MODUL

KESEKRETARIATAN I

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK NEGERI MANADO

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

2018

ELVIE WEKU

MEISKE MANOPO

REYNIERS TENGES

LEMBAR PENGESAHAAN

1. JUDUL : MODUL

2. MATA KULIAH : KESEKRETARIATAN 1

3. KETUA PELAKSANA :

a. NAMA : ELVIE WEKU

b. NIDN : 0025095602

c. PROGRAM STUDI : ADMINISTRASI BISNIS

Manado, Desember 2018

Mengetahui.

Ketua Program Studi Adm. Bisnis Penulis,

Iyam L. Dua SE.M.Si Elvie Weku SE.,M.Si

NIP. 196501161990112001 NI195609251989102001

Menyetujui :

Ketua Jurusan Administrasi Bisnis

DR.Ir Effendy Rasyid.M.Si,MM

NIP: 19670516199403101

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami panjatkan kepada TUHAN YESUS yang telah melimpahkan

berkat dan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan buku ini, dengan kasih dan

karuniaNYA maka boleh terselesaikan modul kesekretariatan 1, tepat pada waktunya.

Modul kesekretariatan I disertai contoh dan latihan yang sangat menunjang bagi

mahasiswa dalam mempelajari kesekretaritan. Padahal untuk mempelajari kesekretariatan

tidaklah mungkin dapat dicapai kalau tidak melalui suatu latihan dan praktek.

Modul ini disusun berdasarkan teori dan aplikasi praktek yang disesuaikan dengan

kegiatan nyata terutama yang menyangkut kegiatan di kesekretariatan serta diharapkan agar

mahasiswa akan mengetahui konsep kesekretariatan secara baik dan benar atau dengan

kata lain secara efektif dan efisien. Selanjutnya bagaimana staf sekretariat berperan secara

strategis dan teknis berdasarkan fungsi-fungsi manajerial untuk mendukung kelancaran

tugas pimpinan yang telah di organisasikan ke dalam materi-materi perkuliahan yang

disusun menurut alur secara sistematis.

Akhirnya terima kasih kepada rekan-rekan seperjuangan yang telah memberikan

saran demi terwujudnya modul ini.

Manado, Deesember 2018

Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar

Daftar Isi

Daftar Gambar

Daftar Tabel

Glosaruim

I.PENDAHULUAN………………………………………………………………… 1

II.PEMBELAJARAN ……………………………………………………………… 2

A. Rencana Pembelajaran Semester (terlampir)………………………………. 2

B. Kegiatan Pembelayaran 1…………………………………………………… 2

1. Kegiatan Pembelajaran tentang Kesekretariatan ……………………….. 2

a. Tujuan Pembelajaran……………………………………………………… 2

b. Uraian Materi …………………………………………………………….. 2

1. Pengertian

Kesekretariatan………………......……………………… 2

2. Pengertian Kesekretariatan, Sekretariat, Sekretaris…….…………. 5

3. Macam- Macam Sekretariat………………………………………… 5

4. Peranan & Lingkup tugas Sekretariat……………………………… 5

5. Pengertian Sekretaris………………………………………………. . 8

6. Macam-Macam Sekretaris…………………………………………. 9

7. Pernanan & Tugas Sekretaris……………………………………… 10

8. Syarat-Syarat Minimal untuk menjadi Seorang Sekretaris……… 13

c. Rangkuman …….……………………………………………………… 16

d. Test Formatif ………………………………………………………… 19

2.Kegiatan Pembelajaran tentang Penjadualan Waktu Kerja…………. 21

a. Tujuan Pembelajaran ………………………………………………… 21

b, Uraian Materi …………………..................................................... 21

1. Pentingnya rencaana kerja……………………………………….. 21

2. Macam-Macam Pekerjaan………………………………………. 23

3. Sifat Pekerjaan…………………………………………………… 25

4. Menyusun Daftar Kerja rutin……………………………………. 25

5. Menetapkan Skala Prioritas Pekerjaan………………………….. 28

6. Penggunaan Buku Harian………………………………………… 29

c. Rangkuman…….,……………………………………………………… 30

d. Test Formatif …………………………………………………………. 31

3. Kegiatan Pembelajaran tentang Penjadualan Telepon Di Kantor……………… 34

a. Tujuan Pembelajaran ……………………………………………………………. 34

b. Uraian Materi …………………………………………………………………… 35

1. Pengertian Telepon…………………………………………………………… 35

2. Etika Bertelepon………………………………………………………………. 37

a.Etika Bertelepon Secara Umum……………………………………… 37

b.Etika Bertelepon Secara Khusus……………………………………… 38

3. Cara menangani Telepon, ada 2 ( dua) macam……………………............. 39

a.Respon Untuk Panggilan (incoming Calls)……………………………. 39

b.Melakukan Panggilan (outgoing Calls)………………………………… 39

3. Cara Menelpon………………………………………………………………… 39

4. Sikap Dalam Pelayanan Efektif Sebagai Seorang Penerima Telepon……… 41

5. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Menerima Telepon……………………. 41

6. Persiapan Menelepon………………………………………………………… 41

7. Pelaksanaan Menelpon………………………………………………………. 41

8. Mencatat Pesan-Pesan Telepon……………………………………………… 41

9. Menangani Masalah Hambatan Menelpon………………………………… 42

10.Hal-Hal Yang Harus Dihindari Oleh Sekretaris Dalam

Berkomunikasi Melalui Telepon…………………………………………….. 44

11. Peralatan & Sistim Jaringan Telepon Di Kantor…………………………… 44

a. Pesawat Telepon Dengan Jaringan Kabel……………………….... . 45

b. Telepon Satelit………………………………………………………. . 46

c. Telepon Extension………………………………………………….. . 47

12. Langkah-Langkah Pelayanan Telepon……………………………………… 49

13. Menjawab Telepon Yang Benar…………………………………………….. 50

14. Telepon Penghubung Switchboard…………………………………… …… 51

15. Operator Swichboard………………………………………………………… 52

16. Macam-Macam Hubungan Telepon………………………………………… 52

c. Rangkuman……..………………………………………………………………… 52

d. Test Formatif ……………………………………………………………………. 56

4. Kegiatan Pembelajaran tentang Penanganan Surat Pada Kantor.......................... 57

a. Kegiatan Pembelajaran ..................................................................................... 57

b. Uraian Materi ................................................................................................... 58

1. Pengertian Surat…………………………………………………………..…. 58

2. Prosedur Penanganan Surat Masuk dengan mengunakan Agenda……… 62

a. Penerimaan Surat………………………………………………………. . 62

b. Pensortiran Surat……………………………………………………….. 62

c. Pengagendaan Surat …………………………………………………… 62

d. Pembukaan surat……………………………………………………….. 63

e. Pendistribusian………………………………………………………….. 64

3. Prosedur Penanganan Surat dengan Agenda…………………………….. 70

a. Persetujuan Konsep ……………………………………………........... 71

b. Pemberian Nomor Surat ……………………………………………… 71

c. Pengetikan Konsep…………………………………………………… 71

d. Penanda Tanganan surat …………………………………………….. 71

e. Pemberian Cap (stempel) organisasi ………………………………… 71

f. Pencatatan Surat Keluar……………………………………………… 71

g. Pengiriman surat ……………………………………………………… 71

h. Perum Pos & Giro……………………………………………………. 71

4. Prosedur Penangan Surat Masuk Sistim Satu Pintu……………………. 73

a. Penerimaan Surat……………………………………………………. 73

b. Pensortiran Surat…………………………………………………….. 74

c. Pencatatan Buku Agenda Surat Masuk……………………………. 75

d. Penympaian/Pendistribusian Surat………………………………… 76

e. Penyimpanan Surat (via filing)……………………………………… 77

f. Penemuan Kembali Arsip…………………………………………… 78

5. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Satu Pintu …………..…… 78

a. Pembuatan Konsep…………………………………………………. 78

b. Persetujuan Konsep…………………………………………………. 78

c. Pengetikan Konsep…………………………………………………. . 78

d. Penanda Tanganan Konsep………………………………………… 78

e. Pencatatan Surat Keluar……………………………………………. 78

f. Pengiriman Surat…………………………………………………… 78

6. Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali…………………………… 79

a. Unit Kearsipan…………………………………………………………… 80

b. Unit Pengolahan………………………………………………………… 81

7. Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali…………………………. 88

a. Surat Elektrik & Sasaran Pengiriman…………………………………. 89

b. Facsimile………………………………………………………………… 89

c. Email ……………………………………………………………………. 89

c.Rangkuman……..……………………………………………………………… 89

d.Test Formatif………………………………………………………………….. 91

5.Kegiatan Pembelajaran tentang Formulir Kantor ………………………………. 94

a. Kegiatan Pembelajaran…………………………………………………………. . 95

b. Uraian Materi …………………………………………………………………….. 95

1. Pengertian Formulir………………………………………………………. . 95

2. Fungsi Formulir…………………………………………………………… 97

3. Menetapkan Pertimbangan Fungsional…………………………………. 98

4. Pemakaian & Pengisian Formulir….…………………………………… 98

5. Pengawasan Formulir…………………………………………………… 99

c.Rangkuman……..………………………………………………………………. 100

d. Test Formatif…………………………………………………………………… 101

6. KegiatanPembelajaran tentang Perbankan Untuk Sekretaris ……………….. 102

a. Kegiatan Pembelajaran……………………………………………………… . 102

b.Uraian Materi…………………………………………………………………… 102

1. Pengertian…………………………………………………………………. 102

2. Macam-Macam Usaha Bank……………………………………………. 103

3. Rekening Koran…………………………………………………………… 106

a. Pembukaan Rekening Koran…………………………………… 109

b. Pembukaan Mengajukan Permohonan………………………… 109

c. Penyetoran Dana Awal………………………………………… 109

4. Pengunaan Rekening Koran……………………………………………… 110

a. Menyetor Dana…………………………………………… 110

b. Menarik Dana……………………………………………… 110

5. Penarikan Dana Dengan Mengunakan Cek…………………...…………. 111

a. Cek Kosong………………………………………………… 112

b. Cek Silang…………………………………………………… 112

c. Postdated Cek………………………………………………… 112

d. Cek Atas Unjuk……………………………………………… 112

e. Cek Atas Nama……………………………………………… 112

6. Penarikan Dana Dengan Mengunakan Bilyet Giro…..…………………… 113

7. Rekonsiliasi Bank…………………………………………………………… 113

8. Adanya Kesalahan Pencatatan Bank Maupun Pemilik Rekening

Koran ………………………………………………………………………… 113

9. Langkah-Langkah Yang Dapat Di Tempuh Untuk Menyusun

Rekonsiliasi Bank…………………………………………………………. . 114

c.Rangkuman…….……………………………………………………………….. 114

d. Test Formatif………………………………………………………………….. 117

III. EVALUASI ………………………………………………………………………. 120

KUNCI JAWABAN…………………………………………………………….. 125

PENUTUP ………………………………………………………………… ……. 128

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………… 130

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Prosedur Surat Masuk Sistem Satu Pintu……………………………….. 73

Gambar 2. Penanganan Surat Sistim Kartu Kendali………………………………… 79

Gambar 3. Contoh Formulir…………………………………………………………… 95

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Menyusun Daftar Pekerjaan…………………………………………. 26

Tabel 2. Menentukan Urutan Pengerjaan Untuk Hari………………………. 27

Tabel 3. Menyusun Daftar Kerja Harian……………………………………… 28

Tabel 4. Buku Agenda Surat Masuk…………………………………………… 63

Tabel 5. Surat Ekspedisi Intern………………………………………………… 65

Tabel 6. Slip Pengedaran………………………………………………………. 66

Tabel 7. Slip Tindakan (Slip Penugasan/Action Slip………………………… 67

Tabel 8. Lembar Disposisi……………………………………………………… 68

Tabel 9. Buku Agenda Masuk………………………………………………….. 69

Tabel 10. Buku Ekspedisi Intern………………………………………………… 69

Tabel 11. Buku Agenda Keluar………………………………………………….. 72

Tabel 12. Buku Ekspedisi Ekstern……………………………………………… 72

Tabel 13. Surat Masuk………………………………………………………….. 76

Tabel 14. Bentuk Kantu Kendali………………………………………………. 82

Tabel 15. Cara Mengisi Kartu Kendali……………………………………….. 83

Tabel 16. Bentuk Lembar Pengantar Surat Rutin……………………………. 85

Tabel 17. Bentuk Lembar Pengantar Surat Rahasia…………………………. 86

Tabel 18. Bentuk Lembar Disposisi…………………………………………… 89

Tabel 19. Formulir Pengantar Surat…………………………………………… 97

Tabel 20. Rekening Koran Giro………………………………………………. 10

GLOSARIUM

Administrasif Secara administrasi: bersangkut-paut (berkaitan) dengan administrasi.

Agenda 1. Rincian kegiatan dalam suatu acara.

2. Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun.

3.Acara (yang akan dibicarakan dalam rapat).

Aktivitas Kegiatan kerja atau salah satu kegiatan kerja yang dilaksanakan di

tiap bagian di dalam perusahaan, kantor ataupun instansi pemerintah.

Arsip Suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistimatis karena mempunyai suatu

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.

Deposito 1. Uang yang disimpan di rekening bank.

2. Tindakan menyimpan uang di bank.

Dokumen Surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai

bukti untuk mendukung keterangan supaya meyakinkan.

Dokumentasi Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan

dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan bukti.

Efektif 1. Ada Efeknya (akibatnya: pengaruhnya, kesannya).

2.Dapat membawa hasil: berhasil guna (tentang usaha, tindakan).

3.Mulai berlaku (tentang undang-undang: peraturan).

Efisien 1.Tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak

Membuang-buang waktu, tenaga dan biaya.

2.Mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat: berdaya guna, bertepat

Guna.

Ekstern Catatan yang ditulis hanya digunakan untuk keluar, yang artinya

Khusus dipakai keluar perusahaan atau kantor.

Factual Perencanaan harus berdasarkan pada kondisi yang ada dan obyektif.

File Berkas yang merupakan suatu kesatuan arsip yang mengandung masalah

Tertentu dan disusun menurut pola klasifikasi.

Filling Tempat dimana berkas-berkas yang sudah di atur sesuai dengan aturan atau

sistim, maka berkas-berkas tersebut dimasukkan ke dalam filing.

Giro Setiap orang yang akan menjalankan usahanya selalu mengunakan rekening giro

untuk memperlancar aktivitas keuangannya, tanpa mengeluarkan uang secara tunai.

Tetapi mengunakan buku cek. bilyet giro serta transaksi lainnya.

Informasi Diartikan sebagai tambahan pengetahuan bagi pihak penerima.

Insidentil Peristiwa (khususnya yang kurang penting dalam hubungan dengan peristiwa

Lain yang lebih besar).

Intern Catatan yang ditulis hanya digunakan untuk kalangan sendiri yang artinya

Khusus dipakai di dalam perusahaan atau kantor.

Kesekretariatan Segala kegiatan yang dilakukan oleh secretariat.

Ketatausahaan Penyelenggaraan urusan tulis-menulis (keuangan, dan sebagainya) dalam perusahaan

(Negara tersebut): administasi.

Komunikasi Proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi

tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku, baik langsung secara

lisan, maupun tidak secara langsung melalui media.

Prosedur 1. Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

2.Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

PABX Private Automatical Branch Exchange, Mengunakan telepon ekstensian tanpa melalui

operator (langsung).

PMBX Private Manual Branch Exchange. Mengunakan telepon harus melalui operator.

Sekretariat 1. Kantor atau tempat di mana sekelompok pegawai yang dipimpin oleh seorang

sekretaris dalam melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan

perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang.

2. Tempat sekretaris berikut para stafnya melakukan kegiatan di bidang

ketatausahaan.

3.Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan jasa perkantoran.

Sekretaris Pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam

bidang pekerjaan ketatausahaan.

Sistimatis Teratur menurut system, memakai system, dengan cara yang diatau baik-baik

Strategis Berhubungan, bertalian, berdasar strategi, baik letaknya (tempat-tempat).

Tata Usaha Peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja merupakan

unsur administrasi dalam suatu kantor organisasi.

Teknis Bersifat atau mengenai (menurut) teknik: secara teknik.

Transaksi Persetujuan jual beli (perdagangan) antara dua pihak.

Cek Cek merupakan salah satu bukti yang dikeluarkan oleh bank sebagai bukti

menyatakan bahwa nasabah tersebut mempunyai uang di rekening giro atau sering

disebut nasabah giro dan juga, dapat dipergunakan sebagai transaksi pembayaran

segala sesuatu.

Tugas Insidentil (berdasarkan instruksi) Tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi dari pimpinan.

Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercaan pimpinan kepada

sekretaris.

Tugas Rutin/Operasional Tugas umum yang hamper setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa

menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan tugasnya.

Work Plan Rencana Kerja.

I.PENDAHULUAN

Pendahuluan Pengantar Kesekretariatan

Adapun materi dari kesekretariatan I ini, dibuat untuk memberikan kontribusi

bagi dunia pendidikan khususnya membahas cara kerja dari sekretariat untuk

menjalankan suatu tugas & tanggung jawab sebagai seorang sekretaris, dalam

mengolah organisasi, perusahaan atau kantor (instansi pemerintah) agar dapat

menguasai konsep, baik secara teoritis & praktis yang berbasis IPTEKS, serta dapat

menguasai semua peralatan yang dapat menunjang profesinya. Sedangkan tujuan &

manfaat dari modul ini diharapkan setiap mahasiswa akan mengetahui konsep

Kesekretariatan secara baik dan benar, Selain itu pula penguna dapat mengaplikasikan

atau menerapkan praktek kerja dengan benar dalam berbagai ketersediaan sumber

referensi yang dikembangkan secara tepat dan dapat diaplikasikan pada lingkungan

organisasi, perusahaan ataupun kantor (instansi pemerintah). Disisi lain, disesuaikan

dengan kurikulum yang tengah berlaku saat ini yaitu KKNI.

Modul Kesekretariatan I ini, akan memberikan beberapa pendekatan yang

dipelajari didalam pengembangannya, yaitu sebagai dasar landasan pengembangan

keilmuannya yang dikaitkan dengan perkembangan teknologi serta dapat

mempraktekkan ilmu-ilmu yang dipelajarinya. Serta akan menjelaskan tentang tugas-

tugas pekerjaan secara keseluruhan yang di kerjakan oleh sekretariat. Sebelum

pempelajari Kesekretariatan I, mahasiswa harus mengikuti materi sebagai prasyarat

yaitu matapelajaran Pengetikan Bisnis I dan Pengetikan Bisnis 2 barulah dapat

melanjutkan pada matapelajaran Kesekretariatan I, dimana harus menguasai

tentang: 1. Pengantar Kesekretariatan 2. Penjadualan Waktu kerja. 3. Penanganan

Telepon Di Kantor. 4. Penanganan Surat 5. Formulir Kantor dan. 6. Perbankan untuk

sekretaris. Dengan mempelajari topic- topic tersebut diatas maka Mahasiswa yang

mempelajari modul ini akhirnya mempunyai kompetensi yang jelas dengan baik

dan benar.

II. PEMBELAJARAN

A.Rencana Pembelajaran Semester (terlampir)

B. Kegiatan Pembelajaran

1 . Kegiatam Pembelajaran 1 tentang Kesekretariatan.

a. Tujuan kegiatan Pembelajaran.

1. Menjelaskan Pengertiaann Kesekretariatan.

2. Menjelaskan Pengertiaan Kesekretariatan, Sekretariat dan Sekretaris.

3. Menjelaskan Macam-Macam Sekretariat.

4. Menjelaskan Peranan & Lingkup Tugas Sekreatariat.

5. Menjelaskan Pengertian Sekretaris.

6. Menjelaskan Macam-Macam Sekretaris.

7. Menjelaskan Peranan & Tugas Sekretaris.

8. Menjelaskan Syarat-Syarat Minimal untuk Menjadi Seorang

Sekretaris.

b. Uraian Materi

1.1. Pengertian Kesekretariatan(Office Practice).

Adapun pengertian Kesekretariatan menurut pendapat Saiman (2002:33),

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat yakni

menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Kesekretariatan bersifat

aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat

berkaiatan dengan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang

mempunyai arti dalam suatu proses, dan baru dapat dikatakan sebagai

administrasi jika proses usaha tersebut dilakukan oleh sekelompok manusia yang

disebut organisasi.

Sedangkan menurut pendapat dari Ignatius Wursanto (2006:15), dalam buku

pengertian sekretariat, kesekretariatan dan sekretaris, ada 6 yaitu:

1. Dalam Kamus umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap

urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan, seorang sekretaris

melakukan pekerjaan dalam bidang sekaretariat.

2. Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan kegiatan dalam bidang

sekretariat.

3. Tempat sekretaris bersama para stafnya melakukan kegiatan dalam bidang

sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan pengolahan surat

menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat,

menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang

diperlukan oleh organisasi.

4. Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan Office service atau jasa-jasa

perkantoran, misalnya dalam hal penyambungan telepon, pengadaan dan

pemeliharaan mesin-mesin kantor, pembuatan formulir (form design),

komputerisasi, surat menyurat dan kearsipan.

5. Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan

organisasi yang cukup besar (nasional) yang melaksakan pekerjaan seperti

dalam hal sekretaiat, misalnya sekretariat jenderal departeman, Sekretariat

Jenderal Lembaga Tinggi Negara.

6. Kesekretariat adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekreataris, Jadi

kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.

Dari beberapa pendapat tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa

kesekretariatan merupakan keseluruhan aktivitas atau kegiatan yang dikerjakan oleh

sekretariat yang dijalankan oleh beberapa orang dalam suatu organisasi, perusahaan

maupun instansi pemerintah.

Menurut Webster’s Thrid new Internasiaonal Dictionary (1982), sekretariat adalah :

1. The office or position of a secretary.

2. A secretarial corps (as in a business office), the working force of secretaries or the clerical staff

an organization

3. The goverment administrative department presided over by a secretary general or cabinet

secretary.

4. The quarters occupied by a goverment secretariat.

5. The staff of secretariat.

Yang artinya:

a. Kantor atau posisi seorang sekretaris.

b. Suatu kelompok perusahan sekretaris (seperti dalam suatu kantor perusahaan),

satuan kerja yang terdiri sekretaris atau staf kantor dari suatu organisasi.

c. Bagian administrasi pemerintah yang diketahui oleh seorang sekretaris jendral

atau kabinet.

d. Suatu tempat yang dikuasai oleh suatu sekretariat pemerintah.

e. Staf secretariat.

Dari uraian pengertian-pengertian tersebut diatas, ternyata sekretariat dapat dibagi

menjadi 3 (tiga) tujuan yaitu:

1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris, misalnya kantor sekretaris seorang

pimpinan, ruang kepala bagian tata usaha.

2. Kelompok sekretaris atau pengawai yang tugas pokoknya melakukan tugas tata

usaha, misalnya karyawan bagian umum atau bagian tata usaha suatu organisasi.

3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegian ketatausahaan untuk

menunjang tercapainya tujuan organisasi, misalnya bagian tata usaha atau bagian

umum atau bagian administrasi umum kantor pusat, sering juga disebut sekretaris

umum.

Dari pengertian-pengertian tersebut diatas dapatlah dihubungkan antara

kesekretariatan, sekretariat dan sekretaris, menjadi sebagai berikut: kesekretariatan

adalah tempat untuk melaksanakan suatu proses kerja, sekretariat adalah kegiatan

orang-orang yang bekerja sama dalam menunjang tujuan perusahaan/kantor yang

telah ditetapkan, sedangkan sekretaris adalah pelakunya atau orang yang berperan

sebagai sekretaris.

1.2. Pengertian Kesekretariatan, Sekretariatan, Sekretaris.

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dibawah ini. MESKE di bagian

administrasi personalia yang tugasnya adalah untuk mengolah data absensi

karyawan, kemudian dia membuat laporannya guna diteruskan kepada kepala

bagian personalia. Dari contoh diatas dapatlah dikatakan bahwa mengolah data

kehadiran sampai membuat laporannya adalah kesekretariatan. Selanjutnya bagian

administrasi personalia merupakan sekretariat, sedangkan Meske adalah

sekretarisnya.

1.3. Macam-Macam Sekretariat.

Jika dilihat kembali pengertian sekretariat maka dapatlah dikatakan bahwa ada 3

(tiga) macam sekretariat yaitu:

1. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris. Sekretariat ini

biasanya merupakan sekretariatnya seseorang pimpinan. Misalnya sekretariat

direktur utama, sekretariat menejer personalia, sekretariat produksi dan lain-

lain.

2. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris. Sekretariat ini biasa

merupakan sekretariat dari suatu bagian dalam suatu organisasi. Misalnya

sekretariat bagian produksi, sekretariat bagian personalia dan sebagainya.

3. Sekretariat yang bagian dari suatu organisasi. Sekretariat ini merupakan

sekretariatnya suatu organisasi. Sekretariat ini sering disebut sebagai

sekretariat umum, bagian umum, bagian administrasi umum atau kantor

pusat.

1.4. Peranan dan Lingkup Tugas Sekretariat.

Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan

dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan

surat, pengolahan surat, pendistribusian surat dan sampai pada penyimpanan

surat.

2. Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara inter maupun estern.

3. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.

4. Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia.

5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.

6. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan

tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkordinasikan

pelaksanaan tugas pokok organisasi.

Dari pengertian sekretariat dapat dikatakan peranan sekretariat adalah melakukan

aktivitas penunjang terhadap satuan organisasi lain untuk memperlancar aktivitas

pokoknya, sehingga dapat memperlancar dalam usaha mencapai tujuan pokok.

Sedangkan yang dikemukakan oleh Huffman dan kawan-kawan (1965), bahwa

pada dasarnya kantor akan mempunyai 3 (tiga) fungsi utama

1. Record keeping,

2. Communication,

3. Computation”.

Uraian ketiga fungsi diatas dapatlah dijelaskan sebagai berikut:

1. Record keeping. Dimana aktivitas ini dapat mencakup: menerima, memelihara

catatan-catatan dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi.

