1

การใช�งานโปรแกรมการใช�งานโปรแกรมการใช�งานโปรแกรมการใช�งานโปรแกรม

Microsoft Word 2007

งานบรการสอแลเทคโนโลยการศกษา ศนยวทยพะฒนา มสธงานบรการสอแลเทคโนโลยการศกษา ศนยวทยพะฒนา มสธงานบรการสอแลเทคโนโลยการศกษา ศนยวทยพะฒนา มสธงานบรการสอแลเทคโนโลยการศกษา ศนยวทยพะฒนา มสธ. . . . นครนายกนครนายกนครนายกนครนายก

2

สารบญ

เรอง หนา รจกกบโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 ..................................................................................................... 3 เมนของ MS-Word 2007 ......................................................................................................................................... 4 แทบและรบบอนของ MS-Word 2007 .................................................................................................................... 5 การซอน/แสดงไมบรรทด ....................................................................................................................................... 7 การสรางงานเอกสารดวย Microsoft Office Word 2007 ......................................................................................... 8 การบนทกเอกสาร .................................................................................................................................................. 12 ลกษณะของไอคอนเอกสาร ................................................................................................................................... 14 การเปดเอกสารหรอการเปดไฟล (Open) ............................................................................................................... 14 การจดรปแบบยอหนาและขอความ ....................................................................................................................... 16 การตEงระยะแทบ (Tab) .......................................................................................................................................... 18 การจดรปแบบขอความดวยไดอะลอกบอกซ Font ................................................................................................ 20 การจดรปแบบเอกสาร ........................................................................................................................................... 23 การสรางใบปะหนาหรอปกรายงาน (Cover Page) ................................................................................................ 25 การใสเสนขอบหนากระดาษ (Page Borders) ....................................................................................................... 27 การใสขอความหว-ทายกระดาษ (Header-Footer) ................................................................................................ 29 การใสรปและปรบแตงรป .................................................................................................................................... 31 การสรางตาราง ..................................................................................................................................................... 33 การพมพเอกสาร .................................................................................................................................................. 40 การพมพหรอบนทกไฟล XPS ............................................................................................................................. 43

3

รจกกบโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office 2007 ไดรบการพฒนาใหสามารถทางานไดเหนอกวา Microsoft Office 2003 โดยไมโครซอฟตจะสนบสนนรปแบบไฟลแบบ XML และเพYมชดเสรมสาหรบการบนทกเปนไฟล Acrobat (PDF) นอกจากนEน Microsoft Office 2007 ยงไดรบการเพYมในสวนของลกเลนและฟงกชนการทางานใหมความเปนมออาชพมากกวา Microsoft Office 2003

หนาตาของโปรแกรม MS-Word 2003

หนาตาของโปรแกรม MS-Word 2007

4

เมนของ MS-Word 2007

ปม Microsoft Office หรอปม Office จะแสดงอยทYมมซายสดของหนาตางโปรแกรมใชสาหรบเปดเมน การใชงานพEนฐาน เชน คาสYง New/ Open/ Save/ Save As/ Print และอYนๆ รวมถงคาสYงทYใชปรบแตงการทางานพEนฐานของโปรแกรม Word Options เปนตน

คาสYงหลกๆ ในปม Microsoft Office มดงนE • New สรางเอกสารใหม • Open เปดเอกสารเกาทYมอย • Save บนทกเอกสาร • Save As บนทกเอกสารทYเคยบนทกแลวเกบไวในชYอใหม หรอรปแบบเอกสารใหม • Print สYงพมพเอกสาร และดเอกสารกอนพมพ (Print Preview) • Prepare รวบรวมคาสYงเกYยวกบการเตรยมความพรอมหรอความปลอดภยใหเอกสารกอนนาไปเผยแพร • Send สงเอกสารไปทางอเมลหรอแฟกซ • Publish การพบลชเอกสารขEน Blog หรอขEน Server • Close ปดเอกสารหรอโปรแกรม • ปม Word Options กาหนดคาพEนฐานเบEองตนสาหรบการทางานตางๆ ภายในโปรแกรม • ปม Exit Word ปดโปรแกรม

5

แทบและรบบอนของ MS-Word 2007 แทบของโปรแกรม MS-Word 2007 จะแยกกลมของรบบอนตามฟงกชนและการทางานของโปรแกรม หากผใช

ตองการแทรกวตถ หรอรปภาพลงในเอกสาร ตองคลกแทบ Insert รบบอนทYเกYยวของกบการแทรกวตถหรอรปภาพจงจะแสดงขEนมา หรอในกรณของการจดหนาเอกสาร กตอง คลกแทบ Page Layout เปนตน

รปแสดงแทบของ Page Layout

รบบอน (Ribbon) ไดรบการพฒนาขEนมาแทนคาสYงทEงหมดของ MS-Word 2007 ซYงจากเดมผใชงานตองเขาไป เลอกผานทางเมนเปนหลก แตในรน 2007 นEผใชเพยงคลกแทบและคลกเลอกรบบอนทYตองการใชงานไดทนท รบบอนจะแตกตางกนไปตามแทบทYถกเลอก

รปแสดงรบบอนของแทบ Page Layout

การซอน/แสดงรบบอน (Ribbon) ผใชสามารถซอนหรอแสดงแถบรบบอนได โดยคลกขวาบนรบบอน แลวเลอกคาสYง Minimize the Ribbon (ยอรบ

บอนใหเลกสด)

ในทา นองเดยวกน ผใชสามารถเรยกรบบอนทYซอนอยใหแสดงแถบรบบอนได โดยเลอกคาสYงMinimize the

