MANUAL DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS

HOMEOPATICOS, PRODUCTOS NATURALES.

INTRODUCION

La elaboración del presente manual se realiza con el objetivo de hacer de

la actividad de la recepción de medicamentos Homeopáticos y Productos

Naturales, para que sea una función agil, practica y segura. Para ello

utilizaremos ayudas como:

a) Sistema de funcionamiento.

b) Descripciones

c) Sistema Grafico

OBJETIVO

Lograr a satisfacción las condiciones previas en la actividad receptora de

los bienes solicitados tanto en el aspecto físico como en el documental y

legal.

PERSONAL

Son las personas capacitadas que estarán a cargo de recibir los

medicamentos o los productos homeopáticos. Solo están autorizados los

regentes y los auxiliares del servicio farmacéutico.

MATERIALES

Se debe utilizar un acta de recepción que se llena en el momento de recibir

los medicamentos y tener en cuenta de dejarla firmada, tanto el que recibe

como el que entrega.

Llenar el acta de temperatura y de humedad se debe realizar en la mañana

y en la noche. Es muy importante tener en cuenta l ahora y anotarla.

SISTEMAS DE FUNCIONAMIENTO

Elaboración de una lista de los bienes requeridos soportada, mediante un

acta, la cual incluye descripción del bien solicitado, oferta en el mercado,

soporte y asesoría técnica.

Profesional, suministro de información legal, como mínimo.

3 Cotizaciones de una lista de proveedores.

Adecuación del espacio físico en el cual se ubicara el producto receptado

para ser incluido en un inventario.

Este a su vez llevara información de fechas de vencimiento y tiempo de

reposición que garantice su existencia continua.

Después de adquirir los medicamentos se debe verificar las

especificaciones negociadas con el proveedor de tal modo que permita

confirmar su cumplimiento. Se verifica el buen estado de los

medicamentos

Inspeccionando el embalaje, material de envase y empaque y la

información que contiene el medicamento como lo puede ser el número de

lote, fecha de caducidad.

Verificación de especificaciones administrativas: aquí vemos el

cumplimiento del proveedor, con respecto a lo que pedimos, por eso

debemos tener la factura del proveedor, la orden de compra y el pedido

que se va a revisar. Teniendo en cuenta lo siguiente:

Nombre del producto solicitado – Concentración – Forma Farmacéutica –

Precio unitario – Fecha y forma de entrega – Cantidad pedida – Cantidad

facturada.

La factura en concordancia con el documento de compra, que cumpla con

las especificaciones legales y que contenga el número de copias exigidas.

Verificación de especificaciones técnicas: se relaciona con la cantidad del

producto, para esto se tiene como referencia un estándar de acuerdo a

algunos ítems establecidos. Las especificaciones son:

Fecha de vencimiento – Numero de lote de fabricación – Registro sanitario

– Código de barras - Estado del empaque – Estado del envase – Estado

de los etiquetas – Información contenida en las etiquetas del envase y

empaque - Características físicas organolépticas del producto -

Condiciones de almacenamiento, para los medicamentos que requieran

condiciones especificas para guardarse inmediatamente según las

instrucciones - Nombre del fabricante.

En términos generales lo que debe hacer el encargado del servicio

farmacéutico es :

Estudiar la documentación para realizar la compra, se revisa la

documentación concienzudamente, se debe comparar las facturas del

negocio y la de entrega que coincidan con las condiciones acordadas entre

el contratante y el contratista.

Se inspeccionan los productos recibidos verificando las características

administrativas y técnicas ya mencionadas anteriormente, verificando que

concuerden con lo negociado.

Luego se procede a realizar el muestreo de la cantidad de material al

analizar, puede ser la totalidad o una muestra representativa. Esto

mediante las tablas militares, teniendo en cuenta lo siguiente:

El tamaño del lote – Los niveles generales de inspección – Tamaño de la

muestra – Los niveles aceptados de calidad.

