manual treinamento compras - starsoft
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7/25/2019 Manual Treinamento Compras - StarSoft
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Compras
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Star Soft – Industria de Software e Soluções
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Manual de Treinamento de Compras 1
Índice
Pré-requisitos 3Objetivo ........................................................................................................3
Cadastros ..................................................................................................... 5
Gerais............................................................................................................5
Específicos.....................................................................................................5
Solicitantes/Alçadas.....................................................................................6
Compradores/Alçadas..................................................................................8
Liberadores...................................................................................................9
Hierarquia de Alçadas................................................................................. 10
Séries de Notas Fiscais.............................................................................. 14
Operações 15Solicitação de Compra................................................................................ 16
Aplicação CRDI e CRDII ...................................................................... ......... 17
Solicitação de Compra Agrupada ............................................................... 19
Liberação................................ ................................................................. ... 21
Cotação ...................................................................................................... 22
Utilização das Solicitações para Cotação ....................................................... 22
Cotação de Compras ................................................................... ................. 24
Avaliação da Cotação de Compras ................................................................ 26
Pedido de Compra ...................................................................................... 28
Liberação de Pedidos de Compras ................................................................ 33
Previsão de Compras.................................................................................. 34
Entrada de Materiais................................................................................... 35
Devolução de Nota de Entrada ................................................................... 38
Resultados 42Cálculos...................................................................................................... 42
Eliminação de Itens Inválidos dos Pedidos de Compras ...... ...... ...... ....... ...... ... 42
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Manual de Treinamento de Compras 2
Eliminação de Resíduos do Pedido de Compra .............................................. 42
Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras ...... ...... ...... ...... ...... ....... .. 43
Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras Agrupada ....... ...... ...... .... 44
Cálculo da Demanda ................................................................... ................. 45
Integrações Off Line ................................................................................... 48
Nota Fiscal de Entrada.................................................................................. 48
Pedido de Compras ...................................................................................... 49
Solicitação de Compra .................................................................................. 49
Integração Contábil....................................................................................... 49
Integrações On Line................................................................... ................. 50
Configuração de Entrada e Saída ............................................................... 51
Operação de Entrada de Materiais................................................................. 54
Movimento de Entrada no Estoque ................................................................ 57
Movimento no Financeiro .............................................................................. 59
Movimento em Livros Fiscais.........................................................................60
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Manual de Treinamento de Compras 3
Pré-requisitos
Objetivo
Como o próprio nome diz, é uma área do sistema empresa que executa as compras
necessárias para as demais áreas, ou seja, conforme o crescimento da
organização, suas áreas necessitam de mais serviços, materiais e produtos para
seu bom funcionamento. Esta é a função da Área Compras.
É responsável pela execução de todo o processo de Compras de uma empresa,
desde quando surge a necessidade de comprar, até a consumação do fato
(Emissão e Integração da Nota Fiscal de Entrada). Sendo assim, o mesmo presta
seus serviços para toda a organização, desde a Fábrica até a Presidência. Vejamos
um fluxo básico de processos para podermos entender melhor.
Podemos observar que a área de Compras sofre influência de todo o restante da
Empresa, e que também influencia em outras áreas, como, por exemplo, na área
Financeira.
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Manual de Treinamento de Compras 4
Fluxograma de Compras dentro do Sistema
Solicitação
de Compras
Pedido de
Compras
Cotações
Nota Fiscal
de Entrada
Controle de Alçadas por
Solicitante
Controle de Alçadas porComprador
Anál ise de
Cotação
MRP
Fornecedor
Solicitação
de Compra
Cotação
de Preço
. Preço
. Valor Presente
Pedido de
Compra
Integração On-
Line / Off-Line
Estoque Livros
Fiscais
Financeiro Contabilidade Contratos e
Serviços
Liberação
Liberação
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Manual de Treinamento de Compras 5
Cadastros
GeraisPara o bom funcionamento da área recomenda-se que alguns cadastros sejam
feitos previamente, evitando-se assim que os cadastros e configurações específicos
fiquem com dados incompletos ou que se tenha que perder tempo voltando ao
cadastrando não realizado anteriormente.
§ Os módulos listados abaixo são utilizados em quase todas as áeras do sistema
e suas explicações emcontram-se no Manual de Treinamento do
Configurador .
o Sistema Monetário
o Numeração Aumomática, (se utilizada)o Configuração de Picts (mascara de edição de campos)
o Parâmetros Gerais
o Países
o Condição de Pagamento
o Bancos
o Clientes
o Fornecedores
o Transportador
o Zonas
o Tipos de clientes / fornecedores / vendedoreso Numeração Automática
Específicos
§ Principalmente para a área de Compras:
o Solicitantes e Alçadas
o Compradores e Alçadas
o Liberadores e Alçadas
o Hierarquia para Controle de Alçadas
o Séries de Notas Fiscais
o Totalizações de Documentos – Manual de Entradas e Saídas
o Tipos de Entradas de Saídas - Manual de Entradas e Saídas
o Itens do Estoque – Manual de Treinamento do Estoque
§ As explicações das opções do menu “Tabelas” encontram -se nos Manual de
Treinamento de Estoque ou do Configurador .
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Manual de Treinamento de Compras 6
Solicitantes/Alçadas
O cadastro de Solicitantes tem o foco bem voltado para o funcionamento
operacional da Empresa. Serão cadastrados neste módulo os colaboradores que
tiverem como função efetuar Solicitação de Compras. Considerando as Regras de
Negócios de cada Empresa, o Star Soft Applications Client Server Edition está
preparado para dois modelos funcionais, sendo:
Centralização de Compras
§ Somente o Departamento de Compras está apto a efetuar Solicitações. Sendo
assim, o mesmo é responsável por cuidar de TODAS as necessidades da
Empresa, sejam essas de consumo ou até mesmo para produção. Nesse caso,
fora do sistema, a Empresa deverá manter processos eficazes para a
comunicação de Compras com todas as demais áreas da Empresa, sejam
esses por e-mail, formulários, ou na pior das hipóteses, informalmente.
Delegação de Compras
§ Livrando Compras de todo esse trabalho pode-se ainda adotar um modelo em
que os solicitantes são todos os colaboradores, ou apenas alguns espalhados
por toda a Empresa (um para cada setor, por exemplo). Sendo assim, não sefaz necessário processos paralelos, nem formulários, nem e-mail. Pode ser feito
tudo dentro do Star Soft Applications.
§ Definido o critério, teremos então uma lista de pessoas aptas a Solicitar
Compras, e também suas alçadas.
§ Alçada é um limite em valores, que também deve ser definido junto à Empresa,
para cada Solicitante. A alçada limita as Solicitações de um Solicitante em dois
momentos. Um é no Valor de cada Solicitação e o outro, é no Valor estipulado
por um determinado período. Vejamos:
João Soares Alçadas
Limite por Solicitação R$ 500,00
Limite no período de Janeiro à Julho R$ 15.000,00
§ Com essas informações em mãos, criaremos então os Solicitantes. A janela na
qual trabalharemos é a seguinte:
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Manual de Treinamento de Compras 7
§ Informaremos então, o nome do Solicitante , seu status (Ativo ou não) e mais
abaixo, quais usuários estão habilitados a trabalhar com esse Solicitante.
Agora então, definiremos as alçadas:
§ Na janela de alçadas, definimos o período de validade dessa informação, o
sistema monetário ao qual estamos nos referindo ao informar os valores, e os
valores. Conforme exemplificado anteriormente, definimos o valor para o
período, que se faz com o saldo acumulado de solicitações realizadas no
período definido, e o valor que o solicitante pode utilizar para cada
documento/solicitação.
§
Caso a alçada do documento seja ultrapassada, a solicitação será sujeitada aaprovação de alguém que esteja acima do solicitante na Hierarquia de
Alçadas, que veremos mais adiante.
§ Já a alçada do período não pode ser ultrapassada. Se isso acontecer, o sistema
não permitirá que a Solicitação seja gravada.
§ Um detalhe importante a ser observado é que, para a formação e controle de
valores em uma Solicitação, o sistema baseia-se no valor de custo do item.
Essa informação está no cadastro do Item do Estoque. Isso acontece pelo fato
de no momento da Solicitação, não ter como verificar qual será o valor/preço
utilizado, por ainda não saber qual Fornecedor será utilizado, e até mesmo, por
ainda não ter feito a Cotação. Sendo assim, o valor mais seguro que temos é oValor de Custo.
§ Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os
seguintes parâmetros:
00014 Data de fechamento de Compras
00066 Controle de Alçada em Compras
00098 Inicialização do valor unitário nos documentos de compras
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Compradores/Alçadas
Os Compradores conceitualmente são efetivamente os colaboradores que efetuam
o processo de compras. Resumindo, é o profissional responsável pelo recebimentodas Necessidades de Compra de toda a Empresa, de seu processamento e da sua
efetivação da Compra.
Uma Empresa pode ter várias regras estabelecidas para o Processo de Compra.
Essas regras geralmente dependem muito do Valor do negócio que está sendo
fechado. Além do valor, no momento da compra é importante observar fatores
como Desconto, Prazo de Pagamento, Data de Entrega, Qualidade do produto e
Qualidade da pós-venda. Esse último quesito não era tão importante há algum
tempo atrás, porém hoje é algo muito considerado, principalmente na compra de
equipamentos que exigem manutenção, por exemplo, de produtos que a Garantia
é consideravelmente importante.Enfim, o Comprador irá mediar a compra entre sua Empresa e os Fornecedores.
Seu cadastro no sistema é exatamente igual ao cadastro de Solicitantes.
Nomearemos um Comprador, informaremos sua situação e o(s) usuário(s)
habilitados a utilizá-los, e definiremos sua alçada.
§ O que muda realmente é o conceito de cada função. Vejamos as janelas:
§ Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os
seguintes parâmetros:
00014 Data de fechamento de Compras
00061 Filtra documentos de Compras por Solicitante e Comprador
00066 Controle de Alçada em Compras
00098 Inicialização do valor unitário nos documentos de compras
00110 Permite edita/excluir documentos de compras com iens liberador
00262 Permite que o liberador de compras visualize os documentos dossolicitantes e Comprador
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Liberadores
Podemos considerar os Liberadores como os profissionais com maior poder de
decisão no processo de Compras.Sendo assim, possivelmente um Liberador será o Gerente de Compras (ou de
outro setor que estiver habilitado a Solicitar Compras), um Diretor, um
Superintendente, ou até mesmo o Presidente.
Liberador no sistema é quem irá efetivar a liberação de um documento de
Compras, sendo que esse pode ser uma Solicitação ou um Pedido que não teve
sua liberação realizada no ato de sua criação por falta de alçada de quem o criou.
Resumindo, o Liberador é aquele que autoriza ou não a continuidade do Processo
de Compras nessas duas situações, na Solicitação ou no Pedido de Compras.
Sendo assim, existirão dois Perfis de Liberadores. Vamos ver cada um dessesdentro dos modelos funcionais que estamos prevendo:
1. Centralização de Compras
§ Liberador de Solicitações pode ser considerado como um Comprador commaior poder de decisão, ou mesmo o Gerente de Compras.
§ Liberador de Compras é o que tem poder de decisão já sobre um Pedido deCompras, ou seja, no momento em que a compra foi solicitada, cotada eanalisada, estando pronta para se transformar em um Pedido de Compra. É noPedido de Compra que esse liberador interage se necessário, com a aprovação ounão do mesmo.
