facturacion starsoft

MANUAL

ELECTRONICO FACTURACIÓN

Starsoft

SISTEMA GOLD EDITION 2014

S T A R S O F T Calle Tiahuanaco 146 - Urb. Maranga -

San Miguel - Lima

451-9770 / 452-2993

INDICE

INDICE .................................................................................................................................................

1

FINALIDAD ..........................................................................................................................................

4 A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA .....................................................................................

4 A.3. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 5

1. BASE DE DATOS................................................................................................................. 6

1.1 ARTICULOS

...................................................................................................................... 6

1.2 CLIENTES

....................................................................................................................... 11

Actualiza Datos Generales

................................................................................................................ 11

1.3 VENDEDORES

................................................................................................................ 14

1.4 TABLAS DE AYUDA

......................................................................................................... 16

1.4.1 Documentos

......................................................................................................................

... 16

1.4.2 Unidades de Medida

............................................................................................................ 17

1.4.3 Familia de Artículos

.............................................................................................................. 19

1.4.4 Distritos

......................................................................................................................

.......... 22

1.4.5 Forma de Pago .....................................................................................................................

23 1.4.6 Zona de Venta

......................................................................................................................

24

1.4.7 Giro del Cliente

..................................................................................................................... 24

1.4.8 Tarjeta de Crédito

................................................................................................................ 25

1.4.9 Bancos

.................................................................................................................................. 26

1.4.10 Tipo de Cambio .................................................................................................................. 27

1.4.11 Territorio

............................................................................................................................ 28

1.4.12 Ruta

...................................................................................................................................

. 29

Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel – Lima www.starsoft.com.pe

1

1.4.13 Segmento

........................................................................................................................... 30

1.4.14 Ubicación del Segmento

.................................................................................................... 31

1.4.15 Tipos de Precio ................................................................................................................... 32

1.4.16 Tipo de Artículos ................................................................................................................ 33

1.4.17 Transportista

...................................................................................................................... 34

1.4.18 Conceptos Generales

......................................................................................................... 36 1.5 ASIENTOS

DE VENTA ........................................................................................................... 36 1.5.1 Cuenta Contable Documentos

............................................................................................. 36 1.5.2 Cuenta

Contable Flete .......................................................................................................... 37

2. LISTADO .......................................................................................................................... 37

2.1 CATÁLOGO DE ARTÍCULOS

................................................................................................... 37 2.2 CATÁLOGO

DE CLIENTES ...................................................................................................... 38

2.3 LISTADO DE PRECIOS .......................................................................................................... 39

2.4 LISTADO DE PRECIOS POR FAMILIA ......................................................................................... 40

3. VENTAS .......................................................................................................................... 42

3.1 VENTAS

.......................................................................................................................... 42

3.1.1 Documentos de venta

.......................................................................................................... 42

3.1.2 Ingreso Rápido Factura / Boleta. .......................................................................................... 46 3.1.3 Factura

Guía

......................................................................................................................

... 48

3.1.4 Guías de Venta

..................................................................................................................... 48

3.1.5 Facturar Guías de Venta

....................................................................................................... 50

3.1.6 . Emisión de Cotizaciones

..................................................................................................... 51

3.1.7 . Emisión de Pedidos

............................................................................................................ 51

3.1.8 . Emisión Guías Pedidos ....................................................................................................... 51

3.2 OBSEQUIOS

..................................................................................................................... 52


2

3.2.1 Factura de

Obsequios........................................................................................................... 52

3.3 EXPORTACION

............................................................................................................... 54

3.3.1 Factura de Exportación ........................................................................................................ 54

3.3.2 Nota de Crédito de Exportación ........................................................................................... 56 3.3.3 Nota

de Débito de Exportación

............................................................................................ 56

4. PROCESOS ...................................................................................................................... 57

4.1 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

......................................................................................... 57

4.2 MODIFICACIÓN DE GUÍAS

.................................................................................................... 58

4.3 MODIFICACIÓN DE COTIZACIONES

......................................................................................... 58

4.4 MODIFICACIÓN DE PEDIDOS

................................................................................................. 59

4.5 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

............................................................................................ 59

4.6 ELIMINACIÓN DE GUÍAS

...................................................................................................... 60

4.7 ELIMINACIÓN DE COTIZACIONES

............................................................................................ 60

4.8 ELIMINACIÓN DE PEDIDOS

................................................................................................... 60 4.9 ANULACIÓN

DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 61

4.10 ANULACIÓN DE GUÍAS

...................................................................................................... 62

4.11 ACTUALIZA ESTADO DEL PEDIDO

......................................................................................... 62

4.12 LETRAS.....................................................................................................................

..... 62

4.8.1 Canje por Letras

................................................................................................................. 63

4.8.2 Mantenimiento de Canjes .................................................................................................. 64

4.13 GENERAR ASIENTO DE VENTAS ........................................................................................... 64

4.14 MARCAR DOCUMENTOS COMO NO CONTABILIZADOS ............................................................... 65

4.15 GENERACION DE VENTAS MENSUALES

.................................................................................. 66

4.16 CIERRE DE VENTAS MENSUAL

............................................................................................. 66

4.17 ABRIR MES CERRADO


3

....................................................................................................... 66

5. CONSULTAS .................................................................................................................... 67

5.1 CONSULTA DE DOCUMENTOS

............................................................................................... 67 5.2 CONSULTA DE

COTIZACIONES ............................................................................................... 68 5.3

CONSULTA DE PEDIDOS.

...................................................................................................... 69 5.4

CONSULTA DE GUÍAS DE VENTA

............................................................................................ 69

5.5 CONSULTA DE STOCK .......................................................................................................... 70

5.6 COMISIONES POR VENDEDOR ............................................................................................... 71

5.7 CONSULTA DE VENTAS POR ARTÍCULO .................................................................................... 71

5.8 CONSULTA RÁPIDA DE PRECIOS ............................................................................................. 72

6. REPORTES ....................................................................................................................... 73

6.1 INFORMES DIARIOS

....................................................................................................... 73

6.1.1 Ventas Contado /

Crédito..................................................................................................... 73 6.1.2 Ventas por Serie / Factura

................................................................................................... 73 6.1.3 Ventas por Agrupaciones

..................................................................................................... 74

6.1.4 Ventas por Vendedor

........................................................................................................... 75

6.1.5 Ventas por Cliente

................................................................................................................ 76

6.1.6 Ventas por giro de Cliente

.................................................................................................... 77

6.1.7 Ventas por Grupos de Clientes ............................................................................................. 77

6.2 VENTAS MENSUALES

..................................................................................................... 78

6.2.1 Ventas Mensuales por Artículo ............................................................................................ 78 6.2.2 Ventas

Mensuales por Familia

............................................................................................. 78

6.2.3 . Ventas Mensuales por Línea ............................................................................................ 79

6.2.4 Ventas Mensuales por Grupo .............................................................................................. 80

6.2.5 . Ventas Mensuales por Cliente........................................................................................... 81

6.2.6 Ventas Mensuales por Vendedor

......................................................................................... 82

6.3 VENTAS DE RANGOS MENSUALES


4

.................................................................................. 83

6.4 VENTAS POR RANGO DE FECHAS

.................................................................................... 84

6.5 DETALLE DE VENTAS POR CLIENTE

.................................................................................. 84

6.6 ANÁLISIS DE VENTAS

..................................................................................................... 85

6.6.1 Ranking de Ventas por Cliente

............................................................................................. 85 6.6.2 Ranking de ventas por Artículo

............................................................................................ 86

6.6.3 Utilidad de ventas

................................................................................................................ 87

6.6.4 Utilidad por lista de precios

................................................................................................. 87

6.7 . REGISTRO DE VENTAS

.................................................................................................. 88 6.7.1 . Registro de Ventas por Punto de Venta. ............................................................................ 88

6.7.2 . Registro de Ventas Sunat ................................................................................................... 89

6.8 DOCUMENTOS EMITIDOS

.............................................................................................. 90

6.9 VENTAS COMPROMETIDAS

............................................................................................ 91 Pedidos por

Vendedor......................................................................................................................

91

6.9.1 Artículos Comprometidos

.................................................................................................... 91

6.10 LISTADO DE DOCUMENTOS

.......................................................................................... 92

6.10.1 Facturas con guías emitidas

............................................................................................... 92 6.10.2

Guías emitidas con facturas

............................................................................................... 92

6.10.3 Guías de ventas por cliente ................................................................................................ 93

6.11 CONSISTENCIA DEL ASIENTO DE VENTAS

...................................................................... 93

7. CONFIGURACION ............................................................................................................ 93

7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA

........................................................................................... 94

7.1.1 . Crear empresa

....................................................................................................................

94 7.1.2 . Crear usuarios

...................................................................................................................

97 7.1.3 Crear Administrador

............................................................................................................. 98

7.2 TABLA DE DOCUMENTOS

............................................................................................... 98 7.3


5

PUNTO DE

VENTA.....................................................................................................

... 102 7.4 FORMATOS DE IMPRESIÓN

........................................................................................... 103 7.5

CAMBIA EMPRESA ACTIVA

............................................................................................ 104 7.6

CAMBIA FECHA PROCESO

............................................................................................. 104 7.7

FONDO DE PANTALLA

................................................................................................... 105

8. HERRAMIENTAS ............................................................................................................. 105

8.1 VERIFICAR MENU

......................................................................................................... 105

8.2 REVERSIÓN DE IMPRESIÓN

........................................................................................... 106

FINALIDAD

La presente Guía de Operación del Software StarSoft – Facturación

versión SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y

didáctica el manejo del Software. de manera que los usuarios puedan

operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este

moderno sistema de Información.

A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes:

Botón para ingresar los datos de un nuevo Cliente,

Artículo, etc.


6

Botón para modificar los datos de un Cliente, Artículo, etc.

Botón para eliminar un Cliente, Artículo, etc.

Botón para salir de la pantalla.

Botón para llenar una ficha técnica de un artículo.

Botón para consultar un documento.

Botón para grabar los datos ingresados.

Botón para imprimir, visualizar un reporte.

