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Manuale Integrato AMB-SIC

Revisione N° 05 del 18.05.2015

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MMaannuuaallee IInntteeggrraattoo AAmmbbiieennttee -- SSiiccuurreezzzzaa

Rif. Norme: UNI EN ISO 14001:2004, BS-OHSAS 18001:2007

n° ……….. copia [ ] controllata

[ ] non controllata distribuito a …………………………. in data …../…../……….

Verifica – Responsabile QAS Approvazione – Rappresentante della Direzione per la QAS





Riepilogo Stato di Revisione delle Sezioni Manuale

Sezione Rev. Data

1. scopo e campo di applicazione 5 18.05.2015

2. riferimenti normativi 5 18.05.2015

3. gestione manuale, termini e definizioni 5 18.05.2015

4. requisiti 5 18.05.2015

Riepilogo delle modifiche delle Sezioni Manuale

Data Sezioni

Modificate Descrizione delle Modifiche

01.07.2011 Tutte Prima emissione

10.10.2011 Tutte Aggiornamento per il St. 1 RINA spa

01.10.2012 Tutte Aggiornamento normativo - estensione sedi commerciali – requisiti auditor

01.10.2013 Tutte Aggiornamento campo di applicazione

01.09.2014 Tutte Aggiornamento mansioni dell’organigramma

18.05.2015 Tutte Aggiornamento cambio denominazione sociale





INDICE

TABELLA DI CORRISPONDENZA CON LE NORME DI RIFERIMENTO .......................... 5

Cap. 1: INTRODUZIONE ..................................................................................................... 6

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ................................................................................ 6 2. PRESENTAZIONE DELL’AZIENDA ..................................................................................... 6

Cap. 2: RIFERIMENTI NORMATIVI .................................................................................... 6

Norme vigenti nazionali e comunitarie relative al servizio: ........................................................... 6

Cap. 3: GESTIONE DEL MANUALE E TERMINI E DEFINIZIONI ...................................... 7

Cap. 4: REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE SSL ..................................................... 9

4.1 REQUISITI GENERALI ..................................................................................................... 9 4.2 POLITICA PER L’AMBIENTE E LA SICUREZZA .............................................................. 9 4.2.1 Divulgazione e riesame della politica ........................................................................... 10 4.3 PIANIFICAZIONE ........................................................................................................... 10 4.3.1 Pericoli e rischi per la SSL e impatti Ambientali ........................................................... 10 4.3.2 Prescrizioni legali e altre prescrizioni ........................................................................... 12

4.3.2.1 Aggiornamento normativo .................................................................................... 12 4.3.2.2 Verifica degli adempimenti connessi a norme e regolamenti ................................ 12 4.3.2.3 Divulgazione dei contenuti al personale ............................................................... 13 4.3.2.4 Gestione del Registro Leggi e Normative ............................................................. 13

4.3.3 Obiettivi e programmi .................................................................................................. 13 4.3.3.1 Programmi di gestione Ambiente e Sicurezza ..................................................... 14

4.4 ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO .............................................................................. 14 4.4.1 Ruoli, risorse, responsabilità e autorità ........................................................................ 14

4.4.1.1 Rappresentante della Direzione .......................................................................... 15 4.4.2 Competenza, formazione e consapevolezza ............................................................... 15

4.4.2.1 Identificazione delle Competenze del Personale .................................................. 15 4.4.2.2 Selezione ed inserimento del personale ............................................................... 16 4.4.2.3 Formazione e sensibilizzazione del personale...................................................... 16 4.4.2.4 Consapevolezza del personale esterno ................................................................ 17

4.4.3 Comunicazione ........................................................................................................... 17 4.4.3.1 Comunicazione Interna .............................................................................................. 17 4.4.1.1 Comunicazione con l’Esterno ............................................................................... 17

4.4.4 Documentazione del sistema di gestione integrato ...................................................... 18 4.4.5 Controllo della documentazione .................................................................................. 19 4.4.6 Controllo operativo ...................................................................................................... 20 4.4.7 Preparazione e risposta alle emergenze ..................................................................... 21 4.5 CONTROLLO ED AZIONI CORRETTIVE ....................................................................... 22 4.5.1 Misurazione e monitoraggio delle prestazioni .............................................................. 22 4.5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni .................................................................... 23 4.5.3 Indagine di incidenti, non conformità, azioni correttive e azioni preventive .................. 23

4.5.3.1 Gestione e Trattamento delle Non Conformità...................................................... 24 4.5.3.2 GESTIONE “NEAR MISSES” e infortuni/incidenti ................................................. 25 4.5.3.3 Azioni Preventive ................................................................................................. 25 4.5.3.4 Gestione del registro delle Azioni Correttive e Preventive .................................... 26





4.5.4 Controllo delle registrazioni ......................................................................................... 26 4.5.5 AUDIT INTERNI .......................................................................................................... 26

4.5.5.1 Pianificazione degli Audit ..................................................................................... 27 4.5.5.2 Conduzione degli Audit ........................................................................................ 27 4.5.5.3 Competenze minime dell’auditor .......................................................................... 28 4.5.5.4 Registrazione dei risultati e verifica delle azioni correttive .................................... 28

4.6 RIESAME DELLA DIREZIONE ....................................................................................... 28 4.6.1 Frequenza e contenuti del riesame ............................................................................. 28 4.6.2 Esiti del riesame e registrazione .................................................................................. 29

Nota: il presente Manuale Integrato Ambiente e Sicurezza, allo scopo di agevolarne la lettura e la rintracciabilità delle prescrizioni delle Norme di riferimento, è strutturato in modo da ripetere, nella medesima sequenza, tutti i paragrafi prescrittivi delle norme: UNI EN ISO 14001:2004 e BS-OHSAS 18001:2007





TABELLA DI CORRISPONDENZA CON LE NORME DI RIFERIMENTO

TIPO ATTIVITÀ Capitolo del Manuale Integrato OHSAS

18001:07 UNI EN ISO 14001 :04

INTRODUZIONE

1. scopo e campo di applicazione 1 1

2. riferimenti normativi 2 2

3. gestione manuale, termini e definizioni

3 3

PLAN

4. requisiti 4 4

4.1. requisiti generali 4.1 4.1

4.2. politica per l’ambiente e la sicurezza

4.2 4.2

4.3. pianificazione 4.3 4.3

4.3.1. Pericoli e rischi per SSL e impatti ambientali

4.3.1 4.3.1

4.3.2. Prescrizioni legali e altre prestazioni

4.3.2 4.3.2

4.3.3. obiettivi e programmi 4.3.3 4.3.3

DO

4.4. attuazione e funzionamento 4.4 4.4

4.4.1. ruoli, risorse, responsabilità e autorità

4.4.1 4.4.1

4.4.2. competenza, formazione e consapevolezza

4.4.2 4.4.2

4.4.3 comunicazione 4.4.3 4.4.3

4.4.4. documentazione di sistema di gestione integrato

4.4.4-4.4.5 4.4.4-4.4.5

4.4.5 Controllo documentazione 4.4.4-4.4.5 4.4.4-4.4.5

4.4.6. controllo operativo 4.4.6 4.4.6

4.4.7. preparazione e risposta all’emergenza

4.4.7 4.4.7

CHECK 4.5. controllo ed azioni correttive 4.5 4.5

4.5.1 misurazione e monitoraggio delle prestazioni

4.5.1 4.5.1

ACT 4.5.2. valutazione del rispetto delle prescrizioni

4.5.2 4.5.2

CHECK

4.5.3. indagine di incidenti, non conformità, azioni correttive e

preventive

4.5.3 4.5.3

4.5.4. controllo delle registrazioni 4.5.4 4.5.4

4.5.5 audit interni 4.5.5 4.5.5

ACT 4.6. riesame della direzione 4.6 4.6





Cap. 1: INTRODUZIONE

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Questo Manuale descrive gli elementi fondamentali del Sistema di Gestione Integrato Ambiente e Sicurezza (in seguito denominato SI) del Consorzio KOSTRUTTIVA, aderente alla Lega Nazionale Cooperative e Mutue - LEGACOOP Tale Sistema di Gestione Integrato Ambiente e Sicurezza è stato realizzato allo scopo di: Gestire in maniera controllata ed efficace i rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro associati

alle proprie attività e servizi, in ottemperanza alle prescrizioni di legge applicabili ed in conformità ai requisiti della norma BS-OHSAS 18001 (edizione 2007);

Gestire in maniera controllata ed efficace gli impatti ambientali associati alle proprie attività e servizi, in ottemperanza alle prescrizioni di legge applicabili ed in conformità ai requisiti della norma UNI EN ISO14001:04 (edizione 2004);

perseguire il miglioramento continuo delle condizioni di lavoro sia per quanto riguarda i rischi per la salute e la sicurezza, sia per quanto riguarda gli impatti ambientali in accordo alla propria Politica per l’Ambiente e la Sicurezza.

Il SI si applica a tutte le attività di KOSTRUTTIVA che consistono in:

Acquisizione e gestione di appalti ai fini della progettazione e/o l'esecuzione di opere pubbliche e private da parte dei soci o direttamente

Gli appalti in cui opera il Consorzio riguardano principalmente: edifici civili e relativi impianti; strade, autostrade, ponti, viadotti, ferrovie e metropolitane; opere marittime e lavori di dragaggio, reti idriche e fognarie; restauro e manutenzione di beni immobili sottoposti a tutela; ristrutturazione di edifici civili; riqualifiche ambientali. KOSTRUTTIVA applica con successo un sistema di gestione per la qualità, certificato ISO 9001:08, e nello sviluppo di tale sistema ha integrato tutte le procedure ed istruzioni operative e la modulistica di registrazione come un unico sistema integrato Qualità , Ambiente e Sicurezza tenendo separati solo i manuali relativi per uniformità con le norme di riferimento.

2. PRESENTAZIONE DELL’AZIENDA

Vedasi http://kostruttiva.it per presentazione azienda.

