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Manual del Curso

Cómo crear y desarrollar un

Programa de Voluntariado

Emilio Guerra Díaz

Julio 2016

Manual del curso

Cómo crear y desarrollar un Programa de Voluntariado

Ciudad de México, 2016Primera edición

Roberto Emilio Guerra DíazAutor

Dona Martino RojasDiseño de páginas interiores

Asesoría Mexicana para el Voluntariado, A. C.

Consejo Directivo Susana Barnetche y PousPresidenta

Pía Testelli VaqueroJuan Alejandro Martínez ReyesNicolás Rodrigo Aguilar OsorioMiriam Amaro Sánchez

Roberto Emilio Guerra DíazDirector

Columba García MartínezOficial de Membresías

[email protected]

D.R. Instituto Nacional de Desarrollo Social2016

ISBN: En trámiteImpreso y hecho en México

“Este material se realizó con recursos del Indesol, perteneciente a la Secretaría de Desarrollo Social.

Empero, la Sedesol no necesariamente comparte los puntos de vista expresados por los autores del presente trabajo”.

“Se permite la reproducción parcial del contenido de la presente obra citando la fuente y otorgando los créditos correspondientes”.

Contenido

Presentación por Angélica Luna Parra, titular del INDESOL 5

Introducción 7

Cómo usar este manual 9

Aspectos legales sobre el voluntariado en México 9

Capítulo 1. Para comenzar… algunos datos sobre el voluntariado en México 11

¿Cuántos voluntarios hay en México? 11

Qué entendemos por servicio voluntario 11

La definición de voluntariado usada en este manual 12

Las personas por lo que donan 12

Cómo se llevan a cabo las actividades voluntarias en México 12

El concepto de Acción Social Voluntaria 13

La creación de una cultura del voluntariado en México 14

El tiempo, unidad de medida y respeto al servicio voluntario 15

Contar el tiempo, cuenta 16

Beneficios al realizar servicio voluntario 16

Voluntarios por posición en la organización 17

Capítulo 2. Programa de Voluntariado Institucional 19

La Triada del Voluntariado 20

El perfil de la persona coordinadora del programa de voluntariado 21

Las responsabilidades del coordinador son: 23

Capítulo 3. La administración del voluntariado 25

3.1 Preparación institucional 25

3.2 Selección e inducción 31

3.3 Administración y seguimiento 33

El Sistema de Reforzamiento del grupo 34

Contabilizar la contribución voluntaria por Horas/Hombre 35

3.4 Sistema de reconocimiento y retención de voluntarios 37

3.5 Desvinculación de voluntarios 40

3.6 Evaluación del programa 42

3.7 Comunicación de la acción social voluntaria 46

Capítulo 4. El voluntariado de organizaciones civiles y el establecimiento de alianzas con el voluntariado corporativo 49

¿Por qué la empresa está impulsando el voluntariado corporativo? 50

Anexo 1. ¿Cómo nace el compromiso en las personas? 57

Anexo 2. Carta de Servicio Voluntario 61

Anexo 3. Guía del expediente del voluntariado 63

Bibliografía y fuentes de información adicionales 65

Presentación

Hace más de veintidós años surge el Instituto Nacional de Desarrollo Social (Indesol), organismo público desconcentrado de la Secretaría de Desarrollo Social, como la plataforma gubernamental más importante orientada a fortalecer la confianza pública y la vinculación entre actores sociales y gobierno a través de acciones de capacitación, interacción y generación de conocimientos sobre liderazgos y movimientos sociales y sobre la sociedad civil organizada, con el fin último de mejorar la calidad de vida de la población. En el Indesol creemos firmemente que la sociedad civil organizada genera conocimientos y modelos de interacción y es la que ha puesto en la agenda pública las causas más sensibles de la sociedad, gracias a lo cual ha incidido de manera efectiva en la implementación y diseño de políticas públicas. Es por ello que el Indesol busca recuperar y dar a conocer los modelos de interacción y las prácticas exitosas derivadas del trabajo cotidiano de las organizaciones abriendo y multiplicando espacios de diálogo entre los diversos actores sociales.

En 2013 el Indesol diseñó y puso en marcha el Sistema Integral de Capacitación (SIC) como uno de sus instrumentos fundamentales de fomento, el cual está orientado a promover a las organizaciones de la sociedad civil, a la recuperación, sistematización y divulgación del conocimiento generado por ellas, a visibilizar el impacto social y la incidencia de sus acciones en políticas públicas, desarrollando capacidades en las personas, actitudes proactivas y redes de colaboración social de gran valor para la sociedad en su conjunto.

El documento que tiene en sus manos forma parte de una importante iniciativa de capacitación presencial con aliados estratégicos del Indesol de diversos sectores, quienes de manera generosa aportan sus recursos y su tiempo para que el conocimiento especializado sea accesible a un número cada vez más grande de organizaciones sociales y se contribuya así a su fortalecimiento institucional.

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ALIANZA MEXICANA DE VOLUNTARIADO

Introducción “El voluntariado fomenta la creatividad, encuentra su fuerza en todo aquello que nos apasiona y nos pone en contacto con los que más nos necesitan”.

Ban Ki-moon

El año 2016 es crucial para el desarrollo del voluntariado organizado en México, ya que se están registrando una serie de eventos y actividades a nivel nacional e internacional que seguramente inspirarán a más personas a participar de manera voluntaria en organizaciones que cuenten con un programa que sepa administrar este importante recurso humano. Ya la Cuenta Satélite de Instituciones sin Fines de Lucro1 ofreció datos que demuestran que la participación de mexicanos en actividades voluntarias aumentó en casi 500 mil conciudadanos. Estamos cerca de lograr que de una población de 121 millones de habitantes, al menos 2 millones participen regularmente.

A nivel mundial, varias organizaciones se movilizaron a favor de incluir al voluntariado como un aliado fundamental para lograr los Objetivos de Desarrollo Sustentable 2030 y así fue. La Organización de las Naciones Unidas, sensible a la propuesta, integró al voluntariado a las estrategias y recomendó a los gobiernos apoyarse en este servicio no obligatorio llevado a cabo por ciudadanos que participan en los asuntos públicos.

En enero de 2015 el Instituto Nacional de Desarrollo Social (Indesol) y la Alianza Mexicana de Voluntariado (AMEVOL) unieron esfuerzos para iniciar los trabajos de creación de la Plataforma Nacional de Acción Voluntaria México (Planavol-Mx), la cual comenzó actividades en marzo del mismo año.

Gracias a la participación y afluencia de organizaciones de la sociedad civil, academia, empresas e instituciones públicas, este esfuerzo está cobrando mayor dimensión para ofrecer servicios a la ciudadanía y organizaciones que deseen formar parte de este movimiento ciudadano y dar mayor visibilidad al voluntariado. Una acción directa del Indesol es precisamente alentar el fortalecimiento de la administración del voluntariado en organizaciones civiles y su relación con otros voluntariados, lo que da vida a una serie de encuentros y talleres de capacitación para crear y desarrollar programas de voluntariado en organizaciones de la sociedad civil (OSC).

El interés por investigar el comportamiento del voluntariado en México ha motivado la continuidad de varias investigaciones y otras nuevas indagatorias. Por ejemplo, el Centro de Investigación

1 Datos de 2014. INEGI, Cuenta Satélite de Instituciones Sin Fines de Lucro. Sistema de Cuentas Nacionales, México 2016.

Asimismo, este manual responde en gran parte al compromiso social de millones de mujeres y hombres que ofrecen su trabajo voluntario para mejorar la vida de otras personas, para luchar por una idea y para aliviar el dolor, la soledad o la indefensión de quienes necesitan un apoyo comprometido de otro ser humano para salir adelante.

Cabe mencionar que México es uno de los pocos países en contar con el Premio Nacional de Acción Voluntaria y Solidaria para reconocer la labor voluntaria de su ciudadanía. El Comité Organizador–Intersecretarial del Premio consideró que, para incrementar la participación, es necesario continuar con procesos permanentes que permitan articular y promover la participación voluntaria generando nuevas estrategias que dignifiquen esta labor que indudablemente fomenta la toma de conciencia y el compromiso con la sociedad.

Es en este contexto en el cual el Indesol lanza e impulsa la Plataforma Nacional de Acción Voluntaria–México (Planavol-MX). Tanto el Premio como la Plataforma atienden el compromiso derivado de diversas recomendaciones de la Organización de las Naciones Unidas sobre el tema.

En 2016 México será sede de la 24ª Conferencia Mundial de Voluntariado a la cual acudirán miembros de la International Association for Volunteer Effort (IAVE por sus siglas en inglés) de más de 70 países. La IAVE está realizando una investigación sobre redes, coaliciones, centros de voluntariado y plataformas en el mundo como la Plataforma Nacional de Acción Voluntaria (Planavol-Mx). En el marco de esta investigación han visitado 40 países para conocer dichas redes y al analizar la experiencia de la Planavol-Mx reconoció el trabajo que en tan poco tiempo se ha llevado a cabo en México así como el alcance y los logros derivados de la proactividad de sus integrantes. La IAVE destacó que una característica central de esta iniciativa es que hace visible un balance de liderazgo compartido entre todas las instituciones que la conforman.

El Indesol agradece la participación de todos los actores sociales que han hecho realidad este ejercicio de capacitación presencial (instituciones sede, especialistas, facilitadores y participantes) y se congratula de poder ofrecer una nueva publicación que sin duda beneficiará el trabajo desarrollado por las organizaciones sociales del país.

María Angélica Luna y ParraTitular del Indesol

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CÓMO CREAR Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE VOLUNTARIADOALIANZA MEXICANA DE VOLUNTARIADO

Cómo usar este manual

Identificamos en este manual a las siguientes personas:

Personas voluntarias que son miembros del Consejo Directivo o Patronato. También forman parte de este grupo los miembros de consejos consultivos, comités de becas, mentores, etc. No reciben remuneración económica alguna.

Miembros del equipo operativo que por su labor y responsabilidades reciben un salario o ingreso económico.

Personas voluntarias que colaboran donando su tiempo en actividades específicas dentro de los programas, proyectos o servicios que brinda la organización, ya sea dentro o fuera de ella.

Información adicional sobre voluntario se puede consultar en la columna “Ciudadanía en Construcción” que la Alianza Mexicana de Voluntariado publica en el sitio electrónico www.expoknews.com

Aspectos legales sobre el voluntariado en México

Como se señaló en la introducción, en México aún no existe una Ley sobre Servicio Voluntario y en la Ley Federal de Trabajo no existe una referencia a este tipo de trabajo. Con la finalidad de proteger a la organización respecto a alguna posible demanda laboral, en este manual se recomienda no usar el término “trabajo” y en cambio referirse al voluntariado como: servicio voluntario, aportación voluntaria, contribución voluntaria, etc. Es recomendable observar los procedimientos para reclutar a voluntarios y sobre todo crear y administrar un archivo donde se incluyan todos los documentos. En el anexo 2 se incluye una guía sencilla. También es importante que el responsable del programa dé un seguimiento continuo al desempeño de los voluntarios para detectar cualquier riesgo.

y Estudios sobre Sociedad Civil presentará en breve un estudio que da continuidad a la trascendente obra “Generosidad en México. Fuentes, cauces y destinos”.

En la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la UNAM los investigadores y académicos Miguel Ángel Márquez Zárate, Manuel Polo, Adriana Reynaga Morales, Carlos Chávez Becker y Germán Pérez están llevando a cabo el proyecto “El voluntariado Universitario en México como modelo de aprendizaje servicio activo: propuestas de investigación y docencia”.

En la Escuela Nacional de Trabajo Social en colaboración con Indesol se está incorporando el tema del voluntariado de manera profunda en varias actividades como proyectos de tesis, investigaciones, docencia y participación de alumnos con OSC.

A principios de marzo de este año el H. Congreso de Querétaro recibió la iniciativa de Ley de Voluntariado presentada por la Diputada local Daesy Alvorada Hinojosa Rosas. Aun cuando falta cubrir todo el proceso legislativo, de aprobarse sería la primera ley en el país.

Finalmente, es necesario destacar que la Alianza Mexicana de Voluntariado consiguió, luego de 5 años de negociación, que México fuera la sede de la 24ª Conferencia Mundial de la International Association for Volunteer Efforts (IAVE por sus siglas en inglés) y así tres organizaciones unieran esfuerzos para celebrar dicha reunión: la propia IAVE, el Centro Mexicano para la Filantropía y la Alianza Mexicana de Voluntariado. Esta reunión se llevará a cabo en el marco de la Reunión Anual del Cemefi en noviembre y tendrá dos partes, una la 8ª Reunión Juvenil que tendrá lugar en Puebla y la conferencia magna en Ciudad de México.

No obstante persisten algunos retos respecto al desarrollo del voluntariado:

• Seguirprofesionalizandolagerenciadelrecursovoluntarioenorganizacionescivilespuesson ellas protagonistas de la creación de una cultura de voluntariado.

• Facilitarlainformaciónsobrecómoservoluntarioyenquéorganización.

• Desarrollarelvoluntariadouniversitario.

• Alentar mayor número de reconocimientos para los voluntarios en cada una de lasentidades de la República.

• EstableceralianzasefectivasentrevoluntariadosdeOSCyloscorporativos.

• DesarrollarlaPanavolycentrosdevoluntariado.

El presente manual acompaña la capacitación de personas y responsables de organizaciones para organizar un programa institucional de voluntariado, saber convocar, retener y reconocer la contribución que se da a través de este servicio y cumplir ese sueño de la Alianza Mexicana de Voluntariado donde México sea un país de voluntarios.

Capítulo 1

Para comenzar… algunos datos sobre el voluntariadoen México

¿Cuántos voluntarios hay en México?

De acuerdo al dato más reciente del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI), México cuenta con 1 millón 823 mil voluntarios, cifra que se incrementó en cerca de 500 mil personas respecto a la medición presentada en 2012. Por otra parte, el Instituto informó que “El valor económico del trabajo voluntario de las Instituciones Sin Fines de Lucro (ISFL) privadas fue equivalente a 107 mil 536 millones de pesos, del cual el 56.7% fue generado por las mujeres y el 43.3% correspondió a los hombres”.2

Qué entendemos por servicio voluntario

He aquí algunas definiciones:

Voluntario: Es la persona que presta servicio de manera libre, sin que nadie lo obligue y dona principalmente su tiempo.