Diligenciar el acta de recepción, colocando todos los datos:

. La hora de entrega

. La cantidad

. Numero de lote

. Registro sanitario

. Fecha de vencimiento

. Condiciones de transporte

. Embalaje

. Material de empaque y envase

. Condiciones administrativas y técnicas . Se debe hacer firmar por l apersona que entrega los medicamentos y por las

que los reciben . Asignar un consecutivo y almacenarlo

. Por último se debe registrar la información en el computador con el valor total u unitario.

FORMATO PARA REPORTAR INCIDENTES ADVERSOS Este formato se realiza con el fin de comunicar de forma escrita a la

autoridad sanitaria la información de un incidente adverso ocurrido

durante la administración (uso o consumo de los productos fito

terapéuticos de venta libre, suplemento dietarios. Medicamento

homeopáticos de venta libre u otro producto asociado con una utilidad

terapéutica que haya sido vendido en su establecimiento RE/126/ 04

ART.9)

Este formato contiene la siguiente información:

. Nombre del producto . Número de lote . Laboratorio fabricante . Nombre y dirección del distribuidor . Fecha de vencimiento . Registro Sanitario . Situación comunicada por el usuario sobre el evento . Si requirió de asistencia medica . Nombre del centro o institución de salud donde fue atendido y

dirección (RES 126/09 ART 9).

CONTROL FECHA DE VENCIMIENTO

FECHA PRODUCTO LOTE FECHA DE

VENCIMIENTO OBSERVACIONES

RESPONSABLE:_____________________________________________________

ALMACENAMIENTO Se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

* Etiquetar los productos en un punto visible * No tapar las leyendas de la etiqueta * Utilizar el fifo y fefo* * Debe almacenarse por laboratorio, teniendo en cuenta el grado de temperatura

que sea menos de 35° sin humedad y los productos lejos de la luz. * Buena exhibición de todos los productos. * Conservar un buen estado el lugar y los productos también deben estar

totalmente limpios * Descartar los productos que tengan defectos de mayor a menor.

El FEFO/FIFO, también conocido como PEPS, es una técnica de gestión

de materiales que trata de consumir o de distribuir los productos

(hacerlos fluir por la cadena de suministro), seleccionando primero los

que caduquen antes (First Expires First Out) y a igualdad de caducidad

los más antiguos (First in First Out).

La importancia del FEFO/FIFO estriba en que encierra varias de las palabras

clave del control prioritario de una empresa:

Es un requerimiento exigido por el mercado.

Es un objetivo de calidad.

En algunos sectores existe una normativa legal al respecto.

PLAN DE RESIDUOS SIMILARES COMPONENTE INTERNO

INFORMACION GENERAL

. NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: . PROPIETARIA (O): . DIRECCION:

. CIUDAD: . TELEFONO:

. OBJETIVO: Garantizar ambiental y sanitariamente un adecuado tratamiento y disposición final de los residuos, conforme exigido a los procedimientos por los ministerios del medio ambiente y salud pública.

. COMPROMISO DEL ESTABLECIMIENTO: En calidad de propiedad y como generador(a) de residuos similares, admito conocer en su totalidad sobre gestión de residuos químicos, medicamentos de la resolución 1164 del 2001 y me comprometo a desarrollar y aplicar todas las acciones aquí anunciadas.

. GRUPO GESTION AMBIENTAL Y SANITARIA: La persona que labora en el establecimiento e la encargada de dar cumplimiento al plan y a sus aplicaciones es: se coloca el nombre de la persona que está en la tienda.

Para el diseño y ejecución del plan componente, de gestión interna, se constituye al interior de la tienda, que el manejo integral de residuos este acorde con lo establecido en la normatividad nacional vigente.

MEDICAMENTOS PROXIMOS A VENCERSE, EMPAQUES O

CONTENIDOS DETERIORADOS

El manejo general que se da a estos medicamentos fitoterapeuticos es la devolución a los respectivos laboratorios o distribuidores, mediante la planilla de devolución, la cual tiene entro otros requisitos los motivos de devolución y son depositados en la caneca roja.

