manuale di gestione del protocollo informatico, … · 2015-03-10 · il protocollo informatico,...

Allegato alla determinazione Dirigenziale n. 7 del 15/01/2015

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,

DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO della

Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di

Campobasso

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O

Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell’archivio

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INDICE

Sezione I Ambito di applicazione .....................................................................................................................................5 1.1. Introduzione ..........................................................................................................................................................5 1.2 Azioni preliminari .................................................................................................................................................6

1.2.1 Area Organizzativa Omogenea (AOO).............................................................................................................6 1.2.2 Unità Organizzative Responsabili (UOR) ........................................................................................................6 1.2.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi ...................................................................................................................................................................................6 1.2.4 Descrizione del servizio archivio: istituzione e funzioni ..................................................................................6 1.2.5 Individuazione degli uffici di protocollazione .................................................................................................7 1.2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni .........................................................7 1.2.7 Individuazione del Titolario di classificazione .................................................................................................7 1.2.8 Individuazione del Massimario di selezione e scarto ......................................................................................7

Sezione II Le tipologie documentarie ..............................................................................................................................8 2.1 Il documento amministrativo - definizioni ..........................................................................................................8

2.1.1 Il documento informatico - definizione ............................................................................................................8 2.1.2 Il documento analogico ...................................................................................................................................9 2.1.3 Versione informatica di un documento analogico ...........................................................................................9 2.1.4 Registro ............................................................................................................................................................9 2.1.5 Fascicolo analogico e informatico ................................................................................................................. 10 2.1.6 Serie ................................................................................................................................................................ 10 2.1.7 Firma digitale.................................................................................................................................................. 10

2.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio ........................................................................ 10 2.3 Le tipologie di documenti .................................................................................................................................... 11

2.3.1 Documenti in partenza .................................................................................................................................... 11 2.3.2 Redazione del documento in partenza: documento informatico ..................................................................... 12 2.3.4 Spedizione del documento informatico in partenza ....................................................................................... 12 2.3.5 Uso della posta elettronica certificata integrata con il protocollo generale ................................................... 13 2.3.5 Documenti in arrivo ....................................................................................................................................... 13 2.3.6 Documenti interni .......................................................................................................................................... 14

2.4 Modalità di trasmissione dei documenti analogici all’interno e all’esterno delle AOO ... Errore. Il segnalibro non è definito.

2.4.1 Telefax ................................................................................................... Errore. Il segnalibro non è definito. 2.4.2 Uso della posta elettronica (Posta in Entrata) ................................................................................................. 14 2.4.3 Uso della posta elettronica (Posta in Uscita) .................................................................................................. 16 2.4.4 Registro di protocollo riservato ...................................................................................................................... 16

2.5 Individuazione dei supporti utilizzati ................................................................................................................ 16 Sezione III La descrizione dei flussi documentali ........................................................................................................ 17

3.1 Procedure per la ricezione dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione) .................................. 17 3.1.2 Registrazione di un documento in arrivo ...................................................................................................... 17 3.1.5 Rilascio di ricevute ........................................................................................................................................ 17

3.2 Procedure per la formazione e spedizione di documenti in partenza ............................................................. 17 3.2.1 Spedizione plurima di documenti cartacei ...................................................................................................... 18

Sezione IV La registrazione dei documenti nell’applicazione “Prodigi” .................................................................... 19



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4.1 Elementi del protocollo ....................................................................................................................................... 19 4.1.1 Gli elementi obbligatori del protocollo (Registratura) .................................................................................... 19

4.3 Annullamento di una registrazione di protocollo ............................................................................................. 19 4.4 Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori .............................................................. 20 4.5 Segnatura di protocollo ....................................................................................................................................... 20 4.6 Registro giornaliero ............................................................................................................................................. 20

Sezione V Organizzazione e gestione dell’archivio corrente (classificazione e fascicolazione) .................................. 21 5.1 Tenuta del sistema di classificazione: procedure di mantenimento e aggiornamento ................................... 21

5.1.1. Titolario di classificazione ............................................................................................................................. 21 5.1.2 Aggiornamento del titolario ............................................................................................................................ 21

5.2 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta ................................................................................................... 21 5.3 Definizione degli strumenti di reperimento (mezzi di corredo) ....................................................................... 23

5.3.1 Il repertorio dei fascicoli analogici e informatici ............................................................................................ 24 Sezione VI Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi (archivio di deposito) .............................................. 25

6.1 Versamento dei fascicoli ...................................................................................................................................... 25 6.2. Movimentazione dei fascicoli ............................................................................................................................. 25 6.3 Definizione delle responsabilità delle unità organizzative................................................................................ 25

Sezione VII Selezione dei documenti ............................................................................................................................. 26 7.1 Modalità per la selezione dei documenti ............................................................................................................ 26

Sezione VIII Conservazione dei documenti informatici ................................................................................................ 27 8.1 Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti ................................................................................................................................................................... 27 8.2 Procedure per il versamento dei documenti nella sezione separata d’archivio DEPOSITO/ STORICO .... 27

Sezione IX Sicurezza del sistema di Protocollo Informatico e dei Documenti Informatici ......................................... 28 9.1 Piano di Sicurezza del sistema di Protocollo Informatico ................................................................................ 28 9. 3 Piano di sicurezza del documento informatico ................................................................................................. 28 9. 4 Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza ......................................................................... 28

Sezione Interoperabilità: descrizione dei livelli di attivazione delle funzioni di interoperabilità ............................... 29 Sezione XI Accesso e protezione dei dati: consultabilità dei documenti e protezione dei dati personali. ................... 31

11.1 Diritto di accesso e visibilità dei protocolli ...................................................................................................... 31 Sezione XII ..................................................................................................................................................................... 32 Disposizioni finali ........................................................................................................................................................... 32

12.1 Modalità di adozione iniziale e degli aggiornamenti al manuale ................................................................... 32 12.2 Modalità di comunicazione del manuale ......................................................................................................... 32 12.3 Modalità di aggiornamento del manuale ......................................................................................................... 32 12.4 Entrata in vigore ................................................................................................................................................ 32



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12.5 Ulteriori riferimenti ........................................................................................................................................... 32 13. ELENCO ALLEGATI ................................................................................... Errore. Il segnalibro non è definito.

ALLEGATO 1 - Funzionigramma ALLEGATO 2 - Titolario di classificazione ALLEGATO 3 - Massimario di selezione e scarto ALLEGATO 4 - Descrizione Flussi Corrispondenza Entrata e Uscita ALLEGATO 5 - Camicia Fascicolo analogico ALLEGATO 6 - Determinazione Rinnovo Commissione interna ALLEGATO 7 - Modello di repertorio fascicolo analogico ALLEGATO 8 - Piano di Sicurezza ALLEGATO 9 - Glossario ALLEGATI 10 - Riferimenti normativi ALLEGATO 11 - Biblioteca ALLEGATO 12 - Determinazione Responsabile Protocollo ALLEGATO 13 - Manuale della Conservazione

ALLEGATO 14 a) Flow chart - Protocollazione in entrata documenti ALLEGATO 14 b) Flow chart - Protocollazione in uscita documenti ALLEGATO 1 4 c) Flow chart - Archiviazione documenti analogici ALLEGATO 14 d) Flow chart - Archiviazione documenti digitali ALLEGATO 15 - Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare ALLEGATO 16 - Fac-simile carta intestata formato digitale ALLEGATO 17 - Fac-simile copia conforme



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Sezione I Ambito di applicazione

1.1. Introduzione

Per gestire correttamente i flussi documentali di tipo digitale, l’art. 3 del DPCM 31 ottobre 2000, prescrive che all’interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea di ogni Amministrazione Pubblica di cui all’art. 2 del Decreto Legislativo 165/2001, sia nominato un Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico incaricato, tra l’altro, di redigere il Manuale di Gestione (MdG) del protocollo informatico, della gestione dei documenti e dell’archivio di cui all’art. 5 dello stesso DPCM. Il Manuale di Gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio nel rispetto delle vigenti norme in materia. Obiettivo del Manuale è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti ed ai soggetti ester-ni che a diverso titolo interagiscono con i documenti amministrativi. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e trasparenza dell’Amministrazione. Il manuale è destinato: ad essere diffuso all’interno e all’esterno della AOO; a fornire le istruzioni complete da seguire per operare correttamente la formazione, la registrazione, la classificazione, la fascicolazione e l’archiviazione dei documenti; ai Dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo ed agli istruttori delle pratiche quale strumento di lavoro e di ri-ferimento per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi. Esso disciplina: la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero come fase transitoria, i flussi cartacei in rapporto al proto-collo informatico; i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo di processi e azioni amministrative; l’uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e scarto; le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse in attuazione della traspa-renza dell’azione amministrativa. Questo manuale è rivolto a tutto il personale della Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Cam-pobasso e descrive le fasi operative del sistema per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documen-tali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, dal protocollo all’archivio storico. Divulgato attraverso la pubblicazione sul sito internet www.cb.camcom.it, esso potrà servire per il cittadino-cliente come primo livello di Carta dei Servizi. Alla fine del Manuale si trova un breve glossario dei termini tecnici usati più frequentemente. L’ultima versione del manuale è stata approvato con Determinazione Dirigenziale n. 161 del 31/12/2012. La presente versione è approvata con Determinazione dirigenziale n. 7 del 15/01/2015.



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1.2 Azioni preliminari

1.2.1 Area Organizzativa Omogenea (AOO)

La Camera di Commercio è di per sé un’Area Organizzativa Omogenea (AOO), in quanto insieme definito di Unità Organizzative (UO) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi do-cumentali.

1.2.2 Unità Organizzative Responsabili (UOR)

Una unità organizzativa responsabile (UOR) è un sottoinsieme di una AOO: si tratta di un complesso di risorse umane e strumentali cui sono affidate competenze omogenee nell'ambito delle quali i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari o procedimenti amministrativi.

1.2.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi

Ai sensi dell’art. 61.1 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445- T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - la Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Campobasso ha provveduto ad istituire uno specifico ed unitario Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi e, ai sensi dell’art. 61.2 del suddetto T.U. ( cfr. Allegato 12 - determina nomina re-sponsabile servizio protocollo)

1.2.4 Descrizione del servizio archivio: istituzione e funzioni

L’Archivio della Camera di Commercio di Campobasso è costituito dal complesso dei documenti prodotti ed acquisiti dall’ente nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni. Il suddetto archivio comprende anche i fondi archivistici di enti ed istituti cessati, le cui funzioni e/o proprietà sono state trasferite alla Camera di Commercio. L’Archivio è unico; le suddivisioni in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico sono solo gestionali. Indipendentemente dalla collocazione fisica del materiale che costituisce l’Archivio corrente e dall’UOR che lo con-serva, le modalità tecniche e operative per la gestione dei documenti dell’archivio corrente sono definite dal “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi” ( art. 61, D.P.R. 28-12-2000 n. 445). Il medesimo servizio provvede, altresì, alla tenuta, alla selezione e alla conservazione dei documenti appartenenti all’Archivio di deposito e storico della Camera di Commercio di Campobasso.



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1.2.5 Individuazione degli uffici di protocollazione

La gestione dei flussi documentali è assegnata alla UO Affari generali, Affari Legali, Archivio e Protocollo Informati-co, Servizi Ausiliari. L’unità organizzativa responsabile del protocollo in entrata/in uscita/interno e dei flussi documentali è stata individuata al punto 1.2.3. In particolare, per quanto riguarda i documenti attinenti lo stato di salute del personale dipendente (certificati medici, visite fiscali e referti fiscali), la responsabilità della gestione del flusso e del procedimento di protocollazione è di competenza della U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale. (cfr. 2.4.3).

1.2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni (Protocolli Particolari)

Con l’entrata in vigore del protocollo unico cessa di fatto e di diritto la gestione separata del cosiddetto “ protocollo ri-servato” e di tutti gli altri sistemi di registrazione protocollare dei documenti diversi dal protocollo unico. Rimangono in vigore, tuttavia, il protocollo del Registro Imprese, dell’Albo Imprese Artigiane, dell’Albo Gestori Ambientali, dell’Ufficio Protesti e il registro delle delibere e delle determinazioni dell’Amministrazione, a ciascuna delibera o determinazione è associato un numero di repertorio di efficacia giuridico - probatoria. L’elenco dei registri particolari è descritto nell’Allegato 15. Il responsabile del servizio di protocollo esegue periodicamente dei controlli a campione sulla congruità delle registra-zioni, sulla corretta sequenza della catena documentale e sull’utilizzo di un unico registro di protocollo, verificando, attraverso controlli ed ispezioni mirate nelle varie Unità Organizzative Responsabili, la validità dei criteri di classifica-zione e fascicolazione utilizzati.

1.2.7 Individuazione del Titolario di classificazione Con Delibera di Giunta n. 134 del 5/12/2003 è stato adottato il Titolario di classificazione dei documenti che, allega-to al presente manuale (cfr. Allegato 2), ne forma parte integrante.

1.2.8 Individuazione del Massimario di selezione e scarto

Con Delibera di Giunta n. 134 del 5/12/2003 è stato adottato il Massimario di selezione e scarto dei documenti ar-chiviati che, allegato al presente manuale (Cfr Allegato 3), ne forma parte integrante.



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Sezione II Le tipologie documentarie

2.1 Il documento amministrativo - definizioni

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti o acquisiti dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. “Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri docu-menti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71.” (Art 40, D. Lgs 82/2005 e successive modifiche). In riferimento al tipo di supporto i documenti amministrativi possono essere classificati: informatici o analogici.

2.1.1 Il documento informatico

Per documento informatico si intende, sulla base di quanto definito all’art. 1. c. 1 lett. p) D. Lgs 82/2005 e successive modifiche, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. I documenti informatici sono prodotti con strumenti informatici. La produzione, trasmissione, gestione e conservazio-ne di documenti informatici presenta caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti analogici, in partico-lare per gli aspetti relativi all’autenticità, affidabilità, stabilità. (Circolare n. 60 del 23/01/2013 revisiona la circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001 abrogandola e sostituendola a decorrere dall’emanazione delle regole tecniche in ma-teria di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD e di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di forma-zione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71 del CAD).

In base all’art. 20 del D.Lgs. 82/2005, il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su sup-

porto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se con-formi alle disposizioni del D.Lgs 82/2005 ed alle regole tecniche contemplate dallo stesso.

Il documento informatico ha l’efficacia stabilita dall’art. 2712 c.c. L’idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio , tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. L’apposizione al documento informatico di una firma digitale o altro tipo di firma elet-tronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso, equivale a mancata sottoscrizione.

Il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata, se-condo quanto stabilito all’art. 21 c. 2 del D.Lgs 82/2005, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. ovvero fa piena pro-va fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto e l’utilizzo del dispositivo di fir-ma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia la prova contraria. Inoltre, il documento sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata soddisfa il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall’art. 1350, c. 1, numeri da 1 a 12 c.c.

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica (non qualificata) sul piano probatorio è liberamen-te valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabi-lità. Spetta perciò al responsabile del procedimento amministrativo valutare di volta in volta se accettare il documento con firma elettronica o richiedere altra documentazione.



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2.1.2 Il documento analogico Di norma il documento analogico è un documento cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. lettera scritta a mano

o a macchina) o con strumenti informatici (es. lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura e stampata, il cui o-riginale è quello cartaceo dotato di firma autografa ed, eventualmente, stampato su carta intestata).

2.1.2.1 Copia analogica di un documento informatico originale Se il documento cartaceo in questione è copia di un documento originale digitale, su di esso non va apposta la firma autografa ma vi si aggiunge in calce la seguente dicitura:

“Si informa che il presente documento nel suo originale informatico è firmato digitalmente, ai sensi dell’art. 24 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'amministrazione digitale” e s.m.i.. “ 2.1.2.2 Copia conforme analogica di un documento informatico originale Se invece il documento cartaceo in questione è copia analogica di un documento originale digitale e il destinatario ne-cessita di una copia conforme, su di esso, oltre alla dicitura di cui al punto precedente, va aggiunta la seguente appo-nendovi anche la firma autografa: “Il presente documento è conforme all’originale informatico, firmato digitalmente ai sensi dell’art. 24 d.lgs.82/2005, conservato presso l’archivio informatico della Camera di Commercio, composto da n… pagine.” Luogo e data (Il responsabile del procedimento firma con firma autografa)

2.1.3 Versione informatica di un documento analogico

Per versione informatica di un documento analogico si intende una copia del documento amministrativo pro-dotta su supporto informatico ( Rif .art. 23, D. Lgs 82/2005 e successive modifiche).

2.1.4 Registro

Per registro si intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici), in un’unica unità documentaria di una pluralità di atti giuridici.

In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database: sono propriamente detti ‘Sistemi infor-matici e sono documenti informatici costituiti dall’insieme di una procedura informatica e di una base di dati gestite tramite dispositivi di elaborazione elettronica digitale (es. protocollo informatico).



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2.1.5 Fascicolo analogico e informatico

Per fascicolo si intende l’insieme dei documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo o che riguardano uno stesso affare o che appartengono a una stessa tipologia.

Il fascicolo costituisce l’unità di base, fondamentale per la gestione e la conservazione della documentazione relativa a ciascun procedimento o affare.

I documenti contenuti nel fascicolo sono ordinati cronologicamente in modo che l’atto più recente compaia per primo.

Vedi più oltre, sezione V.

Il fascicolo informatico viene definito nell’art. 41, D. Lgs 82/2005 e successive modifiche, “ Procedi-mento e fascicolo informatico“ come “l’insieme di atti, documenti e dati del procedimento medesimo da chiun-que formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 del-la citata legge 7 agosto 1990, n. 241”.

2.1.6 Serie

Per serie si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omo-genee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie delle determinazioni, dei contratti, dei registri di proto-collo), o in relazione all’oggetto e alla materia (serie dei fascicoli personali, delle pratiche di finanziamento).

2.1.7 Firma digitale

Per firma digitale (cosiddetta “firma forte”) si intende, a norma dell’art. 1, c. 1, lett. s) del D.Lgs 82/2005, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, ri-spettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un in-sieme di documenti informatici. La firma elettronica qualificata, di cui, quindi, la firma digitale è una specie, è definita (art. 1 lett. r) D.Lgs 82/2005) come la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e col-legata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se gli stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

2.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio

In quanto beni culturali fin dall’origine, i singoli documenti e l’archivio nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie: ai sensi del Dlgs. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio è necessario chiedere l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo spostamento di fondi dell’archivio di deposito e dell’archivio storico, e per lo scarto di documentazione archivistica; inoltre, qualora abusivamente sottratti alla Camera di Commer-cio, i documenti del suo archivio sono rivendicabili senza limiti di tempo, purché si disponga di elementi che ne provi-no l’appartenenza (carta intestata, numeri di protocollo, indici di classificazione, descrizioni di inventari, etc.). La Soprintendenza archivistica ha poteri di vigilanza sull’archivio della Camera di Commercio in quanto ente pubbli-co.



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2.3 Le tipologie di documenti

I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. I documenti ricevuti e spediti sono oggetto di registrazione di protocollo, ad esclusione dei documenti soggetti a regi-strazione particolare e dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo (Circolare n. 60 del 23/01/2013 revisiona la circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001 abrogandola e sostituendola a decorrere dall’emanazione delle regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD e di for-mazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti infor-matici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71 del CAD). I documenti soggetti a registrazione particolare sono parimenti individuati dal responsabile del protocollo informatico in collaborazione con il dirigente di unità organizzativa responsabile. L’elenco dei registri particolari è descritto nell’Allegato 15. I documenti per i quali non è prevista la registrazione di protocollo sono:

• gazzette ufficiali • bollettini ufficiali • notiziari della pubblica amministrazione • materiali statistici • bollettini Banco Posta (incasso) • atti preparatori interni • giornali • riviste • libri • opuscoli • depliant • materiali pubblicitari • inviti a manifestazioni che non danno adito ad un’eventuale attivazione di procedimenti amministrativi • i documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell’amministrazione come da par. 2.5 • documenti di occasione aventi carattere effimero (ringraziamenti, richieste di appuntamenti con i dirigenti,

congratulazioni varie, condoglianze, …) • tutte le e-mail che si configurano come comunicazioni informali aventi mera natura informativa e non ammi-

nistrativa, eccetto casi particolari valutati dal Responsabile del procedimento amministrativo • alcune tipologie di fax rientranti nei casi sopra elencati

2.3.1 Documenti in partenza

Si intendono i documenti prodotti nell’esercizio delle proprie funzioni dal personale in servizio presso la Camera di Commercio e diretti all’esterno (destinatari esterni all’ente). I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, devono riportare, opportunamente e-videnziate e, se disponibili, le seguenti informazioni: a) logo della Camera di Commercio e dicitura “Camera di Commercio di Campobasso“ o analoga; b) unità organizzativa responsabile con l’eventuale indicazione dell’area e del servizio di appartenenza; c) indirizzo completo della Camera di Commercio (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato- ); d) numero di telefono; e) numero di telefax; f) indirizzo di posta elettronica ufficiale (cfr. 2.4.2 “Uso della Posta Elettronica”); g) indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) della casella istituzionale dell’Ente; g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) ; h) numero di protocollo e data di protocollazione (nel caso in cui sia diversa dalla data di redazione del documento);



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j) numero degli allegati; k) numero di collegamento ad una eventuale precedente comunicazione; l) oggetto del documento; m) firma digitale del responsabile del procedimento amministrativo e, qualora ritenute necessarie, anche le firme digi tali del Segretario Generale e/o Dirigente e/o Responsabile P.O.; n) eventuale nome informatico del documento (nome del file). o) copie analogiche dell’originale informatico devono riportare le diciture come ben specificate ai punti 2.1.2

2.3.2 Redazione del documento in partenza: documento informatico

In data 09/09/2009 la CCIAA di Campobasso ha avviata la completa digitalizzazione dei flussi documentali in arrivo / partenza attraverso Legalcycle, una piattaforma informatica per gestire efficacemente la documentazione dell’Ente. Legalcycle, infatti, consente di archiviare elettronicamente i documenti, di gestire in modo logico e razionale il workflow e distribuire in modo efficace le responsabilità; permette, inoltre, di controllare i flussi lavorativi, garantendo l'ottimizzazione dei tempi e la trasparenza delle attività. Il servizio si integra con i sistemi ERP e con i servizi per la conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica (Le-galDoc), la firma digitale (Token USB), la posta elettronica certificata (Legalmail) e il protocollo informatico (Proteus PA). Grazie a LegalCycle si possono gestire tutte le fasi del ciclo di vita di un documento, dalla creazione alla conservazio-ne, eliminando completamente la gestione cartacea. Se la Posta in entrata viene gestita in maniera centralizzata, quella in uscita è completamente gestita dall’ufficio a cui è attribuito il procedimento da cui la stessa scaturisce, in maniera quindi decentralizzata. Una volta firmato, il documento è pronto per la trasmissione che può avvenire in una delle seguenti modalità:

1. Se il documento è informatico, quest’ultimo sarà trasmesso collegandosi sulla casella PEC istituzionale o PEC ufficio;

2. Se il documento è cartaceo, invece, il documento viene affrancato e trasmesso con posta prioritaria, racco-mandata A.R., assicurata, o con modalità raccomandata atti giudiziari

Dopo la spedizione il documento digitale firmato digitalmente (originale) verrà fascicolato ed archiviato elettronica-mente da ciascuna unità responsabile della procedura nell’apposito archivio digitale di Legalcycle.

2.3.4 Spedizione via Voice Over IP del documento informatico

La Camera di Commercio di Campobasso ha ritenuto opportuno adottare il sistema VOIP - Voice Over IP - che utiliz-za la rete internet, a costi ridotti, anziché la rete telefonica tradizionale, per effettuare le chiamate e grazie alla tecno-logia Wireless, coinvolge tutte le sedi delle strutture camerali. Inoltre, con la tecnologia VOIP è possibile utilizzare il PC anche in modalità fax con invio e ricezione di documenti.



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2.3.5 Uso della posta elettronica certificata integrata con il protocollo generale

1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi, codificati in formato XML, conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni o integrazioni.

2. Il rispetto degli standard di protocollazione, di controllo dei medesimi e di scambio dei messaggi garantisce l’interoperabilità dei sistemi di protocollo. Tale interoperabilità realizza il “trattamento” automatico delle informa-zioni contenute nei messaggi ricevuti allo scopo di automatizzare le attività ed i processi amministrativi conseguen-ti”.

3. Lo strumento che realizza lo scambio documentale tra AOO (ed eventualmente anche all’interno della stessa AOO) è la posta elettronica certificata.

4. Nello scambio interno di messaggi inviati alla casella dell’ufficio di protocollo per la protocollazione in uscita, il mittente deve riportare nel messaggio alcune informazioni archivistiche all’interno della segnatura informatica per facilitare il trattamento automatico dei documenti da parte del ricevente.

5. L’utilizzo di tale strumento permette di: a. firmare elettronicamente il messaggio, b. conoscere in modo inequivocabile la data e l’ora di trasmissione, c. garantire l’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario, d. interoperare e cooperare applicativamente con altre AOO appartenenti alla stessa e ad altre Amministrazioni.

6. Gli automatismi di cui sopra consentono, in prima istanza, la generazione e l’invio in automatico di ”messaggi di ritorno” costituiti da un messaggio di posta elettronica generato dal sistema di protocollazione della AOO ricevente in risposta al verificarsi di determinati eventi. Ciascun messaggio di ritorno è riferito ad un solo messaggio proto-collato.

7. I messaggi di ritorno, classificati in : a. conferma di ricezione, b. notifica di eccezione, c. aggiornamento di conferma,

sono scambiati in base allo stesso standard SMTP previsto per i messaggi di posta elettronica protocollati in uscita da una AOO e sono codificati secondo lo stesso standard MIME.

8. Il servizio di posta certificata è strettamente correlato all’Indice della PA, poiché in esso sono pubblicati gli indiriz-zi di posta certificata istituzionali associati alle AOO.

9. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.

10. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni correnti sono opponibili ai terzi.

11. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

2.3.6 Documenti in arrivo

Essi possono essere o documenti analogici o files pervenuti via posta elettronica ufficiale e posta elettronica certificata o via Voice Over IP. La Camera di Commercio di Campobasso si riserva di prendere visione di tutti i documenti informatici che l’attuale dotazione tecnologica le permette di leggere e decodificare. (Rif. Allegato 14) Il responsabile del protocollo informatico con l’addetto alla protocollazione gestiscono tutta la posta elettronica in arri-vo, inclusa quella pervenuta alla casella istituzionale della posta elettronica certificata che va gestita attraverso la pro-cedura informatizzata del protocollo informatico PRODIGI.



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Per ciò che concerne i termini di trasmissione delle domande e delle comunicazioni si stabilisce che si computano a decorrere dalla data di registrazione nel sistema informatico. Nel caso di trasmissione telematica al di fuori degli orari di sportello, le domande e le comunicazioni vengono acquisite il primo giorno feriale utile successivo e la data di presentazione è attribuita con riferimento a tale giorno. Si fa eccezione per le pratiche che vengono spedite in via te-lematica di venerdì e sabato, la decorrenza, solo in questi casi, deve essere fissata dal giorno e l’orario di spedizione dalla pec di provenienza. Le caselle Pec Ufficio vengono gestite dal singolo responsabile di procedura che deve assicurare di controllare la posta in arrivo nell’apposita casella di posta che risiede nell’area comunicazioni della procedura di Legalcycle e se il docu-mento in arrivo è oggetto di protocollazione lo deve inoltrare a pec istituzionale dell’Ente.

2.3.7 Documenti interni

Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) affe-renti alla medesima Area Organizzativa Omogenea (AOO). Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo (comunicazioni interne): I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti e brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici. Di norma la loro circolazione avviene all’ufficio destinatario o al personale tutto attraverso comunicazione e-lettronica.

b) documenti di preminente carattere giuridico – probatorio:

1. I documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio sono quelli redatti dal personale camerale, come diretta emanazione del Segretario Generale, nell'esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, e qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. Questi documenti vanno protocollati nella sezione “Protocollo Interno”, che segue la cronologia della numerazione del protocollo. La pubblicità di tali atti e, in particolare, degli ordini di servizio e delle comunicazioni, è gestita attraverso la intranet camerale.

