protocollo informatico e flussi documentali

via Isonzo, 21/b - 00198 Romatel. 06 85264.1 www.cnipa.gov.it

ottobre 200734

Valutazione delle azioni

della Pubblica Amministrazione

sul tema del protocollo

informatico e sulla gestione

dei flussi documentali

ottobre 2007Valutazione delle azioni della Pubblica A

mm

inistrazione sul tema del protocollo inform

atico e sulla gestione dei flussi documentali

i Quaderni

34

s ommar i o

ottobre 2007

i Quaderni n. 34 febbraio 2007Supplemento al n. 4/2007

di Innovazione

Registrato al Tribunale di Roman. 523/2003

del 15 dicembre 2003

Direttore responsabileFranco Tallarita

Quaderno a cura del:Centro di Competenza

per il Protocollo Informatico eTrasparenza Amministrativa

[email protected]

RedazioneCentro Nazionale

per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione

Via Isonzo, 21b00198 Roma

Tel. (39) 06 [email protected]

I Quaderni del Cnipasono pubblicati all’indirizzo:

www.cnipa.gov.it

i Quaderni34

SEZIONE 1: RISULTATI DELLE VALUTAZIONIAL 31 DICEMBRE 20069

1. PREMESSA5

3. RIFERIMENTI METODOLOGICI E CAMPIONE DI RIFERIMENTO13

4. I RISULTATI DELLA RILEVAZIONE15

5. ANALISI DI DETTAGLIO21

2. INTRODUZIONE112.1 OBIETTIVI DELLA RILEVAZIONE 112.2 STRUTTURA DELLA SEZIONE 11

6. ANALISI DELLE SOLUZIONI ADOTTATE DALLE AMMINISTRAZIONI416.1 I PROGETTI REALIZZATI DALLE AMMINISTRAZIONI 41

6.1.1 SOLUZIONI TECNOLOGICHE ADOTTATE 416.1.2 LE SOLUZIONI APPLICATIVE 426.1.3 FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE 42

6.2 LA SOLUZIONE IN ASP 436.2.1 IL SERVIZIO ASP DEL CNIPA 44

5.1 SINTESI DEGLI INDICATORI 215.2 POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI 29

5.2.1 PROIEZIONE DEL POSIZIONAMENTO A DICEMBRE 2007 315.3 RISCHIO DI ATTUAZIONE 325.4 CRITICITÀ DEI PROGETTI 345.5 MODALITÀ DI ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA 36

4.1 IL POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI IN RELAZIONE

ALLO STATO DI ATTUAZIONE 154.2 IL RISCHIO DI ATTUAZIONE 174.3 LE AZIONI ORGANIZZATIVE 174.4 LE MODALITÀ DI ATTUAZIONE E LE SOLUZIONI ADOTTATE 184.5 LA MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI 19

7. MODALITÀ DI GESTIONE DEI DOCUMENTI45

9. VALUTAZIONE DELLE MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI67

8. ASPETTI ORGANIZZATIVI578.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE 57

8.1.1 STATO DI DEFINIZIONE DELLE AOO 578.1.2 ADOZIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE 598.1.3 ORGANIZZAZIONE DELLE AOO E CARICO DI LAVORO 598.1.4 RAZIONALIZZAZIONE DEGLI UFFICI DI PROTOCOLLO 60

8.2 IL PIANO DI SICUREZZA 638.3 FORMAZIONE 65

9.1 ANALISI DELLA DURATA DEI PROGETTI 679.1.1 I PROGETTI 679.1.2 I SERVIZI ASP 69

9.2 ANALISI DELLA EFFICACIA DELLE STIME E VALUTAZIONE

DEGLI SCOSTAMENTI DEI PROGETTI 699.2.1 STATO DEI PROGETTI 709.2.2 VARIAZIONE DELLA DURATA PREVISTA 709.2.3 STATO DI AVANZAMENTO 71

9.3 CONSIDERAZIONI SULLE MODALITÀ DI CONDUZIONE DEI PROGETTI 72

10. ALLEGATO 1: CAMPIONE DI RIFERIMENTO E PERIMETRODELLA RILEVAZIONE (3a RILEVAZIONE)73

10.1 IL CAMPIONE DI RIFERIMENTO 7310.2 COPERTURA E PERIMETRO DELLA RILEVAZIONE 7410.3 COMPOSIZIONE DEL CAMPIONE DI RIFERIMENTO 7510.4 OMOGENEITÀ E DIMENSIONE DEL CAMPIONE 77

7.1 VOLUMI GESTITI 457.1.1 VOLUMI DI DOCUMENTI TRATTATI 457.1.2 DISTRIBUZIONE PERCENTUALE DELLE AMMINISTRAZIONI

IN FUNZIONE DEL NUMERO MEDIO DI DOCUMENTI

PROTOCOLLATI PER UTENTE E PER DIPENDENTE 477.2 DOCUMENTI GESTITI ELETTRONICAMENTE 48

7.2.1 DISTRIBUZIONE DELLE AMMINISTRAZIONI PER NUMERO

DI DOCUMENTI PROTOCOLLATI E ARCHIVIATI ELETTRONICAMENTE 497.2.2 TASSO DI DIGITALIZZAZIONE 50

7.3 ANALISI DEI FLUSSI DOCUMENTALI 527.3.1 ANALISI PER TIPOLOGIA DI CANALE 527.3.2 ANALISI PER TIPOLOGIA DI SOGGETTO 55

11. ALLEGATO 2: ELENCO DELLE AMMINISTRAZIONI RILEVATE(3a RILEVAZIONE)79

SEZIONE 2: RISULTATI DELLE VALUTAZIONIAL 31 DICEMBRE 200583

13. RIFERIMENTI METODOLOGICI E CAMPIONE DI RIFERIMENTO87

14. I RISULTATI DELLA RILEVAZIONE89

15. ANALISI DI DETTAGLIO97

12. INTRODUZIONE8512.1 OBIETTIVI DELLA RILEVAZIONE 8512.2 STRUTTURA DELLA SEZIONE 85

16.1 I PROGETTI REALIZZATI DALLE AMMINISTRAZIONI 11516.1.1 SOLUZIONI TECNOLOGICHE ADOTTATE 11516.1.2 LE SOLUZIONI APPLICATIVE 11616.1.3 FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE 116

16.2 LA SOLUZIONE IN ASP 11716.2.1 IL SERVIZIO ASP DEL CNIPA 118

15.1 SINTESI DEGLI INDICATORI 9715.2 POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI 104

15.2.1 PROIEZIONE DEL POSIZIONAMENTO A DICEMBRE 2006 10615.3 RISCHIO DI ATTUAZIONE 10715.4 CRITICITÀ DEI PROGETTI 10915.5 MODALITÀ DI ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA 111

14.1 IL POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI IN RELAZIONE

ALLO STATO DI ATTUAZIONE 8914.2 IL RISCHIO DI ATTUAZIONE 9114.3 LE AZIONI ORGANIZZATIVE 9214.4 LE MODALITÀ DI ATTUAZIONE E LE SOLUZIONI ADOTTATE 9314.5 LA MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI 94

17. MODALITÀ DI GESTIONE DEI DOCUMENTI11917.1 VOLUMI GESTITI 119

17.1.1 VOLUMI DI DOCUMENTI TRATTATI 11917.1.2 DISTRIBUZIONE PERCENTUALE DELLE AMMINISTRAZIONI

IN FUNZIONE DEL NUMERO MEDIO DI DOCUMENTI

PROTOCOLLATI PER UTENTE E PER DIPENDENTE 121

16. ANALISI DELLE SOLUZIONI ADOTTATE DALLE AMMINISTRAZIONI115

19. VALUTAZIONE DELLE MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI141

18. ASPETTI ORGANIZZATIVI13118.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE (AOO) 131

18.1.1 STATO DI DEFINIZIONE DELLE AOO 13118.1.2 ADOZIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE 13318.1.3 ORGANIZZAZIONE DELLE AOO E CARICO DI LAVORO 13318.1.4 RAZIONALIZZAZIONE DEGLI UFFICI DI PROTOCOLLO 136

18.2 IL PIANO DI SICUREZZA 13818.3 FORMAZIONE 139

19.1 ANALISI DELLA DURATA DEI PROGETTI 14119.2 ANALISI DELLA EFFICACIA DELLE STIME E VALUTAZIONE

DEGLI SCOSTAMENTI DEI PROGETTI 14319.3 CONSIDERAZIONI SULLE MODALITÀ DI CONDUZIONE DEI PROGETTI 145

20. ALLEGATO 3: CAMPIONE DI RIFERIMENTO E PERIMETRODELLA RILEVAZIONE (2a RILEVAZIONE)14720.1 IL CAMPIONE DI RIFERIMENTO 14720.2 COPERTURA E PERIMETRO DELLA RILEVAZIONE 14820.3 COMPOSIZIONE DEL CAMPIONE DI RIFERIMENTO 14920.4 OMOGENEITÀ E DIMENSIONE DEL CAMPIONE 151

17.2 DOCUMENTI GESTITI ELETTRONICAMENTE 12317.2.1 DISTRIBUZIONE DELLE AMMINISTRAZIONI PER NUMERO DI

DOCUMENTI PROTOCOLLATI E ARCHIVIATI ELETTRONICAMENTE 12317.2.2 TASSO DI DIGITALIZZAZIONE 124

17.3 ANALISI DEI FLUSSI DOCUMENTALI 12617.3.1 ANALISI PER TIPOLOGIA DI CANALE 12617.3.2 ANALISI PER TIPOLOGIA DI SOGGETTO 128

21. ALLEGATO 4: ELENCO DELLE AMMINISTRAZIONI RILEVATE(2a RILEVAZIONE)153

SEZIONE 3: RIFERIMENTI METODOLOGICI157

22. RIFERIMENTI METODOLOGICI15922.1 MODELLO GENERALE ADOTTATO 15922.2 INDICATORI 159

5

N. 34 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - OTTOBRE 2007

In continuità con le iniziative tecniche e normative intraprese negli ultimi anni, a livello

nazionale e comunitario, finalizzate alla realizzazione e alla gestione telematica delle attività

amministrative, l’azione del Governo e del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella PA

intende dare un più forte impulso al processo di modernizzazione e innovazione della Pub-

blica Amministrazione in quanto attore decisivo e primario per il rilancio e lo sviluppo del

Paese.

Il documento “Verso il Sistema nazionale di e-government – linee strategiche” (marzo

2007), nell’indicare gli obiettivi strategici delinea le direttive di intervento da assumere in via

prioritaria per il loro raggiungimento.

Significativamente le prime due direttive di intervento individuano, nel miglioramento del-

l’efficienza della Pubblica Amministrazione e nella realizzazione dell’interoperabilità e della

piena cooperazione fra le amministrazioni, gli elementi cardine per il raggiungimento degli

obiettivi prefissati dal Governo.

Ulteriore elemento per sostanziare la nuova fase d’innovazione e riforma della PA è la foca-

lizzazione sulla centralità delle imprese e dei cittadini nel sistema dei servizi della PA attra-

verso “la semplificazione per il cittadino e l’applicazione del Codice della PA digitale” (c.f.

punto 1.3 Linee strategiche).

È necessario, pertanto, diffondere nelle Pubbliche Amministrazioni la piena applicazione

del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) attraverso:

• l’adozione della firma digitale;

• l’uso della posta elettronica certificata;

• la produzione, gestione e conservazione di documenti ed archivi informatici;

• l’attuazione di azioni di dematerializzazione di documenti;

• l’adozione di servizi e strumenti telematici ormai consolidati (ad esempio: protocollo

informatico, pagamenti e mandati on–line, e-procurement, sistemi di front-end quali

portali, siti internet, call center, etc.).

A sostegno di tale processo, il Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella P.A. ha presen-

tato in Consiglio dei Ministri, un disegno di legge che contiene misure in materia di effi-

cienza delle amministrazioni pubbliche e di riduzione degli oneri burocratici per cittadini e

imprese e che prevede:

1. Premessa

6


VALUTAZIONE DELLE AZIONI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE SUL TEMA DEL PROTOCOLLO

• tempi certi per la conclusione dei procedimenti amministrativi: al fine di garantire ai

cittadini che i procedimenti amministrativi, di competenza delle Pubbliche Ammini-

strazioni, si concludano entro un termine certo e prefissato;

• il protocollo informatico come strumento di certificazione: i termini per la conclusione

del procedimento decorrono dall’inizio di ufficio del procedimento o dal ricevimento

della domanda se il procedimento è di iniziativa di parte;

• necessità per le Pubbliche Amministrazioni di dotarsi di strumenti atti a misurare i

tempi di conclusione dei procedimenti: ciò si ottiene anche avvalendosi di sistemi di

protocollo informatico e gestione elettronica dei documenti;

• nuove misure per l’attuazione della gestione elettronica dei documenti (e non solo del

protocollo informatico).

Per favorire la effettiva integrazione e cooperazione delle Pubbliche Mmministrazioni cen-

trali, armonizzando le iniziative in corso sulla base di un modello di governance cooperati-

va, è stata insediata la Conferenza Permanente per l’Innovazione Tecnologica (art. 18 del

Codice per l’amministrazione digitale) quale sede in cui anche elaborare iniziative da pro-

porre al Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione (CMSI).

Una delle condizioni necessarie per accrescere la trasparenza, ridurre i tempi e semplifi-

care l’azione amministrativa è rappresentata dalla disponibilità, presso ciascuna PA, di un

sistema di protocollo informatico e gestione documentale funzionalmente evoluto. A tal

fine, il monitoraggio sullo stato di attuazione dei sistemi di protocollo informatico e

gestione documentale è funzionale ad evidenziare le situazioni di eccellenza e a fornire

gli elementi di conoscenza per programmare le azioni a sostegno delle iniziative, ove

necessarie.

Il CNIPA, nell’ambito delle proprie competenze istituzionali, ha completato l’indagine cono-

scitiva sullo stato d’attuazione della normativa in argomento presso le Pubbliche Ammini-

strazioni centrali, riferita al 31 dicembre 2005 e al 31 dicembre 2006.

L’attività è stata svolta in stretto coordinamento con le azioni promosse dalla Conferenza

Permanente per l’Innovazione Tecnologica.

Tale indagine è stata condotta, rispettivamente, nel periodo febbraio-settembre 2006 e gen-

naio-maggio 2007, attraverso la compilazione, da parte dei responsabili dei sistemi informa-

tivi delle amministrazioni, di un questionario elettronico concernente gli aspetti organizzati-

vi, tecnico-progettuali e formativi relativi alla gestione elettronica dei documenti.

La rilevazione contiene un documento di valutazione generale sullo stato di attuazione

della normativa ed un rapporto per ogni singola amministrazione al fine di facilitare l’auto-

valutazione rispetto all’obiettivo finale.

7


P R E M E S S A

La rilevazione evidenzia che, nonostante risulti in aumento il numero delle amministrazioni

provviste di strumenti per la gestione del protocollo informatico (circa l’80% delle ammini-

strazioni dichiara di aver completato o essere in fase di diffusione la realizzazione dei pro-

getti), la percentuale di documenti protocollati elettronicamente si attesta ancora al di sotto

del 50% dei volumi trattati.

La causa di tale scostamento rispetto all’obiettivo della piena attuazione della gestione elet-

tronica dei documenti nella PA è dovuta principalmente alla scarsa “copertura” (in termini

di documenti protocollati sul totale) dei progetti avviati, all’eccessiva durata dei progetti

stessi (mediamente quattro anni), nonché alle limitate funzionalità attivate dai progetti.

Infatti, dai dati forniti emerge che circa l’80% delle amministrazioni dichiara di essere prov-

vista di applicazioni informatiche per la gestione documentale ed il 60% di utilizzarla per

un massimo del 20% dei documenti trattati (tasso di digitalizzazione).

Inoltre è ancora poco significativo (solo circa il 2%) il volume dei flussi documentali scam-

biati elettronicamente.

I risultati della presente rilevazione potranno rappresentare, per i responsabili dei centri di

competenza delle amministrazioni uno strumento di analisi e approfondimento utile a defi-

nire un piano delle azioni necessarie.

Il documento, predisposto dal Centro di Competenza per il Protocollo Informatico e la Tra-

sparenza Amministrativa* si articola su tre sezioni: nella prima, vengono riportati i risultati

dell’ultima rilevazione (dati riferiti a dicembre 2006), nella seconda sezione vengono ripor-

tati i risultati della precedente indagine (dati riferiti a dicembre 2005), mentre nella terza

sezione sono descritti i riferimenti metodologici utilizzati per condurre le rilevazioni ed ela-

baorare i risultati.

* Il Centro di Competenza opera nell’ambito dell’Ufficio Efficienza Organizzativa della PAC presso l’Area Pro-getti Applicativi e Servizi ed è composto da Maria Pia Giovannini (Responsabile), Stefano Ercoli, PatriziaGentili, Guglielmo Longobardi, Emanuela Mariotti, Piero Mariotti ed Alberto Carletti.

SEZIONE 1:Risultati delle valutazioni

al 31 dicembre 2006

11


2.1 OBIETTIVI DELLA RILEVAZIONE

Nella presente sezione del documento viene presentata l’analisi dei risultati ottenuti

dalla indagine condotta nel periodo gennaio–maggio 2007 in merito allo stato di

attuazione del DPR n. 445/2000 e delle regole tecniche collegate e al recepimento della

Direttiva dell’allora Ministero dell’Innovazione e Tecnologie del 9 dicembre 2002 riguar-

dante la trasparenza dell’azione amministrativa e la gestione elettronica dei flussi docu-

mentali.

I risultati e le informazioni riportate si riferiscono ai dati rilevati alla data del 31 dicembre

2006.

Le attività sono state svolte dal RTI incaricato di effettuare le rilevazioni presso le Pubbliche

Amministrazioni Centrali (nel seguito PAC), con la supervisione del CNIPA e sotto l’azione

di coordinamento svolta dal Centro di competenza per il Progetto Protocollo informatico e

trasparenza amministrativa.

2.2 STRUTTURA DELLA SEZIONE

La presente sezione è organizzata nelle seguenti aree:

• Riferimenti metodologici e campione di riferimento, in cui viene sinteticamente

descritta la metodologia adottata e gli indicatori individuati per valutare i dati rilevati;

• Risultati della rilevazione, in cui vengono esposti i risultati generali della rilevazione

a livello di sintesi direzionale;

• Analisi di dettaglio dei risultati della rilevazione, nella quale sono riportati i risultati

delle analisi svolte mediante gli indicatori definiti nella metodologia;

• Analisi delle soluzioni adottate dalle amministrazioni, in cui vengono valutate le

soluzioni tecnologiche e le funzionalità implementate mediante progetti di sviluppo e

attivazione dei servizi ASP CNIPA;

• Modalità di gestione dei documenti, in cui vengono analizzati i volumi dei docu-

menti gestiti, la percentuale dei documenti gestita elettronicamente ed i canali di

ingresso ed uscita dei documenti protocollati;

2. Introduzione

12



• Aspetti organizzativi, in cui viene analizzato lo stato generale di definizione delle

AOO, della formazione e del Piano della Sicurezza;

• Valutazione delle modalità di gestione dei progetti, in cui vengono analizzate le

durate medie dei progetti nelle fasi specifiche, gli scostamenti rispetto alle previsioni e

l’efficacia delle stime delle amministrazioni.

La sezione comprende i seguenti allegati:

• Allegato 1: Campione di riferimento e perimetro della rilevazione, nel quale

sono esposti dati di dettaglio sul contesto esaminato in termini di complessità, utenti

coinvolti, unità di rilevazione coinvolte, ecc.;

• Allegato 2: Elenco delle amministrazioni rilevate, che contiene l’elenco completo

delle amministrazioni rilevate.

13


Per la realizzazione della rilevazione è stato predisposto un modello specifico in grado di

descrivere lo stato complessivo della attuazione dei progetti di gestione elettronica dei

documenti.

Il modello si basa sui seguenti macro-indicatori:

1. Complessità del Contesto;

2. Attenzione alla Direttiva;

3. Attuazione della Direttiva;

4. Rilevanza dei Progetti;

5. Rischio di Progetto;

6. Rilevanza dei Servizi ASP;

7. Efficiacia degli Interventi;

8. Criticità Generale.

Gli indicatori sono descritti in modo dettagliato nella sezione 3 Riferimenti Metodologici.

La metodologia impiegata prevede, oltre agli indicatori sopra illustrati, la definizione e l’im-

piego dei seguenti ulteriori parametri utili ad approfondire aspetti di particolare interesse:

- soluzioni progettuali adottate, analizzando le tipologie di architetture impiegate e le

funzionalità realizzate;

- modalità di gestione dei documenti, in termini di analisi della distribuzione dei volumi

di documenti protocollati e archiviati dalle amministrazioni, percentuali di documenti

gestiti elettronicamente, modalità di ricezione ed invio dei documenti;

- funzionamento delle AOO in termini di numero medio di addetti per AOO, del carico

medio di lavoro, e del numero di AOO istituite rispetto al numero totale di AOO pia-

nificato per l’amministrazione.

La Rilevazione ha riguardato l’intera Pubblica Amministrazione centrale per un totale di 63

amministrazioni pari a 86 unità organizzative; alcune amministrazioni, dotate di elevata

complessità organizzativa, sono state infatti scomposte ed organizzate in unità organizzative

componenti ed in particolare:

3. Riferimenti metodologicie campione di riferimento

14



- Ministero dell’Interno

- Ministero della Difesa

- Ministero della Giustizia

- Ministero delle Infrastrutture

- Ministero dei Trasporti

- Ministero dell’Economia e delle Finanze

Sono state effettuate COMPLESSIVAMENTE 86 rilevazioni1.

La presente indagine aggiorna il campione di riferimento analizzato nel corso della prece-

dente rilevazione (a dicembre 2005 sono state effettuate 86 rilevazioni) ed aumenta di circa

il 3% il numero complessivo di dipendenti effettivi considerati (a dicembre 2005 sono stati

considerati 769.611 dipendenti effettivi).

1 Originariamente la rilevazione comprendeva 63 amministrazioni per un totale di 88 unità di rilevazione, madue amministrazioni non hanno reso disponibili i dati al momento della pubblicazione del presente report.

15


4.1 IL POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI IN RELAZIONE ALLOSTATO DI ATTUAZIONE

Le analisi svolte sui dati rilevati attraverso l’indagine conoscitiva sullo stato di avanzamento

delle iniziative e dei progetti posti in essere dalle amministrazioni concernenti l’attuazione

della normativa sulla gestione elettronica dei documenti, confermano un quadro parzial-

mente soddisfacente, registrando moderati miglioramenti rispetto al quadro delineato nella

rilevazione di dicembre 2005.

Infatti, se si considerano le amministrazioni con indicatore dello Stato di Attuazione2 alto od

evoluto (cioè quelle con progetti in stato almeno di Diffusione e tasso di protocollazione

superiore al 70%), dall’analisi emerge che al 31 dicembre 2006 si trovano in questa situazio-

ne circa il 44% delle amministrazioni rilevate, con un miglioramento pari a circa il 5%

rispetto alla rilevazione del 31 dicembre 2005.

Le proiezioni sull’indicatore mostrano che la percentuale delle amministrazioni con posizio-

namento soddisfacente tenderà a stabilizzarsi a medio termine: intorno al 55% a giugno

2007e al 60% a dicembre 2007.

L’andamento dei progressi rilevati nel ciclo di rilevazioni effettuate nel biennio trascorso,

mostra la tendenza alla saturazione verso una situazione nella quale rimane consistente il

numero di amministrazioni che mostrano un livello di attuazione non adeguato.

La situazione può essere compresa considerando separatamente l’andamento del tasso di

digitalizzazione (percentuale di documenti protocollati e/o archiviati elettronicamente) e

dello stato di avanzamento dei progetti.

Per quanto riguarda il tasso di digitalizzazione, le analisi mostrano che:

- la percentuale di amministrazioni che non protocollano elettronicamente i documenti

è pari a circa il 15%, con una riduzione di di circa il 6% rispetto alla precedente rileva-

zione, mentre quella delle amministrazioni che hanno un tasso di digitalizzazione

superiore all’80% è pari al 45%, con un incremento di circa il 7%;

- la percentuale di amministrazioni che non archiviano elettronicamente i documenti è

pari al 43%, con una riduzione di circa il 6%, mentre quella delle amministrazioni che

2 L’indicatore sullo stato di attuazione tiene conto sia dello stato di avanzamento dei progetti che del tasso diprotocollazione e archiviazione.

4. I risultati della rilevazione

16



hanno un tasso di archiviazione elettronica superiore all’80% è pari al 21%, con un

increnmento di circa il 2%.

In Figura 1 viene mostrato l’andamento della percentuale delle amministrazioni con tasso di

digitalizzazione soddisfacente sulla base dei dati rilevati (tasso di protocollazione e di archi-

viazione superiore all’80%).

I dati evidenziati mostrano progressi, con una eccessiva lentezza nel miglioramento.

In Figura 2 viene mostrato lo stato di avanzamento generale dei progetti alla data della rile-

vazione.

28,4%

7,6%

38,4%

18,5%

45,3%

20,7%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

% A

MM

.

apr-05 giu-05 ago-05 ott-05 dic-05 feb-06 apr-06 giu-06 ago-06 ott-06 dic-06

Tasso protocollo Tasso archiv.

Figura 1 - Evoluzione della percentuale di amministrazioni con tasso di protocollazione soddisfacente

S ta to d e i p ro g e tti (d ic e m b re 2 0 0 6 )

Fattibilità4%

Attivazionefornitore

0%Realizzazione

progetto0%

Implementazione8%

Nessuna iniziativa6%

Diffusione31%

Fine progetto51%

Figura 2 - Distribuzione dello stato dei progetti a dicembre 2006

17


I R I S U L TAT I D E L L A R I L E VA Z I O N E

I dati mostrano che oltre l’80% dei progetti si trova in uno stato evoluto (Diffusione o Fine

Progetto), nonostante questo il tasso di digitalizzazione complessivo rimane insoddisfacente.

Le motivazioni di questo fenomeno risiedono nel fatto che una parte dei progetti avviati

prevedono obiettivi di realizzazione (numero di documenti gestiti elettronicamente a regi-

me) insoddisfacenti (si faccia riferimento al paragrafo 5.1 nel quale si stima ad oltre il 20% il

numero dei progetti che prevede obiettivi limitati): al procedere del completamento dei

progetti, dunque, non corrisponde un miglioramento analogo del tasso di digitalizzazione.

4.2 IL RISCHIO DI ATTUAZIONE

Le elaborazioni statistiche delle rilevazioni hanno evidenziato che circa il 17% delle ammini-

strazioni presenta un elevato rischio di attuazione, parametro che individua, sulla base

della situazione attuale dell’amministrazione e delle iniziative intraprese in termini di pro-

getti attivati e servizi richiesti, il rischio che l’amministrazione stessa non possa conseguire

un livello sufficiente di attuazione della normativa entro dicembre 2007.

Si rende pertanto necessario monitorare con attenzione le amministrazioni con rischio ele-

vato e fornire a queste, da parte del CNIPA, un supporto consulenziale attraverso il proprio

Centro di competenza sul protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali, per

aiutarle a rimuovere gli ostacoli di natura organizzativa ed a indirizzarle verso la soluzione

del servizio in ASP, che solleva l’amministrazione da una onerosa gestione dell’infrastruttura

tecnologica, qualora gli investimenti per concludere i progetti siano molto elevati ed i rischi

di progetto alti.

4.3 LE AZIONI ORGANIZZATIVE

È rilevante osservare che la completa attuazione della normativa prevede interventi organiz-

zativi quali la definizione delle AOO.

La diffusione e l’effettivo stato di attuazione delle AOO è legato ad alcuni indicatori quali:

- la percentuale di copertura con le AOO degli uffici di protocollo preesistenti;

- la percentuale di copertura con le AOO degli utenti complessivi;

- la predisposizione degli strumenti fondamentali per la gestione delle AOO, quali il

manuale di gestione ed il titolario;

- la definizione dei responsabili per ogni AOO e dei loro vicari;

- la disponibilità del titolario e del piano di conservazione.

Sulla base delle analisi svolte si rileva:

- una stabilizzazione del numero di AOO complessivamente definite rispetto ai dati

della rilevazione di dicembre 2005;

18



- una stabilizzazione della percentuale di copertura delle amministrazioni da parte delle

AOO istituite;

- una stabilizzazione della percentuale di copertura degli uffici;

- una stabilizzaizone della copertura degli utenti;

- una stabilizzazione della percentuale di amministrazioni che hanno affrontato il pro-

blema del manuale di gestione, ora pari a circa il 75%, ma migliora sostanzialmente la

percentuale di AOO con manuale definito (80%, con incremento di circa il 13%);

- un miglioramento della percentuale di amministrazioni che hanno affrontato il proble-

ma della definizione dei responsabili delle AOO, ora pari a circa all’86% (con un

incremento di circa il 2%), mentre aumenta in maniera più consistente la percentuale

di AOO con responsabile, arrivando al 92% (con un incremento di circa il 12%);

- un aumento della percentuale di amministrazioni che hanno affrontato il problema

della definizione del Titolario di classificazione, ora pari a circa al 92% (con un incre-

mento di circa il 5%), mentre aumenta in maniera più consistente la percentuale di

AOO con Titolario, arrivando all’86% (con un incremento di circa il 9%).

Aumenta fino all’8%, la quota di personale coinvolta in attività di formazione sui temi specifici.

I dati rilevati confermano una situazione di estrema lentezza nell’intraprendere le azioni

organizzative necessarie.

Gli interventi organizzativi hanno comportato una riduzione delle strutture preposte al pro-

tocollo (le AOO) rispetto a quelle preesistenti (Uffici di protocollo): il rapporto infatti tra

AOO e preesistenti Uffici di Protocollo per le strutture centrali è pari a circa il 37%, mentre

per la periferia il medesimo rapporto vale solamente l’80%. Tale differenza può essere giu-

stificata anche in base alla maggiore articolazione e frazionamento delle strutture periferiche

che pone dei limiti alla aggregazione degli uffici preesistenti in AOO.

Confrontando i dati correnti con quelli della precedente rilevazione si osserva un sostanzia-

le miglioramento del rapporto sopra indicato sia per il centro che per la periferia.

4.4 LE MODALITÀ DI ATTUAZIONE E LE SOLUZIONI ADOTTATE

Dal punto di vista delle soluzioni tecnologiche adottate, la maggior parte delle amministra-

zioni che hanno attivamente intrapreso azioni per l’attuazione della normativa, pari a circa

l’80%, hanno sviluppato progetti specifici con l’acquisizione di una applicazione di mercato

da personalizzare nell’ambito dei propri uffici o con lo sviluppo di soluzioni custom.

La maggioranza delle amministrazioni che ha adottato una soluzione propria ha motivato

tale scelta con l’esigenza di realizzare un progetto che tenesse conto di alcune specificità

delle amministrazioni stesse in termini di dimensioni, di situazione logisitica e di contesto

tecnologico e culturale.

19



Altre 14 amministrazioni hanno scelto di aderire, attraverso uno specifico progetto, al servi-

zio di protocollazione in ASP messo a disposizione da CNIPA.

Le amministrazioni che hanno scelto di aderire al servizio ASP offerto dal CNIPA hanno

motivato la scelta con la necessità di ottemperare alla normativa in tempi brevi, annullando

i rischi impliciti nell’attuazione di un progetto da realizzare e con il vantaggio di ridurre i

costi per l’impianto di un sistema di gestione documentale grazie al fatto che le tariffe appli-

cate per il servizio in ASP sono economiche evitando all’amministrazione gli onerosi costi

occulti necessari per la gestione di una gara e dei conseguenti contratti.

Nella maggior parte dei casi in cui sono stati attivati progetti o servizi ASP, le azioni sono

state valutate efficaci in termini di percentuale di documenti gestiti rispetto al numero com-

plessivo di documenti da protocollare ed archiviare. Si è confermato inoltre che i progetti

per l’introduzione del servizio ASP non presentano particolari criticità relativamente ai piani

di attuazione.

Per quanto riguarda le soluzioni adottate dalle amministrazioni che hanno realizzato proget-

ti propri, si può affermare che:

- il tipo di architettura maggiormente adottata è stata quella centralizzata;

- i prodotti applicativi impiegati sono molto differenziati, come risulta dalle oltre 20

tipologie diverse identificate nell’ambito delle Amministrazioni che hanno fornito

informazioni in proposito; anche se il ricorso a soluzioni “ad hoc” (custom) è risultato

prevalente, con oltre il 30% dei documenti gestiti, due prodotti di mercato coprono

una quota superiore al 50% del totale.

4.5 LA MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI

Sulla base dei dati rilevati presso le amministrazioni sono state condotte alcune analisi volte

alla verifica della efficacia della gestione dei progetti per il conseguimento della conformità

alla normativa.

In particolare sono stati presi in considerazione i seguenti aspetti:

- durata media dei progetti;

- efficacia delle stime a finire effettuate dalle amministrazioni;

- scostamenti dei progetti in corso rispetto alle previsioni iniziali.

L’obiettivo delle analisi è stato quello di individuare potenziali aree di criticità riconducibili

alle modalità di gestione dei progetti.

