manual de procesos y procedimientos, dirección de bienes del estado. arrendamiento pag. 47 cuadro
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PRESENTACIÓN
La Tercera Versión del Manual de Procesos y Procedimientos, es el
resultado de una profunda Reestructuración al contenido y forma de la Segunda Versión del Manual publicado en el año 2005.
Para la revisión se tomaron en cuenta todos los procedimientos que se encontraban documentados, con el propósito de actualizarlos a los cambios que constantemente se presentan en el desarrollo de las actividades administrativas de la Dirección, facilitando su comprensión y aplicación.
Simultáneamente, se documentaron nuevos procedimientos, que surgieron como resultado de un reordenamiento organizacional, como es el caso del Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles. También se integró el procedimiento para Gestionar la Capacitación y Profesionalización Interna y Externa del personal de la Dirección, el procedimiento para los Estudios Socioeconómicos para Áreas menores de 100 metros², y el proceso para la Revisión y Reparación de Equipo que desarrollará la Unidad Administrativa, entre otros.
Lo anterior no hubiera sido posible sin la valiosa colaboración de los Jefes de Departamento que dentro de un proceso de mejoramiento continuo, revisaron y analizaron los procedimientos de sus unidades administrativas, aportando observaciones y sugerencias para realizar las modificaciones a los mismos.
Junto con un índice que se encuentra estructurado por Departamentos y un Diagrama que muestra la Simbología del presente Documento, el Manual también muestra los distintos Diagramas de Flujo de cada Proceso con un diseño y estructura más técnica y moderna, que permita una mayor comprensión de su contenido. Al final del Manual se incluye un glosario de los términos más utilizados en la gestión del patrimonio del Estado y la Administración Pública.
Guatemala, Noviembre 2,007
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SIMBOLOGÍA GENERAL DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
RepresentaciónSimbología
INICIO O TERMINO: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar,
además se utiliza para indicar que una unidad recibe o proporciona información.
ACTIVIDAD: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en
el procedimiento.
DECISIÓN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe
tomar una decisión entre dos o más opciones.
DOCUMENTO: Representa cualquier documento que ingrese, se utilice, se
genere o salga del procedimiento.
DATOS: Representa algún dato que se genere o salga del procedimiento.
PROCEDIMIENTO EXTERNO: Indica la relación con un procedimiento que se
realiza en otro Departamento.
CONECTOR: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo
con otra parte del mismo, o bien una referencia en otra página.
DATOS ALMACENADOS: Indica los datos que ingresan a un base de datos generada
por el mismo procedimiento.
ALMACENAMIENTO INTERNO: Indica un archivo determinado que concluye un
procedimiento.
iv
INDICE DE PROCEDIMIENTOS POR DEPARTAMENTO
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS
Formulación de Anteproyecto de Presupuesto PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI01 2 Formulación del Plan Operativo Anual (POA) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI02 4 Programación anual y trimestral de producción de bienes y servicios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI03 6 Informe Mensual y/o Trimestral de la Producción de Bienes y Servicios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI04 8 Compras por cotización PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI05 10 Administración de Fondo Rotativo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI06 12 Compras menores del Fondo de Caja Chica PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI07 14 Administración del Fondo de Caja Chica PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI08 16 Almacén de suministros PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI09 18 Control de Inventarios PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI10 21 Recepción, trámite y evacuación de documentos y expedientes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI11 23 Revisión y Reparación de Equipo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-USAI12 25
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DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS Actualización de procedimientos administrativos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP01 28 Formulación de Proyectos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP02 30 Evaluación de Proyectos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP03 32 Estudio Socioeconómico PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP04A 34 Estudio Socioeconómico para Áreas menores de 100 Mts.² PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP04B 36 Estudio de factibilidad de arrendamiento PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP05 38 Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP06 40 Regularización del Uso de Inmuebles Propiedad del Estado Ocupados por Particulares o Personas Jurídicas PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP07 44 Arrendamiento de de Áreas Menores de 100 Mts.² sin Subasta Pública PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP08 48 Subasta Pública para el Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP09 52 Capacitación y Profesionalización Interna y Externa PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP10 56 Cobros de los Contratos Administrativos de Arrendamiento PROCEDIMIENTO MFP-DBE-EYP11 60
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DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO
Actualización del patrimonio del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE01 63 Donaciones a favor del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE02 65 Adscripción a Instituciones de Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE03 67 Recuperación de Bienes Estatales en poder de particulares PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE04 69 Usufructos a favor de Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE05 71 Titulaciones supletorias a favor del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE06 73 Oposición a titulación supletoria PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE07 75 Control de Bienes Inmuebles del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE08 77 Elaboración de planos topográficos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-IPE09 79
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DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN Adscripción PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL01 82 Usufructo PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL02 84 Donación PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL03 88 Servidumbre PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL04 92 Permuta PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL05 96 Herencia Vacante PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL06 100 Inscripción de posesión PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL07 102 Oposición a la Titulación Supletoria PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL08 106 Diligencias previas al Sumario de desocupación (Recuperación) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL09 108 Notificaciones PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL10 110 Inscripción en el Registro General de la Propiedad PROCEDIMIENTO MFP-DBE-GYL11 112
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DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO Registro y control de activos fijos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE01 115 Recopilación y Archivo de Leyes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE02 117 Registro de documentos, planos topográficos y fotografías PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE03 119 Verificación de Información Digitalizada PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE04 121 Actualización de activos fijos PROCEDIMIENTO MFP-DBE-RPE05 123
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES
Legalización de Traslados de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM01 126 Legalización de Posesión de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM02 128 Legalización de Donación de Bienes Muebles PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM03 130 Visado de Expedientes PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM04 132 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en Mal Estado (Fase 1 de 2) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM05A 134 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en Mal Estado (Fase 2 de 2) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM05B 136 Baja de Bienes Muebles de Consistencia Ferrosa en Mal Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM06 138
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Recepción y resguardo de bienes en tránsito PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM07 140 Adjudicación de Bienes Muebles en tránsito PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM08 142 Valuación de Bienes Muebles propiedad del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM09 144 Registro y Control de Inventarios de Bienes Muebles de diferentes Instituciones del Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM10 146 Administración de Subastas de Material Ferroso PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM11 148 Subastas de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM12 150 Permutas de Material Ferroso Fase 1 de 2 (Autorización) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM13A 152 Permutas de Material Ferroso Fase 2 de 2 (Entrega / Recepción) PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM13B 154 Confirmación del Registro de Inventario de Vehículos que pertenecen a Instituciones del Sector Público. PROCEDIMIENTO MFP-DBE-LBM14 156
DEPARTAMENTO DE REGULARIZACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL, HISTÓRICO Y NATURAL DE LA NACIÓN
*SE ENCUENTRA EN PROCESO DE AUTORIZACIÓN Y CREACIÓN 158 GLOSARIO 159
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Planificar, Coordinar y Controlar las Actividades de apoyo para el funcionamiento de
los diferentes Departamentos de la Dirección, así como programar, ejecutar y administrar los Recursos Financieros. • BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 3 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001.
“Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. • ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Unidad, Asistente, Jefe de Compras, Jefe de Contabilidad, Encargado de
Inventarios y de Almacén y Encargado de Ejecución Presupuestaria y Encargado de Recepción.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 25 días*
• OBJETO DEL PROCESO: Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección en base al POA (PLAN OPERATIVO ANUAL).
• BASE LEGAL : Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe de la Unidad Administrativa
1. Recibe solicitud de la Dirección Técnica del Presupuesto y procede a planificar la formulación del Anteproyecto de Presupuesto para el período fiscal correspondiente.
1 día
Jefe de la Unidad Administrativa
2. Convoca a Jefes de Departamento, informa y solicita las necesidades de recursos financieros, para cumplir con las metas y objetivos del POA de la Dirección y determinar los requerimientos para el siguiente período fiscal.
1 día
Jefe de la Unidad Administrativa 3. Recibe información, prepara Anteproyecto de Presupuesto y traslada a
Dirección para revisión y aprobación. 15 días
Director (a) 4. Recibe Anteproyecto, para su análisis, aprueba y remite a Dirección Financiera para consolidar con el Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio.
5 días
Dirección Financiera 5. Recibe documento, lo consolida con el Anteproyecto del Ministerio y lo traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. 1 mes*
Dirección Técnica del Presupuesto
6. Recibe Anteproyecto de Presupuesto para análisis, discusión, aprobación é incorporación al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado y la notificación del monto aprobado por Dirección.
1 mes*
Director (a) 7. Recibe Presupuesto aprobado y traslada a Jefe de Unidad de Servicios Administrativos Internos para su ejecución.
1 día
Jefe de la Unidad Administrativa 8. Recibe y revisa Presupuesto, elabora programación financiera y traslada a
Jefe de Contabilidad. 3 días
Jefe de Contabilidad 9. Recibe y con visto bueno del Jefe Administrativo lo remite a la Dirección Financiera. 1 día
Dirección Financiera Comisión de Caja
(UDAF) 10. Analiza y somete a consideración de la Dirección Técnica del Presupuesto
para aprobación en la Comisión de Caja. 1
semana*
Analista DTP 11. Analiza, aprueba y traslada a Dirección Financiera para su registro. 2
semanas*
Dirección Financiera (UDAF) 12. Recibe aprobación, registra en renglones correspondientes y notifica. 1
semana*
Jefe de la Unidad Administrativa 13.
Recibe notificación de Programación Financiera y traslada a Contabilidad para su ejecución conforme a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-USAI01. Formulación de Anteproyecto de Presupuesto.
Dirección Técnica del Presupuesto
Dirección FinancieraDirecciónUnidad de Servicios
Administrativos Internos
INICIO
Jefe de Unidad recibe solicitud de la Dirección
Técnica del Presupuesto y procede a planificar la
formulación del Anteproyecto de
Presupuesto para el período fiscal correspondiente. (1)
Jefe de Unidad convoca a Jefes de Departamento,
informa y solicita las necesidades de recursos
financieros, para cumplir con las metas y objetivos del POA de la Dirección y
determinar los requerimientos para el
siguiente período fiscal. (2)
Jefe de Unidad recibe información, prepara
Anteproyecto de Presupuesto y traslada a Dirección para revisión y
aprobación. (3)
Recibe Anteproyecto, para su análisis, aprueba y remite a Dirección Financiera para
consolidar con el Anteproyecto de Presupuesto
del Ministerio. (4)
Recibe documento, lo consolida con el Anteproyecto del
Ministerio y lo traslada a la Dirección Técnica del
Presupuesto. (5)
Recibe Anteproyecto de Presupuesto para análisis,
discusión, aprobación é incorporación al Proyecto de Presupuesto de Ingresos y
Egresos del Estado y la notificación del monto
aprobado por Dirección. (6)
Recibe Presupuesto aprobado y traslada a la
Unidad de Servicios Administrativos Internos para su ejecución. (7)
Jefe de Contabilidad recibe y con visto bueno del Jefe
Administrativo lo remite a la Dirección Financiera. (9)
Analiza y somete a consideración de la
Dirección Técnica del Presupuesto para aprobación en la
Comisión de Caja. (10)
Analiza, aprueba y traslada a Dirección Financiera para su
registro. (11)
UDAF recibe aprobación, registra en renglones correspondientes y
notifica. (12)
Jefe de Unidad recibe notificación de
Programación Financiera y traslada a Contabilidad
para su ejecución conforme a la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del
Estado. (13)
FIN
Jefe de Unidad recibe y revisa Presupuesto, elabora programación financiera y
traslada a Jefe de Contabilidad. (8)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL -POA-
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 05 días
• OBJETO DEL PROCESO: Elaborar un documento que contenga los objetivos y metas de la Dependencia, así como el calendario de ejecución de actividades, éste documento servirá de base para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
• BASE LEGAL : Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Director 1. Traslada solicitud para la formulación del Plan Operativo Anual, junto con el material con los lineamientos institucionales para su formulación.
30 minutos
Jefe de la Unidad Administrativa 2.
Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito a los Jefes de Depto. los lineamientos generales y formularios respectivos para su elaboración. Recibe dichos formularios e información general de cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Sub-Jefe de la Unidad Administrativa.
3 días
Sub-Jefe de la Unidad Administrativa
3. Recibe documentación, revisa, analiza, compara, verifica y procede a llenar los formularios correspondientes. Traslada a Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación.
2 días
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 4. Recibe documentación, revisa, analiza, compara y verifica. Traslada a Jefe
de Sección de Evaluación de Proyectos. 4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5.
Procede a llenar los formularios de consolidación. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno.
1 día*
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos
7. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5).
1 hora
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 8.
Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 3 horas
Jefe de la Unidad Administrativa 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación final. 1 hora
Director (a) 10. Recibe documento, lo revisa, lo aprueba, adjunta a Anteproyecto de Presupuesto y presenta a Dirección Financiera. (Procedimiento MFP-DBE-USAI01).
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-USAI02. Formulación del Plan Operativo Anual (POA).
Depto. Estudios y ProyectosJefatura Sección de
Evaluación de Proyectos
JefaturaDepartamento de Estudios
y Proyectos
Sub-JefaturaUnidad de Servicios
Administrativos Internos
Jefatura Unidad de Servicios
Administrativos InternosDirección
INICIO
Traslada solicitud para la formulación del Plan
Operativo Anual, junto con el material con los
lineamientos institucionales para su formulación. (1)
FIN
Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito a los Jefes de Depto.
los lineamientos generales y formularios respectivos para su
elaboración. Recibe dichos formularios e información general de cada Jefe de Departamento,
conoce y traslada a Sub-Jefe de la Unidad Administrativa. (2)
Recibe documentación, revisa, analiza, compara, verifica y
procede a llenar los formularios correspondientes. Traslada a Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos
para su consolidación. (3)
Recibe documentación, revisa, analiza, compara
y verifica. Traslada a Jefe de Sección de
Evaluación de Proyectos. (4)
Procede a llenar los formularios de consolidación. Verifica,
consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de
Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno. (5)
Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. (6)
¿Lo aprueba?
Anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de
Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones
(vuelve a paso 5). (8)
Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su
aprobación final. (9)
NOSI
Recibe documento, lo revisa, lo aprueba,
adjunta a Anteproyecto de Presupuesto y
presenta a Dirección Financiera.
(Procedimiento MFP-
DBE-USAI01). (10)
Traslada documento consolidado a Jefe de la
Unidad Administrativa. (7)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
PROGRAMACIÓN ANUAL Y TRIMESTRAL DE
PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 03 días
• OBJETO DEL PROCESO: Elaborar el documento que contendrá las metas anuales y trimestrales de producción de bienes y servicios, según lo establecido en el formulario respectivo proporcionado por la UDAF de la Dirección Financiera.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Director (a) 1. Traslada solicitud de Programación a Unidad de Servicios Administrativos Internos.
30 minutos
Jefe de la Unidad Administrativa 2. Recibe solicitud, conoce, entrega por escrito los lineamientos generales y
formularios respectivos para su elaboración a los Jefes de Departamento. 2 horas
Jefe de la Unidad Administrativa
3. Recibe formulario con información, firmado por cada Jefe de Departamento, conoce y traslada al Jefe de Depto. de Estudios y Proyectos para su consolidación.
1 día
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos
4. Recibe documentación, revisa, analiza y compara información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.
4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de Depto.
de Estudios y Proyectos para visto bueno. 1 día*
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos
7. No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5).
1 hora
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 8.
Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 3 horas
Jefe de la Unidad Administrativa 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación, 4 horas
Director (a) 10. Recibe documento, revisa, aprueba y traslada a UDAF (Dirección Financiera)
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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Duración Estimada: 03 Días / Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Unidad de Servicios Administrativos Internos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
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Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ELABORACIÓN DE INFORME MENSUAL Y/O
TRIMESTRAL DE LA PRODUCCIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 04 días
• OBJETO DEL PROCESO: Elaborar el documento que contenga los resultados mensuales y/o trimestrales de producción de bienes y servicios según lo establecido en el formulario respectivo proporcionado por la UDAF de la Dirección Financiera del Ministerio de Finanzas Públicas.
• BASE LEGAL : • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Director (a) 1. Traslada a la Unidad de Servicios Administrativos Internos solicitud de Informe.
30 minutos
Jefe de Unidad Administrativa 2.
Recibe solicitud, conoce el asunto, entrega por escrito los lineamientos generales y formulario a los Jefes de Departamento para su respectiva elaboración.
4 horas
Jefe de Unidad Administrativa
3. Recibe formulario con información, firmada por cada Jefe de Departamento, conoce y traslada a Jefe Depto. de Estudios y Proyectos.
1 día
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 4. Recibe documentación, revisa, analiza y compara información y traslada
a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Verifica, consolida información, prepara informe y traslada al Jefe de
Depto. de Estudios y Proyectos para visto bueno. 1 día
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos
6. Revisa y verifica informe para establecer si lo aprueba o no. 3 horas
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 7.
No aprueba el informe, anota observaciones y devuelve a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos para que realice las correcciones (vuelve a paso 5).
1 hora
Jefe Depto. de Estudios y Proyectos 8.
Si aprueba el informe, traslada documento consolidado a Jefe de la Unidad Administrativa. 3 horas
Jefe de la Unidad Administrativa 9. Revisa documento final y lo traslada a la Dirección para su aprobación. 4 horas
Director (a) 10. Recibe documento, revisa, aprueba y traslada a UDAF (Dirección Financiera)
1 día
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
COMPRAS POR COTIZACIÓN
No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 4.5 días
• OBJETO DEL PROCESO: Adquirir bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Dependencia, utilizando el fondo rotativo provisto por el Ministerio de Finanzas Públicas.
