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Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 1
Modelo de Atención de Proveedores
Todos ponemos, todos ganamos
Relaciones para construir futuro
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 2
Contenido
El objetivo: desarrollar competencias 3
Modelo de Atención de Proveedores 4
Fase 0: Identificación 6
Fase 1: Recepción 7
Fase 2: Nivelación 8
Fase 3: Comunicación 10
Fase 4: Acompañamiento 11
Fase 5: Avances 12
Fase 6: Realimentación 13
Glosario 14
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 3
El objetivo: desarrollar competencias
Las relaciones con nuestros proveedores trascienden la gestión contractual y promueven el desarrollo de competencias, ya que los reconocemos como aliados en el cumplimiento de nuestras metas y en la construcción de una sociedad con mejores oportunidades.
Para lograrlo creamos espacios que propician la integración de saberes, el trabajo colaborativo, el fortalecimiento de sus capacidades, y la implementación de prácticas de sostenibilidad.
El siguiente Modelo de Atención de Proveedores describe los criterios y procedimientos para la aplicación de diferentes estrategias de desarrollo e integración de competencias entre ISAGEN y sus proveedores y proveedores locales.
Este documento busca además brindar a los trabajadores información útil para conocer la ruta de desarrollo de los proveedores con los cuales se relacionan y para incorporar en lo cotidiano actitudes que favorezcan el relacionamiento productivo y de largo plazo.
Al final encontrará un glosario que ayuda a unificar los conceptos y criterios apropiados por ISAGEN en la gestión de proveedores, los cuales no son necesariamente definiciones teóricas.
Le invitamos a conocer este proceso de crecimiento y desarrollo, en el que todos ponemos esfuerzo y compromiso y, a la vez, todos ganamos.
Política de relacionamiento con proveedores
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 4
Modelo de Atención de Proveedores
En total las siete fases se interconectan a una base de datos que soporta y sustenta la información necesaria para la aplicación del Modelo.
Búsqueda del proveedor indicado para la necesidad del equipo
Realimentación
Avance
Nivelación
Comunicación
Base datos
Identificación
Recepción
Acompañamiento
0A
C
B 1
2
3
4
5
6
Análisis del nivel de desarrollo del proveedor
Selección de proveedores para el proceso de acompañamiento
Acuerdos mutuos para iniciar la ruta de desarrollo
Cierre y balance final de resultados, con la
posibilidad de nuevas rutas de desarrollo
Seguimiento a los resultados y ganancias
del proceso
Espacios para el desarrollo de
competencias y la creación de valor
compartido
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 5
Todos ponemos, todos ganamos
Aporte BeneficiosISAGEN
RecursoshumanosRecursoseconómicosConocimientoModelodegestión Espaciosdeencuentro
Proveedoresconmáscapacidadesparacontribuirallogrodesusobjetivos Extensióndeprácticassostenibles AprendizajedeprácticasdenuestrosproveedoresContribuciónalcumplimientodenuestropropósitodeaportaralaprosperidaddelasociedad
PROVEEDORES
DisponibilidaddeTiempoRecursoshumanosConocimiento Experiencia Oportunidadesdenegocios
Desarrolloempresarial Oportunidadesdenegocio TransferenciadebuenasprácticasdegestiónydeSostenibilidad ParticiparenexperienciasdecolaboraciónycreacióndevalorcompartidoMejorasusrelacioneseneldesarrollodesutrabajo
SOCIEDAD
Conocimiento Experiencia Tiempo
ProveedoresconmáscapacidadesparacontribuirallogrodesusobjetivosMejoresrelacioneseneldesarrollodesutrabajo Contribuciónalasostenibilidadempresarialydelentorno Aprendizaje
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 6
Fase 0: Identificación
La fase de identificación es denominada fase cero pues no es de aplicación permanente y continua, es decir, esta etapa se aplica eventualmente de acuerdo con las necesidades detectadas en la organización.
Así, cuando uno de los equipos de trabajo de ISAGEN tiene una necesidad particular y requiere buscar nuevos proveedores para solucionarla, puede solicitar al Grupo de Gestión de Proveedores la identificación de proveedores potenciales que ofrezcan la solución más adecuada.
Esta fase se activa solo cuando el equipo hace la solicitud y exista capacidad para atenderla dentro del Grupo de Atención de Proveedores.
Luego de esta fase los equipos cuentan con información confiable de las opciones que existen en el mercado para atender su solicitud y los proveedores participantes se habrán dado a conocer, aumentando sus oportunidades de negocio.
ResultadoLosequiposdeISAGENmanifiestansunecesidadyrealizalaselecciónfinaldel
proveedor.
Gestióndeproveedoresrecopilayanalizalasnecesidades.Además,determinayejecutalasherramientasparaidentificarnuevosproveedores.(Estudiodemercado/Ruedaderelacionamiento).