Le elaborazioni statistiche mostrano che la durata media dei progetti, indipendentemente

dalla complesità del contesto, è pari a circa 3 anni; la durata media scende a circa 2 anni

per le amministrazioni con bassa complessità e sale a circa 4 anni per quelle ad elevata

complessità.

20



Questi dati evidenziano durate considerevoli dei progetti per la realizzazione del protocollo

informatico, sicuramente correlate con la complessità del contesto (nei casi ad elevata com-

plessità le durate dei progetti in media sono quasi raddoppiate rispetto alle previsioni).

La durata dei progetti sembra eccessiva in considerazione dei normali tempi di obsolescen-

za della tecnologia nel settore ICT, dei tempi di attuazione della normativa sul protocollo

informatico e del carattere “standard” della problematica da affrontare.

Le elaborazioni statistiche mostrano, infine, che la durata dei progetti stessi è affetta da un

elevato tasso di variabilità, considerato che il prolungamento della durata rapportato a quel-

la originariamente preventivata rappresenta un incremento medio di circa il 70%; analizzan-

do le due classi di amministrazioni, complesse e non, sembra che il problema sia circoscrit-

to a quelle caratterizzate da minore complessità con circa il 140% medio di dilatazione dei

tempi, mentre le restanti amministrazioni rientrano entro limiti di accettabilità.

Sulla base delle osservazioni svolte nella sezione corrente ed in quella precedente sembra

emergere una scarsa capacità delle amministrazioni nel governare le attività di valutazione,

pianificazione e gestione dei progetti di protocollo informatico.

21


Nella presente sezione vengono presentati i risultati di dettaglio delle elaborazioni statisti-che svolte sulla base degli indicatori definiti. Nello specifico:

- nel paragrafo 5.1 sono analizzati i risultati per i singoli indicatori definiti;

- nei successivi paragrafi da 5.2, a 5.5 sono presentate ulteriori analisi sotto forma di“magic quadrant”, condotte correlando coppie significative di indicatori. Le elabora-zioni statistiche riguardano i seguenti aspetti:✓ posizionamento delle amministrazioni in relazione alla applicazione della normativa;✓ rischio di attuazione della normativa entro la data di riferimento fissata (31 dicem-

bre 2006);✓ criticità di eventuali progetti attivati;✓ modalità di attuazione della direttiva.

5.1 SINTESI DEGLI INDICATORI

Nella successiva tabella viene riportata la distribuzione delle valutazioni relativamente agliindicatori previsti nella metodologia impiegata per le amministrazioni considerate.Per il significato degli indicatori e dei valori che possono assumere si faccia riferimento alladescrizione della metodologia riportata in Riferimenti metodologici: il valore “NA” si riferiscea situazioni in cui l’indicatore non è applicabile, il valore “0” si riferisce ai casi in cui l’indi-catore non è stato valutato a causa della carenza delle informazioni fornite.

5. Analisi di dettaglio

VALUTAZIONI INDICATORIINDICATORE

NA 0 1 2 3 4 5

2 - ATTENZIONE ALLA DIRETTIVA 0 0 3 18 24 30 11

3 - ATTUAZIONE DIRETTIVA 0 2 14 19 12 23 16

4 - RILEVANZA DEI PROGETTI 19 1 3 3 8 18 34

5 - RISCHIO PROGETTO 19 2 10 37 11 7 0

6 - RILEVANZA DEI SERVIZI ASP 71 0 3 1 2 6 3

7 - EFFICACIA INTERVENTI 4 1 6 4 10 23 37

8 - CRITICITÀ GENERALE 0 2 15 41 13 0 15

Tabella 1 - Distribuzione delle rilevazioni relativamente ai livelli degli indicatori

22



Di seguito sono riportate le rappresentazioni grafiche delle distribuzioni dei valori degli

indicatori rilevati per le varie amministrazioni; nelle figure viene indicato il numero di rile-

vazioni valide considerate nelle elaborazioni.

ATTENZIONE ALLA DIRETTIVA: il 48% delle amministrazioni ha svolto in modo adeguato

tutte le azioni previste dalla normativa (valori 4 e 5 dell’indicatore, corrispondenti ad una

attenzione alta o molto alta), mentre circa il 24% delle amministrazioni presenta una insuffi-

ciente attenzione alla direttiva (valori 1 e 2 dell’indicatore, corrispondenti ad una attenzione

molto bassa o bassa). Le rimanenti amministrazioni, corrispondenti a circa il 28% del cam-

pione, hanno messo in atto le misure organizzative previste, ma con un grado di copertura

parziale.

Confrontando, infine, i valori attuali con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare

una sostanziale conferma della situazione già rilevata.

0,0%

3,5%

20,9%

27,9%

34,9%

12,8%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI ATTENZIONE

DIST RIBUZIO N E AT T ENZIO NE ALLA DIRET T IVA

D IC E MB R E 2 0 0 6 D IC E MB R E 2 0 0 5 AP R IL E 2 0 0 5

% A

MM

.

Figura 3 - Distribuzione della Attenzione alla Direttiva (86 rilevazioni)

23


AN A L I S I D I D E T TA G L I O

ATTUAZIONE DIRETTIVA: circa il 38% delle amministrazioni presenta un livello di attua-

zione basso o mediocre (valori 1 e 2 dell’indicatore, ovvero caratterizzato da una percen-

tuale di documenti a cui viene applicato il nucleo minimo inferiore al 40% e progetti gene-

ralmente nello stato di implementazione o in uno stato di livello inferiore); il 45% delle

amministrazioni presenta un livello di attuazione adeguato (valori 4 e 5 dell’indicatore, con

percentuali di applicazione del nucleo minimo superiori al 70% e progetti nello stato di dif-

fusione).

Confrontando i valori attuali con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare un

miglioramento globale di moderata entità (19%); il numero di amministrazioni con adegua-

to livello di attuazione è aumentato di circa il 6%, mentre è diminuito di circa il 13% il

numero di amministrazioni con basso livello di attuazione.

2,3%

16,3%

22,1%

14,0%

26,7%

18,6%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI ATTUAZIONE

DIST R IBU ZIO NE AT T UAZIO N E D ELLA DIR ET T IVA

DICE M BRE 2006 DICEM BRE 2005 APRILE 2005

% A

MM

.

Figura 4 - Distribuzione del Livello di Attuazione della Direttiva (86 rilevazioni)

24



RILEVANZA DEI PROGETTI: circa il 78% delle amministrazioni ha attivato progetti con

rilevanza alta o molto alta (valori 4 e 5 dell’indicatore), mentre nel 9% dei progetti la rile-

vanza è bassa o moderata (valori 1 e 2 dell’indicatore): si può quindi affermare che, nella

maggior parte dei casi, i progetti attivati dalle amministrazioni sono finalizzati a coprire la

totalità dei documenti protocollati utilizzando le funzionalità del nucleo minimo previste

dalla normativa.

Nonostante questo si evidenzia che il numero dei progetti con obiettivi limitati o molto limi-

tati (valori 1, 2 e 3 dell’indicatore) supera il 20% dei casi.


miglioramento globale di moderata entità (15%): il numero di amministrazioni con buona

rilevanza dei progetti è aumentato di circa il 6% ed è invece diminuito di circa il 9% il

numero di amministrazioni con bassa rilevanza dei progetti.

5,0%

13,3%

8,3%8,3%

21,7%

43,3%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI RILEVANZA PROGETTI

D IST R IBU ZIO N E R ILEVANZA PRO G ET T I%

AM

M.

DICEMBRE 2006 DICEMBRE 2005 APRILE 2005

Figura 5 - Distribuzione della Rilevanza dei Progetti (67 rilevazioni)

25



RISCHIO PROGETTO: nel 70% dei casi esaminati, i progetti attivati presentano livello di

rischio trascurabile o basso (valori 1 e 2 dell’indicatore).

In circa il 27% dei casi le amministrazioni hanno valutato rischi di progetto medio alti.

Nel 3% dei casi, corrispondenti a una amministrazione del campione, non sono stati forniti

dati validi per il calcolo dell’indicatore.

Confrontando i valori con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare un peggiora-

mento del valore dell’indicatore (+12%) in merito ai progetti con rischio medio - alto: la

variazione è attribuibile alla scarsa attendibilità delle pianificazioni effettuate delle ammini-

strazioni, che ha causato numerose ripianificazioni e ritardi sulle stime di completamento

effettuate (si faccia riferimento alla sezione 9.2).

3,0%

14,9%

55,2%

16,4%

10,4%

0,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI RISCHIO PROGETTI

DISTRIBUZIONE RISCHIO PROGETTI


% A

MM

.

Figura 6 - Distribuzione del livello di rischio dei progetti (67 rilevazioni)

26



RILEVANZA DEI SERVIZI ASP: circa il 60% delle amministrazioni che fruisce dei servizi

ASP presenta un rilevanza alta o molto alta (valori 4 e 5 dell’indicatore), mentre nel 27% dei

casi la rilevanza è moderata o bassa (valore 1 e 2 dell’indicatore).

Confrontando i valori con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare un peggiora-

mento della situazione già rilevata: a dicembre 2005 circa il 67% delle amministrazioni

mostrava rilevanza alta e molto alta e, specialmente, solamente circa l’8% aveva rilevanza

moderata o bassa.

0,0%

20,0%

6,7%

13,3%

40,0%

20,0%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI RILEVANZA SERVIZI ASP

D IST R IB UZIO NE RILEVANZA SER VIZI ASP


% A

MM

.

Figura 7 - Distribuzione della Rilevanza dei servizi ASP (15 rilevazioni)

27



EFFICACIA INTERVENTI: complessivamente, sulla base dei dati combinati per gli indicato-

ri “Rilevanza dei progetti” e “Rilevanza dei servizi ASP”, circa il 74% delle iniziative intrapre-

se dalle amministrazioni (progetti o servizi ASP), risultano adeguate (valori 4 e 5 dell’indica-

tore). Nel 12% dei casi le azioni intraprese sono insufficienti ad attuare la normativa.


miglioramento globale di lieve entità (7%); il numero di amministrazioni con efficiacia ade-

guata degli interventi è aumentato di circa il 3%, mentre è diminuito di circa il 4% il numero

di amministrazioni con bassa efficiacia degli interventi.

1,2%

7,3%4,9%

12,2%

29,3%

45,1%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI EFFICACIA INTERVENTI

DIST R IBU ZIO NE EFFIC ACIA INT ER VENT I


% A

MM

.

Figura 8 -Distribuzione della efficacia degli interventi (82 rilevazioni)

28



CRITICITÀ GENERALE: nell’80% dei casi la criticità rilevata è bassa o moderata (valori da 1

a 3 dell’indicatore), legata principalmente a fattori potenziali di rischio dovuti al contesto

tecnico/organizzativo, piuttosto che a problemi relativi alla conduzione dei progetti ed agli

obiettivi dei progetti stessi.

Circa il 17% delle amministrazioni presenta criticità molto elevata (valore 5 dell’indicatore),

ossia la certezza che, in assenza di ulteriori iniziative rispetto a quelle già intraprese, non

sarà raggiunto un livello di attuazione della normativa accettabile entro la data di riferimen-

to del 31 dicembre 2007.

Nel 2% dei casi non sono state fornite informazioni sufficienti per la valutazione dell’indica-

tore.

Non è possibile confrontare direttamente i dati di criticità con quelli della scorsa rilevazione

in quanto è stata modificata la data di riferimento per la valutazione dell’indicatore3, tuttavia

possono essere riportate le seguenti considerazioni:

- la nuova data di riferimento è spostata di 12 mesi;

- nella passata rilevazione circa il 22% delle amministrazioni presentava livelli di criticità

molto elevata.

3 Nelle due precedenti rilevazioni la data di riferimento per la valutazione della Criticità Generale era il 31dicembre 2006 e l’indicatore valutava la probabilità di conseguire un buon livello di attuazione entro taledata: nella rilevazione attuale la data di riferimento è stata spostata al 31 dicembre 2007.

2,3%

17,4%

47,7%

15,1%

0,0%

17,4%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI CRITICITA' GENERALE

DIST R IBU ZIO NE C RIT IC IT A' G ENER ALE%

AM

M.


Figura 9 - Distribuzione della Criticità Generale (86 rilevazioni)

In questa situazione si può osservare che il livello di criticità generale permane molto eleva-

to in quanto, nonstante lo spostamento della data di riferimento, rimane sostanzialmente

confermata una quota rilevante di amministrazioni che non saranno in grado di adeguarsi

alla normativa se non verranno intraprese nuove iniziative.

5.2 POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI

Il posizionamento delle amministrazioni riporta lo stato di attuazione generale della norma-

tiva di interesse in relazione alla complessità dello specifico contesto organizzativo ed infor-

matico dell’amministrazione. Il posizionamento viene determinato correlando, per ogni rile-

vazione, il valore dell’indicatore Livello di Attuazione della direttiva con quello sulla Com-

plessità del contesto.

Questa tipologia di analisi consente di confrontare lo stato di attuazione della normativa fra

amministrazioni caratterizzate da stessa complessità del contesto.

I quadranti individuati sono:

• ATTUAZIONE INADEGUATA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da com-

plessità moderata/bassa e basso livello di attuazione;

• ATTUAZIONE COMPLESSA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da com-

plessità medio/alta e basso livello di attuazione;

• ATTUAZIONE ADEGUATA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da com-

plessità moderata/bassa e livello di attuazione medio alto;

• ATTUAZIONE ESTESA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da complessità

medio/alta e livello di attuazione medio alto.

Nella successiva tabella e nelle figure correlate viene rappresentato il posizionamento delle

amministrazioni in relazione allo stato di attuazione della normativa D.P.R. n. 445/2000 e

dell’annesso regolamento.

Nella Figura 10 viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree del posiziona-

mento.

29



Tabella 2 - Distribuzione del posizionamento delle amministrazioni relativamente allo stato di attuazione

LIVELLO DI ATTUAZIONE

1 2 3 4 5

5 6,0% 9,8% 6,0% 8,2% 4,8%

4 1,2% 2,4% 2,4% 1,2% 1,2%

3 0,0% 7,1% 2,4% 3,6% 4,8%

2 2,4% 2,4% 1,2% 4,8% 2,4%

1 7,1% 1,2% 2,4% 9,4% 6,0%

CO

MPL

ESSI

TÀC

ON

TEST

O

30



L’analisi dei dati evidenzia che il 60% circa delle amministrazioni presenta un livello soddi-

sfacente di attuazione. In particolare il 26% sono caratterizzate da una “attuazione adegua-

ta” e il 34% evidenziano uno stato che si può definire di “attuazione estesa”, ove ad un sod-

disfacente livello di attuazione si aggiunge una complessità alta del contesto.

Il 26% delle Amministrazioni si localizza nell’area di “attuazione complessa”, che evidenzia

POSIZIONAMENTO AMMINISTRAZIONI

ATTUAZIONE

ADEGUATA

26%

ATTUAZIONE

COMPLESSA

26%

ATTUAZIONE

INADEGUATA

13%

NON VALUTABILE

2%ESTESA

34%

ATTUAZIONE

Figura 10 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree del posizionamento

2%0%

13%

17%

26%

34%

26%

20%

34%

29%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

VALUTABILE

ATTUAZIONE

INADEGUATA

ATTUAZIONE

COMPLESSA

ATTUAZIONE

ADEGUATA

ATTUAZONE

ESTESA

Dic 2006 Dic 2005

Figura 11 - Confronto del posizionamento con la precedente rilevazione

31



uno stato di avanzamento che appare adeguato se si tiene conto della struttura organizzati-

va di grandi dimensioni e/o molto articolata.

Il restante insieme delle amministrazioni, pari al 13%, è classificato nell’area “Attuazione ina-

deguata” che enfatizza una situazione di forte criticità progettuale.


miglioramento globale (23%) della situazione; infatti il numero di amministrazioni con posi-

zionamento adeguato (attuazione estesa od adeguata) è aumentato di circa il 10% ed è

diminuito di circa il 13% il numero di amministrazioni con posizionamento inadeguato

(attuazione inadeguata o complessa).

5.2.1 PROIEZIONE DEL POSIZIONAMENTO A DICEMBRE 2007

Le elaborazioni statistiche di seguito esposte sono relative alla proiezione del posiziona-

mento attuale delle amministrazioni in merito al livello di attuazione della normativa a due

date di riferimento significative: il 30 giugno 2007 ed il 31 dicembre 2007.

Le proiezioni mostrate di seguito sono il frutto delle elaborazioni statistiche dei dati stimati

dalle amministrazioni in merito alla pianificazione dei progetti relativamente alle date di

riferimento4.

È opportuno osservare che, nei casi in cui le amministrazioni hanno attivato più di un pro-

getto, al fine di effettuare una stima è stato ricostruito un piano di progetto complessivo

(master plan) sulla base del quale è stata determinata la previsione dello stato dei progetti

relativamente al 30 giugno 2007 e al 31 dicembre 2007.

Il modello generale sulla base del quale sono stati aggregati i singoli piani di progetto in un

unico master plan è descritto dettagliatamente nella sezione D – Stato dei progetti di proto-

collo, del Manuale per la rilevazione distribuito alle amministrazioni.

Nella tabella seguente sono stati riportati i dati che forniscono il livello di attuazione della

direttiva secondo i valori assunti dall’omonimo indicatore (da livello di attuazione insoddi-

sfacente pari a 1 a livello di attuazione soddisfacente pari a 5) riferiti al momento della rile-

vazione attuale e alla proiezione al 30 giugno 2007 e al 31 dicembre 2007.

4 Poiché non tutte le amministrazioni hanno fornito dati completi sulle stime, nei casi di carenza di informazio-ni, queste ultime sono state determinate sulla base di regole logiche (ad esempio: il livello di attuazione futu-ro non può essere peggiore di quello attuale): per quanto detto i dati forniti rappresentano un limite inferioredello stato di attuazione.

Basso Insufficiente Buono Alto Evoluto

Dicembre 2006(situazione attuale) 17,4% 23,3% 14,0% 27,9% 17,4%

Giugno 2007 (stima) 8,1% 19,8% 15,1% 31,4% 25,6%

Dicembre 2007 (stima) 7,0% 11,6% 20,9% 27,9% 32,6%

Tabella 3 - Proiezione del posizionamento delle amministrazioni relativamente allo stato di attuazione (86 rilevazioni)

32



Confrontando la situazione attuale con le stime che erano state fatte dalle amministrazioni

per dicembre 2006 nella precedente rilevazione, si osserva che la situazione reale mostra

un quadro peggiore di quello previsto, confermando la tendenza delle amministrazioni ad

effettuare stime eccessivamente ottimistiche sull’evoluzione della situazione dei progetti.

Le elaborazioni statistiche mostrano che la situazione attuale del livello di attuazione può

migliorare ulteriormente a seguito del completamento delle azioni volte al raggiungimento

dell’obiettivo di diffusione dell’utilizzo delle tecnologie nella gestione dei documenti già

intraprese per larga parte dell’amministrazione centrale. Permarranno, tuttavia, anche situa-

zioni di inadeguatezza.

5.3 RISCHIO DI ATTUAZIONE

Il rischio di attuazione individua, sulla base della situazione attuale dell’amministrazione e

delle iniziative intraprese in termini di progetti attivati e servizi richiesti, il rischio che le

amministrazioni stesse non possano conseguire un livello sufficiente di attuazione della

normativa entro dicembre 2007. Il rischio di attuazione delle amministrazioni viene determi-

nato correlando, per ogni rilevazione, il valore dell’indicatore Livello di Attuazione della

direttiva con quello sulla Criticità Generale.


• RISCHIO ELEVATO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da criticità elevata

e basso livello di attuazione;

17,4%

23,3%

14,0%

27,9%

17,4%

8,1%

19,8%

15,1%

31,4%

25,6%

7,0%

11,6%

20,9%

27,9%

32,6%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

%

d ic-

06

giu-

07

dic-

07

PROIEZIONE STATO ATTUAZIONE

Basso Insuf f ic iente Buono A lto Evoluto

Figura 12 - Proiezione del posizionamento delle amministrazioni relativamente allo stato di attuazione

33



• RISCHIO MODERATO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da bassa criti-

cità e basso livello di attuazione;

• RISCHIO CRITICO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da criticità medio

alta e livello di attuazione medio alto;

• RISCHIO ASSENTE: che identifica le amministrazioni caratterizzate da bassa criticità e

livello di attuazione medio alto.

Nella successiva tabella e figura viene rappresentata la distribuzione delle amministrazioni

rilevate in funzione del rischio di attuazione.

In particolare, nella Figura 13 viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree

di rischio.

RISCHIO ATTUAZIONE

RISCHIO

ASSENTE

58%

RISCHIO

CRTITICO

1%

RISCHIO

MODERATO

22%

RISCHIO ELEVATO

16%

NON VALUTABILE

2%

Figura 13 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree del rischio di attuazione

Tabella 4 - Distribuzione del rischio di attuazione (85 rilevazioni)


1 2 3 4 5

1 6,0% 1,2% 3,6% 3,6% 3,6%

2 2,4% 4,8% 7,1% 20,1% 14,3%

3 1,2% 7,1% 3,6% 2,4% 1,2%

4 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

5 7,1% 9,5% 0,0% 1,2% 0,0%

CR

ITIC

ITÀ

GEN

ERA

LE

34



L’82% delle amministrazioni risultano condurre progetti con basso rischio di attuazione: di

queste il 59% ha già raggiunto un buon livello di attuazione ed un’ulteriore 23%, pur presen-

tando alla data un livello di attuazione insufficiente, ha dichiarato di aver attivato progetti che

consentiranno di giungere ad un livello accettabile di attuazione entro la data di riferimento.

Il 17% delle amministrazioni risultano invece con un livello di “Rischio Elevato” relativa-

mente alla conclusione dei progetti e quindi al raggiungimento dell’obiettivo di ottemperare

alla normativa vigente in materia di gestione eletttronica dei documenti. Per le amministra-

zioni a rischio elevato sarà opportuno effettuare interventi correttivi al fine di giungere ad

un accettabile livello di conformità alla direttiva entro la data del 31 dicembre 2007.

Come già osservato in merito alle elaborazioni statistiche sull’indicatore di Criticità Genera-

le, i dati non sono direttamente confrontabili con quelli della precedente rilevazione; usan-

do le stesse argomentazioni si può affermare che permane una quota significativa di ammi-

nistrazioni a rischio elevato.

5.4 CRITICITÀ DEI PROGETTI

Nel caso in cui l’amministrazione abbia attivato specifici progetti, viene analizzata la loro

adeguatezza sulla base del numero complessivo dei documenti gestiti e di eventuali criticità

realizzative rilevate. La criticità dei progetti delle amministrazioni viene determinata corre-

lando, per ogni rilevazione, il valore dell’indicatore “Rilevanza dei progetti” con quello sul

“Rischio di progetto”.

2% 1%

16%

22% 22%

28%

1% 0

58%

49%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

V A LUTA BILE

RISCHIO

ELEV A TO

RISCHIO

MODERA TO

RISCHIO

CRTITICO

RISCHIO

A SSENTE

Dic 2006 Dic 2005

%

Figura 14 - Confronto del rischio di attuazione con la precedente rilevazione

35




• PROGETTI INADEGUATI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti

con bassa rilevanza ed elevata criticità;

• PROGETTI INSUFFICIENTI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da pro-

getti con bassa rilevanza e bassa criticità;

• PROGETTI RISCHIOSI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti

con alta rilevanza ed elevata criticità;

• PROGETTI EFFICACI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti con

alta rilevanza e bassa criticità.


rilevate in funzione della criticità dei progetti.

Nella Figura 15 viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree di criticità.

Tabella 5 - Distribuzione della criticità dei progetti (66 rilevazioni)

RILEVANZA PROGETTI

1 2 3 4 5

1 4,6% 1,5% 3,1% 1,5% 4,6%

2 0,0% 3,1% 3,1% 23,2% 27,7%

3 0,0% 0,0% 4,6% 3,1% 9,2%

4 0,0% 0,0% 1,5% 0,0% 9,2%

5 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%RIS

CH

IO P

RO

GET

TI

CRITICITA' DEI PROGETTI

NON VALUTABILE

24%

PROGETTI

INSUFFICIENTI

7%

PROGETTI

RISCHIOSI

8%

PROGETTI

EFFICACI

60%

Figura 15 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree della criticità dei progetti

36



Complessivamente si può affermare che la maggior parte dei progetti (60%) risulta efficace,

vale a dire con un significativo impatto sull’amministrazione in termini di rapporto tra

numero dei documenti protocollati elettronicamente e numero dei documenti protocollati

complessivamente dall’amministrazione (definito quindi ad “alta rilevanza”) e nello stesso

tempo presentano una bassa criticità dal punto di vista della loro realizzazione.

Circa il 7% dei progetti risulta invece insufficiente, in particolare dal punto di vista dell’im-

patto limitato sulla documentazione da gestire rispetto al volume totale della documentazio-

ne gestita dalla singola amministrazione.

Si registra inoltre una elevata percentuale di amministrazioni che non hanno fornito i dati

necessari per il tipo di valutazione in esame (24%): tale situazione induce alle necessarie

cautele nella interpretazione dei dati della tabella.

Confrontando i valori con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare la stabilizza-

zione della situazione: il numero di progetti efficaci è rimasto praticamente invariato.

5.5 MODALITÀ DI ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA

Le elaborazioni statistiche sulle modalità di attuazione della direttiva, ponendo in correlazio-

ne il grado di adempimento delle azioni di tipo organizzativo previste dalla normativa con

lo stato di attuazione generale, consentono di verificare la rispondenza delle iniziative adot-

tate dalle amministrazioni in rapporto a quanto prescritto dal legislatore in materia di gestio-

24%23%

0% 0%

7%13%

8%3%

60%61%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

V A LUTA BILE

PROGETTI

INA DEGUA TI

PROGETTI

INSUFFICIENTI

PROGETTI

RISCHIOSI

PROGETTI

EFFICA CI

Dic 2006 Dic 2005

Figura 16 - Confronto della criticità progetti con la precedente rilevazione

37



ne elettronica dei documenti e a quanto suggerito dai documenti di indirizzo redatti dal

CNIPA5. Il posizionamento delle amministrazioni viene valutato correlando, per ogni rileva-

zione, il valore dell’indicatore “Livello di attuazione” e quello di “Livello di attenzione alla

direttiva”.


• ATTUAZIONE DA AVVIARE: che identifica le amministrazioni caratterizzate da pro-

getti con basso livello di attuazione e basso livello di attenzione;

• ATTUAZIONE IN AVVIO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti

con basso livello di attuazione e livello di attenzione medio/alto;

• ATTUAZIONE INCOMPLETA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da pro-

getti con alto livello di attuazione e basso livello di attenzione;

• ATTUAZIONE CONFORME: che identifica le amministrazioni caratterizzate da proget-

ti con alto livello di attuazione e livello di attenzione medio/alto.


rilevate in funzione della modalità di attuazione.

Nella Figura 17 viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree di modalità di

attuazione.

5 Il CNIPA ha redatto diversi documenti di indirizzo: GEDOC, GEDOC 2, la Check list sulle applicazioni di pro-tocollo informatico, le linee guida per l’adozione di strumenti per la gestione elettronica dei documenti. Talidocumenti sono disponibili sul sito http://protocollo.gov.it.

Tabella 6 - Distribuzione delle modalità di attuazione (83 rilevazioni)


1 2 3 4 5

5 0,0% 1,2% 1,2% 4,8% 6,0%

4 6,0% 8,2% 3,6% 10,6% 7,1%

3 6,0% 9,4% 4,8% 4,8% 2,4%

2 2,4% 3,6% 4,8% 5,9% 3,6%

1 2,4% 0,0% 0,0% 1,2% 0,0%LIV

ELLO

ATT

ENZI

ON

EA

LLA

DIR

ETTI

VA

38



Una rilevante quota delle amministrazioni (30%) si localizza nel quadrante denominato

“Attuazione in avvio”, caratterizzata da amministrazioni in cui si è rilevata una scarsa appli-

cazione delle azioni organizzative previste dalla normativa e nel contempo da un livello di

attuazione dei progetti di gestione elettronica dei documenti molto basso.

MODALITA' DI ATTUAZIONE

ATTUAZIONE

INCOMPLETA

15%

ATTUAZIONE IN

AVVIO

30%

ATTUAZIONE DA

AVVIARE

8%

NON VALUTABILE

2%ATTUAZIONE

CONFORME

44%

Figura 17 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree della modalità di attuazione

2% 2%

8%13%

30%

39%

15%

9%

44%37%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

V A LUTA BILE

A TTUA ZIONE

DA A V V IA RE

A TTUA ZIONE IN

A V V IO

A TTUA ZIONE

INCOMPLETA

A TTUA ZIONE

CONFORME

Dic 2006 2005Dic

Figura 18 - Confronto della modalità di attuazione con la precedente rilevazione

39



È opportuno osservare anche che una quota non trascurabile delle amministrazioni (16%)

presenta un livello di attuazione buono con uno scarso livello di attenzione, non avendo

completato in modo soddisfacente le condizioni preliminari alla realizzazione informatica

del protocollo definite dalla normativa (definizione delle AOO, denominazione dei respon-

sabili delle singole AOO, stesura del manuale di gestione, ecc.). In tali casi, in cui in sostan-

za viene realizzato un sistema imposto all’amministrazione senza le necessarie azioni pro-

pedeutiche (organizzative e di sensibilizzazione del personale utente), il rischio di fallimen-

to dell’intero impianto progettuale è molto forte e pertanto è opportuno verificare l’effettiva

conformità funzionale dei progetti realizzati allo scopo di evidenziare eventuali criticità

riscontrate e suggerire interventi correttivi.

Confrontando i valori con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare un migliora-

mento della situazione: il numero di amministrazioni con attuazione conforme è aumentato

di circa il 7%.

41


6.1 I PROGETTI REALIZZATI DALLE AMMINISTRAZIONI

Di seguito sono riportate le elaborazioni dei dati rilevati circa le soluzioni adottate dalleamministrazioni in termini di tecnologie adottate e funzionalità disponibili.

6.1.1 SOLUZIONI TECNOLOGICHE ADOTTATE

Nella tabella seguente vengono riportate le tipologie di soluzioni adottate aggregate secon-do i seguenti criteri:

- sistemi centralizzati;

- sistemi distribuiti;

- servizi ASP.

I dati sono riferiti a 119 progetti/servizi rilevati per complessive 82 unità di rilevazione.

6. Analisi delle soluzioni adottatedalle Amministrazioni

Tabella 7 - Distribuzione dei progetti di protocollo informatico per tipologia di soluzione

Sistema centralizzato 52 43,7%

Sistema distribuito 10 8,4%

Servizi ASP 28 23,5%

Non dichiarato 29 24,4%

DISTRIBUZIONE PROGETTI DI PROTOCOLLO INFORMATICO PER TIPO DI SOLUZIONE

SISTEMA

DISTRIBUITO

8%

SERVIZI ASP

24%

NON DICHIARATO

24%

SISTEMA

CENTRALIZZATO

44%

Figura 19 - Distribuzione dei progetti di protocollo informatico per tipologia di soluzione

42



I dati rilevati mostrano una netta preponderanza dei sistemi centralizzati (44%).

È opportuno, tuttavia, segnalare l’elevata percentuale di unità di rilevazione che non hanno

fornito informazioni. Tale carenza di segnalazione rende meno significativo l’indicatore rap-

presentato nella figura.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione non si evidenziano cambiamen-

ti sostanziali.

6.1.2 LE SOLUZIONI APPLICATIVE

L’indagine ha confermato la propensione delle amministrazioni alla realizzazione di progetti

piuttosto che al ricorso a servizi esterni (delle 82 unità di rilevazione che hanno fornito dati,

solamente 15 hanno aderito ai servizi ASP CNIPA): bisogna però considerare che molti pro-

getti sono stati avviati in periodi (1999-2001) in cui le infrastrutture di rete e la tecnologia

esistente non permetteva l’utilizzo dell’architettura ASP e non erano disponibili i servizi ASP

CNIPA. Attuamente, dunque, le scelte delle amministrazioni sono fortemente influenzate sia

dalle scelte inziali che dalla notevole durata della realizzazione dei progetti (si faccia riferi-

mento al paragrafo 9).

In merito alla architettura la preferenza, come sopra indicato, è stata espressa nei confronti

di quella centralizzata, mentre per quanto riguarda i prodotti applicativi si sono effettuate

scelte molto differenziate (con oltre 20 tipologie diverse identificate nell’ambito delle Ammi-

nistrazioni che hanno fornito informazioni in proposito), anche se solamente due prodotti

di mercato insieme rappresentano più del 40% dei documenti.

Elevata è anche la percentuale dei progetti che hanno fatto ricorso a soluzioni personalizza-

te (con oltre il 30% dei casi).

6.1.3 FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE

Nella figura seguente viene riportata la distribuzione dei progetti e/o dei servizi attivati dalle

amministrazioni relativamente alle funzioni realizzate (un singolo progetto può realizzare

una o più funzioni).

