manual për - senior-asenior-a.al/senior-a/docs/manuale/05manualpermarredhenietmepublikun.pdf ·...

Manual për Marrëdhëniet me Publikun

për Organizatat e Shoqërisë Civile

Sanela Tunović-Bećirović Mehru Aygul

Ayca Bulut-Bican Aida Fazlić

Manual për Marrëdhëniet Me publikun për Organizatat e ShOqëriSë Civile

II

Botimi i parë printuar në janar 2013Ky publikim është përgatitur me asistencë nga Bashkimi Evropian, projekti i Ndihmës Teknike për Shoqërinë Civile (TACSO). Përmbajtja e këtij publikimi është përgjegjësi e projektit TACSO, SIPU International dhe Partnerëve të tij dhe në asnjë mënyrë nuk paraqet pikëpamjet e Bashkimit Evropian.

Botimi i parë (origjinal) është përgatitur me asistencë nga Bashkimi Evropian. Përmbajtja e këtij publikimi është përgjegjësi e SIPU International dhe partnerëve të tij dhe në asnjë mënyrë nuk paraqet pikëpamjet e Bashkimit Evropian.

Ribotimi printuar në janar 2015 Ribotimi është redaktuar në gjuhën shqipe nga Qendra Rajonale e Mjedisit, (REC) Shqipëri. Autorësia, përmbajtja dhe detyrimet që rrjedhin me të janë të njëjta me ato të botimit të parë.

“Ky ribotim u mundësua nga Qendra Rajonale e Mjedisit, (REC) Shqipëri, përmes programit SENiOR-A. Programi SENiOR-A "Mbështetje për Organizatat Mjedisore të Shoqërisë Civile në Shqipëri, mbështetet financiarisht nga Ambasada Suedeze në Shqipëri.Ky publikim paraqet pikëpamjet e autorit/autorëve mbi këtë temë. Këto pikëpamje nuk janë adoptuar apo aprovuar nga Qendra Rajonale e Mjedisit (REC) dhe nuk duhet të shihen si qëndrime të REC apo të Ambasadës Suedeze në Shqipëri. REC Shqipëri nuk garanton saktësinë e të dhënave të këtij publikimi e nuk mban përgjegjësi për përdorimin e këtij publikimi.”


III

Përmbajtja

Parathënie ............................................................................................ 1

Hyrje ...................................................................................................... 3

Hartimi i strategjisë së komunikimit ............................................... 5Përgatitja e strategjisë së komunikimit .........................................................................5

1. Përkufizimi i qëllimeve .......................................................................................................52. Situata juaj aktuale ..............................................................................................................53. Qëllimet e organizatës dhe qëllimet e komunikimit ......................................64. Identifikimi i palëve me interes ....................................................................................75. Mesazhet- Porositë ..............................................................................................................96. Metodat kryesore të komunikimit .......................................................................... 107. Plani i punës ........................................................................................................................... 108. Procesi i vlerësimit...............................................................................................................11

Strategjitë shtesë .............................................................................. 13Plani për mediat/marrëdhëniet me publikun .........................................................13

Hartimi i planit për marrëdhënie me publikun ......................................................13Strategjia e web-it ....................................................................................................................15

Mediat sociale ................................................................................... 17Çfarë është media sociale? ..................................................................................................17Si të vendosni cilat faqe të shfrytëzoni? ......................................................................17Cilat faqe të shfrytëzoni dhe për cilat aktivitete .....................................................18Si të shfrytëzoni mediat sociale për përmbushjen e qëllimeve tua? ........19

Zbatimi i fushatës .....................................................................................................................19Rritja e donacioneve ...............................................................................................................19Shkëmbimi i njohurive ........................................................................................................ 20Informimi i shpejtë i njerëzve ............................................................................................21Rekrutimi i vullnetarëve ........................................................................................................21Rekrutimi i personelit .............................................................................................................21Formimi i grupeve .................................................................................................................. 22Ndikimi në agjenda, pozicionimi i organizatës tuaj ............................................ 22Grumbulloni reagimet (feedback) ................................................................................. 23


IV

Komunikoni brenda organizatës .................................................................................... 23“Mediat sociale nuk janë për mua” ............................................................................... 23Plani i marketingut ...................................................................................................................24Plani i komunikimit në situatë krize ...............................................................................24

Menaxhimi i situatave të krizës ...................................................... 25Çfarë është menaxhimi i situatave të krizës? ........................................................... 25

Pse është komunikimi i rëndësishëm? ........................................................................ 25Çfarë duhet komunikuar gjatë situatave të krizave? ........................................... 25Si mund të përgatitemi për situata të krizës? ..........................................................26

Përgatitja e planit të komunikimit në gjendje krize ............................................. 261. Vendosni nëse do ta bëni publike .............................................................................262. Identifikoni mesazhet kryesore ...................................................................................273. Përpilimi i deklaratës ..........................................................................................................274. Identifikimi dhe raportimi i zëdhënësit ..................................................................275. Verifikimi se të gjitha mekanizmat e komunikimit janë funksionale dhe krijimi i protokollit ..............................................................................28

Zbatimi i planit të krizës ...................................................................................................... 28Ballafaqimi me mediat ..........................................................................................................28

Parandalimi i krizës .................................................................................................................. 29Identifikimi i kërcënimeve për organizatën tuaj ................................................... 29Si mund të shndërrohet kërcënimi në krizë? .......................................................... 29Komunikimi i brendshëm efektiv................................................................................... 30Informimi i personelit ........................................................................................................... 30Krijimi i grupit të advokuesve të jashtëm .................................................................. 30Kush duhet të advokojë për organizatën?................................................................ 30Çfarë mund të kërkoni nga advokuesit? .....................................................................31

Krizat dhe mediat shoqërore .............................................................................................31

Mediat ................................................................................................. 33Si t’i shfrytëzoni mediat ...................................................................................................... 33

Koha .................................................................................................... 35Sa kohë më parë duhet t’i njoftoj gazetarët për tregimin tim? .................... 35

Cila është dita më e mirë për paraqitje para mediave? .....................................35A duhet të ve embargo në komunikatën për shtyp? ........................................ 36

Ballafaqimi me gazetarët ......................................................................................................37


V

Cilët gazetarë janë më të përshtatshëm për cilat ngjarje? ..............................37Si të kontaktoni me gazetarin? .........................................................................................37A duhet të jap të drejtën ekskluzive? ............................................................................37A duhet të organizoj konferencë/briefing për media? ..................................... 38

Tregimi i lajmeve/ngjarjeve ............................................................ 39Çfarë e bën një tregim të mirë? ...................................................................................... 39Mendoni për audiencën tuaj ............................................................................................ 39

Grumbullimi i fondeve ..........................................................................................................39Përdoruesit e shërbimeve dhe vullnetarët potencial ........................................ 40Personeli dhe vullnetarët .................................................................................................... 40

Arritja e ndryshimeve përmes tregimeve ................................................................. 40Gjeni tregimet tua ................................................................................................................... 40KËSHILLA ....................................................................................................................................... 40

Këshilla të përgjithshme për mediat lokale ............................................................. 40Transmetimet lokale – TV ....................................................................................................41Transmetimi lokal - radio......................................................................................................41Transmetimi kombëtar – TV dhe radio........................................................................42Gazetat kombëtare ..................................................................................................................43Komentet ...................................................................................................................................... 44Përgjigjet dhe letrat ............................................................................................................... 44Shtesat ............................................................................................................................................ 44Gazetat profesionale .............................................................................................................. 44Revistat për publikun e gjerë ............................................................................................45

Përbërësit kryesor të lajmeve ........................................................................................... 45Çfarë mund ta bëjë tregimin tim interesant për mediat? ................................ 46Çfarë e bën të mirë një komunikatë për shtyp? .................................................... 46Si është puna me tregimin përmes fotografive? ...................................................47

Përgatitja e buletinit efikas ............................................................ 49Lexoni e-buletinet e organizatave të tjera ................................................................ 49Regjistrohuni për të pranuar e-buletinin e organizatës tuaj .......................... 49Përmbajtja, përmbajtja, përmbajtja .............................................................................. 49Njihuni me audiencën tuaj të interesit ........................................................................ 50Mbani e-buletinet të përditësuar dhe të rregullt ................................................ 50Kur t’i dërgoni? .......................................................................................................................... 50Rubrika “subjekti” (subject) ................................................................................................. 50


VI

Raportet vjetore ............................................................................... 51Para se të filloni .........................................................................................................................51

Identifikoni audiencën tuaj .................................................................................................51Duhet të dini se çfarë dëshironi të thoni ...................................................................51Jepini raportit tuaj temë dhe përshkrim ....................................................................52Dizajni efektiv dhe formatet alternative .....................................................................52Shfrytëzimi i studimit të rasteve ......................................................................................52Prezantimi i raportit ................................................................................................................52

Çfarë të përfshini në secilin seksion? ........................................................................... 53Hyrja dhe përmbledhja ekzekutive ..............................................................................53Qëllimet tuaja .............................................................................................................................53Arritjet tuaja .................................................................................................................................53Ndikimi dhe vlera .................................................................................................................... 54Vullnetarët .................................................................................................................................. 54Ambiciet dhe strategjitë afatgjata ............................................................................... 54Informacionet e domosdoshme ................................................................................... 54

Multimedia ........................................................................................ 55Çfarë është multimedia? .......................................................................................................55Prezantimi i ngjarjeve /performancave/tubimeve publike .............................55Komunikimi i gjetjeve dhe raporteve .......................................................................... 56Shkëmbimi i njohurive .......................................................................................................... 56Marketingu viral (hit) .............................................................................................................. 56Organizimi i trajnimeve dhe tryezave të rrumbullakëta .................................. 57Si të shfrytëzohet më së miri raportimi i mediave............................................... 57Multimedia dhe komunikimi i brendshëm .............................................................. 58Multimedia – çfarë duhet e çfarë nuk duhet të bëni ......................................... 58

Intervistat për media ....................................................................... 59Teknikat e intervistimit ...........................................................................................................59

Pse duhet të jepni intervistë për media? ....................................................................59Parimet e përgjithshme .......................................................................................................59

Intervistat reaktive ................................................................................................................... 60Përcjellja e mesazhit të duhur ..........................................................................................61

Intervistat proaktive ............................................................................................................... 62Teknikat e udhëheqjes së intervistës ........................................................................... 62Lidhjet ............................................................................................................................................. 63

Kurthet e zakonshme .............................................................................................................63


VII

Menaxhimi i intervistave negative dhe të vështira ............................................. 64Para intervistës .......................................................................................................................... 64Gjatë intervistës ........................................................................................................................ 64

Intervistat për televizion dhe radio .............................................................................. 65Intervista në kohë reale (intervista “live”) ...................................................................65Intervista e regjistruar ........................................................................................................... 66Diskutimi në grup .................................................................................................................... 66Përgjigjet në pyetjet e dëgjuesve që lajmërohen në program përmes telefonit ....................................................................................................................... 66Intervista përmes lidhjes .....................................................................................................67

Këshillat më të mira për intervistat në televizion ................................................ 67Çfarë duhet të vesh? ...............................................................................................................67Lista kontrolluese për intervistë televizive: ............................................................... 68

Këshillat kryesore për radio intervista .......................................................................... 68Si të jepni intervistë për radio ......................................................................................... 68Pse ky radiostacion është i interesuar për ju? ......................................................... 69Përgatitja për intervistë ........................................................................................................ 69Stili: Çfarë përshtypjesh do të leni gjatë intervistimit? ....................................... 70Përmbajtja: Çfarë dëshironi të thoni gjatë intervistës? ....................................... 70Këshilla e fundit para intervistës ......................................................................................71Monitorimi i përmbajtjes në faqen web .....................................................................71

Rrjetet e mediave shoqërore ............................................................................................71Mediat online (mediat në internet): blogjet dhe forumet .............................. 72Mobilizimi i përkrahësve .................................................................................................... 72Përcjellja se sa njihen imazhet/monitorimi i mediave ...................................... 72Monitorimi i mediave .......................................................................................................... 72Përcjellja se sa njihet imazhi ............................................................................................ 73

Instrumente për ruajtjen e të dhënave në internet ................... 75DropBox ........................................................................................................................................ 75Google Drive .............................................................................................................................. 75

Për çfarë bëhet fjalë? ..............................................................................................................75Si të bëhem përdorues i këtyre aplikacioneve? .....................................................76Si do të më ndihmojë? ..........................................................................................................76

Burimet e hapura alternative pa pagesë ...................................... 77Lidhja me rrethet e organizuara: Google Plus ........................................................ 77

Për çfarë bëhet fjalë? ............................................................................................................. 77


VIII

Si të bëhem përdorues? ...................................................................................................... 77Si do të më ndihmojë kjo? ..................................................................................................78

Njoftimet e Google (Google Alerts) ............................................................................. 79

Burimet pa pagesë të informacionit dhe njohurivenë internet ......................................................................................... 81

Një mënyrë për përhapjen e ideve përpërdoruesit e internetit: Stumbleupon .......................................................................81

Për çfarë bëhet fjalë? ..............................................................................................................81Si të bëhem përdorues? .......................................................................................................82Si do të më ndihmojë kjo? ................................................................................................. 83

Instrumentet pa pagesë për hulumtim online ........................... 85SurveyMonkey ........................................................................................................................... 85Formularët Google Disk (Google Drive Forms) ...................................................... 85

Për çfarë bëhet fjalë? ............................................................................................................. 85Si mund të shfrytëzohet ky aplikacion? ..................................................................... 85Si do të më ndihmojë? ......................................................................................................... 85

Mediat shoqërore ............................................................................ 87Facebook ...................................................................................................................................... 87Twitter ..............................................................................................................................................91Grafikët informues (Infographics) ................................................................................. 95Instagrami .................................................................................................................................... 98LinkedIn ......................................................................................................................................... 99Pinterest .......................................................................................................................................100YouTube ....................................................................................................................................... 101

Burimet e lira pa pagesë të software-it të zyrave ..................... 103Apache Open Office ............................................................................................................103The Document Foundation - Libre Office ..............................................................103

Instrumenti i hapur për menaxhimin e të dhënave ................. 107CIVICRM .......................................................................................................................................107

Shtojca 1 ........................................................................................... 109Strategjia e komunikimit – analiza e konkurrencës ...........................................109Analiza e faqes web të konkurentëve ...................................................................... 110Shqyrtimi i palëve të jashtme me interes ................................................................ 110


IX

Shtojca 2 ............................................................................................113Rregullat e sjelljes gjatë komunikimit përmes e-mailit ...................................113Dërgimi i e-maileve ..............................................................................................................113Formatimi i e-maileve ..........................................................................................................114Bashkëngjitja e materialeve në e-mail ........................................................................115Për (To), Nga (From), Shto kopje (Cc),Shto kopje të fshehura (Bcc), Konfirmim i marrjes (RR),Subjekti (Subject): ...................................................................................................................115Përcjellja e e-mailit .................................................................................................................116E-mail dhe perceptimi, privatësia, të drejtat autoriale .....................................116E-maili i punës ..........................................................................................................................117Chat, IM, dërgimi i mesazheve ........................................................................................118Mediat shoqërore, blogjet dhe forumet ...................................................................118Çfarë duhet të kemi kujdes gjatë komunikimit në e-mail... ...........................119

Bibliografia ....................................................................................... 123


X

Akronimet dhe Shkurtesat

TACSO Asistencë Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile OSHC Organizatat e Shoqërisë Civile IPA Instrumenti i Para-Aderimit PR Marrëdhëniet me Publikun MPs Anëtarët e Parlamentit IT Teknologjia Informative


1

Me aktivitete dhe trajnime në të gjithë territorin e Shqipërisë, Mbështetja për Organizatat Mjedisore të Shoqërisë Civile në Shqipëri, apo SENiOR-A, është një projekt që po përpiqet të japë kontributin në forcimin dhe specializimin e mëtejshëm të shoqërisë civile në fushën e mjedisit në Shqipëri, për të qenë e aftë të paraqesë nevojat e komunitetit, të sigurojë shërbime e mbështetje, të zhvillojë partneritete dhe rrjete të përbashkëta, të adresojë përparësitë kombëtare të zhvillimit në fushën e mjedisit dhe udhëheqë në rrugën drejt zhvillimit të qëndrueshëm.Forcimi i shoqërisë civile në këto fusha kërkon një investim domethënës dhe afatgjatë jo vetëm në mbështetjen me fonde për aktivitetet e shoqatave, por dhe me rritjen e kapaciteteve të tyre si në aftësitë bazë (p.sh. menaxhimi i OJF, marrëdhëniet me mediat, apo aktivitetet lobuese dhe advokuese) ashtu dhe në ato të lidhura specifikisht me sektorë të veçantë të mjedisit. Për sa më sipër programi SENiOR-A ka mbështetur këto dy vitet e fundit një sërë trajnimesh në nivel kombëtar dhe rajonal për të forcuar kapacitetet e brendshme të organizatave dhe ekspertëve brenda këtyre organizatave.Në vijim të këtyre trajnimeve, REC Shqipëri, si zbatuese e programit SENiOR-A publikon module temaike për të plotësuar nevojën për materiale burimore apo freskuar dije mbi zhvillime e koncepte të reja që duhen përdorur nga OShC-të. Këto module nuk pretendojnë të jenë një libër reference, por ato mund të shërbejnë fare mire si material burimor për Organizatat apo në trajnimet që ato kryejnë me stafin apo në terren.Gjatë zbatimit të programit, janë vënë re kontakte të pamjaftueshme në mes OSHC-ve mjedisore në njërën anë dhe mediave në anën tjetër. Qëllimi i modulit që keni ndër duar është që të ofrojë një ndihmë më të strukturuar dhe t’ ju paraqesë disa nga mënyrat më të mira për të pasur një partneritet të suksesshëm me botën mediatike. Manuali është përgatitur nga zyrtarët për komunikim dhe Marrëdhënie me publikun, Sanela Tunović, nga Zyra rajonale e TACSOs me asistencë nga Aida Fazlić, Zyra rajonale e TACSOs, Mehru Aygul, Zyrtare e projektit dhe Ayca Bulut Bican, zëvendës këshilltare e projektit TACSO nga zyra ne Turqi. Ne shpresojmë që ky modul të jetë i dobishëm për aktivitetet tuaja të ardhshme,

Mihallaq Qirjo Drejtor për Shqipërinë

Qendra Rajonale e Mjedisit (REC)

Parathënie


2


3

Shumë organizata bëjnë një punë të shkëlqyeshme, por nuk arrijnë ta promovojnë atë e as ta përcjellin mesazhin e tyre. Për këtë arsye ky manual ka për qëllim t’u ofrojë organizatave një përmbledhje të mjeteve kryesore të komunikimit. Kur filluam përgatitjen e këtij manuali vendosëm që ta shkruajmë në mënyrë të thjeshtë dhe gjuhë të përditshme, të kuptueshme për të gjithë. Manuali para së gjithash u dedikohet personelit dhe anëtarëve të organizatave të shoqërisë civile nga vendet e Ballkanit Perëndimor dhe Turqia. Manuali, përpos të tjerave, do t’ ju njohë me procesin e përgatitjes së strategjisë së komunikimit, identifikimin e palëve të interesuara, përcaktimin e mesazheve, zhvillimin e marrëdhënieve me mediat si dhe shkrimin e artikujve për media dhe faqet web. Duke pasur parasysh zhvillimin e mediave sociale dhe burimeve të hapura që janë në dispozicion në internet, jemi përpjekur të bëjmë një përmbledhje të instrumenteve të komunikimit në këtë fushë. Kemi përfshirë këshilla, rekomandime dhe shembuj të shumtë. Shpresojmë se ky material do të jetë i dobishëm për çdo person që i ndërmerr hapat e parë në fushën e komunikimit dhe marrëdhënieve me publikun (PR).

Sanela Tunović-Bećirović, Zyrtare për komunikim dhe marrëdhënie me publikun -TACSO

Hyrje


4


5

Strategjia e komunikimit është hartuar për t' ju ndihmuar juve dhe organizatës tuaj që të komunikoni në mënyrë efektive dhe të përmbushni objektivat kryesore të organizatës. Këtu do të analizojmë elementet kyçe të strategjisë së komunikimit dhe do të shihni se si planet për marrëdhënie me media/publikun, strategjitë e faqeve web dhe planet e marketingut përputhen me strategjinë e përgjithshme të komunikimit të organizatës suaj.

Përgatitja e strategjisë së komunikimit

1. Përkufizimi i qëllimeve Është me rëndësi që në fillim të thuhet qartë arsyeja për hartimin/përgatitjen e strategjisë së komunikimit si dhe çfarë shpresoni të arrini me të. Kjo pjesë nuk ka nevojë të jetë shumë e detajuar dhe kryesisht shërben si referencë për ata që e përdorin në punën e tyre. Për shembull: “Kjo strategji e komunikimit tregon se si mund të na ndihmojë komunikimi efektiv që të:• arrijmë objektivat e përgjithshme të organizatës;• lidhemi me palët me interes;• tregojmë suksesin e punës tonë;• sigurohemi se qytetarët e kuptojnë punën tonë; dhe • ndryshojmë sjelljen dhe perceptimin e palëve me interes kur është e nevojshme.”

2. Situata e juaj aktuale Pjesa hyrëse e strategjisë së komunikimit duhet të përshkruajë shkurtimisht me çfarë merret organizata juaj, cilat janë funksionet e saj kryesore dhe ku vepron. Gjithashtu, në këtë pjesë duhet të tregoni aftësitë komunikuese të organizatës suaj - çfarë ka qenë e suksesshme e çfarë jo si dhe çfarë nuk ka funksionuar si duhet në fushën e komunikimit gjatë pesë viteve të fundit. Për të analizuar situatën aktuale të organizatës suaj mund të shfrytëzohen instrumentet e mëposhtme:

Hartimi i strategjisë së komunikimit


6

a) Analiza PEST Ky instrument mundëson analizën e faktorëve politik, ekonomik, social dhe teknologjik që ndikojnë në punën e organizatës suaj. Këta mund të jenë faktor pozitiv ose negativ dhe kanë ndikim në funksionimin e organizatës suaj. Ju duhet të tregoni arsyet pse secili prej këtyre faktorëve ka ndikim në punën tuaj.Për shembull në “faktorët politik” mund të përfshini ndryshimin e qeverisë: me c’rast paraqitet nevoja për të vendosur kontakte me shërbyesit e ri civil/anëtarët e ri të parlamentit. Nevoja për të kuptuar agjendën e re politike. Të dyja këto mund të ndikojnë në mediat e synuara.

b) Analiza SWOTAnaliza SWOT përfshin shqyrtimin e përparësive, dobësive, mundësive dhe kërcënimeve (strengths, weaknesses, opportunities and threats). Mendo çfarë do të thotë kjo në kontekstin e prioriteteve tua të komunikimit. Si mund të kthehen kërcënimet në mundësi, si t’i shfrytëzoni përparësitë tuaja nëpërmes komunikimit efektiv?

c) Analizat e konkurentëve Një instrument tjetër i dobishëm për vlerësimin e situatës aktuale të organizatës suaj është analiza e aktiviteteve të konkurrentëve tuaj. Kjo mund të bëhet shumë thjesht, duke i identifikuar konkurrentët tuaj kryesor dhe duke i ranguar ata sipas kritereve të caktuara. Mundohuni të jeni objektiv kur vlerësoni anët e forta dhe të dobëta. Ju lutem referojuni Shtojcës I për më shumë informacion.

3. Qëllimet e organizatës dhe qëllimet e komunikimit Çdo strategji e komunikimit duhet të reflektojë planet e përgjithshme të organizatës. Në këtë pjesë ju duhet të analizoni vizionin dhe qëllimet e përgjithshme të organizatës. Pas kësaj faze mund të jepni sugjerime se si mund të ndihmojë komunikimi në arritjen e këtyre qëllimeve. Ngjashëm sikur në rastin kur folëm për objektivat specifike, kjo pjesë duhet të ofrojë një pasqyrë të përgjithshme të parimeve të komunikimit që përbejnë shtyllën e strategjisë dhe mesazhet kyçe të cilat organizata dëshiron të dërgojë. Është e rëndësishme që qëllimet e komunikimit t’i kontribuojnë arritjes së objektivave të përgjithshme të organizatës. Në këtë mënyrë qëllimet nuk do të konceptohen si shtesë por si mjet apo politikë që ndihmon në arritjen e misionit të përgjithshëm të organizatës.Shembulli i mëposhtëm (i sajuar) tregon se si duket kjo në praktikë për një organizatë që lufton për zvogëlimin e numrit të personave të pastrehë. Secili nga qëllimet e organizatës (nga plani i tyre i punës) mund të analizohet në atë mënyrë që të tregohet se si aktivitete dhe komunikimi mund të ndihmojnë në arritjen e objektivave.


7

Qëllimi 1: Të ofrojmë standardet më të larta të përkujdesjes dhe ndihmës për njerëzit që shfrytëzojnë shërbimet tona

Qëllimet operative ose strategjike Qëllimet e komunikimit

Trajnimi efikas i personelit për të punuar me përdoruesit e shërbimeve tona

Te sigurohet se i gjithë personeli është i informuar dhe i kupton standardet e përkujdesjes

Mirëmbajtja e hapësirave të pastra dhe në rregull Të sigurohet se përdoruesit e shërbimeve janë të informuar për cilësinë e shërbimeve që ata do të marrin dhe janë në dijeni se çfarë pritet nga ata

Ofrimi i mundësive për përdoruesit e shërbimeve që të përfshihen në programin arsimor, trajnues dhe të punësimit

Të sigurohet se përdoruesit e shërbimeve kanë mundësi të shprehin nevojat e tyre brenda organizatës

Grumbullimi i rregullt i informatave kthyese (feedback) për t’u siguruar se po mbahen standardet e përkujdesjes dhe mbështetjes.

Qëllimi 2: Të luajmë rol të rëndësishëm në shoqëri si ofrues i njohur i shërbimeve për individët e rrezikuar

Objektivat operative ose strategjike Qëllimet e komunikimit

Ndërtimi i raporteve të mira me autoritetet lokale dhe donatorët e tjerë

Mundësimi i qarkullimit të rregullt të informatave për palët me interes

Zbatimi i kontratave me autoritetet vendore për të ofruar mbështetje për shfrytëzuesit e shërbimeve

Promovimi i rregullt i sukseseve në mediat lokale

Të sigurohet që mediat lokale ta kontaktojnë organizatën për të marrë mendimin e saj në lidhje me shërbimet në dispozicion për individët e rrezikuar

Këshilla më e mirë: Shumica e planeve operative mbulojnë një periudhë prej rreth 5 vitesh; vizioni juaj i komunikimit duhet të përgatiten për të njëjtin afat kohor.

Këshilla më e mirë: Me rastin e përcaktimit të qëllimeve është me rëndësi të keni qasje reale në raport me afatet kohore, buxhetin dhe resurset. Gjithashtu është e rëndësishme që ato të jenë të matshme.

4. Identifikimi i palëve me interes Në këtë pjesë duhet të përshkruani në mënyrë të detajuar audiencën tuaj kryesore – si audiencën e brendshme ashtu edhe atë të jashtme. Audienca mund të përfshijë publikun, politikanët, shfrytëzuesit e shërbimeve dhe personelin. Gjithashtu mund të përmendni audiencat potenciale me te cilat organizata juaj dëshiron të lidhet.Shumë organizata do të shohin se ka shumë audiencë me të cilat duhet të komunikojnë. Një pjesë e strategjisë duhet të analizojë audiencën dhe pjesët e aktivitetit të organizatës tuaj për të cilat ato janë të interesuara; pasi kjo të përcaktohet, do të jetë më lehtë të vendosen prioritetet e komunikimit.


8

Në këtë shembull imagjinar, një organizatë bamirëse që ofron këshilla dhe shërbime tjera ka analizuar se në çfarë mund të jenë të interesuar palët kryesore të përfshira:

Audienca Këshilla ose informata

Shërbime të akomodimit

Politikat dhe

përvojat

Strategjia dhe

hulumtimet

Menaxhimi financiar

Storiet e suksesit

Personeli Jo Jo X X X X

Bordi i të besuarve Jo Jo X X X X

Donatorët Jo Jo Jo Jo X X

Grupet e komu-nitetit

X Jo Jo X Jo Jo

Përdoruesit e shërbimeve

X X X Jo Jo Jo

Shërbimet sociale Jo X X X Jo X

Një mënyrë tjetër e prioritizimit të audiencës suaj apo palëve me interes mund të jetë ‘hartëzimi” i tyre. Kjo përfshin përcaktimin e kritereve të rëndësishme për organizatën dhe pozicionimin e audiencave të ndryshmeve sipas këtyre kritereve. Kjo ju ndihmon të gjeni audiencat më të rëndësishme tek të cilat do të përqendrohen përpjekjet kryesore të organizatës suaj për komunikim efektiv. Shpeshherë kjo analizë është më lehtë të bëhet duke u shërbyer në dy kritere, në mënyrë që të theksohen dallimet mes audiencave. Disa shembuj të thjeshtë të hartëzimit të palëve me interes përfshijnë analizën e ndikimit të tyre në politika dhe resurse si dhe interesi i tyre për organizatën tuaj. Për organizatën imagjinare e mëposhtëme, hartëzimi:

Përshkrimi i diagramit: Ky diagram tregon një katror të ndarë në kuadrate ku secili kuadrat është i ngjyrosur me ngjyra të ndryshme. Boshti x (horizontal) tregon “interesin për organizatën tuaj” ndërkohë boshti y (diagonal) shpreh “ndikimin në politikat dhe resurset”. Kuadratet janë emërtuar (në anën e kundërt të akrepave të orës, duke filluar nga kuadrati lartë majtas): mbani të kënaqur, aktorët kyç, mbani të informuar dhe monitoroni.

Ministrin për Strehimin Autoritetet

Vendore


9

Në secilën kuti propozohet prioritizimi i komunikimit me këto audienca. Aktorët kyç (kuadrati lartë-djathtas) janë ata me të cilët duhet të komunikoni më së shumti. Duhet të keni parasysh mundësinë që me kalimin e kohës disa nga këto audienca të bëhen me më shumë ose me më pak ndikim dhe të kenë interes më të madh apo më të vogël për organizatën tuaj, gjë që do të varet nga komunikimi me ju. Prandaj ia vlen të ri-vizitohen këto lloje ushtrimesh në mënyrë periodike për t’u siguruar se prioritetet nuk kanë ndryshuar. Këshilla kryesore: Mos harroni audiencën e brendshme: personelin, anëtarët e bordit etj.

Komunikimi i brendshëm është thelbësor për çfarëdolloj strategjie të komunikimit.

5. Mesazhet- Rekomandimet Detyra e radhës pasi të keni identifikuar audiencën tuaj është të thjeshtëzoni apo ndani objektivat në mesazhe të rëndësishme për secilën nga audiencat tuaja. Filloni me audiencën me prioritet më të lartë. Keni parasysh se mesazhet tuaja duhet të jenë të rëndësishme dhe të përshtatshme për audiencën e caktuar. Ju mund të komunikoni me mbështetësit dhe donatorët tuaj në një gjuhë më të drejtpërdrejtë se gjuha që përdornit në komunikim me autoritetet vendore apo donatorët e tjerë. Është shumë e rëndësishme që të ketë vazhdimësi gjatë përcjelljes së mesazheve apo porosive dhe që të gjitha palët me interes të kuptojnë se çfarë organizate jeni, kështu që dërgimi i mesazheve duhet të jetë i lidhur me objektivat dhe vlerat kyçe të organizatës suaj. Tabela më poshtë pasqyron disa shembuj se si duhen përshtatur mesazhet në varësi dhe të audiencës.

Audienca Çfarë duhet të dinë ata Mesazhi kryesor komunikues


• Çfarë u ofrojmë atyre

• Si të kenë qasje në shërbimet tona

• Ku të drejtohen për këshilla

• Ne ofrojmë informata dhe shërbime të dobishme dhe praktike

• Ne jemi të besueshëm dhe mund të mbështeteni tek ne

• Të parët për ne janë përdoruesit e shërbimeve dhe i vlerësojmë mendimet e tyre

Anëtarët apo delegatët e kuvendeve komunale ose

• Çka dëshirojmë të ndryshojmë sa u përket strategjive

• Baza jonë e fortë e fakteve dhe e mbështetësve

• Ne kemi bazë të fortë të fakteve dhe thirrjet tona janë të bazuara në fakte

• Ne kemi njohuri të mirë për ambientin politik

• Ne jemi organizatë e respektuar dhe me autoritet

Mbështetësit • Ne kemi aftësi të bëjmë ndryshime nëse ata do të na ndihmojnë

• Ne kemi nevojë që ju ta ndihmoni fushatën tonë duke ju shkruar delegatëve tuaj në Parlament, duke nënshkruar e-peticionin tonë, duke dhënë donacione etj.


10

6. Metodat kryesore të komunikimit Për secilën audiencë të identifikuar në pjesën e mëparshme duhet të gjeni kanalet/mënyrat e përshtatshme të komunikimit. Këto mund të jenë e-buletine, konferenca, fletushka, komunikata për shtyp, ngjarje apo metoda më të gjera siç janë mediat apo faqja juaj në internet. Ekzistojnë argumentet pro dhe kundër këtyre metodave të komunikimit, përdorimi i të cilave varet nga nevojat dhe burimet e organizatës suaj. Pasi t’i analizoni kanalet e komunikimit që i keni në dispozicion, mund të filloni të përgatitni planin tuaj të komunikimit duke ndërlidhur audiencat, mesazhet dhe kanalet e komunikimit. Shembull:

Audienca Mesazhet kyçe për komunikim Kanalet kyçe të komunikimit


• Ne ofrojmë informata dhe shërbime të dobishme dhe praktike

• Ne jemi të besueshëm dhe mund të mbështeteni tek ne

• Të parët për ne janë shfrytëzuesit e shërbimeve dhe i vlerësojmë mendimet e tyre

• Përdorues i/e- shërbimeve, e- buletin it

• Përdorues i/e takimeve periodike

• Përdorues i/e përfaqësimit në Bord

• Trajnim për media për përdoruesit e shërbimeve të cilët janë të gatshëm të shërbejnë si zëdhënës

Politikanët • Ne kemi bazë të fortë të fakteve dhe thirrjet tona janë të bazuara në fakte

• Ne kemi njohuri të mirë për ambientin politik

• Ne jemi organizatë e respektuar dhe me autoritet

• Raportet tremujore për politikat nga fushat konkrete

• Shqyrtoni formimin e grupit parlamentar nga të gjitha partitë politike

• Siguroheni se të gjitha komunikatat për shtyp u dërgohen paraprakisht departamenteve relevante qeveritare

• Raportimi pozitiv nga mediat

Këshilla kryesore: për secilën audiencë do të ketë disa kanale të komunikimitMund të përfshini edhe strategji shtesë për prezencën tuaj në internet/online, planet për media/marrëdhënie me publikun dhe marketing të drejtpërdrejtë. Këto strategji do t’ ju ndihmojnë që të tregoni në mënyrë më të detajuar se si planifikon organizata juaj t’i shfrytëzoj këto kanale për të komunikuar në mënyrë më të detajuar me palët e rëndësishme me interes.