2.4 Modalità di spedizione di documenti analogici La trasmissione di documenti analogici viene effettuata usando la modalità cartacea solo dopo aver valutato che essa è indispensabile e unica per poter comunicare con i relativi destinatari. In particolare, quindi, il responsabile del procedimento amministrativo provvede a far recapitare il documento in busta chiusa debitamente indirizzato all’Ufficio Protocollo che, a sua volta, lo affranca e lo spedisce. Tutti i documenti su supporto cartaceo in partenza devono pervenire all’ufficio Protocollo entro le ore 11,00 se neces-sitano di spedizione in giornata, altrimenti la consegna dopo tale orario non garantisce la partenza in giornata del do-cumento consegnata, ma soltanto il giorno successivo.

2.4.1 Uso della posta elettronica (Posta in Entrata)

L’attività di protocollazione in entrata della posta elettronica è accentrata in unico canale di ricezione che è quello del-la casella istituzionale della posta elettronica certificata, linkata con il Registro di Protocollo Informatico, tutto ciò che arriva al di fuori di tale casella come ad esempio tutti i documenti informatici pervenuti nelle caselle di POSTA



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ELETTRONICA ORDINARIA DELL’ENTE, O AGLI INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA ORDINARIA DEL PERSONALE, O ALLE PEC UFFICIO, (vedasi 2.3.7) per i quali è necessaria la protocollazione, devono es-sere trasmessi alla casella di posta istituzionale della Camera di Commercio. Questi documenti verranno protocollati ed assegnati per competenza ai relativi responsabili da parte del personale dell’Ufficio Protocollo. La posta ricevuta da sistemi di protocollo informatico presenti nella sezione “ricevuti” sono documenti che devono es-sere protocollati perché provenienti da sistemi di protocollo informatico ( documenti interoperabili). Ad esclusione dei precedenti messaggi, il servizio protocollo valuta la necessità di protocollare la documentazione ri-cevuta in base alla valenza formale dei messaggi ricevuti ( rif. sez. 2.3.). Gli indirizzi di posta elettronica pec e la casella di posta elettronica certificata sono i seguenti:

• POSTA ISTITUZIONALE ([email protected]): indirizzo di posta elettronica certificata. La trasmissione del documento informatico mediante l’utilizzo della PEC equivale a tutti gli effetti di legge (art. 48 del d.lgs. 82/2005), alla notificazione attraverso la raccomandata con ricevuta di ritorno. L’ora e la da-ta di trasmissione e ricezione di un documento informatico inviato attraverso la posta istituzionale sono oppo-nibili ai terzi se conformi alle disposizioni del DPR. 68/2005 ed alle relative regole tecniche.

• CASELLE PEC UFFICIO: La Camera di Commercio di Campobasso ha dotato ciascuna U.O. di una casel-la di posta certificata per facilitare la spedizione di alcune tipologie di documenti attraverso la piattaforma di legalcycle.

Gli indirizzi di posta elettronica pec e la casella di posta elettronica certificata sono i seguenti:

• POSTA ISTITUZIONALE ([email protected]) • CASELLE DI PEC UFFICIO ATTIVATE PRESSO LA CCIAA DI CAMPOBASSO:

UFFICI INDIRIZZI DI PEC UFFICIO DIRITTO ANNUALE [email protected] REGISTRO IMPRESE [email protected]

PROMOZIONE E SERVIZIO REALE ALLE IMPRESE

[email protected]

SEGRETERIA AA.GG. ED ORGANI COLLEGIALI

[email protected]

REGOLAZIONE DEL MERCATO [email protected] UFFICIO APPALTI [email protected] UFFICIO GESTIONE RISORSE [email protected] UFFICIO DEL PERSONALE [email protected]

mailto:[email protected]










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2.4.2 Uso della posta elettronica (Posta in Uscita)

Vedi paragrafi 2.3.1 e seguenti

2.4.3 Registro di protocollo riservato

A far data dal 2 maggio 2005 il Registro Riservato è abrogato. Qualsiasi tipo di comunicazione riservata (es. comuni-cazioni tra Segretario generale, Presidente, membri di Giunta o di Consiglio camerale ed altri, aventi una particolare rilevanza politica o dalla cui contestuale pubblicità possono sorgere pregiudizi, certificati sullo stato di salute e altra documentazione generica ritenuta riservata) è gestita tramite il protocollo generale, utilizzando l’apposita funzione in-formatica di “RISERVATO” (“R”). In particolare, per quanto riguarda i documenti attinenti lo stato di salute del personale dipendente (certificati medici, visite fiscali e referti fiscali), la responsabilità della gestione del flusso e del procedimento di protocollazione è di competenza della U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale. Per tali documenti, si procede in modo diverso a seconda della tipologia dell’atto. Per i certificati medici, qualora il documento è in formato analogico, lo stesso deve essere presentato all’Ufficio che procederà a protocollarlo e scandirlo in modalità “RISERVATO” ai sensi della vi-gente normativa (D.Lgs.n. 196/2003). Qualora, invece, il certificato medico è in formato digitale, il dipendente non è più tenuto alla consegna dello stesso al datore di lavoro in quanto la trasmissione avviene on line a cura del proprio medico curante tramite l’INPS. La U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale, abilitata in via esclusiva alla consultazione dell’apposita se-zione del portale dell’INPS, procederà all’acquisizione del certificato ed alla successiva protocollazione con modalità “RISERVATO”. Per quanto riguarda le visite fiscali, la procedura, ormai completamente informatizzata, viene gestita dalla U.O. Ge-stione Giuridica ed economica del personale, abilitato in via esclusiva all’accesso al sistema di gestione dell’ASREM. Infatti, l’Ufficio provvede alle richieste di visite fiscali sul portale dell’ASREM protocollando l’esito della richiesta con modalità “RISERVATO”. La stessa procedura viene applicata per l’acquisizione dei relativi referti. La visibilità della documentazione gestita in modalità “RISERVATO” in entrata e in uscita è limitata al solo assegna-tario o mittente sia per competenza che per conoscenza della stessa. L’abilitazione alla funzione di gestione del protocollo riservato è limitata ad alcune unità di personale assegnate alla “U.O. Affari generali, Affari legali, Archivio e protocollo informatico, servizi ausiliari” ed alla “U.O. Gestione Giuri-dica ed economica del personale”.

2.5 Individuazione dei supporti utilizzati

Presso l’ufficio protocollo centrale è attivata la riproduzione ottica dei documenti in arrivo su supporto analogico a fini esclusivamente gestionali e non con finalità sostitutive dell’originale. In attesa di nuove e specifiche direttive dettate dal Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione. In riferimento all’individuazione dei supporti utilizzati si rimanda al Manuale della conservazione in allegato 13 ( Ma-nuale della conservazione).



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Sezione III La descrizione dei flussi documentali

3.1 Procedure per la ricezione in Entrata dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione)

Il Servizio Protocollo ha competenza esclusiva riguardo le operazioni di registratura del documento in arrivo, sia nel formato analogico, sia nel formato informatico. (v. Allegato 14) alla quale si rinvia.

3.1.2 Registrazione di un documento in arrivo

La registrazione del documento in arrivo avviene attraverso l’assegnazione dei seguenti elementi: a) data di registrazione b) numero di protocollo c) mittente d) oggetto e) numero e descrizione degli eventuali allegati f) data e numero del protocollo del documento in arrivo (se disponibili) g) assegnazione alla UOR di competenza h) acquisizione ottica tramite scanner del documento analogico.

3.1.5 Rilascio di ricevute

Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rila-scio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio protocollo è autorizzato, una volta protocollato ed acquisi-to il documento, a rilasciare direttamente la ricevuta tratta dal Registro di Protocollo Informatico. 3.1.7 Lettere anonime Dal momento che una delle funzioni più importanti del registro di protocollo è essenzialmente quella di attestare che un determinato documento è pervenuto presso l’ente, le lettere anonime vengono protocollate per testimoniarne l’arrivo, indicando “Anonimo” nel campo del mittente e contrassegnando l’oggetto come “Riservato”. L’unico requisi-to che deve essere verificato è che l’ente sia identificato univocamente come destinatario della corrispondenza.

3.2 Procedure per la formazione e spedizione di documenti analogici in partenza e in arrivo

La Posta in entrata viene gestita in maniera centralizzata, sia quella analogica che quella informatica. La posta in usci-ta è gestita dall’ufficio a cui è attribuito il procedimento da cui la stessa scaturisce, in maniera quindi decentralizzata.



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Ciascun utente, dopo aver creato il documento in formato digitale, procede alla protocollazione e provvede all’acquisizione della firma digitale in base alle competenze; mentre per la spedizione deve valutare il mezzo più op-portuno (vedasi par.2.3.2).

POSTA CARTACEA IN PARTENZA – ITER SPEDIZIONE Se il documento deve essere spedito in formato analogico, ciascuna unità operativa dispone il documento analogico per la spedizione compilando la busta con l’indirizzo del destinatario stampato al computer e in seguito viene consegnato all’Ufficio Protocollo. I documenti analogici, spediti con il mezzo del corriere delle poste, sono le seguenti tipologie:

• Atti giudiziari (quando il destinatario è privo di pec che riceve correttamente) • Assicurate per i Marchi e Brevetti (obbligo da parte del Ministero competente) • Raccomandate A.R. (quando il destinatario è privo di pec che riceve correttamente) • Posta prioritaria (quando il destinatario è privo di mezzi telematici di ricezione)

Una volta ricevuto il documento, l’unità operativa addetta al protocollo procede a:

• Pesare la busta per verificarne il peso • Verificare il costo in base al tariffario rilasciato dalle poste • Apporre la relativa etichetta a codice a barre date in dotazione dall’Ufficio Postale • Si registrano i dati del nominativo, tipologia di invio ed importo costo di spedizione

sul relativo prospetto excel appositamente impostato • Si predispone tutta la posta in partenza con il foglio riepilogativo del prospetto excel • Ritiro della posta da parte del servizio di pick-up personale delle Poste Italiane

La posta analogica in entrata viene consegnata dal personale del servizio Pick-up delle Poste Italiane al personale ausi-liario, i quali provvedono a recapitarla all’Ufficio Protocollo.

3.2.1 Spedizione plurima di documenti cartacei

È consentito attribuire un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel caso di molteplici desti-natari, acquisendo con mezzi informatici la lista dei destinatari che dovrà quindi comparire tra gli allegati del docu-mento. Nel caso di spedizione massiva, gli uffici interessati devono consultare preventivamente, per ragioni di economicità, l’ufficio Provveditorato e ricevere approvazione dal Segretario Generale. Solo dopo avere avuto parere positivo da en-trambi, i responsabili dovranno accordarsi con l’Ufficio Protocollo affinchè esso possa provvedere ad organizzare il servizio stesso, in conformità a quanto previsto dalla convenzione stipulata con Poste Italiane S.p.A. La scelta del mezzo di trasmissione più opportuno, quando non espressamente indicata dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento amministrativo, in materia di riduzione dei costi ( Dlgs. 2/2009) (cfr. 2.4).



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Sezione IV La registrazione dei documenti nell’applicazione “Prodigi”

Il sistema di Protocollo Informatico è un sistema modulare che si compone di un nucleo base che assolve a funzionalità minime in quanto permette, come previsto dalla normativa in vigore, le operazioni di registratura, le operazioni di se-gnatura nonché le operazioni di classificazione che costituiscono funzioni necessarie e sufficienti per la sua tenuta. Il sistema è inoltre predisposto per essere integrato con funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi do-cumentali, alla conservazione dei documenti ed all’accessibilità alle informazioni.

4.1 Elementi del protocollo

Il protocollo è composto da elementi obbligatori e da elementi gestionali. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio mentre la registra-zione degli elementi gestionali del protocollo è rilevante sul piano organizzativo gestionale. Le funzioni specifiche relative alle singole operatività del sistema di protocollo informatico si rimanda al manuale u-tente presente nel sistema aggiornato all’ultima versione del sistema.

4.1.1 Gli elementi obbligatori del protocollo (Registratura)

Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè quelli rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono: a) il numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma “non modificabile”, costituito

da 15 cifre di cui le prime quattro identificano l’amministrazione e l’area organizzativa, le seconde quattro identi-ficano l’anno in corso e le restanti sette il numero progressivo del documento di riferimento;

b) la data di registrazione assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma “non modificabile”, espressa nel formato anno/mese/giorno con l’anno composto di quattro cifre;

c) il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per i documenti spediti; d) l’oggetto; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto qualora disponibili; f) l’impronta del documento informatico, generata automaticamente dal sistema e registrata in forma “non modifica-

bile”, qualora il documento sia stato inviato per via telematica; la modificabilità degli elementi c) e d) è regola-mentata dall’art. 54 del DPR 445/2000 che la rende possibile solo su apposita abilitazione del responsabile del protocollo informatico ed utilizzando una specifica procedura informatica di memorizzazione dei valori preceden-temente assunti nonché dell’ora e dell’autore della stessa modifica.

4.3 Annullamento di una registrazione di protocollo

È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo con una specifica funzione riservata al responsabile del Protocollo Informatico e che il responsabile può delegare ad alcuni operatori. L’operazione avviene attraverso l’apposizione della dicitura “annullato” con breve stringa esplicativa della motivazione della cancellazione. Per indicare l’annullamento la procedura riporta una dicitura ed un segno in posizione sempre visibile e tale, comun-que, da consentire comunque la lettura di tutte le informazioni precedentemente registrate.



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4.4 Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori

Il sistema di protocollo informatico non consente in alcun modo la modificabilità di numero e data di protocollo. Nell’eventualità di errori nell’inserimento dei dati oggetto, destinatario e/o mittente, in parziale deroga al principio di non modificabilità dei suddetti dati, il sistema ne consente la modifica memorizzando contestualmente all’aggiornamento del dato con i valori corretti, l’errato contenuto precedente, insieme alle informazioni relative alla data, ora ed all’autore della modifica. È consentita la modifica di una informazione registrata in forma non modificabile con una specifica funzione riservata al responsabile del Protocollo Informatico e ad altri funzionari individuati con provvedimento del Segretario Generale.

4.5 Segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a- il numero di protocollo, costituito da sette cifre numeriche; tale numerazione si rinnova ad ogni inizio di anno so-

lare; b- la data di protocollo; c- l’identificazione in forma sintetica della Camera di Commercio in quanto AOO. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contestualmente all’operazione di registrazione di protocollo e può includere il codice identificativo dell’unità organizzativa responsabile (UOR) cui il documento è assegnato o il codice della UOR che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione u-tile o necessaria qualora tali informazioni siano disponibili già dal momento della registrazione di protocollo. L’operazione di segnatura viene eseguita con l’utilizzo di una etichettatrice collegata al sistema informatico. La proce-dura al momento di eseguire la registrazione dei dati nel protocollo chiede conferma all’operatore dell’attivazione au-tomatica del trasferimento dei dati per la segnatura; ogni informazione verrà rilevata dal sistema sui dati precedente-mente inseriti dall’operatore.

4.6 Registro giornaliero

Il Registro giornaliero di protocollo è costituito da tutte le informazioni inserite nell’arco dello stesso giorno con le funzioni di registrazione. La reperibilità e leggibilità di tale registro è possibile attraverso il sistema di protocollo in-formatico o in versione giornaliera oppure per periodi date.



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Sezione V Organizzazione e gestione dell’archivio corrente

(classificazione e fascicolazione)

5.1 Tenuta del sistema di classificazione: procedure di mantenimento e aggiornamento

5.1.1. Titolario di classificazione

Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti. Il titolario di classificazione si suddivide in categorie, le quali si suddividono in classi e sottoclassi. Ogni classe o sottoclasse ha un numero variabile di fascicoli, in relazione agli affari e ai procedimenti amministrativi trattati. Essi vengono numerati progressivamente all’interno della classe o sottoclasse di appartenenza e annotati nel repertorio dei fascicoli.

5.1.2 Aggiornamento del titolario

Il titolario di classificazione delle Camere di Commercio è stato elaborato da un apposito gruppo di lavoro costituito all’interno del Comitato Tecnico Scientifico degli Archivi delle Camere di Commercio che suggerisce alle Camere gli aggiornamenti periodici. La Camera di Commercio di Campobasso ha adottato il titolario con delibera di Giunta n. 134 del 5/12/2003. La Ca-mera di Commercio può apportare integrazioni al suddetto titolario su indicazione del Responsabile del Protocollo In-formatico e degli Archivi. Il titolario di classificazione adottato è contenuto in allegato al presente manuale (vedi Allegato 2).

5.2 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta

Il fascicolo analogico\ informatico è individuato da tre elementi: a) l’anno di apertura (o di istruzione); b) il numero di repertorio, cioè un numero sequenziale all’interno dell’ultimo grado divisionale (ad es. classe o sotto-

classe), da 1 a n con cadenza annuale; c) l’oggetto, cioè una stringa di testo per descrivere compiutamente un affare o un procedimento amministrativo o

più di questi insieme. A questi tre elementi vanno aggiunti i gradi divisionali, cioè la categoria, la classe e la sottoclasse nonché l’unità orga-nizzativa responsabile. L’anno va separato dalla categoria da un trattino ( - ); la categoria va separata dagli altri gradi divisionali da una barret-ta ( / ); gli altri gradi divisionali, invece, vanno separati dal numero del fascicolo da un punto ( . ); l’oggetto del fasci-colo va scritto tra virgolette caporali (« ») (es. 2005 -15/2.1). Ogni fascicolo analogico ha una copertina (detta anche “camicia”), conforme al modello descritto in allegato al presen-te manuale. Il fascicolo informatico ha una copertina digitale, chiamato modello di fascicolo in cui sono riportati i metadati che caratterizzano il fascicolo.



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La revisione del Manuale di gestione ha in sé l’adozione del piano di classificazione e del Massimario di selezione e scarto.

Sulla base di questi due strumenti di gestione è stato elaborato il piano di fascicolazione, che per la sua specifica na-tura tiene conto dell’attuale gestione dell’archivio camerale, ma non si può escludere che, in seguito ad una prima fase sperimentale, possa evolvere in una versione definitiva diversa da quella attuale.

La classificazione d'archivio è una funzione cruciale per la gestione dei sistemi contemporanei. L'introduzione di

tecnologie dell'informazione e della comunicazione non ha affatto diminuito tale centralità. Si tratta di un'attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) di un soggetto produt-tore secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto, con la finalità principale di individuare per ciascun documento la voce finale di appartenenza all’interno di un fascicolo o di una unità archivistica definita. La classificazione, infatti, stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzi-no nello svolgimento dell'attività amministrativa: definisce cioè il rapporto tra i documenti nella fase di creazione dell’archivio, in relazione ai compiti affidati all’ente e alla struttura amministrativa, e alle concrete modalità operative.

Il fascicolo - secondo la definizione tradizionale - è l’insieme ordinato di documenti, riferiti in modo stabile a uno stesso affare/procedimento/processo amministrativo, a una stessa materia, a una stessa tipologia, che si forma sempre nel corso delle attività amministrative del soggetto, allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, tutti i docu-menti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo sono generalmente inseriti documenti diversificati per forma-ti, natura, contenuto giuridico, ecc., anche se non è rara la creazione di fascicoli formati da un insieme di documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc.). Tale unità ha una funzione logica all'interno del sistema documentario. In ambiente tradizionale, ha anche una funzio-ne fisica, poiché serve a tenere insieme fisicamente documenti cartacei che abbiano comuni finalità amministrative.

Nel caso di documenti elettronici, invece, l'unità archivistica ha natura esclusivamente logica, poiché il legame tra i documenti - pur stabile nel tempo - non identifica anche la loro contiguità fisica. Ad esempio, non è indispensabi-le la memorizzazione dei documenti sul medesimo supporto per garantire il mantenimento delle relazioni che si stabi-liscono originariamente tra i documenti. È tuttavia indispensabile che, del tutto indipendentemente dal supporto di memorizzazione utilizzato (cartaceo o informatico), i documenti siano conservati in quanto parti definite di un insie-me.

I fascicoli costituiscono la componente più diffusa degli archivi contemporanei e sono costituiti, in base alle esi-genze di servizio, secondo criteri diversi che sono, tuttavia, stabiliti per ciascuna voce del piano di classificazione al momento della sua elaborazione o del suo aggiornamento. È perciò possibile organizzare fascicoli: per oggetto (materia o nominativo): il fascicolo contiene i documenti relativi a una materia specifica (ad esempio

fascicoli informativi organizzati per settori disciplinari) o a una persona fisica o giuridica (ad esempio, il fascicolo nominativo intestato a una persona a una impresa che abbia periodici rapporti con l’ufficio). In relazione alle fasi di permanenza in archivio corrente, sia i fascicoli per materia sia quelli intestati alla persona possono essere chiu-si periodicamente alla fine di ogni anno solare o avere una durata maggiore, compatibilmente con aspetti di loca-lizzazione e movimentazione fisica. È il caso, ad esempio, dei fascicoli di natura generale, che contengono do-cumenti utili alle attività di indirizzo o di coordinamento e che rispondono a esigenze documentarie di lungo peri-odo anche per le attività correnti dell’ufficio (tipicamente, i fascicoli intestati a “circolari e disposizioni” relative a una determinata materia);

per processo amministrativo o per procedimento: il fascicolo si costituisce mediante l’inclusione di tutti i do-cumenti (ricevuti, spediti, interni)relativi a un processo o a una specifica attività, che può coincidere con la ge-stione di un vero e proprio procedimento amministrativo. Il rapporto tra fascicolo per affare e procedimento am-ministrativo non è sempre biunivoco: esistono fascicoli che contengono documenti relativi a più procedimenti amministrativi identificati ai sensi della legge. 241/1990, così come esistono procedimenti che dal punto di vista documentario danno vita a più fascicoli;

per tipologia di forma del documento: è l’insieme ordinato di documenti sciolti, cioè non rilegati, raggruppati in base alla loro tipologia o forma e costituiti secondo criteri predefiniti che ne prevedono la chiusura periodica (tri-mestrale, annuale, ecc.) a fini di gestione, ma anche di razionale recupero e conservazione. (ad esempio, disposi-zioni di servizio, relazioni mensili, deliberazioni, ecc.).



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Oltre ai fascicoli, gli archivi sono formati da registri, generati dalla registrazione in sequenza (secondo criteri

predefiniti, tendenzialmente cronologici) su un'unica entità documentaria di una pluralità di atti giuridici (registri di protocollo, libri mastri e altri registri contabili, ecc.). In ambiente cartaceo i registri costituiscono un documento singo-lo formato di fogli rilegati e sono generalmente ordinati in archivio per tipologia di forma (libri giornali, libri mastri, registri IVA, ecc.). In ambiente digitale i registri assumono spesso la forma di base di dati o di un insieme di basi di dati, per le quali è spesso alquanto controversa la definizione stessa di documento.

Qualunque sia la tipologia delle aggregazioni e qualunque sia la forma e il supporto del documento (elettro-nico, cartaceo, ecc.), i documenti devono essere sempre associati a una o più voci del piano di classificazione del sog-getto produttore e a uno o più fascicoli. I sistemi di classificazione e fascicolazione costituiscono quindi lo strumento principale per identificare la posizione logica che il documento ha all'interno del sistema documentario 1. Il piano di fascicolazione è strutturato per Aree di competenza ( come da Organigramma camerale) prevede le seguenti informazioni:

• indice di classificazione • numero di repertorio e data creazione del fascicolo (assegnato in automatico dal sistema); data chiusura (inse-

rito manualmente dal responsabile del procedimento) • ufficio \ u.o.\ servizio (intestatario della pratica) • responsabile del procedimento • tipologia di fascicolo in base alla finalità dell’aggregazione (secondo i criteri di: oggetto/ soggetto, tipologia

documentaria, procedimento/attività) • altre base dati che contengono documenti in condivisione • tempi di conservazione (rif. massimario di selezione e scarto: a = periodo di conservazione espresso in anni; b

= conservazione illimitata) • oggetto fascicolo (titolo del fascicolo assegnato dal responsabile del procedimento) • modello fascicolo (metadati legati all'attività camerale) • contenuto del fascicolo (indicazione di massima dei documenti da inserire) • oggetto sottofascicolo (titolo del sottofascicolo assegnato dal responsabile del procedimento) • campi del modello di sottofascicolo (metadati legati all'attività camerale) • contenuto del sottofascicolo (indicazione di massima dei documenti da inserire) • riferimenti normativi

5.3 Definizione degli strumenti di reperimento (mezzi di corredo)

Gli strumenti per descrivere un archivio (o un fondo o una serie o comunque delle unità archivistiche), a seconda del grado di analisi e dello scopo per il quale vengono approntati, possono essere un inventario, repertorio, elenco di con-sistenza, elenco di versamento, indice, rubrica, ecc. Tutti gli strumenti di corredo sopracitati devono necessariamente seguire le stesse regole che hanno portato alla defini-zione della struttura e dei campi del titolario di classificazione. Lo strumento di reperimento più importante è il repertorio dei fascicoli, cioè l’elenco ordinato e aggiornato dei fascico-li istruiti all’interno di ciascuna classe o sottoclasse e riportante tutti i dati del fascicolo.

1 Per tutto si rimanda alle linee guida del gruppo di lavoro costituito presso la Scuola superiore della pubblica ammini-strazione.



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5.3.1 Il repertorio dei fascicoli analogici e informatici

L’indice di classificazione di un fascicolo è costituito dai seguenti elementi: a) anno di apertura b) classificazione completa (categoria, classe ed eventuale sottoclasse); c) numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni). Il repertorio dei fascicoli è invece costituito dall’indice di classificazione, al quale vanno aggiunti i seguenti elementi: a) anno di chiusura; b) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.); c) annotazione dello status relativo all’età: corrente, versato all’archivio di deposito, …; d) annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto. Il repertorio dei fascicoli analogici è un registro annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre (v. allegato 7).

5.3.2 L’archivio unico cartaceo

L’archivio unico cartaceo è stato creato e sistemato presso l’Ufficio Protocollo al fine di trattenere il numero maggiore di documenti cartacei senza necessità di collocazione successiva presso gli uffici competenti, i quali risultano destina-tari esclusivamente in via telematica del flusso documentale di competenza. Negli ultimi tempi la mole di documenti cartacei è diminuita a livello esponenziale, quindi la funzione dell’archivio unico cartaceo consiste essenzialmente nella conservazione stabile della documentazione cartacea che non è indispen-sabile per procedere alla lavorazione della procedura interessata. La documentazione in questione è la seguente suddivisa per d’Ufficio:

• Diritto annuale : richieste di sgravio, annullamento cartelle, corrispondenza con Equitalia, domanda di rimborso • Registro imprese: richieste di certificati e tutta la corrispondenza con Enti vari che non viene archiviata nei

fascicoli individuali delle ditte iscritte. • Servizio reale alle imprese: tutto tranne i modelli DURC • Statistica: tutto ad eccezione dei moduli da rispedire ai vari Enti di competenza • Contabilità e bilanci: corrispondenza e bilanci delle Società partecipate • Segreteria AA.GG. e Organi Collegiali: corrispondenza varia, firme autorizzate da Enti vari, rinnovo Organi

collegiali altre Camere



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Sezione VI Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi

(archivio di deposito)

6.1 Versamento dei fascicoli

Periodicamente - di norma una volta all’anno - e secondo un apposito piano di versamento stabilito dal massimario di selezione, ogni ufficio deve conferire al responsabile del protocollo informatico i fascicoli relativi ad affari e a proce-dimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente. (cfr. 7.1) Ricevuti i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio, il responsabile del protocollo informatico predispone un elenco di consistenza e dispone il trasferimento del materiale nell’archivio di deposito. Ciascun fascicolo si compone dei documenti già epurati della copia informale. Tale operazione è a carico dell’ufficio di provenienza. I fascicoli personali vanno versati dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo alla data di cessazione dal servizio del dipendente. Le serie delle delibere e delle determinazioni sono gestite in formato digitale nella procedura di Legalworkact che rag-gruppa tutte le funzioni dalla creazione della proposta alla pubblicazione vera e propria del provvedimento.

6.2. Movimentazione dei fascicoli

L’affidamento temporaneo di un fascicolo ad una unità organizzativa responsabile o a personale autorizzato deve av-venire per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. L’affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, vistata dal responsabile del servizio Archivio in dupli-ce esemplare, contenente i motivi e la firma del richiedente. Un esemplare della richiesta viene conservata all’interno del medesimo fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupa-ta dal fascicolo in archivio. Il responsabile del Servizio archivio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata. Non è consentita l’estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in ordine di sedimentazione rispettando il vincolo archivistico, cioè l’appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità archivistica (fascicolo, sottofascicolo, inserto, etc.).

6.3 Definizione delle responsabilità delle unità organizzative

Il responsabile del procedimento amministrativo è tenuto a conferire al responsabile del protocollo informatico i fasci-coli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non piú necessari ad una trattazione corren-te, secondo la periodicità indicata nella sezione 6.1.