Botón para ingresar o visualizar el equivalente de las

Unidades de medida.

Botón para ingresar o visualizar las líneas de las Familias.

Botón para ingresar o visualizar los grupos de las líneas.

A.3. INGRESO AL SISTEMA

Para acceder al Software StarSoft - Facturación, la primera ventana

que se muestra en el sistema es la de INICIO DE SESION, donde los

usuarios con autorización digitarán su código de usuario y contraseña o

clave secreta, luego se debe registrar el Tipo de Cambio del día, cabe

mencionar que el Sistema de Facturación asumirá el Tipo de Cambio

ingresado en el Sistema de StarSoft – Contabilidad. Finalmente se

presionará el Botón de Aceptar.


7

Importante.-

Antes de registrar los datos en las siguientes opciones que

mencionaremos, se tiene que haber completado el registro de datos en

la opción 1.4 Tablas de ayuda, ya que se van a requerir datos de estas

tablas; tales como unidad de medida, tipo de artículo, cuenta contable,

código de grupo, etc. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de

datos, éstos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes.

1. BASE DE DATOS

En esta opción se agrupan las principales Tablas o Archivos Maestros

del Sistema, tales como Artículos, Clientes, Vendedores, etc. Estas

deben ser actualizadas para poder llevar a cabo el Proceso de

Facturación. Se cuenta con los siguientes sub. menús:

1.1 ARTICULOS

En esta opción nos sirve para manejar los datos de los artículos y los datos de ventas.

En este menú se registra todos los datos de los artículos. Cada artículo es identificado

mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el artículo,

este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro artículo. Se puede

registrar todo tipo de artículos: Productos terminados, mercaderías, repuestos,

suministros, incluso servicios, los cuales serán usados para imprimirse en las facturas.


8

La primera pantalla que se presenta es la relación de artículos con sus

Datos Generales, mostrando en la parte superior un buscador (Buscar)

que nos ayudará a seleccionar sólo los artículos que deseamos

visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre de los

artículos deseados.

El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los

caracteres digitados, usualmente está ordenado (Orden) por código,

pero puede ser modificado y ordenarlo de acuerdo a lo que Ud. Desee,

además para realizar una búsqueda más exacta tenemos el Filtro que

nos depura aún más la Lista de Artículos.

En esta pantalla también podemos modificar los datos de los artículos ya existentes

(excepto el código), consultar cualquier dato requerido, con los botones que se

encuentran en la parte inferior de la pantalla.

Al presionar el botón de Ingreso vamos a crear nuevos artículos, registrando todos los datos necesarios, se cuenta con los siguientes

campos:


9

Código : Registra el código del Artículo, asignado por la empresa. Su ingreso es obligatorio. Se puede ingresar hasta 20 caracteres alfanuméricos.

Cód. Fabricante : Registra el código asignado por el proveedor. Su

uso es opcional. Se puede ingresar hasta 40

caracteres alfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre del artículo, permite hasta 50

caracteres.

Descrip. Alterna : Registra la descripción complementaria de los

artículos.

Unidad Medida : Registra la unidad de medida, debe existir en la

tabla de ayuda.

Los siguientes 4 campos se refieren a la clasificación que Uds. le dan a

sus artículos.

Familia : Registra la familia del artículo, debe existir en la tabla de

ayuda.

Línea : Registra la línea del artículo, debe existir en la tabla de


1

0

ayuda.

Grupo : Registra al grupo del artículo, debe existir en la tabla de

ayuda.

Clase : Registra la clase de artículo de acuerdo al

proveedor.

Tipo artículo : Tipo al cual pertenece el artículo, debe existir en la

tabla de ayuda.

Color : Código de Color

Control Stock : Control que establece al Artículo la condición Stock

del Artículo, un Stock por: Serie (Equipos), Lotes

(Productos perecibles) o Libre (solo Stock).

Nota.- Así mismo podemos registrar una ficha técnica de los artículos

que requieran una descripción más detallada. Para ello necesitamos

ingresar a la opción FICHA.

Si presionamos el botón VENTAS en la primera pantalla ingresaremos a

la modificación de datos de ventas. La primera pantalla nos visualiza la

lista de todos los artículos con su IGV , porcentaje de descuento, etc.


1

1

Después de ingresar a la primera pantalla, para ingresar un precio hacer

clic en el botón Nuevo. Luego se pasará a la siguiente pantalla:

Durante la Modificación de Datos de Venta es posible ingresar los

precios de los artículos,

Modificar los precios ya existentes o eliminar los precios de los artículos.

Si Ud. Desea ingresar los datos presiona el botón de Ingresar y aparece

la siguiente pantalla donde se registra el pago si es al contado u otra


1

2

modalidad, luego el valor del artículo y por último la

Unidad de medida; en el caso de que fuera a Modificar aparece la

misma pantalla pero solo puede modificar el valor y la unidad.

Moneda Venta : Registra el tipo de moneda de venta, pudiendo ser

soles o dólares.

Descuento : Registra el porcentaje de descuento que se otorgará

por Artículo .

Tasa I.G.V. : Registra el porcentaje por el impuesto general de

venta.

Precio libre : NO: el precio no se podrá modificar; SI: el precio se

puede modificar.

Comisión : Porcentaje de Comisión por la venta.

Precio con I.G.V : Establece si los precios a registrar tienen la tasa

de IGV incluida o no. Luego se registrará los diferentes precios que puede tener un Artículo para su

facturación. Cabe resaltar en este punto lo siguiente, el Sistema permite llevar

múltiples tipos de precios por unidad de medida de cada Artículo. El registro de los

tipos de precios se efectúa de la siguiente manera:


1

3

Código : Registra el código del tipo de precio de ese

artículo.

Valor : Registra el valor del producto para la

venta.

Unidad : Unidad de medida en la que se factura el

Producto. Finalmente, para concluir con el registro de precios se procede a Grabar.

1.2 CLIENTES Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Clientes de la empresa. Cada

cliente es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento

de registrarlo en el cliente, este código no puede ser modificado, ni reasignado para

otro cliente. Actualiza Datos Generales En la parte superior encontramos el campo Buscar, que nos ayudará a seleccionar sólo

a los clientes que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o

nombre del Cliente deseado. El Sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se

igualan a los caracteres digitados. El Filtro (Orden) está ordenado por Código,

Descripción o RUC.

Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar

clientes nuevos, modificar los datos requeridos y datos adicionales de

los clientes ya existentes (excepto el código), anular o consultar

cualquier dato requerido de los clientes. Para cualquiera de estas


1

4

opciones se cuenta con la siguiente información:

Datos Requeridos

Código : Registra el código del cliente, asignado por la

empresa. Consta de

8 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio

RUC : Registra el No de RUC del cliente.

Doc. Identidad : Registra el documento de identidad - DNI

Razón Social : Registra la Razón Social del cliente

Dirección Factura: Registra la dirección donde será enviada la

factura al cliente.

Dirección entrega: Registra la dirección de entrega del artículo al

cliente.

País : Registra el país de origen del cliente.

Departamento : Registra el departamento donde será enviado

el artículo.

Provincia : Registra la provincia donde será enviado el artículo.


1

5

Distrito : Registra el distrito donde será enviado el artículo.

Teléfono : Registra el número telefónico del cliente.

Facsímil : Registra el número de fax del cliente.

E-mail Cliente : Registra el e-mail del cliente.

Web Cliente : Registra la página web del cliente.

Banco : Registra el banco con el que trabaja el cliente.

Cta. Cte. : Registra el No. de Cta. Cte. del cliente en el banco

indicado.

Zona : Registra la zona a la cual pertenece dicho cliente

Recuerde: Para obtener la ayuda que se requiere, es suficiente presionar la tecla [F1], e inmediatamente aparecerá una tabla de ayuda, como la siguiente:

Datos Adicionales

Adicionalmente tenemos que registrar los siguientes datos, respecto a la facturación:


1

6

Dscto. del cliente : Registra el porcentaje de dscto. que le otorga la

empresa al cliente.

Forma de pago : Registra la forma que se va a realizar el pago que

tendrá el cliente

con la empresa.

Tipo de Precio : Registra el tipo de precio que se le da al

producto

Moneda crédito : Registra el tipo de moneda del crédito otorgado

al cliente.

Límite crédito : Registra el límite de crédito otorgado al cliente.

Giro cliente : Registra el rubro del cliente.

Vendedor : Registra el vendedor que atenderá los pedidos del

cliente.

Representante : Registra al representante legal del cliente.

Fecha registro : Fecha de registro del cliente. Por defecto será la

fecha del sistema.

Principal : Registra si el cliente es un cliente principal o no.

Grupo : Registra el grupo empresarial al cual pertenece un cliente

principal.


1

7

Importante.- Cuando esté en el modo de Modificar se desactivará los

campos, Principal y Grupo si Ud. Ingresó estos campos al momento de

crear el cliente, el resto de campos puede modificarse normalmente.

Nota.- Se puede registrar una ficha técnica del cliente, donde se

ingresará los datos adicionales del cliente requeridos por la empresa,

como: Referencias comerciales, tipos de crédito otorgados por otras

empresas, etc. Para ello se requiere ingresar a Ficha.

1.3 VENDEDORES

Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Vendedores de la empresa. Cada

vendedor es identificado mediante un código que es asignado por única vez al

momento de registrar al vendedor, este código no puede ser modificado, ni reasignado

para otro vendedor.


1

8

Si presionamos el botón de Ingreso es posible ingresar vendedores

nuevos, se podrá también modificar los datos de los vendedores ya

existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato

requerido de los vendedores, con los botones correspondientes. La

siguiente pantalla muestra los campos que se ingresan o modifican:

Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente

información:

Código : Registra el código del vendedor asignado por la empresa.

R.U.C. : Registra No de RUC del vendedor.

Doc. Ident. : Registra el documento de identidad - DNI del vendedor

Nombre : Registra el nombre del vendedor.

Dirección : Dirección del vendedor.

Teléfono : Teléfono del vendedor.

E-mail : Correo electrónico del vendedor.