7. Plani i punësPas identifikimit të audiencave dhe metodave kryesore të komunikimit, hapi tjetër do të jetë hartimi i tabelës që do të tregojë aktivitetet kryesore komunikuese, buxhetin dhe mjetet e ndara për përgatitjen e strategjisë.


11

Plani i punës duhet të përfshijë gjithashtu afatet kohore dhe të përcaktojë etapat e caktuara në kuadër të strategjisë. Kjo do t’ ju mundësoj matjen e hapave qe bëni në drejtim të përmbushjes së qëllimeve të përcaktuara.Mund të ketë edhe projekte, ngjarje apo publikime specifike që e dini se do të mbahen dhe këto duhet të theksohen.

8. Procesi i vlerësimitStrategjia e komunikimit duhet të përfundojë me pjesën vlerësuese. Si duket suksesi dhe si do ta dini se janë përmbushur qëllimet? Në këtë pjesë duhet të tregoni instrumentet që do të shfrytëzoni për të vlerësuar pjesët e ndryshme të komunikimit tuaj. Këto mund të jenë masa të thjeshta, si p.sh numri i përgjigjeve në e-buletinet tuaj, numri i klikimeve në faqen tuaj të internetit apo shtimi i donacioneve pas një periudhe të dërgimit të informacioneve për donacionet. Apo mund të përqendrohen në ndryshimet e politikave, për shembull, a janë arritur qëllimet kryesore të fushatës tuaj? Gjithashtu mund të përfshini masat për mbulimin mediatik dhe atë jo vetëm sa i përket volumit por edhe gjerësisë dhe thellësisë. Sa shpesh janë përdorur mesazhet tuaja kryesore dhe a ka pasur lëvizje në qëndrimin e publikut në çështjet për të cilat ju bëni fushatë?


12


13

Plani për mediat/marrëdhëniet me publikun

Plani për mediat/marrëdhëniet me publikun ka të bëjë me mënyrën në të cilën organizata juaj synon të promovojë profilin e vet përmes mediave. Kjo përfshin mediat e shtypura, elektronike dhe online. Plani për media duhet të jetë i lidhur ngushtë me strategjinë e përgjithshme të komunikimit.

Hartimi i planit për marrëdhënie me publikun“Marrëdhëniet me publikun (PR) kanë të bëjnë me reputacionin, rezultatet e asaj që bëni, asaj që thoni dhe asaj që të tjerët thonë për ju” (Chartered Institute of Public Relations). PR e planifikuar është PR-ja më efektive. Strategjia e marrëdhënieve me publikun mund t’ ju ndihmojë të promovoni shërbimin apo institucionin, të hidhni në treg nisma të reja, të zbatoni fushata apo të krijoni programe të aktiviteteve të vazhdueshme të marrëdhënieve me publikun.

Hartimi i strategjisë për marrëdhënie me publikunKjo nënkupton një përmbledhje për organizatën dhe/ose fushatën tuaj, qëllimet dhe objektivat tuaja, audiencën e synuar, mesazhet dhe identifikimin e qasjes strategjike.Kini parasysh se si komunikoni. Nëse keni të bëni me dikë që ka nivel të ulët të arsimimit, komunikimi verbal apo arritja te këto grupe përmes komuniteteve të tyre do të jetë më efikase se sa krijimi i literaturave voluminoze promovuese të cilën ata nuk mund ta lexojnë.

Qëllimet dhe detyrat – Përfshini qëllime të matshme për strategjinë dhe fushatën tuaj.Qëllimet tuaja kur bëhet fjalë për marrëdhëniet me publikun duhet të lidhen me qëllimet operacionale dhe prioritetet e organizatës. Qëllimet e matshme gjithashtu do t’ ju ndihmojnë ta vlerësoni suksesin e arritur. Kështu për shembull:

• Vendosja e kontaktit të drejtpërdrejtë me katër financuesit potencial me qëllim të tërheqjes së vëmendjes së publikut në programin arsimor në komunitet dhe sigurimi i tetë raportimeve të mediave profesionale në nivel shtetëror me qëllim të ngritjes së vetëdijes së aktorëve që ndikojnë në mendimin e shumicës;

Strategjitë shtesë


14

• Rritja e numrit të përdoruesve të rinj të shërbimeve, në vendin e caktuar, me 20 për qind;

• Nisja e fushatës për ngritjen e vetëdijes me qëllim të gjenerimit të: 500 telefonatave në linjën telefonike për ndihmë, 200 personave të regjistruar për e-buletinin, 100 anëtarëve të rinj, 300 nënshkruesve të peticionit online;

• Përgatitja e një raporti për çdo muaj në mediat lokale dhe gjashtë raporteve në vit në mediat profesionale me qëllim të informimit të klientëve potencial, familjeve të tyre dhe gjithë të tjerëve që u interesojnë shërbimet tona.

Audienca – Kujt duhet t’ i drejtoheni?Këtu duhet të përfshihen (të paktën) personat që shfrytëzojnë shërbimet e organizatës suaj dhe personat që ndikojnë në këto shërbime. Lista mund të përfshijë financuesit potencial dhe ata aktual, familjet dhe këshilltarët e shfrytëzuesve të shërbimeve, mediat, aktorët politik dhe profesional, grupet e presionit dhe ato lokale.

Vështrim nga perspektiva e palëve me interesNjë nga burimet më të mira të informacionit në organizatën tuaj janë shfrytëzuesit e shërbimit tuaj dhe palët e interesuara. Nëse jeni përfshirë në hartimin e strategjisë për marrëdhëniet me publikun për organizatën tuaj, përpiquni të kryeni një hulumtim me palët e interesuara me qëllim që të përcaktoni dhe rafinoni mesazhet tuaja për të kuptuar çka është tërheqëse, çka do të mund të përmirësohet dhe si të komunikoni më së miri me ata.

Çfarë instrumente të komunikimit po përdorni aktualisht?A po ju dërgoni mesazhet e duhura mediave të duhura? A jeni duke i informoni ato se çka po bëni, për shërbimet e reja, tregimet e suksesshme? A po e shfrytëzoni faqen tuaj elektronike dhe rrjetet shoqërore maksimalisht? A merrni pjesë në gara dhe a flisni në konferencat e palëve kryesore të interesuara?

Mjetet dhe buxhetiMe çfarë mjete dispononi brenda organizatës? A keni në faqen tuaj elektronike , buletine të rregullta elektronike dhe të shtypura? A prezantoni në konferenca? A keni literaturë promovuese apo raporte vjetore?Nëse udhëhiqni ndonjë fushatë, a mund të angazhoni personel të përkohshëm apo të kërkoni ndihmë profesionale nga dizajnerët, ekspertët për marrëdhënie me publikun etj.Çfarë buxheti keni në dispozicion për fushatë apo literaturë promovuese, nisje të fushatës, fotografi, reklama, ekspozita, fushatë e-marketing?

VlerësimiNëse nuk mund ta matni efektivitetin e asaj që jeni duke bërë, nuk duhet ta bëni fare! Pajtohuni për produktet dhe mekanizmat e vlerësimit më pas kujdesuni që rregullisht ta vlerësoni suksesin e aktiviteteve tua. Nëse konstatoni se ndonjë aktivitet i caktuar po funksionon mirë investoni më shumë mjete në to, nëse ndonjë aktivitet nuk jep rezultatet e pritura ndoshta nuk duhet ta përsërisni më!

strategjitë sHtesë

15

Strategjia e internetitStrategjia e internetit shkon paralelisht me strategjinë e komunikimit të organizatës dhe merret specifikisht me mënyrat se si organizata mund të shtojë prezencën e vet online. Kjo nënkupton faqe elektronike funksionale, shfrytëzimin e mediave shoqërore, fushatën online dhe identifikimin e mjeteve që duhet t’i keni online dhe për nevojat e marketingut në internet (web marketing).


16


17

Fillimi i punës me mediat sociale mund të duket si një proces i vështirë. Mediat sociale mund t’i shfrytëzoni pavarësisht se a po përpiqeni të përfitoni përkrahës, të shtoni donacionet, të ndani historitë e suksesit apo të rrjetëzoheni me organizatat e ngjashme sepse për të gjitha këto aktivitete ekzistojnë mediat sociale përkatëse. Edhe pse shumica e organizatave e pranojnë se prania në internet dhe në mediat sociale është e rëndësishme, gjetja e faqeve të përshtatshme në fillim mund të duket tmerrësisht e vështirë. Kjo pjesë ofron një përmbledhje të mediave sociale. Ajo është strukturuar rreth aktiviteteve kryesore për të cilat mund të shfrytëzohen mediat shoqërore: inkurajimi i njerëzve të marrin pjesë në fushata, rekrutimi i vullnetarëve apo demonstrimi i ndikimit. Ky seksion analizon mënyrat në të cilat faqet si Facebook, Twitter, Flickr, Blogspot dhe të tjera mund ta ndihmojnë promovimin e organizatën tuaj dhe të arrini ndikimin maksimal në botën e mediave sociale.

Çfarë është media sociale?

Mediat sociale (apo siç quhet nganjëherë Web 2.0) janë faqe të internetit që ofrojnë përmbajtje të krijuar nga përdoruesit. Në dallim nga mediat tradicionale, të cilat kontrollohen nga redaktorët, mediat sociale u mundësojnë përdoruesve të diktojnë agjendën.Prandaj nuk është befasues fakti që inkuadrimi në mediat shoqërore është bërë absolutisht i nevojshëm për shkak të pjesëmarrjes së përdoruesit të shërbimeve, që e bën përfshirjen në mediat shoqërore domosdoshmëri.Megjithatë, duke pasur parasysh numrin kaq të madh të këtyre mediave dhe burimet e kufizuara, shtrohet pyetja se cilat janë faqet më të mira të mediave sociale ku ia vlen të investohet kohë? Çfarë nuk mund të lejoni të mungojë? Dhe pasi keni filluar shfrytëzimin e mediave shoqërorë, si ta maksimizoni praninë tuaj në to dhe ta shfrytëzoni në mënyrën më të mirë atë që këto media kanë për të ofruar?

Si të vendosni cilat faqe të shfrytëzoni?

Analiza kryesore me rastin e zgjedhjes së mediave shoqërore:

Mediat sociale


18

• Audienca e synuar – me rastin e përcaktimit të faqeve me përparësi sigurohuni që të zgjidhni platformën e mediave sociale që shfrytëzohen nga njerëzit që janë audienca juaj e cakut. Për shembull, është humbje kohë të krijoni profil në LinkedIn (që shfrytëzohet si mjet për rrjetëzim profesional) nëse shumica e audiencës suaj janë adoleshentë, të cilët e shfrytëzojnë më shumë Facebook-un. Hulumtoni pak dhe analizoni se nga kush shfrytëzohen mediat e ndryshme sociale.

• Popullariteti – regjistrimi në platformat e mediave sociale që kanë miliona shfrytëzues, siç janë Facebook dhe Twitter, nënkupton se organizata juaj do të shihet nga më shumë njerëz dhe rrjedhimisht do të shtohen edhe vizitat në faqen tuaj elektronike. Sidoqoftë, mund të ketë media më të vogla, të mbyllura, që shfrytëzohen nga njerëz me interes konkret në fushën e aktivitetit tuaj. Para së gjithash kujdesuni të zgjidhni faqet që janë të popullarizuara mes audiencës suaj së synuar.

• Shfrytëzimi i lehtë – ndodh që pasi kaloni orë të tëra në përpjekje për të njohur një faqe të medias sociale e kuptoni se ajo është shumë e komplikuar për kolegët dhe ndjekësit tuaj. Gjithmonë analizoni se a është e lehtë që audienca juaj e synuar ta shfrytëzojë faqen që ju keni zgjedhur, por edhe sa e lehtë është për ju që ta menaxhoni atë.

• Komunikimi dydrejtimësh – faqet e mediave shoqërore që kanë rubrikën për komente dhe diskutime, forume apo mundësi për të lënë porosi janë të përshtatshme për vendosjen e dialogut mes jush dhe përcjellësve tuaj. Tregohuni të kujdesshëm në lidhje me numrin e faqeve që zgjidhni. Nëse i ftoni njerëzit t’i bashkohen debatit apo t’ ju shtrojnë pyetje, nga ju pritet që të jepni përgjigje!

Cilat faqe të shfrytëzoni dhe për cilat aktivitete

Tabela më poshtë paraqet disa nga aktivitetet e zakonshme dhe sugjerimet për faqet të mediave shoqërore që mund të shfrytëzohen.

Qëllimi juaj Faqet që duhet të merren parasysh

Që njerëzit të regjistrohen për të marrë pjesë në ndonjë fushatë/aktivitet

Facebook, Twitter

Që të tërhiqni donacione Facebook, Twitter

Që të tregoni përparimin/demonstroni ndikimin Flickr, Facebook, YouTube, Podcasts

Që të shkëmbeni njohuritëBlogjet e Wikipedias, blogjet – për shembull eBlogger, WordPress,

Që të njoftoni njerëzit për ngjarje apo aktivitete të ndryshme

Upcoming, Meetup, Twitter

Që të ndërtoni komunitete Facebook, My Space, Twitter

mediat sociale

19

Qëllimi juaj Faqet që duhet të merren parasysh

Që të merrni përgjigje (feedback) (Feedback format )në internet – për shembull Survey Monkey

Që të rekrutoni vullnetarë Facebook, Twitter

Që të rekrutoni personel LinkedIn

Si t’i shfrytëzoni mediat sociale për përmbushjen e qëllimeve tua?

Pasojnë disa këshilla praktike se si të shfrytëzohen më së miri mediat sociale për aktivitete tuaja.

Zbatimi i fushatësPërpos metodave tradicionale për të zhvilluar fushata – me anë të materialeve promovuese, faqet elektronike, mediave të shtypura dhe elektronike – edhe mediat sociale paraqesin një mënyrë të mirë për të shtuar audiencën.Para fillimit të fushatës në mediat shoqërore, shqyrtoni pikat e mëposhtme:

• mendoni për audiencën tuaj - cilat web faqe dhe media sociale shfrytëzohen nga audience juaj e cakut? Cilës platformë do t’i jepni prioritet me këtë rast?

• ndërveprimi - pjesa kyçe e fushatës në mediat shoqërore është ndërveprimi me përkrahësit tuaj potencial. Ky grup do të jetë avokuesi juaj më i madh dhe duhet të angazhohet fuqishëm për promovimin e fushatës tuaj te njerëzit tjerë dhe të sigurojë përkrahjen e tyre. Lejoni ata të komunikojnë me njëri-tjetrin përmes krijimit të faqeve ‘fushata’ në rrjetet sociale siç është Facebook. Inkurajoni përkrahësit që t’ jua rekomandojnë fushatën shokëve të tyre, sikurse edhe t’i përcjellin link (link-at) dhe njoftimin për fushatë. Ata gjithashtu mund të shkruajnë blog, të vendosin fotografi apo të postojnë video regjistrime që kanë të bëjnë me aktivitetet e ndërmarra në kuadër të fushatës.

• përshtatuni - sikur çdo fushatë tjetër ashtu edhe ato që udhëhiqen përmes mediave sociale nuk do të duhej të ishin të pandryshuara. Është me rëndësi që informatat të përditësohen dhe të futen aspekte të reja të fushatës me qëllim që të mbahet interesimi i njerëzve. Multimedia mund të luajë rol me rëndësi në këtë aspekt sepse ju mundëson të freskoni përmbajtjen duke paraqitur video të shkurta, (podcast-e )apo të organizoni bisedandërvepruese në internet (web chat).

• të jeni të përgatitur - nëse fushata shkon mirë web faqja juaj mund të ketë shumë klikime, kërkesa dhe nëse keni fat edhe donacione. Sigurohuni se jeni të gatshëm për një gjë të tillë.

Rritja e donacioneveNëse po përpiqeni të grumbulloni fonde për ndonjë fushatë të caktuar apo për


20

organizatën si tërësi atëherë media sociale mund t’ ju ndihmojë në këtë kauzë. Mos harroni:

• publikoni qëllimet tuaja – qëllimet e përgjithshme dhe reale për t’u përmbushur janë shumë të rëndësishme për çdo thirrje për donacione. Ju mund të shfrytëzoni mediat sociale për t’i informuar përkrahësit dhe inkurajuar personat tjerë që t’ ju ndihmojnë në përmbushjen e qëllimeve. Gjithashtu mund të njoftoni personat që ju përcjellin në Twitter dhe Facebook mbi progresin a rritur, si për shembull: “Jemi vetëm 1000 euro larg nga përmbushja e qëllimit tonë për fushatën XYZ”.

• tregoni se çfarë do të bëni me donacionet – sa më shumë që t’ ju tregoni njerëzve se për çfarë do të shfrytëzohen të hollat aq më mirë. Këto lloje të mesazheve bëhen të fuqishme kur publikohen në mediat sociale, posaçërisht nëse mesazhet shoqërohen me materiale audio, video apo lojëra të ndryshme. Për shembull, ju mund të thoni: “Donacioni i 10 eurove në muaj për organizatën bamirëse XYZ do të sigurojë shujtë të nxehtë për një person të pastrehë”. Postoni këtë në faqen tuaj të Facebookut bashkë me një videoklip të shkurtër me personin që mund të ndihmoni. Shkruani një tweet në lidhje me këtë, postojeni në YouTube dhe inkurajoni njerëzit të diskutojnë. Kjo përmbajtje duhet të duket qartë në faqen tuaj në internet.

Shkëmbimi i njohurive Shumë media shoqërore përparojnë përmes shkëmbimit të këshillave, ndarjes së mjeteve dhe promovimit të njohurive profesionale. Organizatat bamirëse mund të shfrytëzojnë këto faqe për të demonstruar ndikimin e tyre dhe për të përcjellë porosinë te sa më shumë njerëz. Ja disa propozime për t’i shfrytëzuar maksimalisht të këto mundësi:

• faqet web për shkëmbimin e njohurive – Organizatat jo fitimprurëse KnowHow janë shembull i shkëlqyeshëm i komunitetit online ku organizatat dhe individët me interesa të përbashkët mund të marrin këshilla dhe të shkëmbejnë ide. Ekzistojnë edhe qindra faqe tjera për tema të caktuara – (mums.net dhe Begrand.net) janë shembuj në sektorin familjar. Shqyrtoni anëtarësimin në këto forume dhe ofroni këshilla.

• (cicëroni) këshillat në Twitter – Gjatë gjithë kohës faqja e internetit MediaTrust cicëron këshilla për komunikim dhe për çdo ditë ka nga një temë të ndryshme. Duhet të mendoni që edhe ju të bëni të njëjtën gjë, duke ju ofruar mundësinë përcjellësve në twitter të shohin njohuritë dhe ekspertizën tuaj, por edhe t’ ju jepni këshilla praktike.

• tregoni përdoruesit e shërbimeve – inkurajoni përdoruesit e shërbimeve dhe personat e angazhuar në organizatën tuaj të përfshihen në mediat sociale

• kujdesuni që statistikat të jenë të dukshme – mendoni për publikimin e statistikave të besueshme nga fusha e veprimtarisë tuaj në faqen tuaj të Twitter-it për çdo javë

• wikipedia – këtu mund të kontribuoni me përkufizime dhe sqarime për një varg temash dhe fushash të ndryshme.

mediat sociale

21

Informimi i shpejtë i njerëzveShfrytëzoni mediat sociale për informimin e shpejtë të ndjekësve tuaj si kur bëhet fjalë për një fushatë të re ashtu edhe për lajmet më të reja.

• Faqet micro-blog, siç është Twitter, janë të shkëlqyeshme për dërgimin e mesazheve të menjëhershme dhe të shkurtra te përcjellësit tuaj. Për të shtuar numrin e personave që mund ta shohin mesazhin tuaj shfrytëzoni funksionin “hash tag” (#). Kjo siguron që mesazhi juaj të postohet në forumet e rëndësishme për diskutim. Për shembull, nëse keni ndonjë konferencë për çështje që kanë të bëjnë me Big Society, postoni komentin tuja të pasuar nga #bigsociety dhe kjo do të shihet nga gjithë ata që kanë qasje në këtë forum për diskutim.

• Faqet e mediave sociale duke përfshirë edhe Facebook-un do t’i njoftojnë njerëzit sapo të arrijë mesazhi i ri nga grupi anëtarë i së cilit ata janë. Kjo metodë mund të jetë mënyrë e shpejtë dhe efikase për përcjelljen e ndonjë informate.

Rekrutimi i vullnetarëveShumë organizata bamirësie janë në kërkim të mënyrave të reja për rritjen e numrit të vullnetarëve të tyre; mediat sociale mund të luajnë rol të rëndësishëm në tërheqjen e vullnetarëve në organizatën tuaj. Më poshtë keni disa çështje për shqyrtim:

• kujdesuni të jeni të pranishëm në rrjetet sociale – Facebook-u ka me miliona përdorues nga të gjitha profesionet. Ekzistojnë me mijëra grupe ku njerëzit me interes të njëjtë postojnë komente, debatojnë dhe përkrahin njëri-tjetrin. Gjeni këto grupe, anëtarësohuni në to dhe postoni informacion për organizatën tuaj duke theksoni faktin se jeni në kërkim të vullnetarëve

• (tweet) – nëse jeni në kërkim të më shumë vullnetarëve - tregojeni! Twitter-i është mënyrë e shkëlqyeshme për shpërndarjen e shpejtë të mesazhit tuaj. Inkurajoni njerëzit t’ua (retweet) personave që mendojnë se mund të jenë të interesuar.

• zërat e vullnetarëve – nëse vullnetarët potencial dëgjojnë tregimet e vullnetarëve ekzistues për përvojat e tyre, ata mund të inkurajohen më shumë për t’u përgjigjur. Shqyrtoni idenë që faqeve tua në YouTube, Facebook dhe Web t’ia shtoni faqen ‘vox pops i vullnetarëve’.

Rekrutimi i personelitPërveç metodave tradicionale përmes shpalljeve në gazeta dhe revista, një alternativë më e lirë e rekrutimit të personelit është shpallja e vendeve të lira të punës në rrjetet e mediave sociale. Shumë organizata shpallin (tweet-ojnë) vendet e lira të punës dhe inkurajojnë të tjerët të retweetojnë duke e dhënë linkun e faqes tuaj në internet, ku mund të gjejnë përshkrimin e punës dhe të dhënat për aplikim.Ju mund ta shfrytëzoni edhe LinkedIn, rrjet i profesionistëve, për të tërhequr vëmendjen mbi shpalljen tuaj. Edhe ne këtë rast të interesuarit drejtohen në faqen web tuaj për më shumë hollësi.


22

Formimi i grupeveRrjetëzimi social është pjesa qendrore e rrjeteve sociale. Në Facebook, MySpace apo Twitter ekzistojnë faqe të shumta që i bashkojnë njerëzit, mbajnë diskutime dhe krijojnë ide.Krijimi i grupeve është pjesa kryesore e aktiviteteve të OShC-ve dhe funksioni kryesor i mediave sociale.

Ndikimi në axhenda, pozicionimi i organizatës tuajMediat sociale mund të jenë mjeti kryesore për pozicionimin e organizatës tuaj për të fituar një audiencë më të gjerë dhe për t’i dhënë zë kësaj audience .

• Jepni kontributin tuaj në diskutimet e rëndësishme – përcillni blogjet më të mira në sektorin/fushën tuaj të interesit dhe postoni komente nëse keni diçka për t’i shtuar debatit. Po në këtë mënyrë veproni edhe në Twitter, ‘përcillni’ njerëzit që komentojnë në temat e rëndësishme për organizatën tuaj dhe nëse postojnë diçka interesante përgjigjuni dhe/ose bëjani ‘retweet” përcjellësve tuaj.

• Bëhuni të rëndësishëm dhe interesant – cicërima apo shkrimi i blogjeve është me rëndësi sepse i jep organizatës zë dhe ndihmon në pozicionimin e saj. Megjithatë, nëse doni t’i shfrytëzoni mediat sociale në mënyrën më të mirë, ju duhet të përmbaheni nga ‘cicërimi’, ‘shkrimi i blogjeve’ apo ‘postimi’ në faqe të ndryshme nëse nuk keni për të thënë diçka me rëndësi. Kujdesuni që gjithçka që thoni të jetë e rëndësishme, aktuale dhe interesante për personat që ju përcjellin.

• Reputacioni i organizatës tuaj është në pyetje – nëse i shfrytëzoni mediat shoqërore në emër të organizatës tuaj, duhet të keni parasysh se çfarë do postoni në faqen web, blogje apo Twitter reflekton qëndrimet e organizatës që përfaqësoni. Duhet ta diskutoni me kolegët për tonin që dëshironi të mbani gjatë aktiviteteve në mediat shoqërore dhe temat që dëshironi të komentoni apo të shmangni. A dëshironi t’ ju perceptojnë si person informues, i mirë-informuar, i besueshëm apo kokëfortë, sfidues dhe konfliktual? Sikurse te të gjitha materialet e marketingut dhe marrëdhëniet me publikun, edhe në këtë rast është me rëndësi të keni disa mesazhe kryesore në të cilat mund të thirreni gjatë bisedave për tema të ndryshme, në mënyrë që të reagoni më shpejt në tendencat e mediave shoqërore.

Grumbulloni reagimet ( feedback)Njohja e audiencës tuaj dhe adresimi i çështjeve që kanë rëndësi për të është thelbësore për çdo organizatë. Media shoqërore ju mundëson të komunikoni në mënyrë të efektshme me përkrahësit e tanishëm dhe ata potencial dhe të përgjigjeni në reagimin e tyre:

• vendosni dialogun në mes organizatës dhe audiencës suaj – publikun, përdoruesit e shërbimeve, politikanët apo mediat. Përdorni faqet në Facebook dhe Twitter për të bërë pyetje dhe për t’i inkurajuar përkrahësit të shkëmbejnë

mediat sociale

23

qëndrime mes tyre.• përgjigjuni në pyetjet që merrni – keni parasysh, nëse dëshironi që njerëzit të

bëjnë pyetje atëherë kujdesuni që të përgjigjeni në pyetjet e tyre me kohë dhe në mënyrë të hollësishme.

• postoni blogje – blogjet janë mënyrë e shkëlqyeshme për t’ia bërë të ditur qëndrimet e organizatës tuaj publikut më të gjerë. Përpiquni të krijoni përcjellës, inkurajoni ata të postojnë komente dhe kërkoni mendimet e tyre (feedback).

Komunikoni brenda organizatësOrganizatat gjithnjë e më shumë po i shfrytëzojnë faqet si Facebook-u për të komunikuar me personelin sepse kjo paraqet mënyrë të lirë komunikimi. Ju mund të krijoni grupe të ‘mbyllura’ me forume për tema të caktuara – ftoni personelin t’i ofrojë idetë e veta dhe përditësoni lajmet e fundit dhe zhvillimet më të reja në organizatë.

“Mediat sociale nuk janë për mua”Nëse nuk i përdorni mediat sociale në jetën private atëherë shfrytëzimi i tyre për qëllime profesionale mund t’ ju duket shumë sfidues, e dini se duhet t’i shfrytëzoni ato por nuk e dini nga t’ia filloni. Më poshtë po përmendim disa pengesa të zakonshme që i largojnë njerëzit nga mediat sociale.

• “Duhet të keni njohuri të mira të teknologjisë informative (IT)” Shumica e mediave shoqërore janë të thjeshta për t’u shfrytëzuar. Nuk duhet të jeni ekspert i teknologjisë, vetëm duhet të dini se çfarë doni të thoni dhe kujt doni t’ia thoni. Pse nuk filloni me Twitter? Hapja e profilit dhe shfrytëzimi i tij është i thjeshtë. Kjo mund t’iu inkurajojë që t’i provoni edhe me mediat tjera.

• “Do t’ju kushtoj shumë dhe nuk do të përfitoni gjë” Hapja e profilit dhe shfrytëzimi i shumicës së faqeve në rrjetet sociale është pa pagesë. Në fillim, derisa jeni duke grumbulluar ndjekësit (followers), mund të duket se nuk po fitoni shumë. Duhet të jeni këmbëngulës dhe në fund do të arrini te një numër më i madh i njerëzve.

• “Nuk kam kohë” Po, kjo kërkon kohë, por nëse ky angazhim do t’ ju mundësojë të lidheni me njerëz dhe/ose të grumbulloni fonde, a nuk ia vlen të shpenzoni pak kohë?

• “Duhet të kem sukses që herën e parë” Përdorimi i mediave sociale ka të bëjë kryekëput me mësimin nga gabimi. Shihni çfarë ju përshtatet. Sikurse edhe me çdo marketing dhe komunikim edhe në këtë rast mediat dhe mesazhet e ndryshme kanë audienca të ndryshme.

Këshilla më e mirë: Filloni me një plan dhe jo me instrument dhe bëhuni të durueshëm.Këshilla më e mirë: Kujdesuni që përmbajtja juaj të jetë lehtë e shfrytëzueshme dhe

informuese për palët potenciale me interes në lidhje me atë se çfarë do të fitojnë nga të qenit pjesë e komunitetit.


24

Këshilla më e mirë: Dëgjoni audiencën tuaj, vlerësoni informatat e marra dhe grumbulloni përkrahje nga komuniteti juaj.

Plani i marketingutPlani i marketingut ka të njëjtën strukturë sikur strategjia për komunikim. Ju duhet ta analizoni ambientin ku veproni, të shikoni anët tuaja pozitive dhe negative, të përcaktoni audiencën kryesore dhe të tregoni se cilat metoda do t’i shfrytëzoni për ta hedhur produktin tuaj në treg.

Plani i komunikimit në situatë krizePlani i komunikimit në situatë krize duhet të përfshihet në strategjinë e komunikimit.


25

Çfarë është menaxhimi i situatave të krizës?

Situata e krizës paraqet rrezik real për reputacionin apo edhe mbijetesën e organizatës. Krizë mund të jetë çdo gjë që nga sjellja e papërshtatshme e personelit apo përfaqësuesit të organizatës deri te mbyllja e disa prej shërbimeve të organizatës. Mund të ndodh që ndonjë nga shfrytëzuesit e shërbimeve të mos jetë i kënaqur me sjelljen e organizatës tuaj dhe t’ia paraqesë atë ndonjë gazete lokale. Shpeshherë kriza e vërtet shfaqet në momentin e publikimit të lajmit të keq për një organizatë. Fuqia e mediave, posaçërisht mediave online, shihet në shpejtësinë e përhapjes së lajmit. Çfarëdo qoftë kriza me të cilën përballeni, menaxhimi i suksesshëm i saj është me rëndësi vendimtare për të minimizuar dëmin që i shkaktohet organizatës tuaj. Menaxhimi i krizës nënkupton se ekziston plani në rast se gjërat marrin drejtimin e gabuar dhe ju jeni në gjendje të reagoni shpejt nëse organizata ndodhet në rrezik.

Pse është komunikimi i rëndësishëm?Gjuha e komunikimit të organizatës tuaj gjatë situatës së krizës mund të parandalojë që një krizë e vogël të përshkallëzohet duke dalë nga kontrolli.Gjatë situatës së krizës është me rëndësi që të vendosni kontrollin mbi komunikimin duke marrë iniciativën. Nëse publiku ka interes për krizën në organizatën tuaj, duhet të kujdeseni që ta kënaqni oreksin e mediave për lajme, në të kundërtën mediat do të publikojnë lajmet e veta. Qëllimi i komunikimit të suksesshëm në gjendje krizash është të tregohet se organizata:

• vazhdon me punët e zakonshme • ka kontrollin mbi gjendjen • ruan përkrahjen e njerëzve më të rëndësishëm.

Keq-menaxhimi i komunikimit në situata të krizave mund ta përkeqësojë së tepërmi gjendjen. Nëse komunikimi menaxhohet në mënyrë të gabuar apo organizata duket se është në kaos, kjo do të kishte ndikim të keq për të, kurse mediave do t’u jepte material edhe për një histori tjetër negative.

Çfarë duhet komunikuar gjatë situatave të krizave?Secila krizë është e ndryshme, por ekzistojnë katër parime të përgjithshme që duhet të shqyrtohen me rastin e përgatitjes së mesazheve kryesore.

Menaxhimi i situatave të krizës


26

• Empatia – tregoni se ju e kuptoni zemërimin/shqetësimin/konfuzionin e njerëzve me gjendjen e krijuar, për shembull “Ne e kuptojmë se shfrytëzuesit e shërbimeve dhe familjet e tyre do të preken nga mbyllja e propozuar e disa shërbimeve tona”.

• Konteksti – vendoseni situatën tuaj në kontekst të asaj që po ndodh në sektor si tërësi apo në organizatat e ngjashme, për shembull “Të gjitha organizatat po ballafaqohen me zvogëlimin e personelit dhe janë të detyruara t’i mbyllin disa shërbime. Ne nuk jemi përjashtim në këtë aspekt.”

• Veprimi – theksoni veprimet që ka ndërmarrë organizata juaj për t’u përballur me krizën dhe, aty ku është e mundur, jepni shembuj të problemeve që i keni tejkaluar me sukses, për shembull: “Në ‘organizatën X’ po bëjmë gjithë çfarë është e mundur që zvogëlojmë në minimum pasojat e kësaj situate për shfrytëzuesit e shërbimeve tona dhe familjet e tyre. Ne kemi qenë të hapur dhe të sinqertë me shfrytëzuesit e shërbimeve tona dhe po përpiqemi që t’ ju sigurojmë mbështetjen e duhur gjatë kësaj kohe të vështirë. Gjatë disa ditëve të fundit kemi vendosur në kontakt XYZ njerëz me ofruesit tjerë të shërbimeve.”

• Transparenca – bëhuni të hapur dhe të sinqertë. Gazetarët dhe publiku e dinë nëse po fshihni diçka prandaj mungesa e sinqeritetit mund ta dëmtojë edhe më shumë reputacionin e organizatës tuaj. Gabimet ndodhin, prandaj edhe në rrethana të krizës mund të fitoni respektin e njerëzve duke pranuar gabimin dhe duke sqaruar shkaqet që kanë çuar në këtë gjendje. Për shembull, “Ne jemi të vetëdijshëm për gabimet që janë bërë dhe kërkojmë mënyra për daljen nga kjo situatë. Deri tani kemi mbajtur disa bisedime të suksesshme me përdoruesit e shërbimeve dhe familjet e tyre dhe po vazhdojmë që t’i përfshijmë të gjithë ata që janë prekur nga këto zhvillime.”