Cap. 2: RIFERIMENTI NORMATIVI

Nella stesura di questo Manuale di sistema integrato AMB-SIC si è fatto riferimento alle seguenti normative: UNI EN ISO 14001:04 “Sistemi di gestione ambientale: requisiti e guida per l’uso” BS OHSAS 18001: 2007 “Occupational Health and Safety Management Systems - Specification” UNI EN ISO 19011: 2012 “Linee Guida per gli Audit dei Sistemi di Gestione aziendali. Norme vigenti nazionali e comunitarie relative al servizio: Per quanto riguarda la documentazione cogente relative al servizio erogato, KOSTRUTTIVA gestisce ed aggiorna l’elenco delle normative applicabile. Le modalità di gestione di tale elenco sono riportate nella procedura P.01 Tenuta sotto controllo dei documenti.

http://kostruttiva.it/





Cap. 3: GESTIONE DEL MANUALE E TERMINI E DEFINIZIONI

Il Manuale di SI è suddiviso in 4 capitoli, la cui numerazione coincide con le corrispondenti sezioni delle norme di riferimento, BS OHSAS 18001:07 e UNI EN ISO 14001:04. Il Manuale è identificato dal codice MI, seguito dall’indice di revisione e dalla data di emissione. Sulla copertina del Manuale sono inoltre riportate la tabella delle revisioni (comprensiva della descrizione delle modifiche apportate), la lista di distribuzione del Manuale e le firme di approvazione della Direzione e di ricevuta del destinatario della copia (per le copie controllate). Il Manuale può essere distribuito in forma controllata (ovvero ne viene garantito l’aggiornamento a seguito di ogni revisione) o in forma non controllata (copia per informazione, della quale non viene garantito l’aggiornamento a seguito di ogni revisione). La responsabilità della sua distribuzione ricade su Responsabile del Sistema di Gestione Ambiente e Sicurezza (RQAS). Ogni modifica apportata al Manuale viene riapprovata dalla Direzione prima della sua riemissione. La modifica comporta l'aggiornamento dell'indice di revisione e della data di emissione del documento. Le modifiche sono identificate all'interno del documento, attraverso l'utilizzo dell’evidenziazione in colore giallo, e nella tabella delle revisioni posta in copertina. Questa tabella viene utilizzata anche per tenere sotto controllo lo stato di revisione del Manuale. In questo Manuale e nelle Procedure di supporto sono stati usati i seguenti acronimi/abbreviazioni:

Acronimo /

Abbreviazione Significato

SI Sistema integrato

SSL Salute e Sicurezza sul Lavoro

NC/AC/AP Non Conformità/Azione Correttiva/Azione Preventiva

RQAS Responsabile Sistema Qualità Ambiente e Sicurezza

RSPP Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione

RLS Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza

PRE Direzione/Presidente

DT Direzione Tecnica

MI Manuale di Gestione Ambiente e Sicurezza (integrato)

MC Medico Competente

NC Non Conformità

NM Near Misses

P Procedura

AAI Analisi Ambientale Iniziale

M. Modulo di registrazione

V.I.I. Verifica Ispettiva Interna

RdD Riesame della Direzione

DUVRI Documento unico di valutazione dei rischi di interferenze

DDL Datore di Lavoro

IC Impresa consorziata

IO Istruzione Operativa





CSE Coordinatore per la Sicurezza in fase di esecuzione

CSP Coordinatore per la Sicurezza in fase di Progettazione

D.LL. Direttore dei Lavori

POS Piano Operativo per la Sicurezza

PSC Piano di sicurezza e coordinamento





Cap. 4: REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE SSL

4.1 REQUISITI GENERALI

Al fine di documentare e mantenere attivo un Sistema di Gestione conforme a quanto prescritto dalla norme di riferimento (UNI EN ISO 14001:04 - OHSAS 18001:07) e che permetta all'Azienda di migliorare le prestazioni ambientali e SSL durante tutte le attività lavorative, la direzione: definisce e mantiene aggiornata la propria politica per l’ambiente e la sicurezza (si veda cap.

4.2);

ha definito i criteri per l’identificazione continua dei pericoli e rischi legati alle proprie attività, prodotti, servizi e la determinazione della loro significatività (si veda il successivo § 4.3.1);

ha definito i criteri per l’identificazione continua degli impatti ambientali legati alle proprie attività, prodotti, servizi e la determinazione della loro significatività (si veda il successivo § 4.3.1);

ha identificato e tiene sotto controllo le prescrizioni di legge e gli altri regolamenti applicabili alle proprie attività (si veda il successivo § 4.3.2);

identifica le priorità di intervento e stabilisce adeguati obiettivi e traguardi di miglioramento dei rischi e impatti valutati, definendo altresì appropriati programmi che ne consentano l'efficace raggiungimento, in accordo alla propria politica integrata (si veda il successivo § 4.3.3);

pianifica, gestisce, tiene monitorate ed adotta le più opportune azioni di miglioramento al fine di assicurare il soddisfacimento dei principi espressi nella politica e la continua adeguatezza del sistema (si vedano i successivi § 4.6, 4.7, 4.5 e 4.6);

garantisce la continua capacità dell’Azienda di adeguare il sistema agli eventuali cambiamenti, interni ed esterni, che possano verificarsi nel tempo (si vedano i successivi § 4.5.2 e 4.6).

I requisiti del sistema di gestione sono descritti nei successivi capitoli di questo Manuale e nelle Procedure di supporto allo stesso (v. elenco Moduli e Procedure in allegato). La responsabilità di garantire la corretta applicazione di quanto definito nel Manuale e nelle Procedure ricade su RQAS.

4.2 POLITICA PER L’AMBIENTE E LA SICUREZZA

L’attenzione alle problematiche dell’ambiente e della sicurezza ha sempre rappresentato per KOSTRUTTIVA un elemento di notevole importanza, soprattutto in considerazione della tipologia di attività che svolge, dei rischi ed impatti connessi alle attività e servizi. Garantire quindi, un livello di attenzione per l’ambiente e la sicurezza elevato, ottenuto con la più totale collaborazione di tutto il personale e di tutte le cooperative e organizzazioni consorziate, è da tempo una prerogativa dell’organizzazione che per questi aspetti ha sempre investito importanti risorse. In quest'ottica, KOSTRUTTIVA ritiene che l'adozione ed il mantenimento di un Sistema di Gestione Ambiente e Sicurezza, conforme ai requisiti della norma BS OHSAS 18001:07 e della UNI EN ISO 14001:04, costituisca una garanzia, nei confronti dei propri committenti e di tutte le parti interessate, di una organizzazione orientata al miglioramento continuo dell’efficacia della gestione delle problematiche legate all’ambiente ed alla sicurezza. In particolare, la Direzione ritiene che l'organizzazione debba operare tenendo in costante considerazione i seguenti principi: assicurare che le proprie attività siano svolte in conformità alla legislazione vigente in materia

ambientale e di sicurezza sul lavoro, oltre che ai requisiti ed alle procedure interne;

coinvolgere il personale interno nella realizzazione del Sistema Integrato ambiente e sicurezza, mediante continua sensibilizzazione;





coinvolgere e sensibilizzare le cooperative e organizzazioni consorziate e i relativi subappaltatori, allo stesso modo di quanto viene all’interno dell’organizzazione;

sensibilizzare alla prevenzione dell’inquinamento ambientale per le attività dirette ed indiretta del consorzio;

sensibilizzare e coinvolgere le parti interessate per una nuova culture delle sicurezza e dell’ambiente.

La Direzione invita pertanto tutto il personale ad operare affinché i principi sopra esposti e gli obiettivi di miglioramento che verranno fissati siano soddisfatti con continuità ed efficacia. 4.2.1 Divulgazione e riesame della politica

La Politica Integrata, i cui principi fondamentali sono riportati al precedente paragrafo, viene documentata nel documento “Politica per l’Ambiente e la Sicurezza”, ed è divulgata a tutti i livelli dell'organizzazione, mediante apposita riunione interna con il personale, a cura di RQAS, che si assicura altresì che essa venga compresa ed attuata da tutto il personale interno. I contenuti della Politica vengono divulgati anche all’esterno (consorziate, enti appaltatori, ed altre parti interessate) mediante le attività di comunicazione descritte al § 4.4.3.2.. La politica integrata viene sottoposta a riesame almeno una volta all'anno, in occasione del Riesame della Direzione, al fine di verificarne la continua validità ed adeguatezza e le eventuali necessità di aggiornamento o ridefinizione. (vedi “Politica per l’ambiente e la Sicurezza”).

4.3 PIANIFICAZIONE

4.3.1 Pericoli e rischi per la SSL e impatti Ambientali KOSTRUTTIVA ha predisposto e mantiene aggiornata due procedure interne (P.13 Identificazione pericoli e valutazione rischi – P. 12 Identificazione e valutazione degli impatti ambientali), nelle quali sono definiti i criteri utilizzati per: a) l’identificazione continua di tutti i pericoli per la SSL legati alle attività, processi e servizi in cui

l’organizzazione è chiamata ad operare, comprese le situazioni non rutinarie e di emergenza;

b) l’identificazione continua di tutti gli impatti ambientali legati alle attività, processi e servizi in cui l’organizzazione è chiamata ad operare, comprese le situazioni non rutinarie e di emergenza;

c) la valutazione della significatività di rischi SSL e impatti ambientali.

Le procedure inquadrano le attività di KOSTRUTTIVA e i diversi ambiti in cui opera il consorzio spiegando che le attività di pianificazione rischi e impatti vanno molto sintetizzate e semplificate per quanto riguarda gli impatti e rischi diretti, mentre lo sforzo maggiore è stato necessario per la pianificazione e individuazione di impatti e rischi indiretti in quanto KOSTRUTTIVA ordinariamente non opera direttamente nelle commesse ma gestisce attività date a “terzi”, individuati fin dal momento della partecipazione all’appalto.

RISCHI PER LA SICUREZZA SSL – Attività Amministrative KOSTRUTTIVA

L’identificazione iniziale dei pericoli e dei relativi rischi SSL viene condotta sotto la responsabilità della direzione che si avvale della collaborazione del RSPP e di eventuali consulenti e specialisti per i vari aspetti oggetto di valutazione. La registrazione di questa attività fondamentale la si trova all’interno del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e nel “Registro Rischi” ad esso allegato. Il DVR ed il Registro Rischi, approvati dalla Direzione, costituiscono il punto di partenza per la successiva definizione degli obiettivi di miglioramento (si veda il successivo § 4.3.3) e per la definizione delle misure di controllo operativo e di sorveglianza da mettere in atto. Le informazioni contenute nel DVR vengono mantenute aggiornate a cura di RSPP, che ne verifica periodicamente la continua adeguatezza e validità.





In particolare, il riesame ed eventuale aggiornamento della significatività dei rischi viene effettuato almeno nei seguenti casi: a seguito del riesame della Direzione, qualora i nuovi obiettivi e traguardi individuati comportino

una variazione dei pericoli presenti e/o nella significatività dei rischi ad essi associati;

in occasione di modifiche ai processi, alle lavorazioni o agli impianti/attrezzature dell’azienda;

a seguito di incidenti/infortuni o quasi incidenti riscontrati;

a seguito di cambiamenti significativi nei vincoli legislativi o regolamentari, o di altre variazioni richieste dalle parti interessate

L’esito dell’aggiornamento della valutazione della significatività viene formalizzato mediante aggiornamento della tabella “Registro Rischi”, comprendente tutte le funzioni, non le aree. Il DVR viene invece riesaminato annualmente, in sede di riunione periodica le la sicurezza e/o in sede di riesame della direzione, ed eventualmente aggiornato.

