mba-manual del usuario

MBA PLUS V1.2.0 MASTER IN BUSINESS ADMINISTRATION

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Manual de Usuario Version: 1.0

Monterrey, N.L. Agosto de 2004

Manual del Usuario v1.0 MBA

ii

TABLA DE REVISIONES

Esta tabla contiene la historia de las revisiones de este documento.

Este mismo documento debe estar bajo el control de revisiones y cada nueva versión debe ser actualizada en el sistema de control de revisiones.

Version Autor(es) Descripción de la Versión Fecha

1.0 FPG Versión inicial creada para distribución y comentarios. Esta versión del Manual Explica el MBA Plus v1.2.0

25/Ago/2004

Manual del Usuario v1.0 MBA

iii

CONTENIDO

TEMA CAPITULO

INTRODUCCION ........................................................................................... 1

INSTALACION DEL MBA PLUS .................................................................. 2

CONFIGURACION DEL MBA PLUS .............................................................. 3

EL MBA PLUS .................................................................. ......................... 4

ACCIONES FRECUENTES ............................................................................. 5

MENU SISTEMA .......................................................................................... 6

MENU CATÁLOGOS .................................................................................... 7

MENÚ VENTAS ............................................................................................ 8

MENU CXC ................................................................................................. 9

MENÚ COMPRAS ........................................................................................ 10

MENÚ CXP ................................................................................................ 11

MENÚ INVENTARIOS .................................................................................. 12

REPORTES DEL MBA PLUS ....................................................................... 13

MBA Plus

Introducción 1-1

1 Introducción

1.1 Qués el el MBA Plus El MBA Plus es la solución para las funciones de comercialización de su empresa.

El MBA es un sistema administrativo enfocado a apoyar y facilitar todas las actividades de comercialización, ventas, cobranza e inventarios dentro de la empresa. El MBA está dirigido aquellas empresas que comercialicen productos y servicios, que vendan a crédito, que tengan uno o varios vendedores y que quieran llevar un control exacto de sus actividades de cobranza.

1.2 Beneficios del MBA Plus

Algunos de los principales beneficios del sistema son los siguientes:

• Facilidad y rapidez para tomar pedidos y facturar • Control total y exacto sobre los productos pendientes de surtir (BackOrder) • Facturación instantánea si ya esta colocado el pedido • La captura de pagos o abonos es muy sencilla y rápida • Facilidad para costear productos ya que se utilizan hoja de cálculo integradas dentro de la

aplicación. • Minimiza la inversión en inventarios, ya que al comprar, el MBA proporciona estadísticas

de pedidos, ventas, existencias y backorder y ayuda a los compradores a invertir sólo lo verdaderamente indispensable.

• Control total sobre la cobranza y los saldos de los clientes • Apoyo a la toma de decisiones de la alta dirección ya que el MBA proporciona estadísticas

detalladas del comportamiento de Clientes, Agentes (Vendedores), Productos, Proveedores, etc.

• En general, el MBA es muy sencillo de aprender y utilizar ya que en muchas pantallas de captura y todos los reportes, se utilizan hojas de cálculo tipo Excel

• Todos los reportes y listados son 100% compatibles con MS Excel; solo basta oprimir el botón “Grabar” para generar un archivo que puede ser abierto y manipulado en MS Excel directamente.

• Modulo especial de conversión del sistema MegaPaq ™ de Computación en Acción: la conversión total y directa de datos se realiza en menos de 4 horas. En un día se puede migrar totalmente del MegaPaq ™ al MBA Plus sin ningún problema.

• Gran poder de base de datos a bajo costo. Aunque el MBA corre bajo una base de datos de gran poder (Interbase), no hay que pagar licencias de uso o conexión como sucede con otras bases de datos como SQL Server, Oracle o Informix.

El MBA está abierto para hacer modificaciones especiales para necesidades específicas del cliente.

MBA Plus

Introducción 1-2

1.3 Funciones Principales Las principales funciones del MBA Plus son las siguientes:

• Captura de Pedidos, Facturación directa y desde pedidos, Cotizaciones, Impresión de etiquetas de embarque, Captura de números de guía en envíos foráneos, Consulta de Pendientes (BackOrder) por Cliente y Producto, Control y administración de productos de baja rotación y 16 reportes de ventas y estadísticas.

• Captura de pagos y abonos de clientes, Creación de listados de entregas para choferes repartidores y 8 reportes de cobranza y estadísticas de cobro

• Módulo completo para el costeo de artículos, Reportes de Listas de Precios, reportes detallado de costos y márgenes de venta, Reporte de control y auditoría de cambios a precios de productos.

• Generación de órdenes de compra, Selección de productos a comprar en base a cantidad de pedidos, ventas, existencias o backorder (pendientes), Soporte de ordenes de compra en pesos y dólares, Captura de compras a proveedores, Captura de devoluciones a proveedores, Reportes de compras y proveedores

• Captura de pagos o abonos a proveedores, Reportes de estados de cuenta por proveedor • Captura de devolución de productos vendidos, Captura de entradas, salidas y traspasos de

almacén, Captura de inventario físico, Estadísticas de pendientes (BackOrder) por familia de productos, Calculo de Estadísticas y acumulados de Inventarios, Reportes para valuación y control de inventarios

• Captura de clientes, proveedores, agentes, productos, almacenes, familias, monedas y tipo de cambios y Tablas (Unidades de medida, transportistas, ciudades, estados, etc.)

• Procesos especiales para cambios de códigos de productos, exportar e importar catálogos de artículos mediante hojas de cálculo tipo Excel.

• Utilerías Especiales: hoja de cálculo integrada dentro del MBA, programa para cambiar dinámicamente la estructura de la base de datos, llenado masivo de datos al MBA, Conversión rápida y directa de archivos de MegaPaq, Control de acceso específico a cada pantalla del MBA, Actualización de Usuarios y Listado de usuarios conectados al MBA.

1.4 Caracterísiticas técnicas Las principales características técnicas del MBA Plus son:

• Diseñado 100% con arquitectura Cliente / Servidor • Diseñado para ambiente Windows 95, 98, ME, 2000 y XP • La base de datos es muy ligera pero muy poderosa. Funciona en un laptop, una PC de

escritorio, una red local o en Internet. • El servidor de base de datos funciona en plataformas Windows, Linux, MAC OS, Unix,

Solaris y en otros sistemas operativos populares. La aplicación cliente funciona actualmente en plataforma Windows, pero está preparada para migrarla a Linux en un futuro próximo.

• Por su diseño cliente / servidor, potencia, seguridad y robustez, la base de datos está lista para soportar cientos o incluso miles de usuarios simultáneamente. Su desempeño es comparativo o incluso mejor que bases de datos como MS SQL Server, Oracle, DB2, Informix, Sybase, etc.

MBA Plus

Introducción 1-3

• El MBA está preparado y diseñado desde su origen para funcionar en Internet. Si se coloca la base de datos en un servidor Web, ésta puede ser accesado por cualquier aplicación del MBA instalada en cualquier parte del mundo que tenga acceso a ese servidor.

• Como el lenguaje de programación y la base de datos son muy ligeros, rápidos y eficientes, el MBA funciona en cualquier PC 486 o superior que tenga cualquier versión Windows instalado. Obviamente, mientras mejor sea el equipo, mejor será el desempeño de la aplicación.

• La base de datos se incluye con el MBA. No hay que pagar nada adicional por concepto de licencias de servidor ni de clientes.

• Todos los reportes están basados 100% en hojas de cálculo tipo MS Excel, por lo que no es necesario hacer conversiones de reportes. Los datos se pasan DIRECTAMENTE desde la base de datos a la hoja de Excel, y oprimiendo un botón se graba el archivo en formato XLS.

• Captura de datos en hojas de cálculo. El MBA permite capturar datos en hojas de cálculo donde se utilizan fórmulas, funciones, formatos, bordes, sombreados, etc., para luego pasar estos datos capturados DIRECTAMENTE a la base de datos central.

• El MBA puede crear reportes mixtos. Una parte de estos reportes se llena a mano por parte del usuario y luego el MBA puede vaciar información al mismo reporte y hacer el recálculo de datos necesario automáticamente. La posibilidad de manipulación de información son ilimitadas.

• Todos los reportes están basados en plantillas de hoja de cálculo, por lo que son fácilmente configurables por el usuario.

• El MBA es fácilmente configurable y adaptable a las necesidades específicas de cada cliente.

• El MBA cuenta con un reporteador muy flexible, el cual permite pasar cualquier información de la base de datos a una hoja de cálculo de Excel en cuestión de segundos.

• El MBA tiene la capacitad de integrarse con el MS Office. Es posible pasar cualquier información al Word, Excel o Powerpoint.

• Funciona con cualquier tipo de impresora: Laser, inyección de tinta o matriz de puntos. • El MBA es de arquitectura abierta, de tal manera que podemos desarrollar módulos para

intercambiar información con cualquier sistema administrativo (Compac, Aspel, Platinum), cualquier sistema desarrollado en FoxPro, Clipper, MS SQL Server, Oracle, etc. Incluso dentro del mismo MBA, podemos utilizar 3 o 4 bases de datos diferentes y pasar información de una a otra directa y transparentemente, sin necesidad de conversión de datos.

MBA Plus

Instalación del MBA Plus 2-1

2 Instalación del MBA Plus

2.1 Qué es la instalación La instalación es el proceso para copiar todos los archivos del MBA Plus a una computadora y poder utilizar la aplicación.

2.2 Cómo instalar el MBA Plus La aplicación se instala ejecutando un programa o archivo instalador. Este programa copia todos los archivos del sistema a la computadora del usuario. También instala algunas utilerías que el sistema necesita para funcionar.

2.2.1 Archivos del Instalador El instalador puede venir en un solo archivo que generalmente se llama IMBA.EXE. También puede venir en varios archivos separador; esto es necesarios cuando el instalador se distribuye en diskettes de 3.5 pulgadas. Cuando es así, los archivos se llaman así: IMBA.EXE (el principal), IMBA-1.BIN, IMBA-2.BIN, IMBA-3.BIN, etc, etc.

El archivo instalador se puede ejecutar directamente desde el CD o diskette, o bien puede copiarse a alguna PC y desde allí proceder a la instalación.

2.2.2 Pasos para instalar la aplicación

1. Ejecutar el instalador (IMBA.EXE). Este archivo puede estar en los diskettes, en el CD o en el servidor. Aparece la pantalla de bienvenida del instalador donde se indica la versión y fecha del MBA Plus.

MBA Plus


2. Oprimir el botón “Siguiente”. Aparece la pantalla de selección del directorio.

MBA Plus


Esta pantalla sirve para decirle al instalador en que directorio se desea instalar la aplicación. Se puede cambiar de directorio, pero no se recomienda. El botón “Navegar” sirve para seleccionar algún otro directorio donde se desee instalar el MBA Plus.

3. Oprimir el botón “Siguiente”. Aparece la pantalla de Selección de Componentes.

Esta pantalla sirve para decirle al instalador que componentes del MBA se desean instalar. A continuación de describ cada uno de ellos:

Componente Descripción

Solo los programas Ejecutables Esta opción instala la aplicación del MBA, es decir su archivo ejecutable: MBA.EXE. Toda la aplicación del MBA está en este único archivo.

Formatos de Reportes Todos los reportes del MBA utilizan hojas de cálculo (tipo Excel) a donde se vacían los reportes o donde se capturan datos. Esta opción instala y copia a la computadora del usuario todos esos formatos precapturados y los deja listos para ser utilizados por el MBA Plus.

Scripts para la base de datos Los “scripts” son pequenos archivos de texto que contienen instrucciones o comandos para modificar la información de la base de datos. Estos “Scripts” se utilizan mucho para corregir los datos o la estructura de la base de datos cuando se piden cambios especiales. Estos archivos NO se necesitan para la operación normal del MBA

Esta opción se debe instalar solamente en la computadora del administrador del MBA Plus. Los usuarios normales del MBA

MBA Plus


Plus NO requieren instalar esta opción.

4. Oprimir el botón “Siguiente”. Aparece la pantalla de “Listo para instalar”

Esta pantalla mmuestra un resumen de las opciones seleccionadas en las pantallas anteriores. Si deseas instalar el MBA Plus se debe oprimi el botón “Instalar”; en caso contrario oprimir el botón “Cancelar”.

Si se canceló la instalación, el instalador mostrará la siguiente pantalla para confirmar la cancelación:

Si realmente desea cancelar, oprimir “Sí”.

5. Oprimir el botón “Instalar”. Aparece la pantalla de avance de la copia de archivos.

MBA Plus


Esta pantalla va mostrando los archivos que se están copiando a la computadora del usuario. El proceso copia tarda entre 10 y 15 segundos.

Al terminar de copiar todos los archivos, aparece la pantalla final.

MBA Plus


Una vez llegado a esta punto, la aplicación MBA Plus está instalada completamente en la PC del usuario. El botón “Finalizar” cierra el instalador.

Si abrimos el explorador de Windows y revisamos la carpeta C:\@MBA, veremos algo así:

2.2.3 Que archivos y directorios se instalan Por default, el instalador crea un directorio llamado C:\@MBA en la PC del usuario. Este es el directorio principal del sistema. Se puede cambiar el nombre del directorio al momento de instalar, pero no se recomienda.

Archivos y directorios principales del sistema

Nombre archivo / Directorio Descripción

MBA.EXE Es la aplicación en sí. Al ejecutar este archivo entramos a la aplicación.

MBA.INI Es el archivo de configuración inicial. Este archivo nos dice dondes está la base de datos, que tipo de conexión vamos a usar, donde están los formatos de reportes, etc, etc.

No se recomienda modifcar este archivo a menos de que se esté seguro de lo que se hace.

MBA.GDB Este archivo es la base de datos donde se almacenan todos los datos que utiliza el sistema. Este archivo normalmente está en el servidor.

Historia.TXT Este es un archivo de texto que detalla la cronología de los cambios que se han hecho al sistema

\DBM Este directorio contiene los scripts de definición de la base de datos. Normalmente estos archivos NO se utilizan por el usuario final ya que es posible dejar la base datos inoperable si no se sabe lo que se hace.

\DOC Contiene documentos de soporte o apoyo al sistema

\FMT ForMaTos.

MBA Plus


Contiene todos los formatos de reportes, captura y configuración

\HLP Ayuda (HeLP)

Contiene los archivos de ayuda del sistema

\ICO ICOnos o Imágenes

Son los archivos de imágenes que utiliza el sistema. Son las imágenes de la barra de herramientas, botones, etc.

\INS INStalador

Este directorio contiene el programa instalador de la aplicación. En ocasiones este directorio no se usa por que el instalador se pone en el servidor. Normalemente aquí se copia el instalador cuando no se desea instalar desde los diskettes o CD.

\MAN MANuales

Este directorio contiene el manual de usuario del sistema.

2.3 Cómo desinstalar el MBA Plus Para desinstalar el MBA Plus solamente hay que dar doble clic (ejecutar) el programa UNINS000.EXE. Al hacerlo, aparece la siguiente ventana de confirmación:

Si realmente se desea desinstalar, oprima “Sí”.

MBA Plus


2.4 Como instalar el MBA Plus desde Internet A continuación se listan los pasos para instalar el sistema utilizando el sitio de soporte de Server Systems de México:

1. Conectarse a Internet.

2. Entrar al sitio de Server Systems de México (www.ssmsoftware.com).

3. Desde la página principal, seleccionar la opción de “Soporte”

4. Se cargará la página de Soporte del Sitio.

5. De la lista de “Proyectos Específicos”, seleccionar “MBA Plus”.

6. Se cargará la página de soporte para el Sistema MBA Plus

7. De la lista mostrada, seleccionar el archivo “IMBA.exe”.

8. Se abrirá una ventana de dialogo para definir donde se desea guardar el archivo.

9. Guarda o graba el archivo en un directorio de tu disco duro

10. El archivo tiene un tamaño de alrededor de 2.3 Mb que tardará unos 10 minutos en bajarse.

11. A través de la red local de tu empresa, copia el archivo “IMBA.exe” al directorio C:\@MBA\INS de la computadora que está como servidor.

12. Ejecutar el archivo “IMBA.exe” en el servidor para que el MBA quede instalado.

13. Desde cada PC que tenga acceso al MBA, ejecutar el archivo “IMBA.exe”que está en el servidor.

Después de estos pasos, el sistema MBA está listo para usarse desde cualquier PC.

El Instalador “IMBA.exe” puede instalarse sólo en las computadoras deseadas y no necesariamente en todas.

2.5 Como instalar el MBA Plus en las PC de los Usuarios A continuación se listan los pasos para instalar el sistema MBA Plus en las computadoras de los usuarios. Este procedimiento se debe realizar en cada una de las PC que utilizan el MBA cada vez que se instala una nueva versión en el servidor.

1. Ejecutar el programa IMBA.exe que se encuentra en servidor de la red. Generalmente este directorio es C:\@MBA. Se recomienda crear un ícono de acceso directo a este programa en el escritorio de cada PC. El escritorio es la ventana principal donde están todos los íconos.

2. En la pantalla de bienvenida del instalador, hacer clic en “Siguiente”

MBA Plus


3. Aparece la pantalla para seleccionar el directorio donde se instalará el MBA. Se recomienda que este directorio sea siempre el sugerido por el instalador (C:\@MBA). Oprimir “Siguiente”

4. Aparece la pantalla de selección de componentes. Asegurarse de que las dos primeras opciones estén seleccionadas.

La opción “Solo los programas ejecutables (*.EXE) instala únicamente el programa MBA.EXE que es la aplicación principal. La opción de “Formatos de Reportes” instala todas la hojas de cálculo que se utilizan en los reportes. Se recomienda instalar siempre esta opción. La opción “Scripts para la base de datos (*.sql)” SOLAMENTE se debe de seleccionar cuando se instala el MBA en el servidor. La instalación en las PC de los usuarios, NO debe tener esta opción seleccionada. Los Scripts son programas o procedimientos que se instalan dentro de la base de datos y se utilizan por el programa principal del MBA Plus. En la siguiente sección explicaremos como instalar y actualizar los Scripts. Oprimir el botón “Siguiente”

5. La última ventana nos muestra un resumen de lo que se va a instalar. Oprimir el botón “Instalar”

6. Durante la instalación el instalador muestra el avance y los programas que está copiando al disco duro de la computadora.

Comentarios Finales:

MBA Plus


• El instalador se puede instalar muchas veces en la misma PC sin tener que desintalar la versión anterior.

• Si tu has modificado un reporte a tu medida, el instalador lo sobrescribirá con la versión que traiga al momento de la instalación. Es recomendable que respaldes todos los reportes o archivos del MBA que tu hayas modificado.

• El directorio C:\@MBA\FMT contiene los archivo de formato de los reportes. Todos lo reportes utilizan los archivos de este directorio. Si el formato no está en este directorio, el MBA generará un error de “Unable to Open File” (Imposible abrir archivo). Si tienes respaldos de reportes en otro lugar, los tienes que copiar a este directorio para que le Mba los utilice.

• El o los programas del instalador deben de estar en el directorio C:\@MBA\Ins del servidor.

• El instalador puede venir en un solo archivo o en varios. Cuando es uno solo el archivo se llamará IMBA.EXE. Cuando son varios (para cuando se usan diskettes) los archivos se llaman IMBA.EXE, IMBA-1.bin, IMBA-2.bin,.. etc.

• El instalador se puede instalar desde los diskettes o desde el disco duro del servidor. Cuando se instala desde un disco duro, el único requisito es que todos los archivos estén juntos en el mismo directorio.

Para instrucciones más detalladas de la intalación, consulta la sección 2.2.

2.6 Como instalar el MBA Plus en el Servidor El procedimiento para instalar el MBA Plus en el servidor es idéntico que el anterior, la única diferencia es que se tiene que seleccionar la opción de Scripts.

Cada nueva versión del MBA es posible que requiera de programas o procedimientos que deben de estar instalados en la base de datos. La instalación que hemos hecho hasta aquí, SOLAMENTE instala el nuevo ejecutable del MBA Plus y no toca para nada la base de datos. La función de los Scripts es precisamente modificar la base de datos con nuevos o modificados programas que necesita el ejecutable del MBA para operar. En resumen: en el servidor hay que hacer dos tipos de instalaciones: la del MBA Plus y la de los Scripts de la base de datos.

La siguiente sección describe a detalle la instalación de Scripts en la base de datos.

2.7 Introducción Básicamente, los Scripts son archivos de texto, generalmente con extensión .sql, que contienen instrucciones especiales para modificar los datos o las estructuras de datos que la base de datos contiene. Estas instrucciones están escritas en un lenguaje que se llama SQL (Structured Query Languaje).

Si consideramos un archivo de clientes, los metadatos o estructura de datos sería así:

Nombre del Campo Tipo de Información que almacena

Codigo del Cliente Texto de 20 caracteres

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Nombre del Cliente Texto de 100 caracteres

Dirección del Cliente Texto de 100 caracteres

Fecha de Alta Fecha

Saldo Numerico

Etc, etc.

Los datos que puede almacenar esta “tabla” o estructura será algo así:

Codigo Nombre Dirección Fecha Saldo

2004 Juan Martinez Calle 22 23/03/2003 12,500.00

2008 José López Madero 345 25/02/2003 5,500.00

Etc. Etc. Etc. Etc.

Los renglones de la tabla se le llama “registros” y a las columnas se les llama “campos”. Podemos decir que los registros es la información o datos y los campos es la estructura o metadatos bajo la cual se organizan los datos.

Con los Scripts se pueden hacer cosas como:

• Crear nuevas tablas • Modificar tablas • Borrar datos o registros • Modificar datos o registros • Poner un valor a un campo o columna en todos los registros • Buscar o desplegar registros de una tabla • Etc., etc. El lenguaje SQL es bastante amplio y sofisticado y no es necesario para los usuarios del sistema conocerlo; aunque sería muy recomendable tener una idea de cómo funciona.

2.8 Stored Procedures (Procedimientos Almacenados) Los procedimientos almacenados son pequeños programas que están “almacenados” dentro de la base de datos y son independientes de la aplicación que los utiliza. Podemos decir que el MBA está compuesto de 2 tipos de programas: el MBA.EXE que se ejecuta en cada PC de los usuarios y los procedimientos que están almacenados en la bases de datos. Normalmente estos dos tipos de programas deben de estar sincronizados, es decir que una versión específica del MBA (por ejemplo la 0.8.1.3) necesita un procedimientos que se llama REP_VENTAS que está almacenado en la base de datos. Si se instala el MBA SIN instalar este procedimiento, el reporte que lo utiliza (dentro del MBA.EXE) emitirá un error ya que no encontrará ese procedimiento.

Los Stored Procedures o SPs son como servicios que la base de datos ofrece al MBA.EXE que corre en cada PC. El MBA.EXE asume que en la base de datos existen ciertos SPs que necesita; si no está instalado el SP respectivo, ese reporte o parte de la aplicación funcionará mal o no funcionará en

MBA Plus


absoluto. En estos caso el mal funcionamiento está en uno o dos reportes solamente. Todo lo demás del sistema debe seguir operando normalmente y se puede seguir utilizando sin ningún problema.

Muchos de los Scripts que utilizamos, contienen instrucciones para crear o modificar SPs que necesita el MBA.EXE. Los SPs, una vez instalados en la base de datos, están disponibles para TODAS las PCs que ejecuten el MBA.

Las base de datos es un archivo con extensión .GDB (MBA.GDB en el caso del MBA) y dentro de ese archivo están guardados los datos y los SPs que utiliza el MBA.EXE.

2.9 El editor de textos del MBA El MBA tiene un editor de texto integrado. Este editor se encuetra en el Menú Utilerías y el submenú Scripts.

En este editor se puede modificar cualquier archivo texto incluyendo, obviamente, a los Scripts para modifcar la base de datos.

2.10 Cómo ejecutar o instalar un Script Algunas de las funciones más importantes del Script son las siguientes:

• Instrucciones para modificar datos • Instrucciones para modificar las estructuras o metadatos • Crear y/o modificar Stored Procedures (SPs)

La ejecución de un Script tiene un impacto directo e instantáneo sobre la base de datos.

Advertencia Ejecutar Scripts sin la seguridad de lo que se hace o sin el conocimiento o la supervisión

adecuada, puede causar pérdida definitiva de información, mal funcionamiento de la aplicación o dejar el sistema totalmente inoperable.

Se recomienda ampliamente sacar un respaldo de la base de datos antes de ejecutar cualquier Script.

El lenguaje SQL es una herramienta muy poderosa; pero si no se sabe utilizar, puede causar mucho daño también.

2.11 Pasos para ejecutar o instalar un Script Para instalar o ejecutar un Script, haga lo siguiente:

1. Entrar al sistema MBA

2. Seleccionar la opción Scripts del Menú Utilerias

3. Oprimir el botón “Abrir” Se abre el cuadro de diálogo para abrir un archivo

MBA Plus


4. Seleccionar el archivo de Script Normalmente los archivos Scripts los almacenamos en el directorio C:\@MBA\DBM o en el directorio C:\@MBA\DBU

5. Oprimir el botón “Ejecutar” de la barra de herramientas. Este comando ejecuta las instrucciones visualizadas en la pantalla.

6. En la barra inferior de mensajes debe aparecer una leyenda que dice “Script ejecutado con éxito” cuando el Script se ejecutó correctamente.

Comentarios importantes:

Cuando el Script instala un Store Procedure (SP) el Script siempre trata de borrarlo primero. Pero si el SP no existe (lo cual es normal, porque es la primera vez que se instala) aparecerá un advertencia como la siguiente:

El mensaje “Procedure XXXXXXX not found” significa que el procedimiento aludido NO existe (lo cual es normal si es la primera vez que se instala) y siempre hay que responder “Yes” a la pregunta de “Deseas continuar con la ejecución?”

Después de continuar, debe aparecer el mensaje “Script ejecutado con éxito” en la barra inferior de mensajes si el Script se ejecutó correctamente.

Si aparece un mensaje diferente a este, es un error anormal de ejecución. Anota el mensaje y selecciona “NO” a la pregunta de “Deseas continuar con la ejecución?”. Contacta a la persona que creó el Script y explícale el mensaje.

Es posible ejecutar todos los Scripts que sean necesarios uno tras otro.

Es importante NO MODIFCAR las instrucciones que aparecen en pantalla después de abrir el Script. Al abrir el archivo Script, hay que oprimir el botón “Ejecutar” inmediatamente después.