Si mund të përgatitemi për situata të krizës?Situata e krizës mund të trajtohet më lehtë nëse për të përgatitemi mirë. Së pari, është me rëndësi të përgatitni planin e komunikimit në situata krize. Së dyti, duhet të përpiqeni t’i parandaloni situatat e krizës sa herë që është e mundur.

Përgatitja e planit të komunikimit në gjendje krize

Plani themelor i komunikimit në situata krize përfshin disa hapa:

1. Vendosni nëse do ta bëni publikeNë fazën e parë të planit duhet të vendosni brenda organizatës nëse të flisni në publik në lidhje me krizën apo jo. Nëse kriza nuk është bërë publike dhe ka gjasa të mos bëhet publike, ndoshta është më mirë të mos reagoni. Sidoqoftë, ju duhet të përgatisni disa ‘qëndrime që do të mbani’ për çdo rast.Në rastet kur ngjarja është në media apo ka shumë gjasa të arrijë në media, do të ishte mirë të reagonit përmes ndonjë deklarate dhe të veproni në përputhje me situatën.

menaxHimi i situatave të krizës

27

Në nëntë nga dhjetë raste është më mirë të jeni pro-aktiv dhe të ballafaqoheni me krizën, në vend që të heshtni me shpresën se ajo do të zgjidhet vetvetiu.

2. Identifikoni mesazhet kryesoreCila është ‘motoja’ e organizatës tuaj në lidhje me krizën? Tregoni se si po ballafaqoheni me krizën duke u mbështetur në parimet kryesorë të ‘empatisë’, ‘kontekstit’, ‘veprimit’ dhe ‘transparencës’? Nëse është e mundur ballafaqohuni drejtpërdrejt me pyetjet e vështira.Shfrytëzoni formularin me pyetje dhe përgjigje të shkurta dhe deklaratën e shkurtër.

3. Përpilimi i deklaratësPërpiloni një deklaratë të shkurtër duke shfrytëzuar mesazhet kryesore që sqarojnë pozicionin e organizatës tuaj. Deklarata duhet të jetë:

• e shkurtër – maksimum tre apo katër fjali• e drejtpërdrejtë – duhet ta trajtojë problemin duke u konfrontuar direkt me të• shmang dykuptimësinë – shmangni deklaratat e hapura që mundësojnë

interpretime të ndryshme. Kujdesuni që deklarata juaj të formulohet në atë mënyrë që të mos keni probleme nga citimet e saja të mëvonshme.

4. Identifikimi dhe raportimi i zëdhënësitZgjidhni personin më të përshtatshëm që të flasë për çështjen. Në rastin më të mirë ju nevojiten një apo dy zëdhënës të cilët do të jenë në dispozicion dhe do të ndihen komod të flasin në emër të organizatës. Varësisht nga natyra e krizës personat në fjalë mund të jenë:

• Drejtori ekzekutiv• Drejtuesi• Shefi i komunikimit• Menaxheri i lartë për politikat

Nganjëherë është e dobishme që një nga zëdhënësit të jetë ndonjë përdorues i shërbimeve. Kjo mund të largojë dyshimet që mund të ekzistojnë lidhur me mënyrën se si i trajton organizata shfrytëzuesit e shërbimeve të saj. Gjetja e një zëdhënësi, i cili nuk është pjesë e organizatës, me qëllim që ta mbështesë atë, mund të jetë e dobishme. Kjo vlen posaçërisht në rastet kur kriza në organizatën tuaj shoqërohet edhe me krizë të mirëbesimit mes personelit.Të gjithë zëdhënësve duhet t’iu jepet një listë me pyetje dhe përgjigje të shkurtra, të cilat shprehin qëndrimet kyçe të organizatës.


28

5. Verifikimi se të gjitha mekanizmat e komunikimit janë funksionale dhe krijimi i protokollit

Kujdesuni që çdo deklaratë e bërë nga ju, përpos në mediat e shtypura dhe ato elektronike të publikohet edhe në faqet në internet dhe të postohet edhe në faqen web tuaj. Kjo ndihmon në zvogëlimin e numrit të thirrjeve që pranoni drejtpërdrejt nga gazetarët.Kujdesuni që në organizatën tuaj të ketë një protokoll, ashtu që personeli ta dijë se si të përgjigjen në pyetjet e mediave.

Zbatimi i planit të krizës

Meqenëse situatat e krizës dallojnë nga njëra-tjetra, ju duhet ta përshtatni planin tuaj varësisht nga situata. Duhet të ktheheni në planin e komunikimit në situata krize dhe t’i verifikoni elementet kryesore:

• deklaratat kryesore/mesazhet• deklaratën• zëdhënësit• kanalet dhe protokollet e komunikimit

Gjëja më e rëndësishme është formulimi i mirë i mesazheve; veproni shpejt dhe kujdesuni që gjithë zëdhënësit janë mirë të informuar.

Ballafaqimi me mediatSa herë që ndonjë ngjarje negative bëhet publike, organizata vihet në gjendje reaktive. Pas konstatimit të kërcënimit për organizatën, duhet të bëhen përpjekje që kërcënimi të vihet nën kontroll. Ky është sekreti i të gjitha marrëdhënieve të mira me mediat. Mos harroni:

Koha – veproni shpejtFraza ‘shpejtësia vret’ ka po të njëjtën rëndësi kur bëhet fjalë për lajmet negative sikurse edhe për sigurinë në rrugë. Nëse keni vënë re ndonjë ngjarje negative të çfarëdo lloji, duhet të veproni shpejt duke u përgjigjur në kohë dhe në mënyrë të efektive në mënyrë që, të paktën, ta pengoni përshkallëzimin e situatës.Në mënyrë të thjeshtuar kjo do të thotë t’i përgjigjeni gazetarit me citatin e duhur (për shembull brenda afatit të përcaktuar nga ai/ajo). Koha është vendimtare për vendosjen e kontrollit. Nëse veproni me shpejtësinë e duhur atëherë një ngjarje e pa balancuar që ka arritur në një pjesë të mediave nuk do të replikohet në mediat tjera.‘Shpejtësia’ nënkupton të vepruarit e shpejtë para se një ngjarje e pa balancuar të publikohet edhe nga mediat e tjera, që potencialisht mund të shkaktojë një katastrofë më të madhe për marrëdhëniet me publikun (PR), mbi të cilët do të keni akoma më pak kontroll.


29

Përgjigja në thirrjen e gazetarit Përgjigja në thirrjen e gazetarit me ‘no comment ’ apo të harrosh t’i përgjigjesh thirrjes së tij/saj është gabim i madh. ‘No comment ’ mund të rezultojë me publikimin e ngjarjeve të pa balancuara që përfundojnë në stilin: ‘Organizata X nuk bëri asnjë koment’ apo akoma më keq ‘Organizata X refuzoi të komentojë’. Nga ana tjetër, nëse jepni komente të pa menduara mirë apo të papërgatitura ekziston rreziku nga ekstremi tjetër.Taktika e thjeshtë që duhet përdorur në këtë rast është të kuptohet afati i gazetarit për përgjigjen tuaj. Pyetini ata se çfarë informatash kanë, kush ua ka dhënë dhe me kë kanë biseduar. Pastaj ju thoni se do ta kontaktoni sa më parë që të jetë e mundur.Në këtë mënyrë keni fituar pak kohë sa të konsultoheni me kolegët dhe të kujdeseni që deklaratën përkatëse ta shkruajë personi i duhur.

Parandalimi i krizës

Ideale do të ishte sikur të mund ta parandalonit dhe shmangnit krizën para se ajo të ndodh. Njohja e rreziqeve potenciale për organizatën tuaj dhe zotërimi i mjeteve për t’u përballur me to është thelbësore. Kjo mund të parandalojë që një situatë e vështirë apo një problem i brendshëm dhe i vogël të shndërrohet në krizë të përmasave të gjera.

Identifikimi i kërcënimeve për organizatën tuajNjohja e kërcënimeve për organizatën tuaj është me rëndësi për parandalimin e situatave të krizës. Kërcënimet janë të ndryshme dhe varen edhe nga lloji i organizatës. Disa shembuj të burimeve kryesore të krizave janë:

• kriza që buron nga mungesa e mjeteve financiare • personeli apo performanca e organizatës • kritikat nga jashtë• kërcënimet fizike (zjarri/vjedhja/sëmundja).

Çdo strategji e paramenduar që të mbikëqyrë krizat e korporatave duhet të përfshijë planin për marrëdhëniet me mediat dhe duhet të bazohet në supozimin se lajmi i keq për organizatën tuaj do të bëhet publik në një mënyrë apo mënyrë tjetër.

Si mund të shndërrohet kërcënimi në krizë?Kërcënimet potenciale ndaj një organizate mund të shndërrohen papritmas në krizë, posaçërisht nëse “lajmi i keq” bie në veshin e mediave.Pjesët përbërëse të lajmit të keq janë:

• konflikti/konfrontimi• e papritura• krimi/dhuna• tragjedia


30

• gjërat me interes publik• superlativat (më i keqi, i fundit etj).

Për shkak të natyrës së punës të shumë OShC-ve, kohë pas kohe, lajmet do të përmbajnë një apo më shumë nga këto kategori. Tregimi shumë i keq do të përmbajë shumë nga këto kategori në të njëjtën kohë.Sekreti për zgjidhjen e kërcënimeve potenciale që vijnë nga mediat është që ato të zbulohen në fazën sa më të hershme dhe të ndërmerren veprimet e nevojshme në përputhje me protokollet ekzistuese të organizatës tuaj. Nga këndvështrimi i komunikimit, menjëherë pas identifikimit të krizës duhet të hyjë në zbatim plani për menaxhimin e situatës së krizës.

Komunikimi i brendshëm efektivËshtë me rëndësi të sigurohet përfshirja e të gjithë të punësuarve në planin dhe protokollet për komunikim në situata krizash. Kjo ju mundëson të veproni me shpejtësi dhe e zvogëlon në minimum mundësinë që të punësuarit të japin deklarata të pasakta apo potencialisht të dëmshme për gazetarë.Edhe personeli mund të jetë avokat i fuqishëm i organizatës tuaj. Ata mund të veprojnë si zëdhënës, të shfrytëzojnë rrjetet sociale dhe të bëhen zëri i organizatës.Ekipi për komunikim duhet të hartojë listën e mesazheve standarde më të rëndësishme, të cilat mbështeten drejtpërdrejt në strategjinë e komunikimit të organizatës. Personeli duhet të njoftohet me listën dhe ajo duhet të përditësohet rregullisht.

Informimi i personelitVarësisht nga përmasat e krizës duhet organizuar takime me personelin për ta njoftuar për gjendjen e krijuar. Është me rëndësi që njoftimi të bëhet në formë komunikimi me personelin. Gatishmëria për t’u përballur me situatën e krizës së bashku me planin e komunikimit, mesazhet kryesore dhe protokollin do ta sigurojë personelin se kriza është nën kontroll. Gjithashtu duhen njoftuar të punësuarit se ata nuk duhet të komunikojnë me mediat profesionale e as me ato shoqërore në lidhje me problemin pa autorizim.

Krijimi i grupit të advokuesve të jashtëmZgjedhja e zëdhënësit, që nuk është pjesë e organizatës, i cili do të flasin pozitivisht në emrin tuaj është avantazh i madh. Nëse ka ndonjë storie negative për organizatën tuaj, duhet t’i kundërviheni duke shfrytëzuar të gjitha zërat në përkrahje të organizatës tuaj dhe mbështetje nga jashtë organizatës.

Kush duhet të advokojë për organizatën?Formimi i grupit të advokuesve të jashtëm dhe zëdhënësve paraqet pjesën qendrore të planit të komunikimit. Këto grupe mund të jenë:

• përdoruesit e shërbimeve: njerëzit që rregullisht kanë kontakte me organizatën


31

tuaj dhe kanë qëndrim pozitiv ndaj punës që bëni• përkrahësit: njerëzit që kanë bashkëpunuar në ndonjë mënyrë me organizatën

tuaj. Këta mund të jenë punëtorët në fushata, të besuarit apo anëtarët• organizatat partnere: organizatat me të cilat keni bashkëpunuar dhe të cilat ju

përkrahin• gazetarët: shfrytëzoni lidhjet e forta që mund të keni me gazetarët. Edhe pse ata

mund të mos e mbulojnë krizën në mënyrë të favorshme për organizatën tuaj, lidhja që keni me gazetarët në fjalë mund të ndikojë që kriza të pasqyrohet në mënyrë më të balancuar

• deputetët në parlamentin: nëse jeni organizatë vendore, a njihni ndonjë politikan vendor të respektuar, që është i gatshëm të flasë mirë për ju?

Çka mund të kërkoni nga advokuesit?Advokuesit mund të inkurajohen të bëjnë shumë gjëra pozitive për t’i ndihmuar organizatës tuaj në situata të krizës. Këtu përfshihen:

• të shkruajnë letra në përkrahje të organizatës tuaj me destinacion shtypin (lokal apo kombëtar)

• të citohen në komunikatat për publikun/mediat • të jenë aktiv në rrjetet sociale: Krizat dhe mediat shoqërore: mobilizimi i

përkrahësve tuaj • shfrytëzimi i rrjeteve të tyre për të mbështetur organizatën.

Krizat dhe mediat shoqërore

Shpërthimi i internetit ka bërë që postimi i një komenti të vetëm negativ për një organizatë të provokojë situatë krize. Reputacioni i organizatës do të jetë i kërcënuar brenda disa minutave dhe ngjarja e re me përmbajtje të keqe do të përhapet gjithandej.Ngjarjet e publikuara në internet jetojnë më gjatë. Tregimi që përhapet brenda disa minutave do të ngelë përgjithmonë në cyberspace (hapësirën e internetit). Ngjarja mund të ketë forma të ndryshme – mund të jetë në formë të një blog-u, si një (Tweet), një komenti në faqen web – por ngjarja për lajmin e keq do të jehojë edhe shumë kohë pasi të jetë konsumuar në media.Njohja se si funksionojnë mediat sociale dhe kontrollimi i përmbajtjeve dalëse (komunikatave) nga organizata juaj paraqet pjesë përbërëse të menaxhimit të krizave.Duhet theksuar se vetëm disa ‘komente negative’ në forume të ndryshme apo lajmet në Twitter jo domosdoshmërisht paraqesin krizë. Sidoqoftë, është me rëndësi të përcillen komentet dhe të merren masa kur mendoni se situata po del nga kontrolli. Përcaktoni pikën kritike për organizatën tuaj dhe veproni kur mendoni se gjendja ka arritur këtë pikë.


32


33

Nëse dëshironi të tërhiqni vëmendjen e publikut duhet të niseni nga dy konstatime:1. Njerëzit po i shfrytëzojnë mediat si një nga burimet kryesore të informacionit

dhe 2. Mediat influencojnë qëndrimet dhe mendimet e njerëzve.

Mediat i përcjellin lajmet dhe përmbajtjet e tjera dhe në përputhje me këtë ato mund të ndahen në:

a. Mediat informative – televizionet, radiot, të përjavshmet, programet me përmbajtje politike në formë të ‘talk shows’ dhe mediat profesionale.

b. Mediat që përcjellin përmbajtje tjetër (argëtuese) në formë të filmave, programeve ‘talk shows’, telenovelave dhe revistave.

Grupi i parë i mediave i informon audiencat e ndryshme, por gjithashtu ndikon edhe në perceptimet të cilat kanë rol në formimin apo aktivizimin e stereotipeve. Sidoqoftë, në erën e re teknologjike ekziston edhe një mënyrë tjetër e klasifikimit të mediave:

a. Mediat tradicionale (TV, radio dhe gazetat) b. Mediat e reja apo mediat shoqërore (blogjet, rrjetet sociale, portalet e lajmeve

online, faqet web)

Si t’i shfrytëzoni mediat

Gjëja e parë dhe më e rëndësishme që kërkohet është të kryeni një hulumtim të shpejtë për të parë nëse njerëzit në komunitetin tuaj i ndjekin lajmet dhe në çfarë mase. Zakonisht moshat e vjetra dhe popullsia urbane i ndjek lajmet më shumë, përderisa brezat e rinj i tërheqin më shumë përmbajtjet tjera. Përpos njohjes me përmbajtjen dhe informatat e kërkuara nga komuniteti juaj, është me rëndësi të dini ku e kërkon informacionin audienca juaj dhe cilët janë kanalet më të përshtatshme për mesazhin që doni të përcillni. Televizioni është kanali dominues për mediat informative. Shumica e njerëzve informatat i marrin nga televizioni. Sidoqoftë, blerësit e rregullt të gazetave janë njerëzit e moshës 45 vjeçare apo më të vjetër, siç janë pensionistët, banorët e zonave urbane, ekspertët, sipërmarrësit etj. Lajmet nga vendi dhe bota janë rubrikat që lexohen më së shumti, të pasuara nga rubrikat argëtuese. Megjithëse radioja ka humbur

Mediat


34

popullaritetin që ka pasur dikur, ajo vazhdon të ketë një audiencë të gjerë të ndjekësve, jo domosdoshmërisht vetëm për muzikë por përgjithësisht për programet në radio që mundësojnë komunikim direkt me dëgjuesit.


35

Sa kohë më parë duhet t’i njoftoj gazetarët për komunikimin tim?

Kjo varet nga natyra e komunikimit. Marrë në përgjithësi, lajmërimi i gazetarit për ngjarjen tuaj dy javë para publikimit konsiderohet ide e mirë. Kjo mund të bëhet përmes njoftimit për media apo përmes një mesazhi të shkurtër personal drejtuar gazetarëve kryesor, për të cilët mendoni se mund të jenë të interesuar për tregimin tuaj. Ideja pas kësaj është që të sigurohet futja e tregimit tuaj në kalendarët dhe planet e gazetarëve dhe agjencive informuese.Njoftimi për media (op note) përmban informacionin vetëm për ngjarjen tuaj. Le të themi se në këtë rast po prezantoni një raport. Njoftimi për media duhet të përmbajë informacionin për kohën dhe vendin ku do të paraqitet raporti, për atë se çfarë do të flitet atje dhe informata për gazetarët se ku mund të marrin më shumë informacione dhe (nëse është e mundur) të kryejnë intervista paraprakisht. Njoftimi për media (Op notes) duhet të shkruhet në kohën e ardhshme dhe të zgjojë interes për komunikatën për shtyp që do të pasojë.Për prezantimet tjera me afate të gjata publikuese (siç janë revistat mujore dhe tremujore, emisionet televizive etj.) duhet të kontaktoni ekipet planifikuese shumë kohë përpara në mënyrë që të zgjoni interesim.

Cila është dita më e mirë për paraqitje para mediave?Nganjëherë nuk mund të zgjidhni ditën për prezantimin e publikimit apo tregimit tuaj, posaçërisht nëse ai është i lidhur me ndonjë ngjarje të caktuar. Megjithatë, nëse mund të zgjidhni ditën, më poshtë janë disa gjëra që duhen marrë në konsideratë:

• E hëna – normalisht është ditë e mirë për prezantim meqenëse të hënat zakonisht janë të qeta përsa u përket lajmeve. Kjo ditë gjithashtu mundëson që tregimi juaj të qarkullojë gjatë gjithë javës (sidomos nëse është i fuqishëm) – përmes përgjigjeve, mediave online dhe blogjeve. Nëse tregimi pranohet mirë, përgatituni për thirrjet e gazetarëve gjatë fundjavës me kërkesa për informacione të momentit apo intervista të regjistruara paraprakisht.

• E martë – e enjte – nëse synoni që ngjarja juaj të paraqitet në mediat kombëtare, shqyrtoni mediat që synoni dhe ditët kur ato publikohen. Për shembull, nëse prezantoni ndonjë raport për çështjet e fëmijëve dhe synoni që artikullin

Koha


36

ta publikoni në revistën “Fëmijët & të rinjtë” planifikimi i prezantimit për të enjten, ditën e publikimit të gazetës, është ide e mirë. Ngjashëm, nëse Guardian Society është synimi kryesor, shqyrtoni prezantimin e ngjarjes për të mërkurën.

• E premtja – është zakonisht dita kur mediat i përfundojnë ngjarjet e pjesës tjetër të javës. Kjo mund ta vështirësojë publikimin e një ngjarje të re. Megjithatë, e premtja zakonisht është ditë pa shumë lajme që nënkupton se ka hapësirë për ngjarje të vogla.

• Fundjava – gazetat e së shtunës janë plot suplemente dhe shpesh mund të gjeni mundësi për publikimin e kolonave apo reportazheve që mund të jenë të përshtatshme për ngjarjen tuaj. Me qëllim që ta siguroni këtë hapësirë ju duhet të kontaktoni gazetarët e të shtunave disa javë më parë. Programet televizive gjatë fundjavës ndryshojnë dukshëm nga ato të ditëve tjera. Zakonisht ka më pak emisione informative. Të dielave shpeshherë transmetohen emisione që përmbledhin çështjet aktuale të javës – p.sh. The Andrew Marr Show, Heaven and Earth etj. Në qoftë se gjatë javës ka qarkulluar ndonjë ngjarje e bujshme, ka të ngjarë që ajo të zgjidhet për diskutim në shou-n e të dielës. Mund të shqyrtoni mundësinë për ta dërguar zëdhënësin i cili do të kontribuojë në debatet përkatëse. Ju mund të vendosni ta prezantoni ngjarjen tuaj të dielën. Në këtë rast duhet të shihni se cila nga gazetat e së dielës do ta publikonte këtë storie ekskluzivisht. Në qoftë se ndonjë nga gazetat pranon, atëherë të hënën që pason mund ta publikoni tregimin për publikun e përgjithshëm.

Këshilla kryesore: Mbani në mend se Parlamenti e përfundon punën javore të enjten pasdite. Prandaj, nëse keni ndonjë tregim politik dhe synoni të nxisni përgjigjen nga ndonjë anëtarë të parlamentit atëherë shmangni prezantimin e tregimit të premten.

A duhet të ve një pengesë në komunikatën për shtyp?Çka do të thotë pengesë në këtë kontekst?Vendosja e embargos ndaj komunikatës për shtyp ka disa përparësi të qarta. Së pari ajo i jep rëndësi ngjarjes – ju keni zgjedhur një datë konkrete dhe vetëm në këtë ditë informacioni do të publikohet. Gjithashtu, ju i parandaloni gazetarët të raportojnë për ngjarjen në kohë të ndryshme, gjë që mund të çojë në publikimin e tij në vetëm një media, kurse mediat e tjera mund të mos e publikojnë atë duke e konsideruar si ‘lajm të vjetër’.Ekziston një rregull i pashkruar në lidhje me pengesat dhe respektimin e tyre. Për shembull, nëse një gazetar vendos të publikojë një tregim që është nën pengesë, ai do të humbë besueshmërinë jo vetëm në sytë tuaj por edhe mes kolegëve të tij. Njëlloj me këtë, nëse e lejoni gazetarin ta publikojë atë një ditë para skadimit të embargos, ju keni shkelur pjesën tuaj të marrëveshjes.Sidoqoftë, njihuni me praktikat e embargos ndaj komunikatës për shtyp në vendin tuaj.

koHa

37

Ballafaqimi me gazetarët

Cilët gazetarë janë më të përshtatshëm për cilat ngjarje?Kontaktimi i personit të duhur për një publikim specifik mund të jetë e vështirë. Një nga metodat më të mira është ndjekja intensive e mediave dhe gazetarëve. Shpeshherë mënyra më e mirë është t’ ju drejtoheni personalisht gazetarëve për të cilët keni njohuri se kanë shkruar për këtë temë – në vend se të dërgoni një e-mail të përgjithshëm në departamentin e lajmeve. Hartoni listën tuaj (në Excel apo bazën të ngjashme të të dhënave) për të mbajtur evidencën e kontakteve dhe mënyrën e mbulimit të storieve tua.Kur bëhet fjalë për mediat elektronike nacionale përpos dërgimit të informacionit gazetarëve të caktuar gjithashtu duhet të kujdeseni që paraprakisht ta informoni departamentin për planifikimin e programit për ngjarjen/prezantimin tuaj. Në këtë mënyrë ju siguroni se kjo ngjarje do të shënohet në planet e tyre dhe do të mbulohet nga gazetarët përkatëse.

Si të kontaktoni gazetarin?E-maili personal është gjithmonë mënyrë e mirë për të filluar. Nëse nuk e dini adresën e postës elektronike e gazetarit, thjesht kontaktoni shtëpinë mediatike (gazetat, radio stacionet, stacionet televizive) dhe ata do t’ua japin.Nëse është e mundur, referojuni ndonjë artikulli që gazetari ka shkruar për ndonjë temë të ngjashme – dhe bëjeni të qartë se me kë mund të flasin paraprakisht dhe kë duhet të kontaktojnë për më shumë informacion. Kërkesës, me këtë rast, mund t’ia bashkëngjitni edhe komunikatën për media apo për shtyp.Nëse nuk merrni përgjigje nga ata, prisni një apo dy ditë (në varësi të kohës së dhënies së ngjarjes tuaj) dhe pastaj bëni një thirrje telefonike. Mos i bëni presion gazetarit, ata pranojnë me qindra e-maile në ditë dhe nganjëherë kanë nevojë që me mirësjellje t’ua përkujtoni kërkesën tuaj. Mos u dekurajoni nëse pranoni ndonjë përgjigje të ashpër. Gazetarët janë njerëz shumë të zënë me punë.

A duhet të jap të drejtën ekskluzive?Në përgjithësi përgjigja është jo. Dhëni e të drejtave ekskluzive e kufizon potencialin për mbulimit e ngjarjes tuaj. Nganjëherë mund të jetë e vështirë të vendosni nëse t’ia jepni storien tuaj vetëm një medie. Çdo rast duhet të shqyrtohet veç e veç. Këtu po japim disa argumente pro dhe kundër.

Pro• Nëse është ngjarje ekskluzive mendohet se media e zgjedhur do ta mbulojë

ngjarjen më dendur.• Do t’ ju garantoj juve të paktën një raportim për ngjarjen.• Nëse ngjarja nuk është interesante për publikun e gjerë, mund ta zgjidhni

publikimin e duhur për ta mbuluar atë në mënyrë ekskluzive dhe të detajuar.


38

Kundër• Edhe nëse dikush planifikon publikimin ekskluziv të ngjarjes, artikulli apo

raporti në fund mund të tërhiqet. Në raste të tilla do ta humbni mundësinë për raportim.

• Ju rrezikoni shansin për mbulim më të gjerë – në përgjithësi, gazetat nuk duan ngjarje të ‘vjetra’, prandaj nëse një ngjarje është mbuluar një ditë më parë, të nesërmen ai do të jetë lajm i vjetër.

A duhet të organizoj konferencë/njoftim për media?Përgjigja më e shkurtër është jo, me përjashtim të rasteve kur keni ndonjë ngjarje për të cilën e dini se do të zgjojë interesimin e shtuar të mediave. Konferenca apo njoftimi zakonisht nuk janë të nevojshme. Ju i ekspozoheni rrezikut që të gjendeni në situatë ku edhe pse i ftoni gazetarët dhe e përgatitni zëdhënësin - askush të mos paraqitet. Sidoqoftë, nëse keni ndonjë ngjarje promovuese, atëherë shqyrtoni mundësinë për t’i ftuar gazetarët.


39

Tregimet mund ta ndihmojnë organizatën të shmanget nga deklaratat e thata mbi strategjinë, misionin dhe vlerat duke i zëvendësuar ato me prezantimin e një tabloje të gjallë që ka ndikim të vërtet.

Çfarë e bën një tregim të mirë?

Tregimi i mirë është:• i thjeshtë: nuk përpiqet të mbulojë shumë tema• i shkurtër: jo më i gjatë se një minutë, i lehtë për t'u mbajtur mend, nuk ka

nevojë për skenar• aktiv: flet për mënyrën se si bëhen gjërat• i vërtetë: tregimi i ngjarjes së vërtet është mundësi për tregimin e sinqertë mbi

organizatën• tregohet për një qëllim të caktuar.

Tregimet e mira kanë:• karakter të fortë: personin në qendër të ngjarjes i cili na intereson të gjithëve • kthesën: ndryshimin apo vendosmërinë.

Tregimet nuk janë gjithmonë me përmbajtje serioze. Pjesët humoristike tregojnë se jeni të vetëdijshëm për kufizimet e organizatës tuaj.

Mendoni për audiencën tuaj

Kur duhet të tregoni një tregim gjithmonë në fillim mendoni për publikun tuaj. Pyeteni veten, pse duhet t’ ju interesojë atyre ky tregim dhe çfarë prisni të thonë apo të bëjnë pasi ta kenë dëgjuar tregimin tuaj.

Grumbullimi i fondevePyesni veten se si ndikon tregimi juaj që publiku të jap donacione. Si ndikon në krijimin e raporteve dhe plotëson nevojat e tyre?

Tregimi i lajmeve/ngjarjeve


40

Përdoruesit e shërbimeve dhe vullnetarët e mundshëmTregimet mund t’i ndihmojnë këto grupe që të kuptojnë rëndësinë e shërbimit dhe të angazhohen në këtë drejtim. Tregimi i duhur mund të frymëzojë përgjigjet si:

• “kjo duket si diçka që mua më përgjigjet, prandaj të shkojmë atje për të kontribuar”

• “mund të lidhem me ata dhe do të më dëgjojnë”• “nëse ata munden, mundem edhe unë”

Personeli dhe vullnetarëtTregimet e shkurtra, personale janë lajme të mira për buletinet, tabelat për njoftime dhe adresimet publike të liderëve. Ato mund të ilustrojnë:

• ndikimin dhe motivimin: arsyet për t’u bërë vullnetar• suksesin: çfarë ka arritur dikush përmes shërbimit apo nga shërbimi• përfshirja dhe lidhja: ‘së bashku jemi më të fortë’.

Tregimet gjithashtu mund të vënë theksin në nevojën për cilësi: shumë organizata jo fitimprurëse mund të marrin mjete nga shteti, të cilat i nënshtrohen monitorimit cilësor. Tregimet mund të ndihmojnë në ngritjen e vetëdijes dhe t’i nxisin njerëzit të mendojnë përtej logjikës ‘Unë jam vetëm vullnetar’.

Arritja e ndryshimeve përmes tregimeve

Liderët duhet t’i shohin tregimet në një kontekst më të gjerë. Për shembull, ‘tregimet e së ardhmes’ mund të paraqesin vizionin tuaj personal të një dite tipike në të ardhmen, e cila është aq e qartë sa që të gjithë dëshirojnë të arrijnë atje. Gjithashtu, mund të tregoni një tregim që flet për marrjen e një vendimi parimor që inkurajon ndryshimin e vlerave, por vetëm nëse edhe ju vet mund ta plotësoni këtë standard. Rrëfyesi duhet të jetë po aq origjinal sa edhe tregimi, përndryshe reputacioni i tyre do të jetë jetëshkurtër.

Gjeni tregimet tua

Pasi të keni kuptuar fuqinë e tregimeve, ato do t’i gjeni kudo nëse dëgjoni. Shkruani tregimet që i dëgjoni dhe shfrytëzoni ato për të frymëzuar, bindur dhe lëvduar heronjtë që ju rrethojnë. Do të habiteni me rezultatet.

KËSHILLA

Këshilla të përgjithshme për mediat lokale1) Mbani nivelin lokal – ndoshta po themi diçka që është e ditur, por kanalet

tregimi i lajmeve/ngjarjeve

41

lokale informative kanë dëshirë të raportojnë për ngjarje në nivel vendor. Prandaj, kur udhëhiqni fushatë në nivel kombëtar duhet mbështeteni në studimet e rasteve lokale apo të keni në dispozicion ndonjë statistikë lokale nëse doni të mbuloheni nga mediat lokale.

2) Zëdhënësit – në analizimin e rasteve lokale, a ka personalitete të njohura në nivel lokal, deputet në parlament apo delegat të cilët do të mund t’i citoni në komunikatën për media?

3) Personi nga niveli lokal që ka arritur sukses kombëtar – mediat lokale më së shumti i pëlqejnë tregimet për anëtarin e komunitetit që ka arritur sukses në nivel kombëtar. Ky mund të jetë dikush që ka fituar në gara kombëtare apo është nderuar me ndonjë çmim kombëtar.

4) Q yteti në skenën shtetërore – a e krahason tregimi juaj këtë vend me vendet tjera? Si qëndron Birmingami në raport me Liverpulin kur bëhet fjalë për numrin e baballarëve që qëndrojnë në shtëpi? Ia vlen të keni statistika krahasuese në raste të tilla.

Transmetimet lokale – TV1) Vendi – nëse planifikoni të prezantoni ndonjë ngjarje zgjidhni një vend simbolik

për rajonin/qytetin tuaj të interesit – bashkia e qytetit mund të jetë një zgjidhje e mirë, por gjithashtu edhe aeroportet lokale apo ndonjë ndërtesë e njohur në qendër të qytetit?

2) Pamja dhe zëri – televizioni bazohet në fotografi dhe zë. Duhet ofruar televizionit ndonjë pamje interesante për të filmuar (këtu qëndron rëndësia e vendit dhe pjesëmarrësve) si dhe diçka për të dëgjuar. Për këtë arsye aktivitetet që përmbajnë muzikë, fëmijë, grupe të njerëzve, ngjarje të pazakonta etj. përbëjnë lajme kombëtare dhe mbulohen nga të gjitha mediat kombëtare.

3) Krijoni tregimin – raportet e lajmeve janë të prirura të ndjekin një model të ngjashëm – e prezantojnë çështjen apo problemin, tregojnë se çka po bëhet në zgjidhjen e tij dhe përsëri i kthehen asaj çështjeje (ndoshta pas disa javësh apo muajsh) për t’i parë rezultatet. Keni këtë parasysh meqenëse mund t’ ju ndihmojë në raportimin e radhës së mediave për të njëjtën temë.

Transmetimi lokal - radio1) Zëri – radioja bazohet tek zërin, prandaj përpiquni të gjeni diçka që mund të

regjistrohet; muzika është pa dyshim një nga zgjidhjet, por mund të jetë edhe diçka që ju rrethon, për shembull shumëllojshmëria e zërave.

2) Syndicated piece – Ekzistojnë rrjete të radiove në rajon “Syndicates News” pjesë të radiove rajonale. Nëse keni ndonjë tregim që mendoni se do t’ ju interesojë radiostacioneve lokale, kontaktoni rrjetin e radiove dhe shihni nëse ato janë të interesuara të përgatisin ndonjë raport për këtë temë.