Ribbon ซE าอกครE งเพYอแสดง

6

หรออกวธหนYงคอ คลกทYชYอแทบ เพYอใหแสดงแบบชYวคราว เมYอเรยกใชคาสYงเสรจรบบอนกจะซอนกลบอตโนมต

การเปดรบบอน (Ribbon) จากคยบอรด นอกจากการใชเมาสเลอกใชคาสYงบนแทบของรบบอนแลว ผใชสามารถใชปมจากคยบอรดเปนคยลด เพYอเรยกใช

คาสYงตางๆ ไดเชนเดยวกนขางลางเปนรปแสดงขEนตอนการใสรปภาพโดยใชคยบอรด หรอคยลดแทนการใชเมาส

7

การซอน/แสดงไมบรรทด การทางานกบเอกสารของ MS-Word นEน สYงทYขาดไมไดคอไมบรรทด (Ruler) เพYอความสะดวกในการกาหนด

ระยะตาแหนงในเอกสาร เชน การกาหนดตาแหนงของยอหนา กEนหนา หรอกEนหลง เปนตน ซY งจะทาใหผใชเหนขอบเขตเอกสารไดอยางชดเจน ใน MS-Word 2007 สามารถซอน/แสดงไมบรรทด ดงนE

1. เลอกแทบ View 2. คลกทYชอง Ruler จะมเครYองหมาย � เพYอแสดงไมบรรทด หากไมตองการแสดงไมบรรทด ใหคลกซEาอก 1

ครE ง เพYอเอาเครYองหมาย � ออก

หรอวธทYสะดวกทYสด ใหผใชคลกทYปม View Ruler ดานซาย (ตามขEนตอนหมายเลข 3. ) หากคลก 1 ครE งเปนการแสดงไม

บรรทด หากคลกซEาจะเปนการยกเลกการแสดงไมบรรทด

การเปลยนหนวยไมบรรทด หนวยวดบนไมบรรทดโดยปกตจะเรYมจากหนวยวดแบบ Centimeters (เซนตเมตร) หากผใชไมถนดกสามารถ

เปลYยนเปนหนวยวดแบบอYนไดหนวยวดมดงนE • Inches หนวยวดเปนนEว • Picas หนวยวดแบบไพกา (แบบตวพมพ 12 Point) • Centimeter หนวยวดเปนเซนตเมตร • Millimeters หนวยวดมลลเมตร

8

• Point หนวยวดเปน Point

ขEนตอนการเปลYยน มดงนE

1. คลกปม และคลกปม 2. คลกแถบ Advanced (ขEนสง) 3. คลกเลอกหนวยวด 4. คลก OK

การสรางงานเอกสารดวย Microsoft Office Word 2007 ความสามารถหลกของโปรแกรม MS-Word คอการสรางงานเอกสารทYใชในชวตประจาวนของคนทYวไป ไมวาจะ

เปนจดหมาย รายงาน ประวตสวนตว ตารางขอมล หรอแบบฟอรมตางๆ ทYใชในสานกงาน เชน บนทก (Memo) ปกแฟกซ รายงานประชม ใบเบกจายทางการเงน เปนตน

การสรางเอกสารใหม การสรางงานเอกสารภายในโปรแกรม MS-Word 2007 สามารถทาไดหลายวธและหลายแบบดวยกน ซY งแตละ

แบบกจะใหผลลพธทYแตกตางกน เมYอผใชเลอกคาสYง New จะมตวเลอกการสรางเอกสารเปน 2 กลม คอ กลม Templates และกลม Microsoft office Online ซY งในคมอนEจะกลาวถงเฉพาะสวนของกลม Template

1. กลม Templates • Blank and Recent สรางเอกสารแบบวางๆ ตามคามาตรฐานทYไมมการออกแบบไวและแสดงรายชYอเอกสารทY

เรยกใชลาสด • Installed Templates สรางเอกสาร Template ทYตดตEงมาพรอมกบโปรแกรม MSWordซYง Template ชดตางๆ จะม

การออกแบบจดวางโครงรางของเอกสาร และเนEอหาตวอยางทYไดมาตรฐานและนยมใชงานทYวๆ ไปเอาไว เพYอนามาเปนแนวทาง ในการสรางเอกสารได

• My Templates สรางเอกสารจาก Template ทYเราสรางไวเอง หรอดาวนโหลดมาจากอนเทอรเนต จากกลมหวขอ Microsoft office Online

• New Form Existing สรางเอกสารจากไฟลขอมลทYมอยแลว แลวนามาออกแบบหรอเปลYยนแปลงเนEอหาใหม แทนเนEอหาทYมอยเดม

9

การสรางเอกสารใหมแบบวางๆ (Blank and Recent) การสรางเอกสารใหมแบบวางๆ เปนการสรางเอกสารทYมแตหนากระดาษเปลา และไมมการจดรปแบบใดๆ ซYงจะ

เหมอนกบตอนทYผใชไดเรยกเปดโปรแกรม MS-Word ครE งแรก มขEนตอนการสราง ดงนE

1. คลกปม Office 2. เลอกคาสYง New 3. เลอก Blank and Recent 4. ดบเบลคลกทY Blank document 5.