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Sezione VII Selezione dei documenti

7.1 Modalità per la selezione dei documenti

La selezione è l’operazione con la quale vengono individuate le unità archivistiche da destinare alla conservazione permanente o da avviare allo scarto. Tenuto conto di quanto previsto dal DPR n. 445/2000 E NUOVO CODICE DEI BENI circa la responsabilità della te-nuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, è stata rinnovata la Commissione per la selezione dei documenti finalizzati alla conservazione o allo scarto con determinazione n.122 del 02/09/2014 (vedasi allegato 17) La Commissione verrà integrata da alcuni membri aggiuntivi, a secondo del settore di appartenenza ed in relazione alle specifiche operazioni previste sulle unità archivistiche da destinare alla conservazione permanente o da avviare allo scarto. Tale Commissione di lavoro deve predisporre un elenco di documenti di cui proporre lo scarto. Tale elenco deve essere approvato dal Segretario Generale e, successivamente, deve essere inviato alla Soprintendenza archivistica per l’autorizzazione. Una volta ricevuta l’autorizzazione, i documenti possono essere distrutti. La selezione deve comunque essere effettuata prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata dell’archivio sto-rico. Per effettuare la selezione si utilizza il Massimario di selezione per la conservazione o scarto dei documenti camerali, di cui all’ allegato n. 3 che la Camera di Commercio di Campobasso ha adottato con deliberazione di Giunta n. 134 del 5/12/2003.



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Sezione VIII Conservazione dei documenti informatici

8.1 Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti

La Camera di Commercio di Campobasso sta attualmente sperimentando diverse procedure per la produzione e archi-viazione di documenti informatici. Ma al di là delle procedure operative stabilite per l’applicazione di protocollo Pro-digi e per la gestione dell’invio delle pratiche telematiche al Registro imprese non sono ancora stati definiti standard per la formazione di documenti digitali e per la loro stabile conservazione (rif. Allegato 13 – Manuale della conserva-zione) Non appena questi saranno identificati e adottati formalmente, in questo capitolo sarà definito il modello organizzativo di conservazione dei documenti informatici, nonché la descrizione delle funzionalità di registrazione dei metadati e della migrazione su altri supporti, assieme alle modalità per la definizione dei supporti di conservazione.

8.2 Procedure per il versamento dei documenti nella sezione separata d’archivio DEPOSITO/ STORICO

I documenti analogici selezionati per la conservazione permanente sono versati, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, nella sezione separata d’archivio secondo le norme in materia archivistica in vigore. Prima di tale versamento, è necessario effettuare le operazioni di selezione. Il responsabile del servizio, ricevuti i documenti, provvede a redigerne l’inventario e gli altri mezzi di corredo ritenuti necessari, attivando forme di tutela e valorizzazione del patrimonio documentario camerale.



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Sezione IX Sicurezza del sistema di Protocollo Informatico e dei Documenti Informatici

9.1 Piano di Sicurezza del sistema di Protocollo Informatico

L’accesso al sistema di Protocollo informatico e Gestione Documentale Integrata ( Legalcycle )avviene in seguito al riconoscimento e autenticazione di userid e password, oppure tramite certificato digitale. L’operazione di autenticazio-ne avviene in tempo reale grazie al confronto con un archivio residente presso Infocamere di Padova dove vengono de-finiti gli utenti che hanno possibilità di accesso al Protocollo Informatico nonché le abilitazioni alle singole funzionali-tà dell’applicazione. Una volta che il sistema ha riconosciuto l’utente, viene effettuato un ulteriore controllo di univocità di accesso: non sono infatti consentiti accessi contemporanei per uno stesso utente. Verificata questa ulteriore fase, l’applicazione con-sente la fruibilità delle funzioni definite per il singolo utente e sul proprio ruolo. I rischi ai quali è esposta la Camera di Commercio richiede uno specifico intervento che va oltre i confini di un Ma-nuale di gestione. Per tale ragione in questo capitolo ci si limita a fornire una sintesi del controllo accessi e sulle abili-tazioni per il Protocollo Informatico.

9. 3 Piano di sicurezza del documento informatico

Ai sensi del DPCM 13 gennaio 2004 (che ha sostituito il decreto 8 febbraio 1999) e secondo le indicazioni del CNIPA in merito alla interoperabilità fra certificatori di firma digitale, possono essere accettati documenti informatici sotto-scritti con firma digitale (rif. Allegato 8). Verificata l’autenticità della sottoscrizione, il documento viene archiviato e relazionato ai dati di protocollo attraverso una chiave detta “impronta del documento”, ovvero una sequenza di bit di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione di un particolare algoritmo detto funzione di hash ( si vedano le definizioni di cui all’art. 1 lett. d) e e) del DPCM 13 gennaio 2004), che definisce la corrispondenza biunivoca fra dati di registrazione e documento associa-to; l’impronta dunque salvaguarda da eventuali sostituzioni o manipolazioni del file archiviato.

9. 4 Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza

Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico per effettuare le registra-zioni di protocollo, ogni evento deve essere registrato su uno o più supporti alternativi (Registri di Emergenza). Su questi registri devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripri-stino delle funzionalità del sistema. Nell’ipotesi in cui l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si dovesse protrarre per un periodo superiore alle ventiquattro ore, deve essere rilasciata, da parte del responsabile di protocollo, specifica autorizzazione per l’uso del Registro di Emergenza. Il periodo massimo di autorizzazione all’utilizzo del registro di emergenza è pari ad una settimana ed in ogni caso devono essere riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione nel registro stesso. Per ogni giornata in cui viene usato il registro di emergenza, è riportato sul registro stesso il numero totale di operazio-ni registrate. La numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo all’ultimo registrato prima dell’interruzione. L’InfoCamere doterà la Camera di Commercio di Campobasso di una procedura informatizzata per la gestione del re-gistro d’emergenza. In particolare la procedura fornirà tutte le funzioni per gestire il nucleo minimo di protocollo, oltre alle funzioni legate alla stampa della segnatura e alla acquisizione dei documenti sia via scanner che file system.



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Nel protocollo informatico saranno riportati tutti i dati trascritti nel registro di emergenza: ad ogni protocollo del regi-stro sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, secondo la numerazione progressiva del protocollo informatico, ed a questo sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.

Sezione Interoperabilità: descrizione dei livelli di attivazione delle funzioni di interoperabilità

Il sistema informatico di gestione protocollo “Prodigi” e il sistema di gestione documentale integrata Legalcycle sono predisposti per consentire l’interoperabilità tra la Camera di Commercio, le altre amministrazioni e l’utente cittadino. La Circolare AIPA del 7 maggio 2001 AIPA/CR/28 e il decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 recepisce le indicazioni presenti nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa in materia trasmissione di documenti in formato elet-tronico fra pubbliche amministrazioni, e fornisce le regole tecniche per l’interoperabilità dei sistemi di protocollo, os-sia per il “trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un si-stema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare altresì le attività ed i processi amministrativi conseguenti” Precedentemente alla circolare citata, il DPCM 31 ottobre 2000 n.272 ha stabilito le modalità comuni di comunicazio-ne fra le pubbliche amministrazioni atte a consentire una corretta trasmissione di documenti elettronici. Tale decreto ha anche stabilito che lo strumento con cui effettuare la trasmissione telematica dei documenti è la posta elettronica ba-sata su SMTP/MIME. Inoltre, per facilitare le operazioni di trasmissione dei documenti informatici, il decreto ha isti-tuito l’indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, gestito tramite un sistema in-formatico, accessibile mediante un sito internet, e compatibile con il protocollo LDAP. Ogni amministrazione, che in-tenda trasmettere documenti in formato elettronico, deve registrarsi presso l’indice, fornendo le seguenti informazioni:

• denominazione dell’amministrazione; • codice identificativo; • indirizzo della sede principale; • elenco delle proprie AOO.

A loro volta, le AOO di un’amministrazione registrata devono rendere disponibili, nell’indice le seguenti informazioni:

• denominazione; • codice identificativo; • casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti; • nominativo del responsabile del servizio di tenuta del protocollo informatico; • data di istituzione; • eventuale data di soppressione; • elenco degli uffici afferenti alla AOO.

Lo scambio di documenti in formato elettronico fra pubbliche amministrazioni deve avvenire utilizzando la casella di posta elettronica dell’AOO destinataria del messaggio e deve corrispondere ad un’operazione di registrazione di proto-collo, che può riguardare sia il corpo del messaggio che gli eventuali file ad esso allegati. Le informazioni relative alla segnatura di protocollo dei documenti trasmessi devono essere codificate dall’amministrazione mittente in formato XML, secondo la DTD (Document Type Definition) stabilita nella circolare AIPA sopraccitata, e devono essere inserite in una body part(2) del messaggio di posta denominata Segnatura.xml. Le informazioni da includere nella segnatura di protocollo del messaggio sono, al minimo: 2 Secondo lo standard MIME un messaggio di posta elettronica è composto da diverse parti (body part) identificate, all’interno della struttura del messaggio stesso, da un nome univoco.



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• oggetto; • mittente; • destinatari

L’amministrazione destinataria protocolla il messaggio ricevuto, utilizzando per la registrazione le informazioni conte-nute nella segnatura informatica. Accanto ai messaggi di posta elettronica protocollati in ingresso ed in uscita dalle amministrazioni riceventi e mittenti, la normativa ha identificato un’altra tipologia di messaggi, detti messaggi di ritorno. Tali messaggi, codificati secon-do lo stesso standard MIME e scambiati attraverso SMTP, hanno lo scopo di comunicare eventi ed informazioni alle diverse AOO coinvolte. I messaggi di ritorno si dividono in:

• messaggi di conferma di ricezione; • messaggi di notifica di eccezione; • messaggi di aggiornamento di conferma; • messaggi di annullamento di protocollazione.

Rimandando alla circolare AIPA del 7 maggio 2001 per la descrizione di dettaglio dei messaggi di ritorno, si sottolinea che il loro uso è particolarmente interessante per quelle amministrazioni che si doteranno di un servizio di posta elet-tronica certificata. Presso la CCIAA di Campobasso si sta valutando la pianificazione temporale di attivazione dell’interoperabilità. Rispetto alla posta certificata, si possono evidenziare tre modalità di interazione:

o Scambio di messaggi e di allegati ordinari tra individui Secondo questa modalità minimale un cittadino è in grado di inviare per posta elettronica ciò che presenterebbe altri-menti ad uno sportello (ad esempio un modulo compilato e firmato), con la garanzia che il relativo procedimento potrà venire avviato in modo del tutto analogo. L’impiegato che riceve la domanda o la documentazione dovrà naturalmente inserire manualmente nei sistemi informatici del dominio destinatario tutte le informazioni richieste dal procedimento.

o Scambio di messaggi e di allegati strutturati in XML tra un individuo e un sistema in-formatico

Questa modalità fa riferimento al caso in cui un individuo ricorra ai servizi a valore aggiunto erogati da un portale per inviare documenti strutturati (ad esempio moduli compilati). Il dominio destinatario è in grado di elaborare automati-camente la richiesta instradandola al sistema informatico interessato e realizzando così una forma blanda di integrazio-ne applicativa tra portale e dominio dell’amministrazione. Un caso particolare di integrazione è quella con il sistema di protocollo informatico, che potrebbe ad esempio restituire al cittadino, per mezzo dello stesso canale di posta certifica-ta ed in modo automatico, le informazioni riguardanti lo stato del procedimento.

Scambio di messaggi e di allegati strutturati in XML tra sistemi informatici Questa modalità più avanzata è in verità del tutto analoga a quella che ha ispirato le modalità di integrazione applicati-va basate sul protocollo SMTP e sulla busta di e-government, già descritte nelle linee guida sulla cooperazione appli-cativa.



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Sezione XI Accesso e protezione dei dati: consultabilità dei documenti e protezione dei dati personali.

11.1 Diritto di accesso e visibilità dei protocolli

Nel rispetto dei dettati di cui al capo V art. 22 della legge 7 agosto 1990 n. 241 di seguito riportati

Art. 22, c. 2. L'accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell'attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l'imparzialità e la trasparenza, ed attiene ai livelli essenziali delle prestazioni concernenti i diritti civili e sociali che devono essere ga-rantiti su tutto il territorio nazionale ai sensi dell'articolo 117, secondo comma, lettera m), della Costituzione. Resta ferma la potestà delle regioni e degli enti locali, nell'ambito delle rispettive competenze, di garantire livelli ulteriori di tutela.

Art. 22, c. 1 lett. d). È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, foto-cinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa Nel rispetto delle disposizioni di cui al d.lgs 196 del 30 giugno 2003 n° 196 tutte le informazioni del protocollo infor-matico verranno utilizzate nell’esercizio e per lo svolgimento delle proprie attività. Ciascun utente del protocollo informatico avrà pertanto accesso ai dati nell’esercizio delle proprie funzioni e sulla base delle proprie competenze. Vengono pertanto definiti i seguenti livelli di accesso: • nel caso di registrazione di protocolli in entrata, il cui procedimento è di competenza dell’ufficio protocollo, a-

vranno accesso ai dati tutti i componenti dell’ufficio protocollo. Lo stesso ufficio, sulla base delle segnalazioni apposte dal segretario generale o da un suo delegato, assegnerà tale documento al responsabile del procedimento amministrativo oggetto del documento. Il responsabile del procedimento, o un suo delegato, avrà pertanto visibili-tà e accesso al documento stesso.

• Tutti i responsabili dei procedimenti amministrativi, o eventuali loro delegati, abilitati alla protocollazione in usci-ta e nell’esercizio delle proprie funzioni dovranno registrare i dati di protocollo dei documenti di propria compe-tenza. L’accesso ai dati dei protocolli in oggetto sarà consentita a tutti i componenti dell’ufficio nonché a eventuali assegnatari interni all’amministrazione qualora interessati al procedimento in oggetto.



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Sezione XII

Disposizioni finali

12.1 Modalità di adozione iniziale e degli aggiornamenti al manuale

Il Segretario Generale adotta con proprio provvedimento il Manuale di Gestione e le successive modifiche dello stesso e degli allegati.

12.2 Modalità di comunicazione del manuale

Il provvedimento adottato dal Segretario Generale adempie all’obbligo di comunicazione del Manuale stesso mediante la pubblicazione all’Albo della CCIAA sul sito internet.

12.3 Modalità di aggiornamento del manuale

Qualora necessario, il Responsabile del Protocollo Informatico propone aggiornamenti al Manuale di Gestione. Gli ag-giornamenti possono riguardare anche solo una sezione o allegato del Manuale. Gli aggiornamenti sono previsti nei seguenti casi:

1. revisione del Titolario di classificazione; 2. revisione del Massimario di selezione; 3. variazioni sostanziali alle procedure informatiche; 4. modificazione degli assetti organizzativi della Camera di Commercio; 5. integrazione dei procedimenti amministrativi.

12.4 Entrata in vigore

All’atto dell’adozione del manuale di gestione, determinato dal S.G., è contestualmente pubblicizzato all’Albo came-rale online.

12.5 Ulteriori riferimenti

Per quanto non espressamente previsto dal presente manuale, si fa riferimento alla normativa vigente in materia, adot-tando comportamenti ispirati al principio del buon andamento dell’attività amministrativa.

a) proporre o redigere progetti speciali tendenti alla valorizzazione dei documenti della Camera di Commercio, alla conservazione, alla sicurezza dei locali di deposito e a quant’altro possa migliorare l’attività istituzionale inerente agli archivi;

b) proporre iniziative di formazione e aggiornamento professionale.

Allegato: Funzionigramma

Segretario Generale

U.O. Programmazione, progettazione e sviluppo organizzativo

U.O.C. Staff di gestione

1. Coordinamento attività di programmazione e progettazione dell’Ente, anche in riferimento ai fondi di perequazione

2. Definizione dei documenti programmatici dell’Ente (programma pluriennale, relazione previsionale e programmatica, piani operativi, Piano Triennale della Performance, Relazione sulla performance)

3. Redazione relazioni annuali e pluriennali di rendicontazione a consuntivo delle iniziative poste in essere

4. Supporto per l’assegnazione e valutazione degli obiettivi al personale 5. Definizione struttura organizzativa sia per gli aspetti micro (mansioni,

posizioni e ruoli) sia per gli aspetti macro (struttura complessiva , processi) e relativi adempimenti

6. Individuazione di azioni per il miglioramento gestionale 7. Supporto giuridico‐amministrativo al Segretario Generale nell’attività

istruttoria per la predisposizione di progetti di riforma e di riorganizzazione di carattere generale

8. Individuazione fabbisogni formativi 9. Gestione adempimenti in materia di trattamento dati personali e tutela

della privacy 10. Selezione e organizzazione personale in stage 11. Indagini sul clima organizzativo

1. Gestione complessiva dell’attività di Segreteria Direzionale e degli Organi camerali

2. Rapporti con enti e istituzioni vari 3. Gestione della banca dati di tutti gli atti relativi ai rapporti

interistituzionali della Camera 4. Gestione Agenda Sale riunioni 5. Gestione dei flussi documentali dell’Ente 6. Supporto agli Uffici per l’ ottimizzazione delle procedure informatiche e

per l’automazione dei processi 7. Gestione archivi della Camera 8. Gestione richieste di accesso ai documenti depositati presso l’Archivio

storico 9. Servizi ausiliari di accoglienza all’ingresso 10. Assistenza giuridica e legislativa agli Uffici dell’Ente 11. Repertorio contenzioso amministrativo e giurisdizionale dell’Ente 12. Assistenza agli uffici in materia di contenzioso 13. Supporto agli uffici in materia contrattuale

U.O. Affari generali, Affari legali, Archivio e protocollo informatico, servizi ausiliari

U.O. Comunicazione e Servizi Informatici

1. Gestione della comunicazione interna ed esterna dell’Ente e relazioni con il pubblico

2. Coordinamento dell’ immagine complessiva dell’Ente 3. Realizzazione indagini di customer satisfaction 4. Gestione dei contenuti e layout sito internet camerale e intranet 5. Aggiornamento mailing list della Camera di Commercio 6. Pianificazione spese di pubblicità 7. Supporto all’introduzione di nuove modalità di erogazione dei servizi

camerali nell’ottica della multicanalità 8. Coordinamento calendario eventi organizzati dall’Ente 9. Supporto alle strutture nell’organizzazione degli eventi 10. Gestione delle reti informatiche, dei sistemi operativi dell’Ente e della

relativa sicurezza 11. Assistenza informatica agli uffici 12. Gestione del VDI ‐ infrastruttura di virtualizzazione dei desktop 13. Assistenza tecnica per l’acquisizione e gestione di infrastrutture di rete

a supporto della digitalizzazione dei processi

1. Gestione interventi per l’applicazione delle norme in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro

2. Supporto al Segretario Generale in merito a tutto ciò che concerne la sicurezza sul lavoro e gli adempimenti del datore di lavoro

3. Supporto tecnico agli uffici in materia di ergonomia e ambiente di lavoro

4. Rapporti con enti e istituzioni I.N.A.I.L, A.S.Re.M, VV.F., U.T.G Campobasso)

U.O. Sicurezza

U.O. Controllo di

gestione*

1. Acquisizione informazioni extracontabili (volumi, qualità, quantità) 2. Analisi dei risultati: esame scostamenti, ricerca delle cause, adozione

interventi correttivi 3. Mappatura dei processi

P.O. Gestione Risorse

1. Tenuta contabilità economico‐ patrimoniale ed analitica 2. Gestione del bilancio (proventi, oneri e investimenti), delle riscossioni e

dei pagamenti; 3. Redazione e aggiornamento Preventivo economico, Piano degli

investimenti e Budget 4. Redazione bilancio d’esercizio 5. Supporto tecnico‐contabile agli Organi, Uffici, Collegio dei Revisori 6. Supporto al controllo di gestione 7. Rilevazione contabilità analitica 8. Adempimenti contabili, fiscali, tributari e previdenziali dell’Ente 9. Adempimenti relativi alle funzioni di sostituto d’imposta 10. Gestione delle partecipazioni camerali e dei rapporti tra Ente e

organismi partecipati 11. Comunicazione delle spese pubblicitarie all’Autorità Garante delle

telecomunicazioni

U.O. Contabilità e bilanci

1. Gestione rapporti tra Amministrazione e Organismo Indipendente di Valutazione

2. Assistenza all’OIV con riferimento al processo di assegnazione degli obiettivi ai dirigenti e alla loro valutazione e con riferimento al processo di monitoraggio sullo stato di avanzamento delle attività camerali

U.O. Supporto all’OIV *

1. Gestione della manutenzione degli impianti relativi agli edifici camerali

2. Gestione magazzino dell’Ente 3. Gestione servizio cassa interna 4. Tenuta del libro degli inventari dei beni immobili e mobili 5. Organizzazione degli spazi, manutenzione e salvaguardia dei beni e

delle dotazioni strumentali 6. Gestione tecnica delle Sale 7. Gestione servizi tecnici

U.O. Provveditorato

1. Approvvigionamento di beni, servizi e lavori in conformità alle procedure previste dalle leggi e dal regolamento camerale

2. Gestione contratti relativi all’approvvigionamento di beni, servizi e lavori 3. Gestione appalti sopra e sotto soglia 4. Gestione del registro repertorio contratti 5. Gestione Elenco fornitori di beni, servizi e lavori

U.O. Appalti

1. Gestione adempimenti connessi all’assetto giuridico‐contrattuale del

personale camerale e collaboratori 2. Gestione adempimenti connessi al trattamento economico,

previdenziale, fiscale e di quiescenza del personale camerale e collaboratori

3. Gestione impegni economici legati agli istituti del salario accessorio derivanti dai CCD

4. Gestione rapporti tra l’Amministrazione e le Rappresentanze Sindacali Unitarie e Organizzazione Sindacali Territoriali

5. Supporto tecnico e organizzativo per le attività di contrattazione derivanti dall’applicazione della normativa e dei CCNL

6. Supporto al controllo di gestione 7. Individuazione fabbisogni del personale 8. Gestione fascicolo personale per ogni dipendente 9. Gestione acquisizione del personale 10. Gestione procedimenti disciplinari 11. Gestione convenzioni con le Università per l’attivazione degli stage

formativi 12. Verifica compatibilità e rilascio autorizzazioni ad assumere incarichi

esterni da parte del personale 13. Gestione Conto annuale e Anagrafe delle Prestazioni 14. Assistenza nella trattazione delle controversie relative al personale

U.O. Gestione giuridica ed economica del personale

1. Promozione servizi di e‐governement e di semplificazione amministrativa 2. Promozione dei servizi reali alle imprese, in particolare in materia di innovazione, internazionalizzazione, accesso al credito, ambiente, energia, turismo, responsabilità sociale, imprenditorialità femminile

3. Sportello per la nascita di nuove imprese 4. Sportello di prima assistenza per l’internazionalizzazione 5. Cooperazione con le istituzioni scolastiche e universitarie in materia di alternanza scuola e lavoro e per l’orientamento al lavoro e alle professioni

6. Organizzazione di visite guidate per gli operatori economici 7. Valorizzazione e promozione del territorio e degli operatori economici 8. Valorizzazione del capitale umano delle imprese attraverso progetti e iniziative di formazione

9. Gestione rapporti con il Comitato per l’Imprenditoria femminile

1. Gestione adempimenti connessi all’istruttoria delle domande di contributi alle imprese

2. Monitoraggio prezzi e tariffe 3. Adempimenti relativi alla Borsa Merci Telematica Italiana 4. Studi 5. Gestione delle attività statistiche nell’ambito del sistema statistico nazionale

6. Gestione rapporti con la biblioteca provinciale per il fondo bibliotecario 7. Accettazione e gestione di pratiche relative al rilascio di dei Carnet A.T.A. e dei Carnet T.I.R.

8. Gestione banca dati Italiancom; 9. Rilascio visto sui certificati d’origine, visti su fatture e rilascio certificati di libera vendita per l’estero

U.O.C. Promozione e sviluppo del territorio

U.O. Promozione e servizi reali alle imprese

U.O. Contributi, statistica e prezzi

Area Regolazione del mercato

P.O. Regolazione del mercato e ambiente

U.O.C. Tutela del consumatore e della proprietà industriale

U.O. Metrico

1. Vigilanza in materia di metrologia legale e metalli preziosi 2. Verifica degli strumenti metrici 3. Gestione del Registro dei Fabbricanti metrici 4. Gestione Registro degli assegnatari e rilascio marchi di

identificazione dei metalli preziosi 5. Riconoscimento idoneità dei laboratori a svolgere le verifiche

periodiche sugli strumenti in servizio 6. Vigilanza sulle officine autorizzate al montaggio e riparazione

cronotachigrafi 7. Vigilanza officine autorizzate al montaggio tachigrafi digitali e

rinnovi annuali 8. Accertamento sanzioni amministrative in materia di metrologia

legale

U.O. Protesti, Marchi e brevetti, Patlib

1. Tenuta e gestione del Registro Informatico dei Protesti 2. Tenuta e gestione dei marchi 3. Tenuta e gestione dei brevetti

U.O. Tutela del consumatore

1. Gestione attività di controllo sulla conformità dei prodotti alle disposizioni normative di settore

2. Gestione forme di controllo sulla presenza di clausole inique e vessatorie e Segreteria Commissione Regolazione del Mercato

3. Predisposizione e approvazione contratti tipo 4. Sportello informativo al consumatore 5. Concorsi e manifestazioni a premio 6. Gestione attività inerenti gli Usi e le Consuetudini e supporto al

Comitato tecnico per gli usi 7. Promozione azione di repressione della concorrenza sleale 8. Redazione e promozione di codici di autodisciplina per le imprese

U.O. Organismo di

controllo vini ***

1. Gestione controlli sulla filiera vitivinicola 2. Tenuta e gestione commissioni di degustazione

U.O. Organismo di

conciliazione *** 1. Adempimenti connessi all’iscrizione nel Registro di Mediazione 2. Tenuta elenco mediatori 3. Segreteria Organismo di Mediazione 4. Sportello informativo Camera Arbitrale del Molise

U.O. Albo gestori ambientali e sportello ambiente

1. Segreteria della Sezione Regionale del Molise per la tenuta e gestione dell’Albo Gestori Ambientali

2. Gestione Registro Produttori A.E.E. 3. Gestione Registro produttori pile ed accumulatori 4. Gestione Borsa Telematica Recupero Rifiuti 5. Gestione adempimenti amministrativi connessi al SISTRI 6. Gestione adempimenti amministrativi connessi al MUD 7. Supporto al Ministero dell’Ambiente per i composti Organici Volatili

(C.O.V.) 8. Sportello di informazione e assistenza alle imprese in materia di

adempimenti ambientali

* La gestione operativa dell’U.O. Controllo di gestione è affidata alla P.O. Gestione Risorse. ** All’U.O. Supporto all’OIV collabora, per le attività di competenza, il personale dell’U.O. Programmazione, progettazione e sviluppo organizzativo. ***L’ Organismo di conciliazione e l’ Organismo di controllo vini sono alle dirette dipendenze del Segretario Generale. **** Fino al 12 maggio 2012 l’U.O. gestirà i Ruoli Agenti e Rappresentanti di commercio e Agenti di affari in mediazione.