Aktivitasnya mencatat adalah mencatat tentang informasi dan data yang

diterima: baik waktu, isi, maupun sumbernya. Misalnya berhubungan dengan

menerima surat dari organisasi lain: hal-hal yang akan dicatat adalah tanggal

menerimanya isi ringkasan (untuk surat bukan rahasia), pengirimannya,

tujuannya (dialamatkan kepada siapa), dan identitas suratnya (nomor, tanggal,

perihal). Adapun aktivitas penyimpangan biasanya bersamaan dengan

penemuan kembali atau pengambilan dan pemeliharaannya. Yaitu menyimpan

dan menemukan kembali apa-apa yang telah dicatat dan diterima. Tujuannya

adalah untuk dijadikan sebagai sumber data dan informasi perusahaan atau

organisasi. Jika dikaitkan dengan penerimaan surat tadi, maka setelah dibaca

dan diproses, surat tersebut tidak langsung dibuang tetapi harus disimpan

terlebih dahulu untuk waktu tertentu, sebab mungkin pada suatu saat kelak

akan dibutuhkan kembali, misalnya untuk mempermudah penyelesaian, jika

untuk satu masalah yang berkaitan dengan surat tersebut.

2. Communication atau komunikasi adalah aktivitas saling berhubungan antara

satu pihak dengan pihak lain untuk tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi

komunikasi dapat dilakukan secara intern dan ekstern.

Jika dilihat dari segi bentuknya maka komunikasi kantor dapat dibagi

menjadi2 macam yaitu: Komunikasi Lisan dan Komunikasi Tertulis.

a. Yang dimaksud dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang

dilakukan secara lisan misalnya: rapat, menerima tamu, menelpon dan tatap

muka langsung antara dua orang atau lebih, wawancara dan sebagainya.

b. Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi tertulis seperti: memo,

laporan, telegram, telex, dan lain-lain.

3. Computation atau komputasi adalah proses pengolahan data yang ada sehingga

dapat menjadi informasi, misalnya data perkembangan jumlah produksi diolah

dari angka-angka menjadi bentuk grafik, sehingga lebih muda dibaca. Contoh

lain dari aktivitas ini adalah melakukan perhitungan-perhitungan seperti

menghitung jam lembar untuk keperluan pembayaran atau pengajian

karyawan. Aktivitas ini sering juga disebut dengan aktivitas data processing

atau pemprosesan data. Karena untuk saat ini aktivitas pengolahan data sering

dilakukan dengan mempergunakan komputer, maka sering juga bagian

sekretariat yang melakukan fungsi pengolahan data disebut sebagai bagian

komputer atau sering disebut bagian informatika dan komputer.

Dengan demikian, dapatlah dikatakan bahwa sekretariat mempunyai

peranan sebagai pengelola informasi dan komunikasi suatu organisasi.

Pengolahan informasi berupa rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,

mengolah (computation), menggandakan, mengirim dan menyimpan (record

keeping) keterangan-keterangan.

1.5. Pengertian Sekretaris.

Menurut pendapat dari Ignatius Wursanto (2006), pengertian sekretaris dapat

ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata

secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian

berubah menjadi secretaire dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris

dan akhirnya menjadi kata sekretaries, dalam bahasa Belanda. Jadi dapat diambil

kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai,

atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah

rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang

pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjelaskan tugas

pekerjaannya sehari-hari, dan berperan sebagai pembantu pimpinan.

Pengertian sekretaris juga tergantung dari macam-macam sekretaris karena setiap

macam sekretaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Sekretaris dapat

dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya,

seperti:

1. Dari segi luas ruang lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam

sekretaris yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris yaitu

sekretaris junior dan sekretaris senior.

3. Dari segi bidang kerja antara lain dikenal Sekretaris Bidang Kesejahteraan

Rakyat (Kesra), sekretaris bidang pemerintah, sekretaris bidang hukum,

sekretaris bidang administrasi dan politik, dan sebagainya.

1.6. Macam-Macam Sekretaris.

Berdasarkan uraian dari macam-macam sekretaris dapat diketahui bahwa macam-

macam sekretaris ada 3 (tiga), yaitu:

1. Sekretaris yang menangani sekretarisnya seorang pimpinan, yaitu sering disebut

sekretaris pribadi, sekretaris direktur dan sekretaris direksi atau di Indonesia

sering disebut “Sekretaris”: misalnya sekretaris direktur, sekretaris menejer,

sekretaris menejer pemasaran dan sebagainya.

2. Sekretaris yang merupakan kelompok orang yang menangani sekretariat suatu

bagian atau unit dari suatu organisasi. Para sekretaris ini sering disebut sebagai

sekretaris kantor, tenaga administrasi, karyawan kantor, atau karyawan tata

usaha.

3. Sekretaris yang menangani sekretariat organisasi. Disini biasanya akan

dikepalai oleh seorang sekretaris yang sering disebut sebagai executive Secretary

(sekretaris eksekutif), kepala sekretariat umum, kepala bagian umum, kepala

bagian tata usaha, kepala administrasi umum atau kepala kantor.

Baik sekretaris pribadi, sekretaris kantor, maupun sekretaris eksekutif mempunyai

tugas yang sama. Yang membedakan hanya pada ruang lingkup tanggung jawab

tugasnya saja. Namun bagi sekretaris eksekutif ada sedikit perbedaan, yaitu dia

bertindak sebagai atasannya atau menjadi pimpinan pada bagiannya. Jadi

sekretaris eksekutif memiliki beberapa orang bawahan, yaitu para sekretaris yang

ada kantor.

Dengan demikian berkembangnya tugas sekretariat, maka sekarang ini juga

dikenal ada beberapa specialis secretary atau sekretaris khusus. Maksudnya

sekretraris-sekretaris yang hanya khusus menangani satu macam pekerjaan.

Misalnya sekretaris yang menangani tamu dari perusahan disebut resepsionis,

sekretaris work processing atau sekretaris korespondensi, yang tugasnya hanya

berkaitan dengan perbuatan dokumen dan surat menyurat, dan sekretaris yang

hanya menangani telepon kantor yang sering disebut sebagai operator atau

resepsionis telepon, sekretaris yang tugasnya hanya menangani penyimpanan dan

pinjaman dokumen, yang disebut pengarsip.

1.7. Peranan dan Tugas Sekretaris.

Dengan mengacu pada pengertian sekretaris dapatlah dikatakan bahwa peranan

sekretaris adalah sebagai pelaku atau pelaksana suatu sekretariat. Namun dalam

berperan sebagai pelaku sekretariat ada beberapa peran yang harus dimainkan oleh

seorang sekretaris. Untuk lebih jelasnya hal ini dikupas dalam uraian berikut.

Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum, yang kemudian dalam bahasa

Inggris menjadi secretary yang kata dasarnya adalah secret yang artinya rahasia.

Dari pengertian ini ada yang memberikan pengertian bahwa sekretaris adalah

orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan atau memegang rahasia.

Secara spesifik Janette L. Bendeich dalam bukunya Office Skill,

menyebutkan:

“Secretaries today are people who manege time, paper and people and who assist bussy

executives, they work in harmonius surroundings counductive to productivity with varied job

descreptions and a great deal of job satisfaction. Thay are held in high profesional esteem”

(Bendeich, 1986 p.2). (yang artinya sekretaris masa kini adalah orang yang

mengelolah waktu, kertas, dan orang dan yang membantu eksekutif yang sibuk.

Mereka dalam lingkungan yang serasi yang dilakukan untuk produktivitas dengan

job spesifikasi/syarat-syarat kerja yang bervariasi dan mempunyai keterlibatan

yang besar dengan kepuasan kerja, mereka berada dalam penghargaan profesional

yang tinggi).

Dari uraian-uraian tentang pengertian sekretaris dapat ditemukan adanya beberapa

peran dari seorang sekretaris, yaitu:

1. Sekretaris sebagai pelaksana kesekretariatan.

2. Sekretaris Sebagai pemegang rahasia.

3. Sekretaris Sebagai pengelolah orang lain.

4. Sekretaris Sebagai pengelolah waktu.

Untuk mengetahui lebih jelas maka dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Sekretaris Sebagai Pelaksana Kesekretariatan.

Sekretaris mempunyai 3 ( tiga) kemungkinan perannya yaitu:

a. Hanya mengenal satu atau beberapa macam tugas, misalnya sebagai

pengetik surat, pencatatan surat masuk dan surat keluar atau penfile surat.

b. Mengenai sebagian besar atau keseluruhan tugas kesekretariatan. Lingkup

tugasnya disini adalah biasanya hanya untuk seorang atasan dan sering

dilakukan seorang diri seperti misalnya sekretaris direktur.

c. Sebagai penanggung jawab kesekretariatan, dimana sekretaris ini

mempunyai atau membawahi sejumlah tenaga kesekretariatan. Lingkup

tugasnya adalah untuk menunjang kelancaran kerja suatu organisasi.

2. Sekretaris Sebagai Pemegang Rahasia.

Sebelum berperan sebagai pemegang rahasia, sekretaris dituntut untuk dapat

menyiapkan semua rahasia yang berhubungan dengan jabatannya. Misalnya

tugas yang diembannya adalah menangani surat untuk pimpinan. Dia harus

dapat menjamin bahwa semua surat yang ditanganinya tidak akan diketahui

oleh siapapun, kecuali oleh pimpinan atau misalnya dia bertugas sebagai

pencatat hasil keputusan rapat pejabat yang pegang pucuk pimpinan pada

kantor, maka dia juga dapat menjamin bahwa hasil keputusan rapat tadi tidak

akan diketahui pihak-pihak yang tidak boleh mengetahuinya. Sebagai contoh

yang kongkrit yaitu pimpinan membahas kenaikan gaji pegawai/karyawan,

yang akan dimutasi ataupun yang akan dipromosi dan lain-lain, hal inilah

sangat rahasia, sebab itu sekretaris tidak dibenarkan memberikan informasi

ini kepada siapapun yang artinya sekretaris tersebut harus menyimpan rahasia.

3. Sekretaris Sebagai Pengelolah Orang Lain.

Dari perannya sebagai pelaksana sekretariat, dapat diketahui bahwa sekretaris

dapat mempunyai bawahan. Jadi disini sekretaris akan mempunyai kewajiban

untuk mengelolah bawahannya di dalam melakanakan tugas-tugas sekretaris

untuk menunjang kelancaran pekerjaan serta tugas-tugas pada organisasi.

Selain itu, bagi sekretaris pribadi juga akan mempunyai tugas mengelola orang

lain, yang dalam hal ini atasan dari sekretaris itu sendiri. Disini bukan berarti

sekretaris akan mengelola semua aktivitas atasannya, tetapi hanya mengelola

hal-hal tertentu yang dapat membantu kelancaran tugas atasannya, seperti

misalnya membantu mengatur jadwal kegiatan harian dari atasan, mengatur

aktivitas kunjungan dari atasan, mempersiapkan rapat pimpinan,mengatur

tamu pimpinan, membantu membuat laporan dan sebagainya. Kemudian

orang lain yang akan dikelola oleh sekretaris antara lain adalah para tamu

perusahaan atau para tamu pimpinan. Sehubungan dengan salah satu tugasnya

yaitu tugas resepsionis, sekretaris akan berhubungan dengan masalah tamu

yang datang pada perusahaan. Dalam hal ini sekretaris akan mempunyai peran

untuk mengelola para tamu tersebut, sehingga mereka akan dapat mencapai

tujuannya dalam bertamu dengan baik. Sekretaris sebagai pekerja pembantu

pimpinan atau atasan. Perannya adalah mengerjakan pekerjaan-pekerjaan

atasan atau pimpinan yang sifatnya kecil tetapi mempunyai arti secara

berpengaruh yang besar untuk atasan, yang tidak sempat ditangani atau yang

dikerjakan oleh pimpinan itu sendiri. Misalnya mengurus surat-surat untuk para

pimpinan, menyusun laporan, membuat jadwal pekerjaan dinas, menyiapkan

minum untuk tamunya, mempersiapkan dan lain sebagainya. Karena

pekerjaan-pekerjaan semacam itu semuanya akan menunjang kelancaran tugas

pimpinan atau atasan, maka sering juga sekretaris disebut sebagai unsur

penunjang bagi para atasan atau pimpinan.

4. Sekretaris Sebagai Pengelola Waktu.

Mengingat perannya yang lain sudah barang tentu sekretaris dituntut untuk

dapat mengelolah waktunya dengan baik. Hal ini akan sangat berpengaruh

terhadap keberhasilan dia dalam menjalankan setiap perannya. Jadi disini

seorang sekretaris dituntut untuk dapat memanfaatkan waktunya sebaik

mungkin untuk melakukan pekerjaannya. Setelah mengetahui peran seorang

sekretaris, perlu juga diketahui lebih jauh mengenai tugas-tugasnya.

1.8.Syarat Minimal Untuk Menjadi seorang Sekretaris.

Menurut pendapat dari Susatyo Herlambang dan Bambang Heru Marwoto (2014),

mengatakan ada beberapa syarat-syarat dasar harus dipenuhi, yaitu:

1. Minimal lulusan sekolah Menengah Umum (SMU) atau yang sederajad.

2. Syarat dasar, seorang sekertaris memiliki pendidikan formal, dengan ditambah

pendidikan sekretaris.

3. Mempunyai kemampuan kerja seorang sekertaris.

4. Terampil mengetik, koresponden atau surat menyurat, membuat laporan,

mempersiapkan dan melaksanakan rapat, mengoperasikan mesin-mesin

perkantoran dan lain-lain.

5. Mempunyai pengetahuan umum seorang sekretaris.

6. Seorang sekretaris dalam menjalankan pekerjaannya secara dasar membekali

dirinya dengan pengetahuan umum tentang organisasi, manajemen perusahaan

dan lain-lain.

7. Menguasai beberapa bahasa: bahasa Indonesia, bahasa Inggris atau bahasa

asing lainnya, baik secara lisan dan tulisan dengan baik dan benar.

8. Mempunyai kepribadian yang baik sebagai seorang sekretaris.

9. Seorang sekretaris akan berhubungan dengan banyak orang, maka sekretaris

harus mempunyai penguasaan kepribadian yang baik dalam berhubungan

dengan orang lain.

Kalau kita melihat pada kesembilan (9) point tersebut diatas sebagai syarat-syarat

dasar yang harus dipenuhi sekretaris, maka perusahaan ini akan berjalan dengan

baik, akan tetapi harus dibarengi dengan sekreataris yang mempunyai etika &

etiket yang baik untuk melayani tamu, baik dari luar maupun atasannya

dilingkungan kantor itu sendiri, agar supaya dapat dilihat kepribadiannya sebagai

seorang sekretaris yang sesuai dengan keinginan dari perusahaan serta dapat

menunjang perusahaan.

Selain mempunyai syarat-syarat dasar sekretaris juga harus memiliki syarat-syarat

utama yang terdiri dari:

1. Memiliki Integritas Sekretaris.

2. Dapat Menyimpan Rahasia.

3. Tekun Dan Setia Pada Tugas.

Selain syarat-syarat dasar dan syarat-syarat utama yang harus dimiliki oleh

sekretaris ada juga syarat umum yang harus dimiliki pula oleh

sekretaris. Yang terbagi 3 (tiga) yaitu:

1. Syarat Pengetahuan.

2. Syarat Ketrampilan.

3. Syarat Kepribadian.

Melihat peran dan tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris, kiranya jelas

bahwa tidak sembarang orang akan dapat menjadi sekretaris, tetapi hanya orang

tertentu saja. Terlebih untuk dapat menjadi seorang sekretaris yang baik. Hal ini

karena seorang sekretaris dituntut untuk memiliki berbagai persyaratan yang harus

dipenuhi. Pertama-tama seorang sekretaris harus trampil dan menguasai berbagai

aktivitas kantor. Karena aktivitas kantor juga mendukung berbagai macam peralatan

seperti mesin-mesin kantor, sekretaris juga harus dapat terampil dan menguasai

penggunaan mesin-mesin dan peralatan kantor lainnya. Kemudian, dia juga harus

memegang rahasia, sebab hal ini adalah jantung dari perusahaan maka sekretaris harus

di tuntut orang yang dapat menyimpan rahasia perusahaan. Untuk menjadi orang

yang bisa memegang rahasia, dia harus mempunyai sifat jujur, loyal terhadap tugasnya

dan perusahaannya. Dipihak lain peran dan tugas yang harus dilakukan akan selalu

terkait dengan orang lain dalam lingkungan kerjanya. Oleh karena itu seorang

sekretaris juga harus dapat bekerja sama dengan orang lain baik pada perusahaan itu

sendiri maupun dipihak luar.

Selanjutnya untuk dapat melakukan berbagai tugas dan perannya tentunya seorang

sekretaris juga harus mempunyai tingkat pendidikan yang cukup. Tingkat pendidikan

yang harus dimiliki disini kiranya sangatlah relatif dan akan sangat tergantung dari

jenis sekretarisnya. Untuk menjadi seorang sekretaris kantor yang hanya menagani

tugas dibidang pengetikan saja, mungkin SLTP saja cukup. Akan tetapi untuk menjadi

sekretaris pimpinan, SLTP saja sebenarnya masih kurang, paling tidak SLTA plus

pendidikan dan latihan sekretaris selama dua tahun atau setara D2, D3 atau lulusan

SI, ditambah pelatihan kesekretariatan secukupnya.

Seorang sekretaris tentunya juga dituntut untuk memiliki fisik yang sehat, karena

tanpa memiliki fisik yang sehat akan sulit baginya untuk dapat melaksanakan tugas

dan perannya yang baik. Karena sekretaris bekerja disekretariat atau dikantor, sudah

barang tentu sebagai seorang sekretaris dituntut untuk berpenampilan yang baik, sesuai

dengan lingkungan kerjanya. Maksudnya baik dalam berdandan maupun berpakaian

harus dapat sesuai dengan lingkungan kantor. Selain itu, seorang sekretaris harus

memiliki etika khususnya etika kantor, dan kepribadian yang baik, kejujuran dan

loyalitas tinggi dalam tugas dan tanggung jawabnya serta memiliki pribadi yang

dapat menyimpan RAHASIA.

Dari uraian tersebut di atas, dapatlah disimpulkan bahwa syarat-syarat untuk menjadi

sekretaris sebagai berikut:

1. Terampil dan menguasai berbagai aktifitas kantor.

2. Terampil dalam menguasai penggunaan mesin dan peralatan kantor.

3. Dapat memegang rahasia.

4. Mempunyai sifat jujur dan loyal terhadap tugas dan organisasinya.

5. Dapat bekerjasama dengan orang lain.

6. Dapat berkomunikasi dengan baik.

7. Menguasai bahasa yang dipakai di lingkungan kerjanya.

8. Memiliki pengetahuan yang luas.

9. Mempunyai tingkat pendidikan yang cukup.

10. Memiliki fisik yang sehat.

11. Berpenampilan yang baik.

12. Memiliki etika, khususnya etika kantor, dan kepribadian yang baik.

c. Rangkuman

Pengertian kesekretariatan dapat diartikan sebagai pekerjaan atau aktivitas yang

dilakukan oleh sekretariat, sedangkan pengertian dari sekretariat dapat mencakup 3

tiga) maksud, yaitu:

1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris.

2. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan tugas tata

usaha.

3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk

menunjang tercapainya tujuan organisasi.

Dari pengertian diatas dapatlah dihubungkan antara kesekretariatan, sekretariat dan

sekretaris, menjadi sebagai berikut. Kesekretariatan adalah tempatnya, sekretariat

adalah pekerjaannya, sedangkan sekretaris adalah pelakunya atau orangnya.

Dari pengertian sekretariat dapatlah diketahui bahwa ada 3 (tiga) macam sekretariat,

yaitu:

1. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris.

2. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris.

3. Sekretariat yang merupakan bagian dari suatu organisasi.

Berdasarkan dari macam-macam sekretariat dapat diketahui bahwa ada 3 (tiga)

macam sekretaris yaitu:

1. Sekretaris yang menangani sekretariatnya seorang pemimpin, yang sering

disebut Sekretaris Pribadi, sekretaris pimpinan, sekretaris direktur, sekretaris

direksi, dan private secretary atau di Indonesia sering disebut “Sekretaris”.

2. Sekretaris yang merupakan kelompok orang yang menangani sekretariat suatu

bagian atau unit dari suatu organisasi, yang sering disebut sebagai sekretaris

kantor, tenaga administrasi, karyawan kantor, atau karyawan tata usaha.

3. Sekretaris yang menangani sekretariat suatu oranisasi, yang dipimpin oleh

seorang exsecutive secretary (sekretaris eksekutif). Sebutan yang lainnya adalah

sekretariat umum, kepala bagian umum, kepala bagian tata usaha atau kepala

kantor.

Dengan semakin berkembangnya tugas sekretaris, maka sekarang ini juga dikenal ada

beberapa Specialist Secretary atau sekretaris khusus, yang hanya menangani pekerjaan

sekretariat tertentu saja.

Pengertian sekretaris juga tergantung dari macam-macam sekretaris karena setiap

macam sekretaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Sekretaris dapat dibedakan

menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya.

Macam-macam Sekretaris yaitu:

1. Sekretaris yang menangani sekretarisnya seorang pimpinan.

2. Sekretaris yang merupakan kelompok orang yang menangani sekretariat suatu

bagian atau unit dari suatu organisasi.

3. Sekretaris yang menangani sekretariat organisasi.

Dalam menjalankan perannya sebagai seorang sekretaris, secara garis besar

mempunyai 3 (tiga) aktivitas utama yang perlu dikerjakan yaitu: pengelolaan

informasi, pengelolaan komunikasi, pengelolaan mesin dan peralatan kantor.

Ada beberapa peran dari seorang Sekretaris yaitu:

1. Sekretaris sebagai pelaksana kesekretariatan.

2. Sekretaris Sebagai pemegang rahasia.

3. Sekretaris Sebagai pengelola orang lain.

4. Sebagai pengelola waktu.

Ada juga beberapa syarat-syarat utama yaitu:

1. Memiliki Integritas Sekretaris.

2. Dapat menyimpan rahasia.

3. Tekun dan setia pada tugas.

Sedangkan syarat umum terdiri dari :

1. Syarat Pengetahuan.

2. Syarat Ketrampilan.

3. Syarat Kepribadian.

Ada beberapa syarat minimal untuk menjadi seorang sekretaris adalah

1. Terampil dan menguasai berbagai aktivitas kantor.

2. Terampil dan menguasai penggunaan mesin dan peralatan kantor.

3. Dapat memegang rahasia.

4. Mempunyai sifat jujur dan loyal terhadap tugas dan organisasinya.

5. Dapat bekerja sama dengan orang lain.

6. Dapat berkomunikasi dengan baik.

7. Menguasai bahasa yang di pakai di lingkungan kerjanya.

8. Memiliki pengetahuan yang luas.

9. Mempunyai tingkat pendidikan yang cukup.

10. Memiliki fisik yang sehat.

11. Berpenampilan yang baik.

12. Memiliki etika, khususnya etika kantor, dan kepribadian yang baik.

d. Tugas

Untuk lebih mengembangkan wawasan saudara tentang syarat minimal untuk

menjadi seorang sekretaris lakukanlah aktivitas di bawah ini:

1. Lakukanlah diskusi kelompok 4 atau 5 orang mahasiswa untuk membahas

suatu pendapat bahwa “seorang sekretaris harus lincah, kreatif, sopan, cantik,

energik, supel dan tidak mudah putus asa”.

2. Kaitkanlah diskusi ini dengan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh sekretaris.

SOAL & JAWAB

e.Test Formatif

Untuk lebih mengembangkan wawasan saudara tentang syarat minimal untuk menjadi

seorang sekretaris lakukanlah aktivitas di bawah ini:

Soal :

1. Lakukanlah diskusi kelompok 4 atau 5 orang mahasiswa untuk membahas suatu

pendapat bahwa “seorang sekretaris harus lincah, kreatif, sopan, cantik, energik,

supel dan tidak mudah putus asa”.

2. Kaitkanlah diskusi ini dengan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh sekretaris.

Jawab

1. Seorang sekretaris harus lincah, kreatif, sopan, cantik, energik, supel dan tidak

mudah putus asa? Saya berpikir benar, oleh karena seorang sekretaris itu harus

memiliki semua tersebut diatas sebagai syarat untuk memenuhi persyaratan

dalam kemampuan serta keahlian dalam bidangnya untuk menjalankan tugas,

fungsi dan tanggung jawabnya pada bidang sekretatiat yang diembannya

dengan baik dan benar.

2. Adapun tugas-tugas dari sekretaris adalah menjalankan fungsi yang benar

sebagai sekretaris, melakukan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab,

menghimpun semua dokumen, mencatat, menggandakan, mengirim serta

menyimpan semua bahan-bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi,

perusahaan atau kantor , serta melakukan semua aktivitas yang dijalankan

dibidang sekretariat dan bagaimana berkomunikasi dengan baik dengan

rekanan di luar untuk kemajuan organisasi, perusahaan atau kantor. Dilain

pihak sekreataris itu harus memiliki 9 (Sembilan) persyaratan dasar, 3 (tiga)

syarat utama dan 3 (tiga) syarat umum. Sehingga tujuan organisasi, perusahaan

ataupun kantor tercapai.

2.Kegiatan Pembelajaran 2 tentang Penjadualan Waktu Kerja

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2.

1. Menjelaskan Pentingnya Rencana Kerja Yang.

2. Menjelaskan Macam-Macam Pekerjaan.

3. Menjelaskan Sifat Pekerjaan.

4. Menyusun Daftar Kerja Rutin.

5. Menetapkan Skala Prioritas Pekerjaan.

6. Penggunaan Buku Harian.

Pendahuluan

Pada modul ini akan membicarakan tentang bagaimana membuat rencana kerja

yang baik, agar pekerjaan menjadi lancar dengan menetapkan waktu yang tepat

sesuai dengan rencana kerja yang sudah ditetapkan, dari bermacam-macam

pekerjaan dan mempertimbangkan sifat pekerjaan yang akan dijalankan,

selanjutnya akan menyusun daftar kerja rutin yang dikerjakan setiap hari dengan

melihat pada skala prioritas yang ditetapkan dan akhirnya membuat buku harian.

b.Uraian materi

2.1. Pentingnya Rencana Kerja Yang Baik.

Rencana kerja dapat dikatakan sebagai penentuan aktivitas pekerjaan yang akan

dilakukan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Untuk memahami pentingnya

perencanaan kerja yang baik, perhatikanlah kasus berikut ini. Pada awal bulan yang

lalu ada seorang sekretaris junior yang baru bekerja satu bulan, kemudian keluar.

