memimpin rapat 03
TRANSCRIPT
MEMIMPIN RAPAT 03
BERKOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK
Mengangkat Konflik Positif
Ciptakan lingkungan yang aman dan terbuka
Doronglah setiap peserta untuk berbicara
Gunakan alat bantu keputusan seperti membandingkan sisi positif dan negatif, lembar evaluasi, dan tabel.
Tetapkan aturan dasar dan tegakkan.
Menangani Konflik Negatif
Dengarkan semua pandangan
Identifikasi sasaran bersama
Bangunlah kesepakatan
Hindari menuding kesalahan
Lakukan depersonalisasi melalui ucapan Anda
Jika konflik tetap terjadi, bawalah masalah itu keluar
Jangan tolerir adanya
serangan pribadi
Menangani Konflik Negatif
Carilah hasil yang menang-menang
Komunikasikan perasaan hormat
Gunakan nada yang positif
Merangkum Secara Efektif
Kemampuan merangkum adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik dan membuat kajian yang ringkas tetapi tepat tentang apa yang telah dikatakan.
Untuk dapat merangkum secara efektif anda harus terbiasa untuk mendengarkan segalanya termasuk yang tersirat.
Anda juga harus meningkatkan kemahiran berbahasa serta kemahiran untuk mengklarifikasi konsep untuk merangkum poin pembicaraan.
Merangkum Secara Efektif
Tingkatkanlah kemampuan untuk merangkum dengan cara:
Buatlah catatan atau dengan dengan pikiran “mencatat”
Tangkaplah dalam pikiran, kata-kata dan frasa kunci
Ulangi kata-kata dan frasa kunci
Tempatkan ide-ide individual dalam konteks keseluruhan pembicaraan
Buat analogi dan “nama” untuk ide-ide sentral.
Konsensus membentuk akuntabilitasdan untuk memastikan setiap orangbertindak sesuai keputusan.
Konsensus tidak berarti bebas konflik, konsensus adalah penyelesaian konflikdalam cara yang bisa diterimasebagian besar peserta.
Untuk mencapai konsensus andaperlu melakukan tindakan berikut :
Definisikan permasalahan
Tunggulah sampai orang lain telahbicara sebelum menawarkanpendapat Anda
Usahakan terjadinya curahgagasan yang kreatif
Mencapai Konsensus
Bahaslah konflik sampai benar-benar dipahami oleh semua orang.
Analisis dan evaluasilah apa yang telah anda pelajari
Rangkumlah apa yang telah diucapkan
Mintalah keputusan untuk diambil, atau putuskan sendiri.
Mencapai Konsensus
Ambillah tanggung jawab untukmemperkecil jumlah pilihan.
Jagalah jangan sampai menguasaidiskusi
Tanyakan pertanyaan yang menggali
Tidak memahami manfaatkompromi
Marah karena suatu hal lain
Merasa tidak dipedulikanatasan
Pendengar yang buruk
Memiliki agenda terselubung
Menangani Orang Sulit
Beberapa hal tentang orang sulit
Mendebat urusan sepele
Melupakan pandangan oranglain
Menangani Orang Sulit
Orang-orang sulit dalam banyakhal tidak menyadari betapamereka mengganggu oranglain, atau betapa seriusnyatindakan mereka terhadapkarier mereka sendiri dan jugaefektivitas team.
Anda bisa menghindari banyakmasalah yang dibawa orangsulit ini dengan melakukanintervensi sejak awal :
Lakukan percakapan satulawan satu
Menangani Orang Sulit
Mengakui suatu masalah, dan membiarkan ia mengeluarkan atau membahasnya
Sarankan perilaku yang anda hargai dan apa yang tidak bisa ia lakukan
Selama rapat berlangsung, biarkan ia mengucapkan apa yang diinginkan, dan bahkan mengajukan beberapa pertanyaan, dan kemudian lanjutkan rapat.
Berikan batas waktu
Katakan kepada pemimpin oranisasi yang lain untuk melakukan hal serupa.
Kendalikan Rapat Sampingan
Rapat sampingan terjadi karena rapat resmi telah keluar jalur atau terlalu lama.
