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Presented By:Presented By:

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Ethics Boot Camp 

Brian Martin, Senior Vice President & General Counsel, KLA‐Tencor

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Welcome to the Fun! 

New GC for a small mfg companyReviewing year end financialsNotice that CFO is using an "aggressive" accounting method that has been criticized by the SEC and will be phased out next year. The method is legal.You know that using the CFO's method will result in an SEC review (as warned in a recent SEC speech).You also believe that the CFO's method is sleazy. The reason it is being phased out is that it tends to inflate earnings...that's why the CFO prefers using it.The CEO asks for your advice....WHAT DO YOU SAY? 

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The Indispensable Counsel

he general counsel must possess certain fundamental characteristics: (a) great technical skills as a lawyer, (b) wisdom and judgment as a counselor, (c) strong leadership ability, (d) independence, and (e) an unwavering moral compass.”r. Heineman: “leadership, or shared responsibility, not just for the corporation’s legal matters but also for its positions on ethics, reputation, public policy, communications, corporate citizenship, country, and geopolitical trends.”

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The In‐House Counselor: Perspectives From the 

Executive Suite

"Get involved in all aspects of my business; solve problems" 

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On the need to know the business… 

t is imperative for the lawyer to know the usiness. That's one of the reasons that rporate lawyers are preferred. There is a great p when your dealing with out‐side counsel ho do not understand the business, the anagers, the dynamics, the challenges, the oals." 

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On the need for responsiveness… 

ou have to recognize that this is a service siness. The client is looking for promptness u need to deliver it." 

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On the importance of prioritizing… 

here is a syndrome that I think of as the bsolute zero risk" syndrome. This is where the wyer becomes bogged down in making solutely certain that under no circumstances n the company get into any kind of trouble. is is an approach that is well intentioned, but s not conducive to problem solving." 

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The Spoils of Doing a Good Job 

Access, Conflict of Interest, Confusion 

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Business Partnering 

Trend: Business advisor– Corporations need capable and agile counselors to support emerging and ever‐changing business strategies

– Corporations also need a trustworthy source of expertise, objectivity and rigorous thinking

– Good lawyering skills = good leadership skills 

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The Spoils of Successful Business Partnering 

Get to the table – outside counsel invited – in‐house counsel earn itLegal Advisors v. Team Members– Legal Advisors maintain some independence from business team; objectivity

– Team Members are involved in all facets of business strategy formulation 

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Potential Sources of Conflicts of Interest Between the In‐House Counsel and the Company

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The Split Personality 

Lawyers as business team members: Is objectivity sacrificed?– Where the lawyer is coming from…is this legal or business counsel?

– Owning objectives while remaining independent.• Stepping back…dramatically

Lawyers as stockholders The Corporation as your employer

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The Split Personality 

Because of your antitrust background, you have designed a distribution system for your company. You present it to the Board and it approves.Later, the company is sued for violations of the antitrust law based upon your distribution system design.Can you manage the litigation?

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What Type of Risk? 

What is a "Legal Risk" v. "Financial Risk"– Proposed conduct will constitute a crime– Proposed conduct could result in a civil lawsuit and damages

– Proposed conduct would result in an unfavorable contract

– Proposed conduct could result in bad publicity for the company

Who makes the call?–What is your expertise? 

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What Type of Risk? You are the GC of a company that manufactures snowmobiles. The engineering team proposes a new plastic fly wheel to replace a titanium one that costs hundreds of dollars more.The failure rate of plastic fly wheels are much higher and such failures could cause accidents. The increased sales and higher profits would certainly outweigh any litigation costs.Using a plastic fly wheel would not violate any laws.What's your advice? 

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Knowing Your Role... 

In‐House Lawyers as Counselors or Gatekeepers? 

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Your Doing Great….

Word that you are an approachable GC has spread throughout the company.Charlie, a mid‐level manager, wants to speak to you. He begins to tell you about some widespread price fixing (a crime). He hands you a memo he prepared for you.Is Charlie your client? 

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Who Is Your Client? 

CEO?Vice President?Shareholders?Board?Sales Rep?Subsidiary? 

vWhy Is This Important? 

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Why Is This Important? 

Who makes client decisions?Duty of ConfidentialityAttorney‐Client PrivilegeUp the ladder reporting; Out of the company reporting 

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How is the Attorney Client Relationship Formed? 

enerally upon the consent of the lawyer and he client; or,a lawyer's conduct leads the supposed client o reasonably believe that a relationship has een formed, courts will infer consent to enter nto the relationship. 