Si el sistema te pregunta que si deseas guardar los cambios al ejecutar un Script, quiere decir que el archivo fue modificado. Selecciona la opción “NO” (NO guardar cambio). Si la ejecución se realizó con éxito, todo se hizo normalmente. Si hay algún mensaje de error, contesta NO a la pregunta de continuar, vuelve a abrir el Script y ejecútalo de nuevo sin modificar nada.

El Directorio C:\@MBA\DBM contiene TODOS los Scripts que utiliza la base de datos. Es recomendable respaldar este directorio al menos una vez al mes.

MBA Plus


A partir del 6 de Marzo de 2003 el nuevo directorio C:\@MBA\DBU se utilizará para almacenar los Scripts que se requieren ejecutar junto con las nuevas versiones del MBA.EXE. Después de instalar el IMBA.EXE como se indicó en las secciones anteriores, hay que ejecutar TODOS y cada uno de los archivos Scripts que existan en el directorio C:\@MBA\DBU tal y como se indica al principio de esta sección.

2.12 Resumen de una instalación en el servidor

1. Bajar el instalador IMBA.EXE de Internet y colocarlo en el diectorio C:\@MBA\INS del Servidor. (Sección 2.1)

2. Desde el Explorador de Windows, ejecutar el archivo IMBA.EXE. Seleccionar las 3 opciones de componentes (Ejecutable, Formatos y Scripts) (Sección 2.2, paso 4)

3. Entrar al MBA 4. Ir al menú Utilerias, luego a la opción Scripts 5. Oprimir el botón “Abrir”, seleccionar el directorio C:\@MBA\DBU y abrir el primer

Script que aparezca. No modifiques ningún archivo que se abra 6. Oprimir el botón “Ejecutar”

Si aparece el mensaje “Procedure XXXXXXX not found”, oprimir el botón “YES” 7. Repetir los pasos 5 y 6 hasta ejecutar todos los Scripts existentes en el directorio

C:\@MBA\DBU. Si no estás seguro si ya ejecutaste algún Script, puedes volver a ejecutarlo sin ningún problema

MBA Plus

Configuración del MBA Plus 3-1

3 Configuración del MBA Plus

El MBA Plus puede funcionar en una PC individual, en una red local o incluso sobre Internet. La configuración sirve para decirle al MBA Plus en que tipo de ambiente va a operar.

3.1 El archivo MBA.INI El archivo MBA.INI es un archivo de configuración fundamental y muy importante para el correcto funcionamiento del MBA Plus. Se encuentra en el directorio de instalación (C:\@MBA) y debe estar siempre junto con el archivo MBA.EXE, que es la aplicación en sí.

3.1.1 Secciones del archivo MBA.INI A continuación se muestra el MBA.INI típico de un ambiente de red local.

[General] DevTool=Delphi [Database] Type=Interbase ConnTool=IBO 4.2 Server=Servidor Path=C:\@MBA\MBA.gdb UserName=USUARIO Password= Protocol=TCP_IP DatabaseName= [Directorios] Reportes=C:\@MBA\Doc\ Formatos=C:\@MBA\Fmt\ Documentos=C:\@MBA\Doc\ Graficos=C:\@Mba\Imagenes\ Logo=C:\@Mba\Ico\Logo.bmp [Archivos] LOG=C:\@MBA\LOG.TXT [Parametros] [Clientes]

MBA Plus


Un archivo INI se compone de secciones y, dentro de cada sección, hay parámetros. La sección se identifica por un nombre entre corchetes cuadrados. Por ejemplo: [Database], [Directorios] , etc.

Los parametros están debajo (dentro) de la sección que les corresponde y se componen de dos partes: el nombre del parámetro y su valor. Ejemplo: UserName=USUARIO En este caso el nombre del parámetro es “UserName” y su valor es “USUARIO”. Ambos, están separados por un signo de igual ( = ). A la izquierda del signo de igual está el nombre del parámetro, y a la derecha su valor.

En la siguiente tabla explicaremos los parámetros más importantes del MBA.INI

Sección / Parámetro Descripción

[Database] Sección de definición de la localización de la base de datos del MBA.

Type=Interbase Este parámetro es solo informativo. Nos dice que el tipo de base de datos que vamos a utilizar es Interbase..

ConnTool=IBO 4.2 Este parámetro es solo informativo. Nos dice que con que software nos vamos a conectar al servidor de base de datos. En este caso usaremos el Interbase Objects versión 4.2

Server=Servidor ☼ Este parámetro es muy importante.

Nos dice como se llama la computadora que está como servidor. En esa computadora debe estar instalado el servidor de base de datos junto con el archivo MBA.GDB.

Si el MBA Plus está en una computadora independiente, este parámetro debe estar vacío, o sea, no debe de haber nada después del signo de igual.

Path=C:\@MBA\MBA.gdb ☼ Este parámetro es muy importante.

Nos dice en que directorio está el archivo MBA.GDB. Este directorio es relativo a la PC que está como servidor

UserName=FPOMPA Opcional.

Este parámetro contiene el nombre del usuario que aparecerá por default en la ventana de entrada al MBA Plus. Si este parámetro se deja vacío, se deberá teclear el nombre cada vez que se desee entrar al MBA Plus

Password=ABC Opcional.

Este parámetro contiene el password del usuario. Si se teclea el password, el MBA entrará directamente al menú de opciones SIN mostrar la ventana de acceso al MBA. Se

MBA Plus


recomienda dejar esta parámetro vacío, para que el usuario SIEMPRE tenga que teclearlo.

Protocol=LOCAL ☼ Este parámetro es muy importante.

Nos dice qué protocolo de conexión se utilizará para localizar y conectarse al servidor de base de datos.

“LOCAL” significa que el servidor de base de datos está instalado en la misma PC donde estamos usando el MBA Plus. En este caso el parámetro “Servidor” debe estar vacío.

“TCP_IP” significa que el servidor de base de datos está instalado en un servidor remoto, ya sea en una red local o en Internet. En este caso el parámetro “Servidor” debe tener el nombre o la dirección IP del servidor.

DatabaseName= No se usa.

[Directorios] Sección de definición de la localización de los directorio más del MBA.

Reportes=C:\@MBA\Fmt\ ☼ Este parámetro es muy importante

Indica el directorio donde se encuentran los formatos de los reportes que utiizará el MBAPlus.

Formatos=C:\@MBA\Fmt\ ☼ Este parámetro es muy importante

Indica el directorio donde se encuentran los formatos de captura y reportes que utiizará el MBAPlus. Este parámetro y anterior siempre deben de tener el mismo directorio.

Documentos=C:\@MBA\Doc\ Indica el directorio donde se encuentran los documentos de apoyo o soporte del MBA. Normalmente no se utiliza.

Graficos=C:\@Mba\Imagenes\ Indica el directorio donde se encuentran los archivos gráficos o imágenes que utiliza el MBA. Normalmente no se utiliza.

Logo=C:\@Mba\Ico\Logo.bmp Indica el archivo tipo BMP que el MBA pondrá en la ventana principal. Normalmente este archivo es el logotipo de la empresa.

[Archivos] Sección de definición de la localización de archivos del MBA.

LOG=C:\@MBA\LOG.TXT Opcional.

En este archivo, el MBA escribirá los mensajes de errores o la bitácora de uso del MBA. Es utilizado por el personal de soporte.

Nota:

Si existen otras secciones o parámetros en el archivo MBA.INI, no se utilizan o son ignorados por esta versión

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de MBA Plus.

3.2 Ejemplos de MBA.INI

3.2.1 Para un PC independiente SIN conexión a red

El archivo MBA.INI para este tipo de PC sería:

[General] DevTool=Delphi [Database] Type=Interbase ConnTool=IBO 4.2 Server= Path=C:\@MBA\MBA.gdb UserName=FPOMPA Password= Protocol=LOCAL DatabaseName= [Directorios] Reportes=C:\@MBA\Fmt\ Formatos=C:\@MBA\Fmt\ Documentos=C:\@MBA\Doc\ Graficos=C:\@Mba\Imagenes\ Logo=C:\@Mba\Ico\Logo.bmp [Archivos] LOG=C:\@MBA\LOG.TXT

3.2.2 Para un PC conectada en red

El archivo MBA.INI para este tipo de PC sería:

[General] DevTool=Delphi [Database] Type=Interbase ConnTool=IBO 4.2 Server=Servidor (Puede variar en cada instlaación de red) Path=C:\@MBA\MBA.gdb UserName=FPOMPA Password=

MBA Plus


Protocol=TCP_IP DatabaseName= [Directorios] Reportes=C:\@MBA\Fmt\ Formatos=C:\@MBA\Fmt\ Documentos=C:\@MBA\Doc\ Graficos=C:\@Mba\Imagenes\ Logo=C:\@Mba\Ico\Logo.bmp [Archivos] LOG=C:\@MBA\LOG.TXT

3.3 Comentarios Finales

Cuando se instala el MBA Plus, el instalador pide el directorio donde se va a copiar el sistema. Es muy importante verificar que ese directorio de instalación sea el mismo que se utiliza en los parámetros de la sección [Directorios].

MBA Plus

El MBA Plus 4-1

4 El MBA Plus

A partir de este capítulo, explicaremos la operación detallada del MBA Plus. En este capitulo veremos la pantalla o ventana principal, sus menus y barra de estado. En los próximos, dedicaremos un capítulo a cada menu o módulo del MBA Plus.

4.1 Como iniciar el MBA Plus Al terminar la instalación, el instalador deja en el escritorio de la PC un ícono de acceso al MBA Plus.

Haciendo doble clic es este ícono se arranca o ejecuta el MBA Plus.

Lo primero que aparece es una ventana de bienvenida donde aparecen los datos generales del MBA Plus

Lo más importante de esta ventana es la versión que se está utilizando.

Después de aparecer esta ventana de bienvenida el MBA Plus muestra la ventana de acceso.

MBA Plus

El MBA Plus 4-2

En esta ventana el usuario debe teclear su cuenta de acceso y su password. Para proseguir se puede teclear “Enter” o el botón “Aceptar”.

Si hay algún problema con el usuario o el password, el MBA desplegará una ventana indicando el problema:

Para intentar de nuevo, selecciona Iniciar Sesión del menú Sistema

Una vez aceptado el usuario y el password, aparece la ventana principal del MBA Plus

MBA Plus

El MBA Plus 4-3

4.2 Componentes de la ventana principal del MBA

4.2.1 El menú principal

Nombre del Menú Descripción Sistema Contiene opciones de conexión y entrada al MBA, así

como una opciones del configuración Ventas Contiene todas las opciones del Módulo de Ventas y

Cotizaciones CxC Módulo de Cuentas por Cobrar CxP Módulo de Cuentas por Pagar

MBA Plus

El MBA Plus 4-4

Compras Módulo de Comptas Inventarios Módulo de Inventarios Catálogos Captura de los catálogos del MBA: Clientes, Productos, etc.Procesos Procesos especiales del MBA Utilerías Herramientas adicionales del MBA. Hoja de cálculo,

manejo de Scripts, etc. Ventanas Manipulación de ventanas abiertas al mismo tiempo Ayuda Ventana de ayuda principal.

4.2.2 La barra de estatus

Describiremos las secciones o paneles de la barra de status de izquierda a derecha.

Nombre de la sección Descripción Icono No tiene significado especial Nommbre de Empresa Es el nombre de la empresa activa Usuario Es el nombre del usuario conectado Conexión y base de datos Este texto tiene 3 partes:

1) Este texto indica el tipo de conexión realizada con la base de datos. Puede ser: LOCAL o TCP_IP. LOCAL significa que la base de datos está en la PC que se está utilizando y TCP_IP significa que la base de datos está en un equipo en la red o en Internet

2) Nombre del servidor. Nombre de la PC donde está la base de datos. En conexión LOCAL, no aparece nada

3) Path o Directorio. Es el directorio donde se encuentra la base de datos.

Fecha Fecha actual según la PC Hora Hora actual Fecha actual según la PC

4.2.3 Menú Vertical

MBA Plus

El MBA Plus 4-5

Este menú es una versión compactada del menú principal. Se utiliza para mayor facilidad de acceso a algunos componentes del MBA Plus.

Existes dos secciones en el menú vertical que no existen en el menú principal:

• SIE (Sistema de Información Ejecutivo)

• Reportes RX (Reporteador)

Más adelante explicaremos a detalle estas dos opciones.

MBA Plus

Acciones Frecuentes 5-1

5 Acciones Frecuentes

En este capítulo explicaremos las acciones y selecciones más frecuentes y típicas que se llevan a cabo en el MBA Plus. Como a partir del próximo capítulo entraremos a explicar a detalle el funcionamiento de las pantallas del MBA Plus, es importante sentar las bases en cuanto a convenios y explicar las actividades que son comunes a la mayoría de las pantallas.

5.1 Componentes de una ventana Frecuentemente haremos referencia a un componente de una ventana para explicar algo. Por esta razón es importante conocer los tipos de componentes que existen y así poder identificarlos más fácilmente:

Componente Descripción Label. Letrero o Etiqueta.

EditBox. Cuadro de edición o texto

ComboEdit. Permite teclear y seleccionar desde una ventana al oprimir el botón de tres puntos

ComboBox. Permite teclear o desplegar una lista seleccionable.

CheckBox. Se utiliza para habilitar o deshabilitar una opción o parámetro.

DateEdit Edición de Fechas. Sirve para teclear fechas. Si se oprime el botón, se despliega un calendario para seleccionar la fecha.

RadioButton Botones de opciones. Estos botones sirven para seleccionar una u otra opción. Solamente una opción puede estar seleccionada.

SpinEdit Este botón es para capturar valores numéricos. Los dos botoncitos a la derecha sirven para incrementar o decrementar el valor que actualmente está capturado.

MBA Plus


Pestañas de páginas Estas pestañas activan su página correspondiente. Dentro de cada página puede haber otros objetos.

5.2 Selección de un menú Cuando queramos indicar la selección de una opción del menú lo indicaremos así: Ventas | Reportes | Diario de Ventas

Esto quiere decir: oprimir el menú Ventas, luego la opción Reportes y luego la opción Diario de Ventas. Normalmente, al hacer clic en el último elemento, se desplegará la ventana o se ejecutará alguna acción.

5.3 Captura y/o selección de códigos Cada cliente, producto, familia, etc. tiene un código o clave, un nombre y algunos otros datos más. A los archivos donde están los clientes, productos, familias, etc. se les llama tablas o catálogos.

Una acción muy frecuente usada en el MBA Plus, es seleccionar o buscar un cliente, un producto, una familia, etc. Normalmente, el MBA Plus necesita un código de algún catálogo para realizar algún proceso. Cuando el ComboEdit tenga u fondo verde, significa que ese campo corresponde a un código de alguna tabla. Ejemplo:

Vamos a poner de ejemplo la selección de un cliente.

Para seleccionar el Cliente hay dos maneras:

Captura

1. Teclear el código de cliente (si lo recuerdas)

2. Oprimir la tecla Enter

Si el código es válido, aparecerá el nombre del Cliente en su cuadro respectivo. Si es inválido, el cuado se quedará vacío.

MBA Plus


Selección

1. Dar clic en el botón de los 3 puntos (la tecla F3 tiene el mismo efecto)

2. Aparece la ventana de los clientes (Selección de Catálogos)

3. Seleccionar el cliente deseado

4. Oprimir el botón “Aceptar”

5. Los datos del cliente aparecen en sus cuadros respectivos

5.3.1 Como utilizar la ventana de selección de catálogos

Cuando se hace clic en el botón de los 3 puntos al estar capturando un código, aparece la venta de selección de catálogos. Esta ventana es la misma para seleccionar Clientes, Productos, Familias, Proveedores, Ciudades, Estados, etc., etc., y lo único que cambia son las columnas de datos que aparecen en ella.

A continuación se muestra la ventana de selección de Clientes como ejemplo (las letras en rojo se añadieron para fines explicativos solamente):

El orden en que aparecen los datos se indica por los botones Código o Descripción (punto D). Si el botón Código esta seleccionado, los datos están ordenados por la columna del Código. Si el botón Descripción está seleccionado, los datos aparecen ordenados por la columna Descripción o Nombre (depende de que tabla se esté consultando).

Si se teclea algo en el área de captura (punto C), y el botón Código está seleccionado, el MBA va buscando el texto capturado con cada tecla que se oprima en la columna del Código. Si el botón Descripción está seleccionado, el MBA va buscando el texto capturado con cada tecla que se oprima en la columna de Descripción o Nombre.

MBA Plus


Se pueden utilizar las flechas del teclado o la barra de scroll del lado derecho para navegar por la lista de datos (punto E). También se puede utilizar la barra de navegación (punto B).

Una vez que el cliente está seleccionado, oprimir el botón Aceptar (punto A). La tecla Enter tiene el mismo efecto que el botón Aceptar. La ventana se cierra y los datos del cliente seleccionado se desplegarán en sus cuadros correspondientes de donde fue llamada.

Si se oprime el botón Cancelar , la tecla ESC o el botón superior derecho (la cruz), la ventana se cierra y no se despliega ningún dato.

La siguiente figura muestra una selección de Cliente

Si se oprime el botón del código, la ventana de selección aparece ordenada por Código. Si se oprime el botón del Nombre, la ventana de selección aparece ordenada por Nombre.

5.4 Diferencias entre numérico y alfanumérico El MBA Plus utiliza mucho el ordenamiento de información ya sea en consultas, reportes o capturas. Por esta razón es importante entender la manera en que se ordena la información dependiendo del tipo de datos de que se trate.

Los tipos de datos numéricos solamente puede tener los dígitos del 0 al 9 y un punto.

Los tipos de datos alfanuméricos pueden tener todos los números, letras, símbolos de puntuación y símbolo especiales tales como @, #, $, %, &, etc.

Al desarrollar un producto de software, el diseñador de software define los tipos de datos que se utilizarán en la aplicación. El diseñador debe tomar la decisión de si un dato será numérico o alfanumérico. En el MBA Plus, los datos con los cuales NO se harán operaciones aritméticas o no representan cantidades numéricas, se definieron como tipo de dato alfanumérico. Todos los datos que tienen cantidad de ventas, existencias, etc, se definieron como numéricos.

Como consecuencia, todos los códigos de Cliente, Proveedor, Productos, Familias, etc. son datos alfanuméricos. Es importante recordar que un dato alfanumérico pudiera tener solamente caracteres numéricos del 0 al 9.

Para la computadora NO ES LO MISMO un dato alfanumérico 99, que un dato numérico 99. Parecen ser lo mismo, pero internamente se representan de manera muy distinta.

5.4.1 Datos alfanuméricos Cada símbolo de un valor alfanumérico se denomina un carácter. La computadora maneja internamente conjuntos de caracteres y cada carácter tiene un código numérico llamado ASCII (asqui). Existen tablas de caracteres para saber que código tiene cada carácter.

MBA Plus


Caracter Código ASCII Caracter Código ASCII

A 65 0 48

B 66 1 49

... ... ... ...

Z 90 9 57

Entonces, cuando la computadora ordena un dato de tipo alfanumérico, los ordena de acuerdo a su código ASCII y va comparando de izquierda a derecha. El orden de los caracteres va así:

1. Símbolos especiales tales como @, #, $, %, &, etc

2. Dígitos numéricos

3. Letras mayúsculas

4. Letras minúsculas

En el caso de los códigos de Cliente, Producto, Proveedores, etc. el ordenamiento se hace de esta manera.

Aunque un código de Cliente tenga solamente números, la computadora lo ordenará como si fuera alfabéticamente pero en el siguiente orden: numeros, letras mayúsculas y letras minúsculas. Veamos algunos ejemplos: (vamos a asumir que todos los datos son alfanuméricos)

Ejemplo Explicación

9 as más grande que 199999 Al comparar de izquierda a derecha el 1 es menor que el 9. Es semejante a comparar Z con AZZZZZ.

AA es menor que aa Las minúsculas van después que las mayúsculas

... ...

Z 90

Con los datos alfanuméricos, decir ‘es menor’ significa que va antes. Decir es ‘es mayor’ significa que va después. Por lo tanto, se puede hacer comparaciones como ‘ZAPATO es mayor que ARBOL” por que ZAPATO va después que ARBOL. La “Z” es mayor que la “A”.

MBA Plus


6 Menú Sistema

Este menú se utiliza para operaciones generales del MBA y tiene opciones que afectan a todo el sistema.

6.1 Opciones del menú

A continuación de describir a detalle cada una de las opciones:

6.1.1 Iniciar Sesión Esta opción se Utiliza para volver a tratar de conectarse a la base de datos.

6.1.2 Cerrar Sesión Cierra la sesión actual del usuario. Se tiene que Iniciar sesión de nuevo si se desea seguir usando el MBA.

6.1.3 Empresas Se utiliza para cambiar los datos de la empresa activa. Al oprimir esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus


Como esta ventana es en realidad un catálogo de Empresas, en el Capítulo 12, Menú Catálogos, se explica a detalle la manera de actualizar los datos de la empresa

6.1.4 Configuración General Sirve para cambiar algunas opciones del archivo MBA.INI. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus


Esta ventana básicamente sirve para cambiar los directorios de los Formatos, Documentos e Imágenes y así evitar tener que cambiar manualmente el archivo MBA.INI.

El botón Aceptar cierra la ventana y actualiza el archivo MBA.INI con los datos mostrados.

6.1.5 Conexión Sirve para verificar el status de la conexión actual. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

Nombre Descripción Servidor Nos dice como se llama la computadora que está como servidor.

En esa computadora debe estar instalado el servidor de base de datos junto con el archivo MBA.GDB.

Path Nos dice en que directorio está el archivo MBA.GDB. Este directorio es relativo a la PC que está como servidor. Debe aparecer algo así: C:\@MBA\MBA.gdb

Protocol Nos dice qué protocolo de conexión se utilizará para localizar y conectarse al servidor de base de datos.

“LOCAL” significa que el servidor de base de datos está instalado en la misma PC donde estamos usando el MBA Plus.

“TCP_IP” significa que el servidor de base de datos está instalado en un servidor remoto, ya sea en una red local o en Internet.

Conexión Activa Nos indica que en este momento estamos conectados a la base de datos del MBA Plus.

6.1.6 Acerca De.. Esta es una opción que muestra la información de la versión actual del MBA Plus. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus


6.1.7 Salir

Esta opción sirve para Salir del MBA Plus. Si hay ventanas abiertas, el MBA las cierra automáticamente.

MBA Plus

Menú Catálogos 7-1

7 Menú Catálogos

El MBA Plus tiene muchos actualizadores de catálogos. Ejemplos de catálogos son: catálogo de Clientes, catálogo de Productos, de Proveedores, de Familias, etc.

Los catálogos son lo primero que se debe de capturar para poder empezar a utilizar el MBA Plus, ya que todas las demás funciones, dependen de que los catálogos tengan la información correcta y actualizada.


Todos los catálogos se actualizan en ventanas muy similares. La única excepción es la opción de Fotografías de Productos.

7.2 Conceptos básicos El manejo de la información en los actualizadores de catálogos es muy diferente a los otros módulos del MBA Plus. En el caso de los catálogos la barra de herramientas juega un papel

7.2.1 Estados o Modos de los datos En el caso de los catálogos la barra de herramientas juega un papel muy importante en la identificación del estado o modo actual de los datos.

MBA Plus


Existen 3 modos o estados que puede tomar la información de los catálogos: Edición, Inserción y Navegación.

Edición

En este modo es posible modificar la información del registro o renglón actual del catálogo. Cuando se entra a este modo, la palomita y la cruz se ponen de color amarillo. Si se oprime la palomita amarilla, se aceptan y se graban a la base de datos la información recién modificada. Si se oprime la cruz amarilla, se cancelan todos los cambios hechos desde que se activó el modo de edición. Después de oprimir alguna de estos dos botones, los datos pasan al modo de navegación. En el modo de navegación, la palomita y la cruz aparecerán deshabilitados.

Oprimiendo el triangulito amarillo se entra al modo de edición o modificación. Para salir del modo de edición se hace aceptando (la palomita) o cancelando (la cruz) las modificaciones.

Si al estar modificando datos, nos cambiamos de registro, el MBA graba automáticamente los cambios que se había realizado hasta ese momento y pasa al modo de navegación.

Inserción

En este modo es posible agregar nuevos registros o renglones a los catálogos.

Al oprimir el signo de suma verde se entra en el modo de inserción. El MBA Plus limpia la información existente y agrega un nuevo registro en blanco. Después, se pueden capturar todos los datos necesarios.

Cuando se entra a este modo, la palomita y la cruz se ponen de color verde. Si se oprime la palomita verde , se aceptan y se graban a la base de datos la información recién modificada. Si se oprime la cruz verde , se cancelan todos los cambios hechos desde que se activó el modo de inserción. Después de oprimir alguna de estos dos botones, los datos pasan al modo de navegación. En el modo de navegación, la palomita y la cruz aparecerán deshabilitados.

Si al estar agregando datos, nos cambiamos de registro, el MBA graba automáticamente los cambios que se había realizado hasta ese momento y pasa al modo de navegación.

Navegación

En este modo es posible navegar a través de los registros o renglones del catálogo. No es posible salir de este modo, solamente se entra al modo de edición o inserción y se regresa al modo de navegación.

7.3 Elementos Comunes en las ventanas de catálogos A continuación explicaremos los elementos que son comunes en casi todas las ventanas de catálogos (excepto Fotografías de Productos ).

7.3.1 Barra de Herramientas A continuación se explica como funciona la barra de herramientas de las ventanas de catálogos:

MBA Plus


Botón / Comando Descripción

Este botón sirve para permitir la modificación de los datos. Al oprimirse, se entre al modo de edición y se pueden hacer cambios a los datos del catálogo. Si no se oprime primero este botón, NO se pueden modificar los datos del catálogo. Se diseñó de esta manera debido a que con frecuencia se modificaban datos sin que el usuario se diera cuenta.

Este botón sirve para agregar nueva información al archivo. Al oprimirlo, la información actual se limpia, se agrega un nuevo registro en blanco y el sistema permite capturar la nueva información. En otras palabras, se ejecuta un proceso de Insertar y los datos se ponen en estado de Inserción. El color verde indica el estado de inserción. Al entrar a este modo, los botones de “palomita” y “cruz” se ponen de color verde para indicar el modo de inserción. La “palomita verde” sirve para confirmar la inserción y grabar los datos al disco. La “cruz” verde sirve para cancelar la inserción, borrar los datos capturados y regresar al modo de Navegación.

