2.2. o aviso sonoro que indica que o código foi lido.

3. Identifique os bens que estão ou serão alocados na dependência identificada:

3.1. Colete primeiro no relatório, o código de barras do bem. Para coletar clique no botão preto do

coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o

código foi lido.

3.2. Colete em seguida, o código de barras da etiqueta colada no bem. Para coletar clique no botão

preto do coletor que emitirá o foco, posicione o foco no código de barra e aguardo o aviso sonoro que

indica que o código foi lido.

3.3. Repita o passo 3 até coletar todos os bens alocados nessa dependência.

4. Volte ao passo 2 a cada nova dependência utilizada até finalizar a coleta de todos os bens

etiquetados.

5. Faça a transferência dos dados coletados para o computador, veja como no item 3.9 deste manual

finalizando a coleta de dados.

5. Contagem Automática Após fazer a contagem física dos bens utilizando o coletor e a transferência dos dados coletados para o computador, o usuário deve executar a contagem automática, ou seja, transferir para o sistema as informações coletadas.

Selecione a Unidade

Em seguida selecione a localidade onde os bens foram coletados.

Após a leitura do arquivo de selecionado o sistema apresentará os dados coletados para o usuário salvar.

Clique em “Importar arquivo

do coletor”

Informe o arquivo

coletado.

Clique em

“Importar”.

6. Contagem Manual Após fazer a contagem física dos bens manualmente o usuário deve executar a contagem manual no sistema, ou seja, digitar as informações do inventário.

Selecione a Unidade

Selecione a Localização

onde os bens foram

contados.

O sistema exibirá a tela para pesquisar os bens da localização selecionada.

Para cada bem, o usuário deve confirmar a dependência, estado de conservação e marcar se foi contado.

Selecione a Unidade

Clique em Pesquisar

Marque o Bem

Após preencher todas as

páginas clique em Salvar

Informe o Estado de

Conservação

7. Apuração das divergências

Após informar a contagem no sistema, o usuário deve executar a apuração das divergências.

Selecione a Unidade.

Informe a Dependência e o

Centro de Custo (opcional), ou

clique em Pesquisar.

Ações para solucionar as

divergências. Imprimir

Divergências.

O sistema exibirá as divergências encontradas por bem, sugerindo uma solução na coluna ação: Realizar solicitação de etiqueta -> bem cadastrado sem número de registro patrimonial, ou seja, o bem deverá ser etiquetado. Contado ou não, fisicamente. O bem deve ser incorporado -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, mas sem o movimento de incorporação. Contado fisicamente. A baixa do bem deve ser feita -> bem cadastrado, com número de registro patrimonial, com o movimento de incorporação, mas NÃO contado fisicamente.

8. Encerramento do inventário O encerramento do inventário deve ser executado após a opção de apuração das divergências. Não devem existir divergências pendentes. Clique em Inventário> Encerramento do Inventário.

Selecione o inventário aberto e clique em “Encerrar”

Dicas

A apuração das divergências pode ser executada quantas vezes

forem necessárias, até a resolução de todas.

Informe a data de Encerramento e clique em “Salvar”.

Aguarde até o sistema emitir a mensagem abaixo:

9. Inventários realizados

O usuário poderá acessar todos os inventários já realizados no sistema, em forma de relatório.

Selecione a Unidade, escolha “Agrupar por” (opcional), você ainda tem a opção de marcar “Somente inventários com Pendência”.

O sistema exibirá todos os inventários fechados, da unidade selecionada.

Exemplo do Relatório de Inventário.

Marque o

Inventário. Selecione a Unidade

10. Coletando dados

Para utilização do coletor de código de barra, o usuário necessita fazer a sua instalação primeiramente.

10.1 Instalação do coletor de código de barra Conecte a base do coletor a uma entrada USB da máquina. Baixem da aplicação, na seção Dúvidas de Downloads, os arquivos do Leitor Optico OPTICON conforme imagem:

Baixar LeitorOptico_OPTICON_OPN200X Setup.exe

Baixar LeitorOptico_OPTICON_USB Drivers installer.exe

Execute e instale o arquivo LeitorOptico_OPTICON_USB Drivers installer.exe

Execute e instale o arquivo LeitorOptico_OPTICON_OPN200X Setup.exe

10.2 Coletando os dados É importante certificar-se de que o coletor foi carregado devidamente. O carregamento da bateria interna do coletor pode ser realizada pela própria conexão USB ligado em um computador.

Coletor óptico com entrada para conexão USB

Os procedimentos de limpeza e exportação dos códigos de barra devem ser feitos utilizando o

programa “OPN200X. Configurar a tela do leitor com as seguintes opções:

Formatting Options = “Text” e com separador “Comma”

Time = 24hr

Data = EU

O procedimento de limpeza pode ser feito utilizando a função “Delete barcodes”. Após a limpeza, o

leitor estará disponível para leitura dos códigos de barra.

Após coletar todas as informações, faça a transferência dos dados para o computador.

A transferência para o computador pode ser feita na opção “Get barcodes”, exportando os códigos

de barras lidos para o arquivo definido em “Save to file”.

10.3 Transferindo os dados do coletor para o computador

O coletor será utilizado em dois módulos no sistema de controle patrimonial: no Etiquetamento dos bens e no inventário. Em ambos os módulos, após a utilização do coletor é necessário transferir os dados coletados para o computador.

Conecte o coletor no computador.

Execute o programa OPN200X

Utilize a opção “Get barcodes”, exportando os códigos de barras lidos para o arquivo definido em “Save to

file”, conforme o local de destino escolhido.

A aplicação vai ler os códigos de barras e apresenta em tela, bem como salvar no arquivo definido.

Acesse o arquivo exportado com os códigos de barras