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ABA Model Rules of Professional Conduct 

CLIENT‐LAWYER RELATIONSHIP – RULE 1.13: ORGANIZATION AS CLIENT(a) A lawyer employed or retained by an organization represents the organization acting through its duly authorized constituents.

What if the constituents are not acting in the best interests of the corporation? 

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ABA Model Rules: Rule 1.13 (continued) 

(f) In dealing with an organization's directors, officers, employees, members, shareholders or other constituents, a lawyer shall explain the identity of the client when the lawyer knows or reasonably should know that the organization's interests are adverse to those of the constituents with whom the lawyer is dealing. 

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Comment to Rule 1.13 

here are times when the organization's terest may be or become adverse to those of ne or more of its constituents. In such rcumstances the lawyer should advise any nstituent…that the lawyer cannot represent ch constituent, and that such person may wish obtain independent representation." 

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Adverse?

My boss has done something wrong…I have done something wrong…I am aware of something wrong…

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ABA Model Rules 

Rule 1.7 entitled "Conflicts of Interest: General Rule" provides that "[a] lawyer shall not represent a client if the representation of the client will be directly adverse to another client."Watch the relationships and the employee's belief that you are his/her lawyer. 

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ABA Model Rule 1.13 (Continued) 

) A lawyer representing an organization may so represent any of its directors, officers, mployees, members, shareholders or other nstituents, subject to the provisions of Rule 7. If the organization's consent to the dual presentation is required by Rule 1.7, the nsent shall be given by an appropriate official the organization other than the individual ho is to be represented, or by the areholders. 

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UNITED STATES V. RUEHLE

583 F. 3d 600 (9th Cir. 2009)Ruehle was CFO of BroadcomBroadcom accused of stock option backdating– Ruehle personally implicated and charged by DOJ and civil defendant in case brought by the SEC

Company retains longstanding law firm to represent it in the company’s defense of the DOJ/SEC  actions.Law firm represents Company, Ruehle in civil class action regarding stock option backdating

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UNITED STATES V. RUEHLE

Law firm conducts investigation and interviews RuehleLaw firm concluded that Ruehle and others improperly accounted for the backdated options.Company wants to cooperate with the SEC and provide some investigatory findings with the SEC/DOJ, including summary of meetings with Ruehle. DOJ wants to use interview notes in its prosecution of Ruehle; he objects

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UNITED STATES V. RUEHLE

Ruehle asserts that during the interview, he had a reasonable belief that the law firm lawyers were representing him individually and he had a legitimate expectation of privacy.Uh‐ohTrial Court: no evidence of an Upjohn warning– Law firm breached duty of loyalty to its “client” and suppressed the statements.

Lesson: Clarify your relationships!

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Rohde Island Ethics OpinionNo. 2012 ‐ 03

Company employees and Company subject of a sexual harassment complaint with the R.I. Commission for Human Rights.Company’s GC enters an appearance on behalf of all defendants.Subsequently, employee files action in superior court. GC determines that GC cant represent company because previous representation of employees and hires outside counsel 

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Rohde Island Ethics OpinionNo. 2012 ‐ 03

Employee‐defendants separately represented.Newly hired In‐House meets with employee‐defendant, takes notes of the meetings and shares the info with Company outside counsel.Uh‐Oh– Clarify the relationship– Employee had reasonable belief that in‐house counsel was his attorney

– No sharing without employee’s consent

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Corporate Upjohn Warning

“I represent the company. I only represent the company and not you personally. Your communications with me are covered by the attorney‐client privilege but that privilege belongs solely to the company, not you. That means that the company alone may decide to waive the privilege and disclose the content of this meeting to a third party. This meeting is confidential and you are not permitted to share the substance of this interview to anyone. Do you have any questions?”

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Penn State Grand Jury Testimony

“Good morning, my name is Tim Curley.” “Do you have counsel with you?” “Yes I do. ... My counsel is Cynthia Baldwin.“You are accompanied today by counsel, Cynthia Baldwin. Is that correct?”“That is correct.” 

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Representing Multiple Entities

Seawell v. Brown (S.D. Ohio 2010) – “The record is not clear regarding who defendants represented as counsel and what legal services they provided.” 

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Recommended Process

Warning should be given before interviewUse a written statementHandwritten notes should reflect that the warning has been administered

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Other Issues

“Do I need a Lawyer”– In‐house counsel should not advise on the need for separate counsel but should alert the constituent to the right to it.

“What if I refuse to cooperate”– Most companies have policies that provide for disciplinary actions if an employee refuses to cooperate in an investigation.

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Other Model Rules Implicated

MODEL RULES OF PROF’L CONDUCT R. 1.1: a general counsel must represent the client competently.

MODEL RULES OF PROF’L CONDUCT R. 1.2: a general counsel cannot assist fraud or criminal activity.

