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Methods for tracking and

analyzing alumni data

Conversation related to what USM is developing and plans to implement to

improve alumni connections, and tracking of critical indexes for the next

institutional accreditation process.

1

Centro Laboral USM

Contents

An introduction to USM and its Strategic Plan 1

USM Alumni Network 2

Employability Issues for USM 3

Proposal, employability 4

2

Proposed measurable indexes 5

Work Subtopics 6

Centro Laboral USM

• It is the University’s mission to contribute to the creation of new knowledge through teaching,

research and complimentary activities; to contribute to the humanistic, scientific, and professional

formation of our students. Using knowledge acquired both inside and outside the classroom,

students are inspired to be agents of change, for the development and improvement of society.

• Our institution aims to reach both national and international development, and in accordance to

the Will and Testament of its founder, Don Federico Santa María Carrera, searches for academic

excelence, placing special emphasis on facilitating admission and permanence of those who,

having the aptitudes and attitudes demanded by academic work, don’t possess the

economic resources necessary for pursuing higher education.

OUR VISION TO BE THE LEADING UNIVERSITY IN ENGINEERING, SCIENCE AND TECHNOLOGY IN CHILE, AND TO BECOME

INTERNATIONALLY RECOGINIZED AS SUCH.

OUR MISSION

Centro Laboral USM

Six Axes of Strategic Vision for USM 2012

Leading in Engineering,

Science and Technology

1

Lifetime University

2

Commitment to Solidarity

5

Creating value for enterprises

3

Alumni long-term

relationships

4

Competitive Management

6

Centro Laboral USM

We will become an University which permanently develops long-term

relationships with our alumni, which in turn will allow USM to know and

engage them, generating opportunities for joint creation of value.

Alumni long-term

relationships

4


Centro Laboral USM


We will consider welfare policies and instruments which are stable, modern and

sustainable, which allow the worthy underprivileged to achieve the highest grade of

knowledge.

The University and its alumni community will count on scholarship and lending

instruments, to give access to higher education to students that, having an

outstanding academic performance, don’t possess the economic resources to achieve it.

The University will impart to its students and alumni the solidarity spirit which Chile

requires for its integral development, through our formation and testimony.

Commitment to Solidarity

5

Centro Laboral USM

PROPUESTA DE VALOR

Universidad Técnica Federico Santa María

Alumni Network

Mission 2008-2012

8

Strategic Axes – 1 of 2

9

STRATEGIC AXES – 2 of 2

Centro Laboral USM

PROPUESTA DE VALOR

How did the USM alumni employment issue became apparent?

Contextual aspects

Centro Laboral USM

CONTEXT

JOB PLACEMENT for Higher Education

Institutions

Fundamental activity for modern institutions. There are relevant

international examples

“The mechanisms for systematic contact with the outside professional environment

are scarce, and little is seized from the potential connections with alumni,

specially in reference to the evaluation of fulfillment of the graduated profile”.

(quote from last USM accreditation process)

Today, we compete in alumni job placement at the labor market, contact networks, and graduated management indexes. This is clear in the indexes used to measure

and rank universities.

Trend to use Job Placement Centers as a feedback

source with the labor market.

USM IS NOT LEADING IN JOB PLACEMENT STRATEGIES.

Centro Laboral USM

Detected internal issues

Isolated and uncoordinated efforts >> Informality in Job Placement

Lack of recognition of the problem in several Departments (even other

branches) [critical issue]

Vague understanding of key information of alumni (and the enormous

efforts to obtain it; hidden costs for USM in Academic Departments).

Lack of formal statement of policies for tracking alumni.

Lack of definitions at USM: What is understood as “professional success”?

How will USM measure this? Up to which point the University is

responsible?

Weaknesses in technological platforms (USMEmpleo.cl) and human

resources. [critical issue]

Loss of job offers that arrive directly to Departments (USM employees,

professors, secretaries, etc.) and lack of tracking of these.

Limited budget for the USM Alumni Network. [critical issue]

12

Centro Laboral USM

Solution: USM Job Placement Center

General Objective:

To create a center for institutional relations, permanent and sustainable

in time with USM alumni, which empowers their employability levels,

professional development and personal growth. The center would achieve

this through modern process, activities and new technological

platforms which actively support job placement, providing quantitative

and qualitative information for the generation of institutional studies

related to alumni and labor market needs.

13

Centro Laboral USM

Solution: USM Job Placement Center

Specific Objectives:

Institutional and Strategic Fields

To generate information on job placement, professional career and wage behavior of alumni.

Also, to identify the most valued professional skills by enterprises, which give quantifiable

evidence for accreditation processes, and feedback to academic authorities (generate, measure

and report the index).

Continuous improvement in job placement rates for USM alumni, across all careers.

Strategic and Job Environment Contact fields

To strengthen and formalize USM work networks and the link between the University

(Departments and Central Administration) and alumni, contributing to the coordination of a

community which serves as professional and labor support; improving the employability indexes

(alumni community + enterprises = networking).