Territorio : Territorio del vendedor.

Segmen. : Segmento designado por la empresa al vendedor.


1

9

Ub. Seg. : Ubicación del segmento.

Zona : Zona asignada al vendedor.

Ruta : Ruta del vendedor.

Fecha : Fecha de ingreso del vendedor.

1.4 TABLAS DE AYUDA

Son todas las tablas que se van a activar con la tecla F1. Estas tablas son las primeras en llenar o registrar antes de realizar cualquier

operación o activar alguna opción.

1.4.1 Documentos Es la tabla donde se registran todos los Documentos que emitirá la empresa por

facturación. Cada documento es identificado mediante un código, el cual se

recomienda sean las letras que identifican a los documentos, que es asignado por

única vez al momento de registrar el documento, este código no puede ser modificado,

ni reasignado para otro documento.

Al tener información en esta tabla podremos realizar modificaciones, eliminar o

visualizar un reporte de algún documento en especial, con los botones situados en la

parte inferior de su pantalla.

Si presionamos el botón de Ingreso nos permite crear nuevos

documento, veremos la pantalla donde aparecen los siguientes datos:


2

0

Código : Registra el código del documento, se recomienda

ingresar las primeras letras del documento a

ingresar. Contiene dos caracteres alfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre del documento a ingresar.

Contiene hasta 30 caracteres alfanuméricos.

Cod. Contable : Registra el código contable del documento a

ingresar.

Cod. Sunat : Código del Documento de acuerdo a Sunat.

1.4.2 Unidades de Medida Con esta opción podremos tener una tabla maestra de todas las medidas que se van a

utilizar para los productos que se mueven en este sistema. La primera pantalla que se

visualiza muestra la relación de las unidades de medida ingresadas, las cuales

podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de unidades de medida

que se asignaran a los artículos que se facturarán.


2

1

Los datos requeridos para actualizar o ingresar las unidades de medida

son las siguientes:

Código : Se ingresa el código de la unidad a registrar. Contiene hasta

6 caracteres.

Descrip. : La unidad de medida establecida. Registra hasta 20

caracteres

Después de ingresar la Unidad de Medida se puede registrar su

equivalente en otro tipo de unidades. Por ejemplo: si la Unidad de

medida principal es una docena, su equivalente sería 12 Unidades.

Para lo cual presionaremos el botón Equivalente y encontraremos la

siguiente pantalla:


2

2

Esta pantalla registra el equivalente de la Unidad de medida principal, la

cual se puede buscar mediante Código o Descripción. También se

puede ingresar un nuevo factor de conversión, modificar, eliminar o

visualizar los ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente

información:

Código : Registra el tipo de unidad equivalente. Se puede ingresar

hasta 6 caracteres

Factor : Registra el factor de conversión. Se puede ingresar hasta 25

caracteres.

1.4.3 Familia de Artículos

Familia llamamos a los rubros o clasificación de artículos, estos pueden

subdividirse en Líneas y a su vez estos se pueden volver a clasificarse

en Grupos. Esto depende de cómo Ud. Quiera agrupar sus artículos .En

la primera pantalla encontramos la relación de las Familias de los

artículos, las cuales podemos consultar por Código o Descripción.

Registra el tipo de familias de los artículos que se ingresen al sistema.


2

3

Presionando el botón de Ingreso los datos que aparecen son los

siguientes:

Código : Se ingresa el código de la unidad a registrar.

Contiene hasta 4

Caracteres.

Nombre : Descripción de cada elemento de la tabla.

Registra hasta 45

Caracteres.

Cuenta Contable : Código de la Cuenta Contable, asignada en

Contabilidad de Acuerdo a cada Familia.

Después de ingresar la Familia de los artículos se puede registrar las


2

4

líneas correspondientes a la Familia. Por ejemplo: si la Familia es

Calzado, una de sus líneas puede ser Calzado Damas. Para lo cual

presionaremos el botón LINEAS y encontraremos la siguiente pantalla:

Esta pantalla registra las Líneas de las Familias de los artículos, las

cuales se puede buscar mediante Código o Descripción. Se puede

registrar una nueva línea para la misma familia, modificar, eliminar o

visualizar las líneas ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente

información:

Código : Registra el código asignado a la línea. Se ingresa hasta 6

caracteres

Nombre : Registra el detalle de la línea. Se puede ingresar hasta 45

caracteres.

Después de haber ingresado la línea también podemos registrar el

grupo correspondiente a dicha línea. Para ello se debe presionar el

botón GRUPO y encontrará la siguiente pantalla:


2

5

En esta pantalla se visualiza los grupos de las líneas de las familias de

los artículos. En la primera pantalla se puede crear, modificar, eliminar,

consultar, imprimir u observar los grupos que contiene dicha línea de

artículos. Para el caso de las Grupos ya registrados podemos buscarlos

por código o descripción.

Se registra la siguiente información:

Código : Se ingresa el código del grupo a registrar. Contiene hasta 8

caracteres.

Nombre : Se ingresa el nombre del grupo de artículos. Tiene hasta

45 caracteres.

1.4.4 Distritos

Es la tabla donde se registran todos los datos de los Distritos que se asignarán a los

Clientes durante su creación. Cada distrito es identificado mediante un código, que es

asignado por única vez al momento de registrar al distrito, este código no puede ser

modificado, ni reasignado para otro distrito. La tecla F1 se activa si se llena esta tabla.


2

6

Los datos requeridos para su creación son los siguientes:

Distritos : Registra el código de los distritos. Contiene 8 caracteres

alfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene

hasta 40 caracteres alfanuméricos.

1.4.5 Forma de Pago Es la tabla donde se registran todas las clasificaciones que usted le ha dado para

identificar a sus Formas de Pago que se especificarán en los documentos que se

emiten para la salida de un artículo de la empresa por facturación. Cada forma de

pago es identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento

de registrar la forma de pago, este código no puede ser modificado ni reasignado para

otra forma de pago.

Los datos requeridos cuando se presiona el botón de Ingreso son los siguientes:

Código F. Pago : Registra el código de la forma de pago.

Contiene dos caracteres alfanuméricos.


2

7

Descripción : Registra el nombre de la forma de pago a ingresar.


Nro. Días : Registra el No. de días con que serán cancelados los

documentos.

1.4.6 Zona de Venta Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la Zona de Venta que

manejarán los Vendedores. Cada Zona de Venta es identificada mediante un código,

que es asignado por única vez al momento de registrar la Zona de Venta, este código

no puede ser modificado, ni reasignado para otra Zona de Venta.

Los datos requeridos son los siguientes:

Zona Venta : Registra el código de la zona de venta. Contiene 9


Descripción : Registra el nombre de la zona de venta a ingresar.



2

8

1.4.7 Giro del Cliente

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes al giro o al tipo de comercio

que se dedica la empresa del cliente que se ingresará al registrar los datos del cliente.

Cada giro del cliente es identificado mediante un código, que es asignado por única

vez al momento de registrar el giro del cliente, este código no puede ser modificado,

ni reasignado para otro giro del cliente.

Los datos que se muestran son los siguientes:

Giro Cliente : Registra el código del giro del cliente. Contiene 8


Descripción : Registra el nombre del giro del cliente a ingresar.


1.4.8 Tarjeta de Crédito

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a las tarjetas de crédito con

las que se van a trabajar para el pago de los productos. Cada tarjeta de crédito es


2

9

identificada mediante un código, que es asignado por única vez al momento de

registrar la tarjeta de crédito del cliente, este código no puede ser modificado, ni

reasignado para otra tarjeta de crédito.

Los datos que se muestran son las siguientes:

Tarjeta Cred. : Registra el código de la tarjeta de crédito, se recomienda colocar las primeras letras del nombre de la tarjeta de crédito. Contiene 8 caracteres alfanuméricos.

Descripción : Registra el nombre del giro de la tarjeta de crédito.


1.4.9 Bancos

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los Bancos

que se ingresará al registrar los datos del cliente. Cada banco es

identificado mediante un código, que es asignado por única vez al


3

0

momento de registrar al banco, este código no puede ser modificado, ni

reasignado para otro banco.

Para ingresar nuevos bancos nos muestra los siguientes datos:

CODIGO : Registra el código del Banco. Contiene 2 caracteres

alfanuméricos.

DESCRIPCIÓN : Registra el nombre del banco. Contiene hasta 30


1.4.10 Tipo de Cambio

Es la Tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de

Cambio que se ingresará para el proceso de facturación. Para buscar los

tipos de cambio anteriores se cuenta con un filtro ordenado por meses.

Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio será ingresado sólo

en el caso que el Departamento de Contabilidad no lo haya registrado


3

1

en su Sistema previamente.


Fecha : Registra la fecha del día en que todos los procesos

trabajarán con dicho el tipo de cambio.

Tipo de Compra : Registra el tipo de cambio de compra.

Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta.

1.4.11 Territorio

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los territorios

que trabajará la empresa. Cada territorio es identificado mediante un


3

2

código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho

territorio, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro

territorio.


Territorios : Registra el código del territorio.

Descripción : Registra el nombre del territorio.

1.4.12 Ruta

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a las Rutas que

trabajará la empresa para sus estrategias. Cada ruta es identificada

mediante un código, que es asignado por única vez al momento de

registrar dicha ruta, este código no puede ser modificado, ni reasignado

por otra ruta.


3

3


Ruta : Registra el código de la ruta. Contiene 8


Descripción : Registra el nombre de la ruta o camino a seguir.

Contiene 40 caracteres.

1.4.13 Segmento

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la

segmentación, como a dividido usted el área que trabajará la empresa.

Cada segmento es identificado mediante un código, que es asignado por

única vez al momento de registrar a dicho segmento, este código no

puede ser modificado, ni reasignado para otro segmento.


3

4

Los datos que se muestran son los siguientes

Segmentos : Registra el código del segmento. Contiene 8

caracteres.

Descripción : Registra el nombre del segmento. Contiene 40

caracteres.

