manual nacional de proyectos ifmsa perú ed.1-14
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Primera edición 2014 del Manual Nacional de Proyectos de IFMSA Perú. Un paso más al desarrollo espontáneo de nuestra NMO.TRANSCRIPT
manual de
Proyectos Nacionales
2014
03
CONTENIDO
06 ¿Qué es un Proyecto?
07 Organización
09 Clasificación de Proyectos por IFMSA-Perú
10 Proyectos Internacionales
11 Proyectos Nacionales
12 Proyectos Locales
13 Guía para crear mis proyectos
20 Anexos
INTRODUCCIÓN Estimada Familia de IFMSA – Perú: Me enorgullece y es un placer presentarles este MANUAL DE PROYECTOS NACIONALES que es una nueva edición de un trabajo anteriormente plasmado por nuestro compañero Elio Córdova Villar. Espero sea una herramienta adecuada y de mucha ayuda en el desarrollo de nuevos proyectos, sobretodo para los nuevos miembros como para nuestros nuevos Asociaciones Locales y para todos aquellos que tienen tiempo trabajando de la mano con nuestra gran federación. Por razones que desconozco la Dirección Nacional de Proyectos y Coordinadores Nacionales de Proyectos han brillado por su ausencia, pero este nuevo periodo está planteado cambiar todo eso y reformar IFMSA – Perú, incorporando a sus filas la nueva División Nacional de Soporte de Proyectos para integrar, monitorizar y fomentar la creación de proyectos en cada una de nuestras Asociaciones Locales. La labor de IFMSA es reconocida a nivel mundial, y una de las razones del prestigio que ha alcanzado es debido a muchos de sus planes de acción, pero puedo atreverme a decir que los proyectos que la federación a adecuado y a creado en cada una de sus Organización Nacional Miembro son una pieza clave dentro del crecimiento y reconocimiento de IFMSA, siendo una valiosa carta de presentación de la misma. Agradezco de antemano su confianza depositada en mi persona –a pesar de mi poca experiencia- y colaboración. Este año revolucionaremos IFMSA-PERU, en cada Asociacion local y cada uno de nuestros miembros, ¡será un año de mucho trabajo y sobretodo de mucha diversión! Crear o mantener un proyecto no es siempre tarea fácil, pero si se es persistente y se trabaja duro, se pueden alcanzar los objetivos propuestos. ¡La experiencia de un proyecto exitoso es simplemente grandiosa! – ¡No la dejes pasar! Atte:
Edwin Francisco Morales Carbone Director de la División de Soporte de
Proyectos 2014 - 2015
IFMSA-PERU
QUÉ ES UN
PROYECTO
Un proyecto es una pieza importante de un trabajo planeado o actividad que es complementada en un periodo de tiempo y dirigida a alcanzar un objetivo en particular, un proyecto puede también ser un estudio sobre un tema en particular hecho durante un periodo de tiempo, especialmente por estudiantes” En conclusión: Cualquier cosa que TÚ como estudiante de medicina quisieras organizar en conjunto o que sea realizado por otros estudiantes de medicina. Según la “IFMSA’s Constitution & Bylaws”, un proyecto es cualquier actividad de interés del estudiante de medicina congruente con los principios, objetivos y el estatuto de IFMSA.
En base a todo esto, un proyecto viene a ser:
Workshops Campañas Meetings
Programa de Intercambios
Desarrollo de Proyectos en General
Fiestas
Congresos Trainings Eventos
Exhibiciones
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ORGANIZACIÓN
DIVISIÓN NACIONAL DE PROYECTOS: Es el encargado de integrar, monitorizar, apoyar el desarrollo de los proyectos de la federación y de fomentar la creación de nuevos proyectos. Además del desarrollo de las Presentaciones de Proyectos y Feria de Proyectos en las Asambleas Generales Ordinarias y la postulación para estas en las Asambleas Regionales y Asambleas Generales de IFMSA. Está dirigido por el Director Nacional de Proyectos que es elegido en Asamblea General Ordinaria de la misma manera que el resto de cargos de la IFMSA-PERU. A su vez es el encargado de presidir la Comisión de Revisión de Proyectos.