Placing USM as an institution with tight “collaborative networks”.

14

Centro Laboral USM

Main Plan: Proposal

Costumer Satisfaction

(internal and external)

Policy application

Transversal

and Institutional

Technical Unit

•Job Tracking

•Studies and

statistics

•Feedback to Academic Units

Management Unit

• Employability

Fostering

• FSM0804: the starting point of

the Center

Technology

Human Resources

15

Centro Laboral USM

Overview

Institutionalization

Institutional Accreditation

USM Job Center (pilot)

USM Alumni Network

1 year term [still waiting…]

Job Environment Link [in development]

FSM0804 grant [OK]

Definitions [OK]

16

Centro Laboral USM Dirección General de Planificación y Desarrollo

Dimensions

1

Institutional Policies

2

3

4

Instruments and

mechanisms Results

Evidences

In accordance to the National Accreditation Committee (CNA), the evaluation is centered in the measurement of the coherence level existing in 4 dimensions:

Who evaluates institutional accreditation?

Centro Laboral USM

Steps for Start Up

•Define and reach a consensus

on Policies, Methods and

Management Indexes for

Linking and Tracking of Alumni.

•Evaluate results from the pilot

project.

•Broaden and professionalize

the Job Placement Center to

other regional branches.

• Development and

Implementation of new

technological tools (AT).

• Integrate academic units

management to the tool.

•Define feedback methods for

study programs in USM.

•Strategy systematization and

tracking.

1

2

3

4

Centro Laboral USM

Our Progress So Far

• Job Placement Web Portal Implementation (www.USMEmpleo.cl) (2007)

• Building and updating Alumni Data Bases (2007).

• Application of Employability Survey (2009)

• Assessment of management by Alumni Network (2008-2009)

• Conclusion: It is necessary to support alumni employability.

• Presentation of MECESUP Project to the Ministry of Education (2009)

• Starting of the MECESUP Project (2010) • Study: Web Portal Usage (usability, indexes, alumni).

• Study: Support given so far to employers.

• Need of focus change: Who is the target public, alumni or enterprises?

• Study: Web Portal Reliability (effectiveness, DB quality) (confiabilidad del sistema)

• Study: Job Requirements for careers imparted by USM

• Tender process: New management platform – in development (AT)

• Presentation of the initiative to Academic Departments

• Enterprise lectures, support in recruitment processes, alumni and specialists lectures,

operational improvements to communication with enterprises and alumni. (trabajo diario)

• Proposal of policies and indexes for linking and tracking of alumni.

19

Centro Laboral USM

Index Proposal – 1 of 2

20

INDICADOR Metodología de Cálculo Supuestos Medios de Verificación Cálculo Valor Base Valor línea

Base año 2010

Estándar

deseado

Año 2011

1

N° de departamentos, en relación

al total de departamentos, que se

adhieren al proyecto de inserción

laboral y seguimiento de

graduados y titulados.

Σ [Departamento con seguimiento en

campus j/total de Departamentos en

campus j]

J= campus.

Se considerarán los programas

de todos los Campus y Sedes.

(pregrado + postgrados +

programas de continuación de

estudios)

Información otorgada por el

Centro Laboral USM.

Encuesta en cada uno

de los departamentos

en cuestión.

-- Todos

2 Tasa de empleo

% de ex alumnos con trabajo al período

T según C, D y CM.

T: A 1 Año y 5 Años de titulado.

C: Carrera

D: Departamento

CM: Campus.





estudios)


Centro Laboral USM. No existe valor base. 0

80%

(todas las

carreras)

3 Comportamiento salarial

Número de ex alumnos de los cuales se

conoce el Salario (en pesos del año en

cuestión) al período T según C, D y CM.

T: A 1 Año y 5 Años de titulado.

C: Carrera

D: Departamento

CM: Campus.





estudios)


Centro Laboral USM. No existe valor base. 0 3500

4

N° de currículos actualizados y/o

nuevos dentro del último año en

la base de datos del proyecto.

N° de currículos actualizados y/o nuevos

dentro del último año.





estudios)


Centro Laboral USM a través

de sus sistemas de gestión

-- 0 80%

5

Nivel de satisfacción del

empleador respecto a los

egresados USM

Muestra representativa del total de

empleadores vinculados con la USM,

que evalúan las características

profesionales del egresado USM y los

factores decisivos de contratación y

evaluación de desempeño de las

empresas. Medido en escala 0 a 100 y

realizado cada 3 años.





estudios)


Centro Laboral USM a través

de sus sistemas de gestión

No existe valor base. 0 --

Centro Laboral USM

Index Proposal – 2 of 2

21

6

Encuesta bianual sobre

necesidades complementarias de

educación profesional

Muestra representativa del total de

empleadores, a la cual se les consulte

las necesidades de continuación de

estudios para los empleados que

cumplen con el perfil educacional de la

USM.





estudios)


Centro Laboral USM.


7

Tasa de satisfacción de ex

alumnos respecto de la

experiencia educativa USM

% de satisfacción según D y CM.