MODEL RULES OF PROF’L CONDUCT R. 1.6: disclosure of otherwise confidential information is allowed in certain circumstances in which harm to third parties will result from crime or fraud and in which the lawyer’s services have been used in furtherance of crime or fraud.

MODEL RULES OF PROF’L CONDUCT R. 1.7: without a waiver, a general counsel cannot represent a client in situations where a concurrent conflict of interest exists.

MODEL RULES OF PROF’L CONDUCT R. 2.1: a general counsel must exercise independent professional judgment.9

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What Do You Think….fter a training session you gave on price fixing (a crime), a mid‐level sales employees comes into your office and says: “I want to tell you about some price fixing going on in the organization but you have to promise that if asked you didn’t here this from me. I think telling you is in the best interests of the company.”

v

Independence

The ethical concern that most relates to inside counsel is the need for independence in their rendering of legal adviceIn all jurisdictions it is crucial to – note who the client is, – whether there exists a conflict of interest between the client corporation and a human agent of the corporation (employee, director, shareholder),

– who the general counsel may be liable to (in addition to just the corporate client) and 

– whether the attorney is acting in the capacity of legal adviser or business adviser.

vWhy do in‐house lawyers find 

themselves as targets?

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Lawyers as Gatekeepers

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Corporate Scandals

Crested in 2001Hundreds of company’s restated financialsComplete breakdown in all systems of internal controls and external monitoringEnron and WorldCom were complex financial frauds designed to maximize the stock price– Fabricating earnings– Hiding liabilitiesnone of the watchdogs barked” 

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Where lawyers failed? 

"Lawyers replaced responsibilities to the corporation and its shareholders with loyalty to the management team that hired them." 

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Where were the lawyers

“One of the thoughts that occurred to me was probably in almost every transaction there was a lawyer who drew up the documents involved in that procedure.”“…there have been others folks at the scene of the crime – and generally they are lawyers.”Are in‐house lawyers too “captured” by their employers to exercise independent judgment?

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OK, So We Learned Our Lessons…

tock option backdating– GC’s dismissed or resigned: Apple, Boston Communications Group, Comverse Technologies, KB Homes, KLA‐Tencor, McAfee, Mercury Interactive, Monster.com, United Health.

• Comverse GC: “I knew what [the CEO] was doing was wrong and did not challenge his conduct…out of the deep respect I had for [him] and my belief in his importance to the success of the company.”

• The SEC has seen “too many lawyers twist themselves into pretzels to accommodate the wished of management and failed in their responsibility to insist that the law be followed.”

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OK, So We Learned Our Lessons…

Stock option backdating– GC’s dismissed or resigned: Apple, Boston Communications Group, Comverse Technologies, KB Homes, KLA‐Tencor, McAfee, Mercury Interactive, Monster.com, United Health.

• Comverse GC: “I knew what [the CEO] was doing was wrong and did not challenge his conduct…out of the deep respect I had for [him] and my belief in his importance to the success of the company.”

• The SEC has seen “too many lawyers twist themselves into pretzels to accommodate the wished of management and failed in their responsibility to insist that the law be followed.”

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OK, So We Learned Our Lessons…

Financial Crisis– Psychologists would argue that...lack of contemporaneous appreciation and awareness on the part of lawyers and others working on the inside—is more plausible than one might think. To the extent that the lawyers were indeed privy enough to the inner workings of their organizations and yet blinded to objective reality, this is would be a manifestation of our getting too comfortable concern: cognitive co‐dependency rather than professional independence. 

Too) Comfortable: In‐House Lawyers, Enterprise Risk and the Financial Crisis”Langevoort., Georgetown Law and Economics Research Paper No. 11‐27 Too) Comfortable: In‐House Lawyers, Enterprise Risk and the Financial Crisis”Langevoort., Georgetown Law and Economics Research Paper No. 11‐27 

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n‐House Lawyers as Gatekeepers

A gatekeeper is someone—be it a person or entity—who, if they withhold their blessing, can prevent the corporation from effecting a desired transaction or from maintaining some desired status.