การสรางเอกสารใหมจาก Template Template คอแมแบบเอกสารทYโปรแกรมไดจดเตรยมรปแบบเอาไวแลวบางสวน เพYอเปนแนวทางในการสรางงาน

จากนEนสามารถนามาแกไขปรบปรงเพYมเตมเพYอใชงานตามความเหมาะสมโดย Template จะแบงออกเปน 2 กลม ดงนE สรางเอกสารจาก Install Template (แมแบบทตดตKง)

เปน Template ทYตดตEงมาพรอมกบโปรแกรม MS-Office 2007 ผใชสามารถเรยกใชงานไดเลย โดยจะมการจดวาง เนEอหาตวอยางในรปแบบเอกสารตางๆ เชน แฟกซ (Fax) จดหมาย (Letter) และประวตยอ (Resume) เปนตน ขEนตอนการสรางเอกสารจากแมแบบทาไดดงนE

1. คลกปม Office 2. เลอกคาสYง New 3. เลอกแถบ Installed Template 4. เลอกรปแบบ Template 5. คลกปม Create

10

สรางเอกสารจาก My Template เอกสารจาก My Template ทYผใชออกแบบเอง อาจจะเปนรปแบบเอกสารทYจาเปนตองใชงานบอย ๆ เชน

แบบฟอรมทYใชในองคกรหรอในหนวยงาน โดยจะเกบอยในไฟลแมแบบทYมนามสกล.dot และ .dotx ผใชสามารถเรยกใชงานไดเหมอน Template ทYตดตEงมากบโปรแกรม ดงนE

11

1. คลกปม Office 2. เลอกคาสYง New 3. เลอก My Templates 4. เลอกชYอ Template ทYตองการ 5. คลกปม OK

12

การบนทกเอกสาร ตามคาเรYมตนเอกสารในชด Office 2007 จะถกบนทกไฟลในรปแบบของ XML โดยมนามสกลของชYอแฟมใหมทY

เพYม “X” หรอ “M” เขามา โดยใช “X” ตามหลงเปนคาเรYมตน เชน .docx/ .pptx เอกสารทYสรางดวย MS-Word 2007 สามารถเลอกบนทกไดหลายแบบ ซYงขEนอยกบความตองการของผใชงาน ถาจะใชกบเวอรชน 2007 เพยงอยางเดยว กใหบนทกเปนไฟล .docx แตถาตองการใหสามารถนาไปใชงานกบเวอรชนเกาๆ กอนหนานE กตองเลอกบนทกเปน .doc (Word 97-2003) นอกจากนEยงสามารถบนทกไฟลในรปแบบอYนๆ เพYอนาไปใชงานไดหลากหลาย เชน pdf หรอ xml เปนตน ขEนตอนการบนทกเอกสารมดงนE

การใสรายละเอยดของไฟลเพมเตม ในขKนท 5 มดงนK • ชอง Authors ใสชYอเจาของทYสรางเอกสารนE • ชอง Tags ใสขอความพเศษ เพYอชวยในการคนหาและจดหมวดหมการนาเสนอได • ตวเลอก Save Thumbnail ใชสาหรบบนทกรปแสดงตวอยางเอกสารบนไอคอนไฟลดวย (ตวเลอกนEสาหรบ Windows Vista เทานEน)

ขอแตกตางของไฟล .docx และ .doc การบนทกไฟลทEง 2 แบบ จะแตกตางกนเมYอมการนาไปใชงานดงนE

ประเภทไฟล คณสมบตทใชได คณสมบตทใชไมได .docx ใชคณสมบตใหมทYโปรแกรมม ไมสามารถนาไปเปดกบ MSWord

ไดทกอยาง เวอรชนกอนหนานEได .doc เปดใชงานบน MS-Word 2007 หากจดรปแบบดวยคณสมบต

ได สามารถจดรปแบบพEนฐาน ใหมใน MS-Word 2007 ได สามารถจดรปแบบพEนฐาน และใชคาสYงตางๆไดตามปกต แตจะไมสามารถใชคาสYงพเศษ บางคาสYงได

การบนทกชอใหมหรอประเภทใหม เมYอบนทกเอกสารในรปแบบของ MS-Word (.docx) ไปแลว หากคลกทYปม Save หรอใชคาสYง Save โปรแกรมจะ

บนทกลงชYอตาแหนงเดม หากตองการบนทกลงชYอใหม ตาแหนงใหม หรอเลอกประเภทของไฟลใหม ตองใชคาสYง Save As เพYอบนทกและเปลYยนแปลงคาไดขEนตอนการบนทกเอกสารในรปแบบอYนสามารถทาไดดงนE

1. คลกปม Office 2. เลอกการบนทกไดดงนE

13

3. กาหนดรายละเอยดการบนทกดงนE

• เลอกตาแหนงของไดรฟและโฟลเดอรใหมทYจะบนทกไฟล • ในชอง File Name (ถาตองการ) เปลYยนชYอไฟลใหม • ในชอง Save as Type (ถาตองการ) เลอกประเภทของไฟลใหมทYจะบนทก • ในชอง Tags แกไขใสขอความพเศษ เพYอชวยในการคนหาและจดหมวดหมเอกสาร

4. คลกปม Save เพYอบนทกไฟล

14

ลกษณะของไอคอนเอกสาร ไอคอนของเอกสารทYบนทกโดย MS-Word 2007 มหลายลกษณะ ซYงขEนอยกบประเภทของเอกสารทYเราเลอก

บนทก เชน บนทกเปนไฟล MS-Word 2007 และ MS-Word 2003 กจะไดไอคอนของไฟลทYบนทกตางกน

การเปดเอกสารหรอการเปดไฟล (Open) เอกสารทYบนทกเกบไว เมYอตองการนามาใชงานในครE งตอไป สามารถทาไดโดยการเปด(Open) ขEนมา จากนEนผใช

สามารถแกไขเนEอหา หรอสYงพมพเอกสารไดตามตองการ การเปดเอกสารสามารถทาได 3 วธ ดงนE วธท 1 เปดจากรายชอไฟลทเรยกใชบอยๆ

1. คลกปม Office แลวเลอก Open 2. คลกเลอกไฟลเอกสารจากกรอบของ Recent Documents ทางขวามอทYแสดงชYอเอกสารทYใชงานบอยๆ เอาไว