Este botón sirve para eliminar el registro o renglón de información seleccionado. Al oprimirlo, la información actual se elimina de la base de datos.

Este botón sirve para confirmar o grabar los datos insertados o modificados. Si el color es amarillo, quiere decir que los datos se modificaron y al oprimir el botón se confirmará la modificación.

Si es de color verde, quiere decir que se agregó un nuevo registro o renglón y al oprimir el botón, se confirmará la inserción de la nueva información.

Este botón sirve para cancelar o dar reversa a los datos insertados o modificados. Si el color es amarillo, quiere decir que los datos se modificaron y al oprimir el botón se cancelará la modificación.

Si es de color verde, quiere decir que se agregó un nuevo registro o renglón y al oprimir el botón, se cancelará la inserción de la nueva información.

Este botón sirve para refrescar o actualizar la información. Cuando se entra a un catálogo, el sistema carga una copia de los datos a la memoria de la PC. Si otro usuario agrega o modifica alguna información, no nos daremos cuenta. Al oprimir este botón, el sistema va de nuevo a la base de datos del servidor y recarga toda la información del archivo, incluyendo los cambios recién realizados por otro usuario.

Estos botones son para navegar en los registros o renglones del archivo o la tabla. Los describiremos de izquierda a derecha:

• Ir al primer registro del archivo • Ir al registro anterior • Ir al registro siguiente

MBA Plus


• Ir al ultimo registro del archivo Salir de la ventana

7.3.2 Pestaña Listado En esta página, aparece un listado completo de los datos del catálogo. Los objetivos de este Listado son dos:

1. Buscar y encontrar rápidamente algún dato o registro del catálogo, y

2. Navegar rápida y cómodamente por los datos del catálogo.

Búsquedas

Pasos para encontrar rápidamente un código:

1. Seleccionar la opción Por Código.

2. Teclear en el cuadro de texto el código a buscar. El MBA va buscando el código más parecido en cada tecla que se va oprimiendo.

3. El MBA se posiciona en el registro que más se parece a lo tecleado.

Pasos para encontrar rápidamente una Descripción o Nombre:

1. Seleccionar la opción Por Descripción.

2. Teclear en el cuadro de texto la descripción a buscar. El MBA va buscando el código más parecido en cada tecla que se va oprimiendo.

3. El MBA se posiciona en el registro que más se parece a lo tecleado.

Si el CheckBox Buscar en cada tecla está activado, el MBA va buscando el texto conforme se va oprimiendo cada tecla. En catálogos particularmente grandes, 100,000 registros o más, esta opción no es recomendable ya que habría que esperar algunos segundos entre tecla y tecla.

MBA Plus


Para catálogos grandes, es mejor hacer lo siguiente:

1. Desactivar el CheckBox Buscar en cada tecla

2. Teclear el texto a buscar

3. Oprimir el botón Buscar. El MBA procede a realizar la búsqueda y se posiciona en el registro que más se parece a lo tecleado.

Filtros

Los filtros sirven para mostrar solo una parte de la lista del catálogo. Los filtros son especialmente útiles cuando el catálogo tiene muchos registros y solo se desea ver los registros que cumplen una condición.

Ejemplos de Filtros:

• Clientes cuyo código inicia con un ‘2’

• Clientes que contienen la palabra ‘NORTE’ en su nombre

• Etc.

La figura siguiente muestra los objetos necesarios para definir un filtro.

El filtro es en realidad una condición lógica, que una vez definida, el MBA la aplica al catálogo y muestra solamente los registro que cumplen dicha condición (filtro) especificada.

El filtro o condición se forma de 3 partes: el Campo, el operador y el valor.

El Campo es una columna del catálogo. Se selecciona del ComboBox y se ve así:

MBA Plus


El Operador en un operador lógico que se utiliza para definir la condición y se puede seleccionar de la lista:

El Valor es un valor numérico o carácter que sirve de referencia comparativa para establecer la condición lógica.

Para entender mejor como crear un filtro, veremos algunos ejemplos:

Campo Operador Valor Interpretación CODCTEPROV = 002 Mostrar los Clientes cuyo código es igual a 002 RAZSOCIAL STARTING GRUPO Mostrar los Clientes cuyo nombre empieza con la

palabra GRUPO CODCTEPROV >= 3 Mostrar los Clientes cuyo código empieza con un 3 o

un carácter mayor RAZSOCIAL CONTAINING MEXICO Mostrar los Clientes cuyo nombre contiene en

cualquier parte la palabra MEXICO

7.3.3 Pestaña Generales En esta página aparecen los datos generales de cada catálogo, y es aquí donde realmente se pueden modificar los datos del catálogo.

La páginas Listado y Generales están sincronizadas. Esto quiere decir que si en el listado se selecciona un registro, también en la pestaña Generales aparecen los datos de ese mismo registro pero mostrados en forma vertical.

Teclas usadas

Tecla Descripción

Tab

Sirve para avanzar al siguiente campo

Shift+Tab Sirve para retroceder al campo anterior

MBA Plus


Campos de selección

Existen campos de selección en los que se puede desplegar una ventana de selección para seleccionar los datos más cómodamente. Estos campos se ven así:

Si se teclea el valor y luego se oprime Enter, el MBA va a la tabla correspondiente y busca el código capturado y despliega su Descripción.

Si se hace clic en le botón, se despliega la ventana de selección correspondiente a ese dato.

7.4 Catálogo de Clientes El catálogo de Clientes contiene la información general de todos los Clientes que tiene la empresa. Esta información es la que se utilizará para capturar pedidos, cotizaciones y facturas.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Clientes:

MBA Plus


En los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Clientes.

7.4.1 Pestaña Generales Contiene los datos Generales del Cliente. Habrá campos son de tipo ComboEdit, que tienen el fondo ver y un botoncito con 3 puntos. Esto significa que se puede seleccionar el valor de una ventana de selección.

7.4.2 Pestaña Otros Datos

Esta pestaña muestra la captura de los Agentes, Rutas y Transportistas. Recuerda que hay que actualizar las tablas de Agentes, Rutas y Transportistas antes de capturar los Clientes.

Explicación de Campos

Campo o Dato Descripción

Agente

Es al Agente asignado a este Cliente. El MBA siempre sugerirá este Agente, pero al facturar el usuario puede cambiarlo. Es muy importante que el Cliente tenga un agente asignado, para facilitar la captura de facturas y el cálculo de estadísticas por Agente.

Ruta Es la ruta en la que se encuentra este Cliente

Transportista Es la empresa de transportes que se utiliza para enviarle al Cliente los productos comprados.

7.4.3 Pestaña Condiciones

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Precio #

Es el número de la lista de precios que se le dará a este cliente. El MBA siempre sugerirá este precio, pero al facturar el usuario puede cambiarlo.

Plazo Es el plazo en días que se le dará a las facturas de este Cliente.

Las pestañas Estadísticas e Interfase no se utilizan en esta versión. Es para usos futuros.

7.5 Catálogo de Proveedores El catálogo de Proveedores contiene la información general de todos los Proveedores que tiene la empresa. Esta información es la que se utilizará para capturar las compras.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Proveedores:

MBA Plus


7.5.1 Pestaña Otros Datos



Contacto 1 y 2

Nombre de personas del proveedor

% IVA Porcentaje de IVA que cobra este proveedor. En el caso de proveedores extranjeros es cero.

Moneda Moneda del Proveedor

En los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Proveedores.

7.6 Catálogo de Agentes El catálogo de Agentes contiene la información general de todos los Agentes que tiene la empresa.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Agentes:

MBA Plus




% Com. Cobranza

Porcentaje de comisión por Cobranza

% Com. Venta Porcentaje de comisión por Venta.

Ventas del período No utiliza en esta versión. Existe un reporte específico para ver este dato.

El los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Agentes.

7.7 Catálogo de Productos El catálogo de Productos contiene la información general de todos los Productos que maneja la empresa.

MBA Plus


A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Productos:



Codigo

Es el código del Producto. Es un dato alfanumérico. NO ES numérico.

Descripción Descripción del Producto. Máximo 100 caracteres

Código de Proveedor 1 y 2

Son los dos posibles proveedores para este producto

Cod. Familia Código de la familia a la que pertenece el producto. La familia es como un agrupador de productos.

Unidad Venta Es la unidad de venta o medida del producto. Ejemplos: piezas, cientos, bolsas, millares, etc.

Precios Son los precios de venta del producto. En esta ventana NO se pueden modificar los precios. Solo son para consulta. En el menú Compras |

MBA Plus


Costeo de Articulos es donde se actualizan los precios de los artículos.

Existencias Las existencias se consultan en el menú Ventas | Cotizaciones.

7.7.1 Pestaña Costos



P. Compra (DLS)

Precio de Compra del producto en dólares. Hay proveedores a los que se le compra el producto en dólares.

Tipo de Cambio Tipo de cambio del dólar al momento de la compra

P. Compra (MN) Precio de Compra del producto en Moneda Nacional (MN)

Descto 1 – 10 Descuentos que otorga el proveedor del producto

Precio Neto Precio de Compra menos los descuentos

% Gastos Flete Son los gastos de flete que se asignan al producto. Está dado en porcentaje del Precio Neto.

% Gastos Import Son los gastos de importación que se asignan al producto. Está dado en porcentaje del Precio Neto.

% Gastos Varios Son otros tipos de gastos que se asignan al producto. Está dado en porcentaje del Precio Neto.

Costo Real Es el costo real del producto quitándole los descuentos y sumándole los Gastos

MBA Plus


los Gastos.

7.7.2 Pestaña Márgenes Esta página, muestra los márgenes de ganancia en la venta del producto.

Los márgenes están dados sobre el Costo Real. En el capítulo de Compras se explica más detalladamente las estructuras de precios, costos y márgenes. Allí también es donde se pueden modificar estos datos.

7.7.3 Pestaña Fotografía Esta página, muestra la foto del producto. Si no aparece nada, la foto no existe o el directorio no es

el correcto.



Nombre del archivo

Es el nombre del archivo de la fotografía.

En el archivo MBA.INI, existe un parámetro llamado “Graficos”. Este parámetro contiene el directorio donde están almacenados los archivos

MBA Plus


parámetro contiene el directorio donde están almacenados los archivos de fotos. El MBA determina el nombre del archivo, uniendo el valor del parámetro “Graficos” con el valor de este campo. Al este nombre final, le agrega la extensión JPG.

Mostrar Automáticamente

Si está activado, el MBA muestra la foto del producto conforme se navegue por la lista.

Mostrar Foto Este botón se utiliza para cargar la foto del producto en caso de que el CheckBox anterior esté deshabilitado.

Cuadros de Texto En los dos cuadros de texto, aparece el Código y la descripción del producto respectivamente

Area Gris Debajo de todos los datos, se encuentra un área gris. Ahí se desplegará la foto en caso de haber.

En los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Productos.

7.8 Catálogo de Almacenes El catálogo de Almacenes contiene la información general de todos los Almacenes que maneja la empresa.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Almacenes:

MBA Plus


El los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Almacenes.

7.9 Fotografías de Productos El MBA tiene la capacidad de mostrar fotos de productos en algunas de sus funciones como pedidos, facturación, cotizaciones, etc.

Esta ventana se utiliza para asignar o definir un archivo de imagen a cada producto del catálogo. El formato de la imagen puede ser JPG, GIF o BMP.

Al entrar a esta opción aparece la siguiente ventana:

Lo primero que hay que hacer es listar los productos a los cuales les vamos a asignar la imagen.

El listado de productos se puede hacer por familia o por código de producto.

7.9.1 Listar por Familia

Pasos:

1. Seleccionar la pestaña de Familia. 2. Teclear el código de la Familia y luego Enter o

Hacer clic en el botón de 3 puntos para desplegar la lista de familias y seleccionarla.

MBA Plus


3. Hacer clic en le botón Listar Artículos. Los artículos de desplegarán en la hoja de cálculo.

7.9.2 Listar por Código de Producto

Pasos:

1. Seleccionar la pestaña de Familia. 2. Teclear el código de la Familia y luego Enter o

Hacer clic en el botón de 3 puntos para desplegar la lista de familias y seleccionarla. 3. Hacer clic en le botón Listar Artículos.

Los artículos de desplegarán en la hoja de cálculo.

7.9.3 Listado de Productos Explicación de las Columnas

Columna Descripción

St

Status del renglón.

Si hay un “1”, significa que el renglón del producto tuvo un cambio y será conveniente grabar dicho cambio. El MBA grabará todos los renglones (productos) donde haya un “1” en esta columna. Si no hay nada, el MBA ignorará el renglón al estar grabando los datos.

Código Código del Producto

Descripción Descripción del Producto

SubDirectorio Subdirectorio donde de almacenará las foto del producto

Archivo Nombre del archivo de la imagen. Por default todas la imágenes serán en formato JPG.

7.9.4 Nombre del archivo de imagen Se han separado el subdirectorio y el nombre para darle mayor flexibilidad al MBA y poder cambiar fácilmente de directorios o de nombre en caso de ser necesario. En la pestaña información, se muestra el directorio de las imágenes que está definido en el archivo. MBA.INI.

El nombre del archivo final que el MBA va a usar para cargar las imágenes se compone así:

• El Directorio mostrado en la pestaña Información

MBA Plus


• El contenido de la columna Subdirectorio • El contenido de la columna Archivo • Un punto • La extensión JPG

7.9.5 Capturar Datos

Los datos que el MBA grabará serán los de las columnas Subdirectorio y Archivo y estos son los que el usuario debe de modificar

Recuerda que estamos utilizando una hoja de cálculo para la captura y esto trae algunas ventajas:

Es posible arrastrar el pequeño cuadrito que aparece en la esquina inferior derecha del indicador de celda para copiar rápidamente una celda en las de abajo.

Cuando usamos esta técnica, el MBA no puede saber qué celdas se modificaron y hay que decirle qué celdas se han modificado.

Él botón Marcar Artículos sirve precisamente para eso. Al oprimirlo, marca los renglones seleccionados y les pone un “1” de color azul en la columna St. Es posible “marcar” muchos renglones a la vez: solo selecciónalos hacia abajo (con una columna seleccionada es suficiente) y luego haz clic en el botón.

Cuando un renglón se modifica tecleando algo, el MBA sí puede detectar el cambio y marca automáticamente el renglón modificado.

7.9.6 Grabar los datos

Una vez que se modificaron los renglones o artículos deseados, hay que grabar los cambios a la base de datos.

Para grabar los datos solamente hay hacer clic en el botón Grabar Datos.

El MBA “barre” toda la lista. Al encontrar un “1” en la columna St hace lo siguiente:

1. Toma el código del articulo de la columna Código 2. Toma los datos de Subdirectorio y el Archivo de sus columnas respectivas 3. Va a la base de datos y los graba.

Recomendaciones:

• No cambiar el código de un renglón que tenga un “1” en la columna St. • El MBA ignora la descripción. Si se modifica, NO pasa nada.

7.9.7 Ordenamiento del Listado

En la pestaña de Opciones aparece un ComboBox con los nombres de las

MBA Plus


columnas. Al seleccionar una de ellas, el Listado se ordena automáticamente

7.9.8 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de la ventana Fotografías de Productos:

Botón Explicación

Limpia el listado de los datos de los productos.

Carga una hoja de cálculo previamente grabada.

Graba la hoja de cálculo a un archivo. Esta opción NO graba los datos de los productos a la base de datos, simplemente lo que hace es grabar la hoja de cálculo tal y cual como aparece en pantalla a un archivo. Es lo mismo que el grabar de Excel.

Muestra una vista preliminar de impresión de la hoja de cálculo

Envía a la impresora seleccionada la hoja de cálculo mostrada en pantalla.

Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de listado. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

Sirve para salir de la ventana.

7.10 Familias El catálogo de Familias contiene la información las familias de cada producto. La Familia es solo un agrupador para que sea más fácil manejar un conjunto de productos. La Familia también sirve para analizar costos y ventas de grupos de productos.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Familias:

MBA Plus


En los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Familias.

7.11 Monedas y Tipos de Cambio El catálogo de Monedas contiene la información las diferentes monedas que se utilizarán en el MBA. También se podrán capturar los tipos de cambio diarios de cada una de ellas.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Monedas:

MBA Plus


Esta parte sirve para dar de alta las diferentes Monedas a utilizar.

El los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Monedas y Tipos de Cambio.

La pestaña Tipo de cambio se utiliza para dar de alta los tipos de cambios diario de la moneda seleccionada en la lista de la izquierda. Está pagina se muestra a continuación:

MBA Plus


La forma de operar de esta página de tipos de cambio es idéntica a la de un catálogo.

7.12 Tipos de Documentos El catálogo de Tipos de documentos contiene la información los diferentes tipos de documentos que se utilizarán en el MBA.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Tipos de Documentos:

Nota Importante

El cambiar algunos de estos datos puede afectar drásticamente el comportamiento del MBA. Sólo lo deben modificar personas autorizadas o supervisores.



Tipo Docto

Es el numero del tipo de documento

Nombre Nombre del tipo de documento

Nombre Corto Nombre corto del tipo de documento. Este nombre es el que aparecerá en los reportes

Archivo Formato No se utiliza

Incremento Folio Automático: El MBA incrementará el numero de folio automáticamente cada vez que se grabe un documento.

MBA Plus


Manual: El MBA NO incrementará el numero de folio automáticamente cada vez que se grabe un documento. El usuario tendrá que proporcionar el folio manualmente.

Esta es una opción muy delicada, ya que puede ocasionar que se empalmen folios de diferentes documentos. Siempre debe de estar en Automático.

Ultimo Folio Es el último folio grabado por el MBA. Cuando se entre a la pantalla donde se capturan estos tipos documentos, el folio será este numero más uno.

Modificar Docs SI: Se pueden modificar documentos ya grabados.

NO: No se pueden modificar documentos ya grabados.

Esta es una opción muy delicada, ya que puede ocasionar que se empalmen folios de diferentes documentos. Siempre debe de estar en NO.

Afecta Inventarios Nos indica como afecta a los inventarios este tipo de documento.

Entradas: Los artículos que se graben incrementarán la existencia en el almacén.

Salidas: Los artículos que se graben diminuirán la existencia en el almacén.

Traspaso: Los artículos que se graben diminuirán la existencia en el almacén origen e incrementarán la existencia en el almacén destino.

Inv. Físico: Estos documentos afectarán solo la existencia de Inventario Fïsico y no la existencia real en los almacenes. Consulta el capitulo de Inventarios para información más detallada.

Tiene Detalle No indica si este tipo de documento tiene detalle de artículos.

En los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Tipos de Documentos.

7.13 Tablas Generales

El catálogo de Tablas Generales contiene la información las diferentes tablas que se utilizarán en el MBA. Una tabla es como un catálogo, pero más pequeño. Las tablas tienes dos o tres datos a lo mucho.

A continuación se muestra la pantalla de Catálogo de Tablas Generales:

MBA Plus


Este catálogo es en realidad un actualizador de varios catálogos.

En la parte Nombre de la tabla se selecciona que tabla o catálogo que se desea modificar.

Una vez seleccionada la tabla, se pueden modificar sus datos mostrados en la sección Datos de la tabla.

MBA Plus


En los puntos 7.2 y 7.3 se explican los conceptos básicos para agregar o modificar los datos de Tablas Generales.

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Menú Ventas 8-1

8 Menú Ventas

Este menú contiene el módulo de Ventas, Cotizaciones y Pedidos.

8.1 Requisitos previos Antes de empezar a utilizar el módulo de Ventas es necesario hacer lo siguiente:

1. Capturar el catálogo de Clientes 2. Capturar las Familias de Productos 3. Capturar el catálogo de Productos 4. Capturar los Precios de Venta de los Productos



8.3 Pedidos Esta opción nos sirve para capturar los pedidos realizados por los clientes. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

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Menú Ventas 8-2



Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Pedidos. Esta la fecha que el MBA le pondrá al pedido.

Folio Es el Folio “más probable” que tendrá el pedido. Decimos “más probable” porque el MBA soporta que varios usuarios capturen pedidos y puede ser que otro usuario grabe un pedido y tome el folio que aparece en pantalla. Al entrar a pedidos, el MBA va a la base de datos y lee el siguiente pedido y lo despliega en la pantalla; este folio se queda en pantalla (memoria de la PC) mientras se captura el pedido. El Folio definitivo de un pedido se toma inmediatamente ante de grabarlo. Así que dos usuarios pueden estar viendo en pantalla el mismo folio, pero al momento de grabar, el que grabe primero se quedará con el folio que estaba viendo, mientas que el otro usuario tomará el folio siguiente. El MBA toma precauciones para no repetir folios, pero este comportamiento puede ser afectado si se modifica la configuración de Tipos de Documentos en el capítulo de Catálogos

Cliente Es el código del Cliente al que se hará el pedido. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos

MBA Plus

Menú Ventas 8-3

los datos y los despliegue.

Agente Es el código del Agente a quién se le asigna el Pedido.

Transportista Es el código del Transportista mediante el cual se le envía el pedido al Cliente..

# Lista Precio La lista de precio que se le dará al cliente. Este numero se captura en los datos del Cliente y le MBA lo despliega aquí.

Sugerir Descuentos En ciertas ocasiones se pueden poner en remate o liquidación ciertos artículos y en el catálogo de artículos se les asigna un descuento. Cuando este CheckBox esta seleccionado, el MBA pone en el detalle del artículo, el descuento que tiene capturado en el catálogo de Productos.

Detalle del Pedido

Código Es el código del Producto. Se puede oprimir la tecla F3 o F4 para desplegar la ventana de selección de Productos.

Al teclear el código, el MBA despliega los datos adicionales del producto. Si el producto tecleado NO tiene existencia, el MBA despliega ventana de aviso pero se puede proceder a grabar el pedido así.

Descripción La descripción del Producto. Si la descripción no aparece completa, posiciónate sobre la celda descripción y en la barra de fórmula de la hoja de cálculo, aparece la descripción completa.

P. Lista Precio de Lista

% Descuento Porcentaje de descuento. El MBA lo puede sugerir a veces o se puede teclear manualmente

P. Neto Precio Neto. Es el precio de Lista menos el descuento. Este precio se calcula mediante la fórmula =ROUND(D1*(1-(E1/100)),2) donde: D1 = Precio Lista E1 = Descuento

Imp. Neto Importe Neto del detalle. Se obtiene: Cantidad * Precio Neto

U. Venta Unidad de venta del producto

Pedidos Se usa en la facturación

Partida Es el numero consecutivo de las partidas (renglones) del pedido

Totales del Pedido

Descuento Es el total en moneda de los descuentos otorgados

SubTotal Subtotal del pedido

IVA El IVA del pedido

Total El Total del Pedido

Cuando entras al detalle de captura del pedido, se muestras la pestaña de Datos del Pedido.

MBA Plus

Menú Ventas 8-4

Esta página muestra la foto del articulo, su descripción completa, las existencias actuales y el descuento de baja rotación (si es que tiene). El botón Ampliar Foto sirve para desplegar la foto en tamaño original.

8.3.1 Como Grabar un Pedido Pasos:

1. Teclear o seleccionar el Cliente. Si tecleas Enter después del código, los datos del Agente y Transportista aparecen automáticamente. Son los que se le asignaron en el catálogo de Clientes.

2. Teclear o seleccionar el Agente. 3. Teclear o seleccionar el Transportista 4. Colocarse en el área de Detalle 5. Teclear o seleccionar con F3 el código del articulo.

Aparecen sus datos. 6. Teclear la Cantidad 7. Repetir paso 5 y 6 hasta terminar los artículos. 8. Oprimir el botón Grabar

El Pedido se Graba y luego se imprime

8.3.2 Como consultar un pedido ya Grabado Pasos:

1. Teclear el Folio del Pedido a Consultar. 2. Oprimir la tecla Enter.

El pedido se despliega con todos sus datos. borrar la fecha de depósito y dejará el registro como si no se hubiera captura nada.

8.3.3 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Pedidos:

Botón Explicación

Limpia los datos del pedido.

Graba los datos del pedido y luego lo imprime. Antes de grabar al MBA hace algunas validaciones. Por ejemplo: que el Cliente, Agente y transportista estén capturados, que no este vacío el detalle, entre otros.

Imprime el pedido que está desplegado en pantalla.

MBA Plus

Menú Ventas 8-5

Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de detalle de los pedidos. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

Este botón sirve para cancelar el pedido actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:

Oprime Yes (Si) para Cancelar el documento; No para conservarlo.

Sirve para consultar los pedidos que tiene el Cliente actual del pedido. Al hacer clic aparece la siguiente ventana:

En la parte de arriba aparecen los pedidos del Cliente y en la parte de abajo el detalle del pedido seleccionado.

Sirve para consultar los pendientes o BackOrder que tiene el Cliente actual del pedido. Al hacer clic aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú Ventas 8-6

La columna PEDIDA es la cantidad que el Cliente pidió, y la columna PENDIENTE es la cantidad que está pendiente de surtir.

Sirve para consultar las facturas pendientes que tiene el Cliente actual del pedido. Al hacer clic aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú Ventas 8-7

Sirve para salir de la ventana de Pedidos.

8.4 Facturas

Esta opción nos sirve para las facturar los pedidos realizados por los clientes o facturar directamente una venta. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú Ventas 8-8



Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Facturar. Esta la fecha que el MBA le pondrá a la factura.

Folio Es el Folio de la factura.

Cliente Es el código del Cliente al que se hará la factura. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.

Agente Es el código del Agente a quién se le asigna la factura.

Transportista Es el código del Transportista mediante el cual se le envía la factura al Cliente..

Pedidos Se listan los pedidos que ha realizado el Cliente.

Plazo Es el plazo de vencimiento de esta factura. Esta dato se captura en los datos del Cliente, pero se puede cambiar al facturar si se desea.

Fecha Vencimiento Es la fecha de vencimiento de la factura. Se calcula así: Fecha Factura + Plazo

MBA Plus

Menú Ventas 8-9

# Lista Precio La lista de precio que se le dará al cliente. Este numero se captura en los datos del Cliente y le MBA lo despliega aquí.

Sugerir Descuentos En ciertas ocasiones se pueden poner en remate o liquidación ciertos artículos y en el catálogo de artículos se les asigna un descuento. Cuando este CheckBox esta seleccionado, el MBA pone en el detalle del artículo, el descuento que tiene capturado en el catálogo de Productos.