COMISIÓN DE REVISIÓN DE PROYECTOS: Es una Comisión temporal conformada por el Director Nacional de Proyectos y 4 miembros más de IFMSA-PERU escogidos por el Director Nacional de Proyectos y renovables a consideración de éste. Su objetivo es el de recibir y evaluar las propuestas de candidatura de los proyectos antes de ser presentada en Asamble General Ordinaria de IFMSA-PERU, mediante los siguientes items: - Público Objetivo. - Viabilidad. - Tiempo de desarrollo. - Etc...
A su vez son los responsables de la aceptación de las propuestas a candidatura de Coordinación de cada Proyecto AGO de IFMSA-PERU.
COORDINADOR NACIONAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA- PERU a nivel nacional y el encargado de elaborar los reportes y fomentar el crecimiento del mismo en cada Asociación Local y de su promoción en las Presentaciones de Proyectos y Feria de Proyectos de cada Asamblea General Ordinaria. Es elegido por convocatoria por el Consejo Directivo o en su defecto por el equipo de oficiales de emergencia.
COORDINADOR LOCAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA-PERU a nivel local y de llevarlo a cabo en su Asociación Local. Es elegido de acuerdo al reglamento de cada proyecto
ASISTENTE LOCAL DE PROYECTOS: Es el encargado de hacer el seguimiento y brindar informarción, apoyo y la documentación necesaria para el desarrollo de proyectos locales en su Asociación Local, como tambien de reportar en los proyectos que estén listos para ser candidatos a Proyectos Nacionales y tambien los Proyectos Nacionales que trabajen. Es elegido por convocatoria abierta en cada Asociación Local.
DIVISIÓN NACIONAL DE PROYECTOS: Es el encargado de integrar, monitorizar, apoyar el desarrollo de los proyectos de la federación y de fomentar la creación de nuevos proyectos. Además del desarrollo de las PP’s y PF’s en las AGO’s y la postulación para estas en las RM’s y GA’s. Está dirigido por el Director Nacional de Proyectos (DNP) que es elegido en AGO de la misma manera que el resto de cargos de la IFMSA-PERU. A su vez es el encargado de presidir la Comisión de Revisión de Proyectos. COMISIÓN DE REVISIÓN DE PROYECTOS: Es una Comisión temporal conformada por el DNP y 4 miembros más de IFMSA-PERU escogidos por el DNP y renovables a consideración de éste. Su objetivo es el de recibir y evaluar las propuestas de candidatura de los proyectos antes de ser presentada en AGO de IFMSA-PERU, mediante los siguientes items: Público Objetivo. Viabilidad. Tiempo de desarrollo. Etc... DIVISIÓN NACIONAL DE PROYECTOS: Es el encargado de integrar, monitorizar, apoyar el desarrollo de los proyectos de la federación y de fomentar la creación de nuevos proyectos. Además del desarrollo de las PP’s y PF’s en las AGO’s y la postulación para estas en las RM’s y GA’s. Está dirigido por el Director Nacional de Proyectos (DNP) que es elegido en AGO de la misma manera que el resto de cargos de la IFMSA-PERU. A su vez es el encargado de presidir la Comisión de Revisión de Proyectos. COMISIÓN DE REVISIÓN DE PROYECTOS: Es una Comisión temporal conformada por el DNP y 4 miembros más de IFMSA-PERU escogidos por el DNP y renovables a consideración de éste. Su objetivo es el de recibir y evaluar las propuestas de candidatura de los proyectos antes de ser presentada en AGO de IFMSA-PERU. DIVISIÓN NACIONAL DE PROYECTOS: Es el encargado de integrar, monitorizar, apoyar el desarrollo de los proyectos de la federación y de fomentar la creación de nuevos proyectos. Además del desarrollo de las PP’s y PF’s en las AGO’s y la postulación para estas en las RM’s y GA’s. Está dirigido por el Director Nacional de Proyectos (DNP) que es elegido en AGO de la misma manera que el resto de cargos de la IFMSA-PERU. A su vez es el encargado de presidir la Comisión de Revisión de Proyectos.