RISCHI PER LA SICUREZZA SSL – Attività Tecniche KOSTRUTTIVA

L’identificazione iniziale dei pericoli e dei relativi rischi SSL viene condotta sotto la responsabilità del Datore di Lavoro/PRE che si avvale della collaborazione della D.T. in fase di pianificazione commessa e consiste nel completamento di una serie di controlli e verifiche, ad esempio sull’affidabilità dell’affidataria, sulle caratteristiche della commessa e sulle eventuali significatività per i rischi SSL, sulla completezza dei documenti e requisiti tecnico professionale dell’affidataria, ecc.. Tale attività di pianificazione e successivo monitoraggio segue tutte le fasi della commessa in base ad uno specifico piano di controlli ed è spiegata nel dettaglio nelle procedure operative (P.12, P.13) IMPATTI AMBIENTALI – Attività Amministrative KOSTRUTTIVA

L’identificazione iniziale degli aspetti ambientali significativi viene condotta sotto la responsabilità della direzione in collaborazione con RQAS, con la collaborazione di consulenti esterni, e documentata nei documenti di riferimento principali:

- Analisi Ambientale Iniziale (AAI);

- Mod. Registro Impatti Ambientali.

La valutazione degli impatti ambientali si trova descritta ed analizzata all’interno dei suddetti documenti e degli allegati richiesti dalle normative vigenti e costituiscono il punto di partenza per la successiva definizione degli obiettivi di miglioramento (si veda il successivo § 4.3.3) e per la definizione delle misure di controllo operativo e di sorveglianza da mettere in atto. Le informazioni contenute nella AA vengono mantenute aggiornate a cura del RQAS che ne verifica periodicamente (ogni anno in sede di RdD) la continua adeguatezza e validità. In particolare, il riesame ed aggiornamento della significatività degli impatti ambientali viene effettuato almeno nei seguenti casi: a seguito del riesame della Direzione, qualora i nuovi obiettivi e traguardi individuati

comportino una variazione degli aspetti ambientali presenti e/o nella significatività degli impatti ad essi associati;

in occasione di modifiche significative ai processi;

a seguito di incidenti o quasi incidenti riscontrati;

a seguito di cambiamenti significativi nei vincoli legislativi o regolamentari, o di altre variazioni richieste dalle parti interessate.

L’esito dell’aggiornamento della valutazione della significatività viene formalizzato mediante aggiornamento del Mod. “Registro Impatti Ambientali” e se necessario con la riemissione dei documenti di valutazione sopraccitati.





IMPATTI AMBIENTALI – Attività Tecniche KOSTRUTTIVA

L’identificazione iniziale degli impatti Ambientali viene condotta sotto la responsabilità del Datore di Lavoro/PRE che si avvale della collaborazione della D.T. in fase di pianificazione commessa e consiste nel completamento di una serie di controlli e verifiche, ad esempio sull’affidabilità dell’affidataria, sulle caratteristiche della commessa e sulle eventuali significatività per gli impatti ambientali, sulla completezza dei documenti e requisiti autorizzativi dell’affidataria, ecc.. Tale attività di pianificazione e successivo monitoraggio KOSTRUTTIVA segue tutti le fasi della commessa in base ad uno specifico piano di controlli ed è spiegata nel dettaglio nelle procedure operative (P.12, P.13). 4.3.2 Prescrizioni legali e altre prescrizioni KOSTRUTTIVA adotta la procedura riportata nei successivi paragrafi per assicurare:

a) la continua identificazione e l’accesso alle prescrizioni di legge e di altro genere riguardanti l’ambiente e la SSL, applicabili all’organizzazione;

b) l’aggiornamento del contesto normativo e la comunicazione a tutti i soggetti interessati, interni o esterni all’organizzazione.

La responsabilità generale della gestione delle prescrizioni di legge e delle altre prescrizioni ricade sul RQAS e PRE.

4.3.2.1 Aggiornamento normativo

L’identificazione e l’aggiornamento normativo, in materia di Ambiente e SSL, vengono garantiti attraverso le seguenti fonti: a) segnalazioni da parte di RQAS e RSPP e di consulenti esterni;

b) abbonamenti e iscrizioni a siti internet di settore e bollettini di associazioni di categoria e newsletter elettroniche;

c) consultazione di siti internet specializzati in materia di Ambiente e SSL in generale e di problematiche specifiche del settore degli appalti pubblici (vedi M-01_02. Elenco leggi e normative).

La consultazione delle pubblicazioni (informatiche o elettroniche), la gestione dei rinnovi degli abbonamenti alle riviste ed i rapporti con i consulenti esterni vengono gestite da RQAS e RSPP. Al fine di garantire che le prescrizioni di legge vengano identificate in modo tempestivo, RQAS e RSPP provvedono al riesame delle fonti sopra descritte con cadenza semestrale durante una specifica verifica ispettiva (si veda anche il M-09_01. Piano delle verifiche ispettive interne) utilizzando anche delle apposite check list legislative.

4.3.2.2 Verifica degli adempimenti connessi a norme e regolamenti

L’analisi e la valutazione dell’applicabilità delle prescrizioni di legge alle attività e servizi e degli eventuali adempimenti è effettuata dal RQAS e RSPP, in collaborazione con studi di consulenza esterna qualificati1. La valutazione dell’applicabilità di una prescrizione comporta la verifica di: adempimenti previsti e relative scadenze (comprese eventuali comunicazioni/richieste di

autorizzazione ad Enti esterni competenti);

1 L’analisi dei requisiti di legge applicabili viene effettuata anche in caso di modifiche alle attività dell'azienda che implichino nuovi o diversi rischi per i lavoratori o impatti sull’ambiente.





attività ed interventi necessari per assicurare la conformità alle nuove/modificate prescrizioni entro i tempi prestabiliti e relativo personale responsabile della loro attuazione e risorse da mettere a disposizione;

In questa fase viene altresì riesaminato il Sistema di Gestione, per valutare:

la continua validità delle Procedure di Controllo Operativo e le loro eventuali necessità di revisione;

le eventuali variazioni nella valutazione di rischi e impatti legati alla nuova prescrizione;

le eventuali attività di formazione per il personale coinvolto da dette prescrizioni (compreso, se necessario, il personale esterno).

Le decisioni prese vengono formalizzate come Azioni Preventive (si veda quanto descritto nel successivo § 4.5.2). A seguito dell’avvio della AP, RQAS/RSPP procede all'aggiornamento del mod. Registro Leggi e Normative. Le eventuali variazioni nella valutazione di rischi/impatti vengono invece gestite mediante aggiornamento del Registro Rischi/impatti (si veda anche la P 13 Identificazione pericoli e valutazione rischi – P 13 - Identificazione e valutazione impatti ambientali).

4.3.2.3 Divulgazione dei contenuti al personale

I contenuti delle prescrizioni di legge vengono divulgati al personale interessato alla sua applicazione a cura di RSPP/RQAS. La divulgazione può essere effettuata, a seconda delle necessità, mediante:

comunicazione scritta (esempio per i fornitori/appaltatori, enti di vigilanza, committenti/clienti);

aggiornamento e ridistribuzione di procedure/istruzioni;

comunicazione diretta (addestramento/formazione/riunioni interne).

4.3.2.4 Gestione del Registro Leggi e Normative

Per tenere sotto controllo le prescrizioni di legge e regolamentari applicabili, RQAS/RSPP effettua una verifica semestrale del rispetto della normativa vigente utilizzando una apposita check list legislativa per la quale viene richiesto un aggiornamento annuale. Tale verifica è pianificata anche nel mod. “M-09_01. Piano delle verifiche ispettive interne” da parte del RQAS mentre il RSPP deve mantenere aggiornato un apposito M-01_02 Elenco leggi e normative”, nel quale sono riportati:

gli estremi della legge/normativa;

le prescrizioni applicabili all’Azienda;

le aree interessate all’applicazione;

le modalità di archiviazione e gli eventuali documenti prodotti per ottemperare alla legge.

Copia delle leggi (su formato elettronico o cartaceo) è conservata a cura di RSPP/RQAS. Il RQAS/RSPP riceve informazioni sugli aggiornamenti normativi attraverso comunicazioni (e-mail, circolari, ecc.) con associazioni di categoria. Se l’informazione ricevuta è ritenuta di interesse da parte della DG/RSS lo stesso provvede a procurarsi la documentazione completa, ad aggiornare l’elenco delle leggi e norme applicabili e a dare avvio agli adempimenti richiesti. (vedi P 01 Tenuta sotto controllo dei documenti) 4.3.3 Obiettivi e programmi In occasione del riesame annuale del SI (si veda anche quanto definito nel successivo capitolo 4.6), la Direzione stabilisce, per i pertinenti livelli e funzioni aziendali, obiettivi di miglioramento. Gli obiettivi vengono stabiliti in modo da essere coerenti con i principi espressi nella politica e tenendo in considerazione almeno:





le prescrizioni legali e le altre prescrizioni sottoscritte e applicabili alle attività, servizi aziendali;

la totalità dei pericoli SSL e la significatività dei rischi associati alle proprie attività, servizi (così come valutata nel registro rischi);

la totalità degli aspetti Ambientali e la significatività degli impatti associati alle proprie attività, servizi (così come valutata nel registro impatti);

le opzioni tecnologiche adottabili per migliorare la qualità dei servizi e ridurre i rischi/impatti associati ai propri processi;

le esigenze finanziarie, operative e commerciali;

il punto di vista delle parti interessate (ad esempio segnalazioni o reclami ricevuti dai committenti, dagli Enti di Controllo, consorziate, ecc.);

Per ogni obiettivo fissato, la Direzione/PRE individua altresì, ove possibile, degli indicatori che consentano di misurarne il raggiungimento. L'insieme degli indicatori utilizzati dall'Azienda è documentato nel M-09_07.“ Indicatori e obiettivi QAS”, che viene mantenuto aggiornato da RQAS/RSPP ed approvato dalla Direzione (si veda anche quanto dettagliato nel successivo § 4.5.1.3). 4.3.3.1 Programmi di gestione Ambiente e Sicurezza Al fine di raggiungere gli obiettivi prestabiliti, in sede di riesame la Direzione/PRE/RQAS/RSPP definisce uno o più programmi di gestione che precisano le azioni da intraprendere per il raggiungimento di tali obiettivi, in funzione del loro grado di priorità. Obiettivi e programmi di gestione vengono registrati nel documento M-09_07.“ Indicatori e obiettivi QAS”, e all’interno del Programma degli interventi (eventualmente allegato al DVR), in cui vengono specificati, in particolare: le attività da mettere in atto per il raggiungimento dell’obiettivo e le relative responsabilità

(funzioni coinvolte) e tempistiche di attuazione;

le risorse messe a disposizione (costi da sostenere, tecnologie necessarie, personale ed eventuali necessità di formazione/addestramento, ecc.);

le tempistiche previste per il completamento delle singole attività;

le tempistiche per il controllo dell’avanzamento e del completamento dell’attività.

