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MANUAL DEL USUARIO

SECON 2010/11CONTROL Y SEGUIMIENTO

DE OBRAS

Todos los derechos reservados

Noviembre de 2010

Diseñado para

Microsoft ©Windows XP/Vista

MANUAL DEL USUARIO

SECON 2010/11CONTROL Y SEGUIMIENTO

DE OBRAS

Todos los derechos reservados

Noviembre de 2010

ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOSPRESUPUESTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS

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Inventario 7Historial de movimientos 15Proveedores 18Adquisiciones 22Inversiones en general 26

28

Avance obra 29Subcontratos 34Ejecución de insumos 42

43

46

Gráficas de análisis situacionalFlujo de fondos

51

Configuración del programaAcerca de SECON

56

Presentación del programa

Estructura funcional e interfase

Iniciar el seguimiento de un proyecto

Seguimiento ECONÓMICO

Control de EJECUCIÓN

Reportes

Balance

Utilidades

Ordenes de cambio

SECON 2010 I

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¿ QUE ES SECON ?

SECON es el programa que complementa funcionalmente a PRESCOM, específicamente orientado al control y seguimiento de obras. Trabaja con la información generada y calculada por PRESCOM (presupuestos) y si es que el operador (empresa, institución, técnico) tiene la intención de verificar resultados respecto a lo supuesto económicamente y en tiempo, tendrá en este software la posibilidad de llevar un registro permanente y detallado de lo que ocurre en la ejecución de un proyecto de construcción o manufactura.

A nivel de la informática, comparte las especificaciones técnicas dictadas para PRESCOM.

Específicamente se propone como un instrumento sencillo pero potente como para satisfacer necesidades de distinta magnitud entre los usuarios. Su versatilidad subyace en la libertad que oferta al operador para que éste decida si desea efectuar un control ligero o muy detallado de una obra.

Posee gestión de almacenes, kardex de movimientos, kardex de proveedores, control de la ejecución de obra en tiempo y dinero, manejo de subcontratistas de mano de obra, control del avance métrico y temporal de la obra, análisis de resultados a nivel gráfico, etc.

La versión 2011 consolida los ajustes, cambios y mejoras producidas de la aparición de este módulo.

Presentación del programa

SECON 2010

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Estructura funcional e interfase

Nombre del módulo

Barra de herramientas estándar

Montos presupuestadoy ejecutado del proyecto

Barra de opciones secundarias

AREA DE DESPLIEGUE DE CONTENIDOS

Nombre y lista de proyectos

SECON 2010

Como toda actividad sistematizada, el uso de este programa requiere de un trabajo preliminar y de preparación a desarrollarse en PRESCOM.

La fase preparatoria mencionada consiste en establecer la moneda base y configuración elemental que adoptará SECON, junto con la generación de los archivos básicos para ejercitar el control y seguimiento de obras de un proyecto elaborado por PRESCOM.

Estando en PRESCOM, recupere el proyecto candidato a ser controlado en su implementación . Ingrese a la opción ilustrada en el gráfico y proponga el esquema de control para los distintos parámetros o incidencias empleadas en el cálculo del presupuesto.

En esta ventana se deben determinar dos aspectos cruciales. 1) la moneda para ejercitar el control económico (solo se hace una vez) y 2) los parámetros y rubros a ser controlados por el módulo de seguimiento (por defecto se han fijado mínimamente los insumos y el presupuesto total). Los rubros que se encuentran pintados de color rojo son los implicados en el cálculo. Las listas contienen su posible equivalente invariable a ser controlado a través de SECON.

También se podrá determinar la ruta o carpeta en la que se almacenarán los archivos de control y seguimiento. Use el botón del lado derecho para cambiar la carpeta destino.

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SECON 2010

El proceso de elección de equivalencias entre los rubros de cálculo de precios unitarios y los que SECON utiliza para efectuar el seguimiento económico, debe ser efectuado con mucho cuidado. Esta labor debe ser encarada tomando en cuenta las necesidades de la empresa o institución con relación al grado de detalle a encararse en el seguimiento mas adelante, el programa solo estructura lo básico para esa tarea, pero no condiciona su profundidad.

Nótese que la elección de equivalencias viene acompañada de un cálculo que refleja el monto previsto a ser invertido en obra.

Se recomienda dejar SIN CONTROL el rubro: UTILIDADES.

Al lado izquierdo se encuentran las condiciones y procedimientos base para empezar el control y seguimiento de obras. El panel de REQUISITOS BASICOS nos orienta respecto a las condiciones de elaboración del presupuesto... lo ideal es que el PRESUPUESTO GENERAL y el CRONOGRAMA COMPLETO estén correctos.

El primero es imprescindible y su falta podría significar que las cantidades o cómputos métricos no se hayan completado.

El cronograma no es imprescindible, pero su ausencia afectará directamente el control de ejecución o avance respecto a los tiempos y porcentaje.

Una vez terminada y revisada la moneda y equivalencia de rubros, el operador deberá oprimir el botón de PROCEDER.

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SECON 2010

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En la versión 2010, el control del avance físico esta integrado, es decir, ya no incluye la alternativa: POR MODULOS. Se vio por conveniente efectuar este ajuste por la improbabilidad de presentarse este ultimo caso.

Una vez terminada la generación de archivos para el seguimiento, el programa anunciará el éxito del proceso de inicialización.