3) Mendoni për audiencën – audiencën e radio stacioneve lokale zakonisht e përbëjnë pensionistët apo ata që kanë zgjedhur të qëndrojnë në shtëpi dhe të kujdesen për familjen. Kur ia dërgoni tregimin ndonjë radio stacionit lokal keni parasysh këtë audiencë.


42

Transmetimi kombëtar – TV dhe radio

Këshilla për stacionet televizive1) Bëni përmbajtjen të pasur nga aspekti vizual – nëse tregimi juaj ka aspekte

të fuqishme vizuale atëherë ai ka më shumë gjasa të shfaqet në televizion. Efektet vizuale mund të përfshijnë vendin ku mund të filmohen shfrytëzuesit e shërbimeve, vendet simbolike, veprat e pazakonta artistike, tryeza e rrumbullakët, etj.

2. Njihni audiencën – shumë programe televizive kanë audiencë të veçantë. Mbani këtë parasysh kur ju drejtoheni programeve të veçanta. Për shembull, llojet e emisionit “Mirëmëngjesi” kanë një audiencë të madhe të nënave shtëpiake me fëmijë. Programi për fëmijë i dedikohet popullatës më të re të moshës 7-16 vjeçare.

3) Kontaktoni gazetarët e duhur – për programet televizive duhet të kontaktoni redaksinë dhe redaktorët e programit shumë kohë para datës së promovimit të planifikuar. Këtë mund ta bëni duke dërguar një lajmërim për media.

Për disa tregime duhet të kontaktoni gazetarë të caktuar – për shembull, gazetarin e specializuar për arsim i cili mbulon temat e ngjashme me temën tuaj. Nëse gazetari është i interesuar, ai mund t’ia propozojë storien redaktorit të tij.

4) Mendoni për zëdhënësin tuaj –zëdhënësin që mund ta dërgoni edhe nëse ai është në dispozicion. Nuk do të propozoni ekspertin tuaj më të mirë nëse ai/ajo është në pushim apo nuk ndihet mirë para kamerave.

5) Statistikat – ia vlen që tregimin tuaj ta shoqëroni me statistika – kjo vlen posaçërisht nëse pohoni diçka apo bëni thirrje për veprim. Nëse shpresoni për një raport në lajme apo reportazh të detajuar është mirë të siguroni statistika gjithëpërfshirëse, krahasime dhe fakte bindëse.

Këshilla për radiot kombëtare1. Tingujt dhe zërat – nuk do mend se radioja bazohet tek zëri: prandaj nëse

tregimi juaj përmban muzikë apo zëra të ndryshëm atëherë kjo mund të ndihmojë që të sigurohet mbulimi në radio.

2. Thirrjet telefonike në program – shumë radio stacione kanë programe që inkuadrojnë dëgjuesit në emision, gjë që paraqet mundësi të mirë për pjesëmarrje në debate. Njoftoni përkrahësit/anëtarët për pjesëmarrjen tuaj në debate (përmes Twitter-it, Facebook-ut) dhe ftoni ata të marrin pjesë.

3. Prezantuesit – edhe pse numri i programeve në radio është dukshëm më i vogël se i atyre në televizion, shumë minuta të programit shkojnë për prezantuesit, DJ dhe të ftuarit e popullarizuar. Shumë programe kanë blogjet e tyre, prandaj nëse mendoni se dikush mund të jetë i interesuar në një temë apo ngjarje të caktuar që ju e promovoni ia vlen që t’iu dërgohet një email me detaje. Ndoshta mund ta përmendin tregimin tuaj në program!


43

Gazetat kombëtare

Këshillat për gazetat kombëtareKur komunikoni me gazetarë të mediave të shtypura kombëtare është me rëndësi t’ua lehtësoni punët sa më shumë që është e mundur. Kjo do të thotë:

• t’iu dërgoni komunikata për shtyp ku preket qartë data deri kur vlen embargoja për publikimin e tregimit së bashku me të gjitha kontakt informatat e duhura

• të sigurohen se komunikata për shtyp ofron informata të mjaftueshme faktike nga të cilat mund të shkruhet tregimi drejtpërdrejt. Nëse gazetarët janë të zënë por u kërkohet ta mbulojnë tregimin, ata kanë nevojë për material të mjaftueshëm për ta shkruar tregimin sa më shpejt që është e mundur

• sigurimin me kohë të studimit të rasteve dhe informacioneve tjera relevante për zëdhënësit – dhe mos jepni premtime të cilat nuk mund t’i mbani

• t’iu vihen në dispozicion materialet relevante. Gazetarët janë të prirë të mbulojnë storien që iu intereson direkt. Mendoni për aspektet për të cilat gazetari është i interesuar dhe theksoni këto aspekt kur t’i drejtoheni atij.

Çështjet tjera që duhet të merren parasysh janë:• afatet – kujdesuni që t’u jepni gazetarëve kohë të mjaftueshme për ngjarjet të

cilat ju shpresoni se ata do t’i mbulojnë në mënyrë të detajuar, në mënyrë që t’i përshtatin oraret e tyre të ngjeshura.

• studime rastesh - sa herë që kjo është e mundur, siguroni studime të rasteve të cilat e mbështesin ngjarjen tuaj. Gazetarët ka shumë të ngjarë të shkruajnë një artikull që flet për ngjarje nga bota reale. Kjo mund t’i jap tregimit nota personale.

• titulli i e-maileve – ndoshta është e tepërt të përmendet, por mundohuni që titulli i emailt tuaj të duket detyrues.

• personalizoni kur mundeni – është e vërtet se kërkon më shumë kohë se sa dërgimi i një e-maili në grup (BCC), por dërgimi i e-mailit personal është shumë më frytdhënës kur i drejtoheni një gazetari. Një letër e shkurtër përcjellëse me rekomandimet kyçe dhe sqarimin pse mendoni që ky tregim mund t’ ju interesojë, mund të tregohet i rëndësishëm për komunikim të suksesshëm.

• fotografitë –sigurimi i një momenti të fuqishëm të kapur në fotografi apo fotografitë që i keni në dispozicion mund të jenë me vlerë kur synohen mediat lokale.

• afatet – gazetat lokale zakonisht kanë afate më të shkurta për dorëzimin e tregimeve se sa ato kombëtare – por nëse ka ndonjë gazetë konkrete të cilën ju e dëshironi, atëherë vetëm përpara.

• cilët gazetarë? – shumica e gazetave të mëdha rajonale kanë reporterë që mbulojnë çështje specifike (korrespondent për çështje të arsimit, redaktor për probleme të ambientit, etj.). Dërgojani tregimet gazetarëve relevant nëse kjo është e mundur. Për gazetat që nuk kanë gazetarë të specializuar është mirë që tregimi t’i dërgohet gazetarit sikurse edhe zyrës së lajmeve.


44

KomentetTë gjitha gazetat kombëtare kanë seksionin e komenteve ku autorët shkruajnë mes 600 dhe 800 fjalë për temën e caktuar. Për të dërguar përshkrimin tuaj të ngjarjes duhet t’iu drejtoheni redaktorëve të rubrikës së komenteve shumë kohë më parë. Çdo koment ka nevojë për ‘hook ’ – ky mund të jetë një news hook (komenti juaj ka të bëjë me një temë që është mbuluar dendur nga media) ose lidhet me ndonjë ngjarje apo promovim të caktuar.Komentet online po bëhen gjithnjë e më të popullarizuar dhe të lexuar. Komentet online ju mundësojnë lexuesve që të japin komentet e tyre gjë që ofron një pasqyrë mbi mendimet e njerëzve për temat në fjalë. Kur dërgoni ndonjë artikull kujdesuni që ai të jetë aktual dhe të shkruhet nga dikush tjetër e jo nga drejtori i përgjithshëm apo drejtori i strategjisë. Mediat online gjithnjë e më shumë kërkojnë të dëgjojnë ‘zërin e njerëzve të thjeshtë’.

Përgjigjet dhe letratKur reagoni ndaj ndonjë artikulli apo kur dërgoni letër në adresë të ndonjë ndonjë gazete kombëtare duhet të veproni shpejtë. Nëse është e mundur, dërgoni letrën që ditën që e shihni artikullin e publikuar. Kujdesuni t’i referoheni artikullit ndaj të cilit po reagoni dhe stili juaj duhet të jetë i qartë dhe konkret. Shpeshherë është mirë të dërgohet letër e përbashkët, posaçërisht nëse organizata juaj mund t’i nxisë të tjerët për reagime të përbashkëta.

ShtesatShumë gazeta ditore dhe të fundjavës kanë materiale shtesë për çështje të veçanta, si për shembull tema që trajtojnë arsimin, mjedisin, shoqërinë, familjen, muzikën etj. Duhet mbajtur shënime kur publikohen këto shtesa në gazetë, në mënyrë që të dërgoni ngjarjet e duhura. Shtesat e gazetave nuk përmbajnë vetëm artikuj informues por edhe analiza, prandaj mendoni për shembuj bindës kur i dërgoni tregimet tuaja.

Gazetat tematikeKa shumë gazeta tematike që mbulojnë një varg të gjerë të temave, disa nga të cilat janë relativisht të gjera (për shembull fëmijët dhe të rinjtë, shkenca, shëndeti) dhe të tjera më specifike (p.sh. muzika klasike).Përpos këshillave të përgjithshme që kanë të bëjnë me kontaktimin e mediave, më poshtë keni disa këshilla që duhet shqyrtuar kur iu qaseni gazetave tematike:

• fotografitë – gazetat tematike shpeshherë kanë shumë hapësirë për fotografi. Nëse keni ndonjë ngjarje apo storie të fortë me fotografi, atëherë shqyrtoni mundësinë e dërgimit të fotografive gazetave relevante të shoqëruara me komentet përkatëse. Mos harroni t’ ju jepni autorësinë fotografëve.

• kolonat, artikujt dhe intervistat – shumë gazeta tematike në çdo numër kanë vende të rezervuara për kolonat, artikuj dhe intervista. Njihuni me gazetat më të rëndësishme profesionale dhe shihni mundësitë për profilizimin


45

e organizatave/ngjarjeve/fushatave. Kur ofroni ndonjë ide për shqyrtim, kujdesuni që ajo të përputhet me stilin dhe strukturën e kolonës ku synoni të shkruani.

Gjithashtu duhet pasur parasysh se gazetat profesionale shpesh kanë kohën e pritjes shumë të gjatë – posaçërisht nëse nuk publikohen çdo javë.

Revistat për publikun e gjerëKëtu janë disa çështje specifike që duhet të merren parasysh kur u qaseni revistave për publikun e gjerë. Revistat për publikun e gjerë zakonisht kanë afate të gjata kohore dhe janë të përqendruara në ngjarje personale. Më poshtë keni disa këshilla për përfshirjen e suksesshme të ngjarjes tuaj.

• ngjarjet personale – ngjarjet që kanë dimension të fuqishëm personal janë ideale për këto revista. Ky mund të jetë dikush që ka arritur diçka përkundër të gjitha vështirësive apo dikush që ka një storie të prekshme për të treguar. Sikurse edhe me mediat tjera, sa më shumë që rasti juaj të përputhet me profilin e lexuesve të saj, aq më mirë.

• Njihuni me lexuesit – duhet të mendoni për lexuesit e interesuar për revistën tuaj. Kështu do të jeni më të informuar para se ta dërgoni ngjarjen tuaj për publikim. Për shembull, nuk ka logjikë t’i dërgoni një reviste që i dedikohet shëndetit të meshkujve ngjarjen për një nënë të re, të vetme që bën jetë të vështirë për shkak të ndryshimeve në sistemin e ndihmës sociale

• Afatet e gjata për dorëzimin e lajmit – për shumicën e revistave, kontaktimi i redaktorit të revistës dy muaj më parë paraqet kohën e duhur për publikimin e lajmit tuaj.

Përbërësit kryesor të lajmeve

Ekzistojnë elemente të ndryshme që ia bëjnë të mundshme një storie të arrijë në media. Lajmet më të mira kanë shumë elemente të tilla:

• interesi njerëzor – njerëzit e famshëm/të suksesshmit • skandali – seksi/paratë/abuzimi me postin• konflikti• rëndësia – lidhja e tyre me temat aktuale sociale, kulturore dhe politike• e pazakonta• e reja • vdekja/katastrofa• ekstremet – i pari, i fundit, më i madhi, më i vogli.


46

Çfarë mund ta bëjë tregimin tim interesant për mediat?

Ka shumë elemente që e bëjnë storien tuaj tërheqëse për media. Këtu janë disa nga ato:• të jetë e kohës dhe aktuale – nëse mund ta bëni tregimin tuaj aktual dhe ta

lidhni me axhendën e lajmeve, atëherë do të ketë gjasa shumë më të mira që të përcillet në media. Për shembull, nëse organizata juaj paraqet një raport që bën thirrje për përkrahje më të madhe për fëmijët nga familjet e ndara (divorcuara), koha më e mirë për prezantimin e raportit do të ishte që ai të përkonte me kohën e publikimit të politikës mbi familjen nga ana e qeverisë – apo në kohën kur gazetarët janë duke shkruar ngjarje për familje. Këshilla kryesore: mos u kufizoni gjithmonë vetëm në ngjarjet e jashtme. Pothuajse gjithmonë do të ketë edhe zhvillime tjera në ditën që ju e zgjidhni për ta promovuar lajmin, por nëse i njoftoni gazetarët me kohë ata do ta shënojnë këtë ngjarje në ditarët e tyre të punës dhe ajo do të ketë më shumë gjasa që të mbulohet nga mediat.

• të jetë e bazuar në fakte –tregimi juaj do të jetë më i fuqishëm po të keni prova të forta. Këto mund të jenë prova të reja nga anketat apo hulumtimet që keni kryer. Nëse faktet nuk janë të reja, atëherë ato mund të burojnë nga mënyra e re e interpretimit të fakteve apo harmonizimit të një varg faktesh për të arritur te argumenti i ri.

• studimet e rasteve – studimet e rasteve mund të jenë vendimtare për suksesin apo respektivisht mossuksesin e tregimit. Me rastin e prezantimit të raportit kujdesuni të ftoni disa persona nga studimet e rasteve të cilët kanë vullnetin të bisedojnë me mediat (dhe mundësisht të pranojnë të fotografohen).

• thirrja e fuqishme për të vepruar – përpos provave dhe studimit të rasteve, mendoni se për çfarë bën thirrje organizata juaj. A është fjala për reformimin e sistemit të ndihmës sociale, njohjen më të madhe për prindërit e vetëm apo faktin se çdo fëmijë duhet të ketë mundësinë të mësojë ndonjë instrument muzikor gjatë shkollimit? A dëshironi që njerëzit t’i bashkëngjiten fushatës suaj apo t’i dërgojnë kërkesë delegatit të tyre në kuvend? Sa i përket thirrjes suaj – sa më e guximshme dhe e bazuar në fakte që të jetë ajo - aq më mirë.

Çfarë e bën të mirë një komunikatë për shtyp?

Ja disa udhëzime thelbësore për përgatitjen e një komunikatë të mirë për shtyp:1) Mundohuni të kapni vëmendjen e lexuesit që në paragrafin e parë. Mendoni

për “aspektin njerëzor’, për shembull, çfarë domethënie ka tregimi juaj për njerëzit e zakonshëm. Si dëshironi që gazetat ta përcjellin mesazhin tuaj dhe cili do të ishte titulli.

2) Si rregull, paragrafi i parë nuk duhet të jetë më i gjatë se 30 fjalë. Paragrafët pasues nuk duhet të jenë më shumë se 35 fjalë.


47

3) Kujdesuni që paragrafi juaj i parë të përgjigjet në pyetjet: Kush? Çfarë? Ku? Kur? dhe Pse?

4) Nëse e paramendoni komunikatën tuaj për shtyp si piramidë, atëherë paragrafi i parë është themeli. (Duhet pasur parasysh se nën-redaktorët e nivelit më të ulët shpesh e shkurtojnë tregimin nga poshtë-lartë, prandaj informatat/çështjet më të rëndësishme duhet të jenë pranë kulmit). Të gjithë paragrafët tjerë duhet gradualisht të japin sa më shumë detaje për njerëzit e përfshirë, kohën, vendin, etj.

5) Sigurohuni të përfshini citate të organizatës suaj në paragrafin e tretë apo të katërt. Citati nuk duhet të jetë më i gjatë se dy paragrafë dhe mund të shtoni citate tjera në vazhdim të komunikatës. Mundohuni të përdorni gjuhë joformale, siç është gjuha e përditshme.

6) Përpiquni të përfshini përkrahjen nga jashtë si një nga citatet tua. Ky mund të jetë ndonjë citat nga shfrytëzuesit e shërbimeve, nga ndonjë figurë publike apo deputet komunal.

7) Gjithmonë vendosni emrin dhe numrin e personit kontaktues në fund të komunikatës për shtyp.

8) Gjithmonë mundohuni të mendoni vizualisht, a ka ndonjë “foto moment” interesant që mund të ilustrojë tregimin? Edhe nëse fotografia nuk flet 1000 fjalë, ajo mund të zë më shumë hapësirë dhe t’i japë tregimit tënd më shumë fuqi.

9) Mos shpenzoni shumë kohë duke menduar për ndonjë titull të bukur – lejoni redaktorët t’i shkruajnë titujt. Nëse nuk jeni të sigurt, shkruani një titull që shpreh thelbin e tregimit në katër apo pesë fjalë, e jo të paraqisni lojëra gazmore me fjalë.

Këshilla kryesore – më e përshtatshme është që komunikatën për media ta shkruani në e-mail se sa ta dërgoni si dokument të bashkëngjitur (attachment). Në këtë mënyrë gazetari mund ta lexojë komunikatën direkt. Mos harroni të hiqni të gjitha ndryshimet e përcjella (track changes) që mund të kenë mbetur në komunikatë!

Si është puna me tregimin përmes fotografive?

Nëse keni ndonjë fotografi të bukur nga ngjarja apo foto moment të mirë që lidhet me tregimin tuaj, duhet të mendoni nëse t’ia dërgoni ato departamentit të fotografive. Të gjitha gazetat kombëtare edhe shumica e revistave kanë departamentin e fotografive. Të gjitha fotografitë duhet të shoqërohen me koment dhe të theksojnë emrin e autorit të fotografisë.Nëse e njoftoni departamentin e fotografive për mundësinë për të fotografuar, kujdesuni që t’i informoni paraprakisht dhe sigurohuni se të gjitha detajet janë të sakta dhe të qarta, mes tjerash edhe ku, kur, kush dhe për çfarë mundësie për fotografi bëhet fjalë.


48


49

Buletinet elektronikë janë një mënyrë shumë e mirë për OShC-të që ta informojnë publikun për punën e tyre, por njëkohësisht ato janë një mundësi e pashfrytëzuar sa duhet, e shpeshherë edhe janë keq-shfrytëzuar. Buletinet paraqesin mundësi të mirë për promovimin e arritjeve të organizatës tuaj dhe për informimin dhe përfshirjen e grupeve të interesit në aktivitetet tua.Ato gjithashtu paraqesin një mënyrë ideale për të arritur te një numër i madh i njerëzve për një kohë të shkurtër. Mirëpo, në kohën kur postat elektronike janë të stërngarkuara me emaila pyetja që shtrohet është: si të binden njerëzit që të mos e shtypin butonin ‘fshije” para se ta lexojnë atë?Pasojnë disa këshilla që e rrisin interesimin për ta lexuar e-buletinin tuaj:

Lexoni e-buletinet e organizatave të tjera

Regjistrimi për t’i pranuar e-buletinet e organizatave tjera ndihmon në krijimin e një pasqyre për atë që shkruajnë ato, çfarë informatash përpiqen të përcjellin dhe si e bëjnë këtë. Analizoni stilin dhe tonin. A është personale apo ka të bëjë me biznes? Cila është qasja dhe më e rëndësishmja sa e rëndësishme është përmbajtja? Analizoni nëse ky e-buletin po i ndihmon organizatës ta përcjellë mesazhin. A ju frymëzon juve si lexues që të vazhdoni ta lexoni? A keni mësuar ndonjë gjë të re nga leximi i saj?

Regjistrohuni për të pranuar e-buletinin e organizatës tuaj

Çfarë mendoni për përmbajtjen dhe mesazhet? A komunikon ai në mënyrë efikase me lexuesin?

Përmbajtja, përmbajtja, përmbajtja

Përmbajtja është me rëndësi parësore. Nëse mendoni se nuk keni informacion të mjaftueshëm për buletinin mujor është më mirë të prisni se sa ta dërgoni atë vetëm për hir të publikimit mujor. Përgatitni atë që doni të thoni. Kërkojini kolegët tuaj të

Përgatitja e buletinit efikas


50

japin ide për përmbajtjen e buletinit dhe artikuj të mundshëm, në mënyrë që zëri i organizatës tuaj të dëgjohet më gjerë. Shqyrtoni se kur keni përmbajtje të mjaftueshme dhe ruani lajmet për buletinet e ardhshëm.

Njihuni me audiencën tuaj të interesit

Kush është audienca juaj? A janë përkrahësit, donatorët, palët me interes, përfaqësuesit, personeli apo të gjithë të përmendurit? A është në rregull që të gjithëve t’ ju dërgohet i njëjti informacion apo informacioni duhet të përshtatet për secilin grup të synuar? Pranimi i informacionit të parëndësishëm nganjëherë mund të jetë më keq se mospranimi i kurrfarë informacioni.Mënyrat e komunikimit po ndryshojnë vazhdimisht. Në të ardhmen jo shumë të largët do të komunikojmë me audienca të ndryshme në mënyrë më të drejtpërdrejt, më të përqendruar dhe më të personalizuar. Ata do të vendosin se si duan t’i pranojnë informatacionin tuaj dhe në çfarë formati. E-buletinet do të jenë pjesë e rëndësishme e këtij kombinimi. Shfrytëzimi i përshtatshëm i tyre do të jetë i rëndësishëm.

Mbani e-buletinet të përditësuar dhe të rregullt

Është me rëndësi të mendoni se kur dhe sa shpesh t’i dërgoni e-buletinet. Dërgimi i buletinit një herë apo dy herë në muaj është një qëllim i realizueshëm. Dërgimi më i shpeshtë mund të paraqesë mbingarkesë me informata dhe të jetë i paqëndrueshëm. Nëse keni nevojë t’i ndani lajmet më të reja, këtë mund ta bëni duke dërguar e-lajme të posaçme në listën e adresave (mailing list).

Kur t’i dërgoni

Mos dërgoni e-buletin ditëve të premte pas orës 17:00 dhe gjatë fundjavës. E marta dhe e mërkura janë ditët më të mira për të dërguar buletinin.

Rubrika “subjekti” (subject)

Përmbajtja që shkruani në rubrikën ‘subjekti” mund të bëj diferencën për e-buletinin tuaj. Kjo është një nga gjërat më të vështira (diçka që unë e le për fund). Një frazë që ngacmon lexuesin do t’i bëjë ata që të paktën ta hapin e-buletinin, por mos e teproni sepse mund të përfundojnë si spam.


51

Kjo pjesë, duke filluar nga emri te struktura, përmbajtja, dizajni dhe prezantimi ofron këshilla se si ta bëni raportin tuaj vjetor të shquhet në mesin e shumë raporteve tjera dhe të leni gjurmë të vërtetë.Për disa organizata hartimi i raportit vjetor duket si një punë e gjatë, e rëndë dhe jo shpërblyese. Megjithatë, ky proces është shumë më tepër se kaq. Raporti vjetor nuk është vetëm një detyrim ligjor pa asnjë vlerë tjetër, por mundësi që në një dokument të tregoni sukseset dhe rezultatet nga viti i kaluar. Ai mund t’ ju demonstrojë ndikimin dhe vlerën tuaj një vargu të gjerë audiencash.

Para se të filloni

Shqyrtoni këto fusha kyçe para se ta filloni raportin. Në seksionet që pasojnë do të gjeni idetë dhe këshillat se si ta prezantoni raportin tuaj vjetor, por edhe shembuj të disa raporteve që shkojnë pak përtej informacioneve kryesore.

Identifikoni audiencën tuajRaporti vjetor është mundësi që ta poziciononi organizatën tuaj dhe të ndikoni në një varg të gjerë audiencash siç janë financuesit, deputetët, përkrahësit dhe shfrytëzuesit e shërbimeve. Shqyrtoni me kujdes përmbajtjen dhe stilin e raportit dhe mënyrën se si komunikon ai me grupe të ndryshme të publikut. A do të ishte versioni online me elemente ndërvepruese siç janë linket për video dhe imazhe më tërheqës për audiencën tuaj? A do tërhiqte një emërtim tjetër për raportin vjetor një rreth më të gjerë të palëve me interes.

Duhet të dini se çfarë dëshironi të thoniShikoni në raportin vjetor si në ‘dritaren e reklamave’, si në një mundësi që për çdo vit t’ ju tregoni njerëzve punën që bëni. Prandaj është me rëndësi që ta përgatisni raportin në mënyrë të veçantë dhe të mos shpërqendroni nga fakti se ai duhet të përmbajë disa të dhëna të përcaktuara me ligj. Këtë është më së miri ta leni në pjesën e fundit të raportit apo në një dokument të ndarë.

Raportet vjetore


52

Analizoni se në ç‘mënyrë raporti përshtatet dhe promovon objektivat strategjike të organizatës suaj, për shembull si mund të tregojë ndikimin që keni, vlerën e parave të investuar dhe partneritetet pioniere.

Jepini raportit tuaj temë dhe përshkrimPërpiquni të gjeni një emër për raportin i cili reflekton organizatën tuaj dhe ambiciet e saj. Fjalët ‘Raport vjetor’ shkruani në nëntitull, pra nuk duhet të jetë titulli kryesor. Disa organizata e shfrytëzojnë emrin ‘Raporti i ndikimit’ që shpreh më saktë përmbajtjen dhe qëllimin e dokumentit, kurse tregimet e veta i vendosin në dokumente të ndara - shtesë.Tema dhe përshkrimi i fuqishëm që përshkruhen në gjithë raportin ndihmojnë që ai të jetë interesant dhe tejkalon konturat e dokumentit standard. Një raport i tillë mund të tërheq audiencë më të gjerë. Tema duhet të pasqyrohet në titujt e çdo seksioni dhe posaçërisht në dizajnin dhe përshtypjen e raportit.

Dizajni efektiv dhe formatet alternativeJa vlen të investohet në dizajnin e mirë të raportit tuaj vjetor. Kjo bën diferencën dhe i jep raportit ndikim më të madh. Nëse nuk keni numër të mjaftueshëm të njerëzve brenda organizatës, drejtohuni te agjencitë dizajnuese të cilat janë të specializuara për përgatitjen e raporteve vjetore për organizatat bamirëse.Gjithashtu duhet të shqyrtoni formate të ndryshme për raportin vjetor. Printimi i shumë kopjeve është i shtrenjtë, prandaj mendoni mirë sa kopje ju duhen. A mund të bëni një version në PDF, të shoqëruar me një podcast apo film të shkurtër mbi raportin tuaj? Varësisht nga ajo se cila është audienca, ju mund të arrini te një numër më i madh i njerëzve në këtë mënyrë.Në qoftë se vendosni për versionin e shkruar, shqyrtoni madhësitë dhe format e ndryshme që mund t’i shfrytëzoni në mënyrë që ta bëni raportin tuaj të dallohet.

Shfrytëzimi i studimit të rasteveSigurimi i ‘zërave’ aktiv në dokumentin tuaj (shfrytëzuesit e shërbimeve, vullnetarët, personeli, partnerët etj.) mund të ndihmojë që raporti juaj vjetor të jetë i veçantë. Me këtë tregohet ndikimi dhe vlera e organizatës tuaj dhe rëndësia që ajo ka në jetën e njerëzve.Shqyrtoni përfshirjen e më shumë zërave dhe mendoni se si mund t’i përcillni përvojat e tyre. Aty ku mundeni, përpos citateve dhe teksteve të ndara shfrytëzoni edhe fotografitë. Gjithashtu, shqyrtoni mundësinë për të shtuar ndonjë përmbajtje multimediale në versionin online, ndoshta një podcast apo video të shkurtër, të cilën mund ta fusni në dokument, mund ta mbani në faqen web tuaj apo ta postoni në kanalin tuaj në YouTube.

Prezantimi i raportitNëse në raport ka mesazh apo temë qendrore, posaçërisht ndonjë të tillë që përputhet

raportet vjetore

53

me strategjinë më të gjerë të fushatës që ju udhëhiqni, atëherë ju mund ta ‘prezantoni” raportin tuaj. Kjo mund të bëhet përmes një ngjarje, organizues i të cilit do të jetë organizata juaj apo mund të prezantohet thjesht në mënyrë virtuale përmes mediave.

Çfarë të përfshini në secilin seksion?

Udhëzuesi hap pas hapi i elementeve kyçe është përfshirë në raportin vjetor.

Hyrja dhe përmbledhja ekzekutive Raporti i përgatitur nga kryetari i këshillit të administruesve dhe drejtori ekzekutiv duhet të fillojë me hyrjen. Këto duhet të prezantohen refleksionet e tyre personale për aktivitetet vjetore, ku do të theksohen sukseset konkrete dhe planet për vitin pasues.Mendoni për mënyra të ndryshme të prezantimit të hyrjes. Për shembull, në versionin tuaj online mund të vendosni linkun e një interviste/podcast të shkurtër me kryetarin apo drejtorin ekzekutiv. Përmbledhja ekzekutive do të duhej që në gjysmën e raportit të paraqesë atë që keni arritur, kurse gjysma tjetër duhet t’iu kushtohet planeve dhe ambicieve për punë të mëtejshme. Raporti duhet të ketë ton optimist por pa e tepruar. Gjithashtu duhet menduar për nxjerrjen e thelbit të përmbledhjes ekzekutive, ashtu që të krijohet një dokument i shkurtër që do ta lehtësonte leximin e tij nga audienca të caktuara.

Qëllimet tuajaÇfarë pune bën organizata juaj dhe pse? Kjo duhet të jetë një pjesë relativisht e shkurtër, e lidhur ngushtë me planet e biznesit të organizatës tuaj. Mendoni për qëllimet e përgjithshme të organizatës sikurse edhe për qëllimet specifike gjatë vitit të kaluar. A kanë ekzistuar qëllime të posaçme në fusha të ndryshme – komunikim, grumbullim fondesh, zgjerimin e mbulimit gjeografik?

Arritjet tuajaKëtu duhet të përfshini arritjet kryesore gjatë vitit duke i krahasuar ato me qëllimet e përcaktuara. Kjo mund të përfshijë kontrata të reja, suksese në fushata dhe grumbullim fondesh, mbulim pozitiv mediatik, mundësi për t’u shprehur, konferenca, arritja te audiencat e reja, rritja e numrit të vullnetareve etj.Shfrytëzoni statistikat dhe studimet e rasteve kurdo që është e mundur për ta bërë tekstin e kuptueshëm dhe jepini raportit dimensionin ‘human’. Po përsërisim, shikoni përtej dokumentit të shkruar dhe mendoni për disa studime rastesh në dispozicion në faqen web apo kanalin tuaj në YouTube në formë të video materialeve të shkurtra. Gjithashtu mund të vendosni linkun në disa nga veçoritë e shërbimeve për shfrytëzuesit të web faqes tuaj – blog, vox pops apo buletin.


54

Ndikimi dhe vleraDemonstrimi i ndikimit dhe vlerës së shërbimeve tuaja është me rëndësi thelbësore. Kjo është pjesa e raportit që mund ta përçajë organizatën tuaj apo t’ua vërtetojë financuesve, përkrahësve dhe të gjithë mbështetësve potencial vlerën e punës që bëni ju. Çdo pohim i juaj për ndikimin që keni duhet të mbështetet me fakte. Për shembull deklarata:‘Ne ndikojmë me të vërtet në përmirësimin e gjendjes së njerëzve të pastrehë, duke iu ndihmuar ta transformojnë jetën e tyre.’Kjo duhet të mbështetet me statistika që tregojnë:

• sa persona të pastrehë kanë shfrytëzuar shërbimet tuaja në vitin e kaluar• cili ka qenë ndikimi i ndërhyrjeve tuaja (numri i njerëzve që është punësuar/

shkolluar/trajnuar, etj.).A keni fotografi të cilësisë së mirë që tregojnë shërbimet që ofroni, e të cilat mund t’i shfrytëzoni për promovimin e punës tuaj? Statistikat janë të rëndësishme por gjithashtu është me rëndësi t’i shfrytëzoni studimet e rasteve për të demonstruar ndikim që keni te njerëzit. Mendoni si mund ta realizoni këtë. A mund të incizoni video materiale të shkurtra ku shfrytëzuesit e shërbimeve flasin për përvojat e tyre, të cilat do të mund të postohen në faqen web? A ka mundësi që pjesë të raportit tuaj vjetor të lidhen përmes linkut me një blog online?

Vullnetarët Pjesa dërmuese e organizatave mbështeten në vullnetarë për funksionimin e shërbimeve të tyre dhe për të ngritur fonde. Ngjashëm si në rastin e shfrytëzuesve të shërbimeve, mendoni si t’i përfshini zërat e vullnetarëve në raportin tuaj. A mund ta përfshini pjesën ‘Një ditë e jetë së një vullnetarit’ në raportin tuaj? A mund të vendosni linkun për pjesën që flet për vullnetarët në faqen web tuaj, e cila përmban disa video të vullnetarëve që tregojnë përvojat e punës me organizatën tuaj.

Ambiciet dhe strategjitë afatgjata Si ndikojnë aktivitetet dhe sukseset e këtij viti në platformën për planet e ardhshme? Cilat janë sfidat që keni përballë dhe si do t’i kaloni? Cilat mundësi që janë para jush doni t’i shfrytëzoni? Ky seksion përfundimtar duhet të jetë ambicioz dhe i drejtuar nga e ardhmja, por njëkohësisht duhet të jetë realist.

Informacionet e domosdoshme Si rregull, është mirë që informatat e domosdoshme tëw lihen në faqet e fundit, me përjashtim të rasteve kur nuk mund t’i shfrytëzoi për promovimin tuaj. Shfrytëzoni grafikët dhe diagramet me rastin e prezantimit të informacionit, në mënyrë që ato të interpretohen më lehtë.


55

Me përparimin e teknologjisë janë shtuar edhe mënyrat e komunikimit përmes një sërë metodash të ndryshme. Multimedia po bëhet pjesë e mënyrave të prezantimit të informacioneve për një organizatë.Fakti se ka shumë përmbajtje multimediale mund ta bëjë të vështirë zgjedhjen e më të mirës për ju. Ky udhëzues i shkurtër ofron këshilla se si të shfrytëzohet multimedia si pjesë efektive e aktiviteteve dhe fushatave komunikuese dhe si mund t’ ju ndihmojë për të lënë gjurmë. Ne do të shqyrtojmë disa aktivitete në të cilat mund të përfshihet organizata juaj dhe do të sugjerojmë mënyra për shfrytëzimin e multimedias. Do të fillojmë nga përdorimet e thjeshta dhe gradualisht do të kalojmë në ato më komplekse.