FUNZIONI NUMERO PROGETTI / SERVIZI % PROGETTI / SERVIZI

Protocollo Informatico 108 90,8%

Gestione Documentale 57 47,9%

Work Flow Management 33 27,7%

Trasparenza Amministrativa 13 10,9%

Interoperabilità del protocollo 41 34,5%


43


AN A L I S I D E L L E S O L U Z I O N I A D O T TAT E D A L L E AM M I N I S T R A Z I O N I

Dall’esame dei dati riguardanti 119 progetti/servizi si evince che:

- circa il 91% dei progetti considerati implementa il nucleo minimo del protocollo infor-

matico (di cui circa il 14% sotto forma di servizi ASP);

- circa il 48% dei progetti realizza funzioni di gestione documentale (di cui circa il 4%

sotto forma di servizi ASP);

- circa il 28% dei progetti realizza funzioni di work-flow management;

- circa l’11% dei progetti realizza funzioni di trasparenza amministrativa;

- circa il 34% funzioni di interoperabilità del protocollo.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione non si evidenziano sostanziali

cambiamenti.

6.2 LA SOLUZIONE IN ASP

I Servizi in modalità ASP (Application Service Provider) prevedono l’utilizzo di una o più

applicazioni remote di diversa natura proposte attraverso modelli di pagamento a canone

e/o a tariffa, determinando costi basati sugli effettivi consumi, senza investimenti iniziali e

senza costi di gestione e manutenzione.

Il servizio offerto in modalità ASP è erogato attraverso infrastrutture remote e condivise,

ubicate presso Centri Servizi di aziende specializzate operanti nel settore ICT. Tali infrastrut-

ture consentono la fruizione dei servizi contemporaneamente a più utenti, garantendo tutta-

via a ciascuno di essi la sicurezza dei propri dati.

90,8%

47,9%

27,7%

10,9%

34,5%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

% A

MM

.

Protocollo

Informatico

Gestione

Documentale

Work Flow

Management

Trasparenza

Amministrativa

Interoperabilità

del protocollo

FUNZIONI IMPLEMENTATE

DISTRIBUZIONE PERCENTUALE DELLE FUNZIONALITA' DEI PROGETTI

Figura 20 - Distribuzione dei progetti di protocollo informatico per tipologia di funzioni realizzate

44



6.2.1 IL SERVIZIO ASP DEL CNIPA

Nella figura seguente sono riportati i risultati delle elaborazioni statistiche in merito alla pos-

sibilità di future adesioni delle amministrazioni ai servizi ASP CNIPA.

La maggioranza delle amministrazione che ha dichiarato di voler “sicuramente” aderire ai

servizi ASP CNIPA nell’arco dei successivi 12 mesi ha già sottoscritto il protocollo di adesio-

ne al servizio.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione si evidenzia un incremento del

numero delle amministrazioni che, non avendo già aderito ai servizi ASP CNIPA, dichiarano

che non aderiranno nel prosssimo futuro a tali servizi.

TOTALE Hanno già servizi ASP CNIPA attivati

Probabilmente 6 1

Si 17 12

No 49 1

Tabella 9 - Impiego futuro dei servizi ASP CNIPA (72 rilevazioni valide)

1

512

5

48

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

N°

AM

M.

PROBABILMENTE SI NO

IMPIEGO FUTURO SERVIZI ASP CNIPA

hanno già s ervizi ASP CNIPA attivati non hanno s ervizi ASP CNIPA attivati

1

Figura 21 - Impiego futuro dei servizi ASP CNIPA (72 rilevazioni valide)

45


Una parte dei dati rilevati presso le amministrazioni è stata dedicata ad analizzare le moda-lità con cui vengono gestiti i documenti oggetto di protocollazione ed archiviazione. Leanalisi condotte riguardano:

- la verifica dei volumi gestiti (protocollati ed archiviati);

- la verifica dei documenti gestiti elettronicamente (protocollo informatico e gestionedocumentale);

- alcune analisi sui canali impiegati per ricevere/trasmettere i documenti iningresso/uscita.

7.1 VOLUMI GESTITI

In questa sezione del documento sono analizzati i volumi dei documenti gestiti annualmen-

te dalle amministrazioni e riportate alcune statistiche in termini di documenti gestiti media-

mente per utente e per dipendente.

7.1.1 VOLUMI DI DOCUMENTI TRATTATI

Di seguito sono riportati i volumi dei documenti gestiti annualmente dalle amministrazioni,suddivisi tra centro e periferia ed articolati in documenti protocollati e documenti archiviati.

Confrontando i dati attuali con quelli della precedente rilevazione è possibile evidenziareuna leggera diminuzione del numero complessivo dei documenti gestiti, protocollati edarchiviati; in particolare si riscontra una diminuzione di circa il 5,6% dei documenti proto-collati e di circa il 1,5% di quelli archiviati 6.

6 Si fa rilevare che nella precedente rilevazione si era assistito a un notevole incremento dei documenti complessi-vamente protocollati (pari a circa allo 87%) e un consistente incremento di quelli archiviati (pari a circa al 38%).

Documenti protocollati Documenti archiviati

Centro 23.619.227 18.865.123

Periferia 259.363.205 180.435.794

TOTALE 282.982.432 199.300.917

Tabella 10 - Volumi dei documenti gestiti dalle amministrazioni (86 rilevazioni)

7. Modalità di gestione dei documenti

46



È comunque opportuno evidenziare che nel caso dei documenti protocollati centralmentedalle amministrazioni si assiste ad una diminuzione complessiva di circa il 29%.Al fine di tenere sotto osservazione il fenomeno, in Figura 22 viene riportato un confrontotra la precedente e l’attuale rilevazione, basato sulla analisi della variabilità dei dati relativial numero dei documenti protocolalti annualmente dalle amministrazioni7.

Il grafico riporta in ordinata il logaritmo in base 10 del numero dei documenti protocollatidichiarati nella seconda rilevazione e in ascissa la variazione percentuale tra i dati della secon-da e terza rilevazione (l’area in colore rappresenta l’intervallo di variazione “fisiologico”).La variabilità dei dati tra la seconda e la terza rilevazione è inferiore rispetto a quella osser-vata tra la prima e la seconda rilevazione (confronta § 17.1.1).Analizzando i dati si osserva che alcune amministrazioni hanno dichiarato dati con variazio-ni ben superiori a quelle fisiologicamente accettabili (superiori al 100%), come evidenziatodalla parte destra di Figura 22.

Nella Tabella 11 viene riportata la distribuzione delle amministrazioni in funzione del

numero di documenti protocollati ed archiviati annualmente.8

7 Il confronto è stato effettuato solamente per le amministrazioni con dati confrontabili nelle due rilevazioni(81 casi).

8 La tabella si interpreta nel seguente modo: se, ad esempio, nella colonna “50 – 100 (migliaia)” dei documentiprotocollati si legge la percentuale 9,8%, questo significa che il 9,8% delle amministrazioni presenta unnumero di documenti protocollati compreso tra 50.000 e 100.000.

Figura 22 - Analisi della variabilità del numero dei documenti protocollati annualmente (84 rilevazioni)

Fino a 50 50 - 100 100 - 500 500 - 1.000 1.000 - 5.000 5.000 - 10.000 OLTRE

Tot. amministr.(doc. protocollati) 29,1% 14,0% 20,9% 9,3% 11,6% 8,1% 7,0%

Tot. amministr.(doc. archiviati) 32,6% 10,8% 25,3% 4,8% 14,5% 6,0% 6,0%

Tabella 11 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti (in migliaia) protocollati (86 rileva-zioni valide) e archiviati (86 rilevazioni valide)

47


MO D A L I T À D I G E S T I O N E D E I D O C U M E N T I

Dalla elaborazione dei dati risulta che la maggior parte delle amministrazioni rilevate (circa

il 64%) gestisce un numero di documenti protocollati annualmente compreso tra 50.000 e

500.000.

Non si notano differenze di rilevo con quanto osservato nel corso della precedente rileva-

zione.

7.1.2 DISTRIBUZIONE PERCENTUALE DELLE AMMINISTRAZIONI IN FUNZIONE DEL

NUMERO MEDIO DI DOCUMENTI PROTOCOLLATI PER UTENTE E PER DIPENDENTE

Di seguito sono analizzati ulteriori parametri caratteristici quali il numero medio di docu-

menti protocollati per utente e per dipendente.

Nella Tabella 12 e nella Tabella 13 (e figura correlata) sono contenuti i risultati delle analisi

in merito al rapporto tra documenti protocollati ed utenti.

Fino a 0,2 0,2 - 0,4 0,4 - 0,6 0,6 - 0,8 0,8 - 1 1 - 4 OLTRE

amministrazioni(centro + periferia) 26,8% 12,8% 12,8% 8,1% 7,0% 24,4% 8,1%

amministrazioni (centro) 29,0% 22,1% 12,8% 4,7% 3,5% 12,8% 15,1%

amministrazioni(periferia) 24,5% 13,2% 9,4% 3,8% 7,5% 32,9% 9,4%

Tabella 12 - Distribuzione percentuale delle amministrazioni in funzione del numero medio di documenti proto-collati (in migliaia) per utente (86 rilevazioni valide)

29,1%

3 2 ,6 %

1 4 ,0 %

1 0 ,8 %

2 0 ,9 %

2 5 ,3 %

9 ,3 %

4 ,8 %

1 1 ,6 %

1 4 ,5 %

8 ,1 %

6 ,0 %

7 ,0 %6 ,0 %

0 ,0 %

5 ,0 %

1 0 ,0 %

1 5 ,0 %

2 0 ,0 %

2 5 ,0 %

3 0 ,0 %

3 5 ,0 %

% A

MM

.

50.000 100.000 500.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000 OLTRE

N U M E R O D O C U M E N T I

D IST R IB U ZIO N E N U MER O D O C U MEN T I PER AMMIN IST R AZIO N E

Figura 23 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti protocollati e archiviati

48



Le analisi sono effettuate in termini di distribuzione delle amministrazioni in funzione del

rapporto documenti/utenti, differenziando la classificazione in: totale dei documenti (uten-

ti), centro e periferia.

In tale analisi viene anche considerato il rapporto documenti protocollati/dipendenti.

Le elaborazioni statistiche mostrano che la mediana del parametro considerato negli uffici

centrali delle amministrazioni è pari a 379 documenti protocollati per utente, negli uffici

periferici è pari a 800 documenti per utente, mentre il dato complessivo (centro+periferia)

è pari a circa 578 documenti per utente.

La mediana dei documenti protocollati per dipendente è pari a 173.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione non si notano sostanziali varia-

zioni.

7.2 DOCUMENTI GESTITI ELETTRONICAMENTE

In questa sezione sono analizzati i documenti gestiti elettronicamente dalle amministrazioni

e si definisce il parametro tasso di digitalizzazione.

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

% A

MM

.

200 400 600 800 1000 4000 OLTRE

DOCUMENTI/UTENTE

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI PROTOCOLLATI PER UTENTE (DIPENDENTE)

RAPPORTO DOC.PROT./UT (TOTALE) RAPPORTO DOC.PROT./UT (CENTRO)

RAPPORTO DOC.PROT./UT (PERIFERIA) RAPPORTO DOC.PROT./DIPEND.

Figura 24 - Distribuzione delle amministrazioni in funzione del rapporto tra documenti protocollati ed utenti

Fino a 0,2 0,2 - 0,4 0,4 - 0,6 0,6 - 0,8 0,8 - 1 1 - 4 OLTRE

Documenti protocollatiper dipendente 53,5% 18,6% 8,1% 5,8% 4,7% 8,1% 1,2%

Tabella 13 - Distribuzione delle amministrazioni in funzione del numero medio di documenti protocollati (inmigliaia) per dipendente (86 rilevazioni valide)

49



7.2.1 DISTRIBUZIONE DELLE AMMINISTRAZIONI PER NUMERO DI DOCUMENTI

PROTOCOLLATI E ARCHIVIATI ELETTRONICAMENTE

Di seguito sono riportati i dati dei volumi relativi ai documenti gestiti elettronicamente dalle

amministrazioni, suddivisi tra documenti protocollati e documenti archiviati.

Le elaborazioni statistiche mostrano che circa il 43% delle amministrazioni protocolla

annualmente in modo elettronico un numero di documenti inferiore a 50.000.

In modo analogo circa il 73% delle amministrazioni archivia elettronicamente meno di

50.000 documenti/anno.

43,0%

73,3%

12,8%

7,0%

24,4%

8,1% 7,0% 5 8, % 5,8%1,2% 2,3% 2,3% 4,7%

2,3%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

% A

MM

.

50.000 100.000 500.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000 OLTRE

NUMERO DOCUMENTI

DISTRIBUZIONE NUMERO DOCUMENTI GESTITI ELETTRONICAMENTE DALLE AMMINISTRAZIONI

TOT DOCUMENTI PROTOCOLLATI EFFETTIVI TOT DOCUMENTI ARCHIVIATI EFFETTIVI

Figura 25 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti protocollati e archiviati elettronica-mente alla data (86 rilevazioni valide)

Fino a 50 50 - 100 100 - 500 500 - 1.000 1.000 - 5.000 5.000 - 10.000 OLTRE

Totale documentiprotocollatielettronicamente 43,0% 12,8% 24,4% 7,0% 5,8% 2,3% 4,7%

Totale documentiarchiviatielettronicamente 73,3% 7,0% 8,1% 5,8% 1,2% 2,3% 2,3%

Tabella 14 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti protocollati e archiviati elettronica-mente (in migliaia) alla data (86 rilevazioni valide)

50



7.2.2 TASSO DI DIGITALIZZAZIONE

Di seguito viene analizzato il tasso di digitalizzazione dei documenti definito come rapporto

tra documenti gestiti elettronicamente e documenti totali (sia per i documenti protocollati,

che per quelli archiviati elettronicamente).

Le elaborazioni statistiche mostrano che circa il 15% delle amministrazioni non protocolla

elettronicamente i documenti e circa il 43% non li gestisce elettronicamente.

Nessuna gestioneelettronica Fino al 20% 20% - 40% 40% - 60% 60% - 80% 80% - 100%

Tassodigitalizzazioneprotocollo 15,1% 15,1% 7,0% 14,0% 3,5% 45,3%

Tassodigitalizzazionearchiviazione 42,8% 20,7% 6,1% 7,3% 2,4% 20,7%

Tabella 15 - Tasso di digitalizzazione9

15,1% 15, 1%

2 0, 7%

7, 0%

6, 1%

14 , 0%

7 , 3 %

3, 5%2, 4%

45, 3%

20, 7%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

% A

MM

nessuna

gest ione

20% 40% 60% 80% 100%

T ASSO DIG IT AL I ZZAZIO NE

T AS S O D IG IT A L IZZAZIO N E D O C U M E N T I

Document i protocollat i Docum ent i archiviat i

42, 8%

Figura 26 - Tasso di digitalizzazione

9 Distribuzione delle amministrazioni in funzione del tasso di digitalizzazione: per la protocollazione 86 rileva-zioni valide e per la gestione documentale 80 rilevazioni valide.

51



Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione è possibile evidenziare che:


è scesa di circa il 6%, mentre quella delle amministrazioni che hanno un tasso di digi-

talizzazione superiore all’80% è salita di circa il 7%;


scesa di circa il 6%, mentre quella delle amministrazioni che hanno un tasso di archi-

viazione elettronica superiore all’80% è salita di circa il 2%.

Sostanzialmente si può affemare che la situazione complessiva del tasso di digitalizzazione

delle singole amministrazioni è aumentato di circa il 6%.

Di seguito viene rappresentato il valore complessivo del rapporto tra documenti protocollati

(archiviati) elettronicamente ed i documenti complessivi.

Nella tabella e nella figura seguente viene rappresentata la situazione al momento delle rile-

vazione e la sua proiezione alla data di riferimento del 31 dicembre 2007, stimata sulla base

dei dati comunicati dalle amministrazioni.

Il confronto con i dati della precedente rilevazione mostra un incremento di circa il 6% del

tasso di digitalizzazione dei documenti protocollati e una sostanziale stazionarietà per il

tasso di archiviazione elettronica dei documenti.

Si osserva che le stime per dicembre 2006 effettuate a dicembre 2005 sono state confermate

per il tasso di protocollazione, mentre sono state disattese per il tasso di archiviazione.

10 Per la protocollazione 82 rilevazioni valide, per la gestione documentale 79 rilevazioni valide.

Situazione al 31 dicembre 2006 Proiezione al 31 dicembre 2007

Percentuale di documentiprotocollati elettronicamente 41,7% 49,2%

Percentuale di documentiarchiviati elettronicamente 28,9% 36,4%

Tabella 16 - Tasso di digitalizzazione complessivo 10

52



Per una corretta interpretazione dei dati è necessario premettere che il numero dei docu-

menti complessivamente protocollati dalle amministrazioni è variato in un modo molto con-

sistente (si faccia riferimento al paragrafo 7.1.1) e il tasso di digitalizzazione complessivo è

ricavato sulla base della media dei singoli tassi di digitalizzazione delle singole amministra-

zioni, pesati con il numero complessivo dei documenti protocollati: di conseguenza si ritie-

ne che l’indicatore in questione non costituisca un riferimento affidabile per misurare l’evo-

luzione del processo di digitalizzazione complessiva.

Considerando le proiezioni dei dati a dicembre 2007, si osserva un lieve miglioramento sia

del tasso di protocollazione che di quello di archiviazione (dell’ordine del 7%).

7.3 ANALISI DEI FLUSSI DOCUMENTALI

In questa sezione del documento sono analizzati i canali di ingresso ed uscita dei docu-

menti delle amministrazioni, identificando i mittenti e/o destinatari dei documenti maggior-

mente ricorrenti.

7.3.1 ANALISI PER TIPOLOGIA DI CANALE

Nelle tabelle e nelle figure che seguono viene analizzata la ripartizione dei documenti pro-

tocollati in ingresso e in uscita, in funzione dei diversi tipi di canale utilizzati.

dic 2006

dic 2007

Documenti

protocollatiDocumenti archiviati

49,2%

41,7%36,4%

28,9%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

TASSO DIGITALIZZAZIONE COMPLESSIVO

Figura 27 - Tasso di digitalizzazione complessivo (situazione attuale e proiezione a dicembre 2007)

53



L’analisi dei flussi in ingresso mostra una netta prevalenza dell’impiego della posta ordinaria

(circa il 50%), percentuali significative (con valori di circa il 10%) per raccomandate, fax e

consegne a mano, laddove sono trascurabili gli altri mezzi.

Nella Tabella 18 si riporta la distribuzione dei documenti protocollati in uscita dalle ammini-

strazioni secondo i mezzi di trasmissione.

L’analisi dei flussi in uscita mostra una netta prevalenza dell’impiego della posta ordinaria

(48%) ed una percentuale rilevante (24%) di raccomandate, mentre sono trascurabili gli altri

canali. Per quanto riguarda le consegne a mano, le percentuali riscontrate, seppur significa-

tive (circa il 10%), sono in forte diminuzione rispetto alla precedente rilevazione (-4,2% in

termini assoluti e -30,4% in termini relativi).

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI RICEVUTI IN INGRESSO (60 rilevazioni valide)

Altri corrieri

7%

Raccomandata

20%

Consegnati a mano

10%

Fax

10%Posta certif icata

0,045%E-mail

2%

Posta Ibrida

2%

Poste Italiane

49%

Figura 28 - Distribuzione dei documenti in ingresso per canale

Percentuale

Poste Italiane 49,7%

Posta Ibrida 2,0%

Altri corrieri 7,0%

Raccomandata 19,7%

Consegnati a mano 9,6%

Fax 9,5%

Posta certificata 0,045%

E-mail 2,5%

Tabella 17 - Distribuzione dei documenti ricevuti e protocollati in ingresso per canale (71 rilevazioni valide)

54



Percentuale


Posta Ibrida 3,8%

Altri corrieri 6,2%

Raccomandata 24,0%


Fax 9,5%


E-mail 2,2%

Tabella 18 - Distribuzione dei documenti inviati e protocollati in uscita per canale (70 rilevazioni valide)

D IS T R IB U Z IO N E D O C U M E N T I IN U S C IT A

(6 0 r i le v a z io n i v a lid e )

E-mail 2,20%


Posta Ibrida 3,8%Altri corrieri 6,2%

Raccomandata 24,0%

Consegnat i a mano

6,5%

F ax 9,5%

Figura 29 - Distribuzione dei documenti in uscita per canale

2° Ril. 3° Ril. Variazione Assoluta Variazione Relativa

Poste Italiane 41,30% 47,80% 6,60% 15,98%

Posta Ibrida 2,70% 3,80% 1,10% 40,74%

Altri corrieri 5,00% 6,20% 1,20% 24,00%

Raccomandata 22,60% 24,00% 1,40% 6,19%

Consegnati a mano 16,60% 6,50% -10,10% -60,84%

Fax 10,10% 9,50% -0,60% -5,94%

Posta certificata 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

E-mail 1,70% 2,20% 0,50% 29,41%

Tabella 19 - Confronto Distribuzione documenti in uscita per tipologia di canale

55



Nella Tabella 19 sono rappresentati gli scostamenti della distribuzione dei documenti in

uscita suddivisi per tipologia di canale. Questo confronto evidenzia una diminuzione consi-

stente dei documenti consegnati a mano con conseguente spostamento verso altri canali,

quali posta tradizionale, posta ibrida e posta elettronica.

7.3.2 ANALISI PER TIPOLOGIA DI SOGGETTO

Di seguito sono riportate le distribuzioni per tipologia di soggetto che origina o riceve i

flussi documentali (soggetti istituzionali e non), dalle quali emerge che la maggior parte dei

documenti protocollati provengono da soggetti istituzionali (61%).

Per quanto riguarda i documenti in uscita (cfr. Tabella 21) i dati mostrano che anche in

questo caso la maggior parte dei documenti protocollati sono inviati a soggetti istituzionali

(67%).

Confrontando i dati con quelli delle precedenti rilevazioni non si evidenziano scostamenti

significativi.

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI IN INGRESSO

Documenti pervenuti

da soggetti non

istituzionali (c ittadini

o imprese)

39%

Documenti pervenuti

da soggetti

istituzionali

61%

Figura 30 - Distribuzione dei documenti in ingresso per tipologia di soggetto

Percentuale

Documenti pervenuti da soggetti istituzionali 61,4%

Documenti pervenuti da soggetti non istituzionali (cittadini o imprese) 38,6%

Tabella 20 -Distribuzione dei documenti ricevuti e protocollati in ingresso per tipologia di soggetto di riferimento(70 rilevazioni valide)

56



DISTRIBUZIONE INVIATI IN USCITA

Documenti inviati a

soggetti non

istituzionali (cittadini

o imprese)

33%

Documenti inviati a

soggetti istituzionali

67%

Figura 31 - Distribuzione dei documenti inviati in uscita per tipologia di soggetto

Percentuale

Documenti inviati a soggetti istituzionali 66,8%

Documenti inviati a soggetti non istituzionali (cittadini o imprese) 33,2%

Tabella 21 - Distribuzione dei documenti inviati e protocollati in uscita per tipologia di canale e soggetto di riferi-mento (70 rilevazioni valide)

57


8.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE

Uno degli aspetti fondamentali previsti dalla normativa relativa al protocollo informatico è

la riorganizzazione degli uffici di protocollo con l’individuazione delle aree organizzative

omogenee.

In questa sezione sono riportati i dati in merito alla strutturazione ed al funzionamento

delle Aree Organizzative Omogenee in termini di:

- stato complessivo di definizione degli adempimenti normativi;

- carico di lavoro medio per AOO;

- razionalizzazione organizzativa a seguito della loro definizione.

8.1.1 STATO DI DEFINIZIONE DELLE AOO

In Tabella 22 viene riportato il numero totale di AOO definite dalla amministrazioni rilevate:

I dati mostrano un numero complessivo di AOO definite sostanzialmente stabile rispetto ai

dati della rilevazione di dicembre 200511.

Lo stato di attuazione della normativa per quanto attiene alle AOO è legato ad alcuni indi-

catori quali:

- la percentuale di copertura degli uffici di protocollo preesistenti;

- la percentuale di copertura degli utenti complessivi;

- la percentuale di copertura dei documenti protocollati;

11 Nella precedente rilevazione risultavano definite 577 AOO al centro, 14.745 AOO in periferia, per un totale di15.236 AOO: nella attuale rilevazione alcune amministrazioni non hanno fornito i dati sulle AOO in periferia.

8. Aspetti organizzativi

Tabella 22 - Numero di AOO definite (86 rilevazioni)

Totale AOO definite (CENTRO) 577

Totale AOO definite (PERIFERIA) 14.012

Totale AOO definite 14.589

58





- la definizione dei responsabili per ogni AOO.

Nella Tabella 23 sono riportati i dati delle amministrazioni che hanno completato la defini-

zione delle AOO e che hanno almeno iniziato l’individuazione dei responsabili, la stesura

dei manuali di gestione e dei titolari.

La situazione descritta è sostanzialmente stabile rispetto ai dati della precedente rilevazione13.

Nella Tabella 24 e nella Tabella 25 sono forniti dati di maggior dettaglio calcolati sul totale

delle AOO definite.

12 La copertura è stata considerata completa nel caso in cui le AOO coprono il 100% degli uffici, degli utenti edei documenti gestiti.

13 Alcune fluttuazioni dei dati dipendono dalla variazione del campione di riferimento.

Numero Totale rilevazioni valide Percentuale

Amministrazioni con coperturacompleta delle AOO (centro)12 67 82 81,71%

Amministrazioni con copertura completa delle AOO (periferia) 33 43 76,74%

Amministrazioni con responsabile delle AOO 73 85 85,88%

Amministrazioni con manuale di gestione 64 85 75,29%

Tabella 23 - Definizione delle AOO (86 rilevazioni)

Percentuale copertura Percentuale copertura Percentuale coperturauffici utenti documenti

CENTRO 90% 82% 84%

PERIFERIA 82% 62% 57%

TOTALE 82% 64% 59%

Tabella 24 - Diffusione delle AOO (86 rilevazioni)

Numero Percentuale

AOO con responsabile 13.409 91,91%

AOO con manuale di gestione 11.670 79,99%

Tabella 25 - Stato di attuazione delle AOO (86 rilevazioni)

59


AS P E T T I O R G A N I Z Z AT I V I

I dati mostrano un aumento del 12% nel numero di responsabili nominati e un incremento

del 13% nel numero di manuali di gestione pubblicati.

8.1.2 ADOZIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

In Tabella 26 è riportato il numero complessivo di amministrazioni che hanno definito il

Titolario di classificazione per tutte o parte delle AOO.

In Tabella 27 viene riportato il numero complessivo di AOO per le quali risulta definito il

Titolario di classificazione e la relativa percentuale sul totale delle AOO definite.

La situazione evidenzia una percentuale elevata di amministrazioni che hanno affrontato il

problema del Titolario.

Per quanto riguarda la copertura complessiva delle AOO, in circa lo 87% di esse risulta

definito il Titolario.

In entrambi i casi si registra un progresso in relazione ai dati della rilevazione di dicembre

2005, rispettivamente di circa il 4% il numero di amministrazioni con Titolario e di circa il

9% per quanto riguarda le AOO dotate di Titolario.

8.1.3 ORGANIZZAZIONE DELLE AOO E CARICO DI LAVORO

In questa sezione sono forniti alcuni dati di tipo statistico utili a caratterizzare il carico di

lavoro medio per una area organizzativa omogenea.

Nella tabella seguente sono riportati i dati sulla numerosità dei dipendenti delle amministra-

zioni sottoposte a rilevazione.


Amministrazionicon titolario diclassificazione 78 85 91,76%

Tabella 26 - Definizione del Titolario

Numero Percentuale

AOO con titolario di classificazione 12.588 86,28%


Tabella 28 - Numero dei dipendenti (86 rilevazioni)

Dipendenti (CENTRALI) 94.652

Dipendenti (PERIFERICI) 721.832

Dipendenti (CENTRO + PERIFERIA) 816.484

60



Nella tabella seguente sono riportati i dati sul numero medio di utenti per ufficio di proto-

collo (situazione prima dell’introduzione delle AOO): i dati sono forniti per gli uffici centra-

li, per gli uffici periferici e nel totale.

Non ci sono variazioni di rilievo sui dati della precedente rilevazione.

Di seguito sono riportati i valori medi del numero dei documenti protocollati annualmente

da una generica AOO, suddivisi tra centro e periferia: per omogeneità sono state considerate

solamente le amministrazioni con copertura totale di tutti gli uffici, utenti e documenti gestiti.

I dati mostrano che la media di documenti protocollati risulta più alta per le AOO al centro.

Non si evidenziano importanti variazioni sui valori misurati nella precedente rilevazione.

In Tabella 31 e in Figura 32 viene rappresentata la distribuzione del numero medio di docu-

menti protocollati annualmente per AOO, sempre con riferimento al centro e alla periferia.

I dati evidenziano che circa lo 82% delle amministrazioni sono dotate di AOO che afferisco-

no alle sedi centrali e che protocollano annualmente fino ad un massimo di 60.000 docu-

menti; circa il 93% delle amministrazioni ha AOO periferiche che protocollano annualmente

fino ad un massimo di 60.000 documenti.


Tabella 29 - Numero medio di utenti per ufficio di protocollo (86 rilevazioni)

Numero medio di utenti (uffici centrali) 67

Numero medio di utenti (uffici periferici) 20

Numero medio di utenti (uffici centrali e periferici) 43

Tabella 30 - Numero medio di documenti protocollati da una AOO

Media documenti protocollati per AOO (centro)(61 rilevazioni valide) 33.258

Media documenti protocollati per AOO (periferia)(30 rilevazioni valide) 21.628

Fino al 20% 20% - 40% 40% - 60% 60% - 80% 80% - 100% 100% - 200%

Percentuale diamministrazioni(centro) 44,3% 26,2% 11,5% 0,0% 13,1% 4,9%

Percentuale di amministrazioni(periferia) 66,6% 10,0% 16,7% 0,0% 6,7% 0,0%

Tabella 31 - Distribuzione dei documenti protocollati (in migliaia) per AOO (55 rilevazioni valide per il centro e32 per la periferia)

61



Nella successiva tabella sono riportati gli organici medi per gli uffici di protocollo e per le

AOO.

Nella stessa tabella viene riportato il rapporto tra il numero dei dipendenti delle amministra-

zioni e le AOO definite14: tale parametro definisce il “bacino di utenza medio” per le AOO.

In generale viene confermato che il valore dell’organico medio per le AOO è maggiore di

quello che era attibuito agli uffici.

8.1.4 RAZIONALIZZAZIONE DEGLI UFFICI DI PROTOCOLLO

Il numero di uffici di protocollo esistenti prima della introduzione delle AOO (suddiviso tra

centro e periferia) è indicato nella tabella seguente:

14 Sono state considerate solamente le amministrazioni che hanno definito in modo completo le AOO.

4 4 ,3 %

6 6 ,6 %

2 6 ,2 %

1 0 ,0 %1 1 ,5 % 1 6 ,7 % 1 3 ,1 %

6,7 % 4,9 %

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

% A

MM

.

20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 200.000

N. DOC. PROTOCOLLATI

DISTRIBUZIONE NUM. DOC. MEDIO PROTOCOLLATI PER AOO

AOO al centro AOO in periferia

Figura 32 - Distribuzione dei documenti protocollati per AOO

Centro Valide

ORGANICO MEDIO (UFFICIO) 3,9 50

ORGANICO MEDIO (AOO) 9,1 32

Numero medio dipendenti per AOO 68,9 33

Tabella 32 - Organici e bacini di utenza

62



Tali dati, confrontati con quelli riferiti alla AOO e riportati nella precedente Tabella 22, per-

mettono di avere una misura del reale contenimento di risorse derivante dall’introduzione

della gestione elettronica dei documenti. Le analisi sono svolte per il centro, per la periferia

e per il totale delle AOO.

In Tabella 35 e in Figura 34 viene rappresentata la distribuzione di tale rapporto.

Tabella 34 - Rapporti tra numero di AOO e numero di uffici di protocollo

Rapporto AOO/Uffici Protocollo (Centro) 37,4%

Rapporto AOO/Uffici Protocollo (Periferia) 80,1%

Rapporto AOO/Uffici Protocollo (Centro+Periferia) 76,5%

37,4%

80,1%76,5%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

% A

MM

.

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (CENTRO)

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (PERIF.)

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (CENTRO+PERIF.)