Padahal sebelumnya dia telah menyelesaikan pendidikan sebagai seorang sekretaris

eksekutif dan lulus dengan nilai yang sangat memuaskan. Selama pendidikan dia juga

melakukan prakek-praktek, selain mendapatkan teori. Jadi dapat dikatakan dia sudah

paham betul dengan macam-macam tugas seorang sekretaris pimpinan atau sekretaris

pribadi. Setelah diselidiki, ternyata dia merasa tidak betah bekerja dikarenakan sering

dimarahi oleh atasannya. Setelah ditelusuri lebih jauh sering dimarahi oleh atasannya

karena sering terlambat menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini bukan karena dia malas,

akan tetapi dia selalu sibuk mengerjakan tugas-tugasnya, karena ada saja pekerjaan

yang tidak terselesaikan tepat pada waktunya. Begitu sibuknya dia, seringkali dia

terpaksa bekerja lembur dan sering dia mengabaikan berderingnya telepon d atas

mejanya. Akibatnya dia selalu saja merasa dikejar-kejar oleh tugas-tugasnya sendiri,

jika berada di belakang meja kerjanya. Oleh karena itulah dia tidak dapat bertahan

lagi berada dibelakang meja kerja setelah bekerja satu bulan. Perlu diketahui bahwa

atasannya, sebenarnya orangnya baik. Artinya tidak pernah memberikan tugas

kepada sekretariatnya secara berlebihan.

Setelah membaca kasus singkat diatas, pertanyaannya:

“Apa kesalahan yang telah dilakukan oleh sekretaris tadi? Dan bagaimanakah

seharusnya si sekretaris itu dalam menghadapi tugas-tugasnya?

Untuk menjawab dua pertanyaan diatas, terlebih dahulu perlu diketahui masalah yang

dihadapi oleh sekretaris satu persatu, sebagai berikut:

1. Sering dimarahi oleh atasannya.

2. Sering terlambat menyelesaikan pekerjaannya.

3. Sering mengabaikan dering telepon di mejanya.

4. Sering kerja lembur.

5. Tidak dapat beristirahat dengan tenang.

6. Merasa selalu dikejar-kejar tugasnya.

Hal ini perlu diperhatikan adalah bahwa dia orangnya tidak malas, paham akan

pekerjaan dan atasannya tidak pernah memberikan pekerjaan secara berlebihan. Jika

diperhatikan lebih jauh, munculnya masalah pertama:

Disebabkan terutama oleh permasalahan 2, 3 dan 4. Sedangkan masalah 5 dan 6

merupakan efek samping yang juga diakibatkan oleh masalah 2, 3 dan 4. Selanjutnya

masalah 2 , 3 dan 4 penyebab utamanya sebenarnya hanya karena pengaturan waktu

kerja yang kurang baik atau tepatnya dia belum dapat membuat suatu perencanaan

kerja yang baik, sehingga meskipun dia telah memahami tugas-tugas seorang sekretaris

dan atasannya tidak pernah berlebihan dalam memberikan tugas, dia masih saja tidak

dapat menyelesaikan tugas tepat pada waktunya.

Dari contoh kasus diatas, dapatlah dipahami bahwa arti penting suatu rencana kerja

yang baik adalah:

1. Dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang tepat,

atau dengan kata lain dapat bekerja dengan efsien dan efektif.

2. Dapat mengurangi kerja lembur.

3. Dapat menangani pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya mendadak atau tidak

terencana, seperti misalnya panggilan telepon.

4. Dapat memanfaatkan waktu istirahatnya dengan baik.

5. Tidak tegang dalam menghadapi pekerjaan, yang akhirnya akan mengurangi

tingkat stress dalam bekerja.

6. Tidak akan sering dimarahi oleh atasan.

2.2. Macam-Macam Pekerjaan.

Sebelum membahas cara membuat jadwal atau rencana kerja, terlebih dahulu perlu

dipahami tentang pekerjaan. Secara umum pekerjaan dapat dikategorikan menjadi 3

(tiga) macam, yaitu: 1. Pekerjaan Rutin, 2. Pekerjaan Temporer dan 3. Pekerjaan

Pengganggu. (Ignatius Wursanto 2006).

1. Pekerjaan Rutin adalah pekerjaan yang dikerjakan secara rutin (terus-menerus)

pada suatu periode waktu tertentu; seperti harian, mingguan, bulann dan

seterusnya. Pekerjaan yang dilakukan secara rutin dilingkungan kantor antara

lain adalah sebagai berikut:

a. Menerima surat masuk: pekerjaan ini biasanya dilakukan setiap hari kerja pada

pagi hari. Bahkan untuk organisasi yang cukup besar akivitas ini sering

dilakukan dua kali dalam sehari, pagi dan siang.

b. Menerima telepon: dalam setiap harinya suatu organisasi tidak akan pernah

lepas dari telepon. Jadi setiap hari organisasi secara rutin menerima telepon-

telepon yang berasal dari luar.

c. Membuat lapora berkala: laporan ini periodenya macam-macam, ada yang

harian, mingguan, bulanan, tahunan dan seterusya.

d. Menyediakan minuman untuk atasan oleh sekretaris Pimpinan, pekerjaan ini

biasaya dilakukan pada pagi hari dan siang hari, atau tergantung dari kebiasaan

si pimpinan.

2. Pekerjaan Temporer adalah yang dikerjakan pada waktu-waktu tertentu saja,

dan sifatnya tidak berulang-ulang dalam waktu yang relative pendek. Sering

juga aktivitas atau pekerjaan ini dinamakan pekerjaan proyek: yaitu yang

memakan waktu menyelesaikannya. Misalnya, menyelenggarakan rapat

pemegang saham, menerima kunjungan karya wisata di perusahaan,

menyelenggarakan pameran, penarikan tenaga kerja baru dan sebagainya.

3. Pekerjaan Pengganggu adalah suatu pekerjaan yang harus dikerjakan pada

saatota sedang mengerjakan pekerjaan utama dan memerlukan waktu, yang

mau tidak mau mempengaruhi terhadap proses pengerjaan pekerjaan utama.

Contonya, menerima tamu yang datang pada saat kita sedang megerjakan

pekerjaan tertentu, melayai panggilan telepon, menghadiri pertemuan

mendadak dan sebagainya. Jadi, pekerjaan pengganggu ini muncul di luar

yang telah direncanakan, tatapi harus dilaksanakan pada pekerjaan yang kita

sedang melakukan pekerjaan yang telah direncanakan. Sudah barang tentu

pekerjaan pengganggu ini akan memperpanjang waktu yang diperlukan untuk

mengerjakan pekerjaan utama. Oleh karena itu, munculnya pekerjaan

pengganggu ini perlu diperhitungkan pada waktu menyusun rencana kerja.

Pekerjaan pengganggu yang ada pada suatu kantor atau ligkungan pekerjaan

sangat bervariasi. Akan tetapi, biasanya masing-masing lingkungan kerja akan

mempunyai pekerjaan pengganggu yang khas dan cenderung rutin terjadinya,

sehingga akan dapat dipelejari atau lebih tepatnya dapat diperkirakan, meski

tidak dapat dipastikan terjadinya.

2.3. Sifat Pekerjaan.

Selain jenis atau macam pekerjaan, untuk menyusun rencana kerja yang baik

perlu juga diketahui sifat dari pekerjaan. Untuk mengetahui sifat suatu pekerjaan,

dapat dilihat dari berbagai segi dan salah satunya adalah dari cara

mengerjakannya. (The Liang Gie 1986).

Dilihat dari cara mengerjakannya, pekerjaan dapat digolongkan menjadi 2

(dua) yaitu:

1. Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain.

Contohnya, buat surat sambil foto copy dokumen yang lain.

2. Pekerjaanyang harus dikerjakan secaratersendiri.Contoh.a.Menelepon.

b.Menerima dikte dari atasan. c.Menjadi notulis.d.Mengetik surat.

2.4. Menyusun Daftar Kerja Rutin.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyusun jadwal kerja rutin adalah

sebagai berikut:

1. Menyusun Daftar Pekerjaan. Yang dimaksud dengan daftar pekerjaan adalah

daftar yang dipergunakan untuk mencatat pekerjaan-pekerjaan yang akan

dilakukan pada waktu yang akan datang.

Daftar pekerjaan, untuk lebih mudahnya dapat dibuat dalam bentuk

tabel seperti contoh dibawah ini:

Tabel 1

Menyusun daftar pekerjaan.

No. Nama Pekerjaan Hari/Tanggal Lamanya

1 Mengetik laporan harian

kantor

Sabtu/18/9/2018 2 jam

2 Megeposkan surat Senin/20/9/2018 30 menit

3 Mengambil kas kecil Senin/20/9/2018 30 menit

4 Interlokal ke Jakarta Rabu/23/9/2018 15 menit

5 Mengetik surat Senin/20/9/2018 45 menit

6 Menfile surat-surat Senin/20/9/2018 2 jam

Contoh : Menyusun daftar pekerjaan.

Daftar pekerjaan sebaiknya dibuat untuk mingguan atau bulanan. Namun,

pencatatannya perlu dilakukan setiap hari atau setiap saat.

2. Menentukan Urutan Pengerjaan Untuk Hari Tertentu.

Setelah memiliki daftar pekerjaan yang dibuat secara harian, langkah

berikutnya mengurutkannya.

Dibawah ini kita dapat melihat tabel cara menentukan urutan

pengerjaan untuk hari tertentu sebagai berikut:

Tabel 2

Menentukan urutan pengerjaan untuk hari tertentu

Hari : Senin/ Tanggal : 20-9-2018

No Nama Pekerjaan Lamanya Pekerjaan Lamanya

1. Mengeposkan surat 30 menit -

2. Mengambil dana kas kecil 30 menit -

3. Mengetik surat 45 menit Telepon 10 menit

4. Menfilesurat-surat yang masuk dan

surat-surat keluar

2 jam Telepon 10 menit

Tamu 15 menit

Ke toilet 5 menit

Istirahat 45 menit

Contoh : Menentukan urutan pengerjaan untuk hari tertentu.

3. Menyusun Jadwal Kerja Harian.

Setelah mengurutkan pekerjaan dilakukan sepeti tersebut di atas, dapat

ditentukan waktu yang sebenarnya yang akan dipergunakan untuk mengerjakan

pekerjaan utama dan pekerjaan pengganggunya, sehingga kita dapat tahu secara

persis jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan pada hari tertentu.

Dari hasil diatas, selanjutnya dapatlah disusun jadwal kerja untuk

hari senin seperti yang tercantum berikut ini.

Tabel 3

Menyusun jadwal kerja harian

Senin, 20 September 2018

No Nama Pekerjaan JAM Keterangan

1. Mengeposkan surat 08.00-08.30 Kendaraan Kantor

2. Mangambil kas kecil 08.30-09.00 Kas Kantor

3. Mengetikan surat 09.00-09.55 Membalas Surat PT Maju

4. Menfile surat-surat 09.55-13.20 Surat Masuk/Surat

Keluar

Contoh: Menyusun jadwal kerja harian.

2.5. Menetapkan Skala Prioritas Pekerjaan.

Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan rencana kerja adalah

menentukan prioritas pengerjaan. Sebenarnya, tujuannya hanya untuk

menentukan mana yang lebih dahulu dan mana yang kemudian. Namun, justru

disiniah permasalahannya; lebih-lebih bagi pekerjaan yang masih yunior.

(Jeanette L. Bendech 1986). Di dalam penentuan prioritas pekerjaan, harus dapat

dilakukan secara tepat. Penentuan prioritas pengejaan yang kurang tepat dapat

menimbulkan beragai permasalahan. Permasalahan tersebut diantaranya tidak

terselesaikannya pekerjaan dengan baik, memerlukan waktu yang lebih lama,

pekerjaan yang lain tergantung, akan mendapat teguran dari atasan, atau mungkin

dapat menjadikan pekerjaan yang flustrasi.

Dalam menetapkan prioritas waktu pengerjaan suatu pekerjaan ada beberapa hal yang

dapat dijadikan pedoman yaitu sebagai beikut:

1. Pimpinan.

Pimpinan atau atasan biasanya akan meminta untuk mengerjakan suatu

pekerjaan yang harus diselesaikan pada suatu waktu tertentu. Jika hal ini

dilakukan oleh pimpinan, sekretaris tinggal memperkiraan berapa waktu yang

akan digunakan untuk pekerjaan dari pimpinan, sekretaris tinggal

memperkirakan waktu yang diperlukan untuk mengerjakannya, kemudian

kapan mulai melaksanakan sampai selesainya tugas yang dikerjakannya.

2. Batas Waktu Pengerjaan.

Batas waktu pengerjaan suatu pekerjaan juga dapat dipergunakan suatu

petunjuk sebagai penentu prioritas yang dikerjakan.

3. Lamanya Waktu Pengerjaan.

Dengan mengetahui waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu

pekerjaan, maka kita akan dapat tentukan kapan pengerjaan laporan ke bagian

dokumentasi dan arsip yang membutuhkan waktu

4. Urutan Suatu Proses.

Yang dimaksudkan di sini adalah apakah pekerjaan yang akan dikerjakan

merupakan bagian dari urutan suatu proses pekerjaan.

5. Kemungkinan Pengerjaan Secara Bersamaan.

Maksudnya adalah kemungkinan untuk mengerjakan suatu pekerjaan disela-

sela pekerjaan yang lain. Misalnya sambil menunggu penyelesaian foto copy

dokumen yang dilakukan oleh bagian penggandaan dokumen, kita dapat

mengerjakan pekerjaan lain,

Dari ke lima pedoman tersebut diatas, satu sama lain dapat saling terkait. Namun,

pedoman mana yang diutamakan dalam menyusun atau merangking pekerjaan,

tergantung dari situasinya.

2.6. Penggunaan Buku Harian

Buku harian atau biasa disebut dengan buku agenda adalah buku yang sering

dipergunakan untuk mencatat aktiitas tertentu yang dilakukan atau akan

dilakukan pada hari tertentu. Di kalangan karyawan, buku harian atau agenda

biasanya digunakan untuk mencatat aktivitas yang dikerjakan atau akan

dikerjakan pada hari tertentu. Memang dikaitkan dengan aktivitas penyusunan

jadwal pekerjaan, khususnya jadwal pekerjaan rutin, buku ini akan sangat

membantu. Dengan menggunakan buku agenda harian dapat langsung disusun

daftar pekerjaan untuk hari tertentu. Bahkan sekaligus dapat disususun rencana

kerja harian.

c.Rangkuman.

Rencana kerja dapat dikatakan sebagai penentuan aktivitas-aktivitas atau pekerjaan-

pekerjaan yang aan dilakukan pada waktu yang akan datang sesuai dengan tujuan

yang telah ditetapkan.

Arti pentingnya suatu rencana kerja yang baik adalah:

1. Dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang tepat,

atau dengan kata lain dapat bekerja dengan efisien dan efektif.

2. Dapat mengurangi kerja lembur.

3. Dapat menangani pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya mendadak atau tidak

terencana, seperti misalnya panggilan telepon.

4. Dapat memanfaatkan waktu istirahatnya dengan baik.

5. Tidak tegang dalam menghadap pekerjaan, yang akhirnya akan mengurangi

tingkat stress dalam bekerja.

6. Tidak akan sering dimarahi oleh atasan.

Secara umum pekerjaan dapat dikategorikan menjadi 3 macam, yaitu:

1. Pekerjaan rutin adalah pekerjaan yang dikerjakan secara rutin pada suatu

periode waktu tertentu.

2. Pekerjaan temporer (pekerjaan proyek) adalah pekerjaan yang dikerjakan pada

waktu tertentu saja, dan sifatnya tidak berulang dalam waktu yang relative

pendek.

3. Pekerjaan pengganggu adalah suatu pekejaan yang harus dikerjakan pada saat

kita sedang mengerjakan pekerjaan utama dan memerlukan waktu yang relative

lama sangat mempengaruhi terhadap proses pengerjaan utama contohnya tiba-

tiba ada telepon masuk.

Dilihat dari cara mengerjakannya, pekerjaan dapat digolongkan menjadi dua.

Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dan pekerjaan yang harus

dikerjakan secara tersendiri.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyusun jadwal Kerja Rutin sebagai

berikut:

1. Menyusun daftar pekerjaan.

2. Menentukan urutan pengerjaan untuk hari tertentu.

3. Menyusun jadwal harian.

Dalam memprioritaskan waktu pengerjaan suatu pekerjaan ada beberapa hal yang

dapat dijadikan pedoman. Pedoman tersebut diantarannya adalah

sebagai berikut:

1. Pimpinan.

2. Batas waktu pengerjaan.

3. Lamanya waktu pengerjaan.

4. Urutan suatu proses.

5. Kemungkinan pekerjaan secara bersamaan.

Dikalangan karyawan, buku harian atau agenda biasanya dipergunakan untuk

mencatat aktivitas-aktvitas yang dikerjakan atau akan dikerjakan pada hari tertentu.

Dikaitkan dengan aktivitas penyusunan pekerjaan rutin, buku ini sangat membantu.

dengan menggunakan buku agenda harian dapat langsung menyusun daftar pekerjaan

untuk hari tertentu. Bahkan sekaligus dapat menyusun rencana kerja harian.

SOAL & JAWAB

d.Test Formatif

Untuk lebih memahami cara menentukan prioritas pengerjaan, kerjakanlah soal

dibawah ini:

Tentukanlah prioritas pengerjaan dari pekerjaan-pekerjaan berikut ini dengan

mempegunakan pedoman yang ada? Pada suatu hari saudara mempunyai daftar

aktivitas sebagai berikut.

soal

1. Menyampaikan surat masuk dan surat keluar.

2. Jam 11.00 menjadikan notulis pada rapat pimpinan selama kurang lebih 2 jam.

3. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.

4. Mencetak laporan untuk pimpinan guna dipakai sebagai referensi pada saat

rapat.

5. Memesan alat-tulis menulis pada bagian logistic.

Jawab:

Dari ke 5 point tersebut diatas, pertama-tama ditentukan pekerjaan mana yang akan

dilakukan terlebih dahulu atau mana pekerjaan yang diprioritas terlebih dahulu seperti:

1. Semua surat yang masuk atau surat keluar pertama-tama di masukkan/di catat

pada buku agenda melalui beberapa prosedur.

2. Setelah surat-surat itu dimasukkan/dicatat pada buku agenda barulah di

sampaikan kepada bagian-bagian pada organisasi atau kantor, akan tetapi

sebelum sampai pada alamat yang dituju terlebih dahulu di catat pada buku

ekspedisi intern barulah di serahkan pada bagian yang berhak menerimanya.

Kecuali surat keluar tentunya mempunyai prosedur yang lain atau sebelum

surat dikirim haruslah surat-surat itu di catat pada buku ekspedisi ektern

barulah surat-surat tersebut di bawah ke kantor pos untuk dikirim.

3. Selanjutnya untuk melaksanakan tugas berikutnya yaitu membuat daftar

pemesanan alat tulis menulis sebagai kebutuhan dalam operasional dari

organisasi, perusahaan ataupun kantor.

4. Untuk menjadi seorang notulis dalam rapat pimpinan selama kurang lebih 2

jam, dimana tugas dari sekretaris mengambil absen kepada semua peserta rapat

kemudian saat rapat notulis menulis/merekam semua apa yang terjadi selama

rapat berlangsung sampai pada siapa nama yang mengusulkan, siapa nama

orang yang menangapi dan akhirnya pimpinan menjawab dan memberikan

jawaban yang benar, dan selanjutnya membuat notulen hasil rapat hari itu

disampaikan kepada pimpinan, setelah disetujui notulen itu maka diketik hasil

rapat tersebut.

5. Akhirnya notulis mencetak laporan hasil rapat sebagai referensi pada saat rapat

nanti.

3.Kegiatan Pembelajaran 3 tentang Penangan Telepon di

Kantor

a.Tujuan Pembelajaran.

1. Menjelaskan Pengertian Telepon.

2. Menjelaskan Cara Menangani Telepon.

3. Menjelaskan Sikap, Dalam Pelayanan Secara Efektif Sebagai Sekretaris Pada

Waktu Penerimaan Telepon.

4. Menjelaskan Alat-Alat Yang digunakan Untuk Menerima Telepon.

5. Menjelaskan Persiapan Menelepon.

6. Menjelaskan Pelaksanaan Menelepon.

7. Menjelaskan Cara Mencatat Pesan-Pesan Telepon.

8. Menjelaskan Menangani Masalah Hambatan Bertelepon.

9. Menjelaskan Hal-Hal Yang Harus Dihindari Oleh Sekretaris Dalam

Berkomunikasi.

10. Melalui Telepon.

11. Peralatan & Sistim Jaringan Telepon Di Kantor.

12. Menjelaskan Langkah-Langkah Pelayanan Telepon.

13. Menjelaskan Menjawab Telepon Yang Benar.

14. Swichboard.

15. Menjelakan cara Kerja Operator Swchboard.

16. Macam-Macam Hubungan Telepon.

Pendahuluan

Setiap organisasi, perusahaan dan kantor (instansi pemerintah), tentunya

mempunyai telepon pada kantor sebagai alat komunikasi baik digunakan untuk

didalam kantor ataupun dengan pihak lain diluar kantor. Akan tetapi tentunya

mempunyai tata krama yang berbeda-beda untuk setiap kantor. Dalam modul ini

akan menjelaskan bagaimana cara seseorang akan berkomunikasi dengan baik

didalam kantor maupun diluar kantor dengan baik dan benar. Untuk lebih jelas

memahami caranya untuk dapat berkomunikasi dengan baik tentunya dapat

dipelajari hal-hal tersebut dibawah ini.

b.Uraian Materi

3.1. Pengertian Telepon.

Telepon menurut pendapat Jingga Gemilang (2013:67) mengatakan

telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan

mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan

alat komunikasi yang paling efektif, telepon juga merupakan bagian dari

kehidupan manusia sebagai sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat

pada lapisan masyarakat baik individu atau instansi/perusahaan. Kini telepon

sudah dimodifikasi menjadi alat komunikasi yang multiguna dan beraneka ragam

model.

Sedangkan menurut Sedianingsih (2010) dan kawan2 mengatakan Telepon

merupakan alat komunikasi untuk menerima dan menyampaikan informasi

dengan cepat. Melalui telepon seseorang (sender) dapat menyampaikan

maksudnya baik untuk kegiatan bisnis maupun nonbisnis dalam bentuk informasi

kepada orang lain (receiver). Sehingga dapat dikatakan bahwa selain sebagai alat

komunikasi, telepon juga sebagai alat usaha, alat Pembina citra perusahaan,

symbol prestise, dan sudah merupakan bagian dari kehidupan manusia modern.

Telepon diciptakan oleh Alexander Graham Bell (paten 1876 dan 1877)

dengan memanfaatkan perubahan kekuatan dan frekuensi arus listrik yang

disebabkan oleh perubahan gelombang suara. Pesawat telepon memiliki

transformasi pada alat pengirim dan pesawat penerima. Sistem memutar angka-

angka otomatis telah menggantikan operator manusia.

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, telepon memiliki arti:

1. Pesawat dengan aliran dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang

yang berjauhan tempatnya.

2. Percakapan yang disampaikan dengan pesawat tersebut.

Menurut Hendi Haryandi (2009) Administrasi Perkantoran, telepon

adalah penyampaian warta dari satu pihak kepada pihak lain di dalam

organisasi sendiri atau pun diluar perusahaan (keluar kota yang jauh jaraknya)

dengan memakai peralatan yang meneruskan suara pembicaraan langsung dari

kedua belah pihak. Alat yang digunakan untuk menyampaikan dan

mendengarkan suara disebut pesawat telepon, sedangkan penyambungan

hubungan antara pesawat dan kedua belah pihak diatur dan dilakukan oleh

kantor telepon yang dilengkapi dengan instalasi telepon. Hendi Haryadi (2009),

juga mengatakan, sebelum computer ada, telekomunikasi yang dilakukan

hanya komunikasi suara, melalui telepon. Namun pada zaman yang sudah

semakin canggih ini telekomunikasi telah berkembang menjadi berbagai macam

multimedia. Multimedia yang sudah umum digunakan adalah komputer dan

handphone dengan berbagai macam-macam merek serta kecanggihannya.

Aplikasinya berupa pengunaan internet, yang terutama untuk layanan email dan

world wide web. Dan saat ini email sudah menjadi alat standard komunikasi

disemua organisasi, perusahaan, maupun perorangan sehingga fungsinya sudah

mengantikan surat fisik yang selama ini telah digunakan. Sementara itu melalui

world wide web, dengan makin mudahnya upload material ke web melalui web

server, seseorang semakin mudah dapat mentransfer file ke internet.

Menurut Irra Chrisyanti Dewi ( 2011) mengatakan: Ada beberapa Etika

Bertelepon sebagai berikut:

1.Jangan memulai dengan kata “Halo” tetapi langsung menyebutkan nama,

nama organisasi atau perusahaan.

2.Jangan mengunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan

pribadi atau terlalu lama menggunakan/berbicara si penelepon.

3.Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap

tidak tertuju pada pembicaraan.

4.Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya

berbicara dengan sikap yang menyenangkan.

5.Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi

kesan memperhatikan orang yang di ajak bicara.

6.Berbicaralah dengan tempo sedang tidak terlalu cepat atau lambat.

7.Bila menelepon, sebutkan nama dan jabatan orang yang dituju di samping

pokok pembicaraannya.

8.Bila menelepon seseorang, tanyakan apakah saat ini adalah waktu yang tepat

untuk berbicara.

Berdasarkan pengertian tersebut diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa

setiap orang untuk berkomunikasi lewat telepon tentunya harus mempunyai

etika bertelepon, dengan kata lain mempunyai tata cara yang baik untuk

menelepon.

3.2. Etika bertelepon, ada 2 cara yaitu: etika bertelepon secara umum dan etika

bertelepon secara khusus. Untuk lebih jelasnya dapat di jelaskan sebagai

berikut:

a. Etika bertelepon secara umum, yaitu:

1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering.

2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi

seseorang melalui telepon.

3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan, tepat.

4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak.

5. Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan.

6. Bertanya dengan bijaksana.

7. Mencatat pesan atau pembicaraan.

8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan.

9. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

b. Etika bertelepon secara khusus, yaitu:

1. Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang

belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di

telepon.

2. Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

3. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi.

5. Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak.

6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah.

7. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan,

hanya terdengar bunyi musik.

8. Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru.

9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah.

10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.