Voluntariado: Conjunto de personas o voluntarios que constituyen un grupo. Dicho grupo puede tener nombre propio. Dependiendo a qué organización ese grupo esté afiliado puede tener figura jurídica o no. Por lo general, aunque no es una regla escrita, buscan realizar sus actividades bajo “el paraguas” de una organización mayor.

La Ley de Instituciones de Asistencia Privada del Distrito Federal señala:

“Voluntario: persona que realiza aportaciones en servicios, destinando parte de su tiempo a realizar actividades sin remuneración que correspondan al objeto de una Institución, con el ánimo exclusivo de participar en actividades de Asistencia Privada en coordinación con los miembros del Patronato de esa Institución”.3

2 INEGI, Cuenta Satélite de Instituciones Sin Fines de Lucro, los datos aquí presentados corresponden a 2014 y fueron presentado es su boletín del 17 de marzo de 2016. 3 Asamblea Legislativa del Distrito Federal, Ley de Instituciones Privadas para el Distrito Federal, artículo 2°.

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2.- Voluntariado informal. Las acciones voluntarias se llevan a cabo en grupos que no tienen personalidad jurídica y a menudo las actividades están estructuradas por liderazgos individuales y predominan actividades asociadas a necesidades inmediatas. Se da en escuelas, iglesias y asociaciones de vecinos, padres de familia, etc.

3.- Voluntariado institucionalizado. La acción voluntaria está afiliada a una organización con misión, visión, objetivos y programas claros. Puede tener una personalidad jurídica supeditada a la OSC. Cuenta con programas, sistema de reconocimiento y retención, procesos controlados, imagen institucional, etc. Los voluntarios hacen carrera.

El concepto de Acción Social Voluntaria

Al revisar las definiciones y las categorías respecto al concepto de voluntario, se tiene que:

Los rasgos fundamentales del voluntario son:

• Elige hacer algo a favor de los demás.

• Dona parte de su tiempo.

• Nadie lo obliga.

• No recibe dinero a cambio.

• Puede realizar su servicio solo o afiliado a un grupo.

• El servicio voluntario se ofrece a favor de un tercero.

Por lo anterior, el concepto de Acción Individual Voluntaria se refiere al voluntariado no formal donde prevalecen las acciones que aisladamente hacen las personas que prestan servicio voluntario. Sus características principales son: Hay generosidad y solidaridad pero la ayuda se da cara a cara, de manera desarticulada y ocasional; la ayuda es esporádica, el impacto y los efectos de la acción voluntaria no provoca una cultura de la generosidad y difícilmente involucra a otras personas. El tiempo socialmente necesario para que una persona genere satisfactores muestra un alcance limitado que se ubica predominantemente en acciones asistenciales, caritativas y de emergencias.

La Acción Social Voluntaria se manifiesta gracias a la afluencia de personas que concurren a una organización, a un voluntario que tiene uno o varios programas, proyectos y genera diversos servicios. Por la fuerza de la participación de más personas bajo una organización la contribución voluntaria está estructurada y genera, bajo la reducción del tiempo socialmente necesario para tener satisfactores, mayor impacto y efectos en la comunidad beneficiada. En España y otros países latinoamericanos denominan a esta forma de participación como “voluntariado social”.

La definición de voluntariado usada en este manual

La Organización Internacional del Trabajo lo define como:

“Aquella persona que realiza un trabajo no obligatorio y llevado a cabo sin recibir remuneración alguna a cambio, en el que un individuo dona tiempo para realizar actividades –sea a través de una organización o de manera directa– para ayuda de otros fuera de su propio hogar”.4

Las personas por lo que donan

Voluntaria: La persona moviliza tiempo, habilidades y destrezas para faenas de impacto social como brigadas de salud, alfabetización, atención a enfermos, atención a desastres, etc. Dependiendo si su actividad es cara a cara es una acción individual, pero si lo hace bajo un voluntariado se considera acción social.

Benefactor/bienhechor: Persona que dona recursos económicos o en especie a una causa social, evento o institución. De la constancia y disciplina y del espacio físico, de sus donaciones depende si es acción social o acción individual.

Mentor: Acción Social donde personas comparten sus conocimientos con otras para que adquieran habilidades y destrezas o nuevos conocimientos. Es la forma primordial en la que se trasmite el conocimiento de generación a generación. El mejor ejemplo son los maestros, pero en el sector filantrópico, los consejeros o patronos destacan al donar su experiencia en marcar el rumbo a seguir por las organizaciones.

Activista: En este manual se considera activista a una persona pública que por su trayectoria principalmente dona su imagen y tiempo para dar visibilidad a alguna causa social, puede ser su portavoz. Su contribución es honorífica.

Cómo se llevan a cabo las actividades voluntarias en México

La Alianza Mexicana de Voluntariado señala estas 3 categorías en las que se expresa el servicio voluntario.5

1.- Voluntariado no formal. Predominan las acciones individuales. Esas actividades están estimuladas por la buena voluntad, compasión, solidaridad, etc. Son esporádicas y espontáneas, irregulares y ocasionales. El individuo sirve cara a cara. Nos son familiares en casos de desastres, en problemas cotidianos y donde no hay servicios públicos suficientes.

4 Organización Internacional del Trabajo, Manual de medición del trabajo voluntario, Ginebra, Suiza, 2011.5 Guerra Díaz, Emilio; El concepto de Acción Social Voluntaria, documento de trabajo. Alianza Mexicana de Voluntariado, 2015.

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voluntariado a través de organizar su propios grupos, de darles visibilidad y señalar los resultados obtenidos. De ahí la importancia de los talleres que guían a las organizaciones a conformar un Programa Institucional de Voluntariado.

El tiempo, unidad de medida y respeto al servicio voluntario

“Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches”.

Benjamín Franklin

Si se desea adentrar a las personas en el maravilloso mundo del servicio voluntario e incorporar esa práctica a su vida cotidiana, hay que reconocer que se trata de un proceso que demanda mucho cuidado. Si se invierten recursos para atraerlos habrá que cuidar lo más preciado que nos donan, su tiempo.

Las organizaciones efectivas saben que el tiempo que dedicará una persona al servicio dependerá de varios factores en su vida personal y profesional, pero para que todo empiece bien se ha de tener en cuenta que es necesario pedir un poco de tiempo. Sonaría a disparate pedir que una persona sin conocer a ciencia cierta a la organización, qué hace, cómo lo hace y con qué recursos cuenta, se le pida invertir 8 horas diarias de servicio voluntario o que se haga responsable de todo un proyecto o programa, máxime cuando sus necesidades económicas o profesionales no están satisfechas.

Por lo anterior, una actividad que permita incorporar a nuevos voluntarios tiene las siguientes características: es atractiva, sencilla, realizable en un corto tiempo y puede mostrar que fue útil para la comunidad y para la persona en lo individual. Por tanto, la organización debe cuidar el tiempo que demanda esa tarea y garantizar las condiciones para que se lleve a cabo. Sería un gran desmotivador que el voluntario novel perciba que llegó a un voluntariado desorganizado, no preparado y que las acciones comienzan a realizarse tardíamente.

Por otra parte, la organización sabe que el grupo voluntario y en particular cada voluntario, tienen en conjunto el compromiso de respetar también el tiempo de los beneficiarios. Así por ejemplo, un voluntario que participa donando una hora para enseñar a los niños a tocar guitarra en una comunidad donde han invertido tiempo para desplazarse al centro comunitario, podría avisar con anticipación si por una causa ajena no podrá llegar ese día a la sede para impartir la instrucción. No hacerlo implica que estaría desperdiciando el tiempo de los demás, los infantes se desmotivarían y además se generarían consecuentes molestias adicionales en los padres y madres y críticas a la organización por no garantizar el servicio.

Entonces, los rasgos de la Acción Social Voluntaria son:

• Los voluntarios se suman a organizaciones que trabajan en equipo.

• En menor tiempo consiguen o desarrollan más satisfactores.

• Por la naturaleza de la organización logra movilizar más recursos y amplía la cobertura de la atención a la población beneficiada.

• Genera cultura de la donación y permanencia de las personas en el voluntariado.

• Genera más organizaciones sociales y causas que son atendidas por ciudadanos.

• Fortalece la participación ciudadana y democrática fuera de la esfera del poder político, formando un poder ciudadano. En última instancia la acción social voluntaria en su vinculación con las organizaciones civiles, desarrolla lo que se conoce como capital social.6

La creación de una cultura del voluntariado en México

La Alianza Mexicana de Voluntariado reconoce la importancia de fomentar la participación de las personas en el servicio voluntario dentro de organizaciones civiles y afirma que una forma de ser ciudadano es ser voluntario y ser voluntario es ser ciudadano.

Ser voluntario es una forma de emprendedurismo social pues las personas se reúnen en torno a una problemática común para encontrar una solución. De ahí que el voluntariado convoca a que las personas sean actores y no espectadores del cambio social.

Es una forma de impulsar el asociacionismo y trabajar por la justicia y el desarrollo social. Como decía Alexis de Tocqueville: “Entre las leyes que rigen las sociedades humanas hay una que aparece más precisa y más clara que todas las demás. Para que los hombres sigan siendo civilizados, o lleguen a serlo, es preciso que se desarrolle entre ellos el arte de asociarse, y que se perfeccione, en la misma relación en que crece la igualdad de condiciones”.7

La gerencia del recurso humano que se adentra en el voluntariado no puede dejarse a la improvisación, ni a estilos personales ni creencias sobre cómo se trabaja con quienes desean prestar este tipo de servicio. Las tres principales áreas que debe considerar todo voluntariado son: saber convocar, saber retener y saber reconocer el esfuerzo voluntario.

Sin duda, la creación de una cultura de participación ciudadana y de voluntariado depende de diversos factores pero no se puede solamente pensar en que las personas por sí solas comprenderán qué es el voluntariado y cuáles son sus beneficios para el individuo, su familia, su comunidad y entorno. Más bien corresponde a las organizaciones detonar la cultura del

6 Aun cuando hay un sinnúmero de interpretaciones, en este manual se entiende por Capital Social el recurso humano que destina su talento, cosmovisión, habilidades, competencias y tiempo para que de manera organizada con otros contribuya a solucionar problemas de interés público. 7 Tocqueville, Alexis; La Democracia en América.

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a otras personas y desde luego comparten visiones para modificar el paradigma institucional de colaboración.

Para la comunidad: La colaboración de personas voluntarias en la comunidad además de mostrar y ejercer los valores de solidaridad y altruismo, estimulan la participación de sus miembros. Coadyuvan a desarrollar habilidades y competencias para que los beneficiarios sean parte de la solución y detonan procesos de liderazgo local, entre otros beneficios.

Voluntarios por posición en la organización

De acuerdo a Emilio Guerra Díaz y Lorena Cortés Vázquez, “el tipo de actividad que el voluntario desarrollará, así como lo estratégico de su labor, determinará su posición dentro de la institución”. Se puede entonces advertir voluntarios por su:

Ubicación: 1) Si se involucran directamente con los beneficiarios de la organización o 2) Realizan sus actividades con el equipo operativo de la institución.

Función: 1) Si sus aportes suman a la estrategia de la organización o 2) A las actividades cotidianas de la misma.10

De esta manera se puede tener claridad sobre lo que se busca de una persona voluntaria en el programa institucional.

10 Guerra Díaz, Emilio y Cortés Vázquez, Lorena: “Voluntariado en organizaciones sin fines de lucro. Manual para una gestión eficaz”, Ed. Centro Mexicano para la Filantropía, México, 2012, pág. 16.

Contar el tiempo, cuenta

“El tiempo es el único capital de las personas que no tiene más

que su inteligencia por fortuna”.

Honoré de Balzac

Hay que cuidar el tiempo de la organización, de la comunidad y del voluntario; en términos sociales, el tiempo representa hasta cierto punto la medida de la productividad. Algunos economistas y administradores refieren al concepto “tiempo socialmente necesario” para producir satisfactores y crear valor.8 La fuerza de la acción social voluntaria muestra cómo con un número mayor de participantes en un solo objetivo se logra en menor tiempo mayor número de satisfactores.

En la administración del voluntariado, como se verá más adelante en el capítulo 3, es esencial medir el tiempo que las personas han destinado al servicio voluntario porque es una aportación que la organización recibe y que no desembolsa recurso económico para recibirlo.

Finalmente, contar el tiempo que donan los voluntarios sirve también para establecer criterios para el adecuado reconocimiento y destacar a aquellos que más han contribuido. Desde luego no sólo se trata de conocer el tiempo, sino también de observar y evaluar la calidad de su servicio.

En síntesis, conducirse bien en la administración adecuada del tiempo trae como consecuencia que la persona voluntaria done progresivamente más tiempo porque ha experimentado un kairós.9 Por otra parte, podemos reflexionar en torno a que la gestión profesional del voluntariado tiene como cualidad la sincronía.

Beneficios al realizar servicio voluntario

Para la persona: Aun cuando no hay una retribución económica, muchas personas que han prestado servicio voluntario expresan que experimentan diversas experiencias positivas como dar sentido a su vida, desarrollan habilidades y competencias, descubren otras y florecen en sus actividades cotidianas tanto personales como profesionales; obtienen bienestar físico y emocional, establecen nuevas amistades e identifican oportunidades para el cambio social.

Para la organización: Desde luego se puede observar a simple vista que una organización con voluntarios es más atractiva para los donantes sobre las que carecen de ellos. Las organizaciones con un grupo voluntario tienen mayores recursos para vincularse con otros sectores sociales.

Sus voluntarios son promotores o “embajadores” de la causa social en la sociedad, involucran

8 El tiempo de trabajo socialmente necesario es el requerido para producir un valor de uso cualquiera, en las condiciones normales de producción vigentes en una sociedad (o país) y con el grado social medio de destreza e intensidad de trabajo. Marx, Carlos; El Capital, Ed. Fondo de Cultura Económica, México 1977.9 Es la concepción del tiempo de los sofistas griegos: “Momento oportuno para hacer algo”.

Capítulo 2

Programa de Voluntariado Institucional

En este capítulo, además de reflexionar que un programa de voluntariado en cualquier organización no puede ser estrambótico, se presentan los elementos básicos que un Programa de Voluntariado Institucional habrá de desarrollar:

Un plan. Planificar qué tipo de voluntarios y saber en qué actividades pueden colaborar, es el inicio de la administración profesional en la gestión de voluntariados. El plan de voluntariado nace de analizar las necesidades de todas las áreas de la organización, sus programas, procesos, proyectos y servicios de donde se detectan actividades sencillas en las que pueden ser convocadas personas para que brinden servicio voluntario. La planeación permite reflexionar que no es posible asignar variadas y diversas responsabilidades a un solo voluntario, o bien, desear que las personas realicen dicho servicio por un periodo prolongado que equivalga a una jornada laboral.