2. Delegação de Compras
§
Liberador de Solicitações são os chefes de departamento, que deverãoser responsáveis pelos respectivos Solicitantes, ou em casos mais raros,o próprio Departamento de Compras.
§ Liberador de Compras semelhante ao modelo anterior, esse profissionalé o que tem poder de decisão já sobre um Pedido de Compras, ou seja,no momento em que a compra foi solicitada, cotada e analisada, estandopronta para se transformar em um Pedido de Compra. É no Pedido deCompra que esse liberador interage se necessário, com a aprovação ounão do mesmo.
É importante observar que, um único Liberador pode interagir em Solicitações e
Pedidos, se assim for configurado, e que o mesmo também possui Alçada. Assim
sendo, podemos ter níveis de Liberadores, porém nunca um Liberador sobre
outro Liberador , pois nos documentos a serem liberados, apenas temosSolicitantes e Compradores.
O cadastro de Liberadores é semelhante aos vistos anteriormente, a única
diferença é que temos como definir duas alçadas, uma para Solicitações e outra
para Pedidos.
Veremos então, apenas a janela de alçadas:
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Manual de Treinamento de Compras 10
Na janela de alçadas, definimos o período de validade dessa informação, o
sistema monetário ao qual estamos nos referindo ao informar os valores, tanto da
Solicitação quanto do Pedido, e os valores para Liberação de Solicitação e
Pedido de Compra . Conforme exemplificado anteriormente, definimos o valor para
o período, que se faz com o saldo acumulado de Solicitações e de Pedidos
liberados no período definido – campo Valor , e o valor que o Liberador pode
utilizar para cada Solicitação e Pedido – campo Documento. A diferença no processo em que aplicamos aos Liberadores, é que o valor definido
é o valor permitido para o Liberador autorizar o andamento do processo de
compras, nos dois momentos e somente serão considerados os documentos que
foram liberados por esses.
Hierarquia de Alçadas
Finalmente, veremos como aplicar as tão faladas alçadas. Na Hierarquia de
Alçadas criaremos a hierarquia do processo do Departamento de Compras.
Vamos então nos basear no seguinte fluxograma:
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De acordo com o fluxograma acima, estamos trabalhando com um modelo de
Delegação de Compras, onde, existem vários Solicitantes espalhados pela
Empresa e o superior hierárquico de cada um é o Responsável pelo Departamento
respectivo. Sendo assim, na Hierarquia já sabemos que:
Liberador ¢ Chefe CPD
Solicitante ¢ Analista de Sistemas
Liberador ¢ Chefe Contabilidade
Solicitante ¢ Analista Contábil
§ Tornaremos essas definições um ramo de nossa Hierarquia de Alçadas e as
mesmas serão aplicadas nas Solicitações de Compras.
§ Passando para o próximo passo e seguindo a Hierarquia que criamos,
chegamos aos Compradores de fato. De acordo com nossa árvore, temos dois
Compradores e um gerente de Compras, logo:
Liberador ¢ Gerente de Compras
Compradores ¢ Comprador 1
Comprador 2
§ Essas definições também serão um ramo, independente do primeiro, de nossa
Hierarquia de Alçadas.
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§ Poderemos ter compras de valor muito alto, as quais devem passar pela
Liberação de profissionais com maior poder de decisão dentro da Empresa. No
nosso caso, temos o Diretor de Compras e o Presidente da Empresa. Sendo
assim, criaremos mais dois ramos em nossa Hierarquia, sendo:
Liberador ¢ Diretor de Compras
Compradores ¢ Comprador 1
Comprador 2
Liberador ¢ Presidente
Compradores ¢ Comprador 1
Comprador 2
§ Enfim, com todas essas informações previamente cadastradas conforme oscapítulos acima, vamos aprender a configurar a Hierarquia então. Vejamos a
janela:
§ No campo Liberador , temos acesso à pesquisa para buscarmos o Liberador
previamente cadastrado. Nessa caixa, informaremos qual profissional estamos
buscando. Incluiremos primeiro os Liberadores.
§ Adiciona Pai
Essa seta se aplica quando de fato, queremos incluir o Liberador na Hierarquia. O
Liberador selecionado deverá ser movido para a parte inferior da janela.
§ Remove Selecionado
Essa seta se aplica quando queremos remover um nome da Hierarquia. O mesmo
deverá ser selecionado e posteriormente, removido através deste botão.
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Manual de Treinamento de Compras 13
§ Adiciona Filho
Utilizaremos esse botão quando formos adicionar um Comprador ou Solicitante que
esteja num nível abaixo do respectivo Liberador.
Trabalhando com a inclusão dos Liberadores, nossa tela deverá estar da seguinte
forma:
§ O próximo passo, é incluirmos os Solicitantes abaixo de cada Liberador .
Mudaremos então a opção Tipo para Solicitante e procuraremos então, de
acordo com a lista, o Analista Contábil. Quando encontrado, utilizaremos
então o Botão Adiciona Filho. Faça isso com o restante dos profissionais e
monte sua Hierarquia. No nosso exemplo, a mesma ficará assim:
§ Como podemos observar, criamos um nó (um ramo da Hierarquia) para cada
Liberador , com os mesmos Compradores subordinados, porém, dependendo
do nível do Liberador, o mesmo poderá autorizar compras de maior valor, por
ter maior poder de decisão!
Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com o
seguinte parâmetro:
00061 Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador
00066 Controle de Alçada em Compras
00110 Permite editar/excluir documentos de compras com itens liberador
00262 Permite que liberador de compras visualze os documentos dos solicitantes ecompradores
00263 Exige liberação do Liberador na Solicitação de Compras
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Manual de Treinamento de Compras 14
Séries de Notas Fiscais
A Série da Nota Fiscal nada mais é do que um classificador, para os casos em que
as Empresas precisem ter mais de um talão/lote de Notas sendo emitidas. Maisuma vez nós dependeremos das regras de negócios da empresa, porém podemos
nos adiantar com alguns exemplos.
No nosso caso, como estamos trabalhando com a área de Compras, somente
utilizaremos a informação de série quando for necessária a emissão de uma Nota
Fiscal de Entrada.
Nos casos de Importação, por exemplo, onde a legislação estrangeira não é como a
nossa, somos obrigados a emitir Nota Fiscal e destacar todos os impostos vigentes
em nosso país. A Empresa ainda pode efetuar essa ação utilizando um modelo de
Nota Fiscal exatamente igual ao utilizado para as operações de Vendas, porém no
cabeçalho da Nota onde tradicionalmente é pré-impresso pela gráfica a operação
de ENTRADA ou SAÍDA, deverá ficar em branco, deixando por conta da impressão
da Nota a caracterização, ou seja, a impressão de um símbolo (X) na operação
respectiva.
Nesse exemplo, a maioria das Empresas separa um lote de Notas Fiscais para
serem emitidas caracterizando a Entrada. Esse lote separado certamente terá uma
Série diferenciada, e uma Numeração Seqüencial também diferente das Notas
Tradicionais de Vendas ou Saída .
Geralmente as Empresas utilizam-se de letras para definir as séries. Depois basta
cadastrá-las no Star Soft Applications para que o sistema possa também, manter
um controle sobre a numeração das Notas criadas. Para cadastrá-las, basta
informar um código (que geralmente é a própria série) e uma descrição.
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Manual de Treinamento de Compras 15
Operações
Estamos entrando agora nas Operações da Área de Compras
SolicitaçãoSolicitação Compras
Solicitação Compras AgrupadaStatus da Liberação
Liberação das Solicitações
CotaçãoCotação de Compras
Avaliação da Cotação
Utilização da Solicitação de Compras em Cotação
PedidoPedido de Compra
Liberação do Pedido de Compra
Previsão de Compras
Nota Fiscal de Entrada
DevoluçãoDevolução de Nota Fiscal de Entrada
Devolução de Nota Fiscal de Saída
CálculoEliminação dos Itens Inválidos do Pedido de Compra
Eliminação de Resíduos do Pedido de CompraEliminação de Resíduos de Solicitação de Compra
Eliminação de Resíduos de Solicitação de Compra Agrupada
Cálculo da Demanda
Integração Off-lineIntegração Off-Line da Nota Fiscal de Entrada Integração Off-Line do Pedido de Compras Integração Off-Line da Solicitação de Compras Agrupadas Integração Off-Line da Solicitação de Compras
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Manual de Treinamento de Compras 16
Solicitação de Compra
A Solicitação de Compras é o primeiro passo do processo de Compras. Comovimos anteriormente, dependendo do modelo funcional utilizado pela Empresa
(Delegação ou Centralização de Compras), a Solicitação é criada a partir da
necessidade de algum departamento de aquisição de materiais ou serviços de
terceiros.
Sendo assim, os requisitos para a criação de uma Solicitação são:
§ Solicitante Autorizado
§ Produto
§ Quantidade
§ Necessidade
Com essas informações nas mãos, veremos como informá-las no sistema,
utilizando o módulo Solicitação Simplificada. Suponhamos então que o
Departamento de Informática precisa comprar alguns mouses.
Vejamos então a tela disponível:
Podemos observar que, logo ao adicionar uma Solicitação, o sistema
automaticamente preencherá o campo Solicitante de acordo com o usuário que
está logado no sistema.
Parâmetro 00053. Indicase trabalhará com Gradede Estoque
Parâmetro 00052.Módulos quePermitem apropriaçãopor CRD I e CRD II
Utilize Numeração Automática
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Manual de Treinamento de Compras 17
Informaremos número da Solicitação e Data, e caso a Numeração Automática
para Solicitação esteja habilitada, esse campo será preenchido na adição ou
gravação do registro, depois já partiremos para o item que estamos querendo
comprar. Esse item deve ser previamente cadastrado no Estoque. Devemos
informar a necessidade, em dias ou definir a data e sua prioridade (Alta, Normal ouBaixa), a quantidade , a unidade que deve ser considerada (preenchida pelo
sistema com a unidade de medida do item) e opcionalmente, o motivo da
Solicitação.
Do lado inferior direito da janela, temos uma seta , que permite visualizar o
custo desse produto (previamente cadastrado no Estoque) e o valor total da
Solicitação. É com base nesse valor que o sistema irá checar se o Solicitante
possui ou não alçada para essa Solicitação.
Aplicação CRDI e CRDII
Existem também os botões de acionamento do rateio, ou apropriação por CRD
(Centro de Receitas e Despesas). Para a área de Contabilidade utilize o ícone
e para a área Financeiro utilize o ícone . Conforme já visto, o cadastro deverá
ser feito pelas demais áreas e em Compras, devemos apenas informar qual o CRD
a ser apropriado/rateado. Acionando o ícone , teremos a seguinte janela:
Rateio por CRD I Financeiro - CadastroNa janela superior adicionaremos um registro de rateio/apropriação, e o sistema
exibirá a janela que está um pouco mais abaixo.
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Manual de Treinamento de Compras 18
§ Devemos informar o código do CRD I, o Valor ou o percentual apropriado e
gravar o registro. Se informarmos um valor menor do que o valor total ou um
percentual menor do que 100%, o sistema permitirá que adicionemos outro
registro, pois pode ser que a apropriação/rateio seja feita(o) para mais de um
CRD.
§ Dentro de cada registro que estamos criando, podemos ainda efetuar um 2º
rateio/apropriação para o CRD II. Vamos verificar como proceder se essa
operação for necessária.