RAPPORTO AOO ED UFFICI PROTOCOLLO

Figura 33 - Rapporti tra numero di AOO e numero di uffici di protocollo

Fino al 10% - 20% - 30% - 40% - 50% - 60% - 70% - 80% - 90% - 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

AOO/Uff. prot.(Centro) 10,6% 7,1% 4,7% 0,0% 5,9% 4,7% 5,9% 5,9% 3,5% 51,7%

AOO/Uff. Prot.(Periferia) 23,5% 12,9% 2,4% 0,0% 2,4% 2,4% 0,0% 3,5% 1,2% 51,7%

AOO/ Uff. Prot. (Centro+Periferia) 3,9% 3,9% 3,9% 0,0% 7,8% 2,0% 3,9% 5,9% 0,0% 68,7%

Tabella 35 - Distribuzione dei rapporti tra AOO ed uffici di protocollo

Tabella 33 - Numero di uffici di protocollo pre-esistenti (86 rilevazioni)

Totale uffici (CENTRO) 1.736

Totale uffici (PERIFERIA) 18.681

Totale uffici 20.417

63



Per le amministrazioni che hanno completato la definizione delle AOO (copertura pari al

100%) si è verificata una riduzione delle strutture preposte al protocollo rispetto a quelle

preesistenti (Uffici di protocollo): il rapporto infatti tra AOO e preesistenti Uffici di Protocol-

lo per le strutture centrali è pari a circa il 37%, mentre per la periferia il medesimo rappor-

to sale a circa lo 80%. Tale differenza può essere giustificata in base alla maggiore articola-

zione e frazionamento delle strutture periferiche, che pone dei limiti alla aggregazione degli

uffici preesistenti in AOO.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione si osserva un sostanziale miglio-

ramento del rapporto per il centro e per la periferia: il miglioramento del rapporto comples-

sivo è pari a circa 5 punti percentuali.

8.2 IL PIANO DI SICUREZZA

Gli aspetti della sicurezza informatica sono stati esaminati con due appositi quesiti finalizza-

ti a determinare se le amministrazioni abbiano impostato un Piano di Sicurezza per il Proto-

collo Informatico e stabilito le regole comportamentali in caso di anomalie, definendo un

registro di emergenza.

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

%

MA

M.

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

AOO/N. UFFICI PROTOCOLLO

DISTRIBUZIONE RAPPORTO AOO ED UFFICI PROTOCOLLO

DISTRIBUZIONE AOO/UFF. PROT. (CENTRO) DISTRIBUZIONE AOO/UFF. PROT. (PERIF.)

DISTRIBUZIONE AOO/UFF. PROT. (CENTRO+PERIF.)

Figura 34 - Distribuzione dei rapporti tra AOO ed uffici di protocollo

Tabella 36 - Predisposizione del piano di sicurezza dei documenti informatici (82 risposte valide)

Si 42

No 10

In corso di predisposizione 30

64



La situazione analizzata mostra come soltanto una esigua minoranza di amministrazioni

(12%) non si è attivata per la predisposizione del piano di sicurezza.

Confrontando i dati della rilevazione attuale con quelli di dicembre 2005 si evidenzia un

lieve miglioramento della situazione: a dicembre 2005 le amministrazioni che avevano com-

pletato le attività erano il 48%.

Tabella 37 - Predisposizione del registro di emergenza (84 risposte valide)

Si 64

No 7


PIANO DI SICUREZZA

NO

12%

SI

51%

IN CORSO DI

PREDISPOSIZIONE

37%

Figura 35 - Distribuzione della predisposizione del piano di sicurezza dei documenti informatici

REGISTRO DI EMERGENZA

SI

77%

NO

8%

IN CORSO DI

PREDISPOSIZIONE

15%

Figura 36 - Distribuzione della predisposizione del registro di emergenza

65



Anche nel caso della predisposizione del registro di emergenza la situazione analizzata

mostra che la maggioranza delle amministrazioni (77%) si è dotata del registro (contro circa

il 69% rilevato a dicembre 2005).

Rimane stabilmente attestata intorno al 10-11% la quota di amministrazioni inerti: sostanzial-

mente i progressi sono stati realizzati a seguito del completamento delle attività già avviate

nel 2005.

8.3 FORMAZIONE

La normativa pone una particolare enfasi sulla formazione propedeutica alla effettiva attua-

zione del protocollo informatico: essa infatti deve essere considerata come la condizione

abilitante dei nuovi processi implicati dalla applicazione del protocollo informatico.

Per questa ragione, le analisi sullo stato effettivo delle attività di formazione sono efficaci

indicatori dello stato generale di applicazione della normativa.

Analizzando i dati rimane confermata la percentuale molto bassa di partecipanti ai corsi

rapportata al numero dei dipendenti complessivi delle amministrazioni: infatti complessiva-

mente per la formazione di tipo generale risulta una partecipazione di circa l’8% dei dipen-

denti, mentre per la formazione di tipo specialistico circa il 4%.

Confrontando la situazione con quella della precedente rilevazione si osservano, in ogni

caso, lievi miglioramenti (incremento di circa il 3% per la formazione generale e di circa

l’1% per quella specialistica).

Formazione di tipo generale Formazione di tipospecialistico (strumenti)

Totale corsi 432 483

Totale Sessioni 1.899 2.387

Totale Partecipanti 66.461 32.511

Tabella 38 - Quantità di formazione erogata (53 risposte su 86 unità di rilevazione)

67


Sulla base dei dati rilevati presso le amministrazioni sono state condotte alcune verifiche

circa l’efficacia della gestione dei progetti finalizzati al conseguimento della conformità alla

normativa.


- durata media (progetti, attivazione dei servizi ASP);





9.1 ANALISI DELLA DURATA DEI PROGETTI

9.1.1 I PROGETTI

Un aspetto rilevante per la valutazione delle strategie da adottare per il raggiungimento

degli obiettivi previsti dalla normativa è il tempo impiegato dalle amministrazioni per com-

pletare i progetti di realizzazione dei sistemi di gestione del protocollo informatico e la

gestione documentale.

Le analisi sono state condotte facendo riferimento al modello del ciclo di vita15 adottato per

la rilevazione dello stato dei progetti che per un generico progetto prevede le seguenti fasi:

• Fattibilità: corrisponde alla fase nella quale si effettua lo studio di fattibilità;

• Attivazione: corrisponde alla fase di selezione del Fornitore;

• Realizzazione: corrisponde alla fase di Realizzazione del progetto a cura del Fornitore;

• Implementazione: corrisponde alla fase di dispiegamento del progetto e alla forma-

zione degli utenti;

• Diffusione: corrisponde alla fase nella quale il dispiegamento è concluso ed è in

corso la diffusione dell’impiego delle nuove funzionalità.

Nelle analisi è stata valutata la distribuzione della permanenza negli stati sopra descritti per

i progetti attivati dalle amministrazioni.

15 Per la descrizione dettagliata si faccia riferimento al manuale della rilevazione.

9. Valutazione delle modalità di gestionedei progetti

68



Sono state considerate le seguenti fasi:

- Fase 1 = Fattibilità;

- Fase 2 = Attivazione + Realizzazione + Implementazione;

- Fase 3 = Diffusione.

In Tabella 39 viene riportato il risultato delle analisi di permanenza media nelle fasi dei pro-

getti: sono stati considerati tutti i progetti con sufficienti dati disponibili (nel caso di ammi-

nistrazioni con progetti multipli è stato considerato il Master Plan).

Analizzando i dati si osserva che la durata media dei progetti è superiore ai 3 anni (1.245

giorni), indipendentemente dalla complessità del contesto e considerando i dati dei pro-

getti già conclusi.

I progetti che si trovano in stato di attuazione avanzato (diffusione) tendono ad avere

durate medie inferiori: i progetti conclusi alla data hanno una durata media di circa 2,4

anni, mentre quelli ancora in fase di implementazione presentano una durata media di

circa 4,8 anni.

Le durate sono diverse anche in funzione delle dimensioni delle amministrazioni: le ammi-

nistrazioni medio-grandi hanno progetti con durate medie superiori ai 4 anni, quelle di pic-

cole dimensioni16 di circa 2 anni.

La fase di maggior durata è quella di “diffusione”: la sua durata media è confrontabile con

la somma delle fasi di “Attivazione”, “Realizzazione” ed “Implementazione”.

Questi dati evidenziano durate considerevoli sicuramente correlate con la complessità del

contesto (nei casi ad elevata complessità le durate dei progetti in media sono quasi raddop-

piate).


za della tecnologia nel settore ICT, dei tempi richiesti per l’attuazione della normativa sul

protocollo informatico e del carattere “standard” della problematica da affrontare.

Analizzando la distribuzione dei tempi nelle fasi intermedie si osserva che la maggior parte

del tempo viene speso nella fase di realizzazione del progetto (comprensiva della scelta del

16 Amministrazioni con piccole dimensioni: sono quelle con meno di 1000 dipendenti centrali e meno di 100dipendenti in periferia.

Fase del Progetto Durata Media (giorni)

Fattibilità 359

Attivazione + Realizzazione + Implementazione 597

Diffusione 510

Durata Complessiva Progetto 1.245

Tabella 39 - Durate delle fasi dei progetti di protocollo informatico

69


VA L U TA Z I O N E D E L L E M O D A L I T À D I G E S T I O N E D E I P R O G E T T I

fornitore e del dispiegamento delle infrastrutture) (in media 20 mesi), seguita dalla fase di

diffusione (che in media dura 17 mesi) e dalla fase di studio della fattibilità (in media dura

12 mesi).

Anche in questo caso i tempi di permanenza nelle varie fasi sono maggiori per le ammini-

strazioni caratterizzate da una complessità più elevata (in pratica vengono raddoppiati).

È opportuno osservare che la responsabilità delle fasi di realizzazione e implementazione è

principalmente del Fornitore, mentre le fasi di studio di fattibilità e di diffusione vengono

normalmente gestite dalle amministrazioni.

9.1.2 I SERVIZI ASP

In Tabella 39 viene riportato il risultato delle analisi di permanenza media nelle fasi del ser-

vizio ASP Repro.

Analizzando i dati si osserva che il tempo medio per andare a regime, indipendentemente

dalla complesità del contesto, è di circa 14 mesi.

I servizi vanno a regime mediamente in circa 400 giorni (1,2 anni) per le piccole ammini-

strazioni, e in circa 700 giorni (circa 2 anni) per le amministrazioni medio-grandi.

Non essendo necessaria la fase di realizzazione, la durata media del periodo temporale che

va dalla Attuazione alla Implementazione (circa 4 mesi) è molto inferiore a quella dei pro-

getti (circa 20 mesi).

La durata della fase di Diffusione (127 giorni) è molto inferiore a quella dei progetti (oltre

500 giorni).

9.2 ANALISI DELLA EFFICACIA DELLE STIME E VALUTAZIONEDEGLI SCOSTAMENTI DEI PROGETTI

Ai fini della valutazione dell’andamento della conduzione dei progetti che risultano attual-

mente in corso, sono state analizzate le distribuzioni dei seguenti parametri fondamentali:

1. efficacia delle stime effettuate dalle amministrazioni;

2. variazione della durata dei progetti;

Fase del Progetto Durata Media (giorni)

Fattibilità 235

Attivazione + Implementazione 134

Diffusione 127

Tempo per andare a Regime 425

Tabella 40 - Durate delle fasi dei servizi ASP Repro

70



3. scostamento dello stato di avanzamento effettivo rispetto a quello atteso.

9.2.1 STATO DEI PROGETTI

Nel primo caso sono stati confrontati i dati relativi alle previsioni della evoluzione dello

stato dei progetti effettuate a dicembre 2005 con i dati effettivi rilevati a dicembre 2006,

come mostrato in Figura 37:

Dal confronto si evidenzia una sostanziale differenza fra stime e dati effettivi: la situazione

effettiva mostra uno stato di avanzamento generale inferiore alle previsioni. Le elaborazioni

statistiche mostrano che circa il 40% delle amministrazioni che hanno attivato progetti non

ha rispettato le stime effettuate.

Le cause principali possono essere attribuite a:

- mancato rispetto delle previsioni da parte delle amministrazioni: in circa il 27% dei

casi gli stati di avanzamento sono inferiori a quanto previsto;

- variazione degli obiettivi: in circa il 4% dei casi gli obiettivi dei progetti sono stati

ampliati, causando quindi una ripianificazione per il completamento dei progetti ed

un relativo slittamento delle date di completamento;

- revisione dei dati: in circa il 4% dei casi le amministrazioni hanno fornito nuovi dati in

sostituzione di quelli già forniti;

- circa il 5% dei casi è dovuto ad altre cause: (sospensione del progetto, cambiamenti

organizzativi, ecc).

9.2.2 VARIAZIONE DELLA DURATA PREVISTA

Nel secondo caso la variazione della durata dei progetti viene calcolata confrontando la

durata del generico progetto prevista nel corso della presente rilevazione con quella previ-

Figura 37: Confronto fra stime e dati effettivi dello stato dei progetti

Stato dei progetti (stima dicembre 2006)

Nessuna iniziat iva

9%

Diffusione

7%

F ine progetto

84%

Stato dei progetti (dicembre 2006)

Fatt ibilità

4%

Att ivazione

fornitore

0%

Realizzazione

progetto

0%

Implementazione

8%

Nessuna iniziat iva

6%

Diffusione

31%

F ine progetto

51%

71



sta nella rilevazione precedente: nel caso di variazione l’amministrazione ha provveduto a

effettuare una ripianificazione.

Variazioni consistenti della durata prevista sono indicatori di difficoltà nella gestione della

pianificazione dei progetti stessi.

9.2.3 STATO DI AVANZAMENTO

Nel terzo caso lo scostamento tra stato di avanzamento previsto ed effettivo alla data è cal-

colato sulla base della differenza tra lo stato avanzamento effettivo dei lavori al 31 dicembre

2006 e quello prevedibile alla stessa data sulla base dell’ultimo piano valido dichiarato dal-

l’Amministrazione.

Anche in questo caso il parametro indica possibili problemi nella gestione della pianifica-

zione, ma di carattere meno critico.

In Tabella 41 sono riportati i parametri descritti (in funzione della complessità del contesto),

dalla cui analisi si evidenzia:

- un elevato tasso di variabilità della durata dei progetti (gli scostamenti sono in media

del 72%): analizzando le due classi di amministrazioni sembra che il problema sia cir-

coscritto alle amministrazioni di minore complessità (in media circa il 140% di scosta-

mento), mentre le restanti amministrazioni rientrano, in media, entro limiti più conte-

nuti;

- lo scostamento del SAL previsto da quello effettivo rientra in limiti accettabili, senza

differenze fra le due classi.

È opportuno notare che il parametro più significativo è quello relativo allo slittamento nella

durata dei progetti: bassi scostamenti tra SAL previsti ed effettivi potrebbero essere giustifi-

cati da frequenti ripianificazioni proprio in considerazione della difficoltà di rispettare le

previsioni.

Non ci sono variazioni di rilievo rispetto alla precedente rilevazione.

Tutte le amministrazioni Amministrazioni con Amministrazioni con

FASEbassa complessità elevata complessità

Numero Variazione % Numero Variazione % Numero Variazione %rilevazioni rilevazioni rilevazioni

Variazione didurata deiprogetti 71 72% 25 143% 46 38%

Scostamentidel SAL 71 13% 25 8% 46 16%

Tabella 41 - Durata media delle fasi dei progetti (64 rilevazioni)

72



9.3 CONSIDERAZIONI SULLE MODALITÀ DI CONDUZIONE DEI PROGETTI

Sulla base delle osservazioni svolte viene confermata una scarsa capacità delle amministra-

zioni nelle attività di valutazione, pianificazione e gestione dei progetti di protocollo infor-

matico. Tale affermazione si basa sulle evidenze di:

- eccessiva durata della fase di studio di fattibilità;

- eccessiva durata della fase realizzativa;

- eccessiva durata delle fasi di diffusione presso gli utenti delle nuove applicazioni;

- eccessiva durata complessiva dei progetti;

- eccessiva variabilità delle pianificazioni mediante il ricorso alle revisioni di progetto;

- scarsa attendibilità delle stime effettuate dalle stesse amministrazioni.

73


10.1 IL CAMPIONE DI RIFERIMENTO

La Rilevazione ha riguardato l’intera Pubblica Amministrazione Centrale per un campione

totale di 63 amministrazioni corrispondenti a 88 unità di rilevazione componenti.

Le seguenti amministrazioni, dotate di elevata complessità organizzativa, sono state scom-

poste in unità di rilevazione componenti:

- Ministero dell’Interno, Ministero della Difesa, Ministero della Giustizia, Ministero delle

Infrastrutture, Ministero dei Trasporti, Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Sono state effettuate complessivamente 86 rilevazioni.

In “ALLEGATO 2: Elenco delle amministrazioni rilevate” è riportata la tabella in cui sono

elencate le amministrazioni considerate nella presente rilevazione e le unità di rilevazione

in cui, in alcuni casi, sono state scomposte.

Nella successiva tabella vengono riportati alcuni dati di sintesi sul contesto della rilevazione,

dove:

• NUMERO COMPLESSIVO DI RILEVAZIONI, rappresenta il numero effettivo di rileva-

zioni eseguite nel periodo gennaio-maggio 2007, relative alla situazione delle ammini-

strazioni a dicembre 2006;

• NUMERO DEI DIPENDENTI DI RIFERIMENTO COMPLESSIVI: rappresenta il

numero complessivo dei dipendenti (nelle sedi centrali e periferiche) delle ammini-

strazioni (oppure unità di rilevazione) considerate;

• NUMERO DEI DIPENDENTI DI RIFERIMENTO EFFETTIVI: rappresenta il numero

complessivo dei dipendenti (nelle sedi centrali e periferiche) dell’Amministrazione

(oppure unità di rilevazione) considerati effettivamente nella rilevazione17.

17 In alcuni casi i dati forniti dalle amministrazioni sono relativi solamente a una parte dell’amministrazione stes-sa (ad esempio solamente la parte centrale, oppure solamente alcune direzioni generali) a causa della impos-sibilità di reperire i dati richiesti per l’intera organizzazione nei tempi richiesti per la rilevazione; in questocaso nel Numero Dipendenti Effettivi di Riferimento non sono stati considerati i dipendenti per le unità orga-nizzative non considerate.

10. ALLEGATO 1: Campione di riferimentoe perimetro della rilevazione (3a rilevazione)

74



La presente rilevazione conferma il campione di riferimento analizzato nel corso della pre-

cedente rilevazione (a dicembre 2005 sono state effettuare 86 rilevazioni) ed aumenta di

circa il 3% il numero complessivo di dipendenti effettivi considerati (a dicembre 2005 sono

stati considerati 770.463 dipendenti effettivi).

Il campione oggetto della rilevazione, pur essendo costituito esclusivamente da pubbliche

amministrazioni centrali, presenta una forte differenziazione in termini di dimensione, strut-

tura organizzativa e missione istituzionale. Ai fini di una migliore comprensione dei risultati

conseguiti, si è tenuto conto di tale differenziazione e si è quindi segmentato il campione in

funzione della complessità organizzativa dell’amministrazione e della complessità del conte-

sto ICT, identificate attraverso gli indicatori descritti nel precedente paragrafo.

Per quanto riguarda la “complessità organizzativa” è opportuno osservare che, come

strategia generale della rilevazione, le amministrazioni caratterizzate da una elevata

complessità organizzativa sono state suddivise in unità di rilevazione componenti,

sostanzialmente corrispondenti ai dipartimenti delle amministrazioni considerate. Tale

approccio ha consentito di effettuare rilevazioni con un grado di complessità omogenea

e di acquisire dati con un maggior livello di dettaglio rispetto alle rilevazioni condotte

nel passato.

Per quanto riguarda la “complessità del contesto ICT” le analisi sono state basate sui dati

annuali già forniti dalle amministrazioni al CNIPA nell’ambito della Relazione annuale sullo

stato di informatizzazione della Pubblica Amministrazione. I parametri considerati riguarda-

no le caratteristiche dell’utenza servita, i volumi di attività di manutenzione e sviluppo

applicazioni, i volumi complessivi di spesa e investimenti ICT, la diffusione di sedi informa-

tizzate e dei posti lavoro, la rilevanza di attività svolte con addetti interni ICT rispetto a

quelle svolte da esterni.

10.2 COPERTURA E PERIMETRO DELLA RILEVAZIONE

Per il controllo delle caratteristiche della rilevazione sono stati definiti i seguenti parametri:

• COPERTURA: Rappresenta la percentuale di quesiti ai quali è stata fornita una rispo-

sta nel questionario in esame. Il dato fornito è stato elaborato come media aritmentica

della copertura dei questionari delle amministrazioni su tutte le rilevazioni.

• PERIMETRO: è il rapporto tra il numero dei dipendenti delle unità di rilevazione con-

siderate sul totale dei dipendenti dell’amministrazione.

Numero complessivo di rilevazioni 86

Numero dei dipendenti di riferimento complessivi 816.484

Numero dei dipendenti di riferimento delle unità rilevate (effettivi) 794.468

Tabella 42 - Dati di riferimento della rilevazione

75


AL L E G AT O 1: CA M P I O N E D I R I F E R I M E N T O E P E R I M E T R O D E L L A R I L E VA Z I O N E

Il dato sul perimetro mostra che, con poche eccezioni, i dati forniti sono relativi all’insieme

completo delle unità di rilevazione delle amministrazioni considerate.

I dati nella tabella confrontati con quelli analoghi della precedente rilevazione mostrano sia

un miglioramento della copertura (che a dicembre 2005 era pari al 61%) che del perimetro

complessivo considerato (che nella passata rilevazione era pari al 95%).

10.3 COMPOSIZIONE DEL CAMPIONE DI RIFERIMENTO

Nel seguito viene analizzato il campione di riferimento descritto in “ALLEGATO 2: Elenco

delle amministrazioni rilevate” in funzione degli indicatori sulla complessità organizzativa,

sulla complessità ICT e sulla complessità del contesto.

Indicatore Valore

Copertura 63%

Perimetro 97%

Tabella 43 - Copertura e perimetro della rilevazione

Minima Bassa Media Alta Elevata

Complessità organizzativa 26 10 14 15 21

Tabella 44 - Composizione del campione in funzione della complessità organizzativa

COMPLESSITÀ ORGANIZZATIVA

Alta

17%

Elevata

24% Minima

31%

Bassa

12%Media

16%

Figura 38 - Composizione del campione in funzione della complessità organizzativa

76



La Figura 38 evidenzia una distribuzione sostanzialmente uniforme delle amministrazioni

nelle classi di complessità individuate, con una prevalenza delle classi estreme (complessità

minima ed elevata).

Per quanto riguarda la complessità ICT si osserva, dalla analisi dei dati riportati in Tabella

45, una prevalenza delle amministrazioni appartenenti alla classe media, ovvero di quegli

enti caratterizzati da diffusione sul territorio e volumi di “livello medio” per quanto riguarda

le attività di manutenzione/sviluppo applicazioni, le spese e gli investimenti ICT, la diffusio-

ne di sedi informatizzate e i posti lavoro.

Minimale Moderata Media Superiore Elevata

Complessità ICT 0 20 33 29 4

Tabella 45 - Composizione del campione in funzione della complessità ICT

COM PLESSITÀ ICT

Superiore

34%

Elevata

5%Moderata

23%

Media

38%

Figura 39 - Composizione del campione in funzione della complessità ICT

Base Bassa Media Alta Elevata

Complessità contesto 22 11 16 7 30

Tabella 46 - Composizione del campione in funzione della complessità del contesto

77



Infine, la composizione del campione in funzione del parametro generale di complessità

del contesto mostra che circa il 42% delle amministrazioni si colloca nella fascia di comples-

sità alta/elevata: questo implica sforzi consistenti delle amministrazioni per il superamento

dei fattori di rischio organizzativo e tecnologico indotti.

10.4 OMOGENEITÀ E DIMENSIONE DEL CAMPIONE

I dati presenti nei questionari forniti dalle amministrazioni evidenziano differenti gradi di

completezza in quanto le sezioni del questionario stesso non sono state compilate in modo

uniforme.

Pertanto, al fine di consentire la corretta interpretazione dei dati, per ogni elaborazione sta-

tistica viene indicato il campione che ha fornito la riposta e più in generale si è preferito

focalizzare l’attenzione su campioni omogenei.

COMPLESSITÀ CONTESTO

Alta

8%Media

19%

Bassa

13%

Base

26%Elevata

34%

Figura 40 - Composizione del campione in funzione della complessità del contesto

79


Nel seguito viene riportato l’elenco delle amministrazioni considerate nella rilevazione e,

nei casi applicabili, le unità di rilevazione in cui sono state suddivise le amministrazioni di

maggiore complessità.

A seguito di una riorganizzazione di alcuni Ministeri18, l’elenco di cui sopra presenta alcuni

cambiamenti rispetto a quello analogo pubblicato per la rilevazione di dicembre 2005.

- Automobil Club d’Italia (ACI)

- Autorità garante della concorrenza e del mercato (AGCOM)

- Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura (AGEA)

- Agenzia Autonoma per la Gestione dell’Albo dei segretari Comunali e Provinciali

(AASC)

- Agenzia per la protezione ambiente e per i servizi tecnici (APAT)

- Arma dei carabinieri (Carabinieri)

- Agenzia spaziale italiana (ASI)

- Autorità di vigilanza sui lavori pubblici (AVLP)

- Avvocatura generale dello Stato (AGS)

- Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA)

- Consiglio nazionale delle ricerche (CNR)

- Comitato olimpico nazionale italiano (CONI)

- Consiglio di Stato (CDS)

- Consiglio Nazionale Ordine dei Giornalisti (CNOG)

- Corpo forestale dello Stato (CFS)

- Corte dei conti (CorteConti)

- Croce rossa italiana (CRI)

- Ente nazionale aviazione civile (ENAC)

18 Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca -> Ministero della Pubblica Istruzione + Ministero del-l’Università e della Ricerca- Ministero delle Attività Produttive -> Ministero dello Sviluppo Economico + Ministero del Commercio Inter-nazionale

- Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti -> Ministero delle Infrastrutture + Ministero dei Trasporti - Ministero della giustizia - Gabinetto del Ministero

11. ALLEGATO 2: Elenco delle Amministrazionirilevate (3a rilevazione)

80



- Ente nazionale assistenza magistrale (ENAM)

- Ente per le Nuove tecnologie, l’Energia e l’Ambiente (ENEA)

- Ente italiano per il turismo (ENIT)

- Ente nazionale per i lavoratori dello spettacolo (ENPALS)

- Guardia di finanza (GDF)

- Istituto del commercio estero (ICE)

- Istituto italiano di medicina sociale (IIMS)

- Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL)

- Istituto nazionale per le conserve alimentari (INCA)

- Istituto nazionale economia agraria (INEA)

- Istituto Nazionale Fisica di Nucleare (INFN)

- Istituto nazionale di previdenza per i dipendenti dell’amministrazione pubblica (INP-

DAP)

- Istituto nazionale di previdenza sociale (INPS)

- Istituto postelegrafonici (IPOST)

- Istituto previdenza settore marittimo (IPSEMA)

- Istituto studi e analisi economica (ISAE)

- Istituto per lo sviluppo della formazione professionale dei lavoratori (ISFOL)

- Istituto superiore per la prevenzione e la sicurezza del lavoro (ISPESL)

- Istituto superiore di sanità (ISS)

- Istituto nazionale di statistica (ISTAT)

- Ministero degli affari esteri (ESTERI)

- Ministero del lavoro e delle politiche sociali (Welfare)

- Ministero dell’ambiente e della tutela del territorio (Ambiente)

- MEF - Ministero dell’economia e delle finanze (Finanze - Tesoro), suddiviso nelle

seguenti unità di rilevazione

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento del Tesoro (MEF-Tesoro)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale

dello Stato (MEF-RGS)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento per le politiche di sviluppo

e coesione (MEF-Sviluppo)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento dell’amministrazione gene-

rale, del personale e dei servizi del tesoro (MEF-Servizi)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento per le Politiche Fiscali

(MEF-PF)

• Servizio consultivo ispettivo tributario (SE.C.I.T)

81


AL L E G AT O 2: E L E N C O D E L L E AM M I N I S T R A Z I O N I R I L E VAT E

• Servizio di Controllo Interno (Se.C.In.)

• Scuola superiore di economia e finanza (SSEF)

- Agenzia del territorio (Territorio)

- Agenzia delle dogane (Dogane)

- Agenzia delle entrate (Entrate)

- Agenzia del demanio (Demanio)

- Monopoli di Stato (Monopoli)

- Ministero dell’interno, suddiviso nelle seguenti unità di rilevazione:

• Ministero dell’interno - Dipartimento delle Politiche del Personale dell’Amministra-

zione Civile e delle Risorse Strumentali e Finanziarie (Interno-RF)

• Ministero dell’interno - Dipartimento degli Affari Interni e Territoriali (Interno-SE)

• Ministero dell’interno - Dipartimento dei Vigili del Fuoco, soccorso pubblico e dife-

sa civile (Interno-VF)

• Ministero dell’interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza (Interno-PS)

• Ministero dell’interno - Dipartimento per le libertà civili e immigrazioni (Interno-LC)

- Ministero della difesa, suddiviso nelle seguenti unità di rilevazione:

• Ministero della difesa - Aeronautica Militare (Difesa-AM)

• Ministero della difesa – Esercito (Difesa-EI)

• Ministero della difesa - Marina Militare (Difesa-MM)

• Ministero della difesa – SGD (Difesa-SGD)

• Ministero della difesa – SMD (Difesa-SMD)

- Ministero della giustizia, suddiviso nelle seguenti unità di rilevazione:

• Ministero della giustizia - Dipartimento Affari di Giustizia (Giustizia-AG)

• Ministero della giustizia - Dipartimento Amministrazione Penitenziaria (Giustizia-

DAP)

• Ministero della giustizia - Dipartimento Giustizia Minorile (Giustizia-GM)

• Ministero della giustizia - Dipartimento Organizzazione Giudiziaria (Giustizia-OG)

• Ministero della giustizia – Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatiz-

zati (Giustizia-DGSIA)

• Ministero della giustizia – Ufficio Legislativo (Giustizia-Lex)

• Ministero della giustizia – PON (Giustizia-PON)

• Ministero della giustizia – Gabinetto del Ministro (Giustizia-Gab)

- Ministero della salute (Salute)

- Ministero dello Sviluppo Economico (MSE)

- Ministero del Commercio Internazionale (COM-INTER)

- Ministero delle comunicazioni (Comunicazioni)

82



• Ministero delle Infrastrutture, suddiviso nelle seguenti unità di rilevazione:

• Ministero delle Infrastrutture - Dipartimento Coordinamento Sviluppo Territorio per

il personale e i servizi generali (INFRAS-CST)

• Ministero delle Infrastrutture - Dipartimento per le Infrastrutture stradali, l’edilizia e

la regolazione dei lavori pubblici (INFRAS-IS)

- Ministero dei Trasporti, suddiviso nelle seguenti unità di rilevazione:

• Ministero dei Trasporti - Dipartimento per il trasporto terrestre (TRAS-TT)

• Ministero dei Trasporti - Dipartimento per la navigazione e per il trasporto maritti-

mo ed aereo (TRAS-NAV)

• Ministero dei Trasporti - Comando Generale Capitanerie di Porto (TRAS-CP)

- Ministero delle politiche agricole e forestali (MPAF)

- Ministero della Pubblica Istruzione (MIN-ISTR)

- Ministero dell’Università e della Ricerca (MIN-UNIV)

- Ministero per i beni e le attività culturali (BeniCulturali)

- Presidenza del consiglio dei ministri (PCM)

- Scuola superiore della pubblica amministrazione (SSPA)

- Unione nazionale incremento razze equine (UNIRE)

SEZIONE 2:Risultati delle valutazioni

al 31 dicembre 2005

85


12.1 OBIETTIVI DELLA RILEVAZIONE

Nella presente sezione del documento è rappresentata l’analisi dei risultati ottenuti dalla

indagine condotta nel periodo febbraio-settembre 2006 in merito allo stato di attuazione

del DPR n. 445/2000 e delle regole tecniche collegate e al recepimento della Direttiva del-

l’allora Ministero dell’Innovazione e Tecnologie del 9 dicembre 2002 riguardante la traspa-

renza dell’azione amministrativa e la gestione elettronica dei flussi documentali.

I risultati e le informazioni riportate si riferiscono alla data del 31 dicembre 2005.

Le attività sono state svolte dal RTI incaricato di effettuare le rilevazioni presso le Pubbliche

Amministrazioni Centrali (nel seguito PAC), con la supervisione del CNIPA e sotto l’azione

di coordinamento svolta dal Centro di competenza per il Progetto Protocollo informatico e

trasparenza amministrativa.

12.2 STRUTTURA DELLA SEZIONE

La presente sezione è organizzata nelle seguenti aree:

• Riferimenti metodologici e campione di riferimento, in cui viene sinteticamente

descritta la metodologia adottata e gli indicatori individuati per valutare i dati rilevati;

• Risultati della rilevazione, in cui vengono esposti i risultati generali della rilevazione

a livello di sintesi direzionale;

• Analisi di dettaglio dei risultati della rilevazione, nella quale sono riportati i risultati

delle analisi svolte mediante gli indicatori definiti nella metodologia;

• Analisi delle soluzioni adottate dalle amministrazioni, in cui vengono valutate le

soluzioni tecnologiche e le funzionalità implementate mediante progetti di sviluppo e

l’attivazione dei servizi offerti in modalità ASP dal CNIPA;

• Modalità di gestione dei documenti, in cui vengono analizzati i volumi dei docu-

menti gestiti, la percentuale dei documenti gestita elettronicamente ed i canali di

ingresso ed uscita dei documenti protocollati;

12. Introduzione

86



• Aspetti organizzativi, in cui viene analizzato lo stato generale di definizione delle

AOO, della formazione e del Piano della Sicurezza;

• Valutazione delle modalità di gestione dei progetti, in cui vengono analizzate la

durata media dei progetti nelle fasi specifiche, gli scostamenti rispetto alle previsioni e

l’efficacia delle stime delle amministrazioni.