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n‐House Lawyers as Gatekeepers

What went wrong?– At the scene of the crime– Not near the scene of the crime?– Fragmentation of delivery of legal services

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In‐House Lawyers as Gatekeepers

What dulls counsel’s vision as to who is the client– Compensation– Habituated to hierarchy– Blind spots to the weaknesses of “my team”– Pressure to be a team player

• Enron’s Examiner: “…attorneys saw their role in very narrow terms, as an implementer, not a counselor. That is, rather than conscientiously raising known issues for further analysis by a more senior officer or the Enron Board or refusing to participate in transactions that raised such issues, these lawyers seemed to focus only on how to address a narrow question or simply to implement a decision (or document a transaction).”

ofessorBainbridge.com”ofessorBainbridge.com”

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In‐House Lawyers as Gatekeepers

“I think you have to start by recognizing that your duty to the organization comes first. Where managers are pursuing a legally improper course, you must be prepared to take such steps as are necessary, even including reporting to the board or a board committee, even where doing so means going outside the normal chain of command. It is important that counsel ensure that both management and the board are aware that the lawyer recognizes the scope of such duties, even when that means bringing unpleasant truths home. This is a dance that is difficult to describe in the absence of specific facts, but it is increasingly important that, while preserving your working relationship with management and co‐workers, the lawyer must make it clear that you are not prepared to bend the rules to accomplish a business objective where the course proposed involves a violation of law or fiduciary duty.”It’s also useful to create a system of routine access. Next, the general counsel should make it clear that legal department lawyers are expected to bring any concerns to the general counsel on a timely basis—even where those concerns involve supervisory personnel or senior officers.ofessorBainbridge.com”ofessorBainbridge.com”

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Up the Ladder Reporting

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Back to Rule 1.13(b)  “Up the Corporate Ladder”

b) If a lawyer for an organization knows that an ficer, employee or other person associated with the ganization is engaged in action, intends to act or fuses to act in a matter related to the representation at is a violation of a legal obligation to the ganization, or a violation of law which reasonably ght be imputed to the organization, and is likely to sult in substantial injury to the organization, the wyer shall proceed as is reasonably necessary in the st interest of the organization...." (emphasis added) 

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Rule 1.13 (b) continued "...Unless the lawyer reasonably believes that t is not necessary in the best interest of the organization to do so, the lawyer shall refer the matter to higher authority in the organization, including, if warranted by the circumstances to the highest authority that can act on behalf of the organization as determined by applicable law." (emphasis added). 

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What are You Qualified to Question? 

Comment 3 to Rule 1.13– "When constituents of the organization make decisions for it, the decision ordinarily must be accepted by the lawyer even if their utility or prudence is doubtful. Decisions concerning policy and operations, including ones entailing serious risk, are not as such in the lawyer's province." 

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When to Climb the Ladder: Gravity of the Wrong

Two triggers under Rule 1.13– Violation of law or Duty

• Violation of duty to the company– Duty of loyalty– Duty of Care

– Likelihood of Substantial Injury 

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Clear as ….

“Even in circumstances where the lawyer is not obligated by Rule 1.13 to proceed, a awyer may bring to the attention of an organizational client, including its highest authority, matters that the lawyer believes to be of sufficient importance to warrant doing o in the best interest of the organization.” 

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REVIEW: Model Rule 1.13 

In the majority of states that have adopted the ABA's version of Model Rule 1.13, corporate counsel's analysis should consist of the following steps:– Step 1 Is the conduct of the corporate agent "related to the 

representation" that the lawyer is providing to the entity?– Step 2 If the conduct is "related to the representation," does it violate 

the duty of loyalty or possibly the duty of care? Is the conduct a serious violation of law or violation of duty to the organization? If so, it would satisfy this prong of the test.

– Step 3 Does the lawyer have a "high level of certainty that there is a violation?"

– Step 4 Is the conduct likely to result in "substantial injury" to the organization? 

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Corporate Ladder Analysis Under Model Rule 1.13

– Step 5 If all these elements are present, then the lawyer must take some action to prevent the violation or remedy the consequences of such violation.

• Old Rule: If, in spite of the lawyer's efforts, the organization insists on proceeding with the violation, the lawyer may (but is not required to) resign under Model Rule 1.16

• New Rule: Report out? 

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Up the Corporate Ladder

You are the GC of a large mfg. company. You learn from friend/VP that managers have been taking local pollution inspectors to dinner to help insure that company passes inspections. You investigate and conclude that the dinners are technically forbidden under a local civil ordinance. You report to the chairman and request the chairman to discontinue the practice. 

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Up the Corporate Ladder

Days later, you learn that the chairman has not done anything. Alarmed, you confront chairman who retorts: "Don't worry GC, its common and at the dinners we talk about sports. This is no big deal. Leave it alone! I doubt that its has any impact on the pollution reports; its just good to know these guys."What's your next steps? 

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SEC's Up the Ladder Requirements 

Section 307 of SOX, Lawyers standards of professional conductLawyers must report "evidence of a material violation of an applicable U.S. federal or states securities law, or material breach of fiduciary duty arising under U.S. federal or state law." Must be reported to CLO or both CLO/CEO