1.4.14 Ubicación del Segmento

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a la ubicación

de los segmentos, es decir los distritos o áreas que comprenderá cada

segmento que trabajará la empresa. Cada ubicación de segmento es

identificado mediante un código, que es asignado por única vez al

momento de registrar a dicho segmento, este código no puede ser

modificado, ni reasignado para otra ubicación de segmento.


3

5


Ubic. Segmento : Registra el código de la ubicación de segmento.

Descripción : Registra el nombre de la ubicación de segmento.

1.4.15 Tipos de Precio

Es la tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de

Precio que se asignarán a los Artículos para efectos de facturar. Cada

tipo de precio es identificado mediante un código, que es asignado por

única vez al momento de registrar a dicho tipo de precio, este código no

puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de precio.


3

6


Código : Registra el código del tipo de precio.

Descripción : Registra el nombre del tipo de precio.

1.4.16 Tipo de Artículos

Es la tabla donde se registrará los diferentes Tipos de Artículos que la

Empresa posea. Cada Tipo de Artículo es identificado mediante un

código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho

tipo de Artículo, este código no puede ser modificado, ni reasignado

para otro tipo de Artículo.


3

7


Código : Registra el código del tipo de Artículo.

Descripción : Registra el nombre del tipo de Artículo.

1.4.17 Transportista

Esta tabla permite crear a las empresas o personas que brindan el

servicio de Transporte de Mercadería a los Clientes. Cada Transportista

es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al

momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni

reasignado por otro Transportista.


3

8

Los datos requeridos son los siguientes:

Datos de Transportista:

Código : Registra el código del Transportista.

RUC : RUC del Transportista

Nombre : Nombre del Transportista Dirección : Dirección del Transportista Teléfono


3

9

: Teléfono del Transportista.

Brevete : Nro. de Brevete de conducir del Transportista.

Placa : Nro. de Placa del

Vehículo. Modelo : Modelo del vehículo No de

Inscripción: Datos de la Empresa:

Razón Social : Razón Social de la Empresa donde labora el

Transportista.

RUC : RUC de la Empresa.

Dirección : Dirección de la Empresa.

Teléfono : Teléfono de la Empresa.

1.4.18 Conceptos Generales

En este sub. Menú se pueden modificar o editar todos los conceptos del tipo general.

Presionando el botón EDITAR ingresamos a la pantalla donde podemos modificar la

descripción, el tipo de concepto y el contenido del concepto, no se puede editar o

modificar el código, ya que es único.

1.5 Asientos de venta

En esta opción se definen las cuentas contables que intervienen para

efectos de generar el asiento contable de ventas que serán luego

transferidas al Sistema de Contabilidad. Cabe resaltar que el sistema

permite definir el tipo de Asiento Contable en la opción de Configuración

/ Datos de la Empresa, en el campo Analítico.

1.5.1 Cuenta Contable Documentos


4

0

Los datos que se definen a continuación deben ser establecidos

correctamente, para no alterar o distorsionar la información de

Contabilidad:

Tipo Factura : Código del Tipo de Documento.

Cta. Contable Soles : Cuenta de Clientes en Soles.

Cta. Contable Dólares : Cuenta de Clientes en Dólares.

Cta. Contable Tributos : Cuenta de Impuestos IGV.

Cta. Contable Ventas : Cuenta de Ventas.

Centro de Costos : Centro de Costos.

1.5.2 Cuenta Contable Flete Si en el campo de Cuenta presionamos la tecla F1 nos aparecerá una ventana para

escoger qué tipo de cuenta deseamos observar en la pantalla:


4

1

2. LISTADO

En esta opción podemos consultar y/o imprimir Catálogos de Artículos,

Catálogos de Clientes, Listados de Precios y Listado de Precios por

Familia.

2.1 Catálogo de Artículos

Puede ser ordenado por: Código Interno, Descripción, Familia, Código

de Fabricante, Cuenta Contable, Tipo de Artículo. Luego de seleccionar

la opción elegida el sistema solicitará los limites inicial y final, para

mostrar sólo los artículos que se encuentren entre los límites escogidos.

El reporte se podrá visualizar en pantalla, o mandar a imprimir.

La primera columna estará ordenada por el parámetro indicado. Por

ejemplo si el parámetro indicado es Código, la primera columna se

encontrará ordenada por el Código interno del artículo.

En este caso el parámetro indicado es Código, y de acuerdo a ello el

formato del listado será el siguiente:


4

2

2.2 Catálogo de Clientes En esta opción se registra la información completa de los clientes que tiene la

empresa, datos que serán utilizados para procesar Guías, Facturas, consultar datos y

emitir reportes de ventas. Podemos consultar los datos de los clientes, por Código,

Razón Social, RUC o Grupo, además podemos ingresar el rango que se desea

visualizar en la pantalla, impresora, o grabar en un Archivo.


4

3

La primera columna estará ordenada por el parámetro indicado. Por

ejemplo si el parámetro indicado es Código, la primera columna se

encontrará ordenada por el Código del cliente. En este caso el

parámetro indicado es Código, y de acuerdo a ello el formato del listado

será el siguiente:


4

4

2.3 Listado de Precios Esta opción sirve para emitir las listas de precios, de acuerdo al orden que necesita el

usuario; mediante las siguientes opciones: Artículos, Familias, Tipo y además pueden

indicar el rango de artículos. Luego de seleccionar los parámetros procederemos a

seleccionar el tipo de precio a consultar, para poder visualizarlos en la pantalla,

imprimirlos.

Después de especificar el tipo de precio que se desea visualizar se

obtendrá el siguiente reporte:


4

5

2.4 Listado de Precios por Familia

En este sub. Menú se puede listar los precios de las Familias de

Artículos, sus Líneas, Grupos; además podemos indicar el rango de

artículos y tipos de precios a consultar, para poder visualizarlos en la

pantalla o imprimir.

Después de seleccionar las líneas se obtendrá el listado de precios por

familia. Cuando se selecciona una familia, se podrá ingresar para hacer


4

6

la consulta por líneas, luego se obtendrá la siguiente pantalla:

De igual modo si se selecciona una línea se podrá emitir un listado por grupo, luego se

obtendrá la siguiente pantalla:

3. VENTAS

Aquí registramos todos los movimientos de los documentos; que pueden

ser por ventas, obsequios y exportación.

3.1 Ventas

En este sub. menú se registran todas las ventas de la empresa, mediante facturación ,


4

7

guías de remisión por facturar o por exportación. Se encuentra las siguientes

opciones:

3.1.1 Documentos de venta

Aquí se emiten los documentos como Factura, Boleta, Nota de Crédito, Nota de Débito

y Nota de Pedido. El cálculo del I.G.V. lo realiza el sistema automáticamente, al igual

que valor de venta, el precio de venta y el valor del descuento. El formato que será impreso estará determinado por el formato que tenga la empresa,

para ello el sistema configurará este tipo de documentos, de acuerdo a la necesidad de

la empresa.

Pto. Venta : Registra el punto de venta desde el cual se realizó la

venta. Se presiona la tecla [F1] para poder visualizar

los códigos de los diferentes puntos de venta.

Documento : Registra el tipo de documento a emitir, pudiendo ser

éste Boleta o Factura, Nota de Crédito, Nota de

Débito y Nota de Pedido.

Serie / Número : Registra el número de serie y número de

documento que se emitirá.


4

8

Fecha : Registra la fecha de emisión del documento.

Cliente : Registra la Razón Social del cliente al que se le emitirá la

factura. Se puede visualizar la relación de clientes

con la tecla [F1].

RUC : Una vez ingresado el código de cliente, el número de RUC

aparecerá automáticamente.

Razón Social : Registra automáticamente la Razón Social del cliente

cuyo código fue ingresado anteriormente.

Dirección : Registra automáticamente la dirección del cliente cuyo

código fue ingresado anteriormente.

Doc. Referencia : Registra el tipo de documento de referencia. Se

puede obtener ayuda con la tecla [F1].

Vendedor : Registra el Código de vendedor. Se puede obtener ayuda

con la tecla [F1].

Moneda : Registra el tipo de moneda con que será emitido el

documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional, ME:

Moneda Extranjera.

Tipo de cambio : Registra el tipo de cambio con que será registrado

este documento para efectos contables. Tomará el

tipo de cambio registrado por el sistema.

Forma de Pago : Registra la forma de pago con que será emitido el

documento. Se puede obtener ayuda con la tecla

[F1].

% Desc. Cl. : Registra el porcentaje de descuento otorgado al

cliente.

Mon. des : Registra el monto de descuento otorgado al cliente

% Desc. Esp. : Registra el porcentaje de descuento especial

otorgado al cliente.

Guías : Nro. de la(s) guías con las cuales se factura.

Serie Guía : Número de la serie de guía de remisión, este texto y


4

9

campo solo aparecerá si se eligió. Si generar Guía.

Transportista : Código del transportista, aparece el texto y campo

sólo si se eligió. Si generar Guía.

No Pedido : No del documento de pedido.

Cotización : No de la cotización.

Ord. Compra : No de orden de compra.

Glosa : Glosa o comentario.

Después de ingresar los datos requeridos, se presionará el botón

Ingresar, para proceder a registrar los artículos que se facturarán con

dicho documento. A continuación de acuerdo a la configuración

establecida a la empresa en la opción Configuración de Empresas,

referente al recuadro de Facturar con Guía, el sistema preguntará si

desea generar una guía que acompaña a la factura. En caso de elegir Si

generar Guía, el Programa creará dos documentos, la Factura y la Guía

de Remisión por el motivo de Guía contra Factura. En caso de elegir No

generar Guía, el programa solo creará la Factura.

De acuerdo al gráfico adjunto en la parte inferior se disponen de

botones de acción:


5

0

AGREGAR.

Permite registrar el ingreso de artículos en el documento. Los datos

requeridos son los siguientes:

Almacén : Código del Almacén del cual se va a descargar para

facturar.

Artículo : Código del Artículo a facturar.

Descripción : Nombre del producto, que puede ser modificado.

Unidad : Unidad de medida del producto.

Serie/Lote : Número de la serie o lote de Producto a Facturar.