Detalle del Pedido




P. Lista Precio de Lista del producto.


P. Neto Precio Neto. Es el precio de Lista menos el descuento. Este precio se calcula mediante la fórmula =ROUND(D1*(1-(E1/100)),2) donde: D1 = Precio Lista E1 = Descuento La operación será redondeada a 2 decimales.



Pedidos Es el pedido de donde se “bajó” este producto. Al facturar y seleccionar un pedido, ese numero de pedido es el que se pone en esta columna.

Partida Es el numero consecutivo de las partidas (renglones) de la factura

Totales del Pedido


SubTotal Subtotal de la factura

IVA El IVA de la factura

Total El Total de la factura

MBA Plus

Menú Ventas 8-10



Dirección de Cliente (Factura)

Este campo muestra la dirección Fiscal del Cliente. Será la que aparezca en la factura.

Almacén Es el almacén de donde se realizarán las salidas de los productos.

Moneda Moneda de la factura

Tipo de Cambio Tipo de Cambio de la moneda de la factura.

Cuando entras al detalle de captura del pedido, se muestras la pestaña de Datos del Pedido.

Esta página muestra la foto del articulo, su descripción completa, las existencias actuales y el descuento de baja rotación (si es que tiene). El botón Ampliar Foto sirve para desplegar la foto en tamaño original.

8.4.1 Como Grabar una Factura Pasos:

1. Teclear o seleccionar el Cliente. Si tecleas Enter después del código, los datos del Agente y Transportista aparecen automáticamente. Son los que se le asignaron en el catálogo de Clientes.

2. Teclear o seleccionar el Agente. 3. Teclear o seleccionar el Transportista 4. Colocarse en el área de Detalle 5. Teclear o seleccionar con F3 el código del articulo.

Aparecen sus datos. 6. Teclear la Cantidad 7. Repetir paso 5 y 6 hasta terminar los artículos.

MBA Plus

Menú Ventas 8-11

8. Otra manera es oprimir el botón Pedidos de la barra de herramientas y seleccionar el pedido a facturar.

9. Oprimir el botón Grabar La factura se Graba y luego se imprime

8.4.2 Como consultar una factura ya Grabada Pasos:

1. Teclear el Folio de la Factura a Consultar. 2. Oprimir la tecla Enter.

La factura se despliega con todos sus datos.

8.4.3 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Facturación:

Botón Explicación

Limpia los datos de la factura. No graba ni modifica nada, solamente borra todo.

Graba los datos de la factura y luego lo imprime. Antes de grabar al MBA hace algunas validaciones. Por ejemplo: que el Cliente, Agente y transportista estén capturados, que no este vacío el detalle, entre otros.

Imprime la factura que está desplegada en pantalla.

Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de detalle de las facturas. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

Este botón sirve para cancelar la factura actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:


MBA Plus

Menú Ventas 8-12

8.4.4 Como facturar pedidos previamente capturados El MBA permite transferir todo o parte de un pedido a la factura que se está capturando.

Pasos:

1. Oprimir el botón de la barra de herramientas. 2. Seleccionar el pedido. 3. Seleccionar los productos a facturar 4. Hacer clic en Aceptar.

Esta es la ventana que aparece al hacer clic en el botón Pedidos:

Explicación de Botones (Encabezado del Pedido)


Refrescar

El MBA va de nuevo al servidor y trae la lista más actualizada de pedidos capturados.

Aceptar Regresa a la factura y copia los productos seleccionados en esta ventana Los productos que copia son los que tengan el punto verde

MBA Plus

Menú Ventas 8-13

ventana. Los productos que copia son los que tengan el punto verde mostrado en el detalle.

Cancelar Cierra la ventana y no pasa ningún producto a la factura

Explicación de Botones (Detalle del Pedido)


Todos

Selecciona todos los productos del detalle del pedido. Cuando aparece un botón verde a la izquierda ( ● ), significa que el producto y su cantidad se pasarán a la factura.

Ninguno Se quita la selección (el punto verde) de todos los productos, o sea, no se selecciona ninguno.

Selección Pone o quita el punto verde a los productos en los renglones seleccionados. Este botón trabaja como un switch: si el renglón tiene el punto verde, se lo quita; si no lo tiene se lo pone.

Invertir Invierte la selección de productos. Los productos seleccionado los deselecciona y los no seleccionados, los selecciona.

Refrescar Detalle Vuelve a carga el detalle del pedido.

Solo pendientes Si está seleccionado este checkbox, el MBA solo muestra los pedidos que tienen algo pendiente de surtir. Si no se selecciona, muestra todo el detalle del pedido completo.

8.4.5 Como consultar los productos que se le deben al Cliente (BackOrder) Pasos:

1. Oprimir el botón de la barra de herramientas.

Esta es la ventana que aparece al hacer clic en el botón Pedidos:

MBA Plus

Menú Ventas 8-14

Explicación de Columnas


Numero Pedido Numero del Pedido

Producto Código del Producto

Pedida Cantidad pedida

Pendiente Cantidad pendiente de surtir

Descripción Descripción del Producto

Fecha Pedido Fecha del Pedido

8.4.6 Como consultar el saldo del Cliente al facturar Al Oprimir el botón de la barra de herramientas aparece la ventana de Saldos:

MBA Plus

Menú Ventas 8-15

En esta aparecen las facturas que el Cliente tiene pendientes hasta el momento. La columna Pendiente contiene el monto original de la factura menos los pagos realizados.

8.4.7 Como seleccionar Pedimentos

Los pedimentos se capturan al momento de capturar las compras y se puede seleccionar alguno de ellos al estar facturando un producto.

Al oprimir el botón aparece la siguiente pantalla:

MBA Plus

Menú Ventas 8-16

Al seleccionar el pedimento y hacer clic en Aceptar, el MBA asigna el pedimento al producto seleccionado en el detalle de la factura.

8.5 Cotizaciones El módulo de Cotizaciones es sumamente versátil y fácil de operar. La filosofía de operación es la siguiente:

1. Buscar uno varios productos por código o descripción 2. Listarlos en la hoja de cálculo 3. Seleccionar de la lista los productos a cotizar.

Al hacer esto, el MBA va formando automáticamente la cotización Al entrar a cotizaciones, aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú Ventas 8-17

8.5.1 Búsqueda de Artículos Las búsquedas de productos están dentro de la pestaña Búsquedas. No confundir con la hoja Busquedas que está en la hoja de cálculo más abajo. Esta es pestaña, la otra es una hoja de cálculo.

A continuación se muestra el panel para las búsquedas.

MBA Plus

Menú Ventas 8-18

En el área de captura, el MBA espera dos textos separados por una coma: el primer texto es alguna palabra que exista en la descripción del artículo y el segundo son las primeras letras del código del artículo.

8.5.2 Pasos para buscar un artículo 1. Teclea el texto a buscar. No importa si es en mayúsculas o minúsculas.

Ejemplo de Captura Que hará el sistema DISCO Encontrará los artículos en cuya descripción

exista la palabra “DISCO”

,ASHD Encontrará los artículos cuyo código empiece con las letras “ASHD”

DISCO,DIAB Encontrará los artículos en donde la palabra “DISCO” exista en la descripción y su código empiece con las letras “DIAB”

2. Oprime la tecla ENTER. El sistema muestra los productos encontrados y te posiciona en el listado.

3. Si estando en el listado oprimes ENTER, te regresa de nuevo a la captura del texto. 4. Recomendación: Utiliza la tecla ENTER para moverte entre el texto de captura y el listado. 5. Regresar al paso 1.

8.5.3 Qué hace cada botón

Botón Acción Listar Productos Toma el texto tecleado y va a buscar los artículos que cumplan

con las condiciones. Es lo mismo que teclear ENTER después de teclear el texto. Este listado se vacía en la hoja “Búsqueda”

Pasar a Cotización (F8) Los artículos que están seleccionados en el listado, se pasarán a la pestaña “Cotización”. El precio de lista que se pasa a la cotización es el que esté seleccionado.

Se puede seleccionar solamente una columna. Lo que importa es

MBA Plus

Menú Ventas 8-19

cuantos renglones se seleccionan.

Esta selección de artículos es como si se teclearan a mano los productos en la cotización

8.5.4 Barra de Herramientas de búsqueda

Botón Acción

Crear una nueva cotización

Graba la cotización en la base de datos del MBA tal y como si fuera un pedido o factura. El folio de la cotización es el que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

Imprimir la cotización. Esta impresión se hace del mismo modo que la factura: en modo texto sin formato.

Esconde/Muestra el panel de datos

Cancelar la cotización mostrada en pantalla

Muestra una vista preliminar de la impresión de la cotización. Esta vista preliminar es de la cotización en modo hoja de cálculo (como en Excel).

Imprime la cotización en modo hoja de cálculo; como en Excel

Esconder / Mostrar los encabezados del reporte o listado.

Esconder / Mostrar las columnas seleccionadas

Muestra la ayuda en línea.

8.5.5 Cómo grabar una cotización 1. Buscar los artículos a cotizar en la pestaña de búsquedas 2. Teclear la cantidad en su columna correspondiente. 3. Asegúrate que el cursor esté en el renglón del artículo que deseas pasar a la cotización.

También puedes seleccionar todos los renglones que desees; el MBA pasará todos los renglones seleccionados a la cotización.

4. Oprimir el botón “Pasar a Cotización” o la tecla F8. 5. El artículo aparece en el documento de la cotización (en la pestaña “Cotización”) 6. Repetir los pasos 1 al 5 las veces que sean necesarias. 7. Asegurarse que el cliente se ha capturado correctamente en la pestaña “Cotización”, para

que al grabar e imprimir salgan los datos del cliente correctos. 8. Oprimir el botón Imprimir (xls) para imprimir la cotización en modo hoja de cálculo tipo

Excel. (Opcional)

MBA Plus

Menú Ventas 8-20

9. Oprimir el botón Grabar. 10. La cotización se graba a la base de datos de la misma forma que un pedido o una factura.

Después se puede consultar tecleando su folio.

Recomendación:

Teclear la cantidad de productos antes de Pasar a la cotización el producto. Si se hace, el MBA ya pone la cantidad de una vez y no hay que capturar las cantidades después.

8.5.6 Tipos o formatos de Cotización El MBA es muy flexible y maneja la cotización de dos maneras distintas.

Hoja de cálculo

Este tipo de cotización es una hoja de cálculo temporal compatible con Excel. Se puede grabar como hoja de cálculo independiente (archivo).XLS) para enviarse por fax o Email; y se puede imprimir rápidamente como cualquier hoja de cálculo de Excel.

Este tipo NO se almacena dentro de la base de datos del MBA. Si se graba, queda como un archivo en el disco duro de la PC. Este archivo se puede abrir desde Excel.

Este tipo de cotizaciones es muy útil para cotizaciones rápidas a personas o prospectos que todavía no son clientes de la empresa.

Al pasar cada producto a la cotización (botón Pasar a Cotización o F8), se va llenando un listado de productos en una hoja de cálculo. Este listado se encuentra en la hoja Cotización.

Esta cotización en hoja de cálculo, está dentro de la pestaña Busqueda y dentro de la hoja Cotización listado.

Esta hoja de cálculo no se puede modificar, solo se puede imprimir. Para regresar a la hoja de Busquedas, haz doble clic sobre la hoja de cálculo.

Documento del MBA

Este tipo de cotización es un documento oficial del MBA que se almacena en la base da datos tal y como si fuera un pedido o una factura. La forma de grabarlo y manejarlo es idéntica como si se hiciera un pedido. El MBA solamente cambia el tipo de documento interno; fuera de esto, se crea y se graba como un pedido.

Esta documento cotización, está dentro de la pestaña Cotización. Es importante notar que todo lo que hay dentro de esta pestaña es lo mismo como si estuvieras dando de alta un pedido. Todo el proceso interno de manejo es idéntico al de pedidos, pero para cotizaciones.

El detalle de este documento “cotización” se va llenando automáticamente al pasar productos del listado de búsquedas. O sea, el MBA llena al mismo tiempo, ambos tipos de cotizaciones y los dos se pueden manejar de forma independiente.

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Menú Ventas 8-21

Este detalle de la cotización, se puede modificar después directamente.

Estos documentos cotizaciones, NO afectan existencias, ni pedidos, ni facturas. Si se graban en el MBA, es solamente para tener una historia de las cotizaciones realizadas.

Para pasar un producto del listado de la búsqueda a la cotización, se puede hacer de 3 maneras:

1. Hacer clic en el botón Pasar a Cotización. 2. Oprimir la tecla F8 3. Hacer doble clic sobre el renglón en el listado.

Para fines de facilidad de explicación, le llamaremos a este proceso de pasar el producto a la cotización, solamente como “Pasar el producto”.

Cuando pasamos el producto, el MBA lo pone en los tipos de cotizaciones: en la hoja de cálculo y en el documento cotización.

La cotización en la hoja de cálculo tiene espacio para poner el nombre del Cliente. Estos datos se llenan automáticamente al seleccionar el Cliente en el documento Cotización (en la pestaña Cotización).

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Menú Ventas 8-22

8.6 Etiquetas de Embarque Este programa sirve para imprimir las etiquetas de embarque que se pegan a cada uno de los bultos o cajas cuando se envían a los clientes por medios de los transportistas.

Al entrar a este programa, aparece la siguiente ventana:

Esta es la pestaña Filtros por Factura:

Esta es la pestaña Ordenar Lista.

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Menú Ventas 8-23

Esta es la pestaña Impresión de Etiquetas.

8.6.1 Pasos para Generar las etiquetas

1. Seleccionar la pestaña Filtros por Factura. 2. Teclear el rango de fechas de las facturas deseadas. 3. Regresar a la pestaña Selección de Facturas. 4. Hacer clic en el botón Listar.

Se listan todas las facturas que están dentro del rango de fecha capturado. 5. Navegar por la lista de facturas y seleccionar la factura de la cual se desean imprimir

etiquetas. Los datos de la factura y del Cliente aparecen en el cuadro del lado derecho, dentro de la pestaña Datos de Etiquetas.

6. Hacer doble clic en la factura de la lista o hacer clic en el botón Generar. Se pueden seleccionar todas las facturas que se deseen. El MBA va acumulando las etiquetas de todas y cada una de las facturas y después la imprime todas las etiquetas juntas.

7. El MBA genera la cantidad de etiquetas indicadas, y llena una hoja de cálculo que está dentro de la pestaña Impresión de Etiquetas. Las etiquetas se va generando debajo de las que ya existan. Los datos que aparecen aquí, es lo que realmente se va a imprimir.

8. Hacer clic en el botón Imprimir. Todas las etiquetas que estén en la hoja de cálculo Impresión de Etiquetas se mandan a la impresora en un solo evento de impresión.

MBA Plus

Menú Ventas 8-24

8.6.2 Configuración de las etiquetas

En esta parte, se puede configurar el formato de impresión de la etiqueta.

Esta es la pestaña Configurar Impresión.

Códigos de Impresión

El MBA utiliza un modo nativo de impresión de datos; o sea que NO UTILIZA el Windows para imprimir. Los datos se envían directamente al puerto de impresión. La ventaja de esta técnica es que la impresión es mucho más veloz y se tiene más control sobre la manera de impresión.

Esta técnica también permite utilizar los códigos de control de la impresora. Este código de control o Escape, sirven para manipular la forma de impresión de la impresora.

Los código de control son una secuencia de números o códigos ASCII que al ser recibidos por la impresora, configuran su forma de operar. En el manual de usuario de la impresora, se muestran las tablas de los código de control para cada función. Los códigos de control se utilizan para hacer la letra más grande, negrilla, condensada, etc. etc.

Ejemplos de código de control:

Función Código de Control

Letra condensada #15 Quitar letra condensada #18

Alto de la forma es de 4 pulgadas #27 #67 #0 #4

MBA Plus

Menú Ventas 8-25

Descripción de cada campo

Campo Descripción

Secuencia Inicial Esta secuencia inicial es el código de control que se enviará a la impresora antes de iniciar la impresión. Sirve para configurarla antes de mandar imprimir las etiquetas. En este caso la secuencia #27, #67, #0, #4 sirve para decirle a la impresora que vamos a utilizar formas de 4 pulgadas de alto, que es lo que miden las etiquetas de embarque.

Antes de numero de caja Es el código de control para configurar el número de la caja. Se puede utilizar para hacer este numero más grande. Si está vacío, se utiliza el font por default.

Después de numero de caja Es el código de control para regresar a la configuración de default. Normalmente se utiliza para cancelar la configuración puesta por el campo anterior Si está vacío, se utiliza el font por default.

Ancho de etiqueta Es el ancho de etiqueta en caracteres

Cant. Columnas Es la cantidad de etiquetas que hay hacia lo ancho de la forma. Es el numero de columnas de etiquetas en la forma de impresión.

Sup. Margen superior de la etiqueta

Izq. Margen izquierdo de la etiqueta.

Separación Es la separación que hay entre las etiquetas ( a lo ancho)

# Lineas x Etiq. Numero de lineas que le caben a cada etiqueta

Sangría Primer renglón Es la sangría o espacio a la izquierda del primer renglón de la etiqueta.

8.6.3 Manipulación de las Hojas de cálculo

Tanto el listado de las facturas como las etiquetas generadas, utilizan hojas de cálculo para desplegar la información. Esto nos permite una enorme flexibilidad que explicaremos a continuación.

Lista de Facturas

Existe un área que se llama Lista de Facturas en donde aparecen varios controles u objetos. Estos objetos nos sirven para manipular la hoja de cálculo donde están listadas las facturas. Estos objetos se utilizan de la siguiente manera:

Objeto Función

Limpiar Limpia la lista respectiva

MBA Plus

Menú Ventas 8-26

Abrir Abre un documento grabado previamente y los carga a la lista respectiva. Esta acción tiene el mismo efecto como si se hubiera hecho todo paso a paso y manualmente.

Se puede grabar una lista, salir del sistema, abrirla con este botón y continuar trabajando con ella como si nada hubiera pasado y sin necesidad de volver a definir los criterios ni de volver a Generar la lista.

Grabar Graba a un archivo el contenido de la lista. Al grabar, asegúrate de que el tipo de archivo sea Excel 5.0/7.0 (XLS). Esto es para poder abrirlo después en Excel.

Prever Sirve para hacer una vista preliminar de la lista antes de imprimirla.

Imprimir Sirve para imprimir la hoja de calculo respectiva.

Buscar Texto

Sirve para buscar dentro de la lista, el texto que se tecleó en el cuadro que está arriba de él.

Ajustar alto de renglón

Hay ocasiones cuando un archivo se modificó en Excel, que el alto de los renglones se desajusta y se hace muy grande. Este botón sirve para volver a su tamaño normal la altura de los renglones.

Al oprimirlo aparece un cuadro de diálogo. Asegúrate de que la opción “Default” esté marcada y oprimir el botón “Ok”.

Mostrar/Ocultar

Este botón es un “switch” o interruptor para mostrar/ ocultar el panel de los botones. A veces es conveniente ocultar el panel cuando necesitas más espacio para ver la información de las hojas de cálculo.

Zoom Sirve para hacer mas chica/grande la letra en las listas.

Salir Sirve para cerrar la ventana.

Etiquetas

Existe un área que se llama Etiquetas en donde aparecen varios controles u objetos. Estos objetos nos sirven para manipular la hoja de cálculo donde están listadas las etiquetas. Estos objetos se utilizan de la siguiente manera:

Objeto Función

Limpiar Limpia la lista respectiva

Abrir Abre un documento grabado previamente y los carga a la lista respectiva. Esta acción tiene el mismo efecto como si se hubiera hecho todo paso a paso y manualmente.


MBA Plus

Menú Ventas 8-27

Grabar Graba a un archivo el contenido de la lista. Al grabar, asegúrate de que el tipo de archivo sea Excel 5.0/7.0 (XLS). Esto es para poder abrirlo después en Excel.

Prever Sirve para hacer una vista preliminar de la lista antes de imprimirla.


Sirve para generar las etiquetas de la factura seleccionada de la lista.

Sirve para imprimir todas las etiquetas generadas. Esta lista se muestra en la pestaña Impresión de Etiquetas.

MBA Plus

Menú Ventas 8-28

8.7 Envíos de Facturas Este programa sirve para capturar los números de guía y la fecha de embarque de las facturas cuando se entregan al transportista para su traslado hasta el domicilio del Cliente.

Al entrar a este programa, aparece la siguiente ventana:

Básicamente, los procesos que se deben realizar son:

• Listar las facturas • Capturar el numero de guía y fecha de envío • Grabar los datos capturados

8.7.1 Listar Facturas Para hacer más fácil la localización de facturas, el MBA permite especificar los criterios o condiciones para listar las facturas. La condición para listar facturas, se puede formar con los siguientes datos:

• Folio de la factura • Rango de fechas de las facturas • Nombre del Cliente • Transportista

Antes de listar las facturas, es necesario especificar algún criterio con estos datos Criterio con Folio de Factura Es posible listar las facturas en base a los digitos del Folio de la factura. El Folio de la factura se maneja como una serie de dígitos o números; NO es un numero.

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Menú Ventas 8-29

Ejemplo: Folio 119345. Este folio se compone de los dígitos 1,1,9,3,4 y 5; no es el numero 119345. Al decir que se compone de una serie de digitos, es como si el folio fuera una palabra y sus números o dígitos son las “letras” que lo componen.

Al listar las facturas por folio, podemos decirle al MBA que liste las facturas cuyo folio empieza con un “1”, que empiecen con los dígitos “1188” o donde el folio es “119345”.

Cuando usamos el folio para listar facturas, el MBA ignora los otros criterios de fecha, cliente y transportista.

Ejemplos de Criterios con Folio

En el campo “Numero de Factura (Parcial)” es donde se teclea el folio o la parte del folio de las facturas a listar.

Captura Significado

1188 Se listarán todas las facturas cuyo folio empiece con “1188” 118932 Se listarán todas las facturas cuyo folio empiece con “118932”

Criterio con Fecha, Cliente y Transportista

Es posible especificar un criterio que contenga uno o todos estos datos. Como regla general, si un dato esta vacío, significa que no formará parte de la condición o criterio.

En la siguiente tabla, se muestran varios ejemplos. En la columna “Captura”, se muestran los datos capturados y en la columna “Significado” se explica lo que contendrá el listado.

Captura Significado

Fecha Inicial: 08/07/2004 Fecha Final: 18/07/2004 Cliente: Vacío Transportista: Vacío

Se listarán todas las facturas cuya fecha esta entre el 8 de Julio de 2004 y el 18 de Julio de 2004; de todos los clientes y todos los transportistas.

Fecha Inicial: 08/07/2004 Fecha Final: 18/07/2004 Cliente: 4250 Transportista: Vacío

Se listarán todas las facturas cuya fecha esta entre el 8 de Julio de 2004 y el 18 de Julio de 2004; solamente del Cliente 4250 y todos los transportistas

Fecha Inicial: 08/07/2004 Fecha Final: 18/07/2004 Cliente: Vacío Transportista: 1

Se listarán todas las facturas cuya fecha esta entre el 8 de Julio de 2004 y el 18 de Julio de 2004; de todos los Clientes y que han sido enviadas por el transportista “1” (Nuestro Conducto).

Una vez capturado el criterio, con el botón Listar Facturas se listan todas las facturas que cumplan con el criterio especificado. Los criterios se pueden cambiar las veces que sea necesario y listar las facturas muchas veces.

Ver el detalle de una factura La hoja de cálculo tiene 3 hojas: Facturas, Detalle y Config.

Facturas contiene el listado de las facturas y sus datos generales.

Detalle contiene el detalle de alguna factura

MBA Plus

Menú Ventas 8-30

Config no se utiliza

Al estar navegando por el listado de facturas, hay dos maneras de ver el detalle de la factura seleccionada:

• Hacer doble clic en el renglón donde está la factura deseada. • Hacer clic en el botón Listar Detalle.

8.7.2 Captura de Datos

En el listado de las facturas, hay dos columnas muy importantes; de hecho son las columnas en donde se deben capturar los datos:

• Numero de guía. Es el folio de la guía que da el transportista. • Fecha Envío. Es la fecha en que se entregó la mercancía al transportista

Si estas dos columnas YA contienen algún dato, quiere decir que ya se habían capturado previamente. Se pueden modificar si es necesario.

Al ir capturando los datos, aparecerá un punto rojo en la primer columna de la hoja de cálculo.

Este punto rojo significa que ese renglón (factura) se modificó y se grabarán sus datos al oprimir el botón correspondiente. Sin le renglón NO tiene punto rojo, esa factura NO se grabará.

8.7.3 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Envío de Facturas:

Botón Explicación

Limpia los datos de los listados. No graba ni modifica nada, solamente borra todo.

Lee y carga un archivo de hoja de cálculo grabado previamente.

Graba la hoja de cálculo y todas sus hojas a un archivo en disco. Este botón despliega un cuadro de diálogo para capturar el nombre y guardar el archivo. Ojo: No se graban los datos de las facturas a la base de datos. Solamente se genera un archivo en el disco duro de la PC. Si se especificó el tipo como Excel 5/7 (*.XLS), el archivo es compatible con todas las versiones de MS Excel.

Muestra una pantalla donde aparece la impresión preliminar de los datos de la hoja de cálculo.

MBA Plus

Menú Ventas 8-31

Imprime la hoja que está desplegada en pantalla.

Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de la hoja de cálculo. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

Sirve para marcar los renglones como modificados. Pone el punto rojo en la primera columna para que el MBA grabe esos renglones marcados.

Se pueden seleccionar varios renglones antes de oprimir el botón.

Al oprimir este botón, el MBA recorre toda la lista de facturas de inicio a fin y todos los renglones que tengan un punto rojo (modificados) los graba a la base de datos. Los datos que se graban son Numero de Guía y Fecha de Envío solamente.

Si se desea cambiar el aspecto de la información de la hoja de cálculo, este botón despliega el menú para cambiar el formato, fonts, alineación, etc.

MBA Plus

Menú Ventas 8-32

8.8 Surtidos y BackOrder Esta opción es muy útil para saber lo que se ha surtido y lo que tenemos pendiente de un cliente en particular.

Al entrar a esta opción, aparece la siguiente ventana:

Pasos para saber lo que tenemos pendiente para un cliente:

1. Teclear o seleccionar el Cliente. 2. Teclear o seleccionar la fecha inicial de pedidos 3. Teclear o seleccionar la fecha final de pedidos

El MBA va a procesar todos los pedidos entre estas dos fechas. 4. Oprimir botón Listar (F5). 5. El MBA llena la hoja de cálculo con los datos de pedidos del Cliente

Es importante no poner rangos de fechas muy amplios o grandes, debido a que serían muchos pedidos y facturas a procesar y se tardaría mucho en terminar el reporte.