§ Na mesma janela onde estamos, um pouco mais abaixo visualizaremos um grid,
onde é possível adicionar registros. É aí onde faremos essa operação.
Adicionando um registro, teremos a seguinte janela:
Rateio por CRD II Financeiro - Cadastro
§ Seguiremos então o mesmo procedimento do CRD I. Informaremos o Código e
o Valor ou Percentual a ser apropriado/rateado. Em seguida gravamos a
informação e fechamos a tela. Voltaremos então ao CRD I, onde devemos
também gravar a operação, caso não haja mais rateio de CRD II para fazermos,
e continuaremos o processo.
§ Existe ainda a opção de ter Rateios pré-cadastrados para utilizarmos, porexemplo, se tivermos que ratear a Solicitação para todos os produtos (CRD II)
existentes. Da mesma forma que o CRD I e o CRD II, o rateio também deverá
ser configurados pelas áreas Contábil e Financeiro. Existindo, para utilizá-lo
devemos acionar o ícone Inclui Rateio Padrão da primeira janela:
§ O ícone acionará a pesquisa de rateios padrão, que ao ser selecionada
por nós, fará todo esse trabalho que fizemos com base no que foi pré-
configurado.
Vamos detalhar a finalidade do Rateio/Apropriação.O Departamento de Informática está solicitando a compra de 15 mouses para
reposição e suprimento. De acordo com a tabela de CRD I que montamos como
exemplo anteriormente, essa solicitação se encaixaria no seguinte CRD I:
1.1.1.Compra de Materiais de Uso/Consumo Próprio, 100%, R$ 225,00.
Essa apropriação seria de 100%, ou seja, R$ 225,00. Partindo para o Segundo
passo, o CRD II, como não temos como prever qual produto será beneficiado com
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Manual de Treinamento de Compras 19
essa aquisição, vamos compartilhar a despesa para todos os produtos. Vejamos a
aplicação na tabela de CRD II que montamos:
2.1 Blocos 12,50%, R$ 28,13;
2.2 Avulsas 12,50%, R$ 28,13;
2.3 Especiais 12,50%, R$ 28,13;
3.1 Esferográficas Tradicionais 12,50%, R$ 28,13;
3.2 Esferográficas Personalizadas 12,50%, R$ 28,13;
3.3 Esferográficas Campanhas 12,50%, R$ 28,13;
3.4 Tinteiro 12,50%, R$ 28,13;
3.5 Hidrocolo, 12,50%, R$ 28,13.
Resumo, a Solicitação foi rateada para um CRD I e dentro desse CRD I, rateamos
o valor do mesmo por todos os CRD´s disponíveis. Poderíamos ter mais de um
CRD I, e dentro de cada um deles, os CRD's que quiséssemos.
Ao gravar a Solicitação, o sistema irá efetuar a checagem e alterar ou não o Status
da Solicitação (Canto superior Direito). Observe nas demais operações da área que
esse Rateio será utilizado também em Cotação, Pedido de Compra, Notas Fiscais
de Entrada e Devolução, é só utilizar o mesmo procedimento.
Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os
seguintes parâmetros:
00061 Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador
00066 Controle de Alçada em Compras
00153 Permite apagar Solicitações que possuam Itens Liberados
Obs.: Nessa operação, só poderemos solicitar um item por vez. Se tivermos
necessidade de mais, deveremos partir para a próxima operação (Solicitação de
Compras Agrupada).
Solicitação de Compra Agrupada A Solicitação de Compras Agrupada tem a mesma finalidade da anterior, porém
é mais utilizada quando o modelo é Centralização de Compras, pois a mesma
oferece a vantagem de fazer uma só Solicitação para vários produtos. Essa é a
principal diferença entre elas.
Vejamos a janela principal:
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Manual de Treinamento de Compras 20
Como podemos observar, na primeira janela informaremos somente a data, e o
número da Solicitação, e temos a opção de fazer a apropriação/rateio para toda a
Solicitação. Chamamos essa janela e suas informações de Capa da Solicitação.
E a segunda janela que chamamos de Itens da Solicitação de Compra é
semelhante à janela de Solicitação Simples, porém com alguns campos
desabilitados. Campos esses que são preenchidos no momento do preenchimento
da Capa.
Podemos observar também que, essa Solicitação permaneceu com Status Em
aberto, ou seja, essa Solicitação precisa de autorização/liberação para poder
evoluir e ir para o processo de Cotação.
Integração
Uma solicitação de compras pode gerar movimentos de “Previsão de Entradas” e
“Compras alocadas ” na área do Estoque, desde que devidamente configuradas
através do módulo de Entradas e Saídas.
Numeração Automática
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Manual de Treinamento de Compras 21
Para o bom funcionamento desse processo, devemos nos preocupar com os
seguintes parâmetros:
00014 Data de fechamento de Compras
00066 Controle de Alçada em Compras
00098 Inicialização do valor unitário nos documentos de compras
00061 Filtra Documentos de Compras por Solicitante e Comprador
00153 Permite apagar Solicitações que possuam Itens Liberados
O próximo passo de Compras, é a Cotação, onde serão utilizadas as Solicitações
realizadas aqui, porém, antes veremos como proceder no caso de a Solicitação não
ser liberada, ou seja, ficar com o Status de Em aberto.
LiberaçãoVeremos agora, como proceder no caso de ser necessário a liberação da
Solicitação.
Como já vimos anteriormente nos conceitos passados, aplicaremos aqui o exemplo
da Solicitação feita pelo Analista de Sistemas, devendo então, de acordo com a
hierarquia de alçadas, ser liberado pelo Chefe do CPD.
Antes de vermos a l iberação, vamos ver como proceder no caso de ter de procurar
Solicitações não liberadas. Esse processo consiste em uma simples consulta às
Solicitações e seus Status. Deverá existir um processo na empresa onde os
Liberadores, periodicamente, consultem as Solicitações que estão aguardandoliberação, e as libere ou não. Vejamos então a janela:
Ao entrar na tela, a mesma oferece a opção de pesquisa de Solicitações. Devemos
nos atentar para o fato de que, a pesquisa é feita separadamente para
Solicitações Simples e Solicitações Agrupadas. No caso, trouxemos a
Solicitações Agrupada que fizemos anteriormente, e que possui um item sem
liberação, na segunda linha, como podemos ver.
Partiremos então para a liberação. Nesse caso, essa Solicitação deverá ser
liberada pelo Chefe de CPD, já que a mesma foi criada pelo Analista de Sistemas.
Ícone Inclui Solicitações
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Ao acessar essa opção, o sistema apresenta uma tela onde informaremos a data
de liberação e, na próxima janela, pesquisaremos as Solicitações que estão Em
aberto, e as quais podemos liberar. Ao acessar essa opção, o sistema checará
quais os documentos que o Liberador logado poderá liberar. Sendo assim, se
existirem Solicitações fora da alçada do mesmo, essas não serão trazidas para
liberação. Nesse caso também devemos nos atentar para o fato de que, a pesquisa
é feita separadamente para Solicitações Simples e Solicitações Agrupadas.
Ao clicar sobre o botão Conclui, a(s) Solicitação(ões) estarão liberadas para o
próximo processo: a Cotação.
CotaçãoUtilização das Solicitações para Cotação
Nessa etapa, deveremos buscar as Solicitações liberadas para iniciar o processo
de Cotação. Nesse passo, criaremos a estrutura de uma cotação, para que
possamos efetuá-la de fato, ou seja, buscar os melhores Fornecedores, suas
informações de preços, prazos e condições de pagamento, e também o tipo de
operação a ser utilizado.
Na primeira parte da janela apresentada pelo sistema, informaremos data e
número da Cotação a ser criada e definiremos alguns critérios para a criação da
Cotação, sendo:
Agrupa
§ Itens - Agrupará as solicitações que possuam os mesmos itens
§ Itens e Necessidade - Agrupará as solicitações que possuam os mesmositens e a mesma data de necessidade
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Manual de Treinamento de Compras 23
§ Última Data de Necessidade - Essa opção considerará todos os itensque forem iguais, porém a Data de necessidade considerada será a últimadata, ou seja, a que possui o maior prazo.
Valor dos Itens Agrupados
§ Média - Ao agrupar os itens, o sistema fará uma média do valor.
§
Menor - Ao agrupar os itens, o sistema considerará o menos valor.§ Maior - Ao agrupar os itens, o sistema considerará o maior valor.
Fornecedores do Item
§ Todos - O sistema trará todos os fornecedores desse item
§ Fabricantes - O sistema trará os fornecedores que forem Fabricantes
§ Não Fabricantes - O sistema trará apenas os fornecedores que nãoforem Fabricantes
Essa ferramenta respeitará o que foi previamente cadastrado em Item de
Estoque/Fornecedores do Item.
Depois dos critérios definidos, selecionaremos as Solicitações que deverão ser
cotadas. Para isso, na próxima janela, encontraremos um filtro para busca das
mesmas. Não podemos nos esquecer de que, a pesquisa é feita separadamente
para Solicitações Simples e Solicitações Agrupadas.
No próximo passo, veremos do lado esquerdo, todos os itens a serem cotados, e ao
lado direito, existirá um espaço para os Fornecedores dos itens. Para selecionar os
Fornecedores, teremos três formas, sendo:
§ Manualmente - Adicionaremos os Fornecedores desejados. Clicando -se sobre
o ícone de adição para abrir a janela “Fornecedores do item”
Numeração Automática
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§ Utiliza Fornecedores para “Item Selecionado” - Selecionando um item e
clicando sobre esse botão, o sistema trará os Fornecedores desse item para a
Cotação.
§
Utiliza Fornecedores para “Todos os Itens” - O sistema buscará os
Fornecedores cadastrados e os colocará na Cotação.
Dependendo do modelo que adotamos, devemos utilizar uma das opções. Se a
Empresa utiliza o conceito de Fornecedores do Item , ou seja, relaciona no
cadastro do Item quais são seus Fornecedores, terá um grande facilitador ao fazer
as Cotações, pois terá automaticamente a lista de Fornecedores. Se não, terá de
fazer isso nesse momento, ou seja, adicionar manualmente todos os Fornecedores
a serem cotados.
Clicando sobre o botão Conclui a Cotação será montada conforme os dados
selecionados.
Cotação de Compras
Na Cotação de Compras, podemos interagir de algumas maneiras. Uma é
utilizando as Solicitações feitas e criando uma Cotação como vimos no Item
anterior. Outra é criar uma Cotação sem Solicitação e nesse caso, devemos
adicionar uma e cadastrar todas as informações necessárias, como item,
necessidade, etc... Vejamos uma Cotação que foi criada a partir de uma
Solicitação:
Numeração Automática
Adiciona novos Fornecedores
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Manual de Treinamento de Compras 25
Como podemos observar, a Cotação é estruturada de maneira que, a primeira
informação que temos são os Fornecedores e, abaixo ou dentro de cada
Fornecedor, estará o item que o mesmo fornece, com espaço para colocarmos as
informações da Cotação propriamente dita.
Sendo assim, no processo de Cotação, devemos acessar o Fornecedor, e dentro
do Fornecedor, o item cotado. No item cotado, poderemos informar o tipo de
Entrada a ser utilizado, o preço de custo, o prazo de entrega , a condição de
pagamento, possíveis descontos ou acréscimos, e observações se necessário.
Além disso, poderemos observar qual e como foi a última compra desse item nesse
Fornecedor, poderemos levar em consideração os Impostos pertinentes a uma
possível efetivação da compra, e informar dados como Seguro, Frete, Despesas
Acessórias e Despesas Financeiras.