Cantidad : Número de unidades a descontar del Stock.

Precio Uní. : Importe unitario del producto.

Desc. Art. : Porcentaje de descuento otorgado.

Cabe resaltar lo siguiente: el sistema efectúa el cálculo o desglose del

I.G.V por la venta, de acuerdo a la configuración establecida al artículo

en la opción de Datos de Ventas de Artículos, en el campo Precio con

I.G.V. Asimismo para el campo Precio Unit. El sistema

Toma de la tabla de precios establecida al artículo en la opción Datos

de Ventas de Artículos, las alternativas de precios que se puede asignar

a un artículo para facturar.

QUITAR.

Permite eliminar un registro de la factura.

EDITAR.

Permite modificar los datos de un registro.

GRABAR.

Efectúa la generación de la factura con el correspondiente número del

documento. En caso de haber elegido Si generar Guía el programa

preguntará por el número de la correspondiente guía.

CANCELAR.

Elimina toda la operación registrada, sin afectar el stock de los artículos.


5

1

3.1.2 Ingreso Rápido Factura / Boleta.

Este módulo está orientado a empresas con una facturación masiva a

través de Puntos de Ventas o Ventas por Ventanilla. Los datos que se

registran son 60 % menos de los que se registra en la opción de

Documentos de Ventas. Los datos que se registran en primer lugar es la

cabecera con los siguientes campos:

Pto. Venta : Registra el código del punto de venta.

Documento : Permite elegir entre factura y boleta.

Ser/Num : Código del Nº de serie del documento.

Fecha : Fecha de emisión del documento.

RUC : Número de RUC del cliente.

Raz. Social : Razón social o nombre del cliente.

Vendedor : Código del vendedor. Nota.- Cuando nos encontramos en los campos de RUC por ejemplo podemos

hacer uso de la tecla F1 para jalar la información necesaria que se registró en

las tablas de ayuda.

Después de dar ingreso a estos campos se registraran los datos de detalle presionando

el botón Ingreso y llenar los campos que corresponden a los artículos, veamos la

pantalla que nos mostrará el sistema:


5

2

3.1.3 Factura Guía

Documento que es factura y guía a la vez


5

3

3.1.4 Guías de Venta

En esta opción se pueden emitir Guías de Remisión por concepto de

Venta (GV), este proceso al igual que en Inventarios actualiza el stock

de los productos. La característica de estas guías radica en que

posteriormente se puede facturar por la opción de Facturar Guías de

Venta. Se registrará la siguiente información


5

4

Pto. Vta. : Registra el punto de venta.

Documento : Registra el documento que saldrá con la factura o

boleta de venta, este documento está

predeterminado como guía de remisión.


documento que se emitirá, en este caso la serie y

número de la guía de remisión.


Cliente : Registra la razón social del cliente al que se le emitirá la


con la tecla [F1].



Razón Social : Registra automáticamente la razón social del cliente



5

5





Vendedor : Registra el código de vendedor. Se puede obtener ayuda

con la tecla [F1].


documento. Puede ser: MN: Moneda Nacional ME:

Moneda Extranjera.






[F1].


cliente.



Transportista : Código del transportista.

Glosa : Comentario.


Ingresar, para proceder a registrar los artículos que saldrán con dicho

documento. El procedimiento es muy similar al registro del detalle de

una factura con la diferencia que en una guía se tiene la opción de

registrar o no los precios de venta cuando se requiera.


5

6

3.1.5 Facturar Guías de Venta

Por esta opción se facturan aquellas guías emitidas por venta a un

cliente, el sistema tiene la posibilidad de emitir guías de remisión por

inventarios o facturación por el concepto de GV (Guía de Venta por

Facturar), al emitir una guía asume en primer lugar la situación de

pendiente por facturar, luego que se factura asume la situación de

facturado, cuando una guía es facturada no se puede en Inventarios

realizar modificación alguna al documento.

Cabe resaltar que al facturar una guía, el sistema no efectúa

alguna actualización sobre los stock, es decir el Sistema de

Inventarios o Facturación actualiza el stock por el primer documento

emitido. Para facturar una guía se debe indicar en primer lugar al

cliente, luego el Sistema efectuará una búsqueda de las guías emitidas

por venta, mostrándolas en una ventana, para luego elegir la Guía a

Facturar, tal como se muestra en el gráfico siguiente:


5

7

Luego de haber seleccionado la guía, el sistema efectuará una

consistencia de los datos debiendo el usuario completar los datos no

registrados en la guía tales como moneda, vendedor, forma de pago y

descuentos. Una vez actualizado la cabecera del documento el Sistema

copiará los datos de la Guía a la factura y se procederá a actualizar el

detalle del documento, de manera similar a las explicadas en el registro

de una Factura Directa.

3.1.6 . Emisión de Cotizaciones

En esta opción se pueden emitir cotizaciones de venta. El registro de la cabecera y

detalle es similar al descrito en Documentos de Venta 3.1.1. Una cotización puede ser

facturada posteriormente indicando el número de cotización en el campo de Documento de Referencia del formulario de factura, posteriormente el sistema tomará

los datos ya registrados para completarlos luego si es necesario.

3.1.7 . Emisión de Pedidos

En esta opción se pueden emitir pedidos. El registro de la cabecera y detalle es similar

al descrito en Documentos de Venta 3.1.1. Un pedido puede ser facturado

posteriormente indicando el número de pedido en el campo de Documento de

Referencia del formulario de factura, posteriormente el sistema tomará los datos ya

registrados para completarlos luego si es necesario.


5

8

3.1.8 . Emisión Guías Pedidos

En esta opción se pueden emitir guía de pedidos. El registro se realiza

primero seleccionando el pedido seguidamente el sistema tomará los

datos registrados del pedido y completará la cabecera y el detalle de la

guía, en la columna cantidad entregada debe ingresarse la cantidad que

se esta recibiendo con la guía a emitir.

3.2 Obsequios En este sub. Menú se registran todos los obsequios por entregar a los clientes de la

empresa. Se encuentra las siguientes opciones:

3.2.1 Factura de Obsequios

En esta opción se registran las facturas por obsequios, para este tipo de

transacciones solo se calcula el I.G.V, el cual se muestra luego en el

Registro de Ventas.


5

9

Se registrará la siguiente información:

Pto. Venta : Se registra el punto de venta desde el cual se está

atendiendo al cliente.


boleta de venta.




Cliente : Registra la Razón Social del cliente al que se le emitirá la


con la tecla [F1].



Razón Social : Registra automáticamente la Razón Social del cliente







6

0


con la tecla [F1].



Moneda Extranjera.






[F1].


cliente.



Nota.- Después de ingresar los datos requeridos, se presionará el botón


documento. Para este tipo de documento el sistema calculará sin el

impuesto del I.G.V.

3.3 EXPORTACION En este sub. Menú se registran todos los documentos por entregar a los clientes de la

empresa, referentes a sus compras realizadas y que sean de exportación. Se

encuentra las siguientes opciones:

3.3.1 Factura de Exportación Aquí se registran los documentos de exportación a emitir para un cliente del exterior.

Este tipo de documentación a emitir no registrará el valor del I.G.V. Contiene los

siguientes campos:


6

1

Pto. Venta : Se registra el punto de venta desde el cual se está

atendiendo al cliente.


boleta de venta.




Cliente : Registra la razón social del cliente al que se le emitirá la


con la tecla [F1].



Razón Social : Registra automáticamente la razón social del cliente



6

2






con la tecla [F1].



Moneda Extranjera.






[F1].

Pto. Origen : Puerto o punto de origen de envío de la mercadería.

Pto. Destino : Puerto o punto de destino de la mercadería

Embarcado : Lugar de embarque.

Guías : Número de guía de remisión.

Nro. Pedido : Número de pedido.

Cotización : Número de cotización.

Ord. Compra : Número de orden de compra.

Glosa : Glosa o comentario de la factura.



documento. El valor de este documento no se calculará el I.G.V. El

procedimiento de registro del detalle es similar a los explicados

anteriormente.


6

3

3.3.2 Nota de Crédito de Exportación

El Registro de este Documento se realiza haciendo referencia a la

Factura de Exportación, generalmente se emite para la devolución de

mercadería. El procedimiento de registro es igual al explicado en el

punto 3.3.1

3.3.3 Nota de Débito de Exportación Documento que se emite en circunstancias similares a la Factura de Exportación, pero

para hacer referencia a gastos o intereses, para ello Ud. previamente tiene que haber

creado el artículo con stock servicio. El procedimiento de registro es igual al explicado

en el punto 3.3.1


6

4

4. PROCESOS

En este menú principal se pueden actualizar y eliminar documentos

tales como Facturas, Boletas, Notas de Crédito/Débito, Cotizaciones y

Pedidos. Para el caso de los documentos que se declaran a Sunat el

sistema no permite modificación en cuanto al detalle del documento.

Asimismo por esta opción se anulan los documentos contables. Y

finalmente se emiten los asientos contables.

4.1 Modificación de Documentos

Esta opción permite efectuar correcciones sobre Facturas, Boletas y Notas de Crédito

/ Débito, pero en los datos de cabecera del documento es decir Fecha, Cliente, Razón

Social, Doc. Ref, Pedido, Cotización, Orden de Compra, Guías y Comentario, no se

puede modificar el tipo de moneda así como los descuentos. Como se había

mencionado en el punto anterior no se podrá actualizar aunque se revierta el flag de

impresión, la finalidad de este control es evitar inconsistencia o malversación de datos.

La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de Datos

Generales, es un BROWSE con la relación de documentos, mostrando en la parte

superior un filtro que nos ayudará a seleccionar sólo los documentos que deseamos


6

5

visualizar; digitando los primeros caracteres de los número de los documentos

deseados. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres

digitados. El filtro está ordenado por nombre del Cliente, Fecha del documento o

Número del documento. La pantalla mostrada tendrá la siguiente información:

Después de ubicar el documento a modificar se procederá a presionar el

botón Editar y en esa pantalla se modificarán los datos de dicho

documento.

