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Manual de Reclutamiento y SeleccionTRANSCRIPT
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Gerencia Corporativa de Administración de personal
Manual de Usuario Proceso de reclutamiento y selección
Administración de Personal de Capital Humano
Manual RyS_ver2
Fecha de Actualización: 15/01/2008
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Índice
1. Definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 2
2. Simbología. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 2
3. Pasos a seguir
A) Consulta y administración de candidatos que aplican a vacantes . . . publicadas
Pág. 4
B) Proceso de selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 11
C) Incorporación (contratación) de un candidato. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pág. 29
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1. Definición Instructivo que permite correr el proceso de reclutamiento y selección de candidatos utilizando como herramienta el sistema INTELEXION
2. Simbología Las pantallas contienen funcionalidades básicas que proporcionan diversa información, los más importantes por su uso, se muestran a continuación:
Botón Breve Descripción
Búsqueda.- Ayuda para buscar específicamente un registro.
Editar.- Permite presentar pantalla de actualización de registro seleccionado.
Eliminar.- Permite eliminar registro seleccionado.
Calendario.- Ayuda para asignar una fecha apoyándose en un calendario.
Filtrar.- Permite aplicar los filtros establecidos en una pantalla de búsqueda.
Editar.- Permite poner la pantalla en modo de actualización de información.
Guardar.- Permite guardar los cambios registrados en la pantalla de actualización.
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3. Pasos a seguir PREMISAS: La persona que tenga a cargo el proceso de reclutamiento podrá correr el proceso en INTELEXION, pero para ello es indispensable que previamente: a) Se haya liberado una requisición. b) Se haya hecho el proceso de publicar dicha requisición como vacante en el pool de candidatos. c) Se tenga al menos un candidato que aplique para la vacante en cuestión. En nuestro ejercicio tenemos: IdPosición – 796059-1 Puesto: Especialista de Bachillerato Anáhuac A) Consulta y administración de candidatos que aplican a vacantes publicadas.
Acción / Instrucciones Resultado Se abre una sesión de Internet Explorer. Para esto coloca el
puntero sobre el icono
y dé un clic.
2. Ubique el cursor dentro de la ventana de direcciones
e ingrese la ruta:
http://172.16.0.60/Integer
https://intelexion.lcred.net/Integer
Se da el Usuario y la Contraseña para entrar al
sistema dando clic en Iniciar Sesión
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Acción / Instrucciones Resultado Dar clic en la opción de
Planeación y Des. de R.H.
Seguimos la ruta de:
Reclutamiento Vacante Búsqueda
Para llegar a la siguiente pantalla: Control de Vacantes
En esta pantalla la barra inferior que presenta varios iconos, nos permitirá ir avanzando paso a
paso en el proceso de reclutamiento.
Para Contraer/Expandir la barra de procesos de RyS. De clic en
Opciones
Utilizando el recuadro de
O el
Podemos hacer la búsqueda de nuestra vacante, para nuestro
ejemplo utilizaremos la vacante de 8247572-v
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Acción / Instrucciones Resultado Con el nombre de mi vacante o el número de la posición de la
misma, dando clic en Filtro busco la vacante que voy a
trabajar.
Se presenta la siguiente pantalla en la que puedo ver que debajo
del icono tengo 0, esto me indica que no
hay candidatos que hayan aplicado a mi vacante 8247572-v Para continuar el ejercicio, se darán de alta 3 candidatos para
la vacante, para ver este procedimiento a detalle
consultar los apartados E) y F) de la Guía Rápida de Alta de un
candidato, liberación y publicación de vacantes,
selección de vacante por un candidato.
Se presenta la siguiente
pantalla, en la parte inferior del
icono , marca un número {1,2,3,..} que indica que tengo un candidato para la vacante
mencionada.
Soy clic sobre ese número 1
Nota: si al desplegarse la pantalla, debajo del icono antes mencionado tengo 0 en la parte
superior tiene varios Folders, También puedo dar clic en [Reclutamiento, Selección,
Incorporación]
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Acción / Instrucciones Resultado
doy clic en el botón de
Ya sea dando clic en el 1 o en el botón de
Llego a la siguiente pantalla, en la que en la barra superior está
resaltada la pestaña de Reclutamiento
Lo que me está presentando la
pantalla es el nombre del candidato que ha aplicado para
mi vacante (Lourdes Ugalde Sandoval).
En puedo ver todos los candidatos de la bolsa de trabajo aun que
no hayan aplicado a mi vacante.
Selección por ejemplo que me busque todos los candidatos
que tengan nivel Licenciatura y 100% de ingles
Doy Clic en
Me presenta los candidatos de la bolsa que cumplen con
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Acción / Instrucciones Resultado ambas características.