(โดยปกตโปรแกรมจะตEงคาไวทY 17 ชYอไฟลทYถกเรยกใชงาน)

15

วธท 2 1. คลกปม Office และเลอก Open (เปด) 2. คลกเลอกตาแหนงของไดรฟ และโฟลเดอรทYเกบไฟล 3. ดบเบลคลกทYชYอไฟลทYตองการเปด หรอคลกเลอกทYชYอไฟล แลวคลกปม Open

วธท 3 การเปดไฟลโดยตรงดวยวธงายๆ อกแบบหนYงทYผใชสามารถทาไดโดยไมตองเปดโปรแกรม MS-Word กอน ดวยการเลอกชYอไฟลแลวคลกทYปม Open หรอดบเบลคลกทYชYอไฟลเอกสารกจะเรยกเปดโปรแกรม MS-Word ใหอตโนมต

16

การจดรปแบบยอหนาและขอความ การสรางเอกสารนEนนอกจากการปอนขอมลแลว ตองมการตกแตงเอกสารใหสมบรณมากขEนไมวาจะเปนการจด

ตาแหนงยอหนากระดาษ ระยะหาง การตEงกEนหนา กEนหลง การจดรปแบบขอความการใสสและเสนขอบ เพYอเนนใหขอความในเอกสารโดดเดน เปนตน

การจดรปแบบยอหนาบรรทดแรก ปกตเมYอสรางเอกสารขEนมาใหม โปรแกรมจะตEงคาเรYมตนของการจดยอหนาทYขอบกระดาษแตละดานให ซYง

ขอบเขตนEนจะมาจากการตEงคาขอบกระดาษ (Margins ซY งอยในหวขอการจดรปแบบเอกสาร) การจดยอหนาบรรทดแรก เปน การกาหนดตาแหนงการยอบรรทดแรกโดยคลกเลYอนเมาสมาวางในตาแหนงทYตองการ ดงนE

1. เลYอนเมาสชE ทYสญลกษณของ First Line Indent 2. คลกลากเมาสไปวางตาแหนงทYตองการใหยอหนา

การกKนหนา-กKนหลงดวยเมาส

ผใชสามารถจดตาแหนงการกEนหนา-กEนหลงตามตองการ สามารถทาไดตามขEนตอนดงนE 1. วางเคอรเซอรเพYอเลอกตาแหนง 2. คลกลากเมาสทYสญลกษณจดกEนหนาไปวางตาแหนงทYตองการ 3. คลกลากเมาสทYสญลกษณจดกEนหลงไปวางตาแหนงทYตองการ

17

การกKนหนา-กKนหลงดวยแทบ Page Layout การกEนหนา-กEนหลงสามารถทาไดอกวธหนYงคอกาหนดคาตวเลขลงไปในชองของ Indent (การเยEอง) บน

แทบ Page Layout ขEนตอนมดงนE 1. เลอกแทบ Page Layout 2. วางเคอรเซอรเพYอเลอกตาแหนงทYตองการจดขอความกEนหนา (Left Indent) 3. คลกลกศรขEน-ลง เพYอตEงคา Left Indent หรอคลกลกศรขEน-ลง เพYอตEงคา Right Indent

18

การตKงระยะแทบ (Tab) การตEงระยะแทบ (Tab) เปนการจดขอความทYมหลายๆคอลมนในตาแหนงทYตรงกนพอด โดยไมตองเคาะ

วรรค ซYงปกต MS-Word จะตEงระยะแทบทYทกๆ ครY งนEว หรอ 0.5 นEว หรอ 1.27เซนตเมตร แตเราสามารถกาหนดตาแหนงของแทบใหมได

รปแบบของแทบ

ขKนตอนการตKงระยะแทบ

1. คลกเลอกรปแบบของแทบทYมมซายของไมบรรทด เพYอเลอกรปแบบแทบทYตองการใชงานโดยคาเรYมตนจะเปน (Left Tab หรอแทบชดซาย)

2. คลกเมาสบนไมบรรทดตรงตาแหนงทYจะตEงแทบชดซาย

3. คลกเลอกรปแบบแทบเปน (Right Tab หรอแทบชดขวา) 4. คลกเมาสบนไมบรรทดตรงตาแหนงทYจะตEงแทบชดขวา

5. คลกเลอกรปแบบแทบเปน (Decimal Tab หรอแทบจดทศนยม) 6. คลกเมาสบนไมบรรทดตรงตาแหนงทYจะตEงแทบจดทศนยม

7. เรYมกรอกขอมลตามตวอยาง โดยกรอกหวเรYองกอน แลวกดคย Tab เพYอยายตาแหนงเคอรเซอรไปยงแทบถดไป

19

การกาหนดเสนนาแทบ การกรอกขอมลบางอยาง อาจมการกาหนดหวขอเอาไว แลวใหกรอกขอมลในชองวางระหวางหวขอได หากม

การตEงแทบเพYอกาหนดหวขอไปแลวและตองการใหมเสนจดไขปลาหรอเสนประในชองวางระหวางหวขอ กสามารถกาหนดตวเลอกใหแสดงเสนนาแทบ (Tab Leader) ไดดงนE

1. ตEงระยะแทบตามทYตองการ

2. ดบเบลคลกทYแทบ เพYอกาหนแสนนาแทบหรอเสนประคลกเลอกตาแหนงแทบ 3. คลกเลอกลกษณะเสนแทบ 4. ตEงคาแทบ 5. ทาซE าขEนตอนทY 3 – 5 กบแทบอYนๆ 6. คลก OK

20

การจดรปแบบขอความดวยไดอะลอกบอกซ Font ปกตโปรแกรมจะตEงคาเรYมตนในการจดรปแบบขอความเอาไวใหแลว เชน แบบตวอกษร สหรอขนาดตวอกษร