A su vez son los responsables de la aceptación de las propuestas a candidatura de Coordinación de cada Proyecto AGO de IFMSA-PERU. COORDINADOR NACIONAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA- PERU a nivel nacional y el encargado de elaborar los reportes y fomentar el crecimiento del mismo en cada LC y de su promoción en PP’s y PF’s de AGO. Es elegido por convocatoria por el Consejo Directivo o en su defecto por el EB . COORDINADOR LOCAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA-PERU a nivel local y de llevarlo a cabo en su CL. Es elegido de acuerdo al reglamento de cada proyecto ASISTENTE LOCAL DE PROYECTOS: Es el encargado de hacer el seguimiento y brindar informarción, apoyo y la documentación necesaria para el desarrollo de proyectos locales en su LC, como tambien de reportar en los proyectos que estén listos para ser candidatos a Proyectos Nacionales y tambien los Proyectos Nacionales que trabajen. Es elegido por convocatoria abierta en cada LC. COORDINADOR NACIONAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA- PERU a nivel nacional y el encargado de elaborar los reportes y fomentar el crecimiento del mismo en cada LC y de su promoción en PP’s y PF’s de AGO. Es elegido por convocatoria por el Consejo Directivo o en su defecto por el EB . COORDINADOR LOCAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA-PERU a nivel local y de llevarlo a cabo en su CL. Es elegido de acuerdo al reglamento de cada proyecto A su vez son los responsables de la aceptación de las propuestas a candidatura de Coordinación de cada Proyecto AGO de IFMSA-PERU. COORDINADOR NACIONAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA- PERU a nivel nacional y el encargado de elaborar los reportes y fomentar el crecimiento del mismo en cada LC y de su promoción en PP’s y PF’s de AGO. Es elegido por convocatoria por el Consejo Directivo o en su defecto por el EB . COORDINADOR LOCAL DE PROYECTO: Es el encargado de dirigir un proyecto de IFMSA-PERU a nivel local y de llevarlo a cabo en su CL. Es elegido de acuerdo al reglamento de cada proyecto.
CLASIFICACION DE PROYECTOS EN IFMSA-PERÚ
Para IFMSA-Perú, la clasificación es la siguiente:
•Proyectos Internacionales. •Proyectos Nacionales.
•Proyectos Locales.
PROYECTOS INTERNACIONALES
Son aquellos proyectos que se trabajan en conjunto con alguna otra Organización Miembro Nacional y/u institución y que han logrado alguna de las 3 anteriores categorías dadas por IFMSA internacional. Para lo cual han debido pasar por la categorización previa de proyecto nacional y ser evaluada tanto por el Consejo Directivo, como por el Director Nacional de Proyectos y la Comisión de Revisión de Proyectos antes de su candidatura.
Al igual que para mantener su status de proyecto transnacional con IFMSA internacional debe llevar una fiscalización continua interna, por lo que será evaluada permanentemente como si fuera un proyecto nacional. Además de contar con el apoyo de IFMSA-PERU para su desarrollo, promoción (vía IFMSA- PERU server, en www.ifmsa-peru.org y otros) y búsqueda de financiamiento.
PROYECTOS NACIONALES
Es todo proyecto que se desarrolle por más de una Asociación Local y/o con el apoyo de alguna organización afiliada a IFMSA-Perú y que haya sido propuesta por cualquier representante de una Asociación Local y aprobada por mayoría simple en las plenarias de la Asamblea General Ordinaria al haber presentado lo siguiente al Director Nacional de Proyectos en formato electrónico como máximo 15 días antes de la AGO: •Formato de postulación debidamente firmada y sellada por los representantes de las Asociaciones Locales participantes:
•3 intervenciones mínimas en distintas LC (mínimo 2) durante un año. •1 intervención mínima en 2 regiones diferentes.