4.2 Modificación de Guías

En esta opción se puede modificar los datos de cabecera de una guía, de forma

similar a lo descrito en el punto anterior.


6

6

4.3 Modificación de Cotizaciones

En esta opción se puede modificar los datos de cabecera de una cotización, de forma

similar a lo descrito en el punto anterior.


6

7

4.4 Modificación de Pedidos

En Esta opción se puede modificar los datos de la cabecera de un pedido.

4.5 Eliminación de Documentos

Esta opción tiene por finalidad eliminar documentos mal ingresados y que aún no han

sido impresos en caso contrario debe revertir la impresión se recomienda que esta

opción sea solo utilizada por personas con autorización para evitar adulteración de

información. Los documentos que se pueden eliminar son Facturas, Boletas, Notas de

Crédito / Débito, en todos los casos el sistema actualizará el stock de los artículos. La

pantalla mostrada tendrá la siguiente información:


6

8

Al igual que la pantalla anterior, se puede ordenar el Filtro por Nombre del cliente,

Fecha del documento o Número del Documento. El procedimiento de eliminación

consiste en la selección del documento, luego con el botón consulta se accede al

detalle del mismo y finalmente con el botón de Eliminar se extorna el documento del

Sistema, previamente el Sistema verificará si aún no se ha impreso el documento, en

caso contrario no permitirá eliminarlo.

4.6 Eliminación de Guías

Permite eliminar Guías de Venta; muy similar al descrito en el punto 4.4, El proceso de

Búsqueda e información es igual a la Eliminación de Documentos.


6

9

4.7 Eliminación de Cotizaciones Similar al descrito en el punto 4.4, el sistema permite eliminar Cotizaciones de Venta.

El proceso de Búsqueda e información es similar a la Eliminación de Documentos.

4.8 Eliminación de Pedidos


7

0

Similar al descrito en el punto 4.4, el sistema permite eliminar pedidos de venta. El

proceso de búsqueda e información es similar a la eliminación de documentos.

4.9 Anulación de Documentos

La anulación de Facturas, Boletas, Notas de Crédito / Débito consiste en

marcar el documento con una situación de A (anulado), que a su vez

actualizará el stock de los artículos. Los documentos anulados no se

incluirán en las estadísticas o reportes de venta del sistema, pero sí en

el registro de Venta con totales en cero.


7

1

Los pasos para anular un documento consiste en ubicarlo primeramente

y para ello cuenta con los campos de Orden y Buscar, luego dar un Click

en el botón de Consulta, en ese momento el sistema mostrará el

contenido o detalle del documento, para finalmente anularlo con el

botón de Anular.

4.10 Anulación de Guías

La anulación de guías consiste en marcar el documento con una

situación de A (anulado), que a su vez actualizará el stock de los

artículos.


7

2

4.11 Actualiza Estado del Pedido

Por esta opción podemos actualizar el estado de un pedido emitido

4.12 Letras Esta opción permite realizar Canjes de Letras y Renovaciones.


7

3

4.12.1 Canje por Letras

- Canje de Letras, debes seleccionar la opción Canje de Letras, el

Cliente y

Enseguida el sistema te mostrará sus documentos que pueden ser

Canjeadas

debes ingresar el monto a canjear posteriormente dar clic en el

botón

Letras, el sistema automáticamente te generará 2 letras con los

montos

Iguales, si deseas puedes modificar los montos antes debes

modificar la columna Autocalc =N y podrás modificar los montos en

la columna que

Corresponda a la moneda seleccionada. Para cambiar la

fecha de

Vencimiento debes modificar la columna plazo y

automáticamente se

Cambiará la fecha de vencimiento.

- Renovación de Letras, debes seleccionar la opción Renovación de

Letras y

Luego deberás seguir la misma instrucción explicada en Canje de

Letras.


7

4

4.12.2 Mantenimiento de Canjes

Esta opción nos muestra la relación de clientes con sus respectivos

canjes, y nos permite cambiar el estado en que se encuentran las

letras, imprimir la letra y realizar una Impresión del Historial de Letras.

4.13 Generar Asiento de Ventas

El Sistema de Facturación forma parte de un conjunto de sistemas que

centralizan su información en Contabilidad a través de la emisión de

Asientos Contables, en este caso se emiten los asientos de ventas como

comprobantes por cada factura, el tipo de Asiento Contable que se

desee obtener será definido en la opción de Configuración \ Crear

Datos del Sistema \ Crear Empresa, por el botón de Parámetros en

el campo Asiento Analítico. El procedimiento consiste en efectuar la


7

5

selección de todos los documentos emitidos en el respectivo mes, una

vez que se obtiene la relación se puede elegir solo aquello a los que se

generará asientos o a todos. En la ventana inferior se crearán los

asientos contables de cada factura, previamente se marcará el botón

, el sistema demorará algunos minutos dependiendo del

volumen de información que encuentre.

La pantalla de datos con la explicación anterior se muestra a

continuación:

Finalmente se puede a través de los botones de Consulta e Imprimir, obtener una

consulta del comprobante de ventas elegido o imprimir la relación de comprobantes

para su revisión y posterior transferencia a contabilidad con el botón de Enviar. En

este ultimo paso el Sistema se enlaza con el Sistema de Contabilidad para incluir en el

subdiario de Ventas los comprobantes por las Ventas, de esta manera no será

necesario registrarlos en el Sistema Contable.

4.14 Marcar Documentos como no Contabilizados


7

6

En el Sistema de Facturación después que se han enviando los Asientos de Ventas a Contabilidad si se quisiera revertir el envió Primero se debe eliminar los Asientos de Ventas en Contabilidad y después ir al Sistema de Facturación a la opción Procesos \

Marcar Documentos como No Contabilizados, el objetivo es descontabilizar o

quitarle el check de contabilizado a los documentos en un rango de fechas con la

finalidad de volver a Generar el Asiento de Ventas y enviarlo nuevamente a

Contabilidad.

4.15 Generacion de Ventas Mensuales

Procesa y genera la información de todos los meses para los reportes de ventas

mensuales. Agrupa las ventas mensuales por artículo.

4.16 Cierre de Ventas Mensual

En este menú se procesan los movimientos de documentos del sistema de

facturación, de un rango de meses determinado. Después de ejecutar el cierre de

ventas mensual se obtendrá los reportes mensuales de todos los movimientos, tales

como: ventas mensuales x artículo, ventas mensuales x vendedor, ventas mensuales

x familia, etc.

Una vez realizado el cierre de ventas mensual, no se podrá efectuar modificaciones, ni

anulaciones a ninguno de los documentos, por eso antes de realizar el cierre de ventas

mensual se recomienda revisar que no queden documentos por anular o actualizar.


7

7

4.17 Abrir Mes Cerrado

Si usted necesita trabajar con algún mes que esta cerrado, puede darle

apertura o abrirlo nuevamente con esta opción, para ello primero debe

seleccionar el mes y luego darle click en aceptar.

5. CONSULTAS

En este menú se pueden hacer las consultas de todos los documentos emitidos por las

diferentes opciones del menú Ventas. Las Consultas se dividen en: Consulta de documentos, Cotizaciones, Pedidos, Guías,

Consulta de stock, Kardex de Precios y Comisiones.

5.1 Consulta de Documentos

Por esta opción se pueden efectuar las consultas a los datos registrados en las

Facturas, Boletas, Notas de Crédito / Débito, Notas de Pedido así como también los

documentos anulados.

La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Consulta de

Documentos, es un BROWSE con la relación de documentos(FT, BV, NC, ND, NP),

mostrando en la parte superior los campos Buscar, Documento y Ver, para realizar

una búsqueda primero tener en cuenta que por defecto el sistema busca por Punto de

Venta o primera columna si desea buscar por otro campo debe dar un click en la

cabecera del browse de la columna por la que desea buscar, segundo debe elegir que

tipo de documento desea consultar en el campo Documento (FT, BV, NC, ND, NP o

Todos), tercero en el campo Ver (existen dos opciones Fecha de Proceso y Todos)


7

8

primera filtra solo los documentos de acuerdo al mes de la fecha de proceso y la

segunda muestra todos los documentos creados sin considerar la fecha de proceso.

Después de ubicar el documento a consultar se procederá a presionar el botón Consultar y se encontrará todos los datos referidos al documento en consulta, además se podrá realizar la impresión del documento.


7

9

5.2 Consulta de Cotizaciones Al igual que en la Consulta de Documentos, por esta opción se puede consultar las

cotizaciones de ventas. El proceso de consulta es similar al descrito anteriormente con

la diferencia que no tendrá que escoger el tipo de documento por el que va ha realizar

la búsqueda.


8

0

5.3 Consulta de pedidos. Al igual que en Consulta de Documentos, por esta opción se puede consultar los

Pedidos de Venta. El proceso de consulta es similar al descrito en 5.1 con la diferencia

que no tendrá que escoger el tipo de documento por el que va ha realizar la búsqueda.

5.4 Consulta de Guías de Venta

El Sistema de facturación permite un enlace con el Sistema de StarSoft

Inventarios, no solamente por la actualización de Stock sino por que

también se puede emitir Guías de Venta y consultarlas, pero solo se

puede visualizar las Guías con código de Transacción GV (Guía de

Venta) y GF (Guía contra Factura) . El procedimiento de consulta de

Guías es similar al descrito en 5.1


8

1

5.5 Consulta de Stock En esta pantalla podemos consultar el stock de todos los artículos por almacén. La

primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Consulta Stock de

Artículos, es un BROWSE con la relación de artículos, mostrando en la parte superior

los campos Buscar y Orden que nos ayudará a realizar la búsqueda de acuerdo a los

caracteres escritos en el campo Buscar y a lo seleccionado en el campo Orden

(Código, Descripción o Código de Fabricación).


8

2

Una vez ubicado el artículo que queremos consultar procederemos a presionar el botón consulta y encontraremos todos los datos del artículo.