แตเราสามารถจดขอความใหแสดงผลในลกษณะตางๆ ไดตามตองการ เพYอใหเปนระเบยบ อานงาย และสรางความนาสนใจใหกบเอกสาร เชน เนEอหาบางจดดวยตวหนา (Bold) หรอขดเสนใตขอความ เปนตน ซY งโปรแกรมไดเตรยมเครYองมอจดรปแบบขอความไวในแทบ Home

เครองมอบนแทบ Home เครYองมอทYใชสาหรบจดรปแบบในแทบ Home จะแบงออกเปน กลมๆ ดงนE • กลม Font (แบบอกษรได) คาสYงทYใชจดรปแบบตวอกษรในลกษณะตางๆ

21

• กลม Paragraph (ยอหนา) คาสYงทYใชสาหรบจดยอหนาเอกสาร • กลม Style (ลกษณะ) คาสYงทYใชจดรปแบบขอความ ยอหนา โดยเกบรปแบบเอาไวเปนชดสาเรจรป โดยมชYอ Style ตางๆ

ใหเรยกใช หรอจะสรางรปแบบทYใชงานบอยๆ มาเกบเพYม

ขEนตอนการปรบแตงขอความใน MS-Word 2007 จะคลายกบ MS-Word รนเกา แต MSWord 2007 จะเพYมความ

สะดวกในการใชงานมากวา

การจดตาแหนงขอความ เปนการกาหนดขอความในยอหนาใหชดดานใดดานหนYงของหนากระดาษภายในขอบเขตของขอบเอกสาร

(Margins) โดยเลอกใหชดดานซาย ขวา เสมอกนทEง 2 ดาน หรอจดแบบกระจาย ซYงปกตเรYมแรกนEนขอความจะถกจดชดซายเสมอ แตเราสามารถจดเปนแบบอYนได

การใสเลขลาดบและบลเลต ( Bullet and Numbering)

ขอความทYเปนลกษณะแบบรายการหรอเปนหวขอยอยหลายๆ หวขอ อาจจดใหนาสนใจ และเนนรายการใหด แตกตางกนดวยตวเลขแบบลาดบ หรอใสสญลกษณแบบบลเลต กจะทาใหขอความนEนอานงาย สบายตา และแยกรายการใหเดนชดขEนได ซY งจะเลอกได 2 แบบ คอ เลขลาดบ (Numbering)และสญลกษณแสดงหวขอ (Bullet) ไวหนาขอความ ซYง MS-Word มคาสYงสาหรบใสลาดบนEใหอตโนมต โดยอยในกลมคาสYง Paragraph บนแทบ Home

22

การกาหนดหวขอยอยแบบ Bullet 1. คลกทYสญลกษณ Bullet 2. เลอกรปแบบหวขอยอยทYตองการ หรอเลอก Define New Bullet เพYอกาหนดสญลกษณแสดงหวขอยอยใหม

ตวอยาง

มหาวทยาลยกรงเทพม 2 วทยาเขตคอ �วทยาเขตกลวยนEาไท �วทยาเขตรงสต

การกาหนดหวขอยอยแบบ Numbering 1. คลกทYสญลกษณ Bullet 2. เลอกรปแบบ Numbering ทYตองการ หรอเลอก Define New Numbering Format เพYอกาหนดสญลกษณแสดงหวขอยอย

ใหม

การจดรปแบบเอกสาร

23

การจดรปแบบเอกสาร การตKงคาขอบกระดาษ (Margins)

เอกสารทYเราสรางขEนมาใหมนEน MS-Word จะตEงคาขอบกระดาษ (Margins) หรอระยะหางระหวาง ขอความกบรมขอบหนากระดาษทEง 4 ดาน เอาไวใหแลวเปนคาพEนฐาน (Default) ปกตจะใชคาเปน Normal แตเราสามารถเปลYยนแปลงคาขอบกระดาษได เพYอเวนพEนทYสวนขอบเตรยมไวสาหรบการใสเลขหนา วนทY หรอโลโกลงไปในสวนทYเรยกวา Header/Footer

ขEนตอนการตEงคาขอบกระดาษ 1. คลกแทบ Page Layout 2. คลกปม Margins 3. คลกปม Custom Margins เพYอกาหนดการตEงคาหนากระดาษ (Page Setup) 4. คลก Ok

การเลอกขนาดกระดาษ ขนาดของเอกสารทYใชกนทYวไปนEน เรYมตนจะกาหนดขนาดเปน A4 (8.27*11.69”) แตผใชสามารถ

เลอกขนาดกระดาษทYตองการได มขEนตอนดงนE 1. คลกเลอกแทบ Page Layout 2. เลอก Size และเลอกขนาดการดาษ หรอสามารถกาหนดขนาดกระดาษเองโดยคลกทYปมMore

Paper Sizes

24

การเลอกแนวกระดาษ (Orientation) 1. คลกเลอกแทบ Page Layout 2. เลอก Orientation เพYอเลอกแนวกระดาษทYตองการ ซYงแนวกระดาษม 2 ประเภทคอ

• Portrait แนวตEง • Landscape แนวนอน

การเพมหนาเอกสาร เมYอผใชพมพเนEอหาตางๆ ลงไปในเอกสารจนหมดระยะของหนานEนแลว โปรแกรมจะขEนหนาใหมใหอตโนมต

แตเราสามารถกาหนดตาแหนงทYตองการขEนหนาใหมในจดใดกได ใน MS-Word2007 มคาสYงสาหรบแทรกหนาเอกสารใหเลอก 3 แบบ ดงนE

