mbs - politica de compras responsables...

POLITICA DE COMPRAS RESPONSABLES

Fecha de Creación: Ene-2016

Sistema de Gestión de Debida Diligencia

Fecha de Actualización: 31/08/2016

Página 1 de 22





Página 2 de 22

Introducción

Maderera Bozovich S.A.C., fundada en 1973, es una empresa líder en el mercado peruano encontrándosedentrodesurubro: lacomercializaciónymanufactura(nacionale internacional)deMaderaCertificadaFSC®-100%,maderaControladaFSC®ymaderaprovenientedeBosquesLegalesymanejados.Nuestro modelo de abastecimiento está basado en los principios establecidos en la presente Política deCompras Responsables, con el objetivo de garantizar el origen legal de la madera, debiendo provenir debosquesquecumplancontodoslosrequisitosquedictaminanlasnormaslegalesdenuestropaís.





Página 3 de 22

PolíticadeComprasResponsables

Generarunaventajacompetitivaatravésdeunagestióntransparente,eficienteeinnovadora;(reconociendoal medio ambiente como nuestro principal socio), para obtener como resultados beneficios ambientales,socialesyeconómicos.

Nuestro objetivo final es comprar, procesar y comercializarmadera de origen legal FSC® 100%, ControladaFSC®,otrossistemasdecertificación,yotrasmaderasdeorigenlegalprovenientesdebosquesmanejados.

Nuestrasprioridadesson:

® Mejorarlacalidadydesarrolloéticoeindustrialdenuestrosproveedores.

® Fomentarlaexcelenciaennuestrostrabajadores,enbuscadesubienestaryeldelasociedad.

® Sobrepasarlasexpectativasdenuestrosclientes.

LAEMPRESA





Página 4 de 22

MISIONDELAPOLITICA:El presente Sistema de Gestión es una herramienta que permitirá cumplir con nuestraspolíticas de compras responsables, en la búsqueda de un abastecimiento de madera queasegurealaorganizaciónquemanufacturaydistribuyemaderadeorigenlegal.El presente documento está dirigido a todos los responsables de la Cadena deAbastecimientodelacompañía,proveedores,clientesdirectoseindirectosyotrosgruposdeinterés.

Objetivos

ü Mejorar nuestras fuentes de compras incrementando nuestro abastecimiento de madera queprovengandebosquesCertificadosFSC®-100%ybosquesconMaderaControladaFSC®.





Página 5 de 22

ü Promover los esquemas de certificación de madera controlada a nuestros proveedores, en la

búsquedademejorarnuestrasfuenteslegales.

ü Adquirirmaderadefuenteslegales,verificandolatrazabilidaddenuestrosproductosdesdeelbosquedeorigen.

ü Brindaranuestrosclienteslaseguridadquecomercializamosmaderadeorigenlegal,definiendoparaellopolíticasyprocedimientosdecomprasresponsables.

NuestrasCertificaciones

Ø CertificaciónFSC®deCadenadeCustodiaNro. SGS-COC-002228Desdeelaño2006. SGS-CW-002228

FSC® (Forest Stewardship Council) es una organización no gubernamental de acreditación y certificación con sede en Bonn,Alemania.FSC®Perú,esunaasociaciónconformadapordiversas institucionesypersonasqueestán interesadasenpromoverelmanejoforestalylacertificaciónforestalvoluntaria,desdelaperspectivadelosintereseseconómicos,socialesy/oambientales,yquehasidoreconocidayacreditadaporelConsejodeManejoForestal(FSC®)comoOficinaNacionaldeCertificaciónForestal,desdeelaño2010.

Ø CertificaciónBASC,parauncomerciointernacionalseguroNro.,PERLIM00283-1-9.

Desdeelaño2008.BASC (Business Alliance for Secure Commerce), es una alianza empresarial internacional sin fines de lucro que promueve uncomercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionalesmediante la implementación de un Sistema deGestiónenControlySeguridadparaelmejoramientocontinuodelosestándaresdeseguridad.BASCPERÚeselcapítulonacionaldelaWBO(WorldBASCOrganization,WBOporsussiglaseninglés),fundadoendiciembrede1997 con la misión de promover una cultura de prevención de seguridad en la cadena de suministro del comercio exteriorperuano.