8.8.1 Hoja Pendientes En esta hoja se muestran los artículos que tenemos pendientes de surtir a un cliente. La información aparece por pedido.

MBA Plus

Menú Ventas 8-33

Descripción de columnas


Numero de Pedido Numero del Pedido Código Código del Producto

Descripción del Articulo Descripción del Articulo

Pedida Cantidad pedida de ese articulo en ese pedido

Facturada Cantidad factura de ese articulo de ese pedido

Pendiente Cantidad pendiente de surtir

Status Pendiente Si está en blanco, quiere decir que esa cantidad está pendiente de surtir.

Si aparece Cancelado, quiere decir que ese pendiente o BackOrder se canceló no hay que entregárselo al Cliente.

8.8.2 Hoja Facturado En esta hoja se muestran las facturas que se le han hecho a un cliente. Descripción de columnas


Numero de Factura Numero de Factura Código Código del Producto

Descripción del Articulo Descripción del Articulo

Cantidad Facturada Cantidad facturada

Del Pedido De que pedido se facturó el articulo

8.8.3 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Surtidos y BackOrder:

MBA Plus

Menú Ventas 8-34

Botón Explicación



Graba la hoja de cálculo y todas sus hojas a un archivo en disco. Este botón despliega un cuadro de diálogo para capturar el nombre y guardar el archivo. Solamente se genera un archivo en el disco duro de la PC. Si se especificó el tipo como Excel 5/7 (*.XLS), el archivo es compatible con todas las versiones de MS Excel.


Imprime la hoja que está desplegada en pantalla.

Al oprimir este botón, el MBA lista los pedidos del Cliente que estén dentro del rango de fechas especificado. Como es un proceso muy complejo, el listado puede tardar uno o dos minutos en terminar.

Cerrar la ventana

8.9 Cancelar BackOrder Este proceso sirve para cancelar todos el BackOrder o productos pendientes que se le deben a un cliente.

8.9.1 Proceso Cuando un cliente hace un pedido y se captura, el MBA graba todo lo que el Cliente pidió. Luego al facturar, se toman de ese pedido los productos que sí hay en existencia y se insertan a la factura. Al grabar la factura, el MBA va al detalle del pedido y graba lo que se facturó de ese pedido y de ese articulo, de tal manera que el MBA tiene en el pedido una cantidad pedida y una cantidad facturada; la diferencia es lo pendiente de surtir o BackOrder.

8.9.2 Porqué cancelar el BackOrder Frecuentemente, el Cliente se olvida lo que se le debía o lo consigue con otro proveedor y en el MBA se queda un pendiente o BackOrder que NO tiene que ser surtido porque el Cliente ya no lo quiere o ya lo pidió en otro pedido.

MBA Plus

Menú Ventas 8-35

Debido a esto quedan muchos pendientes o BackOrder que en realidad ya no son BackOrder por que ya no se van a surtir y entonces hay que cancelarlos para que no estorben con el BackOrder real que si hay que surtir.

8.9.3 Pasos para cancelar el backorder

1. Teclear o seleccionar el Cliente. 2. Teclear o seleccionar los dias de antigüedad de pedidos.

El MBA calcula la fecha de pedido. Los pedidos posteriores a esa fecha, se les cancelará el BackOrder

3. Oprimir botón Ejecutar (F5).

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Menú Ventas 8-36

8.10 Articulos de Baja Rotación Los articulos de baja rotación son aquellos productos que se mueven o se venden poco.

Este programa nos ayudará a identificar los productos de baja rotación y a capturar un nuevo status o un descuento adicional para promover su venta. Finalmente, podremos obtener listas de precios con los descuentos de baja rotación claramente señalados.

Esta es la ventana que aparece al entrar a esta opción:

8.10.1 Listado de Productos La primera parte del proceso es listar los articulos que tengan baja rotación. En este caso manejaremos los días sin venta como un parámetro importante. Significa cuantos días han pasado sin que se venda un solo producto de un código específico.

Para listar los productos hay que definir ciertas condiciones o criterios del listado.

Campo Descripción

Días SIN Ventas Si los días sin ventas del producto es mayor o igual a este numero, el MBA SI lo listará

Existencias con cero Si esta activado, el MBA listará los productos que tengan existencia igual a cero

Todos Baja Rotación Si está activado, el MBA listará los productos que tengan un status de baja rotación aunque sus días sin venta sean menores

MBA Plus

Menú Ventas 8-37

al campo Días SIN Ventas. O sea, siempre se listarán los artículos con status de baja rotación sin importar los demás criterios.

Los artículos pueden listarse por familia o por código del producto. En el caso de que sea por código de producto, se podrá teclear solamente los primeros caracteres del código y el MBA listará los productos que empiezan con esos caracteres tecleados.

Una vez tecleados los criterios y la familia o el código, se oprime el botón Listar (F5) para desplegar la lista de los productos que cumplen con las condiciones

especificadas.

El MBA maneja dos listados: el de productos de baja rotación que está en la hoja Lista Baja y el de la lista de precios que esta en la hoja Lista Precios. Ambas listas se llenan simultáneamente al oprimir este botón.

8.10.2 Capturar Status y Descuentos de Baja Rotación Una vez listados los productos que se mueven poco o tienen baja rotación, se les puede capturar un status de baja rotación y/o un descuento adicional para promover su venta.

El status es solo una identificación que se les pone a estos productos para monitorearlos más fácilmente.

En la pestaña Opciones están las herramientas que nos ayudarán a hacer esta captura más fácil y rápida.

El Grupo Ordenar Listado se utiliza para ordenar el listado de productos de baja rotación. Se utiliza así:

1. Seleccionar la columna de la lista Ordenar por. 2. Hacer clic en el botón Ordenar Listado.

El Listado se ordenará inmediatamente El Grupo Poner Status a Productos se utiliza para ponerle el status y el descuento a productos de baja rotación. Se utiliza así:

1. En el listado, seleccionar los renglones a los cuales le quieres poner el status y/o el descuento.

2. En el Campo Status, selecciona que status le quieres poner Normal, Baja o Nulo.

MBA Plus

Menú Ventas 8-38

3. En el campo Descuento, teclea o selecciona el monto del descuento que le quieres poner a los artículos seleccionados.

4. Oprime el botón Poner Status y Descuento. En todos los renglones seleccionados, el MBA les pondrá el status y el descuento capturados. Si no se selecciona ningún renglón, solo se modificara el renglón donde está el cursor en la hoja de cálculo.

8.10.3 Grabar Status y Descuentos de Baja Rotación Una vez capturados y modificados los productos, hay que grabar los cambios en la base de datos. Al ir capturando los datos, aparecerá un “1” en la primer columna de la hoja de cálculo.

Este “1” significa que ese renglón (producto) se modificó y se grabarán sus datos al oprimir el botón correspondiente. Sin el renglón NO tiene el “1”, ese producto NO se grabará.

8.10.4 Reporte de Baja Rotación La pestaña Reporte contiene opciones para configurar el reporte de baja rotación.

En el listado de los campos aparece un checkbox. Si es checkbox está activado, significa que la columna del reporte estará visible y se imprimirá; si se desactiva, la columna se esconde y no sale en el reporte. Así que tu puedes seleccionar que columnas quieres que se impriman en el reporte.

El botón Imprimir Reporte imprime el listado de baja rotación.

MBA Plus

Menú Ventas 8-39

8.10.5 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Artículos de Baja Rotación:

Botón Explicación





Imprime la hoja que está desplegada en pantalla. Antes de imprimir, cerciórate que la hoja que quieres imprimir este activa o visible; la hoja que estés viendo es la que se imprime.


Sirve para listar los productos de baja rotación y la lista de precios. Hay que especificar los criterios antes de Listar.

Sirve para marcar los renglones como modificados. Pone el punto rojo en la primera columna para que el MBA grabe esos renglones marcados.


Al oprimir este botón, el MBA recorre toda la lista de facturas de inicio a fin y todos los renglones que tengan un “1” (modificados) los graba a la base de datos. Los datos que se graban son Status Rotación y Descuento Baja Rotación solamente.

Cerrar la ventana

MBA Plus

Menú Ventas 8-40

8.11 Reportes Los reportes se explican detalle en el capítulo 13 Reportes del MBA.

8.12 Configuración

8.12.1 Descuentos en Facturación Este proceso sirve para ponerle un descuento a varios productos al mismo tiempo. Cuando se quiere poner en oferta productos que no se mueven o hacer alguna liquidación de alguna familia, se utiliza este proceso para ponerles el descuento.

Al entrar, aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú Ventas 8-41

8.12.2 Pasos para poner descuentos

1. Teclear el código del producto. Se puede poner solo las primeras letras del código. En este caso, el proceso afectará a todos los productos que empiecen con esas letras.

2. Capturar el porcentaje de descuento. 3. Oprimir el botón Ejecutar (F5) para afectar los productos especificados

Después de terminar el proceso, aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú CxC 9-1

9 Menú CxC

Cuentas por Cobrar Este menú contiene el módulo de Cuentas por Cobrar.


1. Capturar el catálogo de Clientes 2. Capturar Facturas a Clientes



9.3 Abonos de Clientes Este programa nos ayudará a capturar los pagos que realizan los clientes y aplicarlos a las facturas correspondientes. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú CxC 9-2

Vamos a explicar cada una las áreas o pestañas más importantes en la captura de abonos.

9.3.1 Pestaña Datos del Recibo Esta siempre es la activa y visible al entrar a Abonos de Clientes



Tipo Movto

Nombre Movimien-to

Es el tipo de movimientos, documento o tipo de pago / abono que se va a registrar. Aquí se le dice al MBA sie pago será en efectivo, cheque o es una nota de crédito.

Cliente Es el código del Cliente al que se le aplicará el pago. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.

Monto Abono Aquí se captura el monto total de ese tipo de pago.

Al teclear Enter en este campo, el MBA asigna esta cantidad a la primer factura de la lista. Si el monto es más grande que la cantidad de la factura, la factura se paga completamente y el resto se deberá distribuir en otras facturas.

Monto Devoluciones

Este es el monto de la devoluciones que se capturaron. Puede ser que no haya devoluciones y este monto es cero.

Monto Total Abonos

Es la sume de los dos campos anteriores.

Este es el monto que se le va a aplica a las facturas. Este es el campo

MBA Plus

Menú CxC 9-3

más importante, ya que ésta es la cantidad total que se va a distribuir en entre las diferentes facturas a pagar.

Este campo se relaciona mucho con el Monto Total Aplicado que aparece en la parte baja de la ventana.

El MontoTotal Abonos menos el Monto Total Aplicado da como resultado la cantidad pendiente de aplicar a las facturas restantes.

Folio Es el folio del movimiento. Cada tipo de movimiento o tipo de pago tiene un folio independiente. Existe un folio para pagos en efectivo, otro folio para cheques, otro folio para notas de crédito, etc.

Si deseas consultar un documento grabado previamente, teclea el folio y luego oprime la tecla Enter. El MBA despliega los datos del documento.

Fecha Es la fecha del documento que se grabará en la base de datos

Esta parte está sumamente relacionada con la pestaña Detalle de Documentos.

9.3.2 Pestaña Datos Adicionales Muestra los datos de apoyo del documento que se está capturando.

Estos datos son relevantes solamente cuando es una Nota de Crédito en otras monedas.

9.3.3 Pestaña Detalle de Documentos En esta área aparece una hoja de cálculo con el detalle de las facturas que tiene pendiente el cliente. Al teclear el Cliente, este listado se llena inmediata y automáticamente.

MBA Plus

Menú CxC 9-4



Tipo Doc

Tipo de Documento

Que tipo de documento es: Fac=Factura

Serie Doc Es la serie del documento

Numero Doc Numero o Folio del documento

Fecha Venc. Fecha de Vencimiento del Documento

Monto Documento Es el monto original del documento. Este monto nunca cambia.

Monto Asignado Es el monto de pagos/abonos que se han asiganado a este documento en esta sesión de captura. Muchas veces el cliente paga con un cheque el cual cubre varias facturas y a cada factura se le asigna su monto correspondiente.

Saldo Es el saldo del documento. Este se reduce al asignar pagos a la factura y normalmente se hace cero al pagarse toda la factura.

Comentarios Importantes

• La lista de facturas aparece ordenada por fecha

• Al hacer doble clic sobre un renglón de factura, el MBA asigna el mayor monto disponible a esa factura. Si ya se aplicó todo el monto de Abono aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú CxC 9-5

Hoja Aplicados

Cuando se consulta un documento previamente capturado, el MBA muestra y activa la hoja de Aplicados. Esta hoja muestra una lista con las facturas que se pagaron con este folio que se está consultando.

MBA Plus

Menú CxC 9-6

9.3.4 Datos Adicioinales de Pago Dentro de esta pestaña se capturan algunos datos adicionales del pago que realiza el cliente. Estos aplican solo a pagos con cheque y a Notas de Crédito.


Campo Descripción

Num. Cheque o Referencia

Se captura el numero de cheque o referencia, si existe.

Fecha de Depósito Es la fecha en que se depositó el cheque (aplica solo para cheques)

Concepto de la Nota de Crédito

En este espacio se captura la descripción de la Nota de Crédito (aplica solo para Notas de Crédito)

SubTotal Es el Subtotal del documento de abono.

IVA Es el IVA del documento de abono.

Total Es el Total del documento de abono.

9.3.5 Pestaña Notas de Devoluciones

En esta pestaña se muestran las notas de devoluciones que tiene el Cliente:

MBA Plus

Menú CxC 9-7

Al teclear o seleciconar el Cliente, el MBA llena esta lista. Estas son las devoluciones que se le han capturado al Cliente. Esta devolucones se capturan en el módulo de Inventarios.

Las devoluciones son abonos que el cliente tiene a favor y se le pueden aplicar para pagar otras facturas pendientes.

Al seleciconar una devolucion de esta lista, el MBA hace efectivo y lo captura en el campo Monto Devoluciones.

El MBA suma el monto pagado en Cheque o Efecivo más la devoluciones y ese total es lo que se puede aplicar para pagar facturas. Al seleccionar cada nota de devolución, aparece un botón rojo a la izquierda indicando que esa Nota ya se asignó. Al grabar el documento, el MBA marca esas Nota de Devolución como ya asiganadas y no las despliega después.

Para seleciconar Notas de Devolución se puede hacer doble clic sobre el rengló correspondiente. Fíjate como el campo Monto de Devoluciones se va incrementando con cada Nota de Devolución que seleccionas.

Explicación de Botones (Encabezado del Pedido)


Refrescar

El MBA va de nuevo al servidor y trae la lista más actualizada de pedidos capturados.

Aceptar Regresa a la factura y copia los productos seleccionados en esta ventana. Los productos que copia son los que tengan el punto verde mostrado en el detalle.

Cancelar Cierra la ventana y no pasa ningún prodcuto a la factura

Explicación de Botones (Notas de Devoluciones)


Todos

Selecciona todos las Notas de Devolución. Cuando aparece un botón rojo a la izquierda ( ● ), significa que la Nota de Devolución ya se seleccionó y se asignó.

Ninguno Se quita la selección (el punto rojo) de todas las Nota de Devolución , o sea no se selecciona ninguna

MBA Plus

Menú CxC 9-8

o sea, no se selecciona ninguna.

Selección Pone o quita el punto rojo a las Nota de Devolución en los renglones seleccionados. Este botón trabaja como un switch: si el renglón tiene el punto rojo, se lo quita; si no lo tiene se lo pone.

Invertir Invierte la selección de las Nota de Devolución. Las Nota de Devolución seleccionado las deselecciona y las no seleccionadas, los selecciona.

Refrescar Detalle Vuelve a carga las Nota de Devolución.

9.3.6 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Abonos de Clientes:

Botón Explicación

Limpia los datos del documento.

Graba el documento de pago. Al grabar el MBA realiza los siguiente procesos:

• Graba el documento de pago • Graba en la factura el pago que se le asignó y modifica su saldo pendiente • Graba en las Nota de Devolución el status de asignada para que después ya

no aparezcan en el listado de Nota de Devolución.

Imprime el documento que está desplegado en pantalla.

Este botón asigna el monto disponible a la factura seleccionada en la lista. Es lo mismo que hacer doble clic en la lista de facturas u oprimir la tecla F5.

Este botón sirve para cancelar el documento de abono actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:


Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de la lista de las facturas. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

MBA Plus

Menú CxC 9-9

Sirve para salir de la ventana de Abonos de Clientes.

9.4 Selección de Documentos (SelDoc)

9.4.1 Filosofía de Operaión En general, existen tres procesos básicos que se deben de llevar a cabo en el sistema de Selección de Documentos de Cobranza (“SelDoc” de aquí en adelante):

1. Definir y teclear los criterios de selección de documentos. Los criterios pueden ser: un rango de fechas, un rango de montos, un rango de codigos de clientes y un rango de codigos de vendedores o agentes. Se pueden definir uno o todos los criterios que se deseen.

2. Ejecutar el proceso “Generar Reporte”. Este proceso hace lo siguiente: toma los criterios dados por el usuario y va a los archivos a buscar las facturas que cumplen con los criterios dados. Dspués, llena la lista con los documentos encontrados.

3. De la lista ya llena, se seleccionan los documentos y se “pasan” a la lista de la derecha mediante la flecha azul que apunta hacia la derecha.

4. Una vez llena la lista de “Documentos Seleccionados”, se imprime o se graba para ser modificada en Excel.

5. Se entrega la lista al agente correspondiente.

9.4.2 Cómo poner los criterios de selección

9.4.2.1 Fecha 1. Seleccionar con el mouse (Clic, de aquí en adelante) la pestaña “Filtros por Documento” 2. Selecciona la fecha inicial. Clic en el dibujito con el numero 15.

3. Aparece el calendario. Seleccionar la fecha deseada haciendo clic sobre el día. Las flechitas dobles avanzan o retroceden un año, las sencillas avanzan o retroceden un mes.

4. Seleccione la fecha final de la misma manera.

9.4.2.2 Tipos de Documentos 1. Haz clic en el objeto de tipos de

documentos.

2. Selecciona el tipo de documento. Por ahora, hay que seleccionar el que diga “Factura”.

3. También es posible seleccionar con las flechas del teclado.

9.4.2.3 Saldos de Facturas 1. Haz Clic en el objeto a la derecha del letrero “Rango Inicial” dentro del

recuadro “Saldos de Facturas”. Teclea el monto de la factura, Si deseas hacer

MBA Plus

Menú CxC 9-10

algún calculo para determinar el monto, oprime el botón de la calculadora y aparecerá una donde puedes hacer tus operaciones.

2. Haz lo mismo para el “Rango Final”. 3. Comentarios: Si ambas cantidades están en ceros NO se considerarán como criterio de

selección. Si se desean traer facturas con saldo cero, poner un numero negativo (-10 por ejemplo) en el Rango Inicial y un cero en el rango final.

9.4.2.4 Clientes/Vendedores Los criterio de Clientes está en la pestaña “Filtro por Cliente/Vendedor” dentro del recuadro “Clientes”.

Básicamente, este criterio se utiliza para traer las facturas que pertenecen a un cliente en particular o a un rango de clientes. Si por ejemplo, deseas ver las facturas del cliente 1000, hay que poner 1000 en el “Código Inicial” y 1000 en el “Código Final”.

Si en el “Código Inicial” pones un 1000 y en el “Código Final” pones un 2000, el sistema traerá las facturas del cliente 1000, del 1001, del 1002, etc., hasta el cliente 2000.

Al lado del código existe en botón para “Buscar Clientes”. Este botón despliega la siguiente ventana:

Esta ventana es identica para clientes y agentes. A continuación explicamos como se utiliza:

• Al seleccionar “Ordenar por Código”, los datos se ordenan alfabéticamente por la columna código.

• Al seleccionar “Ordenar por Nombre”, los datos se ordenan alfabéticamente por la columna Nombre.

• Para buscar algun texto. Teclealo en la caja arriba del botón “Buscar Texto” y luego oprime este botón. El sistema seleccionará el renglón donde haya encontrado el texto buscado. Si el texto no se encontró, no hace nada.

Una vez que ya se encontró el cliente o agente buscado, hay que

seleccionar el renglón donde se encuentra y luego oprimir el botón “Aceptar”.

Al hacer esto, la ventana desaparece y el sistema pone el código seleccionado en el cuadro de texto de los criterios. Si no se desea seleccionar ningún código, teclea el botón “Cancelar”.

MBA Plus

Menú CxC 9-11

9.4.3 Cómo listar facturas en base a los criterios de selección

9.4.3.1 Ejemplos de criterios y selección de facturas Ejemplo 1: Listar las facturas de septiembre de 2001 del cliente “Abastecedora de Aceros de Monterrey”.

1. Hacer clic en de la fecha Inicial

2. Aparece el calendario. Buscar el mes de Septiembre con las flechitas sencillas. Seleccionar el día 1.

3. Hacer clic en de la “Fecha Final”

4. Aparece el calendario. Buscar el mes de Septiembre con las flechitas sencillas. Seleccionar el día 30.

5. Seleccionar la pestaña “Filtros por Cliente/Vendedor”

6. Oprimir el botón “Buscar Cliente” que está al lado del “Código Inicial”

7. Aparece la ventana de “Consulta de Cliente” (Ver punto 1.2.4 para explicación).

8. Buscar en la lista al cliente “Abastecedora de Aceros de Monterrey”

9. Seleccionar el renglón donde esté ese cliente.

10. Oprimir el botón “Aceptar”. La ventana se cierra y el código del cliente aparece en el “Código Inicial”.

11. Repetir los pasos 6 al 10 para obtener el codigo final.Se puede también teclear directamente en el “Código Final”

12. Una vez definidas las fecha y los clientes deseados, seleccionar la pestaña “Selección de Facturas” y oprimir el botón “Generar”.

13. Despúes de unos segundos, aparecerán las facturas del mes de septiembre del cliente “Abastecedora de Aceros de Monterrey” en la “Lista de documentos disponibles”.

9.4.4 Cómo utilizar las listas de documentos (facturas)

9.4.4.1 Botones más importantes A continuación aparecen los botones más importantes utilizados en la manipulación de las listas de documentos de facturas.

En la tabla siguiente se explica la función de cada botón:

MBA Plus

Menú CxC 9-12

Código Nombre Función

B1 Generar Toma los criterios definidos y llena la lista amarilla con las facturas que cumplan con el criterio definido.

B2 Seleccionar Pasa las facturas seleccionadas en la lista amarilla hacia la lista verde . Marca con negrilla en la lista amarilla, los documentos que se pasaron a la lista verde.

B3 Limpiar (Brocha) Limpia la lista respectiva

B4 Abrir (Carpeta) Abre un documento grabado previamente y los carga a la lista respectiva. Esta acción tiene el mismo efecto como si se hubiera hecho todo paso a paso y manualmente.


B5 Grabar (Disco) Graba a un archivo el contenido de la lista. Al grabar, asegúrate de que el tipo de archivo sea Excel 5.0/7.0 (XLS). Esto es para poder abrirlo después en Excel.

B6 Prever (Binoculares) Sirve para hacer una vista preliminar de la lista antes de imprimirla.

B7 Imprimir (Impresora) Sirve para imprimir la lista respectiva.

B8 Buscar Texto Sirve para buscar dentro de la lista, el texto que se tecleó en el cuadro que está arriba de él.

B9 Ajustar alto de renglón

Hay ocasiones cuando un archivo se modificó en Excel, que el alto de los renglones se desjusta y se hace muy grande. Este botón sirve para volver a su esta normal la altura de los renglones.

Al oprimirlo aparece un cuadro de diálogo. Asegúrate de que la opción “Default” esté marcada y oprimir el botón “Ok”.

B10 DesSeleccionar Este botón elimina las facturas seleccionadas en la lista verde (derecha). Si es posible, quita la selección de negrilla de la lista amarilla (recuerda que cuando seleccionas facturas y se pasan a la lista verde, se ponen en negrillas).

Es posible seleccionar varios renglones (dentro de una misma columna) y se eliminan todos los seleccionados al mismo tiempo.

B11 Mostrar/Ocultar Este botón es un “switch” o interruptor para mostrar/ ocultar el panel de los botones. A veces es conveniente ocultar el panel cuando necesitas más espacio para ver la información de las listas.

B12 Mostar ventana Este botón sirve para mostrar la ventana para la manipulación de facturas. Normalmente la ventana

MBA Plus

Menú CxC 9-13

siempre está abierta y no es necesario oprimirlo.

B13 Ventana anterior No se utiliza en esta versión. Será util cuando tengamos más de una ventana abierta simultaneamente.

B14 Ventana siguiente No se utiliza en esta versión.

B15 Salir del sistema Sirve para salir del sistema y cerrar la aplicación.


9.4.5 Forma de trabajo de las listas

Tenemos dos listas:

1. “Documentos Disponibles”

2. “Documentos Seleccionados”

La lista de “Documentos Disponibles” es la lista que está del lado izquierdo de la pantalla y tiene un encabezado de color amarillo. En esta lista se listará las facturas que cumplen con los criterios de selección dados y explicados en el punto 1.3. La lista se genera después de oprimir el botón “Generar” de la pestaña “Selección de Facturas”. Estos datos de facturas son los que están físicamente en los archivos del sistema administrativo de “MegaPack”.

La lista de “Documentos Seleccionados” es la lista que está del lado derecho de la pantalla y tiene un encabezado de color verde. Esta lista se compone de las facturas que tú vas pasando desde la lista de “Documentos Disponibles”.

9.4.6 Cómo pasar facturas de una lista a otra Básicamente, lo que tienes que hacer es ir pasando las facturas de la lista de “Documentos Disponibles” (vamos a llamarle la lista amarilla) a la lista de “Documentos Seleccionados” (vamos a llamarle la lista verde) . Se supone que la lista de “Documentos Seleccionados” es la lista que le vamos a dar al agente para que realice la cobranza respectiva.

Asumimos que ya tenemos llena nuestra lista de “Documentos Disponibles”.

Hay dos maneras de pasar las facturas:

1. Haciendo doble clic. Al hacer esto, la factura seleccionada se pasa a la lista verde.

2. Con el botón seleccionador (botón “B2” marcado en la panatalla mostrada arriba) que es una flecha azul apuntando a la derecha.