Çfarë është multimedia?

Multimedia mund të përfshijë tekste, grafika, audio, animacion dhe video. Ajo ka të bëjë me teknikat siç janë podcastet, webinarët, streaming dhe komunikime në internet në kohë reale (live web chats).Multimedia është në të vërtetë prezantimi më ndryshe i informacionit, duke e bërë komunikimin tradicional më efikas. Sikurse te të gjitha mënyrat e reja të komunikimit ashtu edhe në rastin e multimedias duhet kohë që të mësohen shkathtësitë dhe teknologjia e përfshirë. Por gjithashtu mund të jetë argëtuese! Filloni nga gjërat e vogla dhe provoni.

Prezantimi i ngjarjeve /performancave/tubimeve publike

Nëse organizata juaj është organizuese e një ngjarje siç është tryeza e rrumbullakët, tubimi apo diçka tjetër vizuale apo audio, mendoni për mënyrat se si mund ta shfrytëzoni multimedian për ta promovuar ngjarjen para një audience më të gjerë.

• Vox pops – mendoni të merrni një video kamerë apo diktofon në ngjarjen tuaj për të bërë intervista të shkurta me pjesëmarrësit/audiencën/të pranishmit. Këto mund të bashkohen në një video të shkurtër apo podcast për faqen web

Multimedia


56

apo kanalin tuaj në YouTube, që u mundëson njerëzve t’i dëgjojnë zërat jashtë organizatës.

• Podcastet – qofshin ato ekspertë apo anëtarë të audiencës, personel apo shfrytëzues të shërbimeve, podcastet e shkurta që shkëmbejnë njohuritë paraqesin mënyrë të mirë të shpërndarjes së informatave. Podcastet duhet të postohen në faqen web tuaj dhe të jenë në dispozicion të njerëzve që t’i shkarkojnë.

• Regjistroni ngjarjen tuaj – përpunoni pjesët më të mira dhe vendosini në faqen web dhe /ose kanalin tuaj në YouTube. Përpos prezantimit të punës që bëni, kjo ofron një mënyrë tjetër që vizitorët e faqes web të mësojnë më shumë për punën tuaj.

• Video linku në kohë reale – organizoni rrjedhjen e ngjarjes në kohë reale (live) nga faqja web e juaj, në mënyrë që njerëzit që nuk kanë mundur të vinë në ngjarje të marrin pjesë në të.

Komunikimi i gjetjeve dhe raporteve

Si në rastin e raportit vjetor ashtu edhe në rastin e dokumentit të ri hulumtues, multimedia mund t’ ju ndihmojë në transformimin e dokumentit tuaj nga fjalët në faqe një burim dinamik ndërveprues. Shqyrtoni mundësinë për të përfshirë përmbajtje ndërvepruese në dokumentet tuaja online. Nëse keni ndonjë studim rasti, shqyrtoni futjen e linkut në videon e personit që e përshkruan ngjarjen e tij. Nëse raporti juaj përmban shumë grafikë, tabela dhe statistika mendoni se si mund të animohen ato online – posaçërisht nëse ato tregojnë ndryshimin e trendeve.Disa organizata vendosin në faqet web e tyre ‘talking heads’, të cilat paraqesin podcaste të shkurta që mbulojnë tema specifike.

Shkëmbimi i njohurive

Ndoshta dëshironi të komunikoni direkt me palët tuaja me interes dhe të jepni këshilla për disa çështje në ‘kohë reale’. Për ta bërë këtë, ju mund të organizoni forume të diskutimeve online për çështje specifike, t’i ftoni njerëzit të parashtrojnë pyetje online të cilave ju pastaj do t'i përgjigjeni.

Marketingu viral (hit)

Nëse po përpiqeni ta promovoni profilin e organizatës apo të tërhiqni vëmendjen për diçka të re që po bëni – për shembull, ndonjë fushatë apo hulumtim – atëherë pse të mos e shfrytëzoni multimedian për të krijuar diçka pak më ndryshe që do të zgjojë interesim në internet?

multimedia

57

Organizimi i trajnimeve dhe tryezave të rrumbullakëta

Nëse organizata juaj ofron trajnime, shihni mënyrat që kjo të adaptohet për audiencën online. Webinaret dhe trajnimet po bëhen gjithnjë e më të popullarizuara, prandaj është shumë e besueshme se do të arrini te më shumë njerëz ‘me rrugët virtuale’ se sa me rrugët e tjera.

Këshillat më të mira për mbajtjen e webinarit• Zgjidhni shërbimin e besueshëm dhe të duhur – ekzistojnë shumë shërbime

webinar, disa janë pa pagesë, kurse të tjerët paguhen. Vlerësoni numrin e njerëzve që prisni të marrin pjesë në webinarin tuaj dhe llojin e grafikës që do ta shfaqni; kjo do të ndikojë në llojin e shërbimit që do ta zgjidhni si hostin tuaj.

• Planifikoni mirë – ngjashëm si edhe në rastin e konferencave të zakonshme, ju duhet të dërgoni ftesa, të përgatisni orarin e ngjarjeve, të promovoni webinarin dhe t’i grumbulloni regjistrimet.

• Promovoni mirë – shfrytëzoni rrjetet tuaja sociale, faqen web dhe e-buletinet për ta promovuar webinarin tuaj. Shqyrtoni mundësinë nëse organizatat partnere mund t’i njoftojnë përkrahësit/anëtarët e tyre – shqyrtoni mundësinë për të ofruar zbritje për organizatat e vogla që duan të marrin pjesë.

• Grumbulloni të dhënat për pjesëmarrësit –regjistrimi për webinarin tuaj paraqet mënyrën më të mirë për të mësuar diçka për atë person. Shfrytëzoni regjistrimin si mënyrë për të grumbulluar informata demografike për secilin pjesëmarrës në mënyrë që ta kalibroni më mirë audiencën dhe t’ia përshtatni prezantimin tuaj audiencës.

Këshillat më të mira për mbajtjen e webinarit• Bëhuni tërheqës – kujdesuni që të mos qëndroni në të njëjtën temë për shumë

kohë. Përgjithësisht prezantimet e shkurtra dhe të qarta janë më efikaset. Shqyrtoni mundësinë për ta bërë webinarin tuaj ndërveprues dhe të nxisni audiencën të bëj pyetje apo të kërkoni mendimet e tyre (feedback) pas secilës pjesë. Në këtë mënyrë keni më shumë gjasa që ta mbani vëmendjen e audiencës.

• Audio dhe video – nuk e kanë të gjithë mikrofonin e instaluar në kompjuter, prandaj kujdesuni që të ekzistojë opsioni për shfrytëzimin e telefonit për audio gjatë webinarit. Videot në webinar shpesh mund të jenë me ndërprerje, prandaj është më mirë të shfrytëzohen faqe prezantimi apo fotografitë statike.

Si të shfrytëzohet më së miri raportimi i mediave

Nëse organizata juaj siguron ndonjë mbulim nga mediat, ju do t’i informoni për këtë vizitorët e faqes web që keni. Nëse bëhet fjalë për ndonjë klip televiziv apo në radio, gjejeni atë online dhe vendosni linkun në faqen web apo akoma më mirë, blijeni klipin dhe postojeni në faqen web tuaj (por gjithmonë duhet ta keni parasysh se kjo kushton).


58

Multimedia dhe komunikimi i brendshëm

Multimedia nuk është vetëm instrument për komunikim me botën e jashtme. Gjithashtu mund ta shfrytëzoni multimedian për komunikim të brendshëm. Mendoni për instrumentet e mëposhtme për të rritur komunikimin tuaj të brendshëm.

• Facebooku – mund t’i shfrytëzoni grupet e ‘mbyllura’ në Facebook për të komunikuar me personelin dhe për të krijuar forumin e brendshëm. Krijoni një grup, ftoni të punësuarit t’i bashkëngjiten grupit – dhe kujdesen që siguria të menaxhohet në atë mënyrë që vetëm personat e ftuar të mund ta shohin përmbajtjen.

• Video konferencat – nëse keni personel në zyra të ndryshme shqyrtoni organizimin e video konferencës nëse dëshironi të bisedoni për idetë dhe apo të paraqitni prezantime – Skype është një nga instrumentet më të popullarizuar për video konferencë.

• Menaxhimi i njohurive – burimet online siç janë Google Docs dhe BaseCamp ju mundësojnë t’i menaxhoni projektet tuaja dhe t’i ndani dokumentet dhe të dhënat me anëtarët tjerë të ekipit tuaj.

Multimedia – çfarë duhet dhe çfarë nuk duhet të bëni

• Mos harroni të verifikoni nëse në prodhimin tuaj kanë qasje të gjithë. Në informacionet tuaja nuk do të kenë mundësi hyrjeje për të gjithë, për shembull personat me aftësi të kufizuar apo ata që shfrytëzojnë kompjuter apo modem të vjetër. Nëse e shfrytëzoni zërin, siguroni transkriptin e asaj që thuhet. Nëse shfrytëzoni imazhet apo grafikët, shtoni përshkrimin apo mënyrën alternative të arritjes tek informacioni.

• Nëse në organizatë nuk keni person të kualifikuar për këtë, kërkoni ndonjë vullnetar apo përkrahës që mund t’ ju ndihmojë. Nëse keni mjete financiare kërkoni nga agjencitë për komunikim të krijojnë përmbajtje multimediale per ju.

• Analizoni nëse ajo që po prodhoni është ide e mirë. A i përgjigjet përmbajtja juaj multimediale identitetin dhe qëllimit tuaj? A sjell diçka me vlerë në komunikimin tuaj? Nëse përgjigja është jo, atëherë mos e bëni!


59

Intervista për media paraqet një mundësi reale për të promovuar ndonjë ngjarje, raport apo për të reaguar ndaj situatës së krizës. Megjithatë, ekzistojnë disa kurthe. Ky seksion ju njeh me atë që duhet të bëni dhe atë që duhet të shmangni gjatë intervistave për media.

Teknikat e intervistimit

Pse duhet të jepni intervistë për media?Paraqitja në media është një nga mënyrat më të lira për të përcjellë mesazhin tuaj te një numër më i madh njerëzish. Shumë njerëz ndjehen të tensionuar kur kanë të bëjnë me gazetarë. Mos u dekurajoni – përfitimet janë më të mëdha se rreziqet.

Argumentet pro: • mundësia për reklamë pa pagesë• lajmërimi në media e rrit besueshmërinë• mund të përmirësoni përshtypjet e gabuara• mund t’iu jepni fund thashethemeve• mund t’ ju ftojnë të bëheni bashkëbisedues apo ekspert i rregullt.

Argumentet kundër: • mund t’iu kthehet si bumerang• mesazhi mund të deformohet• mund ta zgjasni një histori negative.

Përqëndrohuni në argumentet pro, por mos i injoroni ato kundër. Ndonëse asnjëherë nuk mund të parashikoni saktë rezultatin e intervistës në media, gjasat për sukses mund të përmirësohen dukshëm nëse përgatiteni me kujdes.

Parimet e përgjithshme Këto parime të përgjithshme zbatohen për të gjitha format e komunikimit, por vlen t’i kemi parasysh në veçanti në raste të intervistës për media.

• Përgatituni mirë por mos e teproni me përgatitje – përgatitja është me

Intervistat për media


60

rëndësi thelbësore në komunikim. Mendoni për argumentet tuaja, mënyrën e të shprehurit dhe paraqitjen. Njihuni me të dhënat statistikore dhe faktet. Përpiquni të mos e teproni me përgatitje, në të kundërtën ekziston rreziku që përgjigja juaj të tingëllojë si automatike. Mundohuni që përgjigjet të jenë sa më të natyrshme.

• Bëhuni i qartë – përpiquni të jeni të qartë. Gjuha gjithmonë duhet t’i përshtatet publikut, të jetë e qartë dhe e saktë. Mos u zgjeroni së tepërmi, mos u merrni me faktet që nuk jeni të sigurt dhe kujdes mos humbisni në detaje.

• Mos përdorni zhargone – zhargoni është armik i komunikimit të mirë. Zhargoni është gjuhë ekskluzive që i largon njerëzit dhe ju bën të dukeni të shkëputur nga të tjerët. Shqyrtoni zhargonin me të cilin shpreheni dhe mundohuni t’i sqaroni gjërat në gjuhën që e kuptojnë të gjithë.

• Bëhuni proaktiv – kur jeni me një këmbë përpara të tjerëve e ndjeni se e keni situatën në kontroll. Mundohuni ta zgjidhni së pari çështjet e vështira për të shmangur situatat e pakëndshme më vonë.

• Përballoni me pohimet e pasakta me vendosmëri – pohimet e pasakta kërkojnë përgjigje sepse ato bëhen të vërteta të pranuara. Aty ku gjërat nuk funksionojnë është me rëndësi të tregohet vendosmëri për t’u përballur me ato.

• Mos i harroni mesazhet tuaja kryesore – mendoni se ku dhe si mund t’i shfrytëzoni mesazhet kryesore. Gjeni shembuj që do t’ ju ndihmojnë t’i artikuloni mesazhet tua.

• Përgjigjuni në pyetje – ju duhet të përpiqeni të përcillni mesazhet tuaja kryesore sa herë që kjo është e mundur, por jo në llogari të përgjigjes së drejtpërdrejt në pyetje. Nëse e injoroni pyetjen do ta irritoni intervistuesin dhe akoma më keq publikun.

• Përcillni ngjarjet me rëndësi për njerëzit – mundohuni t’u jepni vëmendjen e merituar ngjarjeve që i shqetësojnë njerëzit, duke marrë parasysh mënyrën se si flisni për ta.

Kujtoni pesë pikat e mëposhtme para se të filloni me regjistrimin:• relaksohuni• përgatituni• jini të hapur • përgjigjuni drejtpërdrejt pyetjeve• përfshini në bisedë intervistuesin (vendosni kontaktin me sy)

Në përgjithësi ekzistojnë dy lloje të paraqitjes në media: proaktive dhe reaktive.

Intervistat reaktive

Rregulli i artë thotë që të mos e jepni intervistën menjëherë pasi t’ju telefonojë gazetari. Jepini vetes kohë për përgatitjen e asaj që dëshironi të thoni dhe mënyrën se si ta thoni.

intervistat për media

61

Duhet të përpiqeni të kuptoni sa më shumë nga gazetari kurse atij t’i jepni sa më pak informacion. Gjeni ndonjë arsyetim dhe përfundoni bisedën sa më parë që është e mundur. Premtoni se do të njoftoni përsëri dhe mundohuni ta mbani këtë premtim.

Pyetjet që duhet t’ ia parashtroni gazetarit • Prej nga jeni?• Për çfarë bëhet fjalë? • Ku e morët vesh për këtë? • Me kë tjetër keni biseduar? • Me kë tjetër do të bisedoni? • Cili është afati juaj?

Pyetjet që duhet t’ ia bëni vetes• Çfarë do të fitojë organizata ime nga kjo?• A jam unë personi i duhur ta bëjë këtë?• A kam njohuri të mjaftueshme?• A kam pozitë të duhur për të përfaqësuar politikën e organizatës?• Cili është mesazhi im?• Çfarë synon të fitojë gazetari nga kjo?

A të them “nuk kam koment”(‘no comment’)?Fraza ‘No Comment’, përgjithësisht, është mirë të shmanget. Në rastin më të mirë ajo bën të tingëlloni si i padobishëm, kurse në rastin më të keq dyshues, ndërsa nganjëherë edhe arrogant. Nëse vendosni të mos e jepni intervistën, tregohuni i dobishëm. Sugjeroni ndonjë organizatë apo person tjetër për intervistim dhe ofroni gazetarit ndihmën tuaj nëse ajo i nevojitet në të ardhmen. Por nëse intervista nuk mund të realizohet për shkak se përkon me ndonjë angazhim tjetër që mund të keni, sugjeroni gazetarit një kohë tjetër për intervistë. Pothuajse gjithmonë ka fleksibilitet dhe orari mund të ndryshohet për t’ ju dalë në ndihmë njerëzve.

Përcjellja e mesazhit të duhur Asnjëherë nuk është e tepërt të përsëritet se përgatitja është çelësi për intervistë të suksesshme. Përpunoni atë që dëshironi të thoni gjatë periudhës para se t’i telefononi gazetarit. Rregulli i parë kur bisedoni me gazetarë është që asnjëherë të mos thoni atë që nuk e keni pasur për qëllim të thoni.Asnjë shtëpi mediatike që transmeton lajme nuk mund të përballojë mesazhe të komplikuara. Për mesazhe të tilla nuk ka as kohë e as hapësirë të mjaftueshme. Tregimi i gjatë në materialin që transmetohet mund të ketë 500 fjalë. Raporti në kohëzgjatje prej rreth 30 sekondash në radio apo televizion mund të përmbajë deri në 100 fjalë. Ndoshta do t’ ju duhet që mesazhin tuaj ta përshtatni brenda hapësirës që keni në dispozicion. Pasi e keni menduar mesazhin, përgatitni të paktën tre argumente për ta mbështetur


62

atë. Ndoshta nuk do të keni mundësi që t’i prezantoni të gjitha argumentet, por gjithsesi duhet të shmangni çfarëdo debati për të cilin nuk jeni të përgatitur.Mendoni se si do të përgjigjeni në pyetjet që mund t’ ju parashtrohen por edhe në pyetjet që shpresoni se nuk do t’ua bëjnë.

Intervistat proaktive

Ekzistojnë katër stile të intervistës proaktive:• jozyrtare• interpretuese• personale/emocionale• konfrontuese.

Dy të parat zakonisht janë intervistat më të drejtpërdrejta. Arsyet e intervistimit tuaj janë se ju keni informata të dorës së parë ose jeni ekspert për ndonjë çështje dhe qëllimi i intervistës është që këto njohuri t’i ndani me publikun. Në të dyja këto lloje intervistash mund të priten pyetje të vështira. Intervista personale është konstruktuar në atë mënyrë që publiku të njihet me personalitetin e personit që intervistohet apo që nga personi i intervistuar të mësohen detaje të natyrës emocionale, e jo faktet e tregimit të caktuar. Intervista më e vështirë nga të gjitha natyrisht që është intervista e përballjes. Disa gazetarë të mirënjohur, siç janë Oprah Winfrey, Christine Amanpour etj, janë bërë të famshëm duke zhvilluar këtë lloj interviste. Shumë gazetarë të rinj përpiqen ta ndërtojnë karrierën e tyre duke i pasur ata si model. Shpeshherë janë të vrazhdë me pyetjet e tyre, por ju asnjëherë nuk duhet ta kafshoni atë karrem. Mundohuni të dukeni i qetë, por jo i nxehur apo në mbrojtje.Këshilla më e mirë 1: Nganjëherë në publik dominon mendimi se organizatat kalojnë

mirë në intervistë. Ndoshta kjo dikur mund të ketë qenë e vërtet, por sot organizatat janë më profesioniste dhe më mirë të organizuara, prandaj me to sillemi si me cilindo mysafir tjetër që jep intervistë.

Këshilla më e mirë 2: Nëse nuk keni përvojë me intervista në media dhe nuk ndiheni i sigurt është mirë t’i njoftoni gazetarët që punojnë në program. Në shumicën e rasteve ata do të bëjnë gjithçka që është e mundur që t’ ju bëjnë të ndiheni mirë para fillimit të intervistës.

Teknikat e udhëheqjes së intervistës

Në këtë pjesë do të gjeni këshillat se si ta përcillni mesazhin në intervistat për mediat elektronike, si të shmangen kurthet e zakonshme dhe si të përballemi me pyetjet e pakëndshme.


63

Lidhja

Kur ju parashtrojnë ndonjë pyetje që ju nuk e prisni apo nuk jeni të sigurt se si të përgjigjeni, merruni me këtë pyetje shkurt, e pastaj kthehuni përsëri te ajo që ishit duke thënë. Ekzistojnë disa fraza që mund t’ ju ndihmojnë ta bëni këtë kalim:

• por ajo që është me të vërtet e rëndësishme...• por vetëm më lejoni të them...• të kthehem tek ajo që po flisja... • ju duhet të dini se...

Në këto raste e rëndësishme është të ktheheni në temën për të cilit ishit duke folur para se të parashtrohej pyetja, në të kundërtn do ta humbisni kontrollin dhe do t’i lejoni gazetarit të udhëheq programin.

Kurthet e zakonshmeMundohuni të shmangni disa kurthe të zakonshme në intervista për media.

• Mos lejoni që fjalët e të tjerëve të tingëllojnë sikur i keni thënë ju – nëse gazetari pyet “A nuk mendoni se kjo është gjëja më e keqe që ka mundur të ndodhë?” dhe nëse ju pajtoheni, ajo do të mbesë e shkruar sikur ju ta keni thënë vetë. Bëhuni të qartë në atë që thoni.

• Kundërshtimi – nëse pyetja përmban premisë me të cilën nuk pajtoheni, atëherë këtë duhet ta bëni të qartë. Për shembull, nëse intervistuesi thotë “Do të thotë ju keni pranuar rrezikun dhe keni filluar me këtë projekt të ri drithërues?” ju duhet ta bëni të qartë se kështu keni vepruar vetëm pas shqyrtimit të kujdesshëm.

• Pohimet negative – në intervistat për mediat elektronike përpiquni të mos përmendni deklarata negative me të cilat nuk pajtoheni. “Do të thotë, treguesit gjysmë-vjeçar janë mjaft negativ?” Mos thoni: “nuk mendoj se janë shumë negativ”, thjesht përgjigjuni me “ jo” dhe pjesa tjetër e përgjigjes do të ketë ndikim më të madh.

• Shkurt dhe thjesht – mos flisni shumë gjatë. Gjithmonë ekziston tendenca, posaçërisht në intervistat e shtypura, që i intervistuari të flasë sa më shumë meqenëse ajo që ju thoni do të redaktohet. Formuloni qartë mesazhin dhe shembujt tuaj dhe pastaj përfundoni intervistën. Asnjëherë mos hyni në territorin për të cilin nuk jeni i përgatitur.

Mbani mend se gazetari nuk ju sulmon juve personalisht, pavarësisht si ju duket. Ata vetëm bëjnë punën e tyre. Mos u zemëroni sepse kjo krijon përshtypjen se keni dalë jashtë kontrollit. Ju duhet të jeni zëri i arsyes gjatë gjithë kohës. Gjithashtu, keni kujdes të mos qeshni në mënyrë të papërshtatshme sepse do të ndiheni i turpëruar kur ta shihni si keni tingëlluar me rastin e dhënies së intervistës.


64

Menaxhimi i intervistave negative dhe të vështira

Çelësi i të gjitha teknikave të mira intervistuese është kontrolli. Kontrolli mund të fitohet gjatë intervistës por edhe para saj. Kontrolli vjen me përgatitje, duke e njohur median, gjuhën dhe teknikën intervistuese.

Para intervistës• Mendoni mirë për atë që dëshironi të nxirrni nga kjo situatë dhe përshtypjen

që doni të lini (i përqendruar në zgjedhje, dashamirës, pranues i gabimeve, bashkëpunues).

• Përgatituni për tema të vështira dhe pyetje sfiduese.• Zgjidhni tre mesazhe kryesore që dëshironi t’i përçoni dhe tregohuni të

vendosur edhe nëse pyetjet ua bëjnë këtë të vështirë.• Mblidhni sa më shumë informata për intervistën dhe temën e saj.• Përgatisni një listë të pyetjeve që mendoni se ka gazetari mund t’ua parashtrojë

dhe ushtrojini përgjigjet.• Mendoni se në çfarë mënyre do të shfrytëzohet intervista juaj (sa është e gjatë,

në ç’kohë transmetohet, për çfarë programi bëhet fjalë?)• Mendoni për atë se çka pret media nga intervista.• Mos i kushtoni shumë vëmendje mikrofonit – përqëndrohuni në intervistuesin,

vendosni kontaktin me sy dhe trajtoni atë si një intervistë normale.• Ushtroni – sa më shumë që t’i ushtroni përgjigjet dhe mënyrën se si ta përcillini

mesazhin aq më mirë. Nganjëherë intervistimi nga kolegët tuaj është më i keq se vetë intervista.

Gjatë intervistës

Në përgjithësi• Përgjigjuni qartë dhe saktë, pa u zgjatur shumë në përgjigje.• Shprehuni në gjuhë të thjeshtë që e kuptojnë të gjithë dhe shmangni zhargonet.• Krijoni fotografi kur flisni (për shembull “tre nga dhjetë njerëz” në vend se “34

për qind”).• Shprehuni me fjalë që shprehin veprim siç janë: përkushtuar, vendosur, fokusuar,

inovativ, i veçantë, special.• Shmangni negativët, formën pasive dhe fraza të përgjithshme.• Filloni intervistën në mënyrën e duhur duke vënë theksin në mesazhet kyçe –

dhe po në këtë mënyrë përfundoni atë.• Personalizoni intervistën duke marrë përgjegjësinë dhe duke u treguar se jeni

në dispozicion.


65

Trajtimi i pyetjeve negative• Si rregull, te pyetjet negative gjithmonë duhet ta zgjeroni kontekstin (‘ky është

një problem që prek çdo komunitet’).• Nëse përballeni me pyetje negative apo pohime që nuk mund t’i shmangni,

përmendni ato vet – në këtë mënyrë tregoni sinqeritet dhe e qetësoni situatën.• Nëse intervista bëhet e vështirë apo hyn në një territor të panjohur, shfrytëzoni

teknikën e urëzimit (‘ajo që është me rëndësi këtu...’ ‘të kthehem te ajo për të cilën isha duke folur..’) – që shërben si urë përmes së cilës ktheheni në çështjen për të cilën ishit duke folur.

• Nëse ju prezantohen pohime negative, mos i përsërisni – por hidhini poshtë (‘Nuk bëhet fjalë për këtë’) dhe kthehuni në idenë tuaj.

• Theksoni faktet pozitive për punën, vendin apo qytetin tuaj, sepse në këtë mënyrë krijohet konteksti pozitiv.

• Bëhuni të fortë kur jeni nën presion – edhe nëse bëhet fjalë për një çështje të vështirë pozicionohuni dhe mbrojeni atë.

• Në të shumtën e rasteve shprehja e ndjeshmëria me publikun do të ndihmojë në forcimin e qëndrimeve tua.

• Sqaroni dhe ilustroni me shembuj veprimet që po ndërmerrni sa herë që për këtë ju jepet mundësia – kjo ju bën person pro-aktiv që i zgjidh problemet dhe në këtë mënyrë ju merrni timonin e intervistës.

• Mos u lëshoni në kritika ndaj organizatave tjera meqë mund t’ ju bëjë të dukeni sikur po hidhni përgjegjësinë tek të tjerët. Fjalia: “Ne të gjithë duhet të punojmë në zgjidhjen e kësaj çështje” është mënyrë e mirë për ta shtyrë intervistën përpara.

• Mos harroni se ju jeni eksperti – qetësohu dhe trajtojeni intervistën si mundësi, jo si kërcënim.

• Nëse nuk keni përgjigje për ndonjë pyetje, pranojeni. Nëse pyetja është jashtë fushëveprimit tuaj, thoni këtë dhe propozoni dikë që e di përgjigjen. Me rëndësi është që të mos flisni gjëra të gabuara dhe ta ngatërroni veten duke folur për diçka që ju nuk e njihni.

Intervistat për televizion dhe radio

Intervistat për radio dhe televizion nganjëherë mund të jenë shumë të vështira. Këtu po japim disa këshilla të rëndësishme se si të shfrytëzohen më së miri mundësitë që ofrojnë mediat elektronike dhe si t’ia dalim mbanë me pyetjet e vështira dhe të mbetemi të qetë kur jemi në presion. Po fillojmë me një vështrim të pesë llojeve të intervistave për mediat elektronike.

Intervista në kohë reale (intervista “live”)Përparësia e intervistave që realizohen në kohë reale është se ato nuk lënë mundësi


66

për keqinterpretime. Edhe pse të gjithë i shqetëson mundësia e bllokimit kur janë në emision “live”, në praktikë kjo ndodh shumë rrallë. Kujtoni të gjithë intervistat e njerëzve që i keni parë dhe sa do që të mundoheni vështirë se do t’ ju kujtohet dikush që ka humbur krejtësisht fillin në intervistë. Adrenalina ju ndihmon të vazhdoni më tej. Tregojini intervistuesit nëse nuk keni përvojë apo jeni nervoz para intervistës. Ata do t’ ju ndihmojnë meqenëse janë shumë të interesuar që programi të shkojë sa më mirë që është e mundur.

Intervista e regjistruarPërparësia e intervistës së incizuar qëndron në faktin se nëse nuk jeni të kënaqur me ndonjë pjesë të intervistës apo intervistën në tërësi, ajo mund të përsëritet, por nuk duhet përdorur këtë praktikë shumë shpesh. Disavantazhi i saj është se bëheni shumë të varur në mundësinë e ri-incizimit të pjesëve ku keni gabuar, që rezulton me një intervistë të ngathët, jo mirë të konceptuar.Këshilla më e mirë: Edhe pse teorikisht intervistat mund të regjistrohen përsëri nëse

bëni gabime, nuk ka garanci se redaktori do ta përdor ‘regjistrimin e përsëritur’. Prandaj gjithmonë duhet të përpiqeni të jepni më të mirën gjatë regjistrimit të parë.

Diskutimi në grupShumë programe janë të organizuara në formë diskutimesh nga paneli i të ftuarve, të cilët ia paraqesin publikut të gjitha argumentet që kanë të bëjnë me një temë të caktuar. Përpiquni që gjithmonë të kuptoni se cilët janë pjesëmarrësit e tjerë në diskutime dhe vendosni nëse dëshironi të jeni në panel me ta. Nëse pajtoheni të merrni pjesë, atëherë mundohuni të kuptoni këndvështrimet e pjesëmarrësve të tjerë dhe përgatituni për ballafaqim me ta. Përgatitja e mesazheve personale dhe këmbëngulja në qëndrimet e tua është tregues i parimit të drejtë. Ju duhet të dëgjoni kur pjesëmarrësit e tjerë flasin, në mënyrë që të jepni përgjigjet e duhura. Sigurohuni që kamera të mos ju zë në pozitë të kërrusur, duke goditur dyshemenë me këmbë apo duke hapur gojën.

Përgjigjet në pyetjet e dëgjuesve që lajmërohen në program përmes telefonitKjo është një mënyrë e shkëlqyeshme për përcjelljen e mesazhit tuaj sepse në raste të tilla keni të paktën 30 minuta deri në një orë kohë në dispozicion. Programet e tilla ju mundësojnë të tregoni se jeni në dijeni të çështjeve që i interesojnë dëgjuesve. Për këtë formë të intervistës duhet të përgatiteni në të njëjtën mënyrë si në rastin e intervistës së zakonshme duke gjetur shembuj të mirë, duke testuar mënyrën tuaj të shprehjes dhe posaçërisht duke u përqendruar në pyetjet që ka shumë mundësi t’ ju parashtrohen dhe si të ballafaqoheni me pyetjet më të pakëndshme. Mos u lëshoni në biseda të gjata mbi problemet personale të njerëzve. Ato janë shumë të mërzitshme për dëgjuesit tjerë dhe shpesh parashtruesit të pyetjes nuk mund t’i jepni përgjigje të plotë pa informacione shtesë. Gjithmonë sugjeroni që personi i cili lajmërohet t’ia jap të dhënat e tij operatorit telefonik në mënyrë që ju të mund ta


67

kontaktoni pas përfundimit të misionit. Në raste të tilla kujdesuni që me të vërtetë t’i kontaktoni personat në fjalë.

Intervista përmes lidhjes Kjo është situatë e papërshtatshme për personat që nuk kanë përvojë. Intervista përmes lidhjes në televizion do të thotë se gjendeni në studio të ndarë nga intervistuesi dhe keni përballë vetëm kamerën e studios. Në këtë situatë duhet t’i flisni kamerës sikur të ishte person i vërtet dhe duhet të përpiqeni të mos ndikoheni nga aparatura në studio. Nëse ‘bisedoni’ me kamerën, shikoni vetëm atë dhe intervista do të jetë e suksesshme. Nëse shikimi shëtit nëpër studio apo e mbani shikimin poshtë te këmbët tua, do ta humbni vëmendjen e publikut. Intervista përmes lidhjes në radio është më e natyrshme – e ngjashme me bisedën në telefon.

Këshillat më të mira për intervistat në televizion

Kur përgatiteni të jepni intervistë në televizion mos harroni se mesazhin e dërgoni jo vetëm me atë që thoni, por edhe si dukeni. Hulumtimet tregojnë se gjatë intervistave në televizion:

• 70 për qind të mesazhit e përcjell pamja e personit• 20 për qind të mesazhit e përcjell mënyra e të shprehurit • 10 për qind të mesazhit e përcjell ajo që ju thoni.

Por kjo nuk do të thotë se ajo që thoni nuk është me rëndësi. Në momentin kur thoni diçka të gabuar, fokusi zhvendoset nga mënyra se si dukeni dhe se si shpreheni dhe përqendrohet në atë që po thoni.

Çfarë duhet të vesh?Kur visheni për televizion është me rëndësi që mesazhin tuaj ta harmonizoni me dukjen. Vishni uniformë/veshje zyrtare. Kjo do t’ua rrisë kredibilitetin e funksionit të zëdhënësit dhe do të sigurojë që audienca të mos e humb vëmendjen. Publiku duhet të dëgjojë atë që ju thoni dhe jo të shpërqendrohet duke vështruar atë që keni veshur.Në përgjithësi:

• Vishni tesha të errëta të cilat ju përshtaten dhe ju bëjnë të ndiheni komod (kjo ju shton vetëbesimin)

• Ngjyrat e errëta (eblu e thellë, ngjyrë hiri dhe gri) kanë më shumë autoritet se sa ngjyrat e çelta

• Shmangni të zezën – ajo e “thith” ngjyrën nga fytyra, kurse në ekran nuk shihen detajet tjera si jaka dhe kopsat

• Shmangni të bardhën – është ngjyrë e ndezur. Ngjyra pana është në rregull• Shmangni ngjyrat e ndritshme siç është ngjyra rozë e ndezur apo ajo e kuqe


68

sepse ato “gjakosin” në ekran• Shmangni modelet e ndërlikuara të kravatave apo bluzave• Shmangni modelet me kutia apo në formë të halave të peshkut sepse ato

“dridhen” në ekran• Krihni flokët • Shihni si dukeni në pasqyrë – nuk bëhet fjalë për kotësi, por për arsyen e duhur.