RQAS/RSPP tiene monitorato l’avanzamento dei programmi durante le Verifiche Ispettive Interne. A seguito di queste verifiche RQAS/RSPP provvede altresì, se necessario, ad aggiornare i programmi, qualora intervengano modifiche nelle attività, prodotti, servizi o nelle condizioni operative che possano avere una ripercussione sull’adeguatezza degli stessi. In sede di riesame, la Direzione valuta lo stato di avanzamento complessivo dei programmi. Qualora essi non siano stati sufficienti a garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati, la Direzione, in collaborazione con RQAS/RSPP, provvede ad aggiornare i programmi o a definire le eventuali Azioni Correttive o Preventive da intraprendere (si veda il successivo § 4.5.3).

4.4 ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO

4.4.1 Ruoli, risorse, responsabilità e autorità KOSTRUTTIVA ha definito i ruoli, le responsabilità e le autorità all’interno dell’organizzazione e li ha documentati nell’organigramma (riportato in Allegato al MI, Organigramma nominativo) e nel mansionario. RQAS ha inoltre definito i requisiti minimi di competenza per mansione e per ruolo svolto e registra le qualifiche del personale. Al fine di favorire una efficace gestione, l’organigramma aziendale, il mansionario i profili e le schede personali, sono resi noti al personale, mediante consegna degli stessi documenti in occasione della presentazione del Manuale e consegna delle Procedure/Istruzioni Operative.





La direzione in sede di riesame (§ 4.6) stabilisce le risorse tecnologiche, umane e economiche che mette a disposizione del RQAS per mantenere e migliorare il livello di efficacia dei sistema integrato. Tali risorse sono documentate anche all’interno del M-09_07.“ Indicatori e obiettivi QAS”, che viene aggiornato ad ogni Riesame annuale. 4.4.1.1 Rappresentante della Direzione Il ruolo di Rappresentante della Direzione per la Gestione del sistema integrato Ambiente e Sicurezza è affidato al Direttore Tecnico, a cui viene assegnata specifica autorità per: assicurare che i requisiti del Sistema di Gestione integrato siano predisposti, attuati e

mantenuti costantemente conformi alla norma di riferimento;

riferire alla Direzione Generale sullo stato del Sistema, al fine di permetterne il riesame e l'individuazione delle sue esigenze di miglioramento;

promuovere nell'ambito dell'Azienda la sensibilizzazione ed il coinvolgimento di tutti i collaboratori alle problematiche riguardanti l’ambiente e la sicurezza sul lavoro.

4.4.2 Competenza, formazione e consapevolezza KOSTRUTTIVA tiene sotto controllo la competenza (in termini di grado di istruzione, formazione/addestramento, abilità, esperienza e consapevolezza) di tutto il personale, ma in particolare per gli operatori che eseguono attività particolarmente rilevanti dal punto di vista degli impatti ambientali e dei rischi SSL. La responsabilità generale di gestione delle risorse umane ricade sulla Direzione/PRE, che si avvale di RQAS per l’individuazione delle necessità di addestramento e/o di formazione, nonché per la gestione della documentazione inerente ai dipendenti. I criteri adottati per garantire e documentare la competenza del personale esterno che opera per conto dell’Azienda e la cui attività sia rilevante dal punto di vista di impatti e rischi (es. gestione commessa , gestione consorziate affidatarie, ecc.), sono definiti nell’ambito delle Procedure di controllo delle consorziate (si veda il successivo § 4.4.6). Tutte le funzioni aziendali con compiti e responsabilità in materia di gestione Ambiente e Sicurezza sono coinvolte e sensibilizzate dalla direzione per il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento in ambito di sistema integrato. Tale coinvolgimento che è alla base di ogni sistema di gestione viene valutato e monitorato costantemente durante le attività lavorative attraverso specifici indicatori.

4.4.2.1 Identificazione delle Competenze del Personale

La competenza del personale interno viene determinata a cura della Direzione, in collaborazione con RQAS e RSPP e viene registrata e tenuta aggiornata in un’apposita schede (M.10_01- Scheda del Personale), che descrive le competenze minime necessarie per le diverse mansioni aziendali, in termini di formazione specifica, esperienza ed eventuali requisiti personali. In particolare, vengono prese in considerazione le competenze necessarie a svolgere attività che possono implicare responsabilità nella gestione della sicurezza sul lavoro e degli aspetti ambientali (come previsto dalla normativa vigente). I documenti (M.10_01- Scheda del Personale), vengono utilizzati come documenti di riferimento per la selezione di nuovo personale o per l’attribuzione di nuove mansioni al personale in organico, oltre che per pianificare le attività formative più opportune. Per ogni dipendente l’Amministrazione predispone inoltre una cartellina nella quale sono contenute tutte le informazioni attestanti l'istruzione, l'esperienza, la qualifica e l'addestramento dei singoli soggetti (curriculum, attestati di frequenza a corsi di formazione e/o addestramento, eventuali altri documenti ritenuti rilevanti per fornire evidenza della qualifica), acquisite sia all’interno dell’organizzazione, sia in precedenti attività lavorative.





Nelle cartelle del personale sono conservati anche i documenti di partecipazione a corsi di formazione e viene aggiornata la scheda che riassume la formazione di ogni dipendente, contenente anche la registrazione della verifica dell’efficacia della formazione stessa (scheda del Personale). La scheda del Personale, viene predisposta in occasione dell’assunzione e mantenuta aggiornata da RQAS.

4.4.2.2 Selezione ed inserimento del personale

La selezione del personale è gestita da PRE, in collaborazione con DT . La qualifica e l'esperienza del personale di nuovo inserimento vengono valutate sulla base dei requisiti minimi predefiniti (si veda il precedente § 4.4.2.1) e sono attestate dal curriculum, dalle eventuali referenze e/o da altri documenti presentati e attestanti la loro capacità ed esperienza. Al personale di nuovo inserimento, RQAS/RSPP provvede innanzitutto ad illustrare: la politica per l’ambiente e la sicurezza, le linee generali del Sistema di Gestione integrato e le

relative Procedure;

i rischi per la salute e la sicurezza relativi alla/e mansione/i in specifico;

gli impatti ambientali relativi all’attività svolta e le eventuali misure di gestione degli stessi;

le prescrizioni di prevenzione e protezione riferite alla gestione dei rischi SSL e alle emergenze Ambientali e di sicurezza;

Per il personale di nuovo inserimento può rendersi necessario un periodo di affiancamento a personale esperto della mansione. In questo caso, l'esperienza acquisita viene documentata nell’apposita sezione della Scheda Personale (M.10_01- Scheda del Personale), che viene predisposta al momento dell’inserimento in organico. Nella Scheda vengono riportati gli argomenti trattati nel corso dell’addestramento e la valutazione espressa dall'addetto che ha effettuato l'affiancamento circa l'efficacia dell’addestramento e le eventuali esigenze di ulteriori periodi formativi.

4.4.2.3 Formazione e sensibilizzazione del personale

Per tutto il personale interno viene pianificata ed effettuata regolare attività di formazione/addestramento. Le indicazioni generali sulle attività formative da effettuare vengono fornite dalla Direzione, con il supporto di RQAS e RSPP. Nel pianificare le attività di formazione/addestramento la Direzione tiene conto dell’evoluzione dell’ambito lavorativo, anche in relazione alla valutazione di rischi e impatti effettuata, nonché nelle prescrizioni di legge, e delle metodologie e strumenti a supporto delle attività. In seguito alle rilevazioni delle necessità, la Direzione stabilisce gli interventi formativi da attuare, gli argomenti da trattare, il personale da addestrare, la durata delle attività di addestramento. Tali decisioni sono documentate all’interno del “M-10_02. Piano di formazione” approvato anche in sede di riesame e/o in sede di riunione periodica allegato al verbale di riesame. L’attuazione degli interventi formativi viene monitorata dalla Direzione, in collaborazione con RQAS/RSPP ed è documentata mediante aggiornamento del piano di addestramento e delle relative schede personali (M.10_01- Scheda del Personale). L'esperienza acquisita dal personale attraverso le attività di formazione/addestramento è verificata attraverso la valutazione dell’efficacia della formazione sempre all’interno della Scheda Formazione Personale e la conservazione degli attestati forniti dagli enti di formazione (in caso di corsi esterni) o dichiarazioni di idoneità alla mansione (nel caso di addestramento) espresse dal personale che ha condotto l’addestramento. Tali documenti sono conservati nelle cartelle del personale. La formazione comprende anche la preparazione e la risposta alle emergenze (si veda il successivo § 4.4.7), come previsto anche dalle normative vigenti. L’efficacia della formazione viene invece valutata dalla Direzione e da RQAS sulla base di colloqui diretti con il personale, attenta valutazione delle problematiche operative che emergono in





cantiere, risultati di verifiche ispettive, segnalazioni di non conformità e valutazioni da parte di committenti/clienti, esito dei Controlli Operativi da parte delle funzioni preposte (RQAS,RSPP, ecc..). In caso di formazione (interna o esterna) in aula si richiede al docente la valutazione dell’efficacia della formazione con test finale di apprendimento. Attraverso le riunioni di coordinamento la Direzione/PRE sensibilizza il personale relativamente: a) importanza della conformità alla politica aziendale, alle procedure ed ai requisiti del sistema di

gestione integrato;

b) impatti e rischi associati alle diverse mansioni/servizi, oltre che la rilevanza ed importanza delle proprie responsabilità e di come esse contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi di miglioramento della sicurezza sul lavoro e della gestione ambientale delle commesse;

c) impatti ambientali diretti e indiretti dell’azienda;

d) i propri ruoli e le proprie responsabilità nell’ottenimento della conformità ai requisiti del sistema di gestione integrato;

e) le conseguenze potenziali, per l’eventualità di scostamenti rispetto alle procedure interne.

Durante tali incontri i dipendenti sono aggiornati sull’andamento del Sistema di Gestione e sulla sua efficacia (si veda quanto definito nel successivo § 4.4.3).