Nuestro objetivo es nuestro dejar vencer los productos y que tengan buena rotación.

PLAN DE SANAMIENTO: Se lava el piso, el baño, las paredes, los

ventanales y vitrinas, teniendo en cuéntalos rincones del local.

Las canecas tienen sus respectivas bolsas de igual manera en la noche se desinfectan con hipoclorito y se les cambian las bolsas.

Se sacuden las vitrinas semanalmente con clorox e hipoclorito, se trapea diariamente, el baño se lava diario, se utilizan los siguientes implementos de aseo:

. Clorox, hipoclorito al 200 ppm, detergente, trapeadora, escoba, esponja,

paño. DESCRIPCION CUALITATIVA DE RESIDUOS GENERADOES EN EL

ESTABLECIMIENTO

AREA O SERVICIOS TIPO DE RESIDUOS Área de venta al publico Residuos ordinarios

Área administrativa Residuos reciclables

Área de cuarentena Fitoterapeuticos, cosméticos deteriorados

Área de baños Ordinarios papel higiénico, recipientes de los productos de aseo

PROTOCOLO DE ASEO

Plan de saneamiento básico Programa de limpieza y desinfección

Áreas a limpiar y desinfectar son:

- Baño – Salón – Pisos – Estantería – Ventanas

COMO SE LIMPIA Y DESINFECTA CADA ZONA

BAÑO: Se enjabonan pisos e inodoro y puertas, utilizamos el

hipoclorito detergente 1A usamos toallas de tela, se enjuaga con

abundante agua se seca y se trapea, con la trapera desinfectada

anteriormente con hipoclorito. Se realiza todos los días.

SALON Y PISOS: Se barre todo el salón, para trapear el piso en un

balde con agua mezclamos un poco de hipoclorito y detergente se

trapea todo el salón. Se realiza todos los días

ESTANTERIAS: Para sacudir cada estantería se lavan los vidrios se

desinfectan con hipoclorito, con una toalla se limpia toda la estantería

por ultimo revisamos, limpiamos el producto y lo ubicamos en su lugar.

Se realiza dos veces a la semana LUNES Y JUEVES.

VENTANALES: Se lavan con detergente y un poco de hipoclorito se

limpian y se enjuagan. Se realiza una vez por semana.

PROGRAMA DE CONTROL INTEGRAL DE PLAGAS MEDIDAS PREVENTIVAS Tapar acceso de ingresos

. Ranuras

. Huecos . Dejar puertas bien cerradas . Limpiar y desinfectar todo el establecimiento Sacar inservibles

. Botar todo lo que no utilicemos, no almacenar objetos donde se

pueda reproducir esta plaga u ocultar.

Fumigación

. De la fumigación se encarga el pasaje comercial si esta en centro comercial, si no toca hacerlo cada 3 meses teniendo en cuidado de no contaminar los productos.

PROGRAMA DE RESIDUOS SOLIDOS

Para el programa de residuos sólidos utilizamos los 3 recipientes que son:

Recipiente Verde: Para ordinarios no aprovechables que no ofrece

ninguna posibilidad de aprovechamiento y son residuos que no tienen

valor comercial. Se ubica en la zona pública.

Recipiente Gris: Para reciclar material, objetos sólidos que no tiene

valor de uso directo o indirecto para quien lo genere pero que es

susceptible de incorporación a un proceso productivo.

. Papel – Cartón – Vidrio – Plástico – Metales

Recipiente Rojo: Para vencidos o productos malos la cual no

utilizamos porque todo se le devuelve al laboratorio correspondiente,

en caso de utilizarlo se utilizaran los carros que les corresponde

recoger estos desechos.

NOTA: Estos recipientes con excepción del rojo que no utilizamos se lavan todos los días y se cambian por sus respectivas bolsas.

REGISTRO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION

RESPONSABLE:

AÑO:

MES:

FECHA DIA UTENSILIOS SITIOS FRECUENCIA BUENO MALO

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