Una vez generados los archivos de seguimiento, el proyecto quedará bloqueado automáticamente para su edición (modificación); siendo desde este instante imposible la corrección de su estructura y/o contenido. Si se presenta la necesidad de utilizar este presupuesto como modelo para otro, se sugiere utilizar la opción GUARDAR COMO... para que al cambiar su nombre o descripción, quede este habilitarlo o desbloquearlo.

Salir de PRESCOM y ejecutar el módulo de seguimiento (SECON) o en su caso acceder a la opción señalada en el menú CONTROL Y SEGUIMIENTO.


SECON 2010

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La filosofía con la que se diseño este módulo complementario a PRESCOM, es la de proporcionar al usuario una herramienta de comprobación de lo supuesto en la primera instancia (presupuesto).

El nacimiento de la versión 2007 viene acompañada de la incorporación de SECON con el fín descrito por la ilustración. La versión 2010 sistematiza de una mejor forma sus tres funciones básicas:

Correspondiente a este ambiente de trabajo, inclusive se añadió una seguridad de acceso por contraseña independiente para el SEGUIMIENTO ECONOMICO y otra para la EJECUCION DE OBRA, como veremos más adelante.

Encarar el seguimiento de obras

SECON 2010

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Se podría decir que el segmento más importante del proceso de seguimiento de una obra es el ECONOMICO, por esa razón la primera herramienta dispuesta en SECON agrupa opciones para gestionar el inventario central de insumos, revisar el historial de movimientos, controlar cuentas con proveedores, registrar las adquisiciones de insumos y administrar las inversiones en general.

Insistimos en aclarar que el programa solo dota de las herramientas y opciones orientadas a la instancia de verificación de inversión y ejecución de obra, en ningún momento forza el uso de todas sus posibilidades... quedando el usuario liberado para ejecutar un control ya sea detallado o global.

Para empezar a usar todas las opciones que a continuación se explicarán, el usuario deberá elegir un proyecto de la lista (parte superior). Esta elección se quedará activa en las sesiones sucesivas hasta que se dicte lo contrario.

INVENTARIO

La acciones básicas para esta herramienta pueden ejecutarse ya sea mediante la barra lateral y/o la lista de opciones del menú contextual (botón derecho del ratón).

Seguimiento ECONOMICO

SECON 2010

En la parte superior se hallan las pestañas que categorizan el rubro junto con el valorado del inventario registrado en el almacén central, junto con el cajón de texto que muestra el insumo elegido y su cantidad inventariada (ecistencias).

El botón con la letra “A” permite la indexación de los registros.

La lista podrá ser automáticamente poblada si es que el usuario eligió hacerlo de esta manera activando el casillero correspondiente en la inicialización de variables y archivos en PRESCOM. Adicionalmente, ésta podría contener cantidades (las del presupuesto) si es que la segunda variable de los requisitos es activada. Obviamente no se recomienda utilizar ésta última, ya que se supone que el seguimiento contemplará la adquisición de insumos y su consecuente inventariación.

Ingresar nuevo insumo (INS)Para registrar o dar de alta un nuevo registro, se debe usar

esta opción. La forma abreviada es pulsar la tecla INSertar. La ilustración que se muestra describe con claridad los datos que se solicitan para cada insumo. SECON propone la introducción de dos tipos de unidades, la primera del tipo comercial y la segunda para el balance con el presupuesto.

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SECON 2010

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Modificar registroDespliega la misma ventana que la

anterior opción; a través de la misma se incorporarán cambios y modificaciones que el operador considere necesarias.

El ejemplo ilustrado servirá para entender el manejo de unidades.. muy útil en ciertos materiales que a nivel del presupuesto con relación al comercial tienen un manejo distinto respecto a sus unidades de medida. Estas relaciones también serán importantes considerarlas en el caso de algunos materiales que se presupuestan de una forma y se adquieren de otra. (Ej. fierro estructural, que normalmente en los ítemes se incluye en KG, pero se adquiere en BARRAS). Por ahí será necesario registrar todos los tipos de fierro que comercialmente se utilizarán; SECON 2010 tiene la facilidad de efectuar SUSTITUCIONES y mantener un registro coherente de lo presupuestado y lo invertido cuando se efectúan los despachos.

La edición de un ítem tiene como alternativa un método acelerado: doble click con el ratón sobre el nombre del insumo a modificar.

Borrar registroPermite la eliminación temporal de uno o mas registros.

Ver kardex de movimientos el insumoUna vez elegido o señalado un insumo y entrando a esta opción, el programa ejecutará un

enlace directo con el kardex de movimientos del mismo. Mayores detalles en el siguiente acápite.

Imprimir listadoPara imprimir la lista visible. El programa cuenta con un sistema de previsualización y

configuración bastante amigables. La explicación de esta interfase tendrá un acápite aparte mas adelante.


SECON 2010

Registrar envío de insumos a obra.Esta opción se usa para ejecutar el despacho de material, suministros y/o equipo a una

determinada obra/módulo. Si se desea efectuar un control y obtener al final un balance del gasto de materiales especialmente, su uso será obligatorio.

El proceso involucra el registro de la solicitud, su registro y almacenamiento (opcional) y al final su despacho. En la fase de solicitud, el pedido puede ser revisado y archivado las veces que se quiera, una vez confirmada y revisada lista y cantidades y en consecuencia ejecutado el despacho, su modificación ya no será posible.

