metodologia para gestão de mudanças organizacionais - change management
DESCRIPTION
Todo o projeto altera a forma como as pessoas se relacionam com a empresa, com os processos e com seus pares. Compreender as razões pelas quais as pessoas demoram mais ou menos a assimilar plenamente as mudanças traz grandes desafios aos gestores. Nossa abordagem permite que gestores de projetos e pessoas entendam o change management ou gestão de mudanças como uma competência a ser assimilada pelas equipes, trazendo gerenciamento e visibilidade sobre aspectos até então intangíveis para gerentes e PMOsTRANSCRIPT
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Gestão de mudanças organizacionais
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Existem muitos conceitos populares sobre a mudança
Dizem por ai que
Mudança é sempre necessária Evoluir é sempre necessário
As pessoas têm medo do novo O que causa medo é o desconhecido
A cultura da empresa é esta A cultura se constroi a cada dia
Treinamento é a última etapa A capacitação acontece ao longo do projeto
...
Mito da caverna de Platão
O medo do desconhecido é intrínseco ao ser humano
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Page 3
O que é conhecido, nos conforta
Enquanto o desconhecido nos causa medo e receio.
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Entendemos que o nível de
resistência às mudanças é
inversamente proporcional ao
nível de alinhamento
entre empresa e pessoas.
?
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Empresas de maneira geral são organizadas em processos
Quando os processos não estão adequados, recebem interveções na forma de projetos
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Projetos são intervenções com fim previsto, mas... Alteram a forma como as pessoas trabalham;
Alteram o fluxo e o domínio da informação;
Alteram a estrutura presumida de poder;
Alteram tempos e controles;
Aumentam ou diminuem a exposição de pessoas;
Criam desconforto.
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Diante do desconforto, temos duas opções
“Na natureza vence sempre o melhor
adaptado”
Migrar
Adaptar
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O medo do desconhecido nos faz ficar no presenteA resistência à mudança possui seis causas possíveis
Causas raiz
Desconhecimento
Má compreensão
Baixa percepção de valor
Baixa prioridade
Autopreservação
Razão (A mudança não deveria mesmo ocorrer)
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GMO - Gestão de Mudanças Organizacionais
Propósito:Reduzir o tempo de adaptação da empresa às mudanças impostas pelos novos projetos.
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A GMO abrange os diversos níveis do projeto
• Comitê executivo
• GMO e PMO
• Gerentes de projeto
• Líderes funcionais e técnicos
• Usuários chave
• Usuários finais diretos e indiretos
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Garantir a transformação do negócio
Dar visibilidade do progresso e antecipar desvios
Executar o conjunto de atividades conforme o
planejado (custo, escopo e prazo)
Liderar suas áreas de responsabilidade como
intermediários entre empresa e projeto
Fornecer conhecimento da empresa para a equipe de
projeto, validando e capacitando os usuários finais
Comitê Executivo
PMO
GP
Lideres funcionais e
técnicos
Usuários chave
Responsabilidade
A mudança será tanto melhor aceita quanto maior o engajamento
Assimilar e manter de maneira efetiva as novas competências
inseridas à partir do projetoUsuários finais
Visibilidade e conforto quanto aos compromissos assumidos
Manutenção das regras de compliance e indicadores
confiáveis
Patrocínio e manutenção do nível de compromisso de todos
Efetividade na transformação do processo pelo sistema
Sentir-se apto
Expectativa
Sentir-se reconhecido e parte do processo
Informação atual e confiável
Manutenção dos rituais de gestão e dados atualizados
Processos inteligentes que combinem o tempo escasso
com a antecipação de problemas
Ferramental eficiente para gestão
Capacitação para o exercício das novas funções
Fator crítico para engajamento
Informação e capacitação
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Identificação da estratégia de mudança
Assessment da prontidão
Planejamento da comunicação
Mapeamento dos stakeholders
Identificação dos stakeholders críticos
Mapeamento dos impactos organizacionais
Definição do plano de ação
Reportagem e divulgação
Plano de treinamentos
Monitoria de evidencias e comportamentos
Definição do plano de mitigação
Pesquisa de abrangência
Gere
nci
am
en
to e
vis
ibili
dad
e
Avaliação Key Users
Nossa metodologia foi desenvolvida para
suportar a implantação de ERPs
focando nas necessiades dos
diversos agentes do projeto
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A metodologia na prática
Nossa ferramentas têm como finalidade uniformizar conhecimentos e ofercer suporte à gestão de mudanças através do aumento da visibilidade
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Ações coordenadas e visão integrada
s( Ações Realizadas / Total de Impactos )
Incompletas Completas Em aberto Encerradas1 0 0 10 0 0 01 0 0 0
Prontidão: 64,96%
Compliance: 77,22%
Riscos: 16,00%
Prontidão do Catálogo de treinamentos
% de turmas planejadas
% do público-alvo capacitado
% de treinamentos realizados
Média das turmas
Média dos instrutores
0,00%100,00%
0,00%
STATUS GERAL 58,50%
GUIA DE AULA
BANCO DE QUESTÕES
DATA
Duração em meses
13
Período a ser analisado:
200,00%
45%
ANDAMENTO DAS AÇÕES DE MITIGAÇÃO
dez-12
24-Jul-13
mar-12
Mês/Ano Início
TREINAMENTO
57,35%
71,18%
APRESENTAÇÃO
APOSTILA
MATURIDADE DO PROJETO
PRONTIDÃO NÍVEL DE EXPOSIÇÂO A RISCOS
COMUNICAÇÃO
STATUS DOS IMPACTOS
MATERIAL DIDÁTICO
Planejamento Execução
HISTÓRICO DE PRONTIDÃO
50,00%
7,00
5,00
3
TOTAL
Como você acompanha o projeto?