Como pasar las facturas con el botón “Seleccionar”:

1. Primero se seleccionan los renglones de las facturas que se desean pasar a la lista verde. La selección se puede hacer dentro una sola columna. Lo importante es saber que renglones son los que se van a pasar. No es necesario seleccionar todos los datos de las facturas.

2. Oprimir el botón seleccionador (B2. Ver pantalla arriba en el punto 1.4.1).

MBA Plus

Menú CxC 9-14

3. Al hacer esto las facturas se pasan a la lista verde y los renglones seleccionados de la lista amarilla se ponen en negrillas para indicarte que esos documentos ya se pasaron.

Como quitar facturas ya seleccionadas:

1. Primero se seleccionan los renglones de las facturas que se desean eliminar. La selección se puede hacer dentro una sola columna. Lo importante es saber que renglones son los que se van a eliminar. No es necesario seleccionar todos los datos de las facturas.

2. Oprimir el botón “DesSeleccionar” (B10). Ver pantalla arriba en el punto 1.4.1

3. Al hacer esto las facturas desaparecen de la lista verde. Si es posible, se quita también las negrillas de la lista amarilla.

9.4.7 Cómo ordenar las listas Cualquiera de las dos listas se pueden ordenar por cualquier campo o columna que desees.

Para ordenar la lista haz lo siguiente:

1. Haz clic en la pestaña “Ordenar Listas”. El recuadro del lado izquierdo, ordena la lista del lado izquierdo (amarilla) y el recuadro del lado derecho, ordena la lista del lado derecho (verde).

2. Haz clic en objeto abajo del letrero “Ordenar por Columna”.

3. Aparece la lista de los campos o columnas de la lista.

4. Selecciona el campo o columna mediante el cual deseas ordenar la lista.

5. Oprimr el botón “Ordenar”

6. La lista se ordena instantáneamente por el campo o columna seleccionada.

Nota: Despues de ordenar las listas, la acción de eliminar facturas o DesSeleccionar, ya no quitará las negrillas que existan en la lista amarilla. Esto no es un problema, pero es necesario mencionarlo ya que las negrillas pueden tomarse a veces como indicadores de que documentos se han pasado a la lista verde.

9.4.8 Cómo grabar la lista elaborada.

Una vez teminada la operación de pasar las facturas a la lista verde, es necesario grabar una o ambas listas.

Para grabar una lista:

1. Oprimir el botón “Grabar” (B5) correspondiente a la lista deseada.

2. Aparece un cuadro de diálogo “Grabar archivo”

3. Teclea o selecciona el nombre del archivo.

4. Asegúrate de que el tipo del archivo sea Excel 5.0/7.0 y XLS

5. Oprime el botón “Aceptar”

MBA Plus

Menú CxC 9-15

El archivo generado puede ser ahora modificado en Excel para hacerle las modificaciones necesarias.

9.5 Reportes

Los reportes se explican detalle en el capítulo 13 Reportes del MBA.

MBA Plus

Menú Compras 10-1

10 Menú Compras

Este menú contiene el módulo de Compras.

10.1 Requisitos previos Antes de empezar a utilizar el módulo de Compras es necesario hacer lo siguiente:

1. Capturar el catálogo de Proveedores 2. Capturar el catálogo de Artículos



10.3 Costeo de Artículos Este programa te permitirá capturar de una manera rápida y fácil todo lo relacionado a los precios y costos de venta de los productos.

Como el MBA utiliza una hoja de cálculo para el manejo de cantidades numéricas, la captura se hace muy cómoda y rápida.


MBA Plus

Menú Compras 10-2

La filosofía de operación es muy sencilla:

1. Listar los productos que se desean modificar. 2. Modificar los precios, costos y márgenes de cada producto 3. Grabar los cambios realizados

10.3.1 Listar los Productos Lo primero que hay que hacer es decidir si se va a listar por familia o por código de productos.

Si es por familia, hay que seleccionar la pestaña Familia y teclear el código inicial y final de las familias que se desean listar.

Si es por código de producto, hay que seleccionar la pestaña Producto y teclear el código inicial y final de los productos que se desean listar.

Una vez definido alguno de estos dos criterios, hay que oprimir el botón Listar. Antes de proceder a mostrar el listado, el MBA verifica que pestaña esta visible (Familia o Producto) y de acuerdo a ello se muestra el listado.

Descripción de columnas

MBA Plus

Menú Compras 10-3



Familia Código de la familia del producto

P. de Lista (Compra DL) Precio de Lista (Compras en Dólares)

Si el producto se compra en Dólares, se debe utilizar esta columna. El precio en MN, se calcula con el tipo de cambio

P. de Lista (Compra MN) Precio de Lista (Compras en Moneda Nacional)

Descto 1 a 7 Descuento 1 a 7

Son los descuentos que el proveedor no otorga

P. Real (Compra) Precio Real de Compra del producto.

Es el precio de Lista menos los descuentos. Los descuentos se hacen de la siguiente manera: Precio – Descto1 – Descto2 – Descto 3 ... etc.

Gastos Aduana Son los gastos de importación que se asignan al producto. Está dado en porcentaje del Precio Real.

Gastos Flete Son los gastos de flete que se asignan al producto. Está dado en porcentaje del Precio Real.

Gastos Otros Son otros tipos de gastos que se asignan al producto. Está dado en porcentaje del Precio Real.

Costo Real Es el costo real del producto quitándole los descuentos y sumándole los Gastos.

Margen 1 a 3 Es el margen de ganancia para cada uno de los diferentes tipos de precios a manejar.

Los márgenes se calculan sobre el costo del producto.

Precio 1 a 3 Son los Precios calculados a partir del costo y los márgenes.

Ultima Actualización Muestra la última fecha en que se actualizó el precio a este producto.

Anterior Actualización Es la fecha a la anterior a la Última Actualización.

10.3.2 Actualización de Precios, Costos y Márgenes de los Productos Después de listar los productos, se puede empezar a capturar los precios, costos y márgenes deseados.

El MBA bloquea las columnas que no se deben modificar y así protege al usuario de cambiar fórmulas o datos sensibles sin desearlo.

En la pestaña Opciones existen herramientas para que las modificaciones masivas a productos sea más rápida y segura. La pestaña Opciones se ve así:

MBA Plus

Menú Compras 10-4

Grupo Copiar Datos hacia abajo

Estas herramientas nos sirven para copiar datos similares de un producto a otros productos y no tener que capturarlos manualmente.

Campo Descripción

Del Primer renglón hacia abajo Copia el primer renglón de la hoja de cálculo en todos los renglones hacia abajo. La copia solo se hace en las columnas que son modificables.

Si el primer renglón está vacío, también lo copia en los demás, o sea, borra todos los renglones.

Si por error se borraron algunos renglones, vuelve a listar los productos con el botón Listar de la barra de herramientas.

En renglones seleccionados Esta opción copia el primer renglón de la selección en todos los demás renglones de la selección.

Solo se afectan los renglones seleccionados. La selección se puede hacer dentro de una columna. Lo que importa es cuales renglones están seleccionados.

Si se selecciona solo una columna, el MBA copia, de todas maneras, todas las columnas que son modificables.

Solamente dentro de la selección Esta opción copia el primer renglón de la selección y lo pone en los demás renglones de la selección.

La copia solamente se hace dentro la selección hecha.

Si se selecciona solo dos columnas, el MBA copia los datos de esas dos columnas solamente.

Botón Copiar hacia abajo Al oprimir este botón, el MBA procede a realizar la copia de los datos.

Arrastra el cuadrito de la esquina inferior derecha del cursor para copia datos en celdas adyacentes.

(Grupo Ordenar Listado

Estas herramientas nos sirven para ordenar el listado y localizar más fácilmente productos

MBA Plus

Menú Compras 10-5

Campo Descripción

Ordenar por Selecciona el campo mediante el cual se ordenará el listado de productos

Botón Ordenar Listado El MBA procede a ordenar el listado por el campo seleccionado.

(Grupo Cambio a Precios de Lista

Estas herramientas nos sirven para cambiar precios de Lista de una manera rápida y eficiente.

El MBA recorre la lista y aumenta o decrementa los precios de lista según el porcentaje de descuento capturado. Si el porcentaje es positivo (mayor a cero), el MBA lo interpreta como un incremento en precio. Si el porcentaje es negativo (menor a cero), el MBA lo interpreta como una disminución en precio.

Campo Descripción

Todo Cambia todos los precios de Lista del Listado. Este proceso modifica tanto la columna en Dolares como la de Moneda Nacional.

En renglones seleccionados Cambia solamente los renglones seleccionados

Porcentaje de Descuento Es el porcentaje de incremento o disminución. Si es mayor a cero, aumenta el precio. Si es menor a cero, lo disminuye.

Al oprimir el botón, el MBA solicita una confirmación como la siguiente:

Botón Afectar Precios de Lista Este botón dispara el proceso que cambia los precios de Lista de acuerdo a las opciones anteriores.

MBA Plus

Menú Compras 10-6

10.3.3 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Costeo de Articulos:

Botón Explicación







Sirve para listar los productos. Hay que especificar los criterios de Producto o Familia antes de Listar.

Sirve para marcar los renglones como modificados. Pone el “1” en la primera columna para que el MBA grabe esos renglones marcados.


Al oprimir este botón, el MBA recorre toda la lista de productos de inicio a fin y todos los renglones que tengan un “1” (modificados) los graba a la base de datos.

Despliega el cuadro de dialogo para cambiar el font a las celdas seleccionadas

Cerrar la ventana

10.4 Reportes de Costos Este programa te permitirá imprimir varios reportes y listas de precios en base a lo que se capturó en la opción de Costeo de Artículos.

MBA Plus

Menú Compras 10-7

Como el MBA utiliza una hoja de cálculo para el manejo de cantidades numéricas, la impresión se hace muy cómoda y rápida.


10.4.1 Listar los Productos Lo primero que hay que hacer es decidir si se va a listar por familia o por código de productos.

Si es por familia, hay que seleccionar la pestaña Familia y teclear el código inicial y final de las familias que se desean listar.

Si es por código de producto, hay que seleccionar la pestaña Producto y teclear el código inicial y final de los productos que se desean listar.

Una vez definido alguno de estos dos criterios, hay que oprimir el botón Listar. Antes de proceder a mostrar el listado, el MBA verifica qué pestaña está visible (Familia o Producto) y de acuerdo a ello se muestra el listado.

El MBA, al listar los productos, lo que realmente hace es generar un reporte de Listas de Precios o de otro tipo.

En la pestaña Reportes, se muestran los diferentes reportes que se pueden generar en esta ventana:

MBA Plus

Menú Compras 10-8

Descripción de Reportes

Reporte Descripción

Lista de Precios 1 Lista de Precios con el Precio # 1



Lista de Precios 1,2,3 Lista de Precios con los tres Precios

Detalle de Costos y Precios Reporte detallado que muestras los costos, márgenes y precios de lista

Auditoría Reporte para saber quién y cuando se han modificado precios.

Una vez definidos los criterios de Familias y/o productos se puede generar cualquier reporte solamente oprimiendo el botón deseado. (Grupo Ordenar Listado

Estas herramientas nos sirven para ordenar el listado y localizar más fácilmente productos

Campo Descripción

Ordenar por Selecciona el campo mediante el cual se ordenará el listado de productos

Botón Ordenar Listado El MBA procede a ordenar el listado por el campo seleccionado.

MBA Plus

Menú Compras 10-9

10.4.2 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Costeo de Artículos:

Botón Explicación



Graba la hoja de cálculo y todas sus hojas a un archivo en disco. Este botón despliega un cuadro de diálogo para capturar el nombre y guardar el archivo. Ojo: No se graban los datos de las facturas a la base de datos. Solamente se genera un archivo en el disco duro de la PC. Si se especificó el tipo como Excel 5/7 (*.XLS), el arhcivo es compatible con todas las versiones de MS Excel.





Despliega el cuadro de dialogo para cambiar el font a las celdas seleccionadas

Configurar la apariencia de la hoja de cálculo.

Cerrar la ventana

10.5 Ordenes de Compra Este programa te permitirá generar Ordenes de Compra de una manera fácil y rápidamente. Lo mejor de este programa es que te ayudará a decidir qué conviene comprar y porqué. Tiene doble función: generar listados en base a criterios de pedidos, facturación y backorder y en base a esos listados, generar la Orden de Compra fácilmente. Una Orden de Compra se puede capturar completamente en forma manual, tal como se hace en un pedido o una factura. Hay que capturar los datos de la Orden de Compra, el detalle de cada producto y finalmente grabarla a la base de datos.

MBA Plus

Menú Compras 10-10

10.5.1 Como generar una Orden de Compra La manera más eficiente de generar una Orden de Compra es la siguiente:

1. Seleccionar la pestaña Criterios para Listado. 2. Seleccionar el rango de fechas.

El MBA calculara las cantidades pedidas, facturadas y pendientes dentro de ese rango de fechas.

3. Selecciona el rango de familias o productos a listar. 4. Hacer clic en el botón

El MBA tardará algunos segundos y vaciará el listado en la hoja de cálculo 5. Para pasar un producto a la Orden de Compra haz doble clic sobre el renglón.

También se logra haciendo clic en el botón 6. Capturar datos del proveedor y los demas datos de la Orden de Compra. 7. Revisar y/o modificar las cantidades a de la Orden de Compra 8. Revisar la Orden de Compra en la hoja IMP de la pestaña Orden de Compra.

Esa es la hoja que se imprimirá al presionar el botón Imprimir. 9. Grabar e imprimir la Orden de Compra .

A continuación explicaremos cada una de las pestañas y hojas que se utilizan para listar y generar una Orden de Compra.

MBA Plus

Menú Compras 10-11

10.5.2 Pestaña Datos Generales

Son los datos generales de la Orden de Compra. El único dato necesario es el código del proveedor.

10.5.3 Pestaña Datos del Producto

En esta pestaña se muestran los datos del producto al estar navegando por el detalle de la Orden de Compra.

10.5.4 Pestaña Criterios para Listado

En esta pestaña se define los criterios o condiciones para generar el listado de productos. Los productos se pueden seleccionar por Familia (pestaña Familia) o por Código de Producto (pestaña Producto). En el reporte, el MBA determina para cada producto la cantidad pedida, facturada y lo no surtido (pendiente o BackOrder). Estos datos se calculan solamente para el rango de fecha que aparece del lado derecho. Por lo tanto, hay que especificar el rango de fechas antes de generar el reporte.

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Menú Compras 10-12

No poner un rango muy amplio porque el reporte tardaría mucho tiempo en calcularse

10.5.5 Pestaña Listado de Productos y Opciones

En las pestaña Listado de Productos se encuentra la hoja de cálculo donde se vacía el listado de productos. Este listado tiene las siguientes columnas: Columna Descripción

CODIGO Es el código del Producto

FAMILIA Es la familia del producto

DESCRIPCION DEL ARTICULO

Descripción del Producto

EXISTENCIAS Las existencias del producto al momento de generar el listado

PRECIO LISTA (MN) Es el Precio de Lista en Moneda Nacional

COSTO REAL Es el costo real del producto

DESCTO 1 – 7 Son los descuentos que otorga el proveedor. Se ponen aquí debido a que deben de ir en la Orden de Compra.

Captura a Pedir Es la cantidad que se va a pedir cuando se captura de forma manual

Cantidad Pedida Es la cantidad de producto que se han colocado en pedidos en el rango de fechas especificado

Cantidad Facturada Es la cantidad de producto que se han facturado en el rango de fechas especificado

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Menú Compras 10-13

Cantidad BackOrder Es la cantidad que se ha quedado pendiente de surtir a los clientes

Status Rotación Es el status de rotación que tiene el producto

Una vez generado el listado se procederá a pasar los datos de los productos a la Orden de Compra. En este proceso es donde se utiliza la configuración de la pestaña Opciones:

Al pasar productos del listado a la Orden de Compra, el MBA puede tomar alguna cantidad que será la que se tome como la cantidad a pedir en la Orden de Compra. Campo Descripción

BackOrder Al pasar el producto a la Orden de Compra, la cantidad que se pasará será la de la columna Cantidad BackOrder.

Pedido Al pasar el producto a la Orden de Compra, la cantidad que se pasará será la de la columna Cantidad Pedida.

Facturado Al pasar el producto a la Orden de Compra, la cantidad que se pasará será la de la columna Cantidad Facturada.

Capturado Al pasar el producto a la Orden de Compra, la cantidad que se pasará será la de la columna Cantidad a Pedir.

Para pasar uno varios productos se puede hacer lo siguiente:

1. Hacer doble clic en el producto a pasar 2. Seleccionar varios renglones y oprimir el botón

Al ir pasando varios productos, el detalle de la Orden de Compra se va llenando de los producto pasados. El detalle de la Orden de Compra se muestra en la pestaña Orden de Compra.

10.5.6 Pestaña Adicionales

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Menú Compras 10-14

10.5.7 Pestaña Orden de Compra En esta pestaña se muestran las dos versiones de la Orden de Compra.

En la hoja CAP, se muestra el detalle de la Orden de Compra. En la hoja CAP se capturan los productos de la Orden de Compra. Esta captura puede ser manual o provenir de pasar los productos del listado. Cuando se pasan los productos del listado, se ponen en esta hoja de cálculo. A fin de cuentas, este es el detalle de la Orden de Compra que vale y cuenta para imprimir y grabar. Al estar llenando esta hoja, ya sea manualmente o pasando articulos del listado, se va creando SIMULTANEAMENTE la hoja de impresión en la hoja IMP.

MBA Plus

Menú Compras 10-15

En esta hoja IMP es donde se llena y se formatea la Orden de Compra real que se enviará al proveedor que sea surtida. Todo lo que se ponga en la hoja CAP, se pasa automáticamente a la hoja IMP. El MBA se encarga de acomodar y formatear los datos internamente. Al grabar la Orden de Compra, se graba lo que esté en la hoja CAP (CAPtura). Al imprimir la Orden de Compra, se imprime lo que esté en la hoja IMP (IMPresión).

10.5.8 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Costeo de Artículos:

Botón Explicación



Graba los datos de la Orden de Compra y luego lo imprime. Antes de grabar al MBA hace algunas validaciones. Por ejemplo: que el Proveedor esté capturado, que no este vacío el detalle, entre otros.


Imprime la Orden de Compra; lo que está en la hoja IMP


MBA Plus

Menú Compras 10-16

Este botón sirve para cancelar la Orden de Compra actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:



Pasa el producto o productos seleccionados a la Orden de Compra.

Cerrar la ventana

MBA Plus

Menú Compras 10-17

10.6 Facturas de Proveedores Este programa se utiliza para dar de alta las compras que hacen a los proveedores. Básicamente, lo que se hace es capturar las facturas que nos envían los proveedores cuando llega el producto comprado al almacén. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:



Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Compras. Esta la fecha que el MBA le pondrá al pedido.

Folio Es el Folio “más probable” que tendrá la compra. Decimos “más probable” porque el MBA soporta que varios usuarios capturen Compras y puede ser que otro usuario grabe una compra y tome el folio que aparece en pantalla. Al entrar a Facturas de Proveedor (Compras), el MBA va a la base de datos y lee la siguiente Compra y la despliega en la pantalla; este folio se queda en pantalla (memoria de la PC) mientras se captura la Facturas de Proveedor (Compras). El Folio definitivo de una Compra se toma inmediatamente ante de grabarlo. Así que dos usuarios pueden estar viendo en pantalla el mismo folio, pero al momento de grabar, el que grabe primero se quedará con el folio que estaba viendo, mientas que el otro usuario tomará el folio siguiente. El MBA toma precauciones para no repetir

MBA Plus

Menú Compras 10-18

folios, pero este comportamiento puede ser afectado si se modifica la configuración de Tipos de Documentos en el capítulo de Catálogos

Num. Factura Proveedor

Es el folio de la factura que nos envía el Proveedor. Este folio es solo para referencia

Fecha Factua Es la fecha de la factura del proveedor

Proveedor Es el código del Proveedor al que se hará la compra. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.

Detalle de la Compra



Cantidad Es la cantidad recibida de producto; es la que aparece en la Facturas del Proveedor (Compras).

Descripción La descripción del Producto. Si la descripción no aparece completa, posiciónate sobre la celda descripción y en la barra de fórmula de la hoja de cálculo, aparece la descripción comleta.






Totales de la Compra


SubTotal Subtotal de la Facturas de Proveedor (Compras)

IVA El IVA de la Facturas de Proveedor (Compras)

Total El Total de la Facturas de Proveedor (Compras)

Cuando entras al detalle de captura de la Facturas de Proveedor (Compras), se muestras la pestaña de Datos del Producto.

MBA Plus

Menú Compras 10-19

Esta página muestra la foto del articulo, su descripción completa y las existencias actuales. El botón Ampliar Foto sirve para desplegar la foto en tamaño original.

10.6.1 Como Grabar una Facturas de Proveedor (Compras) Pasos:

1. Teclear el Numero de Factura del Proveedor 2. Teclear la fecha de la factura 3. Teclear o seleccionar el Proveedor. 4. Colocarse en el área de Detalle 5. Teclear o seleccionar con F3 el código del articulo.

Aparecen sus datos. 6. Teclear la Cantidad 7. Repetir paso 5 y 6 hasta terminar los articulos. 8. Oprimir el botón Grabar

El Pedido se Graba y luego se imprime

10.6.2 Como consultar una Facturas de Proveedor (Compras) ya Grabada Pasos:


La Facturas de Proveedor (Compras) se despliega con todos sus datos.

10.6.3 Pedimentos / Importación

Cuando la compra es de importación, en esta pestaña se capturan los datos del mismo. Al grabar la compra, también se graba los datos del pedimento y el MBA le asigna el pedimento a todos los productos de esta compra.

El botón sirve para traer o leer los datos del pedimento anteriormente grabado.

MBA Plus

Menú Compras 10-20

10.6.4 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Facturas de Proveedor (Compras):

Botón Explicación

Limpia los datos de la Facturas de Proveedor (Compras).

Graba los datos de la Facturas de Proveedor (Compras) y luego lo imprime. Antes de grabar al MBA hace algunas validaciones. Por ejemplo: que el Proveedor esté capturados, que no este vacío el detalle, entre otros.

Imprime la Facturas de Proveedor (Compras) que está desplegada en pantalla.


Este botón sirve para cancelar la Facturas de Proveedor (Compras) actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:


Sirve para salir de la ventana de Facturas de Proveedor (Compras).

10.7 Devoluciones a Proveedores Esta opción nos sirve para capturar las devoluciones de mercancía que la empresa hará a sus proveedores. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú Compras 10-21



Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Devoluciones de Productos. Esta la fecha que el MBA le pondrá al documento.

Folio Es el Folio “más probable” que tendrá las Devoluciones de Productos. Decimos “más probable” porque el MBA soporta que varios usuarios capturen devolucioness y puede ser que otro usuario grabe una devolución y tome el folio que aparece en pantalla. Al entrar a Devoluciones de Productos, el MBA va a la base de datos y lee el siguiente folio y lo despliega en la pantalla; este folio se queda en pantalla (memoria de la PC) mientras se captura la Devoluciones de Productos. El Folio definitivo de una devolución se toma inmediatamente ante de grabarlo. Así que dos usuarios pueden estar

MBA Plus

Menú Compras 10-22

viendo en pantalla el mismo folio, pero al momento de grabar, el que grabe primero se quedará con el folio que estaba viendo, mientas que el otro usuario tomará el folio siguiente. El MBA toma precauciones para no repetir folios, pero este comportamiento puede ser afectado si se modifica la configuración de Tipos de Documentos en el capítulo de Catálogos

Numero de Factura Es el folio de la compra de donde se devolverán los productos. La tecla F3 lista las compras del Proveedor. Hay que capturar el código del Proveedor antes de listar sus compras.

Fecha Factua Es la fecha de la factura del Proveedor.

Cliente/Proveedor Es el código del Cliente o Proveedor al que se le hará la devolución. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.

Descuento Es el total en moneda de los descuentos otorgados a la factura




Detalle de la Devolución de Productos



Cantidad Cantidad de productos a devolver







Totales del Pedido


MBA Plus

Menú Compras 10-23

SubTotal Subtotal de la devolución

IVA El IVA de la devolución

Total El Total de la devolución

10.7.1 Selección de Comras del Proveedor

Al estar tecleando la compra del Proveedor, se puede oprimir la tecla F3 o el botón Listar Facturas (F3) para seleccionar las compras desde una lista. Esta es la ventana que aparece:

Al seleccionar el documento deseado y oprimir el botón Aceptar, se cierra la ventana y los datos se pasan a la Nota de Devolución.

Cuando entras al detalle de captura de la devolución, se muestras la pestaña de Datos del Producto.

MBA Plus

Menú Compras 10-24

Esta página muestra la foto del articulo, su descripción completa, las existencias actuales. El botón Ampliar Foto sirve para desplegar la foto en tamaño original.

10.7.2 Como Grabar una Nota de Devolución Pasos:

1. Teclear o seleccionar el Cliente/Proveedor. 2. Teclear o seleccionar el Numero de Compra.

Aparecen los datos de la devolución. 3. Colocarse en el área de Detalle 4. Teclear la Cantidad de los artículos a devolver 5. Repetir paso 4 hasta terminar los artículos. 6. Oprimir el botón Grabar

La Nota de Devolución se Graba y luego se imprime

10.7.3 Como consultar una Nota de Devolución ya Grabada Pasos:

1. Teclear el Folio de la Devolución a Consultar. 2. Oprimir la tecla Enter.

La Nota de Devolución se despliega con todos sus datos.


Botón Explicación

Limpia los datos de la Nota de Devolución.

Graba los datos de la Nota de Devolución y luego la imprime. Antes de grabar al MBA hace algunas validaciones. Por ejemplo: que el Cliente esté capturado, que no este vacío el detalle, entre otros.

Imprime la Nota de Devolución que está desplegada en pantalla.


MBA Plus

Menú Compras 10-25

Este botón sirve para cancelar la Nota de Devolución actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:


Despliega la ventana para seleccionar las facturas del cliente.

Sirve para salir de la ventana de Devoluciones.

MBA Plus

Menú Compras 10-26



Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Devoluciones de Productos. Esta la fecha que el MBA le pondrá al pedido.