Ø Participaciónen“PactoNacionalporlaMaderaLegal”desdesulanzamientoenelaño2015.Es una iniciativa lanzada por el Gobierno Peruano en alianza conONGs con el liderazgo deWWF (WorldWildlife Fund), losproductoresforestales,laempresaprivada,lasorganizacionesindígenas,elsectorfinancieroylasociedadcivil,cuyoobjetivoesincrementarelcomerciodemaderadeorigenlegal,alineandolasvisionesdetodoslosactoresdirectamenterelacionadosalacadena de suministro de productos forestalesmaderables (públicos y privados) en aras de lograr un sector forestal legal ysostenible.





Página 6 de 22

Alcances:

Maderera Bozovich SAC en busca de fortalecer sus políticas de compra decide documentar, implementar,mantenerymejorarcontinuamenteunsistemadegestión,dedebidadiligencia,deacuerdocon:

Ø LasnormasestablecidasenlaLegislaciónPeruana.

® LeyForestal29763ysusreglamentos.® ReglamentodelDecretoLegislativoNro.1085® Otras normas del Estado (tributarias, aduaneras, regionales y cualquier otra por crear) que

tenganincidenciaenelprocesodecomprayventadeproductosdemadera.

Ø LosrequisitoslegalesdelaUniónEuropeaEUTR. REGLAMENTO (UE) No 995/2010 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, del 20 deoctubrede2010,porelqueseestablecenlasobligacionesdelosagentesquecomercializanmaderayproductosdelamaderahttp://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/ALL/?uri=CELEX:32010R0995

Ø LosrequisitoslegalesdeEE.UU–LACEYACT.El Congreso de los EE. UU. En el 2008 Aprobó una nueva ley que ilegalizaba la importación,exportación, transporte, venta, recepción, adquisición o compra interestatal o internacional decualquierplantaextraídauobjetodecomercioencontradelasleyesestadounidenses,deunestadodelosEE.UU.,odelasleyesextranjeraspertinentes.https://www.fws.gov/le/pdffiles/Lacey.pdf

Ø Los requisitos legales de la Ley australiana para la prohibición de la tala ilegal Nº 166-2012,modificada.El 30denoviembrede2012, la Leyaustralianapara laprohibiciónde la tala ilegal –2012entróenvigor como resultado de cinco años de amplios debates donde participaron la Industria maderera(tantodeAustraliacomodelosprincipalespaísesproveedoresdemadera)yONGs.https://www.legislation.gov.au/Details/C2013C00148

Laspolíticasdecompraconladebidadiligenciaaplicanatodaslasmateriasprimasylosproductosdemaderaadquiridospornuestraempresaentodoelterritorioperuano.





Página 7 de 22

Dentrodenuestrasfuentesdeabastecimientoidentificamosdosgruposparalacompraqueson:A. CompradeMaderaCertificadoFSC®

1. BosquesCertificadosFSC®100%2. BosquesdemaderaControladaFSC®.AmbasmedianteelusodenuestraCadenadeCustodiaFSC®.

B. CompradeMaderaNocertificada

Con verificaciones al 100% en el SIGO (Sistema de Información Gerencial del Osinfor). Esta es unaherramientaen líneaqueOSINFOR(OrganismodeSupervisiónde losRecursosForestalesydeFaunaSilvestre)ponealserviciopúblicoensupáginawww.osinfor.gob.pe,deloscualessedesprendentressub-grupos:1. Verde – Madera sin Riesgo para la compra de madera legal según determinado POA y Zafra.

Maderahabilitadaparalacompra.