• BASE LEGAL : Decreto número 57-92 del Congreso de la República “Ley de Contrataciones del Estado”. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Encargado de Compras 1. Recibe y clasifica requerimientos de compra. 30 minutos
Encargado de Compras 2. Confirma la existencia o no en Almacén y/o inventario. 30 minutos
Encargado de Compras 3. Sí hay existencia, proporciona formulario de requisición de materiales y suministros al solicitante para que continúe su trámite.
30 minutos
Encargado de Compras 4. No hay existencia, entonces verifica la disponibilidad presupuestaria. 15 minutos
Encargado de Compras 5. NO EXISTE disponibilidad, se devuelve requerimiento rechazado. 15 minutos
Encargado de Compras 6. SI EXISTE disponibilidad, se autoriza. 15 minutos
Encargado de Compras 7. Realiza cotizaciones y traslada al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos para su revisión. 3 días
Jefe de Unidad Administrativa 8. Revisa y traslada a Dirección para su autorización. 30
minutos
Director (a) 9. Autoriza y Firma. 30 minutos
Encargado de Compras 10. Formaliza la compra, recibe el producto y la factura. 15 minutos
Encargado de Inventarios o del
Almacén. 11. Se aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI09 (actividad no. 5 en adelante)
Almacén de Suministros y/o MFP-DBE-USAI10, o Control de Inventarios. 3 días*
Encargado de Ejecución Presupuestaria 12. Elabora documentos de pago, en base a documentos contables. 1 día
Jefe de Unidad Administrativa 13. Revisa Cheque u Orden de Compra y establece si todo esta bien
elaborado. 15
minutos *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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.PROCESO: MFP-DBE-USAI05. COMPRAS POR COTIZACIÓN.
Encargado de Ejecución
Presupuestaria
Encargado de Inventarios o del
AlmacénDirección
JefaturaUnidad de Servicios
Administrativos Internos
Encargado de Compras
Recibe y clasifica requerimientos de
compra. (1)
INICIO
Confirma la existencia o no en Almacén y/o
inventario. (2)
¿Hay en Existencia?
Proporciona formulario de requisición de materiales y suministros al solicitante
para que continúe su trámite. (3)
FIN
Entonces verifica la disponibilidad
presupuestaria (4)
SI
NO
¿Existe Disponibilidad?
Se devuelve requerimiento
rechazado (5)
Se Autoriza. (6)
NO SI
Realiza cotizaciones y traslada al Jefe de la Unidad de Servicios
Administrativos para su revisión. (7)
Revisa y traslada a Dirección para su autorización. (8)
Autoriza y Firma. (9)
Formaliza la compra, recibe el producto y la
factura. (10)
Se aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI09 (actividad no. 5 en
adelante) Almacén de Suministros y/o MFP-
DBE-USAI10, o Control de Inventarios. (11)
Elabora documentos de pago, en base a documentos
contables. (12)
Revisa Cheque u Orden de Compra y establece si todo esta bien elaborado. (13)
FIN
12
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ADMINISTRACIÓN DE FONDO ROTATIVO
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 04 días
• OBJETO DEL PROCESO: Ejecutar compras de bienes y servicios con fondo rotativo, acreditado a la cuenta del Crédito Hipotecario Nacional por la UDAF de este Ministerio, mediante presentación de listado de documentos de abono.
• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 6-98, régimen de Fondo Rotativo. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Dirección Financiera 1. Acredita el fondo respectivo a la Dirección a través de una Resolución Ministerial. 2 días
Jefe de Contabilidad 2. Registra en caja fiscal e ingresa en el libro de control del fondo rotativo, el fondo acreditado por UDAF en el Crédito Hipotecario Nacional a favor de la Dependencia.
1 día
Jefe de Contabilidad 3. Recibe y consolida documentos originales que afectan el fondo rotativo, elabora listado de fondo rotativo codificado por rubro presupuestario y traslada a Jefe de la Unidad Administrativa para revisión y aprobación.
1 hora
Jefe de la Unidad Administrativa 4. Revisa, y traslada a Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 hora
Director (a) 5. Recibe listado de fondo rotativo, y revisa si esta todo correcto. 1 día*
Jefe de Contabilidad 6. No esta correcto, realiza correcciones (vuelve a paso 2). *
Director (a) 7. Si esta correcto, firma y traslada a Unidad de Servicios Administrativos Internos para continuar trámite. 1 hora
Jefe de Contabilidad 8. Recibe, prepara fotocopias y traslada a Dirección Financiera para su reembolso, actualiza los renglones correspondientes en el libro de control del fondo rotativo.
1 día
Dirección Financiera 9. Analiza, aprueba, emite CUR, acredita cuenta monetaria de la Dirección en el Banco Crédito Hipotecario Nacional e informa al Jefe de Contabilidad.
*
Jefe de Contabilidad 10. Registra reembolso en el libro de control de fondo rotativo, elabora forma 92-A de la Contraloría General de Cuentas y actualiza saldo en chequera.
10 minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
13
PROCESO: MFP-DBE-USAI06. Administración de Fondo Rotativo.
Dirección FinancieraDirección Unidad de Servicios
AdministrativosDirección Financiera
INICIO
Acredita el fondo respectivo a la Dirección a través de una Resolución Ministerial. (1)
Jefe de Contabilidad registra en caja fiscal e ingresa en el libro de
control del fondo rotativo, el fondo acreditado por UDAF
en el Crédito Hipotecario Nacional a favor de la
Dependencia. (2)
Recibe listado de fondo rotativo,
y revisa si esta todo correcto. (5)
¿Está todo correcto?.NO
FIN
Jefe de Contabilidad recibe y consolida documentos
originales que afectan el fondo rotativo, elabora listado de fondo rotativo codificado por rubro presupuestario y
traslada a Jefe de la Unidad Administrativa para revisión y
aprobación. (3)
Jefe de Contabilidad realiza correcciones (vuelve a paso 3) (6)
Firma y traslada a Unidad de Servicios
Administrativos Internos
para continuar trámite. (7)
Jefe de Contabilidad recibe, prepara fotocopias y traslada a Dirección Financiera para su reembolso, actualiza los renglones correspondientes
en el libro de control del fondo rotativo. (8)
SI
Analiza, aprueba, emite CUR y acredita cuenta
monetaria de la Dirección en el Banco Crédito
Hipotecario Nacional. (9)
Jefe de Contabilidad registra reembolso en el libro de control de fondo rotativo, elabora forma 92-A de la
Contraloría General de Cuentas y actualiza saldo en
chequera. (10)
Revisa, y traslada a Dirección o Subdirección
para su aprobación. (4)
14
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
COMPRAS MENORES DEL FONDO DE CAJA CHICA
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 01 día
• OBJETO DEL PROCESO: Coordinar y supervisar las funciones a desarrollar en la ejecución de compras de bienes y servicios con fondo de caja chica, acreditada en cuenta de Fondo Rotativo Institucional de la Dirección Financiera del Ministerio.
• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 164-2003 y Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto (Monto máximo de efectivo por cada compra Q500.00, con cargo a los renglones presupuestarios 100 y 200, Servicios no personales y Materiales y/o suministros, respectivamente).
• UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Unidad Administrativa 1. Recibe solicitud para compra urgente de servicios no personales;
materiales y/o suministros. 1 hora
Encargado de Ejecución Presupuestaria. 2. Verifica la disponibilidad presupuestaria. 1 hora
Jefe de Unidad Administrativa
3. NO EXISTE disponibilidad, se devuelve requerimiento rechazado. 10 minutos
Jefe de Unidad Administrativa 4.
SI EXISTE disponibilidad, se autoriza la compra y se traslada al Encargado de Ejecución Presupuestaria.
10 minutos
Encargado de Ejecución Presupuestaria. 5. Llena vale numerado y entrega a Encargado de Compras. 10
minutos
Encargado de Compras 6. Firma el vale por la cantidad erogada de efectivo con una duración de 48 horas siguientes a su emisión.
15 minutos
Encargado de Compras 7. Formaliza la compra del producto el cual no podrá ser mayor de Q500.00 y entrega al encargado de Almacén para darle ingreso. 6 horas*
Encargado de Almacén 8. Ingresa Productos, los que llevan ingreso (Grupo 200 “Materiales y Suministros”). Procedimiento MFP-DBE-USAI09. 1 hora
Encargado de Compras 9. Entrega la factura al encargado de Caja Chica, para liquidación del Vale. 10 minutos
Encargado de Ejecución Presupuestaria. 10. Recibe y verifica la factura y liquida el Vale. 30
minutos
Encargado de Caja Chica 11. Elabora listado de los documentos liquidados a través de las Boletas de
Liquidación de Caja Chica. 3 horas
Encargado de Caja Chica 12. Traslada liquidación al Encargado de Fondo Rotativo para incluir en la
reposición de Fondo Rotativo. 30
minutos *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
15
PROCESO: MFP-DBE-USAI07. Compras Menores del Fondo de Caja Chica.
Encargado de Caja Chica
Encargado de Almacen
Encargado de Compras
Encargado de Ejecución
Presupuestaria
JefaturaUnidad de Servicios
Administrativos Internos
Recibe solicitud para compra urgente de servicios no
personales; materiales y/o suministros. (1)
INICIO
Verifica la disponibilidad presupuestaria. (2)
¿Existe disponibilidad?.
SINO
Devuelve requerimiento rechazado. (3)
FIN
Autoriza la compra y se traslada al Encargado
de Ejecución Presupuestaria. (4)
Llena vale numerado y entrega a Encargado
de Compras. (5)
Firma el vale por la cantidad erogada de efectivo con una
duración de 48 horas
siguientes a su emisión. (6)
Formaliza la compra del producto el cual no podrá ser mayor de Q500.00 y entrega al encargado de
Almacén para darle
ingreso. (7)
Ingresa Productos, los que llevan ingreso (Grupo 200
“Materiales y Suministros”). Procedimiento MFP-DBE-
USAI09. (8)
Entrega la factura al encargado de Caja
Chica, para liquidación
del Vale. (9)
Recibe y verifica la factura
y liquida el Vale. (10)
Elabora listado de los documentos liquidados a través de las Boletas de Liquidación
de Caja Chica. (11)
Traslada liquidación al Encargado de Fondo
Rotativo para incluir en la reposición de Fondo
Rotativo. (12)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
No. de Actividades: 15 Duración Estimada: 02 días
• OBJETO DEL PROCESO: Establecer control en la disponibilidad de caja chica, permitiendo que la misma este en capacidad (toda vez no ascienda de Q3, 000.00) de cubrir las gastos eventuales de compra.
• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 164-2003 y Decreto Número 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Caja
Chica 1. Verifica que el fondo asignado de caja chica se encuentre integrado por
numerario de curso legal o documentos válidos de respaldo. 30
minutos
Encargado de Caja Chica 2. Revisa la fecha de elaboración de los Vales y establece si existen vales
con más de 48 de haberse emitido. 10
minutos
Encargado de Caja Chica 3.
SI EXISTEN vales vencidos, elabora reporte de vales vencidos y traslada al Jefe de Unidad Administrativa.
15 minutos
Jefe de Unidad Administrativa 4. Indaga a Encargado de Compras sobre el motivo por el cual no se ha
liquidado el vale para continuar trámite. 20
minutos
Encargado de Caja Chica 5.
A solicitud del Encargado de Compras y con requerimiento de compra que no exceda del monto máximo autorizado, elabora vale por el monto solicitado y requiere Visto Bueno del Jefe de Unidad Administrativa.
5 minutos
Encargado de Caja Chica 6. Solicita la firma del Encargado de Compras, procede a hacer entrega del
efectivo y establece si se ha utilizado más del 40% del fondo. 1 hora
Encargado de Caja Chica
7. No. Continúa con actividad 14. 5 minutos
Encargado de Caja Chica 8.
Si, elabora la solicitud de reposición del fondo de caja chica y traslada al Jefe de Contabilidad. 1 hora
Jefe de Contabilidad 9. Revisa documentos, los firma y traslada a Encargado de Ejecución Presupuestaria para que elabore cheque. 1 hora
Encargado de Ejecución Presupuestaria
10. Elabora Cheque y traslada a Jefe de Unidad Administrativa. 1 día
Jefe de Unidad Administrativa 11. Revisa y firma documento y traslada a Dirección para autorización y firma. 30
minutos
Director (a) 12. Autoriza y firma Cheque. 1 hora
Encargado de Caja Chica 13. Hace efectivo el cheque e ingresa numerario en caja metálica. 2 horas
Encargado de Caja Chica 14.
Recibe factura de compra autorizada por las autoridades máximas de la Dependencia. (Para todo lo que no son servicios se debe adjuntar la constancia de ingreso a almacén o inventario de los bienes).
5 minutos*
Encargado de Caja Chica 15. Procede a cancelar el vale por el motivo de las facturas liquidadas,
devuelve copia a Encargado de Compras y archiva el original. 5 minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-USAI08. Administración del Fondo de Caja Chica.
DirecciónUnidad Administrativa
Encargado de Ejecución Presupuestaria
Unidad de Servicios Administrativos Internos
Unidad Administrativa
Jefe de ContabilidadEncargado de Caja
Chica
Recibe solicitud para compra urgente de servicios no
personales; materiales y/o suministros. (1)
INICIO
Revisa la fecha de elaboración de los Vales y establece si
existen vales con más de 48 de
haberse emitido. (2)
SI EXISTEN vales vencidos, elabora reporte de vales
vencidos y traslada al Jefe de
Unidad Administrativa. (3)
¿Se ha utilizado más?.
SINO
Jefe de Unidad indaga a Encargado de Compras
sobre el motivo por el cual no se ha liquidado el vale
para continuar trámite. (4)
A solicitud del Encargado de Compras y con requerimiento de compra que no exceda del monto máximo autorizado, elabora vale por el monto solicitado y requiere Visto Bueno del Jefe de Unidad
Administrativa. (5)
Solicita la firma del Encargado de Compras, procede a hacer
entrega del efectivo y establece si se ha utilizado
más del 40% del fondo. (6)
Continúa con
actividad 14. (7)
Elabora la solicitud de reposición del fondo de caja chica y traslada al Jefe de
Contabilidad. (8)
Revisa documentos, los firma y traslada a Encargado de
Ejecución Presupuestaria para
que elabore cheque. (9)
Elabora Cheque y traslada a
Jefe de Unidad Administrativa.(10)
Jefe de Unidad revisa y firma documento y traslada a
Dirección para autorización y firma. (11)
Autoriza y firma Cheque. (12)
Hace efectivo el cheque e ingresa numerario en caja
metálica. (13)
Recibe factura de compra autorizada por las autoridades máximas de la Dependencia,
(para todo lo que no son servicios se debe adjuntar la constancia de ingreso a almacén o inventario de
los bienes). (14)
Procede a cancelar el vale por el motivo de las facturas liquidadas, devuelve copia a Encargado de
Compras y archiva el original. (15)
FIN
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 ALMACEN DE SUMINISTROS No. de Actividades: 17
Duración Estimada: 03 días • OBJETO DEL PROCESO: Control de Ingresos y Egresos de materiales y suministros adquiridos por la Dirección, para uso
en las funciones del personal de la misma. • BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 6-98, Régimen del Fondo Rotativo. • UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Encargado de Almacén y
Suministros 1. Elabora requerimientos de los suministros que no hay en existencias y traslada a Jefe de Unidad Administrativa.
30 minutos
Jefe de Unidad Administrativa 2. Revisa requerimiento y establece si existe disponibilidad presupuestaria. 1 hora
Jefe de Unidad Administrativa 3. NO hay disponibilidad, devuelve requerimientos rechazados. 30
minutos
Encargado de Compras 4. SI hay disponibilidad, aplica Procedimiento MFP-DBE-USAI05 (actividad no. 7 en adelante). 2 días
Encargado de Almacén y Suministros 5. Revisa los suministros entregados por el proveedor y establece que sean
de calidad y cantidad según indica la Factura, previo a ser recibidos. 2 horas*
Encargado de Almacén y Suministros 6.
NO cumple con las condiciones de calidad y cantidad, se devuelve al proveedor para su reemplazo. 1 hora
Encargado de Almacén y Suministros 7.
Cumpliendo las condiciones de calidad y cantidad, se procede a la recepción de la Factura y se ingresa a las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
2 horas*
Encargado de Almacén y Suministros 8. Procede a llenar Formulario 1H de la Contraloría General de Cuentas
(Ingresos a Almacén). 1 hora*
Encargado de Almacén y Suministros
9. Traslada Facturas con sus Formularios de Ingreso a Almacén a Jefe de Unidad Administrativa para conocimiento y firma respectiva.
1 hora
Jefe de Unidad Administrativa 10. Revisa Facturas y firma Formularios. 30
minutos
Encargado de Almacén y Suministros 11. Recibe requisiciones de materiales y suministros de los Departamentos y
establece si hay existencias. 30
minutos
Encargado de Almacén y Suministros
12. No hay , vuelve a la actividad 1. 10 minutos
Encargado de Almacén y Suministros 13.
Sí hay , se trasladan requisiciones al Jefe de Unidad Administrativa para su autorización.