U.O. Registro imprese telematico

1. Gestione domande di iscrizione/modifica/cancellazione al Registro Imprese/REA/Albo Imprese Artigiane

2. Gestione rapporti con professionisti e associazioni di categoria per la semplificazione amministrativa

3. Gestione depositi bilanci d’esercizio 4. Gestione rettifica posizioni iscritte 5. Convenzioni Telemaco 6. Assistenza al Conservatore del Registro delle Imprese 7. Gestione del contenzioso presso il Giudice del Registro 8. Gestione accessi alle banche dati camerali da parte delle altre P.A. 9. Accertamento requisiti professionali previsti dalla legge, sia per le imprese artigiane

che non artigiane, per lo svolgimento delle attività di impiantisti, di autoriparazione, di pulizia e facchinaggio

10. Accertamento requisiti delle imprese che svolgono attività di commercio all’ingrosso, di agenzia e rappresentanza d commercio, di mediazione o di spedizione

11. Verifica requisiti per l’esercizio di attività di deposito o fabbricazione di margarina e grassi idrogenati

U.O. Sportello impresa1. Gestione dispositivi di firma digitale e carte tachigrafiche 2. Rilascio copie di atti, bilanci, elenchi merceologici, nonché di

certificazioni e visure 3. Vidimazione libri contabili e sociali

U.O. Sportello Unico per le attività produttive (SUAP)

Gestione SUAP camerale

U.O.C. Registro Imprese

U.O. Diritto annuale e Sanzioni

1. Gestione della riscossione del diritto annuale 2. Gestione delle sanzioni amministrative 3. Gestione riscossione coattiva del diritto annuale e delle sanzioni

amministrative 4. Gestione contenzioso diritto annuale e sanzioni amministrative

U.O. Attività regolate

****

1. Gestione provvedimenti disciplinari relativi all’attività di mediazione 2. Tenuta Elenco verificatori impianti 3. Gestione Ruolo periti ed esperti 4. Gestione Ruolo stimatori e pesatori pubblici 5. Gestione Albo dei Commissionari, mandatari ed astatari 6. Gestione della Segreteria delle Commissioni esami Agenti di Affari in Mediazione 7. Gestione della Segreteria dell’Albo Imprese Artigiane 8. Accertamento sanzioni per tardiva/omessa comunicazione al Registro Imprese/REA 9. Iscrizione Elenco Nazionale Tecnici ed Esperti Assaggiatori degli oli di oliva

extravergini e vergini 10. Rilascio parere per autorizzazioni di noleggio con conducente 11. Rilascio parere per installazione deposito olii minerali 12. Rilascio parere per permessi estrazioni minerarie 13. Accertamento sanzioni R.I/REA

Area Anagrafico Certificativa

P.O. Registro imprese e Albo imprese Artigiane

Titolario di classificazione dei documenti d’archivio delle Camere di commercio

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ALLEGATO 2) Titolario di classificazione dei documenti

d’archivio delle Camere di Commercio


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Titolario di classificazione dei documenti

CAT. 1 NORME E DISPOSIZIONI ........................................................................................................... 3 CAT. 2 STRUTTURA .................................................................................................................................. 3 CAT. 3 RISORSE UMANE ......................................................................................................................... 5 CAT. 4 RISORSE FINANZIARIE ............................................................................................................. 6 CAT. 5 RISORSE STRUMENTALI .......................................................................................................... 7 CAT. 6 RISORSE DOCUMENTALI ....................................................................................................... 10 CAT. 7 ORGANISMI NON SETTORIALI ............................................................................................... 9 CAT. 8 REGOLAZIONE DEL MERCATO ........................................................................................... 10 CAT. 9 PREZZI .......................................................................................................................................... 12 CAT. 10 SVILUPPO ECONOMICO INTERSETTORIALE .................................................................. 13 CAT. 11 AGRICOLTURA, ZOOTECNIA, CACCIA E PESCA ............................................................ 14 CAT. 12 ARTIGIANATO ............................................................................................................................ 16 CAT. 13 INDUSTRIA ................................................................................................................................. 17 CAT. 14 COMMERCIO INTERNO ......................................................................................................... 18 CAT. 15 COMMERCIO CON L’ESTERO .............................................................................................. 19 CAT. 16 TRASPORTI E COMUNICAZIONI ......................................................................................... 20 CAT. 17 TURISMO E SPORT .................................................................................................................. 21 CAT. 18 LAVORO ...................................................................................................................................... 22 CAT. 19 ISTRUZIONE E FORMAZIONE .............................................................................................. 23 CAT. 20 TUTELA DELL’AMBIENTE .................................................................................................... 24 CAT. 21 STATISTICA ............................................................................................................................... 25 CAT. 22 ANAGRAFE ................................................................................................................................. 26 CAT. 23 RUOLI, ALBI, ELENCHI E REGISTRI .................................................................................. 27 CAT. 24 AZIENDE SPECIALI .................................................................................................................. 28


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CAT. 1 NORME E DISPOSIZIONI Classe 1 - Leggi, regolamenti e circolari:

1. di carattere generale 2. relativi alle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura

Classe 2 - Progetti, proposte, voti e studi di provvedimenti:

1. di carattere generale 2. relativi alle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura

CAT. 2 STRUTTURA Comprende le funzioni relative alla definizione ed al funzionamento degli organi camerali e

delle attività di indirizzo generale e di rappresentanza, nonché le funzioni organizzative finalizzate ad ottimizzare, migliorare e innovare i servizi le procedure e l’utilizzazione delle risorse.

Classe 1 - Costituzione, statuto e regolamenti Classe 2 - Organi, cariche e direzione:

1. Presidente 2. Consiglio 3. Giunta 4. Collegio dei revisori 5. Commissioni permanenti 6. Comitati e Commissioni 7. Segretario generale 8. Vigilanza sul funzionamento dell’Ente

Classe 3 - Riunioni del Consiglio Classe 4 - Riunioni della Giunta Classe 5 - Riunioni del Collegio dei revisori Classe 6 - Riunioni delle Commissioni permanenti Classe 7 - Strategie e programmazione

1. Linee di indirizzo politiche 2. Pianta organica e organigramma 3. Organizzazione dei servizi

Classe 8 - Rappresentanza della Camera presso enti ed istituzioni varie Classe 9 - Relazioni esterne

1. Cerimonie e inaugurazioni 2. Pubblicità 3. Comunicati stampa 4. Pubblicazioni


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Classe 10 - Onorificenze NOTE Classe 2.7 - successivo dettaglio su Vice-segretario e Dirigenti; comprende deleghe di firme (la copia dell’autorizzazione alla firma va nel fascicolo personale, così come ogni delega di funzione) Classe 2.8 - vanno individuati tanti fascicoli quanti sono gli organi preposti:

1. nucleo di valutazione 2. …

Classe 6 - comprende tutti i lavori di ciascuna commissione Classe 9.1 - comprende l’esposizione della bandiera Classe 9.3 - non comprende i comunicati stampa riconducibili alle singole materie


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CAT. 3 RISORSE UMANE Comprende tutte le funzioni relative alle problematiche generali e alla gestione del personale (acquisizione, mantenimento e cessazione) compresi i servizi offerti dall’ente ai dipendenti. Classe 1 - Parte generale

1. Norme e disposizioni 2. Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni 3. Contratti di lavoro 4. Trattamento economico 5. Lavoro straordinario e compensi vari 6. Gestione presenze 7. Progetti finalizzati 8. Organizzazione del lavoro, produttività 9. Sicurezza e salute dei lavoratori

Classe 2 - Contenzioso Classe 3 - Procedure di assunzione

1. Concorsi 2. Collocamento 3. Mobilità

Classe 4 - Fascicoli personali

1. Personale di ruolo 2. Personale non di ruolo

Classe 5 - Formazione Classe 6 - Rapporti sindacali Classe 7 - Servizi al personale

1. Mensa 2. Cassa Mutua interna 3. Cral 4. Borse di studio per dipendenti 5. ...

Classe 8 - Domande di assunzione NOTE Classe 1.3 - vanno individuati i fascicoli:

1. nazionale 2. decentrato

Classe 1.8 - comprende gli ordini di servizio Classe 3.2 - assunzioni obbligatorie Classe 4 - comprende copia della delega di firma e dell’eventuale assegnazione di numero metrico identificativo


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CAT. 4 RISORSE FINANZIARIE Comprende tutte le funzioni connesse all’amministrazione e alla gestione del bilancio. Classe 1 - Parte generale

1. Norme e disposizioni 2. Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni

Classe 2 - Contenzioso Classe 3 - Patrimonio immobiliare

1. Sedi camerali 2. Beni immobili

Classe 4 - Patrimonio mobiliare

1. Beni mobili 2. Compravendita titoli 3. Crediti e debiti

Classe 5 - Mutui attivi e passivi Classe 6 - Bilancio preventivo Classe 7 - Bilancio consuntivo Classe 8 - Registrazioni contabili, dichiarazioni fiscali e conti vari Classe 9 - Diritti camerali annuali, di segreteria, di borsa ed altri Classe 10 - Reclami, ricorsi e rimborsi in materia tributaria e di diritti Classe 11 - Tariffe e proventi vari Classe 12 - Tesoreria

1. Custodia titoli e valori 2. Reversali 3. Mandati

Classe 13 - Compensi per prestazioni

1. Gettoni di presenza 2. Consulenze

Classe 14 - Fondo perequativo NOTE Classe 3.2 - comprende affitti attivi


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CAT. 5 RISORSE STRUMENTALI Comprende tutte le funzioni relative alla gestione delle risorse strumentali (acquisizione, mantenimento, alienazione e dismissione di beni patrimoniali e di altre risorse strumentali) e alla vendita di servizi. Classe 1 - Parte generale


Classe 2 - Contenzioso Classe 3 - Tenuta degli inventari Classe 4 - Manutenzione immobili

1. ordinaria 2. straordinaria

Classe 5 - Forniture

1. Spese generali 2. Cancelleria e stampati 3. Attrezzature 4. Manutenzione 5. Informatizzazione 6. Service 7. Stampa pubblicazioni camerali 8. …

Classe 6 - Gestione abbonamenti pubblicazioni camerali, vendita pubblicazioni ufficiali e pubblicità Classe 7 - Concessione sale, servizi telematici, altri servizi a pagamento NOTE Classe 3 - registri Classe 4.1 - pulizie, manutenzione ascensori, ecc… Classe 4.2 - lavori di trasformazione Classe 5.1 - affitto, luce, acqua, telefono, …


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CAT. 6 RISORSE DOCUMENTALI Comprende tutte le funzioni relative alla gestione del patrimonio documentale. Classe 1 - Parte generale


Classe 2 - Protocollo e Archivio

1. Registro di protocollo – affissione all’albo 2. Titolario e massimario di conservazione e di scarto 3. Inventario 4. Acquisti, depositi e doni 5. Consultazioni 6. Scarto 7. Interventi

Classe 3 - Biblioteca

1. Registro inventario 2. Acquisizioni, cambi, omaggi, cessioni, abbonamenti 3. Rapporti con gli altri enti e con l’utenza 4. Consultazioni e prestiti 5. Interventi

NOTE Classe 3.2 - comprende il bollettino di segnalazione pervenuto da altre Camere Classe 3.3 - comprende il bollettino di segnalazione prodotto dalla propria Camera


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CAT. 7 ORGANISMI NON SETTORIALI Comprende esclusivamente i rapporti con organismi non riconducibili a materie specifiche. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni

1. Congressi, convegni, conferenze 2. Esposizioni, mostre e fiere campionarie

Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi locali

1. Comitato provinciale per la Pubblica Amministrazione 2. Comitato provinciale per la semplificazione amministrativa 3. …

Classe 6 - Organismi regionali 1. Unione regionale delle Camere di commercio 2. ...

Classe 7 - Organismi nazionali 1. Unione italiana delle Camere di Commercio 2. Mediacamere 3. Infocamere 4. …

Classe 8 - Organismi internazionali 1. CCI – Camera di commercio internazionale 2. UNICEF 3. …

Classe 9 - Camere di commercio italiane Classe 10 - Camere di commercio italiane all’estero Classe 11 - Camere di commercio estere e miste


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CAT. 8 REGOLAZIONE DEL MERCATO Comprende le attività riconducibili alla funzione regolatrice della Camera nei rapporti tra imprese e tra imprese e consumatori. In particolare comprende le competenze ex Upica ed ex Metrico e le forme di giustizia alternativa. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni

Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Giustizia alternativa

1. Sportello di conciliazione 2. Camera arbitrale 3. Nomina arbitri

Classe 8 - Tutela contrattuale:

1. Contratti tipo 2. Clausole abusive

Classe 9 - Usi e consuetudini

1. Commissioni provinciali e Comitati tecnici 2. Accertamenti, revisioni 3. Certificati

Classe 10 - Elenchi dei protesti cambiari (e fallimenti) Classe 11 - Brevetti

1. Invenzioni 2. Modelli di utilità 3. Modelli ornamentali e multipli 4. Tipologie e semiconduttori 5. Nuove varietà vegetali 6. Protezione complementare 7. Marchi

Classe 12 - Verifiche metriche

1. Verifica prima 2. Verifica periodica


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Classe 13 - Vigilanza e ispezioni 1. Commissioni 2. Pareri, sopralluoghi, accertamenti e attestazioni 3. Tariffe 4. Vidimazioni

Classe 14 - Sanzioni, Contravvenzioni, Corpi di reato 1. Commissioni 2. Fascicoli

Classe 15 - Laboratori chimico-merceologici 1. Sovvenzioni e contributi 2. Analisi e certificati

NOTE N.B. - Per quanto riguarda le rimanenti attività istituzionali dei soppressi Uffici Metrici, cfr. Cat. 23 - Ruoli, registri, albi Classe 5 - negli Organismi si intendono l’Autorità Garante della Concorrenza e del mercato, le associazioni di categoria dei consumatori, quelle dei costruttori metrici, le organizzazioni metrologiche, le autorità di certificazione e quanti attengano in modo specifico alla materia che dà il titolo alla categoria Classe 7.2 - si suddivide in:

1. Sovvenzioni e contributi 2. Controversie e decisioni

Classe 12.2 - comprende gli stati comunali degli utenti metrici Classe 13.2 - comprende i controlli effettuati in merito ai cronotachigrafi e sui preimballaggi, sui misuratori del gas,

sugli amidi, nichel, scorte dei prodotti petroliferi, eccetera Classe 15 - andranno composti fascicoli nominativi per ciascun laboratorio


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CAT. 9 PREZZI Comprende le attività relative alla rilevazione e regolazione dei prezzi. In particolare sono state ricomprese le attività delle Borse. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Borse merci e sale di contrattazione

1. Organi di borsa 2. Accesso 3. Servizi di borsa e relative tariffe

Classe 8 - Borsa immobiliare

1. Comitato di vigilanza 2. Servizi e relative tariffe

Classe 9 - Borse telematiche Classe 10 - Commissioni Classe 11 - Accertamenti e attestazioni Classe 12 - Depositi di listini e tariffe NOTE Classe 7.1 - Deputazione e Comitato di vigilanza Classe 7 .2 - tessere e servizi Classe 11 - comprende i certificati di rivalutazione indici ISTAT Classe 12 - comprende i visti di conformità sui listini


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CAT. 10 SVILUPPO ECONOMICO INTERSETTORIALE Comprende le attività per la promozione trasversale dell’economia e del sistema imprese non riconducibili ad una singola materia. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Piani di sviluppo economico e iniziative Classe 8 - Premiazioni NOTE Classe 7 - comprende gli sportelli per l’impresa e le iniziative di sviluppo tecnologico Classe 8 - comprende Premiazione fedeltà al lavoro


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CAT. 11 AGRICOLTURA, ZOOTECNIA, CACCIA E PESCA Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi

1. Agricoltura 2. Zootecnia 3. Caccia e pesca

Classe 5 - Organismi (Consorzi, cooperative, organismi associativi agrari provinciali…) Classe 6 - Contenzioso

Classe 7 - Prodotti tipici Classe 8 - Orto-floro-frutticoltura Classe 9 - Viti-vinicoltura Classe 10 - Olivicoltura e olio d’oliva Classe 11 - Piante industriali Classe 12 - Produzioni agrarie varie Classe 13 - Silvicoltura e micologia Classe 14 - Rimboschimenti e trasformazioni, gestione fondi migliorie boschive Classe 15 - Iniziative zootecniche

1. Bovini 2. Suini 3. Ovini 4. Equini 5. Allevamenti speciali

Classe 16 - Lotta contro le malattie del bestiame Classe 17 - Latte e derivati Classe 18 - Caccia e pesca Classe 19 - Calamità


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NOTE Classe 5 - comprende consorzi, cooperative, organismi associativi agrari provinciali Classe 7 - comprende agroalimentare, marchi DOC, DOP ed eventuali bioagricolture Classe 9 - comprende albo dei vigneti DOC ed elenco delle vigne IGT Classe 11 - tabacco, barbabietola, sorgo zuccherino, girasole, ricino, ecc Classe 12 - comprende produzioni sementiere o tipiche, come zafferano, agrumi,…


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CAT. 12 ARTIGIANATO Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Rapporti con la Commissione regionale e provinciale per l’artigianato Classe 8 - Iniziative Classe 9 - Calamità NOTE Classe 5 - comprende consorzi, cooperative


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CAT. 13 INDUSTRIA Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Insediamenti e riconversioni industriali Classe 8 - Macinazione Classe 9 - Panificazione Classe 10 - Industrie alimentari

1. Margarine, grassi idrogenati alimentari 2. …

Classe 11 - Industrie tessili e abbigliamento Classe 12 - Industrie meccaniche e metallurgiche Classe 13 - Industrie chimiche, del vetro e della ceramica Classe 14 - Industrie edili e del legno Classe 15 - Industrie estrattive: miniere, cave, acque minerali e sorgenti termali Classe 16 - Fonti di energia Classe 17 - Altre attività industriali Classe 18 - Calamità NOTE Classe 5 - comprende consorzi, cooperative


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CAT. 14 COMMERCIO INTERNO Questa categoria si riferisce agli aspetti organizzativi, autorizzativi e promozionali del settore distributivo locale. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Commissioni e Comitati Classe 8 - Autorizzazioni (piccola, media e grande distribuzione) Classe 9 - Operazioni a premio Classe 10 - Magazzini generali Classe 11 - Mercati all’ingrosso, mercati e fiere locali Classe 12 - Calamità NOTE Classe 5 - comprende consorzi, cooperative Classe 8 - comprende depositi di oli minerali e autorizzazioni al commercio ambulante N.B.: gli esercizi di vicinato vanno classificati al 22.5.4


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CAT. 15 COMMERCIO CON L’ESTERO Comprende le attività promozionali e di certificazione del commercio a carattere internazionale. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Trattati, convenzioni, tariffe e dogana Classe 8 - Rapporti commerciali Classe 9 - Numero di posizione meccanografica, certificati e visti Classe 10 - Zone e depositi franchi Classe 11 - Carnet ATA e Tir NOTE Classe 8 - comprende le missioni economiche


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CAT. 16 TRASPORTI E COMUNICAZIONI Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Conferenze orari Classe 8 - Trasporti terrestri Classe 9 - Trasporti marittimi, lacuali e fluviali Classe 10 - Trasporti aerei Classe 11 - Calamità NOTE Classe 9 - comprende le attività portuali


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CAT. 17 TURISMO E SPORT Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni

1. Turismo 2. Sport

Classe 3 - Manifestazioni



1. Turismo 2. Sport

Classe 5 - Organismi

1. turistici 2. sportivi

Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Iniziative Classe 8 - Calamità


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CAT. 18 LAVORO Comprende le attività e i rapporti della Camera con le componenti del mondo del lavoro per le problematiche specifiche di tale settore. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Organizzazioni sindacali, contratti collettivi, scioperi Classe 8 - Attività professionali Classe 9 - Terzo settore

1. no-profit 2. cooperative sociali

Classe 10 - Emigrazione ed immigrazione NOTE Classe 7 - N.B.: tutto quello che attiene alla Camera va classificato nella categoria 3 Classe 10 - comprende l’attestazione di conformità ai parametri di consistenza economica per inizio attività di cittadini stranieri - art.39 del DPR 394/99


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CAT. 19 ISTRUZIONE E FORMAZIONE Comprende l’attività della Camera volta a favorire, direttamente o indirettamente, la formazione sul territorio. Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Corsi Classe 7 - Borse di studio e stages NOTE N.B. - Posta la partnership in questa categoria, i progetti si classificano nella materia corrispondente Classe 5 - comprende istituti, scuole e università. Vanno classificati in questa classe i fascicoli relativi a nomine di

esperti nelle commissioni d’esame degli istituti professionali Classe 6 - Comprende anche eventuali progetti di formazione


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CAT. 20 TUTELA DELL’AMBIENTE Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Manifestazioni


Classe 4 - Sovvenzioni e contributi Classe 5 - Organismi Classe 6 - Contenzioso Classe 7 - Certificazione ecologica Classe 8 - Modello Unico di Dichiarazione Ambientale


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CAT. 21 STATISTICA Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Censimenti Classe 4 - Rilevazioni e indagini statistiche NOTE Classe 2 - le relazioni statistiche ed economiche sono da classificarsi in questa classe


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CAT. 22 ANAGRAFE Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Registro delle Imprese Classe 4 - Repertorio Economico Amministrativo Classe 5 - Fascicoli anagrafici

1. Registro delle Imprese e R.E.A. 2. Imprese esercenti attività di autoriparazione (L. 122/92) 3. Imprese installatrici di impianti (L. 46/90) 4. Inizio attività 5. Bollatura libri sociali

Classe 6 - Certificati, visure e informazioni Classe 7 - Infrazioni NOTE Classi 3 e 4 - a tutt’oggi tenuti su supporto informatico in base alla L.581/96 Classe 5 - comprende iscrizioni, modificazioni e cessazioni Classe 5.3 - comprende dichiarazioni di conformità Classe 5.4 - esercizi di vicinato, iscrizioni facchini, rilascio licenze da parte di Questure, Prefetture, … Classe 6 - comprende la richiesta di elenchi Classe 7 - vanno inserite quelle amministrative e quelle relative al bollo


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CAT. 23 RUOLI, ALBI, ELENCHI E REGISTRI Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - Ruoli

1. Agenti di mediazione 2. Agenti e rappresentanti di commercio 3. Conducenti di veicoli o natanti adibiti ad autoservizi pubblici non di linea 4. Mediatori marittimi 5. Periti ed esperti 6. Stimatori e pesatori pubblici

Classe 4 - Albi

1. Agenti di assicurazione 2. Autotrasportatori 3. Esportatori di prodotti ortofrutticoli ed agrumari, ed albo degli esportatori di fiori

e piante ornamentali 4. Imprese esercenti lo smaltimento dei rifiuti 5. Promotori di servizi finanziari

Classe 5 - Elenchi

1. Autorizzati degli spedizionieri 2. Raccomandatari marittimi 3. Fabbricanti metrici 4. Montatori e riparatori dei cronotachigrafi 5. Preconfezionatori 6. Tecnici degustatori 7. Verificatori in materia di sicurezza degli impianti

Classe 6 - Registri 1. Esercenti il commercio 2. Imprese di pulizia 3. Assegnatari del marchio di identificazione per i metalli preziosi 4. Matrici dei punzoni rilasciati agli orafi

NOTE N.B. - La terminologia adottata nelle classi da 3 a 6 è quella abitualmente utilizzata dagli organi istituzionali o

amministrativi preposti ai singoli ruoli, albi, elenchi o registri Classe 5.6 - di olio e vino Classe 6.1 - comprende le sezioni speciali: imprese turistiche e commercio opere d’arte Classe 6.3 - accorpa i due registri precedentemente tenuti da CCIAA e dal Metrico in materia di fabbricanti e assegnatari dei punzoni orafi


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CAT. 24 AZIENDE SPECIALI Classe 1 - Norme e disposizioni Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni Classe 3 - ...................

1. Costituzione 2. Organi 3. Controlli 4. Contributi 5. ….

NOTE Classe 3 - Andranno individuate tante classi quante sono le aziende della propria Camera

Massimario di selezione e scarto delle Camere di Commercio

a cura della Sottocommissione Unioncamere per la revisione del Massimario

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Indice dei titoli di classificazione

CAT. 1 NORME E DISPOSIZIONI ........................................................................................................................... 4 CAT. 2 STRUTTURA ............................................................................................................................................... 5 CAT. 3 RISORSE UMANE ....................................................................................................................................... 7 CAT. 4 RISORSE FINANZIARIE ............................................................................................................................. 9 CAT. 5 RISORSE STRUMENTALI ........................................................................................................................ 11 CAT. 6 RISORSE DOCUMENTALI ........................................................................................................................ 13 CAT. 7 ORGANISMI NON SETTORIALI ............................................................................................................... 14 CAT. 8 REGOLAZIONE DEL MERCATO .............................................................................................................. 16 CAT. 9 PREZZI ...................................................................................................................................................... 19 CAT. 10 SVILUPPO ECONOMICO INTERSETTORIALE ........................................................................................ 21 CAT. 11 AGRICOLTURA, ZOOTECNIA, CACCIA E PESCA .................................................................................. 23 CAT. 12 ARTIGIANATO .......................................................................................................................................... 26 CAT. 13 INDUSTRIA ............................................................................................................................................... 28 CAT. 14 COMMERCIO INTERNO ........................................................................................................................... 31 CAT. 15 COMMERCIO CON L’ESTERO ................................................................................................................. 33 CAT. 16 TRASPORTI E COMUNICAZIONI ............................................................................................................. 35 CAT. 17 TURISMO E SPORT .................................................................................................................................. 37 CAT. 18 LAVORO ................................................................................................................................................... 39 CAT. 19 ISTRUZIONE E FORMAZIONE ................................................................................................................. 41 CAT. 20 TUTELA DELL’AMBIENTE ....................................................................................................................... 42 CAT. 21 STATISTICA .............................................................................................................................................. 44 CAT. 22 ANAGRAFE ............................................................................................................................................... 45 CAT. 23 RUOLI, ALBI, ELENCHI E REGISTRI ....................................................................................................... 46 CAT. 24 AZIENDE SPECIALI .................................................................................................................................. 48

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Note introduttive Indicazioni generali da richiamare:

• i termini di conservazione minimi previsti devono sempre essere verificati alla luce di nuove possibili normative di settore che obbligano ad un periodo di conservazione maggiore rispetto a quello indicato alla data di emanazione del Massimario (ad esempio per i documenti contabili e fiscali)

• i termini minimi di conservazione vanno intesi dalla data di chiusura del fascicolo e in via generale salvo contenzioso in essere • si rimanda inoltre alla responsabilità e al margine di discrezionalità del singolo archivista come di ogni Ente nel decidere di conservare tutta quella

documentazione che si ritiene utile ai fini della comprensione sul piano storico dell’attività dell’Ente.. La documentazione per la quale non è prescritto il termine di conservazione si intende da poter avviare allo scarto dopo un periodo di anni

cinque. Laddove si richiede la conservazione di documentazione di “specifico interesse camerale” si intende fare riferimento a quei fascicoli relativi ad affari che abbiano una certa rilevanza per la propria Camera

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CAT. 1 NORME E DISPOSIZIONI

CONSERVAZIONE ILLIMITATA PERIODO DI CONSERVAZIONE OSSERVAZIONI Classe 1 - Leggi, regolamenti e circolari:

1. di carattere generale Tutto ciò che investe competenze o funzioni delle Camere

2. relativi alle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura

Tutto

Classe 2 - Progetti, proposte, voti e studi di provvedimenti:

1. di carattere generale Tutto ciò che investe competenze o funzioni delle Camere

2. relativi alle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura

Tutto 5 anni per le adesioni a voti non espressi dalla propria Camera

Pag. 5

CAT. 2 STRUTTURA

CONSERVAZIONE ILLIMITATA PERIODO DI CONSERVAZIONE OSSERVAZIONI Classe 1 - Costituzione, statuto e regolamenti

Tutto

Classe 2 - Organi, cariche e direzione:

Tutto

1. Presidente 2. Consiglio 3. Giunta 4. Collegio dei revisori 5. Commissioni permanenti 6. Comitati e Commissioni 7. Segretario generale 8. Vigilanza sul funzionamento dell’Ente

Classe 3 - Riunioni del Consiglio

Verbali 1 anno - le convocazioni salvo contenzioso

Classe 4 - Riunioni della Giunta

Tutto (originale delibere)

1 anno - le convocazioni salvo contenzioso

10 anni - gli estratti affissi all’Albo se conservato il Registro delle

affissioni (vedi 6/2/1)

Classe 5 - Riunioni del Collegio dei revisori

Tutto 1 anno - le convocazioni salvo contenzioso

Classe 6 - Riunioni delle Commissioni permanenti

Tutto 1 anno - le convocazioni salvo contenzioso

Classe 7 - Strategie e programmazione

Tutto

Pag. 6

1. Linee di indirizzo politiche 2. Pianta organica e organigramma

3. Organizzazione dei servizi Classe 8 - Rappresentanza della Camera presso enti ed istituzioni varie

Tutto

Classe 9 - Relazioni esterne Documenti di carattere generale e

illustrativo, istruttorie e deliberazioni

1. Cerimonie e inaugurazioni 2. Pubblicità 3. Comunicati stampa 4. Pubblicazioni Classe 10 - Onorificenze Tutto

Pag. 7

CAT. 3 RISORSE UMANE

CONSERVAZIONE ILLIMITATA PERIODO DI CONSERVAZIONE OSSERVAZIONI Classe 1 - Parte generale Tutto 1. Norme e disposizioni 2. Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni

Documenti istruttori, verbali, relazioni

5 anni schede, questionari e materiale preparatorio

3. Contratti di lavoro 4. Trattamento economico 5. Lavoro straordinario e compensi vari

5 anni le autorizzazioni al lavoro straordinario

6. Gestione presenze 5 anni eventuali riepiloghi presenze ad uso interno

7. Progetti finalizzati 8. Organizzazione del lavoro, produttività

9. Sicurezza e salute dei lavoratori Classe 2 - Contenzioso 5 anni dalla fine del contenzioso Per il contenzioso relativo a singoli

dipendenti la documentazione va conservata all’interno del fascicolo

personale nominativo

Classe 3 - Procedure di assunzione

1. Concorsi Documenti istruttori e deliberativi, bandi e verbali

10 anni gli elaborati e le domande di partecipazione, dalla chiusura

del concorso compreso il periodo di validità delle graduatorie.