2. Rojo – Madera con riesgo para la compra de madera legal según determinado POA y Zafra.Maderanohabilitadaparalacompra.

3. LostítuloshabilitantesquenofiguranenelSIGO–ObservatorioOSINFORSipresentandocumentaciónsustentatoriadequecumplencontodassusobligacionesforestales,entre otras, se procede con la compra, conociendo al proveedor, verificando la trazabilidad ylegalidaddesdeorigen.Todalamaderaqueseencuentradentrodeestacategoría,seexigealosproveedoresquefirmenunadeclaraciónJurada(DDJJ)dandofebajojuramentodequeelorigendelamaderaesLegal.ConsiderarqueestostítuloshabilitantesestánalaesperadelasinspeccionesrespectivasporpartedelOsinfor.

SISTEMADECONTROL

TodolotedemaderaqueingresaaMadereraBozovichS.A.C.pasaporunestrictocontroldocumentarioyfísicodeacuerdoa losprocedimientosdeselecciónantesdetalladosasegurándonosquecumplecon losrequisitos





Página 8 de 22

delanormatividadperuana.Nocumplirconlosrequisitosdenuestrosistemadegestiónprovocaráelrechazodelamadera.La responsabilidad general de cumplimiento de este sistema de gestión y la actualización delmismo, recaesobrelaGerenciaAdjuntadeAbastecimiento.RecursoHumanoinvolucrado:El personal involucrado directamente en las actividades de la política de Compras Responsables para elabastecimientodelaempresaesel:

Ø PersonaldelÁreadeAbastecimiento.El personal involucrado indirectamente en las actividades de la política de Compras Responsables para elabastecimientodelaempresaincluyea:

Ø GerenciaGeneralØ ApoyadoporPersonalAdministrativodeotrasáreas,como:

• ÁreadeSeguridad• ÁreadeFinanzas• ÁreadeLogísticaExterna• ÁreadeContabilidad

Ø SupervisadoporAsesoríalegalexterna.Ø FinalmenteelÁreadeVentasInternacionalesqueauditapreviaalaexportación.

Formación,sensibilizaciónycompetencias:

Todoelpersonalinvolucradoenlasactividadesdeabastecimientoestádebidamentecapacitado,informadoydebesercompetenteparaaplicarelsistemadegestióndedebidadiligencia.

Registrosydocumentación:

TodoslosRegistrosdeladebidadiligenciasealmacenanvirtualmentedentrodenuestrosistemagerencialyelcustodiodenuestrosdocumentosfísicosestáacargodelassiguientesáreas:

® Abastecimiento





Página 9 de 22

® ComercioExterior

® Contabilidad

Entrelosregistrosydocumentoscontamoscon:

ü UnProtocolodeCompras,dondeseespecificantodoslosdocumentosqueinvolucrancadacompray losprocedimientosdecompraresponsable.

ü Registrodel100%delascomprasennuestrosistemacomercial.

ü Filedeladebidadiligenciadelproveedor,cuyoobjetivoes“conoceranuestroproveedor”

1. DetallesdelaCompañíaTodoslosdatosseobtienendelapáginawebdelaSUNAT:www.sunat.gob.pe(1)SeidentificaalosrepresentantesLegalesdelapáginawebdelaRENIEC:www.reniec.gob.pe(2)Enamboscasosseimprimenlasconsultas.

2. InformacióndelosContactos

Elproveedorfacilitalainformacióndelaspersonasconlascualesmantenemosymantendríamosuncontactoconstantementeporpartedelaempresa.

3. CompromisodelProveedorquerealizalaVenta

Elproveedorestáinformadodenuestraspolíticasdecompraysecomprometeaserdiligenteconsusventasymantenerunarelacióncomercialsaludabledentrodelmarcolegalvigente.

4. FuentesdeMaderaSondatosmacrossobrelazonadeprocedenciadelamadera.Estainformaciónseactualizaanualmenteyencasoseanecesarioantesdelaño,manteniendoladebidadiligencia,portantosevaampliandoelfilemediantecuestionariosanexos.SeidentificaelpersonalquetomalosdatosdelproveedorqueesrepresentantedeMBS.