Supaya dapat dipahami maka gunakan bahasa yang benar ketika

bertelepon, harus santun pula, yang artinya meskipun kita telah mengenal dekat

orang yang menelepon tetapi ketika bertelepon harus sopan, hormat, tidak

menggunakan kata-kata yang kurang baik atau memanggil dengan sebutan yang

tidak pada tempatnya atau tidak pada tempatnya. Ciri orang yang profesional

ialah mampu mengendalikan diri, termasuk mengendalikan emosi berupa rasa

kesal. Ketika seseorang bertelepon, apa yang dikatakan dan bagaimana sikap

yang muncul, mencerminkan kepribadiannya. Hal lain yang harus diperhatikan

ketika bertelepon ialah tidak berbicara dengan orang lain (kecuali

elekonferensi). Pada saat bertelepon, selain penggunaan bahasa harus efektif

dan efisien, maka intonasi suara pun harus diperhatikan. Kata-kata diucapkan

secara jelas, tekanan pada kata-kata yang penting. Volume suara (rendah dan

nyaringnya). Nada suara tidak boleh datar (perhatikanlah jeda antarkata).

3.3. Cara Menangani Telepon.

Ada 2 (dua) Cara Menanganan Telepon, yaitu:

1. Respon untuk panggilan (incoming calls).

2. Melakukan panggilan (outgoing calls).

Ada beberapa hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon yaitu:

1. Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Bila dering telepon sudah

berbunyi dua kali, namun belum ada yang mengangkat, maka si penelepon

akan merasa kesal dan bertanya-tanya mengenai keadaan tempat yang di

hubunginya.

2. Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda

penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung.

3. Gunakanlah bahasa yang resmi, komunikatif (maksudnya jelas, dapat

dipahami, singkat, dan tepat).

4. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada di tempat,

secepatnya dihubungikan kepada yang ditujunya. Bila orang yang

dikehendakinya tidak berada ditempat, tanyakanlah apakah dapat dibantu,

apakah keperluannya, apakah pesannya.

5. Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa yang

bersangkutan salah sambung.

6. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal atau cara tertentu

yang harus diperhatikan yaitu kita harus bertanya berlebih dahulu perihal

identitas si penelepon. Namanya, asal kantor atau perusahaan, apa

keperluannya, kemudian secepatnya memberitahukan pimpinan.

7. Bersikaplah sopan, ramah, hangat, dan akrab, karena sifat dan sikap kita akan

terpantul melalui nada suara.

Cara Menerima Telepon

Ada beberapa hal khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon yaitu:

a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan

memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) yang biasa

tersedia, untuk mencatat hal yang penting.

b. Menyampaikan salam seperti selamat pagi, selamat siang, selamat petang.

Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak. Meskipun penelepon orang

yang sudah dikenal namun tetap kita harus menyampaikan salam dan

menyapanya dengan hormat sesuai dengan etika bertelepon.

c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.

d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).

e. Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh,

karena hal itu tidak sopan. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi

lagi maksudnya atau kita sendiri mengulang kembali maksudnya (konfirmasi).

f. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon

menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan

menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu.

h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah

dengan cara profesional. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar,

bijaksana, namun tegas.

i. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah

pendengar yang baik).

j. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat, dan tepat.

k. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru. Karena salah satu

ciri akrab dan perhatian ialah menyebut nama orang dengan tepat.

3.4. Sikap Dalam Pelayanan Efektif Sebagai Seorang Penerima Telepon Yang perlu

Diperhatikan ada 7 C, yaitu:

1. CARING.

Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau

penelepon.

2. COMMITED.

Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada

orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.

3. CONFIDENT.

Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh

bersikap merendahkan diri sendiri.

4. CONSIDERATE.

Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.

5. CONTROLLLED.

Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan

(marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah

penelepon.

6. CREATIVE.

Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.

7. CONTAGIOUS.

Bersikap gembira, antusias, sejuk damai pada penelepon

3.5. Alat-alat Yang Digunakan Untuk Menerima Telepon, yaitu:

1. Pesawat telepon.

2. Kalender meja.

3. Jam dinding.

4. Alat tulis, seperti pensil, ballpoint.

5. Lembar pesan telepon (LPT).

6. Daftar nomor telepon ekstention internal.

7. Buku daftar telepon masuk.

3.6. Persiapan Menelepon, yaitu:

a. Siapkan nomor telepon yang hendak dituju, perhatikan bahwa telepon sudah

tepat.

b. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint.

c. Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.

3.7. Pelaksanaan Menelepon, yaitu:

a. Memutar atau menekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai

dengan dimaksud. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan

kanan memegang alat tulis dan kertas yang telah disiapkan (kertas atau

blok note).

b. Bila ada kesalahan menelepon, misalnya salah sambung, segeralah minta

maaf.

c. Bila telah tersambung penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan

identitas diri.

d. Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas, singkat, dapat

dipahami, dan tepat.

e. Mencatat hal-hal yang penting.

f. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam.

g. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat

menyampaikan informasi secara singkat, padat, dan jelas.

3.8. Mencatat Pesan-Pesan Telepon, yaitu:

Oleh karena itu, untuk mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon di

kantor harus disediakan pula alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT), untuk

mencatat pesan telepon.

a. Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan, yaitu:

1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelepon, nama perusahaan,

nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.

2. Memindahkan segera lembar pesan telepon (LPT).

3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja

pimpinan agar mudah terlihat.

4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

b. Cara mencatat isi pesan, yaitu:

1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok

pembicaraannya saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat

penjelasannya tidak perlu dicatat.

2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya

terhindar dari kesalahan.

3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.

3.9. Menangani Masalah Hambatan Bertelepon.

Meskipun seorang pegawai telah berupaya memenuhi kriteria tersebut di atas,

namun hambatan atau gangguan ketika bertelepon kadang-kadang terjadi.

Ada 2 (dua) factor penghambat ketika bertelepon, yaitu:

1. Faktor alat.

2. Faktor pengguna telepon.

Kedua factor penghambatan tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Faktor alat, maksudnya hambatan terjadi karena peralatan telepon tidak

berfungsi dengan baik. Hal seperti ini dapat berupa: suara berisik, suara

timbul tenggelam, suara mengecil, tidak terdengar nada kontak, nada

sambung tidak terdengar, sambungan terputus ketika berbicara.

2. Faktor pengguna telepon, maksudnya orang yang menggunakan telepon,

baik penerima telepon maupun penelepon bersikap kurang baik seperti,

berbicara sambil makan, meninggalkan telepon sambil berbicara kepada

orang lain atau berbicara kepada pihak ketiga, desah nafas keras, berbicara

kurang baik atau kotor, sambil bersenda gurau yang keterlaluan, berbicara

dengan kepala bergerak kekanan dan kekiri, letak gagang telepon ketika

berbicara terlalu ke atas atau ke bawah.

3.10. Hal-hal yang harus dihindari oleh sekretaris dalam berkomunikasi melalui

telepon :

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing.

2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.

4. Berbicara terlalu banyak basa-basi.

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

6. Berbicara dengan nada memerintah.

7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi

musik yang diperdengarkan.

8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali.

9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah.

Sistim Jaringan Telepon di Kantor.

3.11. Peralatan dan Sistem Jaringan Telepon Di Kantor.

Jaringan telepon di kantor tergantung dari besar kecilnya kantor, untuk kantor

yang kecil biasanya hanya mempunyai telepon tunggal, maksudnya hanya satu

pesawat telepon yang berfungsi untuk berkomunikasi dengan kantor lain. Jadi

seperti telepon yang dirumah. Untuk kantor yang besar, selain mempunyai

telepon tunggal yang sering disebut telepon langsung, biasanya mempunyai

telepon intern, yang disebut telepon pesawat atau extension. Telepon extention

terutama berfungsi untuk saling berkomunikasi bagi unit-unit yang ada didalam

satu organisasi. Fungsi yang lain adalah dipergunakan untuk menghubungkan

telepon dari luar yang ingin berkomunikasi pula sebaliknya, jika ada orang dari

unit tertentu ingin berkomunikasi dengan pihak luar organisasi. Semua telepon

extension dihubungkan ke telepon tunggal melalui mesin penghubung, dengan

demikian telepon extension akan dapat berhubungan dengan pihak luar.

Jika di lihat dari segi jaringan yang digunakan, telepon dapat dibagi

menjadi dua macam, yaitu telepon dengan jaringan kabel dan telepon

dengan jaringan nickabel (telepon satelit). Untuk lebih jelasnya, sebagai

berikut:

1. Pesawat telepon dengan jaringan kabel

yaitu pesawat telepon yang dihubungkan ke kabel telepon. Di instansi-instansi

pemerintah maupun swasta, khususnya perusahaan besar, penguna telepon

jaringan kabel kadang-kadang dilengkapi dengan peralatan yang disebut

switchboard. Alat tersebut digunakan oleh operator telepon untuk menerima,

menyambungkan dan menghubungkan keluar. Switchboard ini dihubungkan

dengan public exchange atau pesawat transfer umum dengan satu atau lebih

hubungan atau lines dan dilengkapi dengan ekstensi sambungan ke unit-unit

kerja yang ada dalam suatu organisasi atau perusahaan. Adapun mesin

penghubung ini ada dua system, yaitu PABX dan PMBX Mesin PABX

(Private Automatic Branch Exhange) akan memungkinkan antar extension

dapat berhubungan secara langsung, tanpa harus melalui operator. Jadi jika

seseorang diunit A ingin berkomunikasi melalui telepon dengan seseorang di

unit B, orang tersebut langsung dapat memutar nomor extension pada unit B.

Sedangkan mesin PMBX (Private Manual Branch Exchange) semua hubungan

telepon harus melalui operator atau telepon tunggal. Jadi,jika seseorang di unit

A ingin berkomunikasi melalui telepon dengan seseorang di unit B, orang

tersebut tidak dapat langsung memutar nomor extension unit B tetapi harus

terlebih dahulu menghubungi operator, untuk meminta dihubungkan ke nomor

extension unit B. Selain ada mesin penghubung ada alat lain lagi yang disebut

papan penghubung atau disebut Switchboard. Switchboard ini berfungsi

sebagai telepon tunggal kantor dan penghubung komunikasi melalui telepon

dikantor. Jadi switchboard ini seperti telepon tunggal tetapi dilengkapi dengan

beberapa kunci fungsi. Orang yang mengoperasikan switchboard inilah yang

sering disebut operator atau resepsionis telepon.

2. Telepon satelit yaitu telepon yang tidak dihubungkan dengan kabel telepon,

tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi.

Satelit adalah suatu stasiun mengulang yang ditempatkan di angkasa dengan

ketinggian mulai dari 150 kilometer sampai dengan 36.000 kilometer dari

permukaan bumi yang berfungsi mengirim ulang sinyal atau data yang diterima

(Kompas tanggal 25 september 2001). Untuk satelit penginderaan, data yang

dikirimkan kembali ke bumi, gambar bumi, ataupun panas bumi. Sementara

itu satelit komunikasi adalah satelit yang memancar ulang sinyal transmisi

telekomunikasi yang diterima dari salah satu stasiun bumi ke seluruh daerah

yang dicakup satelit tersebut.

Dengan menguasai bermacam–macam hubungan telepon yang di kantor

secara umum dapat digolongkan menjadi 2 (dua), yaitu:

1. Hubungan inter (dalam kantor).

2. Hubungan external (dengan luar kantor).

Persiapan yang perlu dilakukan pada waktu akan menelpon adalah membuat

telepon dan mempersiapkan catatan ringkasan pembicaraan lewat telepon. Dan

untuk mengakhiri pembicaraan telepon seharusnya/terlebih dahulu

penelepom yang menutup gagang teleponnya. Dan jangan lupa mencatat pesan

telepon selain itu bertanya tentang identitas penelpon/asal telepon, nomor

teleponnya, waktu telepon dan tujuan pesan. Hindari teknik mengulang.

3. Telepon Extension.

Telepon extension fungsi utamanya adalah untuk berkomunikasi secara intern,

maksudnya lebih banyak dipergunakan untuk berkomunikasi oleh sesama

karyawan pada suatu organisasi.

a. Transfer.

Fungsi ini diperhitungkan untuk memindahkan sesuatu telepon dari suatu

pesawat extension ke pesawat yang lain. Misalnya ada suatu panggilan

telepon pada extansion nomor 253. Ternyata panggilan telepon tersebut

salah sambung, yang maksudnya akan menghubungi nomor 254.

Panggilan telepon yang masuk ke pesawat nomor 253 tadi dapat ditransfer

kepesawat nomor 254.

b. Call Pick Up.

Maksudnya adalah mengambil panggilan telepon di pesawat yang lain.

Misalnya ada panggilan telepon dipesawat nomor 255, tetapi kebetulan

diruangan tersebut kosong. Panggilan di nomor 255 tersebut dapat diambil

dari pesawat yang lain, misalnya dari Pesawat nomor 244. Adapun

caranya adalah dengan terlebih dahulu memutar nomor 13, kemudian

dilanjutkan dengan memutar nomor 255. Setelah itu, panggilan sudah

dapat dijawab dari pesawat nomor 244.

c. Follow Me.

Fungsi ini dipergunakan untuk menitipkan atau memindahkan nomor

extension tertentu ke pesawat extension yang lain. Misalnya pemilik

pesawat 224 ingin pergi untuk menemui seseorang diruang lain yang nomor

pesawat 234. Nomor 224 untuk sementara dapat dipindahkan ke pesawat

nomor 234, dengan cara memutar terlebih dahulu nomor 62, kemudian

dilanjutkan dengan nomor 224 menjadi seperti nada bunyi telepon sibuk

yang menandakan bahwa pesawat nomor 224 sudah pindah ke pesawat

nomor 234. Untuk mengembalikan nomor 224 ke pesawat semula, dengan

cara memutar kembali nomor 62.

d. Automatic Call Back.

Dengan menggunakan fasilitas ini penelepon dapat menelepon kembali

secara otomatis, tanpa harus memutar nomor pesawat yang dipanggil.

Kegunaan fungsi ini adalah jika pada saat menelepon pesawat tertentu,

tetapi pesawat tersebut sedang dipergunakan, biasanya orang akan

langsung menutup gagang teleponnya, lalu setelah beberapa saat

menelepon kembali. Dengan adanya fasilitas ini, penelepon tidak perlu

memutar nomornya kembali, tetapi sebelum gagang teleponnya di tutup

putar terlebih dahulu nomor 5, setelah itu nada bunyi pada pesawat

berubah tidak seperti nada normal, baru kemudian letakkan gagang

telepon.

e. Do Not Disturb.

Fasilitas ini dipergunakan untuk menghindari panggilan telepon atau

memblok suatu pesawat agar tidak bias dihubungi olah pesawat

lain.Misalnya suatu saat kita mempunyai pekerjaan yang sangat penting

yang harus segera diselesaikan. Kita memerlukan waktu khusus yang tidak

mungkin diganggu oleh siapapun, termasuk telepon. Untuk itu kita dapat

memblok untuk sementara telepon extension kita agar tidak bias dihubungi

oleh telepon lain, dengan cara memutar nomor 61. Kemudian untuk

menormalkan kembali pesawat kita, putar lembali nomor 61.

f. Three Party Conferece.

Fasilitas ini memungkinkan terjadinya pembicarraan tiga pesawat secara

bersamaan. Misalnya pesawat nomor 259 ingin berdiskusi dengan

orang di pesawat nomor 956 dan 231.

Caranya adalah sebagai berikut:

1. Pertama-tama nomor 259 menghubungi pesawat 956 dengan cara

memutar nomor 956. Setelah 956 menjawab maka di minta menunggu.

2. Kemudian untuk menghubungi nomor 231, nomor 259 nomor ke 2

yaitu 259 terebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan nomor 231.

3. Setelah nomor 231 tersambung, nomor 259 memutar nomor ke 3 yaitu

231.

4. Setelah memutar nomor tersebut maka dihubungkan ke pesawat

utama dari tersebut, sudah tersmbung dan pembicaraan sudah dapat

dimulai.

4. Dengan semakin cangkih tekhnogi saat ini, maka dunia usaha sekarang mulai gencar

untuk meningkatkan jaringan telepon agar lebih cepat cara kerjanya seperti

menciptakan 4 G dan bahkan 5 G. Sehingga banyak orang mencari hal tersebut yang

artinya cara kerja semakin cepat.

3.12. Langkah-Langkah Pelayanan Telepon.

Adapun cara atau langkah - langkah untuk pelayanan pada telepon kantor

menurut pendapat dari Jingga Gemilang (2013:68) mengatakan:

1. Menyiapkan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon, agar mudah diambil

jika diperlukan.

2. Catatlah nomor-nomor penting yang sering dibutuhkan dan letakkan di meja

kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.

3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon

4. Dalam pembicaraan telepon, kata-kata diucapkan dengan jelas, perhatikanlah

volume suara anda. Bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.

5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya berbunyi.

6. Jawablah dengan memberikan identitas anda, segera tanyakan siapa yang

mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutnya identitas jangan

dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.

7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan anda tidak dapat membantu

penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan biasa

ditemui.

8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan anda sedang melayani

pembicaran dengan telepon lainnya, katakan bahwa anda harus menerima

telepon lain.

9. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan

penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara

anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus

menunggu.

10. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon

dan menelepon dapat membina hubungan antara kantor dengan kantor lain.

3.13. Menjawab Telepon Yang Benar.

Dalam lingkungan suatu kantor kita akan menjawab telepon yang berasal

dari dua sumber yaitu: intern dan ekstern. Adapun sumber telepon intern dating dari

nomor extension kantor yang bersangkutan, sedangkan sumber telepom extension

adalah telepon yang datang dari luar organisasi.

Dalam sehari-hari banyak orang menerima telepon dengan menggunakan kata “Halo”

kata ini kurang tepat jika dipergunakan untuk menjawab telepon, karena kurang

memberikan manfaat kepada Si penelepon. Orang menelepon sebenarnya sedang

mencari identitas orang lain atau lembaga. Jika di jawab dengan menggunakan kata

“Halo”, penelepon hanya tau kalau teleponnya telah menyambung ke pesawat lain,

namun dia tidak tahu itu telepon dari siapa. Oleh karena itu, kata-kata yang paling

tepat untuk menjawab panggilan telepon adalah ucapan salam yang diikuti identitas

atau sebaliknya. Yang dimaksud dengan indentitas di sini dapat identitas unit kerja,

identitas pribadi atau identitas perusahaan sesuai dengan dimana posisi telepon

berada.

Selanjutnya seandainya kita menerima telepon yang salah sambung, beritahukanlah

dengan bijaksana bahwa si penelepon salah sambung. Apabila kita tahu nomor yang

dituju beritahukanlah nomornya, tetapi jika tidak sarankan untuk bertanya kepada

operator. Seandainya telepon extension anda mempunyai fasilitas untuk mentransfer,

akan sangat bijaksana kalau mau mentransfer telepon yang nyasar tadi ke nomor yang

dituju.

Menjawab Telepon Untuk Pimpinan.

Di dalam menjawab telepon untuk pimpinan, perlu ada perhatian khusus

menginggat bahwa telepon untuk pimpinan jumlahnya cukup banyak, tetapi pimpinan

kita sangat sibuk. Oleh sebab itu perlu dilakukan adanya seleksi terhadap setiap

telepon yang masuk untuk pimpinan.

Selanjutnya untuk menyeleksi telepon untuk pimpinan dapat didasarkan pada kedua

kriteria berikut ini yaitu nama orang/identitasnya dan keperluannya. Dari identitasnya

diatas, apabila nama/identitasnya jelas dan urusannya penting sehingga layak untuk

dihubungkan ke pimpinan, kita coba untuk dihubungkan ke pimpinan. Caranya

adalah dengan menawarkan terlebih dahulu kepada pimpinan terlebih dahulu kepada

pimpinan kita. Apabila beliau bersedia, baru bisa dihubungkan. Akan tetapi, apabila

tidak, biasanya pimpinan akan memberikan atau petunjuk untuk dihubungkan.

3.14.Telepon Penghubung Swichboard.

Yang dimaksud dengan Switchboard fungsinya, sebagai papan penghubung

antara telepon yang masuk maupun telepon keluar melalui suatu alat (pesawat telepon

) lihat gambar diatas, sedangkan yang mengoperasikan alat tersebut oleh seorang

sekretaris yang biasanya disebut sebagai sekretaris resepsionis. Jadi Switchboard hanya

merupakan sarana untuk berkomunikasi dengan pihak lain agar supaya dapat

melancarkan pekerjaan di kantor.

Secara umum switchboard dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu :

1. Kunci utama, yaitu kunci untuk nomor telepon yang terdiri dari angka

0,1,2,3,4,5,6,7,8,9.

2. Kunci fungsi, kunci untuk menghubungkan

3. Kunci jalur, yaitu kunci untuk membagi jalur pembicaraan yang melalui

switchboard.

3.15. Operator Switchboard.

Petugas yang bertanggung jawab terhadap Switchboard sering disebut sebagai

operator atau resepsionis telepon. Adapun tugas utama dari operator adalah melayani

telepon, baik yang masuk maupun telepon keluar melalui switchboard, dalam suatu

organisasi. Karena melayani telepon hampir sama dengan melayani tamu, maka

operator sering disebut sebagai resepsionis telepon. Jadi disini operator tidak hanya

bertugas menyambut setiap telepon yang dia terima dan mengantarkannya sampai

kemana tujuan telepon tadi, tetapi juga mempunyai tugas-tugas lain yang menunjang

tugas utama tersebut.

3.16. Macam-Macam Hubungan Telepon.

Macam-macam hubungan telepon yang perlu dipelajari, yaitu :

1. Hubungan Intern (dalam Kantor).

2. Hubungan External (dengan luar kantor).

3. Hubungan Lokal ( dalam satu wilayah telepon).

4. Hubungan Interlokal (antar wilayah).

5. Hubungan Internasional (dengan luar Negara).

c.Rangkuman.

Jaringan telepon yang ada di kantor tergantung besar kecilnya perusahaan yang

bersangkutan. Untuk perusahaan kecil hanya mengunakan telepon tunggal atau

biasa disebut telepon hanya satu jaringannya. Tetapi untuk perusahaan yang sudah

besar selain mempunyai telepon tunggal juga memiliki telepon sebagai telepon

extension. Telepon tunggal dan telepon extension dihubungkan oleh mesin

penghubung dan papan penghubung (switchboard) .

Didasarkan pada jenis mesin penghubung atau central telepon yang digunakan

dikenal ada dua system jaringan telepon yaitu PABX & PMBX. Dimana Switchboard

berfungsi sebagai telepon tunggal kantor dan penghubung komunikasi melalui telepon

di kantor. Sekarang ini dipasaran di kenal adanya Key Telepon yang fungsinya sama

dengan switchboard.

Cara menangani telepon ada 2 (dua) macam, yaitu:

1. Respon untuk panggilan (incoming calls).

2. Melakukan panggilan (outgoing calls).

Ada 2 cara etika untuk bertelepon yaitu etika bertelepon secara umum dan etika

bertelepon secara khusus. Untuk lebih jelasnya dapat di jelaskan sebagai berikut:

a. Etika bertelepon secara umum, yaitu

b. Etika bertelepon secara khusus, yaitu:

Sikap dalam peleyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu

diperhatikan ada

7 C, yaitu:

1. CARING..

2. COMMITED.

3. CONFIDENT.

4. CONSIDERATE.

5. CONTROLLLED.

6. CREATIVE.

7. CONTAGIOUS.

Mencatat pesan-pesan telepon, yaitu:

Oleh karena itu, untuk mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon di kantor

harus disediakan pula alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT),

untuk mencatat pesan telepon.

a. Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan, yaitu:

1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelepon, nama perusahaan, nomor

telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.

2. Memindahkan segera lembar pesan telepon (LPT).

3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja

pimpinan agar mudah terlihat.

4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

b. Cara mencatat isi pesan, yaitu:

1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraannya

saja. Kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasannya tidak perlu

dicatat.

2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja,supaya terhindar

dari kesalahan.

3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.

Ada 2 (dua) factor penghambat ketika bertelepon, yaitu:

1. Faktor alat.

2. Faktor pengguna telepon.

Peralatan dan system jaringan telepon di kantor.

1. Pesawat telepon dengan jaringan kabel.

2. Telepon satelit yaitu telepon yang tidak dihubungkan dengan kabel telepon,

tetapi dihubungkan melalui satelit komunikasi.

Telepon Extension.

Telepon extension fungsi utamanya adalah untuk berkomunikasi secara intern.

Adapun petugas yang bertanggung jawab terhadap switchboard, disebut operator atau

resepsionis telepon, yang tugas utamanya dari operator adalah melayani telepon, baik

yang masuk maupun keluar melalui switchboard. Tugas yang lainnya adalah berkaitan

dengan pencatatan pesan melalui telepon, mengoperasikan switchboard dengan

terampil, menyusun daftar aktivitas harian pimpinan, daftar nomor telepon extension,

daftar nomor telepon langganan dan memiliki buku petunjuk telepon dari kantor

Telkom. Jaringan yang digunakan.

Dari segi jaringan yang digunakan, telepon dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu:

1. Pesawat telepon dengan jaringan kabel.

2. Pesawat telepon dengan nickabel (telepon Satelit).

Switchboard terdiri dari:

1. Kunci Utama.

2. Kunci Fungsi.

3. Kunci Jalur.

Ada beberapa cara mengunakan telepon, yang terdiri dari :

1. Telepon Extention.

2. Transfer.

3. Call Pick Up.

4. Follow Me.

5. Automatic Call Back.

6. Do Not Disturb.

7. Three Party Conferece.

Macam-macam hubungan telepon yang perlu dipelajari :

1. Hubungan Intern (dalam Kantor).

2. Hubungan External (dengan luar kantor).

3. Hubungan Lokal ( dalam satu wilayah telepon).

4. Hubungan Interlokal (antar wilayah).

5. Hubungan Internasional (dengan luar Negara).

SOAL & JAWAB

d.Test Formatif

Untuk lebih jelas meningkatkan pemahaman saudara tentang pesawat extension,

kerjakanlah:

Soal

1. Terangkan fungsi utama dari telepon extension.

2. Jika saudara mempergunakan telepon extension merk Thomson

CFS, Terangkanlah caranya untuk:

a. Mentransfer telepon.

b. Mengambil telepon pada pesawat lain.

c. Menitipkan nomor kepada pesawat lain.

d. Menelpon secaara otomatis.

e. Memblok telepon.

Jawab

1. Fungsi utama dari telepon extension adalah untuk berkomunikasi secara intern

antara sesame karyawan di kantor.