Una estructura dentro de la organización. Es necesario ubicar al Programa dentro del organigrama de la organización y asignar las funciones y responsabilidades a una persona. Es común que en organizaciones que no cuentan con un programa formal o que apenas se inician en convocar voluntarios estimen que no podrían seguir esta sugerencia porque no cuentan con recursos humanos suficientes. Pues bien, existen varias alternativas tanto para ubicar el programa de voluntariado como para reclutar a la persona que funja como coordinador (véase infra).

Ubicar dentro del organigrama. El programa puede ser desarrollado por el Director de la organización, o si se cuenta con un Director(a) de Desarrollo Institucional. Se pueden dedicar algunas horas a la semana para ir creando el programa con los consejos de este manual. Otra alternativa es abrir la coordinación de voluntarios como un programa adicional de la organización.

Una gerencia adecuada. Es importante dejar a un lado la improvisación, las ocurrencias y el candor. La gerencia adecuada implica conocer y desarrollar el ciclo del voluntariado que se verá en el Capítulo 3. Cada organización aderezará su propio programa con experiencias, anécdotas y lecciones.

Contar con políticas y un código de ética. Desarrollar políticas es recomendable porque forman parte del sistema de contención y establecen límites sobre lo que está o no permitido. Por otra parte, el Código de Ética de un grupo voluntario permite crear confianza pública en la organización.

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Un coordinador(a). Será la persona responsable de desarrollar: al programa, a sus voluntarios y advertir los cambios en la comunidad beneficiada objeto de la acción voluntaria. Es necesario que cada organización, de acuerdo a su dimensión, recursos y situación institucional, desarrolle un perfil del puesto señalando características de la persona; calificaciones, destrezas, habilidades y conocimientos; experiencia necesaria y clarificar sus funciones y responsabilidades. Es importante reconocer que los perfiles de puesto siempre son aspiracionales, es decir, plantean un ideal pero difícilmente se tiene a un candidato(a) que cubra el 100% de los requisitos. Pero al estipular y explicitar dichas características ayuda a desarrollar a la persona en el puesto.

Una razón de ser. Siempre es conveniente dar a un grupo voluntario una misión. Declarar para qué existe el grupo y qué desea para la comunidad y para sí.

Causa social. Aun cuando las formas de participar como voluntario pueden desembocar en: jornadas, campamentos, periodos mensuales o anuales, a la gente le gusta ayudar cuando encuentra un excelente motivo que puede ir desde contribuir con la causa de la organización, un evento como por ejemplo un concierto benéfico o hasta una campaña. Las personas ayudan a personas y a organizaciones.

Un presupuesto. La organización necesitará invertir algunos recursos económicos para el programa. A grandes rasgos se pueden clasificar como gastos para uniformes, identidad gráfica, comunicación y reconocimientos, etc. Otros corresponden a la logística para llevar a cabo las actividades propias del programa en la comunidad. Como se verá más adelante, el presupuesto de inversión puede estar acotado.

Conocer la Triada del Voluntariado. La razón de ser de cualquier esfuerzo voluntario en principio es servir a la comunidad, contribuir a que la organización cumpla con su misión institucional y alcance sus objetivos y metas.

Una plataforma de comunicación. Es imprescindible contar con una estrategia de comunicación para convocar, mantener y reconocer a los voluntarios, inspirar a otras personas a que se adentren en el servicio voluntario y apreciar las aportaciones tanto de la organización como de su grupo. Desde luego también es altamente conveniente conocer las experiencias de la comunidad beneficiada. Asimismo, hoy las redes sociales son de gran utilidad para movilizar voluntarios, difundir acciones e informar resultados. Una organización con un programa de voluntariado puede apoyar su trabajo en estos recursos para tener mayor efectividad.

La Triada del Voluntariado

Esta propuesta nos permite advertir que en la acción social voluntaria existen tres actores: 1) La organización, 2) el voluntariado o grupo de voluntarios de la organización y 3) la comunidad a la que se dirige el esfuerzo voluntario. El objetivo primordial es llevar un beneficio a la comunidad, es el fin. Los medios para ese fin los conforman tanto la organización como el voluntariado.

Mal sería pensar que los voluntarios prestarían servicio exclusivamente para beneficiar a la organización11 pues como se señala en la definición que aquí se usa sobre voluntario, la acción “se lleva a cabo hacia otros fuera del propio hogar”. Una organización que sólo esté pensando en beneficiarse de la acción voluntaria sin llevar provecho a la comunidad termina distorsionando el sentido del voluntariado que se enfoca al bien común. 12

En la Figura 1 se muestran a los actores y se indica que tanto la organización como el voluntariado son medios, mientras que la comunidad es el fin de la contribución voluntaria.

Figura 1. Triada del Voluntariado

Fuente: Guerra Díaz, Emilio; “Los efectos de la acción social voluntaria en el voluntariado y la organización” en www.expoknews.com, marzo 14 de 2014.

El perfil de la persona coordinadora del programa de voluntariado

Contar con una persona responsable de crear y desarrollar el programa de voluntariado institucional facilita la gestión profesional y ayuda a que el grupo sea atractivo para lograr atraer más voluntarios. Por ello se recomienda que esa persona tenga las siguientes características:13

11 Por ejemplo ahorrando sueldos y salarios.12 Como sucede en algunos voluntariados corporativos que pretenden primordialmente realizar acciones en beneficio de su imagen y reputación corporativa.13 Con base en: Guerra Díaz, Emilio; “Manual para Coordinadores de Voluntariados”, mimeo, México 2015.

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a.- Perfil de la persona:• Hombre o mujer, mayor de 26 año.

• De preferencia haber sido voluntario.

• Persona extrovertida.

• Comunicación oral y escrita.

• Nociones del sector filantrópico.

• Habilidad para prospectar y organizar información.

b.- Habilidades y destrezas:• Manejo de Office y bases de datos.

• Gusto por la fotografía y el diseño.

• Liderazgo.

• Dirección, conciliación y resolución de conflictos.

• Trabajo en equipo.

• Conocimientos acerca de dinámica y elementos integradores del grupo, personalidades, etc.; como también del Sistema de Reforzamiento del voluntariado.

c.- Conocimientos y cualidades:• Estudios en psicología, sociología, trabajo social, administración de empresas, etc.

• Conocimiento del manejo de recursos humanos.

• Relaciones públicas.

• Manejo y motivación del personal.

• Disposición a viajar.

• Interés por las redes sociales y las tecnologías de información.

• Conocimientos en procuración de fondos y movilización de recursos.

Adicionalmente es importante señalar que esta persona irá aprendiendo y desarrollando varios recursos para la gestión de voluntarios como:

• Identificación y resolución de conflictos personales.

• Desarrollar un sistema de reforzamiento del grupo.

• Manejar los elementos integradores de un grupo.

• Conocer las personalidades que se presentan en los grupos.

• Conocer motivaciones sobre por qué la gente se hace voluntaria.

• Contabilizar las Horas / Hombre de servicio voluntario.

• Comunicar la acción social voluntaria de la organización.

• Atraer a más voluntarios y contagiar el deseo de servicio.

Las responsabilidades del Coordinador14 son:

• Administrar el recurso voluntario de la organización.

• Prospectar candidatos y llevar registros personales a través de una base de datos.15

• Saber desarrollar perfiles de puesto con descripción de actividades concretas de acuerdo a las necesidades de los programas, proyectos y servicios de la organización.

• Reclutar voluntarios.

• Acompañar el progreso de voluntarios y dar seguimiento a sus actividades y necesidades mediante un sistema de reforzamiento del grupo.

• Redactar cartas, oficios, convocatorias, etc.

• Brindar capacitación tanto a los nuevos voluntarios como cubrir necesidades de los programas y actividades.

• Desarrollar materiales y enriquecerlos periódicamente.

• Planear y organizar actividades, responsabilidad en logística de eventos.

• Crear, mantener y establecer un sistema de reconocimiento y retención de voluntarios.

• Resolver posibles conflictos personales y evitar conflictos de interés.

• Comunicar a distintas audiencias los resultados e impactos de la acción social voluntaria de la organización.

• Llevar un registro contable de las Horas/Hombre aportadas por cada voluntario.

• Evaluar el propio Programa y ser evaluado por la o el Director/a de la organización.

14 Ib. Ibídem. 15 Garantizando la protección de datos personales, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes en México.

Capítulo 3

La administración del voluntariado

En este apartado se revisarán las distintas etapas que conforman lo que se ha denominado “El Ciclo del Voluntariado”,16 que facilita tener claridad para convocar, reclutar, mantener y reconocer a los voluntarios. Observar estos consejos y sugerencias contribuye a acotar improvisaciones y ocurrencias. Son seis las etapas del proceso de la gestión eficaz: Preparación Institucional, Selección e Inducción, Administración y Seguimiento, Sistema de Reconocimiento y Retención, Desvinculación de Voluntarios y Evaluación del Programa.

3.1. Preparación institucional

Para convocar y reclutar voluntarios, la organización habrá de tener claridad en sus necesidades, es decir, saber dónde pueden ayudar, qué podrían aportar y qué se desea alcanzar y qué se necesita invertir para esos fines.

Para conocer qué necesidades existen dentro de la organización se sugiere que el coordinador y el equipo operativo revisen el funcionamiento de los programas, proyectos y servicios de la organización. Es útil cuestionarse si se están alcanzando los objetivos y metas; formular preguntas como qué se necesita hacer, quién lo puede hacer, dónde se puede hacer, qué se necesita para hacerlo, etc.

Luego será necesario reflexionar que cada programa, proyecto y servicio tiene su propio proceso y éste a su vez se conforma de distintas etapas. Las etapas implican realizar distintas actividades. En otras palabras, cada etapa del proceso está inmerso en un antes, un durante y un después. Esta ruta permite tanto a responsables de las áreas institucionales como al coordinador de voluntarios detectar qué actividades requieren ayuda a la que puedan ser convocadas diversas personas como voluntarias.


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Tabla 1. Etapas de un servicio de comedor donde se podría convocar a voluntarios

De esta manera los voluntarios se integran a las actividades concretas, pero nunca se le responsabiliza ni de la etapa ni de todo el proceso. Más voluntarios generan mayor beneficio para todos. Será necesario entonces cuestionarse si todos los potenciales voluntarios sugeridos tienen las mismas calificaciones, habilidades, conocimientos, etc., desde luego que no. Hay categorías que clasifican a los futuros voluntarios de acuerdo a la actividad. Lorena Cortés Vázquez y Emilio Guerra Díaz, para facilitar y orientar a las organizaciones, sugirieron utilizar una sencilla pero efectiva clasificación:17

• Voluntarios no especializados (como en el caso de las actividades sugeridas en la Tabla 1 para b y f).

• Voluntarios técnicos (casos c y d).

• Voluntarios profesionistas (casos e y h).

• Voluntarios altamente calificados (casos a y g).


Por ejemplo, una organización opera un comedor. El servicio tiene al menos las siguientes etapas.

A) Planeación y Presupuesto. Los responsables determinan, ya sea de manera semanal, quincenal o mensual, los alimentos que se servirán. Advertirán propiedades alimenticias de las dietas, tamaño de las porciones y disponibilidad de alimentos por temporada. Ingresos y egresos. Fuentes de financiamiento y donaciones en especie. Infraestructura necesaria para renovar o ampliar el servicio, etc.

B) Aprovisionamiento. Algunos alimentos son adquiridos directamente por los operadores, otros suministrados por proveedores. Se revisa la calidad y se ingresan a la organización.

C) Almacén. Frutas, verduras, legumbres, carne, etc. se disponen en refrigeradores y bodegas. Se lleva un inventario sobre especies, latería, conservas, aceites, jabones, trastos, loza, vasos, material de limpieza, etc. como también de la merma.

D) Preparación de alimentos. De acuerdo a la planeación cada día se cocinan los alimentos de acuerdo a las directrices nutricionales.

E) Atención a los beneficiarios. Prácticamente en esta etapa se sirven los alimentos. Depende si hay cuotas de recuperación en este momento se acopian y registran. Se puede observar que en algunos casos, los comensales pasan con su charola por la barra de alimentos: sopa, plato fuerte, ensalada, postre, agua y pan o tortillas. Luego se dirigen a la mesa. Finalmente este proceso termina cuando los beneficiarios llevan su charola a la zona donde pasarán a ser lavados.

F) Limpieza. El personal separa los alimentos no consumidos en basura orgánica e inorgánica, se procede a lavar loza, cubiertos, vasos, ollas, sartenes, cacerolas, etc. pero también se asean instalaciones y la cocina para iniciar otro día.

G) Mantenimiento. Se realizan acciones preventivas o correctivas.

H) Servicios adicionales. Se requiere observar el cumplimiento de la normatividad y permisos de autoridades públicas. El personal también requiere asegurar medidas de protección civil. Se pueden encontrar áreas de oportunidad para compartir con los beneficiarios y sus familias sobre higiene en el hogar, salud bucal, elaboración de alimentos a bajo costo, crear un huerto de cultivo de traspatio, etc.

Como se observa, en cada una de las etapas se han descrito algunas actividades donde se podrían convocar voluntarios:

Etapa Actividades sugeridas para convocar voluntarios

a) Planeación Quizá con algunos nutriólogos se podrían enriquecer los y Presupuesto menús para hipertensos y diabéticos.

b) Aprovisionamiento Algunas personas podrían solicitar donaciones en especie (un kilo de arroz, frijol, haba, latería, etc.).

c) Almacén Un especialista en inventario podría mejorar cómo se ordena el almacén y se reduce la merma.

d) Preparación La organización puede apoyarse en personas que deseen de alimentos colaborar en la preparación de alimentos.

e) Atención a los Personas podrían aprovechar el tiempo de ingesta de beneficiarios alimentos para dar información respecto al programa de educación en valores.

f) Limpieza Personas podrían coordinar que los propios beneficiarios colaboren en lavar los utensilios que ocuparon.

g) Mantenimiento Algunas personas como ingenieros podrían revisar el plan de mantenimiento y hacer sugerencias para ahorrar recursos.

h) Servicios adicionales Conocedores podrían compartir con los beneficiarios cómo crear un huerto de cultivo de traspatio en la comunidad.

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Tabla 2. Nombre de la posición voluntaria: Asesor en Nutrición para el Adulto MayorUna vez que se ha analizado un proceso y sus etapas se está en posibilidad de crear perfiles de servicio voluntario donde se cuidará:

• La pertinencia de la actividad y hacerla atractiva.