Lista kontrolluese për intervistë televizive:• Mbani kontaktin me sy me intervistuesin dhe mos i shëtisni sytë vërdallë sepse

do të dukeni i nervozuar.• Mos u shqetësoni për lëvizjet e duarve. Pjesa më e madhe e lëvizjeve të shumtën

e rasteve është jashtë kornizës së ekranit, kurse lëvizja e duarve kur flisni ju bën më të natyrshëm. Megjithatë, asnjëherë mos i kryqëzoni duart. Kjo ju bën të dukeni sikur jeni në mbrojtje. Gjithmonë mbani trupin lirshëm.

• Mos mbani shënime sepse do t’ ju bëjë të shikoni vazhdimisht lartë e poshtë dhe do të leni përshtypjen se nuk jeni të sigurt në faktet që i prezantoni.

• Buzëqeshni nëse është me vend. Me pak përpjekje buzëqeshja e kthen njeriun e mërzitshëm në një qenie të ngrohtë njerëzore. Megjithatë, nëse flisni për pushimet nga puna, sëmundjet apo tragjeditë personale, atëherë buzëqeshja është gabim.

Këshillat kryesore për radio intervista

• Mbani kontaktin me sy me intervistuesin, kjo do t’ ju jap të dhëna se si po shkon intervista – për shembull, nga kjo mund të kuptoni nëse jeni treguar i mërzitshëm apo nëse intervistës po i vjen fundi. Ky kontakt ju mundëson të ndiheni sikur po i flisni personit real.

• Mos u mërzitni nëse thoni ‘ummm” apo “errrr’ sepse kjo tingëllon natyrshëm dhe vetëm pak dëgjues do ta vënë re këtë.

• Mos merrni shënime me vete në intervistë. Letra fëshfërin dhe ju bën të dukeni sikur raportoni.

Si të jepni intervistë për radio

Radio, ashtu sikur edhe mediat tjera tradicionale, është pjesë e revolucionit teknologjik, përderisa shprehitë e dëgjuesve ndryshojnë vazhdimisht. Kjo ju jep mundësi të arrini te publiku juaj i interesit në mënyra të ndryshme dhe të tërhiqni përkrahës apo klientë të rinj për shërbimet tuaja.Mënyra më e rëndomtë për organizatat jofitimprurëse që ta promovojnë vizibilitetin e tyre në radio është përmes intervistave. Shumë njerëz mund të mos ndihen rehat kur


69

u kërkohet të japin intervistë në radio. Ata kanë frikë se do të bllokohen dhe nuk do të kenë mundësinë të thonë atë që duan. Këto shqetësime në masë të madhe janë të panevojshme. Gjysma e punës është përgatitja dhe të menduarit paraprakisht për atë që doni të thoni.Ky seksion ofron disa këshilla praktike se si të shfrytëzohet më së miri radio intervista, si ti prezantoni këndvështrimet tua dhe çfarë të shmangni.

Pse ky radiostacion është i interesuar për ju?

Marrë në përgjithësi mediat do të duan t’ ju intervistojnë për tre arsye:1. Organizata juaj është duke promovuar ndonjë aktivitet dhe mediat duan të

bisedojnë me ju për të marrë më shumë informacion.2. Në lajme është publikuar diçka dhe ju apo organizata juaj ka një qëndrim në

lidhje me këtë.3. Organizata juaj është kritikuar për diçka dhe media kërkon nga ju të sqaroni apo

mbroni pozicionin tuaj. Para se të jepni intervistë për media duhet t’ia parashtroni vetes pyetjen se si mund të përfitojë organizata juaj nga kjo intervistë. Në qoftë se përfitimi është i vogël, mund ta refuzoni intervistën. Pasi të keni vendosur për të dhënë intervistën duhet të filloni me përgatitjet.

Përgatitja për intervistë

Kur merrni ftesën për intervistë nga radiostacioni është mirë ta keni me vete listën me pyetjet që do t’ia parashtroni gazetarit.

Kur dhe ku do të realizohet intervista?A do të jeni në studio apo intervista do të bëhet përmes lidhjes (me telefon)? Cila është adresa e studios? Sa kohë ju duhet që të arrini atje? A do të dërgojë radiostacioni veturë për t’ ju marrë? A do të ndikojë koha në dispozicion në atë që publiku kërkon të dëgjojë?

A do të jetë intervista në kohë reale apo e regjistruar?Nëse intervista regjistrohet për transmetim të mëvonshëm, kjo nënkupton se në rast se gaboni diku mund të kërkoni që ajo të përsëritet. Ky fakt i qetëson shumë njerëz, por mos harroni se intervistat e regjistruara mund të redaktohen më vonë ashtu që komentet tua të menduar mirë mund të shkurtohen apo të fshihen plotësisht.

Sa do të zgjasë intervista?Shumica e intervistave zgjasin më së shumti dy apo tre minuta. Për këtë arsye është me rëndësi të madhe të mendoni paraprakisht për atë që do të thoni. Të gjendur nën presionin e intervistës dhe me kohë të kufizuar në dispozicion, lehtë mund të ndodh që të harroni mesazhin kyç.


70

Kush do ta drejtojë intervistën?Çfarë dini për intervistuesin? A e njohin ata organizatën tuaj? Çfarë do të jetë qëndrimi i tyre në raport me ju? Nëse gazetarët e radiostacionit nuk kanë dëgjuar asnjëherë për organizatën tuaj apo kanë njohuri të pakta për temat mbi të cilat do të bisedojnë me ju, do të ishte mirë të mendoni se si t’ua prezantoni atyre kontekstin në mënyrë të përmbledhur, pa përdorur zhargone.

Kush janë dëgjuesit?Cila është mosha e personave që e ndjekin emisionin? Çka ju intereson atyre? Sa janë të njohur me temën për të cilën flisni? Çfarë informatash presin nga ju?

Kush janë pjesëmarrësit e tjerë në emision?A është ndokush që do t’ ju kritikojë apo nuk do të pajtohet me qëndrimet tua? Çfarë qëndrimesh mund të prisni nga ata? A keni menduar si t’ ju përgjigjeni?

Në çfarë drejtimi do të parashtrohen pyetjet?Çfarë pyetjesh mund të prisni? A i keni të gjitha informacionet e nevojshme, për shembull faktet dhe numrat. A ekziston ndonjë komunikatë për shtyp për të cilën duhet të keni njohuri?

Stili: Çfarë përshtypjesh do të leni gjatë intervistimit?

Mund t’ ju duket e çuditshme të mendoni për stilin para përmbajtjes. Megjithatë, realiteti është se njerëzit më shumë do t’ ju kujtojnë për nga mënyra se si keni thënë diçka se sa për atë që keni thënë.Ja ku janë disa rekomandime për atë se çfarë duhet të bëni dhe çka duhet shmangur në mënyrë që dukeni mirë gjatë intervistimit:

• Bëhuni të hapur dhe miqësor: asnjëherë mos e humbni durimin!• Shfrytëzoni gjuhën e përditshme, jozyrtare• Mos përdorni zhargone, e në veçanti akronime. Paramendoni se po i drejtoheni

një fëmije 14 vjeçar dhe pyeteni veten se a i kupton ai ato që thoni ju?• Radioja është lloj medie: flisni sikur jeni duke biseduar me një person.

Megjithatë, mos flisni sikur të jeni në mbledhje apo sikur i drejtoheni masës në ndonjë tubim.

• Tregoni anekdota/histori për të sqaruar atë për çfarë po flisni: ajo iu ndihmon dëgjuesit që ta kuptojnë më lehtë atë që thoni.

Përmbajtja: Çfarë dëshironi të thoni gjatë intervistës?

Meqenëse pjesa dërmuese e intervistave zgjat më së shumti tre minuta, duhet ta shqyrtoni me kujdes atë që dëshironi të thoni. Shumica e njerëzve përqendrohen në


71

tre gjëra kryesore. Realiteti është i tillë që ju nuk do të keni kohë të thoni më shumë se kaq.Me qëllim që të shmangni pyetjet për të cilat nuk jeni të përgatitur është mirë të keni përgjigje të gatshme siç është “Më vjen keq por nuk jam në pozitë për t’u përgjigjur në këtë pyetje në këtë moment, por atë që mund t’ ju them është se...”Bëhuni të qartë për atë që nuk doni ta thoni! Për shembull, nuk doni të komentoni aktivitetet e organizatave tjera. Duhet të jeni të përgatitur për këto. Përgjigja e përgatitur mund të jetë: “Nuk jam i gatshëm të komentoj për këtë. Duhet t’i pyesni ata.”Mos hezitoni të përsëritni qëndrimin tuaj. Shumë njerëz bëjnë edhe diçka tjetër derisa dëgjojnë radion, për shembull, i japin makinës apo hekurosin. Me siguri se nuk do ta keni vëmendjen e tyre të plotë. Për këtë arsye është me rëndësi që të jeni të qartë kur flisni.

Këshilla e fundit para intervistës

Shumë njerëz i kaplon frika para intervistës. Sipas të gjitha gjasave ju keni shumë më tepër njohuri mbi temën për të cilën flitet se sa gazetari i cili kërcen nga njëra temë në tjetrën dhe nuk ka kohë të mjaftueshme që secila temë të hulumtohet në detaje. Prandaj mbani në mend, ju jeni eksperti prandaj shijojeni intervistën.

Monitorimi i përmbajtjes në faqet web

Rrjetet e mediave shoqërore Përcjellja e asaj që thonë të tjerët për organizatën tuaj në mediat sociale është fillim i mirë. Numri i rrjeteve shoqërore po rritet pa ndërprerë, prandaj kontrollimi i tyre kërkon shumë kohë. Organizatës mund t’i hyjë në punë kontrolli i përditshëm i faqeve të mëposhtme:

• Twitter – hidhni një sy lajmeve të publikuara (news feed) dhe të gjitha listave të rëndësishme për organizatën tuaj. Përcillni vendet ku përmendeni për të parë se çfarë flitet për ju

• Facebook– kërkoni ku përmendet organizata juaj dhe shikoni grupet që mund të krijohen për të kundërshtuar fushatën që po zbatoni.

• LinkedIn – nëse organizata juaj ka profil në LinkedIn, kontrolloni rregullisht grupet dhe forumet relevante për punën tuaj

• Flickr/YouTube – ia vlen të përcillen fotografitë apo video materialet e postuara ku tregohet apo përmendet organizata juaj.


72

Mediat online (mediat në internet): blogjet dhe forumetPërditsoni vazhdimisht listën e blogjeve më të popullarizuara në sektorin tuaj. Kontrolloni ato rregullisht me qëllim që t’i ndiqni tendencat. Kur keni ndonjë tregim pozitiv që dëshironi ta publikoni, mos harroni që në press listat tua t’i përfshini edhe blogjet.Historitë negative të publikuara shpeshherë shfaqen në blogje apo forume. Lexoni komentet që gjenden nën artikullin e web faqeve të gazetave. Në qoftë se në komentet e njerëzve ka pasaktësi apo qëndrime për të cilat ju mendoni se e dëmtojnë organizatën tuaj, ju (apo avokati juaj) duhet t'i përgjigjeni. Nëse organizata juaj ka ndonjë blog apo ndonjë nga të punësuarit poston komente në blogje në emër të organizatës, verifikoni përmbajtjet edhe në këto blogje. Përgjigja në pyetjet e parashtruara në forumin tuaj është me rëndësi sepse tregon se keni njohuri për shqetësimet e publikut.Mos harroni se komentet në artikuj dhe blogje nuk shfaqen lehtë gjatë kërkimit. Më mirë është të shkohet drejtpërdrejt në faqe web për të kontrolluar përmbajtjen.

Mobilizimi i përkrahësve Përkrahësit tuaj mund të luajnë rol të rëndësishëm në promovimin e qëndrimeve të organizatës në rast të krizës mediatike, posaçërisht në faqet e mediave sociale.Në varësishi nga natyra e krizës dhe madhësia e organizatës tuaj, ju mund t’iu kërkoni mbështetësve tuaj të:

• shfrytëzojnë Twitter-in për të postuar ngjarje të reja pozitive/përvojat e tyre personale me organizatën

• përgjigjen në komentet negative nëpër forumet e internetit• shkruajnë blogjet e tyre përmes të cilave shprehin qëndrimet e veta në lidhje me

ndonjë çështje• ua dërgojnë komentet e veta mediave tjera online • krijojnë një faqe në Facebook në mbështetje të organizatës tuaj• ju informojnë për shkrimet negative të cilat i kanë hasur në internet.

Përcjellja se sa njihen imazhet/monitorimi i mediaveDisa organizata duan të përcjellin përfaqësimin e imazhit të tyre mes aktorëve kyç, respektivisht të monitorojnë se çka flitet për organizatën e tyre në media. Ekzistojnë kompani të shumta që ofrojnë shërbime të tilla, të cilat dallojnë për nga shkalla e detajeve dhe analizave që ofrojnë.

Monitorimi i mediave • http://www.kantarmediauk.com• http://www.durrants.co.uk• http://www.precise.co.uk


73

• http://uk.cision.com/Products-and-Services/media-monitoring

Përcjellja se sa njihen imazhi juaj• http://www.nfpsynergy.net/tracking_research/charity_awareness_monitor/

default.aspx • http://www.visionone.co.uk/BrandResearch.htm


74


75

DropBox: www.dropbox.com

Google Drive: drive.google.com

Për çfarë bëhet fjalë?

Dropbox-i është shërbim pa pagesë që ju mundëson shfrytëzuesve të regjistruar t’i ruajnë dosjet e tyre në internet. Dropbox-i gjithashtu ju mundëson t’i shkëmbeni informatat e ruajtur me të tjerët. Në fillim keni 2 GB hapësirë të lirë të cilën mund ta zgjeroni pa pagesë në mënyra të ndryshme, por edhe mundësinë për zgjerimin e hapësirës me pagesë. Google drive është gjithashtu shërbim pa pagesë i lidhur me llogarinë në Google. Ai ofron hapësirë të lirë prej 5 GB për secilin shfrytëzues për ruajtjen e të dhënave të tyre si dhe aplikacione tjera për përpunimin e të dhënave.

Instrumente për ruajtjen e të dhënave në internet


76

Si të bëhem përdorues i këtyre aplikacioneve?Ju mund të regjistroheni në DropBox përmes faqes web së tij dhe të zgjidhni mes mundësive me pagesë dhe pa pagesë. Pas kësaj duhet të shkarkoni DropBox-in në kompjuterin tuaj, pas së cilit mund të keni qasje në llogarinë tuaj kudo që të jeni. Për ta shfrytëzuar Google disk-un duhet të keni llogari në Google. Në Google mund të shfrytëzoni një sërë aplikacionesh për përpunimin e të dhënave. Google disku duhet të shkarkohet në kompjuterin tuaj, por ju do të keni qasje në llogarinë tuaj kudo që të jeni.

Si do të më ndihmojë?

Dropboksi: • Ju mund të keni qasje në llogarinë tuaj në Dropbox nga çdo kompjuter apo

celular nëse jeni online.• Ju mund të ndani me të tjerët folderët e caktuar apo dosjet tjera vetëm duke

dërguar një e-mail me link-un përkatës. • Ju mund ta shfrytëzoni këtë aplikacion për t’i siguruar kopjet e dokumenteve

tua online.• Më shumë informata keni në seksionin Dropbox Help, ku mund të gjeni këshilla

për shfrytëzimin dhe shkëmbimin e dosjeve si dhe për mënyrën e organizimit të fotografive dhe videove tua.

Google disk-u:• Ju mund t’i krijoni dhe t’i ruani dosjet tua në Google disk dhe t’i shkëmbeni me

të tjerët përmes një ftese në e-mail. • Ju mund të shkarkoni dhe shfrytëzoni Aplikacionet në Google për të punuar të

dhënat tuaja në Google disk.• Ju mund ta shfrytëzoni Zyrën për ndihmë (Help Desk) për të mësuar si ta

shfrytëzoni Google disk-un dhe aplikacionet nga faqja Google Drive Support.


77

Lidhja me rrethet e organizuara: Google Plus: plus.google.com

Për çfarë bëhet fjalë?Google Plus është rrjet shoqëror në Google profile. Në dhjetorin e vitit 2012 Google+ (G+) numëronte gjithsej 500 milionë përdorues të regjistruar, 235 milionë nga të cilët janë aktiv çdo muaj. Aplikacioni është në dispozicion edhe në celular. Google Profile është e lidhur me shumë shërbime të zakonshme që shfrytëzohen nga Google: Gmail, YouTube, Google Talk dhe Google Voice, Google Reader, Blogger, Picasa, Calendar, etj. Google Plus është integruar në regjistrimin e këtyre aplikacioneve dhe paraqet “shtresë” gjithëpërfshirëse që mbulon shumë nga mundësitë online të Google.Ju mund ta shfrytëzoni Google+ për:

• rrjetëzim dhe lidhje individuale apo për nevojat e organizatës tuaj jo për profit, duke krijuar profilin në Google;

• në G+ Stream mund të ndani dhe shikoni informacionet përmes rretheve të organizuara të audiencave-shokëve, kolegëve, bashkëpunëtorëve, personave të famshëm etj.;

• video komunikimet për Shoqërim në Google (Google Hangout) ku mund të komunikojnë më së shumti 10 njerëz në të njëjtën kohë gjatë një shoqërimi

• komunikim përmes aplikacionit Messenger me njerëzit në rrethin tuaj • kontrollimin e përmbajtjes në Google+• shfrytëzimin e hashtag-ut si në Twitter për të adresuar ndonjë temë të caktuar• shfrytëzimin e faqeve në Google për organizatën/buznesin tuaj (http://www.

google.com/+/business/) • promovimin e postimeve që i publikoni në G+ në faqet tjera në internet me

ndihmën e G+ share dhe G+ instrumentet

Si të bëhem përdorues?Ju mund të bëheni shfrytëzues i Google Plus përmes profilit tuaj në Google nëse

Burimet e hapura alternative pa pagesë


78

shfrytëzoni ndonjë nga shërbimet e Google, për shumicën Gmail është pika fillestare. Pasi të keni krijuar profilin në Google dhe hyni në faqen e Google vizitoni plus.google.com. Një seri e instruksioneve të thjeshta në video do t’ ju ndihmojë të regjistroheni për G+ dhe ta përcaktoni privatësinë.

• Futja e informacioneve themelore për profilin: Vendosni fotografinë tuaj dhe zgjidhni foton për sfond, fusni të dhënat për moshën, punën dhe adresën dhe përcaktoni rrathët me të cilët dëshironi të ndani informatat.

• Ndërtoni rrjetin tuaj: Shtoni shokët dhe familjen te rrathët tuaj apo ftoni ata t’i bashkëngjiten Google Plus përmes e-mailit.

Si do të më ndihmojë kjo?Pasi të anëtarësoheni në Google Plus keni mundësi të:

• Organizoni shoqërime (hangouts) maksimum me nëntë njerëz, respektivisht dhjetë duke ju përfshirë edhe ju, pra mund të organizoni një video komunikim me dhjetë persona. Gjatë shoqërimit mund të shkëmbeni video materiale, dokumente apo pamjen e ekranit tuaj me personat që shoqëroheni. Mund të përpunoni, shkarkoni apo publikoni videot e shoqërimit tuaj nëpërmjet aplikacionit YouTube Editor. Shoqërimet gjithashtu paraqesin një mënyrë kosto-efektive të bashkëbisedimit për çështje që lidhen me punën. Shoqërimet mund të shfrytëzohen si mjet për komunikim integral sepse ju mundësojnë të punoni në dokumente, të shkëmbeni prezantime apo video-materiale me kolegët gjatë takimeve online.

• Bashkëngjituni shoqërimeve publike me njerëzit që ndajnë të njëjtat interesa: Ju mund t’ ju bashkëngjiteni shoqërimeve publike që organizohen nga personat e tjerë apo të organizoni vetë shoqërime publike duke shtypur butonin për transmetim në faqen e YouTube-it. Ju mund të ftoni njerëz që ndajnë të njëjtat interesa me ju që t’iu bashkohen rrathëve tuaj. Mund të arrini te audienca juaj, të organizoni sesione me pyetje dhe përgjigje me njerëzit e interesuar dhe të krijoni video të këtij shoqërimi, të cilat pastaj mund të postohen në YouTube për shfrytëzim të mëtejshëm.

Burimet e Hapura alternative pa pagesë

79

• Ndani përmbajtjet specifike me rrathë specifik: Ju mund të ndani gjithçka që dëshironi me rrathë të caktuar; për shembull, mund të ndani një artikull me kolegët e punës apo mund të ndani fotografitë e pushimeve me familjen etj. Me përshtatjen e privatësisë rrathët tuaj nuk do të mund ta shohin emrin e rrethit, respektivisht nëse ka anëtarë të preferuar në rrathë.

• Mund t’iu bashkëngjiteni bisedave në të gjitha rrymat: Kur ndani diçka përmes G+ Post, ju do të vendosni se me kë dëshironi ta ndani këtë përmbajtje: me rrathë specifik, ndonjë shfrytëzues të Gmailit që nuk është në G+ duke future e-mail adresën e tij, të gjithë rrathët tuaj apo do të jetë krejtësisht publik.

• Ju do të jeni në gjendje të shihni postimet publike dhe do të keni mundësi t’ua bëni “Pëlqej”, duke klikuar mbi butonin “G+1”. Ato që ju interesojnë mund t’i kërkoni në Google apo Google Plus.

Njoftimet e Google (Google Alerts)

Njoftimet e Google (Alerts) është shërbim që ofrohet nga kompania hulumtuese Google për detektimin e ndryshimeve dhe njoftim, e cila lajmëron shfrytëzuesit në mënyrë automatike kur një përmbajtje e re e publikuar në lajme, internet, blogje, video dhe/ose forume përputhet me një grup të terminologjisë hulumtuese të zgjedhur nga shfrytëzuesi dhe të ruajtur nga shërbimi për njoftim i Google. Njoftimet mund të dërgohen përmes e-mailit si lajm (web feed) apo të shfaqen në faqen e shfrytëzuesve iGoogle. Njoftimet e Google ofrojnë vetëm përmbajtje nga aplikacioni për kërkim i Google (Google search engine).Për momentin ekzistojnë gjashtë lloje të njoftimeve që dërgohen kur përmbajtja e lajmeve përputhet me terminologjinë e dhënë nga shfrytëzuesi:

• Gjithëpërfshirëse – (default setting) grumbullon informatat e publikuara në lajme (News), internet (Web) dhe blogje (Blogs)

• Lajmet – dërgon informacione për përmbajtjen e re që përputhet me terminologjinë e dhënë, kurse gjendet në top dhjetë rezultatet në Google News search

• Web – dërgon informacion kur një faqe e re web që përputhet me terminologjinë e dhënë, gjendet në top 20 rezultatet në Google Web search

• Blogu – dërgon informacion kur një faqe e re blog që përputhet me terminologjinë e dhënë, gjendet në top 10 rezultatet e Google Blog search

• Video – dërgon informacion kur një video e re që përputhet me terminologjinë e dhënë, gjendet në top 10 rezultatet e Google video search

• Grupet – dërgon informacion kur një grup i ri që përputhet me terminologjinë e dhënë, kurse gjendet në top 50 rezultatet e Google Groups search

Përdoruesit e përcaktojnë frekuencën e kërkimeve për rezultate të reja. Në dispozicion janë tre mundësi: “një herë në ditë”, “një herë në javë” apo “në kohë reale”. Këto mundësi


80

zgjedhje mbulojnë frekuencën më të madhe të njoftimeve por nuk kontrollojnë domosdoshmërisht se sa shpesh ata do të pranojnë njoftime. Njoftimet dërgohen vetëm nëse përmbajtja e re përputhet me terminologjitë të cilët shfrytëzuesi i ka dhënë për kërkim.


81

Një mënyrë për përhapjen e ideve për përdoruesit e internetit: Stumbleupon: www.stumbleupon.com

Për çfarë bëhet fjalë?StumbleUpon (SU) është faqe web që mundëson shfletimin e internetit përmes INDEX-it të vet. Tag-et e shtuara e krijojnë Index-in e gjallë që mundëson të shtohet cilado faqe nga interneti. StumbleUpon numëron një komunitet prej më shumë se 25 milionë shfrytëzuesish (stambler-ë).Konsiderohet edhe si rrjeti më i madhe për social bookmarking web interface. Ju mund ta shfrytëzoni StumbleUpon për të krijuar blogun SU për organizatën/kauzën tuaj për të cilin angazhoheni:

• Ju mund ta promovoni organizatën/kauzën tuaj duke i shtuar ato në SU Index dhe ta rrisni qarkullimin në faqen web tuaj

• Ju mund të mbani një koleksion të gjallë të referencave në internet për nevojat e organizatës/kauzës tuaj

SU fillimisht është krijuar si shtesë e Firefox-it (add-on) por aktualisht është gjithashtu në dispozicion të Google Chrome tool bar, e cila mund të shkarkohet pa pagesë. SU blogjet mund të lidhen me FaceBookun. Dyqani i aplikimeve Apple IOS gjithashtu disponon aplikacionin SU që është në dispozicion pa pagesë. SU quhet veten “Platforma kryesore për zbulim në internet” (Web’s Top Discovery Engine).

Burimet pa pagesë të informacionit dhe njohurive në internet


82

Si të bëhem përdorues?Ju mund t’i bashkëngjiteni komunitetit të SU përmes faqes www.stumbleupon.com; mund ta shfrytëzoni llogarinë në Facebook apo të krijoni llogari në StumbleUpon përmes e-mail adresës tuaj. Duhet të zgjidhni një emër për SU blogun dhe SU do t’ ju dërgojë në faqen tuaj ku mund të zgjidhni fushën e interesit1. Ju mund t’i përshtatni dhe ndryshoni fushat tua të interesit në çdo kohë. Këto tema me interes do të jenë në dispozicionin tuaj për t’i zgjedhur me toolbar. Ju mund të zgjidhni një nga temat për t’u ‘penguar’ (stumble) në një fushë të caktuar. Për shembull, kur zgjidhni opsionin Të Ushqyerit dhe shtypni butonin ‘stumble’, ai do t’iu tregojë faqet e përzgjedhura rastësisht, të cilat janë bërë ‘tag’ si faqe që kanë të bëjnë me të ushqyerin. Në faqen kryesore (home page), të paraqitur më poshtë, mund të shtypni butonin ‘Stumble’ për të shfletuar internetin. Gjithashtu, mund të shfrytëzoni butonin ‘E rekomandoj’ (është menyja zbritëse që tregon fushat e interesit të zgjedhura më parë) për të selektuar një temë siç është, bie fjala, Çështjet gjinore.

Pasi të zgjidhni Çështjet gjinore si fushë e interesit dhe shtypni butonin Stumble, do t’ ju shfaqet web faqja që e shihni në të djathtë. Ju mund të zgjidhni butonin Thumbs Up (= e pëlqej) për ta shtuar në SU Blogun tuaj.Gjithashtu mund të lini komente duke klikuar në butonin ‘komento’ dhe të shkruani komentin në SU Indexin për këtë faqe. Mund ta ndani komentin tuaj në LinkedIn, Facebook dhe Twitter. Nëse ndonjë faqeje të cilën keni hasur i jepni Thumbs Down (nuk e pëlqej), ajo do të listohet në Index-in për atë faqe dhe ju nuk do ta shihni më.Gjithashtu mund të krijoni dhe shkëmbeni listat për nevojat e aktivitetit/organizatës tuaj. Stumble Upon gjithashtu ju udhëzon gjatë kërkimit të faqeve. Ndihmë mund të merrni edhe nga udhëzuesi për shfrytëzuesit e rinj të SU sikurse edhe nga disa postime në blogje dhe udhëzuesit tjerë.

1 http://www.problogger.net/archives/2007/09/26/building-your-blog-with-stumbleupon/

Burimet pa pagesë të informacionit dHe njoHurive në internet

83

Si do të më ndihmojë kjo?• Nëse keni një blog në Stumble Upon mund t’i grumbulloni faqet web e

organizatës/qëllimit tuaj të cilat mund të përcillen, ndahen dhe vlerësohen nga njerëzit në komunitetin SU.

• Blogu juaj mund t’iu shërbejë si pikë reference atyre që ju intereson organizata/qëllimi juaj

• Ju mund t’i promovoni faqet web dhe fushatat tua sikurse edhe referencat tjera të organizatës/qëllimit tuaj duke i shtuar ato në SU Index dhe duke promovuar popullaritetin e tyre me komente2

• Mund të anëtarësoheni në Stumble for Good Campaign të SU dhe të promovoni kauzën/organizatën me ndihmën e saj3

2 http://www.johnhaydon.com/2008/10/7-powerful-discoveries-ive-made-about-how-stumbleupon-can-increase-traffic-for-your-non-profit/

3 http://adage.com/article/goodworks/stumbleupon-launches-program-nonprofits/229191/


84


85

SurveyMonkey: http://www.surveymonkey.com/

Formularët Google Drive (Google Drive Forms): drive.google.com

Për çfarë bëhet fjalë?SurveyMonkey është instrument për anketa online. Ky aplikacion është në dispozicion pa pagesë, por ka dhe mundësinë me pagesë që ofron më shumë shërbime. Mund ta gjeni online në www.surveymonkey.com.

Google Disku, siç është përshkruar në seksionin e parë të këtij aneksi, gjithashtu ofron aplikacione tjera për procesimin e të dhënave, duke përfshirë edhe Formularët që mundësojnë krijimin e anketave dhe informacione kthyese (feedback).

Si mund të shfrytëzohet ky aplikacion?Mund të regjistroheni në SurveyMonkey përmes faqes së tyre në internet dhe zgjidhni në mes mundësisë falas dhe me pagesë. Për t’i shfrytëzuar Formularët Google Disk për anketat dhe formularët për feedback, ju nevojitet të keni llogari në google.

Si do të më ndihmojë?

Surveymonkey: • Anëtarësia pa pagesë në surveymonkey ju ofron 10 pyetje për anketë të cilat

mund të gjenerojnë 1000 përgjigje.

Instrumentet pa pagesë për hulumtim online


86

• Ju mund të zgjidhni mes llojeve të ndryshme të pyetjeve duke përfshirë edhe variantin e pyetjeve me disa përgjigje dhe pyetjeve të hapura që ofrojnë më shumë detaje në fushën e rezervuar për komente.

• Linkun e anketës tuaj do të mund ta ndani në Facebook, Twitter, e-mail apo ta paraqitni gjithë anketën në faqen web tuaj.

• Faqja për ndihmë e Survey Monkey përmban instruksione për mënyrën e shfrytëzimit dhe pyetjet e shpeshta në lidhje me hartimin e anketës, grumbullimin e përgjigjeve dhe analizën e të dhënave. Manuali për shfrytëzues është në dispozicion dhe mund të shkarkohet pa pagesë nga faqja web. Instruksionet në video (tutorialët) janë gjithashtu në dispozicion dhe ofrojnë sqarime se si ta përgatisni anketën e dëshiruar duke shfrytëzuar instrumentin e përmendur, që mund të gjendet përmes kërkimit të thjeshtë në internet.

Formularët e Google Diskut:• Ju mund të krijoni dhe të ndani me të tjerët formularin nga lista juaj e

dokumenteve në Google Disk apo cilëndo tabelë ekzistuese.• Ju mund ta dërgoni anketën tuaj për plotësim përmes e-mailit apo ta përfshini

atë në Google Plus. • Ju mund ta shfrytëzoni Qendrën për Ndihmë për të mësuar se si të krijoni një

formular, të shtoni seksione dhe aplikacione tjera dhe si t’ua shpërndani ato të tjerëve nga faqja e Google Drive Support.

• Gjithashtu ekzistojnë edhe instruksione në formë të video materialeve apo instruksione të shkruara për shfrytëzimin e formularëve në Google Disk, të cilat mund t’i gjeni përmes kërkimit të thjesht në web.


87

Facebook: www.facebook.com

Facebook-u (FB) është një nga rrjetet shoqërore më të popullarizuara në botë. Qëllimi kryesor i facebook-ut është lidhja e ndërsjellë e njerëzve, shkëmbimi dhe emetimi i informatave. Facebook-u ka 32 milionë llogari të shfrytëzuesve (të dhënat e vitit 2012) dhe është në rritje të vazhdueshme.

Si të hapni një llogari në Facebook?1) Shkoni te www.facebook.com2) Jepni informatat tuaja në faqen kryesore (emrin, moshën, e-mailin, etj.)3) Konfirmoni anëtarësinë përmes klikimit në e-mail-in që sistemi e dërgon në

inbox-in tuaj.4) Tani ju keni profil në Facebook! Mund të filloni me gjetjen e shokëve.

Si të vendosen fotot dhe video-materialet? 1) Shkoni në faqen tuaj2) Klikoni në “shto foto/video”

Mediat shoqërore


88

3) Zgjidh mundësinë “ngarko fotografi”4) Ngarkoni foton tuaj nga kompjuteri dhe kliko në “zgjedh”5) Shkruani disa të dhëna për fotografinë (kush është në fotografi, vendi, etj.)6) Klikoni në butonin “posto” dhe fotografia juaj do të postohet në kohështrirjen

dhe faqen tuaj7) Ju mund të bëni “tag” shokët tuaj në foto dhe ata mund të shohin dhe t’i ndajnë

fotot në kohështrirjen e tyre

Faqja: Pas kalimit në formatin e Kohështrirjes, në shkurt të vitit 2012, Faqet e Facebookut (Facebook Pages) po bëhen me shpejtësi qendra kryesore për shfrytëzuesit që duan të zbulojnë dhe bashkëveprojnë me të gjitha llojet e bizneseve dhe organizatat online. Faqet janë mënyra kryesore për reklamuesit që të arrijnë tek audienca e tyre duke publikuar përmbajtjet që shfaqen në News Feed-in e shfrytëzuesve që e kanë pëlqyer faqen tuaj. Me qëllim që të flasin me një zë dhe të përcjellin një mesazh, Organizatat e Shoqërisë Civile (OShC-të) duhet të kenë një faqe të Facebook-ut ku do t’i prezantojnë të gjitha aktivitetet e tyre. Faqet e Facebook-ut duhet të përditësohen në baza ditore. Sipas disa hulumtimeve koha më e mirë për postimin e informatave është mes orës 12:00 dhe 13:00 dhe rreth orës 16:00.

Si të krijoni Faqe në Facebook?1) Hyni në profiling tuaj në FB dhe klikoni “krijo faqe”2) Zgjidhni llojin e faqes (kompani, brend apo produkt, argëtim, etj). OShC-

të duhet të zgjedhin kategorinë “Çështje apo Komunitet” (“Cause or Community”)

3) Shtoni informatat e rëndësishme (emri i faqes, informacioni, fotografi, etj)4) Klikoni për ta ruajtur

mediat sHoqërore

89

5) Tani ju keni faqen tuaj! Mund ta ftoni komunitetin tuaj ta pëlqej faqen tuaj dhe të marrë pjesë në shkëmbimin e informatave.

