masters: mee. marlene méndez moreno – mee. gonzalo m. quetz aguirre microsoft excel 2003

Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre

MicrosoftExcel

2003


¿Qué es Excel?Excel es una aplicación que nos ofrece Microsoft Office para crear y manipular libros de trabajo que contienen hojas de calculo que nos permiten organizar información.

Las hojas de calculo presentan herramientas con las cuales se pueden obtener resultados a partir de una serie de datos de forma sencilla y efectiva.

Excel es utilizable en múltiples ámbitos, tales como:

Oficinas

Escuelas

En dependencias gubernamentales

En la investigación

Incluso en el hogar


Existen varias maneras para abrir o ejecutar Excel:

A) A partir del acceso directo en el menú inicio, normalmente dentro de una carpeta llamada Microsoft Office.

B) Utilizando el acceso directo del escritorio en caso de que exista

C) Escribiendo el comando Excel en el cuadro ejecutar del menú inicio

Cómo iniciar la aplicación


Barra de TítuloBarras de

Herramientas

Barra de Estado

Etiquetas de hojas

Títulos de columnas

Celda Activa

Barra de Formulas

Elementos de Pantalla

Cuadrícula

Títulos de filas


Para facilitar el manejo de las filas y las columnas de una hoja de calculo en Excel, se establecieron títulos a fin de reconocer cual es la celda con la que se desea trabajar.

Las columnas presentan títulos mediante letras ordenadas alfabéticamente, de A a Z y continua con combinaciones, AB, AC, hasta IV siendo 256 en total

Las filas están representadas por números del 1 hasta el 65536

Títulos de filas y columnas


Para desplazarse dentro de la hoja de calculo se puede utilizar el Mouse o el teclado.

Para eso existen las barras de desplazamiento horizontal y vertical, así como las teclas de dirección.

Sin embargo se puede ubicarse en la ultima fila o columna a partir de ciertas combinaciones de teclas:

Control + : Ultima fila

Control + : Primera fila

Desplazamiento

Control + : Ultima

columna

Control + : Primera

columnaNota: La tecla Bloq despl activa el bloqueo de desplazamiento por celdas, mostrándose en la barra de estado


A la intersección de una columna y una fila, se le llama celda, que no es mas, que el espacio de escritura disponible para el usuario en una hoja de calculo

Referencias

Las referencias de celda se crean con el titulo de la columna y el titulo de la fila que la forman, por lo que se puede decir que es el “nombre” de la celda.

Ejemplos: A5, D10, F34


Es posible seleccionar una fila o una columna completamente, ya sea para cambiar el formato, moverla o eliminarla.

Para seleccionar toda una fila o columna, basta aplicar clic sobre el titulo (Letras o números), o clic sostenido y arrastre para seleccionar varias a la vez.

Selección de celdas


Existen varios métodos para seleccionar un rango de celdas:

Mediante el Mouse, ubicándose en el centro de la celda con el cursor y arrastrar

Con las combinaciones:

Shift + Teclas de dirección

Shift + Fin +

Shift + Inicio

Para rango discontinuo se utiliza Control + Clic del Mouse



Las celdas pueden ser seleccionadas de manera continua cuando una se encuentra a un lado de la otra o discontinua cuando están separadas.

Al conjunto de celdas seleccionadas se le llama rango y dependiendo del tipo de selección puede ser continuo o discontinuo



Para cambiar manualmente el tamaño de una fila o una columna es necesario ubicar el cursor en la división de la columna o fila deseada y aplicar clic sostenido y arrastre hacia el lado requerido, al momento de contar con los cursores de cambio.

Cambiar tamaño de filas y columnas

Tip: Si se aplica doble clic en el mismo sitio, la columna o fila ajustara su tamaño dependiendo de la longitud de la información mas extensa.


En caso de que sea necesario insertar una nueva fila o columna en la hoja de calculo, después de seleccionar el numero de filas o columnas deseadas, se pueden seguir los siguientes pasos:

Insertar filas y columnas

Aplicar botón derecho sobre los títulos, insertar

Menú insertar filas o columnas


Las hojas de calculo tienen opciones para renombrar, eliminar, copiar, mover e incluso insertar hojas.