4.4.2.4 Consapevolezza del personale esterno

I criteri adottati per valutare la consapevolezza per la sicurezza ed il coinvolgimento del personale esterno che opera per conto dell’organizzazione sono dettagliate nell’ambito delle Procedure di controllo delle consorziate (si veda il successivo § 4.4.6). 4.4.3 Comunicazione KOSTRUTTIVA mantiene attivi i canali di comunicazione descritti nei successivi paragrafi per assicurare un’adeguata informazione del personale interno e delle parti interessate in merito al proprio sistema di gestione integrato ed alle problematiche ad esso correlate.

4.4.3.1 Comunicazione Interna

Sono attivi in Azienda i seguenti canali di comunicazione interna: comunicazione diretta, attraverso contatto quotidiano fra la Direzione, l’RQAS, RLS e RSPP in

cui vengono trasmesse le istruzioni per la gestione operativa delle attività, anche in considerazione di impatti e rischi legati alle commesse più significative o critiche;

incontri periodici fra il personale operativo e la Direzione e condotti sotto la supervisione di RQAS e/o RSPP. Tali incontri sono pianificati allo scopo di affrontare tematiche legate all’operatività aziendale e vengono utilizzati anche per mantenere aggiornato il personale operativo circa l'andamento del Sistema Integrato e la sua efficacia. Di tali incontri viene mantenuta traccia mediante redazione di un verbale di riunione.

modulistica di registrazione Controllo Operativo, le informazioni provenienti dai sopralluoghi interni nei luoghi di lavoro, arrivano alla Direzione/RQAS/RSPP, che prende decisioni in merito a problematiche tecniche, operative, e cogenti o di tipo organizzativo sulla base delle problematiche rilevate in sede di Controllo Operativo.

4.4.1.1 Comunicazione con l’Esterno

Nell’ambito delle attività di comunicazione con l’esterno,l’organizzazione mantiene attive specifiche procedure per gestire:





i reclami e le segnalazioni provenienti dai enti/committenti e dalle parti interessate (D.LL, CSE/CSP, dipendenti, enti di vigilanza e controllo, ecc.);

le comunicazioni verso l’esterno riguardanti informazioni relative al sistema integrato ed alle sue prestazioni (es. Politica Ambiente e Sicurezza, DVR, POS, AAI, procedure di gestione emergenze, ecc.);

le comunicazioni con i consorziati (DUVRI, doc. req. tec/prof, DURC, ecc.).

I metodi con i quali KOSTRUTTIVA gestisce la comunicazione con l’esterno sono sintetizzati nei successivi paragrafi. Reclami e segnalazioni Le segnalazioni ed i reclami ricevuti dalle parti interessate vengono analizzati da RQAS/RSPP per stabilire se si tratta o meno di Non Conformità. In caso affermativo, esse vengono valutate con la Direzione/PRE per la definizione dell’eventuale Azione Correttiva e della relativa risposta da inviare alla parte interessata (si veda anche quanto definito nel successivo § 4.5.2). In caso negativo viene comunque inviata una risposta scritta alla parte interessata. La descrizione della NC con la data rilevazione e la descrizione del trattamento e gli estremi della corrispondente comunicazione di risposta vengono riportati nel M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP si veda il successivo § 4.5.2). Per tutte le NC rilevate/pervenute il RSPP/RQAS effettua l’analisi cause e la proposta di azione correttiva eventuale. La registrazione avviene all’interno del M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP. Comunicazione con enti di controllo e autorità Le comunicazioni con i soggetti pubblici e/o gli Enti di Vigilanza e Controllo (SPISAL/ARPA regionali) che riguardano in particolare eventuali situazioni di anomalia/emergenza vengono effettuate in forma scritta a cura di Direzione. La corrispondenza con committenti/clienti e fornitori viene gestita direttamente dalla direzione, in collaborazione con RQAS/RSPP in caso di NC rilevata. Le comunicazioni con le consorziate sono descritte nel successivo § 4.4.6. 4.4.4 Documentazione del sistema di gestione integrato Il Sistema di Gestione Integrato del consorzio KOSTRUTTIVA è descritto e regolato tramite la seguente documentazione: a) la dichiarazione della propria politica per l’ambiente e la sicurezza, la definizione dei rispettivi

obiettivi di miglioramento (si vedano i rispettivi documenti);

b) il Manuale di Sistema di Gestione Integrato, che descrive gli elementi fondamentali del sistema e le loro interazioni e fornisce linee guida per l'attuazione del sistema stesso, in accordo a quanto prescritto dalle norme internazionali di riferimento;

c) una serie di Procedure e/o istruzioni Operative, che descrivono le modalità di gestione/controllo dei processi (attività, prodotti e servizi) che hanno influenza sulle problematiche riguardanti l’ambiente e la sicurezza;

d) la modulistica di supporto alle attività ed i documenti di registrazione, che servono a fornire evidenza dell’efficace gestione del Sistema e della sua conformità ai requisiti della OHSAS 18001:07 e della UNI EN ISO 14001:04.

La documentazione è gestita attraverso le procedure, P-01 “Tenuta sotto controllo dei documenti” e P-02 “Tenuta sotto controllo delle registrazioni”. Trattasi di due procedure di sistema qualità integrate con i requisiti del sistema ambiente e sicurezza. Tutte le procedure e alcune registrazioni sono documenti di sistema qualità che sono stati integrati e revisionati per essere utilizzati anche per il sistema integrato ambiente e sicurezza, per non appesantire troppo l’aspetto documentale ed evitare inutili sovrapposizioni di documenti.





Manuale di Gestione ambiente e sicurezza Questo Manuale contiene: a) la descrizione dello scopo e del campo di applicazione del sistema integrato;

b) la descrizione degli elementi fondamentali del sistema integrato di KOSTRUTTIVA e delle loro interazioni;

c) le Procedure Operative che l’organizzazione ha predisposto a supporto delle proprie attività (o i riferimenti alle stesse, nel caso vi siano documenti separati).

Le regole di gestione del MI sono descritte nel capitolo 3. 4.4.5 Controllo della documentazione KOSTRUTTIVA ha predisposto e mantiene aggiornata due procedure che dettagliano le modalità di gestione dei documenti e delle registrazioni e riguardano il proprio sistema integrato qualità, ambiente e sicurezza. Tali procedure solo la P-01 “Tenuta sotto controllo dei documenti” e la P-02 “Tenuta sotto controllo delle registrazioni”. In particolare vengono definite, per le diverse tipologie di documenti:

- le responsabilità per l'approvazione dei documenti prima della emissione;

- le responsabilità per il riesame periodico, l'eventuale aggiornamento e la riapprovazione;

- i criteri utilizzati per l'identificazione delle modifiche e dello stato di revisione;

- i criteri utilizzati per assicurarne la disponibilità, nel corretto stato di revisione, sui luoghi di utilizzo;

- i criteri utilizzati per l'identificazione e la rintracciabilità;

- anche dei documenti obsoleti conservati per ragioni legali e/o per documentazione;

- i criteri utilizzati per il ritiro o la protezione da un uso involontario dei documenti obsoleti.

La Procedura descrive inoltre le modalità di gestione delle registrazione, nonché le modalità di accesso del personale ai dati informatici, e di gestione delle attività di back-up periodico di dati e programmi. DOCUMENTAZIONE DI GESTIONE DELLA SICUREZZA SUL LAVORO 1) D.V.R. E ALLEGATI: il Documento di Valutazione dei Rischi è firmato dal datore di lavoro/legale rappresentante che emette il documento identificando la data di emissione. Il documento è verificato ed eventualmente aggiornato almeno annualmente e ogniqualvolta vi siano modifiche significative all’organizzazione che richiedano una modifica di alcuni parametri di valutazione dei rischi. La distribuzione al personale e ad altri soggetti (anche esterni all’organizzazione) è gestita allo stesso modo della distribuzione di tutti i documenti di sistema integrato. Ogni eventuale modifica al documento è identificata con l’evidenza in GIALLO nella nuova revisione. 2) D.U.V.R.I.: è il Documento Unico per la Valutazione dei Rischi legati alle interferenze con appaltatori/fornitori. Tale documento è firmato dal datore di lavoro/legale rappresentante di KOSTRUTTIVA che emette il documento identificando, il tipo di appalto, i rischi presenti da comunicare all’appaltatore e i rischio immessi dall’appaltatore stesso, e le regole di coordinamento dei rischi di interferenza diverse attività produttive. In quanto documento di sicurezza specifica deve rispettare i requisiti previsti dal D.Lgs. 81/08 (art. 26) e deve essere consegnato all’appaltatore prima dell’inizio dei lavori. La divulgazione e la distribuzione viene gestita allo stesso modo della distribuzione dei documenti di sistema SSL. 3) REGISTRAZIONI FORMAZIONE: tutti i documenti comprovanti l’effettuazione di corsi di formazione, di aggiornamento e qualifiche specifiche, vengono archiviate con la documentazione relativa al personale in apposite cartelle e gestite come descritto nelle P-01, P-02 Gestione della documentazione e delle registrazioni;





4) NOMINE E INCARICHI: documentazione riguardante le nomine, la consegna di D.P.I., ed altro tipo di documenti riguardanti adempimenti per la sicurezza sul lavoro viene archiviata a cure dal RQAS/RSPP e verificata dallo stesso almeno annualmente in sede di verifica ispettiva interna.

DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE ESTERNA Tutta la documentazione di Sistema Integrato e la documentazione di origine esterna riguardante la sicurezza, le attrezzature, i materiali, i fornitori, ecc.., vengono gestite allo stesso modo dei documenti di origine esterna per il sistema Qualità. Tra i documenti più importanti vi sono:

- documentazione tecnica riguardante i requisiti tecnico professionali delle consorziate;

- POS, PSC, e altri documenti tecnici relativi alle commesse;

- corrispondenza e comunicazioni varie tra KOSTRUTTIVA, consorziate, enti appaltatori, ecc..;

- comunicazioni con enti di vigilanza e controllo;

(vedi anche P.01, P-02 ) 4.4.6 Controllo operativo KOSTRUTTIVA tiene sotto controllo le attività cui sono associati impatti per l’ambiente e rischi per la sicurezza per mezzo di apposite procedure/istruzioni che definiscono i criteri operativi di gestione delle operazioni, in modo da evitare che possano generarsi situazioni di non conformità o incidenti/infortuni, in linea con la politica e gli obiettivi di miglioramento definiti. Le Procedure/istruzioni che interessano principalmente le consorziate (affidatarie dei lavori) vengono loro comunicate per iscritto (ove necessario), in modo da assicurarne il rispetto delle prescrizioni. Ad esse (affidatarie) vengono comunicati gli esiti di una preliminare valutazione della significatività di impatti ambientali e rischi ssl correlati alla commessa specifica e successivamente viene effettuato una attività di vigilanza e controllo che segue una specifica procedura anch’essa distribuita alle consorziate. Come già sottolineato in precedenza gli aspetti più importanti e significativi sono quelli indiretti ed è su questi ambito che si svolge l’attività di controllo operativo principale del KOSTRUTTIVA. Il documento principale deve sono contenute le prescrizioni di controllo operativo, per quanto riguarda la sicurezza e l’ambiente, è la P-06 Piano dei controlli, che ha come strumento operativo principale il M-06_03 Piano dei controlli QAS. Per quanto riguarda la sicurezza, i documenti che invece descrivo anche le attività di controllo operativo per i rischi diretti sono il DVR i DUVRI e altri allegati previsti dal D.Lgs. 81/08 e s.m. e i., dove, a fronte della valutazione dei rischi effettuata, si definiscono le regole per la gestione del livello di rischio entro termini di accettabilità. Per quanto riguarda l’ambiente il documento che invece descrive anche le attività di controllo operativo per la gestione degli impatti ambientali diretti è l’analisi ambientale iniziale (A.A.I.), che a fronte della valutazione della significatività degli impatti definisce regole per la gestione controllata degli aspetti aventi rilevanza ambientale. Le principali procedure di controllo operativo sono sinteticamente descritte di seguito e dettagliate in apposite Procedure e Istruzioni Operative.