Vejamos então a janela:
§ O que temos de novo nessa janela, é o Campo utilizado para desconto ou
acréscimo, e o campo Condição, onde informamos o prazo de condição de
pagamento é previamente configurada.
§ Temos aqui também o Rateio Contábil e Financeiro, que deverá ser
exatamente copiado da Solicitação, caso essa seja a sua origem.
§ No campo Tipo, devemos informar o Tipo de Entrada, que aprendemos a
configurar anteriormente. Esse campo é o responsável pela informação de
CFOP´s e impostos pertinentes a essa operação.
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Manual de Treinamento de Compras 26
§ Mais abaixo, como já falamos, temos as informações desse Fornecedor e uma
lista do restante, e nas outras pastas, temos informações adicionais, como
informações sobre as ultimas compras (pasta ultimas compras), despesas
(pasta Outros) e Impostos (pasta Impostos).
Todo o processo de Cotação deverá ser colocado aqui. A Cotação pode ser
alterada (Editada) inúmeras vezes, por isso não é necessário o recolhimento de
todas as informações previamente. A idéia é que conforme for sendo recebida as
informações dos Fornecedores, as mesmas sejam diretamente informadas aqui.
Gerador de Cotações
Uma outra maneira de se fazer cotações manuais, entretanto um pouco mais rápido
é utilizar o "Gerador de Cotação" através do ícone "Lista de Aplicações" da
barra de ferranentas, durante a criação ou edição de uma cotação manual. No grid
"Origem" podem ser selecionados os clientes e/ou fornecedores que serão
consultados. No grid "Itens" podem ser selecionados os itens de estoque e as
respectivas quantidades que farão parte do documento. Ao concluir a operação, o
sistema combinará os os fornecedores/clientes com os itens de estoque
selecionados com valor unitário zerado, permitindo a digitação dos valores de
negociação. Essa interface pode ser ativada e processada diversas vezes,
provocando resultados acumulativos.
O próximo passo após o Comprador ter feito as Cotações, as mesmas deverão ser
analisadas e aprovadas. Vamos para próximo passo Avaliação da Cotação deCompras.
Avaliação da Cotação de Compras
A Avaliação da Cotação consiste em analisar as Cotações realizadas pelos
Compradores, com o auxílio de alguns critérios que podem ser estabelecidos para
que o sistema ofereça a melhor opção. Vejamos quais critérios podemos utilizar,
automaticamente:
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Manual de Treinamento de Compras 27
Valor Presente
§ O critério de Valor Presente pode ser aplicado no caso de Compras
Financiadas, onde sabemos que existem juros embutido no valor de venda damercadoria. Quando selecionamos esse critério, devemos informar o juros, e o
sistema fará o cálculo inverso de juros de forma a descontá-lo para descobrir o
Valor Presente (ou seja, na data de entrega) da Mercadoria, e traz em ordem
crescente, os Fornecedores cotados.
Preço
§ O critério de Preço faz uma simples comparação de Preços de Venda entre os
Fornecedores cotados, e trazem em ordem crescente, os Fornecedores
cotados.
Data de Entrega
§ O critério de Data de Entrega também efetua uma simples comparação entre
as Datas de Entrega prometidas pelos Fornecedores e trazem em ordem
crescente, os Fornecedores cotados.
Além desses critérios, podemos considerar ou não dados como seguro, frete,
acessórias, financeiras.
Após selecionar os critérios a serem considerados, na próxima pasta, devemosselecionar os itens a serem considerados na avaliação e, na próxima página,
teremos a avaliação propriamente dita. Vejamos a janela:
Selecione as Cotações
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Para finalizar a operação, devemos posicionar o cursor sobre o item desejado
(clicar sobre o mesmo), então aparecerão as Cotações em ordem logo abaixo. Em
seguida, devemos clicar na coluna OK do Fornecedor escolhido e está pronto o
processo de Cotação. Já podemos partir para o Pedido de Compra .
Pedido de Compra
O Pedido de Compra consiste na formalização da Compra, ou seja, depois que a
mesma foi solicitada, o Departamento de Compras efetuou uma pesquisa de
mercado, avaliou todas as propostas dos Fornecedores, e escolheu uma delas.
Agora sim, formalizaremos o Pedido de Compra .
§ Para criar um Pedido de Compra no sistema, podemos utilizar algumas
informações da Cotação realizada. Veremos duas formas de fazê-lo. 1ª é
partindo da Cotação. Vejamos então:
Utilize a Numeração Automática
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Manual de Treinamento de Compras 29
Ao adicionar um Pedido, devemos preencher seu número, data e fornecedor. A
essas informações chamamos de cabeçalho.
Temos ainda os campos:
§ Comprador - preenchido automaticamente pelo sistema;
§ Data de validade - validade desse documento;
§ Prazo de Entrega - Prazo de Entrega das mercadorias desse pedido;
§ Número no Fornecedor - Número do pedido na empresa fornecedora (Pedido
de Venda do Fornecedor);
§ Frete - CIF indica que o frete não está incluso no valor da nota e FOB indica
que o frete já está incluso;
§ Local de Entrega - Onde a mercadoria deverá ser entregue (Local Pré-
cadastrado no cadastro de empresa);
§ Cobrança - Para onde a cobrança deverá ser enviada (Local Pré-cadastrado no
cadastro de empresa);
§ Transportadora - Qual a transportadora deverá efetuar o trabalho de entrega
da mercadoria (Cadastro de Transportadores);
§ Veículos - Qual o veículo efetuará a entrega (Cadastro de Transportadores).
Pasta ItensNa pasta Itens, é onde poderemos buscar as informações da cotação feita.
Clicando no botão de filtro , veremos a tela para pesquisar a Cotação.Devemos nos atentar para alguns fatores:
§ Somente serão apresentadas as cotações do fornecedor que informamosno cabeçalho do pedido;
§ Somente serão apresentadas as cotações avaliadas e aprovadas.
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Ao trazer as informações da Cotação, devemos nos preocupar com alguns dados
que não eram obrigatórios ou talvez nem existiam na Cotação, mas que são
obrigatórios ou importantes no Pedido. Sendo:
§ Local Destino - Informação obrigatória no Pedido, utilizada para no momento
da Integração com o Estoque. Essa informação indica em qual Local de
Armazenamento a mercadoria deverá ser alocada quando chegar na empresa.
No momento do Pedido, o sistema poderá gerar um movimento de Previsão de
Entrada, que veremos com mais detalhes mais para frente, nas Integrações.
§ Tipo - Informação importante para o Pedido. O Tipo de Entrada e Saída, que
aprendemos como configurar anteriormente será utilizado aqui, para cálculo de
Impostos, cálculo de Totais, informação de CFOP, e Integrações com demais
áreas.
Ao preencher essas informações e clicar sobre o botão Conclui, o sistema trará as
informações da Cotação para os Itens do Pedido de Compra e exibirá a janela de
Itens do Pedido de Compra. Deveremos checar as informações e se estiver tudo
OK gravar o registro. Se for necessária alguma alteração, após sair da mesma,
devemos selecionar o item a ser alterado e editá-lo, salvando posteriormente as
informações.
Pasta TotaisNesta pasta encontraremos os Totais. Nesse grid, 4 totais sempre aparecerão, ou
seja:
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Manual de Treinamento de Compras 31
§ Total Documento.
§ Total para integração com o Financeiro.
§ Total para integração com a Contabilidade.
§ Total para Integração com o Estoque.
Se os valores desses totais estiverem zerados, duas coisas devem ser verificadas:
§ Se o Tipo de Entrada e Saída foi corretamente informado na janela Itensdo Pedido de Compra.
§ Se o Tipo de Entrada e Saída possui corretamente informado as fórmulaspara as Totalizações.
O restante dos Totais são provenientes do cadastro de Totalizações para
Documentos de Compras. Esses totais são os que geralmente são utilizados para
impressão da nota, ou até mesmo para visualização de valores ou quantidades,
como valores de impostos ou peso do Pedido.
Nessa pasta ainda poderemos informar um desconto ou acréscimo Total do
documento, na parte inferior.
Pasta Financeiro
Nesta pasta teremos que informar os dados que serão posteriormente utilizados
pela área Financeira . Vejamos:
§ Os campos Banco, Agência e Conta têm a finalidade de informar de onde
sairá o valor a ser pago nesse pedido.
§ Desconto, Acréscimo e Multa servirão para calcular o desconto para
pagamento antecipado, ou acréscimo para pagamento em atraso, esses dados
poderão ser informados em percentuais ou valores, e multa que será aplicada
para pagamento após a Data de Vencimento da(s) parcela(s).
§ Juros Atraso e Juros Antecipação do cadastro de Juros, que serão aplicados
no caso de Atraso ou Antecipação do Pagamento. Podemos ainda alterar a
taxa, porém as demais configurações serão adquiridas do cadastro.
§ Tipo é o tipo de documento que, como visto anteriormente, é pré-definido pelo
corpo Gerencial da Empresa, geralmente a área Financeiro aplicada nas
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Manual de Treinamento de Compras 32
operações de Compras. Ou seja, devemos informar qual o Tipo desse
documento que estamos criando.
§ Classificação é mais um dado que, assim como Tipo de Documento, porém
menos importante, pode ser utilizado para classificar a operação. Essa
informação também é pré-definida pela área Financeiro é apenas aplicada nas
operações de Compras.
§ Gera Leasing, marcando essa caixa o sistema habilitará também os campos
Condição e % Residual. Utilizaremos essa opção caso essa compra seja feita
com esquema de financiamento em Leasing. Se for assim, devemos informar a
condição de pagamento e o percentual do Valor Residual, informações
geralmente estabelecidas em contrato.
Pasta Parcelas
Nesta pasta finalmente veremos como ficaram as parcelas desse Pedido.
§ Devemos então informar a Condição de Pagamento, e clicar no botão
Recalcula Parcelas. O sistema irá efetuar o parcelamento do Pedido, e se
quisermos, podemos editar as parcelas para alterarmos alguma informação,como vencimento, ou até mesmo valores.
§ O campo "Condição", na pasta "Parcelas", pode ser preenchido com a
condição de pagamento utilizada ou deixado em branco (gera apenas uma
parcela caso o parâmetro " 00073 - Gera par cela única p ara títul o s em
Con dição de Pagament o" tenha o conteúdo "Sim"). O botão "Recalcula
Parcelas" no grid "Parcelas", efetua o cálculo da distribuição do valor do
totalizador "Total para integração com o financeiro" para o título e suas
parcelas. A caixa "Efetua o cálculo das parcelas a pártir da entrada " indica
Este ícone quandoacionado recalculará asparcelas, conforme aCondição de Pagamentoutilizada no documento.
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Manual de Treinamento de Compras 33
se deve ser utilizada a data de emissão ou a data de entrada da nota fiscal de
entrada para a geração de parcelas. Para efetuar a quitação, as parcelas com
essa situação devem ser editadas, ativando a opção "Gera parcela quitada".
Através do botão "Quitação", na pasta "Parcelas", é ativada a janela "Quitação
de Títulos a Pagar" onde é possível registrar detalhes da quitação comovalores, datas, tipos, classificações e formas de recebimento (cheques,
depósitos em conta, conta-corrente e adiantamentos).