La mecánica operativa requiere de la introducción del nombre del residente y luego de la elección de los insumos; esta última compromete el uso del ratón (tomar, arrastrar y soltar) o simplemente el uso de la tecla ENTER (desde el inventario hacia la boleta de solicitud).

Inmediata a la selección de un insumo seguirá la introducción de la cantidad solicitada en unidades comerciales. Si se requiere efectuar un control más detallado, se podrá vincular ese pedido con algún ítem específicamente.

A través de la ventana se podrá observar que el programa lleva un registro preciso de las cantidades inventariadas, solicitadas y ejecutadas.

Alternativamente se podrán

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SECON 2010

efectuar sustituciones de insumos por otros; esta posibilidad obviamente reservada para los materiales que tienen un manejo distinto de cuando se incluyen en el presupuesto con relación a su uso en obra.

El proceso de elección de insumos puede agilizarse y repetirse si se usa solamente el teclado (método recomendado) y mas cuando la ubicación de un insumo cuenta con la ayuda de un filtro (F2).

Encontrado el insumo, pulse ESC (salir del filtro), luego ENTER (para elegir el insumo), ingrese la cantidad y pulse ENTER. Se puede cancelar con ESC

Las cantidades previstas y ejecutadas siempre reflejan el contexto del despacho.

En lugar de elegir un ítem, el operador puede escribir cualquier otra observación en el cajón de texto respectivo; lógicamente ese caso implicará que el despacho no esta dirigido a uno en particular y en consecuencia se registrará un envío al módulo de forma global.

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SECON 2010

En la misma hoja de solicitud pueden registrarse materiales y suministros.

El número de la boleta automáticamente se incrementará una vez archivada o despachada la solicitud.

El despacho de suministros se registrará en el rubro de GASTOS GENERALES o IMPREVISTOS en dependencia de los parámetros elegidos para ser controlados en SECON en la fase inicial del proceso (PRESCOM).

Una vez terminada la incorporación de insumos o pedidos, se podrá ARCHIVAR la solicitud (etapa recomendable), para que posteriormente se pueda revisar, verificar y autorizar el DESPACHO. Archivada la boleta, se genera una nueva, en ella se podrá cambiar el módulo de la obra, residente y efectuar de nuevo la elección de insumos.

El DESPACHO solo debe ejecutarse cuando se ha revisado, ajustado y autorizado el envío. Se recomienda imprimir la boleta para que la autoridad que corresponda efectúe el control y autorice.

Las solicitudes o pedidos se archivarán por fechas, obras, módulos y residentes. Estas podrán ser recuperadas utilizando este botón.

Una planilla mostrará ese detalle para que a través de la misma se cargue un pedido pre-elaborado.

El programa no procesará DESPACHOS cuando el insumo no cuente con la cantidad suficiente como para abastecer el pedido.

Un DESPACHO efectuado con éxito procesa internamente las siguientes fases:

- Verifica cantidades inventariadas y su capacidad para asimilar el pedido- Actualiza el kardex de INVERSIONES para la obra- Actualiza el inventario central- Registra el envío en el kardex de MOVIMIENTOS (para cada insumo)- Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de la obra

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SECON 2010

- Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de los ítemes de la obra.- Elimina la solicitud (por eso se recomienda su impresión)

Mientras no se DESPACHE la solicitud, ésta podrá ser modificada. En ese entendido el operador podrá...

Eliminar algún insumo de la lista

Corregir la cantidad. Doble click o ingreso de nuevo valor en la celda

Importar datosEjecuta el pegado de los datos que se encuentran en el portapapeles. Esta herramienta

resulta importante en la necesidad de ahorrar tiempo y transferir información al inventario central desde una hoja electrónica. Esta información deberá estar ordenada de la siguiente forma:

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SECON 2010

Una vez marcado el bloque a ser copiado, se oprime la combinación: CTRL + C, en seguida se reíngresa a SECON y haciendo uso de esta opción se verifica en una tabla los datos disponibles.

Se pulsa en ACEPTAR para proceder con la transferencia. Saldrá un aviso con la confirmación de la cantidad de registros nuevos añadidos. La transferencia evita repetir insumos con la misma descripción. Cuidar de homologar las monedas para proceder con esta opción.

El almacenamiento de insumos puede ser ilimitado, aunque esta en función de la capacidad del ordenador empleado para este trabajo. Por razones de lógica y comodidad, el programa en esta sección entrará al modo indexado de forma automática cuando se el inventario haya superado los 500 ítemes.

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SECON 2010

HISTORIAL

El kardex o historial de movimientos de los insumos, sirve fundamentalmente para controlar, analizar, visualizar e informar cada modificación (entrada o salida) en sus cantidades. Estos movimientos pueden ser: envíos, ajustes manuales del inventario, devoluciones.

Siendo una herramienta de análisis visual, posee de un filtro completo en la parte superior.

Este mecanismo trabajará en prácticamente cualquier combinación. Algunos campos son accesibles con el doble click sobre la planilla, Ej. Modalidad ENVIOS. De esta forma ágil también se puede restringir el listado a un solo insumo, Ej. Cemento portland.

Cuando el kardex se concentre en un solo insumo, éste adoptará un título acorde y se adicionarán en la parte superior la cantidades de entrada, salida y saldos respectivos.

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SECON 2010

EL kardex también puede ser accedido directamente desde la planilla del inventario central. Para ello se debe señalar un determinado ítem y luego activar la opción que se muestra en el gráfico.