CO. 1) CONTROLLO OPERATIVO: GESTIONE COOPERATIVE E ORGANIZZAZIONI CONSORZIATE (VEDI

ANCHE P-06) La gestione ed il controllo, di consorziate, affidatarie dei lavori appaltati da KOSTRUTTIVA, è documentata attraverso i seguanti strumenti: Valutazione iniziale cooperative e organizzazioni per la qualifica e ammissione al

consorzio; Valutazione e qualifica annuale e rating delle cooperative e organizzazioni in base ai criteri

stabiliti da P-04





Analisi dei requisiti tecnico professionali per la sicurezza e delle autorizzazioni ambientali previste dalle normative cogenti;

verifiche da parte di, RQAS, RSPP, Preposti, ecc.., del rispetto delle prescrizioni concordate, sopralluoghi presso i cantieri con registrazione di eventuali criticità, segnalazioni al committente ed eventuale AC o AP (M-06_03. Piano dei controlli);

audit di 3° parte di RQAS per alcuni consorziati ritenuti critici dal punto di vista della gestione della sicurezza e delle problematiche ambientali.

CO. 2) GESTIONE DEI FORNITORI E DEGLI APPALTATORI (INTERNI) KOSTRUTTIVA valuta la professionalità e l’affidabilità dei propri fornitori ed subappaltatori e tiene sotto controllo i loro servizi mediante un sistema di selezione e verifica finalizzato a garantire in particolare il rispetto delle prescrizioni di legge e delle procedure interne in tema di Ambiente e SSL. Al fine di assicurare un controllo sul livello di rischio per la sicurezza legato all’attività di fornitori e appaltatori, questi vengono selezionati e qualificati in base a criteri specifici. Tra gli aspetti presi in considerazione vi sono: 1) la presenza e la completezza della documentazione necessaria per l’applicazione del DUVRI e di eventuali documentazione inerente impatti ambientali (es. gestori rifiuti); 2) l’utilizzo corretto dei D.P.I., il livello di ordine e pulizia dei luoghi di lavoro; 3) il grado di affidabilità e tecnologia di mezzi e attrezzature e strumentazione; 4) il rispetto delle istruzioni di lavoro e/o direttive da parte del Consorzio; Tutta la documentazione relativa ai rapporti con i fornitori e gli appaltatori è gestita ed archiviata a cura del RQAS/RSPP. Per quanto riguarda la gestione dei fornitori Interni (quali possono essere ad es. la ditta della manutenzione degli estintori o della C.T.), la direzione non ritiene necessario valutare un rating di qualifica ma in casi di NC verranno gestite come per tutte le altre rilevate in sede di commessa. 4.4.7 Preparazione e risposta alle emergenze KOSTRUTTIVA ha formato degli addetti interni per la gestione delle emergenze Antincendio e di Primo Soccorso, in modo da garantire che vi sia sempre una squadra di addetti preparati a rispondere a questo tipo di emergenze. Presso la sede è attiva una apposita procedura (P-14 Gestione delle Emergenze) che descrive come KOSTRUTTIVA è organizzato per fa fronte alle situazioni di emergenza rilevate all’interno dei documenti di valutazione dei rischi (DVR/DUVRI/AAI). Inoltre il RQAS/RSPP ha predisposto nell’ambito delle prescrizioni relative alla vigente normativa in tema di Sicurezza e Salute dei Lavoratori un PIANO DI EMERGENZA ED EVACUAZIONE specifico che contiene anche la planimetria dei locali della sede con l’indicazione dei pericoli e delle istruzioni minime in caso di emergenza. Il piano di emergenza, identifica le uscite di emergenza, la posizione degli estintori e delle cassette di primo soccorso, i numeri utili da chiamare in caso di emergenza. All’interno del DVR è inserita una sezione specifica che dettaglia le modalità di gestione delle potenziali situazioni di emergenza SSL, al fine di prevenire e, ove possibile, ridurre o attenuare i possibili rischi per la sicurezza. Le procedure di emergenza, se possibile, vengono provate e revisionate almeno una volta all’anno e comunque ogniqualvolta RQAS/RSPP, in accordo con la Direzione (eventualmente anche su indicazione dei consulenti esterni), lo ritenga necessario. La prova è condotta, ove possibile, mediante simulazione dell’evento. La simulazione viene definita preventivamente da RQAS/RSPP, in collaborazione con i consulenti esterni, e comunicata se ritenuta opportuna la collaborazione di personale interno. I risultati delle simulazioni vengono verbalizzati a cura di RQAS/RSPP e, qualora le simulazioni evidenzino delle carenze nell’applicazione delle procedure, vengono avviate le necessarie azioni correttive (si veda il successivo § 4.5.2) e ed eventualmente aggiornate le procedure.





Le procedure vengono revisionate anche a seguito del verificarsi di un incidente/quasi incidente e/o infortunio. La procedura di Gestione delle Emergenze (P-14) prende in considerazione aspetti ambientali e aspetti di sicurezza sul lavoro, tali aspetti sono:

- incendio;

- altre emergenze (esplosione);

- eventi naturali catastrofici (es. terremoto). Per quanto riguarda le emergenze possibili in cantiere la documentazione richiesta dalla normativa cogente (POS, PSC, e allegati tecnici) dettagliano le procedure che, in situazioni ordinarie, dovranno applicare le consorziate a cui il KOSTRUTTIVA affida i lavori. In fase operativa è poi il CSE che verifica la validità dei documenti prodotti dalle affidatarie, in situazioni ordinarie. In sede di sopralluogo in cantiere il RQAS verificherà anche la presenza di procedure di gestione delle emergenze ambientali e di sicurezza da parte delle consorziate.

4.5 CONTROLLO ED AZIONI CORRETTIVE

4.5.1 Misurazione e monitoraggio delle prestazioni KOSTRUTTIVA tiene monitorato e, ove possibile, misura le prestazioni dei processi del proprio Sistema di Gestione Ambiente e Sicurezza, al fine di valutarne l’efficacia e di fornire quindi alla Direzione indicazioni circa le più opportune azioni di miglioramento. Il monitoraggio dei processi viene effettuato mediante valutazione di una serie di parametri o indicatori, riassunti in registro appositamente predisposto da RQAS/RSPP ed approvato dalla Direzione (M-09_07 Indicatori e obiettivi QAS). Il registro indica, per i processi individuati, l’indicatore di prestazione (con l’eventuale unità di misura), la frequenza di monitoraggio/misurazione stabilita, il responsabile del monitoraggio ed il documento di registrazione dove si trova evidenza del monitoraggio effettuato. Gli indicatori vengono riesaminati ed aggiornati in sede di riesame del sistema da parte della Direzione, sulla base delle esigenze di miglioramento stabilite, e tenendo conto delle prescrizioni di legge applicabili e delle altre prescrizioni sottoscritte dall’organizzazione. Il principale indicatore del livello di gestione dei rischi per la sicurezza e salute dei lavoratori è il risultato dell’attività di valutazione dei rischi (DVR) ovvero il “Registro Rischi”, che viene aggiornato almeno annualmente e costituisce elemento in ingresso al Riesame della direzione. Il principale indicatore del livello di gestione degli impatti ambientali è il risultato dell’attività di valutazione degli impatti (AAI) ovvero il “Registro Impatti Ambientali” che viene aggiornato almeno annualmente e costituisce elemento in ingresso al Riesame della direzione. ALTRI INDICATORI FONDAMENTALI SONO:

- Il n° di NC/QUASI INFORTUNI – (indiretti) è analizzato per fornire un indicatore dei principali processi operativi – rilevazione da consorziate non attività diretta del KOSTRUTTIVA

- INDICE DI FREQUENZA E INDICE DI GRAVITA’ INFORTUNI – KOSTRUTTIVA

- Rating sicurezza e ambiente delle consorziate

- Il n° di segnalazioni/osservazioni registrate in sede di Controllo Operativo o audit 3° parte - vengono analizzate almeno ogni 6 mesi al fine di effettuare un’analisi statistica.

- Il n° quasi incidenti ambientali/incidenti ambientali (indiretti) è analizzato per fornire un indicatore dei principali processi operativi – rilevazione da consorziate non attività diretta del KOSTRUTTIVA

- Il monitoraggio dei consumi di risorse naturali, energia elettrica, e della produzione dei rifiuti viene monitorato annualmente per fissare obiettivi di miglioramento del processo.