10 minutos
Jefe de Unidad Administrativa 14. Revisa requisiciones y autoriza. 10
minutos
Encargado de Almacén y Suministros
15. Entrega suministros solicitados por la Secretaria o Asistente del Departamento solicitante y descarga los mismos en las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
30 minutos
Encargado de Almacén y Suministros 16. Se archivan los documentos respectivos (Fotocopias de Facturas, Ingresos
y Tarjetas). 1 hora
Encargado de Almacén y Suministros 17. La última semana de cada mes, efectúa los recuentos físicos de los
materiales y suministros para establecer saldos en tarjetas. 2 horas*
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-USAI09. Almacén de Suministros. (Pág. 1/2).
JefaturaUnidad de Servicios Administrativos
Internos
Unidad Administrativa
Encargado de Compras
Unidad Administrativa
Encargado de Almacén y Suministros
INICIO
Elabora requerimientos de los suministros que no hay en existencias y
traslada a Jefe de Unidad Administrativa. (1)
Revisa requerimiento y establece si existe
disponibilidad presupuestaria para
comprarlos. (2)
¿Existe disponibilidad?
SINO
Aplica Procedimiento
MFP-DBE-USAI05
(actividad no. 7 en
adelante). (4)
Revisa los suministros entregados por el proveedor y establece que sean de calidad y cantidad según
indica la Factura, previo a ser recibidos. (5)
¿Cumple con lo solicitado?
NO
Se devuelve al proveedor para su reemplazo. (6)
Se procede a la recepción de la Factura y se ingresa a las tarjetas de controles autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas. (7)
SI
Devuelve requerimientos
rechazados. (3)
FIN
Traslada Facturas con sus Formularios de Ingreso a Almacén a Jefe de Unidad
Administrativa para conocimiento y
firma respectiva. (9)
Procede a llenar Formulario 1H de la Contraloría General de Cuentas
(Ingresos a Almacén). (8)
Revisa Facturas y firma Formularios. (10)
Recibe requisiciones de materiales y suministros de los Departamentos y
establece si hay existencias. (11)
¿Hay existencias?NO
SI
Se trasladan requisiciones al Jefe de Unidad
Administrativa para su autorización. (13)
Revisa requisiciones y autoriza.(14)
Vuelve a actividad No. 1 (12)
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI10 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 CONTROL DE INVENTARIOS No. de Actividades: 07
Duración Estimada: 06 horas • OBJETO DEL PROCESO: Registrar el ingreso y salida de los bienes muebles al inventario de la Dependencia. • BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la
Administración Pública”. Decreto Número 103-97 del Congreso de la República de Guatemala (Regulariza los Bienes de Consistencia Ferrosa). Acuerdo Gubernativo 779-98 “Reglamento del Decreto No. 103-97”. Circular 3-57 de fecha 01 de diciembre de 1969. Acuerdo Ministerial Número 108-2004 de fecha 31 de diciembre de 2004 “Creación de las Aplicaciones de Inventario de Activos Fijos dentro del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN-WEB).
• UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Encargado de Inventario 1. Recibe o entrega el mobiliario, equipo o vehículos consignados a la Dirección de Bienes del Estado. 1 hora*
Encargado de Inventario 2. Verifica en el libro de inventario el número y cuenta que le corresponde al bien. 2 horas
Encargado de Inventario 3. Establece si es un nuevo ingreso/egreso o no. 30 minutos
Encargado de Inventario 4.
SI ES un nuevo ingreso/egreso , da ingreso o egreso al libro de inventario mediante facturas del proveedor o resoluciones emitidas por el Departamento de Adjudicación y Legalización de bienes Muebles, según sea el caso.
1 hora
Encargado de Inventario 5. Identifica (adhiere etiqueta) el bien obtenido con el número correlativo respectivo y posteriormente registra el mismo en el SICOIN-WEB (Área de Inventarios).
1 hora
Encargado de Inventario 6.
SI NO ES un nuevo ingreso/egreso , se actualiza la tarjeta de responsabilidad del empleado, cargándose o descargándose el bien ingresado o egresado del Inventario. (Varía de acuerdo a la cantidad de Bienes a Cargar y/o Descargar).
30 minutos
Jefe de Unidad Administrativa 7. Aprueba movimientos efectuados o realizados en el SICOIN-WEB. 10
minutos *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-USAI10. Control de Inventarios.
JefaturaUnidad de Servicios Administrativos Internos
Unidad Administrativa
Encargado de Inventario
INICIO
Recibe o entrega el mobiliario, equipo o
vehículos consignados a la Dirección de Bienes
del Estado. (1)
Verifica en el libro de inventario el número y cuenta que le
corresponde al bien. (2)
Establece si es un nuevo
ingreso/egreso o no. (3)
¿Es un nuevo ingreso?
Da ingreso o egreso al libro de inventario mediante facturas del
proveedor o resoluciones emitidas por el Departamento de Adjudicación y Legalización de bienes Muebles, según sea
el caso. (4)
Identifica (adhiere etiqueta) el bien obtenido con el número
correlativo respectivo y posteriormente registra el
mismo en el SICOIN-WEB (Área de Inventarios). (5)
FIN
Se actualiza la tarjeta de responsabilidad del empleado,
cargándose o descargándose el bien ingresado o egresado del Inventario. (Varía de acuerdo a la cantidad de Bienes a Cargar
y/o Descargar). (6)
Aprueba movimientos efectuados o realizados en el SICOIN-WEB. (7)
NO SI
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI11 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
RECEPCIÓN, TRÁMITE Y EVACUACIÓN DE DOCUMENTOS Y
EXPEDIENTES
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 4 horas – 1 día
• OBJETO DEL PROCESO: Atención al Público en el trámite de solicitudes o gestiones relacionadas con el patrimonio del Estado.
• BASE LEGAL : Artículo 28 de la Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto Número 119-96 “Ley de lo Contencioso Administrativo” y su Reforma. Decreto 98-97.Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Usuario 1. Se presenta a recepción para ingresar documentos o requerir información. 15 minutos
Encargado de Recepción 2. Asigna número de registro (si fuese necesario), ingresa información al
sistema computarizado y traslada a Asesoría de Dirección. 15
minutos
Asistente de Asesoría de Dirección. 3. Recibe documentos, revisa que tengan ingreso en la base de datos y
traslada al Asesor(a) de Dirección para su revisión.
Asesor(a) de Dirección 4. Recibe documentos, analiza, consigna a Departamento que corresponde y solicita firma de Dirección o Sub-Dirección.
2 horas
Dirección o Subdirección 5. Firma hoja de trámite y Asistente de Dirección traslada a Asistente de Asesoría de Dirección para su distribución.
15 minutos
Asistente de Asesoría de Dirección. 6. Traslada expediente o documento al Jefe de Departamento que
corresponda. 15
minutos
Jefe de Depto. que corresponda
7. Analiza expediente, resuelve favorable o desfavorablemente y devuelve a Asesoría de Dirección.
***
Asesoría de Dirección 8. Revisa documento y traslada a Dirección o Sub-Dirección para firma. 30 minutos
Dirección o Subdirección 9. Recibe, revisa, firma y Asistente de Dirección traslada a Asistente de Asesoría de Dirección. 1 hora
Asistente de Asesoría de Dirección.
10. Recibe y revisa que el expediente este completo y firmado, estableciendo si es necesario notificar al interesado o en su defecto trasladarlo a donde corresponda.
30 minutos
Asesoría de Dirección 11. Si no es necesario notificar o continuar su trámite , traslada expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado, para su respectivo archivo.
30 minutos
Asesoría de Dirección 12. Si es necesario notificar o continuar su trámite , traslada a donde corresponda. (Ver procesos relacionados).
30 minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-USAI11. Recepción, Trámite y Evacuación de Documentos y Expedientes.
JEFE DE DEPARTAMENTO QUE
CORRESPONDADIRECCIÓN
ASESORÍA DE DIRECCIÓN
(Asesor y Asistente)
Unidad Administrativa
Encargado de Recepción
USUARIO
INICIO
Asigna número de registro (si fuese necesario), ingresa
información al sistema computarizado y traslada a
Asesoría de Dirección. (2)
Se presenta a recepción para ingresar documentos o requerir
información. (1)
Asistente recibe documentos, revisa que tengan ingreso en la
base de datos y traslada al Asesor (a) de Dirección para su
revisión. (3)
Firma hoja de trámite y Asistente de Dirección traslada a Asistente de
Asesoría de Dirección para su
distribución. (5)
Asistente de Asesoría traslada expediente al Jefe de
Departamento que
corresponda. (6)
Analiza expediente, resuelve favorable o desfavorablemente
y traslada a Asesoría de
Dirección. (7)
Revisa documento y traslada a Dirección o Sub-Dirección
para firma. (8)
Recibe, revisa, firma y Asistente de Dirección traslada a Asistente de
Asesoría de Dirección. (9)
Recibe y revisa que el expediente este completo y firmado, estableciendo si es
necesario notificar al interesado o en su defecto trasladarlo a
donde corresponda. (10)
Asesor traslada expediente al
Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado, para su
respectivo archivo.(11)
Traslada a donde corresponda.
(Ver procesos relacionados).(12)
¿Es procedente?NO SI
FIN
Asesor recibe documentos, analiza, consigna a Departamento que
corresponde y solicita firma de
Dirección o Sub-Dirección. (4)
25
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-USAI12 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
REVISIÓN Y REPARACIÓN DE EQUIPO
No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 07 días
• OBJETO DEL PROCESO: Gestionar interna o externamente el Mantenimiento, Supervisión y Reparación del Equipo cargado al personal de la Dependencia que presente algún desperfecto o mal funcionamiento.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe o Subjefe de la
Unidad o Departamento interesado
1. Envía a Dirección o Subdirección solicitud de supervisión y reparación de algún Equipo determinado. 1 día
Dirección o Subdirección 2. Recibe, conoce y traslada a Jefe Unidad Administrativa. 1 día
Jefe de Unidad Administrativa 3. Recibe solicitud, revisa y traslada a Encargado de Inventarios. 2 horas
Encargado de Inventarios 4.
Revisa el estado del equipo reportado, emite un diagnóstico preliminar de las posibles reparaciones, mejoras o modificaciones necesarias para su buen funcionamiento, y establece si las mismas se deberán solicitar a alguna Dependencia del Ministerio o a nivel externo.
1 día
Encargado de Inventarios 5.
Dependencia del Ministerio . Redacta oficio dirigido a la Dirección que corresponda, solicitando la supervisión y/o reparación del Equipo Reportado y traslada a Jefe Unidad Administrativa para su firma.
2 horas
Jefe de Unidad Administrativa 6. Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente. 2 horas
Dirección que corresponda 7. Recibe solicitud, revisa equipo y de acorde a la supervisión realizada,
informa a ésta Dirección las acciones necesarias para su reparación. *
Dirección o Subdirección 8. Recibe diagnóstico final por parte de la Dirección que corresponda y traslada a Jefe de Unidad Administrativa para su revisión. 2 horas
Jefe Unidad Administrativa 9.
Recibe, revisa y coordina la ejecución de las acciones propuestas por la Dependencia que haya supervisado el equipo. Traslada a Encargado de Inventario para su revisión.
4 horas
Encargado de Inventarios 10. Ingresa información y con visto bueno del Jefe Unidad Administrativa
notifican al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado. 1 día
Jefe Unidad Administrativa
11. A Nivel Externo . Contrata los servicios técnicos de una Empresa determinada, para la reparación del Equipo reportado.
*
Encargado de Inventarios 12.
Reparado el Equipo que reporto, ingresa información y con visto bueno del Jefe Unidad Administrativa notifica al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.
1 día
Encargado de Inventarios 13.
Si el equipo no pudo ser reparado por ninguna de las dos vías, se descargará de la tarjeta de responsabilidad que corresponda y se le dará de baja del inventario correspondiente.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
Si fuese Equipo de Cómputo el que presenta algún de sperfecto o mal funcionamiento, el Encargado de Inv entarios deberá solicitar a la Dirección de Informática un I nforme Técnico que diagnostique el estado real del mismo, para así gestionar su debida reparación a donde correspo nda.
26
PROCESO: MFP-DBE-USAI12. Revisión y Reparación de Equipo.
Dependencia que corresponda
Encargado de Inventarios
Jefe de Unidad Administrativa
DIRECCIÓN O
SUBDIRECCIÓN
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado
INICIO
Envía a Dirección o Subdirección solicitud de
supervisión y reparación de algún Equipo determinado. (1)
Recibe, conoce y traslada a Jefe Unidad
Administrativa. (2)
Recibe solicitud, revisa y traslada a Encargado de
Inventarios. (3)
Revisa el estado del equipo reportado, emite un diagnóstico
preliminar de las posibles reparaciones, mejoras o
modificaciones necesarias para su buen funcionamiento, y establece si las mismas se deberán solicitar a alguna
Dependencia del Ministerio o a nivel externo. (4)
Dependencia del Ministerio. Redacta oficio dirigido a la Dirección que corresponda, solicitando la supervisión y/o
reparación del Equipo Reportado y traslada a Jefe Unidad
Administrativa para su firma. (5)Con visto bueno de Dirección o Subdirección,
envía oficio correspondiente. (6)
Recibe solicitud, revisa equipo y de acorde a la supervisión realizada,
informa a ésta Dirección las acciones necesarias para su reparación. (7)
Recibe diagnóstico final por parte de la Dirección que
corresponda y traslada a Jefe de Unidad Administrativa
para su revisión. (8) Recibe, revisa y coordina la ejecución de las acciones
propuestas por la Dependencia que haya supervisado el equipo.
Traslada a Encargado de Inventario para su revisión. (9)
Ingresa información y con visto bueno del Jefe Unidad Administrativa notifican al
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.
(10)
A Nivel Externo. Contrata los servicios
técnicos de una Empresa determinada, para la reparación del Equipo reportado. (11)
FINReparado el Equipo que reporto, ingresa información y con visto bueno del Jefe
Unidad Administrativa notifica al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado. (12)
Reparado el Equipo que reporto, ingresa información y con visto bueno del Jefe
Unidad Administrativa notifica al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado. (13)
27
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Determinar la vocación y destino de los inmuebles del Estado para el mejor uso y
mayor aprovechamiento de los mismos, a través de estudios técnicos y de factibilidad, emitiendo opiniones y dictámenes relacionados con el Patrimonio del Estado. Asimismo, desarrollar la normatividad de la Dependencia elaborando los manuales administrativos correspondientes, revisión y actualización de formularios administrativos, promover el desarrollo profesional del personal de la Dependencia por medio de la Gestión de Capacitación Profesional, contribuir a la elaboración de Documentos de planificación e informes de seguimiento, regularizar la posesión de bienes estatales en poder de terceros, así como aprovechar el potencial económico de los inmuebles estatales que estén siendo utilizados o fracciones de estos, para captar recursos financieros que ingresen al fondo común del erario nacional, control y seguimiento de pagos en concepto de arrendamientos, consolidación del POA, PROGRAMACIÓN ANUAL Y TRIMESTRAL DE PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS y otros informes y documentos administrativos.
• BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 4 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.
• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Comercialización y Evaluación de Proyectos, Analistas Registrales y Comerciales, Evaluadores de Proyectos, Analista Jurídico, Abogados y Procuradores.
28
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
No. de Actividades: 18 Duración Estimada: 28 días
• OBJETO DEL PROCESO: Rediseñar y actualizar procedimientos administrativos que permitan agilizar el servicio que presta la Dependencia a los usuarios externos e internos.
• BASE LEGAL : Acuerdo Ministerial 21-2007 de fecha 25 de abril de 2007 / Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe solicitud de Dirección, conoce y traslada a Jefe Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Conoce el asunto y traslada a Evaluador de Proyectos. 1 día
Evaluador de Proyectos 3.
Recibe petición, y conjuntamente con la unidad o departamento interesado, procede a analizar el procedimiento actual y a realizar un diagnóstico de la situación, asimismo realiza las consultas y estudios técnicos necesarios para establecer y proponer alternativas de cambio en los procedimientos existentes.
8 días
Evaluador de Proyectos 4. Realiza las modificaciones o cambios necesarios para actualizar el procedimiento y traslada al Jefe de la Sección de Evaluación de Proyectos. 3 días
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
5. Revisa las modificaciones o cambios y con visto bueno traslada los procedimientos actualizados al Jefe Depto. de Estudios y Proyectos.
1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Revisa, aprueba y traslada a Dirección. 1 día
Director (a) 7. Conjuntamente con el Jefe de la Unidad o Departamento interesado, revisa las actualizaciones realizadas a los procedimientos y establece si se aprueban las modificaciones.
1 día
Director (a) 8. NO, anota observaciones y devuelve a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 9. Recibe observaciones y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos para realizar los cambios requeridos. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 10. Recibe y entrega a Evaluador de Proyectos para realizar los cambios
requeridos. (Vuelve a actividad No. 4) 1 día
Director (a) 11. SI, autoriza modificaciones y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 12. Recibe y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
13. Recibe y traslada a Evaluador de Proyectos para elaborar proyecto de RESOLUCIÓN interna que formalice la integración de las modificaciones y/o actualizaciones respectivas.