Luego de oprimir ESC se podrá regresar al inventario central.

La impresión elabora este reporte. A través de éste se podrá exportar o copiar al portapapeles el contenido y transferirlo a un software externo.

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SECON 2010

El botón se utiliza para cambiar el tipo de letra de la tabla.

Solo será efectiva la elección del molde y no así el estilo ni el tamaño. Para alterar los tamaños de letras junto con el ancho de las columnas de cualquier tabla en SECON, se deberá utilizar la combinación de teclas: CTRL + rueda del ratón.

Al lado izquierdo existe una barra de acceso directo a los resúmenes por mes. Las luces sobre los botones numerados indican la existencia o no de movimientos en ese mes.

Los números van del 1 al 12, significando los doce meses del año.

Para utilizar esta barra, se debe además fijar el año o gestión en la parte superior.

El historial registra todos estos movimientos: Su naturaleza hace que ninguna modificación sea admitida.

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PROVEEDORES

SECON también tiene un set completo de herramientas para registrar y controlar las cuentas con los proveedores de insumos.

Siendo parte del paquete, el comportamiento de las opciones es similar a lo explicado en el acápite previo; solo se añaden algunos aspectos y procedimientos particulares a la herramienta y otros que el autor vio por conveniente incorporar (específicamente procedimientos) para evitar homogeneizar en extremo el uso de las distintas opciones y así evitar que el operador las confunda.

Registrar nuevo proveedor, sirve para introducir los datos generales de un proveedor.

Modificar datos proveedor, sirve para modificar datos generales del proveedor elegido.

En caso de que el usuario acostumbre comunicar las cuentas con su proveedor (conciliar), será recomendable ingresar el fono y el correo electrónico (email), SECON tiene la posibilidad de mandar vía correo electrónico el estado de cuentas.

Eliminar datos proveedor, sirve para borrar el registro de un proveedor. Esta función no esta habilitada para los proveedores con los que el usuario tiene cuentas pendientes.

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Desde el listado se pueden efectuar enlaces directos con el kardex de movimientos de los insumos, en este caso, específicamente ver adquisiciones efectuadas al proveedor señalado.

Por defecto el historial de movimientos solo mostrará los registros del mes (según la fecha del sistema). En cualquier caso, máximo se mostrará lo registrado en el año con excepción del filtrado por insumo; situación que puede evitar esa restricción.

La impresión, como en todos los reportes, muestra inicialmente el informe en pantalla:

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La ultima opción permite el control y comunicación de las cuentas (adquisiciones a crédito y amortizaciones).

Por si mismo ofrece nuevas opciones para administrar las cuentas.

Modificar haber. Para alterar la cifra de la columna HABER (amortizaciones)

Imprimir recibo. Por omisión o alguna otra razón podría requerirse imprimir un recibo rezagado. Solo útil para las amortizaciones.

Imprimir kardex. Para imprimir el listado con las cuentas

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Amortizar. Para registrar las amortizaciones efectuadas. A su finalización automáticamente el programa emitirá un recibo. Su numeración es manejada automáticamente por el programa.

Enviar cuentas por correo. Sirve para conciliar cuentas con el proveedor.Esta opción solo funciona en cuentas de correo POP3 y será impresicindible acceder a la configuración.

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ADQUISICIONES

Complementaria a la anterior herramienta, ésta se dedica con exclusividad a gestionar las adquisiciones o compras efectuadas de los insumos (materiales o suministros).

Ingresar nueva adquisición, se usa para efectuar el almacenamiento del detalle de una compra (copiar el recibo o factura). Este proceso tiene dos fases, en la primera (opcional) se guarda el detalle con la opción a futuras modificaciones (ARCHIVAR) y en la segunda se graba éste en forma definitiva y no modificable (CONSOLIDAR). Este última actualiza el inventario y el kardex de movimientos de los insumos involucrados.

Los detalles de las adquisiciones consolidadas pueden ser vistos, impresos y emitir recibo.

Respecto a las opciones disponibles en el formato modificable, éstas empiezan con la elección de insumos. Esta fase (que puede ser abreviada con la tecla INSertar), despliega la lista de insumos categorizada en materiales y suministros;

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solo se debe oprimir la tecla ENTER para llevar el ítem indicado al formulario. El listado posee un mecanismo de filtrado ágil para ubicar a través de las iniciales al insumo buscado.

La segunda opción elimina sin mayores trámites el insumo del detalle

La tercera (imprimir detalle) tiene el propósito de generar un reporte con el contenido del formulario.

La cuarta: imprimir recibo, se activa en adquisiciones consolidadas y permite la emisión de recibos rezagados.

En el caso de las compras con cheque, el formulario requiere obviamente de información adicional relativa a su número y la cuenta bancaria empleada.

Los datos sobre la cuenta se almacenarán automáticamente, por lo tanto en el futuro se podrá recurrir a la lista para utilizar una cuenta previamente creada.

La adquisición también podrá ser ingresada como ACREDITADA, es así que posteriormente se deberá manejar el kardex de cuentas con el proveedor para efectuar las amortizaciones a las deudas adquiridas de este modo.

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Cuando se opte por esta modalidad, al tiempo de CONSOLIDAR una compra, el programa desplegará un mensaje recordatorio al efecto.