:

5.6 Comisiones por Vendedor

El Sistema de Facturación tiene la posibilidad de emitir las comisiones

de ventas a los vendedores, sobre las ventas emitidas, para obtener

este calculo es necesario establecer por cada vendedor el porcentaje de


8

3

comisión a calcular en función al tipo de financiamiento o forma de pago

otorgado al Cliente. En esta opción se puede consultar la Comisiones

por Vendedor considerando las opciones: Punto de Venta, Rango de

Fechas y Rango de Vendedor, de acuerdo a lo seleccionado te muestra

la consulta.

5.7 Consulta de Ventas por Artículo En esta pantalla se puede visualizar los movimientos que han tenido los artículos

seleccionados, por almacén. Si se ingresa a consulta se podrá observar los

movimientos de precios que ha tenido dicho artículo, para ello debemos seleccionar el

rango de fecha que se desea observar.


8

4

Una vez ubicado el artículo sobre el cual desea hacer la consulta

presionará el botón Consulta

5.8 Consulta Rápida de Precios

Permite obtener una consulta de los precios por cada producto, de

acuerdo al artículo seleccionado. Para realizar búsquedas debe

ingresar el dato a buscar en el campo Buscar.


8

5

6. REPORTES

En este menú se puede emitir todos los reportes que se deseen respecto al

movimiento en el sistema de facturación.

Se recomienda que si se desea visualizar un reporte mensual, éste se realice

después de ejecutar el proceso de Generación de Ventas Mensuales. Se cuenta

con los siguientes tipos de reportes:

6.1 INFORMES DIARIOS

Aquí se emiten los reportes respecto a las ventas de la empresa. Se

cuenta con el siguiente tipo de reportes diarios:

6.1.1 Ventas Contado / Crédito

Este reporte muestra todas las ventas realizadas día a día o en un rango

de fechas y cuyos documentos han sido emitidos por el sistema de

facturación. Para lo cual se tiene que seleccionar el rango de punto de

venta a considerar y el rango de fechas:


8

6

6.1.2 Ventas por Serie / Factura

Este reporte muestra todas las ventas realizadas día a día ordenados

por número de serie de los documentos que han sido emitidos por el

sistema de facturación. Se puede obtener un reporte resumen de ventas

por día o un resumen de ventas acumulado, para lo cual tendría que

seleccionar el rango de punto de venta, los rangos de fechas y el tipo de

documento también existen el check de Todas (si esta activado permite

mostrar todos los tipos de documentos) y el check Todas Series (

permite visualizar todas la series si esta activado).

La pantalla que se muestra de acuerdo al tipo de reporte que se desea

es la siguiente:

El formato del reporte emitido será el siguiente:


8

7

6.1.3 Ventas por Agrupaciones

Este reporte contiene todas las ventas realizadas por la empresa

ordenados por código de artículos. Para ello se tiene que seleccionar el

rango de fechas, el tipo de moneda, el código del artículo desde el cual

desea la impresión y el código del artículo hasta el cual se desea la

impresión, el almacén, el orden que desea emitir este reporte ; puede

ser: por artículo, por grupo, por línea, por familia, y por último señalar

si se requiere un reporte detallado o un reporte resumido.

El formato del reporte a mostrarse será el siguiente:


8

8

6.1.4 Ventas por Vendedor

Este reporte contiene todas las ventas realizadas para la empresa

agrupadas por vendedores. Para ello se tiene que ingresar el rango de

fechas, el tipo de moneda, el código del vendedor desde el cual desea la

impresión y el código del vendedor hasta el cual se desea la impresión,

el código del artículo desde y hasta el cual se desea el reporte, el

segundo orden: por artículo, por grupo, por línea, por familia, y por

último se presiona el botón Aceptar.


8

9

El formato del reporte emitido será el siguiente:


9

0

6.1.5 Ventas por Cliente


agrupadas por clientes. Para ello se tiene que seleccionar el rango de

fechas, el tipo de moneda, el código del cliente desde el cual desea la

impresión y el código del cliente hasta el cual se desea la impresión, el

código del artículo desde y hasta el cual se desea el reporte, el segundo

orden: por Artículo, por Grupo, por Línea, por Familia, y por último se

presiona el botón Aceptar.

6.1.6 Ventas por giro de Cliente

Permite obtener un reporte de ventas por giro de Cliente, para ello se debe establecer

el rango de fechas, el rango de Clientes principales, el tipo de moneda y rango de

artículos o grupo, por líneas, por familia, por documento, por vendedor dependiendo

de la selección. La pantalla de datos es el siguiente:


9

1

6.1.7 Ventas por Grupos de Clientes

Permite obtener un reporte de ventas por grupo de Clientes, para ello se debe

establecer el rango de fechas, así como el rango de Clientes principales y el tipo de

moneda del reporte. La pantalla de datos es el siguiente:

6.2 VENTAS MENSUALES

Aquí se emiten los reportes respecto a las ventas mensuales de la

empresa. Se cuenta con el siguiente tipo de reportes diarios:

6.2.1 Ventas Mensuales por Artículo


agrupadas por códigos de artículo. Para ello se tiene que ingresar el

código del artículo desde el cual desea la impresión y el código del

artículo hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo

de moneda, y por último debe escoger si desea por Cantidad, Importe

o Ambos el reporte finalmente debe presionar el botón Aceptar.


9

2

6.2.2 Ventas Mensuales por Familia


agrupadas por Familia de Artículos. Para ello se tiene que ingresar el

código de la Familia desde el cual desea la impresión y el código de la

familia hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo

de moneda, y por último se presiona el botón Aceptar.

El modelo de reporte es el siguiente:


9

3

6.2.3 . Ventas Mensuales por Línea


agrupadas por línea de artículos. Para ello se tiene que ingresar el

código de la familia y línea correspondiente desde el cual desea la

impresión y el código de la línea hasta el cual se desea la impresión, el

rango de fechas, el tipo de moneda, y por último se presiona el botón

Aceptar.


9

4

El modelo de reporte a obtener es el siguiente:

6.2.4 Ventas Mensuales por Grupo


agrupadas por grupo de artículos. Para ello se tiene que ingresar el

código de la familia, luego de la línea y por último del grupo

correspondiente desde el cual desea la impresión y el código del Grupo

hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de

moneda, y por último se presiona el botón Aceptar.


9

5

El modelo del reporte es el siguiente:

6.2.5 . Ventas Mensuales por Cliente


agrupadas por códigos de clientes. Para ello se tiene que ingresar el

código del cliente desde el cual desea la impresión y el código del

cliente hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de



9

6

El formato del reporte a imprimir será el siguiente:

6.2.6 Ventas Mensuales por Vendedor


agrupadas por vendedor. Para ello se tiene que ingresar el código del

vendedor desde el cual desea la impresión y el código del vendedor

hasta el cual se desea la impresión, el rango de fechas, el tipo de



9

7

El formato del reporte a imprimir será el siguiente:


9

8

6.3 VENTAS DE RANGOS MENSUALES

Este reporte nos muestra un consolidado por meses

6.4 VENTAS POR RANGO DE FECHAS

Reporte detallado de todas las ventas realizadas en un rango de fechas

6.5 DETALLE DE VENTAS POR CLIENTE

Este reporte nos muestra las ventas agrupadas por cliente


9

9

6.6 ANÁLISIS DE VENTAS

Esta opción permite conocer las ventas acumuladas pero en orden

descendente de mayor a menor por cliente y artículos.

6.6.1 Ranking de Ventas por Cliente

En esta opción se emitirá reportes sobre el ranking de compras de los clientes de la

empresa. Puede ser utilizado para premios por meta alcanzada impuesta por la

empresa. Se ingresará el rango de fechas del reporte a emitir, el código del cliente

desde el que se desea el reporte, el tipo de moneda, y finalmente se presiona el botón

Aceptar.


1

0

El formato del reporte a emitir será el siguiente:

6.6.2 Ranking de ventas por Artículo En esta opción se emitirá reportes sobre el ranking de ventas de los artículos de la

empresa. Puede ser utilizado para tener en cuenta que artículos son los que tienen

mayor salida. Se ingresará el rango de fechas que se desean en el reporte, el código

del vendedor, el tipo de moneda.


1

0

El formato del reporte a emitir será el siguiente:


1

0

6.6.3 Utilidad de ventas

En este sub. Menú se emiten los reportes del registro de utilidades de ventas de la

empresa. El reporte puede incluir a todos los artículos o se puede hacer un listado de

los artículos que se requiere sean incluidos en el reporte. También se deben indicar las

fechas de inicio y fin del reporte, el tipo de moneda y el tipo de reporte que es

requerido.

6.6.4 Utilidad por lista de precios

En este sub. Menú se emiten los reportes del registro de utilidades de ventas de la

empresa por lista de precios. En este caso se debe seleccionar el tipo de almacén del

cual se quiere hacer el reporte y también el tipo de lista de precio, el tipo de cambio y

tipo de moneda, y el orden que se quiere que lleve el reporte. También se puede

hacer un listado de todos los artículos de dicho almacén o especificar los artículos que

se desean registrar.

6.7 . REGISTRO DE VENTAS En este sub. Menú se emiten los reportes del registro de ventas de la empresa. Estos

reportes pueden ser emitidos por:

6.7.1 . Registro de Ventas por Punto de Venta. En esta opción se emitirá reportes sobre las ventas de cada punto de venta de la

empresa. Puede ser utilizado para observar qué puntos de venta están logrando los

objetivos. Se ingresará el rango de fechas que se desean en el reporte y el tipo de

moneda. Luego se presionará el botón Aceptar.


1

0

El formato del reporte a imprimir será:

6.7.2 . Registro de Ventas Sunat En esta opción se emitirá reportes sobre las ventas para entregar a Sunat, y que

servirán para los cálculos correspondientes de impuestos. Se ingresará el rango de

fechas que se desean en el reporte y el tipo de moneda. Luego se presionará el botón

Aceptar.


1

0

El formato del reporte a imprimir es el siguiente:


1

0

6.8 DOCUMENTOS EMITIDOS Nos mostrará el documento (s) emitido, es decir los documentos que se han

registrado, los ubicamos por el tipo de documento y con un rango de fechas.