ALTOMÉDIOBAIXO
201
Projeto
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%C
om
pli
an
ceProntidão
Burocracia Balanceado
Caos Never-ending
URGÊNCIA
PREPARAÇÃO
VISÃO
ORIENTAÇÃO
COMUNICAÇÃO
DELEGAÇÃO
SUSTENTAÇÃO
CONSOLIDAÇÃO
SEGMENTAÇÃO
0% 20% 40% 60% 80% 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
mar-12 mai-12 jul-12 set-12 nov-12
Desenho Construção TestePiloto Go-Live
0%
10%
20%
30%
40%50%60%
70%
80%
90%
96%
0
1
2
3
Total de impactos Impactos AtivosSem ações Sem solucionadoresSem prazos
0%
10%
20%
30%
40%50%
60%
70%
80%
90%
100%
0,00%0,00%0,00%
37,50%
62,50%
Canal 1Canal 2Canal 3Canal 4Canal 5
Compliance de gestão
Compliance de gestão
Mapeamento de impactos
Mapeamento de impactos
Mitigação de impactos
Mitigação de impactos
Nível de exposição a riscos
Nível de exposição a riscos
Prontidão para mudança
Prontidão para mudança
Feedback da comunicaçãoFeedback da comunicação
Materiais didáticos
Materiais didáticos
Estatísticas de Treinamentos
Estatísticas de Treinamentos
s( Ações Realizadas / Total de Impactos )
Incompletas Completas Em aberto Encerradas1 0 0 10 0 0 01 0 0 0
Prontidão: 64,96%
Compliance: 77,22%
Riscos: 16,00%
Prontidão do Catálogo de treinamentos
% de turmas planejadas
% do público-alvo capacitado
% de treinamentos realizados
Média das turmas
Média dos instrutores
0,00%100,00%
0,00%
STATUS GERAL 58,50%
GUIA DE AULA
BANCO DE QUESTÕES
DATA
Duração em meses13
Período a ser analisado:
200,00%
45%
ANDAMENTO DAS AÇÕES DE MITIGAÇÃO
dez-12
24-Jul-13
mar-12Mês/Ano Início
TREINAMENTO
57,35%
71,18%
APRESENTAÇÃO
APOSTILA
MATURIDADE DO PROJETO
PRONTIDÃO NÍVEL DE EXPOSIÇÂO A RISCOS
COMUNICAÇÃO
STATUS DOS IMPACTOS
MATERIAL DIDÁTICO
Planejamento Execução
HISTÓRICO DE PRONTIDÃO
50,00%
7,00
5,00
3
TOTAL
Como você acompanha o projeto?