1 día
Evaluador de Proyectos 14. Realiza proyecto de RESOLUCIÓN interna y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para su aprobación. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 15. Recibe, aprueba y con visto bueno de Jefe Depto. Estudios y Proyectos,
traslada a Dirección para firma. 4 horas
Director (a) 16. Recibe, firma RESOLUCIÓN y traslada a Jefe Depto de Estudios. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 17. Recibe Resolución firmada y traslada a Jefe de Sección de Estudios y
Proyectos. 4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 18.
Con Resolución firmada traslada a Evaluador de Proyectos para integrar oficialmente las modificaciones y/o actualizaciones al Manual de Procesos y Procedimientos.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
29
Duración Estimad
a: 2
8 días/ Número de Actividades: 18
/ Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Respon
sable: Dep
artamento de Estud
ios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stad
o -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP01. Actualización de Procedimientos Administrativos.
DIRECCIÓN Y/O SUBDIRECCIÓN
JefaturaSección de Evaluación
de Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos
Evaluador de Proyectos
Depto. de Estudios y Proyectos
ANALISTADepto. de Estudios y Proyectos
JefaturaDepartamento de
Estudios y Proyectos
Recibe solicitud de Dirección, conoce y traslada a Jefe Sección de Evaluación de
Proyectos. (1)
INICIO
Conoce el asunto y traslada a Evaluador de Proyectos. (2)
Recibe petición, y conjuntamente con la unidad o departamento interesado, procede a
analizar el procedimiento actual y a realizar un
diagnóstico de la situación, asimismo realiza las consultas y estudios
técnicos necesarios para establecer y proponer
alternativas de cambio en los procedimientos existentes. (3)
Realiza las modificaciones o cambios necesarios para actualizar el procedimiento y traslada al Jefe de la
Sección de Evaluación de Proyectos. (4)
Revisa las modificaciones o cambios y con visto bueno traslada los procedimientos
actualizados al Jefe Depto. de Estudios y Proyectos. (5)
Revisa, aprueba y traslada a Dirección. (6)
Conjuntamente con el Jefe de la Unidad o
Departamento interesado, revisa las actualizaciones
realizadas a los procedimientos y establece
si se aprueban las modificaciones. (7)
NO ¿Se aprueban las modificaciones?
SI
Anota observaciones y devuelve a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (8)
Autoriza modificaciones y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (11)
Recibe observaciones y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para realizar los cambios
requeridos. (9)
Recibe y entrega a Evaluador de Proyectos para
realizar los cambios requeridos. (Vuelve a actividad No. 4) (10)
Recibe y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos. (12)
Recibe y traslada a Evaluador de Proyectos para elaborar proyecto de RESOLUCIÓN interna que formalice la integración de las
modificaciones y/o actualizaciones respectivas. (13)
FIN
Recibe, aprueba y con visto bueno de Jefe Depto. Estudios y
Proyectos, traslada a Dirección para firma. (15)
Realiza proyecto de RESOLUCIÓN interna y
traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para
su aprobación. (14)
Recibe, firma RESOLUCIÓN y traslada a Jefe Depto de Estudios y Proyectos. (16)
Recibe Resolución firmada y traslada a Jefe de Sección de Estudios y Proyectos. (17)
Con Resolución firmada traslada a Evaluador de Proyectos para integrar
oficialmente las modificaciones y/o actualizaciones al Manual de Procesos y Procedimientos.
(18)
30
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
FORMULACIÓN DE PROYECTOS
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 07 días
• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en aplicar la metodología de formulación de proyectos para plantear alternativas de solución a un problema o a una necesidad de transformación o mejoramiento de una situación real.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe solicitud, conoce y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 2 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Revisa solicitud, analiza, determina grado de profundidad del estudio y
traslada a Evaluador de Proyectos. 45
minutos
Evaluador de Proyectos 3.
Realiza un análisis de la situación. Define el proyecto junto con su Marco Lógico de Objetivos. Realiza el estudio de mercado, de ingeniería y financiero, dependiendo del grado de profundidad del estudio y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (Este tipo de estudios requiere el concurso de profesionales especializados en cada aspecto particular del mismo).
* Variable (según
naturaleza del
proyecto)
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
4. Recibe estudio, revisa y establece si existen correcciones o modificaciones que considere pertinentes.
3 días
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. SI. Proyecto regresa a actividad No. 3. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 6. NO. Proyecto continúa su trámite. 1 día
Evaluador de Proyectos 7. Redacta INFORME FINAL del Proyecto y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.
4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 8. Recibe y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su visto bueno. 1 hora
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 9. Revisa, da visto bueno al documento final y lo traslada a Dirección para su
aprobación. 1 hora
Director (a) 10. Recibe y Aprueba realización del Proyecto. 1 día *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
31
Duración Estimada: 07 días/ Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam
ento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP02. Formulación de Proyectos.
DIRECCIÓN Y/O SUBDIRECCIÓN
Evaluador de Proyectos
Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaSección de Evaluación de
Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaDepartamento de
Estudios y Proyectos
INICIO
Recibe solicitud, conoce y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.
(1)
Revisa solicitud, analiza, determina grado de
profundidad del estudio y traslada a Evaluador de
Proyectos. (2)
Realiza un análisis de la situación. Define el proyecto junto con su Marco Lógico de Objetivos. Realiza el estudio de
mercado, de ingeniería y financiero, dependiendo del
grado de profundidad del estudio y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (3)
*Nota: Este tipo de estudios requiere el concurso de
profesionales especializados en cada aspecto particular del
mismo.
Recibe estudio, revisa y establece si existen correcciones o
modificaciones que considere pertinentes. (4)
NO ¿Existen correciones?
SI
Proyecto regresa a actividad No. 3. (5)
Proyecto continúa su trámite. (6)
Redacta INFORME FINAL del Proyecto y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos. (7)
Recibe y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su
visto bueno. (8)
Revisa, da visto bueno al documento final y lo traslada a
Dirección para su aprobación. (9)
FIN
Recibe y Aprueba realización del PROYECTO. (10)
32
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por : Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 09 días
• OBJETO DEL PROCESO: Proporcionar a las autoridades de la Dependencia, un estudio técnico que pueda servir de fundamento para la toma de decisiones respecto a la adjudicación, adscripción, usufructo, donación y arrendamiento de bienes inmuebles estatales.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe solicitud de estudio, analiza y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
2. Recibe proyecto, conoce y lo asigna a Evaluador de Proyectos. 1 hora
Evaluador de Proyectos 3.
Recibe, estudia, analiza e investiga el contenido del Proyecto. Realiza las evaluaciones de tipo financiero, económico y social, de acuerdo a la naturaleza del proyecto. Asimismo, considera la necesidad de un estudio de impacto ambiental, así como las recomendaciones administrativas y legales que considere necesarias.
* Variable (según
naturaleza del
proyecto)
Evaluador de Proyectos 4. Elabora informe sobre la Viabilidad del Proyecto y lo envía al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 3 días
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
5. Recibe informe, revisa, da su visto bueno y traslada estudio al Jefe Depto. Estudios y Proyectos.
2 días
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Aprueba y devuelve al solicitante. 2 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
33
Duración Estimada: 09 días/ Número de Actividades: 06 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam
ento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP03. Evaluación de Proyectos.
Evaluador de ProyectosDepto. de Estudios y Proyectos
JefaturaSección de Evaluación de
Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaDepartamento de Estudios y
Proyectos
Recibe solicitud de estudio, analiza y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos. (1)
INICIO Recibe proyecto, conoce y lo asigna a Evaluador de
Proyectos. (2)
Recibe, estudia, analiza e investiga el contenido del Proyecto. Realiza las
evaluaciones de tipo financiero, económico y social, de acuerdo a la naturaleza del proyecto.
Asimismo, considera la necesidad de un estudio de impacto ambiental, así como las
recomendaciones administrativas y legales que considere necesarias. (3)
Elabora informe sobre la Viabilidad del Proyecto y lo envía al Jefe de Sección de
Evaluación de Proyectos. (4)
Recibe informe, revisa, da su visto bueno y traslada estudio al Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (5)
Recibe solicitud de estudio, analiza y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos. (6)
FIN
34
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP04A ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ESTUDIO SOCIOECONÓMICO
No. de Actividades: 08 Duración Estimada: 04 días
• OBJETO DEL PROCESO: Obtención de elementos de juicio y evaluación de situación económica y social de las personas que solicitan inmuebles propiedad del Estado.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe expediente y lo traslada a Jefe de la Sección de Evaluación de Proyectos.
45 minutos
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Revisa y traslada expediente a Trabajadora Social. 30
minutos
Trabajadora Social 3. Revisa y asigna expediente al Investigador Socioeconómico. 30 minutos
Investigador Socioeconómico
4. Realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales a nivel de Gabinete. 3 días*
Investigador Socioeconómico 5. Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa legal
vigente y traslada Trabajadora Social para su aprobación. 4 horas
Trabajadora Social 6. Revisa el informe, autoriza y envía expediente al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para visto bueno.
45 minutos
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
7. Revisa informe, da su visto bueno y traslada expediente el Jefe Depto. de Estudios y Proyectos para su visto bueno.
45 minutos
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 8. Traslada expediente al Departamento que corresponda. 1 hora.
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
35
PROCESO: MFP-DBE-EYP04A. Estudio Socioeconómico.
Trabajadora Social / Investigador Socioeconómico
Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaSección de Evaluación de Proyectos
Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaDepartamento de Estudios y
Proyectos
Recibe expediente y lo traslada a Jefe de la Sección de Evaluación
de Proyectos. (1)
INICIO
Revisa y traslada expediente a Trabajadora Social. (2)
Trabajadora Social revisa y asigna expediente al Investigador
Socioeconómico. (3)
Investigador realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales a nivel de
Gabinete. (4)
Trabajadora Social revisa el informe, autoriza y envía
expediente al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos
para visto bueno. (6)
Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa
legal vigente y traslada a
Trabajadora Social. (5)
Revisa informe, da su visto bueno y traslada expediente el Jefe
Depto. de Estudios y Proyectos para su visto bueno. (7)
Traslada expediente al Departamento que corresponda.
(8)
FIN
36
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP04B ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ESTUDIO SOCIOECONÓMICO PARA ÁREAS MENORES DE 100
METROS CUADRADOS
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 4 días
• OBJETO DEL PROCESO: Obtención de elementos de juicio y evaluación de situación económica y social de las personas que solicitan inmuebles propiedad del Estado.
BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo número 905-2002. “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe expediente y lo traslada a la Sección de Evaluación de Proyectos, para realizar Estudio Socioeconómico.
45 minutos
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos
2. Revisa y asigna expediente a Evaluador de Proyectos. 45 minutos
Evaluador de Proyectos 3. Realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales y colaterales a nivel de campo. (El tiempo depende mucho de la ubicación del inmueble, ya que puede ser en la capital o el interior de la República).
3 días
Evaluador de Proyectos 4. Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa legal vigente y traslada al Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para su aprobación.
4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Revisa el informe, autoriza y envía expediente al Jefe Depto. Estudios y
Proyectos para visto bueno. 45
minutos
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Aprueba estudio y si es procedente, traslada a Sección de
Comercialización para que continúe con el trámite de arrendamiento. 1 hora
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
37
Duración Estimada: 04 días/ Número de Actividades: 06 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam
ento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP04B. Estudio Socioeconómico para Áreas menores de 100 Metros Cuadrados.
Evaluador de Proyectos Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaSección de Evaluación de Proyectos
Depto. de Estudios y Proyectos
JefaturaDepartamento de Estudios y
Proyectos
Recibe expediente y lo traslada a la Sección de Evaluación de
Proyectos, para realizar Estudio Socioeconómico. (1)
INICIO
Revisa y asigna expediente a Evaluador de Proyectos.. (2)
Realiza visitas domiciliarias y entrevistas personales y
colaterales a nivel de campo. (El tiempo depende mucho de la ubicación del inmueble, ya que
puede ser en la capital o el interior de la República). (3)
Revisa el informe, autoriza y envía expediente al Jefe Depto.
Estudios y Proyectos para visto bueno. (5)
Elabora informe socioeconómico de conformidad con la normativa legal vigente y traslada al Jefe de
Sección de Evaluación de
Proyectos para su aprobación. (4)
Aprueba estudio y si es procedente, traslada a Sección de
Comercialización para que continúe con el trámite de
arrendamiento. (5)
INICIO
38
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por : Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE ARRENDAMIENTO
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 17 días*
• OBJETO DEL PROCESO: Determinar la viabilidad de que un inmueble estatal pueda ser otorgado en arrendamiento de conformidad con el Acuerdo Gubernativo No. 905-2002.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 1.
Recibe expediente solicitando un estudio sobre la factibilidad de otorgar un inmueble mediante contrato administrativo de arrendamiento. Margina y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.
1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Conoce, revisa y traslada a Evaluador de Proyectos. 1 día
Evaluador de Proyectos 3.
Analiza, realiza investigación de Gabinete para ubicar el inmueble en el Registro del Patrimonio del Estado, asimismo revisa certificación actualizada del Registro General de la Propiedad y determina si el inmueble es propiedad del Estado, así como su situación administrativa de conformidad al artículo 4º. del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 para establecer si es legalmente factible otorgar el inmueble en arrendamiento.
5 días*
Evaluador de Proyectos 4. NO es factible , elabora informe circunstanciado y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para aprobación. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5. Da visto bueno y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
6. Revisa, aprueba y evacua expediente. (Finaliza trámite). 1 día
Evaluador de Proyectos 7. SI es factible , realiza inspección ocular del inmueble y de su entorno con el propósito de realizar un análisis de vocación y destino, así como de deseabilidad en el mercado inmobiliario.
4 días
Evaluador de Proyectos 8. Elabora informe sobre situación física, administrativa, legal y registral. Traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. 1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 9. Con visto bueno traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 10.
Aprueba estudio y traslada a Sección de Comercialización para que continúe con el trámite de arrendamiento. Procedimiento MFP-DBE-EYP08.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
39
40
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
REGULARIZACIÓN DE CONTRATOS DE
ARRENDAMIENTO VIGENTES
No. de Actividades: 25 Duración Estimada: 16 días
• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en regularizar conforme el Reglamento los contratos de arrendamiento que hayan suscrito las diferentes dependencias públicas.
• BASE LEGAL : Artículo 5 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
1.
Con visto bueno de Director, solicita información a Dependencias e Instituciones del Estado para establecer si las mismas han celebrado contratos de arrendamiento para proceder a su regularización conforme al Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. Al recibir dicha información la traslada al Jefe de Sección de Comercialización.
1 día
Jefe Sección de Comercialización 2. Recibe información, analiza contratos y los traslada a Analista Jurídico. 1 día
Analista Jurídico 3. Recibe, forma expediente con No. de registro, emite opinión técnica jurídica y traslada al Analista Comercial.
1 día
Analista Comercial 4.
Recibe y organiza reunión informativa con el arrendatario, analista jurídico y Jefe de Sección de Comercialización, a efecto de dar a conocer al interesado que se suscribirá un nuevo contrato administrativo de arrendamiento por medio de la Dirección de Bienes del Estado. Posteriormente elabora informe de campo y providencia para solicitar que DICABI fije el valor de la renta. y lo traslada a Asesoría de Dirección.
2 días
Asesoría de Dirección 5. Recibe, revisa, traslada el informe de campo a Dirección para firma, y envía a DICABI la solicitud de avalúo respectivamente elaborada. 1 día
DICABI 6. Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección.
*
Asesoría de Dirección 7. Recibe y traslada a Asistente del Depto. Estudios y Proyectos. 1 hora
Asistente de Departamento
8. Recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos traslada al Jefe de Sección de Comercialización.
1 hora
Jefe Sección de Comercialización 9. Recibe y traslada a Analista Jurídico. 1 hora
Analista Jurídico 10. Analiza expediente, elabora proyecto de nuevo contrato administrativo de arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
1 día
Jefe Sección de Comercialización 11.
Recibe, revisa ambos documentos y establece si el Proyecto de Contrato Administrativo de Arrendamiento y el Proyecto de Acuerdo Ministerial reúnen los requisitos necesarios.
1 día
Jefe Sección de Comercialización 12.
No, devuelve proyecto a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve a actividad No. 10). 1 día
Jefe Sección de Comercialización 13. Si. Continúa el trámite respectivo. *
Analista Jurídico 14.
Convoca a arrendatario para suscripción de contrato administrativo de arrendamiento, recibe Acuerdo Ministerial, adjunta expediente y remite copia del contrato al Analista Comercial para su registro en la base de datos.
1 día
Analista Comercial 15. Recibe copia del contrato, lo registra en la base datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
4 horas
Jefe Sección de Comercialización 16. Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los
requisitos necesarios. 30
minutos *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
41
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Sección de Comercialización 17.
NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora respectiva. (Vuelve a actividad No. 15). *
Jefe Sección de Comercialización 18.
SI, se adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y se traslada a Asistente de Departamento. 1 hora
Asistente de Departamento 19. Recibe expediente y con providencia traslada a Asesoría de Dirección. 1 día
Asesoría de Dirección 20. Recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos 21. Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección
de Bienes del Estado. *
Asesoría de Dirección 22. Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el trámite. 1 día
Asistente de Departamento
23. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización.
1 hora
Jefe Sección de Comercialización 24. Recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar contrato. 1 día
Analista Jurídico 25. Recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobación.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
42
Duración Estimad
a: 16 días/ Núm
ero de Actividad
es: 2
5 / Ú
ltima Revisión: 19 de
Octubre de 2,007 / Unidad
Responsab
le: D
epartamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP06. Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes. (Pág. 1/2).