(vedi M-09_07 Indicatori e obiettivi QAS) Tutti i dati raccolti e le relative elaborazioni ed analisi vengono utilizzate dalla Direzione quale elemento in ingresso al riesame per la valutazione dell’efficacia dei processi e delle loro eventuali esigenze di miglioramento. Sulla base di questi risultati inoltre si predispone il Programma degli interventi, (eventualmente allegato al Verbale di riesame della direzione AMB-SIC) di cui al § 4.4.6. Al fine di assicurare che le attività di sorveglianza e misurazione siano effettuate secondo le tempistiche stabilite, RQAS/RSPP ha predisposto e mantiene aggiornato uno M-09_08 Scadenziario degli adempimenti, nel quale sono indicati, per ogni rischio e/o processo monitorato: i parametri/attività da monitorare;

il riferimento al tipo di controllo da effettuare (ed eventualmente a Procedure/Istruzioni interne che dettagliano le modalità di effettuazione del controllo);

il responsabile dell’effettuazione del monitoraggio e (nel caso di Ditte esterne) il responsabile interno che tiene monitorata la scadenza;

le frequenze di monitoraggio e l’identificazione del periodo in cui il controllo deve essere effettuato;

il riferimento al documento di registrazione che fornisce evidenza dell’effettuazione del monitoraggio;

Nel programma vengono inseriti anche i controlli da effettuare per la valutazione della conformità legislativa (si veda il successivo § 4.5.1.1). Gli esiti delle sorveglianze e misurazioni vengono analizzati, non appena disponibili, da RQAS/RSPP in collaborazione con la Direzione, per valutare, in particolare, la conformità legislativa (confronto con i limiti di legge, ove previsti, rispetto delle scadenze, ecc.). Qualora, a seguito dei controlli e/o delle sorveglianze effettuate, si dovessero riscontrare delle non conformità, RQAS/RSPP avvia le necessarie Azioni Correttive/Preventive, secondo la Procedura descritta nel successivo § 4.5.3. Eventuali strumenti necessari per l’effettuazione dei monitoraggi e delle misurazioni vengono sottoposti a regolare attività di taratura e manutenzione, in modo da garantirne il corretto funzionamento e la veridicità delle misurazioni. 4.5.2 Valutazione del rispetto delle prescrizioni La valutazione del rispetto delle prescrizioni di legge e delle altre prescrizioni sottoscritte dall’organizzazione viene effettuata da RQAS/RSPP con utilizzando i seguenti strumenti operativi: inserimento nello “M-01_02 Elenco leggi e normative” (si veda il precedente § 4.5.1) delle

attività e dei controlli previsti da prescrizioni di legge (comprese le eventuali prescrizioni autorizzative) e/o da normative volontarie, in modo da tenere sotto controllo le scadenze delle attività sottoposte a prescrizione;

valutazione, da parte di RQAS/RSPP, in collaborazione con consulenti esterni e con l’eventuale coinvolgimento della Direzione, dei risultati delle sorveglianze dei parametri sottoposti a vincoli legislativi mediante confronto dei valori ottenuti con i limiti di legge;

verifica del rispetto delle prescrizioni mediante gli audit interni (si veda il successivo § 4.5.5).

Qualora, a seguito dei controlli, si dovessero riscontrare delle non conformità legate al mancato rispetto delle prescrizioni, RSPP avvia le necessarie Azioni Correttive/Preventive, secondo la Procedura descritta nel successivo § 4.5.2. 4.5.3 Indagine di incidenti, non conformità, azioni correttive e azioni preventive KOSTRUTTIVA adotta le procedure qui di seguito descritte per identificare e gestire le Non Conformità rilevate nell’ambito del proprio sistema integrato e le Azioni Correttive e Preventive intraprese per eliminare le cause delle Non Conformità (reali e potenziali).





Tali attività vengono condotte sotto la responsabilità del RQAS/RSPP, con la collaborazione di tutto il personale aziendale.

4.5.3.1 Gestione e Trattamento delle Non Conformità

Identificazione delle Non Conformità Le non conformità vengono identificate tramite i monitoraggi, le sorveglianze e le misurazioni di descritte al precedente § 4.5.1 e nelle relative Procedure, tramite gli audit interni di sistema oppure tramite segnalazioni delle parti interessate. Le non conformità di norma rilevabili rientrano nelle seguenti categorie principali: 1. non conformità relative alla gestione dei processi o all’applicazione delle procedure/istruzioni

(esempio mancata effettuazione del programma di manutenzione di impianti, scorretta applicazione di una procedura da parte del personale interno, mancato aggiornamento del registro rischi, ecc,);

2. non conformità relative a fornitori/appaltatori (mancata applicazione prescrizioni del DUVRI/DVR, mancata consegna di un documento, ecc.);

3. non conformità legislative (inadempimento prescrizioni contenute cogenti);

4. non conformità evidenziate da segnalazione di parti interessate (CSE, ente committente, enti di controllo).

5. incidenti/quasi incidenti che abbiano causato o avrebbero potuto causare infortuni e situazioni di pericolo e/o emergenza e rischi ambientali verificatisi in cantiere in KOSTRUTTIVA è consorzio aggiudicatario dell’appalto, che quindi coinvolge indirettamente il consorzio e direttamente la consorziata;

A fronte della rilevazione di una Non Conformità, colui che l’ha rilevata provvede innanzitutto a documentare quanto accaduto con l’ausilio dell’apposito “M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP” riportandovi la precisa descrizione di quanto riscontrato e facendo eventualmente riferimento ad altri documenti (rapporti di audit, verbali di ispezione di enti terzi, ecc.). Le eventuali Non Conformità emerse in seguito di audit interni documentate nel Rapporto di AUDIT (M-09_02 Rapporto di verifica ispettiva interna ) e vengono gestite secondo i criteri riportati al successivo § 4.5.4. Analisi delle cause delle Non Conformità e definizione delle Azioni Correttive A fronte del rilevamento di una non conformità RQAS/RSPP, insieme ai responsabili tecnici di volta in volta interessati, provvede ad analizzare la NC (eventualmente coinvolgendo la Direzione/PRE), al fine di capirne l’importanza (significatività dei rischi), le cause che l’hanno generata e le sue possibili risoluzioni. Una volta individuata la causa della non conformità, il gruppo di valutazione definisce l’azione correttiva che ritiene più appropriata, individuando altresì il/i responsabile/i della sua attuazione e le tempistiche per la sua risoluzione. Ove possibile, prima dell’attuazione dell’azione correttiva viene effettuata una valutazione delle variazioni possibili dei rischi (attraverso il processo di valutazione dei rischi e impatti), al fine di verificare che l’azione decisa non comporti un peggioramento nella significatività dei rischi valutati. Attuazione e verifica dell’efficacia delle Azioni Correttive Il personale interessato provvede a dare attuazione all'azione decisa nei tempi prestabiliti. Alla scadenza dei termini previsti per l'attuazione dell'azione correttiva, RQAS/RSPP ne verifica l'efficacia, registrandone l'esito nell'apposita sezione del M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP. Nel caso l'azione intrapresa non sia stata sufficiente ad evitare il ripetersi della non conformità, si ripete il ciclo sopra descritto, finché l'azione non risulta efficace (si definiscono quindi nuove scadenze e/o nuove Azioni Correttive, secondo quanto indicato nel M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP Nel caso in cui l’Azione Correttiva coinvolga direttamente una parte interessata (ad esempio, un fornitore/subappaltatore), l’esito dell’Azione Correttiva viene comunicato per iscritto anche alla parte interessata.





Tutta la documentazione sviluppata viene conservata a cura di RQAS/RSPP secondo le modalità definite nelle Proc. Riporta te di seguito (vedi anche procedure di sistema qualità e sistema ambientale).

4.5.3.2 GESTIONE “NEAR MISSES” e infortuni/incidenti

Ad ogni rilevazione/comunicazione di quasi infortunio/quasi incidente, e ovviamente in caso di infortunio/incidente, RQAS/RSPP avvia sempre la registrazione dell’accaduto attraverso l’apertura del M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP. In questi casi si dedica attenzione maggiore allo studio ed analisi delle cause che hanno generato l’accaduto, procedendo nel seguente modo:

- intervista al referente tecnico della consorziata coinvolta;

- informazioni sulle tempistiche, modalità e strumenti attrezzature utilizzate;

- verifica su DPI e DPC, previsti e utilizzati;

- analisi sui rischi/impatti valutati e le valutazioni da DVR e registro rischi/impatti;

- studio delle cause e responsabilità con referente tecnico consorziata;

- eventuale azione per evitare che si possano ripetere situazioni simili in futuro AC, AP;

- programma di interventi correttivi ed eventuale piano dei monitoraggi nel tempo;

- verifica efficacia degli interventi correttivi;

4.5.3.3 Azioni Preventive

La gestione delle azioni preventive, ricade, così come per le azioni correttive, sotto la responsabilità di RQAS/RSPP, coadiuvato dal personale interno di volta in volta interessato e, se necessario, dalla Direzione. Analisi delle cause delle Non Conformità potenziali La necessità di intraprendere un'azione preventiva nasce dalla rilevazione di situazioni che, se non corrette tempestivamente, potrebbero generare delle non conformità e delle quali si ritenga quindi opportuno ricercare e, quando possibile, eliminare le cause prima che si generi una vera e propria non conformità. Le situazioni di potenziale non conformità possono essere rilevate attraverso:

gli audit interni;

l’analisi ed il controllo delle prescrizioni di legge;

i monitoraggi e le sorveglianze e misurazioni dei rischi e degli obiettivi;

segnalazioni da parte dei fornitori o delle parti interessate.

Nel caso in cui RSPP ritenga opportuno intraprendere una AP, egli provvede innanzitutto a compilare la prima parte del M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP. L’analisi delle cause della potenziale non conformità viene condotta da RSPP/RQAS in collaborazione con i responsabili delle aree aziendali interessate e coinvolgendo, se necessario, il D.L.. La causa probabile viene registrata nel M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP. Definizione, Attuazione e Valutazione dell’Efficacia delle Azioni Preventive Una volta individuata la potenziale causa della non conformità, il gruppo di valutazione definisce l’azione che ritiene idonea ad eliminarla, individuando altresì il/i responsabile/i della sua attuazione e le tempistiche per la sua risoluzione. Ove possibile, prima dell’attuazione dell’azione preventiva viene effettuata una valutazione delle variazioni possibili nei rischi (attraverso il processo di valutazione dei rischi e impatti) al fine di verificare che l’azione decisa non comporti un peggioramento nei rischi valutati. Le modalità di attuazione e valutazione dell’efficacia delle Azioni Preventive sono le stesse già descritte nel precedente § 4.5.2.1 per le Azioni Correttive.





4.5.3.4 Gestione del registro delle Azioni Correttive e Preventive

RQAS/RSPP mantiene aggiornato un registro delle Non Conformità e della AC/AP (M-07_02 Registro NC/NM/AC/AP), nel quale annota lo stato delle azioni (tipologia di NC da cui deriva, causa, se aperta o chiusa) e le relative scadenze. Il registro viene utilizzato sia come scadenziario, per tenere sotto controllo le date previste per la verifica dell’efficacia delle singole AC/AP, sia come supporto finalizzato all’analisi periodica dei dati relativi alla gestione delle Azioni Correttive e Preventive, che sono uno degli elementi in ingresso per il riesame della Direzione (si veda il successivo capitolo 4.6). 4.5.4 Controllo delle registrazioni Le principali registrazioni relative al Sistema di Gestione Integrato di KOSTRUTTIVA comprendono: Politica Integrata per l’Ambiente e la Sicurezza;

Documentazione relativa all’identificazione, analisi e valutazione della significatività dei rischi (DVR e registro rischi, altri allegati documenti di valutazione dei rischi);

Documentazione relativa all’identificazione, analisi e valutazione della significatività degli impatti ambientali (AAI, Registro Impatti)

Registro delle prescrizioni legali e regolamentari e documentazione attestante gli adempimenti di legge;

Programma degli interventi migliorativi;

Programma delle sorveglianze;

Registrazioni attestanti le attività di comunicazione con l’esterno;

Verbali di riunione interna e di altri incontri di comunicazione interna;

Registrazioni relative alle attività di sorveglianza e misurazione;

Rapporti di non conformità e registrazioni di azioni correttive e preventive, rapporti di controllo operativo;

Registrazioni relative agli Audit Interni (M-09-02, M- 09_02)

Verbali di Riesame del Sistema di Gestione;

Documentazione a corredo di impianti (Specifiche tecniche, Manuali d’uso e manutenzione, contratti di manutenzione esterna, programmi e registri manutenzioni, ecc.)