2. a. Untuk mentransfer telepon yaitu dengan cara memindahkan dari nomor

pesawat telepon yang ada (contohnya 253) ke pesawat dengan nomor telepon

lainnya (254).

b. Cara kerja dari mengambil telepon pada pesawat yang lain, seperti ada

telepon masuk di nomor 255 akan tetapi ditempat itu tidak ada orang maka

ditarik melalui operator dengan cara tekan angka 13 kemudian tekan telepon

yang benar yaitu 244.

c. Untuk menitipkan nomor ke pesawat lain yaitu melalui cara memindahkan

nomor extension tertentu ke pesawat yang lain contohnya pemilik pesawat 224

akan keruangan yang lain untuk menenui orang di pesawat teleponn 234 maka

terlebih dahulu memutar nomor 62 untuk memindahkan sementara ke 234 dan

selanjutnya dikembalikan ke nomor yang benar.

d. Menelepon secara otomatis tanpa memutar nomor itu lagi. Yaitu dengan

cara pada waktu kita menelpon tetapi tidak diangkat maka kita boleh

memanggil tanpa memutar lagi nomornya atau secara otomatis langsung

tersambung.

e. Memblok telepon dengan cara jika kita tidak mau dihubungi maka kita

menekan angka 61 untuk tidak menerima telepon dari siapapun selama kita

sibuk bekerja, dan setelah kita sudah selesai kerja maka kita menekan angka 61

untuk di buka lagi telepon atau mengaktifkan kembali nomor saudara.

Soal:

Untuk lebih memahami tentang pengertian jaringan telepon di kantor, kerjakanlah

soal dibawah ini:

1. Bagaimanakah perbedaan antara jaringan telepon pada organisasi kecil dengan

jaringan telepon pada organisasi yang besar?

2. Sebutkan apakah kepanjangan dari PABX dan PMBX yang dimaksud?

3. Terangkan menurut pendapat saudara tentang switchboard?

Jawab:

1. Perbedaan antara jaringan telepon pada organisasi kecil dan organisasi besar

yaitu terletak pada besar kecilnya perusahaan serta alat (telepon) yang

digunakan, dimana kalau oraganisasi kecil tentunya disesuakan dengan dana

yang tersedia sedangkan pada perusahaan yang besar tentunya mengunakan

peralatan (telepon) yang cangih dan bahkan mengunakan alat yang sangat

mahal karena perusahaan mampu membeli.

2. Kepanjangan dari PABX adalah Private Automatic Branch Exchange sedangkan

PMBX adalah Private Manual Branch Exchange.

3. Swichboard berfungsi sebagai telepon tunggal kantor dan penghubung

komunikasi melalui telepon kantor yang dilengkapi dengan beberapa kunci

yaitu: a. Kunci utama, b. kunci fungsi dan c. kunci jalur.

4.Kegiatan belajar belajar 4 tentang Penanganan Surat pada

Kantor.

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran.

1. Menjelaskan Pengertian Surat.

2. Menjelaskan Prosedur Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan

Agenda.

3. Menjelaskan Prosedur Penanganan Surat Keluar Dengan Mengunakan

Agenda.

4. Menjelaskan Prosedur Surat Masuk, Sistem Satu Pintu.

5. Menjalaskan Penanganan Surat Keluar, Sistem Satu Pintu.

6. Menjelaskan Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali.

7. Menjelaskan Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali.

Pendahuluan

Setiap kantor tentunya mau tidak mau akan menghadapi penanganan surat, baik

surat masuk maupun surat keluar. Akan tetapi semuanya ini harus melalui suatu

prosedur yang harus ditangani oleh organisasi, perusahaan, kantor (instansi

pemerintah). Untuk lebih jelas maka dapat dipelajari dan dipahami.

b.Uraian Materi

4.1.Pengertian Surat.

Menurut pendapat Susatyo Herlambang dan Bambang Heru Marwoto (2014)

mengatakan surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi

dari satu pihak (orang, instansi, organisasi) kepada pihak lain, berupa pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, laporan, pemberitahuan, sanggahan, pelarangan dan

sebagainya. Salah satu sarana komunikasi yang masih sangat sering dipergunakan

pada lingkungan organisasi adalah surat. karena memang surat merupakan sarana

komunikasi yang mempunyai kelebihan tersendiri.

Selain itu, bagi suatu organisasi surat mempunyai beberapa fungsi yang penting,

sebagai berikut :

1. Media Komunikasi Tertulis.

2. Wakil Organisasi.

3. Lambang Organisasi.

4. Barang Bukti Tertulis.

5. Sumber Informasi.

Surat dapat dikatakan sebagai wakil dari suatu organisasi, karena surat mewakili

datang kepihak lain untuk menyampaikan pesan pengirim surat. Dengan demikian

surat harus benar-benar dapat menyampaikan pesan dari si pengirim kepada si alamat,

atau dengan kata lain surat harus dapat berbicara sesuai dengan kemauan si pengirim.

Surat adalah sebagai barang bukti tertulis atau sering disebut bukti hitam di atas putih,

merupakan fungsi yang amat penting Hampir disetiap bidang masalah selalu

diperlukan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan, misalnya untuk bidang

personalia. Surat pengangkatan sebagai barang bukti tertulis bahwa seseorang telah

naik pangkatnya, yang berkaitan dengan keuangan, selanjutnya kuitansi dibuat sebagai

bukti telah dilakukan pembayaran oleh suatu pihak kepada pihak yang lain. Fungsi

yang lain adalah sebagai sumber informasi, karena pada dasarnya surat adalah berisi

informasi yang disampaikan oleh pengirim surat kepada penerima surat. Jadi nantinya

surat yang diterima oleh suatu organisasi, perusahaan, kantor (instansi pemberintah)

akan dijadikan sumber informasi, minimal pada waktu membalas surat yang

bersangkutan. Kemudian, apabila informasi yang terdapat pada surat itu mempunyai

nilai yang penting, surat itu akan disimpan sebagai sumber informasi dikemudian hari.

Misalnya: surat penawaran barang dari berbagai pihak, surat ini dapat dijadikan

sebagai sumber informasi dalam aktivitas pembelian barang-barang yang akan

dilakukan dikemudian hari. Jadi pada saat dibutuhkan barang tertentu tinggal dilihat

pada surat-surat penawaran tadi. Karena surat mempunyai fungsi-fungsi yang penting,

maka semua surat-surat yang terima oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik.

Surat dapat dikatakan sebagai selembar kertas atau lebih yang berisi informasi tertentu

disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain secara tertulis. Setelah mengetahui

pengertian surat secara umun, perlu juga dipahami pengertian dari surat dinas yaitu

surat-surat yang dipergunakan untuk urusan dinas atau formal baik oleh instansi

pemerintah maupun swasta. Jadi dari pengertian diatas, dapat diketahui bahwa

terdapat dua macam surat dinas pemerintah dan surat dinas swasta yang sering

disebut surat bisnis.

Dalam berkomunikasi lewat surat pada suatu organisasi akan membuat atau

mengkosep surat dan menerima surat dari organisasi, perusahaan/kantor ataupun

instansi yang lain. Dengan kata lain untuk keperluan proses komunikasi suatu

organisasi akan mengeluarkan surat dan menerima surat. Surat–surat yang dibuat

melalui suatu proses untuk dikeluarkan oleh suatu organisasi disebut surat keluar.

Demikian halnya surat-surat yang masuk dari organisasi yang lain. Adapun surat

masuk dan surat keluar pada suatu organisasi perlu dikelolah dengan baik, sehingga

aktivitas tersebut dapat di jalankan dengan jelas, dan surat dapat berfungsi

sebagaimana mestinya. Untuk lebih jelas dan dimengerti maka dapat di buat contoh

surat masuk misalnya surat lamaran pekerjaan dari seseorang.

Contoh Surat Masuk tentang Lamaran Pekerjaan: Programmer

Kepada Yth:

Bapak Kepala Bagian Personalia

PT. Batavia Komputindo

Jl. Mekar Sari No. 12

Jakarta Barat

Dengan hormat,

Saya sangat tertarik dengan iklan Bapak dalam terbitan harian Media Indonesia terbitan hari

sabtu, tanggal 6 Januari 2017 mengenai adanya lowongan untuk jabatan Computer

Programmer. Maka bersama surat ini saya mengajukan diri untuk mengisi lowongan tersebut.

Saya berusia 23 tahun, dan telah menyelesaikan kuliah jurusan Computer Programmer di

Akademi Komputer (AKAKOM), Jakarta pada bulan September 2016, dengan IPK 3,71.

Selain kuliah, selama 1 tahun terakhir saya bekerja sebagai asisten instruktur di Pusat Kursus

Komputer “Arcadia”, Jakarta.

Untuk keterangan lebih terperinci, bersama ini saya lampirkan juga surat keterangan

pengalaman kerja, surat tanda kelulusan dari AKAKOM Jakarta, daftar riwayat hidup dan foto

terbaru saya.

Saya berkeyakinan bahwa surat ini beserta lampirannya belum cukup untuk dijadikan bahan

pertimbangkan. Oleh karena itu, saya berharap Bapak akan memberikan suatu kesempatan

wawancara kepada saya, sehingga dapat diperoleh keterangan mengenai diri saya secara lebih

terperinci dan lengkap. Terima kasih.

Jakarta, 12 Januari 2018

Hormat Saya,

Vonny

Prosedur penanganan surat masuk sistem agenda pada suatu organisasi secara

umum akan meliputi aktivitas, yaitu penerimaan surat, pensortiran surat,

pengagendaan surat, pembukaan surat, dan pendistribusian surat.

4.2. Prosedur Penaganan Surat Masuk Sistem Agenda yaitu:

a. Penerimaan Surat. Semua Surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada

suatu bagian atau oleh petugas tertentu kemudian diteliti alamatnya satu persatu

apakah benar atau tidak. Maksudnya, apakah semua surat yang masuk itu benar-

benar untuk organisasi yang bersangkutan dan tidak ada surat yang salah alamat

. Jika terjadi demikian maka surat-surat yang salah alamat tersebut dikembalikan

ke kantor Pos dan Giro. Untuk surat yang benar, yang masuk pada suatu

organisasi yang bersangkutan, dimana pada amplopnya atau pada suratnya

diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima pada tanggal 12

Januari 2017, diberi cap atau stempel, tanggal tersebut.

b. Pensortiran Surat. Surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir

berdasarkan tujuannya. Misalnya: untuk Direktur dipisahkan dan juga untuk

bagian-bagian lain yang ada pada organisasi tersebut. Untuk masing-masing

kelompok tujuan tadi dilakukan sortir lagi berdasarkan jenis suratnya seperti

surat dinas penting, surat dinas rahasia, surat dinas biasa, dan surat pribadi.

c. Pengagendaan Surat Masuk. Setiap surat masuk akan dicatat pada buku

agenda surat masuk, data-data yang perlu dicatat adalah nomor urut, tanggal

penerimaan, tanggal surat, nomor surat perihal surat, asal surat, tujuan

surat, dan keterangan.

untuk lebih jelasnya perhatikanlah contoh pada peragaan berikut ini:

Tabel 4

Buku Agenda Surat Masuk

NO Tanggal

Terima

Tanggal

Surat

NO.Surat Perihal Asal

Surat

Tujuan

Surat

KET

1 12/1/18 10/1/18 - Surat

Lamaran

Pribadi

Jakarta

PT

Batavia

Jl.Mekar

Sari N0.12

Jakarta

Barat

Contoh: Buku Agenda Surat Masuk

d. Pembukaan Surat. Setelah disortir surat tersebut dibuka satu persatu sambil

diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada untuk membuka surat,

sebaliknya pergunakanlah alat pembuka yang baik, seperti gunting, pisau

pemotong kecil, atau akan lebih baik lagi jika surat akan dibuka, maka untuk

memudahkan dengan mengunakan alat seperti kater. Pada waktu membuka surat

hindarkanlah jangan sampai suratnya rusak atau sobek. Untuk itu sebelum

dibuka, ketuk-ketuklah terlebih dahulu surat yang akan dibukakan kemudian di

letakkan diatas meja dengan tujuan agar isi surat di dalam amplop mengumpul

pada satu sisi tertentu (dibawah), sehingga ada sisa jarak antara isi amplop dengan

sisi amplop yang lain (diatas). Sisi amplop yang kosong inilah yang harus disobek.

Dalam aktivitas ini tidak semua jenis surat di buka oleh petugas atau sekretaris,

yaitu jenis surat rahasia dan surat pribadi atau private. Untuk jenis ini, hanya orang

yang dituju sajalah yang mempunyai hak membuka surat tersebut. Setelah surat

dibuka, isinya dikeluarkan jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya.

Jadi suratnya tetap menyatuh dengan amplopnya, misalnya saja dengan cara

diklip, karena ada kemungkinan amplopnya dapat digunakan untuk tujuan

tertentu misalnya untuk:

1. Mengetahui alat pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat

pengirimnya.

2. Menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang tertinggal

dalam amplop.

3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum

tanggal pembuatan surat.

4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos,

ini dapat dijadikan bukti apabila ada keluhan tentang keterlambatan

datangnya surat.

e. Pendistibusian Surat. Pendistribusian surat adalah menyampaikan surat-surat

ke alamat yang dituju, baik perorangan seperti, setiap Direktur/pimpinan,

maupun kelompok, seperti perbagian atau unit organisasi. Sebelum surat

disampaikan ke tujuannya, sebaiknya disusun berdasarkan klasifikasi jenis

suratnnya. Susunannya dimulai dari paling penting sampai yang kurang penting,

seperti misalnya surat rahasia, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat

dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi, dan diakhiri dengan surat-surat

pribadi. Akan lebih baik jika untuk masing-masing tujuan ditempatkan pada

sebuah map khusus.

Sering seorang pimpinan yang tidak berada ditempatnya untuk waktu yang relative

lama, pengurus surat yang masuk harus diurut dengan baik, Sutioso (1985), dalam

bukunya Sekertaris Yang Cekatan, memberikan petunjuk cara pengurus surat masuk

untuk pimpinan pada waktu pimpinan tidak ada ditempat sebagai berikut:

1. Hubungi pimpinan anda secepat mungkin kalau ada surat yang sangat penting

yang tidak dapat ditangani oleh orang lain.

2. Pimpinan anda yang sedang mengadakan perjalan mungkin secara teratur

menelepon anda untuk menanyakan keadaan kantornya. Pada waktu anda

menerima telepon itu anda dapat memberikan laporan akan tetapi kalau keadaan

mendesak andalah/saudara sebaiknya yang menelepon dia.

3. Simpanlah dulu surat yang sekiranya dapat diselesaikan setelah dia kembali.

4. Simpanlah semua surat yang memerlukan penyelesaian mendesak kepada wakil

pimpinan atau pimpinan yang lain. Buatlah salinannya dan bubukanlah catatan

diatas salinan itu kepada siapa surat itu telah anda serahkan.

5. Kirimkanlah kepada pimpinan anda salinan surat berisi informasi yang

memerlukan perhatiannya.

6. Balaslah sendiri surat yang termasuk dalam wewenang anda.

7. Kumpulkan dalam sebuah map, semua surat yang menunggu perhatian pimpinan,

salinan surat yang telah diselesaikan oleh orang lain, dan surat asli beserta

balasannya yang telah anda selesaikan.

Pada suatu organisasi, perlu disertai dengan buku ekspedisi intern. Buku ini mencatat

tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal

penerimaan surat. Buku ini berfungsi sebagai sarana serah terima surat masuk dari

bagian penerimaan surat masuk dengan pihak yang dituju. Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada peragaan berikut ini.

Tabel 5

Buku Ekspedisi Interen

NO Tanggal Terima Nomor Surat Tujuan Surat Tanda tangan & Tanggal

1 12/11/18 88/Ps/K/XI/18 Bag.personalia

Contoh: Buku Ekspedisi Interen.

Sering juga terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat

yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu diperbanyak,

digunakan slip edaran, digunakan slip tindakan, digunakan lembar distribusi dan

disposisi.

Ada beberapa cara penyampaian surat yaitu:

a. Diperbanyak. Surat tesebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan

surat tersebut, kemudian didistribusikan dengan menggunakan. Buku Ekspedisi

Intern (dapat dilihat pada tabel 5 ).

b. Slip Edaran. Yang dimaksud dengan slip edaran adalah lembaran kertas

yang memuat pihak yang akan dituju oleh surat tertentu, seperti pada peragaan

berikut ini:

Tabel 6

Slip Pengedaran

SLIP PENGEDARAN

Tanggal : 10/11/2018

Dari : Direktur

Cacatan:

Sebagai informasi dan untuk diperhatikan

sebagai bahan rapat minggu depan Tgl Surat : 8/11/2018

No.Surat : 21/PU/Sd/XI/2018

Perihal : Keluhan Mutu Produk

No: Tujuan: Paraf dan Tanggal

1 Ka.Bag. Produksi 1.

2 Ka. Pengandaan Bahan 2.

3. 3 Ka.Bag. Perawatan &Pemeliharaan

Contoh: Slip Pengedaran.

Slip pengedaran ini nantinya dilampiri surat yang diedarkan. Setiap orang yang

telah membaca surat tadi harus membutuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi

tanggal/bulan dan tahun, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang

paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ketempat yang telah ditentukan

atau akan ada seorang petugas yang mengambilnya. Jadi, disini surat tidak

diperbanyak, tetapi surat tersebut diedarkan kepihak-pihak yang dituju.

c. Slip Penugasan/Slip Tindakan. Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak

yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri slip tindakan

atau seiring juga disebut slip penugasan.

Bentuk slip tersebut terlihat pada peragaan berikut ini:

Tabel 7

Slip Penugasan

SLIP PENUGASAN

Kepada : Bagian arsip

Tanggal : 14-11-2018

Dari : Ka.Bag. Umun

Untuk diketahui

Untuk ditandatangani

Untuk diselesaikan

Untuk diimformasikan

Untuk diperhatikan

Untuk dikirimkan

Untuk dijawab

Untuk disimpan

Untuk diproses

Untuk diarsip

Untuk di………

Untuk di……..

Contoh: Slip Penugasan

Melihat pada contoh slip penugasan tersebut diaatas, maka setiap orang yang akan

menerimanya akan memberikan tanda silang atau yang lain pada salah satu

atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang

diedarkan.

d. Lembar Disposisi. Lembar disposisi pada intinya hampir sama dengan slip

penugasan. Hanya saja perintahnya dituliskan langsung oleh yang memberikan

disposisi. Salah satu contoh lembar disposisi terlebih pada peragaan berikut ini:

Contoh lembar disposisi:

Tabel 8

Lembar Disposisi

LEMBAR DISPOSISI

Tanggal : 27 Nop 2018 No: 67

Tanggal Surat :15-11-2018

Nomor surat : 110

Perihal : Permohonan cuti

Kepada : Kepala Personalia

Dari : Direktur

No Isi Disposisi Jawaban Disposisi

Harap dicek pemenuhan

Persyaratannya,guna

persetujuan/

Penolakan cuti tsb.

Paraf

Contoh: Lembar Disposisi

Lembar disposisi ini juga dilampiri surat yang didistribusikan. Pemberi disposisi akan

menuliskan pada kolom isi disposisi kemudian penerima surat setelah membaca

suratnya harus memberikan jawaban disposisi tadi pada lembar disposisi itu juga dan

untuk kemudian mengembalikannya kepada pemberi disposisi.

Contoh Buku Agenda lihat tabel 9 sebagai berukut:

Tabel 9

Buku Agenda Surat Masuk.

No Tanggal

Terima

Tanggal

surat

Nomor

surat

Perihal Asal

surat

Tujuan

surat

Ket

Contoh: Buku Agenda Surat Masuk.

Contoh Buku Ekspedisi Intern lihat tabel 10 sebagai berikut:

Tabel 10

Buku Ekspedisi Intern

NO Tanggal

terima

Nomor surat Tujuan surat Tanda Tangan

Contoh: Buku Ekspedisi Intern.

Contoh Surat Keluar dengan Menggunakan Agenda.

PT. GLOBAL SARANA

Jl. Sudirman No. 125

Semarang

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor: 58/GSA/IV/2016 25 September 2018

Perihal: Pengiriman Mesin Ketik & AC

Kepada Yth.

PT. LUCKY MAS

Gading Raya No. 25

Jakarta

Dengan hormat,

Pesanan Saudara melalui surat No. 23/IDJ/VIII/2016 berupa 5 unit Mesin Ketik & 2 unit AC merk Panasonic

model S 905E & untuk AC type K 259E, kami kirimkan hari ini dan diperkirakan akan tiba ditempat saudara

pada besok hari.

Sesuai dengan permintaan Saudara, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Sahabat Solo.

Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy premi asuransi, daftar rincian barang dan

dokumen lainnya.

Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.

Hormat Kami,

Deky Mundung

Divisi Penjualan

Untuk menangani surat keluar pada suatu organisasi, secara umum ada 2 (dua) model

yaitu sentralisasi, desentralisasi. Untuk organisasi yang menerapkan model

sentralisasi pimpinan tertinggi yang ada pada organisasi yang bersangkutan, sedangkan

organisasi yang menerapkan model desentralisasi, surat-surat keluarnya melalui

berbagai macam pintu, yaitu kepada kepala bagian yang dimilikinya. Dalam

pembuaatan konsep surat sebaiknya diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat

mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus dapat mencerminkan

surat yang baik dan berkualitas, baik dilihat dari segi isi maupun tata aturan

penulisannya. Jadi suatu surat akan dapat dikatakan baik dan efektif, apabila

mempunyai kualifikasi dalam hal berikut:

1. Ketepatan Waktu.

2. Kelengkapan.

3. Kejelasan.

4. Keringkasan.

5. Nilai Guna.

6. Ramah dan Bersahabat.

7. Teknik yang Benar.

4.3. Prosedur Penanganan Surat Keluar Dengan Sistem Agenda yaitu:

a. Persetujuan Konsep.

b. Pemberian Nomor Surat.

c. Pengetikan Konsep.

d. Penandatangan Surat.

e. Pemberian Cap dan Stempel Organisasi.

f. Pencatatan Surat Keluar.

g. Pengiriman Surat.

h. Perum Pos dan Giro.

Buku Agenda Keluar dapat dilihat dibawah ini:

Tabel 11

Buku Agenda Keluar

N

O

Tangga

l

Tujuan Surat Perihal No.surat Lamp Asal Keterangan

1 25/09/

2018

P.T Lucky

Mas. Gading

Raya no. 25

Jakarta

Mesin Ketik

& AC

58/GSA/IX

/2018

Divisi

Penjualan

Pengiriman

Contoh: Buku Agenda Keluar.

Dibawah ini contoh pencatatan pada BukuEkspedisi Ekstern sebagai berikut:

Tabel 12

Buku Ekspedisi Ekstern

N0 Tgl Pengiriman Nomor Surat Tujuan Paraf

Penerima

Petugas

10 13/09/18 11/K/IX/18 CV. Maju Jl.Peri 6

Bandung 40133

Contoh: Buku Ekspedisi Ekstern.

4.4. Prosedur Surat Masuk Sistem Satu Pintu.

Contoh: Prosedur Surat

Masuk

Gambar 1

A.Penerimaan Surat.

Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu

unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu

atau kebijaksanaan satu pintu.

Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat dibedakan menjadi:

1. Surat-surat yang diterima melalui Kantor Pos, yang dapat dibedakan menjadi

dua macam, yaitu ; surat-surat yang diantar oleh petugas kantor pos dan surat-

surat yang diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.

2. Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor

pengirim.

Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau surat yang diterima langsung oleh

pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau

unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada

unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan

atau prosedur yang ditentukan.

B.Penyortiran Surat.

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari

kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah

ditentukan. Surat dapat dipilah-pilah berdasarkan :

1. UnitOrganisasi.

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan

kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

2. Macamnya.

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat

pribadi, surat dinas dan sebagainya.

3. Klasifikasi.

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat

biasa harus diterima dalam waktu 7 hari, kilat harus diterima dalam waktu 5 hari,

kilat khusus harus diterima dalam waktu 3 hari, sedangkan Pos Patas 1 hari.

4. Kualifikasi.

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :

Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara),

Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),

Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu),

Surat biasa (kode B ).

5. Urgensi.

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, tetapi sekarang karena

tehnologi semakin cangih yaitu melalui email ataupun gmail maka berita yang

sangat penting itu langsung diterima.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam

penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus

disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus

didahulukan.

C.Pencatatan Buku Agenda Masuk.

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku

agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini

contoh kolom dalam buku agenda surat masuk. Tanggal Penerimaan Surat Masuk,

Nomor Urut Agenda, Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk, Alamat Pengirim, Hal

Lampiran, Isi, Disposisi, dan Keterangan.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat

tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan

Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada

tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi

pemindahan dan penyimpanan.

Dibawah ini contoh surat yang masuk.

Tabel 13

Surat Masuk

Contoh: Surat Masuk

D.Penyampaian/Pendistribusian Surat.

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada

pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada

sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh

surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk

No

Urut

Tanggal

Terima

Surat Diterima

Dari

Isi

Ringkas Ket

Tanggal Nomor

150

13

November

2018

12

November

2018

0176/EM/XI/2016 Toko Elektro

MajuJalan

Magelang

No. 73

Yogyakarta

Permintaan

Keterangan

mengenai

kondite dan

keuangan

toko.

_

pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku

ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan

tanda terima pada buku ekspedisi.

E. Penyimpanan Surat (Via Filing Cabinet).

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat

diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,

pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis

sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali

apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat

berdasarkan abjad.

2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali

menurut isi pokok atau perihal surat.

3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,

bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat

yang diterima.

F. Penemuan Kembali Arsip.

Cara Penemuan kembali:

a. Tahap pertama mencari lokasi dimana tempat arsip dari suatu unit pengolah dapat

disimpan.

b. Tahap kedua menemukan kode klasifikasi atas dasar masalah yang diminta, kode

diperlukan untuk menentukan lokasi berkas (label boks).

c. Tahap ketiga mencari indeks yang diminta (terdapat didalam boks).

4.5. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Satu Pintu.

Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1. Pembuatan Konsep.

Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:

a. Penetapan Tujuan.

b. Menyediakan Informasi Pelengkap Yang Diperlukan.

c. Mengetahui Calon Penerima Surat.

2. Persetujuan Konsep.

3. Pengetikan Konsep.

4.Penanda Tanganan Konsep Surat.

5. Pencatatan Surat Keluar.

6. Pengiriman Surat.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan ada 2 (dua)

kemungkinan, yaitu:

a.Kantor pos dan giro

b. Swasta.