No son compatibles las consolidaciones de compras con cheque y a crédito, esto implica que las compras con cheque necesariamente debe ser CANCELADAS, a no ser que el crédito sea parcial, y que el anticipo esté siendo girado en un cheque.

La elección de los insumos aplica de forma predeterminada el valor: 1 a las cantidades, el operador deberá corregir esta cifra en el acto o posteriormente de la manera acostumbrada (directamente en la celda).

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Modificar despuesDOBLE CLICK

o ENTER en celda

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Ver/modificar registro de adquisición. Sirve para entrar al detalle de una compra y modificarla si es que ésta no está consolidada.

Eliminar registro de adquisición. Para borrar las compras que están en la fase de edición.

Imprimir lista. Estructura un reporte con la lista visible. Para generar un informe con los criterios del operador, se podrá utilizar el filtro de la barra superior.

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INVERSIONES

La herramienta que integra todos los egresos económicos registrados para la obra, es la presente:

La barra superior contiene botones que fuera de enlazarnos con el reporte correspondiente, nos informa visualmente (luz de led) la previsión económica efectuada en el presupuesto para ese rubro.

Esta herramienta es de orden mixto, es decir, permite la visualización tanto como el registro de algunas inversiones denominadas “directas”. Este tipo de inversiones no deben corresponder a materiales, éstos insumos necesariamente serán transferidos a través del almacén central.

Las inversiones o egresos directos en los rubros: mano de obra y equipo, corresponden a la lógica del presupuesto (rendimiento o cantidad y precio), por lo tanto facilitarán el posterior análisis de lo supuesto versus lo ejecutado (ver acápite ejecución de insumos en capítulo EJECUCION).

Registrar inversiones directas. Permite la inclusión de un gasto o inversión efectuada en cualquier rubro excepto MATERIALES o TOTAL PRESUPUESTO.

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Los egresos en la modalidad inversión directa, pueden ser modificados en lo que hace a su precio y cantidad. El doble click en cualquier columna excepto la DESCRIPCION, abrevia este paso.

También se pueden eliminar los registros que no corresponden a DESPACHO DE MATERIALES o SUBCONTRATOS.

Se utiliza para imprimir el reporte

Esta opción permite la devolución de MATERIALES de la obra hacia el depósito central.

El usuario podrá comprobar tres situaciones después de ACEPTAR el valor: 1) que la cantidad despachada en menor; 2) que el inventario central ha reingresado esa devolución y 3) que el historial de movimientos de ese insumo ha registrado dicha acción.

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La función de transferencia de material de una obra a otra o de un módulo a otro módulo, viene representada por esta otra opción.

El resumen de todas las inversiones y el balance consecuente se puede verificar a través de esta opción.

Haciendo doble click en cualquier rubro, hará que el programa muestre el detalle correspondiente de inversiones efectuadas.

En la parte inferior se añadió el filtro del reporte. Funciona similar a lo expuesto para el historial de movimientos de insumos.

Para filtrar un insumo o componente específico, bastará con hacer doble click en su DESCRIPCIÓN. Esta variante hará que aparezca además una fila con los totales.

Las modalidades que se pueden elegir para construir el reportes son:

En la parte superior se verán literal y gráficamente la ejecución presupuestaria.

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AVANCE DE OBRA

En el control y seguimiento de obras, una de las labores recurrentes es el registro del avance físico de las actividades o ítemes con el fin de obtener la compensación económica contractual a ese hecho.

A través de esta herramienta, el usuario tiene la posibilidad de ingresar los avances periódicos, extraer el resumen del avance físico, extraer el resumen del avance por tiempo, cobrar planillas, comparar cronograma planteado y ejecutado, graficar resultados, etc.

Una vez ingresada a esta herramienta, se iniciará el uso de la 1ra planilla con los ítemes componentes y organizados según los módulos que estructuraron el presupuesto. Se habrán determinado algunas variables tales como el porcentaje de anticipo y período.

Solo en la 1º planilla se podrá cambiar el % del anticipo.

Ajustado el periodo del avance (inicio de obras y fecha actual), se podrá inicial el registro de las cantidades.

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EJECUCION

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El programa hace un registro dinámico de los valores; el operador podrá ver en tiempo real (instantáneamente) como afecta lo que introduce, en el porcentaje y el posible total.

Existen dos formas de ingresar los avances periódicos.

1) Escribir manualmente las cantidades en la columna de AVANCE ACTUAL, directamente en la planilla.

2) Transferir los avances de la mano de obra (ver capítulo mas adelante: SUBCONTRATOS).

Cualquiera de las dos formas añade a la información específica (cantidad) la fecha en la que se ingresan estos datos. Este detalle es muy importante si que el operador desea posteriormente analizar la ejecución del cronograma.

El programa lleva un registro individual y muy preciso de las fechas en las que son introducidos los cambios en las cantidades del AVANCE ACTUAL, para ello bastará fijarse dicha información al lado derecho de esta columna.

INICIO indica la fecha en la que por primera vez se introdujo una cifra al avance. Este dato se mantiene en las planillas sucesivas.

Ult. Ejec. indica el día en el que se modificó la cifra previa del avance, podría ser por alteración manual y adrede; por acumulación de avances en la mano de obra o; por cambios en nuevas planillas (avance reciente). Ésta al final, es decir cuando se concluya o supere la cantidad presupuestada, indicará al cronograma de control la fecha de culminación de la actividad.