ALTOMÉDIOBAIXO
201
Projeto
0%
10%
20%
30%
40%
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60%
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0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Co
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Prontidão
Burocracia Balanceado
Caos Never-ending
URGÊNCIA
PREPARAÇÃO
VISÃO
ORIENTAÇÃO
COMUNICAÇÃO
DELEGAÇÃO
SUSTENTAÇÃO
CONSOLIDAÇÃO
SEGMENTAÇÃO
0% 20% 40% 60% 80% 100%
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mar-12 mai-12 jul-12 set-12 nov-12
Desenho Construção TestePiloto Go-Live
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Total de impactos Impactos AtivosSem ações Sem solucionadoresSem prazos
0%
10%
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30%
40%50% 60%
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90%
100%
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37,50%
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Canal 1Canal 2Canal 3Canal 4Canal 5
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WBS com ações de GMO padronizadas
• Processo de gestão– As ações de GMO ocorrem de maneira estruturada e sequencial ao longo das fases do projeto;– O conjunto de work packages que compõem o wbs, possibilita a rápida configuração do projeto em
função do resultados da etapa de definição da estratégia de mudança de cada projeto;– Uma vez configurado o catálogo as ações podem permear o master plan.
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Avaliação da prontidão para mudança
• O que é?– Um modelo de avaliação e maturidade com 96 perguntas
distribuídas em nove áreas de prontidão.
• Para o que serve?• Dar visibilidade sobre
a capacidade de assimilação das mudanças pelas diferentes áreas da empresa.
• Por que é bom?• Sinaliza para equipe de
gestão de projeto a curva de evolução da prontidão das diversas áreas da empresa, considerando as metas por fase de projeto;
• Caso exista um desvio este pode ser mitigado de maneira proativa.
• Como funciona?• Apurações quinzenais efetuadas pelos líderes de frente com o
suporte do profissional de gestão de mudanças;• O resultado apurado é apresentado nas reuniões de status;• As ações de mitigação são incorporadas ao master plan.
![Page 17: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/17.jpg)
Avaliação e plano de desenvolvimento de key-users
• O que é– Modelo de avaliação de potencial baseado em evidências
de comportamento.
• Para o que serve• Facilitar a escolha dos profissionais que atuarão como key-
users;• Identificar necessidades de formação e melhoria de
alinhamento antes do início do projeto;• Uniformizar o conceito de usuário chave possibilitando a
construção de uma equipe mais coesa.
• Como funciona• Avaliação efetuada em dois momentos, sendo a primeira
pelo gestor que está encaminhando o key-user e a segunda pelo consultor de gestão de mudança.
• Os gaps identificados (gráficos) serão gerenciados ao longo do projeto com uma reavaliação a cada fase.
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Gestão de contatos e equipes
• O que é?– Um painel integrado com as informações de contato e
gerenciamento de todos os participantes do projeto.
• Para o que serve?• Gerenciar o contato
em grandes volumes como a distribuição da comunicação, convocação para eventos e treinamentos e estatísticas do projeto.
• Por que é bom?• Mantém a visibilidade do
universo de pessoas que participam do projeto e que serão atingidas de maneira direta ou indireta pelas mudanças;
• Permite rápido acesso as informações por qualquer membro do projeto.
• Como funciona?• Uma matriz principal contém todas as informações de contato
dos stakeholders;• A matriz é disponibilizada em um ambiente compartilhado de
forma que os líderes funcionais possam acessar/manter seu conteúdo.
• Um painel estatístico é gerado automaticamente e apresentado nas reuniões de status.
![Page 19: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/19.jpg)
Mapeamento dos Impactos organizacionais
• O que é?– Uma matriz padronizada para registro de impactos e ações de
mitigação.
• Para o que serve?• Complementar a
análise de riscos do projeto sinalizando antecipadamente os impactos da implantação.
• Por que é bom?• Antecipa diversos
problemas decorrentes da implantação e das mudanças de processo que de maneira geral deverão ser solucionados pela empresa cliente e não aparecem no escopo dos trabalhos.
• Como funciona?• A matriz principal de impactos é disponibilizada em um ambiente
de rede onde os líderes de frente registram os impactos percebidos onde são automaticamente classificados e priorizados pela ferramenta;
• Cada impacto recebe um solucionador e um plano de mitigação;• Semanalmente os progressos são medidos e reportados.
![Page 20: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/20.jpg)
Gestão de stakeholders críticos
• O que é?– Um modelo analítico de observação e registro de evidências de
comportamento.
• Para o que serve?• Dar visibilidade a
existência ou não dos comportamentos esperados dos formadores de opinião da empresa cliente em cada fase do projeto.
• Por que é bom?• Através de comparativos
com a curva padrão de comportamento para implementações de ERP pode-se evidenciar de maneira pragmática as resistências que a consultoria enfrenta durante o projeto, permitindo discutir e corrigir estes comportamentos.