DICABIAsesoría de DirecciónAnalista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización
Sección de Comercialización
Depto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
SI
Jefe Depto. con visto bueno de Director, solicita información a
Dependencias e Instituciones del Estado para establecer si las mismas
han celebrado contratos de arrendamiento para proceder a su regularización conforme al Acuerdo Gubernativo No. 905-2002. Al recibir dicha información la traslada al Jefe de Sección de Comercialización. (1)
¿Reúnen los requisitos?
Jefe de Sección recibe información, analiza contratos
y los traslada a Analista Jurídico. (2)
NO
INICIO
Analista Jurídico recibe, forma expediente con No. de registro, emite opinión técnica jurídica y traslada al Analista
Comercial. (3)
Recibe, revisa, traslada el informe de campo a Dirección para firma, y envía a DICABI la
solicitud de avalúo respectivamente elaborada. (5)
Analista Comercial recibe y organiza reunión informativa con el arrendatario, analista jurídico y Jefe de Sección de Comercialización, a efecto de dar a conocer al interesado que se suscribirá un nuevo contrato administrativo de arrendamiento por medio de la Dirección de
Bienes del Estado. Posteriormente elabora informe de campo y providencia para
solicitar que DICABI fije el valor de la renta. y lo traslada a Asesoría de Dirección. (4)
Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección. (6)
Recibe y traslada a Asistente del Depto. Estudios y
Proyectos. (7)
Asistente de Depto. recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y
Proyectos traslada al Jefe de Sección de Comercialización.
(8)
Jefe de Sección recibe y traslada a Analista Jurídico.
(9)
Analista Jurídico analiza expediente, elabora proyecto
de nuevo contrato administrativo de
arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada
a Jefe de Sección de Comercialización para su
revisión. (10)
Jefe de Sección recibe, revisa ambos documentos y establece si
el Proyecto de Contrato Administrativo de Arrendamiento
y el Proyecto de Acuerdo Ministerial reúnen los requisitos
necesarios.(11)
Jefe de Sección devuelve proyecto a Analista Jurídico para efectuar los
cambios correspondientes. (Vuelve a actividad
No. 10). (12)
Jefe de Sección Continúa el trámite respectivo. (13)
Analista Jurídico convoca a arrendatario para suscripción de
contrato administrativo de arrendamiento, recibe Acuerdo Ministerial, adjunta expediente y
remite copia del contrato al Analista Comercial para su
registro en la base de datos. (14)
(P2)
43
PROCESO: MFP-DBE-EYP06. Regularización de Contratos de Arrendamiento Vigentes. (Pág. 2/2).
Dirección de Servicios Administrativos
Asesoría de DirecciónAnalista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización
Sección de Comercialización
Depto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
(P1)
Jefe de Sección recibe, revisa fianza de cumplimiento y
establece si la misma reúne los requisitos necesarios. (16)
SI NO¿Reúnen los requisitos?
Jefe de Sección devuelve al Analista Comercial para que
el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora
respectiva. (Vuelve a actividad No. 15).
(17)
Analista Comercial Recibe copia del contrato, lo registra en la base datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y
recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de Comercialización
para su revisión. (15)
Jefe de Sección adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y se traslada a Asistente de Depto. (18)
Asistente de Depto. recibe expediente y con
providencia traslada a Asesoría de Dirección. (19) Recibe, revisa y traslada el
expediente a Despacho de Dirección para firma y
traslado a la Dirección de Servicios Administrativos. (20)
Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección de Bienes del Estado. (21)
Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el
trámite. (22)
Asistente de Depto. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo
traslada al Jefe de Sección de Comercialización. (23)
Jefe de Sección recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar
contrato. (24)
Analista Jurídico recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se
agrega al expediente la copia certificada del contrato y del
Acuerdo Ministerial de aprobación. (25)
FIN
44
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
REGULARIZACIÓN DEL USO DE INMUEBLES PROPIEDAD DEL
ESTADO OCUPADOS POR PARTICULARES O PERSONAS
JURÍDICAS
No. de Actividades: 31 Duración Estimada: 14 días
• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en regularizar, mediante Contrato Administrativo de Arrendamiento, el uso o posesión de un inmuebles estatal.
• BASE LEGAL : Artículo 5 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe solicitud de regularización de inmueble, revisa y traslada al Jefe de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización
2. Conoce, revisa y traslada a Analista Comercial. 1 hora
Analista Comercial 3.
Realiza supervisión, identifica el inmueble, elabora informe de campo, conforma expediente con número de registro y lo traslada con providencia al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar trabajos de campo y gabinete.
3 días
Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 4.
Recibe, realiza levantamiento topográfico, elabora plano, demuestra a través de certificación la propiedad del inmueble y devuelve al Departamento de Estudios y Proyectos.
*
Asistente de Departamento 5. Recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos
traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización 6. Conoce, revisa y traslada a Analista Comercial. 1 hora
Analista Comercial 7. Recibe expediente con informe técnico, prepara solicitud para que DICABI emita resolución que determine el valor de la renta correspondiente y traslada a Asesoría de Dirección.
2 horas
Asesoría de Dirección 8. Revisa y traslada a Dirección para firma y traslado a DICABI. 2 horas
DICABI 9. Recibe expediente, determina el valor de la renta, emite resolución y devuelve a esta Dirección. *
Asesoría de Dirección 10. Recibe expediente, revisa y con Visto Bueno de Dirección traslada al Depto. Estudios y Proyectos.
2 horas
Asistente de Departamento 11. Recibe expediente con Resolución y con Visto Bueno de Jefe Depto.
Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización 12. Recibe expediente, revisa y traslada a Analista Comercial para que
notifique la renta fijada. 1 hora
Analista Comercial 13. Notifica e informa al ocupante del inmueble estatal sobre el valor de la renta y establece si la misma fue aceptada.
2 días*
Analista Comercial 14. NO fue aceptada , entonces con providencia traslada expediente al Departamento de Gestión y Legalización para que inicien las gestiones de recuperación del Inmueble.
2 horas
Analista Comercial 15. SI fue aceptada , con visto bueno del Jefe de Sección de Comercialización traslada el expediente al Analista Jurídico. 2 horas
Analista Jurídico 16. Recibe expediente, elabora proyectos de Contrato Administrativo de Arrendamiento y de Acuerdo Ministerial, y traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
1 día
Jefe Sección de Comercialización
17. Recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los requisitos necesarios.
1 día
45
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Sección de Comercialización 18.
NO, devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve actividad No. 16). 2 horas
Jefe Sección de Comercialización 19.
SI, informa al interesado y realiza suscripción de Contrato Administrativo de Arrendamiento y traslada a Analista Jurídico para continuar con trámite. 2 horas
Analista Jurídico 20. Recibe contrato administrativo de arrendamiento suscrito por el interesado y el Acuerdo Ministerial, adjunta al expediente, y remite copia al Analista Comercial para su registro.
1 día
Analista Comercial 21. Recibe copia del contrato, lo registra en la base datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
4 horas
Jefe Sección de Comercialización 22. Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los
requisitos necesarios. 30
minutos
Jefe Sección de Comercialización
23. NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora respectiva. (Vuelve a actividad No. 21).
*
Jefe Sección de Comercialización 24.
SI, se adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y continúa su trámite respectivo. 1 hora
Asistente de Departamento 25. Recibe expediente y con providencia traslada a Asesoría de Dirección. 1 día
Asesoría de Dirección 26. Recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos.
1 día
Dirección de Servicios Administrativos 27. Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección
de Bienes del Estado. *
Asesoría de Dirección 28. Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el trámite. 1 día
Asistente de Departamento 29. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y
Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización 30. Recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar contrato. 1 día
Analista Jurídico 31. Recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobación.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
46
Duración Estimada: 14 días/ Número de Actividades: 31 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Estudios y Proyectos - Dirección de Bienes del Estado - M.F.P.
47
PROCESO: MFP-DBE-EYP07.
Regularización del Uso de Inmuebles Propiedad del Estado Ocupados por Particulares o Personas Jurídicas. (Pág. 2/2).
Dirección de Servicios Administrativos
ASESORÍA DE DIRECCIÓN
Analista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización
Sección de ComercializaciónDepto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
(P1)
Jefe de Sección recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los
requisitos necesarios. (17)
NO¿Reúnen los requisitos?
SI
Jefe de Sección devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los
cambios correspondientes.
(Vuelve actividad No. 16).(18)
Analista Jurídico recibe expediente, elabora proyectos de Contrato Administrativo de Arrendamiento y de Acuerdo
Ministerial, y traslada al Jefe de Sección de Comercialización
para su revisión. (16)
Jefe de Sección informa al interesado y realiza suscripción de Contrato Administrativo de Arrendamiento y traslada a
Analista Jurídico para continuar con trámite. (19)
Analista Jurídico recibe contrato administrativo de arrendamiento suscrito por el interesado y el Acuerdo Ministerial, adjunta al expediente, y remite copia al Analista Comercial para su
registro. (20)
Analista Comercial recibe copia del contrato, lo registra en la base
datos, elabora la primera boleta de pago y depósito y recibe fianza de cumplimiento, trasladándose la misma al Jefe de Sección de
Comercialización para su revisión.(21)
Jefe de Sección recibe, revisa fianza de cumplimiento y
establece si la misma reúne los requisitos necesarios. (22)
¿Reúnen los requisitos?
SI NO
Jefe de Sección devuelve al Analista Comercial para que
el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora
respectiva. (Vuelve a actividad No. 21).
(23)
Jefe de Sección adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al
expediente y continúa su trámite respectivo. (24)
Asistente de Depto. recibe expediente y con providencia
traslada a Asesoría de Dirección. (25)
Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos.
(26)
Recibe el expediente, lo revisa, recaba firmas y lo devuelve a la Dirección de Bienes del Estado. (27)
Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el
trámite. (28)
Asistente de Depto. recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo
traslada al Jefe de Sección de Comercialización. (29)
Recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar
contrato. (30)
Analista Jurídico recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al
expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial
de aprobación. (31)
FIN
48
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ARRENDAMIENTO DE ÁREAS MENORES DE CIEN METROS CUADRADOS SIN
SUBASTA PÚBLICA
No. de Actividades: 28 Duración Estimada: 18 días
• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en otorgar mediante Contrato Administrativo de Arrendamiento, fracciones de inmuebles estatales sin el procedimiento de subas pública.
• BASE LEGAL : Artículo 5 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 1. Recibe solicitudes de arrendamiento, margina y traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización 2. Analiza, margina y traslada a Analista Comercial. 1 hora
Analista Comercial 3.
Realiza supervisión, identifica el inmueble, elabora informe de campo, conforma expediente con número de registro y lo traslada con providencia al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar trabajos de campo y gabinete.
3 días
Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 4.
Recibe, realiza levantamiento topográfico, elabora plano, demuestra a través de certificación la propiedad del inmueble y devuelve al Departamento de Estudios y Proyectos.
*
Asistente de Departamento
5. Recibe y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos traslada a Jefe de Sección de Comercialización.
1 hora
Jefe Sección de Comercialización 6.
Recibe expediente, lo revisa y lo traslada a Asesoría de Dirección para que lo traslade a la Dirección de Castro y Avalúo de Bienes Inmuebles DICABI.
1 hora
Asesoría de Dirección 7. Revisa y traslada a Dirección para firma y traslado a DICABI. 2 horas
DICABI 8. Recibe expediente, determina el valor de la renta, emite resolución y devuelve a esta Dirección.
*
Asesoría de Dirección 9. Recibe expediente, revisa y con Visto Bueno de Dirección traslada al Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Asistente de Departamento 10. Recibe expediente con Resolución y con Visto Bueno de Jefe Depto.
Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización
11. Recibe expediente, revisa solicitudes y resolución del valor de la renta, y establece si existe más de una solicitud.
2 horas
Jefe Sección de Comercialización / Analista Comercial
12. Si, Convocan a solicitantes, se escuchan ofertas, se adjudica al mejor postor, sé facciona el acta de adjudicación del inmueble y se continúa con el trámite respectivo.
7 días
Analista Jurídico 13. No, Recibe expediente, elabora Proyecto de Contrato Administrativo de Arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su aprobación.
4 horas
Jefe Sección de Comercialización 14. Recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los requisitos
necesarios. 1 día
Jefe Sección de Comercialización
15. NO, devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve actividad No. 13).
2 horas
Jefe Sección de Comercialización 16. SI, traslada a Analista Jurídico para continuar con trámite. 1 hora
49
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Analista Jurídico 17. Recibe contrato administrativo de arrendamiento, convoca a interesado para la suscripción del mismo. Agrega a expediente junto con proyecto de Acuerdo Ministerial, elabora providencia de traslado al Despacho Superior.
2 días
Analista Comercial 18.
Recibe copia de contrato, lo registra en la base datos y elabora la primera boleta de depósito en el Banco de Guatemala, solicita la fianza de cumplimiento del arrendatario y la traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
1 día
Jefe Sección de Comercialización 19. Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los
requisitos necesarios. 30
minutos
Jefe Sección de Comercialización
20. NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora respectiva. (Vuelve a actividad No. 18).
*
Jefe Sección de Comercialización 21.
SI, se adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y continúa su trámite respectivo. 1 hora
Asistente de Departamento 22. Recibe expediente y con providencia traslada a Asesoría de Dirección. 30
minutos
Asesoría de Dirección 23. Recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos 24.
Revisa y traslada documentos al Despacho Superior del Ministerio para los refrendos respectivos, traslada expediente a la Dirección de Bienes del Estado.
*
Asesoría de Dirección 25. Recibe y traslada a Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar el trámite. 1 día
Asistente de Departamento
26. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de Comercialización.
1 hora
Jefe Sección de Comercialización 27. Recibe y lo traslada a Analista Jurídico para transcribir y certificar contrato. 1 día
Analista Jurídico 28. Recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobación.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
50
PROCESO: MFP-DBE-EYP08. Arrendamiento de Áreas menores de 100 metros cuadrados sin Subasta Pública. (Pág. 1/2).
ASESORÍA DE DIRECCIÓN
DICABI
Departamento de Investigación del
Patrimonio
Analista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización
Sección de Comercialización
Depto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
INICIO
Jefe Depto. Recibe solicitudes de arrendamiento, margina y traslada
al Jefe de Sección de Comercialización. (1)
Jefe de Sección Analiza, margina y traslada a Analista Comercial. (2)
Analista Comercial realiza supervisión, identifica el inmueble, elabora informe de campo, conforma expediente con número de registro y
lo traslada con providencia al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar trabajos de campo y gabinete. (3)
Recibe, realiza levantamiento topográfico, elabora plano, demuestra a través de
certificación la propiedad del inmueble y devuelve al
Departamento de Estudios y Proyectos. (4)
Asistente de Depto. recibe y con providencia firmada por el
Jefe Depto. Estudios y Proyectos traslada a Jefe de Sección de Comercialización.
(5) Jefe de Sección Recibe expediente, lo revisa y lo traslada a Asesoría de Dirección para que lo traslade a la Dirección de Castro y Avalúo de Bienes Inmuebles DICABI. (6)
Asesoría de Dirección revisa y traslada a Dirección para firma y
traslado a DICABI. (7)
DICABI recibe expediente, determina el valor de la renta, emite
resolución y devuelve a esta Dirección. (8)
Asesoría de Dirección recibe expediente, revisa y con Visto Bueno de Dirección traslada al Depto. Estudios y Proyectos. (9)
Asistente de Depto. recibe expediente con Resolución y con
Visto Bueno de Jefe Depto. Estudios y Proyectos lo traslada al
Jefe de Sección de Comercialización. (10) Jefe de Sección recibe expediente,
revisa solicitudes y resolución del valor de la renta, y establece si existe más de una solicitud. (11)
¿Existe más de una?
NOSI
Jefe de Sección convocan a solicitantes, se escuchan ofertas, se
adjudica al mejor postor, sé facciona el acta de adjudicación del inmueble y se
continúa con el trámite respectivo. (12)
Analista Jurídico recibe expediente, elabora Proyecto de Contrato
Administrativo de Arrendamiento y proyecto de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su
aprobación. (13)
Jefe de Sección recibe, revisa y establece si ambos documentos reúnen los
requisitos necesarios. (14)
¿Reúne los requisitos?
NOSI
Jefe de Sección devuelve documentos a Analista Jurídico para efectuar los
cambios correspondientes.
(Vuelve actividad No. 13).(15)
Jefe de Sección traslada a
Analista Jurídico para continuar con trámite. (16)
Analista Jurídico recibe contrato administrativo de arrendamiento, convoca a interesado para la
suscripción del mismo. Agrega a expediente junto con proyecto de
Acuerdo Ministerial, elabora providencia de traslado al Despacho
Superior. (17)
(P2)
51
Duración Estimada: 18 días/ N
úmero de Actividad
es: 28 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U
nidad Responsable: D
epartamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Biene
s del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP08. Arrendamiento de Áreas menores de 100 metros cuadrados sin Subasta Pública. (Pág. 2/2).