§ Existe ainda nessa tela o botão Quitação, que somente estará habilitado
quando criarmos a Nota Fiscal, ou se o Pedido de Compra tiver integração com
a área do Financeiro.
Grave o Pedido de Compra e verifique na pasta Itens como ficou o Status dos
Itens, se Em Aberto ou Liberado.
Se o Status estiver Em Aberto, antes de utilizar o Pedido de Compra na Nota
Fiscal de Entrada, esse deverá ser Liberado, e isso ocorrerá sempre que oComprador não possuir alçada suficiente para Liberar o Pedido automaticamente
na sua gravação. Vejamos como Liberar um Pedido de Compra .
Integrações
Um pedido de compras, desde que devidamente configurado através do módulo de
“Configuração de Entradas e Saídas” pode gerar:
§ Estoque – Previsão de Entrada ou Compras Alocadas
§ Financeiro – Previsão de Saída podendo participar de Fluxo de Caixa,Título a Pagar , Financiamento ou Leasing . A modificação de um pedido
pode alterar os movimentos financeiros gerados pelas integrações. Egerar escrituração em Livros na Quitação.
§ A eliminação de um Pedido pode gerar eliminação ou estornos deregistros no Financeiro. Lembre-se que a “Previsão de Saída” somentepode ser eliminada.
Liberação de Pedidos de Compras
Nesta opção realizaremos a liberação dos Pedidos que tiveram seus valores
ultrapassados do permitido na alçada do Comprador, ou seja, quando um
Comprador efetua uma Compra e com isso o seu limite é ultrapassado, então énecessário que o Liberador faça a liberação desse Pedido. Quando não ultrapassar,
essa liberação é automática na gravação do mesmo.
É sempre bom antes de executar a Liberação verificar a configuração da
Hierarquia de Alçadas, pois o Liberador somente poderá fazer a liberação dos
documentos dos seus compradores, conforme cadastrado na Hierarquia. Não é
permitida a liberação parcial da quantidade dos itens.
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Manual de Treinamento de Compras 34
§ Nessa janela, informe a data correspondente à liberação e clique sobre o botão
Avança.
§ Observe que os Pedidos podem ser filtrados por Pedidos de Compra por
Fornecedor ou por Cliente, devido ao campo Origem do cadastro do Pedido
permitir selecionar se o Pedido está sendo feito para um Fornecedor ou Cliente.
§ Depois de selecionar os itens apresentando-os no grid Pedidos de Compra,
clique sobre o botão Conclui para o sistema atualizar a operação, onde o
sistema repassará o Status do item do Pedido de Compra selecionado para
Liberado.
Liberado, pronto !!! O sistema permitirá a utilização desse Pedido de Compra na
Nota Fiscal de Entrada.
Previsão de Compras
A Previsão de Compras consiste no controle de previsão de necessidade de
compra de materiais. Esta previsão de compras de materiais posteriormente poderá
virar um Pedido de Compra, mas essa operação não é automática pelo sistema
como a utilização da Solicitação na Cotação essa no Pedido de Compra, a Previsão
é informativo, utilizado em relatórios gerenciais.
Criando uma Previsão de Compra no sistema. Vejamos:
Ao adicionar a Previsão, veja que o sistema não carrega no campo Usuário um
Solicitante, ou Comprador e sim o Nome do usuário que está logado no sistema,
pois a previsão não controla Fornecedores, entretanto é necessário informar um
responsável pela previsão.
Ícone Filtra Pedidos
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Manual de Treinamento de Compras 35
No cadastro dos Itens da Previsão, o cadastramento segue a mesma rotina
utilizada em Cotação, Pedido de Compra. Os dados podem ser visualizados atravésdos relatórios: Relação de Previsão de Compras e Relação de Previsão de
Compras por responsável.
Entrada de Materiais
A Nota Fiscal de Entrada consiste na formalização da Compra, ou seja, depois
que a mesma foi solicitada, a área de Compras efetuou uma pesquisa de mercado,
avaliou todas as propostas dos Fornecedores, e escolheu uma delas, gerou o
Pedido de Compra e esse foi aprovado, daremos Entrada do Material comprado
através dessa operação.
Para criar uma Nota Fiscal de Entrada no sistema, podemos utilizar itens da
Cotação e de Pedidos de Compras já cadastrados e liberados. Veremos as formas
de fazê-lo. Partindo da Cotação. Vejamos:
Numeração Automática
Parâmetro 00068. Permite digitaçãomanual de Pesos para Notas Fiscais.
Prioridade Normal
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Manual de Treinamento de Compras 36
Clique sobre a pasta Itens, nesta opção encontraremos dois ícones, sendo:
Utilização de Itens da Cotação de Compras - acionando-o o sistema permitirá
selecionar os Itens da Cotação de Compras previamente avaliados. Essa operação
será permitida se o parâmetro de Compras 00106 - Permite Utilização de Cotação
de Compras na Nota de Entrada , estiver setado como SIM, do contrário a
operação não será permitida.
Neste grid acione o ícone e selecione os Itens da Cotação para montagem da
Nota Fiscal de Entrada e observe, o sistema somente listará itens da Cotação se o
Fornecedor da Nota Fiscal for o mesmo informado na Cotação. Após a seleção dos
Itens, acione o botão Conclui e o sistema repassará para a janela de Itens da Nota
Fiscal, os itens da Cotação.
Parâmetro 00054. Indicase Trabalhará comRastreabilidade
IInclui Itens da Cotação de Compras
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Utilização de Itens do Pedido de Compra - acionando-o o sistema permitirá
selecionar os Itens do Pedido de Compra previamente liberado.
Neste grid acione o ícone e selecione os Itens do Pedido de Compra para
montagem da Nota Fiscal de Entrada e observe, o sistema somente listará itens do
Pedido se o Fornecedor da Nota Fiscal for o mesmo informado na Pedido. Após aseleção dos Itens, acione o botão Conclui e o sistema repassará para a janela de
Itens da Nota Fiscal, os itens do Pedido de Compra.
Outra forma de utilizar o Pedido de Compra na Nota Fiscal de Entrada é através
da opção Transporte de Pedido de Compra localizado na Lista de Aplicações da
barra de ferramentas.
§ Clique sobre a Lista de Aplicações da barra de ferramentas e selecione a
opção Transporte de Pedido de Compra.
§ No campo Pedido informe ou selecione o Pedido de Compra desejado, no
campo Moeda informe em qual moeda a Nota Fiscal será configurada e,
marcando a caixa Utiliza Moeda do Pedido , o sistema automaticamente
utilizará a moeda informada no Pedido para montar os valores da Nota Fiscal.
Selecione que data deve constar na Nota fiscal, ou seja, data de emissão da
nota, data de emissão do pedido que está sendo transportado ou data
específica. Essa opção quando utilizada, não há necessidade de informar o
Fornecedor e nenhum outro dado da janela principal, pois o sistema carregará
todas as informações do Pedido de Compra.
Após informar os dados na janela acima, clique sobre o ícone de gravação da barra
de ferramentas padrão, para que o sistema conclua a operação, gerando a Nota
Fiscal de Entrada com os dados do Pedido de Compra selecionado.
IInclui Itens doPedido de Compra.
Selecione o Pedidode Compra
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Manual de Treinamento de Compras 38
Pedidos utilizados por Notas Fiscais de Compras
Uma outra funcionalidade muito util oferecida pelo sistema é a possibilidade de
consultar os pedido de compras que foram utilizados pela Nota Fiscal. Acesse a
janela “Nota Fiscal de Entrada " e posicione-se em um documento. Acesse o botãoLista de Aplicações na barra de ferramentas, selecione a opção "Pedidos
utilizados por Notas Fiscais de Compra " que apresenta os números e as datas
de emissão dos pedidos de compras utilizados. Na pasta "Itens", no grid de mesmo
nome, pode-se visualizar os detalhes de cada item da nota fiscal utilizando o botão
"Pesquisa", que ativa a interface "Itens da Nota Fiscal". Os campos "Pedido" e
"Ordem" apresentam o número e o item do documento de origem.
Integrações
Uma nota fiscal de entrada , desde que devidamente configurada através do
módulo de “Configuração de Entradas e Saídas ” pode gerar:
§ Estoque - movimentos de "Entrada de Materiais", "Entrada de Material de
Terceiros" ou "Transferência entre Locais", possibilitando ainda a criaçãoe/ou atualização das informações de "Fornecedores dos Itens" e aatualização do valor de custo do item de estoque. Caso a nota fiscal deentrada tenha sido baseada em pedidos ou solicitações de compras quegeraram movimentos de "Previsão de Entrada" ou "Compras Alocadas",esses movimentos podem ser utilizados e vinculados aos movimentos deestoque gerados pela nota.
§ Financeiro - movimentos de "Títulos a Pagar ", "Financiamento" ou"Leasing " e imposto escriturado em Livros após a quitação. Ao eliminar oucancelar uma nota fiscal de entrada, pode-se configurar se os movimentos
financeiros serão eliminados ou estornados. A modificação de uma notafiscal de entrada pode alterar os movimentos financeiros gerados pelaintegração.
§ Livros Fiscais- geração de "Registro de Entrada" ou "Registro de Saída".
§ Contratos e Serviços - a nota fiscal de entrada pode gerar ummovimento de "Recebimento de Mercadorias".
Devolução de Nota de Entrada
A Devolução de Nota de Entrada consiste na devolução da mercadoria comprada
para o Fornecedor do material. Essa operação ocorre por vários motivos, um
exemplo, após a compra do material, com entrada no Estoque e geração do título
no Financeiro, encontra-se um problema na mercadoria sendo necessário devolver
ao fabricante/fornecedor, para essa operação é necessário emitir pelo sistema a
uma Nota Fiscal de Devolução de Compra e essa operação faremos no módulo
Devolução de Nota de Entrada, onde essa operação registrará a devolução da
mercadoria, retirando a quantidade que entrou no Estoque, excluindo ou
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Manual de Treinamento de Compras 39
estornando o título do Financeiro. Para criar uma Devolução de Nota de Entrada no
sistema, faremos da seguinte maneira:
Informamos os dados da capa da Nota informando, Fornecedor, Série da Nota
Fiscal de Devolução e os demais campos se forem necessário e observe, a
origem (Fornecedor/cliente) deverá ser o mesmo utilizado na Nota Fiscal de
Entrada para que os itens da Nota sejam filtrados na operação.
§
Clique sobre a pasta Itens e acione o ícone “Inclui Itens da Nota deEntrada”.
§ Na janela seguinte selecione o Tipo de Entrada e Saída previamente
configurada para a Nota de Devolução. Deve-se selecionar uma única
configuração de E/S que será utilizado para todos os itens selecionados. O
sistema filtrará as CES que possuam o campo origem com o conteúdo
“Vendas” e o nó de “devolução de Entrada ” ativado.
§ Selecione o Tipo de Entrada e Saída correspondente a operação e acione o
botão Avança.
Selecione o Tipo deEntradas e Saídas
Inclui Itens da NotaFiscal de Entrada
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Manual de Treinamento de Compras 40
§ Clique sobre o e selecione os itens da Nota Fiscal de Entrada que serão
devolvidos. Esta operação permite a seleção dos itens das notas fiscais de
entrada com a mesma origem e que possuam saldo (quantidade não devolvida
e não cancelada). A quantidade devolvida é sugerida com o saldo dodocumento (quantidade máxima permitida), permitindo sua alteração
diretamente no grid.