La sezione comprende i seguenti allegati:

• Allegato 3: Campione di riferimento e perimetro della rilevazione, nel quale

sono esposti dati di dettaglio sul contesto esaminato in termini di complessità, utenti

coinvolti, unità organizzative coinvolte, ecc.;

• Allegato 4: Elenco delle amministrazioni rilevate, che contiene l’elenco completo

delle amministrazioni rilevate.

87


Per la realizzazione della rilevazione è stato predisposto un modello specifico in grado di

descrivere lo stato complessivo della attuazione dei progetti di gestione elettronica dei

documenti.

Il modello si basa sui seguenti macro-indicatori:

1. Complessità del Contesto;

2. Attenzione alla Direttiva;

3. Attuazione della Direttiva;

4. Rilevanza dei Progetti;

5. Rischio di Progetto;

6. Rilevanza dei Servizi ASP;

7. Efficiacia degli Interventi;

8. Criticità Generale.

Gli indicatori sono descritti in modo dettagliato nella sezione 3 Riferimenti metodologici.

La metodologia impiegata prevede, oltre agli indicatori sopra illustrati, la definizione e l’impie-

go dei seguenti ulteriori parametri utili ad approfondire aspetti di particolare interesse quali:

- soluzioni progettuali adottate, analizzando le tipologie di architetture impiegate e le


- modalità di gestione dei documenti, in termini di analisi della distribuzione dei volumi



- funzionamento delle AOO in termini di numero medio di addetti per AOO, del carico

medio di lavoro, e del numero di AOO istituite rispetto al numero totale di AOO pia-

nificato per l’amministrazione.

La Rilevazione ha riguardato l’intera Pubblica Amministrazione Centrale per un totale di 61

amministrazioni pari a 86 unità organizzative; alcune amministrazioni, dotate di elevata

complessità organizzativa, sono state infatti scomposte ed organizzate in unità organizzative

componenti ed in particolare:

- Ministero dell’Interno;

13. Riferimenti metodologicie campione di riferimento

88



- Ministero della Difesa;

- Ministero della Giustizia;

- Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti;

- Ministero dell’Università e della Ricerca;

- Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Sono state effettuate COMPLESSIVAMENTE 86 rilevazioni.

La presente indagine ha esteso il campione di riferimento analizzato nel corso della prece-

dente rilevazione (aprile 2005) sia in termini di unità organizzative che di utenti fruitori del

protocollo informatico. In particolare è aumentato di circa il 5% il numero delle rilevazioni

passando da 82 di aprile 2005 alle 86 attuali, e di circa il 15% il numero complessivo di

utenti considerati (passando da 707.353 utenti di aprile 2005 ai 816.434 attuali).

89


14.1 IL POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONIIN RELAZIONE ALLO STATO DI ATTUAZIONE

Le analisi svolte sui dati rilevati attraverso l’indagine conoscitiva sullo stato di avanzamento

delle iniziative e dei progetti posti in essere dalle amministrazioni per l’attuazione della nor-

mativa sulla gestione elettronica dei documenti evidenziano un quadro parzialmente soddi-

sfacente, registrando moderati miglioramenti rispetto al quadro delineato nella precedente

rilevazione di aprile 2005.

Infatti, se si considerano le amministrazioni con indicatore dello Stato di Attuazione19 alto

od evoluto (cioè quelle con progetti in stato almeno di Diffusione e tasso di protocollazione

superiore al 70%), dall’analisi emerge che al 31 dicembre 2005 si trovano in questa situazio-

ne circa il 39% delle amministrazioni rilevate, con un miglioramento di circa nove punti

percentuali rispetto alla rilevazione del 30 aprile 2005.

Il miglioramento è rilevabile anche in termini di tasso di digitalizzazione dei documenti pro-

tocollati ed archiviati; i risultati delle analisi rappresentati nella Figura 41 mostrano che:


è pari a circa il 21%, con una riduzione di circa l’11% rispetto alla precedente rileva-

zione;

- la percentuale di amministrazioni che hanno un tasso di digitalizzazione superiore

all’80% è pari al 38%, con una crescita di circa il 10%;


pari al 49%, con una riduzione di circa il 15%;

- la percentuale di amministrazioni che hanno un tasso di archiviazione elettronica

superiore all’80% è pari al 19%, con una crescita di circa l’11%.

In Figura 41 viene mostrato l’andamento della percentuale delle amministrazioni con tasso

di digitalizzazione soddisfacente, valutato aggregando i dati rilevati sul tasso di protocolla-

zione e di archiviazione superiore all’80%.

19 L’indicatore sullo stato di attuazione tiene conto sia dello stato di avanzamento dei progetti che del tasso diprotocollazione e archiviazione.

14. I risultati della rilevazione

90



I dati evidenziati mostrano progressi rispetto alla situazione della precedente rilevazione

(aumento del 10%), ma anche una eccessiva lentezza nel miglioramento poiché meno del

40% delle amministrazioni presenta un tasso di digitalizzazione soddisfacente.

In Figura 42 viene mostrato lo stato di avanzamento generale dei progetti alla data della

rilevazione:

I dati mostrano che oltre l’80% dei progetti si trova in uno stato evoluto (Diffusione o Fine

Progetto), ma nonostante questo il tasso di digitalizzazione complessivo rimane insoddisfa-

cente.

28,4%

7,6%

18

38,4%

,5%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

% A

MM

.

apr-05 giu-05 ago-05 ott-05 dic-05

Tasso protocollo Tasso archiv.

Figura 41 - Evoluzione della percentuale di amministrazioni con tasso di protocollazione soddisfacente

Stato dei progetti (dicembre 2005)

Fattibilità

1%

Attivazione

fornitore

0%

Realizzazione

progetto

3%Nessuna

iniziativa

9%

Fine progetto

42%

Implementazione

7%

Diffusione

38%

Figura 42 - Distribuzione dello stato dei progetti a dicembre 2005

91



In Figura 43 viene mostrata la stima dello stato di attuazione dei progetti alla data di dicem-

bre 2006.

I dati mostrano che quasi tutti i progetti potrebbero essere completati entro dicembre 2006,

ma ciò non garantisce il raggiungimento degli obiettivi previsti: infatti, considerando l’indi-

catore sullo Stato di Attuazione (calcolato anche sulla base dell’effettivo tasso di protocolla-

zione elettronica conseguito), la stima per dicembre 2006 prevede che solamente il 50%

delle amministrazioni avrà un livello di attuazione alto o evoluto (cioè con tasso di proto-

collazione elettronica superiore al 70%). Questa situazione viene giustificata dal consistente

numero di progetti che non presentano obiettivi di livello adeguato.

Sulla base dell’esperienza maturata nel corso delle rilevazioni effettuate, è infine opportu-

no sottolineare che le stime delle amministrazioni tendono ad essere eccessivamente otti-

mistiche.

14.2 IL RISCHIO DI ATTUAZIONE

Le elaborazioni statistiche delle rilevazioni hanno evidenziato che circa il 22% delle ammini-

strazioni presenta un elevato rischio di attuazione, parametro che individua, sulla base

della situazione attuale dell’amministrazione e delle iniziative intraprese in termini di pro-

getti attivati e servizi richiesti, il rischio che l’amministrazione stessa non possa conseguire

un livello sufficiente di attuazione della normativa entro dicembre 2006.

Confrontando i valori attuali con quelli della scorsa rilevazione, è possibile osservare un

miglioramento della situazione in considerazione del fatto che il numero di amministrazioni

con rischio elevato è diminuito di circa lo 11%.

Stato dei progetti (stima dicembre 2006)

Nessuna iniziativa

9%

Diffusione

7%

Fine progetto

84%

Figura 43 - Distribuzione dello stato dei progetti: stima a dicembre 2006

92



Si rende pertanto necessario monitorare con attenzione le amministrazioni con rischio ele-

vato e fornire a queste, da parte del CNIPA, un supporto consulenziale attraverso il proprio

Centro di competenza sul protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali, per

aiutarle a rimuovere gli ostacoli di natura organizzativa ed a indirizzarle verso la soluzione

del servizio in ASP, che solleva l’amministrazione da una onerosa gestione dell’infrastruttura

tecnologica, qualora gli investimenti per concludere i progetti siano molto elevati ed i rischi

di progetto alti.

14.3 LE AZIONI ORGANIZZATIVE

È rilevante osservare che la completa attuazione della normativa prevede interventi organiz-

zativi quali la definizione delle AOO, la loro consistenza in termini di nomina del responsa-

bile del servizio di protocollo e del suo vicario, di perfezionamento del manuale di gestione

del servizio di protocollo e gestione documentale, ecc. La diffusione e l’effettivo stato di

attuazione delle AOO sono legati ad alcuni indicatori quali:

- la percentuale di copertura con le AOO degli uffici di protocollo preesistenti;

- la percentuale di copertura con le AOO degli utenti complessivi;



- la definizione dei responsabili per ogni AOO e dei loro vicari;

- la disponibilità del titolario e del piano di conservazione.

Sulla base delle analisi svolte si rileva:

- un lieve incremento del numero di AOO complessivamente definite rispetto ai dati

della rilevazione di aprile 2005 (risultavano definite 581 AOO al centro, 14.745 AOO

in periferia, per un totale di 15.236 AOO su un totale di 82 PAC): si nota un numero

sostanzialmente stabile di AOO definite al centro, mentre si registra un lieve incre-

mento (dell’ordine del 2%) di quelle definite in periferia;

- un lieve incremento della percentuale di copertura delle amministrazioni da parte

delle AOO istituite (le amministrazioni con copertura completa delle AOO sono circa

l’86% di quelle rilevate, contro circa l’85% della precedente rilevazione);

- un lieve incremento della percentuale di copertura degli uffici, pari all’87% (si rileva

un aumento complessivo del 2%);

- un consistente miglioramento rispetto alla situazione riscontrata nella rilevazione di apri-

le 2005 per la copertura degli utenti, pari al 63% (si rileva un aumento di circa il 23%);


del manuale di gestione, ora pari a circa il 78% (con un incremento di circa il 3%), ma

rimane sostanzialmente stabile la percentuale di AOO con manuale definito;

93




della definizione dei responsabili delle AOO, ora pari a circa all’84% (con un incre-


AOO con responsabile, arrivando all’80% (con un incremento di circa il 5%);


della definizione del Titolario di classificazione, ora pari a circa all’87% (con un incre-


AOO con Titolario, arrivando al 77% (con un incremento di circa il 6%).

Rimane stabile, intorno al 5%, la quota di personale coinvolta in attività di formazione sui

temi specifici.

I dati sembrano delineare nel complesso una situazione che mostra:

• una estrema lentezza nell’intraprendere le azioni organizzative necessarie da parte

delle amministrazioni che ancora non hanno affrontato il problema;

• progressi più consistenti in quelle amministrazioni che hanno in corso le azioni orga-

nizzative.

Gli interventi organizzativi hanno comportato una riduzione delle strutture preposte al pro-

tocollo (le AOO) rispetto a quelle preesistenti (Uffici di protocollo): il rapporto infatti tra

AOO e preesistenti Uffici di Protocollo per le strutture centrali è pari a circa il 43%, mentre

per la periferia il medesimo rapporto è pari solamente all’85%. Tale differenza può essere

giustificata anche in base alla maggiore articolazione e frazionamento delle strutture perife-

riche che pone dei limiti alla aggregazione degli uffici preesistenti in AOO.

Confrontando i dati del rapporto tra AOO ed uffici con quelli della precedente rilevazione

si osserva un sostanziale miglioramento del rapporto per la periferia (nella rilevazione di

aprile 2005 il rapporto era pari a circa il 92%), che comporta un aumento del rapporto com-

plessivo di circa 6 punti percentuali.

14.4 LE MODALITÀ DI ATTUAZIONE E LE SOLUZIONI ADOTTATE

Dal punto di vista delle soluzioni tecnologiche adottate, il 92% delle amministrazioni hanno

attivamente intrapreso azioni per l’attuazione della normativa; l’85% di queste ha sviluppato

progetti specifici mediante l’acquisizione di un’applicazione di mercato da personalizzare

per adattarla alla propria realtà operativa ed organizzativa.

La maggioranza delle amministrazioni che ha adottato una soluzione propria ha motivato

tale scelta con l’esigenza di realizzare un progetto che tenesse conto di alcune specificità

delle amministrazioni stesse in termini di dimensioni, di situazione logisitica e di contesto

tecnologico e culturale.

94



Altre 12 amministrazioni hanno scelto di aderire al servizio di protocollazione in ASP messo

a disposizione dal CNIPA.

Le amministrazioni che hanno scelto di aderire al servizio in ASP offerto dal CNIPA hanno

motivato la scelta con la necessità di ottemperare alla normativa in tempi brevi, annullando

i rischi impliciti nell’attuazione di un progetto da realizzare e con il vantaggio di ridurre i

costi per l’impianto di un sistema di gestione documentale, grazie al fatto che le tariffe

applicate per il servizio in ASP sono economiche e che l’amministrazione evita gli onerosi

costi occulti necessari per la gestione di una gara e dei conseguenti contratti.

Nella maggior parte dei casi in cui sono stati attivati analoghi progetti o servizi in ASP, le

iniziative sono state valutate efficaci in quanto gli ordinativi effettuati rappresentano una

percentuale consistente dei documenti gestiti rispetto al numero complessivo di documenti

da protocollare ed archiviare. Si è confermato inoltre che i progetti per l’introduzione del

servizio ASP non presentano particolari criticità relativamente ai piani di attuazione.

Per quanto riguarda le soluzioni adottate dalle amministrazioni che hanno realizzato proget-

ti propri si può affermare che:

- il tipo di architettura maggiormente adottata è stata quella centralizzata;

- i prodotti applicativi impiegati sono molto differenziati come risulta dalle oltre 30 tipo-

logie identificate nell’ambito delle amministrazioni che hanno fornito informazioni in

proposito; anche se il ricorso a soluzioni “ad hoc” (custom) è risultato prevalente (con

oltre il 31% dei documenti gestiti), tre prodotti di mercato coprono una quota intorno

al 52% dei documenti ed i restanti prodotti solo il residuo 16%.

14.5 LA MODALITÀ DI GESTIONE DEI PROGETTI

Sulla base dei dati rilevati presso le amministrazioni, sono state condotte alcune analisi

volte alla verifica della efficacia della gestione dei progetti per il conseguimento della

conformità alla normativa.







Le elaborazioni statistiche mostrano che la durata media dei progetti già completati, indi-

pendentemente dalla complessità del contesto, è pari a circa 32 mesi (sale a 43 mesi consi-

derando anche i progetti non ancora completati); la durata media scende a circa 22 mesi

per le amministrazioni con bassa complessità e a circa 38 mesi per quelle ad elevata com-

plessità.

95





plessità le durate dei progetti in media sono quasi raddoppiate).


za della tecnologia nel settore ICT, dei tempi di attuazione della normativa sul protocollo

informatico e del carattere “standard” della problematica da affrontare.

Le elaborazioni statistiche mostrano, infine, che la durata dei progetti stessi è affetta da un

elevato tasso di variabilità considerato che il prolungamento della durata rapportato a quel-

la originariamente preventivata rappresenta un incremento medio di circa il 64%; analizzan-

do le due classi di amministrazioni, complesse e non, sembra che il problema sia circoscrit-

to alle amministrazioni caratterizzate da minore complessità con circa il 157% medio di dila-

tazione dei tempi, mentre le restanti amministrazioni rientrano entro limiti di accettabilità.

Sulla base delle osservazioni fin qui svolte nella sezione corrente sembra emergere una

scarsa capacità delle amministrazioni nelle attività di valutazione, pianificazione e gestione

dei progetti di protocollo informatico.

97


Nella presente sezione vengono presentati i risultati di dettaglio delle analisi svolte sulla

base degli indicatori definiti. Nello specifico:

- nel paragrafo 15.1 sono analizzati i risultati per i singoli indicatori definiti;

- nei successivi paragrafi da 15.2 a 15.5 sono presentate ulteriori analisi sotto forma di

“magic quadrant”, condotte correlando coppie significative di indicatori. Le analisi

riguardano i seguenti aspetti:

a. posizionamento delle amministrazioni in relazione alla applicazione della normativa;

b. rischio di attuazione della normativa entro la data di riferimento fissata al 31

dicembre 2006;

c. criticità di eventuali progetti attivati;

d. modalità di attuazione della direttiva.

15.1 SINTESI DEGLI INDICATORI

Nella successiva tabella viene riportata la distribuzione delle valutazioni relativamente agli

indicatori previsti nella metodologia impiegata per le amministrazioni considerate.

Per il significato degli indicatori e dei valori che possono assumere si faccia riferimento

alla descrizione della metodologia riportata nella sezione 3 in Riferimenti metodologici: il

valore “NA” si riferisce a situazioni in cui l’indicatore non è applicabile, il valore “0” si

riferisce ai casi in cui l’indicatore non è stato valutato a causa della carenza delle informa-

zioni fornite.

15. Analisi di dettaglio

98



Di seguito sono riportate le rappresentazioni grafiche delle distribuzioni dei valori degli

indicatori rilevati per le varie amministrazioni; nelle figure viene indicato il numero di rile-

vazioni valide considerate nelle elaborazioni.

VALUTAZIONI INDICATORIINDICATORE

NA 0 1 2 3 4 5

2 - ATTENZIONE ALLA DIRETTIVA 0 2 8 11 24 31 10

3 - ATTUAZIONE DIRETTIVA 0 0 19 25 8 20 14

4 - RILEVANZA DEI PROGETTI 19 0 9 3 7 18 30

5 - RISCHIO PROGETTO 19 1 5 51 7 2 1

6 - RILEVANZA DEI SERVIZI ASP 74 0 1 0 3 6 2

7 - EFFICACIA INTERVENTI 7 0 10 3 10 24 32

8 - CRITICITÀ GENERALE 0 1 13 47 6 0 19

ATTUAZIONE DIRETTIVA A GIUGNO 2006 0 37 8 14 7 10 9

ATTUAZIONE DIRETTIVA A DICEMBRE 2006 0 36 8 6 6 19 10

Tabella 47 - Distribuzione delle rilevazioni relativamente ai livelli degli indicatori

2 ,3 %

9 ,3 %1 2 ,8 %

2 7 ,9 %

3 6 ,0 %

1 1 ,6 %

0 ,0 %

5 ,0 %

1 0 ,0 %

1 5 ,0 %

2 0 ,0 %

2 5 ,0 %

3 0 ,0 %

3 5 ,0 %

4 0 ,0 %

% A

MM

.

0 1 2 3 4 5

L IV EL LI D I AT TENZ IO NE

DISTRIBUZIONE ATTENZIONE ALLA DIRETTIVA

D IC E MB R E 2 0 0 5 AP R IL E 2 0 0 5

Figura 44 - Distribuzione della Attenzione alla Direttiva (86 rilevazioni)

99



ATTENZIONE ALLA DIRETTIVA: il 47,7% delle amministrazioni ha svolto in modo adegua-

to tutte le azioni previste dalla normativa (valori 4 e 5 dell’indicatore, corrispondenti ad una

attezione alta o molto alta), mentre circa il 22% delle amministrazioni presenta una insuffi-

ciente attenzione alla direttiva (valori 1 e 2 dell’indicatore, corrispondenti ad una attenzione

molto bassa o bassa). Le rimanenti amministrazioni, corrispondenti a circa il 28% del cam-

pione, hanno messo in atto le misure organizzative previste, ma con un grado di copertura

parziale.

Si osserva inoltre che circa il 2% delle amministrazioni non ha fornito dati sufficienti per la

valutazione dell’indicatore.

Confrontando infine i valori attuali con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare

un miglioramento di lieve entità della situazione: circa il 6% delle amministrazioni è passata

da un livello insufficiente ad un livello adeguato di attenzione alla direttiva.

ATTUAZIONE DIRETTIVA: circa il 51% delle amministrazioni presenta un livello di attua-

zione basso o mediocre (valori 1 e 2 dell’indicatore), caratterizzate da una percentuale di

documenti a cui viene applicato il nucleo minimo del protocollo informatico inferiore al

40% e progetti generalmente nello stato di implementazione o in uno stato di livello inferio-

re); il 39,5% delle amministrazioni presenta un livello di attuazione adeguato (valori 4 e 5

0 ,0 %

2 2 ,1 %

2 9 ,1 %

9 ,3 %

2 3 ,3 %

1 6 ,3 %

0 ,0 %

5 ,0 %

1 0 ,0 %

1 5 ,0 %

2 0 ,0 %

2 5 ,0 %

3 0 ,0 %

3 5 ,0 %

% A

MM

.

0 1 2 3 4 5

L IV EL LI D I AT T UAZIO NE

DISTRIBUZIONE ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA

D IC E M B R E 2 0 0 5 A P R IL E 2 0 0 5

Figura 45 - Distribuzione del Livello di Attuazione della Direttiva (86 rilevazioni)

100



dell’indicatore), con percentuali di applicazione del nucleo minimo superiori al 70% e pro-

getti nello stato di diffusione.


miglioramento globale di moderata entità (14%); il numero di amministrazioni con adegua-

to livello di attuazione è aumentato di circa il 9% ed è diminuito di circa il 5% il numero di

amministrazioni con basso livello di attuazione.

RILEVANZA DEI PROGETTI: circa il 72% delle amministrazioni ha attivato progetti con

rilevanza alta o molto alta (valori 4 e 5 dell’indicatore), circa il 18% dei progetti ha rilevan-

za bassa o moderata (valori 1 e 2 dell’indicatore): si può quindi affermare che, nella mag-

gior parte dei casi, i progetti attivati dalle amministrazioni sono finalizzati a coprire la tota-

lità dei documenti protocollati utilizzando le funzionalità del nucleo minimo previste dalla

normativa.


miglioramento globale di moderata entità (11%); il numero di amministrazioni con buona

rilevanza dei progetti è aumentato di circa il 7% ed è diminuito di circa il 4% il numero di

amministrazioni con bassa rilevanza dei progetti.

0,0%

1 3 ,4 %

4 ,5 %

1 0 ,4 %

2 6 ,9 %

4 4 ,8 %

0 ,0 %

5 ,0 %

1 0 ,0 %

1 5 ,0 %

2 0 ,0 %

2 5 ,0 %

3 0 ,0 %

3 5 ,0 %

4 0 ,0 %

4 5 ,0 %

0 1 2 3 4 5

L IV EL L I D I R ILEV ANZ A P RO GET T I

DISTRIBUZIONE RILEVANZA PROGETTI

% A

MM

.

Dic 2006 Dic 2005

Figura 46 - Distribuzione della Rilevanza dei Progetti (67 rilevazioni)

101



RISCHIO PROGETTO: nell’84% dei casi esaminati, i progetti attivati presentano un livello

di rischio trascurabile o basso (valori 1 e 2 dell’indicatore); solamente nel 15% dei casi circa,

le amministrazioni hanno valutato rischi di progetto medio alti.

Nel 1,5% dei casi, corrispondenti a una amministrazione del campione, non sono stati forni-

ti dati validi per il calcolo dell’indicatore.


peggioramento del valore dell’indicatore (+7%) in merito ai progetti con rischio medio -

alto: la variazione è attribuibile ad una più attenta valutazione delle previsioni eseguita dalle

amministrazioni.

RILEVANZA DEI SERVIZI ASP: circa il 67% delle amministrazioni che fruisce dei servizi

ASP presenta un rilevanza alta o molto alta (valori 4 e 5 dell’indicatore), solo nell’8% dei

casi la rilevanza è moderata o bassa (valore 1 e 2 dell’indicatore): si può quindi affermare

che, nella maggior parte dei casi, le amministrazioni che hanno scelto di attivare i servizi di

protocollo informatico e gestione documentale in modalità ASP sono facilitate ad estendere

alla totalità dei documenti protocollati le funzionalità del nucleo minimo previste dalla nor-

mativa.

1 ,5 %

7 ,5 %

7 6 ,1 %

1 0 ,4 %

3 ,0 % 1 ,5 %

0 ,0 %

1 0 ,0 %

2 0 ,0 %

3 0 ,0 %

4 0 ,0 %

5 0 ,0 %

6 0 ,0 %

7 0 ,0 %

8 0 ,0 %

0 1 2 3 4 5

L IV E L L I D I R IS C H IO P R O G E T T I

DISTRIBUZIONE RISCHIO PROGETTI

D IC E MB R E 2 0 0 5 AP R IL E 2 0 0 5

% A

MM

.

Figura 47 - Distribuzione del livello di rischio dei progetti (67 rilevazioni)

102



Confrontando i valori attuali con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare una

sostanziale conferma della situazione già rilevata.

0 ,0 % 0 ,0 %

8 ,3 %

3 3 ,3 %

5 0 ,0 %

8 ,3 %

0 ,0 %

5 ,0 %

1 0 ,0 %

1 5 ,0 %

2 0 ,0 %

2 5 ,0 %

3 0 ,0 %

3 5 ,0 %

4 0 ,0 %

4 5 ,0 %

5 0 ,0 %

0 1 2 3 4 5

LIV EL LI D I R IL EV ANZ A S ERV IZ I AS P

DISTRIBUZIONE RILEVANZA SERVIZI ASP

D IC E M B R E 2 0 0 5 A P R IL E 2 0 0 5

% A

MM

.

Figura 48 - Distribuzione della Rilevanza dei servizi ASP (12 rilevazioni)

% A

MM

.

0 ,0 %

1 2 ,7 %

3 ,8 %

1 2 ,7 %

3 0 ,4 %

4 0 ,5 %

0 ,0 %

5 ,0 %

1 0 ,0 %

1 5 ,0 %

2 0 ,0 %

2 5 ,0 %

3 0 ,0 %

3 5 ,0 %

4 0 ,0 %

4 5 ,0 %

0 1 2 3 4 5

LIV ELL I D I EFFICACIA INT ERV ENT I

DISTRIBUZIONE EFFICACIA INTERVENTI

D IC E MB R E 2 0 0 5 AP R IL E 2 0 0 5

Figura 49 - Distribuzione della efficacia degli interventi (79 rilevazioni)

103



EFFICACIA INTERVENTI: complessivamente, sulla base dei dati combinati per gli indicato-

ri “Rilevanza dei progetti” e “Rilevanza dei servizi ASP”, circa il 71% delle iniziative intrapre-

se dalle amministrazioni (progetti o servizi ASP), risultano adeguate (valori 4 e 5 dell’indica-

tore). Nel 16,5% dei casi le azioni intraprese sono insufficienti ad attuare la normativa.


miglioramento globale di lieve entità (10%); il numero di amministrazioni con buona efficia-

cia degli interventi è aumentato di circa il 7%, ed è diminuito di circa il 3% il numero di

amministrazioni con bassa efficiacia degli interventi.

CRITICITÀ GENERALE: Nel 76,7% dei casi la criticità rilevata è bassa o moderata (valori da

1 a 3 dell’indicatore), legata principalmente a fattori potenziali di rischio dovuti al contesto

tecnico/organizzativo, piuttosto che a problemi relativi alla conduzione dei progetti e agli

obiettivi dei progetti stessi.

Circa il 22% delle amministrazioni presenta criticità molto elevata (valore 5 dell’indicatore),

a rappresentare la certezza che, in assenza di ulteriori iniziative rispetto a quelle già intra-

prese, non sarà raggiunto un livello di attuazione della normativa accettabile entro la data

di riferimento del 31 dicembre 2006.

Nel 1,2% dei casi non sono state fornite informazioni sufficienti per la valutazione dell’indi-

catore.

% A

MM

.

1 ,2 %

1 5 ,1 %

5 4 ,7 %

7 ,0 %

0 ,0 %

2 2 ,1 %

0 ,0 %

1 0 ,0 %

2 0 ,0 %

3 0 ,0 %

4 0 ,0 %

5 0 ,0 %

6 0 ,0 %

0 1 2 3 4 5

L IV EL L I D I CRIT IC ITÀ GENERAL E

DISTRIBUZIONE CRITICITÀ GENERALE

D IC E MB R E 2 0 0 5 AP R IL E 2 0 0 5

Figura 50 - Distribuzione della Criticità Generale (86 rilevazioni)

104




miglioramento globale (26%) della situazione; il numero di amministrazioni con bassa criti-

cità è aumentato di circa il 14%, ed è diminuito di circa il 12% il numero di amministrazioni

con alta criticità.

15.2 POSIZIONAMENTO DELLE AMMINISTRAZIONI

Il posizionamento delle amministrazioni riporta lo stato di attuazione generale della norma-

tiva di interesse in relazione alla complessità dello specifico contesto organizzativo ed infor-

matico dell’amministrazione. Il posizionamento viene determinato correlando, per ogni rile-

vazione, il valore dell’indicatore Livello di Attuazione della direttiva e quello sulla Comples-

sità del contesto.

Questa tipologia di analisi consente di confrontare lo stato di attuazione della normativa fra

amministrazioni caratterizzate da stessa complessità del contesto.


• ATTUAZIONE INADEGUATA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da com-

plessità moderata/bassa e basso livello di attuazione;

• ATTUAZIONE COMPLESSA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da com-

plessità medio/alta e basso livello di attuazione;

• ATTUAZIONE ADEGUATA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da com-

plessità moderata/bassa e livello di attuazione medio alto;

• ATTUAZIONE ESTESA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da complessità

medio/alta e livello di attuazione medio alto.

Nella successiva tabella e nelle figure correlate viene rappresentato il posizionamento delle

amministrazioni in relazione allo stato di attuazione della normativa D.P.R. n. 445/2000 e

dell’annesso regolamento.

Nelle figure che seguono viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree del

posizionamento.

Tabella 48 - Distribuzione del posizionamento delle amministrazioni relativamente allo stato di attuazione


1 2 3 4 5

5 7,0% 12,7% 4,7% 6,9% 3,5%

4 1,2% 3,5% 0,0% 3,5% 0,0%

3 1,2% 8,1% 3,5% 2,3% 4,7%

2 4,7% 1,2% 1,2% 3,5% 2,3%

1 8,1% 3,5% 0,0% 6,9% 5,8%

CO

MPL

ESSI

TÀC

ON

TEST

O

105



L’analisi dei dati evidenzia che il 49% circa delle amministrazioni presenta un livello soddi-

sfacente di attuazione. In particolare il 20% sono caratterizzate da una “attuazione adegua-

ta” e il 29% evidenziano uno stato che si può definire di “attuazione estesa”, ove ad un sod-

disfacente livello di attuazione si aggiunge una complessità alta del contesto.

POSIZIONAMENTO AMMINISTRAZIONI

ATTUAZIONE

INADEGUATA

17%

ATTUAZION E

C OMPLESSA

34%

ATTUAZIONE

ADEGU ATA

20%

ATTU AZIONE

ESTESA

29%

NON VALUTABILE

0%

Figura 51 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree del posizionamento

0%4%

17%

22%

34%35%

20%16%

29%

23%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

% d

i ri

levazi

on

i

NON

VALUTABILE

ATTUAZIONE

INADEGUATA

ATTUAZIONE

COMPLESSA

ATTUAZIONE ATTUAZIONE

ADEGUATA ESTESA

Dic 2005 Apr 2005

Figura 52 - Confronto del posizionamento con la precedente rilevazione

106



La maggior parte delle Amministrazioni si localizza nell’area di “attuazione complessa”

(34%) che evidenzia uno stato di avanzamento che appare adeguato se si tiene conto della

struttura organizzativa di grandi dimensioni e/o molto articolata.

Il restante insieme delle amministrazioni, pari al 17%, è classificato nell’area “Attuazione ina-

deguata” che evidenzia una situazione di forte criticità progettuale.

Confrontando i valori con quelli della scorsa rilevazione è possibile osservare un migliora-

mento globale (16%) della situazione; infatti il numero di amministrazioni con posiziona-

mento adeguato (attuazione estesa o adeguata) è aumentato di circa il 10%, mentre è dimi-

nuito di circa il 6% il numero di amministrazioni con posizionamento inadeguato (attuazio-

ne inadeguata o complessa).

15.2.1 PROIEZIONE DEL POSIZIONAMENTO A DICEMBRE 2006

Le analisi di seguito esposte sono relative alla proiezione del posizionamento attuale delle

amministrazioni in merito al livello di attuazione della normativa a due date di riferimento

significative: il 30 giugno 2006 e il 31 dicembre 2006.

Le proiezioni mostrate di seguito sono il frutto delle analisi dei dati stimati dalle amministra-

zioni in merito alla pianificazione dei progetti relativamente alle date di riferimento20.

È opportuno osservare che, nei casi in cui le amministrazioni hanno attivato più di un pro-

getto, al fine di effettuare una stima è stato ricostruito un piano di progetto complessivo

(master plan) sulla base del quale è stata determinata la previsione dello stato dei progetti

relativamente al 31 dicembre 2005 e al 30 giugno 2006.