Estas opciones aparecen al aplicar clic secundario sobre la etiqueta de la hoja deseada.

Hojas de calculo


Para ingresar información dentro de una celda solo basta seleccionar la celda deseada y escribir el dato requerido. Dentro de una celda puede existir información de diferentes tipos tales como: Texto simple, Números, fechas, hora, formulas entre otros

Insertar y editar datos

Para modificar la información contenida dentro de una celda se puede aplicar:

Doble clic sobre la celda

Oprimir la tecla F2

Aplicar clic en la sección de contenido de la barra de formulas


Una gran ventaja que proporciona Excel es su característica de autollenado de celdas, que permite ingresar información de manera secuencial, facilitando el trabajo y recortando el tiempo invertido.

Para utilizar esta opción es necesario ubicarse en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la información y cuando se active el cursor arrastrar hacia abajo cierto número de celdas

Autollenado de celdas


Formato de celdas

Excel permite asignar a cada una de las celdas de la hoja de calculo un formato definido, para facilitar las operaciones realizadas a la información.

El formato de celdas incluye cambios no solo de fuente, bordes y color de relleno, sino que también la forma en como se muestran los números y la protección de las celdas.Para aplicar formato, basta seleccionar la celda o rango deseado y aplicar clic en la opción celdas del menú formato

Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Número

Permite seleccionar entre un lista organizada por categorías un formato numérico que se muestre dentro de la celda

Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz AguirreAlineación

Permite establecer la posición exacta de la información que se encuentra dentro de la celda, así como su orientación.

La opción ajustar texto acomoda el texto basándose en el tamaño de la celda

La opción combinar celdas activa y desactiva la conversión de varias celdas en una.

Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Fuente

Contiene las opciones comunes de fuente, como son tipo, estilo, tamaño, subrayado, color y efectos.

Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Bordes

Permite asignar bordes al contorno y/o al interior del rango de celdas seleccionado. Es necesario elegir dentro de la lista el estilo de borde y aplicar clic en la posición deseada.

Masters: MEE. Marlene Méndez Moreno – MEE. Gonzalo M. Quetz Aguirre Tramas

Establece color de relleno a la celda o rango de celdas seleccionado, incluyendo una trama.


OperadoresLos operadores se dividen en tres categorías:Aritméticos:

Suma +Resta -Multiplicación *División /Porcentaje %Exponenciación ^

Comparativos:

Mayor >Menor <Igual =Mayor o igual >=Menor o igual <=Diferente <>

De nivel:

Paréntesis ( )


Herramienta de la hoja de calculo que permite limitar el tipo de información que es aceptada en una celda o rango de celdas.Las opciones que se pueden definir son:

Valores numéricos enteros Decimales Lista de valores (predefinida) Fecha Hora Longitud de texto Personalizada

Validación de datos


Mensaje entrante y mensaje de error:Representan ayuda al usuario para tener

conocimiento sobre el tipo de información aceptada

Validación de datos


Formato condicionalPermite aplicar cambios de formato basándose en el

cumplimiento de una condición.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas2. Clic en el menú formato3. Elegir la opción formato condicional4. Establecer las características de la condición5. Definir el formato que será aplicado


FórmulasLas formulas son elementos que se ingresan en una celda y que permiten obtener resultados a partir de un conjunto de datos.

Es importante establecer correctamente cada uno de los miembros de la formula para que el resultado obtenido sea el adecuado.

Las formulas están constituidas por los siguientes elementos: Signo = : Necesario para iniciar toda formula

Operadores: Establecen el tipo de operación que será realizada

Referencias de celda: Indican los datos de los cuales se obtendrán los resultados.


Operadores

Los operadores se dividen en tres categorías:Aritméticos:

Suma +Resta -Multiplicación *División /Porcentaje %Exponenciación ^

Comparativos:

Mayor >Menor <Igual =Mayor o igual >=Menor o igual <=Diferente <>

De nivel:

Paréntesis ( )

5 + 3 / 2 =

6.5

(5 + 3) / 2 =

4


Referencias de celdaExisten diferentes tipos de referencias que actúan de manera distinta al momento de ser utilizadas

Referencias Relativas: Están constituidas por el titulo de la columna y el titulo de la fila que la forman, son las mas comunes y tienen la característica de aumentar cuando se aplica el autollenado de formula.