Losproveedorespotencialesparticipanofertandosus
serviciossegúnlosmecanismosdefinidos.
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 7
Fase 1: Recepción
En esta fase se identifican aquellos proveedores (potenciales, nuevos y/o actuales) que requieren acompañamiento para mejorar algunas de sus prácticas de gestión. Para ello, Gestión de Proveedores recibe información por parte de los equipos de ISAGEN, quienes conocen de primera mano a los aliados con los que trabajan. También considera las bases de datos de los estudios de mercado previos y los proveedores que ya han cumplido un ciclo de acompañamiento y requieren una nueva ruta de desarrollo.
Al final de esta fase, se obtiene la primera lista de los posibles proveedores que recibirán acompañamiento durante el año, a partir de las necesidades de desarrollo identificadas, y las prioridades de los equipos.
Resultado
Ser mejores, una oportunidad que da
sentido
Las solicitudes son recibidas durante todo el año y los procesos de acompañamiento inician en una fecha determinada, con una frecuencia anual.
Segúnsuconocimientodelproveedoryelimpactoquesetienesobresugestión,elequipoidentificacualesproveedorespodríaniniciarunprocesodeacompañamientoylecomunicaaGestióndeProveedoreselresultadodesuanálisis.
Gestióndeproveedoresconsolidalainformaciónrecibidadelosequiposylosproveedoresqueyahanparticipadoenelprocesoyrequierenuna
nuevarutadedesarrollo.
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 8
Fase 2: Nivelación
A través de una metodología basada en niveles de madurez, Gestión de Proveedores identifica el nivel de desarrollo empresarial del proveedor y analiza su impacto al negocio. De esta manera, identifica las áreas de mejoramiento y permite priorizar la aplicación de las diferentes actividades y metodologías de acompañamiento.
Los siguientes son los niveles en los cuales un proveedor puede quedar clasificado según este análisis:
Reconocemos la diversidad en el
nivel de desarrollo empresarial.
5
2
3
4
Mejor desempeño
Mejora continua
Sistema formal estable
Aproximación reactiva
Sin aproximación formalLa estrategia organizacional no está soportada en la estructura de la organización y carencia completa de procesos formalizados.
La estrategia no está fundamentada en los procesos de la compañía, hay procedimientos formalizados pero no usados en su totalidad.
Los procedimientos se han estandarizado y documentado y se han difundido a través de entrenamiento.
Enfoque por procesos en uso; buenos resultados y tendencia mantenida a la mejora.
Una gestión por procesos ampliamente integrada; resultados demostrados por medio de auditorías y satisfacción de clientes internos y externos.
1
IncentivoCompromisoMejoramiento
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 9
Esta fase permite identificar el nivel de madurez del proveedor y la definición de un plan de acción preciso y efectivo.
Resultados
Autodiagnóstico de mínimos de sostenibilidad
Gestión de Proveedores realiza evaluación del
proveedor utilizando las siguientes herramientas:
Con toda la información consolidada, el equipo identifica el nivel de
madurez del proveedor y se define la ruta de desarrollo apropiada para cada caso.
De acuerdo con el nivel de madurez, se clasifica al proveedor en el servicio específico con el que se
realizará el acompañamiento:
Diagnóstico Unificado Proveedores (DUP)
Registro de Proveedores de ISAGEN
Auto diagnóstico de Mínimos de Sostenibilidad
Consulta de Riesgos
Identificación de riesgos
Escuela de Proveedores
Programa de Desarrollo de Proveedores (PDP)
Redes de Colaboración
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 10
Fase 3: Comunicación
Una vez definido el plan de mejoramiento y/o plan de acción, Gestión de Proveedores le comunica al proveedor y al equipo los resultados de la nivelación y las rutas de desarrollo propuestas para el acompañamiento.
Al finalizar esta fase los proveedores y equipos estarán informados sobre los resultados de la nivelación y sus respectivos rutas de acompañamiento.
Beneficios
GestióndeProveedoreselaborauninformeconlosresultadosobtenidosenlanivelación.
Seprogramaunencuentroconelproveedoryelequipodetrabajoparacompartirlosresultadosobtenidosenlanivelaciónylarutapropuestacomoplandeacción.
Comoresultadodeesteencuentroseacuerdanloscompromisosdelprocesodeacompañamientoylas
responsabilidadesdecadaunodelosparticipantes.
Elproveedordecidesiaceptaonoparticiparenelproceso.
Acuerdos para la acción.
Todos los proveedores obtienen realimentación de su nivel de madurez, no todos entran a un proceso de acompañamiento, debido a la capacidad del equipo, por lo que se seleccionan los proveedores con mayor impacto de riesgos para la organización.