ü Otrosdocumentos:

® Documentoscontables

FacturasdeCompra,GuíasdeRemisión-Remitente(GRR),guíadeRemisión-Transportista(GRR),factura de servicios adicionales como transporte, comisión, reordenamiento de lamadera, etc.queacompañancadaadquisición, losmismosquesonadministradosyalmacenadosporelÁreade Contabilidad, y el Área de Abastecimiento almacena la copia de los documentos antesmencionados.





Página 10 de 22

® DocumentosdeTrazabilidadyLegalidad

Guías de Transporte Forestal (GTF) con toda la documentación que permite verificar latrazabilidaddelamaderadesdeelorigenydeterminalalegalidaddelamisma,cuyocustodioestáacargodelAreadeAbastecimientosydelAreadeLogísticaExterna.

® Documentosadicionaleseinternos

Constancia de Verificación de Pesos y Medidas (CVPM), Declaraciones Juradas (DDJJ),cubicaciones,etc,sealmacenanenlosarchivosdelÁreadeAbastecimiento.

ImplementaciónyoperacióndelSistemadeGestióndedebidadiligencia:

LaLeyForestal29763ysusreglamentosqueestablecenlasnormasparaelsector.

ü InformaciónqueesproporcionadaporMadereraBozovichSACsobresumadera.

Toda la información acerca del origen y legalidad de la madera requerida por la Ley Forestal y arequerimientodenuestrosclientes,esrecopiladocomosemencionaennuestroprotocolodecompras.





Página 11 de 22

ü Identificacióndelosrequisitoslegalesydeotros.

Es importantecontarcontodos losrequisitos legalesaplicablesanivelnacionalycon lasactualizacionesdebidas,conelloseminimizanlosriesgosparalacompañía.

La debida diligencia se basa en la Ley Forestal Peruana, requisitos de la norma de certificación, y leyesexternascomoLACEYACTdeEE.UU., EUTR.REGLAMENTO(UE)No995/2010y laLeyaustralianapara laprohibicióndelatalailegalNº166-2012,modificada.

Contarcontodoslosdocumentosquecertificanlatrazabilidadylegalidaddelastransacciones.

ü EvaluacióndeparámetrosdeRiesgodeOrigen:

Seprogramaraunacalificaciónde riesgoanualmente,basadosenactualizacionesde fuentesdelEstado,organizaciones,sanciones,resolucionesyotros.

Definiciones:

® Riesgomuybajo–MaderasprocedentesdezonasCertificadasFSC®100%omaderaControladaFSC®.

® Bajoriesgo–Regionesdondehaypresenciaactivadelgobierno,cadenadeabastecimientoscorta,altoniveldetrazabilidad.

® RiesgoNoEspecificado–Maderaquenotienegarantía inmediataporellosedebedeprofundizar larevisión.

® Riesgo Inaceptable –Madera que provienen de POAs/Zafras con dictamen deMedida Cautelar y/oCaducidad.

Enlostresprimeroscasos,luegodeunaminuciosarevisióndeladocumentaciónrelacionadaalalegalidadylatrazabilidadseeliminalaexistenciaderiesgoyseprocedeacomprar.

ü EvaluacióndeparámetrosdeRiesgodelProveedor:

La evaluación del riesgo de los proveedores se basa en una evaluación detallada de las fuentes delproveedorydarálugaraunaclasificacióncomoproveedordealto,medioobajoriesgo.

Verificacióndelalegalidadylatrazabilidaddelamaderamedianteinformaciónquelasustente(contratodeaprovechamientoforestal,resolucionesdeaprobacióndeplanesoperativosanuales(POA),aprobacióndepermisos,checklistdecadacarga,etc)

Adicionalmente, sehaceuna revisiónde la informaciónmedianteel análisis del FILEdelproveedor y suhistorialdedesempeño.