Folio Es el Folio “más probable” que tendrá las Devoluciones de Productos. Decimos “más probable” porque el MBA soporta que varios usuarios capturen pedidos y puede ser que otro usuario grabe una devolución y tome el folio que aparece en pantalla. Al entrar a Devoluciones de Productos, el MBA va a la base de datos y lee el siguiente folio y lo despliega en la pantalla; este folio se queda en pantalla (memoria de la PC) mientras se captura la Devoluciones de Productos. El Folio definitivo de una devolución se toma inmediatamente ante de grabarlo. Así que dos usuarios pueden estar viendo en pantalla el mismo folio, pero al momento de grabar, el que grabe primero se quedará con el folio que estaba viendo, mientas que el otro usuario tomará el folio siguiente. El MBA toma precauciones para no repetir folios, pero este comportamiento puede ser afectado si se modifica la configuración de Tipos de Documentos en el capítulo de Catálogos

Numero de Factura Es el folio de la factura de donde se devolverán los productos. La tecla F3 lista las facturas del Cliente. Hay que capturar el código del Cliente antes de listar sus facturas.

Fecha Factua Es la fecha de la factura del Cliente.

Cliente Es el código del Cliente al que se le hará la devolución. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.









MBA Plus

Menú Compras 10-27







Totales del Pedido





10.7.5 Selección de Facturas del Cliente

Al estar tecleando la factura del Cliente, se puede oprimir la tecla F3 o el botón Listar Facturas (F3) para seleccionar las facturas desde una lista. Esta es la ventana que aparece:

MBA Plus

Menú Compras 10-28

Al seleccionar la factura deseada y oprimir el botón Aceptar, se cierra la ventana y los datos se pasan a la Nota de Devolución.



MBA Plus

Menú Compras 10-29


1. Teclear o seleccionar el Cliente. 2. Teclear o seleccionar el Numero de Factura.

Aparecen los datos de la factura. 3. Colocarse en el área de Detalle 4. Teclear la Cantidad de los artículos a devolver 5. Repetir paso 4 hasta terminar los artículos. 6. Oprimir el botón Grabar






Botón Explicación






MBA Plus

Menú Compras 10-30




MBA Plus

Menú Compras 10-31


MBA Plus

Menú CxP 11-1

11 Menú CxP

Cuentas por Pagar Este menú contiene el módulo de Cuentas por Pagar.


1. Capturar el catálogo de Proveedores 2. Capturar Facturas de Proveedores



11.3 Pagos a Proveedores Este programa nos ayudará a capturar los pagos que realizamos a los proveedores y aplicarlos a las facturas correspondientes. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú CxP 11-2

Vamos a explicar cada una las áreas o pestañas más importantes en la captura de abonos.

11.3.1 Pestaña Datos del Pago Esta siempre es la activa y visible al entrar a Pago a Proveedores.



Tipo Movto

Nombre Movimien-to

Es el tipo de movimientos, documento o tipo de pago / abono que se va a registrar. Aquí se le dice al MBA si el pago será en efectivo, cheque o es una nota de crédito.

Proveedor Es el código del Proveedor al que se le aplicará el pago. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.

Monto Abono Aquí se captura el monto total de ese tipo de pago.

Al teclear Enter en este campo, el MBA asigna esta cantidad a la primer factura de la lista. Si el monto es más grande que la cantidad de la factura, la factura se paga completamente y el resto se deberá

MBA Plus

Menú CxP 11-3

distribuir en otras facturas.

Monto Devoluciones

Este es el monto de las devoluciones que se capturaron. Puede ser que no haya devoluciones y este monto es cero.

Monto Total Abonos

Es la sume de los dos campos anteriores.

Este es el monto que se le va a aplica a las facturas. Este es el campo más importante, ya que ésta es la cantidad total que se va a distribuir en entre las diferentes facturas a pagar.

Este campo se relaciona mucho con el Monto Total Aplicado que aparece en la parte baja de la ventana.

El Monto Total Abonos menos el Monto Total Aplicado da como resultado la cantidad pendiente de aplicar a las facturas restantes.

Folio Es el folio del movimiento. Cada tipo de movimiento o tipo de pago tiene un folio independiente. Existe un folio para pagos en efectivo, otro folio para cheques, otro folio para notas de crédito, etc.

Si deseas consultar un documento grabado previamente, teclea el folio y luego oprime la tecla Enter. El MBA despliega los datos del documento.

Fecha Es la fecha del documento que se grabará en la base de datos

Esta parte está sumamente relacionada con la pestaña Detalle de Documentos.

11.3.2 Pestaña Datos Adicionales Muestra los datos de apoyo del documento que se está capturando.

Estos datos son relevantes solamente cuando es una Nota de Crédito en otras monedas.

11.3.3 Pestaña Detalle de Documentos En esta área aparece una hoja de cálculo con el detalle de las facturas que tiene pendiente el cliente. Al teclear el Cliente, este listado se llena inmediata y automáticamente.

MBA Plus

Menú CxP 11-4



Tipo Doc

Tipo de Documento

Que tipo de documento es: Fac=Factura

Serie Doc Es la serie del documento

Numero Doc Numero o Folio del documento

Fecha Venc. Fecha de Vencimiento del Documento

Monto Documento Es el monto original del documento. Este monto nunca cambia.

Monto Asignado Es el monto de pagos/abonos que se han asignado a este documento en esta sesión de captura. Muchas veces el cliente paga con un cheque el cual cubre varias facturas y a cada factura se le asigna su monto correspondiente.

Saldo Es el saldo del documento. Este se reduce al asignar pagos a la factura y normalmente se hace cero al pagarse toda la factura.

Comentarios Importantes

• La lista de facturas aparece ordenada por fecha

• Al hacer doble clic sobre un renglón de factura, el MBA asigna el mayor monto disponible a esa factura. Si ya se aplicó todo el monto de Abono aparece la siguiente ventana:

MBA Plus

Menú CxP 11-5

Hoja Aplicados

Cuando se consulta un documento previamente capturado, el MBA muestra y activa la hoja de Aplicados. Esta hoja muestra una lista con las facturas que se pagaron con este folio que se está consultando.

MBA Plus

Menú CxP 11-6

11.3.4 Datos Adicionales de Pago Dentro de esta pestaña se capturan algunos datos adicionales del pago que realiza el cliente. Estos aplican solo a pagos con cheque y a Notas de Crédito.


Campo Descripción

Num. Cheque o Referencia

Se captura el numero de cheque o referencia, si existe.

Fecha de Depósito Es la fecha en que se depositó el cheque (aplica solo para cheques)

Concepto de la Nota de Crédito

En este espacio se captura la descripción de la Nota de Crédito (aplica solo para Notas de Crédito)

SubTotal Es el Subtotal del documento de abono.

IVA Es el IVA del documento de abono.

Total Es el Total del documento de abono.

11.3.5 Pestaña Notas de Devoluciones

En esta pestaña se muestran las notas de devoluciones que tiene el Proveedor:

MBA Plus

Menú CxP 11-7

Al teclear o seleccionar el Proveedor, el MBA llena esta lista. Estas son las devoluciones que se le han capturado al Proveedor.

Las devoluciones son abonos que tenemos a favor con el Proveedor y se le pueden aplicar para pagar otras facturas pendientes.

Al seleccionar una devolución de esta lista, el MBA hace efectivo y lo captura en el campo Monto Devoluciones.

El MBA suma el monto pagado en Cheque o Efectivo más las devoluciones y ese total es lo que se puede aplicar para pagar facturas. Al seleccionar cada nota de devolución, aparece un botón rojo a la izquierda indicando que esa Nota ya se asignó. Al grabar el documento, el MBA marca esas Nota de Devolución como ya asignadas y no las despliega después.

Para seleccionar Notas de Devolución se puede hacer doble clic sobre el renglón correspondiente. Fíjate como el campo Monto de Devoluciones se va incrementando con cada Nota de Devolución que seleccionas.

Explicación de Botones (Notas de Devoluciones)


Todos

Selecciona todos las Notas de Devolución. Cuando aparece un botón rojo a la izquierda ( ● ), significa que la Nota de Devolución ya se seleccionó y se asignó.

Ninguno Se quita la selección (el punto rojo) de todas las Nota de Devolución , o sea, no se selecciona ninguna.

Selección Pone o quita el punto rojo a las Nota de Devolución en los renglones seleccionados. Este botón trabaja como un switch: si el renglón tiene el punto rojo, se lo quita; si no lo tiene se lo pone.

Invertir Invierte la selección de las Nota de Devolución. Las Nota de Devolución seleccionado las deselecciona y las no seleccionadas, los selecciona.

Refrescar Detalle Vuelve a carga las Nota de Devolución.

MBA Plus

Menú CxP 11-8

11.3.6 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Abonos de Clientes:

Botón Explicación

Limpia los datos del documento.

Graba el documento de pago. Al grabar el MBA realiza los siguiente procesos:

• Graba el documento de pago • Graba en la factura el pago que se le asignó y modifica su saldo pendiente • Graba en las Nota de Devolución el status de asignada para que después ya

no aparezcan en el listado de Nota de Devolución.

Imprime el documento que está desplegado en pantalla.

Este botón asigna el monto disponible a la factura seleccionada en la lista. Es lo mismo que hacer doble clic en la lista de facturas u oprimir la tecla F5.

Este botón sirve para cancelar el documento de abono actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:


Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de la lista de las facturas. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

Sirve para salir de la ventana de Abonos de Clientes.


MBA Plus

Menú Inventarios 12-1

12 Menú Inventarios

Este menú contiene el módulo de Inventarios.


1. Capturar las Familias de Productos 2. Capturar el catálogo de Productos



12.3 Devoluciones de Productos Esta opción nos sirve para capturar las devoluciones de mercancía que hacen los clientes. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:

MBA Plus




Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Devoluciones de Productos. Esta la fecha que el MBA le pondrá al pedido.

Folio Es el Folio “más probable” que tendrá las Devoluciones de Productos. Decimos “más probable” porque el MBA soporta que varios usuarios capturen pedidos y puede ser que otro usuario grabe una devolución y tome el folio que aparece en pantalla. Al entrar a Devoluciones de Productos, el MBA va a la base de datos y lee el siguiente folio y lo despliega en la pantalla; este folio se queda en pantalla (memoria de la PC) mientras se captura la Devoluciones de Productos. El Folio definitivo de una devolución se toma inmediatamente ante de grabarlo. Así que dos usuarios pueden estar viendo en pantalla el mismo folio, pero al momento de grabar, el que grabe primero se quedará con el folio que estaba viendo, mientas que el otro usuario tomará el folio siguiente. El MBA toma precauciones para no repetir folios, pero este comportamiento puede ser afectado si se modifica la

MBA Plus


configuración de Tipos de Documentos en el capítulo de Catálogos

Numero de Factura Es el folio de la factura de donde se devolverán los productos. La tecla F3 lista las facturas del Cliente. Hay que capturar el código del Cliente antes de listar sus facturas.

Fecha Factua Es la fecha de la factura del Cliente.

Cliente Es el código del Cliente al que se le hará la devolución. Se puede capturar el código o seleccionarlo de la lista. Hay que oprimir Enter después de teclear o seleccionar el Código. Esto para que el MBA busque todos los datos y los despliegue.















Totales del Pedido





MBA Plus


12.3.1 Selección de Facturas del Cliente

Al estar tecleando la factura del Cliente, se puede oprimir la tecla F3 o el botón Listar Facturas (F3) para seleccionar las facturas desde una lista. Esta es la ventana que aparece:

Al seleccionar la factura deseada y oprimir el botón Aceptar, se cierra la ventana y los datos se pasan a la Nota de Devolución.


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1. Teclear o seleccionar el Cliente. 2. Teclear o seleccionar el Numero de Factura.

Aparecen los datos de la factura. 3. Colocarse en el área de Detalle 4. Teclear la Cantidad de los artículos a devolver 5. Repetir paso 4 hasta terminar los artículos. 6. Oprimir el botón Grabar






Botón Explicación





MBA Plus






MBA Plus


12.4 Movimientos de Almacén Esta opción nos sirve para realizar movimientos de ajuste al Almacén. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente ventana:



Fecha

Es la fecha que tiene la computadora al momento de entrar a Movimientos de Almacén. Esta la fecha que el MBA le pondrá a la factura.

Folio Es el Folio del documento de Movimientos de Almacén.

Tipo Mov Es el tipo de movimiento a realizar. Pueden ser:

• Entradas • Salidas • Traspasos

Concepto del Movimiento

Es el concepto o razón por la cual se va a hacer el ajuste al almacén

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Movimiento

Almacén Origen Es el almacén que se va a afectar con el movimiento

Detalle del Pedido



Cantidad Es la cantidad de productos a afectar el almacén


P. Lista Precio de Lista del producto.


P. Neto Precio Neto. Es el precio de Lista menos el descuento. Este precio se calcula mediante la fórmula =ROUND(D1*(1-(E1/100)),2) donde: D1 = Precio Lista E1 = Descuento La operación será redondeada a 2 decimales.



Totales del Movimiento

SubTotal Subtotal del documento de movimientos de almacén

Cuando entras al detalle de captura del documento, se muestras la pestaña de Datos del Producto.

Esta página muestra la foto del articulo, su descripción completa, las existencias. El botón Ampliar Foto sirve para desplegar la foto en tamaño original.

12.4.1 Como Grabar el documento de Movimientos de Almacén Pasos:

1. Teclear o seleccionar el Tipo de Movimiento (Entrada, Salida o Traspaso).

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2. Seleccionar el Almacén Origen. 3. Seleccionar el Concepto del Movimiento 4. Seleccionar el Almacén Destino (solo en caso de traspaso) 5. Colocarse en el área de Detalle 6. Teclear o seleccionar con F3 el código del articulo.

Aparecen sus datos. 7. Teclear la Cantidad 8. Repetir paso 6 y 7 hasta terminar los artículos. 9. Oprimir el botón Grabar

La devolución se Graba y luego se imprime

12.4.2 Como consultar un Movimientos de Almacén ya Grabado Pasos:

1. Teclear el Folio de la devolución a Consultar. 2. Oprimir la tecla Enter.

La devolución se despliega con todos sus datos.

12.4.3 Movimientos de Almacén

Entradas: Incrementa la existencia de los productos del almacén.

Salidas: Incrementa la existencia de los productos del almacén.

Traspasos: Incrementa la existencia de los productos del almacén destino y disminuye la existencia de los productos del almacén origen..

12.4.4 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de Movimientos de Almacén:

Botón Explicación

Limpia los datos de la factura. No graba ni modifica nada, solamente borra todo.

Graba los datos de la factura y luego lo imprime. Antes de grabar al MBA hace algunas validaciones. Por ejemplo: que el Cliente, Agente y transportista estén capturados, que no este vacío el detalle, entre otros.

Imprime la factura que está desplegada en pantalla.

Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área de detalle de las facturas. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

MBA Plus


Este botón sirve para cancelar la factura actual. Aparece una ventana para confirmar la cancelación:


MBA Plus


12.5 Captura de Inventarios Físico El programa de Captura de Invenario Físico es sumamente versátil y fácil de operar. La filosofía de operación es la siguiente:

1. Buscar uno varios productos por código o descripción 2. Listarlos en la hoja de cálculo 3. Capturar la existencia a cada producto 4. Grabar los datos capturados.

Al entrar a Captura de Inventario Físico, aparece la siguiente ventana:

12.5.1 Pasos para listar los artículos 1. Seleccionar el Almacén

2. Teclea el código del articulo a listar. No importa si es en mayúsculas o minúsculas. Pueden ser las primeras letras del código para que el MBA liste los artículos que empiecen con esas letras.

3. Oprimir el botón Listar de la barra de herramientas.

MBA Plus


Al generarse el Listado aparece la captura previa de Inventario Físico. Esta cantidad se puede cambiar o dejar como está.

12.5.2 Captura de Inventario Físico

Una vez listados los artículos, se procede a capturar sus existencias en la columna CANTIDAD. Esta cantidad capturada se graba en un área especial de la base de datos de tal manera que no afecta las existencias reales que usa el MBA. Esta existencia física se puede capturar y modificar las veces que se desees y hasta que se ejecuta la opción de Pasar Inventarios Físico a Actual, esta existencia pasa a ser la verdadera en el sistema.

Al ir capturando los datos de existencia física, aparecerá un “1” en la primer columna de la hoja de cálculo.

Este “1” significa que ese renglón (producto) se modificó y se grabarán sus datos al oprimir el botón correspondiente. Sin el renglón NO tiene el “1”, ese producto NO se grabará.

Al terminar la captura se debe oprimir el botón Grabar para grabar en la base de datos lo capturado. Este proceso de listar, capturar y grabar se repite para cada conjunto de productos a los cuales se les capturará la existencia física.

12.5.3 La pestaña Opciones

Esta pestaña sirve para ordenar el listado por código o descripción y para hacer más chico o grande la información en la hoja de cálculo

12.5.4 Barra de Herramientas

MBA Plus


A continuación se explica la barra de herramientas de Captura de Inventario Físico:

Botón Explicación







Sirve para mostrar / ocultar las columnas extras de la descripción; esto con el fin de ver más información en la hoja de cálculo. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende

Sirve para listar los productos de a los cuales se les va a capturar la existencia física. Hay que especificar los criterios antes de Listar.

Sirve para marcar los renglones como modificados. Pone el “1” en la primera columna para que el MBA grabe esos renglones marcados.


Al oprimir este botón, el MBA recorre toda la lista de facturas de inicio a fin y todos los renglones que tengan un “1” (modificados) los graba a la base de datos. Los datos que se graban es la CANTIDAD solamente.

Cerrar la ventana

12.6 Familias con BackOrder Esta opción muestra una lista de las familias que tienen algún producto pendiente de surtir.

MBA Plus




Dias de Antigüedad

Son los días de antigüedad en base a la fecha del pedido. Ejemplo: 30 significa que se mostrarán los pendientes por familia de los pedidos de los últimos 30 días.

Fecha Es la fecha calculada de la fecha de la PC menos los días de antigüedad

Actualizar Listado Refresca los datos de la lista. La genera de nuevo.

Columnas del Listado CodFamilia Código de la familia

DescripFam Descripción de la familia

Pendienes Numero de artículos que tiene algún pendiente de surtir

MBA Plus


12.7 Cierre Mensual El Cierre Mensual de inventarios saca una fotografía a las existencias y el status de todo el inventario de productos y los graba en la base de datos en una tabla diseñada para tal efecto.

Lo que hace este proceso es obtener la existencia de cada producto de cada almacén y almacenarla en la base de datos para su posterior consulta.

El MBA graba el estado del inventario de acuerdo al año y mes utilizado en el cierre.

Se recomienda hacer este cierre al final de cada mes.

12.8 Pasar Inventario Físico a Actual Este proceso se utiliza para pasar la captura de conteo físico y ponerla como existencia actual y definitiva de los productos.

12.8.1 Filosofía de Operación Básicamente, lo que hay que hacer es lo siguiente:

1. Listar los productos a afectar por Familia o Producto (Listar Artículos) 2. Capturar las cantidades en la columna “Conteo Físico” 3. Marcar los productos que se desean pasar como Existencia Actual (Marcar Artículos) 4. Ejecutar Proceso de afectación.

MBA Plus


Al oprimir el botón de Ejecutar Proceso, el MBA confirma la operación:

Al ejecutar el proceso, el MBA hace lo siguiente:

MBA Plus


1. Repasa toda la lista de productos. Si el primer columna hay un “1” procesa ese producto; si no, lo ignora.

2. Hace una resta de Conteo Físico – Existencia. Si el resultado es positivo (hay mas existencias reales que en el sistema) el MBA hace un movimiento de ajuste por Entradas a Almacén. Si el resultado es negativo (hay menos existencias reales que en el sistema), el MBA hace un movimiento de ajuste por Salidas de Almacén.

3. Cada producto que procesa lo pasa a un documento de ajuste con la cantidad resultante del paso # 2 y va creando el documento de ajuste con todos los productos que se van a afectar. El tipo de documento que se crea es el numero ‘80’. El detalle de este documento lo puedes ver en la hoja DOC de la hoja de cálculo.

4. Una vez que se genera el documento con todos los artículos a modificar, el MBA graba o procesa dicho documento para hacer los ajustes al inventario. Este proceso del documento tipo ‘80’ es como si se hiciera un documento en Movimientos de Inventario.

Después de ejecutar el proceso y volver a Listar los productos, la columna de “Existencias” deben tener el numero que se capturó como Conteo Físico.

Ejemplo:

Se teclea un código de productos y se Listan oprimiendo el botón “Listar Artículos”. Supongamos que este es el Listado que aparece:

Supongamos que del producto CITE-0024 tengo en el almacén 65 y quiero poner ese conteo físico como existencia. Que hacemos?

1. Ir al renglón del producto CITE-0024 2. Colocar el cursor en la columna “Conteo Físico” 3. Teclear 65. El 34 se borra y queda el 65. 4. Oprimir el botón “Ejecutar Proceso” 5. Aparece una ventana de advertencia 6. Oprimir el botón “Aceptar” 7. El MBA afecta las existencia del producto CITE-0024

MBA Plus


Para verificar el proceso, oprime el botón “Listar Artículos” de nuevo. El listado debe quedar así:

Observaciones: • La columna de “Conteo Físico” no se graba, por lo que al listarla de nuevo queda como

estaba originalmente (34). • La columna “Existencia” ya muestra la cantidad que se capturó en la columna “Conteo

Físico” previamente (65). • Lo que hace el proceso es tomar la cantidad que hay en “Conteo Físico” y ponerla en

“Existencia”. La columna “Conteo Físico” NO se graba y se queda como estaba antes; la “Existencia” es la que se afecta.

• Lo que quieras que haya en la “Existencia”, es lo que debes poner en la columna de “Conteo Físico” y luego “Ejecutar el Proceso”.


MBA Plus

Reportes del MBA 13-1

13 Reportes del MBA

Este capítulo describe los reportes del MBA Plus.

13.1 Una hoja de cálculo dentro de la aplicación Como todos sabemos, el uso de las hojas electrónicas de calculo como Excel o Lotus 1-2-3, han revolucionado, para bien, la forma de trabajar de los usuarios empresariales de computadoras.

Los sistemas administrativos que desarrollamos en Server Systems, incluyendo el MBA Plus, utilizan una hoja de cálculo integrada naturalmente en sus ventanas, pantallas y reportes. Esta hoja de cálculo que se llama “Formula One” (F1), es una hoja de cálculo 100% compatible con Excel 5/7/95 y tiene la gran mayoría de las funcionalidades del Excel. La diferencia es que el F1 está diseñado para desarrolladores de software y se puede manipular 100% en forma automática desde nuestra aplicación o podemos dejar que el usuario la utilice como una hoja de cálculo como Excel.

Todo lo que un usuario puede hacer manualmente en una hoja de cálculo (formatos, bordes, formulas, etc.), puede también hacerse mediante un programa diseñado para tal efecto y el usuario solo tiene oprimir un botón para hacer lo mismo.

Una de las ventajas de F1, es que está integrado dentro de la aplicación misma. No se necesita tener el Excel del Office ni ningún otro software: está dentro y forma parte de la misma aplicación. Es como tener un MiniExcel dentro de nuestro sistema, con la gran ventaja adicional de que podemos utilizar esta hoja de cálculo con los datos directos y vivos de nuestra base de datos de nuestro sistema MBA Plus. Por ejemplo: es posible vaciar los datos de facturas, hacer cálculos y aplicarle fórmulas en el F1 y luego grabar el resultado de nuestros cálculos de regreso al archivo original de facturas. Con el Excel normal sería muy complicado o casi imposible poder hacer esto; con el F1 en nuestra aplicación, se hace todo esto con sólo dos clics.

13.1.1 Como se usan los reportes con la hoja de cálculo Todos nuestros reportes utilizan la hoja de cálculo para desplegar la información para luego imprimirla.

Lo que hacemos es crear una hoja de cálculo en forma manual donde se ponen el encabezado del reporte, el encabezado de cada columna, los bordes, sombras, tipos y tamaños de letra, etc. y se graba con un nombre en formato Excel. Luego ya dentro del MBA Plus, el usuario solo oprime el botón <Generar> y el MBA Plus, en forma automática y en unos cuantos segundos, hace todo lo siguiente:

1. Abre y carga el archivo previamente creado

2. Va a las bases de datos y va llenando todo el cuerpo del reporte con la información correspondiente.

MBA Plus


3. Va formateando cierta información conforme la va poniendo en la hoja de cálculo.

4. Va “escribiendo” fórmulas para calcular datos necesarios

5. Al ir poniendo los datos, estos toman el formato que la hoja de cálculo previamente ya tenía.

6. Automáticamente selecciona el área de impresión de acuerdo a la cantidad de información que se insertó en la hoja de cálculo.

7. Puede insertar y eliminar renglones, columnas y rangos de celdas.

8. Puede ordenar la información en un rango de celdas.

9. Etc, etc.

Una vez que el MBA Plus llenó el reporte, el usuario puede navegar en la hoja de cálculo tal y como se hace normalmente en Excel, con la diferencia de que no se tecleó ni una sola letra. Puede agregar nuevas fórmulas para utilizar la información que el sistema llenó automáticamente, formatear celdas, grabar el archivo en formato Excel, imprimir el reporte, etc, etc.

13.2 Criterios de Selección Los reportes del MBA Plus tienen dos áreas de trabajo: los criterios de selección y la hoja de cálculo.

Los criterios de selección son los datos que requiere el reporte para poder ejecutarse y regresar la información deseada. Normalmente en esta área se teclean datos como el Cliente, Agente, Códigos de Productos, fechas de corte, etc.

Aquí vemos como ejemplo los criterios de selección del reporte de Estado de Cuenta.

13.3 Área del Reporte Es la hoja de cálculo donde se vacían los datos del reporte.

MBA Plus


Este es el reporte del Estado de cuenta.

Recuerda que el reporte es una hoja de cálculo y soporta casi todas las operaciones del Excel.

13.4 Barra de Herramientas A continuación se explica la barra de herramientas de los reportes:

Botón Explicación

Limpia la hoja de cálculo del reporte.

Carga una hoja de cálculo previamente grabada.

Graba la hoja de cálculo a un archivo. Es lo mismo que el grabar de Excel.

Toma los datos tecleados en los criterios de selección y ejecuta el reporte. Todos los datos resultantes, el MBA Plus los va poniendo en la hoja de cálculo.

Muestra una vista preliminar de impresión del reporte.

Envía a la impresora seleccionada el reporte.

MBA Plus


Sirve para mostrar / ocultar el panel de datos; esto con el fin de ampliar el área del reporte. Este botón es un interruptor; un clic y se apaga, otro clic y se prende.