Doy clic en el cuadro de la izquierda para marcar y doy
clic en para importarlas
El sistema me puede presentar el siguiente mensaje si la
persona ya está aplicando o aplico para otra plaza, si quiero
continuar doy Aceptar
Una vez dado Aceptar en la pantalla de Búsqueda Personas
BOLSA, doy Importar
La persona queda ya como un candidato para mi vacante
Si utilizo el botón de
puedo ver sólo a los que aplicaron para
mi vacante. Por ejemplo: Maria_ejemplo, y Ana González González, Si doy clic en Vista
Previa, puedo ver un breve resumen del candidato para ver
si me interesa incluirlo como
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Acción / Instrucciones Resultado candidato de mi posición.
Ahora ya tengo 2 personas seleccionadas como candidatos
para mi posición.
En la primera columna viene el Tipo de Candidato, esto me indica si es externo o si es
interno (que pertenece a alguna de las empresas del grupo).
En Requerimientos, me indica cuantos requerimientos se
tienen para el puesto (en este caso 51) y cuantos cumple cada
candidato
esto indica que la persona
cumple 3 de 51 requerimientos. Si doy clic sobre
se presentan los requerimientos que cumple el candidato y los
que estarían pendientes.
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Acción / Instrucciones Resultado
Comentarios, esta sección
nos permite hacer anotaciones que
quedarán guardadas y serán parte de la documentación del
proceso de selección.
Una vez anotado el comentario damos Agregar y el comentario
queda grabado así como la persona que lo anotó y la fecha,
damos Cerrar para salir de la pantalla.
Podemos ver que ya hay un comentario registrado para Ana
González.
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Acción / Instrucciones Resultado
El icono de en la columna Vacantes Comentarios, tiene una
función similar a la anterior, aquí en lugar del registro de
comentarios, nos permite la visualización de los mismos.
Con la opción de Si el candidato ha dado de alta
una dirección de Internet, se pueden mandar mensajes ya
sea para que aplique pruebas o para citarlo a entrevistas.
Sólo hay que dar clic en , para abrir un correo,
automáticamente se despliega la dirección de mail del
candidato.
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Acción / Instrucciones Resultado
El siguiente paso es “Selección”, aquí llevamos a los
candidatos que más nos interesen.
Por ejemplo, voy a transferir al proceso de “Selección”, a Ana, Adriana y Nathalie, para ello
marco el cuadro de la izquierda y doy clic al botón de
que se encuentra en la parte
superior
Se presenta la siguiente pantalla en la que tenemos en Selección
a nuestros cinco candidatos:
Recomendamos abrir una nueva sesión de internet explorer, ya
que posteriormente entraremos en el expediente de la persona y
por otra parte seguiremos trabajando en el proceso de RyS. De forma simultánea.
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Acción / Instrucciones Resultado
En la ventana actual. En la columna de Exámenes tenemos
el indicador de cuantos exámenes están completos (4). Esto nos indica que el candidato
tiene todos los exámenes completos
Si doy clic sobre el recuadro azul, el sistema muestra el
estatus de los 4 exámenes de referencia. El paso siguiente es calificar los exámenes actuales.
Para ello doy clic sobre el
nombre de uno de ellos, por ejemplo doy clic sobre Valores
(Allport).
Los exámenes pendientes no pueden calificarse. El candidato
debe terminarlos.
Se presenta la siguiente pantalla, y en la parte de abajo se pueden ver los valores que
corresponden al perfil del puesto, todo puesto tiene predefinidos los niveles
esperados de cada prueba.
Doy clic en y puedo ver como las calificaciones
(perfil) han sido modificadas quedando las del candidato.
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Acción / Instrucciones Resultado
En caso de querer revisar las respuestas del candidato, esta
habilitada la opción de
se presenta la siguiente pantalla
en la que ya se ven las respuestas que dio el candidato
a cada uno de los cuestionamientos de la prueba.
Si por alguna razón se modifica alguna respuesta hay que dar
clic al botón para importar las respuestas del expediente del candidato.
Después de Guardar doy clic en
Y volvemos a si es necesario. En caso contrario se
registran las últimas calificaciones.
.
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Acción / Instrucciones Resultado
Para calificar todos los exámenes hay que dar clic en
Para visualizar los exámenes y hay que repetir el procedimiento de calificación para cada uno.
Por ejemplo, ingresar a Cleaver, Terman, EqMap, etc. califico y
regreso a Listado de exámenes. Hasta que tenga completa la
calificación de todas las baterías.
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Acción / Instrucciones Resultado
Puedo solicitar al sistema la interpretación de los graficos.