• Como funciona?• A avaliação é feita em bases quinzenais pelos líderes do projeto;• Os dados tabulados são discutidos na reunião de SC;• As ações de mitigação devem ser comandadas pelos
patrocinadores do projeto devido a importância dos avaliados.
![Page 21: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/21.jpg)
Simulador de treinamentos
• O que é?– Um simulador que utiliza os
dados da matriz de contatos e equipes para planejar turmas de treinamento.
• Para o que serve?• Auxiliar no
planejamento da logística de treinamentos de usuário final
• Por que é bom?• Estando integrado com o
catálogo de treinamentos e com a matriz de contatos, mantém atualizadas as posições em qualquer alteração efetuada.
• Como funciona?• Associada a matriz de contatos e ao catálogo de treinamentos, sinaliza a necessidade de turmas;• Dispõe em calendário a formação da grade de treinamentos;• Sinaliza localidades e quantidades para planejamento de logística;• Acelerar a formação das listas de participantes por curso.
![Page 22: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/22.jpg)
Tracking de atividades
• O que é?– Modelo de acompanhamento de atividades alternativo ao MS
project .
• Para o que serve?• Dar visibilidade e
capacidade de gestão para ações de prontidão, mitigação de impactos e demais itens que não podem ser agregados ao master plan.
• Por que é bom?• Permite o gerenciamento
e a visibilidade das ações paralelas do projeto sem a necessidade de constantes alterações do master plan.
• Como funciona?• Para cada tema (prontidão, impactos e stakeholders críticos) é
gerada uma matriz de atividades com os devidos controles e cálculos de progresso (SPI, Curva S).
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Plano de comunicação
• O que é?– Grade com todas as intervenções junto aos públicos alvo
considerando informação, reportagem e direcionamento.
• Para o que serve?• Manter a empresa
informada do andamento dos trabalhos, assim como prepara-la para seus compromissos (ex. testes e treinamentos)
• Ocupar o espaço vazio durante a fase de construção e evitar boatos
• Por que é bom?• Orienta todas as
atividades desde os primeiros dias do projeto poupando tempo em discussões futuras.
• Acelera o processo com modelos de comunicado e pesquisa de abrangência padronizadas.
• Como funciona?• No início dos trabalhos: Define-se um plano macro de
comunicação com a grade de intervenções junto aos públicos específicos nos canais existentes.
• Ao longo do projeto: Gerenciamento da execução dos eventos e realização da pesquisa de abrangência.
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Comitê Executivo
PMO
GP
Lideres funcionais e
técnicos
Usuários chave
Para cada fator crítico uma solução específica
Usuários finais
Informação atual e confiável
Manutenção dos rituais de gestão e dados atualizados
Processos inteligentes que combinem o tempo escasso
com a antecipação de problemas
Ferramental eficiente para gestão
Capacitação para o exercício das novas funções
Fator crítico para engajamento
Informação e capacitação
• Gestão de stakeholders críticos• Steering Commitee
• Reporte periódico• Mapeamento de resistências
• Rituais semanais de gestão• Mapeamento de impactos• Stakeholders críticos
• Avaliação da prontidão• Resolução de impactos• Integração de equipes
• Avaliação periódicaComplementação de
competências
Processos
• Comunicação• Treinamento
• KPIs• Apresentação executiva
• Dashborad• Tracking report
• Kit completo
• Análise de prontidão• Mapa de impactos
• Mapa de treinamentos• Mapa de impactos• Multiplicação
Ferramentas
• Peças de comunicação• Pesquisa de abrangência• Treinamentos
![Page 25: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/25.jpg)
Plano de trabalho
A gestão de mudanças será tão melhor executada, quanto esta mesma mudança NÃO for percebida pelos públicos impactados, devendo ser assimilada de forma natural e controlada por todos os grupos sem margens para as causas clássicas das resistências;
Iniciaremos os trabalhos com um amplo entendimento dos processos que serão implementados, os impactos conhecidos e os públicos afetados de forma a estabelecer o que denominamos estratégias de mudança;
Este conjunto de ações buscará identificar, antecipar e neutralizar os pontos de resistências que certamente surgirão ao longo do projeto;
As estratégias combinadas com o sistema de monitoramento e as atividades de comunicação, engajamento e capacitação formam o núcleo principal de nosso plano de trabalho.