•Protocolo Nacional. •Certificación por un profesional de la salud especialista del tema.
Esta candidatura ha debido ser previamente evaluada por el Consejo de Revisión Proyectos. .
Una vez logrado el status, podrá contar con todo el apoyo de IFMSA-PERU en su desarrollo, promoción y búsqueda de financiamiento, a la vez que podrá utilizar la categoría de “Proyecto Nacional de IFMSA-PERU” dentro de su presentación y materiales El reconocimiento será automáticamente removido si el coordinador nacional del proyecto fallase en el envío de los reportes semestrales, si el proyecto no se mantiene activo o si se le encontrase irregularidades en su desarrollo. A su vez, el Consejo Directivo de IFMSA-PERU pude decidir la remoción del reconocimiento de un proyecto por mayoría simple. Todo Proyecto Nacional tiene derecho de ser presentado en la Feria de Proyectos y Presentaciones de Proyectos de las Asambleas Generales de IFMSA, Asambleas Regionales y Asambleas Generales Ordinarias. Mención que será evaluada previamente por la Comisión de Revisión de Proyectos y dada a conocer con la debida anticipación
PROYECTOS LOCALES
Es todo proyecto que se desarrolle en un solo Asociación Local de IFMSA Perú y que haya sido aprobado por el Director Nacional de Proyectos: • Formato de postulación debidamente firmada y sellada por el representante de la Asociación Local participante. • Carta de aprobación que garantice su desarrollo en la Asociación Local a cargo del representante de la Asociación Local. • Protocolo básico. •La candidatura debe especificar el nombre del coordinador local del proyecto y de los coordinadores locales, con sus debidas direcciones de contacto, así mismo el de las instituciones participantes. Esta candidatura ha debido ser previamente evaluada por el Director Nacional de Proyectos y los Asistentes Locales de Proyectos. Una vez logrado el status, podrá contar con todo el apoyo de IFMSA-PERU en su desarrollo, promoción y búsqueda de financiamiento, a la vez que podrá utilizar la categoría de “Proyecto Local de IFMSA-PERU” dentro de su presentación y materiales.
Esta categoría es de paso obligatorio para cualquier proyecto que desee expandirse y conseguir el status de PROYECTO NACIONAL. El reconocimiento será automáticamente removido si el coordinador del proyecto fallase en el envío de los reportes semestrales, si el proyecto no se mantiene activo o si se le encontrase irregularidades en su desarrollo. A su vez, el Consejo Directivo de IFMSA-PERU pude decidir la remoción del reconocimiento de un proyecto por mayoría simple o en su defecto el Director Nacional de Proyectos. Todo Proyecto Local tiene derecho de ser presentado en la Feria de Proyectoss y Presentación de Proyectos de la Asamblea General Ordinaria de su Asociación Local e IFMSA-Perú cumpliendo los requisitos necesarios. Mención que será evaluada previamente por la Comisión de Revisión de Proyectos y dada a conocer con la debida anticipación.
I A
R A
U
E A R C R
P R O
Y E C
M I S
T O S
G
P A
… antes de Formular un Proyecto…
IDEA DE PROYECTO
Para comenzar debes tener una idea (tema o problema) que te inquiete, te llame la atención y te motive a hacer algo por este. Este punto es importantísimo puesto que tu proyecto girará siempre en torno a esta idea.
“Ninguna idea es
ridicula o tonta. No sabemos cual es el impacto que ella
puede tener en una sociedad con tantas
necesidades.”
EQUIPO DE TRABAJO
Agrúpate con otros estudiantes de medicina (amigos, colegas, etc.) que estén motivados por tu idea de proyecto y comparte ideales.
¡Con un equipo responsable,
dedicado y que sean afines,
grande o pequeño, con o sin
experiencia … el éxito es seguro!