• Cover Page (ใบปะหนา หรอปกรายงาน) แทรกใบหนาปกเอกสาร Blank Page (หนาเปลา) แทรกหนาเอกสารวางๆ • Page Break (แบงหนาแลวขEนหนาใหม)

25

การสรางใบปะหนาหรอปกรายงาน (Cover Page)

เปนคณสมบตใหมของ MS-Word 2007 ทYชวยใหผใชสรางปกรายงายไดอยางรวดเรว ซY งโปรแกรมได เตรยมแกลลอรY (Gallery) ของปกรายงานไวใหเลอกใชหลายรปแบบ ซYงปกรายงานนEจะอยทYหนาแรกเสมอ มขEนตอนการทา ดงนE

1. คลกเลอกแทบ Insert 2. คลก Cover Page แลวหนาจอจะแสดงรปแบบเพYอใหเลอกรปแบบปกรายงาน 3. กรอกขอความลงในสวนชYอเรYองของรายงาน 4. กรอกขอความในสวนตางๆ ภายในหนาปกรายงาน

หากผใชตองการเปลYยนรปแบบหนาปกรายงาน สามารถทาตามขEนตอนทY 1-2 ตามตวอยางขางบนได ซYง โปรแกรมจะเปลYยนรปแบบและจดตาแหนงขอความทYเคยใสไวแลวใหเองโดยอตโนมต

การยกเลกหนาปกรายงาน ถาตองการยกเลกปกรายงานทYใสเอาไว สามารถทาไดโดยคลกทYปม Cover Page อกครE ง แลวเลอกคาสYง

Remove Current Cover Page (เอาหนาปกปจจบนออก) หนาแรกทYเคยสรางปกรายงานเอาไวกจะถกลบทEง

26

การเพมหนาเอกสารวาง (Blank Page)

การเพYมหรอแทรกหนาเอกสารวาง จะไดหนาวางในตาแหนงทYเคอรเซอรอยเปนตนไป หนาทYอยหลงเคอรเซอร จะถกเลYอนไปขEนหนาใหมถดจากหนาเอกสารทYเราไดแทรกเขามาแทนสามารถทาตามขEนตอนดงนE

1. วางเคอรเซอรไวตาแหนงทYตองการเพYมหรอแทรกหนาเอกสาร 2. คลกเลอกแทบ Insert 3. คลกเลอก Blank Page

การแบงหนาขKนหนาใหม (Page Break) การแบงหนาในทYนEหมายถง การเบรคหนาเอกสาร ณ ตาแหนงใดๆ ทYเคอรเซอรอย แลวนาเอาเนEอหาหลง

เคอรเซอรไปขEนหนาใหม ทาไดดงนE 1. วางเคอรเซอรไวตาแหนงทYตองการจะแบงหนาเอกสาร 2. คลกเลอกแทบ Insert 3. คลกเลอก Page Break

27

การใสเสนขอบหนากระดาษ (Page Borders)

Page Borders คอการใสเสนขอบหนากระดาษใหกบทEงหนาเอกสาร อาจจะใชในกรณทYตองการ เนน ขอบกระดาษ เพYอสรางปายประกาศหรอปกรายงาน เปนตน จะทาใหเอกสารนEนนาสนใจมากขEน โดยเลอกใสเสนขอบได 2 แบบคอ เสนขอบแบบทYวไป และเสนขอบแบบรปภาพ ดงนE

1. คลกเลอกแทบ Page Layout 2. เลอก Page Borders

28

3. ในสวนของ Setting เปนการตEงคาตางๆ • None ไมแสดงเสนขอบ • Box แสดงเปนเสนขอบธรรมดา • Shadow แสดงเสนขอบแบบมเงา • 3-D แสดงเสนขอบแบบ 3 มต • Custom กาหนดลกษณะเสนขอบเอง

เลอกรปแบบเสนขอบในสวนของ Setting สามารถใสสเสนขอบ ความกวางของเสนขอบ หรอจะเลอกเสน ขอบแบบรปภาพกสามารถทาได

4. เลอกสวนของ Apply to: เพYอกาหนดใหเสนขอบมผลกบเอกสารทYกาหนด ดงนE • Whole Document (ทEงเอกสาร) กาหนดใหแสดงเสนขอบทกหนา • This Section (สวนนE ) ใชกบเอกสารสวนทYเลอก • This Section-First Page Only (สวนเอกสารหนาแรก) จะแสดงเสนขอบเฉพาะ หนาแรกเทานEน

• This Section-All except First Page แสดงเสนขอบเฉพาะสวนยกเวนหนา แรกของเอกสาร

5. คลก Ok

29

รปตวอยางการเลอกใสเสนขอบหนากระดาษเฉพาะหนาแรกของเอกสาร

การใสขอความหว-ทายกระดาษ (Header-Footer) สวนหวและสวนทายกระดาษสามารถใสขอความเชน ชYอบท เลขหนา ชYอทYอยบรษท รปภาพและอYนๆ ได ม

ขEนตอนการทาดงนE 1. คลกแทบ Insert 2. หากตองการใสหวกระดาษใหคลกรบบอน Header หรอตองการใสทายกระดาษใหคลกรบบอน Footer 3. เลอกรปแบบการใสหวกระดาษหรอทายกระดาษ

4. ใสขอความทYตองการในหวกระดาษหรอทายกระดาษ 5. คลกปม Close Header and Footer

30

การแกไขหวกระดาษ-ทายกระดาษ บางครE งผใชตองการแกไขขอความในหว-ทายกระดาษกสามารถทาไดโดยการดบเบลคลกทYขอความสวนของ