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 11
Fase 4: Acompañamiento
En esta fase se pone en marcha el plan definido, con el fin de aportar las herramientas necesarias para contribuir a la reducción de brechas en la gestión empresarial de nuestros proveedores. El plan de acción se define de acuerdo con el nivel de madurez en el que haya sido clasificado el proveedor, así:
Una solución para cada nivel de
madurez.Mejor desempeño
Mejora continua
Sistema formal estable
Aproximación reactiva
Sin aproximación formal
Nivel 4 y 5 COMPETITIVO:Redes de colaboración
Nivel 2 y 3 SUFICENTE:Programa de Desarrollo de Proveedores
Nivel 1 BÁSICO:Escuela de Proveedores
Las actividades de esta fase se agrupan en las tres líneas de acción.
Escuela de Proveedores:
Formaciónvirtualy/opresencialparalosproveedoresque
aportaconocimientos,transfierebuenasprácticasytemásde
interésgeneral.
Programa de Desarrollo de Proveedores:
Identificacióndeoportunidadesdemejora,ejecucióndeunplandetrabajomediantelatransferenciadebuenasprácticas,aportando
herramientasyasesorías.
Redes de Colaboración:
Esquemaderelacionamientoparaintegrarcompetenciasyconstruirconocimiento
compartido.
En esta fase se llevan a cabo los planes de acción y rutas de desarrollo que aportan herramientas para la reducción de brechas en la gestión empresarial de los proveedores y contribuyen al fortalecimiento de sus relaciones con el entorno.
Resultados
Aprendemos a tejer redes con nuestros proveedores
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 12
Fase 5: Avances
Como parte del proceso de acompañamiento, se realizan sesiones de seguimiento para identificar la transformación, mejoramiento o cambios vividos por el proveedor en la ejecución de su ruta de acompañamiento.
Paraverificarlosavancesqueelproveedorhaalcanzadoconlaejecucióndesuplandeacompañamientoseaplicaunaencuestade
seguimientousandoenlasherramientasiniciales
Seanalizanlosresultadosobtenidos,sevisibilizanlosavancesysedefinennuevasrutas
detrabajo.
Al final de esta fase es posible tener una medición sobre los aspectos trabajados y se permite tener una trazabilidad del compromiso del proveedor en la ruta de intervención.
Resultados
Medir el progreso permite conocer
el compromiso del proveedor.
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 13
Fase 6: Realimentación
Entre Gestión de proveedores, el proveedor y el equipo de ISAGEN, se comparten los resultados del acompañamiento, posibilitando un espacio de comunicación para comentarios, observaciones y propuestas de nuevas rutas de desarrollo.
Enunencuentropresencialsecompartenlosresultadosdelproceso.
Apartirdelosresultadosobtenidosseestablecennuevarutasdeacción,paracontinuarconelacompañamientoalosproveedores.
Esta fase facilita que las partes estén informadas respecto al ciclo de acompañamiento,y fortalece el relacionamiento entre el proveedor y el equipo de ISAGEN.
Resultado
Hora de hacer balance de lo
realizado.
Modelo de Atención de Proveedores. ISAGEN 14
Glosario
Gestión de proveedoresEntendemos la Gestión de proveedores como la labor que propicia la creación y fortalecimiento de relaciones sostenibles con los pro-veedores, gestionando la conformación de redes de colaboración, programas de desarrollo y espacios de formación empresarial que optimicen las competencias y promuevan el desarrollo.
DesarrolloConcebimos el desarrollo como la condición integral que agrupa aspectos personales, sociales y económicos orientados al progre-so mediante la optimización de recursos humanos y financieros que contribuyan a la satisfacción de las necesidades de la sociedad.
Redes de colaboraciónEntendemos las redes de colaboración como el esquema de re-lacionamiento que promueve la integración de competencias y la construcción de conocimiento compartido, a través del desarrollo de la competitividad empresarial y la articulación productiva orien-tada al cumplimiento de metas comunes.
Mutuo beneficioLas relaciones de mutuo beneficio se basan en la posibilidad de construir valor compartido entre las partes, es decir, la oportunidad
de crear un escenario de actividades conjuntas orientadas al mejo-ramiento y desarrollo de competencias.
Creación de valor compartido
ISAGEN entiende la creación de valor compartido como la gestión de competencias que mejoren la competitividad empresarial, a tra-vés de la identificación y conexión del progreso económico y social de las empresas y sus entornos.
Proveedor
Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con plena disposición para construir relaciones armoniosas y producti-vas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración.
Proveedor local
Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y con plena disposición para construir relaciones armoniosas y producti-vas con ISAGEN, basada en la confianza y en la mutua colaboración. Es aquel que cumple con los criterios de cercanía, accesibilidad y nivel de servicio respecto a la zona de cobertura de una central de generación de energía.