Petugas Unit

Kearsipan

Di Indonesia secara umum ada beberapa metode pengelolahan surat yaitu

mengunakan Buku Agenda, system satu pintu (hampir sama dengan buku agenda)

dan Kartu Kendali. Tetapi orang hanya mengenal 2 sistem yaitu sistim buku agenda

dan sistim kartu Kendal

4.6. Penanganan surat Sistem Kartu Kendali.

Gambaran dari Proses Surat Masuk Kartu Kendali

Penerimaan Surat: surat statute, surat statute

atau surat Pribadi diteliti kebenarannya, bila

iya betul maka diregistrasi Dan beri stempel,

Kecuali surat pribadi tidak diberi stempel.

Dalam registrasi cantumkan tanggal masuk

surat, tanggal Menerima surat, nomor surat,

ditujukan ke siapa dan hal apa.

Jenis Surat: Teliti jenis surat, apakah surat

statute, surat. Statute atau surat pribadi.

Distribusi Surat: Bila surat pribadi langsung

berikan kepada ybs. Bila surat statute tanpa

dibuka, berikan lembar disposisi dan

langsung berikan kepada pimpinan. Bila

surat non statute, dibuka dan dicatat

informasinya lalu berikan lembar disposisi

dan berikan ketujuan surat.

Yang berhak memberikan disposisi Adalah

Direktur bila Bersifat kebijakan dan

KABAG TU/pimpinan unit bila bersifat

Teknis administrative

Pengendalian Surat: Surat yang sudah

diparaf oleh pimpinan, Diserahkan kembali

ke unit kearsipan untuk disimpan.

Gambar 2

Sistem ini merupakan sistem yang dikembangakan di Indonesia, Yang sering

dikenal juga sebagai sistem baru. Pada saat sekarang sudah banyak diterapkan

diberbagai instansi pemerintah, sebagai pengganti sistem yang lama ( sistem agenda

).

Untuk melaksanakan sistem ini, secara garis besar suatu organisasi akan dibagi

menjadi 2 (dua) unit, yaitu Unit kearsipan dan Unit pengolah.

1. Unit Kearsipan.

Unit kearsipan akan berfungsi sebagai pintu keluar dan masuknya surat pada suatu

organisasi. Jadi setiap surat baik yang masuk maupun yang keluar harus melalui

unit kearsipan. Hal ini akan sangat baik untuk terlaksananya pengontrolan dan

pengawasan aliran surat pada suatu organisasi.

Unit kearsipan mempunyai tugas sebagai berikut:

1.Memerima surat.

Semua surat-surat yang masuk harus dikumpulkan sebelum dicatat pada buku

agenda.

2.Mencatat Surat.

Semua surat-surat yang sudah dikumpulkantadi terlebih dahulu dicatat pada Surat

masuk, yang terdiri atas:

a.Mengarahkan surat. Selanjutnya surat-surat itu diarahkan kepada siapa surat itu

dituju.

b.Menata arsip. Sebelum surat-surat disimpan terlebih dahulu di tata kemudian di

arsip sebagai bukti nanti, jika di kemudian dibutuhkan.

Oleh karena itu biasanya unit kearsipan akan terdiri dari 4 (empat) orang sub unit

atau empat orang petugas:

1. Menerima surat.

2. Mencatat surat.

3. Mengarahkan surat.

4. Menata arsip.

Dari keempat sub unit atau ke empat orang petugas ini, semuanya mempunyai

tugas masing-masing sesuai dengan tugas dan tanggung jawab mereka.

2. Unit Pengelola.

Untuk unit pengolah adalah bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi

yang akan mengolah atau menindaklanjuti surat masuk dan pembuat surat keluar.

Misalkan, ada surat lamaran yang masuk pada suatu organisasi. Surat lamaran

biasanya merupakan urusan yang berkaitan dengan personalia, maka unit

pengolah surat ini adalah bagian personalia.

Dalam sistem kartu kendali surat dikategorikan menjadi 3 (tiga) macam yaitu:

1.Surat Penting.

2.Surat Biasa atau Rutin.

3.Surat Rahasia.

Proses berikutnya masing-masing kategori surat diproses dengan prosedur tersendiri,

sebagai berikut: Untuk surat penting pencatat surat akan

mencatat surat akan mencatat surat penting pada kartu kendali.

Tabel 14

BENTUK KARTU KENDALI

Indeks :

Tgl :

No. urut : M/K

Kode

Isi ringkasan :

Lampiran :

Dari : Kepada :

Tanggal : No surat :

Pengolah : Paraf:

Catatan:

Contoh : format kartu kendali.

Perlu diingatkan bahwa kartu kendali mempunyai ukuran yaitu sekitar 10 x

15 cm.

Ada beberapa cara pengisiannya kartu kendali sebagai berikut :

1. Kolom Index.

Kolom Index diisi dengan Indeks dari surat yang bersangkutan. Yang dimaksud

indeks adalah suatu kata yang digunakan untuk mempermudah mengenali suatu

arsip, sehingga akan mempermudah dalam, pencarian arsip, sering juga indeks

disebut sebagai kata tangkap. Penentuan indeks dapat dilakukan dengan beberapa

cara, yaitu berdasarkan nama orang/organisasi, perihal surat, tanggal surat, tempat

pembuatan surat dan nomor.

2.Kolom Tanggal, No, Urut dan M/K.

Kolom tanggal diisi dengan tanggal penerimaan surat No. Urut diisi dengan nomor

urut surat masuk pada hari yang bersangkutan.M/K dilingkari salah satu, M untuk

surat masuk dan K untuk surat keluar.

3.Kolom Kode.

Kolom kode diisi dengan kode klasifikasi surat berdasarkan pola klasifikasi yang

telah dibuat oleh organisasi yang bersangkutan.

Untuk lebih memperjelas uraian cara pengisian kartu kendali dapat dilihat pada

peragaan sebagai berikut ini :

Tabel 15

CARA MENGISI KARTU KENDALI

Indeks : Freeport PT Tgl : 19/11/2018

No.urut: 12 MK

Kode:

Isi ringkasan :

Akan mengadakan kunjungan ke Politeknik Negeri Manado pd.tgl.25/11/2018

siang, sejumlah 5 orang

Lampiran

Dari : PT. Freeport Kepada ; Direktur

Tanggal : 18/1/2018 No. Urut: 23/K/FP/18

Pengolah : Ass. II Direktur

Paraf

Catatan :

Contoh: cara pengisian kartu kendali.

Setelah surat dibuatkan kartu kendali, pencatat surat perlu memeriksannya,

apakah surat tersebut akan didelegasikan ke orang lain, atau akan langsung di tangani

oleh di alamat. Jika surat tersebut nantinya harus didelegasikan ke orang lain, maka

pencatat surat harus melampiri surat tersebut dengan lembar disposisi. Langkah

berikutnya adalah semua surat penting dan 3 kartu kendali serta lembar disposisinya.

Jika ada, diserahkan ke pengarah surat biasanya adalah atasan dari unit kearsipan.

Pengarah akan memerikasa pengisian kartu kendali dan melengakapi kolom-kolom

yang belum diisi oleh pencatat surat. Setelah pengisian dirasakan benar, kartu kendali

(warna putih) akan ditahan dan dikumpulkan oleh pengarah dan dijadikan kartu

control surat masuk bagi pengarah. Setelah satu tahun akan dijilid dan akan berfungsi

sebagai buku agenda surat masuk. Surat beserta dua kartu kendali lainnya diserahkan

ke unit pengolah. Unit pengolah menerima surat beserta kartu kendali warna kuning

dan merah mudah, dan ke dua kartu kendali ini diparaf oleh petugas penerima surat.

Kemudian, kartu kendali kuning dikembalikan lagi kepengarah surat sebagai jawaban

bahwa suratnya telah diterimah, sedangkan kartu warna merah muda tetap melekat

dengan suratnya. Untuk selanjutnya kartu kendali warna kuning akan diteruskan

kepenata arsip oleh pengarah surat. Penata arsip akan menyimpan kartu kendali

kuning dalam kotak kartu kendali, sebagai bukti bahwa suratnya masih berada pada

unit pengolah, karena masih dipergunakan untuk lebih lanjut. Apabila surat tadi sudah

selesai diproses oleh unit pengolah, surat tersebut beserta surat-surat lain yang terkait

dijadikan satu berkas, kemudian diserahkan ke penata arsip untuk disimpan. Sebagai

tanda penyerahan berkas ini unit pengolah akan menerima kartu kendali warna kuning

dari surat-surat yang ada dalam berkas tersebut. Surat biasa (rutin) penanganannya

lebih sederhana jika dibandingkan dengan surat penting. Adapun prosedur

penanganannya adalah sebagai berikut: setelah dari penerima surat, surat rutin

diterima oleh pencatat surat dan dicatat pada lembar pengantar surat biasa/rutin

rangkap dua. Jika pada surat penting pencatatannya dilakukan untuk masing-masing

surat, pada surat biasa pencatatannya dilakukan untuk tiap unit pengolah. Setelah

dilakukan pencatat kemudian lembar pengantar beserta surat-suratnya langsung

diserahkan ke unit pengolah, tanpa melalui pengarah arsip. Sebagai tanda terima unit

pengolah membubuhkan paraf pada kedua lembar pengantar surat biasa/rutin.

Kemudian sebagai jawaban bahwa surat-suratnya sudah diterima, unit pengolah

mengembalikan lembar pengantar pertama ke pencatat surat, sedangkan lembar

kedua disimpan di unit pengolah sebagai arsip.

Untuk lebih jelasnya baiklah kita melihat pada contoh dari bentuk lembar pengantar

surat rutin pada tabel dibawah ini sebagai berikut:

Tabel 16

BENTUK LEMBAR PENGANTAR SURAT RUTIN

Contoh: Lembar Pengantar Surat Rutin.

Selanjutnya pencatatan surat rahasia hampir sama dengan pencatatan untuk

surat biasa dilakukan dalam rangkap dua untuk tiap tujuan, namun

mempergunakan lembar pengantar yang berbeda, yaitu lembar pengantar surat

rahasia. Warna lembar ini adalah biru muda. Untuk proses penyerahannya juga

sama dengan surat biasa, yaitu setelah penerima menandatangani lembar

pengantarnya, kemudian mengembalikan lembar pertama ke pencatat surat dan

menyimpan lembar kedua sebagai arsip.

Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lembar pengantar surat rahasia sebagai berikut:

LEMBAR PENGANTAR SURAT RUTIN

Unit : Tanggal : Jam Penyampaian

No Asal Surat No. dan Tgl Isi ringkasan Keterangan

Tanggal : ……………………. Jam: ……………………….

Diterima : …………………….

Tabel 17

BENTUK LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Contoh : Pengantar

Surat Rahasia.

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Unit Pengolah : Disampaikan

pukul:

Tanggal:

No Asal Surat Tanggal dan Nomor Keterangan

Terima Jam : Tanggal :

………………

Tanda Tangan Penerima :

Nama Terang/jelas:

Ada contoh lembar disposisi yang terlihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 18

BENTUK LEMBAR DISPOSISI

Contoh: Lembar Disposisi.

Lembar disposisi dibuat rangkap 2 (dua) dan diserahkan kepada bawahan yang

akan memproses surat rahasia tadi. Lembar yang asli disimpan oleh bawahan, dan

lembar kedua diserahkan kembali kepada pimpinan, setelah sebelumnya dibagian

belakangnya diberi paraf oleh bawahan, sebagai tanda bahwa surat yang didelegasikan

telah diterima. Lembar yang asli akan disimpan oleh pimpinan pada tempat khusus,

yang biasanya disebut kotak lembar disposisi. Setiap hari kotak ini harus diperiksa,

untuk mengecek tentang surat-surat yang sedang dalam proses. Maksudnya untuk

mengetahui apakah ada surat yang telah, sedang ataupun akan diproses pada hari itu

oleh pihak bawahan yang diberi tugas untuk memproses surat rahasia tertentu. Oleh

LEMBAR DISPOSISI

Indeks : Rahasia:

Penting :

Biasa :

Kode : Tgl. Penyelesaian :

Tanggal/Nomor :………………………

Asal :………………………..

Isi ringkasan :………………………..

Instruksi/Informasi: Diteruskan Kepada:

Setelah digunakan harap segera dikembalikan

Kepada ; ………………………..

Tanggal : …………………………

karenanya penataan lembar disposisi dikotaknya biasanya disusun berdasarkan urutan

tanggalnya, sehingga akan mempermudah dalam melakukan pengecekkan seperti

diatas. Secara teknis yang mengolah kotak lembar disposisi ini biasanya sekretaris

pimpinan atau tatausaha pimpinan.

4.7. Surat Keluar Sistim Kartu Kendali.

Pengelolaan surat keluar penting dimulai dari unit pengolah. Unit pengolah

membuat surat keluar dengan tembusannya, kemudian menyerahkannya ke pencatat

surat. Pencatat surat mencatat surat tersebut kedalam kartu kendali rangkap 3 (tiga).

Cara pengisiannya sama seperti pengisian untuk surat masuk, hanya saja untuk surat

keluar kolom M/K yang dilingkari K nya. Kemudian surat tersebut beserta

lampirannya dan kartu kendalinya diserahkan ke pengarah surat untuk diperiksa baik

cara pencatatan maupun suratnya. Jika tidak ada permasalahan, kartu kendali satu

disimpan oleh pengarah surat, setelah satu tahun kartu-kartu kendali I dijilid dan

berfungsi sebagai buku Agenda surat keluar. Kemudian surat beserta kartu kendali II

dan III diserahkan kepada pengirim surat. Oleh bagian pengiriman, surat tadi

dilengkapi dengan kelengkapan yang diperlukan, seperti nomor surat, stempel instansi,

amplop dan yang lain-lainnya. Kemudian surat yang asli dikirim, sedangkan tembusan

dan dua kartu kendalinya diserahkan ke unit pengolah. Kemudian unit pengolah

membutuhkan paraf pada kartu kendali II dan III, untuk kemudian kartu kendali II

diteruskan pengarah surat dan oleh pengarah diberikan kepada peñata arsip. Proses

penanganan surat keluar rutin biasanya dimulai dari unit pengolah juga. Unit pengolah

membuat surat biasa/rutin disertai dengan lampirannya, kemudian diserahkan ke

pencatat surat. Kemudian semua surat biasa/rutin yang akan dikirim dicatat pada

lembar pengantar surat biasa/rutin dalam rangkap II. Dan dilanjutkan ke bagian

pengiriman untuk dilengkapi seperlunya. Surat-surat yang asli dikirim, kemudian

lembar pengantar diberikan ke unit pengolah dan unit pengolah membubuhkan

parafnya. Selanjutnya unit pengolah memberikan lembar pengantar pertama ke

pencatat surat dan menyimpan lembar pengantar ke dua sebagai arsip. Untuk surat

rahasia prosesnya dimulai dari unit pengolah yang membuat surat rahasia. Kemudian

surat tersebut dikirim ke unit kearsipan yang khusus menangani surat rahasia. Petugas

yang bekerja disini biasanya orang yang telah dipercaya oleh organisasi yang

bersangkutan, jadi tidak sembarang orang yang menanganinya. Petugas ini bertugas

menangani surat rahasia yang dibuat oleh unit pengolah sampai siap untuk dikirim.

Setelah itu diberikan ke unit penerima surat untuk dikirim.

Ada beberapa cara pengiriman surat pengiriman terbagi atas :

1. Surat Elektronik dan Sarana Pengirimannya.

Yang dimaksud dengan surat elektronik adalah surat yang penanganannya

dilakukan dengan menggunakan peralatan elektronik. Untuk saat ini yang umum

dipergunakan oleh kantor-kantor di Indonesia adalah faxcsimile.

2. Facsimile.

Facsimile juga merupakan sarana pengiriman berita tetapi bentuknya dapat berupa

gambar, tulisan maupun suara. Facsimile adalah merupakan gabungan antara

telepon dan fotocopy, maka ada yang menamakannya telecopier

3.Email.

Fenomena dunia bisnis sekarang ini semakin lebih canggih lagi karena jika kita

akan menyurat atau mengirim dokumen hanya melalui email, gmail lewat

internet, dan surat atau dokumen yang asli sebagai buktinya dikirim kemudian.

e.Rangkuman

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi yang msih sangat sering

dipergunakan pada lingkungan organisasi, karena merupakan sarana komunikasi yang

mempunyai kelebihan dan fungsi tersendiri. Fungsi-fingsi tersebut adalah sebagai

media komunikasi tertulis, sebagai wakil dari organisasi, sebagai lambing organisasi,

sebagai barang bukti tertulis dan sebagai sumber informasi. Surat adalah selembar

kertas atau lebih yang berisi informasi tertentu yang disampaikan oleh suatu pihak

kepada pihak lain sebagai sarana komunikasi tulis. Surat Dinas adalah surat-surat yang

dipergunakan untuk urusan dinas atau formal baik oleh instansi pemerintah maupun

swasta. Sedang surat yang diterima oleh suatu organisasi disebut surat masuk. Surat-

surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu organisasi disebut sebagai suatu surat

keluar. Surat keluar intern adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu organisasi untuk

keperluan intern organisasi itu sendiri. Sedangakn surat keluar ekstern adalah surat

yang dikeluarkan oleh suatu organisasi untuk dikirimkan ke organisasi atau pihak

lain.

Proses Penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi

aktivitas sebagai berikut :

a. Penerimaan surat.

b. Pensortiran surat.

c. Pembukaan surat.

d. Pengagedaan surat masuk.

e. Pengkalasifikasian.

f. Pendistribusian.

Langkah-langkah konsep dibuat adalah:

a. Konsep surat.

b. Persetujuan konsep.

c. Pemberian nomor surat.

d. Pengerikan konsep.

e. Penandatangan surat.

f. Pengagerndaan surat keluar.

Jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 2 kemungkinan yaitu

yang diberikan oleh:

a. Perum dan Giro.

b. Swasta.

Sistem kartu kendali atau sistem baru merupakan sistem yang dikembangkan di

Indonesia. Untuk melaksanakan sistem ini, secara garis besar atau

organisasi akan dibagi menjadi 2 unit berikut :

1. Unit Kearsipan

2. Unit Pengolahan

Dalam sistem kartu kendali surat dikategorikan menjadi 3 (tiga) macam yaitu:

surat penting, surat biasa atau surat rutin dan surat rahasia. Pengolaan surat masuk

penting, setelah diterima di unit kearsipan, masing-masing surat dicatat pada kartu

kendali rangkap 3 (tiga), dengan warna yang berbeda, biasanya warna putih, warna

kuning dan merah muda. Sedangkan khusus surat rahasia warna biru muda. Untuk

pengolah mengembalikan kartu kedua ke unit kearsipan untuk selanjutnya kartu

tersebut di berikan ke penata arsip. Apabilah surat tadi sudah di tindak lanjuti oleh unit

pengolah, surat tersebut di serahkan ke penata arsip untuk di simpan sebagai tanda

menyerahkan unit pengolah akan menerima kartu kendali warna kuning dari surat

tersebut, surat biasa (rutin) penanganan lebih sederhana setelah di terima di catat pada

lembar pengantar surat biasa/rutin rangkap 2(dua) untuk tiap unit pengolah.

SOAL & JAWAB

d.Test Formatif

Untuk lebih jelas agar mendapatkan gambaran tentang prosedur penanganan surat

masuk, system agenda, kerjakan soal dibawah ini:

1. Sebutkan beberapa fungsi yang penting bagi suatu organisasi tentang surat?

2. Sebutkanlah langkah-langkah untuk mengelolah surat masuk dengan agenda

pada suatu organisasi?

3. Terangkan langkah penerimaan surat masuk pada prosedur pengurusan surat

masuk?

4. Terangkan juga langkah-langkah pembukaan surat dalam prosedur penangan

surat masuk?

5. Jelaskan cara penanganan surat menurut pendapat saudara yang terbagi atas 2

(dua) kegiatan?

6. Jelaskan langkah-langkah pembuatan konsep surat keluar?

7. Ada beberapa cara didalam pendistribusian surat, jika surat harus di ketahui olh

orang banyak, sebutkan?

8. Didalam penerimaan surat masuk dengan system kartu kendali terbagi atas

berapa sebutkan?

9. Ada berapakah system penyimpanan yang saudara ketahui, Sebutkan?

10. Sebutkan system kartu kendali yang mempunyai 3 (tiga) kategori?

Jawab.

1. Ada 5 fungsi yaitu:

a. Media Komunikasi Tertulis.

b. Wakil Organisasi.

c. Lambang Organisasi.

d. Barang Bukti Tertulis.

e. Sumber Informasi.

2. Langkah-langkah prosedur penanganan surat masuk system agenda pada suatu

organisasi yaitu:

a. Penerimaan surat.

b. Pensortiran surat.

c. Pengagendaan surat.

d. Pembukaan surat.

e. Pendistribusian surat.

3. Langkah penerimaan surat masuk yaitu:

a. Surat yang diterima pertama-tama diteliti alamatnya

b. Surat yang diterima diberikan cap tanggal, bulan dan tahun serta jam

diterimanya surat tersebut.

c. Di catat pada buku agenda surat masuk

d. Diserahkan kepada alamat yang dituju.

4. Langkah-langkah pembukaan surat yaitu:

a. Untuk membuka surat, pertama-tama diteliti kelengkapan surat.

b. Pergunakan alat pembuka surat seperti: gunting, pisau potong yang kecil

ataupu kater.

c. Hindarkan jangan sampai rusak/robek isi suratnya.

d. Ketuk-ketuk & letakkan diatas meja.

e. Gunakan alat-alat untuk membuka surat.

5. Cara penanganan surat ada 2 (dua) kegiatan, yaitu:

a. Kegiatan untuk menata surat masuk

b. Kegiatan untuk menata surat masuk

6. Langkah-langakah pembuatan konsep surat, yaitu:

a. Persetujuan konsep surat.

b. Pemberian nomor surat.

c. Pengetikan surat.

d. Penandatangan surat.

e. Pencatatan surat keluar.

f. Pengiriman surat.

g. Melalui kantor pos & giro

7. Ada beberapa cara di dalam pendistribusian surat:

a. Surat di perbanyak

b. Slip edaran

c. Slip tindakan/penugasan.

d. Lembar disposisi.

8. Penerimaan surat melalui kartu kendali terbagi atas 2 (dua) yaitu:

a. Unit Kearsipan.

b. Unit Pengolahan.

9. Ada 5 sistem penyimpanan surat, yaitu:

a. Sistem Abjad/Alfabetis.

b. Sistem Prihal/Subyek.

c. Sistem Nomor/numeric.

d. Sistem Tanggal, bulan dan tahun/Kronologis.

e. Sistem Wilayah/Geografis.

10 . Ada 3 (tiga) kategori pada system kartu kendali, yaitu:

a. Surat Penting.

b. Surat Biasa (rutin).

c. Surat Rahasia.

5.Kegiatan Belajar 5 tentang Formulir Kantor

Salah satu contoh: Fornulir Kantor

Gambar 2

a.Tujuan Kegiatan Pembelajaran

1. Menjelaskan Pengertian Formulir.

2. Menjelaskan Fungsi Formulir.

3. Menjelaskan Menetapkan Pertimbangan fungsionil.

4. Menjelaskan Pemakaian & Pengisian Formulir.

5. Menjelaskan Pengawasan Formulir.

Pendahuluan

Formulir merupakan sarana yang paling tepat pada suatu kantor untuk

membuktikan sesuatu yang dibutuhkan seperti formulir akte kelahiran atau

formulir-formulir yang lain, yang biasanya digunakan pada kantor. Cara yang

tepat pengunaaan formulirnya serta fungsi-fungsinya, seperti cara pengisian dan

akhirnya sampai pada pengawasan tentang formulir di kantor.

b.Uraian Materi

5.1.Pengertian Formulir.

Dalam kehidupan sehari-hari baik untuk perorangan maupun organisasi, kita

tidak dapat terlepas dari suatu benda yang dinamakan formulir. Formulir akan

dibutuhkan pada saat manusia lahir hingga meninggal. Misalnya, pada suatu hari ada

seorang bayi dilahirkan di suatu rumah sakit. Tidak berapa lama setelah kelahiran si

bayi, bidan atau dokter yang membantu proses kelahiran akan mengisi formulir surat

keterangan kelahiran. Kemudian orang tua si bayi akan membawa formulir tersebut ke

kantor kelurahan untuk mengurus surat tanda lahir dari kelurahan. Selanjutnya,

setelah mendapat surat tersebut yang juga berbentuk formulir akan dibawa kekantor

catatan sipil untuk mengurus akte kelahiran. Untuk mendapatkan akte kelahiran

sebelumnya orang tua diberikan sebuah formulir oleh petugas dikantor catatan sipil,

untuk diisi, dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengisi formulir akte kelahiran oleh

petugas kantor catatan sipil. Begitu juga bagi suatu organisasi, pada waktu

pendiriannya akan melibatkkan berbagai macam formulir, sampai akhirnya

memperoleh akte pendirian organisasi. Kemudian, pada waktu memulai kegiatannya,

organisasi tersebut mulai membutuhkan formulir yang lain lagi. Dari gambaran diatas

dapatlah dikatakan bahwa formullir akan selalu dibutuhkan sepanjang kehidupan

suatu organisasi. Meskipun mungkin peranannya sudah agak berkurang dengan

adanya mekanisasi atau komputerisasi di kantor. (Sustyo Herlambang 2014).

Sedangkan menurut pendapat dari Irra Chrisyanti Dewi (2011), mengatakan formulir

merupakan salah satu produk kantor yang banyak kita jumpai. Dalam arti sempit,

formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi atau sering disebut dokumen. Dalam

arti luas, formulir adalah lembar kartu isi yang berupa uraian atau kolom untuk

memperoleh keterangan yang dibutuhkan. Sebelum membahas formulir lebih jauh

perlu dipahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan kolom untuk pengisian

informasi yang disampaikan kepada individu, departemen maupun organisasi lain.

Untuk lebih memahami pengertian formulir perhatikanlah contoh formulir berikut:

Tabel 19

FORMULIR PENGANTAR SURAT

LEMBAR PENGATAR SURAT RUTIN

Unit: Tanggal: Waktu penyampaian

Jam:

No

urut

Asal surat Tanggal & nomor Isi ringkas Keterangan

Tanggal : Jam :

Diterima :

Contoh: formulir lembar pengantar surat rutin.