Il modello generale sulla base del quale sono stati aggregati i singoli piani di progetto in un

unico master plan è descritto dettagliatamente nella sezione D – Stato dei progetti di proto-

collo, del Manuale per la rilevazione distribuito alle amministrazioni.

Nella tabella seguente sono stati riportati i dati che forniscono il livello di attuazione della

direttiva secondo i valori assunti dall’omonimo indicatore (da livello di attuazione insoddi-

sfacente pari a 1 a livello di attuazione soddisfacente pari a 5) riferiti al momento della rile-

vazione attuale e alla proiezione al 30 giugno 2006 e al 31 dicembre 2006.

20 Poiché non tutte le amministrazioni hanno fornito dati completi sulle stime, nei casi di carenza di informazio-ni, queste ultime sono state determinate sulla base di regole logiche (ad esempio: il livello di attuazione futu-ro non può essere peggiore di quello attuale); per quanto detto i dati forniti rappresentano un limite inferioredello stato di attuazione.

Basso Insufficiente Buono Alto Evoluto

Dicembre 2005 22,1% 29,0% 10,5% 22,1% 16,3%

Giugno 2006 10,5% 12,8% 33,7% 24,4% 18,6%

Dicembre 2006 10,5% 11,6% 24,4% 33,7% 19,8%

Tabella 49 - Proiezione del posizionamento delle amministrazioni relativamente allo stato di attuazione (86 rile-vazioni)

107



Confrontando la situazione attuale con le stime che erano state fatte per dicembre 2005

nella precedente rilevazione, si osserva una sostanziale invarianza dei dati.

Le analisi mostrano che la situazione attuale del livello di attuazione può migliorare ulterior-

mente a seguito del completamento delle azioni volte al raggiungimento dell’obiettivo di

diffusione dell’utilizzo delle tecnologie nella gestione dei documenti già intraprese per larga

parte dell’amministrazione centrale.

15.3 RISCHIO DI ATTUAZIONE

Il rischio di attuazione individua, sulla base della situazione attuale delle amministrazioni e

delle iniziative intraprese in termini di progetti attivati e servizi richiesti, il rischio che le

amministrazioni stesse non possano conseguire un livello sufficiente di attuazione della

normativa entro dicembre 2006. Il rischio di attuazione delle amministrazioni viene determi-

nato correlando, per ogni rilevazione, il valore dell’indicatore Livello di Attuazione della

direttiva e quello sulla Criticità Generale.


• RISCHIO ELEVATO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da criticità elevata

e basso livello di attuazione;

• RISCHIO MODERATO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da bassa criti-

cità e basso livello di attuazione;

• RISCHIO CRITICO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da criticità medio

alta e livello di attuazione medio alto;

• RISCHIO ASSENTE: che identifica le amministrazioni caratterizzate da bassa criticità e

livello di attuazione medio alto.

Nella successiva tabella viene rappresentata la distribuzione delle amministrazioni rilevate in

funzione del rischio di attuazione.

Nella Figura 53 è rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree di rischio.

Tabella 50 - Distribuzione del rischio di attuazione (85 rilevazioni)


1 2 3 4 5

1 7,1% 3,5% 2,4% 2,4% 0,0%

2 3,5% 10,5% 5,9% 19,9% 15,2%

3 1,2% 2,4% 1,2% 1,2% 1,2%

4 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

5 10,5% 11,9% 0,0% 0,0% 0,0%Cri

tici

tà g

ener

ale

108



Il 77% delle amministrazioni risultano condurre progetti con un buon grado di pianificazione:

di queste il 49% ha già raggiunto un buon livello di attuazione e un’ulteriore 28%, pur presen-

tando un livello di attuazione insufficiente, ha dichiarato di aver attivato progetti che consenti-

ranno di giungere ad un livello accettabile di attuazione entro la data di riferimento.

RISCHIO ATTUAZIONE

RISCHIO ELEVATO

22%

RISCHIO

MODERATO

28%

RISCHIO

CRTITICO

0%

RISCHIO

ASSENTE

49%

NON VALUTABILE

1%

Figura 53 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree del rischio di attuazione

1%5%

22%

33%

28%

23%

0% 0%

49%

39%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

V A LUTA BILE

RISCHIO

ELEV A TO

RISCHIO

MODERA TO

RISCHIO

CRTITICO

RISCHIO

A SSENTE

Dic 2005 Apr 2005

Figura 54 - Confronto del rischio di attuazione con la precedente rilevazione

109



Il 22% delle amministrazioni risultano invece con un livello di “Rischio Elevato” relativa-

mente alla conclusione dei progetti e quindi al raggiungimento dell’obiettivo di ottemperare

alla normativa vigente in materia di gestione eletttronica dei documenti. Per le amministra-

zioni a rischio elevato sarà opportuno effettuare interventi correttivi al fine di giungere ad

un accettabile livello di conformità alla direttiva entro la data del 31 dicembre 2006.


miglioramento globale (26%) della situazione; infatti il numero di amministrazioni con

rischio assente o moderato è aumentato di circa il 15%, ed è diminuito di circa l’11% il

numero di amministrazioni con rischio elevato.

15.4 CRITICITÀ DEI PROGETTI

Nel caso in cui l’amministrazione abbia attivato specifici progetti, la loro adeguatezza viene

analizzata sulla base del numero complessivo dei documenti gestiti e di eventuali criticità

realizzative rilevate. La criticità dei progetti delle amministrazioni viene determinata corre-

lando, per ogni rilevazione, il valore dell’indicatore “Rilevanza dei progetti” e quello sul

“Rischio di progetto”.


• PROGETTI INADEGUATI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti

con bassa rilevanza ed elevata criticità;

• PROGETTI INSUFFICIENTI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da pro-

getti con bassa rilevanza e bassa criticità;

• PROGETTI RISCHIOSI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti

con alta rilevanza ed elevata criticità;

• PROGETTI EFFICACI: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti con

alta rilevanza e bassa criticità.


funzione della criticità dei progetti.

Nella Figura 55 viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree di criticità.

Tabella 51 - Distribuzione della criticità dei progetti (66 rilevazioni)

RILEVANZA PROGETTI

1 2 3 4 5

1 4,5% 0,0% 3,0% 0,0% 0,0%

2 7,6% 4,5% 6,1% 24,3% 34,9%

3 0,0% 0,0% 1,5% 0,0% 9,1%

4 0,0% 0,0% 0,0% 1,5% 1,5%

5 0,0% 0,0% 0,0% 1,5% 0,0%RIS

CH

IO P

RO

GET

TI

110



Complessivamente si può affermare che, sulla base delle dichiarazioni delle amministrazio-

ni, la maggior parte dei progetti (61%) risulta efficace, vale a dire con un significativo

impatto sull’amministrazione in termini di rapporto tra numero dei documenti protocollati

CRITICITÀ DEI PROGETTI

PROGETTI

INADEGUATI

0%

PROGETTI

EFFICACI

61%

PROGETTI

RISCHIOSI

3%

PROGETTI

INSUFFICIENTI

13%

NON VALUTABILE

23%

Figura 55 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree della criticità dei progetti

23%

33%

0% 0%

13% 13%

3% 1%

61%53%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

VALUTABILE

PROGETTI

INADEGUATI

PROGETTI

INSUFFICIENTI

PROGETTI

RISCHIOSI

PROGETTI

EFFICACI

Dic 2005 Apr 2005

Figura 56 - Confronto della criticità progetti con la precedente rilevazione

111



elettronicamente e numero dei documenti protocollati complessivamente dall’amministra-

zione (definito quindi ad “alta rilevanza”) e nello stesso tempo presentano una bassa criti-

cità dal punto di vista della loro realizzazione.

Circa il 13% dei progetti risulta invece insufficiente, in particolare dal punto di vista dell’im-

patto limitato sulla documentazione da gestire rispetto al volume totale della documentazio-

ne gestita dalla singola amministrazione.

Si registra inoltre una elevata percentuale di amministrazioni che non hanno fornito i dati

necessari per il tipo di valutazione in esame (23%): tale situazione induce alle necessarie

cautele nella interpretazione dei dati della tabella.


miglioramento globale della situazione considerando che il numero di progetti efficaci è

aumentato di circa l’8%.

15.5 MODALITÀ DI ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA

Le analisi sulle modalità di attuazione della direttiva, ponendo in correlazione il grado di

adempimento delle azioni di tipo organizzativo previste dalla normativa con lo stato di

attuazione generale, consentono di verificare la rispondenza delle iniziative adottate dalle

amministrazioni in rapporto a quanto prescritto dal legislatore in materia di gestione elettro-

nica dei documenti e a quanto suggerito dai documenti di indirizzo redatti dal CNIPA21. Il

posizionamento delle amministrazioni viene valutato correlando, per ogni rilevazione, il

valore dell’indicatore “Livello di attuazione” e quello di “Livello di attenzione alla direttiva”.


• ATTUAZIONE DA AVVIARE: che identifica le amministrazioni caratterizzate da pro-

getti con basso livello di attuazione e basso livello di attenzione;

• ATTUAZIONE IN AVVIO: che identifica le amministrazioni caratterizzate da progetti

con basso livello di attuazione e livello di attenzione medio/alto;

• ATTUAZIONE INCOMPLETA: che identifica le amministrazioni caratterizzate da pro-

getti con alto livello di attuazione e basso livello di attenzione;

• ATTUAZIONE CONFORME: che identifica le amministrazioni caratterizzate da proget-

ti con alto livello di attuazione e livello di attenzione medio/alto.


funzione della modalità di attuazione.

21 Il CNIPA ha redatto diversi documenti di indirizzo: GEDOC, GEDOC 2, la Check list sulle applicazioni di pro-tocollo informatico, le linee guida per l’adozione di strumenti per la gestione elettronica dei documenti. Talidocumenti sono disponibili sul sito http://protocollo.gov.it.

112



Nella Figura 57 viene rappresentata la ripartizione delle rilevazioni nelle aree di modalità di

attuazione e viene mostrata la variazione dei dati nei confronti della passata rilevazione

(numeri in parentesi)22.

Una rilevante quota delle amministrazioni (38%) si localizza nel quadrante denominato

“Attuazione in avvio”, caratterizzata da amministrazioni in cui si è rilevata una scarsa appli-

cazione delle azioni organizzative previste dalla normativa e nel contempo da un livello di

attuazione dei progetti di gestione elettronica dei documenti molto basso.

È opportuno osservare anche che una quota non trascurabile delle amministrazioni (9%)

presenta un livello di attuazione buono con uno scarso livello di attenzione, non avendo

MODALITÀ DI ATTUAZIONE

ATTUAZIONE IN

AVVIO

39%

ATTUAZIONE DA

AVVIARE

13%

NON VALUTABILE

2%ATTUAZIONE

CONFORME

37%

ATTUAZIONE

INCOMPLETA

9%

Figura 57 - Ripartizione delle amministrazioni nelle aree della modalità di attuazione

Tabella 52 - Distribuzione delle modalità di attuazione (84 rilevazioni)


1 2 3 4 5

5 1,2% 1,2% 1,2% 3,6% 4,8%

4 9,4% 8,3% 4,8% 11,8% 2,4%

3 6,0% 13,0% 0,0% 4,8% 4,8%

2 2,4% 4,7% 2,4% 1,2% 2,4%

1 3,6% 2,4% 1,2% 1,2% 1,2%

LIV

ELLO

DI

ATT

ENZ

ION

EA

LLA

DIR

ETTI

VA

22 Nella figura le frecce verso l’alto indicano un incremento, quelle verso il basso un decremento e quelle oriz-zontali una sostanziale invarianza.

113



completato in modo soddisfacente le condizioni preliminari alla realizzazione informatica

del protocollo definite dalla normativa (definizione delle AOO, nomina dei responsabili

delle singole AOO, stesura del manuale di gestione, ecc). In tali casi, in cui in sostanza

viene realizzato un sistema imposto all’amministrazione senza le necessarie azioni prope-

deutiche necessarie (organizzative e di sensibilizzazione del personale utente), il rischio di

fallimento dell’intero impianto progettuale è molto forte e pertanto è opportuno verificare

l’effettiva conformità funzionale dei progetti realizzati allo scopo di evidenziare eventuali

criticità riscontrate e suggerire interventi correttivi.


miglioramento globale della situazione: il numero di amministrazioni con attuazione confor-

me è aumentato di circa lo 11%.

2%

9%

13%17%

39% 38%

9%10%

37%

26%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

% d

i rile

vazi

on

i

NON

VALUTABILE

A TTUAZIONE

DA AVVIARE

ATTUAZIONE IN

AVVIO

ATTUAZIONE

INCOMPLETA

ATTUAZIONE

CONFORME

Dic 2005 Apr 2005

Figura 58 - Confronto della modalità di attuazione con la precedente rilevazione

115


16.1 I PROGETTI REALIZZATI DALLE AMMINISTRAZIONI

Di seguito sono riportate le elaborazioni dei dati rilevati circa le soluzioni adottate dalle

amministrazioni in termini di tecnologie adottate e funzionalità disponibili.

16.1.1 SOLUZIONI TECNOLOGICHE ADOTTATE

Nella tabella seguente vengono riportate le tipologie di soluzioni adottate aggregate in:

- sistemi centralizzati;

- sistemi distribuiti;

- servizi ASP.

I dati sono riferiti a 110 progetti/servizi rilevati su un totale di 79 amministrazioni.

16. Analisi delle soluzioni adottatedalle Amministrazioni

Tabella 53- Distribuzione dei progetti di protocollo informatico per tipologia di soluzione

Sistema centralizzato 47 42,7%

Sistema distribuito 10 9,1%

Servizi ASP 24 21,8%

Non dichiarato 29 26,4%

DISTRIBUZIONE PROGETTI DI PROTOCOLLO INFORMATICO PER TIPO DI SOLUZIONE

SISTEMA

CENTRALIZZATO

43%

SISTEMA

DISTRIBUITO

9%

SERVIZI ASP

22%

NON DICHIARATO

26%

Figura 59 - Distribuzione dei progetti di protocollo informatico per tipologia di soluzione

116



I dati rilevati mostrano una netta preponderanza dei sistemi centralizzati (43%).

È opportuno, tuttavia, segnalare la elevata percentuale di amministrazioni che non hanno

fornito informazioni. Tale carenza di segnalazione rende meno significativo l’indicatore rap-

presentato nella figura.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione non si evidenziano cambiamen-

ti sostanziali.

16.1.2 LE SOLUZIONI APPLICATIVE

Le scelte delle amministrazioni, relativamente agli applicativi di protocollo informatico, sono

state molto diversificate sia in termini di tipologie di prodotti e/o servizi che relativamente

alle architetture tecnologiche prescelte. Va detto però che molti progetti realizzati dalle sin-

gole amministrazioni sono stati avviati in periodi (1999-2001) in cui le infrastrutture di rete e

la tecnologia esistente non permetteva l’utilizzo dell’architettura ASP.

Premesso ciò, l’indagine ha mostrato che tra la realizzazione di progetti e l’acquisizione di

servizi in modalità ASP, con riferimento alla data della rilevazione (31 dicembre 2005), la

scelta è prevalentemente ricaduta sulla prima soluzione: solo 12 amministrazioni, infatti, si

sono orientate verso il servizio ASP proposto dal CNIPA, mentre 67 hanno preferito realiz-

zare progetti in casa.

In merito alla architettura, la preferenza è stata espressa nei confronti di quella centralizzata

mentre per quanto riguarda i prodotti applicativi si sono effettuate scelte molto differenziate

con oltre 30 tipologie diverse identificate nell’ambito delle amministrazioni che hanno forni-

to informazioni in proposito.

Quanto sopra evidenzia che la scelta di affidare ad una gestione esterna il servizio di protocol-

lazione ancora non si è diffusa in modo significativo. Le motivazioni sono da ricercare nella

complessità organizzativa e nel timore di delegare il trattamento dei documenti dell’amministra-

zione a un fornitore i cui sistemi sono localizzati all’esterno dell’amministrazione stessa.

16.1.3 FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE

Nella Figura 60 viene riportata la distribuzione dei progetti e/o dei servizi attivati dalle

amministrazioni relativamente alle funzioni realizzate (un singolo progetto può realizzare

una o più funzioni).

I dati riguardano 110 progetti/servizi.

FUNZIONI NUMERO PROGETTI / SERVIZI % PROGETTI / SERVIZI

Protocollo Informatico 103 93,6%

Gestione Documentale 51 46,4%

Work Flow Management 37 33,6%

Trasparenza Amministrativa 15 13,6%

Interoperabilità del protocollo 42 38,2%


117


AN A L I S I D E L L E S O L U Z I O N I A D O T TAT E D A L L E AM M I N I S T R A Z I O N I

Dall’esame della figura si evince che:

- circa il 94% dei progetti considerati implementa il nucleo minimo del protocollo infor-

matico (di cui circa il 13% sotto forma di servizi ASP);

- circa il 46% dei progetti realizza funzioni di gestione documentale (di cui circa il 3%

sotto forma di servizi ASP);

- circa il 34% dei progetti realizza funzioni di work-flow management;

- circa il 14% dei progetti realizza funzioni di trasparenza amministrativa;

- circa il 39% funzioni di interoperabilità del protocollo.

Confrontando i dati attuali con quelli della precedente rilevazione si evidenzia un lieve

aumento della percentuale globale (8%) dei progetti che adottano funzionalità aggiuntive

rispetto al nucleo minimo con un incremento del 5% per la gestione documentale, del 3%

per il work flow management e del 6% per l’interoperabilità.

16.2 LA SOLUZIONE IN ASP

I Servizi in modalità ASP (Application Service Provider) prevedono l’utilizzo di una o più

applicazioni remote di diversa natura proposte attraverso modelli di pagamento a canone

e/o a tariffa, determinando costi basati sugli effettivi consumi, senza investimenti iniziali e

senza costi di gestione e manutenzione.

93,6%

46,4%

33,6%

13,6%

38,2%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

% A

MM

.

Protocollo

Informatico

Gestione

Documentale

Work Flow

Management

Trasparenza

Amministrativa

Interoperabilità

del protocollo

FUNZIONI IMPLEMENTATE

DISTRIBUZIONE PERCENTUALE DELLE FUNZIONALITÀ DEI PROGETTI

Figura 60 - Distribuzione dei progetti di protocollo informatico per tipologia di funzioni realizzate

118



Il servizio offerto in modalità ASP è erogato attraverso infrastrutture remote e condivise,

ubicate presso Centri Servizi di aziende specializzate operanti nel settore ICT. Tali infrastrut-

ture consentono la fruizione dei servizi contemporaneamente a più utenti, garantendo tutta-

via a ciascuno di essi la sicurezza dei propri dati.

16.2.1IL SERVIZIO ASP DEL CNIPA

Nella Figura 61 sono riportati i risultati delle elaborazioni statistiche in merito alla possibilità

di future adesioni delle amministrazioni ai servizi ASP CNIPA.

La maggioranza delle amministrazioni che ha dichiarato di voler “sicuramente” aderire ai

servizi ASP CNIPA nell’arco dei successivi 12 mesi ha già sottoscritto il protocollo di adesio-

ne al servizio.

Confrontando i dati attuali con quelli della precedente rilevazione si evidenzia un incre-

mento nel numero delle amministrazioni che, non avendo già aderito ai servizi ASP CNIPA,

dichiarano che non aderiranno nel prosssimo futuro a tali servizi.

TOTALE Hanno già servizi Non hanno servizi ASP CNIPA attivati ASP CNIPA attivati

Probabilmente 6 2 4

Si 15 9 6

No 45 0 45

Tabella 55 - Impiego futuro dei servizi ASP CNIPA (66 rilevazioni valide)

2

49

6

45

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

N°

AM

M.

PROBABILMENTE SI NO

IM PIEGO FUT URO SERVIZI ASP CNIPA

h a n n o g i à s e rvi z i A S P C N IP A a t t iva ti n o n h a n n o s e r vi z i A S P C N IP A a t ti va t i

Figura 61 - Impiego futuro dei servizi ASP CNIPA (61 rilevazioni valide)

119


Una parte dei dati rilevati presso le amministrazioni è stata dedicata ad analizzare le moda-

lità con cui vengono gestiti i documenti oggetto di protocollazione ed archiviazione. Le

analisi condotte riguardano:

- la verifica dei volumi gestiti (protocollati ed archiviati);

- la verifica dei documenti gestiti elettronicamente (protocollo informatico e gestione

documentale);

- alcune analisi sui canali impiegati per ricevere/trasmettere i documenti in

ingresso/uscita.

17.1 VOLUMI GESTITI

In questa sezione del documento sono analizzati i volumi dei documenti gestiti annualmen-

te dalle amministrazioni e riportate alcune statistiche in termini di documenti gestiti media-

mente per utente e per dipendente.

17.1.1 VOLUMI DI DOCUMENTI TRATTATI

Di seguito sono riportati i volumi dei documenti gestiti annualmente dalle amministrazio-

ni, suddivisi tra centro e periferia ed articolati in documenti protocollati e documenti

archiviati.

Confrontando i dati attuali con quelli della precedente rilevazione è possibile evidenziare

un notevole incremento dei documenti complessivamente protocollati (pari a circa l’87%)

ed un consistente incremento dei documenti archiviati (pari a circa il 38%).

17. Modalità di gestione dei documenti

Documenti protocollati Documenti archiviati

Centro 30.559.715 19.079.775

Periferia 268.170.364 183.164.938

TOTALE 298.730.079 202.244.713

Tabella 56- Volumi dei documenti gestiti dalle amministrazioni (86 rilevazioni)

120



Il fenomeno può essere spiegato nel seguente modo:

- incremento del perimetro della rilevazione, dovuto sia all’ampliamento in alcuni casi dei

perimetri delle unità organizzative rilevate (ad esempio considerando gli uffici periferici

non disponibili nella precedente rilevazione) che al numero delle rilevazioni complessive;

- fluttuazione (fisiologica) del numero dei documenti gestiti;

- variazioni dei dati dichiarati dalle amministrazioni a seguito di correzioni dei dati pre-

cedentemente forniti.

In Figura 62 viene riportata una analisi della variabilità dei dati relativi al numero dei documen-

ti protocolalti annualmente dalle amministrazione tra la precedente e l’attuale rilevazione23.

Il grafico riporta in ordinata il logaritmo in base 10 del numero dei documenti protocollati

dichiarati nella prima rilevazione e in ascissa la variazione percentuale tra i dati della prima

e seconda rilevazione (l’area in colore rappresenta l’intervallo di variazione “fisiologico”).

Analizzando i dati si osserva che un consistente numero di amministrazioni ha dichiarato

dati con variazioni ben superiori a quelle fisiologicamente accettabili (superiori al 100%),

come evidenziato dalla parte destra di Figura 62.

Nella Tabella 57 viene riportata la distribuzione delle amministrazioni in funzione del

numero di documenti protocollati ed archiviati annualmente.24

Dalla elaborazione dei dati risulta che la maggior parte delle amministrazioni analizzate

(circa il 62%) gestisce un numero di documenti protocollati annualmente compreso tra

50.000 e 500.000.

23 Il confronto è stato effettuato solamente per le amministrazioni con dati confrontabili nelle due rilevazioni(81 casi).

24 La tabella si interpreta nel seguente modo: se, ad esempio, nella colonna “50 – 100 (migliaia)” dei documentiprotocollati si legge la percentuale 9,8%, questo significa che il 9,8% delle amministrazioni presenta unnumero di documenti protocollati compreso tra 50.000 e 100.000.

Figura 62 - Analisi della variabilità del numero dei documenti protocollati annualmente (81 rilevazioni)

121



Non si notano differenze di rilievo con quanto osservato nel corso della precedente rileva-

zione.

17.1.2 DISTRIBUZIONE PERCENTUALE DELLE AMMINISTRAZIONI IN FUNZIONE

DEL NUMERO MEDIO DI DOCUMENTI PROTOCOLLATI PER UTENTE E PER DIPENDENTE

Di seguito sono analizzati ulteriori parametri caratteristici quali il numero medio di docu-

menti protocollati per utente e per dipendente.

Nella Tabella 58 ed in Tabella 59 sono contenuti i risultati delle analisi in merito al rapporto

tra documenti protocollati ed utenti.

Le elaborazioni statistiche sono effettuate in termini di distribuzione delle amministrazioni

in funzione del rapporto tra documenti e utenti, differenziando la classificazione in totale

dei documenti (utenti), centro e periferia.

In tale analisi viene anche considerato il rapporto documenti protocollati/dipendenti.

Le elaborazioni statistiche mostrano che la mediana del parametro considerato negli uffici

centrali delle amministrazioni è pari a 382 documenti protocollati per utente, negli uffici

Fino a 50 50 - 100 100 - 500 500 - 1.000 1.000 - 5.000 5.000 - 10.000 OLTRE

Tot. amministr.(doc. protocollati) 27,8% 14,0% 19,8% 10,5% 11,6% 9,3% 7,0%

Tot. amministr.(doc. archiviati) 27,2% 16,8% 19,8% 11,1% 12,3% 7,4% 6,2%

Tabella 57 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti (in migliaia) protocollati (86 rileva-zioni valide) e archiviati (80 rilevazioni valide)

2 7 ,8 %

2 7 ,2 %

1 4 ,0 %1 6 ,0%

1 9 ,8 %

1 9,8 %

10,5% 11,1% 1 1 ,6 %12 ,3 %

9 ,3%

7,4 %7,0%

6,2 %

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

% A

MM

.

50.000 100.000 500.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000 OLTRE

N U M E R O D O C U M E N T I

D IS T R IB U ZIO N E N U ME R O D O C U MEN T I PE R AMM IN IST R AZIO N E

TO T D O C U ME N TI P R O TO C O L L ATI TO T D O C U ME N TI AR C H IVIATI

Figura 63 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti protocollati e archiviati

122



periferici è pari a 767 documenti per utente, mentre il dato complessivo (centro+periferia)

è pari a circa 517 documenti per utente.

La mediana dei documenti protocollati per dipendente è pari a 159.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione si nota una sensibile diminuzio-

ne dei valori in tutti i casi esaminati.

Fino a 0,2 0,2 - 0,4 0,4 - 0,6 0,6 - 0,8 0,8 - 1 1 - 4 OLTRE

Documenti protocollatiper dipendente 57,0% 15,1% 9,3% 5,8% 3,5% 7,0% 2,3%

Tabella 59 - Distribuzione delle amministrazioni in funzione del numero medio di documenti protocollati (inmigliaia) per dipendente (86 rilevazioni valide)

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

% A

MM

.

200 400 600 800 1000 4000 OLTRE

DOCUMENTI/UTENTE

DIST RIBUZIO NE DO CUMENTI PRO T O CO LLATI PER UT ENT E

(DIPENDENT E)

RAPPORTO DOC.PROT. /UT (TOTALE) RAPPORTO DOC.PROT./UT (CENTRO)

RAPPORTO DOC.PROT. /UT (PERIFERIA) RAPPORTO DOC.PROT./DIPEND.

Figura 64 - Distribuzione delle amministrazioni in funzione del rapporto tra documenti protocollati ed utenti

Fino a 0,2 0,2 - 0,4 0,4 - 0,6 0,6 - 0,8 0,8 - 1 1 - 4 OLTRE

amministrazioni(centro + periferia) 26,7% 10,5% 19,8% 5,8% 5,8% 20,9% 10,5%

amministrazioni (centro) 30,2% 20,9% 9,3% 7,0% 4,7% 15,1% 12,8%

amministrazioni(periferia) 23,1% 5,8% 17,3% 5,8% 11,5% 28,8% 7,7%

Tabella 58 - Distribuzione percentuale delle amministrazioni in funzione del numero medio di documenti proto-collati (in migliaia) per utente (86 rilevazioni valide)

123



17.2 DOCUMENTI GESTITI ELETTRONICAMENTE

In questa sezione sono analizzati i documenti gestiti elettronicamente dalle amministrazioni

e si definisce il parametro tasso di digitalizzazione.

17.2.1 DISTRIBUZIONE DELLE AMMINISTRAZIONI PER NUMERO DI DOCUMENTI

PROTOCOLLATI E ARCHIVIATI ELETTRONICAMENTE

Di seguito sono riportati i dati relativi ai volumi dei documenti gestiti elettronicamente dalle

amministrazioni, suddivisi tra documenti protocollati e documenti archiviati.

Le elaborazioni statistiche mostrano che oltre il 49% delle amministrazioni protocolla elet-

tronicamente un numero di documenti inferiore a 50.000.

48 ,7%

73 ,1%

9 ,3 %

4 ,7%

22 ,1 %

12 ,8 %9 ,3 %

3 ,5% 4 ,7 %1 ,2 % 1 ,2 %1 ,2%

4 ,7%3 ,5%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

% A

MM

.

50.000 100.000 500.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000 OLTRE

NUMERO DOCUMENTI

DISTRIBUZIONE NUMERO DOCUMENTI GESTITI ELETTRONICAMENTE DALLE AMMINISTRAZIONI

TOT DOCUMENTI PROTOCOLLATI EFFETTIV I TOT DOCUMENTI ARCHIVIATI EFFETTIVI

Figura 65 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti protocollati e archiviati elettronica-mente alla data (86 rilevazioni valide)

Fino a 50 50 - 100 100 - 500 500 - 1.000 1.000 - 5.000 5.000 - 10.000 OLTRE

Totale documentiprotocollatielettronicamente 48,7% 9,3% 22,1% 9,3% 4,7% 1,2% 4,7%

Totale documentiarchiviatielettronicamente 73,1% 4,7% 12,8% 3,5% 1,2% 1,2% 3,5%

Tabella 60 - Distribuzione delle amministrazioni per numero di documenti protocollati e archiviati elettronica-mente (in migliaia) alla data (86 rilevazioni valide)

124



In modo analogo oltre il 73% delle amministrazioni archivia elettronicamente meno di

50.000 documenti/anno.

17.2.2 TASSO DI DIGITALIZZAZIONE

Di seguito viene analizzato il tasso di digitalizzazione dei documenti in termini di rapporto

tra documenti gestiti elettronicamente e documenti totali (rispettivamente solo protocollati

od archiviati elettronicamente).

Le elaborazioni statistiche mostrano che circa il 21% delle amministrazioni non protocolla

elettronicamente i documenti e circa il 49% non li gestisce elettronicamente.

Nessuna gestioneelettronica Fino al 20% 20% - 40% 40% - 60% 60% - 80% 80% - 100%

Tassodigitalizzazioneprotocollo 20,9% 19,8% 10,5% 8,1% 2,3% 38,4%

Tassodigitalizzazionearchiviazione 48,7% 20,0% 5,0% 5,0% 2,5% 18,8%

Tabella 61 - Tasso di digitalizzazione25

20,9%

48,7%

19,8% 20,0%

10,5%

5,0%

8,1%

5,0%2,3% 2,5%

38,4%

1 8,8%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

% A

MM

.

No ges t.

Ele ttr.

20% 40% 60% 80% 100%

TASSO DIGITALIZZAZIONE

T AS S O D IG IT ALIZZAZIO N E D O C U M EN T I

Docum enti p ro toco lla ti Doc um enti a rc h ivia ti

Figura 66 - Tasso di digitalizzazione

25 Distribuzione delle amministrazioni in funzione del tasso di digitalizzazione: per la protocollazione 86 rileva-zioni valide e per la gestione documentale 80 rilevazioni valide.

125



Confrontando i dati attuali con quelli della precedente rilevazione è possibile evidenziare

che:


è scesa di circa l’11%, mentre quella delle amministrazioni che hanno un tasso di digi-

talizzazione superiore all’80% è salita di circa il 10%;


scesa di circa il 15%, mentre quella delle amministrazioni che hanno un tasso di archi-

viazione elettronica superiore all’80% è salita di circa l’11%.

Sostanzialmente si può affemare che la situazione complessiva del tasso di digitalizzazione

delle singole amministrazioni è aumentata di circa il 10%.

Di seguito viene rappresentato il valore complessivo del rapporto tra documenti protocollati

(archiviati) elettronicamente ed i documenti complessivi.

26 Per la protocollazione 82 rilevazioni valide, per la gestione documentale 79 rilevazioni valide.

Situazione al 31 dicembre 2005 Proiezione al 30 dicembre 2006

Percentuale di documentiprotocollati elettronicamente 34,5% 42,7%

Percentuale di documentiarchiviati elettronicamente 31,9% 39,0%

Tabella 62 - Tasso di digitalizzazione complessivo 26

dic 2005

2006

Documenti

protocollatiDocumenti archiv iati

42,7%

34,5%

39,0%

31,9%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

TASSO DIGITALIZZAZIONE COMPLESSIVO

dic

Figura 67 - Tasso di digitalizzazione complessivo (situazione attuale e proiezione a dicembre 2006)

126



Nella Tabella 62 viene rappresentata la situazione al momento delle rilevazione e la suaproiezione alla data di riferimento del 31 dicembre 2006, stimata sulla base dei dati comuni-cati dalle amministrazioni.La proiezione mostra un incremento a dicembre 2006 di circa il 9% del tasso di digitalizzai-zone dei documenti protocollati e di circa il 7% per il tasso di archiviazione elettronica deidocumenti.Per una corretta interpretazione dei dati è necessario premettere che il numero dei docu-menti complessivamente protocollati dalle amministrazioni è variato in un modo molto con-sistente (si faccia riferimento alla sezione 17.1.1) e il tasso di digitalizzazione complessivo èricavato sulla base della media dei singoli tassi di digitalizzazione delle singole amministra-zioni, pesati con il numero complessivo dei documenti protocollati; di conseguenza non siritiene che l’indicatore in questione costituisca un riferimento affidabile per misurare l’evo-luzione del processo di digitalizzazione complessiva.Il confronto con i dati misurati nella precedente rilevazione mette in evidenza una diminu-zione del tasso di digitalizzazione complessivo corrente e una stima in diminuzione perdicembre 2006 (tasso atteso dalla precedente stima pari al 59%, mentre la previsione cor-rente si attesta intorno al 43%).