§ O campo Disponível apresentará a quantidade real do item da Nota de Entrada
e o campo Selecionado permitirá ao usuário informar a quantidade total ou
parcial para devolução, este campo sempre será preenchido com a quantidade
total/real dos itens.
Após a seleção dos itens e quantidades desejadas, cl ique sobre o botão Conclui, e
o sistema carregará as informações do GRID para a Devolução de Nota Fiscal de
Entrada. Depois de concluído o cálculo, o sistema permite a alteração das
quantidades, naturezas de operação e impostos dos itens, bloqueando os demaiscampos que foram preenchidos com os dados do documento de origem.
Como ficam os CRDs na Nota de devolução de Entrada:
Cada item de uma devolução de nota fiscal de entrada pode possuir a apropriação
do campo "Valor Contábil" pelos CRD's financeiros e contábeis I e II. Os CRD's e
seus percentuais são sugeridos de acordo com o documento de origem (Nota Fiscal
de Entrada), permitindo a modificação de acordo com a necessidade do usuário. Na
pasta "Totais", na interface "Devolução de Nota de Entrada", os totalizadores "Total
para integração com o financeiro" e "Total para integração com a contabilidade"
apresentam, respectivamente, a sumarização das apropriações de CRD´s
Financeiros e Contábeis dos itens. Caso não seja efetuada nenhuma apropriação
nos itens, é permitida a digitação das apropriações diretamente nos totalizadores,
caso contrário o sistema impede qualquer alteração.
Resumindo!
Para se efetuar uma Devolução de Nota de Entrada é necessário que exista no
sistema Notas Fiscais de Entrada.
Como pôde ser constatado, não há outra forma a não ser essa para gerar umaDevolução de Nota de Entrada, e os campos não estarão habilitados para
alteração, com exceção da Natureza e Quantidade.
Na gravação da Devolução de Nota de Entrada outras operações serão realizadas
conforme a Configuração de Entradas e Saídas informada na Nota de Devolução,
mas essas integrações veremos mais adiante.
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Integrações A devolução de uma nota fiscal de entrada, desde que devidamente configurada
através do módulo de “Configuração de Entradas e Saídas” pode gerar:
§ Estoque – movimentos de "Saída de Material ", "Saída de Material para
Terceiros", "Devolução de Entrada de Material " ou "Devolução de
Terceiros".
§ Financeiro - movimentos de "Estorno de Título a Pagar " , "Estorno de
Financiamento", "Estorno de Leasing ", "Título a Receber ", "Conta-Corrente" ou a eliminação do título existente e a criação de um novo coma diferença. Ao eliminar ou cancelar uma nota fiscal de devolução deentrada, pode-se configurar se os movimentos financeiros serãoeliminados ou se deve ser gerado um novo "Título a Pagar". Amodificação de uma nota fiscal de devolução pode alterar os movimentosfinanceiros gerados pela integração.
§ Livros Fiscais- geração de "Registro de Entrada" ou "Registro de Saída".
§ Contratos e Serviços, a nota fiscal de devolução pode gerar ummovimento de "Devolução de Mercadorias".
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Resultados
Cálculos
Eliminação de Itens Inválidos dos Pedidos de Compras
Nessa opção efetuaremos a eliminação dos itens do Pedido de Compra que
possuem prazo de validade vencido para itens com quantidades não utilizadas.
Um exemplo temos um Pedido que possui prazo de validade até o dia 31/03/2002 e
já estamos em 28/06/2002, então o prazo de validade do pedido está vencido,
sendo bem provável que seus preços já estejam com valores diferentes, não
necessitando utilizar esse pedido, então poderemos eliminá-lo?
Para efetuar essa eliminação:
§ Aciona-se o ícone e seleciona-se os itens do Pedido de Compra que estão
inválidos, carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, pronto
a operação foi realizada.
§ Agora que já efetuamos a eliminação desses itens nos seus respectivos
pedidos, verificaremos se o sistema realmente não permite a utilização desses
itens. Posicione-se em um item eliminado e tente editá-lo, o sistema não devepermitir, além de apresentar o campo Status “Itens Perdeu a Validade”.
Eliminação de Resíduos do Pedido de Compra
Nessa opção efetuaremos a eliminação de resíduos dos itens do Pedido de
Compra.
Inclui Itens doPedido de Compras
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Consideramos como resíduo, itens do pedido com quantidade (Total ou parcial)
em aberto, ou seja, que que não foi utilizada em Nota Fiscal de Entrada, e esse
Pedido não será mais utilizado. Ao conlcuir a operação, o sistema efetua efetua a
desintegração do saldo em aberto do item com os demais módulos do sistema,
respeitando a configuração de entrada e saída. Por exemplo, temos um Pedido quepossui a quantidade de 100 peças para o item, na Nota Fiscal utilizou-se o Pedido
de Compra, mas só foram selecionadas 50 peças para a montagem da Nota Fiscal.
O prazo de validade do pedido está vencido, sendo bem provável que seus preços
já estejam com valores diferentes, então podemos eliminar o resíduo, a quantidade
restante de 50 peças.
Para efetuar essa eliminação:
§ Aciona-se o ícone e seleciona-se os itens do Pedido de Compra,
carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, pronto a
operação foi realizada.
§ Agora que já efetuamos a eliminação dos resíduos desses itens nos seus
respectivos Pedidos, verificaremos se o sistema realmente não permite que
utilizemos esses itens. Posicione-se em um item e tente editá-lo, o sistema não
deve permitir.
Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras
Nessa opção efetuaremos a eliminação de resíduos dos itens das Solicitações
de Compra .
Consideramos como resíduo, itens da solicitação com quantidade (Total ou parcial)
em aberto, ou seja, que que não foi utilizada em Pedido ou Nota Fiscal de Entrada,
e que não será mais utilizada. Ao conlcuir a operação, o sistema efetua efetua a
desintegração do saldo em aberto do item com os demais módulos do sistema,
respeitando a configuração de entrada e saída.
Para efetuar essa eliminação:
IInclui Pedidos
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§ Aciona-se o ícone e selecionam-se as Solicitações de Compra,
carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, a operação foi
realizada.
§ Agora que já efetuamos a eliminação dos resíduos desses itens nas suasrespectivas Solicitações, verificaremos se o sistema realmente não permite que
utilizemos esses itens. Os documentos selecionados não estarão mais
disponíveis para alterações e no Status do item estará indicado " Eliminado ".
Eliminação de Resíduos da Solicitação de Compras Agrupada
Nessa opção efetuaremos a eliminação de resíduos dos itens das Solicitações
de Compra Agrupadas.
Consideramos como resíduo, itens da solicitação com quantidade (Total ou parcial)
em aberto, ou seja, que que não foi utilizada em Pedido ou Nota Fiscal de Entrada,
e que não será mais utilizada. Ao conlcuir a operação, o sistema efetua efetua a
desintegração do saldo em aberto do item com os demais módulos do sistema,
respeitando a configuração de entrada e saída.
Para efetuar essa eliminação:
Inclui Solicitações
Inclui Solicitações
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§ Aciona-se o ícone e selecionam-se as Solicitações de Compra,
carregando os registros para o GRID, acione o botão Conclui, a operação foi
realizada.
§ Agora que já efetuamos a eliminação dos resíduos desses itens nas suasrespectivas Solicitações, verificaremos se o sistema realmente não permite que
utilizemos esses itens. Os documentos selecionados não estarão mais
disponíveis para alterações e no Status do item estará indicado " Eliminado ".
Cálculo da Demanda
Nesta opção efetuaremos o Cálculo da Demanda dos itens, que avalia os
movimentos de saída de materiais de um local de armazenamento em um período,
calculando uma média diária de consumo, permitindo ao usuário desprezar os finais
de semana e os feriados. Baseado nas informações de "Dias para cobertura",saldo disponível do material no local, estoque máximo, estoque mínimo e ponto de
ressuprimento, o sistema apresenta a quantidade de material necessária para
atender essa demanda. Os itens de estoque avaliados podem ser selecionados
pelo usuário, limitando-se aos itens movimentados no local de armazenamento no
período avaliado que possuam fornecedor padrão cadastrado. Além da
visualização, o usuário pode optar por tranformar o resultado desse processamento
em pedidos ou solicitações de compra. No caso de pedido de compra, o documento
é gerado com o fornecedor padrão do item.
Vamos cadastrar a Demanda:
§ Inicial/Final – informaremos o período para a filtragem dos itens do Estoque
movimentados
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Manual de Treinamento de Compras 46
§ Dias para Cobertura – informaremos quantos dias devem durar os itens que
irão entrar após o sistema fazer o Pedido ou a Solicitação através do cálculo da
demanda.
§ Tipo de Cálculo – padrão do sistema é utilizar o tipo “Média”
§ Clicando no botão Solicitação – estaremos indicando ao sistema que o
resultado do cálculo deve gerar Solicitação de Compras para os Itens
§ Clicando no botão Solicitação Agrupada – estaremos indicando ao sistema
que o resultado do cálculo deve gerar Solicitação de Compras Agrupada para
os Itens
§ Clicando no botão Pedido – estaremos indicando ao sistema que o resultado
do cálculo deve gerar Pedido de Compra para os itens e neste caso o campo
Tipo deverá possuir um Tipo de Entrada e Saída para o documento. Informe
também a Data de Emissão do Pedido e em qual moeda o mesmo serárepresentado
§ Clicando no botão Consulta – efetuaremos apenas a consulta dos itens
O que podemos considerar neste cálculo:
§ Gerar com quantidade excedente – o sistema gerará solicitações e pedidos
conforme o cálculo da demanda, mesmo que a quantidade exceda a quantidade
máxima do item no estoque.
§ Considera Estoque mínimo – quando a quantidade resultante da geração da
compra for abaixo do estoque mínimo do local, serão geradas quantidadesadicionais.
§ Considera Ressuprimento – quando a quantidade resultante da geração da
compra for abaixo do ponto de ressuprimento serão geradas quantidades
adicionais conforme o campo ressuprimento do item.
§ Considera Feriado e Fins de Semana – quando marcadas o sistema
considera os dias de feriados e finais de semanas no cálculo da demanda.
§ Avalia todos os itens movimentados – o sistema filtrará automaticamente
todos os itens movimentados em saídas no período informado, não sendo
necessário acionar o ícone Inclui Itens Movimentados do grid.
§ Efetua o Cálculo das Parcelas a Partir da Entrega – quando selecionada o
sistema, ao gerar o Pedido irá considerar as datas das parcelas a partir da data
de entrega.
Vamos ver como isso funciona:
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Manual de Treinamento de Compras 47
Abaixo teremos a relação dos nossos itens que foram utilizados na saída, além
disso, temos também a relação das quantidades máximas e mínimas conforme o
cadastro de cada item.
Item do Estoque Local do Estoque Qtde Mínima Qtde Máximo Qtde Ressuprimento00010 1.0001 20 80 50
00011 1.0001 10 50 30
00012 1.0002 50 200 120
00013 1.0002 100 600 300
Conforme tabela acima teremos na janela de “Itens movimentado” o Item 00011
que será demonstrado com o total de 17 unidades, das quais 5 unidades
pertencem a uma saída realizada 29/09/2002 e 12 unidades à outra saída
realizada no dia 27/09/2002.Neste grid é apresentado o item e a quantidade de saída total do item no período
indicado.
Clique sobre o botão Avança para apresentação do grid com o item, saldo
disponível no estoque, quantidade a ser gerada (necessidade de saldo) no período
de 40 dias conforme indicado no campo Dias para Cobertura.