6.9 VENTAS COMPROMETIDAS

Esta opción nos permite visualizar la relación el artículos que ha sido pedidos o

comprometidos.

Pedidos por Vendedor Nos emitirá un listado de los pedidos con relación a los vendedores


1

0

6.9.1 Artículos Comprometidos

Un listado de los artículos que han sido pedidos por los clientes en un determinado

rango de fechas.

6.10 LISTADO DE DOCUMENTOS

6.10.1 Facturas con guías emitidas

Emite un listado de las facturas realizadas con guías ya emitidas por la Empresa.

Debemos ingresar el nombre del cliente y el número de factura inicial y el número de


1

0

factura del punto final.

6.10.2 Guías emitidas con facturas

Emite un listado de las guías realizadas con facturas ya emitidas por la Empresa.

Debemos ingresar el número de serie de las guías y la fecha inicial y final del reporte

que se quiere hacer.

6.10.3 Guías de ventas por cliente

Nos muestra un reporte con el detalle de las guía por cliente en un rango de fechas.


1

0

6.11 CONSISTENCIA DEL ASIENTO DE VENTAS

Este reporte nos muestra una consistencia de los asientos transferidos a contabilidad.

7. CONFIGURACION

Procesos especiales con que cuenta el software para registrar

parámetros y configurar el sistema según las características de cada

empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el

administrador del sistema y/o por el personal de soporte técnico.


1

0

7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA

7.1.1 . Crear empresa

Esta opción permite crear la Empresa con la que se va ha trabajar, además muestra

en un browse todas las empresas creadas, cada empresa es identificada mediante un

código que es asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la

empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas,

modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar

empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se

cuenta con la siguiente información:


1

1

Código : Registra el código asignado a la empresa por

ingresar. Este

alfanuméricos.

código contiene 3 caracteres

RUC : Registra el número de RUC de la empresa, el cual

será verificado por el sistema.

Razón Social : Registra el nombre de la empresa.

Dirección : Registra la dirección de la empresa.

Teléfono : Registra el número telefónico de la empresa.

Fax : Registra el número de fax de la empresa.

Representante : Registra al representante legal de la empresa.


1

1

Pantalla : Registra la pantalla que será utilizada por la

empresa.

Reporte : Registra los reportes que podrá obtener la empresa

ingresada.

Al ingresar a la opción Datos, la pantalla será la siguiente:

Explicaremos el significado de cada uno de los controles que se muestran.

Moneda por Omisión : Establece el tipo de Moneda que se mostrará como

primera alternativa al facturar, los tipos de moneda son ME (Dólares) y MN (Soles).

Factura con Guía : Este control configura el programa para emitir una guía en el

mismo momento que se genera la factura, en caso de no estar marcado el programa

preguntará por cada factura que emita si desea generar una guía. Ord. Descripción

: Permite establecer que todos los helps de ayuda se muestren ordenados por la

descripción Artículo o Cliente.

Chequea Limite Cred. : Verifica si la Factura que se emite al Cliente no excede el

límite de crédito permitido.

Valor Tasa I.G.V. : Permite establecer la tasa de IGV vigente en el mercado para


1

1

efectos de ventas.

Subdiario de Venta : Establece el código de subdiario que en contabilidad se utiliza

para los asientos de ventas.

Precios con IGV : Establece que el programa asignará por defecto la característica

de precio con IGV, a todo artículo que se cree.

Preg. Impresión : Permite establecer si el programa va a preguntar por la

impresión del documento que se emite.

Nro. Automático : Establece si el programa efectuará una pregunta para generar la

numeración de la factura.

Factura sin Guía : Este control configura el programa para emitir la factura sin

guía.

Asiento Analítico : Establece que el tipo de asiento contable a generarse va ha ser

Analítico.

Anexo Contable : Establece el código de anexo de clientes de contabilidad.

7.1.2 . Crear usuarios

Se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del sistema. Cada usuario es

identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al

usuario, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario.

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar a un

nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.


1

1

Código Usuario : Registra el código de usuario. Cuenta con

8 caracteres.

Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendrá acceso

al sistema.

Punto de Venta : Registra el punto de venta que manejará el

usuario.

Vendedor : Registra el código de vendedor.

Pass Word Usuario : Registra el pass Word con el que se

identificará el usuario.

Confirmar : Se confirma el pass Word con el que se identificará el

usuario.


1

1

7.1.3 Crear Administrador

El sistema para mayor seguridad de sus datos establece dos tipos de

usuarios, uno operativo que solo tiene acceso a las opciones que se le

establezca y otros administradores con facultades de intervenir los

datos de los usuarios operativos.

7.2 TABLA DE DOCUMENTOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que serán

emitidos por el sistema. Cada documento es identificado mediante un código que

asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este

código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.


1

1

Durante la actualización de datos generales es posible ingresar un

nuevo tipo de documento, modificar un documento ya ingresado o

eliminar un tipo de documento ya existente.


1

1

Registra la siguiente información:

Tipo de Documento : Registra el código del tipo de documento. Se puede obtener

ayuda presionando la tecla [F1].

Doc. Contable : Después de ingresar el código del tipo de documento, el

documento contable se registrará automáticamente.

Descripción : Después de ingresar el código del tipo de documento, el nombre se

registrará automáticamente.

Serie Documento : Registra el número de serie de los documentos a emitirse.

No. Inicio : Registra el número del primer documento a emitirse.

No Final : Registra el número del último documento a emitirse.


1

1

Ultimo No Correlativo : Registra el último número correlativo del documento.

Código SUNAT : Registra el código Sunat.

Formato de Impresión : Es el código del Formato de Impresión.

Líneas Imp. : Registra el No de líneas que se imprimirá en el

documento.

Impresora : Define el nombre de la impresora.

Controlador : Define el tipo de controlador de impresora.

Puerto de Imp. : Define el puerto de impresora a usar. Luego el sistema dispone de una configuración de datos para cada tipo de documento,

los cuales son los siguientes:

Cabecera:

Punto de Venta : Define si en el documento se va a requerir la elección de

Punto de venta.

Nº Serie un

: Define si en el documento se va a requerir seleccionar

Número de serie de la relación de documentos.

Razón Social : Define si en el documento se va a requerir modificar la

Razón social del cliente.

Dirección : Define si en el documento se va a requerir modificar la Dirección del cliente.

RUC : Define si en el documento se va a requerir modificar el

Número de RUC.

Fecha Documento : Define si en el documento se va a requerir actualizar la

Fecha.

Tipo Cambio

tipo

: Define si en el documento se va a requerir actualizar el

De cambio.

Cotización : Define si en el documento se va a requerir ingresar el Número de cotización.


1

1

Orden Compra : Define si en el documento se va a requerir ingresar el

Número de orden de compra.

Pedido : Define si en el documento se va a requerir ingresar el

Número de pedido.

7.3 PUNTO DE VENTA

Esta opción muestra un browse con todos los puntos de venta

registrados. Si presionamos el botón Ingreso, es posible registrar

nuevos puntos de venta, a continuación Se cuenta con los siguientes

datos:

Punto venta : Registra el código del punto de venta. Contiene 2


Razón Social : Registra el nombre del punto de venta.

Dirección : Registra la ubicación del punto de venta.

Almacén : Registra el código de almacén con el que trabajará este

punto

de venta. Se puede obtener ayuda mediante la tecla [F1].

Tipo de Documento : Registra el tipo de documento, se puede

obtener de la tabla de ayuda mediante la tecla [F1].

Nro. Serie : Registra el número de serie que manejará dicho

documento.


1

1

Con el botón Modificar podemos modificar los datos de los puntos de venta ya

existentes (excepto el código o RUC), para eliminar puntos de venta tiene el botón

Eliminar.

El botón doc. de punto de venta permite establecer los documentos que se pueden

emitir por el punto de venta, tales como Factura, Boleta, Nota Crédito / Débito, Guía,

Cotización, Pedido y Nota de Pedido, especificando además las diferentes series que

por cada una exista. De esta forma se controla que los usuarios asignados a un punto

de venta no puedan por error emitir documentos que no le correspondan El botón de $

precios, permite establecer los diferentes precios con los cuales se puede facturar a

los Clientes.

7.4 FORMATOS DE IMPRESIÓN

Esta opción permite configurar los formatos de impresión de cada documento emitido

por el sistema. ADVERTENCIA, sino se configura adecuadamente la información

registrada en esta opción, ocasionará que el sistema no pueda imprimir alguno de los

siguientes documentos: Factura, Boleta, Nota Crédito / Débito, Guía, Cotización,

Pedido, Factura / Nota Crédito / Débito de Exportación.

Importante.- Registra la siguiente información:

- Código Formato : Se registra lo que se ingresó en la opción Tabla de

Documentos en el campo Formato de Impresión.

- Tipo de Documento : Se registra un Tipo de Documento (BV, FT, NC, ND, etc.) - Nombre Reporte : Se registra el Nombre del reporte siempre con extensión

RPT. - Nombre Empresa : Se registra el Nombre de la Empresa.


1

2

7.5 CAMBIA EMPRESA ACTIVA

Esta opción permite cambiar de empresa. Basta con posesionarse en el campo donde

se encuentra la empresa y presionar el botón aceptar. Al cambiar de una empresa a

otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y

se tendrá acceso a los menús de acuerdo a la especificación que ha otorgado el

administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.

Para ingresar a esta pantalla también se puede presionar la tecla [F12].

7.6 CAMBIA FECHA PROCESO

Esta opción permite cambiar la fecha de trabajo, diferente a la fecha actual del


1

2

sistema.

7.7 FONDO DE PANTALLA

Por esta opción se podrá configurar cualquier imagen como fondo de

pantalla del sistema

8. HERRAMIENTAS

8.1 VERIFICAR MENU

Esta opción permite actualizar las opciones del menú, en el caso de actualizar la

versión.


1

2

8.2 REVERSIÓN DE IMPRESIÓN

Esta opción permite revertir la impresión lo cual habilita el documento para poder

eliminarlo y/o modificarlo a través del sistema.

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