Para modificar manualmente las fechas de estas columnas, el usuario debe hacer doble click sobre el contenido de la celda; aparecerán dos flechas para retroceder o avanzar el calendario. Debe quedar claro que el programa automáticamente bloqueará posibilidades de fecha basándose en el período fijado para la planilla y los límites lógicos en cada ítem. Esta función esta reservada para efectuar pequeños ajustes a los inicios y culminaciones de avance y en consecuencia darle una mayor precisión a lo ejecutado en obra.

Mientras no se COBRE la planilla, ésta se podrá modificar. Existen colores que orientan al operador en lo que respecta a las actividades que tienen avance, las que culminaron y las que se desfasaron.

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EJECUCION

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Una vez revisadas las cantidades, ajustadas las mismas a los acuerdos con el supervisor de obra y aprobado el período del avance, la planilla podría cambiar de estado y pasar a ser cobrada. Esta acción requiere por primera vez (1º planilla), la introducción del nombre del supervisor y la fijación correcta del porcentaje del anticipo; este último dato no podrá ser cambiado mas adelante.

En seguida activar el 1º botón de la barra de herramientas y confirmar la acción.

Respondido con un SI este mensaje, el programa generará la siguiente planilla, acumulando el avance actual. Podrá pasarse en seguida a la impresión para el trámite correspondiente. Este reporte tiene como pié de página el VoBo. del supervisor.

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Existen otros reportes que resumen el avance de obra en términos físicos y de tiempo. Este último se refuerza con un gráfico de barras que comparan los tiempos previstos y los ejecutados.

El resumen de avance físico tiene este contenido:

Su propósito es permitir una comparación de lo presupuestado y lo ejecutado en lo relativo a cantidades y presupuesto; muestra saldos y el porcentaje de avance por ítem y total. El avance total resulta del promedio de los parciales y permite apreciar en términos aproximados cuanto se ha ejecutado físicamente en la obra controlada.

El resumen del avance por tiempo tiene este aspecto:

En este caso, el objetivo es permitir un análisis del avance desde la óptica del tiempo empleado por el componente humano o la maquinaria. Contiene las horas de trabajo prevista por el presupuesto, las ejecutadas, el saldo, el porcentaje de avance por ítem y las fechas en ambos sentidos. Este reporte se complementa con una gráfica de barras.

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EJECUCION

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Los dos gráficos adicionales, ilustran algunos otros aspectos importantes para el análisis del avance y su compensación económica.

Planillas cobradas

Fuera de la utilidad obvia, esta contiene fechas y el equivalente en porcentaje de cada planilla.

Avance de ejecución por ítem

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Porcentaje de ejecución general de obras

La impresión de los gráficos presentará dos modalidades a través de este diálogo.

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SUBCONTRATOS

Opcionalmente el usuario podrá encarar la ejecución de una obra a través de la subcontratación de mano de obra. Esta tarea puede ser administrada con la presenta herramienta:

Posee similares características al manejo de las planillas de avance de obra, de hecho ésta también tiene el propósito de registrar el avance de obra pero a nivel de los contratistas y las actividades asignadas a cada uno de ellos.

El lado izquierdo controla específicamente el listado de contratistas de una obra.

En ese entendido sus opciones se encargan de añadir, modificar o eliminar los nombres de los contratistas. Los datos solicitados para el registro son:

El nombre y el CI (documento de identidad) son imprecindibles. Se podrá añadir el resto junto con la fotografía que debe estar en formato JPG y mejor si posee un tamaño de 400 x 300 pixeles.

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EJECUCION

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El programa cuando utiliza la opción ELIMINAR, en realidad solo oculta el nombre del contratista, por ello cuando el operador considere reponer ese registro, entrará a crear y en vez de escribir el nombre, deberá solo extraer de la lista el nombre oculto.

La impresión del contrato hace que el programa genere un reporte técnico en la parte inferior de la pantalla, conteniendo todos los ítemes asignados.

El historial de ejecución de contrato, elabora un resumen de lo avanzado por el subcontratista, de forma que permita hacer un análisis y evaluación del cumplimiento de contrato.

El lado derecho de la pantalla está destinado a la gestión de las planillas de avance.

En su parte superior, fuera de la información básica, se ubican los botones de acceso directo a los reportes adicionales, la asignación de ítemes al contratista y la cancelación de los avances.

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EJECUCION

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El número de la planilla se genera automáticamente y en función del cobro de avances periódicos. El período (fechas) de cada planilla se determina en dependencia de las fechas del sistema en las cuales se ingresen los avances. El usuario podrá ingresar ajustes en fechas utilizando el calendario incorporado.

El botón HOY, cambia el límite a la vigente en el ordenador (fecha de sistema).

Una vez creada la lista de contratistas, se generarán los contratos en base a la asignación de los ítemes.

La lista de asignación viene acompañada con datos importantes sobre los ítemes componentes del módulo elegido, tales como precios unitarios de la mano de obra presupuestados y cantidades, situación que tiene el objetivo de orientar al operador para proceder con la contratación.

El programa esta diseñado para advertir contrataciones con valores superiores a los previstos (precios unitarios tope para la mano de obra).

También se podrán borrar ítemes de esta lista si que los mismos no tienen avance.

Los avances se ingresarán en la columna correspondiente.

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EJECUCION

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Para ello bastará con escribir la cifra en la celda o pulsar ENTER. En seguida aparecerá una ventana con los valores que orientan el impacto de los cambios.