ASESORÍA DE DIRECCIÓN
Dirección de Servicios Administrativos
Analista Jurídico / Analista ComercialSección de Comercialización
Sección de Comercialización
Depto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
(P1)
Analista Comercial recibe copia de contrato, lo registra en la base datos
y elabora la primera boleta de depósito en el Banco de Guatemala, solicita la fianza de cumplimiento del arrendatario y la traslada al Jefe de Sección de Comercialización para
su revisión. (18)Jefe de Sección Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los requisitos
necesarios. (19)
¿Reúne los requisitos?
SI NO
Jefe de Sección se devuelve al Analista Comercial para que
el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora
respectiva. (Vuelve a actividad No. 18).
(20)
Jefe de Sección adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al
expediente y continúa su trámite respectivo. (21)
Asistente de Depto. recibe expediente y con providencia
traslada a Asesoría de Dirección.(22)
Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada el expediente a Despacho de Dirección para firma y traslado a
la Dirección de Servicios Administrativos. (23)
Revisa y traslada documentos al Despacho Superior del Ministerio para los refrendos respectivos,
traslada expediente a la Dirección de Bienes del Estado. (24)
Asesoría de Dirección recibe y traslada a
Asistente de Departamento de Estudios y Proyectos para continuar
el trámite. (25)
Asistente de Depto. Recibe expediente y con providencia firmada por el Jefe Depto.
Estudios y Proyectos lo traslada al Jefe de Sección de
Comercialización. (26)
Jefe de Sección recibe y lo traslada a Analista Jurídico para
transcribir y certificar contrato. (27)
Analista Jurídico recibe y notifica al arrendatario, a la Dirección Financiera y se agrega al
expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de
aprobación. (28)
FIN
52
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
SUBASTA PÚBLICA PARA ARRENDAMIENTO DE
INMUEBLES PROPIEDAD DEL ESTADO
No. de Actividades: 40 Duración Estimada: 52 días
• OBJETO DEL PROCESO: Consiste en adjudicar en arrendamiento un inmueble propiedad del Estado, al mejor postor a través del proceso de Pública Subasta.
• BASE LEGAL : Artículo 5, 6, 7, 8, 9, 10, 13 y 14 del Acuerdo Gubernativo No. 905-2002 “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento Bienes Inmuebles Propiedad del Estado” y la Ley de Contrataciones del Estado, en lo que fuese aplicable.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 1.
Determina la posibilidad de arrendamiento de inmuebles estatales por medio de solicitudes de interesados, por estudios o investigaciones de campo, revisa y traslada a Sección de Evaluación de Proyectos.
1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 2. Conoce y asigna a Evaluador de Proyectos. 1 hora
Evaluador de Proyectos 3. Elabora Estudios de Factibilidad de Arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos para revisión. 3 días
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 4. Recibe, revisa, aprueba y traslada Estudios de Factibilidad al Jefe Depto.
Estudios y Proyectos. 2 horas
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 5.
Recibe Estudios de Factibilidad, selecciona aquellos que correspondan a inmuebles que pueden ser sacados a Subasta Pública, solicita bases de renta y traslada a Asesor Jurídico de Dirección.
1 día
Asesoría de Dirección 6. Recibe, revisa y traslada a Dirección para firma. Asimismo, traslada solicitud de bases de renta a DICABI. 2 días
DICABI 7. Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección.
*
Asesoría de Dirección 8. Recibe y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
9. Recibe y traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 1 día
Jefe Sección de Comercialización 10. Recibe la información, revisa y la traslada al Analista Jurídico. 1 día
Analista Jurídico 11. Recibe información, elabora bases de subasta y devuelve a Jefe de Sección de Comercialización para su revisión. 5 días
Jefe Sección de Comercialización
12. Recibe, revisa bases de subasta y establece si reúnen los requisitos necesarios.
2 días
Jefe Sección de Comercialización 13.
No los reúne , devuelve bases de subasta a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve a actividad No. 11). 1 hora
Jefe Sección de Comercialización 14. Sí los reúne , traslada a Asesoría de Dirección para continuar su trámite. 1 hora
Asesoría de Dirección 15. Recibe, revisa y traslada a Dirección para firma, así como a la Asesoría Jurídica del Ministerio para que emita opinión sobre las bases.
2 días
Asesoría Jurídica del Ministerio 16. Recibe expediente, emite opinión y devuelve a esta Dirección. *
Director (a) 17. Recibe expediente y traslada al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para aprobación, solicitando que nombre terna de adjudicación. 5 días
Viceministro del Área del Patrimonio del Estado
18. Recibe expediente, aprueba bases de subasta, nombre terna de adjudicación y traslada a esta Dirección.
*
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
53
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Director (a) 19. Recibe expediente y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos quien a su vez lo traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 1 hora
Jefe Sección de Comercialización / Analista Jurídico
20.
Reciben las bases de subasta aprobadas, elaboran edictos y los envían al Diario Oficial y a un diario de mayor circulación para su publicación, señalando día y hora para el evento, se agrega al expediente y el mismo queda a la vista de particulares.
4 horas
Analista Jurídico 21. Remite edictos a la Municipalidad respectiva, para su publicación en sus estrados, durante 15 días. 1 día
Jefe Sección de Comercialización / Analista Comercial
22. Organizan el evento de Subasta, reciben constancias de la Municipalidad que los edictos fueron publicados y se agrega al expediente. Investigan si hay postores para establecer si se desarrolla el evento o no.
15 días
Terna Nombrada 23. No hay postores , se declara desierta la subasta mediante acta y se traslada informe y expediente al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para que adjudique directamente.
1 día
Viceministro del Área del Patrimonio del Estado 24.
Adjudica directamente a interesados en arrendar los inmuebles con un valor de arrendamiento igual o superior a la base fijada por DICABI. Devuelve expediente a ésta Dirección para continuar su trámite.
*
Terna Nombrada 25. Sí hay postores , se adjudica al mejor postor, se legaliza el evento mediante acta, se elabora informe, se traslada el acta y el informe a ésta Dirección para que continúe con el trámite respectivo.
1 día
Director (a) 26. Recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos, quien a su vez lo traslada a Jefe Sección de Comercialización. 1 día
Jefe Sección de Comercialización 27. Recibe expediente y lo traslada a Analista Jurídico. 7 días
Analista Jurídico 28 Recibe acta, facciona contratos de arrendamiento, proyectos de Acuerdo Ministerial y traslada a Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
4 horas
Jefe Sección de Comercialización 29. Revisa documentos y establece si reúnen los requisitos necesarios. 2 horas
Jefe Sección de Comercialización 30.
NO, devuelve a Analista Jurídico para su corrección. (Vuelve a Actividad No. 28). 1 hora
Jefe Sección de Comercialización
31. SI, se traslada el paquete de documentos al Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su Visto Bueno.
1 hora
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 32. Revisa, aprueba y traslada paquete de documentos a Dirección. 1 día
Director (a) / Asesoría de Dirección 33.
Por medio de Asesor Jurídico revisan la documentación legal, se autoriza y se traslada a la Dirección de Servicios Administrativos para elevarlos al Despacho del Viceministro del Área del Patrimonio del Estado.
*
Dirección de Servicios Administrativos 34.
Recibe paquete de documentos, revisa y traslada al Despacho Superior para su aprobación. Posteriormente, devuelve paquete de documentos a ésta Dirección.
*
Director (a) / Asesoría de Dirección 35. Reciben documentos firmados y se trasladan a Jefe Depto. Estudios y
Proyectos, quien a su vez, los traslada a la Sección de Comercialización. 1 hora
Analista Comercial 36.
Registra los Contratos Administrativos de Arrendamiento en la base de datos, elabora primeras boletas de depósito, recibe fianzas de cumplimiento y las traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión.
1 día
Jefe Sección de Comercialización
37. Recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los requisitos necesarios.
1 día
Jefe Sección de Comercialización 38.
NO, se devuelve al Analista Comercial para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora. (Vuelve a actividad No. 36). 1 hora
Jefe Sección de Comercialización 39.
SI, se adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y continúa su trámite respectivo. 1 hora
Analista Jurídico 40. Recibe y notifica a Arrendatarios, a la Dirección Financiera y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo Ministerial de aprobación.
1 día
54
PROCESO: MFP-DBE-EYP09. Subasta Pública para Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado. (Pág. 1/2).
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas
PúblicasDICABI
ASESORÍA DE DIRECCIÓN
DIRECTOR (A)
Sección de Comercialización
Depto. de Estudios y Proyectos
Sección de Evaluación de Proyectos
Depto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
Jefe Depto. determina la posibilidad de arrendamiento de inmuebles estatales por medio de solicitudes de
interesados, por estudios o investigaciones de campo,
revisa y traslada a Sección de Evaluación de Proyectos. (1)
INICIO
Jefe de Sección conoce y asigna a Evaluador de
Proyectos. (2)
Evaluador de Proyectos elabora Estudios de
Factibilidad de Arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos
para revisión. (3)
Jefe de Sección recibe, revisa, aprueba y traslada Estudios de Factibilidad al Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (4)
Jefe Depto. recibe Estudios de Factibilidad, selecciona
aquellos que correspondan a inmuebles que pueden ser sacados a Subasta Pública, solicita bases de renta y
traslada a Asesor Jurídico de Dirección. (5)
Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada a Dirección para firma. Asimismo, traslada solicitud de bases de renta a la Dirección de Catastro y
Avalúo de Bienes Inmuebles DICABI. (6)
Recibe solicitud, realiza estudio, emite resolución y lo traslada a esta Dirección. (7)
Asesoría de Dirección recibe y traslada a Jefe
Depto. Estudios y Proyectos. (8)
Jefe Depto. recibe y traslada a Jefe de Sección de Comercialización. (9)
Jefe de Sección recibe la información, revisa y la traslada al Analista
Jurídico. (10)
Analista Jurídico recibe información, elabora bases de subasta y devuelve a Jefe de Sección de Comercialización
para su revisión. (11)
Jefe de Sección recibe, revisa bases de subasta y establece si reúnen los
requisitos necesarios. (12)
SI NO¿Reúne los requisitos?
Jefe de Sección devuelve bases de subasta a Analista Jurídico para efectuar los cambios correspondientes. (Vuelve a actividad No. 11).
(13)
Jefe de Sección traslada a Asesoría de Dirección para continuar su trámite. (14)
Asesoría de Dirección recibe, revisa y traslada a Dirección para firma, así como a la Asesoría Jurídica del
Ministerio para que emita opinión sobre las bases. (15)
Recibe expediente, emite opinión y devuelve a esta
Dirección. (16)
Director (a) rRecibe expediente y traslada al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para aprobación, solicitando que
nombre terna de adjudicación.(17)
(P2)
55
Duración Estimada: 52 días/ Núm
ero de Actividades: 40 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP09. Subasta Pública para Arrendamiento de Inmuebles Propiedad del Estado. (Pág. 2/2).
Terna de Adjudicación Nombrada
Viceministro del Área del Patrimonio del Estado
Dirección de Servicios Administrativos.
ASESORÍA DE DIRECCIÓN
DIRECTOR (A)
Sección de ComercializaciónDepto. de Estudios y Proyectos
Departamento de Estudios y Proyectos
Viceministro recibe expediente, aprueba bases de subasta, nombre terna de
adjudicación y traslada a esta Dirección. (18)
(P1)
Director (a) recibe expediente y traslada a Jefe Depto. Estudios y
Proyectos quien a su vez lo traslada a Jefe de
Sección de Comercialización. (19)
Jefe de Sección y Analista Jurídico reciben las bases de subasta
aprobadas, elaboran edictos y los envían al Diario Oficial y a un diario de mayor circulación para su publicación, señalando día y hora para el evento, se agrega al expediente y el mismo queda a la vista de particulares.(20)
Analista Jurídico remite edictos a la Municipalidad respectiva, para su publicación en sus
estrados, durante 15 días. (21)
Jefe de Sección y Analista Comercial organizan el evento de Subasta, reciben constancias de la Municipalidad que los edictos fueron publicados y se agrega al expediente. Investigan si hay postores para establecer si se desarrolla el
evento o no. (22)
NO¿Hay Postores?
SI
Declara desierta la subasta mediante acta y se traslada informe y expediente al Viceministro del Área del Patrimonio del Estado para que adjudique directamente.
(23)Viceministro adjudica directamente a interesados en arrendar los inmuebles con un valor de arrendamiento igual o superior a la base fijada por DICABI. Devuelve expediente
a ésta Dirección para continuar su trámite. (24)
Adjudica al mejor postor, se legaliza el evento mediante acta, se elabora informe, se traslada el acta y el informe a
ésta Dirección para que continúe con el trámite
respectivo.(25)
Director (a) recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos,
quien a su vez lo traslada a Jefe Sección de
Comercialización. (26)
Jefe de Sección recibe expediente y lo traslada a Analista Jurídico. (27)
Analista Jurídico recibe acta, facciona contratos de
arrendamiento, proyectos de Acuerdo Ministerial y traslada a
Jefe de Sección de Comercialización para su
revisión. (28)
Jefe de Sección revisa documentos y establece si
reúnen los requisitos necesarios. (29)
¿Reúnen los requisitos?
NOSI
Jefe de Sección devuelve a Analista Jurídico para su
corrección. (Vuelve a Actividad No. 28).
(30)
Jefe de Sección traslada el paquete de documentos al Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su Visto Bueno. (31)
Jefe Depto. revisa, aprueba y traslada paquete de
documentos a Dirección. (32)
Por medio de Asesor Jurídico revisan la documentación legal, se autoriza y se traslada a la Dirección de Servicios Administrativos para
elevarlos al Despacho del Viceministro del Área del Patrimonio
del Estado. (33)
Dirección de Servicios Administrativos recibe paquete de documentos, revisa y traslada al Despacho Superior para su aprobación. Posteriormente,
devuelve paquete de documentos a ésta Dirección. (34)
Reciben documentos firmados y se trasladan a Jefe Depto. Estudios y
Proyectos, quien a su vez, los traslada a la Sección de Comercialización. (35)
Analista Comercial registra los Contratos Administrativos de
Arrendamiento en la base de datos, elabora primeras boletas de depósito, recibe fianzas de cumplimiento y las
traslada al Jefe de Sección de Comercialización para su revisión. (36)
NO¿Hay Postores?
SI
Jefe de Sección recibe, revisa fianza de cumplimiento y establece si la misma reúne los requisitos necesarios. (37)
Jefe de Sección devuelve al Analista Comercial
para que el arrendatario solicite la corrección a la afianzadora. (Vuelve a actividad No. 36). (38)
Jefe de Sección de Comercialización adjunta el Contrato Administrativo de Arrendamiento, se agrega al expediente y continúa su trámite respectivo. (39)
Analista Jurídico recibe y notifica a Arrendatarios, a la Dirección Financiera
y se agrega al expediente la copia certificada del contrato y del Acuerdo
Ministerial de aprobación. (40)
FIN
56
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por : Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP10 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
CAPACITACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN INTERNA Y EXTERNA
No. de Actividades: 36 Duración Estimada: 17 días
• OBJETO DEL PROCESO: Gestionar y Coordinar ante la Dirección de Recursos Humanos, así como en otras Dependencias, Instituciones, Organizaciones, Asociaciones, Universidades, Empresas, etc., la capacitación y/o profesionalización del personal de la Dirección, a nivel nacional como en el extranjero, promoviendo así el desarrollo académico e integral de la Dirección.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. / Manual de Puestos y Funciones M.F.P.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe o Subjefe de la
Unidad o Departamento interesado
1. Envía a Dirección o Subdirección solicitud de capacitación y/o profesionalización para su personal, especificando el o las, área o áreas temáticas de interés, respectivamente.
1 día
Dirección o Subdirección 2. Recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 3. Recibe solicitud, revisa y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos. 2 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos / Evaluador de Proyectos
4.
Estudia, analiza e investiga las áreas temáticas de interés contenidas en la solicitud recibida. Realiza las evaluaciones y consultas respectivas, y de acuerdo a la naturaleza de las mismas, considera la necesidad de gestionar la capacitación y/o profesionalización dentro o fuera del Ministerio.
1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 5.
Dentro del Ministerio . Redacta oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos o bien a la Dependencia del Ministerio que corresponda, solicitando la capacitación y/o profesionalización en mención y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.
2 horas
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente. 1 hora
Dirección de Recursos Humanos o cual
corresponda 7.
Recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza la implementación de dicha capacitación y/o profesionalización, según su Programa de Capacitación.
*
Dirección o Subdirección 8. Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos o cual corresponda y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. *
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 9. Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos, para ingresarla a los controles respectivos. 4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos / Evaluador de Proyectos
10 Ingresa información y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifican autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.
1 día
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado 11. Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a
Dirección el listado del personal que asistirá para su aprobación. 1 día
Dirección o Subdirección 12. Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos o cual corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Finaliza proceso).
1 día
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 13.
Fuera del Ministerio . Redacta oficio dirigido a las Instituciones, Organizaciones, Asociaciones, Universidades, Empresas, etc., que corresponda, solicitando la capacitación y/o profesionalización necesaria, así como la posibilidad de que la misma se adquiera a través de una beca, o en su defecto, indicar el costo mínimo de la misma. Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.