Este botón llama al menú de opciones de formato. Las opciones son las siguientes:

• Fonts. Para cambiar el tipo de letra del área seleccionada del reporte • Números. Para desplegar la pantalla de selección de formatos de números. • Bordes. Para ponerle bordes al área seleccionada del reporte. • Alineación. Para cambiar la alineación del área seleccionada del reporte. • Para rellenar las celdas seleccionadas de un color. • Configurar página. Para configurar la página de impresión de la hoja de

cálculo o el reporte. • Preferencias. Mostrar la ventana para seleccionar preferencia de

visualización del reporte.

Sirve para salir del reporte.

MBA Plus


13.5 Reportes de Ventas Los reporte de Ventas se accesan mediante el menú Ventas | Reporte.

13.5.1 1 Diario de Ventas Reporte de facturas vendidas dentro de un rango de fechas

Parámetros

Parámetro Descripción

Fecha Inicial Fecha Inicial del Rango

Fecha Final Fecha Final del Rango

Moneda Lista solamente las facturas hechas en la moneda seleccionada. Si una factura se hizo en dólares, NO sale en el reporte si se seleccionó pesos.

MBA Plus


Explicación

Después de capturar los parámetros, el botón o la tecla F5 genera el reporte y los vacía a la hoja de cálculo.


13.5.2 2 Ventas por Cliente Reporte de Ventas Globales por rango de Clientes en un rango de fechas

Parámetros


Cliente Inicial Cliente Inicial del rango

Cliente Final Cliente Final del rango

MBA Plus




Explicación


Los montos de ventas de cada cliente son las realizadas dentro del rango de fechas.

13.5.3 3 Ventas por Cliente (Familia / Producto) Nos dice cuantos productos nos ha comprado un cliente en un rango de fechas

Parámetros


Cliente Código y Nombre de Cliente

Producto Código y Descripción de Producto.

MBA Plus


Lo importante aquí es el código. La interpretación del código es así: Listar los productos que empiezan con los caracteres “ASH-00”. Si se pone una “F” en código, se listan los productos cuyo código empieza con “F”



Explicación



Cantidad Vendida Es la suma de las cantidades vendidas de este producto dentro del rango de fechas especificado.

Precio Promedio Es el promedio de los precios facturados al Cliente. Si en el rango de fechas se le hicieron 4 facturas al cliente, esta columna contiene el promedio de los precios de venta.

Precio Extendido Es la multiplicación de las dos columnas anteriores. Este monto es un aproximado del monto vendido al Cliente debido a que los precios de venta están promediados.

MBA Plus


13.5.4 4 Ventas por Familia/Producto Este reporte contiene 3 reportes en uno: Ventas Globales por familia, Ventas por Producto de una familia y Ventas detalladas por productos de una familia.

Parámetros




Las ventas se calcularan solamente dentro este rango de fechas

Explicación

Al entrar al reporte, el MBA Plus lista las familias existentes en el catálogo y las despliega en la hoja Familia. Al inicio no aparecen las ventas, es solo la lista de familias.

Después de capturar los parámetros, el botón o la tecla F5 genera los reporte y los vacía a la hoja de cálculo.

Botones:

Botón Descripción

Venta Global En la hoja Familia. Para cada Familia, el MBA calcula las Ventas Totales, Devoluciones, Ventas Netas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta y Margen de utilidad.

Este calculo puede tardar un poco si el rango es muy amplio.

Venta por Producto

Calcula la venta acumulada de todos los productos de la familia seleccionada. En la hoja familia, hay que poner el cursor en la familia deseada y oprimir este botón. El MBA activa la hoja Producto que despliega los siguientes datos: Codigo y

MBA Plus


MBA activa la hoja Producto que despliega los siguientes datos: Codigo y Descripción del Articulo, Unidad de Venta, Ventas Netas (Pesos yUnidades), Precio Promedio de Venta, Costo Unitarios, Costo de Ventas, Utilidad Bruta y Porcentaje de Utilidad.

Recuerda que las ventas son las realizadas dentro del rango de fechas.

Ventas Detalladas Calcula la venta detallada por factura de todos los productos de la familia seleccionada. En la hoja familia, hay que poner el cursor en la familia deseada y oprimir este botón. El MBA activa la hoja Aux Ventas que despliega los siguientes datos: Codigo y Descripción del Articulo, Unidad de Venta, lo facturado (Precio y Unidades), Numero de factura, Cliente, Agente y Precio de Venta 1.

Recuerda que las ventas son las realizadas dentro del rango de fechas.

13.5.5 5 Ventas Detalladas por Agente Este reporte contiene 4 reportes en uno: Ventas Globales por Agente, Ventas Detalladas por Agente, Precios Promedios de venta por Agente y Facturación detallada por Agente.

Parámetros


Año De que año se calcularan las ventas

Mes De que mes se calcularan las ventas

Todo el año Si esta activo, el MBA calculará las ventas de todo el año completo

Grupo Opciones Precios de Venta

Este grupo contiene los parámetros para determinar como se calculan las ventas. Cambia de color cuando el cursor del ratón pasa sobre el botón Precios de Venta.

Status Rotación Las ventas se calcularán para los productos que tengan este status de rotación. Normalmente debe ser Todos.

Familia Para qué familia se calcularán las ventas. Seleccionar una familia. Si este campo aparece vacío, las ventas se calcularán para TODAS las familias.

Grupo Facturación

Contiene los parámetros para calcular lo facturado por cada agente.

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Fecha Inicial Fecha Inicial del Rango de las facturas

Fecha Final Fecha Final del Rango de las facturas.

Explicación

Después de capturar los parámetros, este botón o la tecla F5 genera el reporte y los vacía a la hoja de cálculo.

Este botón genera el reporte general de ventas por Agente. Este reporte se vacía en la hoja llamada Agente. Ya sobre esta lista, se selecciona el agente deseado y se pueden genera los otros tres reportes.

Este botón genera dos reportes simultáneamente: Ventas Detalladas por Agente (pestaña Detallado) y Precios Promedios de venta por Agente (pestaña Promedio).

Este botón genera el reporte de facturación del agente seleccionado. Este reporte es útil para saber lo que facturó un agente en un rango de fechas. Este reporte se genera en la pestaña Facturas.

El MBA imprime el reporte que esté visible al momento de hacer clic en el botón Imprimir.

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13.5.6 6 BackOrder por Producto Este reporte nos dice cuantos y cuales productos se le deben a los clientes.

Parámetros


Fecha Inicial Fecha Inicial del Rango. Es la fecha de los pedidos.

Fecha Final Fecha Final del Rango. Es la fecha de los pedidos.

Código Producto Es el código parcial de los productos a consultar. Este código puede ser parcial. . La interpretación del código es así: Listar los productos que empiezan con los caracteres “FAHE”. Si se pone una “F” en código, se listan los productos cuyo código empieza con “F”

Explicación

El reporte generará el BackOrder de los pedidos que estén dentro del rango de fechas.

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13.5.7 7 Auxiliar de Movimientos por Cliente Reporte que muestra el detalle de cada factura del cliente. Las facturas deben de estar dentro del rango de fechas dado.

Parámetros




Fecha Inicial Fecha Inicial del Rango. Es la fecha de las facturas.

Fecha Final Fecha Final del Rango. Es la fecha de las facturas.

Moneda Es la moneda de las facturas. El reporte solo imprime las facturas que están grabadas en la moneda que aparece en este parámetro.

Explicación

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13.5.8 8 Clientes SIN Ventas

Parámetros




Agente Es el código del Agente. Si se desea consultar los clientes de un agente en particular, poner el código aquí. Si se queda vacío, se listan todos los clientes.

Código Cd Es el código de la Ciudad. Si se desea consultar los clientes de una ciudad en particular, poner el código aquí. Si se queda vacío, se listan todos los clientes de todas las ciudades.

No compran desde hace (Días)

Se pone él numero de días que tienen los clientes sin comprar ningún producto.

Fecha Fecha de la PC menos los días del parámetro anterior.

Pestaña Opciones

Todos Lista todos los Clientes

Solo activos Lista solamente que tienen estatus de activo. Los que tienen estatus de baja, no salen en el reporte.

Explicación


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Cada vez que se le factura algo a algún cliente, el MBA registra la fecha de la factura. Este reporte verifica esta fecha grabada y la compara contra la capturada en los parámetros.

Operación: A la fecha de hoy se le restan los días dados como parámetro. Si la fecha de ultima compra del cliente es menos a esa fecha resultante, el cliente SI saldrá en el listado.

13.5.9 9 Estadística de Ventas de Clientes

Parámetros




Mes Inicial Mes Inicial del rango de meses

Mes Final Mes Final del rango de meses

Ventas Mayores a Listará los clientes que tienen ventas mayores a esta cantidad

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Agente Si se pone algún código de Agente, se listará los clientes de ese agente solamente. Si se deja vacío, se listarán todos los clientes.

Explicación


El reporte se genera ordenado por la columna de ventas netas.

13.5.10 A Estadística Anual de Ventas de Clientes Los datos de los reportes de estadísticas se generan con el proceso de cierre mensual. Si algún dato se nota disparado o anormal, se puede correr el proceso de cierre del mes las veces que sean necesarias para recalcular los datos de las ventas

Parámetros


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Agente Código del agente. Si se pone un código, se listarán solamente los clientes de ese agente; si se deja vacío, se listan todos los clientes

Explicación

El reporte lista los 12 meses del año especificado.

Opciones

Opción Descripción

Ordenar Lista Por Se selecciona el campo mediante el cual se desea ordenar el listado

Botón Ordenar Listado

Ejecuta el ordenamiento del reporte en base al campo seleccionado anteriormente

Meses que se ven en el reporte

Debido a que el reporte tiene muchas columnas, se pueden seleccionar que meses aparecerán en el mismo. Si el mes tiene la palomita, SI aparece; de lo contrario, la columna se esconde temporalmente.

Grafica

MBA Plus


Este botón grafica los datos del reporte.

El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

13.5.11 B Estadística Anual Ventas Clientes: Producto / Familia Este reporte nos sirve para saber las ventas de productos a ciertos clientes.

Parámetros



Cliente Código del Cliente. Se listarán los productos vendidos a este cliente. El Código del cliente, es obligatorio. Si no se pone un código, se desactivan los botones que generan los reportes.

Explicación

El reporte tiene dos subreportes: ventas por producto y ventas por familia de productos.

Los botones para generar los reportes se ven así:

Botón Descripción

Por Producto Genera el reporte de Ventas por Producto. Este subreporte se muestra en la pestaña Por Producto.

Este botón tiene el mismo efecto que el botón Generar F5.

Por Familia Genera el reporte de Ventas por Familia. Este subreporte se muestra en la pestaña Por Familia.

Graficar Unidades El MBA nuestra la gráfica de ventas del producto o familia seleccionado pero muestra las ventas en Unidades. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

Graficar Moneda El MBA nuestra la gráfica de ventas del producto o familia seleccionado pero muestra las ventas en Moneda El MBA grafica los renglones que se tengan

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muestra las ventas en Moneda. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

Ayuda Despliega el archivo de ayuda para este reporte.

Opciones





Botón Unidades Si este botón esta seleccionado, las ventas se muestran en unidades.

Botón Moneda Si este botón esta seleccionado, las ventas se muestran en moneda.

Botón Renglones en cero

Si este botón esta seleccionado, los productos que tienen ventas de cero SI aparecen en el reporte. La columna que se toma para este criterio es el total de ventas del año.



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13.5.12 C Estadística de Ventas de Agentes

Parámetros

Explicación


El reporte se genera ordenado por la columna de Ventas Netas.

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13.5.13 D Estadística Anual de Ventas de Agentes

Parámetros



Opciones







Grafica

Este botón grafica los datos del reporte.

El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

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Explicación

El reporte lista los doce meses del año especificado.

13.5.14 E Estadística Anual de Ventas de Productos Este reporte nos sirve para saber que productos y familias se venden más. También nos permite saber que productos y familias vende más un agente en especial.

Parámetros



Agente Código del agente. Si se pone un código, se listarán solamente los productos vendidos por ese agente; si se deja vacío, se listan todos los Agentes.

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Opciones











Explicación



Botón Descripción

Generar Genera el reporte de Ventas por Producto. Este subreporte se muestra en la pestaña Producto.


Por Familia Genera el reporte de Ventas por Familia. Este subreporte se muestra en la pestaña Familia.

Graficar Unidades El MBA nuestra la gráfica de ventas del producto o familia seleccionado pero muestra las ventas en Unidades. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

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Graficar Moneda El MBA nuestra la gráfica de ventas del producto o familia seleccionado pero muestra las ventas en Moneda. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.


13.5.15 F Artículos de Baja Rotación Este reporte tiene dos subreportes: por familia y por producto.

El subreporte por familia lista cuantos productos de baja rotación tiene cada familia.

El subreporte por producto lista los datos de los productos que tienen baja rotación.

Parámetros

Explicación

Botón Descripción

Familia Genera el subreporte por familia que lista cuantos productos de baja rotación tiene cada familia. Este subreporte se lista en la pestaña Familia.

Producto Genera el subreporte por producto que lista los datos de los productos que tienen baja rotación. Este subreporte se lista en la pestaña Producto.

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13.5.16 G Declaración Informativa Clientes (Generales) Es un reporte que presenta los datos generales de los clientes. Se utiliza para las declaraciones Fiscales anuales.

Parámetros





Código CD Es el código de la Ciudad. Si se desea consultar los clientes de una ciudad en particular, poner el código aquí. Si se queda vacío, se listan todos los clientes de todas las ciudades.

Explicación


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13.5.17 H Declaración Informativa Clientes (Ventas) Parámetros




Mes Inicial Mes Inicial del rango de meses

Mes Final Mes Final del rango de meses

Ventas Mayores a Listará los clientes que tienen ventas mayores a esta cantidad

Agente Si se pone algún código de Agente, se listará los clientes de ese agente solamente. Si se deja vacío, se listarán todos los clientes.

Explicación


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13.6 Reportes de CxC Intro

13.6.1 1 Directorio de Clientes

Parámetros






Explicación


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13.6.2 2 Catálogo de Clientes

Parámetros






Explicación


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13.6.3 3 Estado de Cuenta

Parámetros


Cliente Código de cliente

Fecha Corte El reporte listará los documentos con fecha menor o igual a la fecha de corte

Desplegar Documentos con

Saldo Cero

Si está activado, el MBA listará los documentos que tienen saldo en cero. En caso contrario, los documentos con saldo cero se ignoran.

Moneda Se listan únicamente los documentos que se grabaron con esta moneda

Explicación


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13.6.4 4 Estado de Cuenta Detallado

Parámetros


Cliente Código de cliente

Fecha Inicial Fecha Inicial del rango. Se toma como base la fecha del documento.

Fecha Final Fecha Final del rango.


Explicación


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13.6.5 5 Relación de Cartera por Agente

Parámetros


Fecha Inicial (Corte)

Fecha Inicial del rango. Se toma como base la fecha del documento.


Para las fechas se toma como base la fecha del documento.

Explicación

Al entrar al reporte, el MBA lista los Agentes dados de alta en el catálogo de Agentes.

El botón o la tecla F5 genera el subreporte de ventas y cartera y lo vacía a la hoja Agente.

Es necesario posicionarse en el renglón del Agente deseado antes de obtener el subreporte de venta detallada.

El botón Detalle por Cliente y Factura genera el subreporte de ventas por cliente y lo vacía en la hoja Detallado.

A continuación se muestra el subreporte de cobranza general por agente:

MBA Plus


Este es el subreporte de cartera detallado:

13.6.6 6 Cobranza por Tipo de Abono/Pago

Parámetros


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Explicación


13.6.7 7 Reporte por Tipo de Documento

Parámetros


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Tipo de Documento

Es el tipo de documento para el cual se generará el reporte

Cliente Si se desea listar los documentos de un cliente en particular, hay poner el código del cliente. Si se deja vacío, se listarán los documentos de todos los clientes dentro del rango de fecha dado.

Explicación


Si en la columna de Folio Documento aparece un asterisco (*), quiere decir que esos documentos están cancelados y el MBA los pone con ceros.

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13.6.8 8 Relación de Cobranza por Agente

Parámetros


Fecha Corte Fecha Inicial del rango. Se toma como base la fecha del documento.

No se listarán los documentos con fecha posterior a esta fecha.

Explicación

Al entrar al reporte, el MBA lista los Agentes dados de alta en el catálogo de Agentes.

El botón o la tecla F5 genera el subreporte de ventas y vencidos y lo vacía a la hoja Agente.

Es necesario posicionarse en el renglón del Agente deseado antes de obtener el subreporte de venta detallada.

El botón Detalle por Cliente y Factura genera el subreporte de ventas por cliente y lo vacía en la hoja Detallado.

A continuación se muestra el subreporte de cobranza general por agente:

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13.7 Reportes de Compras

13.7.1 1 Diario de Compras Muestra todas las compras hechas a proveedores dentro de un rango de fechas.

Parámetros


Prov. Inicial Código del Proveedor inicial del rango

Prov. Final Código del Proveedor final del rango




Explicación


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13.7.2 2 Compras por Proveedor Reporte que muestras un listado de proveedores con las compras globales hechas a cada uno. Las compras son dentro de un rango de fechas.

Parámetros






Importe sin IVA mayor a

Solo se mostrarán los proveedores a quienes les hemos comprado más de esta cantidad. Si es cero, se listan todos los proveedores.

Explicación


MBA Plus


13.7.3 3 Relación de Ordenes de Compra Este reporte genera un listado de todas las Ordenes de Compra hechas para el rango de proveedores especificado. Adicionalmente, se filtra solo las ordenes de compra hechas dentro del rango de fechas.

Parámetros






Explicación


MBA Plus


13.7.4 4 Proveedores por Producto Este reporte muestra un listado de Ordenes de Compra donde se haya comprado el producto especificado. Así, podemos saber a que proveedores se han comprado los productos, cantidades y precios.

Parámetros



Se puede teclear un código parcial y el MBA buscará todos los productos que empiecen con esos caracteres. Ejemplo: si tecleas ‘ABPL’, el MBA listará todos los productos que empiecen con los caracteres “ABPL”.

Explicación


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13.7.5 5 Estadística de Compras: Familia / Producto Este reporte se compone dos subreportes: estadística de venta por producto y estadística de venta por familia.

Este reporte muestra las compras de artículos hechas a un proveedor durante un año

Parámetros



Proveedor Código del Proveedor. Se listarán los productos comprados a este proveedor. El Código del proveedor, es obligatorio. Si no se pone un código, se desactivan los botones que generan los reportes.

Explicación



Botón Descripción

Por Producto Genera el reporte de Compras por Producto. Este subreporte se muestra en la pestaña Por Producto.


Por Familia Genera el reporte de Compras por Familia. Este subreporte se muestra en la pestaña Por Familia.

Graficar Unidades El MBA nuestra la gráfica de compras del producto o familia seleccionado pero muestra las ventas en Unidades. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

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Graficar Moneda El MBA nuestra la gráfica de compras del producto o familia seleccionado pero muestra las compras en Moneda. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.


Opciones











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13.8 Reportes de CxP

13.8.1 Directorio de Proveedores Este reporte genera un listado de proveedores con sus datos generales.

Parámetros


Prov Inicial Código del Proveedor Inicial del rango.

Prov Final Código del Proveedor Final del rango.

Explicación


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Opciones

Grupo Que Proveedores


Todos Listar todos los proveedores

Solo Activos Listar solo los que tengan estatus de activos. Los que tienen estatus de Baja, no se listan

Grupo Ordenado Por


Código Proveedor Generar el reporte ordenado por el código del proveedor

Razón Social Generar el reporte ordenado por la Razón Social del proveedor

13.8.2 Catálogo de Proveedores Este reporte genera un listado de proveedores con sus datos de crédito.

Parámetros


Prov Inicial Código del Proveedor Inicial del rango.

Prov Final Código del Proveedor Final del rango.

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Explicación


Opciones

Grupo Que Proveedores


Todos Listar todos los proveedores

Solo Activos Listar solo los que tengan estatus de activos. Los que tienen estatus de Baja, no se listan

Grupo Ordenado Por


Código Proveedor Generar el reporte ordenado por el código del proveedor

Razón Social Generar el reporte ordenado por la Razón Social del proveedor

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13.8.3 Estado de Cuenta Este reporte muestra los documentos o facturas que se le deben al proveedor.

Parámetros


Proveedor Código de Proveedor

Fecha Corte El reporte listará los documentos con fecha menor o igual a la fecha de corte

Desplegar Documentos con

Saldo Cero

Si está activado, el MBA listará los documentos que tienen saldo en cero. En caso contrario, los documentos con saldo cero se ignoran.


Explicación


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13.8.4 Estado de Cuenta Detallado Este reporte muestra todos los documentos de cargo y abono que se han manejado con el proveedor en cuestión en un rango de fechas.

Parámetros


Proveedor Código de Proveedor

Fecha Inicial Fecha Inicial del rango

Fecha Final Fecha Final del rango


Explicación


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13.9 Reportes de Inventarios

13.9.1 1 Kardex de Almacén Este reporte muestra los movimientos de entradas y salidas de ciertos productos. Este reporte tiene dos subreportes: Existencias por almacén que está localizado en la hoja Existencias y los movimientos por producto que está localizado en la hoja Kardex.

Parámetros




Familia Código de la familia de productos a listar



Explicación

Este botón genera el subreporte Existencias por almacén y lo pone en la hoja Existencias.

Si el botón aparece deshabilitado, es porque no se ha capturado el código de la familia o del producto.

Este botón genera el subreporte Movimientos por producto y lo pone en la hoja Kardex.

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Subreporte de Existencias por Almacén

Se muestra un renglón para cada almacén con las existencias iniciales, los movimientos y la existencia final.

Los renglones en azul son la suma de todos los almacenes.

Subreporte de Movimientos por Producto

Se muestra el detalle de los movimientos del producto en el rango de fechas especificado. Antes de generar este listado, que seleccionar el producto en la hoja Existencias.

MBA Plus


Opciones


Ordenar Listado Por

Se selecciona el campo mediante el cual se desea ordenar el listado



Filtro Almacén Este filtro afecta a la hoja de Existencia. Al seleccionar una opción, el MBA aplica el filtro en la hoja Existencia. Opciones:

• Almacén Principal: Lista solamente las existencias del Almacén Principal y esconde temporalmente la de los otros almacenes.

• Almacén Fabrica: Lista solamente las existencias del Almacén Fábrica y esconde temporalmente la de los otros almacenes.

• Acumulado: Lista solamente las existencias acumuladas de todos los almacenes (los renglones azules).

• Todos los almacenes: Lista todos los almacenes del reporte y el acumulado.

13.9.2 2 Auxiliar de Movimientos de Almacén Este reporte se utiliza para saber todos los movimientos de productos que afectaron las existencias de los almacenes.

Parámetros

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Familia Código de la familia de productos a listar



Tipo de Documento

Especifica que tipos de documentos van a salir en el reporte. Normalmente se utiliza Todos.

Almacén Especifica de que almacén se desean ver los movimientos

Explicación


MBA Plus


13.9.3 3 Inventario Actual

Parámetros


Almacén Para cual almacén se van a consultar las existencias



Explicación

Después de capturar los parámetros, el botón o la tecla F5 genera los

reporte y los vacía a la hoja de cálculo.

MBA Plus


13.9.4 4 Existencias y Precio de Venta

Parámetros




Precio de Venta Que Precio de Venta saldrá en el reporte

Explicación


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13.9.5 5 Productos pendientes de surtir

Parámetros






Poner en rojo cuando el

porcentaje sea mayor o igual a...

El porcentaje de pedido se obtiene dividiendo lo pendiente entre la existencia. Si este porcentaje se acerca a 100 o es mayor, quiere decir que no podré cubrir lo pendiente de surtir con la existencia actual que tenemos en los almacenes.

Si esta activado, el MBA pondrá en rojo esos artículos con existencia crítica y así identificarlos más fácilmente para pedirlos a los proveedores.

Explicación

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13.9.6 6 Familias con BackOrder Este reporte nos dice cuantos producto tengo pendientes de surtir de cada familia.

Parámetros


Días de Antigüedad

Desde que antigüedad se van a calcular los pendientes. Al teclear este numero, el MBA automáticamente calcula la fecha a partir de la cual va a calcular lo pendiente de surtir.

Como ejemplo: el MBA va a tomar todos los pedidos desde el 17/Jun/2004 y verá en cada uno de ellos cuantos productos hay por surtir.

Explicación


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13.9.7 7 Valuación de inventario físico Este reporte calcula la valuación de inventarios de se capturó como físico.

Las existencias que se valúan son las capturadas como inventario físico.

Parámetros


Almacén Para cual almacén se va a calcular la valuación

Explicación

Al entrar al reporte, el MBA genera una lista con la valuación por familia

MBA Plus


Se puede navegar por la lista de familias y seleccionar una familia

Este botón genera una valuación detallada por artículos de la familia seleccionada.

13.9.8 8 Valuación de Inventario Existente Este reporte calcula la valuación de las existencias actuales del inventario.

Parámetros

Explicación


MBA Plus


Se puede navegar por la lista de familias y seleccionar una familia

Este botón genera una valuación detallada por artículos de la familia seleccionada.

13.9.9 9 Estadístico Anual de Existencias Este reporte genera una lista de los productos con sus existencias y valuación mensuales del año especificado. Estos datos se generan en el cierre mensual de Inventarios.

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Parámetros



Explicación

El reporte tiene dos subreportes: existencias por producto y existencias por familia de productos.


Botón Descripción

Generar Reporte Genera el reporte de existencias por Producto. Este subreporte se muestra en la pestaña Por Producto.


Por Familia Genera el reporte de existencias por Familia. Este subreporte se muestra en la pestaña Por Familia.

Graficar Unidades El MBA nuestra la gráfica de existencias del producto o familia seleccionado pero muestra las existencias en Unidades. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.

Graficar Moneda El MBA nuestra la gráfica de la valuación de las existencias del producto o familia seleccionado pero muestra las compras en Moneda. El MBA grafica los renglones que se tengan seleccionados en el reporte.


Opciones

MBA Plus






Botón Unidades Si este botón esta seleccionado, las existencias se muestran en unidades.

Botón Moneda Si este botón esta seleccionado, la valuación de existencias se muestran en moneda.





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13.10 Comentarios Finales Intro

mba-manual del usuario

Documents

mba plus v1

mba plus introduccin

mba est dirigido

mba ii tabla de revisiones

sistema de control

mba iii contenido tema

control de revisiones

menu sistema