![Page 26: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/26.jpg)
Abordagem
COMUNICAÇÃO
TREINAMENTO
STAKEHOLDERS
IMPACTOS
RISCOS
Definir mensagem principal e traduzir para cada público a cada tempo
Capturar a visão de futuro e torna-la conhecida
Desmistificar as mudanças e convidar à experimentação
Tornar o desconhecido conhecido.Criar o sentido de participação
Capturar a visão de futuro e torna-la conhecida
Tornar conhecidas as fontes de conhecimento geradas
Capacitação de multiplicadores e alinhamento para otimizar aprendizado
Orientação para geração de conteúdo didático
Orientação para familiarização e aproximação dos usuários
Capacitação segundo princípios da andragogia
Orientação para contextualização dos treinamentos
Aferição do aprendizado e reforço posterior
Mapear o conjunto de envolvidos.Avaliar comportamento dos críticos
Monitorar e suportar o sentido de propriedade e engajamento
Identificar limitantes e eliminar GAPs
Aferir periodicamente o nível de envolvimento e resistência
Monitorar o nível de conhecimento e entendimento sobre o projeto
Desenvolver sentido de propriedade dos ativos de conhecimento
Assimilar o BBP e avaliar mitigação da empresa para o projeto
Mapeamento em bases semanais dos impactos e da mitigação
Sinalizar conflitos e necessidades de infraestrutura no escopo da GMO
Foco no engajamento dos solucionadores
Acompanhamento dos trabalhos de perfil e segurança da informação
Foco na sustentação do conhecimento no longo prazo
Monitoramento dos riscos de imagem e descontinuidade
Mapeamento em bases semanais dos riscos e da mitigação
Acompanhamento dos trabalhos de TI no escopo de GMO
Ações de conscientização, capacitação e eventualmente, intervenção
Acompanhamento dos trabalhos de perfil e segurança da informação
Foco na continuidade do negócio e desenvolvimento futuro.
ESTRATÉGIA PROCESSOS TECNOLOGIA PESSOAS INFORMAÇÃO CONHECIMENTO
A combinação dos artefatos metodológicos proporciona um conjunto completo de atividades que permiam as frentes de mudança.
![Page 27: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/27.jpg)
Implantando o processo
EstratégiaEstratégia ArtefatosArtefatos WSWS Operação conjunta
Operação conjunta HandoverHandover
O primeiro passo é a definição da estratégia de mudanças junto à gestão do projeto
Nosso processo está baseado na tansferência total de conhecimento
Para que todos “falem a mesma língua” é realizado um WS de GMO com toda a equipe de projeto
O ultimo mês de atuação de nossa equipe é
reservado à finalização do handover e completa entrega do método a
nosso cliente.
Em seguida, os artefatos metodológicos (ferramentas) são ajustados ao padrão visual da empresa assim como efetuaremos ajustes de conteúdo
Ao longo do projeto, O processo de gerenciamento é executado junto com a equipe de projetos conforme o modelo da página 13
![Page 28: Metodologia para gestão de mudanças organizacionais - Change Management](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022081413/5464791faf7959c6618b7164/html5/thumbnails/28.jpg)
Abordagem de solução
Frentes de trabalho:
Além das frentes propostas pelo Projeto, sugerimos atuar em frentes complementares que sabidamente causam impactos e por vezes comprometem a percepção de valor da empresa para com o projeto:
Recursos Humanos Coordenar com as áreas responsáveis itens como férias, licenças, descrições de
cargo futuras, banco de horas e demais assuntos que possam tomar características negativas.
Tecnologia Infraestrutura para testes, homologação e treinamentos para garantir não
somente a disponibilidade de recursos como a qualidade em termos de tempo de resposta e estabilidade dos ambientes;
Riscos de imagem Atuar fortemente junto ao desenvolvedor/configurador do ERP para que atrasos
e erros não comprometam a percepção dos stakeholders; Ownership
Manter durante todo o projeto o senso de propriedade sobre as informações do blueprint, evitando que na homologação apareçam surpresas, desacreditando o projeto e alimentando as resistências até então veladas.
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Plano de trabalho
A gestão de mudanças será exercida como um meta processo ao longo das fases de execução do projeto, consolidando a metodologia junto aos participantes da equipe ao mesmo tempo em que institui um modelo de operação que poderá ser utilizado futuramente pela empresa.
MONITORAMENTO
CONTEÚDOS
VISIBILIDADE
LOGÍSTICA
TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO
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Transferencia total de know how
Contato
Edson Carli
(11) 3828 0611 ramal 804
(11) 98639 2456
Em todos os cenários a customização da metodologia e a capacitação dos profissionais está inclusa.