2 horas
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
57
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Estudios y
Proyectos 14. Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente. 1 hora
Entidades Externas 15. Reciben solicitud, analizan y notifican a ésta Dirección la viabilidad de obtener dicha capacitación y/o profesionalización. *
Dirección o Subdirección 16. Recibe información de las Entidades Externas y establece si la misma es a través de una Beca o si tiene un costo determinado. 1 hora
Dirección o Subdirección 17. Es un Beca , traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su revisión. 2 horas
Jefe Depto. Estudios y Proyectos
18. Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos.
1 hora
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos / Evaluador de Proyectos
19. Ingresa información a los controles respectivos y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifican al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.
1 día
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado 20. Recibe información y traslada el listado del personal adjudicado a
Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 día
Dirección o Subdirección 21 Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Entidad Externa que corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Finaliza Proceso).
1 día
Dirección o Subdirección 22. Tiene un costo , traslada a Jefe de Unidad Administrativa para establecer si existe disponibilidad presupuestaria para otorgar la cobertura económica.
2 horas
Jefe Unidad Administrativa 23. Recibe, verifica y establece si existe o no disponibilidad presupuestaria. 2 horas
Jefe Unidad Administrativa 24.
Si existe , aprueba solicitud y con visto bueno de Dirección traslada a Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado. 1 día
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado 25. Recibe autorización y traslada el listado del personal adjudicado a
Dirección o Subdirección para su aprobación. 1 día
Dirección o Subdirección 26. Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Entidad Externa que corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Continúa trámite respectivo).
1 día
Jefe Unidad Administrativa 27. No existe , deniega solicitud y traslada a Dirección para su conocimiento. 2 horas
Dirección o Subdirección 28. Traslada a Jefe de Departamento de Estudios y Proyectos para solicitar la cobertura económica a la Dirección de Recursos Humanos. 2 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos 29.
Redacta oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos informando de la Capacitación existente y solicitando la cobertura económica de la misma. Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.
2 horas
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 30. Aprueba y con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio
correspondiente. 1 hora
Dirección de Recursos Humanos
31. Recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza cubrir el costo de dicha capacitación y/o profesionalización.
*
Dirección o Subdirección 32. Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. 1 día
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 33. Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de
Proyectos, para ingresarla a los controles respectivos. 4 horas
Jefe Sección de Evaluación de Proyectos / Evaluador de Proyectos
34. Ingresa información y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifica autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado.
1 día
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado 35.
Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a Dirección el listado del personal que asistirá para su aprobación.
1 día
Dirección o Subdirección 36.
Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos para continuar trámite respectivo con la Entidad Externa que corresponda. Traslada copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos (Finaliza proceso).
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
58
PROCESO: MFP-DBE-EYP10. Capacitación y Profesionalización Interna y Externa (Pág. 1/2).
Dirección de Recursos Humanos o la dependencia
que corresponda
ENTIDADES EXTERNAS
Sección de Evaluación de Proyectos
JEFATURADepartamento de Estudios
y Proyectos
DIRECCIÓN Y/O SUBDIRECCIÓN
Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado
Envía a Dirección o Subdirección solicitud de
capacitación y/o profesionalización para su personal, especificando el o las, área o áreas temáticas de interés, respectivamente. (1)
INICIO
Recibe, conoce y traslada a Jefe Depto. Estudios y
Proyectos. (2)
Recibe solicitud, revisa y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (3)
Jefe de Sección / Evaluador de Proyectos estudia, analiza e
investiga las áreas temáticas de interés contenidas en la solicitud
recibida. Realiza las evaluaciones y consultas respectivas, y de acuerdo
a la naturaleza de las mismas, considera la necesidad de gestionar
la capacitación y/o profesionalización dentro o fuera del
Ministerio. (4)
Dentro del Ministerio. Redacta oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos o bien a la Dependencia del Ministerio que corresponda, solicitando la
capacitación y/o profesionalización en mención y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación. (5)Con visto bueno de Dirección
o Subdirección, envía oficio correspondiente. (6)
Dirección de Recursos Humanos recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza la implementación de dicha
capacitación y/o profesionalización, según su
Programa de Capacitación. (7)Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos o cual corresponda y traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos. (8)
Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos, para
ingresarla a los controles respectivos. (9)
Jefe de Sección / Evaluador de Proyectos ingresa información y con visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifican
autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o
Departamento interesado. (10)
Primer Filtro de Búsqueda.
Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a
Dirección el listado del personal que asistirá para su aprobación. (11)
Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos o cual corresponda, con copia al Depto. Estudios y Proyectos
para integrar sus controles respectivos. (Finaliza proceso). (12)
FIN
Segundo Filtro de Búsqueda.
Fuera del Ministerio. Redacta oficio dirigido a las Instituciones,
Organizaciones, Asociaciones, Universidades, Empresas, etc., que
corresponda, solicitando la capacitación y/o profesionalización necesaria, así como la posibilidad de que la misma se adquiera a
través de una beca, o en su defecto, indicar el costo mínimo de la misma. Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación. (13)
Con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio
correspondiente. (14) Entidades Externas reciben solicitud, analizan y notifican a ésta Dirección la viabilidad de obtener dicha capacitación y/o
profesionalización. (15)
Recibe información de las Entidades Externas y
establece si la misma es a través de una Beca o si tiene un costo determinado. (16)
¿Es uns Beca o tiene un costo?
Costo Beca
Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su revisión. (17)
Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos. (18)
Jefe de Sección / Evaluador de Proyectos ingresa información a los controles respectivos y con visto bueno del Jefe Depto.
Estudios y Proyectos notifican al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento interesado. (19)
Recibe información y traslada el listado del personal adjudicado a Dirección o Subdirección para su
aprobación. (20)
(P2)
Recibe información y traslada el listado del personal adjudicado a Dirección o Subdirección para su
aprobación. (21)
FIN
59
PROCESO: MFP-DBE-EYP10. Capacitación y Profesionalización Interna y Externa (Pág. 2/2).
Unidad Administrativa
Dirección de Recursos Humanos o la
dependencia que corresponda
Sección de Evaluación de Proyectos
JEFATURADepartamento de
Estudios y Proyectos
DIRECCIÓN Y/O SUBDIRECCIÓN
Jefe o Subjefe de la Unidad o
Departamento interesado
(P1)
¿Es uns Beca o tiene un costo?
Costo
Traslada a Jefe de Unidad Administrativa para establecer
si existe disponibilidad presupuestaria para otorgar la cobertura económica. (22)
Tercer Filtro de Búsqueda.
¿Existe disponibilidad?
NOSI
Recibe, verifica y establece si existe o no disponibilidad presupuestaria. (23)
Aprueba solicitud y con visto bueno
de Dirección traslada a Jefe o Subjefe de la Unidad o
Departamento interesado.. (24)
Recibe autorización y traslada el listado del personal
adjudicado a Dirección o Subdirección para su aprobación. (25)
Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Entidad Externa que corresponda,
con copia al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus controles respectivos. (Finaliza
Proceso). (26)
FIN
Cuarto y último Filtro de Búsqueda.
Deniega solicitud y traslada a
Dirección para su conocimiento.
(27)
Traslada a Jefe de Departamento de Estudios y Proyectos para solicitar la cobertura económica a la Dirección de Recursos
Humanos. (28)
Jefe de Sección redacta oficio dirigido a la Dirección de
Recursos Humanos informando de la Capacitación existente y
solicitando la cobertura económica de la misma.
Traslada a Jefe Depto. Estudios y Proyectos para su aprobación.
(29)
Beca
Aprueba y con visto bueno de Dirección o Subdirección, envía oficio correspondiente.
(30)
Recibe solicitud, analiza y notifica a ésta Dirección si se autoriza cubrir el costo de dicha capacitación y/o profesionalización. (31)
Recibe autorización o denegación por parte de Recursos Humanos y traslada a Jefe Depto.
Estudios y Proyectos. (32)
Recibe, revisa información y traslada a Jefe de Sección de Evaluación de Proyectos,
para ingresarla a los controles respectivos. (33)
Jefe de Sección/Evaluador ingresa información y con
visto bueno del Jefe Depto. Estudios y Proyectos notifica
autorización o denegación al Jefe o Subjefe de la Unidad o Departamento
interesado. (34)
Recibe autorización o denegación y, si fuese autorizado, traslada a Dirección el listado del
personal que asistirá para su aprobación. (35)
Recibe, revisa, aprueba y envía listados a la Dirección de Recursos Humanos para continuar trámite respectivo con la Entidad Externa que corresponda. Traslada copia
al Depto. Estudios y Proyectos para integrar sus
controles respectivos (Finaliza proceso). (36)
FIN
60
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-EYP11 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
COBROS DE LOS CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS DE ARRENDAMIENTO
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 1-2 días
OBJETO DEL PROCESO: Obtención de elementos de juicio y evaluación, para administrar, controlar y supervisar todos los ingresos procedentes de los Contratos Administrativos de Arrendamientos suscritos con las personas que solicitan en arrendamiento inmuebles o fracciones propiedad del Estado. BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo número 905-2002. “Reglamento para Regularizar y Otorgar en Arrendamiento, Bienes Inmuebles Propiedad del Estado”. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Analista Comercial (Encargado (a) de
Cobros) 1. Recibe copia del contrato firmado por el interesado (a), para los controles
respectivos, faccionado por el Analista responsable del Expediente. 45
minutos
Analista Comercial (Encargado (a) de
Cobros) 2. Prepara boletas de depósito del Banco de Guatemala a la cuenta del
Fondo Común y las entrega al arrendatario (a). 30
minutos
Analista Comercial (Encargado (a) de
Cobros) 3. Recibe las boletas de depósitos con dos copias y llena las facturas por los
valores de las boletas. 30
minutos
Analista Comercial (Encargado (a) de
Cobros) 4. Realiza providencia y cuadro de ingresos por los pagos de los contratos de
arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de Comercialización. 2 horas
Jefe Sección de Comercialización 5. Revisa la providencia y cuadro, autoriza y envía los mismos al Jefe Depto.
Estudios y Proyectos para Visto Bueno. 30
minutos
Jefe Depto. Estudios y Proyectos 6. Aprueba y traslada a Dirección para Visto Bueno. 30
minutos
Analista Comercial (Encargado (a) de
Cobros) 7. Con visto bueno de Dirección, traslada providencia y cuadro a la Dirección
de Contabilidad del Estado para sus respectivos controles. 1 hora
Analista Comercial (Encargado (a) de
Cobros) 8. Si existe atraso en los pagos de los arrendatarios, prepara notificaciones
de cobro, obtiene visto bueno y las envía. 2 horas
Analista Comercial 9. Después de recibidas las notificaciones de cobro, si los arrendatarios no pagan, traslada los expedientes a la Asesoría de Dirección para que ejecuta la fianza de cumplimiento.
2 horas
Analista Jurídico 10. Si el caso lo amerita, elaborará la Resolución para dar por terminado el contrato administrativo de arrendamiento (Finaliza proceso). 1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
61
Duración Estimada: 02 días/ Número de Actividades: 10 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Estudios y Proyectos -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-EYP11. Cobros de los Contratos de Arrendamiento.
Analista JurídicoJefatura
Departamento de Estudios y Proyectos
JefaturaSección de Comercialización
Depto. de Estudios y Proyectos
Analista Comercialy/o
Encargado de Cobros
Prepara boletas de depósito del Banco de Guatemala a la
cuenta del Fondo Común y las entrega al arrendatario (a). (2)
INICIO
Recibe copia del contrato firmado por el interesado (a), para los
controles respectivos, faccionado por el Analista responsable del
Expediente. (1)
Recibe las boletas de depósitos con dos copias y llena las
facturas por los valores de las boletas. (3)
Realiza providencia y cuadro de ingresos por los pagos de los contratos de arrendamiento y traslada a Jefe de Sección de
Comercialización. (4)
Revisa la providencia y cuadro, autoriza y envía los mismos al Jefe Depto. Estudios y Proyectos para
Visto Bueno. (5)
Aprueba y traslada a Dirección para Visto Bueno. (6)
Con visto bueno de Dirección, traslada providencia y cuadro a la Dirección de Contabilidad del Estado para sus respectivos
controles. (7)
Si existe atraso en los pagos de los arrendatarios, prepara
notificaciones de cobro, obtiene visto bueno y las envía. (8)
Analista Comercial, después de recibidas las notificaciones de cobro, si los arrendatarios no
pagan, traslada los expedientes a la Asesoría de Dirección para
que ejecuta la fianza de cumplimiento. (9)
Si el caso lo amerita, elaborará la Resolución para dar por
terminado el contrato administrativo de arrendamiento
(Finaliza proceso). (10)
FIN
62
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ES TADO • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: El saneamiento técnico registral de los Bienes Inmuebles que conforman el Patrimonio
inmobiliario del Estado, realizando investigaciones de gabinete, registrales y de campo de los bienes propiedad del Estado, Gobierno o La Nación en toda la República de Guatemala, determinando la situación registral de las fincas ya sean éstas urbanas o rústicas, y sus características topográficas, su situación general y el uso que se le da a las mismas.
• BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 5 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefaturas de las Secciones de Actualización del Patrimonio, Donaciones, Adscripciones y Otros y Topografía, Investigadores de Inmuebles, Jefe Unidad de Dibujo, Dibujantes y Topógrafos.
63
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ACTUALIZACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO
No. de Actividades: 19 Duración Estimada: 15 días
• OBJETO DEL PROCESO: Realizar Investigaciones relacionadas con la actualización del Patrimonio del Estado, registradas en el archivo de la Dirección de Bienes del Estado.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
►Primer Filtro de Actualización.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Registro del
Patrimonio 1. Traslada expedientes para su respectiva actualización 1 día
Jefe Depto. Investigación 2. Analiza listados, planifica y asigna expedientes a la Sección de Actualización.
1 día
Jefe de la Sección de Actualización 3. Analiza expediente y asigna a Investigadores. 1 día
Investigador 4. Realiza investigación de gabinete, de campo y solicita información registral. 1 día
Investigador
5.
Recibe información registral correspondiente y establece si el inmueble es propiedad del Estado o no. 1-2 días*
Jefe Depto. Investigación 6. Si el inmueble NO ES propiedad del Estado, se traslada al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para Archivarlo. (Finaliza proceso). 4 horas
►Segundo Filtro de Actualización.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Sección de
Tipografía 7.
Si el inmueble ES propiedad del Estado, elabora plano y remite a la Sección de Actualización (procedimiento MFP-DBE-IPE10). 1 día
Investigador 8. Recibe plano, adjunta documentación y establece si el inmueble necesita adquirir alguna figura legal respectiva (Titulación Supletoria, Unificación, Desmembración, etc.).
5 horas
Investigador 9. Si el inmueble necesita adquirir alguna figura legal respectiva, se elabora informe y se traslada al Jefe de Sección de Actualización. 3 días
Jefe de la Sección de Actualización 10. Revisa y traslada al Jefe de Departamento de Investigación. 4 horas
Jefe Depto. Investigación 11. Analiza, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización de Bienes Inmuebles del Estado. 4 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización 12. Recibe expediente documentado y establece si el inmueble necesita o no
Titulación Supletoria, Unificación o Desmembración. (Continúa su proceso). *
Investigador 13. Si el inmueble no necesita adquirir ninguna figura jurídica, se solicita avalúo del inmueble a DICABI para su respectiva actualización. 2 días
Valuador de DICABI Practica Avalúo y rinde informe. *
Investigador. 14. Recibe avalúo, adjunta la documentación respectiva. 2 horas ►Tercer Filtro de Actualización.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Investigador. 15. Por último , establece si la posesión del inmueble es Legal o no. 4 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización 16.
NO lo posee legalmente, entonces recibe expediente para legalizar el inmueble. (Continúa su trámite). 4 horas
Jefe de Sección de Actualización. 17.
SI lo posee legalmente, elabora informe técnico y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio. 4 horas
Jefe Depto. Investigación 18. Aprueba y traslada al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado. 4 horas
Jefe Depto. Registro del Patrimonio 19.
Recibe expediente actualizado para agregar a su Legajo. (Finaliza proceso). 4 horas
64
PROCESO: MFP-DBE-IPE01. Actualización del Patrimonio del Estado.
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles -DICABI-
Departamento de Gestión y Legalización
Depto. de Investigación
Jefatura Sección de Topografía
Depto. de Investigación
Jefatura Sección de Actualización
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado
Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado
Analista Registral traslada expediente a actualizar.
(1)
INICIO
Primer Filtro de Actualización.
Jefe Depto. analiza listados, planifica y asigna expedientes a la Sección de Actualización. (2)
Analiza expediente y asigna a Investigadores. (3)
Investigador realizar trabajo de Gabinete, de Campo y
solicita información registral. (4)
Investigador recibe información registral
correspondiente y establece si el inmueble es propiedad
del Estado o no. (5)
Jefe Depto. traslada al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado
para Archivarlo. (6)
FIN
Segundo Filtro de Actualización.
Investigador recibe plano, adjunta documentación y establece si el inmueble
necesita adquirir alguna figura legal respectiva. (8)
Elabora plano y remite a la Sección de Actualización (Procedimiento
MFP-DBE-IPE10). (7)
Investigador elabora informe y lo traslada al Jefe de Sección
de Actualización. (9)
¿Es el inmueble propiedad del Estado?.
NO SI
¿Necesita Titulación Supletoria, Unificación, Desmembración, etc.?.