salvo ricorsi in essere

2. Collocamento Documenti generali e riepilogativi – Richiesta al collocamento-

Eventuali verbali di selezioni

3. Mobilità 5 anni Classe 4 - Fascicoli personali Documenti inerenti lo sviluppo di 5 anni richieste di ferie e permessi,

Pag. 8

carriera ed il trattamento economico e pensionistico

certificati di malattia

1. Personale di ruolo 2. Personale non di ruolo Classe 5 - Formazione Documenti istruttori e deliberativi,

relazioni e programmi

Classe 6 - Rapporti sindacali Documenti di carattere generale,

verbali e accordi 5 anni convocazioni riunioni,

richieste di spazi e attrezzature ad uso sindacale

Classe 7 - Servizi al personale Documenti generali, istitutivi e

deliberativi

1. Mensa 2. Cassa Mutua interna 3. Cral 4. Borse di studio per dipendenti 5. ... Classe 8 - Domande di assunzione

1 anno dalla domanda

Pag. 9

CAT. 4 RISORSE FINANZIARIE

CONSERVAZIONE ILLIMITATA PERIODO DI CONSERVAZIONE OSSERVAZIONI Classe 1 - Parte generale 1. Norme e disposizioni Tutto 2. Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni


5 anni schede e questionari 5 anni convocazioni a riunioni

Classe 2 - Contenzioso Sentenze e accordi 5 anni dal termine del contenzioso Classe 3 - Patrimonio immobiliare

Documenti istruttori e deliberativi, disegni, planimetrie, bandi, verbali,

fascicoli ditte vincitrici appalto

1 anno - fascicoli ditte non vincitrici di appalto (salvo contenzioso in

essere)

1. Sedi camerali 2. Beni immobili Classe 4 - Patrimonio mobiliare

Tutto

1. Beni mobili 2. Compravendita titoli 3. Crediti e debiti Classe 5 - Mutui attivi e passivi 5 anni dopo l’estinzione Classe 6 - Bilancio preventivo Tutto Classe 7 - Bilancio consuntivo Tutto Classe 8 - Registrazioni contabili, dichiarazioni fiscali e conti vari

Registrazioni contabili 10 anni - dichiarazioni fiscali 5 anni - documentazione contabile ad uso interno relativa a conti vari

Lo scarto dei documenti è subordinato alle indicazioni

dell’Ufficio competente, rispetto alle norme in vigore

Classe 9 - Diritti camerali annuali, di segreteria, di borsa

5 anni - estratti conto e bollettini di versamento c/c mancato recapito

Pag. 10

ed altri (salvo contenzioso in essere) 10 anni – bollettini di versamento

c/c incassati Classe 10 - Reclami, ricorsi e rimborsi in materia tributaria e di diritti

5 anni dalla chiusura del fascicolo

Classe 11 - Tariffe e proventi vari

5 anni

Classe 12 - Tesoreria 1 anno - ricevute, distinte 1. Custodia titoli e valori Tutto 2. Reversali 10 anni dalla chiusura del bilancio 3. Mandati 10 anni dalla chiusura del bilancio Classe 13 - Compensi per prestazioni

5 anni

1. Gettoni di presenza 2. Consulenze Classe 14 - Fondo perequativo 10 anni dalla chiusura Si raccomanda la conservazione

descrittiva dei progetti -anche non finanziati- per la propria Camera nell’ambito della relativa materia

Pag. 11

CAT. 5 RISORSE STRUMENTALI




Classe 2 - Contenzioso Sentenze e accordi 5 anni dal termine del contenzioso Classe 3 - Tenuta degli inventari

Tutto

Classe 4 - Manutenzione immobili

Documenti istruttori e deliberativi, disegni, planimetrie, bandi, verbali,

fascicoli ditte vincitrici appalto

1 anno - fascicoli ditte non vincitrici di appalto (salvo contenzioso in

essere)

1. ordinaria 2. straordinaria Classe 5 - Forniture Contratti e capitolati di appalto 5 anni dalla conclusione della

fornitura: preventivi, ordini, e documentazione inerente

1. Spese generali 5 anni 2. Cancelleria e stampati 5 anni 3. Attrezzature 5 anni 4. Manutenzione 5 anni 5. Informatizzazione Documenti generali inerenti

l’informatizzazione di servizi e attività

5 anni

6. Service Documenti generali inerenti l’esternalizzazione di servizi e

attività

5 anni

7. Stampa pubblicazioni camerali 5 anni Classe 6 - Gestione 10 anni - Documenti istruttori e

Pag. 12

abbonamenti pubblicazioni camerali, vendita pubblicazioni ufficiali e pubblicità

deliberativi

Classe 7 - Concessione sale, servizi telematici, altri servizi a pagamento

1 anno - concessione sale 5 anni - servizi telematici e altri

servizi

Pag. 13

CAT. 6 RISORSE DOCUMENTALI


Documenti istruttori, verbali, relazioni. Documenti finali.


Classe 2 - Protocollo e Archivio

1. Registro di protocollo – affissione all’albo

Registro di Protocollo Registro Affissioni

1 anno - documentazione affissa (solo in presenza del Registro

Affissioni)

Vedi anche II/4

2. Titolario e massimario di conservazione e di scarto

Tutto

3. Inventario Tutto

4. Acquisti depositi e doni Documenti di carattere generale 5. Consultazioni Statistiche e riepiloghi 2 anni - domande di consultazione 6. Scarto Tutto 7. Interventi Progetti, autorizzazioni, capitolati,

documenti finali

Classe 3 - Biblioteca 1. Registro inventario Tutto 2. Acquisizioni, cambi, omaggi, cessioni, abbonamenti

Documento principale che attesta il fatto se non già riportato in

inventario

3. Rapporti con gli altri enti e con l’utenza

Convenzioni

4. Consultazioni e prestiti Statistiche e riepiloghi 5. Interventi Progetti, autorizzazioni, capitolati,

documenti finali

Pag. 14

CAT. 7 ORGANISMI NON SETTORIALI

CONSERVAZIONE ILLIMITATA PERIODO DI CONSERVAZIONE OSSERVAZIONI Classe 1 - Norme e disposizioni

Tutto

Classe 2 - Osservatori, indagini, studi e pubblicazioni



Classe 3 - Manifestazioni Documenti di carattere generale e

illustrativo, istruttorie e deliberazioni di specifico interesse

camerale.

Per “specifico interesse camerale” si intende, qui ed altrove, che

abbiano rilevanza per la propria Camera

1. Congressi, convegni, conferenze

2. Esposizioni, mostre e fiere campionarie


Documenti di carattere generale e illustrativo, deliberazioni

5 anni documenti istruttori

Classe 5 - Organismi locali Documenti istruttori e deliberativi

relativi all’adesione all’organismo e alle quote associative.

Documenti di specifico interesse camerale

Classe 6 - Organismi regionali Documenti istruttori e deliberativi



Classe 7 - Organismi nazionali Documenti istruttori e deliberativi


Pag. 15


Classe 8 - Organismi internazionali

Documenti istruttori e deliberativi relativi all’adesione all’organismo e

alle quote associative. Documenti di specifico interesse

camerale

Classe 9 - Camere di commercio italiane


1 anno - specimen firme e ogni altro documento ricevuto solo per

conoscenza

Classe 10 - Camere di commercio italiane all’estero



camerale

Classe 11 - Camere di commercio estere e miste



camerale

Pag. 16

CAT. 8 REGOLAZIONE DEL MERCATO


Tutto





camerale.




Documenti di carattere generale e illustrativo, deliberazioni.


Classe 5 - Organismi Documenti istruttori e deliberativi


Documenti di specifico interesse camerale.

Classe 6 - Contenzioso Documenti istruttori e deliberativi di

Specifico interesse camerale. Sentenze e accordi

Classe 7 - Giustizia alternativa Trattandosi di competenza che le

Camere stanno sviluppando si rimanda ad una prossima verifica della documentazione prodotta

1. Sportello di conciliazione Accordi e documenti generali

Pag. 17

2. Camera arbitrale Provvedimenti finali 3. Nomina arbitri Nomine Classe 8 - Tutela contrattuale: Tutto Trattandosi di competenza che le


1. Contratti tipo 2. Clausole abusive Classe 9 - Usi e consuetudini 1. Commissioni provinciali e Comitati tecnici

Tutto

2. Accertamenti, revisioni Tutto 3. Certificati 1 anno Classe 10 - Elenchi dei protesti cambiari (e fallimenti)

10 anni tutto A decorrere dalla chiusura dell’eventuale ricorso.

Classe 11 - Brevetti Verbali e registri 10 anni dalla scadenza del

brevetto: pagamenti annualità

1. Invenzioni 2. Modelli di utilità 3. Modelli ornamentali e multipli 4. Tipologie e semiconduttori 5. Nuove varietà vegetali 6. Protezione complementare 7. Marchi Classe 12 - Verifiche metriche Registro 5 anni le richieste di verifiche- Trattandosi di competenza che le


1. Verifica prima 2. Verifica periodica

Pag. 18

Classe 13 - Vigilanza e ispezioni

1. Commissioni 1 anno 2. Pareri, sopralluoghi, accertamenti e attestazioni

5 anni

3. Tariffe 10 anni 4. Vidimazioni Deposito congruità cementi

(aggiornare Titolario) 10 anni

Classe 14 - Sanzioni, Contravvenzioni, Corpi di reato

1. Commissioni 1 anno 2. Fascicoli Tutto corpi di reato Sanzioni: 5 anni dalla chiusura Classe 15 - Laboratori chimico-merceologici

1. Sovvenzioni e contributi Documenti di carattere generale e illustrativo, istruttorie e

deliberazioni di specifico interesse camerale.

2. Analisi e certificati 5 anni

Pag. 19

CAT. 9 PREZZI


Tutto





camerale.










specifico interesse camerale. Sentenze e accordi

Pag. 20

Classe 7 - Borse merci e sale di contrattazione

1. Organi di borsa Nomine, verbali/listini 2. Accesso 5 anni 3. Servizi di borsa e relative tariffe 5 anni Classe 8 - Borsa immobiliare 1. Comitato di vigilanza Nomine, verbali/listini 2. Servizi e relative tariffe 5 anni Classe 9 - Borse telematiche Nomine, verbali/listini Trattandosi di competenza che le


Classe 10 - Commissioni Nomine, verbali/listini Classe 11 - Accertamenti e attestazioni

1 anno

Classe 12 - Depositi di listini e tariffe

Registri 5 anni

Pag. 21

CAT. 10 SVILUPPO ECONOMICO INTERSETTORIALE


Tutto


Documenti istruttori, verbali, relazioni e documenti finali




camerale




Documenti di carattere generale e illustrativo e deliberazioni






specifico interesse camerale. Sentenze e accordi.

Classe 7 - Piani di sviluppo economico e iniziative

Documenti istruttori e deliberativi di specifico interesse camerale.

Classe 8 - Premiazioni Documenti istruttori e deliberativi di

specifico interesse camerale.

Pag. 22

Pag. 23

CAT. 11 AGRICOLTURA, ZOOTECNIA, CACCIA E PESCA


Tutto






camerale.






1. Agricoltura 2. Zootecnia 3. Caccia e pesca Classe 5 - Organismi (Consorzi, cooperative, organismi associativi agrari provinciali…)



camerale.




Pag. 24

Classe 7 - Prodotti tipici Tutto Classe 8 - Orto-floro-frutticoltura

Documenti di carattere generale e illustrativo, istruttorie e


Classe 9 - Viti-vinicoltura Tutto ciò che riguarda l’albo

vigneti. 3 anni le ricevute di denuncia delle

uve.

Classe 10 - Olivicoltura e olio d’oliva



Classe 11 - Piante industriali Documenti di carattere generale e


camerale.

Classe 12 - Produzioni agrarie varie



Classe 13 - Silvicoltura e micologia



Classe 14 - Rimboschimenti e trasformazioni, gestione fondi migliorie boschive



Classe 15 - Iniziative Documenti di carattere generale e

Pag. 25

zootecniche illustrativo, istruttorie e deliberazioni di specifico interesse

camerale. 1. Bovini 2. Suini 3. Ovini 4. Equini 5. Allevamenti speciali Classe 16 - Lotta contro le malattie del bestiame



Classe 17 - Latte e derivati Documenti di carattere generale e


camerale.

Classe 18 - Caccia e pesca Documenti di carattere generale e


camerale.

Classe 19 - Calamità Documenti di carattere generale e


camerale.

Pag. 26

CAT. 12 ARTIGIANATO


Tutto






camerale.











Classe 7 - Rapporti con la Commissione regionale e provinciale per l’artigianato

Tutto

Pag. 27

Classe 8 - Iniziative Documenti di carattere generale e illustrativo, istruttorie e




camerale.

Pag. 28

CAT. 13 INDUSTRIA


Tutto






camerale.











Classe 7 - Insediamenti e riconversioni industriali



Pag. 29

Classe 8 - Macinazione Tutto Classe 9 - Panificazione Tutto Classe 10 - Industrie alimentari Progetti, etc. 1. Margarine, grassi idrogenati alimentari

Fascicoli aziende

Classe 11 - Industrie tessili e abbigliamento



Classe 12 - Industrie meccaniche e metallurgiche



Classe 13 - Industrie chimiche, del vetro e della ceramica



Classe 14 - Industrie edili e del legno



Classe 15 - Industrie estrattive: miniere, cave, acque minerali e sorgenti termali



Classe 16 - Fonti di energia Documenti di carattere generale e

illustrativo, istruttorie e

Pag. 30


Classe 17 - Altre attività industriali





camerale.

Pag. 31

CAT. 14 COMMERCIO INTERNO in ambito nazionale


Tutto






camerale.











Classe 7 - Commissioni e Comitati

1 anno tutto

Classe 8 - Autorizzazioni Comunicazioni ambulanti 5 anni

Pag. 32

(piccola, media e grande distribuzione)

Depositi 5 anni

Classe 9 - Operazioni a premio Regolamenti e verbali operazioni e

concorsi a premio Tutto 5 anni Trattandosi di competenza che le


Classe 10 - Magazzini generali Documenti di carattere generale e


camerale.

5 anni tariffe – vigilanza

Classe 11 - Mercati all’ingrosso, mercati e fiere locali





camerale.

Pag. 33

CAT. 15 COMMERCIO CON L’ESTERO in ambito Unione Europea ed Estero


Tutto





camerale.





5 anni documenti istruttori.






Classe 7 - Trattati, convenzioni, tariffe e dogana


Classe 8 - Rapporti 1 anno

Pag. 34

commerciali Classe 9 - Numero di posizione meccanografica, certificati e visti

Registri dei certificati di origine. 2 anni i certificati di origine.

Classe 10 - Zone e depositi franchi

1 anno

Classe 11 - Carnet ATA e Tir Registro degli esclusi. 5 anni

Pag. 35

CAT. 16 TRASPORTI E COMUNICAZIONI


Tutto





camerale.











Classe 7 - Conferenze orari 5 anni Classe 8 - Trasporti terrestri Documenti di specifico interesse

camerale.

Pag. 36

Classe 9 - Trasporti marittimi, lacuali e fluviali


Classe 10 - Trasporti aerei Documenti di specifico interesse

camerale.



camerale.

Pag. 37

CAT. 17 TURISMO E SPORT


Tutto



1. Turismo 2. Sport Classe 3 - Manifestazioni Documenti di carattere generale e


camerale.






1. Turismo 2. Sport Classe 5 - Organismi Documenti istruttori e deliberativi



1. turistici 2. sportivi Classe 6 - Contenzioso Documenti istruttori e deliberativi di

Specifico interesse camerale. Sentenze e accordi.

Pag. 38

Classe 7 - Iniziative Documenti di specifico interesse

camerale.



camerale.

Pag. 39

CAT. 18 LAVORO


Tutto





camerale.









Classe 7 - Organizzazioni sindacali, contratti collettivi, scioperi

1 anno

Classe 8 - Attività professionali 1 anno

Pag. 40

Classe 9 - Terzo settore 5 anni 1. non profit 2. cooperative sociali Classe 10 - Emigrazione ed immigrazione

5 anni

Pag. 41

CAT. 19 ISTRUZIONE E FORMAZIONE


Tutto





camerale.









Classe 6 - Corsi Documenti di specifico interesse

camerale.

Classe 7 - Borse di studio e stages

5 anni

Pag. 42

CAT. 20 TUTELA DELL’AMBIENTE


Tutto





camerale.











Classe 7 - Certificazione ecologica

5 anni

Classe 8 - Modello Unico di Tutto E’ possibile concordare la

Pag. 43

Dichiarazione Ambientale (in quanto competenza della Provincia)

conservazione presso la Provincia competente.

Pag. 44

CAT. 21 STATISTICA


Tutto



Classe 3 - Censimenti Documenti di specifico interesse

camerale. Controllare il regolamento di ogni

specifico censimento. Classe 4 - Rilevazioni e indagini statistiche

Un esemplare

Pag. 45

CAT. 22 ANAGRAFE


Tutto




Classe 3 - Registro delle Imprese

Tutto

Classe 4 - Repertorio Economico Amministrativo

Tutto

Classe 5 - Fascicoli anagrafici 1. Registro delle Imprese e R.E.A. Fascicoli degli iscritti 2 anni ricevute di deposito Lo scarto di documenti transitori è

subordinato alle indicazioni dell’ufficio competente

2. Imprese esercenti attività di autoriparazione (L. 122/92)

Fascicoli degli iscritti

3. Imprese installatrici di impianti (L. 46/90)

Fascicoli degli iscritti 1 anno dichiarazioni di conformità

4. Inizio attività Tutto 5. Bollatura libri sociali Lo scarto dei documenti è

subordinato alle indicazioni dell’ufficio competente

10 anni

Classe 6 - Certificati, visure e informazioni

1 anno

Classe 7 - Infrazioni 5 anni dalla chiusura, salvo ricorso

Pag. 46

CAT. 23 RUOLI, ALBI, ELENCHI E REGISTRI


Tutto




Classe 3 - Ruoli Fascicoli degli iscritti, verbali delle

commissioni e delle sessioni d’esame

10 anni gli elaborati degli esami 1 anno le richieste di visure e

certificati

Lo scarto di documenti transitori è subordinato alle indicazioni

dell’ufficio competente 1. Agenti di mediazione 2. Agenti e rappresentanti di commercio

3. Conducenti di veicoli o natanti adibiti ad autoservizi pubblici non di linea

4. Mediatori marittimi 5. Periti ed esperti 6. Stimatori e pesatori pubblici Classe 4 - Albi Fascicoli degli iscritti, verbali delle


10 anni gli elaborati degli esami 1 anno le richieste di visure e

certificati


dell’ufficio competente 1. Agenti di assicurazione 2. Autotrasportatori 3. Esportatori di prodotti ortofrutticoli ed agrumari, ed albo degli esportatori di fiori e piante ornamentali

4. Imprese esercenti lo smaltimento dei rifiuti

5. Promotori di servizi finanziari

Pag. 47

Classe 5 - Elenchi Fascicoli degli iscritti, verbali delle commissioni e delle sessioni

d’esame

10 anni gli elaborati d’esame 1 anno le richieste di visure e

certificati


dell’ufficio competente 1. Autorizzati degli spedizionieri 2. Raccomandatari marittimi 3. Fabbricanti metrici 4. Montatori e riparatori dei cronotachigrafi

5. Preconfezionatori 6. Tecnici degustatori 7. Verificatori in materia di sicurezza degli impianti

Classe 6 - Registri Fascicoli degli iscritti, verbali delle


10 anni gli elaborati d’esame 1 anno le richieste di visure e

certificati


dell’ufficio competente 1. Esercenti il commercio 2. Imprese di pulizia 3. Assegnatari del marchio di identificazione per i metalli preziosi

4. Matrici dei punzoni rilasciati agli orafi

Pag. 48

CAT. 24 AZIENDE SPECIALI


Tutto




Classe 3 - ................... Tutto 1. Costituzione 2. Organi 3. Controlli 4. Contributi 5. ….

ALLEGATO 4 CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA

C A M P O B A S S O

Manuale di gestione

del protocollo informatico 1

CORRISPONDENZA IN ENTRATA La corrispondenza può pervenire all’Ente in formato cartaceo oppure digitale, quest’ultimo attraverso la PEC istituzionale (posta elettronica certificata) dell’Ente. La posta cartacea viene normalmente recapitata all’Ente all’interno di appositi sacchi o plichi che il personale ausiliare, addetto alla portineria, provvede ad aprire, distinguendone il contenuto in Posta da protocollare da inviare all’Ufficio Protocollo, e Posta non soggetta a protocollo che va consegnata direttamente agli uffici e/o persone interessate.

A. POSTA DA PROTOCOLLARE

• Raccomandate e atti giudiziari 1. Si procede alla verifica dell’esatta corrispondenza delle raccomandate all’elenco riportato nel

modulo riepilogativo in doppia copia delle poste; 2. Dopo aver constatato tale corrispondenza, se ne dà riscontro attraverso la sottoscrizione dello

stesso, staccando una copia per il postino e consegnando l’altra all’Ufficio Protocollo. • Posta ordinaria

La posta ordinaria viene consegnata chiusa dal personale ausiliare all’Ufficio Protocollo.

B. POSTA SOGGETTA A PROTOCOLLAZIONE SEPARATA (PARTICOLARE) Cfr. Allegato 15

C. POSTA NON SOGGETTA A PROTOCOLLO (cfr.pt. 2.3 del Manuale di gestione)

• Giornali e periodici in abbonamento Per questo tipo di corrispondenza non è prevista la protocollazione (pubblicazioni, riviste, bollettini (vedasi punto 2.3 del manuale di gestione). Pertanto si procede alla consegna diretta all’Ufficio URP da parte del personale ausiliare.

• Bollettini Banco Posta (incasso) Essi vanno consegnati all’Ufficio Provveditorato mentre la modulistica dell’Ufficio statistica va consegnata all’Ufficio Statistica da parte del personale ausiliare.

• Ricevute di ritorno e posta non recapitata

Le ricevute di ritorno relative a documenti spediti dall’Ente e/o la posta non recapitata vengono consegnate da parte del personale ausiliare direttamente agli uffici competenti.

POSTA DIGITALE

La posta digitale, a differenza di quella cartacea, si riversa in modo automatico dalla casella di posta certificata istituzionale, nella procedura di protocollazione PRODIGI (Protocollo Informatico Digitale) gestita dall’Ufficio Protocollo.


C A M P O B A S S O

Manuale di gestione


POSTA CARTACEA

In considerazione della più complessa procedura di gestione della posta cartacea, di seguito si riporta la relativa descrizione. Gli addetti all’Ufficio Protocollo provvedono all'apertura della posta ordinaria e raccomandata, avendo cura, se raccomandata, di allegare al contenuto la relativa busta, apponendo il timbro della data sul documento e procedendo alla protocollazione e scansione dello stesso. Una volta protocollato, quest’ultimo viene scansionato e assegnato per competenza e/o conoscenza. E’ importante sottolineare che tutta la posta cartacea in entrata viene scansionata mentre all’assegnatario viene trasmesso il solo documento digitale; il documento cartaceo, invece, viene conservato nell’archivio unico del Protocollo; fa eccezione quella documentazione cartacea che si rende indispensabile consegnarla agli uffici di competenza “Mediazione, Protesti, Metrologia, Contabilità, Legale, Personale, ecc…” al fine di definire le relative procedure. In generale tutta la corrispondenza indirizzata all'Ente viene aperta, ad eccezione delle seguenti tipologie:

a) corrispondenza riportante l’indicazione “offerta/preventivo” o “gara d’appalto”, “concorso” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;

b) corrispondenza indirizzata nominativamente (senza indicazione dell’ente); c) corrispondenza riportante l’indicazione “riservata”, “personale”, “S.P.M.”, “confidenziale” o

simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata; I certificati medici, se prodotti in forma cartacea, ed ogni altra documentazione giustificativa di permessi vari, è consegnata direttamente alla U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale che, previa timbratura in arrivo, procederà alla successiva protocollazione, scansione e assegnazione. Per la descrizione del flusso documentale inerente i certificati medici acquisiti in modalità telematica, si rinvia a quanto indicato nella sezione del presente manuale relativa al Protocollo riservato. La corrispondenza descritta al punto a) non viene aperta dall’Ufficio Protocollo ma quest’ultimo vi appone semplicemente il timbro di arrivo sulla busta e l’etichetta riportante i dati di protocollazione. Il responsabile di uno dei procedimenti di cui al punto a), dopo l’apertura dei plichi, provvederà a trasmettere all’Ufficio Protocollo il contenuto, ovvero il/i documento/i cartaceo/i che, una volta scansionato/i, verrà/anno allegato/i al relativo numero di protocollo. Per evitare ritardi e garantire una più efficiente gestione delle procedure di svolgimento delle gare e/o dei concorsi, i vari uffici provvedono a comunicarne all’ufficio protocollo le date di indizione e scadenza. La corrispondenza di cui ai punti b) e c) va inoltrata direttamente al destinatario da parte del personale dell’Ufficio Protocollo. La presenza di eventuali valori deve essere annotata sulla corrispondenza e nel registro dei valori. Al termine dell'apertura della posta, il registro dei valori ed i valori rinvenuti vengono portati al Cassiere per la presa in carico degli stessi, attraverso l’apposizione della propria sigla sul registro.


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Manuale di gestione


POSTA IN ENTRATA ASSEGNAZIONE PER COMPETENZA E CONOSCENZA

Tutta la posta protocollata in entrata alla fine è digitalizzata, sia se è pervenuta cartacea (viene trasformata in formato pdf), sia quella di origine digitale pervenuta nella casella pec istituzionale, deve essere assegnata per competenza o conoscenza come definito dalle Posizioni Organizzative (c.d. P.O.). Il Responsabile dell’Ufficio Protocollo, in base alle segnalazioni pervenute dalle P.O., ha provveduto a stilare un prontuario dove sono riportate tutte le tipologie di documenti con le relative assegnazioni. I documenti per competenza vanno assegnati ai responsabili di procedura, mentre i documenti per conoscenza vanno assegnati, laddove richiesto dalle relative P.O., ai colleghi dello stesso settore. E’ opportuno evidenziare che la posta di ordinaria amministrazione, il cui contenuto consiste nel consueto processo elaborativo delle procedure di sistema del settore, va attribuita in competenza ai responsabili di procedura, mentre tutte le comunicazioni che hanno del contenuto particolare : contestazioni, ritardi di adempimenti, contenuti di carattere normativo ecc… vanno attribuite anche alle relative P.O. per Area e al Segretario Generale per conoscenza. Al Presidente vanno attribuiti per conoscenza alla sua segreteria tutte le comunicazioni personali e/o di carattere a sfondo istituzionale. I responsabili delle procedure hanno l’obbligo di fascicolare (vedasi allegato Piano di fascicolazione) i documenti ricevuti, ovvero inserirli e ordinarli in”faldoni” virtuali in base all’ordinamento dettato dal titolario di classificazione (allegato…) Sulla corrispondenza il Segretario Generale e le P.O. possono apporre eventuali annotazioni di carattere gestionale, annotazioni che oggi vengono trasmesse attraverso Legalcycle, una piattaforma di gestione documentale della posta che funziona in parallelo con la procedura di protocollo informatico.


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Manuale di gestione


CORRISPONDENZA IN USCITA Se la Posta in entrata viene gestita in maniera centralizzata, quella in uscita è completamente gestita dall’ufficio a cui è attribuito il procedimento da cui la stessa scaturisce, in maniera quindi decentralizzata. Ciascun utente, dopo aver creato il documento in formato digitale, deve protocollarlo e provvedere all’acquisizione della firma digitale in base alle competenze. Una volta firmato, il documento è pronto per l’invio che può avvenire in 3 modi:

1. posta elettronica certificata (PEC istituzionale); 2. FAX VOIP (se il destinatario non ha la posta elettronica); 3. posta ordinaria cartacea (se il destinatario non ha nessuno dei mezzi precedenti).