• Definir el tiempo necesario.

• El perfil de la persona.

• Conocimientos necesarios.

• Resultados esperados.

Es momento de elaborar:

El puesto de servicio voluntario, que debe contener:

• Descripción de la actividad a realizar con tiempo y periodo requerido: incorporar objetivos que se quieren alcanzar.

• Perfil de la persona: definiendo edad, sexo, experiencia, etc.

• Habilidades y competencias: conocimientos, preparación, escolaridad, etc.

• Ubicación: si se hará dentro de la organización o fuera de ella y la forma en la que se prestará el servicio, presencial, ocasional, temporal, en vacaciones o una sola jornada.

• Número de personas que podrían participar en la misma actividad.

Ejemplo de un perfil para servicio de comedor, tomando el caso a de la Tabla 1 :

Los voluntarios contribuirán a mejorar el servicio de alimentación para personas con obesidad, diabetes e hipertensión arterial que acuden al comedor comunitario que tiene la organización en el municipio Benito Juárez.

Revisar y sugerir mensualmente en los menús de los alimentos que ofrece la organización para personas con obesidad, diabetes e hipertensión arterial la inclusión de alimentos saludables para este segmento de beneficiarios.

Coordinadora del Servicio de Comedor.

•Elobjetivoesincorporaralserviciodecomedor,dietasespecialespara personas con necesidades alimenticias especiales por su condición de salud.

•RevisarlosmenúsquepreparaelResponsabledelComedorcomunitariode la organización de manera mensual para sugerir dietas adecuadas a los adultos mayores.

•Lametaestener6asesoríasparaobtener6menús,arazóndeunamensual.

Asesor en nutrición para el Adulto Mayor.

Dos horas cada tercer sábado del mes. Los voluntarios se reunirán con el equipo de 10:00 a 12:00 horas.

6 meses.

Mayor de 26 años.

Hombre o mujer.

Que guste de convivir con adultos mayores. Elaboración de alimentos.Conversar con personas mayores. Repostería.

Conocimiento de las enfermedades crónico degenerativas como la obesidad, diabetes e hipertensión, y los alimentos y dietas más convenientes que contribuyan a su estabilidad y calidad de vida.

Sobre nutrición y enfermedades crónico degenerativas.

No es necesario.

Perfil de la posición voluntaria

Vincular el puesto a los objetivos que se quiere alcanzar:

Tarea a realizar: (puntual)

Autoridad:

Objetivos y metas:

Nombre del puesto:(Digno)

Tiempo necesario:

Periodo:

Edad:

Sexo:

Hobbies y aficiones:

Experiencia:

Conocimientos Técnicos:

Conocimiento del sector filantrópico:

Conocimientos en nutrición y los problemas de salud asociados por la mala alimentación.

Profesional en Medicina con especialidad en Nutrición.

Afable, extrovertida, dinámica con habilidades de persuasión, interés por el adulto mayor, etc.

Con visión de prevención de largo plazo y trabajo en equipo.

Adulto mayor.

Presencial, se requerirá su presencia en la organización, luego de las sesiones de introducción y presentación, 6 veces por 6 meses.

Dos (2).

Cualidades y habilidades que requiere la posición voluntaria

Habilidades y destrezas requeridas:

Profesión:

Tipo de persona:

Tipo de Liderazgo:

Disposición a trabajar con población:

Tipo de posición voluntaria:

Número de plazas:

Perfil de la persona

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En el siguiente apartado se revisarán los pasos que hay que seguir para las personas que se interesaron en las ofertas que se publiquen.

3.2 Selección e inducción

Esta sección se asemeja al proceso de reclutamiento de personal de una empresa privada o de cualquier otra organización que cuenta con un departamento de recursos humanos o capital humano. Por tanto se sugieren algunos pasos para garantizar también la seguridad de la organización.

Una vez que se han publicado las ofertas, la persona que coordina el voluntariado habrá de preparar:

Una entrevista con los futuros voluntarios. Es importante convocarlos a una entrevista previa a su aceptación para que se conozcan las expectativas, gustos personales, motivaciones e interés que llevaron a esa persona a ser un potencial voluntario. Se recomienda que la entrevista sea conducida por dos miembros del equipo profesional, donde uno revisa la información que proporciona en su curriculum vitae sobre su formación y compatibilidad con su experiencia y con las actividades que podría realizar. La otra persona explora los intereses personales y motivaciones. Fruto de esta entrevista se recomienda redactar un acta de entrevista donde se argumenta por qué la persona es idónea fundamentando su selección.

Documentar el proceso de reclutamiento. Se recomienda que todo coordinador de voluntarios desarrolle la habilidad de documentar y sistematizar su proceso de convocatoria creando y desarrollando los formatos y documentos que permiten advertir la ruta que sigue una persona para ingresar a la organización y cómo ésta le da seguimiento a su colaboración. Este paso resulta de gran utilidad también para defender a la organización en caso de que una persona malintencionada desee ingresar como voluntario para que pasadas unas semanas demande una posición remunerada.

Reunir datos personales de los voluntarios y abrir un expediente de cada uno. Si el novel voluntario es menor de edad se deberá obtener el permiso por escrito del padre, madre o tutor asegurando su autenticidad y celebrar una entrevista con ellos para aclarar dudas.

Cuando se han seleccionado a los voluntarios que van a colaborar con la organización de acuerdo a los perfiles de servicio voluntario que elaboró se inicia la etapa de inducción que tiene varias actividades:

a) Bienvenida institucional que puede ser en un acto solemne con personal operativo y algunos miembros del Patronato o del Consejo Directivo, otros voluntarios y algunos beneficiarios.

b) Un recorrido a las instalaciones de la organización o a los centros comunitarios que tenga, o directamente en la comunidad objeto de la acción voluntaria.

c) Sesión de inducción a la organización. Aquí los nuevos voluntarios conocen la misión,

Con la información obtenida de la Tabla 2 se elabora una convocatoria:

La asociación busca voluntarios, hombre o mujer, mayores de 26 años que cuenten con estudios de nutrición para apoyarnos en la revisión de los menús que deseamos introducir en el servicio de comedor que ofreceremos en el municipio de Benito Juárez para atender a adultos mayores con enfermedades como diabetes e hipertensión arterial. Los voluntarios sugerirán dietas adecuadas y su participación será de dos horas cada tercer sábado de mes por un periodo de 6 meses. Los interesados en colaborar con nosotros recibirán un curso de inducción a la asociación. Daremos un debido crédito por sus aportaciones en los menús semanales destacando su nombre. Asimismo, podrán convivir en las actividades que la asociación desarrolla a favor de los adultos mayores tanto en fines de semana como eventos especiales. Los interesados pueden contactar a la Coordinadora de Voluntarios al correo electrónico y consultar los detalles en nuestra página electrónica.

Como se observa, también es fundamental que en la convocatoria se incluyan los beneficios que podrían obtener los voluntarios, la asociación pide un tiempo razonable y espaciado donde se aprovechan sus talentos. Obviamente que en la medida de realizar bien las cosas el vínculo entre los noveles voluntarios, la comunidad y la organización a través de su grupo voluntario va aumentando, con lo que las posibilidades de su permanencia aumentan.

Una vez que se ha concluido la oferta de servicio voluntario como en este caso se procede a elaborar texto de convocatoria que será publicada en diversos medios:

• Páginaelectrónica institucional y redessocialesde laorganizacióncomoFacebookyTwitter.

• Enportalesdeconvocatoriadevoluntarioscomowww.weheroes.org,www.hacesfalta.org.mx, Asociación de Voluntarios Internacionales, Aporta, etc.

• PlataformaNacionaldeAcciónSocialVoluntariaMéxico.18

• Volantesycarteles,etc.

Afortunadamente y gracias al desarrollo de las tecnologías de información hoy se cuenta con portales vinculadores de personas que desean se voluntarios con organizaciones, donde pueden ser publicadas las ofertas de servicio voluntario, como:

www.aisesc.org.mx www.amviac.org www.aporta.org.mx www.hacesfalta.org.mx www.iave.org www.idealistas.orgwww.onlinevolunteering.org www.vimex.org www.weheroes.org

Finalmente no se debe olvidar que la promoción de ofertas de servicio voluntario también puede ser cara a cara, de manera personal se entusiasma y estimula a las personas a participar.

18 El Instituto Nacional de Desarrollo Social y la Alianza Mexicana de Voluntariado han convocado a la creación de la Plataforma Nacional de Acción Voluntaria México que conjuntará diversas páginas de organizaciones promotoras de voluntariado universitario, juvenil, corporativo, instancias públicas y de organizaciones de la sociedad civil.

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• Constancia de haber recibido la capacitación para la actividad en la que prestará suservicio (señalando el número de horas)

• Constancia de recibir materiales necesarios para su servicio, sean herramientas,documentos o uniformes y otros materiales.

3.3 Administración y seguimiento

Esta etapa es fundamental para aprovechar al máximo la relación voluntarios-organización, por lo que el coordinador de voluntarios asume una actitud proactiva con su grupo. Esta fase demanda, por un lado, el desarrollo del liderazgo del coordinador, pero también que aquel esté al pendiente del entorno, de la forma sobre cómo se vincula el voluntario con la persona a cargo del programa y de ellos con la comunidad. Por otro lado, asume una actitud de acompañamiento que no es de supervisión.

Por ello es recomendable establecer la técnica de la “Auditoría del servicio voluntario por un tercero” (figura 1). A menudo se presenta la tentación de que en cualquier grupo, algunos coordinadores deseen para sí el reconocimiento de haber logrado los resultados sin reconocer a los demás miembros. Pero por otra parte, también está latente la posibilidad de que esos responsables estimen que cuentan con mayor poder mientras más personas estén bajo su dirección y emprendan acciones de prepotencia o soberbia que pueden desmotivar o alejar a los voluntarios. Para evitar estos potenciales problemas se recomienda distinguir una relación triangular:

Figura 2. Auditoría del servicio voluntario por un tercero.20

20 Guerra Díaz, Emilio; “Manual para Coordinadores de Voluntariados”, mimeo, México 2015.

visión, programas, proyectos y servicios. Sabrán la historia de la institución, quién la fundó, quiénes integran el Consejo Directivo o Patronato, cuáles han sido los principales logros y beneficios que ha aportado, etc. Fechas importantes, calendario anual de actividades, etc. Conviene destinar una parte de esta sesión para explicar el código de ética de la organización y explicitar los deberes y derechos de los voluntarios. En este momento se puede proporcionar el Manual de Voluntariado Institucional y señalar cómo proceder en casos extraordinarios, de emergencia o cuando el(la) voluntario(a) no podrá asistir o presentarse para la actividad.

Contenido sugerido del Manual de Voluntariado Institucional19:

• Carta de bienvenida personalizada del Director, Presidente del Consejo Directivo oPatronato, o bien, por la máxima autoridad de la organización.

• Presentacióninstitucional(misión,visión,programas,proyectosrelevantes,servicios,etc.).

• Directoriodelosmiembros.

• Reglamentodetrabajo.

• Organigramadelainstitución.

• Historiadelaorganización,losaportes,suimpacto,algúnreportajeespecial,entrevistaovideo relevante, etc.

• Informeanualdelañomásreciente.

• Calendariodeeventos.

• Derechosdelvoluntario.

• Derechosdeldonante.

• CódigodeÉticadelVoluntariado.

En todo caso es recomendable que el coordinador(a) de voluntarios recabe la firma de recibido de las actividades en las que ha participado el voluntario para su inducción y capacitación al servicio e integrar todos esos documentos en su archivo personal. El anexo 2 ofrece una Guía del contenido del expediente del voluntario que permite verificar que se tienen todos los documentos para la defensa de la organización ante una eventualidad.

Por tanto se sugiere obtener firma de:

• Invitaciónalcursodeinducción(dondeseseñalalugar,fechayhora).

• Constanciadehaberrecibidoesecursodeinducción(señalandoelnúmerodehoras).

• Códigodeética,quehasidoleído,explicadoyaclaradodudas.

• Reglamentodetrabajo.

19 Gracias a la tecnología este manual puede ser entregado en una memoria USB en formatos PDF (no modificables). Si desea consultar más detalles de un manual de esta naturaleza vea: de Teresa Becerra y Rosamaría Berlanga: “La voluntad de servir. Guía práctica para la conformación de voluntariados”, ed. Limusa-Anáhuac, México, 2011.

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Se trata entonces de desarrollar recursos y técnicas para incidir favorablemente en la aptitud y actitud del voluntario y del Voluntariado. Como se observa, buscar motivar es un recurso de la actitud personal del voluntario y permanecer solo en esta área implica por un lado que se responsabilice “cómodamente” al voluntario sin desplegar esfuerzos adicionales que son y siempre serán responsabilidad de la organización.

Para garantizar la contribución del voluntario es necesario que la organización trabaje:

a) La actitud institucional. Se trata de apoyar al programa, debe invertir recursos y tener una visión respecto al servicio voluntario que le permite alcanzar objetivos y metas. El programa de voluntariado es alineado a los propósitos institucionales.

b) La aptitud institucional. Tanto la organización como el Voluntariado dedican tiempo y recursos a su capacitación, a su preparación, a velar por las relaciones interpersonales, marcar un estilo de liderazgo, etc.

c) La actitud personal del voluntario. La motivación es un recurso, pero también se considera escuchar sus opiniones y recomendaciones, reforzar su experiencia gracias al servicio, su espiritualidad respecto a contribuir al bien común, retroalimentar su desempeño, etc.

d) La aptitud personal del voluntario. La organización y el voluntariado destinan recursos para la constante preparación y capacitación de los voluntarios, les enriquece con temas asociados a su vida personal y profesional, estimula su creatividad e innovación, etc.

Contabilizar la contribución voluntaria por Horas/Hombre

Una de las responsabilidades más importantes de cualquier coordinador de voluntarios es conocer cuál es el aporte del voluntario tanto en calidad como en cantidad. Arriba se señaló la importancia del tiempo, pero el que se destina al voluntariado vale oro. Por ello es fundamental desarrollar una pequeña matriz donde se fija un criterio económico para cada una de las 4 categorías de voluntariado sugeridas por Horas/Hombre aportadas:

• Voluntariosnoespecializados

• Voluntariostécnicos

• Voluntariosprofesionistas

• Voluntariosaltamentecalificados

Al seguir el ejemplo de la integración de voluntarios en el servicio de comedor, se tendría la siguiente sugerencia de la tabla 3:

Donde el Coordinador de Voluntarios vela por la adecuada relación entre el Coordinador del Programa y el voluntario; él media entre la actitud de liderazgo del responsable de la actividad y el desempeño del voluntario. El Coordinador evalúa el desempeño de ambos y corrige cualquier actitud negativa trabajándolo de manera personal para evitar conflictos personales. Así también se apoya al voluntario en que la organización no exceda o abuse de su tiempo pero también del cumplimiento de su actividad.