Previo a la compra se cotejara la informaciónproporcionadapor el proveedor con las herramientas delOSINFOR,quehanpuestoaladisposicióndelpúblico(SIGOySISFOR),enlacualsepuedecotejartodoslostítulos habilitantes que fueron inspeccionados por ellos, cuyo resultado podría haber derivado en lacaducidad o medida cautelar del título habilitante. Proveedores sin dicha información y que noproporcionaninformaciónsobrelatrazabilidady legalidaddesumadera,seclasificancomoproveedores





Página 12 de 22

de alto riesgo, por ende no se efectuará compra alguna hasta conseguir la información solicitada y lacategorizacióndelproveedorariesgomedio.Asimismo,trabajaremosconjuntamenteconlosproveedorespararecategorizarlodemedioabajoriesgo.

ü EvaluacióndeparámetrosdeRiesgodelProducto:

Siguiendo con las evaluaciones de riesgoprocedemos según la categoría de lamadera/producto que secompra,lasmismasquesonlassiguientes:

• MaderaCertificadaFSC®100%oMaderaControladaFSC®

® Visitasalsitiowebdelproveedor.

® Visitasalapág.FSC®.www.fsc.org.pe

® Chequearlamaderacertificada:

§ CadenadeCustodia(incluirestedatoenlafactura)

§ CódigodelaCertificacióndebosques(indicaenlafactura)

§ Solicitarcopiadelcertificado.

• MaderadeBosquesNoFSC®oNoControladoFSC®.

® Profundizarlaevaluacióndedebidadiligenciaenelorigenlegalytrazabilidad.

® Incentivar a que el proveedor pueda conseguir una certificación de madera Controlada overificaciónlegalporterceraspartes(controledWoodFSC,VLC)

® IncentivaralproveedorquesoliciteinspeccionespreviasalOSINFOR.

® Cuando lamadera no es Certificada, y no figura el título habilitante en el SIGO,MadereraBozovich SAC, despuésdel procesodedebidadiligencia exige la firmadeuna “DeclaraciónJurada” (DDJJ” sobre la legalidad, que será firmadopor el proveedoro sus representantes,certificandoquelamaderaqueestácomercializandoesdeorigenlegal.

ü Resultadosdelaevaluaciónderiesgos:

EnrelaciónanuestraEmpresa:





Página 13 de 22

Losprogramasdecontrolymejoradeprocedimientosbuscan lamitigacióndel riesgoymejorarnuestrodesempeñocomosociosdelmedioambiente,apoyandoalasentidadesgubernamentalescomoOSINFORySERFOR.

Enrelaciónanuestrosproveedores:

1. Para losproveedoresque formanpartedeunacadenadesuministro llámesecomerciantes, traders,comisionistas deben de asegurarse de contar con la documentación necesaria que sustente lalegalidaddelamaderaysutrazabilidaddesdeelorigen.

2. Paralosproveedoresquesonconcesionariosyextraendirectamentedesusbosquesdebeasegurardecontrolarlalegalidad,elcontroldesusoperaciones;yqueigualmentedebenserpartedeunamejoracontinua,basadasenlaimplementacióndesistemasdegestión.

ObjetivodemejoradeMadereraBozovichSAC:

1. MadereraBozovichSACtienemetaespecíficafomentarensusproveedoresellogrodeestándaresdecalidadquelespermitalacertificacióndesusbosquescomoMaderaControladaFSC®uotrossistemasdecertificacióndeManejoForestalSostenible.

2. Incentivar a los proveedores a realizar inspecciones voluntarias previas a ser realizadas por elOsinfordeltítulohabilitanteaaprovechar

ElMonitoreo,medición,auditoriasyrevisiónalacadenadeabastecimientoaseguralamejoracontinua.

ü Seguimientoymedición

Externo:





Página 14 de 22

Sevaarealizarunapre-auditoríaexternadenuestraPolíticadeComprasResponsablesporpartedeunaCertificadoraIndependienteenlospróximosmeses.

Posteriormente, se realizarán auditorías externas periódicas de nuestra política de comprasresponsablesporpartedeunaCertificadoraIndependiente.