ARCHIVIAZIONE DIGITALE IN SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA LEGALDOC

Successivamente il documento firmato digitalmente verrà fascicolato ed archiviato telematicamente da ciascuna unità responsabile della piattaforma di Legalcycle nell’apposito archivio digitale. Ciascuna unità operativa provvederà, altresì, a salvare tramite apposita procedura in legalcycle i documenti digitali a tenuta d’archiviazione illimitata nella procedura di “legaldoc” sistema di conservazione sostitutiva avendo le seguenti caratteristiche: “ i documenti devono essere statici e non modificabili, ovvero essere redatti in modo tale per cui il contenuto non è alterabile durante le fasi di conservazione ed accesso, ed essere immutabile nel tempo”.

ALLEGATO 5) CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA

C A M P O B A S S O

Manuale di gestione del protocollo informatico 1

Allegato : 5 : Camicia fascicolo

CAMERA DI COMMERCIO di

INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA CAMPOBASSO

***********

................................................................................................................... (nome della struttura - divisione - ufficio)

Anno ...................................

Categoria ................... Classe ................................ Sottoclasse

fascicolo n. ..................... sottofascicolo ..................... inserto .....................

OGGETTO: “………...................................................................................……………” ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ .........................................................................................................................................………………………….... .........................................................................................................................................……………………………

IL SEGRETARIO GENERALE (Dr.ssa Lorella PALLADINO)

Si informa che il presente documento nel suo originale informatico è firmato digitalmente,

ai sensi dell’art. 24 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'amministrazione digitale” e s.m.i..

Determinazione dirigenziale n. 122 del 02/09/2014

Oggetto : Rinnovo Commissione interna per la selezione dei documenti finalizzati alla conservazione o allo scarto

IL SEGRETARIO GENERALE

ai sensi del D.lgs. 30/03/2001 n. 165 e successive modificazioni ed integrazioni

- VISTA la deliberazione n. 25 del 29/03/2000 e successive modifiche, con cui la Giunta Camerale ha approvato il Regolamento sull’organizzazione degli Uffici e dei Servizi dell’Ente; - VISTA la deliberazione n. 6 del 25/01/2006, con cui la Giunta Camerale ha approvato la nuova struttura organizzativa dell’Ente, nonché il successivo atto di organizzazione n. 2 del 7/3/2006, emanato dal Segretario Generale dell’Ente; - VISTA la deliberazione della Giunta Camerale n. 5 del 31 gennaio 2012 e successivi atti di organizzazione; - VISTA la deliberazione n. 13 del 30/12/2013 con cui il Consiglio Camerale ha approvato il Preventivo Economico per il 2014; - VISTA la deliberazione n. 131 del 30/12/2013, con cui la Giunta Camerale ha approvato il Budget Direzionale 2014 dell’Ente; - RICHIAMATA la deliberazione della Giunta camerale n. 2 del 27/01/2014 con cui è stato approvato il Piano della performance 2014-2016 redatto in coerenza e per l’attuazione dei programmi prefissati nella Relazione Previsionale e Programmatica 2014 e dei servizi o attività assegnati alla competenza delle diverse Aree organizzative; -VISTA la determinazione dirigenziale n. 143 del 13 ottobre 2011 con la quale si costituiva la Commissione per la selezione dei documenti da destinare alla conservazione o allo scarto; -CONSIDERATO che a seguito dell’adozione della gestione digitale dei flussi documentali si rende necessario completare il lavoro di sistemazione degli archivi (corrente, di deposito e storico) per i procedimenti trattati con modalità cartacea e, quindi, di proporre alla Soprintendenza Archivistica regionale i documenti da scartare, relativi ad un periodo temporale di circa 30 anni;

IL SEGRETARIO GENERALE (Dr.ssa Lorella PALLADINO)

Si informa che il presente documento nel suo originale informatico è firmato digitalmente,

ai sensi dell’art. 24 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'amministrazione digitale” e s.m.i..

-RITENUTO OPPORTUNO far svolgere, considerato il volume di documenti da proporre allo scarto e il loro vincolo “archivistico” in quanto “beni culturali”, le operazioni di scarto da apposita Commissione Interna, composta da personale competente in materia per esperienza;

d e t e r m i n a - di rinnovare la Commissione in oggetto nel modo che segue:

COMPONENTI Ruolo

Lorella PALLADINO Presidente

Iole BARONE Componente

Dina CHIRICO Componente

Annarita CUCCI Componente

Donato MIGNOGNA Componente

Marianna TARTAGLIA Componente

Maria LIBERTI Segretario


C A M P O B A S S O

Allegato 7: modello di repertorio dei fascicoli


CAMERA DI COMMERCIO DI _____________

REPERTORIO DEI FASCICOLI

ANNO ________

CATEGORIA ________ - ________________________________________

CLASSE SOTTOCLASSE

NUM. FASC.

SOTTO FASC.

INS. OGGETTO NOTE


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Allegato 8: PIANO DI SICUREZZA

Analisi dei rischi Un’accurata analisi dei rischi ai quali è esposta la Camera di Commercio richiede uno specifico intervento ad hoc che va oltre i confini di un Manuale di gestione. Per tale ragione in questo capitolo ci si limita a fornire una sintesi delle minacce più comuni ai sistemi informatici ed a evidenziare le funzioni di sicurezza ritenute necessarie, con particolare riguardo agli aspetti tecnologici. La seguente tabella evidenzia le relazioni tra minacce e funzioni di sicurezza.

Funzioni di sicurezza

Minacce Id

entif

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Aut

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ne

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Acc

essi

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M1 Introduzione di sw dannoso X X X X X X

M2 Mal funzionamento sw (di sistema ed appl.) X X X X

M3 Mal funzionamento hw X X X X

M4 Mal funzionamento rete X X X X X X

M5 Errore in fase di back-up X X X X X

M6 Errore in fase di aggiornamento, manutenzione del sw

X X X X X X

M7 Errore in fase di aggiornamento, manutenzione della rete

X X X X X X

M8 Sovrascrittura di memoria X X

M9 Accesso non autorizzato al sistema X X X X X

M10 Acquisizione illecita di sw X X

M11 Sovraccarico elaborativo del sistema X X X X X X

M12 Sovraccarico delle linee di connessione X X X X

M13 Intercettazione del traffico di rete X X X X

M14 Manipolazione di sw X X X X X

M15 Utilizzo illecito del sistema hw/sw X X X X X

M16 Alterazione instradamento rete X X X X X

M17 Modifica privilegi di accesso X X X X X X

M18 Mascheramento dell'identità utente X X X X X

M19 Acquisizione dati su supporti magnetici X X X X

M20 Abuso di privilegi X X X X

M21 Non rispetto della legislazione vigente X X X X X X X X


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Si osservi, per inciso, che alcune delle minacce ai sistemi informatici possono essere contrastate solo attraverso misure organizzative o logistiche.


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Politiche di sicurezza Le politiche di sicurezza sono la pietra angolare per garantire l’efficacia della sicurezza. Senza una politica sulla quale basare standard e procedure, è probabile che le decisioni siano inconsistenti e che ci siano “buchi” nella sicurezza, che possono essere sfruttati sia da persone interne sia da persone esterne all’organizzazione. Nel seguito sono identificate le politiche di sicurezza adottate dalla Camera di Commercio. Identificazione e Autenticazione (IA) Il sistema deve sempre riconoscere e verificare l’identità di chiunque voglia accedere alle sue risorse. Controllo degli Accessi (CA) Il sistema deve garantire che gli utenti e i processi attivati dagli utenti non possano svolgere operazioni sulle informazioni o sulle risorse cui essi non sono autorizzati o di cui non hanno necessità. Tracciabilità (TR) Il sistema deve garantire la registrazione delle informazioni relative agli eventi causati da utenti o processi, in modo che le conseguenze di tali eventi possano essere, in seguito, associate all'utente in questione e gli si possa, pertanto, imputare la relativa responsabilità. Controlli Periodici (CP) Il sistema deve essere dotato di funzionalità per la registrazione di informazioni sugli eventi, tanto quelli di routine quanto quelli eccezionali, in modo che una indagine successiva possa determinare se si sono verificate violazioni della sicurezza e, in caso affermativo, quali informazioni o altre risorse sono state compromesse. Riutilizzo Risorse (RR) Il sistema deve essere dotato di funzionalità per garantire che le risorse (memoria centrale, aree di memoria su disco, etc) possano essere riutilizzate, senza pregiudicare la sicurezza. Accuratezza (AT) Il sistema deve essere dotato di funzionalità per garantire che siano correttamente preservate le relazioni specifiche tra diversi insiemi di dati e che i dati siano trasmessi da un processo all'altro senza subire alcuna alterazione. Inoltre il sistema deve essere dotato di funzionalità intese a identificare, segnalare e correggere violazioni all’integrità del software. Affidabilità del Servizio (AS) Il sistema deve essere dotato di funzionalità tali da garantire che l'accesso alle risorse sia possibile nel momento in cui risulta necessario Trasmissione Dati (TD) Il sistema deve essere dotato di funzionalità tali da garantire la sicurezza dei dati durante la loro trasmissione sui canali di comunicazione.


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Interventi operativi Per i documenti informatici formati dalle applicazioni di InfoCamere Per i documenti informatici formati conseguentemente all’utilizzo di applicazioni InfoCamere si rinvia a quanto descritto nei manuali utente dei vari sistemi applicativi; in essi sono descritti gli accorgimenti adottati per salvaguardare l’integrità e la validità dei documenti informatici. Questa documentazione tecnica si trova nel sito Intranet appositamente predisposto dalla società stessa, costantemente aggiornato. Per i documenti informatici formati dalle applicazioni proprie dell’ente. Per la sicurezza dei documenti informatici, formati dalle applicazioni di produttività individuale (Word, Excel, ecc.) e/o da applicazioni proprie dell’ente vengono suggeriti alcuni interventi operativi che devono essere verificati, validati e complementati da parte della Camera. Tali interventi sono una modalità di attuazione delle politiche precedentemente descritte. La sigla con cui è identificato ciascun intervento suggerito corrisponde alla sigla di una delle politiche precedentemente descritte.

IA.1 Il sistema deve impedire l’accesso all’utente se il tentativo di accesso avviene al di fuori dei tempi di validità delle credenziali dell’utente.

IA.2 Il sistema deve rifiutare l’impostazione di credenziali al di fuori degli standard stabiliti (per esempio in caso di password essa deve rispettare requisiti del tipo: lunghezza minima e massima, tipi di caratteri utilizzabili, dizionario dei termini non utilizzabili).

IA.3 Deve essere garantita la segretezza dei valori di autenticazione, a tal scopo: • non devono essere mostrati sul video quando digitati • non devono essere incluse o registrate in nessun modulo o applicazione cui danno accesso.

IA.4 Il sistema deve essere provvisto di funzioni che garantiscano l’accesso alle informazioni di identificazione e autenticazione a chi autorizzato e ne impediscano l’accesso a chi non autorizzato.

IA.5 Il numero di tentativi di identificazione/autenticazione deve essere limitato ad un massimo. IA.6 Il sistema non deve indicare, in caso di errore, il motivo che lo ha provocato. IA.7 Deve essere possibile impostare limite minimo e limite massimo del tempo necessario ad

effettuare le operazioni di identificazione e autenticazione.

CA.1 Per ogni tentativo di accesso ad un oggetto il sistema deve verificare la validità della richiesta. CA.2 Il sistema deve mostrare un messaggio di warning quando avviene un tentativo di accesso non

autorizzato. CA.3 Tentativi di accesso non autorizzato devono essere respinti, registrati e quindi evidenziati. CA.4 Deve essere limitata la deduzione di informazioni, tramite aggregazione di dati a cui si ha accesso

legittimo. CA.5 Deve essere garantito che:

• vengano individuati e bloccati flussi di informazioni illeciti, • vengano assicurati flussi di informazioni leciti.

CA.6 I diritti di accesso devono avere valore limitato nel tempo. CA.7 Non deve essere possibile, per chiunque non sia un utente autorizzato, di accedere alle liste di

accesso. CA.8 I diritti di accesso devono essere gestiti a livello centrale al fine di limitarne la propagazione

incontrollata. CA.9 Il sistema deve garantire che un utente possa effettuare le operazioni che è autorizzato ad

intraprendere (p.es. lettura, modifica, esecuzione, presa di possesso), inoltre deve impedire che l’utente possa effettuare operazioni per le quali non è autorizzato.

CA.10 Il sistema deve permettere di impostare i diritti di accesso per gruppi di utenti; inoltre deve permettere di impostare i diritti per singoli utenti nel caso di risorse, applicazioni e dati particolarmente critici.

CA.11 Occorre predisporre funzionalità che impediscano l’apertura di un numero di sessioni superiore a quello prefissato.


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CA.12 Deve essere possibile fissare un periodo di tempo che deve trascorrere tra l’ultima azione dell’utente e la chiusura automatica della sessione.

CA.13 Dopo la connessione il sistema deve mostrare l’ultimo log con esito positivo ed eventualmente

quello con esito negativo.

TR.1 Il sistema deve consentire di scegliere le informazioni da registrare, ossia deve essere in grado di registrare e archiviare gli eventi definiti come rilevanti per la sicurezza.

TR.2 L’attività di registrazione deve essere sempre attiva. TR.3 Deve essere possibile registrare selettivamente le azioni di uno o più utenti. TR.4 I dati registrati devono essere resi disponibili ai soli addetti all’amministrazione della sicurezza.

Non deve essere permesso agli utenti non autorizzati di accedere alle informazioni registrate. TR.5 La registrazione deve essere effettuata mediante l’utilizzo di dispositivi di registrazione affidabili. TR.6 Le informazioni registrate devono essere conservate per un periodo di tempo commisurato alla

normativa vigente. TR.7 Devono esistere ed essere documentati gli strumenti per esaminare e mantenere i file di

tracciamento. TR.8 Gli strumenti di analisi devono permettere di evidenziare selettivamente le attività di uno o più

utenti.

CP.1 Il sistema deve consentire di scegliere le informazioni da registrare, ossia deve essere in grado di registrare e archiviare gli eventi e le relative informazioni specificati.

CP.2 L’attività di registrazione deve essere sempre attiva. CP.3 Gli strumenti di audit, le segnalazioni ed i risultati delle analisi devono essere accessibili solo agli

addetti all’amministrazione della sicurezza e agli addetti alle attività di auditing. CP.4 La registrazione deve essere effettuata mediante l’utilizzo di dispositivi di registrazione affidabili. CP.5 Le informazioni registrate devono essere conservate per un periodo di tempo commisurato alla

normativa vigente. CP.6 Il sistema deve essere in grado di evidenziare, tra tutti gli eventi registrati, quelli che rientrano

nella tipologia (predefinita) di eventi anomali o sospetti. CP.7 Il sistema deve essere in grado evidenziare on-line gli eventi che rientrano nella tipologia per la

quale è stata stabilita tale necessità e impostare le stazioni di lavoro su cui tali eventi devono essere evidenziati.

CP.8 Le revisioni sui file di log deve essere effettuata periodicamente. CP.9 Gli strumenti di analisi devono essere disponibili e documentati. CP.10 Gli strumenti di analisi devono permettere di eseguire almeno le operazioni di ricerca, selezione e

ordinamento dei dati di audit in base a criteri logici definiti. CP.11 Gli strumenti di analisi devono consentire di identificare selettivamente le azioni eseguite da uno o

più utenti. CP.12 Devono essere previsti strumenti per l'analisi di tendenza, finalizzata all’individuazione di

eventuali violazioni dei requisiti di sicurezza, ancor prima che si producano. CP.13 Devono essere previsti strumenti per la verifica dell’efficienza delle misure di sicurezza

tecnologiche installate. CP.14 Devono essere previste verifiche periodiche che mirano alla verifica della attuazione e della

consistenza delle procedure utilizzate.

RR.1 Il sistema deve essere dotato di funzionalità che provvedano ad una adeguata inizializzazione degli oggetti di supporto ai dati.

RR.2 Devono essere previste funzionalità che, al termine delle operazioni, rendano non più utilizzabili i dati contenuti nelle aree di disco destinate a file temporanei, spool o log.

RR.3 Il riutilizzo dei supporti magnetici rimovibili (nastri magnetici, dischetti) deve essere preceduto dalla cancellazione dei dati in essi contenuti; tale cancellazione deve essere effettuata in modo tale da rendere impossibile la ricostruzione dei dati.

RR.4 I terminali devono essere dotati di screen saver con password, tali che:


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• lo screen saver si avvii automaticamente dopo un intervallo di tempo stabilito dall’ultimo comando digitato dall’utente,

• la password abbia le stesse caratteristiche definite per l’Identificazione e Autenticazione

RR.5 La sessione di lavoro si deve sospendere automaticamente dopo un determinato intervallo ne. di tempo in cui l’operatore non ha inviato comandi al sistema.

AT.1 Il sistema deve essere dotato di funzioni intese a stabilire e mantenere la correttezza delle relazioni tra i dati, ad esempio funzioni che analizzano l’integrità degli indici di una base dati.

AT.2 Il sistema deve essere dotato di funzioni intese a rilevare e prevenire la compromissione (perdita, aggiunta o alterazione) dei dati quando scambiati tra utenti, processi ed oggetti.

AT.3 Il sistema deve essere dotato di funzioni atte a rilevare ed impedire che vengano modificate la fonte e/o destinazione del trasferimento dei dati.

AT.4 Il sistema deve essere dotato di funzionalità che consentano: • l’identificazione e l’eliminazione di software dannoso (p.es. virus), • la verifica dell’integrità degli eseguibili, • la verifica della correttezza delle chiamate ai dati.

AT.5 Le funzionalità di controllo del software devono essere sempre attive.

AS.1 Deve essere garantita l’accessibilità e l’utilizzabilità delle risorse da parte di un’entità (processo o utente) autorizzata.

AS.2 Occorre limitare e/o prevenire le interferenze in operazioni cui il tempo riveste importanza cruciale.

AS.3 Il sistema deve essere dotato di funzioni di individuazione dell’errore. AS.4 Il sistema deve essere dotato di funzioni atte a ridurre l’impatto degli errori. AS.5 Il sistema deve essere dotato di funzioni atte a ridurre al minimo ogni eventuale arresto e o

interruzione del sistema. AS.6 Il sistema deve essere dotato di funzioni di schedulazione che garantiscono che il sistema risponda

agli eventi esterni e produca risultati nei tempi previsti.

TD.1 Devono essere cifrate le eventuali password in caso di identificazione e autenticazione remota. TD.2 I dati che fluiscono nella rete devono essere protetti mediante l’utilizzo di algoritmi crittografici, in

funzione della Sensibilità dei Dati. TD.3 Nel caso di necessità di cifratura dei dati, essi devono essere cifrati prima di essere immessi nella

rete. TD.4 Devono essere previste funzionalità atte al controllo degli accessi ai servizi di rete. TD.5 Devono essere previste funzionalità di non-ripudio del mittente: quando un soggetto riceve

informazioni in uno scambio di dati, tali funzionalità evidenziano sempre il mittente delle informazioni, in modo tale che quest’ultimo non possa in seguito negare di avere inviato tali informazioni.

TD.6 Devono essere previste funzionalità di non-ripudio del destinatario: quando un soggetto invia informazioni in uno scambio di dati, tali funzionalità evidenziano sempre il destinatario delle informazioni, in modo tale che quest’ultimo non possa in seguito negare di avere ricevuto tali informazioni.

TD.7 Devono essere previste funzioni di rilevazione di: • errori sui dati trasmessi, • manipolazioni non autorizzate dei dati di un utente e dei dati di tracciamento • replica non autorizzata dei dati..


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Suggerimenti comportamentali In questa sezione viene fornita una panoramica sulle responsabilità spettanti a coloro che gestiscono documenti informatici e contemporaneamente vengono forniti dei suggerimenti comportamentali per l’utilizzo quotidiano degli strumenti informatici. Sicurezza intesa come riservatezza (autorizzazione all’accesso) ed integrità (protezione da incidenti o abusi). Prevenire i virus. I virus sono delle funzioni in grado di trasmettersi ed alimentarsi in maniera autonoma e possono causare effetti dannosi. Lo scopo della maggioranza dei virus è quello di intaccare le risorse dei computer presso i quali riescono ad installarsi arrivando, in molti casi, a distruggere tutto il contenuto delle memorie del sistema. I virus si trasmettono attraverso programmi provenienti da fonti non ufficiali o attraverso l’utilizzo delle istruzioni macro previste nei programmi per l’automazione d’ufficio. I momenti topici nei quali maggiore è il rischio di trasmissione di queste funzioni infettanti sono:

• quando si installano dei programmi, • quando si copiano dati da floppy disk, • quando si scaricano dati da Internet. • Quando si scaricano allegati dalla Posta Elettronica.

Per prevenire il propagarsi dei virus è importante che vengano utilizzati solo programmi provenienti da fonti fidate, bisogna assicurarsi che la fase di avvio del proprio computer non venga fatta partendo da un dischetto e, soprattutto, verificare periodicamente il livello di aggiornamento del software antivirus installato. Gestione delle password. Il sistema più semplice per accedere ai sistemi è quello di individuare la password che ne protegge l’intrusione; una password “complicata” è un elemento importante nel sistema di sicurezza informatica dei dati e dei documenti e le migliori password sono quelle facili da ricordare ma che contemporaneamente sono difficili da indovinare. Di seguito alcune cose da fare o da non fare per meglio utilizzare le potenzialità dell’utilizzo delle password: • Non si devono comunicare ad altri non solo le proprie password ma neanche i criteri utilizzati per costruirle

e ricordarle. • Non si deve scrivere la password su un giallino attaccato al monitor del computer o all’interno del cassetto

della scrivania, sono luoghi ovvi e chiunque avrebbe l’opportunità di appropriarsene. • Non si devono usare parole legate alla persona (nome, cognome, date di nascita, figli, numero di telefono,

ecc.). • Si deve cambiare periodicamente la password (3/4 mesi); la stessa che deve avere dimensioni abbastanza

significative (6/8 caratteri) in relazione al fatto che la difficoltà aumenta in maniera esponenziale con l’aumentare del numero dei caratteri usati.

Ad ogni buon conto il responsabile dei sistemi operativi è la persona cui fare riferimento per ogni consiglio in merito. Ulteriori accorgimenti. Utilizzo delle chiavi. Un ulteriore importante accorgimento per rendere sicuri i dati ed i documenti in proprio possesso è il costante utilizzo delle chiavi dei mobiletti e delle porte dove vengono riposti i sistemi e le banche dati. Una porta chiusa non impedisce definitivamente l’intrusione nei locali da parte di estranei, ma costituisce certamente un primo ostacolo il cui superamento è il prodotto di un atto volontario. Aprire una porta per danneggiare quanto disponibile sulla scrivania o per carpire informazioni facilmente reperibili è fin troppo facile. Supporti per backup e stampe. I supporti nei quali vengono ricoverati i dati di salvataggio delle informazioni riservate possono essere magnetici (floppy disk) o tradizionali (output su stampante); in entrambi i casi si deve avere cura di metterli in cassetti chiusi a chiave non appena finito di usarli e, nel caso della stampante, è opportuno ritirare quanto prima i documenti prodotti.


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Gestione delle password. Nell’utilizzo dei sistemi informatici ci sono più livelli di password:

• chiesta dal sistema operativo nella fase di avvio del computer, • quando si intende accedere alla rete (sia Intranet che Internet), • la password prevista dai sistemi specifici per la produzione, • quella chiesta dal salvaschermo per i momenti in cui si lascia incustodita la postazione di lavoro.

Si devono utilizzare tutti questi livelli di password avendo cura di mantenerle distinte tra loro. Nell’ipotesi di doverne comunicare una qualsiasi ad un terzo soggetto, bisogna aver cura di cambiarla quanto prima possibile. Quando si digitano e soprattutto quando si cambiano le password bisogna aver cura di non farsi vedere (come quando si usa il bancomat).


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Allegato 9: GLOSSARIO

Area Organizzativa Omogenea (AOO) È un insieme definito di unità organizzative di una amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare, ciascuna AOO mette a disposizione delle unità organizzative clienti il servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria alla AOO stessa. Di norma, l’AOO coincide, come nelle Camere di Commercio, con l’ente.

Casella istituzionale La casella di posta elettronica istituita da una Area organizzativa omogenea (AOO) attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (D.P.R. dell’11 febbraio 2005, n. 68).

Fascicolo Si tratta di un insieme organico di documenti relativi ad un medesimo affare o procedimento amministrativo, classificati in maniera omogenea. Si tratta quindi di un dossier, di una pratica, etc.

Mezzo di corredo È uno strumento tecnico predisposto dall’archivista per descrivere un archivio (o un fondo o una serie o comunque delle unità archivistiche): a secondo del grado di analisi e dello scopo per il quale viene approntato, può trattarsi di inventario, elenco di consistenza, elenco di versamento, indice, rubrica, ecc.

Piano di classificazione (v. titolario)

Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) È la persona fisica incaricata dell’istruzione e degli adempimenti di un affare o di un procedimento amministrativo.

Scarto (v. selezione)

Selezione dei documenti Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d’archivio devono essere effettuate le operazioni di selezione, cioè di individuazione dei documenti da destinare alla conservazione perenne o, qualora ritenuti inutili, allo scarto, cioè all’eliminazione fisica (per macero o termo distruzione).

Titolario di classificazione Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per la formazione, gestione e conservazione dei documenti. Si tratta quindi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata dall’ente che li produce, permettendo di organizzare in fascicoli secondo criteri omogenei i documenti che si riferiscono ad affari e a procedimenti amministrativi. Il titolario di classificazione delle Camere di Commercio si suddivide gerarchicamente in categorie, le quali si suddividono in classi e sottoclassi.

Unità organizzativa responsabile (UOR) È l’ufficio (sezione, ripartizione, etc.), al quale afferisce il responsabile del procedimento amministrativo, previsto dall’art. 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241.



Allegato 10: RIFERIMENTI NORMATIVI

NORME E REGOLE DI RIFERIMENTO • D.P.S. - Documento Programmatico sulla Sicurezza Camera di Commercio di

Campobasso con allegato documento “Banche Dati e Trattamenti di Dati Personali”

• D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 - Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi

• D.Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 - recante disposizioni integrative e correttive al Codice PA

• Decreto Ministro delle comunicazioni 17 febbraio 2006 - Disposizioni in merito alla fornitura del servizio di posta elettronica ibrida

• D.Lgs. 24 gennaio 2006, n. 36 - Attuazione della direttiva 2003/98/CE relativa al riutilizzo di documenti nel settore pubblico

• Direttiva del Ministro per l'innovazione 18 novembre 2005 - Linee guida per la PA digitale

• D.P.C.M. 2 novembre 2005 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata

• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale e sue successive modifiche e aggionamenti

• Deliberazione CNIPA n. 4 del 17 febbraio 2005 - Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico

• D.M. 2 novembre 2005 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata

• Deliberazione CNIPA n. 4 del 17 febbraio 2005 - Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico

• Direttiva Ministro per l'innovazione 4 gennaio 2005 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione

• Circolare CNIPA maggio 2004 - Linee guida per l’utilizzo della firma digitale.

• Deliberazione CNIPA N.11 del 19 febbraio 2004 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

• D.M. 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

• D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 – Codice dei beni culturali



• D.P.C.M. 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici (GU n. 98 del 27 aprile 2004)

• Direttiva Ministro per l’innovazione 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione per l’anno 2004 (GU n. 28 del 4 Aprile 2004)

• Direttiva 1999/93/CE del parlamento Europeo e del Consiglio del 13 dicembre 2003

• Direttiva Ministro per l’innovazione 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (GU n. 8 del 12-1-2004)

• D.P.C.M. 30 ottobre 2003 – Approvazione schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia dell’informazione , ai sensi art. 10 c. 1 D. Lgs. 10/2002

• Comunicato Presidenza Consiglio dei Ministri in G.U. 29.10.2003 – Iniziative per favorire la realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione flussi documentali

• Decreto del 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (GU n. 249 del 25-10-2003)

• D.Lgs. 1 agosto 2003, n. 259 – Codice delle comunicazioni elettroniche

• D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali.

• D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137 – Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002,

• Legge 27 dicembre 2002, n. 289 – Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato.

• Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione

• Direttiva del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 -Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali

• D.Lgs. n. 10 del 23 gennaio 2002 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica

• Direttiva n. 16 gennaio 2002 - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie - Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali

• Direttiva del Ministro per l’innovazione del 21 dicembre 2001 - “Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione”



• Direttiva del Ministro per la funzione Pubblica del 13 dicembre 2001 – Formazione del Personale (GU. n. 26 del 31 gennaio 2002)

• Deliberazione AIPA n.42 del 13 dicembre 2001 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

• Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, Deliberazione 13 dicembre 2001, n. 42, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 296 del 21 dicembre 2001 (sostituita dalla deliberazione n. 11 del 19.2.2004)

• Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 31 ottobre 2000, recante "Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428" - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili

• Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 (GU 21 novembre 2000, n. 272) recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

• Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/P/2001 del 14 marzo 2001 - "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici".