5.2. Fungsi Formulir.

Seperti telah dibahas pada bab sebelumnya, bahwa fungsi dari sekretariat adalah

sebagai pengelola informasi dan komunikasi suatu organisasi. Untuk melaksanakan

fungsinya sektretariat memerlukan berbagai peralatan. Salah satu peralatan pentingnya

adalah formulir. Jadi dapat dikatakan bahwa fungsi dari formulir adalah sebagai

sarana dalam melaksanakan fungsi sekretariat. Mengingat fungsi formulir yang penting

dalam pelaksanaan aktivitas suatu kantor, maka setiap formulir tersebut setelah jadi,

dapat melaksanakan fungsi sebagaimana mestinya. Untuk dapat merancang formulir

dengan baik, ada dua pertimbangan yang perlu dilakukan yaitu pertimbangan secara

fungsional dan pertimbangan secara fisik. Pertimbangan fungsional dari formulir

adalah menyangkut pertimbangan yang berkaitan dengan fungsi formulir itu sendiri.

Yang termasuk dalam pertimbangan fungsional.

5.3. Menetapan Pertimbangan Fungsional.

a.Tujuan.

Adapun Tujuan pembuatan formulir adalah untuk mencatat semua jumlah

penumpang di bus, dari satu kota ke kota atau dari satu daerah ke daerah

lainnya didalam bus tersebut.

b.Informasi Yang Diperlukan.

1. Jumlah penumpang.

2. Dari kota yang satu ke kota yang lain.

3. Nomor bus.

4. Jam pemberangkatan.

5. Hari dan tanggal.

6. Sopir bus.

7. Jumlah penumpang secara keseluruhan.

8. Petugas pencatat.

c.Identitas Formulir.

1. Judul : Formulir data penumpang.

2. Nomor formulir: DP- 12.

3. Jenis formulir: tanggal.

d.Urutan Item.

Pendahuluan, terdiri dari.

- Kop perusahaan : PO Andalas.

Jl. Amurang 12 Manado.

- Judul formulir : Formulir Data Penumpang.

- Nomor Formulir : DP-12.

5.4. Pemakaian dan Pengisian Formulir.

Secara umum kesalahan yang sering terjadi dalam pengisian formulir adalah

diakibatkan karena pemakai tidak mengetahui cara pengisiannya. Untuk itulah yang

pertama kali dilakukan sebelum mengisi suatu formulir adalah memperhatikan terlebih

dahulu petunjuk, pengisiannya. Biasanya petunjuk pengisiannya terletak di tempat

yang mudah di lihat oleh pemakai. Kadang-kadang petunjuk pengisian berada pada

halaman tersendiri. Namun, yang paling sering membuat pemakai salah mengisian

adalah petunjuk pengisian yang letaknya di bagian akhir dari formulir. Setelah

memahami petunjuk pengisian, pahamilah setiap keterangan konstan yang ada pada

formulir. Dengan demikian kesalahan pengisian formulir akan dapat di hindarkan.

Selain itu perlu juga di perhatikan bahwa ada formulir-formulir tertentu, yang harus di

hindarkan benar-benar dari adanya kesalahan, termasuk misalnya coretan, atau tanda

bekas berbagai alat penghapus kesalahan. contohnya formulir cek, formulir giro,

kuitansi, ijazah dan sejenisnya. Oleh karenanya pada waktu mengisi formulir ini,

harus di lakukan dengan sangat hati-hati dan teliti. Unsur penting lain yang perlu di

ketahui berkaitan dengan pengisian formulir adalah prosedur yang terkait dengan

formulir tersebut. Misalnya untuk mengisi formulir nota pembelian, tentunya harus di

ketahui prosedur penbelian, cara menghitung harga beli dan seterusnya.

Jika pengisian formulir mempergunaka mesin ketik atau alat lain, perhatikanlah hal-

hal sebagai berikut:

1. Pada waktu memasang formulir ke mesin ketik, gunakanlah garis atau

kata-kata yang ada pada formulir sebagai pedoman untuk menentukan lurus

(alignmen) atau tidak, bukan posisi kertasnya.

2. Jika formulirnya merupakan formulir ganda, hindarkanlah jangan sampai

kotor karena karbon yang terjepit gandaran atau rol mesin ketik.

3. Bilamana perlu pergunakanlah ukuran huruf dan ukuran jarak pengetikan

huruf (pitch) yang sesuai, bila mempergunakan mesin tik elektronik.

5.5. Pengawasan Formulir.

Sehubungan dengan formulir kantor, sering timbul berbagai masalah. Salah satu di

antaranya sering terjadi adalah pemborosan dalam penggunaan formulir. Ini dapat

terjadi jika pemakaian formulir tidak diawasi secara khusus. Misalnya saja

pengambilan formulir registrasi mahasiswa, jika tidak dilakukan pengawasan, biasanya

pemakai cenderung kurang hati-hati dalam mengisikan data. Selain itu yang sering

juga terjadi adalah pengulangan isian formulir berarti terjadi pemborosan dalam hal

biaya pencetakan formulir bukan? Guna menghindari berbagai permasalahan yang

berkaitan dengan formulir kantor, perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan formulir

adalah menjadi tanggung jawab dari manager kantor. (Ignatius Wursanto (2006).

Dalam pelaksanaannya manajer kantor dapat membentuk tim khusus, yang terdiri dari

beberapa orang. Dalam tim ini paling tidak harus ada orang yang ahli dalam masalah

formulir. Tim pengawasan formulir harus mempunyai semua contoh formulir yang

dipergunakan oleh organisasinya. Hal ini tidak lain adalah untuk mempermudah

dalam pelaksanaan tugas dari tim itu sendiri. Semua formulir yang ada harus

didaftarkan atau diagendakan. Kemudian semua contoh formulir ini harus disimpan

dengan baik, adapun dengan teknik penyimpanan yang dipergunakan biasanya

adalah filling. Untuk keperluan ini dapat dilakukan berdasarkan nama dan nomor dari

formulir, atau kedua-duanya. Jadi dengan kata lain tim pengawas formulir harus

mempunyai file dari semua contoh formulir yang dipergunakan.

Dari pendapaat tersebut diatas dapatlah disimpulkan bahwa formulir merupakan

suatu sumber untuk mengetahui data orang lain yang ditulis/dicatat pada formulir,

kemudian formulir itu tidak boleh salah mengisinya karena akan berpengaruh pada

data yang dibutuhkan serta dapat menganalisa yang salah pula. Dipihak yang lain jika

formulir itu salah pencatatan otomatis kertas itu akan dibuang dan digantikan yang

baru, hal ini akan berpengaruh pada biaya kantor.

c.Rangkuman

Formulir adalah selembar kertas atau lebih yang diatasnya tercetak keterangan

secara konstan dan memuat kolom-kolom yang akan diisi dengan informasi atau

keterangan bersifat nyata oleh pemakainya.

Jenis dari formulir antara lain adalah:

1.Formulir tunggal, yaitu formulir yang hanya terdiri dari satu eksemplar.

2.Formulir Ganda, yaitu formulir yang hanya terdiri dari beberapa eksemplar.

3.Buku formulir, adalah formulir yang dijilid dalam bentuk buku.

Untuk mengisi formulir hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1.Memahami petunjuk pengisian.

2.Memahami keterangan yang konstan.

3.Persiapkan referensi atau data-data yang diperlukan.

4.Hindarkan kesalahan untuk formulir-formulir tertentu.

5.Mengetahui prosedur yang terkait dengan formulir tersebut.

Untuk pengisian formulir yang mempergunakan mesin ketik yang harus diperhatikan

adalah :

1. Pada waktu memasang formulir ke mesin tik, gunakanlah sebagai pedoman

garis atau kata-kata yang ada pada formulir untuk menentukan lurus (alignment)

atau tidak.

2. Jika formulirnya merupakan formulir ganda, hindarkanlah jangan sampai kotor

karena karbon yang terjepit gandaran atau rol mesin ketik.

SOAL & JAWAB

d.Test Formatif

Untuk memahami buatlah soal dibawah ini:

1. Apa yang dimaksud dengan formulir?

2. Bagaimana proses dari formulir menurut pendapat saudara?

3. Bisakah formulir itu ditulis berulang-ulang kali?

4. Jika formulir yang salah, bisakah digunakan kembali.

Jawab

1. Yang dimaksud dengan formulir yaitu berbentuk kolom-kolom yang harus diisi

oleh seseorang untuk memberikan informasi atau identitas kepada kantor yang

membutuhkan informasi tersebut.

2. Proses untuk pembuatan formulir, harus dipertimbangkan fungsioanlnya

terbagi atas:

a. Tujuan.

b. Informasi yang diperlukan.

c. Identitas formulir.

d. Urutan dari item.

3. Menurut pendapat saya formulir itu tidak bisa ditulis berulang-ulang.

4. Jika formulir salah, maka tidak bisa digunakan kembali.

6.Kegiatan Pembelajaran 6 tentang Perbankan untuk

Sekretaris

a.Tujuan Pembelajaran 6

1. Menjelaskan Pengertian Bank.

2. Menjelaskan Macam-Macam Usaha Bank.

3. Menjelaskan Rekening Koran.

4. Menjelaskan Pembukaan rekening Koran, Pengajuan Permohonan, Penyetoran

5. Dana Awal, Pengunaan Rekening Koran, Penarikan melalui CEK &

Bilyet Giro,

6. Menjelaskan Rekonsiliasi Bank.

7. Adanya Kesalahan Pencatatan Bank & Pemilik Rekening Koran.

8. Langkah-Langkah Yang Dapat Ditempuh Untuk Menyusun Rekosiliasi Bank.

Pendahuluan

Setiap organisasi, perusahaan, kantor (instansi pemerintah) selalu akan

menghadapi hubungan dengan pihak luar, antara lain yang berkaitan dengan

prosedur keuangan untuk lancarkan kantor. Untuk itu sekretaris pada kantor

dimana saja pastilah akan berhubungan dengan Bank. Lebih jelasnya maka

mahasiswa harus tahu ataupun paham dengan system kerja dari perbankan.

b.Uraian Materi

6.1.Pengertian Bank.

Istilah bank bukanlah suatu hal yang asing lagi dalam kehidupan sehari-hari.

Hampir setiap orang mengenalnya dan memerlukan, karena memang sekarang ini

bank mempunyai peranan yang benar dalam menunjang kehidupan sehari-hari baik

untuk perorangan maupun badan usaha. Untuk dapat membantu memahami

pengertian bank yang sebenarnya berikut ini disajikan pengertian bank menurut

undang-undang No. 7 thn 1992 tentang perbankan. Bank adalah badan usaha yang

menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan, dan menyalurkan kepada

masyarakat dalam bentuk kredit, dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat

banyak.

Berdasarkan undang-undang tersebut diatas dikenal 3(tiga) macam bank yaitu :

1. Bank umum yaitu : Bank yang dapat memberikan jasa dalam lalulintas

pembayaran

2. Bank Prekreditan Rakyat yaitu: Bank yang menerima simpanan hanya dalam

bentuk deposito berjangka, tabungan dan/atau bentuk lainnya yang dipersamakan

dengan itu.

3. Bank Campuran yaitu : Bank umum yang didirikan bersama oleh satu atau lebih

bank umum yang berkedudukan di Indonesia dan didirikan oleh warga Negara.

Di Indonesia, badan hukum yang dimiliki sepenuhnya oleh warga Negara Indonesia,

dengan satu atau lebih bank yang berkependudukan di luar negeri.

Jadi secara umum Bank hanya terdiri dari 2 macam yaitu : 1.Bank Umum dan 2.Bank

Perkreditan Rakyat.

6.2.Macam-Macam Usaha Bank.

Dari pengertian Bank diatas dapatlah diketahui bahwa aktivitas bank dapat

digolongkan menjadi 2 yaitu :

1.Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan

2.Menyalurkannya kembali kepada masyarakat dalam bentuk kredit.

Kedua aktivitas tersebut diatas dapat dilakukan dalam rangka meningkatkan taraf

hidup rakyat banyak. Selanjutnya yang dimaksud dengan simpanan dalam undang-

undang No.7 Tahun 1992 bab 1 pasal 1 diubah pada Undang-Undang No. 10 Tahun

1998, diuraikan pengertiannya sebagai berikut: Simpanan adalah dana yang

dipercayakan oleh masyarakat kepada bank dalam bentuk Giro, deposito berjangka,

sertifikat deposito, tabungan dan/atau bentuk lainnya yang dipersamakan dengan itu.

Kemudian yang dimaksud dengan :

1.Giro adalah simpanan yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran dan

penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan cek, sarana perintah

pembayaran lainnya atau dengan cara pemindah bukuan.

2.Deposito berjangka adalah simpanan yang penarikannya hanya dapat dilakukan

pada waktu tertentu menurut perjanjian antara penyimpan dengan Bank yang

bersangkutan.

3.Sertifikat Deposito adalah deposito berjangka yang bukti simpanannya dapat

diperdagangkan.

4.Tabungan adalah simpanan yang penarikannya hanya dapat dilakukan menurut

syarat tertentu yang disepakati, tetapi tidak dapat ditarik dengan cek, bilyet giro atau

alat yang dapat dipersamakan dengan itu.

Sehubungan dengan aktivitas Bank yang pertama, menghimpun dana dari

masyarakat, sedangkan yang kedua yaitu menyalurkan dana kepada masyarakat, di

dalam bentuknya adalah berupa kredit. Kredit adalah penyedikan uang atau tagihan

yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan dengan persetujuan dan

kesepakatan pinjam meminjam antara Bank dengan pihak lain yang mewajibkan pihak

peminjam untuk melunasi hutangnya setelah jangka waktu tertentu, dengan membayar

sejumlah uang untuk bunga, imbalan atau pembagian hasil keuntungan. Undang-

undang No.7 thn 1992, jenis usaha bank tergantung dari pada jenis bank yang

bersangkutan. Pada pasal 6 diuraikan secara detail tentang usaha bank umum sebagai

berikut :

1.Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa Giro, deposito

berjangka, sertifikat deposito, tabungan, dan/atau bentuk lainnya yang

dipersamakan dengan itu.

2.Memberikan kredit.

3. Menerbitkan surat pengakuan utang.

4. Membeli, menjual atau menjamin atas resiko sendiri maupun untuk kepentingan

dan atas perintah nasabahnya.

5. Surat-surat wesel termasuk wesel yang diakseptasi oleh Bank yang masa berlakunya

tidak lebih lama dari pada kebiasaan dalam perdagangan surat-surat dimaksud.

6. Surat pengakuan hutang dan kertas dagang lainnya yang masa berlakunya tidak

lebih lama dari kebiasaan dalam perdagangan surat-surat dimaksud.

7. Kertas perbendaharaan Negara dan surat jaminan pemerintah.

8. Sertifikat Bank Indonesia (SBI).

9. Obligasi.

10. Surat dagang berjangka waktu sampai dengan satu tahun

11. Instrumen surat berharga lain yang berjangka waktu sampai satu tahun.

12.Memindahkan uang baik untuk kepentingan sendiri maupun untuk kepentingan

nasabah.

13.Menempatkan dana pada, meminjam dana dari, atau meminjamkan dana kepada

orang lain baik dengan menggunakan surat, sarana telekomunikasi maupun dengan

wesel unjuk, cek atau sarana lainnya.

14.Menyediakan tempat untuk menyimpan barang dan surat berharga.

15.Melakukan kegiatan penitipan untuk kepentingan pihak lain berdasarkan suatu

kontrak.

16.Melakukan penempatan dana dari nasabah kepada nasabah lainnya dalam bentuk

surat berharga yang tidak tercatat dibursa efek.

17.Menbeli melalui pelelangan angunan baik semua bagian dalam hal debitur tidak

memenuhi kewajibannya kepada bank dengan ketentuan angunan yang dibeli

tersebut wajib dicairkan secepatnya.

18.Melakukan kegiatan anjak piutang, usaha kartu kredit dan kegiatan wali

amanat.

19.Menyediakan pembiayaan bagi nasabah berdasarkan prinsip bagi hasil sesuai

dengan ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan pemerintah

20.Melakukan kegiatan yang lain yang lazim dilakukan oleh bank sepanjang tidak

bertentangan dengan undang-undang ini peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Macam usaha yang dilakukan oleh bank perkreditan rakyat diatur dalam pasal 13

sebagai berikut :

1. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa deposito

berjangka, tabungan dan/atau bentuk lainnya yang dipersamakan dengan itu.

2. Memberikan kredit.

3. Menyediakan pembiayaan bagi nasabah berdasarkan prinsip bagi hasil sesuai

dengan ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan pemerintah.

4. Menempatkan dananya dalam bentuk Sertifikat Bank Indonesia (SBI), deposito

berjangka, sertifikat deposito dan tabungan pada bank lain.

6.3.Rekening Koran.

Dari berbagai usaha atau jasa yang ditawarkan oleh bank, salah satu jasa yang sering

dipergunakan oleh kantor adalah Giro. Pemakain jasa Giro ini akan dimiliki oleh

rekening, yang dinamakan rekening Giro atau rekening Koran. Untuk lebih

memahami tentang rekening Koran, kita kutip lagi pengertian Giro menurut Undang-

Undang No.7 tahun 1992, dan telah diubah dengan Undang-Undang No. 10 tahun

1998, sebagai berikut ,” Giro adalah simpanan yang dapat digunakan sebagai alat

pembayaran dan penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan cek,

sarana perintah pembayaran lainnya, atau dengan cara pemindah bukuan”.

Dari pengertian diatas, berikut ini beberapa point yang terkandung didalamnya:

Giro adalah merupakan simpanan, yang berarti pemakaian jasa giro ini harus memiliki

atau menyerahkan sejumlah uang ke bank.

1. Giro dapat dijadikan sebagai alat pembayaran, maksudnya pemilik giro ini dapat

melakukan berbagai pembayaran dengan menggunakan dana yang tersimpan

direkening ini.

2. Penarikannya dapat dilakukan setiap saat, maksudnya pengambilan dana atau

pemakaian dana yang ada pada rekening giro dapat dilakukan setiap hari.

3. Sarana yang dipergunakan adalah cek, sarana perintah pembayaran lainnya, atau

dengan cara pemindah bukuan. Yang dimaksud disini adalah untuk melakukan

penarikan atau pembayaran harus menggunakan cara tersebut. Jadi untuk

keperluan pembayaran yang dilakukan oleh pemilik giro tidak dilakukan dengan

uang tunai. Akan tetapi, akan digunakan cek, surat perintah pembayaran dan

pemindah bukuan. Dengan adanya cara pemindahan bukuan, pemilik dapat

memintah kepada bank untuk memindahkan sejumlah dananya kepada giro

dengan orang lain dengan sarana tertentu.

Dari uraian diatas, dapatlah dipahami bahwa aktivitas yang terkandung dalam jasa

giro adalah terdiri dari penyetoran dana, pemakaian dana, dan penerimaan dana dari

pihak lain. Jadi dana yang terdapat dalam giro akan bertambah jika ada setoran dan

penerimaan dari orang lain (pemindahan bukuan dari orang lain). Sedangkan dana

giro akan berkurang jika dipergunakan untuk pembayaran dan pemindahan bukuan

ke giro orang lain.

Adapun Rekening Koran ini dibuat untuk setiap nasabah yang mempunyai rekening

giro pada satu bank dimana dia sudah mempunyai rekening tersebut, dengan maksud

setiap nasabah akan memiliki satu rekening. Pada rekening Koran itu setiap ada

perubahan atau mutasi yang terjadi pada suatu rekening akan selalu dicatat/tercatat

dengan lengkap apakah jenis mutasi tersebut seperti pembayaran melalui cek, Bilyet

Giro ataupun melalui pemindah bukuan yang lain, dan jika pemilik rekening koran

memerlukan informasi pada satu saat tertentu maka nasabah itu boleh minta rekening

korannya dan dapat dilihat apakah perubahan-perubahan itu ada/terjadi, bank akan

memberikannya dalam setiap akhir periode tertentu. Nasabah atau pemakai rekening

giro ini dapat perorangan, perusahaan, yayasan atau lembaga lainnya, dimana ada

perusahaan atau gabungan dari masing-masing tersebut diatas.

Untuk memperjelas tentang Rekening Koran dapat dilihat pada gambar berikut :

Tabel 20

BANK X DI MANADO

REKENING KORAN GIRO

Nama : ……………………………. No. Rekening :

Alamat : …………………………… Periode :

Tanggal

Uraian

Mutasi

Saldo (RP) Debet (Rp) Kredit (RP)

Contoh: Contoh Rekening Koran.

Untuk terbitnya rekening Koran maka setiap nasabah harus mempunyai rekening giro

pada bank yaitu melalui beberapa prosedure, seperti:

1.Pembukaan Rekening Koran.

Sebelum membuka rekening giro, hendaknya calon perlu melakukan seleksi

terhadap bank yang akan dijadikan tempat penyimpanan dananya. Untuk memilih

bank hendaklah dipilih bank yang dapat dipercaya, bank yang bonafid, dan yang

memberikan fasilitas yang menguntungkan. Selain menyeleksi bank yang intern,

juga perlu dipertimbangkan faktor eksternnya. Untuk membuka rekening giro,

antara bank yang satu dengan yang lainnya mempunyai prosedur tersendiri. Namun

secara umum adalah hampir sama.

2.Pengajuan Permohonan.

Calon nasabah harus mengajukan permohonan dengan cara mengisi formulir

permohonan yang telah disediakan.Formulir ini biasanya akan dilampirkan

syarat-syarat administratif, yang berupa antara lain :

1. Formulir contoh tanda tangan pemakai atau orang yang diberi kuasa

untuk penggunaan dana melalui rekening giro.

2. Bagi perusahaan memberikan contoh stempel perusahaan.

3. Menyerahkan surat kuasa bagi pemakai yang memberikan kuasa.

4. Mencantumkan pihak yang dijadikan referensi yang dikenal baik oleh bank.

5. Untuk perusahaan atau lembaga mencantumkan akte pendiriannya.

6. Untuk perseorangan mencantumkan bukti diri yang sah.

7. Aturan-aturan yang berkaitan dengan pemakaian rekening giro dari

bank yang bersangkutan.

3.Penyetoran Dana Awal.

Setelah calon nasabah dinyatakan diterima permohonannya, nasabah harus

menyetor dana awal yang sudah ditentukan sejumlah uang sesuai dengan yang

ditentukan oleh bank. Setelah nasabah itu menyetor dana awal, nasabah akan

menerima tanda bukti setoran pertama dari kasir bank yang bersangkutan.

Selain itu nasabah juga akan menerima formulir-formulir dari bank sebagai berikut:

1.Buku formulir cek

2.Buku formulir giro bilyet

3.Buku formulir tanda setoran

Ketiga buku inilah yang nantinya akan selalu dipakai untuk pengoperasian rekening

Koran. Cek dipakai untuk mengambil dana secara tunai, giro bilyet dipakai untuk

pemindahan bukuan, dan tanda setor pada buku formulir digunakan untuk menyetor

dana. Untuk itulah buku-buku tersebut diatas haruslah disimpan dengan baik, agar

tidak sampai disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Pada

beberapa lembar sebelum formulir yang terakhir pada masing-masing buku, maka

nasabah harus mengadakan permintaan buku formulir baru. Maksudnya dari

penempatan formulir ini adalah untuk mengingatkan pemiliknya, bahwa formulirnya

sudah hampir habis dan harus segera meminta kembali. Jika suatu saat salah satu buku

formulirnya habis, pemilik tinggal mengisi formulir permintaan buku baru kemudian

dilanjutkan ke bank. Formulir ini harus ditanda tangani oleh pemiliknya dan harus di

cap stempel jika yang memiliki rekening giro adalah suatu lembaga atau organisasi.

6.4.Penggunaan Rekening Koran.

Seperti telah disinggung sebelumnya bahwa berkaitan dengan penggunaan rekening

Koran, terdiri dari 3 (tiga) aktivitas, yaitu menyetorkan dana, menarik dana dengan

cek dan pemindah bukuan dengan giro bilyet.

Uraian dari aktivitas-aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:

a.Menyetor Dana.

b.Menarik Dana.

Untuk keperluan penyetoran dana boleh melalui Cek, BG atau pemindah bukuan,

demikian juga dengan penarikan dana dari rekening yang akan dimasukkan pada

rekenimg Koran.

6.5.Penarikan Dana Dengan Mempergunakan Cek.

Pengertian cek menurut Undang-undang hukum dagang Indonesia adalah sebagai

berikut :“Cek adalah tidak bersyarat dari pemegang rekening (nasabah giro) kepada

bank, untuk membayar sejumlah uang tertentu”.

Selanjutnya dalam kitab undang-undang diatas, diatur tentang syarat yang harus

dimilikoleh formulir cek yaitu :

1.Didalam formulir itu harus dicantumkan kata-kata CEK atau CHEQUE atau

CHECK.

2.Isi formulir Cek, merupakan perintah tidak bersyarat dari pemegang rekening

(nasabah giro) kepada bank, untuk membayar sejumlah uang tertentu.

3.Nama tertarik, ( orang/badan usaha/bank yang harus membayar).

4.Tempat pembayaran yaitu tempat dimana dilakukan pembayaran.

5.Tanggal dan tempat cek di tarik

6.Tanda tangan penarik.

Kemudian yang diperbolehkan mencetak cek berdasarkan kebijaksanaan dari Bank

Indonesia adalah semua Bank dengan ketentuan dalam mencetak formulir cek itu

harus memperhatikan dan menurut pedoman yang telah diberikan oleh Bank

Indonesia. Menurut pedoman dari Bank Indonesia semua isi dan bunyi redaksi dari

formulir cek harus sama, sedangkan ukuran, warna, bentuk serta disainnya

diserahkan pada bank yang bersangkutan. Bentuk dari pada cek, hampir sama dengan

kuitansi. Jadi, terdiri dari dua bagian, yaitu bagian yang terbitkan dan bagian

kontrol. Antara kedua bagian tersebut dibatasi dengan lobang-lobang perforasi, yang

fungsinya untuk mempermudah menyobek lembar cek yang diterbitkan, sedangkan

lembar kontrolnya akan tetap terjilid.

Dalam sehari-hari dikenal ada beberapa macam cek, diantaranya sebagai berikut :

1.Cek Kosong.

Cek kosong adalah cek yang diterbitkan oleh nasabah tidak didukung oleh dana

yang cukup. Maksudnya dana yang masih ada di bank lebih kecil dari dana yang

tercantum pada cek.

2.Cek Silang.

Cek silang atau cross check adalah cek biasa yang diberi tanda silang dipojok kiri

bagian atas dengan dua garis sejajar. Biasanya diantara dua garis sejajar itu

dituliskan “ hanya untuk disetorkan “. Maksudnya cek silang ini tidak dapat

diuangkan tetapi hanya untuk disetorkan ke bank.