17.3 ANALISI DEI FLUSSI DOCUMENTALI

In questa sezione del documento sono analizzati i canali di ingresso ed uscita dei docu-menti delle amministrazioni, identificando i mittenti e/o destinatari dei documenti maggior-mente ricorrenti.

17.3.1 ANALISI PER TIPOLOGIA DI CANALE

Nelle tabelle e nelle figure che seguono viene analizzata la ripartizione dei documenti pro-tocollati, in ingresso ed in uscita, in funzione dei diversi tipi di canale impiegati.

Percentuale


Posta Ibrida 1,8%

Altri corrieri 6,7%

Raccomandata 17,1%


Fax 9,9%


E-mail 2,2%

Tabella 63 - Distribuzione dei documenti ricevuti e protocollati in ingresso per tipologia di canale (69 rilevazionivalide)

127



Le elaborazioni statistiche in merito ai flussi in ingresso mostrano una netta prevalenza del-

l’impiego della posta ordinaria (48%) e percentuali significative (oltre il 10%) per raccoman-

date, fax e consegne a mano, mentre sono trascurabili gli altri mezzi.

Nella tabella che segue si riporta la distribuzione dei documenti protocollati in uscita dalle

amministrazioni.

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI IN INGRESSO (60 rilevazioni valide)

Consegnati a mano

14%

Fax

10%

Posta certif icata

0%

E-mail

2%

Poste Italiane

48%

Posta Ibrida

2%Altri corrieri

7%

Raccomandata

17%

Figura 68 - Distribuzione dei documenti in ingresso per tipologia di canale

Percentuale


Posta Ibrida 2,7%

Altri corrieri 5,0%

Raccomandata 22,6%


Fax 10,1%


E-mail 1,7%

Tabella 64 - Distribuzione dei documenti inviati e protocollati in uscita per tipologia di canale (68 rilevazionivalide)

128



Le elaborazioni statistiche in merito ai flussi in uscita mostrano una netta prevalenza dell’im-

piego della posta ordinaria (40%), una rilevante percentuale (23%) di raccomandate e per-

centuali significative (circa il 10%) per fax e consegne a mano, laddove gli altri mezzi sono

trascurabili.


significativi.

17.3.2 ANALISI PER TIPOLOGIA DI SOGGETTO

Di seguito sono riportate le elaborazioni statistiche per tipologia di soggetto che origina o

riceve i flussi documentali (soggetti istituzionali e non).

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI IN USCITA (60 rilevazioni valide)

Altri corrieri

5%

Posta Ibrida

3%

Poste Italiane

40%

Posta certif icata

0%E-mail

2%

Fax

10%

Raccom andata

23%

Consegnati a mano

17%

Figura 69 - Distribuzione dei documenti in uscita per tipologia di canale

Percentuale

Documenti pervenuti da soggetti istituzionali 60,7%

Documenti pervenuti da soggetti non istituzionali (cittadini o imprese) 39,3%

Tabella 65 - Distribuzione dei documenti ricevuti e protocollati in ingresso per tipologia di soggetto di riferimento(70 rilevazioni valide)

129



Le analisi mostrano che la maggior parte dei documenti protocollati provengono da sogget-

ti istituzionali (61%).

Le analisi mostrano che la maggior parte dei documenti protocollati sono inviati a soggetti

istituzionali (65%).


significativi.

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI IN INGRESSO

D ocum enti

pe rvenuti da

s ogge tti is ti tuziona li

61%

Docum enti

pe rvenuti da

s ogge tti non

is ti tuziona li

(cittad in i o im pres e)

39%

Figura 70 - Distribuzione dei documenti ricevuti in ingresso per tipologia di soggetto

Percentuale

Documenti inviati a soggetti istituzionali 64,9%

Documenti inviati a soggetti non istituzionali (cittadini o imprese) 35,1%

Tabella 66 - Distribuzione dei documenti inviati e protocollati in uscita per tipologia di canale e soggetto di riferi-mento (69 rilevazioni valide)

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI IN USCITA(60 rilevazioni valide)

Documenti inv iati a

soggetti non

istituz ionali (c ittadini

o imprese)

35%

Documenti inv iati a

soggetti is tituz ionali

65%

Figura 71 - Distribuzione dei documenti in uscita per tipologia di soggetto

131


18.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE (AOO)

Uno degli aspetti fondamentali previsti dalla normativa relativa al protocollo informatico è

la riorganizzazione degli uffici di protocollo nelle aree organizzative omogenee. In questa

sezione sono riportati i dati in merito alla strutturazione e al funzionamento delle Aree

Organizzative Omogenee in termini di:

- stato complessivo di definizione;

- carico di lavoro medio per AOO;

- razionalizzazione organizzativa a seguito della loro definizione.

18.1.1 STATO DI DEFINIZIONE DELLE AOO

In Tabella 67 viene riportato il numero totale di AOO definite dalle amministrazioni rilevate:

I dati mostrano un lieve incremento del numero di AOO complessivamente definite rispetto

ai dati della rilevazione di aprile 2005 (risultavano definite 581 AOO al centro, 14.745 AOO

in periferia, per un totale di 15.236 AOO su un totale di 82 PAC).

Si nota un numero sostanzialmente stabile di AOO definite al centro, mentre si registra un

lieve incremento (dell’ordine del 2%) di quelle definite in periferia.

La diffusione e l’effettivo stato di attuazione delle AOO è legato ad alcuni indicatori quali:

- la percentuale di copertura degli uffici di protocollo preesistenti;

- la percentuale di copertura degli utenti complessivi;

- la percentuale di copertura dei documenti protocollati;



- la definizione dei responsabili per ogni AOO.

18. Aspetti organizzativi

Tabella 67- Numero di AOO definite (86 rilevazioni)

Totale AOO definite (CENTRO) 577

Totale AOO definite (PERIFERIA) 14.959

Totale AOO definite 15.536

132



Nella Tabella 68 sono riportati i dati delle amministrazioni che hanno completato la defini-

zione delle AOO e che hanno almeno iniziato l’individuazione dei responsabili, la stesura

dei manuali di gestione e dei titolari.

La situazione descritta rappresenta un lieve miglioramento rispetto alla situazione riscontrata

nella rilevazione di aprile 2005 per tutti i parametri considerati (miglioramenti compresi tra

il 2% e il 6%).

Nella Tabella 69 e nella Tabella 70 sono forniti dati di maggior dettaglio calcolati sul totale

delle AOO definite.

La situazione descritta mostra un miglioramento rispetto alla situazione riscontrata nella rile-

vazione di aprile 2005 per la copertura di uffici ed utenti (nel primo caso si rileva un

aumento complessivo del 2% e nel secondo caso di circa il 23%).

La percentuale di copertura dei documenti mostra una flessione, ma il dato non viene rite-

nuto confrontabile con quello della scorsa rilevazione a seguito della estrema variabilità del

numero dei documenti dichiarati dalle amministrazioni (si faccia riferimento alle considera-

zioni effettuate al § 17.1.1).

27 La copertura è stata considerata completa nel caso in cui le AOO coprono il 100% degli uffici, degli utenti edei documenti gestiti.


Amministrazioni con copertura completa delle AOO (centro)27 69 80 86,25%

Amministrazioni con copertura completa delle AOO (periferia) 37 44 84,09%

Amministrazioni con responsabile delle AOO 69 82 84,15%

Amministrazioni con manualedi gestione 64 82 78,05%


Percentuale copertura Percentuale copertura Percentuale coperturauffici utenti documenti

CENTRO 86% 84% 78%

PERIFERIA 87% 59% 56%

TOTALE 87% 63% 58%

Tabella 69 - Diffusione delle AOO (86 rilevazioni)

133



I dati mostrano un aumento del 5% nel numero di responsabili definiti ed una sostanziale

stazionarietà nel numero di manuali di gestione pubblicati.

18.1.2 ADOZIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

Nella tabelle mostrate di seguito viene analizzata l’adozione del titolario da parte delle

amministrazioni.

In Tabella 71 é riportato il numero complessivo di amministrazioni che hanno definito il

Titolario di classificazione per tutte o parte delle AOO.

In Tabella 72 viene riportato il numero complessivo di AOO per le quali risulta definito il

Titolario di classificazione e la relativa percentuale sul totale delle AOO definite.

La situazione evidenzia percentuale elevata di amministrazioni che hanno affrontato il pro-

blema del Titolario.

Per quanto riguarda la copertura complessiva delle AOO, in circa il 77% di esse risulta defi-

nito il Titolario.

In entrambi i casi si registra un progresso in relazione ai dati della rilevazione di aprile

2005, nello specifico è aumentato di circa il 5% sia il numero di AOO che delle amministra-

zioni con Titolario.

18.1.3 ORGANIZZAZIONE DELLE AOO E CARICO DI LAVORO

In questa sezione sono forniti alcuni dati di tipo statistico utili a caratterizzare il carico di

lavoro medio per una area organizzativa omogenea.


Amministrazionicon titolario 72 82 87,80%


Numero Percentuale

AOO con responsabile 12.392 79,76%

AOO con manuale di gestione 10.475 67,42%


Numero Percentuale

AOO con titolario di classificazione 12.016 77,34%


134



Nella tabella seguente sono riportati i dati sulla numerosità dei dipendenti delle amministra-

zioni sottoposte a rilevazione.

Nella tabella seguente sono riportati i dati sul numero medio di utenti per ufficio di proto-

collo (situazione prima dell’introduzione delle AOO): i dati sono forniti per gli uffici centra-

li, per gli uffici periferici e nel totale.

Confrontando i dati con quelli della passata rilevazione, e tenendo conto dell’incremento

del perimetro complessivo della stessa, si osserva un incremento del numero complessivo

dei dipendenti dichiarati (pari a circa il 15%).

Non ci sono variazioni rilevanti sui valori medi di utenti per gli uffici.

Di seguito sono riportati i valori medi del numero dei documenti protocollati annualmente

da una generica AOO, specializzati per il centro e la periferia: le analisi, per omogeneità,

sono state condotte considerando solamente le amministrazioni con una definizione com-

pleta delle AOO (copertura totale di tutti gli uffici, degli utenti e dei documenti gestiti).

Le elaborazioni statistiche mostrano la media di documenti protocollati risulta più alta per le

AOO al centro. Non si evidenziano importanti variazioni sui valori misurati nella preceden-

te rilevazione.

In Tabella 76 viene rappresentata la distribuzione del numero medio di documenti proto-

collato annualmente per AOO, sempre con riferimento al centro e alla periferia.

Tabella 73 - Numero dei dipendenti (86 rilevazioni)

Dipendenti (CENTRALI) 97.427

Dipendenti (PERIFERICI) 713.308

Dipendenti (CENTRO + PERIFERIA) 810.735

Tabella 74 - Numero medio di utenti per ufficio di protocollo (86 rilevazioni)

Numero medio di utenti (uffici centrali) 67

Numero medio di utenti (uffici periferici) 21

Numero medio di utenti (uffici centrali e periferici) 44

Tabella 75 - Numero medio di documenti protocollati da una AOO (65 rilevazioni valide)

Media documenti protocollati per AOO (centro) 39.496

Media documenti protocollati per AOO (periferia) 21.916

135



Le elaborazioni statistiche mostrano che circa lo 82% delle amministrazioni è dotata di AOO

che afferiscono alle sedi centrali e che protocollano annualmente fino ad un massimo di

60.000 documenti; circa l’80% delle amministrazioni ha AOO periferiche che protocollano

annualmente fino ad un massimo di 40.000 documenti.


Nella successiva tabella sono riportati gli organici medi per gli uffici di protocollo e per le

AOO.

Nella stessa tabella viene riportato il rapporto tra il numero dei dipendenti delle amministra-

zioni e le AOO definite28: tale parametro definisce il “bacino di utenza medio” per le AOO.

28 Sono state considerate solamente le amministrazioni che hanno definito in modo completo le AOO.

Fino a 20 20-40 40-60 60- 80 80- 100 100-200 Oltre

Percentuale diamministrazioni(centro) 43,1% 21,5% 16,9% 0,0% 10,8% 6,2% 1,5%

Percentuale di amministrazioni(periferia) 62,9% 17,1% 8,6% 0,0% 11,4% 0,0% 0,0%

Tabella 76 - Distribuzione dei documenti protocollati (in migliaia) per AOO (55 rilevazioni valide per il centro e32 per la periferia)

43,1%

62,9%

21,5%

17,1%16,9%

8,6%10,8%

11,4% 6,2%

1,5%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

% A

MM

.

20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 200.000 OLTRE

N. DOC. PROTOCOLLATI

DISTRIBUZIONE NUM. DOC. MEDIO PROTOCOLLATI PER AOO

AOO al centro AOO in periferia

Figura 72 - Distribuzione dei documenti protocollati per AOO

136



In generale viene confermato che il valore dell’organico medio per le AOO è maggiore di

quello che era attribuito agli uffici.

18.1.4 RAZIONALIZZAZIONE DEGLI UFFICI DI PROTOCOLLO

Il numero di uffici di protocollo esistenti prima della introduzione delle AOO (suddiviso tra

centro e periferia) è indicato nella tabella seguente:

Tali dati, confrontati con quelli riferiti alla AOO e riportati nella precedente Tabella 69, per-

mettono di avere una misura del reale contenimento di risorse derivante dall’introduzione

della gestione elettronica dei documenti. Le analisi sono svolte per il centro, per la periferia

e per il totale delle AOO.

Centro Valide

ORGANICO MEDIO (UFFICIO) 4,0 52

ORGANICO MEDIO (AOO) 4,2 30

Numero medio dipendenti per AOO 63,8 34

Tabella 77 - Organici e bacini di utenza

Tabella 78 - Numero di uffici di protocollo pre-esistenti (86 rilevazioni)

Totale uffici (CENTRO) 1.790

Totale uffici (PERIFERIA) 18.231

Totale uffici 20.021

Tabella 79 - Rapporti tra numero di AOO e numero di uffici di protocollo

Rapporto AOO/Uffici Protocollo (Centro) 43,5%

Rapporto AOO/Uffici Protocollo (Periferia) 84,8%

Rapporto AOO/Uffici Protocollo (Centro+Periferia) 81,1%

137



In Tabella 80 viene rappresentata la distribuzione dei rapporti.

43,5%

84,8% 81,1%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

% A

MM

.

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (CENTRO)

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (PERIF.)

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (CENTRO+PERIF.)

RAPPORTO AOO ED UFFICI PROTOCOLLO

Figura 73 - Rapporti tra numero di AOO e numero di uffici di protocollo

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

% A

MM

.

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

AOO/N. UFFICI PROTOCOLLO

DISTRIBUZIONE RAPPORTO AOO ED UFFICI PROTOCOLLO

DISTRIBUZIONE AOO/UFF. PROT. (CENTRO) DISTRIBUZIONE AOO/UFF. PROT. (PERIF.)

DISTRIBUZIONE AOO/UFF. PROT. (CENTRO+PERIF.)

Figura 74 - Distribuzione dei rapporti tra AOO ed uffici di protocollo

Fino al 10% - 20% - 30% - 40% - 50% - 60% - 70% - 80% - 90% - 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

AOO/Uff. prot.(Centro) 9,3% 5,8% 4,7% 0,0% 7,0% 4,7% 7,0% 2,3% 3,5% 55,7%

AOO/Uff. Prot.(Periferia) 23,3% 11,6% 3,5% 0,0% 3,5% 2,3% 0,0% 2,3% 1,2% 52,3%

AOO/ Uff. Prot. (Centro+Periferia) 2,0% 3,9% 2,0% 0,0% 9,8% 2,0% 3,9% 3,9% 2,0% 70,5%

Tabella 80 - Distribuzione dei rapporti tra AOO ed uffici di protocollo

138



Per le amministrazioni che hanno completato la definizione delle AOO (copertura pari al

100%) si è verificata una riduzione delle strutture preposte al protocollo (le AOO) rispetto a

quelle preesistenti (Uffici di protocollo): il rapporto infatti tra AOO e preesistenti Uffici di

Protocollo per le strutture centrali è pari a circa al 43%, mentre per la periferia il medesimo

rapporto vale solamente l’85%. Tale differenza può essere giustificata anche in base alla

maggiore articolazione e frazionamento delle strutture periferiche che pone dei limiti alla

aggregazione degli uffici preesistenti in AOO.

Confrontando i dati con quelli della precedente rilevazione si osserva un sostanziale miglio-

ramento del rapporto per la periferia (nella rilevazione di aprile 2005 il rapporto era pari a

circa il 92%), che induce un miglioramento del rapporto complessivo di circa 6 punti per-

centuali.

18.2 IL PIANO DI SICUREZZA

Gli aspetti della sicurezza informatica sono stati esaminati con due appositi quesiti finalizza-

ti a determinare se le amministrazioni abbiano impostato un Piano di Sicurezza per il Proto-

collo Informatico e stabilito le regole comportamentali in caso di anomalie, definendo un

registro di emergenza.

Tabella 81 - Predisposizione del piano di sicurezza dei documenti informatici (78 risposte valide)

Si 37

No 8


PIANO DI SICUREZZA

SI

48%

N O

10%

IN C

P

ORSO D I

R EDI

4

SPOSIZIONE

2%

Figura 75 - Distribuzione della predisposizione del piano di sicurezza dei documenti informatici

139



La situazione analizzata mostra come soltanto una esigua minoranza di amministrazioni

(10%) non si sia attivata per la predisposizione del piano di sicurezza.

Confrontando i dati della rilevazione attuale con quelli di aprile 2005 si evidenzia un

sostanziale miglioramento della situazione: ad aprile 2005 le amministrazioni che avevano

completato le attività erano il 39%.

Anche nel caso della predisposizione del registro di emergenza la situazione analizzata

mostra che la maggioranza delle amministrazioni (69%) si è dotata del registro (contro circa

il 57% rilevato ad aprile 2005).

Rimane stabilmente attestata intorno al 10-11% la quota di amministrazioni inerti: sostanzial-

mente i progressi sono stati realizzati a seguito del completamento delle attività già avviate

nel 2005.

18.3 FORMAZIONE

La normativa pone una particolare enfasi sulla formazione propedeutica alla effettiva attua-

zione del protocollo informatico: essa infatti deve essere considerata come la condizione

Tabella 82 - Distribuzione della predisposizione del registro di emergenza (81 risposte valide)

Si 56

No 9


REGISTRO DI EMERGENZA

NO

11%

SI

69%

IN CORSO DI

PREDISPOSIZIONE

20%

Figura 76 - Distribuzione della predisposizione del registro di emergenza

140



abilitante dei nuovi processi implicati dalla applicazione del protocollo informatico.

Per questa ragione, le analisi sullo stato effettivo delle attività di formazione sono efficaci

indicatori sullo stato generale di applicazione della normativa.

Analizzando i dati rimane confermata la percentuale molto bassa di partecipanti ai corsi

rapportata al numero dei dipendenti complessivi delle amministrazioni; infatti complessiva-

mente per la formazione di tipo generale risulta una partecipazione di circa il 5% dei dipen-

denti, mentre per la formazione di tipo specialistico circa il 3,5%.

Formazione di tipo generale Formazione di tipospecialistico (strumenti)

Totale corsi 280 517

Totale Sessioni 2.016 2.487

Totale Partecipanti 36.546 28.507

Tabella 83 - Quantità di formazione erogata (52 risposte su 82 amministrazioni)

141


Sulla base dei dati rilevati presso le amministrazioni sono state condotte alcune verifiche

circa l’efficacia della gestione dei progetti finalizzati al conseguimento della conformità alla

normativa.







19.1 ANALISI DELLA DURATA DEI PROGETTI

Un aspetto rilevante per la valutazione delle strategie da adottare per il raggiungimento

degli obiettivi previsti dalla normativa è il tempo impiegato dalle amministrazioni per com-

pletare i progetti di realizzazione dei sistemi di gestione del protocollo informatico e la

gestione documentale.

Le analisi sono state condotte facendo riferimento al modello del ciclo di vita adottato per

la rilevazione dello stato dei progetti (per la descrizione dettagliata si faccia riferimento al

manuale della rilevazione) che per un generico progetto prevede le seguenti fasi:

• Fattibilità: corrisponde alla fase nella quale si effettua lo studio di fattibilità;

• Attivazione: corrisponde alla fase di selezione del Fornitore;

• Realizzazione: corrisponde alla fase di Realizzazione del progetto a cura del Fornitore;

• Implementazione: corrisponde alla fase di dispiegamento del progetto e alla forma-

zione degli utenti;

• Diffusione: corrisponde alla fase nella quale il dispiegamento è concluso ed è in

corso la diffusione dell’impiego delle nuove funzionalità.

Nelle analisi è stata valutata la distribuzione della permanenza negli stati sopra descritti per

i progetti attivati dalle amministrazioni.

19. Valutazione delle modalità di gestionedei progetti

142



Sono state considerate le seguenti fasi:

- Fase 1 = Fattibilità;

- Fase 2 = Attivazione + Realizzazione + Implementazione;

- Fase 3 = Diffusione.

In tabella viene riportato il risultato delle analisi di permanenza media nelle fasi dei proget-

ti: sono stati considerati tutti i progetti con sufficienti dati disponibili (nel caso di ammini-

strazioni con progetti multipli è stato considerato il Master Plan).

La durata complessiva è stata valutata separatamente per i progetti effettivamente completa-

ti e per tutti i progetti esaminati.

Nella tabella sono presenti i dati sia per i progetti indipendentemente dalla complessità del

contesto, sia separatamente per amministrazioni con complessità bassa (valore dell’indicato-

re “Complessità del Contesto” pari a “Base” o “Bassa”) e complessità elevata (valore dell’in-

dicatore “Complessità del Contesto” pari a “Media”, “Alta” o “Elevata”).

Analizzando i dati si osserva che la durata media dei progetti già completati, indipendente-

mente dalla complesità del contesto, è pari a circa 32 mesi (sale a 43 mesi considerando

anche i progetti non ancora completati); analizzando separatamente i contesti si osserva

che la durata media scende a circa 22 mesi per le amministrazioni con bassa complessità e

sale a circa 38 mesi per quelle ad elevata complessità.



plessità le durate dei progetti in media sono quasi raddoppiate).


FASEbassa complessità elevata complessità

Numero Durata Numero Durata Numero Duratarilevazioni (mesi) rilevazioni (mesi) rilevazioni (mesi)

Fattibilità 37 12 9 7 27 14

Attivazione +Realizzazione +Implementazione 44 20 12 14 31 22

Diffusione 25 17 8 12 16 20

DurataComplessiva(Solamenteprogetticompletati) 29 32 11 22 17 38

DurataComplessiva(Tutti i progetti) 64 43 19 24 44 50


143



La durata dei progetti sembra eccessiva in considerazione dei normali tempi di obsolescen-za della tecnologia nel settore ICT, dei tempi richiesti di attuazione della normativa sul pro-tocollo informatico e del carattere “standard” della problematica da affrontare.Analizzando la distribuzione dei tempi nelle fasi intermedie si osserva che la maggior partedel tempo viene speso nella fase di realizzazione del progetto (comprensiva della scelta delfornitore e del dispiegamento delle infrastrutture) (in media 22 mesi), seguita dalla fase didiffusione (che in media dura 20 mesi) e dalla fase di studio della fattibilità (in media dura14 mesi).Anche in questo caso i tempi di permanenza nelle varie fasi sono maggiori per le ammini-strazioni caratterizzate da una complessità più elevata (in pratica vengono raddoppiati).È opportuno considerare che la responsabilità delle fasi di realizzazione e implementazioneè principalmente del Fornitore, mentre le fasi di studio di fattibilità e di diffusione vengononormalmente gestite dalle amministrazioni.

19.2 ANALISI DELLA EFFICACIA DELLE STIME E VALUTAZIONE DEGLISCOSTAMENTI DEI PROGETTI

Ai fini della valutazione sull’andamento della conduzione dei progetti che risultano attual-mente in corso sono state analizzate le distribuzioni dei seguenti parametri fondamentali:

1. variazione della durata dei progetti sulla base delle stime delle amministrazioni;

2. scostamento dello stato di avanzamento effettivo rispetto a quello atteso.

1 2

7

1 4

2 0

1 4

2 2

1 7

1 2

2 0

3 2

2 2

3 8

4 3

24

5 0

0

1 0

2 0

3 0

4 0

5 0

6 0

Me

si

Fa

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ea

l.+

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rata

Co

mp

lessiv

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ti)

Du

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Co

mp

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a

(Tu

tti i p

rog

ett

i)

F a s i

T utte le c o m ple ss ità C o m ple ss ità ba s sa C o m ple ss ità a lta

Figura 77 - Durata media delle fasi dei progetti (64 rilevazioni)

144



Nel primo caso il parametro viene calcolato confrontando la durata del generico proget-

to prevista nel corso della presente rilevazione con quella prevista nella rilevazione scor-

sa; nel caso di variazione l’amministrazione ha provveduto a effettuare una ripianifica-

zione.

Elevate variazioni della durata prevista sono indicatori di difficoltà nella gestione della pia-

nificazione dei progetti stessi.

Nel secondo caso lo scostamento viene calcolato sulla base della differenza tra lo stato

avanzamento dei lavori effettivo al 31 dicembre 2005 e quello prevedibile alla stessa data

sulla base dell’ultimo piano valido dichiarato dall’amministrazione.

Anche in questo caso il parametro indica possibili problemi nella gestione della pianifica-

zione, ma di carattere meno critico.

In Tabella 84 sono riportati i parametri descritti, calcolati indipendentemente dalla comples-

sità del contesto e per le due classi di amministrazioni sopra individuate.

Analizzando i dati si evidenzia:

- un elevato tasso di variabilità della durata dei progetti (gli scostamenti sono in media

del 64%); analizzando le due classi di amministrazioni sembra che il problema sia cir-

coscritto alle amministrazioni di minore complessità (in media circa il 157% di scosta-

mento dei tempi), mentre le restanti amministrazioni rientrano, in media, entro limiti

di accettabilità;

- lo scostamento del SAL previsto da quello effettivo rientra in limiti accettabili, senza

differenze fra le due classi.

È opportuno notare che il parametro più significativo è quello relativo alla dilatazione della

durata dei progetti: bassi scostamenti tra SAL previsti ed effettivi potrebbero essere giustifi-

cati da frequenti ripianificazioni, proprio in considerazione della difficoltà di rispettare le

previsioni.


Fasebassa complessità elevata complessità

Numero Variazione % Numero Variazione % Numero Variazione %rilevazioni rilevazioni rilevazioni

Variazione didurata deiprogetti 64 63,70% 19 157,21% 45 27,05%

Scostamentidel SAL 64 11,33% 19 11,39% 45 12,06%


145



19.3 CONSIDERAZIONI SULLE MODALITÀ DI CONDUZIONE DEI PROGETTI

Sulla base delle osservazioni svolte nelle due precedenti sezioni sembra emergere una scar-

sa capacità delle amministrazioni nelle attività di valutazione, pianificazione e gestione dei

progetti di protocollo informatico. Tale affermazione si basa sulle evidenze di:

- eccessiva durata della fase di studio di fattibilità;

- eccessiva durata della fase realizzativa;

- eccessiva durata delle fasi di diffusione presso gli utenti delle nuove applicazioni;

- eccessiva durata complessiva dei progetti;

- eccessiva variabilità delle pianificazioni.

147


20.1 IL CAMPIONE DI RIFERIMENTO

La rilevazione ha riguardato l’intera Pubblica Amministrazione Centrale per un totale di 61

amministrazioni corrispondenti a 86 unità organizzative componenti: come già indicato

le seguenti amministrazioni, dotate di elevata complessità organizzativa, sono state suddivi-

se in unità organizzative componenti:

- Ministero dell’Interno, Ministero della Difesa, Ministero della Giustizia, Ministero delle

Infrastrutture e dei Trasporti, Ministero dell’Università e della Ricerca, Ministero dell’E-

conomia e delle Finanze

Sono state effettuate complessivamente 86 rilevazioni.

In ALLEGATO 4: Elenco delle amministrazioni rilevate (2a rilevazione) è riportata la tabella

in cui sono elencate le amministrazioni considerate nella presente rilevazione e le unità

organizzative in cui, in alcuni casi, sono state suddivise.

Nella successiva tabella vengono riportati alcuni dati di sintesi sul contesto della rilevazione,

dove:

• NUMERO COMPLESSIVO DI RILEVAZIONI: rappresenta il numero effettivo di rileva-

zioni considerate nel presente documento;

• NUMERO DEI DIPENDENTI DI RIFERIMENTO COMPLESSIVI: rappresenta il

numero complessivo dei dipendenti (nelle sedi centrali e periferiche) delle ammini-

strazioni (oppure unità di rilevazione) considerate;

• NUMERO DEI DIPENDENTI DI RIFERIMENTO EFFETTIVI: rappresenta il numero

complessivo dei dipendenti (nelle sedi centrali e periferiche) dell’amministrazione

(oppure unità di rilevazione) considerati effettivamente nella rilevazione29.

29 In alcuni casi i dati forniti dalle amministrazioni sono relativi solamente a una parte dell’amministrazione stes-sa (ad esempio solamente la parte centrale, oppure solamente alcune direzioni generali) a causa della impos-sibilità di reperire i dati richiesti per l’intera organizzazione nei tempi richiesti per la rilevazione; in questocaso nel Numero Dipendenti Effettivi di Riferimento non sono stati considerati i dipendenti per le unità orga-nizzative non considerate.

20. ALLEGATO 3: Campione di riferimentoe perimetro della rilevazione (2a rilevazione)

148



La presente rilevazione estende il campione di riferimento analizzato nel corso della prece-

dente rilevazione (aprile 2005) aumentando di circa il 5% il numero delle rilevazioni (ad

aprile 2005 sono state effettuare 82 rilevazioni) e di circa il 15% il numero complessivo di

utenti considerati (ad aprile 2005 sono stati considerati 707.353 dipendenti).

Il campione oggetto della rilevazione, pur essendo costituito esclusivamente da pubbliche

amministrazioni centrali, presenta una forte differenza in termini di dimensione, struttura

organizzativa, missione istituzionale.

Tale differenza si riflette ovviamente anche sui progetti realizzati ed in corso e, pertanto, ai

fini di una migliore comprensione dei risultati conseguiti, si è proceduto ad una segmenta-

zione del campione in opportune classi dipendenti dalla complessità organizzativa dell’am-

ministrazione e dalla complessità del contesto ICT in cui questa opera, identificata attraver-

so gli indicatori descritti nel precedente paragrafo.

Per quanto riguarda la “complessità organizzativa” è opportuno osservare che, come

strategia generale della rilevazione, le amministrazioni caratterizzate da una elevata com-

plessità organizzativa sono state suddivise in unità organizzative componenti, sostanzial-

mente corrispondenti ai dipartimenti delle amministrazioni considerate. Tale approccio

ha consentito di effettuare rilevazioni con un grado di complessità omogenea e di acqui-

sire dati con un maggior livello di dettaglio rispetto alle rilevazioni condotte nel passato.

Per quanto riguarda la “complessità del contesto ICT” le analisi sono state basate sui dati

annuali già forniti dalle Amministrazioni al CNIPA nell’ambito della Relazione annuale sullo

stato di informatizzazione della Pubblica Amministrazione. I parametri considerati riguarda-

no le caratteristiche dell’utenza servita, i volumi di attività di manutenzione e sviluppo

applicazioni, i volumi complessivi di spesa e investimenti ICT, la diffusione di sedi informa-

tizzate e dei posti lavoro, la rilevanza di attività svolte con addetti interni ICT rispetto a

quelle svolte da esterni.

20.2 COPERTURA E PERIMETRO DELLA RILEVAZIONE

Per il controllo delle caratteristiche della rilevazione sono stati definiti i seguenti parametri:

• COPERTURA: rappresenta la percentuale di quesiti ai quali è stata fornita una risposta

nel questionario in esame. Il dato fornito è stato elaborato come media aritmetica

della copertura dei questionari delle amministrazioni su tutte le rilevazioni.

Numero complessivo di rilevazioni 86

Numero dei dipendenti di riferimento complessivi 810.735

Numero dei dipendenti di riferimento delle unità rilevate (effettivi) 769.611

Tabella 86 - Dati di riferimento della rilevazione

149



• PERIMETRO: è il rapporto tra il numero dei dipendenti delle unità di rilevazione con-

siderate sul totale dei dipendenti dell’amministrazione.