Interno:

Se efectuaran visitas y entrevistas de proveedores; esto se hace para verificar la informaciónproporcionadaporlosproveedores.Laentrevistaconunproveedor,respectoalalegalidadnosdaráunaindicacióndelafiabilidaddelainformaciónproporcionada.Estainformaciónseverificaenformacruzadaconlaregistradaenlosorganismosdelestado,otrosproveedoresystakeholders.

Lasvisitasseprogramanporzonasydeacuerdoconnuestraproyeccióndecomprasanuales.

Se efectuaran auditorías internas de segunda parte, consistente en verificar el funcionamiento delSistemadeGestióndeDebidaDiligenciadenuestrosproveedoresydeterminalosajustesnecesariosenbuscadelamejoracontinua.

Laauditoríainternaimplicahacerunaevaluacióngeneraldelproveedor(filedelproveedor),ysiesteno cumple con los requisitos de la verificación de legalidad de sus fuentes, se clasifican comoproveedoresdemediooaltoriesgo,portantosedebedetomaracciones,eliminandolasfuentescuyacategoríaderiesgosoninaceptablesdesucadenadesuministroconelfindeeliminarelriesgo.

Además y finalmente, a manera de verificar el cumplimiento de nuestra Política de comprasResponsablesestablecidasenelpresentedocumento,seprogramaranauditorías internasperiódicasalÁreadeAbastecimiento.

ü Noconformidades,accionescorrectivasypreventivas

Enbasealoshallazgosenlasauditoríasinternasyexternas,serecomendaránaccionespreventivasycorrectivas, de las cuales se dejará constancia en los files de los proveedores para posteriorseguimiento,deserelcaso.

Esimportanteseñalarquecomoresultadodelasaccionespreventivasycorrectivas,selogralamejoracontinua.

ü RevisionesdelsistemadeGestióndeDebidaDiligenciaparaasegurarunamejoracontinua.





Página 15 de 22

Los ejecutivos relacionados conelÁreadeAbastecimiento y todos los colaboradoresdel equipodeAbastecimiento, deben de participar en la revisión anual de nuestro sistema de debida diligencia,teniendolassiguientesconsideraciones:

1. Lasauditoriasdesegundapartealeatoriasdelosfilesdelproveedorporcadaregión.

2. VerificarelcumplimientodelSistemadeGestióndeDebidaDiligencia.

3. Medirsueficiencia.





Página 16 de 22

1 - CheckList.(dcto.Interno)2 - GuíadeRemisión-Remitente(GRR)- Sunat3 - GuíadeRemisiónTransportista(GRT)- Sunat4 - Constanciadeverificacióndepesosymedidas(CVPM)- Sutran/MTC5 - Detalledemedidasdelamadera6 - GuíadeTransporteforestal(GTF)

- GTFalestadoNatural

- ListadeTrozas

-

-

-

Conforme Inconforme

MaderaCertif icadaFSC® 100%/MaderaControladaFSC®

MaderaNoCertificada

FLUJOGRAMADECOMPRADEMATERIAPRIMA

Nuestroobjetivoesverificarlalegalidaddelamaderaqueestamoscomprando,reduciendoriesgosparalaCompañìa

Revisiònexhaútivadelcontenidodetodoslosdocumentosmencionados.C ontodoconformeseprocedeaidentificarlafuente.

Obtenerladocumentaciòn

VERDE NOFIGURAROJO

Profundizarlarevisiòn

NoseCompralaMadera

DDJJ

RevisiònenSIGO(poa/zafra)

RevisiòndeDocumentosadicionales

Secompra

Resolucionesdeaprobaciòn desusPOASContrato o permiso deaprovechamiento ForestalRevisiòn en laRelacion deCaducadaso con MedidaCautelar

Noesnecesario Noesnecesario Seexige

NoseCompra

Secompra

Secompra

EvaluaciòndeRiesgos





Página 17 de 22





Página 18 de 22





Página 19 de 22





Página 20 de 22





Página 21 de 22

Documento firmado por el Pacto de la Madera Legal





Página 22 de 22

mbs - politica de compras responsables...

Documents