หว-ทายกระดาษ ดงตวอยางขางลางเปนการแกไขสวนทายกระดาษ 1. ดบเบลคลกทYขอความ “ศนยคอมพวเตอร มหาวทยาลยกรงเทพ” ในสวนทายกระดาษ 2. แกไขหรอพมพขอความทYตองการ 3. คลกปม Close

31

การใสรปและปรบแตงรป จดเดนหนYงของ MS-Word 2007 คอลกเลนในดานการจดรปภาพ ผใชเพยงคลกไมกYครE งกจะไดเอกสารทYมรปภาพ

ประกอบแบบสวยงาม ผใชสามารถเลอกใสกรอบ ทาสแบบซเปย ปรบความสวางของรปภาพไดตามตองการ ซY งจะทาใหเอกสารเปนมออาชพและหรหรากวาการใชงาน MS-Word รนเกา ซY งมขEนตอนดงนE

1. คลกแทบ Insert แลวคลกเลอกรบบอน Picture

2. คลกเลอกรปภาพทYตองการแทรก แลวคลกปม

32

3. แทบ Format จะปรากฏขEนมา การยอ/ขยายรปภาพทาไดดวยการคลกทYมมรปภาพแลวลากเมาสเพYอยอ/ขยาย เชนเดยวกบรนเดม แต MS-Word 2007 จะสรางรปเสมอนเปนเงาใหเราเหนดวย

4. การปรบความสวางของรปภาพใหคลกปม แลวใชเมาสชEระดบ % ของความสวางทYตองการ

5. การใสกรอบรปภาพเปนหนYงในคณสมบตของ MS-Word 2007 ทYชวยใหเอกสารมความเปนมออาชพ ผใช สามารถใชเมาสชE รปแบบกรอบทYตองการ โปรแกรมจะแสดงผลลพธ ใหเหนทนท เมYอพอใจรปไหนกคลกเลอกรปแบบทYตองการ

33

การสรางตาราง การเกบขอมลอกแบบหนYงทYนยมใชกนมากคอ การเกบในลกษณะของตาราง โดยการจดขอมลเปนแถวและ

คอลมน แลวกรอกขอมลในชองตารางทYเรยกวา “เซล” หรอ Cell เปนการแบงขอมลออกเปนชองๆ ทาใหมองเหนขอมลทYแตกตางกนไดอยางชดเจนขEน ซY ง MS-Word ไดเตรยมเครYองมอสาหรบสรางตารางใหม และการจดองคประกอบภายในตาราง เชน กาหนดเสนขอบ การรวมเซล หรอแบงเซล นอกจากนEยงมรปแบบตารางสาเรจรปใหเลอกนามาใชไดอยางรวดเรวและสวยงามอกดวย

การสรางตารางจากแทบ Insert สามารถทาไดดงนE 1. คลกแทบ Insert 2. คลก Table แลวเลYอนเมาสไปยงชองตาราง เพYอเลอกขนาดของแถว-คอลมน ขณะทYเลYอนเมาสจะเหนตวอยาง

ตารางตามจานวนชองทYเมาสชEอย ซY งเปนจดเดนของ MSWord 2007 ทYมคณสมบตแบบ Live Preview

34

การสรางตารางดวยคาสง Insert Table

การสรางตารางดวยวธนE สามารถระบใสตวเลขจานวนแถวและคอลมนไดเอง ดงขEนตอนตามตวอยาง 1. คลกแทบ Insert แลวคลก Table หลงจากนEนคลกปม Insert Table 2. กาหนดจานวนคอลมนและจานวนแถวมYตองการ

ตวเลอกในการจดขอมลใหพอดกบตารางม 3 รายการคอ • Fixed Column Width ปรบความกวางคอลมนคงทY • AutoFit to Contents ปรบความกวางตารางใหพอดกบขอความแบบอตโนมต • AutoFit to Window ปรบความกวางตารางใหพอดกบหนาตางเอกสารแบบอตโนมต

35

การสรางตารางสาเรจรปจาก Quick Tables โปรแกรม MS-Word 2007 ไดเตรยมตารางสาเรจรปไวใหใน Gallery ของตาราง ผใชสามารถเลอกมาใชงานได

ตามตองการ ซYงจะมการออกแบบและจดรปแบบเบEองตนไวเรยบรอยแลวโดยจะมตารางลกษณะตางๆ ใหเลอกใช เชน ปฏทน ตารางแบบหวเรYอง เปนตน สามารถทาไดดงนE

1. คลกแทบ Insert 2. คลก Table 3. เลอก Quick Tables แลวเลอกรปแบบตารางทYตองการ

ตารางท�ไดจากการใช Quick Tables

36

การแทรกตารางจากโปรแกรม Excel นอกจากการสรางตารางภายใน MS-Word แลว บางครE งเราจาเปนตองสรางตารางขอมลเกYยวกบตวเลขจาพวก

สถต ยอดขาย ทYตองนามาวเคราะหหรอคานวณ เปนตน โดยปกตการคานวณคาตารางของ MS-Word กสามารถทาไดบางสวนในเบEองตน แตถาตองการสรางสตรคานวณขEนสงจะไมสามารถทาได ซY งโปรแกรมทYทาไดคอ Excel นEนเอง ฉะนEนใน MS-Word 2007 สามารถแทรกตารางจากโปรแกรม Excel เขามาในเอกสารของ MS-Word โดยใชวธฝงเขามาหรอทYเรยกวา “Embedding” ซY งการทางานตางๆ เกYยวกบตารางจะถกเชYอมโยงไปทYโปรแกรม Excel โดยอตโนมต ทาใหสามารถกรอกขอมล จดรปแบบขอมล คานวณ และวเคราะหตวเลข โดยใชเครYองมอของ Excel ไดโดยตรง การแทรกตาราง Excel ทาไดดงนE