Ejemplos: A1, C23, F14

Referencias Absolutas: Se utilizan cuando se requiere establecer un valor como constante, pues siempre se hará referencia a esa celda al aplicar autollenado de formula. Se crean anteponiendo signo de moneda “$” a los titulos.

Ejemplos: $A$3, $H$19, $R$54


Estructura de una fórmulaLa característica principal de las formulas es que no trabajan con valores definidos, sino con la posición en la cual se encuentra ese valor, por lo que al realizar cambios en el contenido de una celda referida, las formulas se actualizan.

De esta manera la estructura básica de una formula como la siguiente, se leerá:

= A1 + C5

Contenido de celda A1 mas contenido de celda C5


FuncionesLas funciones son en realidad formulas con nombres definidos, que se aplican normalmente a rangos de celda y que permiten obtener diferentes resultados dependiendo del tipo de función utilizada.

Excel presenta una lista extensa de funciones tanto matemáticas, como estadísticas, financieras, lógicas, de búsqueda y muchas mas.

La estructura básica de una función es:

= Nombre de la función (Rango de aplicación)

Ejemplos:

= Suma (C5:F19)

= Suma (C5,F19,D10)


Establecer función

Existen 3 procedimientos para establecer una función en la celda de una hoja de calculo:

Utilizando el menú insertar

A partir del botón de la barra de formulas

Forma manual (cuidando la estructura básica)


Ventana insertar función

Permite insertar una función, seleccionándola de la categoría a la cual pertenece, solo es necesario establecer los argumentos con los cuales trabaja la función seleccionada.


Funciones mas comunesSuma: Calcula la adición de los valores numéricos de un rangoEjemplo: =suma(B3:H10)Producto: Calcula la multiplicación de los valores numéricos de un rangoEjemplo: =producto(B3:H10)

Max: Determina el valor numérico mas alto de un rangoEjemplo: =max(B3:H10)

Min: Determina el valor numérico mas bajo de un rangoEjemplo: =min(B3:H10)Moda: Determina el valor numérico mas repetido de un rangoEjemplo: =moda(B3:H10)

Promedio: Calcula el promedio de los valores numéricos de un rangoEjemplo: =promedio(B3:H10)


Funciones mas comunes

Contar: Calcula el numero de valores numéricos de un rangoEjemplo: =contar(B3:H10)Contara: Muestra el numero de celdas que contienen cualquier tipo de informaciónEjemplo: =contara(B3:H10)

Contar.blanco: Determina el número de celdas vacíasEjemplo: =contar.blanco(B3:H10)

Contar.si: Muestra el número de celdas que cumplen con una condición. Su estructura es diferente al comúnEjemplo: =contar.si((B3:H10),”adeudo”)

Concatenar: Une el contenido de dos o mas celdasEjemplo: =concatenar(B3,H10)


Funciones condicionalesFunción Si: Compara una condición y realiza una acción dependiendo del resultado de esa condición. Esta constituida por una respuesta o valor verdadero y uno falso, que determinan las acciones a ocurrir.Presenta la siguiente estructura:

=Si(Condición, Resp Verdadera, Resp Falsa)

Las condiciones y respuestas pueden ser: Tipo texto (Mediante comillas)Numéricas Formulas Funciones

Entonces Sino


Ejemplos

=Si(Condición, Resp Verdadera, Resp Falsa)

= Si(A5 >1500,”Bono”,”Sin Bono”) =Si(C4>=6, “Aprobado”,”Reprobado”)

=Si(B2=“A”,Promedio(C5:G9),Promedio(H5:L9)

=Si(Max(D4:K2)<2500,”Venta Baja”,”Venta Alta”)

masters: mee. marlene méndez moreno – mee. gonzalo m. quetz aguirre microsoft excel 2003

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