Kohështrirja: Që nga shkurti i vitit 2012, Facebook-u është duke përdorur një format të ri. Kohështrirja paraqet një formë më efikase dhe më të lehtë të komunikimit në Facebook. Kohështrirja ju jep mundësinë të krijoni kohështrirjen e organizatës tuaj me postime, fotografi dhe video materiale. Kohështrirja ju ndihmon të komunikoni dhe promovoni mesazhin e organizatës tuaj. Grupet: Grupet, që ekzistojnë që nga ditët e para të krijimit të Facebook-ut, rreth pesë vjet më parë, janë mënyra më e vjetër dhe më e thjeshtë për të ndërtuar një komunitet online rreth një teme të caktuar. Përderisa pjesa dërmuese e agjencive të marketingut dhe reklamuesve janë të përqendruara te Faqet e Facebook-ut, grupet akoma kanë një potencial të madh për reklamuesit dhe menaxherët të cilët dëshirojnë të vendosin bashkëpunim dhe të shkëmbejnë online në mënyrë interne apo t’i grumbullojnë njerëzit rreth projekteve, ideve dhe kauzave.

Si t’ i krijoni grupet?1) Hyni në Facebook2) Klikoni në “Grupet”. Pastaj zgjidhni “krijo grupin” 3) Shtoni informatat rreth grupit tuaj (emrin, përkufizimin, kategorinë, etj.) dhe

kliko “Krijo” 4) Pastaj në faqen e re zgjidhni fotografinë e grupit tuaj dhe klikoni për ta ruajtur5) Ju tani keni një Grup në Facebook! Tani mund të shtoni komunitetin tuaj tek

grupi juaj.


90

Pëlqej (Like): Butoni “Pëlqej” është aplikacioni më i thjeshtë social që krijon metodën e shpërndarjes së shpejtë të përmbajtjes. Butoni “Pëlqej” mund të shihet edhe në faqet web të tjera, përpos tjerash edhe në artikujt dhe komentet në blogje. Ju mund klikoni në këtë buton pa pasur nevojë të hyni në profilin tuaj në FB. Këto ‘Pëlqime’ do të paraqiten automatikisht në faqen tuaj në Facebook dhe ju do të mund të shihni se cilët nga shokët tuaj kanë pëlqyer të njëjtat gjëra si ju dhe faqet në të cilat ata janë aktiv. Ju mund ta vendosni butonin “Pëlqej” në faqen web të organizatës tuaj dhe të ndiqni se kujt i ka pëlqyer faqja juaj dhe sa pëlqim ka marrë ajo.Lokalizimet: Postimet tuaja mund t’i ndani për lokalizime të caktuara. Ky instrument është i rëndësishëm kur ju keni një komunitet heterogjen sa i përket gjinisë, moshës dhe/ose gjuhëve që flasin.

mediat sHoqërore

91

Siç u përmend në foton më sipër, targetimi i postimeve në faqe zbatohet vetëm për shpërndarjen e lajmeve. Të gjitha postimet duken në Kohështrirjen e faqes. Kjo ju mundëson shokëve apo admiruesve që nuk i plotësojnë kriteret për targetim që t’i shohin postimet për shokët e tyre të cilët pëlqejnë apo komentojnë në postime. Lokalizimi u mundëson pronarëve të faqes që t’i kontrollojnë më mirë mesazhet që ata ndajnë me nëngrupet e ndryshme të audiencës së tyre. Nëse faqet e shfrytëzojnë përparësinë e kësaj mundësie, do t’ ju mundësojnë përdoruesve të shohin përmbajtjen më të rëndësishme për ta, që mund të ndikojë në zvogëlimin e numrit të fansave që çregjistrohen nga poste apo i bëjnë faqes “nuk më pëlqen” (unlike). Kjo gjithashtu mund t’ ju ndihmojë faqeve t’i rrisin veçorinë Talking About.

Këshillat dhe truke për Facebook • Për të qenë më efektiv në Facebook shfrytëzoni fotografi cilësore. • Facebook-u është mjet për përdoruesit më të kualifikuar.• Facebook-u është platformë ku vëmendjen e tërheqin materialet vizuale dhe

video materialet, ndërsa në Twitter vëmendja përqendrohet në tekstin e shkruar.

• Përdorimi i fjalëve kyçe është i rëndësishëm.• Ndiqni faqe dhe profile që janë të ngjashme me faqen dhe profilin tuaj. • Vendosni fotografitë me logon tuaj në titujt që postohen në kohështrirje.

Fotografia duhet të përshkruaj punën që ju bëni.

Twitter: www.twitter.com

Twitter-i është një nga mënyrat më të thjeshta dhe më të shpejta për të treguar lajmin tuaj apo për të ndarë mendimin tuaj me anëtarët e mediave sociale në 140 karaktere. Twitter-i ka më shumë se 100 milionë shfrytëzues aktiv që dërgojnë mbi 250 milionë cicërima (tweet) brenda ditës. Përmbajtjet në Twitter krijohen dhe shpërndahen me shpejtësi. Meqenëse përcjellësit në Twitter janë pjesë e komunitetit tuaj është e rëndësishme të ekzistojë besimi i ndërsjellë në mes OShC-ve dhe përcjellësve të tyre në mënyrë që të krijohet lidhja mes tyre.


92

Si të hapni llogari në Twitter?1) Shkoni në www.twitter.com2) Shtoni informatat tuaja. (Emri, e-maili dhe fjalëkalimi)3) Zgjidhni emrin që do ta përdorni në faqen e re4) Twitter-i do t’ ju dërgojë konfirmimin. Klikoni në linkun e dërguar dhe

konfirmoni anëtarësinë. 5) Tani keni llogarinë tuaj në Twitter. Filloni të ndiqni dhe ndani mendimet tua. 6) Duke u bazuar në profilin tuaj, Twitter-i do t’ ju propozojë disa persona që t’i

ndiqni.

Fotografia në sfond (cover photo) në Twitter

Në vitin 2012 Twitter-i publikoi futjen në përdorim të fotografive në sfond. Fotografitë në sfond janë vënë aty me qëllim që ta përmirësojnë pamjen e faqes tuaj. Ideja është e njëjtë me foton në sfond të Kohështrirjes së Facebook-ut. Shikimi i atyre që ju ndjekin do të drejtohet kah fotografia më e madhe, ku gjithashtu është shënuar emri i shfrytëzuesit, vendndodhja dhe të dhënat personale, të cilat ishin shumë më pak të dukshme në faqosjen e mëparshme.

mediat sHoqërore

93

Pamja e re i jep më shumë shije dhe e përmirëson identitetin vizuel të llogarisë në Twitter.

Temat në trend (TT)

Një nga temat në tendencë në Twitter është ‘hashtag’, i krijuar nga një shfrytëzues i Twitterit, që po bëhet shumë i popullarizuar dhe për këtë arsye është shfaqur në listën e temave më të diskutuara. Dikush (tweet-on) diçka interesante dhe të tjerët e marrin menjëherë dhe përgjigjen (retweet-ojnë) duke e përcjellë më tej, që përbën një mënyrë të re të përcjelljes së informacionit nga njëri te tjetri. Kur temën e marrin një numër i madh i njerëzve ajo përcillet me shpejtësi të madhe dhe bëhet temë në trend, duke u shfaqur në anën e djathtë të kolonës së çdo faqe që shfrytëzon Twitter-in sikurse dhe në shumë faqe tjera që përcjellin tendencat në Twitter.

Pse janë temat në tendencë (TT) të rëndësishme për OShC-të?1) OShC-të mund të krijojnë TT për qëllimet e tyre 2) Ngritjen e vetëdijes3) OShC-të mund t’iu bashkëngjiten TT-ve tjera

Hashtag (#)Shpesherë rezultatet më të mëdha burojnë nga veprimet e vogla, për këtë merrini si shembull hashtag-et e Twitterit. Koncepti është shumë i thjeshtë, vetëm shtoni simbolin “#” para fjalës apo grupit të fjalëve duke larguar hapësirat mes tyre. Duke vendosur hashtag-un përkatës në twitter-in tuaj, ajo bëhet e dukshme për njerëzit që e kërkojnë këtë temë konkrete, me çfarë ju bashkoheni në diskutimet e përgjithshme. Hashtag automatikisht e zvogëlojnë audiencën tuaj, duke iu mundësuar cicërimave tuaja të arrijnë dhe t’i angazhojnë vetëm tek ata që janë të interesuar në të njëjtën temë.Thjeshtësia e sistemit e bën të lehtë fillimin e fushatës tuaj përmes hashtag-eve. Më poshtë keni disa këshilla se si të filloni.

1. Përcaktoni llojin e vlerës që ju dhe përkrahësit tuaj synoni ta arrini duke shfrytëzuar hashtag. A mendoni t’i gruponi burimet e informacionit? A synoni të krijoni reagim? A kërkoni të ngjallni diskutim? Kujdesuni që qëllimet dhe arsyet e shfrytëzimit të hashtag-ut janë të qarta dhe të fokusuara. Krijoni një hashtag që lidhet me punën tuaj dhe tema për të cilat dëshironi të tweetoni.


94

2. Kontrolloni nëse hashtag-u që keni menduar ekziston dhe është në përdorim. Gjithashtu është shumë me rëndësi të kontrolloni nëse hashtag-u juaj i dëshiruar ka marrë ndonjë kuptim tjetër. Twitter Search, Hashtags.org dhe Tagalus janë disa mjete që mund t’i shfrytëzoni për të bërë një kontrollim të thjesht të hashtag-ëve.

3. Filloni tweetimin e hashtag-ut tuaj. Vlen të krijohet konteksti për hashtag-un duke sqaruar shkurtimisht çka do të thotë kjo. Tweetoni me masë. Gjëja e fundit që ju duhet është që të dukeni si spammer. Gjithmonë shqyrtoni se çka përfitoni ju dhe përcjellësit tuaj nga cicërima që postoni.

4. Nëse hashtag-u nuk është krijuar më parë vendoseni përkufizimin e hashtagut tuaj në mjetet online siç është Tagalus.

5. Aktivizoni instrumentin për pranimin e lajmërimeve automatike që t’ ju lajmërojë përmes e-mailit nëse dikush tweeton hashtag-un tuaj. Twilert është një instrument i tillë.

Tendencat e përshtatura

Tendencat e Twitterit po bëhen gjithnjë e më të popullarizuar paralelisht me rritjen e popullaritetit të Twitter. Secili ka dëshirë që hashtag-u i tij të jetë “tendencë në Twitter.” Trendet e përshtatura marrin parasysh interesat e shfrytëzuesit, përcjellësve dhe lokacionin. Ky përditësim i mundëson Twitterit t’i njoftojë shfrytëzuesit me temat e rëndësishme. Kur lajmërohet ndonjë tendencë inovative që ndikon në një fushë të caktuar, trendet e përshtatura ju ndihmojnë reklamuesve që të njihen me to menjëherë dhe ta vjedhin lajmin (newsjacking).

Këshillat për shfrytëzimin e Twitterit dhe hilet e tij• Twitteri është platformë për menaxhimin e perceptimit• Theksimi i dukshëm është me rëndësi në Twitter sikurse citati i ndonjë personi

të famshëm.• Përdorimi i fjalës kyçe është i rëndësishëm.

mediat sHoqërore

95

• Ndiqni faqet dhe llogaritë e ngjashme me ato tuat. • Shtoni fotografi me logo në titullin që paraqitet në kohështrirje. Fotografia

mund të ndihmojë në përshkrimin e punës që ju bëni. • Gjeni njerëz të njohur që mbështesin kauzën tuaj, lidhuni me ta përmes Twitterit,

tregojuni punën që bën organizata juaj dhe shihni nëse ata ju përkrahin.

Grafikët informues (Infographics)

Grafikët informues apo infografikët janë prezantime vizuale të informacioneve, të dhënave apo njohurive në formë të ilustrimeve, me qëllim që informacionet komplekse të paraqitjen në mënyrë të shpejtë dhe të qartë. Grafikët kanë për qëllim ta përmirësojnë të kuptuarit dhe të mbajturit mend me ndihmën e ilustrimeve (grafikës) dhe të rrisin aftësinë e sistemit vizual për të kuptuar modelet dhe trendet. Procesit të krijimit të infografikëve mund t’i referohemi si vizualizim i të dhënave, skicim apo arkitekturë e informacionit. Grafikët informues paraqesin tregimin mbi të dhënat. Pesë mënyra se si mund të shfrytëzohen infografikët nga organizatat jo fitimprurëse Ekzistojnë mënyra të ndryshme të shfrytëzimit të grafikëve informues nga organizatat jo fitimprurëse (OJF-të). Më poshtë kemi paraqitur pesë ide për OJF-të që duan të tregojnë ngjarjet e tyre përmes grafikëve informuese.

1. Paraqisni nevojën për një program. Ky grafik informues ilustron nevojën për ujë të pijshëm të pastër.

2. Visualizoni të dhënat nga një raport, siç është ky grafik informues që përmbledh studimin e Nonprofit Benchmarks.


96

3. Nxisni/shtyni njerëzit të veprojnë. Zërat për fëmijët e Amerikës krijuan një grafik informues i cili tregon vendet në SH.B.A ku fëmijët jetojnë në varfëri, bashkë me adresat ku jetojnë zyrtarët e zgjedhur që mbajnë poste të rëndësishme. Grafiku informues është vendosur pranë letrës online të titulluar “Merrni masa” drejtuar zyrtarëve të zgjedhur.

4. Ndikimi i donacionit. OJQ-ja bamirëse: ‘Uji’ krijoi një grafik informues të quajtur ‘Si mund ta ndryshojë botën ditëlindja juaj’ për të treguar ndikimin që kanë donacionet.

mediat sHoqërore

97

5. Ndikimi i shërbimeve. Grafiku informues i Kryqit të Kuq Amerikan ilustron mënyrat e shumta të ndihmës së ofruar për viktimat e katastrofave natyrore në SHBA.

Ndërtimi i grafikut informuesDisa instruksione të rëndësishme për krijimin e grafikëve informues:

• Mbajeni të thjeshtë! Mos u përpiqni të bëni shumë në një fotografi.• Vendosni për ngjyrën e skemës.• Hulumtoni faktet dhe statistikat e rëndësishme.• Konsideroi atë si një ese vizuale: sigurohuni se argumentet tua janë të

qëndrueshme dhe të rëndësishme.• Keni parasysh rëndësinë e përcjelljes së shpejtë të domethënies së të dhënave

komplekse.• Nxirrni përfundimet.• Përmendni faktet tuaja në grafikonin informues.• Përfshini URL-në tuaj në mënyrë që njerëzit ta dinë autorin e saj.

Idetë për formatet e grafikonit informues përfshijnë:• Kronologjinë;• Diagramet;• Hartat me shënime;• Grafikët;• Diagramet e Venit;• Krahasimi i madhësisë;• Paraqitja e objekteve të njohura apo madhësisë apo vlerës së ngjashme.


98

Instagrami

Instagrami është platformë për shpërndarjen online të fotografive dhe rrjetëzim social që u mundëson shfrytëzuesve të tij të bëjnë fotografi, të zbatojnë filtrin dixjital dhe t’i shpërndajnë ato në shërbime të ndryshme sociale për rrjetëzim, duke përfshirë edhe faqen web të tij si dhe faqet web të tjera më të rëndësishme si Facebook apo Twitter.

Veçori dalluese e instagramit është se ai kushtëzon formë katrore të fotografive, ngjashëm me imazhet e Kodak Instamatic dhe Polaroid-it, për dallim nga raporti 4:3 që rëndom përdoret nga kamerat e celularëve.

Çfarë mund të bëjë me Instagram?Instagrami ju mundëson brendeve dhe bizneseve të lidhen drejtpërdrejt me adhuruesit e tyre. Këtu po japim një përmbledhje se si mund ta shfrytëzoni Instagramin për biznesin tuaj.

• Shpërndarja përmes mediave sociale (Social media sharing): Shpërndani foto përmes Twitter, Facebook, Flikr, Tumblr dhe Foursquare. Instagrami ju mundëson të shtoni hashtags (fjala apo fraza e paraprirë nga shenja #), e cila ju ndihmon të gjurmoni çdo fotografi në rrjetet tuaja sociale.

• Ngjarje (Event): Kur ju kërkoni njerëzve të bëjnë fotografi në një ngjarje që keni organizuar ju krijoni më shumë ndërveprim dhe që do të pasojnë pas ngjarjes.

• Lidhja (Connection): Duke ditur se Instagrami ka 50 milionë shfrytëzues, ia vlen që ai të shfrytëzohet për të krijuar lidhje në nivelin personal.

• Vendi (Location): Etiketimi i vendit (Geo-tagging) ju mundëson përcjellësve të shënojnë vendet ku bëhen fotografitë. Kjo është e dobishme për një ngjarje profesionale. Gjithashtu, mund të jetë edhe argëtuese meqenëse disa shfrytëzues janë përpjekur ta shfrytëzojnë atë si mënyrë për gjueti virtuale të klientëve.

mediat sHoqërore

99

LinkedIn: www.linkedin.com

LinkedIn është rrjeti më i madh i profesionistëve në botë me mbi 175 milionë anëtarë, i cili po rritet me shpejtësi. LinkedIn ju mundëson të lidheni me kontaktet tuaj të besueshëm dhe ju ndihmon të shkëmbeni njohuri, ide dhe mundësi me një rrjet më të gjerë të profesionistëve. Kjo faqe ju mundëson të gjeni bashkëpunëtorët, klientët dhe kolegët e biznesit të cilit i njihni që më parë. Ju mund të “lidheni” me përmes kësaj faqe dhe në këtë mënyrë ata bëhen pjesë e rrjetit tuaj.Pasi të lidheni me ndonjë person ju do të keni qasje në listën e tij të lidhjeve – ky quhet “rrjeti i zgjeruar.” Ju mund të kërkoni që të prezantoheni në rrjetin e zgjeruar përmes kontaktit tuaj të përbashkët.LinkedIn gjithashtu ofron mundësi tjera siç janë formimi i grupeve dhe bashkëngjitja në grupe, si dhe seksionin për biznesin ku anëtarët mund të publikojnë shpallje për vende të lira pune apo të aplikojnë për punë.

Cilat terminologji shfrytëzohen në LinkedIn?• Lidhjet – Lidhjet janë shfrytëzuesit tjerë të regjistruar në LinkedIn, të cilët ju i

njihni personalisht. Edhe pse ju mund të ftoni këdo të lidhet me ju, atyre do t’iu duhet të hapin një llogari për ta shfrytëzuar këtë faqe.

• Lidhjet e rendit të dytë – Këto janë personat me të cilët janë të lidhur lidhjet tua. Për shembull, nëse ju jeni shok me Billin, kurse ai është i lidhur drejtpërdrejt me shefin e tij, shefi i Billit është lidhja e rendit të dytë për ju.

• Lidhjet e rendit të tretë – Çdo person i lidhur me lidhjet tua të rendit të dytë paraqet lidhje të rendit të tretë. Në rastin tonë, lidhjet e shefit të Billit do të jenë lidhjet tua të rendit të tretë.

• Faqja e profilit – Kjo është faqja juaj personale në LinkedIn. Të gjithë personat e regjistruar në LinkedIn mund ta shikojnë atë (nëse ju nuk e rregulloni privatësinë ashtu që të tjerët të mos mund ta shohin faqen tuaj). Në faqen e profilit mund të shënoni të dhënat për shkollimin, përvojën e punës, projektet aktuale dhe ato të përfunduara, grupet, shoqatat dhe kështu me radhë. Shfrytëzuesit mund t’ua përcjellin faqen tuaj të profilit kontakteve në listat e tyre. Ju mund ta bëni faqen tuaj të profilit “publike” ashtu që atë të mund ta shohin të gjithë (duke përfshirë edhe njerëzit që nuk janë në LinkedIn).

• Rekomandimet – Lidhjet tuaja mund të shkruajnë rekomandime apo dëshmi për punën tuaj dhe t’i prezantojnë ato në profilin tuaj. Këto ju ndihmojnë në promovimin e aftësive tua menaxhuese dhe profesionale.

• Njoftimet – Njoftim është kur një palë e tretë njofton dy persona që nuk janë të lidhur. Për shembull, kolegu juaj, Sue, dhe klienti juaj, Dan, nuk e njohin


100

njëri-tjetrin. Ju mendoni se Sue mund ta ndihmojë Dan-in në zgjidhjen e problemeve që ka me projektin, prandaj ju e njoftoni Sue dhe Dan-in përmes LinkedIn. Njoftimet janë mënyrë e thjeshtë për t’i bashkuar njerëzit.

Përdorimi për nevojat e organizatësJu gjithashtu mund ta shfrytëzoni LinkedIn në mënyrat e mëposhtme për ta ndihmuar rritjen e organizatës tuaj:

• Përmirësimin e vizibilitetit – LinkedIn i ndihmon organizatës që ta përmirësojë vizibilitetin e brend-eve, produkteve dhe qëllimeve të korporatës tuaj. Vullnetarët dhe mbështetësit potencial mund ta kërkojnë organizatën tuaj në LinkedIn për të parë nëse janë të interesuar për bashkëpunim. Kjo është në veçanti e rëndësishme nëse organizata ofron shërbime apo produkte për bizneset tjera.

• Kryerjen e hulumtimeve për organizatat tjera – LinkedIn gjithashtu mund të shfrytëzohet për hulumtimin e konkurrencës, partnerëve potencial apo mbështetësve dhe vullnetarëve të rinj.

• Tregoni ngjarjen e organizatës tuaj – lajmi për kompaninë tuaj, nëse tregohet ashtu siç duhet, mund ta inspirojë komunitetin dhe vullnetarët potencial dhe të krijojë lidhje emocionale mes njerëzve. Aplikacionet e posaçme, siç janë materialet në video dhe të ngjashme, ju mundësojnë të krijoni përvojë multimediale me shfrytëzuesit tjerë. (Në këtë aspekt, është i rëndësishëm krijimi i profilit të organizatës tuaj)

Këshillë: Shfrytëzimi i LinkedIn për nevojat e organizatës duhet të harmonizohet me strategjinë e përgjithshme të organizatës dhe kanalet tjera të komunikimit.

Pinterest: www.pinterest.com

Pinterest është faqe web për shkëmbimin e fotografive që u mundëson shfrytëzuesve të krijojnë dhe menaxhojnë koleksionet e fotografive për tema të caktuara siç janë ngjarjet, interesat, hobi të ndryshme dhe të ngjashme. Shfrytëzuesit mund t’i shfletojnë edhe tabelat tjera të shpalljeve për inspirim, t’i heqin fotot nga tabelat tjera dhe t’i transferojnë ato te koleksionet e tyre apo t’i pëlqejnë fotografitë (t’ua bëjnë ‘like’). Njerëzit i shfrytëzojnë tabelat për t’i planifikuar martesat, dekoruar shtëpitë dhe për t’i shkëmbyer recetat e preferuara.

Si shfrytëzohet Pinterest:1. Shkoni në www.pineterest.com

mediat sHoqërore

101

2. Hyni përmes e-mailit apo llogarisë tuaj në Facebook apo Twitter3. Kërkoni kategoritë dhe zgjidhni interesin tuaj4. Krijoni tabelat tuaja5. Filloni t’i përcillni tabelat tjera 6. Shtoni dhe ndani me të tjerët fotot e krijuara, etj.

Udhëzuesit dhe truket:• Lidheni llogarinë tuaj në Pinterest me llogaritë tjera që i keni në mediat sociale. • Shkëmbeni nga një apo dy foto në ditë. • Ju mund ta udhëhiqni fushatën tuaj në mediat sociale bashkërisht nga Pinteresti,

Twitteri dhe Facebooku • Mund të pëlqeni fotot e të tjerëve pa e përcjellë foton në koleksionin tuaj (pa

bërë re-pin).• Nëse dëshironi të shpërndani postimet e të tjerëve klikoni në “re-pin”.

YouTube: www.youtube.com

YouTube është webfaqe për shpërndarjen e video materialeve. Pjesa dërmuese e materialeve në YouTube janë ngarkuar nga individët, megjithëse korporatat mediatike, duke përfshirë edhe CBS, BBC, VEVO, Hulu dhe organizatat tjera, ofrojnë një pjesë të materialeve të veta në këtë faqe, si pjesë e programit të partneriteti që kanë me YouTube. Shfrytëzuesit e paregjistruar mund t’i shikojnë videot, përderisa shfrytëzuesit e regjistruar mund të ngarkojnë një numër të pakufizuar të videove. Materialet e videove që konsiderohet se kanë përmbajtje të dhunshme mund të shikohen vetëm nga shfrytëzuesit e regjistruar, më të vjetër se 18 vjet.

Udhëzuesit dhe truket:• Duhet shtuar fjalët kyçe që e përkufizon videon. • Fjalët kyçe duhet të shtohen në titullin e videos. • Krijoni link-e për videon tuaj nga faqet e tjera web apo instrumentet e mediave

sociale.• Ftoni njerëzit t’i bashkëngjiten kanalit tuaj në YouTube. Në këtë mënyrë ata do

të kenë mundësi që më lehtë t’i përcjellin video materialet tuaja të reja.• Mos i përdorni programet automatike për të ngarkuar video materiale sepse ato

nuk mund ta organizojnë dosjen tënde.• Mos harroni të shtoni faqen web tuaj në përkufizimin e videos.


102


103

Apache Open Office: http://www.openoffice.org/

The Document Foundation - Libre Office: http://www.libreoffice.org/

Për çfarë bëhet fjalë?Programet kompjuterike pa pagesë me burim të hapur (Free and open source software) është një program falas dhe burim-hapur. Ai është licencuar në mënyrë të hapur duke i ofruar përdoruesve të drejtën për ta shfrytëzuar, kopjuar, studiuar, ndryshuar dhe përmirësuar dizajnin përmes kodit burimor në të cilin kanë qasje të gjithë. Kur flitet për programin kompjuterik të lirë dhe burim-hapur, termi i lirë i referohet të drejtës për ta riprodhuar dhe përdorur përsëri programin kompjuterik pa paguar gjë.

Apache Open Office është një program kompjuterik burim-hapur për zyra i përshtatshëm për përpunimin e teksteve, paraqitje tabelare, prezantime, grafikëve, baza të dhënash dhe kështu me radhë. Ky program kompjuterik është në dispozicion në shumë gjuhë dhe punon në kompjuterët e zakonshëm. Ai i ruan të gjitha të dhënat në një format të hapur të standardizuar ndërkombëtarisht dhe mund t’i lexojë dhe shkruajë dosjet nga paketat e tjera të programeve kompjuterik të zakonshëm të zyrës. Ai mund të shkarkohet dhe të shfrytëzohet krejtësisht pa pagesë dhe për çfarëdo qëllimi.

LibreOffice është softuer pa pagesë dhe burim-hapur i përshtatshëm për zyrë, që është krijuar falë angazhimit të komunitetit të shfrytëzuesve, si projekt i OJQ-së The Document Foundation. LibreOffice ka origjinën nga OpenOffice.org, nga i cili është ndarë në vitin 2010. Programi kompjuterik është në dispozicion në më shumë se 30 gjuhë dhe për të gjitha sistemet e mëdha operative, duke përfshirë Microsoft Windows, Mac OS X dhe GNU/Linux etj.

Burimet e lira pa pagesë të programeve kompjuterike


104

Si të bëhem përdorues?Ju mund ta shkarkoni Libre Office në gjuhën tuaj (nëse është në dispozicion) në faqen web të programit kompjuterik. Në internet mund të gjenden trajnime dhe udhëzues pa pagesë për shfrytëzuesit, të cilat do ta ngrisin aftësinë për përdorimin e programit kompjuterik. Ju mund ta shkarkoni Open Office në gjuhën tuaj (nëse është e disponueshme) në faqen web të programit kompjuterik. Në internet mund të gjeni forume, trajnime dhe manuale bashkë me shkollën pa pagesë për shfrytëzimin e Open Office, që do t’ ju mundësojë t’i përmirësoni aftësitë për shfrytëzimin e programit kompjuterik.

Në çfarë mënyre do të më ndihmojë?

Pasi ta shkarkoni paketën e zyrës Office Suite, Libre Office ju ofron:• Writer (Shkrimtari) për përpunimin e tekstit • Calc (Kalkulime tabelare) për përpunimin e numrave dhe ndihmon kur e keni të

vështirë të vendosni në mes disa alternativave. • Impress (Prezantimi) është mënyra më e shpejtë dhe më e lehtë për të krijuar

prezantime efektive multimediale.• Draw (Grafika e vektorëve) ju mundëson të krijoni diagrame dhe skica. • Base (Bazat e të dhënave) qasja në bazën e të dhënave • Math (Organizimi i formulave dhe ekuacioneve matematikore) është korrigjues

i ekuacioneve që ju mundëson që të krijoni dhe paraqisni ekuacionet matematikore, kimike, elektroteknike apo shkencore në mënyrë të shpejtë dhe përmes simboleve të shkruara.

Burimet e lira pa pagesë të software-it të zyrave

105

Pasi të shkarkoni pakon e zyrës Office Suite, Open Office ju ofron:• Writer (shkrimtarin) instrument për përpunimin e tekstit i cili mund të

shfrytëzohet për gjithçka, duke filluar nga të shkruarit e një letre të shpejtë e deri te një libër i tërë.

• Calc (kalkulime tabelare) instrument shumë i fuqishëm për krijimin e tabelave me të gjitha mjetet që ju nevojiten për të kalkuluar, analizuar dhe paraqitur të dhënat tua në raportet numerike apo grafikë të këndshëm.

• Impress (prezantimi) është mënyra më e shpejt, më e fuqishme për të krijuar prezantime efikase multimediale.

• Draw (grafika e vektorëve) ju mundëson të krijoni çdo gjë nga diagramet e thjeshtë deri te ilustrimet dinamike 3D.

• Base (baza e të dhënave) ju mundëson që pa probleme të trajtoni bazën e të dhënave. Krijoni dhe modifikoni tabelat, formularët, pyetësorët dhe raportet, të gjitha këto nga Apache Open Office.

• Math (organizmin e formulave dhe ekuacioneve matematikore) ju mundëson të krijoni ekuacione matematikore me shfrytëzuesin graphic user interface apo duke shtypur drejtpërdrejt formulat tuaja në organizuesin e ekuacionit.


106


107

CIVICRM: http://civicrm.org/

Për çfarë bëhet fjalë?CiviCRM është një program kompjuterik i hapur që shfrytëzon internetin, Constituent Relationship Management (CRM), e që shërben për plotësimin e nevojave të organizatave të sektorit jo fitimprurës dhe organizatave tjera të sektorit civil. CiviCRM është e përqendruar në nevojat e organizatave jo pfitimprurëse. CiviCRM në plan të parë vendos komunikimin me individët, përfshirjen e komunitetit dhe aktivizmin, outreach, menaxhimin e kontributeve dhe menaxhimin e anëtarësisë. Për nisjen e softuerit nevojitet faqja web mikpritëse (web hosting) dhe ofron disa udhëzime për mundësitë e hosting. Karakteristikat e koleksionit të CiviCRM përfshijnë:

• Menaxhimi i kontakteve • Kontributet• Komunikimi• Grumbullimi i fondeve “Peer-To-Peer” • Fushatat advokuese• Ngjarjet• Anëtarët• Raportet • Menaxhimi i lëndëve

Programi kompjuterik ju ofron një instrument për vlerësim, në bazë të të cilit përcaktohen nevojat e organizatës tuaj në përputhje me karakteristikat e CiviCRM.

Si mund t’ i bashkëngjitem?Pasi të merrni librin CiviCRM, të vizitoni forumet, të shfrytëzoni instrumentin vlerësues dhe të vendosni që organizata juaj të bëhet shfrytëzuese e CiviCRM, duhet që fillimisht ta zgjidhni faqen web dhe ta instaloni atë me ndihmën e IT-së tuaj. Para se të filloni këtë proces ju duhet t’i organizoni të dhënat për t’i transferuar në sistem.

Instrument i hapur për menaxhimin e të dhënave


108

Si do të më ndihmojë kjo?• Ju mund të menaxhoni me të gjitha të dhënat që janë të rëndësishme për punën

e organizatës tuaj, duke përfshirë edhe karakteristikat shtesë si Civi Grants, Civi Petition dhe Survey, Civi Email dhe Civi SMS, Civi Membership, Civi Events, Civi Reporting dhe kështu me radhë.

• Mund ta lexoni udhëzuesin e CiviCRM që ka të bëj me Civi Wiki dhe të shqyrtoni lehtësirat e Forumit dhe të njiheni me mënyrat se si të përfitoni nga ato.


109

Strategjia e komunikimit – analiza e konkurrencës

Vlerësoni pikat e forta dhe të dobëta që kanë të bëjnë me komunikimin duke përcjellë aktivitetet e konkurrentëve tuaj. Identifikoni konkurrentët kryesor (apo organizatat që veprojnë në të njëjtën fushë) dhe klasifikoni ato në bazë të kritereve të përcaktuara. Vlerësoni nga një deri në pesë apo thjesht komentoni për kriteret e ndryshme.

Shembull

Faqja Web Prania në media Forca e brend-it Zëdhënësit

Org A

4/5 – ngjyra të forta, e lehtë për t’u shfrytëzuar, shfrytëzimi i mirë i prezantimit të rasteve

1/5 – një paraqitje në gazetat profesionale në tre muajt e fundit

3/5 – logoja dhe emri të fuqishëm, por jo gjithmonë të lidhur me një numër të madh të çështjeve të cilat i mbulojnë

5/5 – drejtori ekzekutiv i vlerësuar dhe i shfrytëzon mirë shfrytëzuesit e shërbimeve

Org B

5/5 – e mirë konceptuar, e lehtë për t’u përdorur dhe e lidhur me burimet tjera. Integrim i mirë me faqet e mediave sociale

4/5 – rregullisht ftohen të përgjigjen në pyetjet që kanë të bëjnë me sektorin. Megjithatë, duket se u mungojnë komentet proaktive në media

5/5 –brend i fuqishëm dhe komentatori i zgjedhur në fushën e specializimit të tij të ngushtë

4/5 – zëdhënës të mirë dhe të vlerësuar, por zëri i përdoruesve nuk dëgjohet sa duhet

Përpiquni ta vlerësoni organizatën tuaj duke u mbështetur në këtë shembull. Nganjëherë është e vështirë për të qenë objektiv, prandaj kërkojuni njerëzve të ndryshëm në organizatën tuaj të japin mendimet e tyre. Nëse organizata juaj ka kryer analizën e palëve me interes, përfshini edhe rezultatet e këtyre analizave këtu.

