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MANUAL HERRAMIENTA MEETING PARA DISPOSITIVOS MOVILES VIDEO - TELECONFERENCIAS

Contenido

1 MEET DE HANGOUTS.................................................................................................. 1

2 DESCARGAR PARA CELULARES Y TABLE ANDROID ...................................................... 2

3 DESCARGAR PARA CELULAR IPHONE O TABLE IPAD .................................................... 5

4 INICIAR APLICACIÓN MEET DESDE EL CELULAR ........................................................... 8

5 Programar una reunión ............................................................................................ 12

6 Acceder a una reunión ............................................................................................. 23

7 Manejo durante una reunión ................................................................................... 24

8 Importante ............................................................................................................... 25

1 MEET DE HANGOUTS Meet está completamente integrado con G Suite empresarial de Aguas y Aguas, por lo que puede unirse a las reuniones directamente desde un evento de Calendario o una invitación de correo electrónico de Aguas y Aguas, para lo cual es necesario (al ingresar los datos de usuario y contraseña) utilizar el correo electrónico empresarial. Todos los detalles importantes de los eventos estarán disponibles cuando los necesite, ya sea que se una a las reuniones desde una computadora, un teléfono o una sala de conferencias.

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2 DESCARGAR PARA CELULARES Y TABLE ANDROID Android abrir play store Presionar el botón instalar para empezar la descarga

Ya la hemos instalado, presionamos el botón abrir para iniciar la aplicación

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Al iniciar sale un menú de bienvenida debemos presionar el botón de continuar Meet por primera vez nos va pedir aceptar los permisos de fotos, grabe videos y que grabe audio, debemos dar permitir para continuar

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Ya tenemos lista la aplicación para empezar a utilizarla

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3 DESCARGAR PARA CELULAR IPHONE O TABLE IPAD abrir App Store tienda de aplicaciones de iPhone, iPad y Mac

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Dar presionar el botón Obtener, para empezar la descarga

Ya la hemos instalado, presionamos el botón abrir para iniciar la aplicación

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Al iniciar sale un menú de bienvenida debemos presionar el botón de continuar

Meet por primera vez nos va pedir aceptar los permisos de acceder a la cámara, debemos dar ok para continuar Ya tenemos lista la aplicación para empezar a utilizarla

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4 INICIAR APLICACIÓN MEET DESDE EL CELULAR Buscamos y presionamos la aplicación con el nombre Meet

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Debemos escoger el correo con el correo corporativo de aguas y aguas si lo tenemos configurado

Si no lo tenemos configurado podemos agregar la cuenta, presionando la parte inferior

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Una vez allí te pide ingresar con el usuario de correo corporativo de aguasyaguas.com.co tal como se presenta en el siguiente ejemplo:

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Una vez allí debe dar click en siguiente y debe ingresar la contraseña con la que accede a su equipo de cómputo así:

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5 PROGRAMAR UNA REUNIÓN Una vez este configurado su correo electrónico corporativo, puede programar una reunión a través de una videoconferencia o e invitar a los asistentes que requiera, para esto debe hacer lo siguiente: Buscamos en el celular la aplicación Calendar y la seleccionamos:

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Esta aplicación abre un calendario el cual se puede ver por días, semanas o meses, presionamos el botón de menú para configurarlo formato mes para saber la disponibilidad de días para crear un evento y para ver que eventos previos tenemos para el mes.

Presionamos la opción mes para ver el calendario completo de nuevo

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Para crear la reunión debemos presionar sobre el día que desea programar, una vez da click le sale la siguiente ventana:

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Después de escoger el día para crear la reunión presionamos sobre la opción crear evento como muestra la imagen

Presionamos sobre el menú evento para empezar a configurar todos los datos de la reunión

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AGREGAR TITULO DE LA REUNIO

ESCOGER HORA UNICIO DE LA REUNIO

ESCOGER HORA FINAL DE LA REUNION

AGREGAR PERSONAS A LA REUNION

TIEMPO ANTES PARA EL RECORDATORIO DE LA REUNION

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Una vez selecciona los invitados debe seleccionar que la reunión es mediante una videoconferencia, para este debe dar click en la opción Hangouts Meet del lado izquierdo asi:

AGREGAR LA CONFERENCIA PARA LA APLICACIÓN MEET

IDENTIFCAR LA REUNION CON UN COLOR EN EL CALENDARIO

ADJUNTAR UN ARCHVO PREVIO PARA LOS PARTICIPANTES DE LA REUNION

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AGREGAR CONFERENCIA MEET En la opción de crear eventos encontramos la opción de Agregar conferencia debemos pulsar para agregar la reunión con la opción de video conferencia con la herramienta colaborativa Google Meet Después de haber pulsado vemos que nos agrega con (Hangouts Meet, incluye el vinculo a la video conferencia y la información de marcado para unirse a ella), esto nos indica que a todos los participantes le va llegar e vinculo de participación al video conferencia de la reunión creada

PULSAR SOBRE LA OPCION AGREGAR CONFERECIA

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Cuando ya hemos llenado todos los datos de la reunión debemos pulsar la opción guardar para que nuestra reunión quede activa, de esta manera la aplicación colaborativa Google calendar envía automáticamente a todos los correos de los participantes agregados previamente, el correo que envía lleva el nombre de la reunión, quien invita a la reunión, el día de la reunión, la hora de la reunión, vinculo del video conferencia con la aplicación colaborativa de google Meet y una confirmación si asistirá a la reunión o no Nota: es muy importante tener internet en el celular cuando se crea la reunión para que aplicación colaborativa Google calendar pueda realizar él envió de los correos a los participantes de la reunión.

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El sistema pregunta si desea enviar las invitaciones a todos los invitados, debe dar click en Enviar

En el caso que tenga invitados que usen Gmail, pero que no sean correos electrónicos corporativos, el sistema le pregunta, allí debe dar click en Invitar a usuarios externos:

A partir de este momento la reunión fue creada y a cada participante le llegó un correo electrónico con un enlace para acceder a la reunión. Si desea consultar los datos de la

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reunión o realizar alguna modificación, en el calendario general da click sobre la reunión y la puede modificar, de la siguiente manera:

A cada participante se le presentará la reunión en su calendario personal, así como en la bandeja de correos electrónicos, cada participante puede confirmar si va a asistir o no a la reunión. En nuestro calendario veremos la reunión creada como nos muestra la imagen

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En azul podemos ver la reunión de prueba creada

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6 ACCEDER A UNA REUNIÓN En el correo electrónico que llega, cada participante puede acceder mediante el enlace que se envía a la reunión, de la siguiente forma:

La herramienta colaborativa colaborativa de Google Meet se abrirá automáticamente, deberá presionar en la opción de solicitar Unirse a la reunión

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7 MANEJO DURANTE UNA REUNIÓN En la parte inferior encuentra las opciones de izquierda a derecha de: 1. Silenciar/activar micrófono, 2 terminar la llamada, 3 Apagar/Encender video. Se recomienda que mientras una persona hable, los demás participantes mantengan el micrófono cerrado para no generar interferencias ni ruido a los demás.

En la parte inferior están los menús participantes activos / chat / información de la reunión: Donde podemos ver los invitados a la reunion y tambien escribirle de foma privada por el chat

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8 IMPORTANTE Con el fin de garantizar que la calidad de las videoconferencias sea la mejor, se recomienda que mientras esté en una, en la casa o sitio donde se encuentre ubicado no estén utilizando plataformas como Netflix, Youtube o demás que puedan utilizar parte del ancho de banda que usted necesita para una buena recepción de las comunicaciones. De igual manera no tener los equipos de cómputo descargando archivos.