Il dato sul perimetro mostra che, con poche eccezioni, le informazioni fornite sono relative

all’insieme completo delle unità organizzative delle amministrazioni considerate.

I dati nella tabella confrontati con quelli analoghi della precedente rilevazione mostrano sia

un miglioramento della copertura (che ad aprile 2005 era pari al 58%) che del perimetro

complessivo considerato (che nella passata rilevazione era pari al 92,4%).

20.3 COMPOSIZIONE DEL CAMPIONE DI RIFERIMENTO

Nel seguito viene analizzato il campione di riferimento descritto in ALLEGATO 4: Elenco

delle amministrazioni rilevate (2a rilevazione) in funzione degli indicatori sulla complessità

organizzativa, sulla complessità ICT e sulla complessità del contesto.

Indicatore Valore

Copertura 61%

Perimetro 95%

Tabella 87 - Copertura e perimetro della rilevazione

Minima Bassa Media Alta Elevata

Complessità organizzativa 24 11 15 15 21

Tabella 88 - Composizione del campione in funzione della complessità organizzativa

COMPLESSITÀ ORGANIZZATIVA

Alta

17%

E levata

24%

Minim a

29%

B as s a

13%

Media

17%

Figura 78 - Composizione del campione in funzione della complessità organizzativa

150



La figura evidenzia una distribuzione sostanzialmente uniforme delle amministrazioni nelle

classi di complessità individuate, con una prevalenza delle classi estreme (complessità mini-

ma ed elevata).

Per quanto riguarda la complessità ICT si osserva una prevalenza delle amministrazioni

appartenenti alla classe media, ovvero di amministrazioni caratterizzate da una diffusione geo-

grafica, volumi di attività di manutenzione e sviluppo applicazioni, volumi complessivi di

spesa e investimenti ICT, diffusione di sedi informatizzate e dei posti lavoro di “livello medio”.

La composizione del campione in funzione del parametro generale di complessità del con-

testo mostra che circa il 43% delle amministrazioni si colloca nella fascia di complessità

alta/elevata: questo implica sforzi consistenti delle amministrazioni per il superamento dei

fattori di rischio organizzativo e tecnologico indotti dalla complessità.

Minimale Moderata Media Superiore Elevata

Complessità ICT 0 19 36 27 4

Tabella 89 - Composizione del campione in funzione della complessità ICT

COMPLESSITÀ ICT

S uperiore

31%

Minim ale

0%

E levata

5%Moderata

22%

Media

42%

Figura 79 - Composizione del campione in funzione della complessità ICT

Base Bassa Media Alta Elevata

Complessità contesto 21 11 17 7 30

Tabella 90 - Composizione del campione in funzione della complessità del contesto

151



20.4 OMOGENEITÀ E DIMENSIONE DEL CAMPIONE

I dati presenti nei questionari forniti dalle Amministrazioni evidenziano differenti gradi di

completezza in quanto le sezioni del questionario stesso non sono state compilate in modo

uniforme.

Pertanto, al fine di consentire la corretta interpretazione dei dati, per ogni elaborazione sta-

tistica viene indicato il campione che ha fornito la riposta e più in generale si è preferito

focalizzare l’attenzione su campioni omogenei.

COMPLESSIT À CONTEST O

B as e

24%

E levata

35%

Alta

8%

Media

20%

B as s a

13%

Figura 80 - Composizione del campione in funzione della complessità del contesto

153


Nel seguito viene riportato l’elenco delle amministrazioni considerate nella rilevazione e,

nei casi applicabili, le unità organizzative in cui sono state suddivise le amministrazioni di

maggiore complessità.

Nella lista sono presenti dei cambiamenti rispetto a quella analoga pubblicata nella rileva-

zione di aprile 2005 in quanto, a seguito di alcune riorganizzazioni attuate dalle amministra-

zioni, sono state modificate alcune unità organizzative30.

- Automobil Club d’Italia (ACI)

- Autorità garante della concorrenza e del mercato (AGCOM)

- Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura (AGEA)

- Agenzia Autonoma per la Gestione dell’Albo dei segretari Comunali e Provinciali

(AASC)

- Agenzia per la protezione ambiente e per i servizi tecnici (APAT)

- Arma dei carabinieri (Carabinieri)

- Agenzia spaziale italiana (ASI)

- Autorità di vigilanza sui lavori pubblici (AVLP)

- Avvocatura dello Stato (AGS)

- Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA)

- Consiglio nazionale delle ricerche (CNR)

- Comitato olimpico nazionale italiano (CONI)

- Consiglio di Stato (CDS)

- Consiglio Nazionale Ordine dei Giornalisti (CNOG)

- Corpo forestale dello Stato (CFS)

- Corte dei conti (CorteConti)

- Croce rossa italiana (CRI)

- Ente nazionale aviazione civile (ENAC)

30 Ministero della Giustizia - Cassazione ➔ Ministero della Giustizia - DGSIA+ Ministero della Giustizia - LEX- Ministero Interno – Affari Interni e Territoriali (AIT) ➔ Ministero Interno – AIT- Risorse Finanziarie + Mini-stero Interno – AIT- SE.

21. ALLEGATO 4: Elenco delle Amministrazionirilevate (2a rilevazione)

154



- Ente nazionale assistenza magistrale (ENAM)

- Ente per le Nuove tecnologie, l’Energia e l’Ambiente (ENEA)

- Ente italiano per il turismo (ENIT)

- Ente nazionale per i lavoratori dello spettacolo (ENPALS)

- Guardia di finanza (GDF)

- Istituto del commercio estero (ICE)

- Istituto italiano di medicina sociale (IIMS)

- Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL)

- Istituto nazionale per le conserve alimentari (INCA)

- Istituto nazionale economia agraria (INEA)

- Istituto Nazionale Fisica di Nucleare (INFN)

- Istituto nazionale di previdenza per i dipendenti dell’amministrazione pubblica (INPDAP)

- Istituto nazionale di previdenza sociale (INPS)

- Istituto postelegrafonici (IPOST)

- Istituto previdenza settore marittimo (IPSEMA)

- Istituto studi e analisi economica (ISAE)

- Istituto per lo sviluppo della formazione professionale dei lavoratori (ISFOL)

- Istituto superiore per la prevenzione e la sicurezza del lavoro (ISPESL)

- Istituto superiore di sanità (ISS)

- Istituto nazionale di statistica (ISTAT)

- Ministero degli affari esteri (ESTERI)

- Ministero del lavoro e delle politiche sociali (Welfare)

- Ministero dell’ambiente e della tutela del territorio (Ambiente)

- MEF - Ministero dell’economia e delle finanze (Finanze - Tesoro), suddiviso nelle

seguenti unità organizzative

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento del Tesoro (MEF-Tesoro)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale

dello Stato (MEF-RGS)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento per le politiche di sviluppo

e coesione (MEF-Sviluppo)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento dell’amministrazione gene-

rale, del personale e dei servizi del tesoro (MEF-Servizi)

• Ministero dell’economia e delle finanze - Dipartimento per le Politiche Fiscali

(MEF-PF)

• Servizio consultivo ispettivo tributario (SE.C.I.T)

155


AL L E G AT O 4: E L E N C O D E L L E AM M I N I S T R A Z I O N I R I L E VAT E

• Servizio di Controllo Interno (Se.C.In.)

• Scuola superiore di economia e finanza (SSEF)

- Agenzia del territorio (Territorio)

- Agenzia delle dogane (Dogane)

- Agenzia delle entrate (Entrate)

- Agenzia del Demanio (Demanio)

- Monopoli di Stato (Monopoli)

- Ministero dell’interno, suddiviso nelle seguenti unità organizzative:

• Ministero dell’interno - Dipartimento delle Politiche del Personale dell’Amministra-

zione Civile e delle Risorse Strumentali e Finanziarie (Interno-RF)

• Ministero dell’interno - Dipartimento degli Affari Interni e Territoriali (Interno-SE)

• Ministero dell’interno - Dipartimento dei Vigili del Fuoco, soccorso pubblico e dife-

sa civile (Interno-VF)

• Ministero dell’interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza (Interno-PS)

• Ministero dell’interno - Dipartimento per le libertà civili e immigrazioni (Interno-

LC)

- Ministero della difesa, suddiviso nelle seguenti unità organizzative:

• Ministero della difesa - Aeronautica Militare (Difesa-AM)

• Ministero della difesa – Esercito (Difesa-EI)

• Ministero della difesa - Marina Militare (Difesa-MM)

• Ministero della difesa – SGD (Difesa-SGD)

• Ministero della difesa – SMD (Difesa-SMD)

- Ministero della giustizia, suddiviso nelle seguenti unità organizzative:

• Ministero della giustizia - Dipartimento Affari di Giustizia (Giustizia-AG)

• Ministero della giustizia - Dipartimento Amministrazione Penitenziaria (Giustizia-

AP)

• Ministero della giustizia - Dipartimento Giustizia Minorile (Giustizia-GM)

• Ministero della giustizia - Dipartimento Organizzazione Giudiziaria (Giustizia-OG)

• Ministero della giustizia – Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatiz-

zati (Giustizia-DGSIA)

• Ministero della giustizia – Ufficio Legislativo (Giustizia-Lex)

• Ministero della giustizia – PON (Giustizia-PON)

- Ministero della salute (Salute)

- Ministero delle attività produttive (PRODUTTIVE)

- Ministero delle comunicazioni (Comunicazioni)

156



- Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, suddiviso nelle seguenti unità organizzative:

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti - Dipartimento Coordinamento Svilup-

po Territorio per il personale e i servizi generali (Infra-CST)

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti - Dipartimento per il trasporto terrestre

(Infra-TT)

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti - Dipartimento per la navigazione e

per il trasporto marittimo ed aereo (Infra-NAV)

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti - Dipartimento per le Infrastrutture

stradali, l’edilizia e la regolazione dei lavori pubblici (Infra-IS)

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti - Comando Generale Capitanerie di

Porto (Infra-CP)

- Ministero delle politiche agricole e forestali (MPAF)

- Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, suddiviso nelle seguenti unità

organizzative:

• Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca - Dipartimento per l’Istru-

zione (MIUR-ISTR)

• Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca - Dipartimento per l’Univer-

sità e per la Ricerca Scientifica (MIUR-UNIV)

- Ministero per i beni e le attività culturali (BeniCulturali)

- Presidenza del consiglio dei ministri (PCM)

- Scuola superiore della pubblica amministrazione (SSPA)

- Unione nazionale incremento razze equine (UNIRE)

SEZIONE 3:Riferimenti Metodologici

159


22.1 MODELLO GENERALE ADOTTATO

Il modello impiegato per la valutazione dello stato di attuazione dei progetti di gestione elet-

tronica dei documenti nelle Amministrazioni esamina e pone in correlazione i principali ele-

menti che caratterizzano l’articolato quadro di attuazione della normativa vigente in materia.

Infatti, l’approccio seguito mette in relazione il livello di attuazione della normativa sulla

gestione elettronica dei documenti, l’efficacia dei progetti e/o servizi, i livelli di rischio di

progetto con gli elementi che caratterizzano l’amministrazione oggetto d’analisi (complessità

organizzativa e livello di informatizzazione generale):

22. Riferimenti Metodologici

CONTESTO

ATTEN

ZION

EATT

UAZIO

NE

PRO

GET

TI

SER

VIZ

I

ASP

RISCHIO

MODELLODI

VALUTAZIONE

• Complessità organizzativa

• Livello di Informatizzazione

• Stato avanzamento progetti

• % copertura protocollo

• % copertura archiviazione

• Definizione AOO

• Manuale di gestione

• Titolario classificazione

• Rischio organizzativo

• Rischio operativo

• Rischio tecnologico

• Rischio di conduzione

• Rilevanza servizi ASP

• Rilevanza dei progetti

Figura 81 - Il modello generale adottato

160



22.2 INDICATORI

Per ogni aspetto individuato sono definiti indicatori misurabili di cui nel seguito viene ripor-

tata una breve descrizione:

1. COMPLESSITÀ DEL CONTESTO: fornisce un quadro di riferimento sulle potenziali

difficoltà dovute al contesto tecnologico e organizzativo dell’amministrazione. Tale

indicatore si compone di due indicatori che tengono conto rispettivamente della com-

plessità organizzativa e della complessità ICT. In particolare:

a. La COMPLESSITÀ ORGANIZZATIVA: fornisce una misura della dimensione del-

l’amministrazione calcolata sulla base della numerosità dei dipendenti totali e sulla

base della numerosità delle sedi e dei dipendenti presenti nelle sedi periferiche;

b. La COMPLESSITÀ ICT31: fornisce una misura del livello di informatizzazione del

sistema informativo dell’amministrazione oggetto d’analisi;

2. ATTENZIONE ALLA DIRETTIVA: fornisce una valutazione delle azioni (definizione

delle Aree Organizzative Omogenee, nomina dei responsabili delle AOO, redazione

dei manuali di gestione e dei titolari di classificazione) propedeutiche necessarie all’at-

tuazione dei progetti di gestione elettronica dei documenti e ne misura il grado di rea-

lizzazione;

3. ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA: fornisce una valutazione sullo stato di attuazione

del DPR n. 445/2000 considerando tutti i progetti avviati alla data di riferimento, e misu-

rando il grado di copertura di tali progetti nei riguardi dell’intera amministrazione attra-

verso il calcolo del rapporto tra il numero dei documenti protocollati e/o gestiti elettro-

nicamente ed il numero dei documenti protocollati e/o gestiti complessivamente;

4. RILEVANZA DEI PROGETTI: misura l’impatto complessivo dell’insieme dei progetti

attivati dall’amministrazione32 tenendo in considerazione il rapporto tra i documenti

protocollati e archiviati elettronicamente e i documenti protocollati e archiviati com-

plessivamente dall’amministrazione;

5. RISCHIO DI PROGETTO: fornisce l’indice di rischio di mancato completamento dei

progetti misurato sulla base della verifica degli scostamenti tra il piano previsto e lo

stato di avanzamento effettivo (rischio di conduzione), sulla base dell’impatto in termi-

ni di AOO coinvolte (rischio organizzativo) e delle risorse economiche (rischio tecno-

logico), ed infine sulla base degli utenti coinvolti (rischio operativo);

31 Le analisi sono basate sui dati annuali forniti dalle amministrazioni a CNIPA nell’ambito delle Relazioniannuali sullo stato di informatizzazione della Pubblica Amministrazione. I parametri considerati riguardano lecaratteristiche dell’utenza servita, i volumi di attività di manutenzione e sviluppo applicazioni, i volumi com-plessivi di spesa e investimenti ICT, la diffusione di sedi informatizzate e dei posti lavoro, la rilevanza di atti-vità svolte con addetti interni ICT rispetto a quelle svolte da esterni.

32 Valori elevati dell’indicatore corrispondono a progetti che complessivamente consentono di informatizzare iprocessi di protocollo e/o archiviazione per una quota parte elevata dei documenti normalmente gestiti.

161


R I F E R I M E N T I ME T O D O L O G I C I

6. RILEVANZA DEI SERVIZI ASP: misura l’impatto complessivo dell’insieme dei servizi

ASP attivati dall’amministrazione33 tenendo in considerazione il rapporto tra i docu-

menti protocollati e archiviati elettronicamente e i documenti protocollati e archiviati

complessivamente dall’amministrazione;

7. EFFICACIA INTERVENTI: fornisce una misura dell’impatto complessivo delle iniziati-

ve avviate in termini di copertura del numero di documenti protocollati e/o gestiti elet-

tronicamente rispetto al totale dei documenti protocollati e/o gestiti dall’intera ammini-

strazione attraverso l’attivazione di progetti e/o servizi ASP. Tale indicatore viene calco-

lato sulla base degli indicatori “Rilevanza dei progetti” e “Rilevanza dei servizi ASP”.

8. CRITICITÀ GENERALE: fornisce una valutazione complessiva del rischio che le inizia-

tive intraprese dall’amministrazione non consentano di portare il livello di adeguamen-

to alla normativa almeno al livello “BUONO” entro la data di riferimento della rileva-

zione. Esso è elaborato sulla base degli indicatori “Complessità del contesto” e “Rischio

di Progetto”, nonchè delle proiezioni sullo stato di avanzamento del progetto alla data

di riferimento.

Nel seguito, per ognuno degli indicatori definiti nel modello, viene riportata la descrizione

dei valori che questi possono assumere.


162



34 In questi casi esiste tipicamente una funzione centralizzata di governo dei sistemi informatici, con responsa-bilità di gestione unificata del budget e di realizzazione dei sistemi informatici.

35 Sono Amministrazioni tipicamente strutturate con uno o più Dipartimenti ciascuno con eventuali sistemiinformatici personalizzati; esiste tipicamente una funzione centralizzata di governo dei sistemi informatici,con responsabilità di gestione unificata del budget.

36 Sono Amministrazioni tipicamente strutturate con uno o più Dipartimenti ciascuno con eventuali sistemiinformatici personalizzati; esiste tipicamente una funzione centralizzata di governo dei sistemi informatici,con responsabilità di gestione unificata del budget.

37 Sono Amministrazioni tipicamente strutturate con più Dipartimenti ciascuno con eventuali sistemi informaticipersonalizzati; la funzione di governo dei sistemi informatici può essere centralizzata o distribuita, tipicamen-te con responsabilità di gestione unificata del budget.

38 Sono Amministrazioni tipicamente costituite da dipartimenti completamente indipendenti, con missionidistinte; tipicamente i sistemi informativi sono completamente indipendenti, con responsabilità separata digestione dei budget.

INDICATORE

1 - COMPLESSITÀ DELCONTESTO: L’indicatore

tiene conto sia dellacomplessità

organizzativa(dimensioni

dell’Amministrazione)che della complessitàICT (complessità dellagestione del Sistema

Informativo) e fornisceun’idea generale del

contestodell’Amministrazione.

1.a - COMPLESSITÀORGANIZATIVA:

fornisce una misuradella dimensione

dell’Amministrazionesulla base dellanumerosità dei

dipendenti al centroed in periferia.

VALORI

1 ➔ COMPLESSITÀ BASE: Amministrazioni con complessità organizzati-va minimale e complessità ICT media o inferiore.

2 ➔ COMPLESSITÀ BASSA: Amministrazioni con complessità organizzati-va minimale e complessità ICT evoluta o superiore, oppure con com-plessità organizzativa bassa e complessità ICT media o inferiore.

3 ➔ COMPLESSITÀ MEDIA: Amministrazioni con complessità organizza-tiva bassa e complessità ICT evoluta o superiore, oppure con com-plessità organizzativa media e complessità ICT media o inferiore.

4 ➔ COMPLESSITÀ ALTA: Amministrazioni con complessità organizzati-va media e complessità ICT evoluta o superiore, oppure con com-plessità organizzativa alta e complessità ICT media o inferiore.

5 ➔ COMPLESSITÀ ELEVATA: Amministrazioni con complessità organiz-zativa alta e complessità ICT evoluta o superiore, oppure con com-plessità organizzativa elevata.

1 ➔ COMPLESSITÀ MINIMA: Amministrazioni di piccole dimensioni connumero di dipendenti totali inferiori a 500 e dipendenti perifericiinferiori a 10034.

2 ➔ COMPLESSITÀ BASSA: Amministrazioni di dimensioni medie, connumero di dipendenti totali tra 500 e 1000, oppure con dipendenticentrali inferiore a 500 e dipendenti periferici superiore a 10035.

3 ➔ COMPLESSITÀ MEDIA: Amministrazioni di dimensioni medio/gran-de, con numero di dipendenti totali tra 1000 e 2000 e dipendentiperiferici tra 100 e 150036.

4 ➔ COMPLESSITÀ ALTA: Amministrazioni di grandi dimensioni, connumero di dipendenti totali tra 2000 e 7000, oppure tra 1000 e2000 ma con dipendenti periferici superiori a 150037.

5 ➔ COMPLESSITÀ ELEVATA: Amministrazioni di dimensioni molto gran-di, con numero di dipendenti totali superiore a 700038.

163



39 Le analisi sono basate sui dati annuali del 2004 forniti dalle Amministrazioni a CNIPA nell’ambito delle rileva-zioni sul consuntivo (pubblicati nelle Relazioni annuali sullo stato di informatizzazione della Pubblica Ammi-nistrazione). I parametri considerati riguardano le caratteristiche dell’utenza servita, i volumi di attività dimanutenzione e sviluppo applicazioni, i volumi complessivi di spesa e investimenti ICT, la diffusione di sediinformatizzate e dei posti lavoro, la rilevanza di attività svolte con addetti interni ICT rispetto a quelle svolteda esterni.

40 I parametri considerati sono: diffusione geografica, volumi di attività di manutenzione e sviluppo applicazio-ni, volumi complessivi di spesa e investimenti ICT, diffusione di sedi informatizzate e dei posti lavoro.

INDICATORE

1.b - COMPLESSITÀICT39: fornisce unamisura del livello di

informatizzazione delcontesto esaminato.

2 - ATTENZIONE ALLADIRETTIVA: misura il

grado di adempimentodelle indicazioni

contenute nella norma(445/2000): tali

adempimenti sonoconsiderati preliminari

allo sviluppo dellesoluzioni per la

realizzazione delprotocollo informatico egestione elettronica dei

documenti.

VALORI

1 ➔ COMPLESSITÀ MINIMALE: organizzazioni che in combinazionepossono avere, rispetto alla media delle amministrazioni e ai dati di setto-re, livelli minimali per i parametri di complessità ICT considerati40.2 ➔ COMPLESSITÀ MODERATA: organizzazioni che in combinazionepossono avere, rispetto alla media delle amministrazioni e ai dati di setto-re, livelli moderati per i parametri di complessità ICT considerati.3 ➔ COMPLESSITÀ MEDIA: organizzazioni che in combinazione posso-no avere, rispetto alla media delle amministrazioni e ai dati di settore,livelli medi per i parametri di complessità ICT considerati.4 ➔ COMPLESSITÀ SUPERIORE: organizzazioni che in combinazionepossono avere, rispetto alla media delle amministrazioni e ai dati di setto-re, livelli superiori per i parametri di complessità ICT considerati.5 ➔ COMPLESSITÀ ELEVATA: organizzazioni che in combinazione pos-sono avere, rispetto alla media delle amministrazioni e ai dati di settore,livelli elevati per i parametri di complessità ICT considerati.

1 ➔ MOLTO BASSA: amministrazioni che hanno atteso passivamente ladata del 1 gennaio 2004 senza attivare tutte le azioni indicate dalla Diret-tiva e dalla normativa in vigore.2 ➔ BASSA: amministrazioni che hanno eseguito solo alcune delle attivitàpropedeutiche all’attuazione della normativa sul protocollo informaticoquali: individuazione delle AOO, nomina del Responsabile dell’AOO,stesura del manuale di gestione e del titolario di classificazione definizio-ne di una casella di posta elettronica istituzionale.3 ➔ MODERATA: amministrazioni che hanno eseguito tutte attività pro-pedeutiche all’attuazione della normativa sul protocollo informatico (indi-viduazione delle AOO, nomina del Responsabile dell’AOO, stesura delmanuale di gestione…), ma con una mediocre copertura generale.4 ➔ ALTA: amministrazioni che hanno eseguito tutte attività propedeuti-che all’attuazione della normativa sul protocollo informatico e con unabuona copertura generale.5 ➔ MOLTO ALTA: amministrazioni che hanno eseguito in modo com-pleto tutte le attività propedeutiche all’attuazione della normativa sul pro-tocollo informatico.

164




INDICATORE

3 - ATTUAZIONEDELLA DIRETTIVA:misura il grado diadeguamento alladirettiva 445/2000

considerando sia lo statodi attuazione

complessivo di TUTTI iprogetti avviati, sia la

copertura effettivaraggiunta alla data di

riferimento in termini dipercentuale di

documenti protocollatie/o gestiti

elettronicamenterispetto al totale.

4 - RILEVANZA DEIPROGETTI: misura

l’impatto complessivosul totale dei documentioggetto di protocollo e

archiviazionedell’insieme dei progetti

attivatidall’Amministrazione41.

VALORI

1 ➔ BASSA: Lo stato prevalente dei progetti attivati è quello di IMPLE-MENTAZIONE.2 ➔ MEDIOCRE: lo stato più avanzato dei progetti è quello di DIFFUSIO-NE, ma la maggior parte è in stato di IMPLEMENTAZIONE o inferiore. Lacopertura delle funzioni della direttiva è BASSA (percentuale di documen-ti a cui si applicano funzioni di nucleo minimo inferiore al 40% del totaledocumenti).3 ➔ BUONA: la maggior parte dei progetti è in stato di DIFFUSIONE. Lacopertura delle funzioni della direttiva è MEDIA (percentuale di docu-menti a cui si applicano funzioni di nucleo minimo tra il 40% e il 70%del totale documenti).4 ➔ ALTA: tutti i progetti sono in stato di DIFFUSIONE. La copertura dellefunzioni della direttiva è BUONA (percentuale di documenti a cui siapplicano funzioni di nucleo minimo tra il 70% e il 90% del totale docu-menti, oppure percentuale di nucleo minimo superiore al 90%, ma per-centuale di documenti gestiti con funzioni aggiuntive inferiore al 40%).5 ➔ EVOLUTA: tutti i progetti sono in stato di DIFFUSIONE. La coperturadelle funzioni della direttiva è ALTA (percentuale di documenti a cui siapplicano funzioni di nucleo minimo superiore al 90% del totale docu-menti e percentuale di documenti gestiti con funzioni aggiuntive superio-re al 40%).

1 ➔ RILEVANZA BASSA: amministrazioni che hanno in corso la realizza-zione delle funzionalità minime di protocollo informatico (detto anchenucleo minimo) per meno del 20% dei documenti protocollati.2 ➔ RILEVANZA MODERATA: amministrazioni che hanno in corso larealizzazione delle funzionalità minime di protocollo informatico (dettoanche nucleo minimo) tra il 20% e il 40%.3 ➔ RILEVANZA BUONA: amministrazioni che hanno in corso la realiz-zazione delle funzionalità minime di protocollo informatico (detto anchenucleo minimo) con un impatto tra il 40% e il 70% dei documenti proto-collati.4 ➔ RILEVANZA ALTA: amministrazioni che hanno in corso la realizza-zione delle funzionalità minime di protocollo informatico (detto anchenucleo minimo) con un impatto tra il 70% e il 90% dei documenti proto-collati oppure quelle amministrazioni che hanno in corso la realizzazionedel nucleo minimo con impatto superiore al 90%, ma hanno implementa-to funzionalità aggiuntive inferiori al 40% dei documenti.5 ➔ RILEVANZA MOLTO ALTA: amministrazioni che hanno in corso larealizzazione delle funzionalità minime di protocollo informatico (dettoanche nucleo minimo) con impatto su almeno il 90% dei documenti pro-tocollati e con funzionalità aggiuntive in almeno il 40% dei documenti.

165



42 Valori elevati dell’indicatore corrispondono a servizi che complessivamente consentono di informatizzare iprocessi di protocollo e/o archiviazione per una quota parte elevata dei documenti normalmente gestiti.

INDICATORE

5 - RISCHIO DIPROGETTO: fornisce

una misura del grado dirischio della

realizzazione sulla basedella verifica di

scostamenti tra pianoprevisto e stato di

avanzamento effettivo esulla base di ulteriori

fattori di rischio(dimensione del progettoe impatti organizzativi e

operativi).

6 – RILEVANZA DEISERVIZI ASP: misural’impatto complessivo

sul totale dei documentioggetto di protocollo e

archiviazionedell’insieme dei servizi

ASP attivatidall’Amministrazione42

VALORI

1 ➔ TRASCURABILE: ci sono solamente rischi bassi legati alla condu-zione.2 ➔ BASSO: ci sono rischi moderati legati solamente agli aspetti di con-duzione.3 ➔ MEDIO: ci sono rischi moderati di conduzione e rischi moderatilegati al contesto tecnico-organizzativo.4 ➔ ALTO: ci sono rischi alti di conduzione e rischi moderati legati alcontesto tecnico-organizzativo.5 ➔ MOLTO ALTO: ci sono rischi molto alti di conduzione e rischi altilegati al contesto tecnico-organizzativo.

1 ➔ RILEVANZA BASSA: amministrazioni che hanno utilizzato il servizioASP a un livello basso rispetto alle loro esigenze (ad esempio una ammi-nistrazione che usufruisce solo del servizio REPRO per meno del 20% deidocumenti da protocollare).2 ➔ RILEVANZA MODERATA: amministrazioni che hanno in corso larealizzazione delle funzionalità minime di protocollo informatico (dettoanche nucleo minimo) tra il 20% e il 40%.3 ➔ RILEVANZA BUONA: amministrazioni che utilizzano il servizio ASPREPRO in un range tra il 40% e il 70% dei documento da protocollare.4 ➔ RILEVANZA ALTA: amministrazioni che utilizzano il servizio ASPREPRO in un range tra il 70% e il 90% dei documento da protocollare,oppure per più del 90% ma con impiego del servizio GEDOC per menodel 40% dei documenti.5 ➔ RILEVANZA MOLTO ALTA: amministrazioni che utilizzano il servizioASP REPRO per oltre il 90% dei documenti da protocollare, e con impie-go del servizio GEDOC per oltre del 40% dei documenti.

166



43 Per la rilevazione di aprile 2005 e dicembre 2005 la data di riferimento era “dicembre 2006”: pr questo moti-vo i valori dell’indicatore per la terza rilevazione non sono direttamente confrontabili con quelli delle rileva-zioni precedenti.

INDICATORE

7 - EFFICACIAINTERVENTI: misural’impatto complessivo

delle iniziative, intermini di progetti avviatie/o servizi ASP attivati,

rispetto al totale didocumenti che devonoessere protocollati e/o

gestiti elettronicamente.

8 - CRITICITÀGENERALE: fornisce unavalutazione del rischio

che le iniziativeintraprese

dall’Amministrazionenon consentano diportare il livello di

adeguamentocomplessivo alla

normativa almeno allivello “BUONO” entro

dicembre 2007.43

VALORI

1 ➔ BASSA: amministrazioni che hanno in corso la realizzazione dellefunzionalità minime di protocollo informatico (detto anche nucleo mini-mo) per meno del 20% dei documenti protocollati.2 ➔ MODERATA: amministrazioni che utilizzano il servizio ASP REPROin un range tra il 20% e il 40% dei documenti da protocollare.3 ➔ BUONA: amministrazioni che hanno in corso la realizzazione dellefunzionalità minime di protocollo informatico (detto anche nucleo mini-mo) con un impatto tra il 40% e il 70% dei documenti protocollati.4 ➔ ALTA: amministrazioni che hanno in corso la realizzazione delle fun-zionalità minime di protocollo informatico (detto anche nucleo minimo)con un impatto tra il 70% e il 90% dei documenti protocollati oppurequelle amministrazioni che hanno in corso la realizzazione del nucleominimo con impatto superiore al 90% ma hanno con funzionalità aggiun-tive inferiori al 40% dei documenti.5 ➔ MOLTO ALTA: amministrazioni che hanno in corso la realizzazionedelle funzionalità minime di protocollo informatico con impatto su alme-no il 90% dei documenti protocollati e con funzionalità aggiuntive inalmeno il 40% dei documenti.

1 ➔ MOLTO BASSA: le azioni previste garantiscono un buon livello diattuazione per la data prevista, non ci sono ulteriori fattori di rischioapprezzabili.2 ➔ BASSA: anche se le azioni previste potenzialmente potrebbero garan-tire un buon livello di attuazione per la data prevista, influiscono negati-vamente altri fattori quali la complessità del contesto.3 ➔ MODERATA: anche se le azioni previste potenzialmente potrebberogarantire un buon livello di attuazione per la data prevista, i rischi di pro-getto rilevati rendono mediamente critico il progetto; influiscono negati-vamente altri fattori quali la complessità del contesto.4 ➔ ELEVATA: anche se le azioni previste potenzialmente potrebberogarantire un buon livello di attuazione per la data prevista, i rischi di pro-getto rilevati rendono molto critico il progetto.5 ➔ MOLTO ELEVATA: le azioni messe in atto dalla amministrazionesicuramente non garantiscono un livello di attuazione buono alla data diinteresse.

167



Il generico indicatore assume il valore “0” se le informazioni fornite sono carenti e non

consentono la sua valutazione dell’indicatore, oppure il valore “NA” se non applicabile.

La metodologia impiegata prevede, oltre agli indicatori sopra illustrati, la definizione di ulte-

riori parametri utili ad approfondire aspetti di particolare interesse:

- soluzioni progettuali adottate: analizzando le tipologie di architetture impiegate e le


- modalità di gestione dei documenti: in termini di analisi della distribuzione dei volumi



- funzionamento delle AOO: in termini di numero medio di addetti per AOO, del carico

medio di lavoro, e del numero di AOO istituite sul numero totale di AOO pianificato

per l’amministrazione;

- formazione: analizzando le percentuali di dipendenti che hanno seguito specifici corsi

di formazione sulle tematiche oggetto dell’indagine conoscitiva;

- costi di realizzazione e gestione: rapportando i costi di sviluppo e gestione delle

applicazioni e/o dei servizi richiesti ai volumi di documenti effettivamente gestiti.

protocollo informatico e flussi documentali

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