1. คลกแทบ Insert 2. คลก Table 3. เลอก Excel Spreadsheet

37

4. กรอกขอมลลงในตาราง และใชสตรคานวณตามตวอยาง

5. กรอกขอมลและการคานวณเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกเมาสขางนอกตาราง หนาจอจะแสดงขอมลตามตวอยาง

ดานลาง

38

การแกไขตาราง หากตองการแกไขตารางทYสรางจาก Excel ใหดบเบลคลกทYตาราง เพYอเปดตารางไปทYเวรกชตของ Excel กอนจง

จะสามารถแกไขขอมลในตารางได มขEนตอนการทาดงนE 1. ดบเบลคลกในตาราง

39

2. ปรบปรงแกไขขอมลในตาราง หรอจดรปแบบขอความใหสวยงาม 3. คลกนอกตารางเพYอกลบไปเอกสารของ MS-Word

การเพมหรอแทรก (Insert) แถวในตาราง การเพYมหรอแทรกแถวในตาราง จะมผลตอแถวอYนในตารางดวย ซYงมขEนตอนดงนE 1. เลอกแถวหรอบรรทดทYตองการแทรก 2. คลกเมาสขวา เลอกปม Insert Above (แทรกดานบน) หรอคลก Insert Below (แทรกดานลาง) สมมตตองการ แทรกบรรทดทY 2

3.เลอก Insert/Insert Above

40

ในทานองเดยวกน ผใชสามารถแทรกคอลมนกได โดยตองเลอกคอลมนทYตองการแทรก แลวทาตามขEนตอนขางบน

การพมพเอกสาร การดตวอยางกอนพมพ (Print Preview)

การตรวจสอบเอกสารกอนพมพออกทางกระดาษ สามารถทาไดโดย

1. คลกทYปม คลกปม Office 2. เลอก Print 3. เลอก Print Preview

41

MS-Word 2007 มเครYองมอในมมมองตวอยางกอนพมพบนแทบ Print Preview ดงนE

• ปม Print สYงพมพเอกสาร โดยจะเปดไดอะลอกบอกซ Print ขEนมากาหนดคาการพมพ • ปม Options ตEงคาตวเลอกเกYยวกบการพมพ • ปม Margins ตEงคาขอบกระดาษ • ปม Orientation เลอกการพมพกระดาษในแนวตEงหรอแนวนอน • ปม Size เลอกขนาดของกระกาษทYจะใชพมพ • ปม Zoom ใชสาหรบยอ/ขยายเอกสาร • ปม 100% ใชแสดงขนาดเอกสารเทาขนาดจรง • ปม One Page ใหแสดงตวอยางเอกสารแบบหนาเดยว • ปม Two Page ใหแสดงตวอยางเอกสารแบบสองหนา • ปม Page Width ใหแสดงตวอยางเอกสารตามความกวางของหนาตาง • Show Ruler แสดงไมบรรทด • Magnifier แวนขยายสาหรบปรบยอ/ขยายเนEอหา • Shrink One Page บบเนEอหาใหเหลอหนาเดยว • Next Page เลYอนหนาถดไป • Previous Page เลYอนยอนไปยงหนาทYผานมา

42

• Close Print Preview ปดมมมองแสดงตวอยางกอนพมพ

การสงพมพเอกสารทางเครองพมพ

การกาหนดคาการพมพ สามารถทาไดดงนE 1. คลกทYปม คลกปม Office 2. เลอกคาสYง Print แลวเลอก Print อกครE งหนYง 3. กาหนดคาการพมพ 4. คลกปม OK

การกาหนดคาการพมพในขEนตอนทY 3 มดงนE • Print Name เลอกชYอเครYองพมพ • Print Range เลอกจานวนหนาทYจะพมพ

o All พมพทกแผน o Current Page พมพหนาปจจบนหนาเดยว

Page ระบหมายเลขหนาทYจะพมพ อาจระบเปนชวง หรอหลายชวง (คEนดวยจลภาค) เชน 5-12, 16-30 เปนตน

43

• Number of Page ระบจานวนชดทYจะพมพ • Print What เลอกรปแบบเอกสารทYจะพมพ • Print เลอกหนาทYจะพมพในชวงทYกาหนดใน Print Range

o All Page in Range พมพทกหนา o Odd Pages พมพเฉพาะหนาคY o Even Pages พมพเฉพาะหนาค การตEงคาการพมพใน MS-Word 2007 มขอดคอ หากคราวตอไปตองการพมพเอกสารทางเครYองพมพสามารถใช

คาสYง Quick Print ไดเลย

การพมพหรอบนทกไฟล XPS การพมพไฟล XPS หรอจะเรยกวาเปนการบนทกกไดเชนเดยวกน โดยบนทกเปนไฟลแบบXML Paper

Specification (XPS) ซY งรปแบบไฟลจะคลายกบ PDF ไมสามารถเปลYยนแปลงเอกสารไดโดยไฟล ZPS มขอดคอ สามารถเปดดผานโปรแกรมบราวเซอร เชน Internet Explorer ไดเหมอนไฟลเวบเพจ และมเครYองมอใหใชควบคมการแสดงแตละหนาไดดวย ขEนตอนการพมพหรอบนทกไฟลแบบXPS มดงนE

1. คลกทYปม คลกปม Office 2. เลอกคาสYง Print 3. เลอกรปแบบไฟลเปน Microsoft XPS Document Writer 4. คลกปม OK 5. คลกเลอกไดรฟหรอโฟลเดอรทYตองการบนทกไฟล 6. ใสชYอไฟล 7. คลกปม Save

44

45

ตวอยางการเปดอานไฟลท�บนทกเปน XPS