El coordinador es responsable de garantizar que la actividad se lleve a cabo por lo que es necesario:

• Cerciorarsedelaasistenciadelosvoluntarios.

• GarantizarlaclaridadenlasinstruccionesexpresadasporelCoordinadordelPrograma.

• Llevaracabolalogísticaovelarporlacontinuidaddelaactividadsiestádistribuidaenvariassesiones.

• Obtenerlosrecursoseconómicosdelaorganizaciónparatraslados,refrigerios,materiales,etc.

• Atendernecesidadesemergentes.

• Iniciaryterminarconpuntualidad.

El Sistema de Reforzamiento del grupo

Con frecuencia se cree que el recurso fundamental para mantener la vitalidad del grupo voluntario se basa en estimular a los voluntarios para que realicen las actividades objeto del servicio. Sin embargo motivar sólo incide en una parte del trabajo que demanda mayor profundidad. El Sistema de Reforzamiento considera 4 áreas de intervención del Coordinador de voluntarios como se señala en la figura 3.

Figura 3. Áreas de atención del Sistema de Reforzamiento del Grupo Voluntario.21

21 Guerra Díaz, Emilio; “Manual para Coordinadores de Voluntariados”, mimeo, México 2015.

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Sea como fuere, el coordinador podrá desarrollar los formatos necesarios de acuerdo a sus necesidades. Adicionalmente se recomienda ampliamente celebrar periódicamente entrevistas con cada uno de los voluntarios para dar y recibir información o retroalimentación sobre su desempeño. Así se emprenden acciones correctivas y de mejora continua.

3.4 Sistema de reconocimiento y retención de voluntarios

Nada más gratificante en la gerencia del voluntariado que administrar un Sistema de Reconocimiento y Retención, cuyo propósito es reconocer y en su caso premiar las contribuciones que dan los voluntarios a la organización. Por otro lado, significa desarrollar la habilidad institucional de agradecer las donaciones no sólo de tiempo, sino también de donaciones en especie y económicas. Para ello se sugiere estructurar los reconocimientos que se lleven a cabo de manera anual. Por diversas razones se recomienda dar gracias al menos 7 veces de manera distinta.

Para desarrollar un plan de agradecimiento es necesario conocer los 3 tipos de reconocimientos que existen en torno de la acción social voluntaria, que ocurren dentro de la organización y que conforman los tres pilares del sistema:22

a.- Satisfacción del voluntario. Las personas que brindan servicio viven varias experiencias. Se han sentido útiles, se dan cuenta que al compartir poco de su tiempo o sus habilidades y competencias con la organización o comunidad, sobreviene una satisfacción personal y nace su compromiso. Éste irá creciendo, pero las sensaciones de bienestar son premio individual que gana la persona voluntaria para sí. El coordinador diestro distinguirá que en este terreno le corresponde reforzar en el voluntario esos sentimientos.

b.- Atención personalizada. A cada persona voluntaria se le pueden obsequiar regalos de acuerdo a sus gustos e intereses, considerando que el coordinador(a) conoce a su equipo. Para ello resulta muy útil tener ordenada la información personal en su expediente y la base de datos de la organización.

c.- Reconocimientos institucionales. Son aquellos que la organización elabora para todos los voluntarios que participan, ya sea en una jornada o periodo de tiempo, como: diplomas, constancias, reconocimiento desde las autoridades o miembros del Consejo Directivo o Patronato, etc.23

La figura 4 presenta el Sistema de Reconocimiento y Retención con sus pilares que se enriquecen con una plataforma de reconocimiento público:24

22 Guerra Díaz, Emilio y Cortés Vázquez Lorena. “Voluntariado en organizaciones sin fines de lucro. Manual para una gestión eficaz”, Ed. Centro Mexicano para la Filantropía, México, 2012. pág. 39 y siguientes.23 Guerra Díaz, Emilio; Organización y gestión del voluntariado juvenil y servicio social. Manual para fortalecer la acción social de las y los jóvenes, mimeo, México, 2016.24 Ib. Ídem.

Tabla 3. Tabulador para contabilizar Horas/Hombre.

Como se observa, la institución ha dado un valor económico a la aportación del tiempo dado por cada voluntario. De esta manera y al dar seguimiento al aporte mensual se tiene como resultado una idea clara sobre el recurso económico que la organización no ha tenido que desembolsar pero que de hecho sí ha recibido. Esta información es muy valiosa para incorporarla a su informe anual.

Finalmente el coordinador de voluntarios habrá de establecer criterios sobre la evaluación de cada uno de sus voluntarios. De ninguna manera se sugiere exagerar dicha calificación, por el contario ésta se realiza con base en los indicadores que fueron incluidos en la convocatoria. En el ejemplo del servicio de comedor los aspectos a calificar del voluntario son:

Cuantitativos:• Asistenciaalcursodeinducciónyalacapacitación.

• Asistenciaa6sesionescadatercersábadoarazónde6meses.

• Tiempodedicadoadichasreuniones.

• ¿Hadedicadotiempoadicional?.

Cualitativos • Loqueelvoluntariohaaportado,¿haresueltolanecesidaddelaorganización?

• ¿Cómoseintegraconlosdemásmiembrosdelequipo?

• ¿Harebasadolasexpectativaspuestasenél,enella?

• ¿Hageneradooacercadomás recursoscognoscitivosodecualquierotra índolea laorganización?

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solemnidad. Asimismo, podría apoyarse en distintos miembros del Consejo Directivo o Patronato para hacer las distinciones. Un buen Coordinador no puede dejar pasar por alto celebrar el Día Internacional de los Voluntarios (5 de diciembre) con sus donantes de tiempo.

Se recomienda que los eventos de reconocimiento y convivencia para los voluntarios sean respetados y desarrollados de manera independiente en la medida de lo posible, es decir, que sean los voluntarios el centro de atención. Estos eventos son mejores si se planean, en cambio, la improvisación demerita la gratitud institucional. En la tabla 4 se presentan algunas ideas para llevar a cabo a favor del reconocimiento de voluntarios.

Tabla 4. Actividades de agradecimiento a voluntarios de acuerdo al sistema de reconocimiento y retención de voluntarios25

Finalmente, el Sistema de Reconocimiento y Retención de Voluntarios puede complementarse con promover a los voluntarios más destacados a premios públicos ya sean gubernamentales o promovidos por organizaciones civiles. Todos los estados de la república cuentan con algunos.

25 Fuente: Guerra Díaz, Emilio; curso taller: “Creación y Desarrollo de un Programa de Voluntariado Institucional”, mimeo, México, 2013.

Figura 4. Sistema de Reconocimiento y Retención de voluntarios

Dichos reconocimientos se entregan de acuerdo a un plan y a políticas previamente establecidas. El otorgamiento de premios y estímulos considera al menos dos grandes criterios: calidad de la contribución y cantidad del tiempo donado.

De tal manera que el coordinador de voluntarios en materia de satisfacción personal tiene habilidad para reforzar las sensaciones del voluntario. Algunas acciones son: pedir que dé la bienvenida a otros voluntarios y dé un testimonio sobre lo que ha ganado como voluntario; podría dar una capacitación a los noveles participantes o bien en un acto público dicho voluntario es reconocido por los beneficiarios. De esta manera la satisfacción personal se robustece con lo señalado en la figura 4: el voluntario se identifica con la causa y la organización, con su grupo voluntario; desarrolla su sentido de pertenencia y trascendencia, se compenetra en el ejercicio de la ciudadanía, gana amigos y experiencia.

Los otros pilares, el reconocimiento institucional y la atención personalizada, demandan del coordinador un trabajo proactivo para otorgar distinciones de la propia organización y las que le interesan en particular a cada voluntario. Para ello se requiere que el coordinador conozca a sus voluntarios sobre todo cuando éstos participan en actividades que demandarán una presencia de mayor continuidad. Si los voluntarios sólo van a participar en una jornada de servicio voluntario conviene más destacar los reconocimientos institucionales.

Conviene señalar que el Coordinador tendrá la oportunidad de determinar qué reconocimientos se entregan de manera sencilla y otros, por su relevancia, en actos de mayor formalidad y

Tipo Actividad de Reconocimiento a voluntarios Responsable

P Felicitación por cumpleaños Coordinador (a)

I Diploma por participar en el voluntariado Coordinador (a)

P Llamada telefónica por el Director de la organización para felicitarlo por su contribución Director (a)

P Invitación a cenar con el Consejo Directivo o Patronato para agradecer una destacada participación Director (a)

I Entrega de uniformes e insignias Coordinador (a)

I Inclusión del nombre de los voluntarios en el informe anual, Responsable de en un espacio en la página electrónica, etc. comunicación

S El voluntario comparte con los nuevos miembros del grupo su experiencia como voluntario Coordinador (a)

P Carta de agradecimiento a familiares del voluntario Coordinador (a)

I Felicitación por llamada telefónica o correo electrónico institucional Coordinador (a)

S Un voluntario experimentado imparte alguna capacitación en un tema de interés Coordinador(a)

S Un beneficiario da un testimonio del apoyo recibido por parte de un voluntario Coordinador (a)

P La organización consigue una beca para que el voluntario inicie o termine estudios de bachillerato o universidad Coordinador (a)

Notas: P=Personal; I=Institucional; S=Satisfacción personal

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De tal manera, tres son las causas más frecuentes de separación de voluntarios27 que se agrupan en:

a.- Conclusión del periodo de tiempo de la actividad voluntaria. Hay actividades que se llevaron a cabo en un solo un día, hasta aquellas que se prolongaron a semanas, meses e incluso alcanzaron el año. En este caso habrá que determinar cuál será el tipo de agradecimiento final que otorgue la organización bajo los criterios de calidad de la contribución y el tiempo dedicado. El Coordinador podría cerrar el ciclo de participación preparando el retorno de esos voluntarios a nuevas actividades o dejando latente la relación.En los casos de mayor tiempo de participación, se sugiere realizar una entrevista de cierre de su colaboración, donde el coordinador tiene la oportunidad para escuchar y advertir áreas de oportunidad y mejora continua. Puede solicitarle que exprese comentarios sobre su experiencia. De esta manera también obtiene información para enriquecer el Sistema de Agradecimiento y Retención. En casos de una actividad de menor tiempo se puede realizar una encuesta de satisfacción de los voluntarios.

b.- Por razones atribuibles al voluntario. Sucede que en ocasiones pueden presentarse varias razones por las que una persona voluntaria desea concluir su servicio, como por ejemplo: la actividad no llenó sus expectativas, surgieron otros compromisos personales o profesionales que le demandan el tiempo que dedicaba, cambio de domicilio, etc. El coordinador podría emprender diversas acciones. Las primeras obedecen a revisar en qué falló la organización respecto a la oferta voluntaria, cómo se dieron las relaciones grupales, cómo estuvo el desempeño del coordinador del programa, el propio liderazgo del coordinador de voluntarios, etc. Éstas son fallas atribuibles a la organización. Por otra parte, otro grupo de acciones tiene que ver con el desempeño del voluntario. Se sugiere entonces reflexionar las causas atribuibles a él y en ese caso realizar los ajustes necesarios. Cuando un voluntario se va por razones que no tienen que ver propiamente con el programa, el coordinador del voluntariado podría considerar realizar una despedida donde podrían darse testimonios de su aporte, su entusiasmo y su desempeño.

c.- Por decisión institucional. Existe la posibilidad de que un voluntario no cubrió las expectativas de la organización, pudo incurrir en conflictos personales, hurtó o robó recursos de la institución, generó problemas en su relación con la comunidad, etc. En estos casos de un desempeño contraproductivo habrá que separar al voluntario.

Finalmente, otra posibilidad de decisión institucional de suspender el servicio voluntario puede elegirse si las condiciones en las que se desarrolla no garantiza la seguridad de los voluntarios por brotes de enfermedades contagiosas en la comunidad, falta de agua potable, medidas de protección civil (deslave de caminos, temblores, problemas socio-organizativos, sequías, etc.), inseguridad en la comunidad, etc. En estos casos el coordinador comparte con la debida anticipación la suspensión de actividades para cuidar el tiempo de los voluntarios y de la comunidad. Evalúa las circunstancias para estimar una fecha de reinicio o de suspensión definitiva.

27 Véase: Guerra Díaz, Emilio y Cortés Vázquez Lorena. “Voluntariado en organizaciones sin fines de lucro. Manual para una gestión eficaz”, Ed. Centro Mexicano para la Filantropía, México, 2012, pág. 43 y siguientes.

Estos son solo algunos ejemplos de premios:26

• PremioNacionaldeAcciónVoluntariaySolidaria(consideradoeldemásaltadistinciónen el país).

• PremioEugenioGarzaSada.

• PremioLuisElizondo.

• PremioalVoluntariodelañootorgadoporlosdistintoscapítulosdelaAFP(Associationfor Fundraising Professionals, por sus siglas en inglés).

• PremioRazóndeSerdelaFundaciónMerced.

• ReconocimientoalCompromisoporlosDemás,delCentroMexicanoparalaFilantropía.

• PremioalaOrganizaciónPromotoradeVoluntariadodeCompartirFundaciónSocial.

• MedallaalMéritoVoluntariodelGobiernodelestadodeTamaulipas.

• PremioSonoraalaFilantropía.

• AlgunasJuntasdeAsistenciaPrivadatambiéntienenalgunosreconocimientos.

• Medalla al Mérito Cívico (casi todos los estados tienen uno que es otorgado por elCongreso Local).

• AlgunasSecretaríasdeestadocuentanconsupropioreconocimientocomoelcasodela Secretaria de Salud (que tiene varios aunque se dedican a voluntarios que prestan servicio en esta causa social), en tanto que el Sistema Integral de la Familia DIF también tiene premios estatales.