• D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 - "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche"

• Circolare del 16 febbraio 2001 - n. AIPA/CR/27 - art. 17 del DPR 10 novembre 1997, n. 513: utilizzo della firma digitale nelle Pubbliche Amministrazioni.

• D.P.R. 8 gennaio 2001, n. 37 – Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato

• Testo unico sulla documentazione amministrativa (GU. n. 42 del 20.2.2001) DPR 28 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

• Deliberazione AIPA n. 51/2000 del 23 novembre 2000 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 1997, n. 513 (GU. n. 291 del 14.12.2000)

• D.P.C.M. 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell’art. 78 del DPR 445/2000 (GU. n. 272 del 21.11.2000)



• Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 (GU. n. 302 del 27.12.1999) Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352 (abrogato dal D. Lgs. 42/2004)

• D.P.C.M. 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (GU. n. 290 del 11.12.1999)

• D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428 (GU. n. 291 del 14.12.1998)Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica (abrogato da DPR 445/2000)

• D.P.C.M. 8 febbraio 1999 (GU. n. 87 del 15.4.1999)Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell'art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.

• Deliberazione AIPA 24, 30 luglio 1998 art. 2, comma 15 della Legge 24 dicembre 1993, n. 537: Regole tecniche per l'uso di supporti ottici. (GU n. 192 del 19.8.1998)

• D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59. (GU n. 60 del 13.3.1998) (abrogato dal DPR 445/2000)

• Legge n. 59 del 15 marzo 1997 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa

• Legge 31 dicembre 1996, n. 676 Delega al Governo in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. (GU. n. 5 del 8.1.1997)

• D.P.R. 12 febbraio 1993, n. 39 Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1, lettera mm), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (GU. n. 42 del 10.2.1993)

• D.P.R. 27 giugno 1992, n. 352 (GU. n. 177 del 29.7.1992)Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990,n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

• Legge n. 241 del 7 agosto 1990 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (GU. n. 192 del 18.8.1990)

• Regio Decreto 25 gennaio 1900, n. 35 (Gazz. Uff. n. 44 del 22.2.1900) Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali.



Allegato 11: BIBLIOGRAFIA ESSENZIALE

A. ANTONIELLA, L'archivio comunale postunitario, La Nuova Italia, Firenze 1979; P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1983; L. DURANTI, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente

produttore, Ministero per i beni culturali e ambientali, Roma 1997; M.Guercio, Manuale di archivistica informatica, Carocci editore, Roma,2001; E. LODOLINI, Archivistica. Principi e problemi, Milano, FAngeli, 1991 (ultima ed. 2001); A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici e i problemi dell'accesso, in “Archivi per la

Storia”, III/2 (1990), pp. 217-246; G. PENZO DORIA, La linea dell’arco. Criteri per la redazione dei titolari di classificazione, in

Thesis 99. Atti della 2^ Conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane, Padova, Cleup, 2001, pp. 305-340.

I. ZANNI ROSIELLO, Archivi e memoria storica, Bologna, Il Mulino, 1987 Letteratura Grigia AUTORITÀ PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, Gedoc : www.aipa.it AUTORITÀ PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, Linee Guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali Gedoc 2 : www.aipa.it SCUOLA SUPERIORE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, Linee guida per la gestione informatica dei documenti: http://www.sspa.it/

http://www.aipa.it/

http://www.aipa.it/

http://www.sspa.it/

Determinazione dirigenziale n. 129 del 26/09/2006 Oggetto:Manuale di Gestione del Protocollo Informatico della Camera di Commercio di Campobasso - Adozione e Atto di nomina formale del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo Informatico, della Gestione dei flussi documentali e degli Archivi

IL SEGRETARIO GENERALE ai sensi del D.lgs. 30/03/2001 n. 165 e successive modificazioni ed integrazioni

- VISTO il Regolamento dell’organizzazione degli Uffici e dei Servizi approvato dalla

Giunta Camerale con la deliberazione n. 25 del 29/03/2000; - VISTA la delibera del Consiglio Camerale n. 24 del 29/12/2005, relativa

all’approvazione del bilancio di previsione e l’assegnazione del “budget” di spesa ai Dirigenti;

- VISTA la delibera n. 6 del 25/01/2006, con cui la Giunta Camerale ha approvato la

nuova struttura organizzativa dell’Ente, nonché il successivo atto di organizzazione n. 2 del 7/3/2006 emanato dal Segretario Generale dell’Ente;

- VISTO il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 "Testo

unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione di flussi documentali coordinata con la gestione di procedimenti amministrativi da parte delle pubbliche amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare supporti conoscitivi e delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa;

- CONSIDERATO che il dettato normativo del DPR sopra menzionato prevede che

venga predisposto un Manuale di Gestione del Protocollo Informatico che disciplini aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l’introduzione dei titolari di classificazione e dei massimali di selezione dei documenti, oltre che la parte legata al “recordkeeping system” (sistema di archiviazione) ed al “workflow management” (organizzazione del flusso di lavoro e delle procedure collegate)

AFFISSO ALL’ALBO della CAMERA DI COMMERCIO, INDUSTRIA, ARTIGIANATO ed AGRICOLTURA di CAMPOBASSO dal 29/09/2006 al 06/10/2006 Campobasso, li 29/09/2006

F.to IL SEGRETARIO GENERALE (Dott.ssa Lorella PALLADINO)

Segue Determinazione dirigenziale n. 129 del 26/09/2006 - VISTO in particolare l'articolo 61, comma 2, del citato DPR il quale tra l'altro, stabilisce

che presso il servizio del protocollo informatico, è preposto un dirigente, ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali e di professionalità tecnico archivistica;

- VISTO il decreto 14 ottobre 2003 "Approvazione delle linee guida per l'adozione del

protocollo informatico dei documenti amministrativi", nel quale sono indicati gli adempimenti delle amministrazioni relativamente al protocollo informatico ed alla gestione dei procedimenti amministrativi con tecnologie informatiche;

- VISTA, altresì, la necessità di comunicare al CNIPA il nominativo del responsabile per

la tenuta del protocollo informatico ai sensi dell'articolo 61, comma 2 del DPR 445/2000 sopra citato;

d e t e r m i n a

1. di adottare il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico della Camera di

Commercio di Campobasso allegato alla presente determinazione e di essa parte integrante;

2. di nominare la dr.ssa Lorella PALLADINO, Segretario Generale, quale Responsabile

del servizio per la tenuta del protocollo informatico e come sostituto la Sig.ra Maria Liberti, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ai sensi dell'articolo 61 comma 2 del DPR 445/2000 con compiti assegnati nelle premesse;

F.to IL SEGRETARIO GENERALE (Dott.ssa Lorella PALLADINO)



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Indice 1 Introduzione ................................................................................................................... 5 1.1 Novità introdotte rispetto alla precedente emissione ............................................................... 5 1.2 Scopo del documento e campo di applicazione del documento ............................................... 5 1.3 LegalDoc ...................................................................................................................................... 5 1.4 LD Front-End .............................................................................................................................. 5 1.5 Riferimenti contrattuali .............................................................................................................. 6 1.6 Riferimenti normativi ................................................................................................................. 6 1.7 Definizioni .................................................................................................................................... 6 1.8 Acronimi ....................................................................................................................................... 8

2 Profilo di InfoCert........................................................................................................... 9

3 Definizione di documento in LegalDoc ...................................................................... 11

4 LegalDoc e Sistemi di Gestione.................................................................................. 13

5 Processo di conservazione ......................................................................................... 15 5.1 Fasi del processo di conservazione: schema generale ............................................................ 16 5.2 Fasi del processo di conservazione: dettaglio ......................................................................... 17

5.2.1 Acquisizione del documento da conservare ...................................................................... 17 5.2.2 Indicizzazione ed archiviazione ......................................................................................... 17 5.2.3 Eventuale attestazione della conformità di quanto memorizzato al documento d'origine da parte di un Pubblico Ufficiale nel caso di “originale unico” ............................... 17 5.2.4 Creazione del file delle direttive e dell'impronta del documento ................................... 17 5.2.5 Invio al sistema di conservazione ...................................................................................... 18 5.2.6 Verifica, accettazione e invio della ricevuta di accettazione del documento ................. 18 5.2.7 Inserimento nel lotto e creazione del file di controllo ..................................................... 19 5.2.8 Eventuale richiesta di chiusura forzata del lotto ............................................................. 19 5.2.9 Chiusura del lotto e attestazione di corretto procedimento ............................................ 19 5.2.10 Memorizzazione, creazione copia di sicurezza e chiusura della conservazione .......... 20

5.3 Responsabilità............................................................................................................................ 21

6 Il Responsabile della Conservazione ......................................................................... 23 6.1 Identificazione in LegalDoc ...................................................................................................... 23 6.2 Compiti ....................................................................................................................................... 23 6.3 Riferimento temporale apposto dal Responsabile delle Conservazione sui lotti ................. 24

7 Particolarità dei documenti con rilevanza ai fini tributari ........................................ 25 7.1 Documento statico non modificabile ....................................................................................... 25 7.2 Firma e riferimento temporale ................................................................................................ 25

7.2.1 Caratteristiche del riferimento temporale ....................................................................... 25 7.3 Ordine cronologico e non soluzione di continuità per periodo di imposta .......................... 25 7.4 Funzioni di ricerca .................................................................................................................... 25 7.5 La tenuta dei libri e registri elettronici ................................................................................... 26



8 Rettifica e cancellazione dei documenti .................................................................... 27

9 Procedure di esibizione ............................................................................................... 29 9.1 Procedura di esibizione: schema generale .............................................................................. 29 9.2 Procedura di esibizione: dettaglio ........................................................................................... 30

9.2.1 Ricerca del token LegalDoc relativo al documento da esibire ....................................... 30 9.2.2 Richiesta di esibizione del documento conservato ........................................................... 30 9.2.3 Accettazione della richiesta da parte di LegalDoc ........................................................... 30 9.2.4 Risposta del servizio LegalDoc ed esibizione del documento ......................................... 30 9.2.5 Eventuale download del documento ................................................................................. 31

9.3 Requisiti software ...................................................................................................................... 31 9.4 Responsabilità............................................................................................................................ 31

10 Sicurezza .................................................................................................................... 33



1 Introduzione

1.1 Novità introdotte rispetto alla precedente emissione

Versione/Release n° : 2 Data Versione/Release : 26 / 08 / 2009

Descrizione modifiche:

Paragrafo 1.3: aggiornamento del testo Paragrafo 1.5: aggiunto il riferimento all'articolo 2215-bis

del Codice Civile Paragrafo 2: aggiornato il Profilo di InfoCert Paragrafo 5.2.1: aggiornamento passo procedurale Paragrafo 7.5: inserimento paragrafo sulla tenuta dei libri

elettronici Eliminato Paragrafo 10.1 “esibizione da supporto ottico”

Motivazioni : Versione/Release n° : 1 Data Versione/Release : 01 / 10 / 2007

Descrizione modifiche: Nessuna

Motivazioni : Prima emissione

1.2 Scopo del documento e campo di applicazione del documento

Il documento ha l'obiettivo di descrivere i processi di: invio, conservazione dei documenti elettronici; esibizione dei documenti elettronici.

Il presente Manuale della Conservazione si applica al servizio LegalDoc erogato in

modalità ASP. Quanto affermato per LegalDoc si applica anche a LD Front-End, qualora non diversamente indicato.

1.3 LegalDoc

Il servizio LegalDoc è un sistema di conservazione dei documenti erogato in modalità ASP (Application Service Provider) sviluppato per rispondere alle esigenze di imprese, professionisti, associazioni, Pubblica Amministrazione centrale e locale, che permette di conservare documenti e garantirne l'integrità e la validità legale nel tempo nonché la sua “esibizione a norma”.

1.4 LD Front-End

LD Front-End è una componente software usata per semplificare l'integrazione e la connessione automatica a LegalDoc e installata in una postazione PC sita presso il Cliente che fornisce, inoltre, una funzionalità di ricerca dei documenti mediante gli indici predisposti dal Cliente.



1.5 Riferimenti contrattuali

Le tematiche trattate sono regolate secondo quanto contenuto nei documenti contrattuali che sono parte integrante del presente Manuale.

1.6 Riferimenti normativi

Si forniscono di seguito i riferimenti alle norme che devono essere rispettate affinché i documenti conservati siano validi agli effetti di legge ed opponibili ai terzi.

Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'amministrazione digitale” e

successive modifiche, che fornisce gli elementi per definire e garantire la validità dei documenti informatici e pone obblighi precisi per la loro accettazione;

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004. Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004, che regola la conservazione dei documenti in formato elettronico;

Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, che definisce le modalità di gestione di tutti i documenti elettronici con valenza tributaria.

Articolo 2215-bis del Codice Civile, che definisce le modalità di tenuta della documentazione informatica

1.7 Definizioni

DOCUMENTO ai sensi della deliberazione CNIPA 11/04 è “la rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intellegibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica”.

DOCUMENTO ANALOGICO

ai sensi della deliberazione CNIPA 11/04 è “un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video)”.

ORIGINALE NON UNICO

ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale sono i “documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

DOCUMENTO INFORMATICO

ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale è “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.



FILE DELLE DIRETTIVE DI CONSERVAZIONE

file in formato XML creato e firmato elettronicamente dal Sistema di Gestione (SG) del Cliente al momento dell'invio in conservazione di un documento, contenente informazioni relative alla composizione e alla classificazione del documento ai fini della conservazione (tipologia, file costituenti, riferimenti ai viewer per la visualizzazione, organizzazione di appartenenza ai fini della conservazione, impronte di tutti i files che compongono il documento).

FILE DELLE DIRETTIVE DI ESIBIZIONE

file in formato XML creato e firmato elettronicamente dal SG del Cliente al momento dell'invio di una richiesta di esibizione a LegalDoc, contenente gli estremi necessari per l'individuazione del documento che si intende richiamare per l'esibizione.

FILE DI CHIUSURA DEL LOTTO

file in formato XML, creato dal sistema LegalDoc, firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e marcato temporalmente, contenente informazioni di conservazione di un lotto di documenti. La marca temporale apposta su questo file attesta l'esatto momento di conservazione di tutti i documenti appartenenti al lotto. Le informazioni contenute nel file comprendono l'indice del lotto, le impronte dei file che costituiscono ogni documento, la classificazione anagrafica del documento, i firmatari.

FILE DI CONTROLLO DEL DOCUMENTO

file in formato XML, creato dal sistema LegalDoc, firmato digitalmente dal responsabile della conservazione, contenente informazioni di conservazione di un documento quali l'indice, le impronte dei file che costituiscono il documento, la classificazione anagrafica, i firmatari, il lotto di appartenenza.

FILE DI RESPONSO file in formato XML, creato dal sistema LegalDoc, inviato in risposta ad una qualsiasi richiesta di servizio LegalDoc. Contiene le informazioni necessarie per comunicare l'esito della richiesta di servizio. Nel caso della richiesta di conservazione contiene anche il Token LegalDoc.

FILE DI RICEVUTA file creato dal sistema LegalDoc sulla base del file delle direttive di conservazione e inviato in risposta ad una richiesta di conservazione; il file attesta la presa in carico da parte di LegalDoc del documento di cui è richiesta la conservazione.

FILE DI RISPOSTA ALLA RICHIESTA DI ESIBIZIONE

file in formato XML creato dal sistema LegalDoc come risposta alla richiesta di esibizione, contiene informazione sui file allegati, sui supporti di conservazione e sull'esito della richiesta.

IMPRONTA ai sensi della Deliberazione CNIPA 11/04 è una sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione ad una evidenza informatica di una opportuna funzione matematica, definita funzione di hash.

LOTTO DI DOCUMENTI

insieme di documenti raggruppati secondo un criterio di aggregazione, aventi un file indice (file di chiusura del lotto) che attesta la conservazione con l'apposizione della firma del responsabile della conservazione e della marca temporale.



MANUALE DELLA CONSERVAZIONE

documento che descrive il processo di conservazione sostitutiva. La redazione del manuale risponde alla necessità di documentazione del processo.

MARCA TEMPORALE ai sensi della lettera i) dell'articolo 1 del DPCM del 13 gennaio 2004, è una evidenza informatica che consente la validazione temporale, la cui validità è opponibile ai terzi.

PUBBLICO UFFICIALE

il notaio o il dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti per la pubblica amministrazione, e, nei casi per i quali possono essere chiamate in causa, le altre figure previste dall'art. 18 comma 2 del T.U. 445/2000.

RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

il soggetto cui sono attribuite funzioni, adempimenti, attività e responsabilità relative al processo di conservazione ottica sostitutiva conformemente a quanto previsto all'art. 5 della deliberazione Cnipa 11 del 19 febbraio 2004.

RIFERIMENTO TEMPORALE

ai sensi della deliberazione CNIPA 11/04 , “informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici”.

SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

sistema software che permette di operare con documenti

TIME STAMPING SERVICE

servizio di marcatura temporale che emette marche temporali nel rispetto delle norme contenute nel Titolo IV del DPCM 13 gennaio 2004.

TOKEN LEGALDOC identificativo univoco di un documento generato da LegalDoc all'atto della richiesta di conservazione. Tale identificativo può essere utilizzato dal Cliente per ogni successiva richiesta di servizio al sistema relativa a quello specifico documento.

1.8 Acronimi

D. LGS Decreto Legislativo DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei

Ministri ERP Enterprise Resource Planning MEF Ministero dell'Economia e delle Finanze PU Pubblico Ufficiale SG Sistema di Gestione SGD Sistema di Gestione Documentale TSS Time Stamping Service XML Extensible Markup Language



2 Profilo di InfoCert

InfoCert S.p.A. è il primo Ente Certificatore in Italia, con oltre 3 milioni di certificati di firma

digitale, 100.000 caselle attive di Posta Elettronica Certificata e oltre 200 milioni di documenti di cui è Responsabile della Conservazione a norma di legge (tra cui l’intero archivio del Registro Imprese).

InfoCert è una realtà economicamente solida con un capitale sociale di oltre 23 milioni di euro e ha chiuso il 2008 con un fatturato di 30 milioni di euro. La forza di InfoCert è nelle risorse umane: i suoi 180 dipendenti operano nella sede principale di Roma e in quelle commerciali di Milano e Padova.

Certificata ISO 9001, InfoCert progetta, sviluppa ed eroga - in modalità diretta o con partner qualificati - servizi informatici per imprese, associazioni, ordini professionali, Pubblica Amministrazione e professionisti.

L’offerta rivolta al mondo enterprise è indirizzata in particolare a mercati quali banche finanza e assicurazioni, energia e utility, GDO, industria, telco nonché a tutti quelli che per esigenze organizzative o di compliance normativa necessitano di soluzioni e servizi per la dematerializzazione dei flussi documentali. Tra i suoi clienti InfoCert annovera organizzazioni di prestigio quali Coop, Danone, De Longhi, Wuerth, Simgenia del Gruppo Generali.

Con un approccio focalizzato sul cliente, InfoCert garantisce servizi modulari, affidabili

esicuri, ad alta qualità tecnologica (proprietaria e open source) ed applicativa, cui aggiunge il valore di esclusive competenze di consulenza, progettazione e sviluppo.

Ai propri clienti, InfoCert propone soluzioni capaci di coprire l'intero ciclo di vita dei documenti, garantendone il valore legale in ogni fase del trattamento. L’offerta dell’azienda si declina in famiglie di prodotti e soluzioni innovative, basate su tecnologia di ultima generazione. Le suite InfoCert riguardano la gestione documentale (LegalCycle), la conservazione digitale a norma dei documenti (LegalDoc), tra cui i libri contabili e amministrativi, la certificazione e la sicurezza digitale (LegalCert che include l’innovativa Business Key), l’invio dei documenti a valore legale mediante Posta Elettronica Certificata (Legalmail) e la creazione e conservazione del Libro Unico del Lavoro (LegalHR).

InfoCert, infine, è specializzata nei servizi di sicurezza informatica e nelle attività di

analisi e revisione dei processi. Per saperne di più: www.infocert.it oppure [email protected]



3 Definizione di documento in LegalDoc

In LegalDoc il documento è un insieme di uno o più file digitali, anche di diverse tipologie. Ad ogni documento è associato un file di controllo e un file delle direttive di conservazione, nonché un identificativo univoco generato da LegalDoc (“token LegalDoc”). Il documento rappresenta l'unità minima di elaborazione nel senso che viene memorizzato ed esibito come un tutt'uno. Non è possibile estrarre da LegalDoc parti di un documento. Un documento conservato presso il sistema LegalDoc, quindi, ha le seguenti caratteristiche: è costituito da uno o più files; è memorizzato sui supporti previsti dalla procedura di conservazione; è identificato in maniera univoca attraverso il token LegalDoc; appartiene a un lotto di documenti, a sua volta identificato univocamente nel sistema di conservazione; è conservato insieme al file delle direttive di conservazione, al file di ricevuta e al file di controllo del documento.

I documenti inviati nei formati standard, dettagliati nella documentazione contrattuale a

disposizione del Cliente, sono visualizzabili mediante i relativi software definiti e messi a disposizione da InfoCert.

I documenti di altri formati inviati in conservazione sono visualizzati dal relativo software fornito ad InfoCert dal Cliente in sede di attivazione del servizio.

Come stabilito dal DPCM 13 gennaio 2004 “regole tecniche”, i documenti sono statici e non modificabili, ovvero sono redatti in modo tale per cui il contenuto non è alterabile durante le fasi di conservazione ed accesso, ed è immutabile nel tempo. In pratica, il documento non contiene macroistruzioni né codici eseguibili.

Le caratteristiche di staticità ed immodificabilità del documento inviato al sistema

LegalDoc sono assicurate dal Cliente.



4 LegalDoc e Sistemi di Gestione

LegalDoc permette di organizzare liberamente le fasi di creazione, utilizzo e archiviazione dei documenti, intervenendo solamente nella fase di conservazione e solamente per i documenti che il Cliente sceglie di conservare.

Il servizio interfaccia il Sistema di Gestione predisposto dal Cliente e ne estende i servizi con funzionalità di stoccaggio digitale ai fini della conservazione sostituiva e del mantenimento della validità legale nel tempo. È possibile integrare LegalDoc in qualsiasi Sistema di Gestione, anche in assenza di un ERP o di un SG.

Il SG garantisce l'associazione tra i documenti inviati in conservazione e i token LegalDoc che vengono restituiti dal sistema: questo consente l'agevole reperimento del token corretto in caso di necessità di esibizione a norma dei documenti.

È a carico del SG anche la gestione delle ricerche e la possibilità di interrogare l'archivio dei documenti conservati con le chiavi di ricerca minime richieste dal Decreto MEF del 23 gennaio 2004 per quanto concerne i documenti con rilevanza tributaria. A fronte di ogni interrogazione, il SG fornirà i token dei documenti che rispettano i criteri di ricerca impostati. Con tali informazioni sarà possibile l'esibizione dei documenti conservati.

Se installato, LD Front-End supporta il Cliente nel garantire l'associazione tra i documenti e i token e nelle ricerche di questi ultimi.



5 Processo di conservazione

Un sistema di conservazione sostitutiva richiede l'attuazione di un processo che prevede l'utilizzo di diversi strumenti e l'intervento di soggetti che concorrono a rendere l'erogazione del servizio affidabile e rispondente ai requisiti richiesti dalla legge.

Nei paragrafi che seguono sono descritte le varie fasi del processo di conservazione, evidenziando input, output e responsabili di ogni fase.



5.1 Fasi del processo di conservazione: schema generale

Funzioni

Passi

Cliente Pubblico Ufficiale

LegalDoc Responsabile della

Conservazione

1. Acquisizione del documento da conservare

2. Indicizzazione ed archiviazione

3. Eventuale attestazione della conformità di quanto memorizzato al documento d'origine da parte di un PU nel caso di “originale unico”

4. Creazione del file con le direttive di conservazione e dell'impronta del documento

5. Invio al sistema di conservazione LegalDoc

6. Verifica e accettazione del documento e invio della ricevuta di accettazione dei documenti

7. Inserimento nel lotto e creazione del file di controllo

8. Eventuale richiesta di chiusura forzata del lotto

9. Chiusura del lotto e attestazione di corretto procedimento

10. Memorizzazione, creazione “copia di sicurezza” e chiusura della conservazione del lotto

1

3

4

5

6

7

8

9 9.2

10

2



5.2 Fasi del processo di conservazione: dettaglio

5.2.1 Acquisizione del documento da conservare

INPUT Documento da acquisire Cliente 1.1 Il Cliente opera sui documenti secondo le procedure previste dal proprio

Sistema di Gestione. Nel caso si tratti di documenti analogici cartacei procede all'acquisizione della loro immagine.

OUTPUT Documento acquisito

5.2.2 Indicizzazione ed archiviazione

INPUT Documento da archiviare Cliente 2.1 Il documento viene denominato. 2.2 Il documento viene indicizzato utilizzando le procedure previste dal

Sistema di Gestione del Cliente (vedi paragrafo 9.4) 2.3 Il documento viene salvato su uno o più file in formato elettronico.

Se installato, LD Front-End esegue una serie di verifiche sulla coerenza e sulla completezza degli indici associati al documento.

OUTPUT Documento indicizzato ed archiviato

5.2.3 Eventuale attestazione della conformità di quanto memorizzato al documento d'origine da parte di un Pubblico Ufficiale nel caso di “originale unico”

INPUT Documento senza attestazione Pubblico Ufficiale

3.1 Se il documento di cui si vuole procedere alla conservazione è un documento analogico originale unico, interviene il Pubblico Ufficiale per attestare la conformità al documento d'origine del documento acquisito e archiviato.

OUTPUT Documento munito di attestazione

5.2.4 Creazione del file delle direttive e dell'impronta del documento

INPUT File delle direttive da predisporre Cliente 4.1 Predisposizione del file con le direttive di conservazione. 4.2 Calcolo delle impronte dei files costituenti il documento. 4.3 Inserimento delle impronte nel file delle direttive. 4.4 Apposizione della firma elettronica sul file delle direttive. 4.5 Costruzione del messaggio contenente i files che costituiscono il

documento. OUTPUT File delle direttive predisposto



5.2.5 Invio al sistema di conservazione

INPUT Documento da inviare a LegalDoc Cliente 5.1 Una opportuna interfaccia fornisce una modalità di fruizione delle

funzionalità del sistema, mediante la quale il Cliente richiede i servizi di LegalDoc. Invio a LegalDoc del documento e della relativa richiesta di conservazione.

LegalDoc 5.2 Acquisizione del documento. OUTPUT Documento inviato a LegalDoc

5.2.6 Verifica, accettazione e invio della ricevuta di accettazione del documento

INPUT Documento da verificare LegalDoc 6.1 Presa in carico dei files costituenti il documento. 6.2 Esecuzione di una serie di verifiche sulla completezza e sulla correttezza

delle informazioni contenute nel file delle direttive di conservazione. 6.3 Generazione dell'impronta di ogni file del documento. 6.4 Confronto dell'impronta generata con la corrispondente inviata dal

Cliente per garantire l'integrità del documento ricevuto. 6.5 Nel caso di esito negativo delle verifiche, il documento viene respinto con

l'indicazione che descrive l'errore intercorso. In questo caso il flusso termina.

6.6 Generazione del file di ricevuta a partire dal file delle direttive. 6.7 Generazione di un identificativo univoco per il documento (token

LegalDoc). 6.8 Invio al Cliente del file di ricevuta di presa in carico della richiesta di

conservazione. Se installato, LD Front-End memorizza automaticamente il token LegalDoc e crea delle connessioni logiche con il file degli indici.

OUTPUT Documento verificato

5.2.7 Inserimento nel lotto e creazione del file di controllo

INPUT Documento da conservare LegalDoc 7.1 Verifica per ogni documento se esiste già un lotto di documenti aperto

che possiede le caratteristiche specificate dal file delle direttive in cui inserire il documento; in caso contrario si predispone un nuovo lotto.

7.2 Predisposizione del file di controllo del documento contenente l'indice del documento, le impronte dei file che lo costituiscono, la classificazione anagrafica del documento, il lotto di appartenenza, gli estremi di identificazione del responsabile della conservazione.