Web faqja Prania në media Forca e brend-it Zëdhënësit

Org juaj

Shtojca 1


110

Analiza e faqes web të konkurentëve

Nëse përqendroheni në një fushë të veçantë të komunikimit, siç është faqja web, kryeni analizën e konkurrencës në këtë fushë konkrete në mënyrë të detajuar. Për shembull:

Dizajni Përdorueshmëria Përmbajtja Brendi online

Org A

Org B

Org C

Shqyrtimi i palëve të jashtme me interes

Hapi i ardhshëm është hulumtimi i palëve të jashtme me interes për të kuptuar se çfarë në të vërtetë mendojnë për ju organizatat me të cilat punoni. Kjo natyrisht se kërkon kohë dhe mjete, por ia vlen dhe rekomandohet në kuadër të zhvillimit të strategjisë së komunikimit. Kur planifikoni anketën për palët me interes duhen marrë parasysh një varg faktorësh,në varësi nga madhësia e organizatës dhe buxheti.

• Palët e interesuara: Kë do përfshini në anketë? Donatorët apo mbështetësit, median, politik-bërësit, politikanët apo ndoshta organet ombrellë dhe organizatat tjera në sektorin tuaj? Mund të keni përshtypjen se mesazhi juaj arrin te një grup i caktuar, por keni vështirësi të lidheni me të tjerët. Kjo është mundësi e mirë që ta testoni këtë përshtypje.

• Numri i njerëzve: Në përgjithësi është mirë të bisedohet me sa më shumë njerëz dhe të merren sa më shumë mendime. Sidoqoftë, kur vendosni për numrin e njerëzve që do të përfshini duhet pasur parasysh shtrirjen kohore dhe mjedisin (shih më poshtë).

• Vendi/Mjedisi: ju mund t’i zhvilloni intervistat personalisht (ballë-për-ballë) apo përmes telefonit. Në këtë mënyrë do të merrni informata më të detajuara, por kjo proçedurë kërkon shumë kohë dhe varet nga disponueshmëria e palëve me interes. Shqyrtoni anketat online siç është Survey Monkey si mënyrë e grumbullimit dhe analizës më të shpejtë të përgjigjeve. Mund të shfrytëzoni gjithashtu edhe pyetësorët standard - të shtypur.

• Llojet e pyetjeve: pyetjet e hapura (për shembull ‘Çfarë mendoni për...?’) do t’ ju japin pjesëmarrësve të anketuar më shumë liri për të shprehur mendimet e tyre, por pyetjet e mbyllura (për shembull ‘si do ta vlerësonit X nga 1 deri në 5?’) do t’ ju mundësojnë t’i krahasoni përgjigjet më lehtë. Shpeshherë është mirë të vendoset balanci në mes pyetjeve të hapura dhe të mbyllura. Nëse anketa juaj është online apo realizohet përmes plotësimit të formularëve të shtypur duhet të jeni të kujdesshëm që të mos bëni shumë pyetje sepse një gjë e tillë mund t’i dekurajojë të anketuarit potencial. Mundohuni t’i zgjidhni

sHtojca 1

111

pyetjet që nuk janë shumë ‘sugjestive’ dhe që janë të qarta dhe të rëndësishme për audiencën. Testoni anketën me shokët dhe kolegët para se t’ua prezantoni ato palëve me interes.

• Anonimiteti: mendoni nëse doni që të anketuarit e anketës tuaj të mbesin anonim apo jo. Nëse anketa është anonime, të anketuarit mund të jenë të vullnetshëm të japin përgjigje të sinqerta. Nëse të anketuarit nuk janë anonim, ju do të mund t’i lidhni përgjigjet me të anketuarit.


112


113

Rregullat e sjelljes gjatë komunikimit përmes e-mailit

E-maili është mjet shumë i rëndësishëm i komunikimit kur përdoret në mënyrë të duhur. Më poshtë do të gjeni rregullat e sjelljes gjatë komunikimit me e-mail, të cilat duhet t’i njohin dhe t’i respektojnë të gjithë.

Dërgimi i e-mailave

• Kujdesuni që e-maili juaj të fillojë dhe të përfundojë me përshëndetjen e duhur. Kjo do të ndihmojë që përmbajtja e e-mailit të mos shihet si shumë kërkuese apo e drejtpërdrejtë.

• Drejtojuni kontaktit tij me nivelin e duhur të formalitetit dhe sigurohuni se keni shkruar emrin e tyre saktë.

• Kontrolloni gabimet drejtshkrimore në tekstin e e-maileve, sepse e-mailet me gabime gjatë shtypjes nuk merren shumë seriozisht.

• Lexoni e-mailin me zë për t’u siguruar se teksti ka tonin e dëshiruar. Mundohuni të shmangni formatimin për të vënë theksin në fjalë apo fjali të tekstit; në vend të kësaj zgjidhni fjalët që përcjellin më së miri mendimin tuaj. Me përdorimin e fjalëve “ ju lutem” dhe “faleminderit” arrihet efekt shumë më i madh.

• Kontrolloni nëse keni përfshirë të gjitha detajet e rëndësishme apo informatat e nevojshme që kërkesa apo këndvështrimi juaj të kuptohet. Përgjithësimet nganjëherë mund të shkaktojnë konfuzion dhe korrespondencë të panevojshme.

• A kanë fjalitë strukturën e duhur? A është shkruar fjala e parë në fjali me shkronjë të madhe dhe a janë përdorur shenjat e pikësimit si duhet? Përdorimi i më shumë se një shenje të pikësimit njëra pas tjetrës si në rastin !!! apo ??? konsiderohet e pasjellshme apo mospërfillje.

• Nëse e-maili ka ngarkesë emocionale, largohuni nga kompjuteri dhe mos ktheni përgjigje menjëherë. Lexoni përsëri e-mailin e dërguesit që të siguroheni se mos keni keqkuptuar diçka.

• Nëse dërgoni dokumente të bashkëngjitura do të ishte mirë të pyesni marrësin se kur është koha më e mirë për ta dërguar? A e keni kontrolluar madhësinë e dosjes (File) me qëllim që të mos e mbingarkoni inbox-in e bashkëbiseduesit, që mund të shkaktojë kthimin e e-mailit?

Shtojca 2


114

• Përmbahuni nga përdorimi i opsionit ‘Përgjigju të gjithëve’ (Reply to All) sepse në këtë mënyrë opinioni juaj mund t’iu dërgohet edhe atyre që nuk janë të interesuar. Në shumicën e rasteve opsioni përmes të cilit përgjigja i dërgohet vetëm dërguesit ‘reply’ është zgjidhja më e mirë.

• Kontrolloni edhe një herë për t’u siguruar se adresa apo adresat në fushën (Dërguar) (Për): u përkasin personave të cilëve dëshironi t’ua dërgoni përgjigjen.

• Kontrolloni nëse emri juaj është shkruar drejt në fushën(Dërgon) (Nga):. Ja si duhet të shkruhet një emër: Jane A. Doe (jo Jane, Jane Doe apo JANE DOE).

• Mos i lini fjalitë e papërfunduara. Frazat e çastit apo mendimet lakonike nuk i ndihmojnë komunikimit të qartë.

• Asnjëherë mos e paragjykoni qëllimin e e-mailit. Nëse nuk jeni të sigurt, gjithmonë shtroni pyetje në mënyrë që t’i shmangni keqkuptimet.

• Nëse dikush nuk kërkon përgjigje nuk do të thotë se ju duhet ta injoroni atë. Gjithmonë konfirmoni me kohë se i keni pranuar e-mailet nga njerëzit që i njihni.

• Sigurohuni nëse në fushën Tema (Subject): përshkruhet saktë përmbajtja e e-mailit tuaj.

• Mos hezitoni të thoni “faleminderit”, “si jeni” apo “e vlerësoj ndihmën tuaj”. • Mundohuni që e-mailet tuaj të jenë të shkurtër dhe konkret. Bisedat e gjata

ruajini për komunikimet në telefon. • Gjithmonë përfundoni e-mailet tuaj me “Ju faleminderit,” “Sinqerisht,” “Me

respekt,” “Përshëndetje të përzemërta” apo diçka të ngjashme.

Formatimi i e-maileve

• Mos e shkruani gjithë tekstin e e-mailit me shkronja të mëdha. Kjo është sikur të bërtisni apo dëshironi të krijoni këtë përshtypje.

• Nëse shkruani në (bold) duhet ta dini se po vini theksin në atë pjesë të deklaratës tuaj dhe ajo do të kuptohet në atë mënyrë nga pala tjetër – sikur ta keni theksuar 10 herë më shumë se pjesën e tekstit pa (bold).

• Mos përdorni zbukurime në sfond; kjo e bën më të vështirë leximin e e-mailit. • Mos shfrytëzoni shkronja të zbukuruara – shfrytëzoni vetëm fontet standarde

që i kanë të gjithë kompjuterët. • Mos e teproni me shfrytëzimin e simboleve që shprehin emocione, në mënyrë

që toni dhe qëllimi juaj të jetë i qartë. • Të shkruarit e gjithë e-mailit me shkronja të vogla krijon përshtypjen e personit

të paarsimuar dhe përtac. • Përmbahuni nga përdorimi i fonteve me ngjyra të ndryshme në një e-mail.

Kjo e vështirëson leximin e e-mailit dhe mund të ndikojë që qëllimi juaj të

sHtojca 2

115

keqinterpretohet. • Mos e teproni me shfrytëzimin e formatimit. Në vend të formatimit mundohuni

të zgjidhni fjalët e duhura për të pasqyruar tonin tuaj dhe për të shmangur keqkuptimet.

Bashkëngjitja e materialeve në e-mail

• Sa herë që bashkëngjitni materiale të mëdha kur dërgoni e-maile gjithmonë përdorni opsionin “zip” apo (kompresoni) ato para se t’i dërgoni.

• Asnjëherë mos bashkëngjitni materiale të mëdha (“attachments”) pa lajmërim. Gjithmonë pyesni marrësin për kohën më të mirë për ta pranuar e-mailin.

• Mësoni ta përshtasni madhësinë e grafikës në rreth 600 piksela para se t’i bashkëngjisni ato në e-mail. Kjo do ta zvogëlojë në masë të madhe kohën e shkarkimit.

• Asnjëherë mos e hapni attachmentin nga dikush që nuk e njihni sepse mund të përmbajë virus.

• Sigurohuni që programet që mbrojnë kompjuterin tuaj nga virusët, (spajuerët) dhe (maluerët) janë të përditësuar dhe janë akorduar që të bëjnë skanimin e e-maileve dhe attachmenteve që vijnë dhe shkojnë.

• Më mirë është që disa( attachmente) të dërgohen përmes disa e-mailave se sa të bashkëngjiten të gjitha në një e-mail, me qëllim që të shmanget bllokimi i lidhjeve.

• Sigurohuni se pala tjetër ka të njëjtin( softuer) sikur ju para se të dërgoni attachmentin, në të kundërtën ata nuk do të jenë në gjendje ta hapin atë. Shfrytëzoni PDF kudo që është e mundur.

Për (To), Dërgon (From), Shto kopje (Cc), Shto kopje të fshehura (Bcc), Konfirmim i marrjes (RR), Lënda (Subject):

• Në fushën (Prano )(To): përfshini adresat e personave nga të cilët dëshironi të merrni përgjigje.

• Sigurohuni që emri juaj shfaqet në mënyrë të duhur në fushën Nga (From):.• Shtoni adresat e personave tjerë në fushën( Carbon Copy) (Cc): sa herë që

mendoni se është me rëndësi që personat në fjalë të marrin këtë informacion. Mos e teproni me shfrytëzimin e Cc-ve sepse kjo mund të ndikojë që e-maili juaj të injorohet.

• Dërgoni kopje të fshehura (Blind Carbon Copy - Bcc): vetëm kur për këtë ka vërtet arsye. Dërgimi i kopjeve të fshehta (Bcc:), si diçka që i bëhet dikujt


116

prapa shpine, është e pasjellshme. • Asnjëherë mos e ekspozoni e-mailin e shokut apo kontaktit para personave të

panjohur duke i shtuar ato në fushën Pranon (To:). Shfrytëzoni Bcc:!• Shqyrtoni motivet sa herë që shtoni adresat në Pranon (To:), Shto kopje (Cc):,

Shto kopje të fshehur (Bcc). Ju jeni ai që duhet të vendosni.• Gjithmonë shtoni një përshkrim të lëndës në fushën Tema (Subject), në të

kundërtën e-maili pa temë mund të përfundojë në (spam).• Mos përdorni Konfirmimin e pranimit (Return Receipt - RR) në çdo e-mail.

Kjo mund të konsiderohet si ndërhyrje, bezdisje dhe pranuesi i e-mailit ka mundësinë që ta refuzoj dërgimin e konfirmimit.

• Kur iu përgjigjeni e-maileve, hiqni adresat nga fushat Pranon (To:), Shto kopje (Cc:); dhe Shto kopje të fshehur (Bcc:) që nuk duhet të shohin përgjigjen tuaj.

Përcjellja e e-mailit

• Mos i përcillni (mos i forwardoni) e-mailet që ju kërkojnë ta bëni këtë, pavarësisht se sa (humane) duket që të veproni në këtë mënyrë. Shumica e e-mailave të tillë janë mashtrime dhe nuk do të priten mirë nga ata që i pranojnë.

• Nëse dikush ju kërkon që të përmbaheni nga përcjellja e e-maileve, duhet ta dini se ata kanë të drejtë të kërkojnë një gjë të tillë dhe kjo nuk duhet t’ ju nervozoj apo ta merrni si diçka personale.

• Në qoftë se me rastin e përcjelljes së një e-mail nuk mund të keni kohë që t’i shkruani një koment personal personit të cilit i përcillet e-maili, atëherë as mos u mundoni ta përcillni atë.

• Mos forwardoni asgjë pa fshirë të gjitha shenjat e forwardimit >>>>, e-mail adresat tjera, titujt dhe komentet e gjithë personave tjerë që e kanë forwarduar atë.

• Nëse e-maili duhet përcjellë te më shumë se një person, vendosni e-mail adresën tuaj në fushën Pranon (TO:) kurse e-mailet e të gjithë personave të tjerë të cilëve u dërgohet ai, vendosni në fushën Bcc: në mënyrë që të mbrohen e-mail, adresat e tyre nga ekspozimi i tyre tek njerëzit që ata nuk i njohin. Kjo është një çështje serioze që ka të bëjë me privatësinë!

• Keni kujdes kur forwardoni ndonjë e-mail që lidhet me çështje politike apo të diskutueshme. Pranuesit mund të mos i pëlqejë këndvështrimi juaj.

E-mail dhe perceptimi, privatësia, të drejtat autoriale

• Zgjidheni adresën tuaj të e-mailit me kujdes sepse nga ajo varet, në një masë të caktuar, se si ju shohin të tjerët.

• Mundohuni të mos bëni supozime kur bëhet fjalë për e-maile. Gjithmonë kërkoni sqarime para se të reagoni.

sHtojca 2

117

• Postimi apo forwardimi i e-mailit privat është shkelje e së drejtës së autorit – pa përmendur këtu se një veprim i tillë është mungesë edukate. Për diçka të tillë së pari duhet të kërkoni lejen e autorit.

• E-mailat forwardohen te personat të tjerë edhe pse kjo nuk është veprim i mirë. Kijeni këtë parasysh kur shkruani për çështje emocionale apo kundërthënëse.

• Sa herë që lindin mosmarrëveshje për shkak të e-mailit, mos hezitoni të merrni telefonin dhe të sqaroni situatën.

• Kini parasysh se mënyra sesi shkruani, përpjekjet që bëni apo nuk bëni, flet për atë që ju intereson dhe tregon nëse jeni person i edukuar dhe i sjellshëm.

• Nëse ju përcillni një e-mail që del se është mashtrim, tregoni se jeni i pjekur duke u kërkuar falje të gjithë atyre që ua keni dërguar këtë informatë të pavërtetë.

• Plotësoni formularin mbi kontakt informacionet në faqen web me kujdes dhe në mënyrë të qartë, në mënyrë që kërkesa juaj të merret seriozisht.

• Nëse ndonjë nga shokët e vendos adresën tuaj e-mail në fushën (Pranon) (To:) me e-mail adresat e personave tjerë që ju nuk i njihni, kërkoni nga ai që të mos e ekspozojë më e-mailin tënd para personave të huaj pa lejen tuaj.

E-maili i punës

• Trajtoni e-mail tuaj të punës sikur të jetë “business letterhead” dhe asnjëherë nuk do të gaboni.

• Nëse nuk mund të përgjigjeni në ndonjë e-mail menjëherë, të paktën konfirmoni se e keni pranuar e-mailin dhe informoni dërguesin se kur mund të marrë përgjigjen tuaj.

• Dërgimi i e-mailave (pronarëve) të faqeve me informata për produktin apo shërbimin tuaj përmes formularëve në atë faqe, do të trajtohet si (spam). Së pari pyetni ata nëse duan informata shtesë.

• Gjithmonë përgjigjuni në kohë në e-maileve të pranuar dhe fshini informata e panevojshme nga posta në të cilën përgjigjeni.

• Formaliteti është i dëshiruar si shprehje e mirësjelljes dhe shprehje e respektit. Me kontaktet e reja në e-mail komunikoni në mënyrë shumë zyrtare derisa nuk ndryshojnë raportet tuaja me ta. Përmbahuni nga kalimi para kohe në komunikim (formal) përmes e-mailit.

• Asnjëherë mos dërgoni e-maile me lajmërim se marrësi duhet të çregjistrohen nga lista e pranuesve, nëse nuk është regjistruar asnjëherë.

• Duhet treguar shumë kujdes gjatë përdorimit të opsioneve Përgjigjuni të gjithëve (Reply to All) dhe Cc: në mjedisin e biznesit. Nëse këtë e bëni për të mbrojtur veten apo për t’iu përgjigjur të tjerëve në mënyrë të kulturuar, mund t’iu kthehet si bumerang dhe do të krijoni përshtypjen e personit të parëndësishëm dhe të pasigurt.

• Kur i përgjigjeni një e-maili me disa marrës të listuar në fushat Pranues (To:) apo


118

Cc:, fshini adresat e personave për të cilët përgjigja juaj është e parëndësishme. • Asnjëherë mos dërgoni (attachmente )me natyrë biznesi jashtë orarit të punës

dhe konfirmoni nëse marrësi mund ta hap formatin në të cilin ju e keni dërguar (attachmentin).

Chat, IM, dërgimi i mesazheve

• Kur dërgoni mesazh apo bisedonin në Instant Messaging (IM) dhe Chat, mundohuni që teksti juaj të mos jetë shumë kriptik (i fshehtë) sepse të tjerët mund t’ ju keqkuptojnë.

• Përdoreni IM (bisedë e çastit) për tema të zakonshme apo përcjellje të informatave. IM nuk është vendi për tema serioze apo diskutime.

• Në fillim gjithmonë pyesni nëse personi me të cilin dëshironi të shkëmbeni IM është në dispozicion dhe nëse është koha e përshtatshme për të biseduar në IM. Përmbajuni bisedës përmes IM gjatë mbledhjeve apo kur kërkohet vëmendja juaj për diçka tjetër.

• Ushtroni komunikimin e shpejtë dhe të qartë. • Kur i dërgoni dikujt mesazh për ndonjë temë delikate, gjithmonë shqyrtoni nëse

do të ishte më mirë që për këtë të bisedohet përmes telefonit. • Komunikimi përmes IM nuk është arsyetim për injorimin e rregullave të

mësuara në shkollë. • Nëse nuk jeni i shkathët në kryerjen e disa detyrave në të njëjtën kohë, mos

komunikoni me disa njerëz njëkohësisht përmes IM. • Mësoni si t’i shfrytëzoni mundësitë që ofron IM programi juaj, posaçërisht ato

që tregojnë se jeni “i zënë” (busy) dhe “nuk jam prezent” (“away”).• Asnjëherë mos dërgoni mesazh përmes IM me ndonjë emër tjetër për të përgjuar

aktivitetet e shokëve apo bashkëpunëtorëve. • Keni parasysh se me këdo që bisedoni dhe në përputhje me këtë përshtatni

përdorimin e akronimeve dhe emotikoneve (simboleve për shprehjen e emocioneve).

Mediat shoqërore, blogjet dhe forumet

• Keni parasysh se kur cicëroni (Tweeting), postoni në Facebook apo merrni pjesë në biseda në forume të ndryshme gjendeni në arenë globale.

• Kur diskutimi del jashtë kontrollit mos e etiketoni bashkëbiseduesin me emra përçmues dhe mos përdorni shprehje ofenduese. (Kjo është nën nivelin tuaj).

• Teksti që e shfrytëzoni për prezantim (“signature file”) në forume nuk duhet të kaloni më shumë se dy apo tre rreshta.

• Veprimtaritë tregtare reduktoni në një link në fund të komentit apo kontributit tuaj.

sHtojca 2

119

• Qëndroni në temë dhe diskutoni vetëm çështjet që kanë të bëjnë me vargun (thread)/temën në fjalë.

• Nëse sapo keni hyrë në një grup apo forum, në fillim, para se të postoni, “fshihuni” për pak kohë deri sa të kuptoni se me çfarë komuniteti dhe personalitetesh keni të bëni në këtë forum.

• Asnjëherë mos i jepni informatat personale apo të dhënat për vendndodhjen tuaj online, sikurse nuk duhet të zbuloni as informatat personale të të tjerëve.

• Gjithmonë duhet ta keni parasysh se do të ketë dallime në mendime. Përpiquni të jeni objektiv dhe të mos i personalizoni çështjet.

• Mos bini në nivel të trazovaçëve (trolls). Trazovaçët (Trolls) janë njerëzit që postojnë komente të pasjellshme me qëllim që ti heqin qafe të gjithë.

• Kujdesuni që postimin tuaj ta redaktoni para publikimit apo ta fshini cilëndo pjesë të postimit ndaj të cilit përgjigjeni, i cili më nuk është i nevojshëm për bisedën që po zhvillohet.

Çfarë duhet të kemi kujdes gjatë komunikimit në e-mail...

• Para se të bëheni nervoz pse dikush nuk është përgjigjur në e-malin tuaj, së pari kontrolloni mos ndoshta përgjigja është fshirë pa dashje apo është dërguar në (Trash) apo Postën e padëshiruar (Junk).

• Kur merrni e-maile me ngarkesë emocionale mos u përgjigjeni menjëherë, por prisni deri në mëngjesin e ardhshëm.

• Lirisht përpunoni tekstin në fushën ‘Tema:’ për të reflektuar më qartë drejtimin e bisedës.

• Në komunikimin me e-mail duhet të dini kujt t’i besoni; besojuni vetëm atyre që i njihni.

• Para se ta dërgoni e-mailin lexoni edhe një herë për t’u siguruar se e-maili është i qartë dhe përcillni tonin e duhur.

• Asnjëherë mos i shfrytëzoni e-mailet e vjetër për “reply” për ndonjë temë krejtësisht të re.

• Pavarësisht se sa human tingëllon ndonjë e-mail i forwarduar, asnjëherë mos e bëni forward pa e kontrolluar vërtetësinë e tij.

• Adresat e-mail e faqeve web dhe kontakteve të reja shtojini menjëherë në listën e dërguesve të sigurt apo adresën tuaj në mënyrë që e-mailet e tyre të kalojnë nëpër filtrin për spam.

• Para plotësimit të formularit për informacionet e kontaktit në faqen web , së pari verifikoni faqen për t’u siguruar se informatat që kërkoni nuk janë në dispozicion.

• Hidhni një sy e-maileve në (Trash) para se t’i fshini për t’u siguruar mos ndoshta


120

ndonjë e-mail me vlerë ka përfunduar aty gabimisht. • Nëse ndonjë e-mail kërkon që t’ua bëni forward të gjithë shokëve tuaj apo vetëm

pesë njerëzve, bëjuni të gjithëve një nder dhe shtypni “fshij” (delete).• Mos shkaktoni rrëmujë në e-mailet e njerëzve që nuk kanë shprehur dëshirë të

jenë në listën tuaj personale “mailing list”. • Verifikoni nëse programet tuaja antivirus që largojnë (adware, spyware) dhe

virusët janë akorduar në atë mënyrë që mundëson përditësimin automatik të paktën një herë në javë, në mënyrë që softuerit të ketë informacion se nga çka t’ ju mbrojë.

• Dhe në fund... Mos shkruani për të tjerët atë që të tjerët nuk doni të shkruajnë për ju

1. Kuptoni dallimin në mes “Për” (“To”) dhe “Shto kopje” “Cc” Si rregull i përgjithshëm, sa më shumë personave që t’ua dërgoni e-mailin aq më pak gjasa ka që dikush të përgjigjet dhe akoma më të vogla janë gjasat që të veprojnë në përputhje me atë që ju kërkoni. Njerëzit e përfshirë në fushën “Për” (“To”) duhet të jenë ata që duhet ta lexojnë dhe të përgjigjen në e-mail. Fusha “Cc” duhet të përdoret me masë. Në “Cc” duhet të jenë vetëm njerëzit që duhet të jenë në djeni. Fusha “Bcc” duhet shfrytëzuar akoma më pak. E-mailat e personave të përfshirë në fushën “Bcc” nuk janë të dukshme për të tjerët.

2. Bëhuni të qartë dhe konkret në mesazhet tua. Së pari shkruani atë që është më e rëndësishme dhe pastaj jepni detajet e tjera nëse është e domosdoshme. Bëjeni të qartë në fillim të mesazhit pse po u shkruani në e-mail. Nuk ka asgjë më keq për pranuesin se sa kur duhet të lexojë një mesazh të gjatë për të arritur te pika kyqe. Akoma më keq, në rast se dërgoni mesazhe të gjatë, gjasat janë që njerëzit të veprojnë ashtu siç ju rekomandoni apo të përgjigjen në e-mail janë të vogla. Thjesht, kjo kërkon shumë kohë. Mesazhet e tilla zakonisht i lëmë t’i lexojmë më vonë dhe, për fat të keq, i harrojmë.

3. Mos diskutoni disa tema në një mesazh të vetëm. Nëse duhet të diskutoni disa tema dërgoni disa e-maile. Kjo e bën më të lehtë që më vonë t’i skenoni mesazhet sipas “lëndës” (subject) për të gjetur e-mailin që ju duhet. Kjo qasje gjithashtu ju ndihmon për të shkruar e-maile më të shkurtër, me këtë rriten gjasat për të marrë përgjigje. Po ashtu, sa më specifik që të jeni në rubrikën “tema” aq më mirë.

4. Përgjigjuni në kohë në e-maile. E-mailet nuk kërkojnë përgjigje të menjëhershme. Përgjigja një herë apo dy herë në ditë konsiderohet e mjaftueshme, me përjashtim të rasteve kur merreni me shitje, shërbime për konsumatorë, ndihmë teknike apo disa fusha tjera ku nga ju pritet përgjigje më e shpejtë. Pavarësisht kësaj ju duhet të përgjigjeni me kohë, përndryshe kjo do të çojë në mënyrë të pashmangshme në dëmtimin e reputacionit tuaj dhe uljen e efikasitetit në punë.

5. Keni kujdes me tonin që përdorni. Për dallim nga takimet sy më sy apo bisedat telefonike, ata që lexojnë e-mailin tuaj nuk kanë mundësi të dëgjojnë lartësinë e zërit tuaj, tonin me të cilin flisni, inovacionin e zërit gjatë të folurit apo shenjat tjera jo verbale. Prandaj, duhet të jeni të kujdesshëm me tonin tuaj.

sHtojca 2

121

Posaçërisht është e rrezikshme sarkazma. Nëse diçka “nuk përkthehet” siç duhet mund ta ofendojë palën tjetër. Sa më i drejtpërdrejt që të jeni aq më mirë.

6. Mos shfrytëzoni e-mailin për të kritikuar të tjerët. E-mail është mjet shumë i mirë për të lavdëruar apo falënderuar dikë. Megjithatë, ai nuk është mjet i përshtatshëm për të kritikuar. Ka shumë mundësi që ta ofendoni ndonjë person sepse ai nuk do ta kuptojë idenë tuaj. Këto bashkëbisedime zakonisht është më mirë të zhvillohen sy më sy apo përmes telefonit. Në veçanti, mos kritikoni persona të tretë në e-mail. Mesazhet në e-mail jetojnë përgjithmonë. Ato (forwardohen) lehtë. Nëse nuk jeni i kujdesshëm mund të krijoni konflikte të përmasave të mëdha.

7. Mos jepni përgjigje me zemëratë. E-mailat e shkruar kur jeni i nervozuar asnjëherë nuk arrijnë efektin e dëshiruar apo nuk i shërbejnë interesit tuaj afatgjatë. Ato i shkatërrojnë marrëdhëniet mes njerëzve më shpejt se gjithçka tjetër. Nëse kjo ju bën të ndiheni mirë shkruani mesazhin pastaj fshijeni atë. Zakonisht një apo dy ditë më pas, ju do ta kuptoni sa zgjuarsisht keni vepruar që jeni përmbajtur.

8. Mos e teproni me përdorimin e “përgjigju të gjithëve” (“reply to all)”. Nëse ju përgjigjeni të gjithëve do ta shtoni pa nevojë rrëmujën në inbox-et e pranuesve të e-mailit. Rregulli e kërkon që t’i përgjigjeni vetëm dërguesit. Para se t’iu përgjigjeni të gjithëve, sigurohuni se me të vërtetë të gjithë kanë nevojë për informatën që përmban e-maili.

9. Mos i forwardoni letrat zinxhir. Këto e-maile falen vetëm nëse e merrni nga nëna juaj, përndryshe ato nuk bëjnë gjë tjetër po që shkaktojnë rrëmujë në inboksin tuaj. Në nëntë nga dhjetë raste informatat e përcjella në letrat zinxhir janë të pavërteta. Zakonisht bëhet fjalë për legjenda urbane. Nëse mendoni se duhet patjetër t’i përcillet më tej, ju lutem së pari sigurohuni se bëhet fjalë për informatë të vërtet. Nëse jeni në dyshim verifikoni në (Snopes.com), faqe web e përkushtuar hulumtimit të legjendave urbane dhe thashethemeve.

10. Mos dërgoni “Cc” si formë detyrimi. Është në rregull të bëni Cc shefin apo dikujt tjetër në shenjë respekti, por nuk është ide e mirë që këtë ta bëni si formë elegante (apo jo edhe aq elegante ) e shtrëngimit/detyrimit. Ndoshta ju shkon ndër mend të veproni në këtë mënyrë kur nuk merrni përgjigje në e-mailn e dërguar më herët. Por unë ju këshilloj që në rastet të tilla ta merrni telefonin dhe ta kontaktoni personin në fjalë. Nëse dikush nuk i përgjigjet e-maileve tuaj përdorni një strategji tjetër komunikimi.

11. Mos e teproni me shfrytëzimin e flamurit që indikon “prioritet të lartë”. Shumica e programeve të e-mailit kanë opsionin për të përcaktuar prioritetin e mesazheve. “Prioriteti i lartë” duhet të rezervohet vetëm për mesazhet që me të vërtet janë urgjent. Nëse e përdorni këtë për çdo mesazh, do t’ ju injorojnë. Është e njëjtë me historinë e djaloshit që thërriti “ujku” shumë shpesh.

12. Mos e shkruani gjithë e-mailin me SHKRONJA TË MËDHA. Kjo mënyrë e të shkruarit është ekuivalenti dixhital i britmës. Përpos kësaj, SHKRONJAT E MËDHA janë më vështirë për t'u lexohen (këtë do t’ua pohojë gjithkush që


122

merret me marketing)13. Mos dërgoni apo forwardoni e-mail që përmbajnë komente etiketuese,

shpifëse, ofenduese, raciste apo të turpshme. Nëse veproni në këtë mënyrë mund ta rrezikoni vetveten dhe kompaninë. Njerëzit mund të ngrejnë padi ndaj jush edhe nëse ia keni bërë( forward )ndonjë e-maili, nëse ju nuk jeni autor i tij.

14. Keni parasysh se e-maili i kompanisë tuaj nuk është e-mail privat. Nuk keni mbrojtje ligjore. Gjithkush me autoritet dhe qasje të mjaftueshme mund të monitorojë bisedat tuaja në serverin e kompanisë. Nëse keni nevojë të komunikoni privatisht krijoni një llogari në (Gmail). Shfrytëzojeni atë për gjithçka personale dhe private.

15. Bashkë me nënshkrimin shkruani kontakt informacionet tua. Kjo është shprehje e konsideratës për ata që i pranojnë mesazhet tua. Përmes kësaj, gjithashtu zvogëlohet numri i e-mailave që merrni sepse njerëzit nuk do të kenë nevojë të dërgojnë një e-mail të dytë apo të tretë duke kërkuar numrin e telefonit apo adresën tuaj.

16. Ofroni opsionet alternative “nëse-atëherë”. Ofroni opsione alternative për të shmangur sjelljen ‘poshtë e lartë’ që janë rezultat i mesazheve me një opsion. Për shembull, “Nëse e keni përmbushur detyrën, ju lutem konfirmoni përmes e-mailit. Në të kundërtën, ju lutem vlerësoni se kur mund ta përfundoni” ose “Mund t’ ju takoj në ora 10:00, 11:00 ose 2:00. A ju përshtatet ndonjë nga këto orare? Nëse nuk ju përshtatet, a mund të më përgjigjeni duke ofruar tre orare që ju përshtaten?”

17. Kontrolloni drejtshkrimin (spellchecker). Gabimet gramatikore apo në shenjat e pikësimit mund të falen, por fjalët e shkruar gabim janë të papranueshme sepse është shumë e lehtë të korrigjohen. Kjo është arsyeja e krijimit të kontrolluesit të drejtshkrimit (spellcheck). Mos harroni ta shfrytëzoni.

18. Rilexoni e-mailin tuaj para se ta dërgoni. Gjithmonë është ide e mirë ta ri-lexoni e-mailin tuaj para se ta dërgoni dhe të siguroheni që po komunikoni qartë dhe në përputhje me rregullat e komunikimit me e-mail.


123

• Tomić Z. Public Relations theory and practice, Library Communication, 2008 • Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M., Public Relations, VIII edition,

Broom, MATE, Zagreb, Croatia, 2003.• Philip Kotler, A framework for Marketing Management, Prentice-Hall, Inc.

2001,• Umberto Eco, A Theory of Semiotics (Bloomington: Indiana University Press,

1976),• Sam Black: Public Relations Public Relations, Clio, Beograd, 2007• www.prsa.org• www.cipr.co.uk• http://knowhownonprofit.org • http://www.101emailetiquettetips.com/

Bibliografia

manual për - senior-asenior-a.al/senior-a/docs/manuale/05manualpermarredhenietmepublikun.pdf ·...

Documents