3.5 Desvinculación de voluntarios

La organización ha realizado un gran esfuerzo para convocar, mantener y retener voluntarios. Sin embargo, las actividades llegan a su fin. En otras ocasiones el voluntario desea dar por concluida su participación y, en otros casos, la organización necesita desprenderse de la relación con un voluntario que no ha cumplido o incluso por conductas contrarias al código de ética o por abusos. Otra importante razón se presenta cuando la organización desea suspender la actividad por resguardar la seguridad de los voluntarios ya sea por cuestiones de protección civil, falta de garantía en asuntos de seguridad o por cambios en el entorno. Independientemente de las razones, la organización eficaz comprende que la desvinculación de voluntarios debe observar un proceso.

26 Si desea consultar más información y detalles sobre premios, su historia y administración puede revisar los siguientes artículos, todos ellos publicados en www.expoknews.com y son del mismo autor, Emilio Guerra Díaz. “Las Patronas, Sara Rizzo García y Alicia Navarro de González reciben premio nacional por su compromiso voluntario” (enero 31 de 2014); “Premios por méritos voluntarios” (junio 12 de 2015) y “Reconocimientos nacionales al voluntariado, pero falta un Estado promotor” (diciembre 11 de 2015).

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Contestar aquellos cuestionamientos permite evadir la práctica más común que centra la atención de la evaluación en el voluntario primordialmente. Por el contrario, es necesario tener una visión integral sobre qué evaluar. La Triada del Voluntariado que se señaló en el Capítulo 2 de este manual viene a brindar ayuda importante para ese fin. Al identificar a los actores se tiene un amplio horizonte. Recuérdese que tanto la organización como el grupo voluntario son medios para llevar un beneficio a la comunidad. La práctica de justipreciar entonces involucra:

a) La actitud y aptitud institucional respecto al voluntariado. La organización: ¿dispuso de recursos en tiempo y forma, por ejemplo para el Sistema de Reconocimiento y Retención?, ¿aprecia al programa?, ¿le ve utilidad?, ¿forma parte de su visión estratégica?, ¿los miembros del Consejo Directivo o del Patronato acompañaron a los voluntarios?, ¿los animaron y reconocieron?

b) Al Grupo Voluntario. Hay que evaluar el desempeño del Coordinador del Voluntariado en sus actitudes y aptitudes de liderazgo, de facilitador, como administrador, de la pertinencia de su comunicación con la comunidad y los voluntarios. ¿Evitó o resolvió conflictos personales?, ¿Fue proactivo en relación a acompañar el desarrollo de los voluntarios?, ¿Dispuso de suficiente tiempo para guiarlos?, etc.

En este punto también se evalúa al Voluntariado como un “producto”, es decir, el programa: ¿cuenta con actividades atractivas?, ¿los objetivos y metas eran alcanzables, realizables?, ¿la logística fue la adecuada?, ¿en todo momento respondió a las necesidades de los voluntarios en la comunidad?, ¿se ofreció la capacitación adecuada al grupo voluntario?, etc.

Respecto a la evaluación del voluntario, como se señaló supra, ésta no puede ser exagerada ni puede abarcar áreas en las que la organización no invirtió recursos. El primer parámetro para evaluar es el cumplimiento de los objetivos y metas expuestos en la oferta de servicio voluntario. También se evalúa su actitud y aptitud al realizar el servicio voluntario con los parámetros que se establecieron como guía de su participación y en la capacitación que la organización ofreció. Se puede evaluar la asistencia, puntualidad y desde luego la calidad de su aportación.

c) A la comunidad beneficiada. Se trata de empoderar a la comunidad, a desarrollar competencias y habilidades, de colaborar con su perspectiva comunitaria no de imponer un modelo. El Coordinador podría estar pendiente de qué logros y resultados se obtuvieron por atribución de la comunidad y cuáles por contribución de los voluntarios. Desde esa perspectiva se requiere para evaluar, escuchar la voz de los beneficiarios, preguntarse: qué pasó, qué sucedió, qué nuevas acciones emprendieron, qué logros no previstos se obtuvieron, cuáles fueron los dificultadores y cómo se podría potenciar el esfuerzo voluntario y cómo involucrar a las personas que sólo fueron espectadores, etc.

Recomendaciones en caso de terminación de la relación por fin de la actividad y por motivos atribuibles al voluntario:

• Conocerlascausasatravésdeunaentrevista.

• Recabarmaterialeseinformaciónyproductosdesuparticipación.

• Elaboraractadeentregafirmadaporelvoluntarioyelcoordinador.

• Solicitarladevolucióndeuniformeseinsignias.

• Elaboraryentregarundocumentodesalida,carta,testimonios,etc.

• Entregar,siprocede,unregalopersonalizadodependiendoeltiempoycontribución.

• Celebrarunafiestadedespedida.

• Mantenerlarelación“latente”,esdecir,preservarsuregistroenlabasededatosdelaorganización para seguirle invitando a las actividades de la organización.

Recomendaciones en caso de decisión institucional:

• Reunirinformaciónypruebasencasodemalasprácticas.

• Redactaractasdedenunciadehechosconfirmadealmenos2testigos.

• Elaborar acta de salida, anexando las pruebas necesarias y sustentando con losdocumentos institucionales las causas por las que termina la relación.

• Notificaralvoluntarioladecisióninstitucional.28

• Recabarmaterialeseinformaciónyproductosdesuparticipación.

• Solicitarladevolucióndeuniformeseinsignias.

• Notificaratodoelpersonalparaevitarsuingresoalainstituciónyconlaspersonasconlas que tenía contacto.

• Mantenerporlomenosunañoelexpedientedeesevoluntario.

• Realizaraccionescorrectivasparaelproceso,afindeevitarrepeticiones.

• Realizarel recuentode losdaños, “los restosdelnaufragio”,esdecir,considerarquea pesar de la desvinculación de algunas personas, tiempo después podrían surgir consecuencias y daños colaterales.

3.6 Evaluación del programa

Para llevar a cabo esta acción sería conveniente iniciar el proceso de evaluación con las preguntas, primero: ¿Para qué sirvió el programa? Y después: ¿Para quién?, estableciendo un periodo de tiempo, a menudo un ciclo anual.

28 En varios casos la persona voluntaria intuye que se suspenderá la relación por lo que ya no se presenta en la organización. Independientemente de su ausencia, es necesario cerrar el proceso de salida.

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Algunas recomendaciones para considerar qué evaluar respecto al impacto y efectos del voluntariado en la comunidad:

• Laconstrucciónparticipativaparaeldiseñodeaccionesquerequierelacomunidad.

• Transformacióndebeneficiadosenparticipantesparaqueseanpartedelasolución.

• Ganarespacios,darvozagruposexcluidosomarginadosdentrodelacomunidad.

• Cambiosenlasactitudesyaptitudesdelacomunidadbeneficiaria.

• Lacoberturadeservicios,concuántosyconquécosto.

• La valoración económica a partir del aporte del voluntario y movilización de recursosadicional (ahorros o donaciones especiales).

• Emprendimientodenuevasaccionesyestarmejororganizadoslocalmente.

• Generacióndeunaculturademayorparticipaciónciudadanaydegenerosidad.

En la tabla 5 se presentan algunos elementos sugeridos a considerar para obtener información que permita analizar de manera integral para qué sirvió el programa en sus protagonistas.

Tabla 5. Elementos a considerar para reflexionar para qué sirvió el Programa de Voluntariado


Figura 5. Para qué sirvió el Programa de Voluntariado Institucional


Las siguientes sugerencias para evaluar el programa devienen de otros documentos:29

Recomendaciones para determinar qué evaluar respecto a la organización y el PVI:• Pertinenciadelprogramayviabilidadinstitucional.

• Calidad y frecuencia de la capacitación a los voluntarios (horas otorgadas, temas derelevancia, detección de necesidades, integración del grupo voluntario a la organización, etc.).

• DesarrolloyenriquecimientodelSistemadeReconocimientoyRetención.

• Sistematizacióndelasleccionesaprendidas.

• Cambiosenlosvoluntariosyenelvoluntariado.

• Aportacionesenlosbeneficiarios.

• Comunicacióndeaportevoluntarioparalosfinesdelaorganización.

• Bienestardelacomunidad.

Recomendamos considerar qué evaluar respecto al desempeño del coordinador(a):• Horasdedicadasalcuidadodelosrecursoshumanosenseguimientoyacompañamiento.

• Relacionespersonalesycomunicación.

• ManejodelGrupoVoluntarioyconducciónaunamadurezgrupal.

• Desarrollodeloselementosintegradoresdelgrupo.

• Capacidaddenegociaciónyresolucióndeconflictos.

• Relaciónconexvoluntarios.

29 Guerra Díaz, Emilio y Cortés Vázquez, Lorena, op. cit. y Guerra Díaz, Emilio; Organización y gestión del voluntariado juvenil y servicio social. Manual para fortalecer la acción social de las y los jóvenes, mimeo, México, 2016.

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Al menos, cualquier organización que desea compartir la experiencia de su voluntariado puede apoyarse en los siguientes recursos:

• Abrirunespaciodedicadoalvoluntariadoenlapáginaelectrónicainstitucional.

• ApoyarseenredessocialescomoFacebookyTwitter.

• Crearunapizarraoperiódicomuralsobrevoluntariadoqueestápresenteenlasededelaorganización como en los centros comunitarios u otras sedes donde se realiza el servicio voluntario.

• Incluirunaseccióndevoluntariadoenelinformeanualcontestimonios.

• Editarpasquinesofolletoselectrónicossobrelavidadelosvoluntariosmásdestacadosy enriquecerlos con testimonios de familiares y seres queridos.

• Desarrollar materiales que permitan ver “el antes” y “el después” de la contribuciónvoluntaria en las comunidades.

• Disponerinformacióncomoinfografíassobrelavaloracióneconómica,ahorrosyrecursosadicionales movilizados por los voluntarios, datos sobre el lugar donde colaboraron los voluntarios, testimonios y acciones adicionales emprendidas por la comunidad.

• Difundirlasceremoniasdepremiaciónyreconocimiento.

• Emprender acciones constantes con medios de comunicación tradicionales,afortunadamente está creciendo el interés de aquellos en el quehacer de la sociedad civil organizada donde destaca el voluntariado.

Finalmente, una buena práctica considera que la destreza de evaluar abarca los periodos ex ante, durante y ex post en relación íntima y directa con la Triada del Voluntariado estableciendo indicadores que son advertidos desde el diseño del programa.30 De esta manera se realiza una gestión profesional del recurso voluntario.

3.7 Comunicación de la acción social voluntaria

En un mundo lleno de recursos tecnológicos e informáticos, donde la comunicación entre personas y organizaciones se ha facilitado enormemente, hoy forman un mundo de posibilidades para sumar a más personas al voluntariado. Cualquier organización prácticamente ya puede disponer de una página electrónica, de sus redes sociales y otros recursos como blogs y otras plataformas para dar a conocer su labor.

Si los medios de comunicación tradicionales y los basados en tecnologías de información son utilizados para convocar voluntarios, es conveniente cerrar el ciclo informando y compartiendo los resultados y logros con distintas audiencias.

Por qué comunicar la acción social voluntaria:

• Permitemotivareinspiraraotraspersonasparasumarsealvoluntariado.

• Estimulaaotrasorganizacionesaincursionarenelvoluntariadoyaprovecharesterecursoque se considera importante pero no urgente.

• Sepercibequelosvoluntariosmovilizanrecursosadicionalesparalaorganizaciónylacomunidad.

• Elvoluntariadotieneunvaloreconómico.

• Graciasalaparticipacióndemáspersonasseobtienenmayornúmerodesatisfactoresen menor tiempo.

• Se vincula la participación voluntaria con la participación ciudadana ensanchando lavisión respecto a que los bienes públicos los crean, mantienen y custodian gobierno y ciudadanos.

• Secompartenexperienciassobreloscambiospositivosendistintashistoriasdevida.

• Alientaelsentidoderetribuciónydecorresponsabilidad.

• Demuestracómoelvoluntariadogeneraoportunidadesparalosqueofrecenesteservicio.

• Fortalecelaautogestióndegruposcomunitarios.

• Restituyeenlacomunidadvaloresdesolidaridad,altruismoycolaboración.

30 Si desea obtener mayor información sobre evaluación de proyectos sociales se recomienda consultar: Quintero, Víctor Manuel; “Impacto Social. Evaluación de Proyectos de Desarrollo”, Ed. Feriva, Cali, 2010.

Capítulo 4

El voluntariado de organizaciones civiles y el establecimiento de alianzas con el voluntariado corporativo

Establecer alianzas entre el voluntariado de organizaciones civiles con los voluntariados corporativos es cada día más factible31 y atractivo para ambas partes. Sin embargo, para establecer una relación de mutuo beneficio es recomendable observar de manera integral algunas recomendaciones para una adecuada relación donde la organización debe ser proactiva.

En primer lugar habrá que definir qué se entiende por voluntariado corporativo, a continuación se presentan algunas concepciones:

Según el Instituto Ethos32 de Brasil:

Se define como “Un conjunto de acciones realizadas por las empresas para incentivar y apoyar el compromiso de sus colaboradores en actividades de voluntariado en la comunidad”.

Según el CSR Europe:

El Voluntariado Corporativo es la realización de “actividades donde los colaboradores ponen al servicio de la comunidad sus habilidades y tiempo para enfrentar temáticas sociales y ambientales”.

Según GTZ Cercapaz de Colombia:33

“El VC se engloba dentro de lo que se ha denominado Responsabilidad Social Empresarial, es decir, aquellas contribuciones activas y voluntarias al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y valorativa, y su valor añadido”.

31 Guerra Díaz. Emilio; Asociar voluntariados corporativos con OSC, Expoknews.com, mayo 15 de 2014.32 Golberg, Ruth; “Cómo las empresas pueden implementar programas de voluntariado” Instituto Ethos, Brasil 2001.33 León Puig, María José; Proyecto Sector Privado y Paz en Manizales, Hito 3, Voluntariado Corporativo” ed. GTZ Cercapaz. Colombia 2010.

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Según el Proyecto de Investigación sobre Voluntariado Corporativo Global de IAVE:34

“El voluntariado empresarial es una fuerza global dinámica, operado por empresas que quieren “hacer la diferencia” alterando de manera significativa las maneras de lidiar con problemas mundiales y locales”.

Según Fundación Compromiso35 de Argentina:

“Se entiende por Voluntariado Corporativo al conjunto de actividades promovidas y facilitadas por la empresa con el fin de crear y sostener -brindando recursos económicos, humanos y tecnológicos- un canal de participación de los empleados para que, en calidad de voluntarios, brinden su tiempo, capacidades y talentos a diferentes organizaciones sociales”.

¿Por qué la empresa está impulsando el voluntariado corporativo?