D: Departamento

CM: Campus.





estudios)


Centro Laboral USM.


8

Tasa de satisfacción del propio

desempeño profesional de los ex

alumnos.

% de satisfacción según D y CM.

D: Departamento

CM: Campus.





estudios)


Centro Laboral USM.


9

Cantidad de empleos o

requerimientos profesionales que

se concretaron a través de este

proyecto

N° de ofertas que se concretaron por

carrera.





estudios).

Online mediante plataforma

laboral.

Valor basado en

trabajo sin este

proyecto.

1136

(total)

3000

(total al primer

año de

ejecución)

10

Cantidad de Convenios de

colaboración con Empresas

gestionadas a través del Centro

Laboral USM

N° de convenios de colaboración por

tipo, carrera y Campus/Sede.

Los convenios gestionados

podrían impactar en más de un

Campus o Carrera. Se contará

en el Campus/Sede que se

generó el convenio.

Convenios Firmados Verificación inicial en

Secretaría General 0 50 total

Centro Laboral USM

NO QUEREMOS ENCUESTAS O QUEREMOS

EVITARLAS LO MÁXIMO POSIBLE

ANEXO: Propuesta visual de índices

22

Centro Laboral USM

Objetivo

Obtener índices en base a la actualización de

los CV de los exalumnos.

Se analizan los CV realizando estádísticas

simples derivables. Por ejemplo, para qué

preguntarle a un exalumno si esta trabajando si

en su cv ya dice que si está trabajando (en X

empresa, en el cargo Y. etc.)

A continuación una explicación.

23

Centro Laboral USM

Propuesta para el cálculo de índices

24

Centro Laboral USM

Personas Trayectorias profesionales derivadas de los CV de los exalumnos

Persona 1

Persona 2

Persona 3

Persona 4

…

Persona n-1

Persona n

¿Cómo podríamos calcular sin encuestas?

grupo de análisis

25

Titulados el 2002

Centro Laboral USM

Personas Trayectorias profesionales derivadas de los CV de los exalumnos

Persona 3

Persona 4

Persona n-1

¿Cómo podríamos calcular sin encuestas?

grupo de análisis

26

Año de titulación >> Corte al 1° año de titulo >> Corte al 5° año de titulo >>

Por tanto los índices se calculan y derivan desde los

CV de los exalumnos

Importante: Esto no implica la no aplicación de

otros instrumentos de medición y seguimiento.

Centro Laboral USM



Cantidad de

matriculados por

carrera y por

año(primer gráfico)

Cantidad de

Titulados por año y

por carrera (segundo

gráfico)

VER

TOTAL

DATOS DEL 2008

2008 2007 2006 2005 2004

Total acumulado titulados 734 656 644 588 563

Titulados 78 12 56 25 13

Promedio años de estudio [años] 6,9 9,1 8 7,9 8,5

Matriculados 267 134 202 145 132

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0

50

100

150

200

250

300

2008 2007 2006 2005 2004Total acumulado titulados Matriculados Promedio años de estudio [años]

Ingeniería Civil

Este gráfico

debe ser

para el grupo

especificado

o para el

total.

Centro Laboral USM



Esta información

debe ser para el

grupo especificado

o para el total.

VER

TOTAL

DATOS DEL 2008

AGREGAR Tipos y

niveles de cargo de los

ex alumnos por carrera

para el año seleccionado

Centro Laboral USM



VER

TOTAL

DATOS DEL 2008

Centro Laboral USM



Este gráfico

debe ser

para el grupo

especificado

o para el

total.

VER

TOTAL

DATOS DEL 2008

Centro Laboral USM

Work Subtopics

Is the methodology used by USM adequate to the forthcoming

challenges in the next accreditation process? What key elements

should we consider?

Opinions and advices concerning the presented strategy for USM in

the context of linking and tracking alumni.

Themes that should be worked upon in graduated surveys. Useful

statistics.

Potentiality and impact of graduated surveys.

Improvement of data bases and research works.

33

Centro Laboral USM

Contribución del proyecto para los departamentos académicos.

Dentro de los aportes más notables del proyecto estarán:

Aumento de la percepción de calidad del programa ofrecido, ya que se

aumentarán los índices de inserción laboral de los profesionales y presencia directa

en el mercado laboral.

Mejora de la calidad de vinculación de parte de la Universidad con sus Ex

Alumnos.

Bases metodológicas y concretas de respaldo a los procesos de acreditación por

carrera (fuentes de evidencia, bases de datos de ex alumnos, índices laborales

gestionados profesionalmente, constante contacto con el sector empresarial, entre

otros).

Mantención actualizada (en línea) de los índices de éxito laboral y profesional de

los ex alumnos de la Universidad. (Estándar deseado es comparable a los

reportes del portal www.futurolaboral.cl).

Potenciamiento de la Red de Ex Alumnos USM a nivel de todas las Sedes y

Campus, la que tendrá acciones, actividades y eventos especializados para ex

alumnos de las Sedes y Campus.

http://www.futurolaboral.cl/

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