Vamos entender como o sistema efetuou o cálculo:
A soma da quantidade movimentada de cada item no período será dividida em dias(nº de dias no intervalo do período informado), e em seguida será multiplicada pelo
número de dias cadastrado no campo Dias para Cobertura, para obter a quantidade
total que deverá ser solicitada no fim do cálculo.
O ícone Inclui ITENSMOVIMENTADOS, somente será
apresentado no grid quando a caixa“Avalia Todos os Itens Movimentados”
não for marcada.
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Manual de Treinamento de Compras 48
§ Clique sobre o botão Conclui para a conclusão da operação, gerando Pedido
ou Solicitação de Compra , ou apenas consulta dos itens.
Integrações Off Line
Nesta opção realizamos as integrações manuais entre as áreas, ou seja, as
integrações OFF LINE definidas na árvore de integração da janela de Configuração
de Entradas e Saídas. Através desta interface é possível executar a integração, a
reintegração, ou seja, caso o documento tenha sido alterado, sendo necessário
refazer a Integração novamente e Desintegração, ou seja, desfazer os movimentos
gerados pelas opções anteriores.
Nota Fiscal de Entrada
A Integrações de Nota Fiscal de Entrada permite a integração, reintegração ou
desintegração das notas fiscais de entrada com as áreas de “Estoque”,
“Financeiro”, “Livros Fiscais” e “ Assistência Técnica” .
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Manual de Treinamento de Compras 49
§ Selecione o com qual área haverá integração, o tipo de operação eclique sobre o botão Avança e selecione os registros a serem integradose finalmente, clique no botão “conclui” para efeturar a operação deintegração.
Pedido de Compras
§ A integração do Pedido de Compra permite integração, reintegração ou
desintegração dos pedidos de compras liberados com as áreas de “Estoque” e
“Financeiro”. (a operação da janela é similar à de Nota Fiscal de Entrada)
Solicitação de Compra
§
As integrações da Solicitação de Compra e Solicitação de Compra
Agrupada podem ser efetuadas somente com a área Estoque. (a operação da
janela é similar à de Nota Fiscal de Entrada)
Integração Contábil
§ Nesta janela pode-se efetuar a Integração com a Contabilidade desde que
previamente configurada. Tal configuração é efetuada pelo departamento de
Desenvolvimento da Star Soft – Indústria de Software e Soluções.
§ Nesta janela selecionaremos o módulo correspondente a integração
repassando um ou mais para a coluna selecionados, através dos botões demovimento.
§ A integração pode gerar diretamente um Lançamento Contábil , bastando para
isto, marcar a opção “Contabilização”, ou ainda utilizar um Lançamento Pré-
Contabilizado.
§ Clique sobre o botão Avança e selecione os registros necessários conforme as
definições dessa janela.
Repasse para essas colunas osdocumentos a serem integradoscom a área Contábil .
Operações que geram
integração contábil.
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Manual de Treinamento de Compras 50
§ Caso seja necessário refazer ou excluir uma integração contábil de qualquer
módulo, a operação é realizada por essa janela.
§ Clique sobre o botão Avança e selecione o registro integrado para sua
reintegração ou deleção.
§ Os pontos de integração contábil na área de compras são “Devolução de Nota
de Entrada ” e “Nota fiscal de Entrada ”.
Integrações On Line
Estamos trabalhando com um sistema integrado e isso permite ao usuário efetuar
várias operações, simultaneamente, dentro do sistema, por exemplo: a emissão de
uma Nota Fiscal de Entrada poderá gerar um Movimento de Entrada na área
Estoque. A mercadoria comprada deverá ser pagar, gerando, dessa foram, um
Título a Pagar na área Financeira. No pagamento da mercadoria há ainda anecessidade de recolhimento de impostos, o que gerará um Registro de Entrada
na área Livros Fiscais. Todas essas operações são controladas pelo “Tipo de
Entrada e Saída” utilizado no Pedido de Compra, Nota Fiscal de Ent rada e
Devolução de Nota de Entrada.
Pedido de Compra
§ Gera no Estoque : Previsão de Entrada ou Compras Alocadas
§ Gera no Financeiro: Previsão de Saída com possibilidade de particiapar do
Fluxo de caixa, Títulos a pagar, Financiamento ou Leasing
Nota Fiscal de Entrada
§ Gera no Estoque : Entrada de Materiais, Entrada de Materiais de terceiros ou
Transferência entre Locais
§ Gera no Financeiro: Título a Pagar, Financiamento ou Leasing e escrituração
em Livros na Quitação
§ Gera em Livros Fiscais: Registro de Entrada
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Manual de Treinamento de Compras 51
§ Gera em Contratos e Serviços: Recebimento de Mercadorias
Devolução de Nota de Entrada
§ Gera Saída de Materiais no Estoque - Mercadoria comprada devolvida deveser retirada do Estoque
§ Gera Estorno do Título a Pagar no Financeiro – Como na Entrada do Material
gerou um Título a Pagar, através dessa devolução, efetuaremos o estorno
desse valor.
§ Gera Registro de Saída referente à devolução em Livros Fiscais – Registro
de Impostos referentes à Devolução da Mercadoria
§ Gera em Contratos e Serviçosa devolução da mercadoria
PCPO cálculo de MRP, pode gerar solicitações ou pedidos de compras para atender
a demanda de matéria-prima. Os documentos criados podem ser identificados
através do campo "Gerado por", que apresenta o número do MRP responsável. Os
parâmetros que influenciam nesse processo são os seguintes: "00164. Solicitante
utilizado na geração de solicitações pelo M.R.P", "00165. Comprador utilizado na
geração de pedidos pelo M.R.P", "00166. Gera Pedido de Compras sem liberação
no M.R.P", "00169. Gera Solicitação de Compras sem liberação no M.R.P" e
"00171.Indica se deve gerar Pedido de Compras com preço de Custo do fornecedor
padrão".
Configuração de Entrada e Saída
O comportamento das integrações com outros módulos é único para todas as
configurações das naturezas que compoem a configuração de entradas e saídas,
permitindo a composição de condições distintas para cada configuração de
natureza, seus impostos e totais para integração. As configurações de naturezas
podem ser condicionadas através de comparação dos dados do documento com
listas de informações de clientes ou fornecedores (tipo de pessoa, país, estado e
cidade) e itens de estoque (família, código auxiliar, agrupamento e classificação
fiscal), vigência e condição adicional, que permite a elaboração um script técnico de
uma situação não contemplada pelas opções padrões. Ao escolher uma
configuração de entrada e saída em um item de documento de compras ou vendas,
o sistema avalia suas configurações das naturezas, selecionando a primeira que se
enquadrar nas condições estabelecidas, inicializando os campos natureza de
operação, classificação tributária (ICMS), desconto/acréscimo padrão, local de
entrada (quando aplicável), local de saída (quando aplicável) e o tipo de movimento
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Manual de Treinamento de Compras 52
de estoque. Além da inicialização dos campos, toda a parametrização de cálculo de
impostos e de composição de valores para a integração é aplicada.
Vamos montar um exemplo a partir da Configuração de Entradas e Saídas e
utilizaremos o mesmo Tipo para Pedido de Compra e Nota Fiscal de Entrada,
observe atentamente as configurações, pois o resultado das integrações obedece
simplesmente à árvore de integração da Configuração de Entradas e Saídas.
Configuração de Entradas e Saídas para Pedido de Compra/E009 - Localizado
em Configurador/Compras.
§ Neste exemplo, montamos na árvore de Integração para oPedido de Compra as seguintes operações:
§ Pedido de Compra
integrará com oEstoque
gerando omovimento de Previsão de Entrada.
§ No Financeiro será gerado um movimento de Previsão deSaída e essa Previsão entrará no Fluxo de Caixa.
§ Se esse Pedido de Compra for excluído da área Compras , osistema efetuará a seguinte operação:
§ Eliminará do Financeiro o movimento gerado acima, ou seja, oregistro do movimento Previsão de Saída.
§ Observe – Para a área Estoque não é necessário configuração,pois na exclusão do Pedido de Compra a quantidade informadano mesmo, automaticamente será excluída no Estoque .
§ Se o Pedido de Compra for editado e sofrer qualquer alteraçãoprincipalmente de quantidade ou valor, o sistema ainda poderáefetuar as seguintes operações:
§ Alterará no Financeiro o movimento gerado pela integração doPedido de Compra, ou seja, atualizará o movimento Previsão deSaída. E como na operação de Eliminação, para a áreaEstoque essa operação é automática, não necessitando ocontrole dessa operação pela árvore de Integração.
Ponto Importante !!!
§ Tipo – neste definiremos se a Integração do Pedido deCompra será On Line – executada na gravação do Pedido, ouOff Line, Integração manual, realizada através da opçãoCompras/Integrações Off-line/Pedido de Compra.
§ Na nossa árvore a integração do Pedido de Compra é On Line – automática, e os registro serão gerados na gravação do
documento.
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Manual de Treinamento de Compras 53
Configuração de Entradas e Saídas para Nota Fiscal de Entrada/E009
Seguindo com a nossa operação de entrada de materiais a partir de um Pedido de
Compra utilizado em uma nota fiscal de entrada e todos os movimentos gerados
como resultado da integração do sistema.
§ Neste exemplo, montamos na árvore de Integração para o NotaFiscal de Entrada as seguintes operações:
§ Nota Fiscal integrará com o Estoque gerando o movimento deEntrada de Materiais , nesta mesma operação, o sistema AtualizaráFornecedor do Item e caso o Fornecedor não esteja cadastrado noitem, o sistema Adicionará como novo Fornecedor do Item . Outraatualização será No valor de Custo do Item do Estoque .
§ Em Livros Fiscais será gerado um registro de Entrada com osimpostos informados na Nota Fiscal de Entrada.
§ No Financeiro será gerado um movimento de Título a Pagar , e se aNota Fiscal utilizar o Pedido de Compra configurado acima, osistema automaticamente fechará a Previsão de Saída do Financeiroe amarrará o mesmo ao Título aqui gerado.
§ No Contratos e Serviços (Assistência Técnica) a integração com o notafiscal de entrada gerará uma Recebimento de Mercadoria
§
Se essa Nota Fiscal de Entrada for excluído ou cancelada da áreaCompras , o sistema efetuará a seguinte operação:
§ Eliminará do Financeiro o movimento gerado acima, ou seja, oregistro do movimento Título a Pagar .
§ Observe – Para a área Estoque não é necessário configuração, poisna exclusão da Nota Fiscal de Entrada a quantidade informada nomesmo, automaticamente será excluída no Estoque .
§ Se a Nota Fiscal de Entrada for editada e sofra qualquer alteraçãoprincipalmente de quantidade ou valor, o sistema ainda poderá efetuaras seguintes operações:
§ Alterará no Financeiro o movimento gerado pela integração da NotaFiscal de Entrada, ou seja, atualizará o movimento Título a Pagar . Ecomo na operação de Eliminação, para a área Estoque essaoperação é automática, não necessitando o controle dessa operação
pela árvore de Integração.
Um ponto Importante !!!
§ Tipo – neste definiremos se a Integração da Nota Fiscal de Entrada será On Line – executada na gravação da Nota, ou Off Line ,Integração manual, realizada através da opção Compras /Integraçõesoff –line /Nota Fiscal de Entrada.