Son varias razones que estimulan a la empresa a organizar, crear y desarrollar su programa de voluntariado corporativo, entre ellas se distinguen las que van desde la buena voluntad de dueños y directivos hasta razones estratégicas para el negocio. Dentro de ese gran espectro de motivos, se encuentran desde la tradición familiar (padre y madre fueron voluntarios); inspiración y motivaciones religiosas y cívicas (“colaborar es un deber religioso o comunitario”); tener antecedentes de prestar servicio voluntario en una organización como la escuela de los hijos; asociación barrial; club deportivo, asociación gremial, etc.; hasta la identificación del directivo del servicio voluntario como una expresión de liderazgo; incidencia positiva en la imagen y reputación corporativa, para fortalecer el programa de responsabilidad social corporativa (“es un requisito para ser considerada empresa socialmente responsable”), o bien, como una estrategia de sostenibilidad del negocio.

El Coordinador de un Voluntariado Corporativo con frecuencia enfrenta el reto sobre qué tipo de actividades se pueden realizar dentro de su programa, cómo llevarlas a cabo y con quién. Como sucede con cualquier grupo voluntario, el corporativo también puede observar la Triada del Voluntariado para dar sentido a su colaboración. Se advierte que toda acción social voluntaria establece vínculos entre: 1) La organización, en este caso la empresa; 2) Los voluntarios que participarán en las actividades y 3) La comunidad que será beneficiada y obviamente también podría participar. En la figura 6 se puede advertir que el encuentro entre un Voluntariado de una OSC y el de una empresa se da en la comunidad.

34 Citado por Allen, Kenn; La Gran Carpa. Voluntariado corporativo en la era global, ed. Ariel y Fundación Telefónica, España 2012, pág. 14.35 “Manual de Voluntariado Corporativo”, Ed. Fundación Compromiso, Argentina, 2008.

Figura 6. La relación entre voluntariados: OSC y Corporativo

Fuente: Emilio Guerra Díaz, Manual de Coordinadores de Voluntariado, mimeo, 2015.

Aquí también aplica el sentido de que las acciones voluntarias son “para otros fuera del propio hogar”, donde la empresa es el “hogar” y por tanto el beneficio debe trasladarse a la comunidad. Por esta razón organizar un grupo voluntario en la empresa para beneficiar a sus trabajadores corrompe el sentido voluntario porque éste se realiza en la comunidad.

Bien es sabido que muchos directivos desean dar un sentido de coherencia y congruencia a su programa de voluntariado y por ello argumentan que es necesario “empezar primero en casa” (es decir en la empresa), para después salir a la comunidad. Sin embargo, esa propuesta implica que la obligación del bienestar de la empresa respecto a sus colaboradores es una responsabilidad del área de Recursos Humanos que se busca trasladar al Voluntariado Corporativo. En ese propósito de ser coherentes distorsiona el sentido del servicio voluntario.

A las acciones de voluntariado corporativo que ocurran dentro de la empresa para el beneficio de sus empleados le hemos denominado “voluntarismo”, es decir, existe la buena voluntad entre empleados que han sido persuadidos, convencidos y motivados para ayudar a sus propios compañeros, por ejemplo, para concluir estudios de primaria, secundaria o bachillerato, o bien realicen actividades deportivas y de ejercicio para la salud, den orientación nutricional, etc., para después salir a la comunidad y ayudar dando los mismos servicios. El voluntariado siempre se da a favor de un tercero, como lo dice la definición utilizada en este manual.

Existen al menos tres posibilidades de llevar a cabo el PVC en la comunidad:

1. A través de iniciativas propias (donde no requerirá de una alianza con una OSC).2. Asociado con una organización de la sociedad civil (OSC) donde se pueden realizar

actividades en la comunidad o dentro de la propia organización.3. Integrado a la empresa (que incluye a las dos primeras pero tiene otros recursos más

amplios).

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Para una relación efectiva entre el Programa de Voluntariado Institucional (PVI) de la OSC y un PVC es necesario que las organizaciones filantrópicas tengan consolidado su propio voluntariado, o bien, que tengan amplia experiencia en organizar actividades de interés para la comunidad y desde luego para la empresa.

Por tanto la organización que quiera ser efectiva en su relación con la empresa podría tener en cuenta algunos de los intereses del programa de PVC. He aquí algunas motivaciones de las corporaciones para alentar su voluntariado:

• Lasempresasquierenrealizaractividadesquelasdistingandesuscompetidores.

• BeneficiarasuscolaboradoresconserviciosotorgadosporOSC.

• ParticiparenprogramasestructuradosporunaOSC.

• Realizar jornadas de servicio conocidas como “Día de Impacto”, “Día de serviciocomunitario”, etc. que pueden ser jornadas de forestación, brigada de salud, de alfabetización, etc.

• Colaborarenfaenaspúblicasyrecuperacióndeespacioscomunes(escuelas,avenidas,parques, etc.).

• Apoyaryatendercasosdedesastres.

• Actividadesdeprotecciónalmedioambiente.

• ParticiparenelImpactDay36 durante la semana de actividades.

Si es deseo de la OSC trabajar con el voluntariado de alguna empresa podría considerar que la coordinación del voluntariado corporativo tiene varias necesidades para construir el programa:

• Definiralcances,objetivosyactividadesarealizarporunserviciovoluntariorealizadoconla colaboración de una OSC.

• Considerareltiempoenelquesehabrádellevaracaboelprograma:entiempolibredelcolaborador, en horas cedidas por la compañía o de forma mixta.

• Observarquehaytemas“anclados”alvoluntariado,almenostres:Conductacívicadelos colaboradores, protección civil y medio ambiente.

• Administrar el recurso voluntario, saber convocar, reclutar y retener al personal de laempresa que quiere colaborar.

• Desarrollarlalogísticaparalarealizacióndelasactividades.

• Comunicarlasaccionesemprendidasporlacompañía.

• Evaluarelprograma,lasactividadesyelimpactoenlacomunidadbeneficiada.

36 Que se lleva a cabo en el mes de mayo, iniciativa que nació en Inglaterra y se ha expandido a Europa y varios países de Latinoamérica en los que se incluye México.

En todas estas etapas, la OSC aliada a un programa empresarial tiene mucho que ofrecer a favor de la empresa, del voluntariado corporativo, de los voluntarios de la compañía, de los voluntarios de su organización y por supuesto de la comunidad.

Para consultar algunos modelos de Voluntariados Corporativos resulta muy útil conocer la categorización de Eliane Cohen.37 También conocer la propuesta Voluntariado Corporativo basado en Competencias, de Jaime Ulloa.

Por lo anterior una OSC puede asociarse con un PVC de diversas maneras:

1.- Orientar sobre las inquietudes en el diseño del programa de la compañía. Las empresas que deseen retroalimentar o recibir guía pueden acercarse a las OSC para explorar y conocer qué están haciendo con otras compañías. Incluso hay organizaciones como la Alianza Mexicana de Voluntariado que brindan servicios como asesorar y guiar el desarrollo de un PVC pues cuentan con consultores especializados que han tenido experiencia previa.

2.- Sugerir y apoyar con actividades concretas. Por lo general los primeros deseos de vincular a voluntarios corporativos con la comunidad requieren de actividades sencillas, organizadas por la propia organización filantrópica. De esta manera se invita a voluntarios corporativos en las actividades que aquella realiza de manera habitual. Un buen ejemplo son TECHO y Hábitat para la Humanidad. Estas organizaciones proveen de vivienda de madera digna a comunidades pobres y los voluntarios de empresas se suman a las jornadas de construcción donde desde luego participan los beneficiarios. Otro caso es el de Reforestamos México que organiza actividades de forestación y cultivo de bosques.

3.- Desarrollar actividades que requiere la estrategia del PVC. Así la OSC se adecúa a los programas de la empresa. Las OSC pueden incidir en diseñar y proponer actividades para sus voluntarios como: Creación de huertos de cultivo de traspatio, prevención de la desnutrición, combate a la obesidad, etc.

4.- Apoyar las actividades de interés para los empleados. De esta manera se apoyan más estrategias que dan cauce a las inquietudes por convivir con grupos especiales, marginados o en vulnerabilidad. Un ejemplo conciso es organizar colectas de ropa para adultos en asilos o juguetes para la temporada navideña, útiles escolares al inicio de un nuevo ciclo escolar, etc.

5.- Ofrecer servicios para los colaboradores de la compañía. Muchas organizaciones civiles han desarrollado servicios que pueden ser compartidos con los colaboradores. Por ejemplo, conferencias, talleres y cursos para mejorar el proyecto de vida de la mujer, prevención de enfermedades, deberes cívicos y derechos humanos, etc.

37 Que puede ser consultada directamente en inglés en la red mundial o bien, consulte: Guerra Díaz, Emilio; Asociar voluntariados corporativos con OSC, Expoknews.com, mayo 15 de 2014.

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6.- Capacitar. Las OSC son altamente productivas cuando se trata de inducir a personal de empresas al sector filantrópico y a definir qué puede interesar a los colaboradores y prepararlos para las actividades que realizan como voluntarios y desde luego incluir a sus familiares y amigos.

7.- Dar visibilidad al PVC. La asociación de ambos voluntariados aumenta la presencia en la comunidad tanto de la empresa como de la OSC. Las dos partes salen beneficiadas pero la empresa recibe mayor credibilidad por sus acciones voluntarias.

8.- Reforzar el reconocimiento de los voluntarios corporativos. La alianza permite que las OSC apoyen el reconocimiento de los esfuerzos de los colaboradores de la compañía que han prestado servicio voluntario. Obviamente no se trata de otorgamiento de dinero, pero las organizaciones sí vinculan al voluntario con el beneficiario para detonar satisfactores personales y profesionales, en todo caso también ayudan a reforzar las experiencias.

9.- Involucrar a sus grupos de interés. Las actividades propuestas por las OSC pueden ser pensadas para incluir a familiares de los empleados, proveedores, ciertos clientes y directivos y ejecutivos de la firma. De esta manera el programa tiene más alcance en fomentar la participación cívica.

10.- Contribuir a evaluar las acciones del Voluntariado Corporativo. Aun cuando este tema ha sido poco desarrollado con asertividad por las partes interesadas, la asociación OSC-PVC contribuye a destacar indicadores cualitativos y no sólo los cuantitativos que interesan a la empresa en un primer momento y que son importantes, pero los segundos son trascendentales para reforzar la valía del voluntariado en todos los actores.

11.- Comunicar la valía del PVC. Las OSC atienden otro tipo de audiencias que pueden significar a la empresa llegar a nuevos clientes y fomentar la lealtad de los colaboradores en la compañía que les permite hacer actividades voluntarias. Por otra parte, las OSC resultan muy efectivas cuando ayudan a comunicar dentro de la empresa para qué sirvió la actividad voluntaria, con lo que estimulan y refuerzan el interés por participar.

Consejos para mantenerse en una relación ganar-ganar

• Establecer las condiciones de participación en un convenio de colaboración donde seseñalen las responsabilidades de cada parte y señalando la vigencia de la alianza.

• Considerar que se pueden encontrar ambos voluntariados de manera directa en unaactividad, o bien la organización prepara y elabora la logística para la jornada de servicio voluntario, en ese caso la organización bien puede solicitar que la compañía cubra los costes económicos por ese servicio.

• AcordarlamedicióndeHoras/Hombresobrelaactividadvoluntariasinmezclareltiempoaportado por el voluntariado corporativo y el voluntariado de la organización. Cada cual lleva su registro.

• ApuntaralbeneficiosiempredelacomunidadporsobrealgunodelosdosvoluntariadosOSC o PVC.

• Convenir la imagen que se dará a la jornada o actividad voluntaria. Existen variasalternativas: a) Cada voluntariado utiliza su imagen de su programa y utiliza su uniforme. b) Se establece un uniforme único (playeras, gorras, etc.) donde se unen y se da igual nivel de comunicación a los aliados; se puede destacar el nombre o logotipo de la actividad por sobre las organizaciones participantes. c) Conceder utilizar el uniforme de la empresa pero en este caso se recomienda mucho cuidado y evaluar si la compañía utilizará su marca, el nombre de la fundación o de su programa de voluntariado ya que podría suscitarse que se utilice una camiseta o uniforme pretendiendo impactos publicitarios a favor de la empresa nada más y luego se generen suspicacias respecto a que el público en general y los voluntarios de la organización son en realidad voluntarios corporativos cuando no es así.

• Acordarlostérminosdecomunicaciónrespectoaresultadoslogrados.Cadapartepodríadesignar a un vocero para compartir con los medios de comunicación sus puntos de vista y propias perspectivas y cómo la suma de recursos condujo a un bien superior en la comunidad. No hay que olvidar que la OSC jugará un papel muy importante en la difusión de resultados en las audiencias internas de la compañía.

Juntos, voluntariados de OSC y de empresas, pueden ser más contundentes en la comunidad, desarrollar iniciativas novedosas e incidir en el crecimiento de la participación ciudadana. Pero la empresa logra mayor credibilidad y confianza de la comunidad apoyando y apoyándose con una organización de la sociedad civil.

Anexo 1. ¿Cómo nace el compromiso en las personas?38

Cuando se buscan voluntarios para que nos apoyen en los programas o servicios que ofrece nuestra institución, a menudo caemos en un grave error para convocarlos. Utilizamos con frecuencia un llamado a la acción social bajo la sentencia: “Buscamos personas con compromiso”.

Cuando escucho esta frase pienso en dos cosas y hago públicas las siguientes reflexiones. La primera de ellas es: Las “personas con compromiso” no existen; la segunda idea es que la comunicación es poderosísima pues este mensaje deja entrever que cuando no hay concordancia entre el objetivo y la intencionalidad del mensaje, genera un efecto contrario. Expliquemos: Buscar personas “con compromiso” o comprometidas, significa que a nuestros prospectos de voluntarios les vamos a invitar a que asuman “una obligación”.

Basta revisar la definición de la palabra compromiso en el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española y una de sus acepciones es: “obligación contraída”.

Este argumento va en contra de la esencia de la filantropía y del trabajo voluntario que se basan en un acto de libertad. Nadie está obligado. Usar esa frase, “busco personas con compromiso”, muestra además que la organización pretende convocar a voluntarios quienes se les aventará sobre sus espaldas la pesada loza del trabajo que se tiene que realizar para que otros vean disminuida su tensión, bajen la presión que origina el trabajo cotidiano. La frase implica además que ya estamos estigmatizando al aporte voluntario como una actividad poco atractiva y por el contrario, de gran responsabilidad. Estás diciendo “te invito a que asumas una gran responsabilidad y un compromiso (obligación) con la institución”.