Rapat sampingan ini tidak boleh dibiarkan dan dikendalikan dengan menaikkan sedikit demi sedikit campur tangan anda :
Lihat orang-orang yang sedang berbicara sampai anda bertatap mata dengan mereka.
Kendalikan Rapat Sampingan
Jika mereka tidak mengerti juga, berdirilah dan hampirilah
mereka, atau panggil mereka
Anda mungkin juga perlu mengingatkan kelompok ini
tentang aturan rapat jika anda punya aturan yang melarang
pembicaraan sampingan
Jika sampai pada tahap ini mereka belum mengerti juga,
tegurlah setelah rapat. Perjelas pada mereka, bahwa hal
tersebut tidak akan membantu diri mereka ataupun tim.
LAIN-LAIN
Bersikap terbuka pada kabar buruk
Setelah orang melihat orang lain berbicara terbuka dan menyampaikan kabar buruk tanpa takut akan resikonya, mereka akan
merasa oke dalam melakukannya. Kebijakan ini perlu ditegaskan secara rutin untuk
memastikan semua orang memahaminya.
Kocoklah Sedikit
Mengubah dinamika tidak selalu membuat orang merasa nyaman, tapi sesungguhnya memang bukan kenyamanan yang dicari melainkan bahwa setiap orang dapat dimaksimalkan potensinya. Mengubah waktu atau jadwal rapat, atau membawa fasilitator dari luar
LAIN-LAIN
Gunakan Memo Satu Halaman
Upayakan materi bacaan dalampersiapan rapat seringkas mungkin. Biasakan menulis dengan baik namunringkas. Hal ini sangat perlu dilakukanuntuk menghemat waktu.
Berikan Hak Mengeluh
Sediakan waktu untuk suatu rapat terbuka. Sebelum, sewaktu dan
setelah rapat, karyawan diberi “hak mengeluh”, yang berarti
mereka boleh mengangkat masalah apa saja dengan siapa
saja, tentang tindakan yang tidak selaras dengan nilai-nilai
perusahaan.
Anda bisa membuat lingkungan seperti itu dengan kebijakan yang
mendukung. Bahkan kalau anda pikir orang sudah nyaman untuk tampil, tidak ada salahnya Anda
menyatakan dengan eksplisit kebijakan ini.
LAIN-LAIN
Ada perbedaan antara partisipasi dengan muncul dengan membawa
ide atau pandangan.
Hubungi Semua Orang
Sekalipun seseorang senang berpartisipasi dalam rapat, ia tidak akan selalu datang membawa sesuatu jika tidak diminta.
Pemimpin bisa membangkitkan kreativitas dengan membuat orang tahu bahwa mereka harus dengan persiapan untuk melakukan lebih dari sekedar membahas usulan orang lain.
Pendekatan kreatif bisa mengirimkanpesan yang bagus dan membantuorang untuk memfokuskan padamasalah yang sedang dihadapi.
Pendekatan menyenangkan untukmembuang pikiran adalah untukmengingatkan orang agar tidakmeninggalkan ke”sekarang”-an.
LAIN-LAIN
Campakkan Pikiran Anda
Fokuslah pada rapat yang diikuti, dan ajak peserta untuk juga fokus.
LAIN-LAIN
Tip di saat terakhir
Buat agenda praktis yang mencakup tujuan rapat, daftar peserta, deskripsi singkat
tentang topik diskusi, dan alokasi waktu. Tuliskan penggunaan waktu anda sendiri disamping tiap baris selama rapat untuk memastikan anda tetap berada di jalur.
Jika anda punya waktu
Hubungi orang-orang berpengaruh sebelum rapat dimulai untuk mengetahui apa yang dipikirkan, menangani pertentangan, dan membangun konsensus
LAIN-LAIN
Rencanakan peningkatanberkelanjutan
Bacalah buku tentang manajemenrapat, dan sarankan pada
pimpinan tim anda.
Buatlah lokakarya tentang manajemen rapat, atau buatlah sedemikian rupa agar ketrampilan itu menjadi bagian dari rencana pelatihan individu tiap pimpinan di organisasi.
Rencanakan peningkatan
berkelanjutan
Cobalah buat kebijakan rapat secara
tertulis untuk organisasi.
LAIN-LAIN
SUDAH SELESAI