§ Na nossa árvore a integração é On Line – automática, e os registroserão gerados na gravação do documento.
§ Utilização do Movimento do Estoque – este caso será utilizado nautilização do Pedido de Compra na Nota Fiscal de Entrada, fechando oregistro gerado no Estoque pelo Pedido, pois esse está sendoefetivado pela Entrada efetiva da Nota Fiscal de Entrada, caso nãoseja marcada, a quantidade gerada para Previsão de Entrada no
Estoque permanecerá, mesmo que o Pedido seja utilizado.
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Manual de Treinamento de Compras 54
Operação de Entrada de Materiais
Pedido de Compra – Número PC-000205
§ A Integração obedecerá a essas configurações partindo dos campos:
§ Tipo – Configuração de Entrada e Saída e configurado da forma descrita acima.
§ Natureza – que está atrelada a Configuração de Entrada e Saída e é o camporesponsável pela geração dos Impostos, mas esses são importantes apenas na
confecção da Nota Fiscal de Entrada . e
§ Item, Quantidade, Valor Unitário e Local Destino onde o movimento do
Estoque será pesquisado.
Veja como ficaram as Integraçõesapós a gravação desse Pedido de Compra .
Importante !!! Para que a Integração seja realizada corretamente, além de
configuração da árvore de integração do Tipo de Entrada e Saída, ou
Configuração de Entradas e Saídas, deverá estar configurado corretamente osTotais para a Integração e para verificar essa informação, após a gravação dos
itens do Pedido de Compra, posicione na pasta Totais e observe os seguintes
dados:
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Manual de Treinamento de Compras 55
Se Total para Integração com o Estoque estiver zerado, a integração não será
realizada. O mesmo ocorrerá para as demais.
E para ter certeza que as Integrações foram realizadas, acione o ícone da Lista de
Aplicações na barra de ferramentas e selecione a Módulo de Integração, o
sistema apresentará as área contempladas pela Integração, veja:
Seguindo com a nossa operação, efetuaremos a Nota Fiscal de Entrada e
analisaremos passo a passo o resultado dessa operação.
Nota Fiscal de Entrada
NF Número 00 0090 utilizando o Pedido de Compra PC-000205.
Utilizaremos o Pedido de Compra pela opção Lista de Aplicações/Transporte de
Pedido de Compra, acesse o módulo Nota Fiscal de Entrada e acione o ícone da
barra de ferramentas, o sistema apresentará a janela:
Reconheceram o número do nosso Pedido de Compra cadastrado anteriormente?,
pois é a Nota Fiscal de Entrada utilizará todos os dados do Pedido de Compra,
desde a capa até as parcelas, vamos ver:
Após selecionar o Pedido de Compra e informar a Moeda , clique sobre o ícone de
gravação da barra de ferramentas para a confecção da Nota Fiscal de Entrada .
§ A Integração obedecerá a essas configurações partindo dos campos:
§ Tipo – Configuração de Entrada e Saída e configurado da forma descrita acima.
§ Natureza – que está atrelada a Configuração de Entrada e Saída e é o campo
responsável pela geração dos Impostos e
§ Item, Quantidade, Valor Unitário e Local Destino onde o movimento do
Estoque será pesquisado.
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Manual de Treinamento de Compras 56
Veja como ficou as Integrações após a gravação dessa Nota Fiscal de Compra .
Se Total para Integração com o Estoque estiver zerado, a integração não será
realizada. O mesmo ocorrerá para as demais.
E para ter certeza que as Integrações foram realizadas, acione o ícone da Lista de
Aplicações na barra de ferramentas e selecione a Módulo de Integração, o
sistema apresentará as área contempladas pela Integração, veja:
Confirmado!!! As Integrações forma geradas conforme a Configuração de Entradas
e Saídas utilizada na Nota Fiscal de Entrada.
Aqui estão os dados, casoqueira comparar com osdados do Item do nossoPedido de Compra e veja queno campo Pedido o sistemaadicionou o número do nossoPedido
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Manual de Treinamento de Compras 57
Para confirmar o pedido utilizado na Nota fiscal, acione o ícone - Lista de
Aplicações e selecione a opção Pedidos utilizados por Notas Fiscais de
Compras.
Movimento de Entrada no Estoque
Pelo Pedido de Compra – PC-000205 gerou a Previsão de Entrada -001070
§ Na janela principal da Previsão de Entrada é possível saber a Origem do
registro, ou seja, de onde o registro é proveniente. Clique sobre o ícone para
abrir um pequeno menu, ative a opção “origem do registro”. O sistema coloca
na janela ícone . Passe o mouse sobre esse ícone para o sistema apresentar
a informação sobre a origem do registro.
§ Com esse movimento o sistema gerou no Estoque a Previsão de Entrada de 10
unidades desse item, verifique pela opção Consultas – Quantidades por Local.
Verifique SEMPRE o Local de Armazenamento informado no Documento, é
nesse local que a consulta deverá ser realizada.
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Pela Nota Fiscal de Entrada 000090 – gerou movimento de Entrada de Materiais
ENTR-100119. Clique sobre o ícone para abrir um pequeno menu, ative a opção
“origem do registro”. O sistema coloca na janela ícone . Passe o mouse sobreesse ícone para o sistema apresentar a informação sobre a origem do registro.
Observe que o movimento de Entrada de Materiais amarrou o movimento
Previsão de Entrada gerado pelo Pedido de Compra , essa quantidade não
deverá mais constar na Consulta de Quantidades por Local no Estoque.
Rateio doEstoque
Nota Fiscal de Entrada: Numero 000090 Serie nicFornecedor: Numero 0505657000100 Nome STAR SOFT INDUSTRIA DE
SOFTWARE E SOLUÇÕES LTDA
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Vamos analisar a quantidade por local no Estoque após a Integração
Observe que o sistema retirou a quantidade da Previsão de Saída e repassou a
quantidade para Entrada Integradas sem Fechamento. Essa permanecerá aí até
que o Fechamento no Estoque seja realizado.
Movimento no Financeiro
Pelo Pedido de Compra – PC-000250 gerou as Previsões de Saída -PC-
00020500001 e 00020500002
O sistema gerou dois registros para a Previsão de Saída, porque no Pedido de
Compra foi utilizado a Condição de Pagamento de duas parcelas.
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Pela Nota Fiscal de Entrada – 000090 gerou o Título no Contas a Pagar -
001015.
§ O Título do Contas a Pagar foi gerado e automaticamente utilizou a Previsão
de Saída gerada pelo nosso Pedido de Compra – PC-000205.
§ A Previsão de Entrada será fechada e não poderá ser mais utilizada e não
será apresentada no Fluxo de Caixa.
§ A Previsão deverá apresentar a caixa Fechado marcada.
Movimento em Livros Fiscais
Pelo Pedido de Compra - PC000205 “Não há movimento em Livros Fiscais”
para Pedido de Compra
Pela Nota Fiscal de Entrada - 000090 gerou o Registro de Entrada 000090
Parcelas em Aberto
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Compare a Tela de Impostos da Nota Fiscal de Entrada com o Registro gerado
em Livros Fiscais.
Imposto na Nota Fiscal de Entrada - 000090
Imposto gerado em Livros Fiscais
Se por algum motivo a Nota Fiscalde Entrada for cancelada, o sistemamarcará automaticamente essacaixa.
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Manual de Treinamento de Compras 62
Parâmetros
Onde encontrar?
Configurador ¢ Parametrização do Sistema
Os Parâmetros do sistema na maioria das vezes são utilizados para configurar o
sistema de acordo com as regras de negócio utilizadas pela Empresa onde o
mesmo está sendo implantado.
Segue abaixo uma lista dos Parâmetros e no decorrer do treinamento, existirão
referências aos mesmos e onde estarão interagindo conforme o setamento.
§ 00014. Data de Fechamento de Compras
Informando uma data, a partir dessa abaixo não será permitido movimentos de
entrada e alterações nos documentos da Área de Compras.
§ 00053. Indica se Trabalhará com Grade de Estoque
Setado como SIM, nos Itens controlados por Grade o sistema habilitará o ícone
em todos os movimentos de Entrada do item.
§ 00054. Indica se Trabalhará com Rastreabilidade
Setado como SIM, nos itens controlados por Rastreabilidade o sistema habilitará o
ícone em todos os movimentos de Entrada do item.
§ 00059. Série Padrão sugerida na Nota Fiscal de Entrada
Informando uma Série neste parâmetro, na adição de uma Nota Fiscal de Entrada essa Série será sugerida, podendo ser alterada no cadastramento.
§ 00098. Inicialização do valor unitário nos documentos de compras
Indica se o valor de custo será sugerido ou não em Pedido de Compras e Nota
Fiscal de Entrada. E se sim qual valor será utilizado: o valor de custo do cadastro
do item de estoque ou do valor de custo do fornecedor do item de estoque.
§ 00106. Permite Utilização de Cotação de Compras na Nota de Entrada
Setado como SIM, o sistema habilitará o ícone na pasta Itens da Nota Fiscal
de Entrada.
§ 00110. Permite editar/excluir Pedidos com Itens Liberados
Setado como SIM, o sistema permitirá ao usuário editar ou excluir um Pedido
mesmo possuindo Itens Liberados.
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Manual de Treinamento de Compras 63
§ 00153. Permite Apagar Solicitações que possuam Itens Liberados
Setado como SIM, o sistema permitirá ao usuário excluir Solicitação mesmo
possuindo Itens Liberados.
§ 00164. Solicitante utilizado na Geração de Solicitações pelo MRP
Amarre a este parâmetro o Solicitante Padrão responsável pela geração de
Solicitações de Compras através da área PCP.
§ 00165. Comprador utilizado na Geração de Pedidos pelo MRP
Amarre a este parâmetro o Comprador Padrão responsável pela geração de
Pedidos de Compras através da área PCP .
§ 00166. Gera Pedido de Compras sem Liberação no MRP
Setado como SIM, o sistema permitirá gerar Pedidos de Comprassem que o MRP
da área PCP esteja liberado.
§ 00168. Mostra itens desabilitados (sem acesso) do menu
Setado como SIM, o sistema mostrará no menu principal as opções que o usuário
não possuir acesso.
§ 00169. Gera Solicitação de Compras sem Liberação no MRP
Setado como SIM, o sistema permitirá gerar Solicitação de Compras sem que o
MRP da área PCP esteja liberado.
§ 00171. Indica se deve gerar Pedido de Compra com Preço de Custo
Setado como SIM, o sistema utilizará o Preço de Custo do Item no Estoque. Setado
como NÃO, o sistema utilizará o Preço de Custo do Fornecedor do Item no
Estoque.
§ 00221. Indica se deve ser gravado o valor de custo na Entrada
Indica se ao gerar um Apontamento de Materiais o valor unitário da Entrada de
Materiais no estoque deve ser o Custo indicado no item de estoque.
§ 00249. Utiliza Apropriação Contábil Padrão de CRD's na Nota Fiscal de
Entrada
Indica que ao salvar um item da Nota Fiscal de Entrada irá gerar rateio por Centrode Receitas e Despesas I e II contábil. O rateio será apropriado ao Centro de
Receita e Despesa I informado no parâmetro 00003 e ao Centro de Receita e
Despesa II informado no parâmetro 00004. A criação dos rateios para o Centro de
Receitas e Despesas I e II respeitam a configuração do parâmetro 00052.
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Trabalho desenvolvido pela área de Capacitação e Documentação. Revisão 2 - 2005
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