Entro a la carpeta Interpretación y doy clic a la opción
. El sistema tiene integrado un set de interpretaciones de acuerdo
al cumplimiento de ciertas variables. EN CASO DE
QUERER GUARDAR UNA INTERPRETACIÖN EN
PARTICULAR HAY QUE DAR CLIC AL BOTON
PARA QUE SE REGISTRE EN EL
EXPEDIENTE. En caso Contrario cada vez que ingrese
al expediente el sistema generará una nueva
interpretación.
Hay que regresar al proceso de RyS. Existe la opción
Sin embargo solo es válida si no
hemos salido del folder de evaluaciones. Como nosotros incluso ya interpretamos las baterías hay que utilizar la ventana alterna de internet
Explorer.
Al regresar el sistema actualiza el apartado de Exámenes y su APP. Que es la valoración que hace el sistema para saber que
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Acción / Instrucciones Resultado tanto se apega una persona al
perfil del puesto.
Para conocer exactamente la evaluación hay que dar doble clic en el APP del candidato y nos mostrará los valores de su psicometría vs la requerida por
el puesto.
Un mayor % de APP es un elemento en la toma de
decisiones de los candidatos, pero no es mandatorio. Nos
podemos apoyar en Entrevistas y evaluaciones técnicas.
También encontramos en el folder Selección las opciones
Entrevistas Hechas
Entrevistas Pendientes con esas opciones puedo
programar entrevistas para mis candidatos. E incluso imprimir
una guía de entrevista por competencias.
Para ello debemos
familiarizarnos con la metodología Entrevista por
Competencias, analizar Comportamientos y acciones
clave.
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Acción / Instrucciones Resultado
Para programar entrevistas hay que dar clic en Entrevistas Pendientes. Se habilitará la
opción para programación de entrevista.
Automáticamente aparece en el panel de tareas. La entrevista
que tienes pendiente. El responsable de la entrevista,
deberá evaluar el pendiente de acuerdo a la escala de
competencias del grupo. Ver ejemplo.
Se recomienda imprimir la guía
por competencias, en la que puede registrar los
comportamientos y su respectiva calificación.
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Acción / Instrucciones Resultado
Posteriormente para registrar comentarios de la entrevista
como el valor de cada competencia, En el renglón
calificación de clic en
Le aparecerá un cuadro de dialogo en el que
debe ingresar las calificaciones de acuerdo a la escala de competencias. Una vez registrado el valor de
.
Al finalizar de clic en . Si desea registrar comentarios
de clic en .
El pendiente se borrará automáticamente de su panel de
tareas. Y Dejará de ser entrevista pendiente a entrevista
hecha.
El siguiente apartado es el de Valoración, si damos clic sobre
la palabra No disponible se despliega la siguiente pantalla,
que nos permite dar una recomendación general sobre el candidato. Selecciono alguna de
las opciones de Status y doy
y
posteriormente . Queda
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Acción / Instrucciones Resultado registrado el comentario general
de la valoración.
Volvemos a tener la columna de Documentos, que se presentó
en la pantalla de Reclutamiento para registrar documentos
adicionales. Para efectos del ejercicio entro
a Documentos y para mi candidato, marco como entregados todos los
documentos.
Doy clic , observe como cambia el tablero de RyS.
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Acción / Instrucciones Resultado
En la columna de Investigación Laboral doy clic sobre la palabra
N/A se despliega la siguiente pantalla en la cual podemos
anotar comentarios y marcar el Status de la Investigación
laboral, doy clic en y
posteriormente en .
El siguiente registro corresponde al Examen Médico, la pantalla que se nos despliega
es la siguiente:
Lleno la información y marco el Status, al terminar la captura
doy clic en y
posteriormente en
Con esto concluyo mi proceso de Selección y visualmente puedo valorar en base a los
colores y las cifras presentadas a los candidatos que han pasado a esta etapa del
proceso.
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Acción / Instrucciones Resultado
Incorporación de un candidato:
Al concluir el ejercicio anterior, podemos ver el candidato más afín a mí puesto. Supongamos que con base en las entrevistas, evaluaciones, etc. Ana es el candidato finalista. El siguiente paso es Incorporarla – contratarla (darla de alta en el sistema). Para ello marco a Ana y doy clic
al botón Se presenta la siguiente
pantalla, marco a Ana y doy clic al botón de Se presenta la siguiente ventana en la que nos pide ratificar
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Acción / Instrucciones Resultado nuestra decisión, damos
Y se muestra esta pantalla en la que se nos indica que la persona ha sido ASIGNADA doy clic al botón de actualizar (barra principal de Explorer)
y voy a buscar mi posición para ver si la persona ha sido asignada.