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Conoce a tu Asistente de Proyectos de tu Asociación Local y explícale sobre tu proyecto que quieres crear, él te proporcionará una ficha donde llenarás puntos básicos para que vayas estructurando tu proyecto y te ayudará a impulsar como también hará el seguimiento para que se encamine adecuadamente tu proyecto.
Recuerda llenar bien tu ficha y tener varias copias de estas ya que
en el futuro te servirán mientras no tengas tu protocolo básico
estructurado y también para que tus autoridades te tomen en
cuenta y te ayuden con el seguimiento de tu proyecto.
La ficha de tentativa de proyecto sirve para poder ir aplicando en la realidad tu proyecto, de esta forma podrás analizar cuán efectivo e impactante es tu proyecto y cómo mejorarlo.
Mantén contacto con el presidente de tu Asociación Local, Director Local del Comité Permanente afín a tu Proyecto y otros estudiantes –hasta de diversas Asociaciones Locales- para intercambiar información, coordinar un día tentativo para la aplicación de tu proyecto y entusiasmo.
MI FICHA DE PRE PROYECTO
CONTACTA TU CIRCULO PRÓXIMO
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Para este punto, coordinando con tus autoridades ya puedes llevar a la acción tu proyecto pero es importante que le des una base documentaria respectiva: El protocolo. Este documento puede parecer un lío realizarlo porque hay que buscar bibliografía y más información, pero te garantizo que será muy necesario para poder conseguir el apoyo de diversas entidades que estén interesadas en tu proyecto, como también de profesionales independientes que deseen ser parte de la acción de tu proyecto. Créeme que este documento hará crecer inmensamente tu proyecto y tendrá mayor impacto el tener a alguna institución externa trabajando contigo.
Es necesario que te reunas con posibles autoridades o dirigentes de la población a quien te dirijas con debido tiempo para coordinar el día de acción y material que usarás en la ejecucion de tu proyecto. Mantente contactado eventualmente con ellos. Investiga además sobre instituciones locales o nacionales que trabaje el mismo tema o alguno muy allegado. Contáctalos, ellos podrían también ayudarte con material valioso, sugerencias o demás contactos. Busca ayuda entre personas con más experiencia y más cercanas a ti (Ej: antiguos cargos de tu Asociación Local, compañeros que tengan experiencia, profesores, doctores,…) e invitalos a ser parte de la acción de tu proyecto para que luego puedan certificar el éxito de este.
No te olvides manejar solicitudes, minutas, cartas, cargos, actas entre otros documentos para poder referirte a alguna entidad o persona de esta manera formalizaras toda decisión que se tome.
Guarda toda documentación (original y copia) siempre, y que todo lo que se decida o converse quede por escrito para que se
certifique su cooperación y lo acordado.
EL TEMIDO PROTOCOLO
COORDINACIONES EXTERNAS
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Antes que lleves a la acción – ¡al fín!- tu proyecto reúnete con tu equipo de trabajo y autoridades de tu Asociación Local para dar las revisiones a cada punto de tu protocolo, las negociaciones pactadas –si en caso hubiera-, la fecha, hora y lugar tentativo con las autoridades de tu Asociación Local, los deberes que tendrá cada agente de acción en tu proyecto, etc. Y tambien otra reunión con los todos miembros que participarán en tu proyecto.
No te olvides motivarlos, ser lo más breve posible y decirles todo lo que aprenderan, beneficiarán o harán –practicamente venderles tu proyecto- en la ejecutación de tu proyecto. ¡Tambien recuerda manejar todas la redes sociales para la publicidad y marketing del día de acción de tu proyecto!
¡Ahora sí! ¡Es momento de llevar a la acción tu proyecto! Este preparado para TODO, muchas veces no suele salir como nos lo imaginamos pero no todo en la vida es perfecto, lo importante es que obtengas la primera vista de resultados y al final de la ejecucion del proyecto realices un feedback pidiendo la opinicion de cada participante para analizar cuales fueron los pro y contras que se manifestaron. Sobre todo busca soluciones a los problemas.