Esta situación se agrava cuando la institución está pensando en asignar a esas “personas comprometidas” tareas que, o bien son responsabilidad de un personal pagado (equipo operativo), o son actividades que nadie quiere hacer, por resultar poco gratificantes. Dichas tareas pueden ser rutinarias e incluso desagradables pero que se tienen que hacer y por lo tanto se asignan a los voluntarios.

Este sentido puede advertirse fácilmente en ofertas de trabajo voluntario malogradas como la que alguna vez vi publicada y que palabras más, palabras menos, decía en la descripción de la actividad:

38 Guerra Díaz, Emilio; ¿Cómo nace el compromiso en las personas?, publicado originalmente en: http://emiliogdiaz.blogspot.mx/2012_03_01_archive.html el 6 de marzo de 2012.

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Entonces, decimos que las “personas con compromiso” no existen a priori. Más bien, la institución tiene que trabajar para que a través de las oportunidades que brinda el voluntariado pueda despertar el compromiso en las personas, que éstas se sientan útiles, realizadas, identificadas y decidan estar con nosotros y desarrollar su sentido altruista y solidario. Cuando esto sucede salen a la luz dones y habilidades en las personas que se hacen voluntarias que retroalimentan su deseo de dar, de aportar, de involucrarse porque vale la pena trabajar a favor de la comunidad, grupos desfavorecidos o marginados.

La ausencia de congruencia entre “busco personas con compromiso” y despertar en las personas su compromiso, se explica por el hecho de que los que estamos involucrados o trabajando para el sector filantrópico, ya estamos convencidos de su valía y el aporte de nuestras organizaciones, por tanto actuamos como si todos, incluyendo los que aún no conocen a ciencia cierta al sector, estuviéramos en la misma frecuencia y en el mismo entendimiento.

De tal manera se hace necesario saber cómo nace el compromiso en las personas si es que queremos voluntarios involucrados en forma permanente.

Una convocatoria asertiva para reclutar nuevos voluntarios, y por tanto despertar el interés en las personas, parte de la necesidad de tener una o varias ofertas de trabajo donde se revele la necesidad de la organización pero se declare también qué gana el voluntario y no sólo pensar en el interés de la institución.

Crear una oferta de trabajo voluntario adecuada plantea el reto de imaginar las habilidades y destrezas, conocimientos y aficiones que puede tener una persona y justo ahí se revelan los elementos que habrán de ayudar al coordinador del programa a ir despertando el compromiso de sus voluntarios.

Un prospecto de voluntario se interesará por identificar que su persona puede colaborar en una tarea puntual. Cuando ve que es sencillo, que se le facilita la labor por sus habilidades y conocimientos, entonces comprende cuál ha sido su aportación y se siente útil. Cuando una persona se siente así, florece el compromiso. El compromiso irá incrementándose con la afluencia de varios estímulos, algunos de ellos corresponden a su propia experiencia como voluntario: advierte que el cambio es posible y comienza la satisfacción personal. Ayudar, aportar y dar lo identifican con sus valores y principios. Dar otros estímulos es responsabilidad de la institución y se basan en reconocer esa aportación y agradecer el trabajo del voluntario en forma sistemática. Cuando estos elementos se conjuntan, entonces se establece una relación perdurable de mutuo beneficio.

La mejor manera de observar cómo el compromiso en las personas que se hicieron voluntarias se va desarrollando es muy sencillo. De tareas puntuales desean asumir mayores responsabilidades; aportan más y superan expectativas que se han puesto sobre su trabajo; su identificación con los beneficiarios, con la causa e incluso con la institución aumenta: “Se ponen la camiseta”. Comienzan a aportar más, dan mayor tiempo y movilizan recursos adicionales tanto económicos,

“Procuración de fondos para asociaciones civiles. Los recursos se utilizarán para financiar diferentes proyectos de la asociación, referentes a salud sexual y prevención de infecciones de trasmisión sexual. El puesto es de voluntario con ingresos variables en esquema de fondos recaudados (sic)”.

Advierta el lector que primero que nada no se tiene claro lo que es un voluntario, pues por definición es una persona que aporta parte de su tiempo sin remuneración económica alguna. Quien elaboró esa oferta de trabajo voluntario desea que otro resuelva la sustentabilidad financiera de la organización para él dedicarse a administrar los programas y proyectos.

Además, en todo caso, si se quisiera un procurador de fondos más bien tendría que ser personal que reciba un sueldo. Ver un “voluntario con ingresos variables en esquema de fondos recaudados” va en contra de principios de la procuración de fondos. Por ejemplo, el código de ética propuesto por la Association of Fundraising Professionals (AFP), expone que en el oficio de Procurador de Fondos no debe aceptarse la recaudación de fondos “a destajo” o comisión, por varias razones.

He aquí por lo menos dos de gran importancia:

1) Al donante se le oculta que un porcentaje de su donativo será destinado al procurador que lo abordó como parte de sus honorarios, y en todo caso, cuando se explica al bienhechor que así será y se le pregunta sí está de acuerdo, se genera un mensaje de desconfianza donde se percibe a la filantropía como un modus vivendi. ¿Para qué generar suspicacias?

2) Conviene a la institución que el procurador de fondos sea una persona contratada por la organización porque va a trabajar todo un proceso de movilización de recursos con información privilegiada que es propiedad de la institución, como son los registros de los donantes, simpatizantes y prospectos; asimismo, la organización tiene mayor control sobre las actividades que en materia de procuración de fondos se van a realizar.

Huelga decir que se han registrado casos muy graves donde una organización optó por un “voluntario procurador de fondos con esquema de ingresos variables” y tiempo después supo que existieron donaciones no registradas contra recibo deducible una vez concluida la participación de aquel, haciendo quedar mal a la institución con los donantes.

Por otra parte, cabe preguntarse si la tarea propuesta es una responsabilidad para un voluntario. Pensamos que no. Un voluntario en procuración de fondos sólo participa en tareas puntuales y no en todo el proceso, responsabilidad que sí se le asigna a personal pagado, que forma parte del equipo operativo. En el caso citado, la intencionalidad de la malograda oferta de trabajo voluntario descrita supra, queda bien clara: “vengan a recaudar fondos para mi institución (que es el coco de las organizaciones sin fines de lucro), mientras yo hago el trabajo más agradable”.

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ALIANZA MEXICANA DE VOLUNTARIADO

Anexo 2. Carta de Servicio Voluntario39

(Logo de la organización)

Nombre: __________________________________________________________Lugar y fecha: _____________________________________________________

Por medio de la presente expreso mi deseo de servir como voluntario en la Asociación Civil ________________________________________________ y declaro que lo hago en un acto de libertad y por propia voluntad. Para realizar servicio voluntario manifiesto que:

•AsistiréconformalidadenfechasyhorariosconvenidospreviamenteconelCoordinadorde Voluntarios. En caso de que mi participación sea virtual, cumpliré con las fechas de entrega, cuidando en todo momento la calidad de mi aportación.

•Declaroqueheanalizadoobjetivamenteel tiempoy losrecursosquepuedobrindarparacumplir con mis actividades como voluntario y estoy consciente del grado de compromiso que se requiere de mi parte.

• Participaré activamente, cumpliendo las tareas que me sean asignadas de acuerdo alperfil de servicio voluntario por el cual me acerqué a la institución y que forman parte de la descripción de mis funciones.

•Realizarémiactividadvoluntariaconentusiasmoydedicación,cuidandoentodomomentola integridad y prestigio de la institución.

•Conozcoelalcancedemiparticipaciónvoluntariayséquemicontribuciónmodificaráelentorno de la organización. Estoy consciente de que mi contribución es importante para que se cumpla la misión de la institución, como también los objetivos y metas.

•TendréladisposicióndeavisarconanticipaciónalCoordinadordeVoluntariossiporalguna razón no podré cumplir con mi horario o asistir al lugar donde presto mi servicio voluntario.

• En todo momento cuidaré los bienes y recursos de la institución que dispone para larealización de mi servicio voluntario.

Para cumplir con las funciones y tareas que me asigne la institución, participaré en los cursos de capacitación donde se me proporcionará además información y orientación respecto a mi actividad voluntaria.

39 Fuente: Guerra Díaz, Emilio y Cortés Vázquez Lorena. “Voluntariado en organizaciones sin fines de lucro. Manual para una gestión eficaz”, Ed. Centro Mexicano para la Filantropía, México, 2012

como materiales. Asumen nuevos y más complejos retos. Traen a amigos y familiares para que colaboren también con la institución.

Para concluir podemos señalar que es imprescindible para la institución desarrollar toda una estrategia para agradecer y retener voluntarios la cual puede apoyarse en crear y enriquecer un sistema de reconocimiento y retención de voluntarios. Esta herramienta consiste en reconocer que existen 3 áreas de desarrollo del voluntario en su carrera dentro de la institución.

a) La primera de ellas consiste en saber que el voluntario, por su propia experiencia como tal, por el hecho de involucrarse en el sector filantrópico, obtendrá como consecuencia satisfactores personales. Estas grandes recompensas son las que le dan identidad a la persona que se hace voluntaria y jamás se saldrá del sector filantrópico, pero es justo reconocer que la institución no hizo casi nada para que el voluntario lo gane. En todo caso la institución puede reforzar el espíritu de ser voluntario.

b) La segunda área consiste en que el Coordinador del Programa de Voluntariado habrá de desarrollar actividades y destinar recursos materiales para agradecer al grupo voluntario en forma institucional. Podrán planearse distintas labores para agradecer: Celebrar el Día del Voluntario (5 de diciembre), entrega de diplomas, distinciones desde el Consejo Directivo o Patronato, distinguir a los voluntarios de mayor veteranía con un fistol de plata por 5 años de servicio, uno de oro por 10; entrega de un anillo de plata por 15 años y uno de oro por 20 años, etc.

c) La tercera área de oportunidad consiste en el agradecimiento en forma personalizada. Si la institución y su personal conocen a los voluntarios y sus trayectorias personales de vida, será muy sencillo encontrar esos detalles para dar pequeños obsequios y tener atenciones tal como sucede en una relación de amistad. Así, se destinan libros, discos, comidas etc., del gusto del voluntario.

El Sistema de Reconocimiento y Retención se complementa con acciones que van más allá de la esfera organizacional, y adicionalmente, pone énfasis en el reconocimiento público, se habla de distinguir a voluntarios con una gran aportación comunitaria. Por lo tanto se aprovechan las distinciones como el Premio Nacional de Acción Voluntaria y Solidaria y otros que entregan gobiernos, fundaciones y universidades para candidatear a los voluntarios de desempeño excelso.

Como se podrá ver, apoyarse en la palabra “compromiso” para convocar voluntarios incumbe a la institución para que florezca en los potenciales voluntarios su compromiso. Sólo así podremos contar con una ciudadanía en México más participativa, involucrada en lo público y en el destino de su comunidad.

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En caso de que por alguna razón me vea imposibilitado de cumplir con mis actividades y decida no continuar como voluntario en la institución, lo comunicaré a la Coordinación de Voluntarios con la debida anticipación.

Al firmar este documento, me comprometo a cumplir con los términos señalados en el reglamento interno y por los principios morales y valores éticos y profesionales en los que se basa la asociación civil Amigos de la Naturaleza.

Reconozco que como voluntario estoy ofreciendo gratuitamente mi tiempo y talento, y que por tal motivo no me corresponde ningún importe por concepto de prestaciones o beneficios que por ley puedan otorgarse a personas que estén en la nómina de la institución.

Firmas

_______________________________Nombre y firma del Voluntario

Testigos

______________________ __________________________ Director de la Institución Coordinador de Voluntariado

Anexo 3. Guía del Expediente del Voluntario40

Es recomendable que la institución organice la información del voluntario en un expediente el cual contenga como base la siguiente información:

Posteriormente el expediente se irá enriqueciendo con otros documentos. Es importante llevar de manera semanal:

1) Un récord de horas aportadas.41

2) Un registro en lista de asistencia42 o su equivalente a medir el aporte de horas virtuales.

40 Cfr. Guerra Díaz, Emilio y Cortés Vázquez Lorena. “Voluntariado en organizaciones sin fines de lucro. Manual para una gestión eficaz”, Ed. Centro Mexicano para la Filantropía, México, 201241 Las cuales deberán ser contabilizadas por el Coordinador de Voluntariado en forma mensual y estimar un costo por Horas/Hombre.42 Cuando aplique.

. Oferta de la posición de servicio voluntario tal como la organización la elaboró y promovió en distintos medios de comunicación.. Carta de solicitud del voluntario con motivos por los que desea colaborar. *. Original de la invitación a entrevista.*. Curriculum Vitae del voluntario.. Acta de entrevista firmada por dos evaluadores donde se expone la compatibilidad del prospecto con la posición de servicio voluntario y donde se sustenta su selección.. Carta de aceptación de la institución (firmada de recibido por el voluntario).. Código de ética de la institución (firmada de recibido por el voluntario).. Carta de Servicio Voluntario (renuncia a beneficios que tiene el personal remunerado).. Carta de Bienvenida a la institución por parte del Director(a) General.. Constancia de recepción del Manual de Voluntario y lectura del contenido, donde se explica el Reglamento de Trabajo (firmada de recibido por el voluntario).. Constancia de haber recibido el curso de inducción a la institución y al puesto de servicio voluntario.. Acta de entrega de materiales para realizar sus actividades como voluntario.. Acta de entrega de uniformes e insignias y su buen uso.

* Opcional

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CÓMO CREAR Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE VOLUNTARIADO

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Acerca del autor

Emilio Guerra Díaz es sociólogo egresado de la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la UNAM, donde fue catedrático por 18 años. Actualmente es Director de Alianza Mexicana de Voluntariado (AMEVOL). Es columnista semanal de Ciudadanía en Construcción y de Fundaciones Empresariales que se publican en www.expoknews.com

Es consejero de Confío, Construyendo Organizaciones Civiles Transparentes, miembro de la Association for Fundraising Professionals de la Ciudad de México y Amnistía Internacional, Sección Mexicana. Formó parte del equipo del Centro Mexicano para la Filantropía que creó la versión mexicana del portal www.hacesfalta.org.mx

Es consultor en desarrollo institucional para programas de voluntariado, creación y fortalecimiento de Consejos Directivos y Patronatos. Ha ayudado a crear 5 fundaciones empresariales, en 3 de ellas ha desarrollado su programa de voluntariado corporativo.

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