Documentazione relativa a formazione, informazione e addestramento effettuati;

Registrazioni delle prove delle emergenze;

Registrazioni specifiche previste dalle procedure (POS, PSC, Req. Tec. Prof, ecc.).

Tutti i documenti e dati prodotti dal Sistema di Gestione sono registrati o su copia cartacea o su copia elettronica. Al fine di facilitare il controllo di questi documenti, RQAS/RSPP predispone e mantiene aggiornato un elenco delle registrazioni, che riporta le informazioni relative alle modalità di conservazione dei singoli documenti. Le modalità di gestione delle registrazioni, in termini di identificazione, modalità di conservazione e di eliminazione, sono descritte in dettaglio nelle procedure. (P-02 Gestione della documentazione e delle registrazioni)

4.5.5 AUDIT INTERNI KOSTRUTTIVA effettua periodici audit interni per stabilire se il Sistema di Gestione Integrato:





è conforme ai requisiti delle norme di riferimento e a quanto pianificato nel presente Manuale e nelle Procedure;

viene efficacemente attuato e mantenuto attivo.

Gli audit interni sono gestiti sotto la responsabilità di RQAS/RSPP secondo le modalità definite nella procedura successivamente riportata ed i risultati degli audit vengono portati all’attenzione della Direzione quale elemento in ingresso del riesame (si veda il successivo § 4.6).

4.5.5.1 Pianificazione degli Audit

RQAS/RSPP predispone con cadenza annuale un programma di audit interni tale che, nell’arco dell’anno, vengano sottoposti a verifica almeno una volta tutti i processi del Sistema di Gestione Integrato, così come definiti nel Manuale e nelle procedure interne. Il programma viene redatto in relazione ai processi principali e con priorità alle attività più critiche, e tiene conto anche dei risultati di audit precedenti. Il programma di audit indica: il processo/l’aspetto da sottoporre a verifica;

il periodo previsto di effettuazione dell’audit;

le funzioni/il personale coinvolti;

i documenti di riferimento che verranno utilizzati per valutare la conformità e l’efficacia del processo (Manuale, Procedure e/o Istruzioni operative);

l’identificazione del valutatore che eseguirà la verifica.

Verifiche non programmate possono essere svolte su iniziativa della Direzione o del RQAS/RSPP, in conseguenza di modifiche sostanziali del sistema o a seguito di non conformità che evidenziano una situazione non efficacemente gestita. Il programma viene approvato dalla Direzione e aggiornato da RQAS/RSPP man mano che gli audit vengono effettuati, con annotazione della data di effettuazione della verifica, del riferimento al Rapporto di audit ed eventuali altre osservazioni. La data ed il programma dell’audit vengono comunicati da RQAS/RSPP alle funzioni interessate (auditor e personale coinvolto) con adeguato anticipo rispetto alla data prevista per la verifica.

4.5.5.2 Conduzione degli Audit

L’audit è volto ad accertare che i processi si svolgano in conformità a quanto previsto dai documenti del Sistema di Gestione Integrato (Manuale, Procedure e Istruzioni Operative). Nel contempo, la verifica permette di mettere in evidenza eventuali carenze applicative o necessità di miglioramento dei processi, delle procedure operative e della documentazione correlata. L’audit consiste nel: intervistare il personale coinvolto nel processo oggetto dell’audit, per valutarne il grado di

conoscenza ed addestramento rispetto al Sistema ed alle relative procedure;

rilevare le evidenze oggettive del corretto grado di applicazione delle procedure, sulla base delle registrazioni predisposte;

valutare, con il Responsabile dell’attività esaminata, i risultati della verifica ispettiva e le eventuali non conformità emerse, individuando le azioni correttive da attuare e le relative scadenze. In questa fase viene, se necessario, coinvolta la Direzione.

Per la conduzione degli audit il valutatore può avvalersi di apposite liste di riscontro (check list), sviluppate appositamente oppure fornite dall’ente di certificazione, in questi casi la check list diventa documento di registrazione da gestire come il documento di Rapporto di Verifica Ispettiva Interna e da allegare ad esso.





4.5.5.3 Competenze minime dell’auditor

Gli audit vengono condotti generalmente dal RQAS oppure da consulenti esterni qualificati, o da personale interno appositamente addestrato per questa attività, in modo da garantire la continua indipendenza del valutatore rispetto al processo verificato. I criteri minimi di qualifica dell’auditor interno sono:

- conoscenza dei sistemi di gestione OHSAS 18001 o ISO 14001;

- conduzione di almeno 2 verifiche interne in affiancamento ad auditor qualificato;

- conoscenza della UNI 19011, Linee guida per gli audit di sistemi di gestione ambientali, della qualità, della sicurezza;

Gli Auditor interni se qualificati dovranno avvalersi di almeno un altro auditor per garantire l’indipendenza del ruolo per tutti i requisiti delle norme di riferimento.

4.5.5.4 Registrazione dei risultati e verifica delle azioni correttive

Al termine della verifica il valutatore redige un apposito M-09_02. Rapporto di Verifica Ispettiva Interna, nel quale sono riportati: gli esiti della verifica (in termini di evidenze oggettive raccolte),

le eventuali non conformità/osservazioni rilevate.

Le azioni correttive da attuare, con le relative tempistiche di attuazione, vengono decise di comune accordo con i responsabili del processo interessato e documentate nel M-07_01, M-07_02 registro NC/NM/AC/AP . Il verbale viene sottoscritto dal valutatore e dal/i Responsabile/i dell’attività verificata (che è tenuto ad attuare tempestivamente le azioni correttive individuate), e conservato agli atti del RQAS/RSPP. L’auditor alla scadenza concordata per le azioni correttive, ne verifica la corretta attuazione ed efficacia, riportandone il risultato nel verbale originario, che viene allegato in copia al M-07_01, M-07_02 registro NC/NM/AC/AP come evidenza della chiusura della AC. In caso di esito negativo, il valutatore provvede ad informarne tempestivamente il responsabile interessato, per la definizione di ulteriori azioni correttive. I rapporti di audit vengono conservati a cura di RSS/RSPP secondo le modalità e tempistiche descritte nella Procedura P-02, e costituiscono elemento in ingresso al riesame della direzione. (vedi successivo § 4.4.6)

4.6 RIESAME DELLA DIREZIONE

4.6.1 Frequenza e contenuti del riesame

Il riesame della Direzione viene effettuato con cadenza annuale e comunque ogniqualvolta si riscontrino problematiche di particolare rilevanza per la gestione del sistema integrata (ad esempio cambiamenti nei requisiti di legge, cambiamenti organizzativi, modifiche nei processi/prodotti, richieste o segnalazioni delle parti interessate, ecc.). Il riesame consiste in una riunione cui partecipano la Direzione/PRE, il RQAS/RSPP, il RLS ed eventuali altri soggetti, stabiliti di volta in volta dalla Direzione stessa in funzione delle problematiche da affrontare. Lo scopo del riesame è verificare lo stato di applicazione del sistema, in termini di adeguatezza ed efficacia, in particolare in riferimento alla politica ed agli obiettivi prefissati. Nel corso della riunione RQAS/RSPP riferisce alla Direzione in merito all’andamento del sistema Integrato, con particolare riferimento a (elementi in ingresso): i risultati degli Audit interni effettuati;

le non conformità rilevate, le azioni correttive e preventive intraprese e i relativi risultati;

eventuali reclami e/o segnalazioni ricevute dalle parti interessate;





eventuali cambiamenti nei processi e/o prodotti che potrebbero avere influenza significativa sui rischi presenti;

eventuali cambiamenti nel quadro legislativo e regolamentare legato all’operatività del consorzio;

eventuali cambiamenti o modifiche nell'organizzazione che potrebbero influire sull'adeguatezza del sistema;

necessità di aggiornamento del “Registro Rischi” e del “Registro impatti”;

esito delle sorveglianze sanitarie effettuate e delle riunione periodica annuale.

Nel corso della riunione di riesame la Direzione valuta altresì lo stato delle azioni a seguire stabilite nei precedenti riesami, ed in particolare il grado di raggiungimento di obiettivi prefissati (mediante verifica dello stato di avanzamento dei programmi e valutazione degli indicatori), la continua adeguatezza della politica integrata e la significatività di rischi e impatti, aggiornando i rispettivi documenti, qualora necessario. (Vedi anche P15 riesame della Direzione)

4.6.2 Esiti del riesame e registrazione

A seguito del riesame la Direzione stabilisce (elementi in uscita): le eventuali esigenze di miglioramento del sistema e dei suoi processi e le conseguenti azioni a

seguire (incluse le eventuali esigenze di revisione della documentazione di sistema e di aggiornamento della politica);

nuovo “Programma degli interventi” e “M-09_08Scadenziario degli adempimenti SIC-AMB”

i nuovi obiettivi da raggiungere, le linee guida per la definizione dei programmi di gestione ed i relativi indicatori M-09-07 Indicatori e obiettivi QAS;

Le eventuali necessità di risorse e le conseguenti azioni a seguire;

Il programma degli audit interni;

Il programma della formazione interna da effettuare.

Registro Rischi aggiornato e Registro Impatti aggiornato;

Le decisioni prese in sede di riesame vengono formalizzate a cura di RQAS/RSPP con la stesura di un verbale della riunione, nel quale vengono riportati i nomi dei partecipanti, gli argomenti trattati e le decisioni prese, con le eventuali azioni da intraprendere e le relative responsabilità e tempistiche di attuazione. Il verbale viene sottoscritto da tutti i presenti, e copia viene divulgata all’interno dell’Azienda, al fine di mettere a conoscenza tutto il personale sugli obiettivi da raggiungere. IN ALLEGATO

- ORGANIGRAMMA, COMPITI E RESPONSABILITA'

- ELENCO DEI MODULI E DELLE PROCEDURE

- POLITICA PER L’AMBIENTE E LA SICUREZZA

- NOMINA RAQS

- NOMINA RDAQS

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