En la parte inferior se halla información ampliada del ítem editado.

Actualizado el avance, se mostrará instantáneamente lo previsible para el pago de la planilla.

Los procesos de contratación, registro de avance y cancelación podrán ser encarados en cualquier momento a medida que avance la ejecución de la obra, inclusive la incorporación o eliminación de contratistas, la única limitación es que la planilla cancelada ya no podrá ser modificada.

Para la cancelación de planillas, se recurra a este botón:

En la planilla de pago se podrán añadir los descuentos que correspondan en representación de los anticipos efectuados y las multas establecidas en caso de incumplimiento de contrato.

El archivado de la planilla, merecerá una respuesta a este mensaje.

Las opciones de impresión siempre estarán disponibles. Existen dos variantes: 1) comprobantes tipo cheque y planilla de pago resumen.

Para los comprobantes, existen dos casilleros que determinarán el rango de impresión.

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EJECUCION

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Los comprobantes tienen este formato:

La impresión de la planilla este otro:

El resumen por contratista tiene este contenido:

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EJECUCION

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Reportes complementarios se ofrecen al operador a través de estas dos opciones:

Consisten en resúmenes orientados al análisis y toma de decisión por parte del usuario de SECON.

El resumen por contratista tiene este formato:

El resumen por ítem tiene este otro:

Respecto a este último, tiene un contenido que esclarece y sintetiza información

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EJECUCION

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EJECUCION

relacionada a la asignación de ítemes, cifras contractuales y los nombres de los contratistas encargados de las distintas actividades.

Archivadas y pagadas las planillas, éstan mostrarán en la columna de AVANCE un ícono que destaca la situación de la ejecución de cada ítem.

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EJECUCION DE INSUMOS

Este recurso es del tipo informativo y su objetivo se centra en la posibilidad de efectuar un análisis sobre la cantidad real de insumos consumidor por la obra a nivel de módulo e ítem.

Las dos únicas opciones que posee es su impresión y el cambio de tipo de letra.

Las planillas están divididas por rubro, y en la parte superior un botón permite alternar la visualización de la ejecución general de insumos con la de ejecución de materiales por ítem.

La primera emitirá alertas cuando la cantidad o el presupuestos se hayan sobregirado.

En la segunda se podrá ver en color azul el ingreso de materiales y en color rojo cuando éstos hayan sobrepasado lo previsto.

La ejecución de insumos por ítem, expone practicamente la misma información, solo que ésta vez detallando dichos registros por cada actividad de construcción. Este último reporte dependerá de la asignación fijada por el usuario c u a n d o e f e c t u a b a l o s DESPACHOS o ENVIOS desde el almacén central.

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EJECUCION

SECON 2010

En este capítulo se hará una explicación sobre las opciones en la hoja de reportes.

Lo primero que se notará es su similitud con la interfase de reportes del módulo PRESCOM, de hecho los botones y modalidades de navegación son los mismos.l

Las funciones del ratón para navegaren los reportes, son las mismas que en PRESCOM

Rueda del ratón(hacer scroll vertical)

CTRL + rueda del ratón(manejar el acercamiento)

SHIFT + rueda del ratón(pasar de una página a otra)

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REPORTES

Ir a la primera página

Retroceder a la página anterior

Avanzar a la siguiente página

Ir a la última página

Ir a una determinada página

Hacer alejamiento

Hacer acercamiento

Ver en escala 1:1

Página actual

Número de páginas del reporteImprimir o exportar el reporte

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La variante radica en la acción IMPRIMIR.

Accionado el botón de imprimir, se verá una ventana de configuración y confirmación del proceso.

Los cambios en la configuración (letras, contenido, etc), podrá verificarse en tiempo real.

Los botones del lado derecho tienen como función la de obtener una copia dura (impresa), transferir hacia el EXCEL el contenido y copiar al portapapeles respectivamente (de arriba hacia abajo).

La impresora inicialmente desplegará la ventana de configuración del dispositivo de salida.

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REPORTES

SECON 2010

El botón con el ícono de EXCEL, ejecuta un proceso que automáticamente pasa el contenido del reporte a Microsoft Excel (siempre que éste este instalado en el ordenador)

La opción de copiar al portapapeles se usa como es de costumbre para transferir la información hacia otro paquete. Ej. Excel.

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REPORTES

CTRL + V

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La herramienta BALANCE permite deducir, conjeturar, decidir, analizar, informar la situación del avance de la obra con la ayuda de gráficas.

La Ejecución económica porcentual de los módulos, hace una comparación a nivel de histograma del total de inversiones efectuadas en los distintos módulos del proyecto.

La Ejecución económica de los rubros por módulo, hace la comparación de lo presupuestado con relación a lo ejecutado en los rubros empleados para el cálculo del presupuesto. Los parámetros que no incidieron a través de un porcentaje no serán mostrados.

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BALANCE

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La Ejecución porcentual de los insumos básicos por módulo, elabora una gráfica de barras que permite apreciar el porcentaje consumido del total previsto en el presupuesto para los tres rubros básicos: materiales, mano de obra y equipo.

La Inversión/egresos por modalidad y módulo, calcula el porcentaje de participación en la inversión total de 4 fuentes: inversión directa, despachos a través del almacén central, subcontratos (mano de obra) y transferencias de materiales de otras obras/módulos.