ÚLTIMAS COORDINACIONES INTERNAS
¡LLEGO LA HORA!
7 Una vez obtenidos los resultados y esquematizados, informa a tu Asistente Local de Proyectos el termino de tu proyecto, él te brindará un ficha para que llenes sobre la ejecución de tu proyecto y sus resultados. Estos resultados te ayudarán a enriquecer tu proyecto ya que con ellos podrás influenciar en otras instuciones o Asociaciones Locales para que certifiques de que es viable e impactante tu proyecto. Haciendo esto podrás candidatear tu proyecto para ganar el status de “Proyecto Local de IFMSA-Perú”.
8 Ya analizado todo el sistema de tu proyecto. No, no se acaba, ¡la aventura continua! Pídele a tu Asistente Local de Proyectos sobre los requisitos necesarios para volver tu Proyecto Local un Proyecto Nacional. Pide ayuda y busca contactos de tu Organización Nacional Miembro y otras Asociaciones Locales exponiendoles sobre tu proyecto y sobre el impacto que tuvo –sobre todo resultados y beneficios-. Poco a Poco tu proyecto irá creciencido y ¡tal vez se ejecute hasta en otros países!
Y LOS RESULTADOS SON…
AHORA, ¿QUÉ HAGO?.... ¡CRECER!
Protocolo + Resultados = ¿Trabajo de Investigación?
Nadie puede refutarte sobre la
idea de tu proyecto, cada
idea que nace de ti es como un hijo, solo tu la conoces de pies a cabeza.
Utiliza las habilidades
desempeñantes de cada miembro
participante. Un trabajo en
conjunto, engloba muchas
perspectivas para no dejar cabos
sueltos
Miembro
Responsable del
Proyecto
Miembros
involucrados
Sobre la propuesta
Tema
¿Cuál es el tema que abordará el proyecto?
Público objetivo
¿Hacia qué público estaría orientada?
Objetivo
¿Cuál sería la finalidad?
Descripción
Explica con detalle en qué consiste tu proyecto.
Justificación
¿Por qué es importante?
Lugar tentativo
¿En dónde se desarrollaría?
Fechas tentativas
¿Cuándo?
Presupuesto
tentativo
¿Cuánto sería un presupuesto aproximado? Detalles.
Ficha de propuesta de Proyecto Soporte de la Dirección Nacional de Proyectos
Esquema de Presentación para un Protocolo de Proyecto
Nacional
•Titulo del proyecto y/o siglas. (logo) •Comité(s) Permanente(s) afín(es) al proyecto. •Datos (Nombres, apellidos, universidad, LC perteneciente, comité permanente afín, e-mail, teléfnos y dirección) y Foto de cada miembro del equipo de trabajo. •Datos (Nombre, dirección y función) de la participacion de organizaciones o profesionales cooperantes. •Resumen del proyecto. •Planteamiento del problema (antecedentes e identificación de problemas). •Justificación y uso de los resultados (aplicabilidad). •Objetivos del proyecto (general y específicos). •Metodología •Plan de análisis de los resultados (Logros esperados). •Cronograma •Plan de Trabajo detallado para el año siguiente. •Desenvolvimiento y rol del grupo objetivo. •Deberes de los estudiantes participantes. •Descripción del manejo y organización del proyecto. •Deberes del equipo de trabajo durante la ejecución del proyecto. •Descripción de cómo influenciaría si se lleva el proyecto a nivel nacional e internacional. •Fechas propicias para la aplicación del proyecto. •Descripción de cómo los resultados de la categorización ayudará en el proyecto. •Presupuesto •Referencias bibliográficas (Vancouver) •Anexos
“Son vanas y están plagadas de
errores las ciencias que no han
nacido del experimento, madre de
toda certidumbre…”
“Think Globally… Act Locally”
Leonardo Da Vinci