7.3 Apposizione della firma elettronica del responsabile della conservazione sul file di controllo.

7.4 Inserimento del file di controllo e del relativo documento nel lotto di conservazione.

OUTPUT Documento inserito in un lotto di conservazione

5.2.8 Eventuale richiesta di chiusura forzata del lotto

INPUT Richiesta di chiusura forzata lotto da predisporre Cliente 8.1 Predisposizione della richiesta di chiusura forzata del lotto, se non si è

prevista nel file delle direttive una scadenza determinata per la sua chiusura.

8.2 Invio a LegalDoc della richiesta di chiusura forzata del lotto. OUTPUT Richiesta di chiusura forzata del lotto predisposta e inviata

5.2.9 Chiusura del lotto e attestazione di corretto procedimento

INPUT Lotto da chiudere LegalDoc 9.1 Chiusura del lotto dopo il raggiungimento delle condizioni di chiusura

stabilite dal file delle direttive o dalla richiesta di chiusura forzata inviata dal Cliente.

R.d.C. 9.2 Apposizione della firma digitale, necessaria ad attestare il corretto svolgimento del procedimento.

9.3 Apposizione della marca temporale. OUTPUT Lotto chiuso

5.2.10 Memorizzazione, creazione copia di sicurezza e chiusura della conservazione

INPUT Documenti da memorizzare LegalDoc 10.1 Memorizzazione del lotto su supporto magnetico. 10.2 Creazione della copia di sicurezza. 10.3 Termine della procedura di conservazione. OUTPUT Documenti conservati



5.3 Responsabilità

Nel processo di conservazione sostitutiva intervengono numerosi soggetti, a differenti livelli e con diverse responsabilità, sintetizzate nella tabella seguente e dettagliate per singola attività.

Responsabilità

Attività

Cliente Pubblico Ufficiale

LegalDoc Responsabile della

Conservazione

1. Acquisizione del documento da conservare

R - E

2. Indicizzazione ed archiviazione

R - E

3. Eventuale attestazione della conformità di quanto memorizzato al documento d'origine da parte di un PU nel caso di “originale unico”

E - R - V

4. Creazione del file con le direttive di conservazione e dell'impronta del documento

R - E

5. Invio al sistema di conservazione LegalDoc

R - E

6. Verifica e accettazione del documento e invio della ricevuta di accettazione dei documenti

E - V - A

7. Inserimento nel lotto e creazione del file di controllo

E R - V* - A

8. Eventuale richiesta di chiusura del lotto

R - E

9. Chiusura del lotto e attestazione di corretto procedimento

E R - V* - A

10. Memorizzazione, creazione “copia di sicurezza” e chiusura del processo

E R - V* - A

[R-responsabile; E-esegue; V- verifica; A-approva]

(*)Tutte le verifiche in carico al Responsabile della conservazione sono garantite anche dal servizio di auditing interno.



6 Il Responsabile della Conservazione

InfoCert è il Responsabile della Conservazione, così come definito dall'articolo 5 della Deliberazione CNIPA 11/04.

6.1 Identificazione in LegalDoc

Il responsabile della conservazione viene identificato nel sistema LegalDoc grazie alla definizione di un particolare utente “responsabile del procedimento di conservazione”. Gli estremi identificativi di questo particolare utente (organizzazione di appartenenza, cognome, nome e codice fiscale) sono, inoltre, riportati anche nelle informazioni associate ai documenti conservati (nelle informazioni relative ad ogni documento e nel file di chiusura lotto).

6.2 Compiti

Il responsabile della conservazione definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione e ne tiene evidenza in funzione della tipologia dei documenti da conservare (analogici o informatici, con o senza rilevanza tributaria) per la parte che afferisce direttamente a LegalDoc. Sono fatte salve le funzionalità di ricerca e reperimento dei documenti, in quanto queste sono effettuate presso i Sistemi di Gestione del Cliente.

Ai sensi di legge, il responsabile della conservazione appone sui lotti di documenti la propria firma digitale e il riferimento/marca temporale (si rimanda in proposito al capitolo 8) che attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione.

Il responsabile della conservazione assicura il controllo dell'effettiva leggibilità dei documenti conservati, effettuando verifiche a cadenza periodica, comunque non superiore a cinque anni.

LegalDoc gestisce in modalità automatica i parametri di organizzazione del contenuto dei supporti di memorizzazione e le procedure di sicurezza e di tracciabilità, fondamentali per la garanzia della corretta conservazione e per l'esibizione del documento conservato.

Il sistema supporta il responsabile della conservazione nell'archiviazione delle informazioni relative ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato attraverso specifiche funzionalità, sulle quali egli esercita l'attività di controllo e di supervisione.

LegalDoc, inoltre, fornisce al responsabile della conservazione un set di funzionalità per il mantenimento dell'archivio delle diverse versioni dei software in gestione e il monitoraggio sia del flusso di documenti elaborati dal sistema, sia dei serventi specializzati (di firma, di masterizzazione). Il sistema, infatti, segnala al responsabile della conservazione ogni anomalia riscontrata, consentendogli un pronto intervento e un monitoraggio costante.

L'eventuale intervento del Pubblico Ufficiale, nei casi in cui sia richiesta la sua presenza,

è a cura del Cliente, prima dell'invio in conservazione del documento. L'eventuale intervento del Pubblico Ufficiale, nei casi in cui sia richiesta la sua

presenza, è a cura del Cliente, prima dell'invio in conservazione del documento.



6.3 Riferimento temporale apposto dal Responsabile delle Conservazione sui lotti

Per la definizione di riferimento temporale e di marca temporale si rimanda alla sezione dedicata alle definizioni (paragrafo 1.4).

Secondo i dettami normativi, sui lotti di documenti senza rilevanza tributaria il responsabile della conservazione deve apporre il riferimento temporale e la propria firma digitale.

Sui lotti di documenti con rilevanza ai fini tributari deve essere apposta la marca temporale, in luogo del riferimento, ai sensi del secondo comma dell'articolo 3 del Decreto MEF 23 gennaio 2004.

Le procedure di LegalDoc provvedono all'apposizione della marca temporale su tutti i lotti, indipendentemente dalla presenza o meno del requisito della rilevanza ai fini tributari dei documenti in essi contenuti. Di conseguenza, il livello di tutela del Cliente offerto da LegalDoc si pone ben oltre le garanzie previste dalla legge.

LegalDoc Folders utilizza la marca temporale fornita dal TSS di InfoCert. La marca temporale è verificabile mediante il software Dike, Dike Pro o prodotti

analoghi presenti in commercio.



7 Particolarità dei documenti con rilevanza ai fini tributari

Ai sensi del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari:

1. devono avere la forma di documenti statici non modificabili; 2. sono emessi con apposizione del riferimento temporale e della firma digitale; 3. deve essere assicurato l'ordine cronologico e la non soluzione di continuità per

ciascun periodo d'imposta; 4. devono essere consentite le funzioni di ricerca con chiavi ben definite.

7.1 Documento statico non modificabile

Tutti i documenti inseriti nel processo di conservazione devono essere statici e immodificabili; tali caratteristiche sono assicurate dal Cliente prima dell'invio in conservazione.

7.2 Firma e riferimento temporale

Ai sensi del primo comma dell'articolo 3 del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, sui documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono essere apposte firma elettronica qualificata e riferimento temporale, al fine di garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità.

7.2.1 Caratteristiche del riferimento temporale

Si rimanda all'Allegato A per la descrizione delle caratteristiche del riferimento temporale apposto sui documenti con rilevanza tributaria.

7.3 Ordine cronologico e non soluzione di continuità per periodo di imposta

L'obbligo di rispetto dell'ordine cronologico e della non soluzione di continuità per periodo di imposta previsti per i documenti informatici è posto sotto la responsabilità del Cliente e rispecchia il requisito di ordinata tenuta della contabilità richiesto dall'articolo 2214 del Codice Civile.

7.4 Funzioni di ricerca

LegalDoc non fornisce una funzionalità di indicizzazione dei documenti che, quindi, è posta sotto la responsabilità del Cliente (si veda il capitolo 5). Il Sistema di Gestione assicura l'indicizzazione dei documenti in merito ai parametri di ricerca previsti dal Decreto MEF (nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data e associazioni logiche di questi).

Se installato, LD Front-End supporta il Cliente nella creazione e nella gestione delle connessioni logiche tra gli indici creati dal SG e il token LegalDoc memorizzato.



7.5 La tenuta dei libri e registri elettronici

Ai sensi dell'articolo 2215-bis del Codice Civile, “gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.

Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma”

Il Cliente garantisce la corretta applicazione dell'articolo 2215-bis, caricando in LegalDoc i documenti già firmati digitalmente e marcati temporalmente, ovvero utilizzando le opportune funzionalità messe a disposizione dal servizio.



8 Rettifica e cancellazione dei documenti

LegalDoc offre la possibilità di rettificare o di cancellare il documento conservato. Si sottolinea che la rettifica e la cancellazione del documento sono operazioni di tipo

logico e non di tipo fisico: esse non vanno ad intaccare il documento già conservato cui si riferiscono né il relativo lotto, ma si aggiungono ad essi in sequenza modificando nel database lo stato del documento originale conservato, denominandolo come rettificato o cancellato.

Per questo motivo, il sistema consente di mantenere la tracciatura degli interventi attuati nel corso del tempo sullo stesso documento.

In LegalDoc le funzionalità di rettifica e cancellazione avvengono secondo il medesimo

schema procedurale previsto per la conservazione del documento e, in particolare, si seguono i passi procedurali illustrati nello schema al paragrafo 6.

Non è possibile rettificare o cancellare i documenti inviati al sistema per i quali il

processo di conservazione non si sia ancora concluso.



9 Procedure di esibizione

Le procedure esibizione del documento integrate in LegalDoc permettono di rendere disponibile al Cliente un documento a fini gestionali o nell'eventualità di controlli ed ispezioni, utilizzando il token LegalDoc generato da InfoCert (si veda il paragrafo 6.2.6).

Il Sistema di Gestione del Cliente o LD Front-End, se installato, memorizza i token LegalDoc relativi ai documenti inviati in conservazione e li associa alle informazioni richieste dall'articolo 3, primo comma, del Decreto MEF 23 gennaio 2004 per i documenti con rilevanza tributaria.

L'esibizione del documento ottenuto tramite interrogazione al sistema LegalDoc

rappresenta un'esibizione completa, legalmente valida ai sensi del secondo comma dell'articolo 6 della deliberazione CNIPA 11/04.

Di seguito si descrivono le fasi della procedura di esibizione.

9.1 Procedura di esibizione: schema generale

Funzioni

Passi

Cliente LegalDoc

1. Ricerca del token relativo al documento da esibire

2. Invio del token a LegalDoc

3. Ricerca del documento nel sistema

4. Esibizione del documento

5. Eventuale download del documento



9.2 Procedura di esibizione: dettaglio

9.2.1 Ricerca del token LegalDoc relativo al documento da esibire

INPUT Lista di token LegalDoc archiviati dal sistema Cliente 1.1 Interrogando il proprio SG (o LD Front-End) e utilizzando gli indici

predisposti il Cliente ricerca il token LegalDoc relativo al documento da esibire

1.2 Il Sistema di Gestione/LD Front-End restituisce il token corretto. OUTPUT Token relativo al documento da esibire

9.2.2 Richiesta di esibizione del documento conservato

INPUT Richiesta di esibizione da preparare Cliente 2.1 Creazione del file delle direttive di esibizione, contenente il token LegalDoc

relativo al documento da esibire, e sua sottoscrizione digitale. 2.2 Chiamata al servizio LegalDoc. OUTPUT Richiesta di esibizione preparata

9.2.3 Accettazione della richiesta da parte di LegalDoc

INPUT Richiesta di esibizione LegalDoc 3.1 Ricezione della richiesta di esibizione del documento. 3.2 Controllo di corrispondenza tra il token LegalDoc inviato dal Cliente e

quelli dei documenti conservati; effettuazione della copia dei file costituenti il documento e dei file attestanti il processo di conservazione.

OUTPUT Richiesta di esibizione presa in carico da LegalDoc

9.2.4 Risposta del servizio LegalDoc ed esibizione del documento

INPUT Richiesta di esibizione acquisita LegalDoc 4.1 Creazione del file di responso alla richiesta di esibizione. 4.2 Predisposizione delle copie di:

files costituenti il documento conservato file di ricevuta file di controllo del documento.

4.3 Il pacchetto di questi files è visualizzato al Cliente. OUTPUT Documento esibito



9.2.5 Eventuale download del documento

INPUT Documento esibito Cliente 5.1 Eventuale download del documento OUTPUT Documento salvato

9.3 Requisiti software

Per la visualizzazione e la stampa del documento ottenuto con la procedura di esibizione, il Cliente utilizzerà, per ognuno dei file costituenti il documento, il relativo viewer definito da InfoCert o depositato dal Cliente presso il sistema di conservazione per la tipologia di file non standard.

Per la verifica del file di controllo del documento e del file di ricevuta si potrà utilizzare il prodotto Dike, Dike Pro o un qualunque software di verifica presente in commercio.

9.4 Responsabilità

Responsabilità

Attività

Cliente LegalDoc Responsabile della Conservazione

1. Ricerca del token relativo al documento da esibire

R – E – V

2. Invio del token a LegalDoc

R – E – V

3. Ricerca del documento nel sistema

E – V R

4. Esibizione del documento

E R

5. Eventuale download del documento

E R

[R-responsabile; E-esegue; V- verifica]



10 Sicurezza

Il sistema LegalDoc è pienamente conforme ai requisiti di sicurezza prescritti dalle norme.

Al termine del processo di conservazione, i riferimenti che individuano le copie di

sicurezza dei documenti conservati vengono registrati nell'apposito Registro dei supporti di memorizzazione.

Tutti i sistemi e le copie di sicurezza sono sempre collocati in locali protetti come descritto nel documento “Allegato tecnico al contratto LegalDoc”.



ALLEGATO A : Caratteristiche del riferimento temporale

apposto sui documenti con rilevanza tributaria

Di seguito deve essere descritto: 1. la fonte del riferimento temporale apposto dal Cliente; 2. i sistemi tecnologici utilizzati dal Cliente per recepire la data e ora corretti; 3. i sistemi di sicurezza implementati dal Cliente per impedire che la data e ora recepita

possa essere alterata; 4. le verifiche che il Cliente effettua per il controllo del corretto funzionamento del sistema.

PROCEDURA PER LA PROTOCOLLAZIONE IN ENTRATA DEI DOCUMENTI

NO

SI

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

POSTA IN ARRIVO

DIGITALE FAX-VOIP CARTACEA

In arrivo sulla PEC camerale

Inviare

sulla PEC

Si riversa in Prodigi

Viene protocollata e assegnata per competenza e conoscenza

Viene ritirata dal personale ausiliario, che la consegna all’Ufficio Protocollo

È la candidatura a una gara?

Il plico non viene aperto, si appone il timbro di arrivo e l’etichetta di

protocollazione

Il plico viene consegnato al responsabile del procedimento di gara

Dopo l’apertura dei plichi, il responsabile del procedimento di gara provvederà a restituire la documentazione all’Ufficio Protocollo, che la scansiona e la abbina al numero di protocollo precedentemente registrato

Il cartaceo viene riconsegnato al responsabile del procedimento di gara

È personale

Il plico non viene aperto e viene consegnato direttamente al destinatario

L’Ufficio Protocollo registra il protocollo, appone l’etichetta e

scansiona i documenti

Si riversa in Legalcycle e si provvede alla fascicolazione e gestione del documento

Ci sono valori?

L’Ufficio competente ha necessità di avere

il cartaceo?

I documenti cartacei rimangono nell’archivio unico

Si consegna la documentazione cartacea all’Ufficio competente

La presenza di eventuali valori deve essere annotata sulla corrispondenza e nel registro dei valori. Il registro e i valori rinvenuti vengono portati al Cassiere, per la presa in carico degli stessi, attraverso l’apposizione della propria sigla sul registro.

NO

PROCEDURA PER LA PROTOCOLLAZIONE IN USCITA DEI DOCUMENTI

NO

SI

POSTA IN USCITA

CARTACEA

(Solo in caso di: • Atti giudiziari • Marchi e brevetti • Utenza che non ha un indirizzo

mail)

DIGITALE

L’ufficio Protocollo prende in carico la busta chiusa

completa di indirizzo

Invio a mezzo posta

Posta prioritaria

Si pesa per definire l’importo in base a un tariffario rilasciato dalle poste

Si appone l’etichetta con il codice a barra

Si registrano i dati (Codice, destinatario, importo) su un

file excel, creando un prospetto giornaliero

La posta e il prospetto vengono ritirati dal

responsabile delle poste (servizio pick up)

Il personale redige il documento, partendo dal fascicolo di

appartenenza, protocolla e acquisisce la firma digitale in

Legalcycle

Invio in interoperabilità tramite la Pec camerale

Si tratta di: Atti giudiziari

Assicurate Raccomandate A/R?

PROCEDURA DI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

annualmente

NO

SI

NO

SI

Gli uffici competenti fascicolano e ripongono la documentazione nell’archivio

corrente almeno per un anno

Dopo un anno i documenti che non sono più utili per le procedure correnti vengono

acquisiti dall’Ufficio Protocollo, che li depone nell’archivio di deposito, suddiviso per uffici

Il Responsabile del Protocollo effettua una selezione di tutta la documentazione che può

essere dismessa e la sottopone alla Commissione interna di selezione e scarto

L’Ufficio Protocollo stila un elenco di tutti i faldoni registrando alcuni dati (titolo, classe

documentale, periodo di tenuta, peso)

L’elenco si allega alla Determinazione Dirigenziale e vanno spediti alla

Soprintendenza per i beni storici, artistici ed etnoantropologici del Molise

La Soprintendenza rilascia il nulla osta?

La dismissione della documentazione è

approvata dalla Commissione?

Si richiede il pick up del cartaceo da distruggere ad una ditta di trasporti, che rilascia una certificazione di

distruzione della documentazione

I documenti vengono conservati nell’archivio storico

PROCEDURA DI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

SI

NO

NO

SI

NO

SI

I documenti vengono acquisiti protocollati da prodigi e si

riversano in legalcycle

Il responsabile del procedimento fascicola in base all’ordinamento

previsto dal titolario di fascicolazione

È prevista una conservazione

superiore ai 5 anni?

Trascorso il tempo di utilizzo del documento, nella sezione “azioni” si seleziona il tasto “conserva” e si

completano i campi richiesti

Conservazione in Legaldoc Il Responsabile del Protocollo effettua una selezione di tutta la documentazione che può

essere dismessa e la sottopone alla Commissione interna di selezione e scarto

La dismissione della documentazione è

approvata dalla Commissione?

L’Ufficio Protocollo stila un elenco di tutti i faldoni registrando alcuni dati (titolo, classe

documentale, periodo di tenuta, peso)

L’elenco si allega alla Determinazione Dirigenziale e vanno spediti alla

Soprintendenza per i beni storici, artistici ed etnoantropologici del Molise

La Soprintendenza rilascia il nulla osta?

Si eliminano i documenti digitali

Allegato 15 al Manuale di gestione del Protocollo informatico, dei documenti e dell’Archivio della Camera di Commercio di Campobasso

AALLLLEEGGAATTOO 1155

ALTRI SISTEMI DI REGISTRAZIONE PROTOCOLLARE DEI DOCUMENTI DIVERSI DAL PROTOCOLLO UNICO

Con l’entrata in vigore del protocollo unico cessa di fatto e di diritto la gestione separata di tutti gli altri sistemi di registrazione protocollare dei documenti diversi dal protocollo unico. Rimangono in vigore, tuttavia, il protocollo del Registro Imprese, dell’Albo Imprese Artigiane, dell’Albo Gestori Ambientali e il protocollo dell’Ufficio Protesti, in quanto soggetti a normativa separata . Rimane in vigore altresì, il registro delle delibere e delle determinazioni dell’Amministrazione, a ciascuna delibera o determinazione è associato un numero di repertorio di efficacia giuridico-probatoria tramite il software che gestisce l’intero iter dei provvedimenti adottati dall’Ente.

11 RREEGGIISSTTRROO DDEELLLLEE DDEENNUUNNCCEE AALL RREEGGIISSTTRROO DDEELLLLEE IIMMPPRREESSEE EE AALLLL’’AALLBBOO IIMMPPRREESSEE AARRTTIIGGIIAANNEE

Le seguenti tipologie di documento, sono soggette a registrazione particolare:

• le domande di iscrizione, modifica o cancellazione dal R.I., sia quelle presentate allo sportello che quelle inviate per posta

• le domande di vidimazione dei libri contabili

Le domande di iscrizione, modifica o cancellazione inviate per posta non sono registrate nel protocollo generale dell’Ente, su tutti i modelli viene apposta la data di arrivo tramite timbro, subito dopo i modelli vengono inviati all’ufficio RI.

Tutte le altre tipologie di documento non sono soggette a registrazione particolare da parte dell’Ufficio R.I. e sono registrate nel protocollo generale dell’Ente:

• le richieste di accertamento inviate a coloro che hanno presentato le domande

• l’invio dei suddetti accertamenti da parte dei diretti interessati

• le richieste di visure /certificati/elenchi inviate per posta

• l’invio di visure /certificati/elenchi

• dichiarazioni di fallimento e tutto ciò che attiene alle procedure concorsuali (concordati preventivi e fallimentari, stato di insolvenza, liquidazioni coatte)

22 AALLBBOO GGEESSTTOORRII AAMMBBIIEENNTTAALLII Tutte le tipologie di documenti sono soggette a registrazione particolare da parte

dell’Ufficio competente.


33 MM..UU..DD.. I modelli di dichiarazione ambientale (Mud) sono soggetti a registrazione particolare da

parte dell’Ufficio competente e quindi non sono registrati nel protocollo generale.

44 DDEELLIIBBEERREE EE DDEETTEERRMMIINNAAZZIIOONNII Le delibere e le determinazioni in quanto documenti già soggetti a registrazione

particolare da parte dell’Amministrazione non vanno registrati nel protocollo generale.

A ciascuna delibera o determinazione è associato un numero di repertorio di efficacia giuridico-probatoria.

Da maggio 2009 tutti i provvedimenti sono gestiti in originale informatico con firma digitale e entro il 2010 saranno conservate a norma:

• Delibere di Giunta

• Delibere di Consiglio

• Provvedimenti del Presidente

• determinazioni dirigenziali che comprendono (unica numerazione cronologica annuale)

• Determinazioni del Segretario Generale

• Determinazioni dei Dirigenti

La legge 69/2009 e in particolare nell’art. 31 norma la dismissione dell’Albo Pretorio cartaceo con l’entrata in vigore dell’Albo Pretorio online dal 1 gennaio 2010.

Tali documenti formati in originale su supporto informatico con firma digitale sono pubblicati online sul sito della CCIAA di Campobasso all’indirizzo www.cb.camcom.it .

44..11 SSEERRIIEE DDEELLLLEE DDEELLIIBBEERREE EE DDEELLLLEE DDEETTEERRMMIINNAAZZIIOONNII EE RRIISSPPEETTTTIIVVOO RREEPPEERRTTOORRIIOO GGEENNEERRAALLEE

Ciascun complesso delle delibere e delle determinazioni costituisce una serie.

Ciascuna serie delle delibere e delle determinazioni deve essere corredata da un proprio repertorio generale.

Nel repertorio generale va riportato un numero progressivo, denominato “numero di repertorio”, che identifica il documento all’interno della serie.

Il repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Sono istituiti i seguenti repertori:

• delibere di Giunta

• delibere di Consiglio

• Provvedimenti del Presidente

• determinazioni dirigenziali che comprendono (unica numerazione cronologica annuale)

http://www.cb.camcom.it/


• determinazioni del Segretario Generale

• determinazioni del Dirigente


44..22 RREEGGIISSTTRROO DDEEII VVEERRBBAALLII DDII SSEEDDUUTTAA Le seguenti tipologie di documento:

• verbali della Giunta Camerale

• verbali del Consiglio Camerale

sono soggette a registrazione particolare annuale progressiva da parte della Segreteria Organi Collegiali. Ciascun verbale di seduta contiene le deliberazioni adottate in quella data ed è corredato da un proprio repertorio generale.


55 RREEGGIISSTTRROO DDEEII PPRROOTTEESSTTII CCAAMMBBIIAARRII Sono soggette a registrazione particolare da parte dell’Ufficio.

• l’elenco Protesti consegnato dall’Ufficiale Levatore

• le istanze di cancellazione consegnate dal protestato

• le istanze di annotazione consegnate dall’Ufficiale Levatore.

• le istanze di rettifica consegnate dai pubblici ufficiali incaricati alla levata dei protesti

Non sono soggette a registrazione particolare da parte dell’Ufficio e sono registrate nel protocollo generale dell’Ente, tutte le altre tipologie di documento, quali, ad es.:

• le comunicazioni di avvenuta cancellazione

• le comunicazioni di avvenuta annotazione

• la notifica di rigetto dell’istanza

• le comunicazioni di avvenuta rettifica;

• le comunicazioni di mancato accoglimento delle istanze;

• le richieste di regolarizzazione;

• le richieste di visure protesti da parte di enti pubblici;

• l’invio delle visure protesti ad enti pubblici;

• le istanze presentate per i rimborsi di diritti di segreteria




66 RREEGGIISSTTRROO DDEELLLLEE FFAATTTTUURREE –– VVEEDDII LLEEGGAALLPPAAYY La Camera di Commercio svolge in modo prevalente attività di natura istituzionale. A

questa si affianca, inoltre, un’attività con carattere commerciale.

Le fatture di acquisto e le note di debito afferenti l’attività istituzionale, sono registrate in ingresso ed in uscita dal protocollo generale. Esse comunque sono rilevate nelle procedure contabili attraverso il caricamento e la conseguente assegnazione di un numero di protocollazione interno al sistema stesso.

Le fatture di acquisto e quelle di vendita conseguenti all’attività commerciale, oltre che seguire l’iter definito per quelle istituzionale, sono annotate nei rispettivi registri fiscali obbligatori con le regole che il legislatore ha dettato per la loro tenuta.

Le ricevute dei bollettini di pagamento sul conto corrente postale intestato all’Ente sono registrate in entrata esclusivamente tramite il protocollo generale.

Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura di Campobasso Piazza della Vittoria, 1 – 86100 Campobasso Tel. +39 0874 4711 – Fax +39 0874 90034 www.cb.camcom.it Posta Elettronica: [email protected] Posta Elettronica Certificata: [email protected] Codice Fiscale 80001510702 – Partita Iva 00229720701

Prot. n. Destinatario Oggetto: dfdfgfghfhghghgjgjsghsfg Kejrfèovck efkovmcvadpfa+f,+rfem,fmdfdfkdf olgfm,lgh0h+amv ophaùgmah Sdfjkfktohjoeldfvmavmdfkàhldfmtogjkgmalhfjkdfjaòf idkfjeèrkjmfdm ikerfèdfla Dfpdfm,fc dofodrm3oetldff eoprdkf rtgkfc,v dff,groieroèwepfèaeorfkldf dfklfkgmfr Si informa che il presente documento nel suo originale informatico è firmato digitalmente, ai sensi dell’art. 24 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'amministrazione digitale” e s.m.i.. Firma (Il Segretario Generale, Dirigente, P.O. , Responsabile Procedimento)

Camera di Commercio Industria Artigianato Agricoltura di Campobasso Piazza della Vittoria, 1 – 86100 Campobasso Tel. +39 0874 4711 – Fax +39 0874 90034 www.cb.camcom.it Posta Elettronica: [email protected] Posta Elettronica Certificata: [email protected] Codice Fiscale 80001510702 – Partita Iva 00229720701

Prot. n. Destinatario Oggetto: dfdfgfghfhghghgjgjsghsfg Kejrfèovck efkovmcvadpfa+f,+rfem,fmdfdfkdf olgfm,lgh0h+amv ophaùgmah Sdfjkfktohjoeldfvmavmdfkàhldfmtogjkgmalhfjkdfjaòf idkfjeèrkjmfdm ikerfèdfla Dfpdfm,fc dofodrm3oetldff eoprdkf rtgkfc,v dff,groieroèwepfèaeorfkldf dfklfkgmfr Si informa che il presente documento nel suo originale informatico è firmato digitalmente, ai sensi dell’art. 24 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell'amministrazione digitale” e s.m.i.. Firma (Il Segretario Generale, Dirigente, P.O. , Responsabile Procedimento) Il presente documento è conforme all’originale informatico, firmato digitalmente ai sensi dell’art. 24 d.lgs.82/2005, conservato presso l’archivio informatico della Camera di Commercio, composto da n… pagine. Luogo e data Il responsabile del procedimento.

manuale di gestione del protocollo informatico, … · 2015-03-10 · il protocollo informatico,...

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