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BALANCE

SECON 2010

La Ejecución económica de toda la obra, consiste en un gráfico integrador para analizar el avance la obra en términos monetarios.

Todos los gráficos tienen la posibilidad de migrar a través del portapapeles hacia otro programas o ser impresos.

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BALANCE

SECON 2010

La opción llamada: FLUJO DE FONDOS tiene la habilidad de construir en forma interactiva los curvas de tres instancias del control económico: 1) previsión de los desembolsos, 2) desembolsos ejecutados y 3) inversión real paralela.

Cuando se acceda por primera vez a esta herramienta, el programa solicitará que se defina el cronograma y montos de la primera curva: desembolsos propuestos.

Las fechas son ingresadas con doble click en la celda correspondiente (tabla superior a la gráfica), luego el monto, aunque este orden no es obligatorio.

Fijarse o definir en la parte superior los límites del cronograma

Al lado del monto se irá calculando el porcentaje acumulado que s igni f ica el desembolso propuesto.

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BALANCE

SECON 2010

La curva de desembolsos ejecutados será representada en tiempo y dinero a partir de la cancelación de las planillas de avance de obra y a partir de esta, concretamente de las fechas, se estructurará la curva de inversión.

Los algoritmos internos advertirán posibles transgresiones a los límites establecidos, tanto en el cronograma (plazo) y los montos presupuestados.

La curva de desembolsos programados será complementada con dos datos en cada hito propuesto: X = días transcurridos desde la fecha de inicio, Y = monto desembolsado acumulado. Estos dos datos no son incluidos en las otras dos curvas para evitar solapes visuales y porque ellos están incorporados en la planilla superior.

La planilla tiene un límite de 100 files, capacidad suficiente como para acomodar esa cantidad de planillas de avance de obra.

Los botones de la barra de herramientas tienen tienen estas funciones:

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Imprimir planilla de datos numéricos

Refrescar el gráfico

Imprimir el gráfico

Copiar al portapapeles el gráfico

BALANCE

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Existen un grupo de herramientas orientadas al manejo del módulo y su información.

Parámetros

Contiene cuatro opciones de configuración:

La carpeta de trabajo fija la ruta donde se almacenan los archivos de seguimiento.

La 2º permite al operador efectuar copias de respaldo o recuperación de todos los archivos contenidos en una carpeta.

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UTILIDADES

SECON 2010

UTILIDADES

La 3º pestaña contiene los parámetros de uso del programa.

La última (implementada en la ver. 2010) agrupa las opciones de configuración de acceso restringido al programa, o en su caso, a las dos funciones básicas del mismo: SEGUIMIENTO ECONÓMICO y EJECUCIÓN.

El botón activa o desactiva la restricción

El botón permite la modificación de la contraseña.

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UTILIDADES

En la configuración también se ha contemplado una opción específica para modificar los parámetros de salida de los reportes con anticipación a su generación.

En el grupo de UTILIDADES también se encuentra el acceso al MANUAL DE USO (formato electrónico PDF) de este módulo.

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En Acerca de SECON podrán encontrar esta ventana:

Contiene la información relativa al sistema, versión del módulo, situación de la licencia y posee un enlace para descargar de Internet la última revisión del ejecutable.

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UTILIDADES

SECON 2010

Una de las mejoras incorporadas en la versión 2010, es el hecho de poder administrar las ORDENES DE CAMBIO. Este aspecto tiene que ver con los dos módulos (PRESCOM y SECON).

Los cambios necesariamente deben ser registrados en PRESCOM e implicar a NUEVOS ITEMES; solo así se podrá explotar las nuevas habilidades del sistema.

Pasos:

1) Ingresar a PRESCOM

2) RECUPERAR el presupuesto que esta en la fase de seguimiento y debe ahora incluir una NUEVA ORDEN DE CAMBIO. (notará que el programa alerta el estado del proyecto)

3) Ingresar al menú CONTROL Y SEGUIMIENTO y acceder a la primera opción

4) Podrá ver que la ventana cambió sus opciones. Verificando la fecha, ejecute el botón de CREAR NUEVA ORDEN DE CAMBIO

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ORDENES DE CAMBIO

SECON 2010

5) Activando el último módulo, que ahora tiene como título el de ORDEN DE CAMBIO # xx, ingrese al listado de ítemes para añadir los que se requieran.

Los cambios solo serán posibles en este módulo, mientras no se ACTUALICEN los archivos de seguimiento con su contenido

Los precios unitarios de los insumos de los nuevos ítemes serán lo mismos vigentes en el proyecto, salvo aquellos que no estaban registrados anteriormente. En este último caso, el usuario deberá tener cuidado de aplicar los cambios con anticipación y directamente en el base de datos, ya que el programa no permitirá modificaciones de este tipo (precios unitarios) junto con la generación de la orden de cambio.

6) Archivar el proyecto

7) Ingresar al menu CONTROL Y SEGUIMIENTO y ejecutar la opción de ACTUALIZAR ARCHIVOS DE SEGUIMIENTO.

A partir de este momento se podrán añadir nuevas ORDENES DE CAMBIO y en SECON se podrán ejecutar las opciones de forma normal, entendiendo que se añadió un módulo específico con los cambios transferidos.

8) Ingresar a SECON y seguir con el proceso de control y seguimiento

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ORDENES DE CAMBIO

SECON 2010

manual secom

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