3.Postdated Chek.

Postdated chek atau cek yang bertanggal maju, adalah cek yang tanggal

penerbitannya atau tanggal penulisannya lebih muda dari pada tanggal

menguangkannya. Cek jenis ini tidak dapat langsung diuangkan, tetapi harus

menunggu sampai tanggal penarikannya atau tanggal menguangkannya.

4.Cek Atas Unjuk.

Cek atas unjuk adalah cek yang tidak mencantumkan atau tidak menunjuk pihak

tertentu sebagai penerima hak cek tersebut dapat diuangkan oleh siapa saja yang

menunjukannya ke bank yang bersangkutan.

5.Cek Atas Nama.

Cek atas nama adalah cek yang didalamnya tertulis pihak atau nama tertentu

sebagai penerima hak atas cek tersebut. Jadi cek isi hanya dapat diuangkan oleh

pihak yang namanya tercantum pada cek tersebut.

Semua jenis cek tersebut di atas, dapat dipergunakan untuk menarik dana dari

rekening Koran. Caranya adalah tinggal mengisi formulir cek berapa besar dana yang

akan diambil dari buku formulir cek yang di bank. Dalam mengisi formulir cek harus

dilakukan dengan hati-hati, kesalahan penulisan harus dihindarkan.

6.6.Penarikan Dana Dengan Menggunakan Bilyet Giro.

Kegunaan Bilyet Giro sebenarnya hampir sama dengan cek, yaitu untuk menarik

sejumlah dana yang tersimpan di rekening giro. Hanya saja jika menggunakan bilyet

giro uang atau dana tersebut tidak dapat diuangkan secara tunai. Dana tersebut hanya

dapat dipindah bukuan. Pemindah bukuan ini dapat dilakukan pada satu bank dan

dapat juga pada bank yang berbeda.

6.7.Rekonsiliasi Bank.

Pada kenyataannya akan selalu terjadi perbedaan atau selisih jumlah saldo akhir

antara Buku Bank dan Laporan Rekening Koran. Perbedaan ini terjadi karena

alasan sebagai berikut , karena adanya penambahan dana yang tidak diketahui oleh

pemilik rekening

Adanya pengurangan dana yang tidak diketahui oleh pemilik rekening, seperti

1.Biaya Bank, selain memberikan bunga, bank juga memungut biaya. Biaya yang

berkaitan dengan rekening Koran antara lain adalah: biaya administrasi

pembuatan laporan, biaya permohonan buku formulir cek, bilyet dan tanda bukti

setor yang baru.

2.Pajak, untuk jumlah tertentu rekening giro akan dikenakan pajak. Biasanya

pajaknya dipungut langsung oleh bank, untuk kemudian disetorkan ke

pemerintah (kantor Pajak).

3.Setoran yang belum di catat oleh bank, setoran yang belum tercatat oleh bank

biasanya setoran yang dilakukan pada akhir periode pembuatan laporan rekening

Koran. Misalnya pemilik menyetorkan dananya pada tanggal 30 Oktober 2018

sedangkan bank sudah terlanjur membuat laporan pada tanggal 29 Oktober

2018 oleh karenanya setoran tadi tidak akan tercantum pada laporan rekening

Koran.

6.8.Adanya Kesalahan Pencatatan Baik Oleh Bank Maupun Oleh Pemilik Rekening

Koran.

Untuk keperluan penggontrolan keadaan dana yang di bank, pemilik

rekening giro akan melakukan perbandingan antara buku banknya dengan

laporan rekening Koran yang di terbitkan oleh bank. Hasilnya dari

membandingkan ini di buatkan catatan tentang perbedaan-perbedaan yang

terjadi antara buku bank dan laporan rekening Koran, yang disebut rekonsiliasi

bank.

6.9.Langkah-Langkah Yang Dapat di Tempuh Untuk Menyusun Rekonsiliasi

Bank yaitu:

1. Bandingkanlah kolom debet buka bank dengan kolom kredit laporan rekening

Koran.

2. Tandailah perbedaan-perbedaan yang terjadi.

3. Bandingkanlah kolom kredit buku bank dengan kolom debit laporan rekening

Koran.

4. Tandailah perbedaan-perbedaan yang terjadi.

5. Item-item yang belum tertandai menunjukan item yang belum tercatat. Jika

item itu terdapat pada laporan rekening Koran, berarti belum tercatat pada

buku bank, demikian pula sebaliknya.

6. Susunlah bank rekonsiliasi dari setiap item yang tak tertandai.

c.Rangkuman.

Bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk

simpanan, dan menyalurkannya kembali kepada masyarakat dalam bentuk kredit

dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak.

Macam-macam bank tergantung dari jenisnya, usaha bank umum meliputi:

1. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan.

2. Memberikan kredit.

3. Menerbitkan surat pengakuan hutang.

4. Membeli, menjual atau menjamin atas resiko sendiri maupun kepentingan dan

atas perintah nasabahnya.

5.Memindahkan uang baik untuk kepentingan sendiri. Maupun kepentingan

nasabah.

6. Menetapkan dana pada, meminjam dana dari atau meminjam dana kepada

bank lain, baik dengan menggunakan surat, sarana telekomunikasi maupun

dengan cek atau sarana lain.

7. Menerima pembayaran dari tagihan atas surat berharga dan melakukan

perhitungan dengan atau antar pihak ketiga.

8. Menyediakan tempat untuk kepentingan pihak lain berdasarkan suatu

kontrak.

9. Melakukan penempatan dana dari nasabah kepada nasabah lainnya dalam

bentuk surat berharga yang tidak tercatat di bursa efek.

10.Membeli melalui pelelangan angunan baik semua maupun sebagian dalam hal

debitur tidak memenuhi kewajibannya kepada bank, dengan ketentuan angunan

yang dibeli tersebut wajib dicairkan secepatnya.

11.Melakukan kegiatan banyak piutang, usaha kartu kredit dan kegiatan

wali amanat.

12.Menyediakan pembiayaan bagi nasabah berdasarkan prinsip bagi hasil sesuai

dengan ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan pemerintah.

13.Melakukan kegiatan lain yang lazim dilakukan oleh bank sepanjang tidak

bertentangan dengan undang-undang ini dan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

Macam-macam usaha yang dilakukan oleh Bank perkreditan Rakyat, sebagai

berikut :

1. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan.

2. Memberikan kredit.

3. Menyediakan pembiayaan bagi nasabah berdasarkan prinsip bagi hasil sesuai

dengan ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan pemerintah.

4. Menempatkan dananya dalam bentuk seterfikat Bank Indonesia (SBI), deposito

berjangka, sertifikat deposito, dan tabungan pada bank lain.

Giro adalah simpanan yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran dan

penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan cek, sarana perintah

pembayaran lainnya, atau dengan cara pemindah bukuan, aktivitas yang terkandung

dalam jasa giro adalah terdiri dari penyetoran dana, pemakaian dana, dan

penerimaan dana dari pihak lain. Untuk keperluan administrative berkaitan dengan

aktivitas dalam giro, bank menerbitkan Rekening Giro atau rekening Koran, yang

dibuat untuk setiap nasabah. Nasabah atau pemakai rekening giro dapat perorangan,

yayasan atau lembaga, perusahaan atau gabungan dari masing-masing di atas.

Untuk membuka rekening giro, secara umum prosedurnya adalah hampir sama

yaitu :

1. Pengajuan permohonan

Calon nasabah mengisi formulir permohonan yang telah disediakan, dan

dilampiri syarat syarat administrasi.

2. Wawancara dengan pihak bank.

3. Penyetoran dana awal.

Setelah menyetor dana awal nasabah akan menerima bukti setoran pertama dari kasir

bank yang bersangkutan dan akan mendapat formulir-formulir sebagai berikut ini :

a. Buku formulir cek.

b. Buku formulit bilyet giro.

c. Buku formulir tanda setoran.

Ketiga buku inilah yang nantinya akan selalu dpakai untuk pengoperasian rekening

Koran. Dalam penggunaan rekening Koran, akan terdiri dari 3 (tiga) aktivitas yaitu

menyetorkan dana, menarik dana dengan cek dan pemindah bukuan dengan bilyet

giro. Untuk menyetorkan dana dapat berbentuk uang tunai dan alat pembayaran yang

lain, pada waktu menyetor harus mempergunakan formulir tanda setor. Setelah

menyetor dari bank akan menerima tanda bukti penerimaan dana. Untuk menarik

dana secara tunai dipergunakan formulir cek, sedangkan cek adalah perintah tidak

bersyarat dari pemegang rekening ( nasabah giro) kepada bank, untuk membayar

sejumlah uang tertentu.

Ada beberapa cek yang sehari-harinya kita kenal yaitu:

1.Cek kosong.

2.Cek silang.

3.Postdated check.

4.Cek atas unjuk.

5.Cek atas nama.

Dalam mengisi formulir cek harus dilakukan dengan hati-hati, kesalahan

penulisan harus dihindarkan terutama untuk tanda tangan yang dipakai pada cek, juga

harus diusahakan sama bentuknya. Sehubungan dengan penarikan dan penerimaan

atau mutasi dana yang ada pada rekening giro, pemilik akan mengadakan

pencatatan, yang biasanya dilakukan pada buku kas, atau catatan khusus yang diberi

judul buku Bank. Setelah periode tertentu, biasanya satu tahun bank akan

melaporkan keadaan dana yang ada pada rekening giro kepada semua pemiliknya.

Pemilik juga dapat meminta untuk dibuatkan laporan menurut kebutuhannya.

Biasanya ada perbedaan pada antara saldo akhir buku Bank dan rekening Koran

karena disebabkan oleh :

1. Adanya penambahan dana yang tidak diketahui oleh pemilik rekening.

2. Adanya pengurangan dana yang tidak diketahui oleh pemilik rekening.

3. Adanya kesalahan pencatatan.

Untuk jalan keluar hal tersebut diatas, maka dibuatlah rekonsiliasi Bank, hal ini

untuk keperluan intern pemilik rekening giro pada bank itu.

SOAL & JAWAB

d. Test Formatif

Untuk lebih memahami maka kerjakanlah soal-soal dibawah ini :

1. Badan usaha apakah yang menghimpun dana dari masyarakat, sebut dan jelaskan ?

2. Sebutkan pengertian bank menurut undang-undang No.7 thn 1992 tentang

perbankan?

3. Setelah saudara pelajari topik perbankan bahwa ada dua golongan aktivitas bank

yang saudara ketahui. Sebutkan dan jelaskan.?

4. Sebutkan apa yang dimaksud dengan Giro ?

5. Setiap nasabah Giro pada suatu bank, baik Bank swasta maupun bank pemerintah

selalu memiliki rekening yang dinamakan rekening Giro atau rekening Koran.

Jelaskan apa ynng dimaksud dengan rekening giro atau rekening Koran ?

6. Pada waktu menyetorkan dana awal untuk menjadi nasabah. Giro pada suatu bank

maka nasabah tersebut akan menerima formulir-formulir. Sebutkan formulir-

formulir tersebut ?

7. Apa yang dimaksud dengan cek kosong? Sebut dan jelaskan !

8. Biasanya para pengusaha atau orang berkecimpung pada bindang perdagangan

menggunakan cek. Sebutkan cek apakah yang dimaksud ?

9. Terangkan dengan singkat tetapi jelas cara kegunaan bilyet giro yang saudara

pelajari?

10. Mengapa terjadi rekonsiliasi bank dan nasabah?

Jawab

1. Badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat adalah bank, bank itu

menjalankan jasa perbankan baik menghimpun dana dari masyarakat, maupun

memberikan kredit.

2. Bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam

bentuk simpanan dan menyalurkan kembali kepada masyarakat dalam bentuk

kredit. Dalam rangka untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat banyak.

3. Ada 2 (dua) golongan aktivitas bank yaitu menerima dana dan menyalurkan

dana.

4. Giro adalah simpanan yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran dan

penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan mengunakan cek, Bilyet giro

atau sarana pemindah bukuan.

5. Yang dimaksud dengan rekening Koran yaitu diuntukkan bagi nasahah giro

khusunya dimana untuk mencatat semua dana atau uang yang masuk maupun

semua dana yang keluar atau yang dimiliki oleh seseorang nasabah

6. Adapun formulir-formulir yang akan diterima oleh nasabah gio yaitu:

a. Buku formulir Cek.

b. Buku formulir Bilyet Giro.

c. Buku Tanda Setoran.

7. Yang dimaksud dengan cek kosong yaitu uang/dana yang tersedia di rekening

bank tidak mencukupi atau dengan kata lain cek yang diterbitkan oleh nasabah

tidak mendukung oleh dana yang cukup. (dana yang ada di bank lebih kecil

dari dana yang tercantum pada cek).

8. Cek adalah perintah tidak bersyarat dari pemegang rekening

(nasabah giro) kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu.

9. Bilyet Giro hampir sama dengan cek yaitu dapat diuangkan akan

tetapi bilyet giro hanya bisa melalui pemindah bukuan saja, barulah dana itu

bisa ditarik.

10. Rekonsiliasi bank pada kenyataannya akan selalu terjadi perbedaan

atau selisih akhir antara bank dengan laporan rekening Koran. Oleh sebab itu

nasabah giro itu sebaiknya harus selalu mengecek saldo yang ada di rekening

Koran tersebut untuk supaya tidak terjadi kesalah pahaman antara bank dan

nasabah, maka dibuatnya rekonsiliasi bank.

III. EVALUASI

I.MENGGISI BOBOT 20

PETUNJUK: Isilah titik-titik dibawah ini.

1. Segala pekerjaan atau ……………………………… yang dilakukan oleh

sekretaris.

2. Sekretaris ini biasanya merupakan sekretariatnya seorang pimpinan disebut

sekretaris ……………………

3. Comunication terbagi atas 2 (dua): a……………………..

b………………………….

4. Ada 4 (empat) peran dari seorang sekretaris yaitu:a. Sebagai pelaksana

kesekretariatan.

b.Sebagai pemegang rahasia, c.Sebagai pengelola………………….. & d.

Sebagai pengelola…………………………….

5. …………………….. dapat dikatakan sebagai penentuan

………………......... atau ………………….

pekerjaan yang dilakukan pada waktu yang akan datang sesuai tujuan yang

telah ditetapkan.

5. Salah satu permasalah yang dihadapi dalam …………………….. rencana kerja

adalah ………………………….

6. Langkah-langkah untuk menyusun jadual kerja rutin adalah a. menyusun daftar

…………………………….. b. …………………. urutan pekerjaan untuk hari

tertentu, dan c. Menyusun jadual …………………………..

8. Jaringan telepon dei kantor tergantung pada besar kecilnya perusahaan, untuk

perusahaan kecil disebut telepon tunggal sedangkan pada perusahaan besar

selain telepon tunggal juga telepon……………

9. Fungsi utama untuk berkomunikasi secara intern disebut

telepon………………………

10. Seseorang yang bertanggung jawab terhadap ………………………. Disebut

operator atau ………………………………

II. B - S BOBOT 20

PETUNJUK: Lingkarilah B, jika pernyataan itu BENAR & S jika pernyataan

itu SALAH

1. B – S Ada beberapa macam hubungn telepon yaitu:a. hubungan inter,

hubungan ekstern, hubungan local, hubungan interlokal & hubungan

internasional.

2. B – S Sering terjadi pada waktu berkomunikasi di telepon topic pembicaraan

yang pokok terabaikan oleh karena orang yang menjawab telepon (sekreataris)

lupa menyampaikan.

3. B – S Untuk mengakhiri telepon yang diterima sebaiknya diberikan salam dan

terima kasih.

4. B – S Surat adalah salah satu komunikasi yang masih sangat sering

digunakan/ dipergunakan pada lingkungan organisasi, perusahaan dan kantor.

5. B – S Semua surat-surat yang masuk diterima oleh petugas kemudian langsung

diserahkan kepada yang berkepentingan.

6. B – S Slip tindakan/slip penugasan hanya ditulis pada lembar slip penugasan

dan diserahkan kepada yang bersangkutan.

7. Setelah konsep surat selesai dibuat harus terlebih dahulu dimintakan

persetujuan pada pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

8. Biasanya pada waktu pemberian nomor surat keluar tercatat sebagai berikut:

nomor urut surat, kode organisasi/perusahaan/kantor, baru diberi tanda pada

bagian apa dan selajutnya menulis bulan serta tahun terbitnya surat itu.

9. Sebelum surat ditanda tangani, surat itu diperiksa kelengkapannya seperti:

amplop , lampiran dan lain-lain sebagainya barulah ditanda tangani oleh

saudara.

10. Setelah surat di tanda tangani maka tentunya akan di bubuhkan cap stempel

organisasi, perusahaan atau kantor, barulah cap itu di cap dibawah tanda

tangan.

III. MEMILIH BOBOT 20

PETUNJUK: Pilihlah pernyataan yang saudara anggap BENAR & lingkarilah.

1. Sebelum surat itu dikirim tentunya surat tersebut harus dimasukkan terlebih

dahulu kedalam amplop, maka surat itu perlu:

a. Disusun.

b. Dilipat.

c. Diatur.

2. Jasa perusahaan atau kantor dapat memberikan pelayanan berupa pengiriman

surat ke alamat yang dituju, seperti:

a. Kantor LBH.

b. Kantor jasa lainnya.

c. Kantor Pos & Giro.

3. Sistem agenda adalah system penanganan surat yang disebut:

a. Sistem lama.

b. Sistem sudah using.

c. Sistem sementara.

4. Sedangkan system yang baru sekarang ini disebut:

a. Sistem agenda.

b. Kartu Kendali.

c. Sistem kartu kendali.

5. Untuk kearsipan akan berfungsi sebagai pintu dari keluar masuknya surat pada

suatu organisasi, perusahaan dan kantor disebut:

a. Unit Pengolah.

b. Unit Kearsipan.

c. Unit pengolahan.

6. Unit kearsipan terbagi atas:

a. 4 bagian & 4 orang petugas.

b. 4 unit & 4 orang petugas.

c. 4 sub unit & 4 orang petugas.

7. Unit pengolah adalah bagian-bagian yang ada pada suatu oraganisasi yang

akan mengolah atau menindak lanjuti:

a. Surat masuk & pembuatan surat keluar.

b. Surat masuk & surat keluar.

c. Surat masuk & keluar.

8. Merupakan sarana pengiriman berita tetapi bentuknya dapat berupa gambar,

tulisan dan gabungan antara telepon & fotocopy atau telecopier disebut:

a. Faksimile.

b. Faskmile.

c. Facsimile.

9. Ada 2 (dua) pertimbangan dalam merancang formulire yaitu:

a. Pertimbangan secara fungsional & pertimbangan khusus.

b. Pertimbangan secara fungsional & pertimbangan secara fisik.

c. Pertimbangan fungsi & pertimbangan fisika.

10. Formulir kantor biasanya ada pengawasan agar tidak menjadi persoalan pada

waktu memberikan data/informasi seperti:

a. Pengawasan pimpinan langsung.

b. Pengawasan dari bagian umumnya.

c. Pengawasan dari bagian lain.

IV. ESSAY

1. Mengapa harus dilakukan pengawasan pada formulir, jelaskan?

BOBOT 5

2. Aktivitas dari Bank dapat digolongkan menjadi 2 (dua) sebutkan dan

jelaskan? BOBOT 5

3. Sebutkan & jelaskan ada berapa cek yang saudara ketahui? BOBOT 5

4. Apa yang dimaksud dengan: BOBOT 15

a. Giro.

b. Cek.

c. Rekening Koran.

5. Untuk menjadi nasabah giro akan menerima beberapa formulir, sebutkan?

BOBOT 10

SELAMAT BEKERJA

KUNCI JAWABAN

I. MENGGISI

1. Aktivitas.

2. Sekretaris pribadi.

3. a. Lisan & b. Tulisan.

4. Orang lain & waktu.

5. Rencana kerja & aktivitas

6. Penyusunan & menentukan.

7. Pekerjaan, menentukan, harian.

8. Tunggal & langsung

9. Extension.

10. Swichboard, resepsionis telepon.

II. B - S

1. B 6. S

2. S 7. B

3. B 8. B

4. B 9. S

5. S 10. S

III. MEMILIIH

1. B 6. C

2. C 7. A

3. A 8. C

4. C 9. B

5. B 10.A

IV. ESSAY

JAWAB

1. Pengawasan pada formulir sangatlah penting sebab jika yang akan mengisi

formulir tidak memperhatikan petunjuk cara mengisi formulir yang benar

tentunya akan salah mengisinya, hal ini secara otomatis formulir itu rusak. Di

lain pihak dapat merugikan perusahan dalam hal biaya karena formulir itu

dicetak.

2. Aktivitas dari bank terbagi 2 (dua) yaitu

a. Menghimpun dana dari masyarakat berupa tabungan dan

b. Menyalurkan dana kembali kepada masyarakat berupa kredit atau

pinjaman.

3. Ada beberapa macam cek yaitu:

a. Cek kosong.

b. Cek Silang.

c. Postdated Cek.

d. Cek atas unjuk

e. Cek atas nama

4. Yang dimaksud dengan:

a. Giro adalah simpanan yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran dan

penarikannya dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan cek, Bilyet

giro dan sarana yang lain atau pemindah bukuan.

b. Cek adalah surat berharga yang di keluarkan oleh bank bagi nasabah giro

untuk dapat digunakan sebagai penganti uang.

c. Rekening Koran adalah Setiap nasabah giro mempunyai transaksi untuk

dicatat masuk dan keluarnya dana.

5. Untuk nasabah pada waktu menjadi nasabah giro bank akan

memberikan beberapa formulir, yaitu:

a. Buku formulir cek.

b. Buku formulir giro bilyet ( Bilyet giro).

c. Buku formulir tanda setoran.

PENUTUP

Setelah mempelajari keenam (6) topik tersebut diatas, maka diharapan

mahasiswa memahami dan mengerti serta mampu menguasai dengan baik dan benar,

arti pentingnya Kesekretariatan I ini yang akan diaplikasikan/diterapkan pada suatu

perusahaan, kantor (instansi pemeintah).

Adapun standar kompetensi yang dipelajari/diajarkan yaitu meliputi

pemahaman tentang cara kerja dari matapelajaran Kesekreatariatan I, yang didasarkan

pada penguasaan materi Pengetikan Bisnis I dan Pengetikan Bisnis 2, setelah

mempelajari prasyarat materi tersebut diatas maka modul kesekretariatan I ini, akan

dapat dipahami, dikuasai serta dapat mengaplikasikan pada pekerjaan-pekerjaan yang

akan dikerjakan nanti. Dengan demikian akan menjadi standar kompetensi yang

diinginkan oleh organisasi, perusahaan atau kantor (instansi pemerintah).

Ada 2 langkah yang harus di jalani seperti:

1. Langkah-langkah yang harus di lakukan seperti harus memahami cara kerja dari

pekerjaan sekretaris untuk mengatasi banyaknya pekerjaan yang akan di hadapi

serta dapat mengatur waktu untuk bekerja secara efektif dan efisien, dan pada waktu

mengunakan modul ini maka sekretaris tersebut bisa mengaplikasikan ilmu

pengetahuan yang sudah dipelajari.

2. Didalam mempelajari modul ini tentunya mempersiapkan perlengkapan yang

dibutuhkan

seperti kertas-kertas, alat tulis menulis sebagai penunjang pekerjaan serta kebutuhan

yang berkaitan dengan kantor, buku agenda, buku ekspedisi untuk surat masuk &

surat keluar, menyediakan fasilitas seperti mesin fotocopy, computer, mesin printer,

Faximily, pesawat telepon, Filing Cabinet, Rak/lemari arsip, Letter try (baki surat).

Pembekalan materi yang sudah diberikan baik ilmu pengetahuan yang sangat

banyak tentang dasar – dasar pengetahuan yang dapat menunjang pengetahuan

maupun skill yang sudah diberikan atau diajarkan serta mempunyai attitude yang baik

yang dimiliki oleh mahasiswa, maka secara tidak langsung akhirnya standard

kompetensi yang dimiliki akan membawah pengaruh bagi perusahaan, kantor (instansi

pemerintah).

.

DAFTAR PUSTAKA

Hendi Haryadi (2009). Administrasi Perkantoran. Percetakan Trans Media Pustaka,

JakartaSelatan.

Huffman & kawan2 (1965). Office and Administrative Manajement. Jakarta.

Irra Chrisyanti Dewi (2011). Manajemen Kesekretariatan. Prestasi Pustaka Publiser

Jakartata.

Ignatius Wursanto (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional.Penerbit CV Andi

Offset Yogyakarta.

Indonesia Legal Center Publiching.(2009). Himpunan Peraturan

Perundang-Undang Perbankan Syariah. CV. Karya Gemilang

Jingga Gemilang (2013). Panduan Menjadi Sekretaris Profesional, Handal, Top &

Keren. Penerbit Araska, Yogyakarta.

Janette L. Bendeich (1986). Office skill. Jakarta Selatan. Jakarta.

Lamuddin Finoza (2009). Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Penerbit

Usaha Mulia Jakarta.

Marilyn Manning, Patricia Haddock (2010). Manajemen Kantor.

PT. Indeks Jakarta Barat.

Moekijat (1986). Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju Bandung

Peraturan Pemerintah R.I. No.39 (2005). CV. Karya Gemilang.Jakarta

Peraturan Pemerintah R.I. No.57 (2005). CV. Karya Gemilang.Jakarta

Peraturan Bank Indenesia Tahun 2004, 2007 dan 2008 CV. Karya Gemilang.Jakarta

Saiman (2002). Manajemen Sekretaris. Ghalia Indonesia. Malang

Siwi Kadarmo (1987). Manajemen Perkantoran Yang Handal. Jakarta

Sedianingsih, Farida Mustika Wati, Nieke P. Soetanto (2010). Teori &

Praktek Administrasi Kesekretariatan. Kencana Jakarta.

Sutiyoso. (1985). Manajemen Perkantoran. Yogyakarta.

Susatyo Herlambang, Bambang Heru Marwoto (2014). Manajemen

Kesekretariatan.

The Liang Gie (1986). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta.

Undang - Undang R.I. No. 21 (2008). Perbankan Syariah. CV. Kary

Gemilang.Jakarta.

Undang - Undang R.I. No. 19 (2008). Surat Berharga Syariah Negara. CV. Karya

Gemilang.Jakarta

Webster’s Thrid New Internasional Dictionary (1982) Organisasi Dalam Kantor Cv

Maju Bersama Yogyakarta.