Jefe de Sección revisa y traslada al Jefe Depto. de
Investigación. (10)
Jefe Depto. analiza, aprueba y traslada al
Departamento Gestión y Legalización (11)
NO
Recibe expediente documentado y establece si el
inmueble necesita o no Titulación Supletoria,
Unificación o Desmembración. (Continúa su proceso). (12)
Tercer Filtro de Actualización.
SI
Valuador práctica avalúo
y rinde informe.Investigador solicita avalúo a DICABI para su respectiva
actualización. (13)
Investigador recibe avalúo, adjunto la documentación
respectiva. (14)
Investigador establece si la posesión del inmueble es legal
o no. (15)
¿Es legal la posesión del Inmueble.?.
Recibe expediente para legalizar inmueble.
(Continúa su proceso).(16)NO
Jefe de Sección elabora informe técnico y traslada al Jefe Depto.
de Investigación. (17)
SI
Jefe Depto. aprueba y traslada al Departamento de Registro del
Patrimonio del Estado (18)
Jefe Depto. recibe expediente “Actualizado” para agregar a su Legajo.
(19)
FIN
FIN
65
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
DONACIONES A FAVOR DEL ESTADO
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 11 días
• OBJETO DEL PROCESO: Investigaciones relacionadas a la Legalización de inmuebles a favor del Estado en lo referente a las Donaciones.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Gestión y
Legalización 1. Solicita investigación y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio. 1 día
Jefe Depto. de Investigación del
Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna a la Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 3. Recibe Expediente para su revisión y análisis y asigna a Investigador. 4 horas.
Investigador 4. Realiza investigación de Gabinete y solicita certificación al Registro General de la Propiedad.
4 días
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad 5. Obtiene certificación y traslada al investigador. 1-3 días *
Investigador 6. Se constituye con Donante para requerir mayor información, documentación y ubicación exacta del inmueble. 1 día
Investigador 7. Solicita a Sección de Topografía elaboración del Plano. 4 horas
Jefe Sección de Topografía 8. Elabora plano y traslada a investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 2 horas
Investigador 9. Adjunta plano, informa y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 10. Revisa y solicita visto bueno del Jefe Depto. de Investigación del
Patrimonio. 4 horas
Jefe Depto. de Investigación del
Patrimonio del Estado 11. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización de
Bienes Inmuebles del Estado. 4 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización 12. Recibe expediente y continúa con legalización a favor del Estado. *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
66
PROCESO: MFP-DBE-IPE02. Donaciones a favor del Estado.
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Topografía
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros
Jefatura del Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado
Jefatura del Depto. de Gestión y Legalización
INICIO
Solicita investigación y traslada al Jefe Depto. de
Investigación del Patrimonio. (1)
Analiza y asigna a la Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (2)
Recibe Expediente para su revisión y análisis y asigna
a Investigador. (3)
Investigador realiza investigación de Gabinete y
solicita certificación al Registro General de la Propiedad. (4)
Obtiene certificación y traslada al investigador. (5)
Investigador se constituye con Donante para requerir mayor información, documentación y
ubicación exacta del inmueble. (6)
Investigador solicita a Sección de Topografía
elaboración del Plano. (7)
Elabora plano y traslada a investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). (8)
Investigador adjunta plano, informa y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (9)
Revisa y solicita visto bueno del Jefe Depto. de Investigación del
Patrimonio. (10)
Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización de Bienes Inmuebles del Estado. (11)
Recibe expediente y continúa con legalización a favor del Estado.
(12)
FIN
67
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ADSCRIPCIÓN A INSTITUCIONES DEL
ESTADO
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 07 días
• OBJETO DEL PROCESO: Investigaciones relacionadas a la Legalización de inmuebles otorgados en Adscripción a favor de Instituciones del Estado.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Gestión y
Legalización 1. Analiza expediente de Adscripción y solicita investigación. 1 día
Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones y
Otros. 5 horas
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 3. Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. 1 día
Investigador 4. Realiza investigación de Gabinete y solicita certificación al Registro General de la Propiedad. 4 horas
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad 5. Obtiene Certificación y traslada al investigador. 1-3 días*
Investigador 6. Recibe certificación, documenta expediente y efectúa investigación de campo. 4 horas
Investigador 7. Solicita a Sección de Topografía elaboración del Plano. 2 horas
Jefe Sección de Topografía 8. Elabora Plano y traslada a Investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 1 día
Investigador 9. Adjunta Plano, realiza informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.
1 día
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros. 10. Solicita visto bueno al Jefe del Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado. 4 horas
Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 11. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización de
Bienes Inmuebles del Estado. 4 horas.
Jefe Depto. Gestión y Legalización 12. Recibe expediente documentado, y continúa con el trámite de Adscripción. 1 hora.
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
68
Duración Estimada: 07 Días / Número de Actividades: 12 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Investigación del P
atrimonio del E
stado -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-IPE03. Adscripciones a Instituciones del Estado.
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Topografía
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros
Jefatura del Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado
Jefatura del Depto. de Gestión y Legalización
INICIO
Analiza expediente de Adscripción y solicita investigación. (1)
Analiza y asigna expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones
y Otros.(2)
Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador.(3)
Investigador Recibe certificación, documenta expediente y efectúa
investigación de campo.(6)
Investigador Realiza investigación de Gabinete y
solicita certificación al Registro General de la Propiedad.(4)
Obtiene certificación y traslada al investigador. (5)
Investigador solicita a Sección de Topografía
elaboración del Plano. (7)
Elabora plano y traslada a investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). (8)
Investigador adjunta plano, informa y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (9)
Recibe expediente documentado, y continúa con el trámite de
Adscripción.(12)
Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización de Bienes Inmuebles del Estado. (11)
Solicita visto bueno al Jefe del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado. (10)
FIN
69
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
RECUPERACIÓN DE BIENES ESTATALES EN
PODER DE PARTICULARES
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 15 días
• OBJETO DEL PROCESO: Investigación relacionada con recuperación del Patrimonio del Estado y apropiaciones indebidas de particulares.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado
1. Planifica Investigación por zonas o regiones y traslada expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.
1 día
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros. 2. Coordina y asigna expedientes de determinada zona a Investigador. 1 día
Investigador 3. Realiza “rastreo” de zonas asignadas y obtiene listados posibles de propiedades del Estado. 1 día
Investigador 4. Se constituye a la Municipalidad y a DICABI; compara, analiza y obtiene información registral. 2 días
Investigador 5. Solicita certificación al Delegado de Bienes del Estado en el Registro General de la Propiedad. 1 día
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad 6. Obtiene certificación y traslada al Investigador. 1-3 días*
Investigador 7. Recibe certificación, analiza, elabora informe y establece si el inmueble es propiedad del Estado o no. 1 día
Investigador 8. Si el inmueble NO ES propiedad del Estado, elabora informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.
1 día
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 9. Recibe, elabora Informe Final y Traslada al Jefe Depto. de Investigación
(Finaliza Proceso). 1 día
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros. 10.
Si el inmueble SI ES propiedad del Estado, traslada al Jefe Depto. Investigación para su visto bueno. 1 día
Jefe Depto. Investigación del Patrimonio del Estado 11. Aprueba y traslada expediente al Departamento de Gestión y Legalización. 1día
Jefe Depto. Gestión y Legalización
12. Recibe expediente ya documentado para continuar el trámite respectivo. 1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
70
Duración Estimad
a: 15 Días / N
úmero de Actividad
es: 12
/ Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam
ento de Investigación del Patrimon
io del Estado -Dire
cción de
Biene
s del Estado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-IPE04. Recuperación de Bienes Estatales en Poder de Particulares.
Jefatura del Depto. de Gestión y Legalización
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad
Depto. de InvestigaciónINVESTIGADOR DE
INMUEBLES
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros
Jefatura del Depto. de Investigación del
Patrimonio del Estado
INICIO
Planifica Investigación por zonas o regiones y traslada expediente a la Sección de Donaciones, Adscripciones y
Otros. (1)
Coordina y asigna expedientes de
determinada zona a Investigador. (2)
Se constituye a la Municipalidad y a DICABi; compara, analiza y obtiene información registral.(4)
Realiza “rastreo” de zonas asignadas y obtiene listados posibles de
propiedades del Estado. (3)
Solicita certificación al Delegado de Bienes del
Estado en el Registro General de la Propiedad. (5)
Obtiene certificación y traslada al investigador. (6)
Recibe certificación, analiza, elabora informe y establece si el inmueble es propiedad del
Estado o no. (7)
¿Es el inmueble propiedad del Estado?.
SI
NO
Elabora informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros. (8)
Traslada al Jefe Depto. Investigación para su visto
bueno. (10)
Recibe, elabora Informe Final y Traslada al Jefe
Depto. de Investigación. (9)
Aprueba y traslada expediente al Departamento de Gestión y
Legalización. (11)
Recibe expediente ya documentado para continuar el
trámite respectivo. (12)
FIN
71
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
USUFRUCTOS A FAVOR DE INSTITUCIONES
GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 15 días
• OBJETO DEL PROCESO: Realizar investigaciones relacionadas con usufructo de inmuebles propiedad del Estado a favor de instituciones gubernamentales y no gubernamentales.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Gestión y
Legalización 1. Analiza expediente de Usufructo, solicita investigación. 1 día
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna expediente de Usufructo a Jefe de Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros. 5 horas
Jefe Sección Donaciones,
Adscripciones y Otros 3. Analiza y asigna expediente a Investigador. 1 día
Investigador 4. Realiza investigación de Gabinete y solicita certificación al Delegado de Bienes del Estado en el Registro General de la Propiedad. 4 horas
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad 5. Obtiene certificación y traslada a Investigador. 1-3 días*
Investigador 6. Recibe certificación, documenta expediente y efectúa investigación de campo. 4 horas
Investigador 7. Solicita a la Sección de Topografía la elaboración del Plano. 2 horas
Jefe Sección de Topografía 8. Elabora Plano y traslada a Investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 1 día
Investigador 9. Adjunta plano al informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 1 día
Jefe Sección Donaciones,
Adscripciones y Otros 10. Solicita visto bueno al Jefe Depto. Investigación. 4 horas
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 11. Revisa, aprueba y traslada al Depto. Gestión y Legalización 4 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización
12. Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Usufructo. 1 hora.
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
72
Duración Estimada: 15 Días / Número de Actividades: 12 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam
ento de Investigación del P
atrimonio del Estado -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-IPE05. Usufructo a favor de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales.
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Topografía
Delegado de Bienes del Estado en el Registro
General de la Propiedad
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros
Jefatura Depto. de Investigación del
Patrimonio del Estado
Jefatura Depto. de Gestión y Legalización
Analiza expediente de Usufructo, solicita investigación. (1)
INICIO
Analiza y asigna expediente de Usufructo a Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y
Otros. (2)
Analiza y asigna expediente a
Investigador. (3)
Investigador realiza trabajo de Gabinete y solicita
certificación al Delegado de Bienes del Estado en el Registro General de la
Propiedad. (4)
Obtiene certificación y traslada al investigador. (5)
Investigador Recibe certificación, documenta expediente y efectúa
investigación de campo. (6)
Solicita a la Sección de Topografía la elaboración del
Plano. (7)
Elabora plano y traslada a investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09). (8)
Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización de Bienes Inmuebles del Estado. (11)
Recibe expediente documentado, y continúa con el trámite de
Usufructo.(12)
Investigador adjunta plano al informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. (9)
Solicita visto bueno al Jefe del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado. (10)
FIN
73
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
TITULACIONES SUPLETORIAS A FAVOR
DEL ESTADO
No. de Actividades: 13 Duración Estimada: 09 días
• OBJETO DEL PROCESO: Investigación de campo y gabinete relacionada a Titulaciones Supletorias a favor del Estado. • BASE LEGAL : Decreto No. 141-85 • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Gestión y
Legalización 1. Gestiona Titulación Supletoria a favor del Estado, y traslada al Departamento de Investigación. *
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 2. Analiza y asigna a Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 3. Analiza, asigna expediente al Investigador y coordina. 4 horas
Investigador 4. Efectúa investigación de Gabinete, Registral y de Campo, y establece si el Inmueble cuenta con inscripción registral o no. 1 día
Investigador 5. Si el inmueble CUENTA con inscripción registral, traslada expediente al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.
15 minutos
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 6. Revisa y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio para su
Visto Bueno. 2 horas
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 7. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 4 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización 8. Notifica a institución interesada que la finca posee registro.
(Procedimiento MFP-DBE-GYL10). 3 días
Jefe Sección de Topografía 9.
Si el inmueble NO CUENTA con inscripción registral, elabora Plano y traslada a Investigador. (Procedimiento MFP-DBE-IPE09). 1 día
Investigador 10. Recibe plano, elabora informe y traslada al Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.
2 días
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 11. Solicita visto bueno al Jefe Depto. Investigación. 4 horas
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 12. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 2 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización 13. Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Titulación
Supletoria. *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
74
PROCESO: MFP-DBE-IPE06. Titulaciones Supletorias a favor del Estado.
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Topografía
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros
Jefatura Depto. de Investigación del
Patrimonio del Estado
Jefatura Depto. de Gestión y Legalización
INICIO
Gestiona Titulación Supletoria a favor del Estado, y traslada al Departamento
de Investigación. (1)
Analiza y asigna a Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros. (2)
Analiza, asigna expediente al Investigador y coordina. (3)
Investigador efectúa investigación de Gabinete, Registral y de Campo, y establece si el Inmueble cuenta con inscripción registral o no. (4)
¿El Inmueble cuenta con Inscripción Registral?.
Investigador traslada expediente al Jefe de
Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.(5)
Revisa y traslada al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio para su Visto
Bueno. (6)
Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización. (7)
Notifica a institución interesada que la finca posee registro.(Procedimiento MFP-DBE-GYL10).
(8)
Elabora plano y traslada a investigador.
(Procedimiento MFP-DBE-IPE09).
(9)
SI
NO
Investigador recibe plano, elabora informe y traslada al
Jefe de Sección de Donaciones, Adscripciones y
Otros. (10)
Solicita visto bueno al Jefe
Depto. Investigación. (11)
FIN
Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización. (12)
Recibe expediente documentado y continúa con trámite de Titulación Supletoria. (13)
FIN
75
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
OPOSICIÓN A TITULACIÓN SUPLETORIA
No. de Actividades: 07 Duración Estimada: 04 días
• OBJETO DEL PROCESO: Realizar investigación de campo y de Gabinete, para darle soporte técnico a la Oposición Legal cuando exista una dudosa procedencia del trámite.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto.
Investigación del Patrimonio del Estado
1. Recibe expediente del Departamento de Gestión y Legalización, analiza y asigna a Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros. 4 horas
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 2. Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. 4 horas
Investigador 3. Realiza trabajo de Gabinete, registral, de campo y se constituye a fuentes de Información. 2 días*
Investigador 4. Elabora informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.
1 día
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 5. Analiza informe y solicita visto bueno del Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado. 4 horas
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 6. Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 3 horas
Jefe Depto. Gestión y Legalización 7. Recibe expediente Documentado. 1 hora
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
76
Duración Estimada: 04 Días / Número de Actividades: 07 / Ú
ltima Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U
nidad Responsable: Departamento de Investigación del P
atrim
onio del Estado -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-IPE07. Oposición a Titulación Supletoria.
Jefatura Depto. de Gestión y Legalización
Depto. de InvestigaciónINVESTIGADOR DE
INMUEBLES
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros
Jefatura Depto. de Investigación del
Patrimonio del Estado
Recibe expediente del Departamento de Gestión y Legalización, analiza y asigna a Sección de
Donaciones, Adscripciones y Otros. (1)
INICIO
Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. (2)
Realiza trabajo de gabinete, registral, de campo y se constituye a fuentes de
Información. (3)
Elabora informe y traslada al Jefe Sección de Donaciones, Adscripciones y Otros.(4)
Analiza informe y solicita visto bueno del Jefe Depto. Investigación del Patrimonio
del Estado. (5)
Revisa, aprueba y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización. (6)
Recibe expediente Documentado. (7)
FIN
77
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
CONTROL DE BIENES INMUEBLES DEL ESTADO
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 07 días
• OBJETO DEL PROCESO: Llevar control de Bienes Inmuebles dados en Usufructo, Adscripción, Arrendamiento y Otros, a través de investigaciones de campo y de registro con el objeto de recopilar información para la elaboración del Inventario del Patrimonio del Estado.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto.
Investigación del Patrimonio del Estado
1. Recibe expediente, analiza y asigna a Investigador. 4 horas
Investigador 2. Práctica investigación de Gabinete y de Campo. 3 días*
Investigador 3. Establece si al inmueble se le da el uso para el cual fue otorgado. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 4.
NO, inicia trámite de anulación de la Figura Jurídica que haya adquirido el Inmueble (Adscripción, Usufructo, Arrendamiento, etc.) 1 día
Jefe Sección de Donaciones,
Adscripciones y Otros 5.
SI, realiza informe y devuelve expediente al Jefe Depto. de Investigación del Patrimonio para su Visto Bueno. 1 día
Jefe Depto. Investigación del
Patrimonio del Estado 6. Revisa, aprueba y traslada expediente al solicitante. 1 hora
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
78
79
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-IPE09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ELABORACIÓN DE PLANOS TOPOGRÁFICOS
No. de Actividades: 07 Duración Estimada: 04 días
• OBJETO DEL PROCESO: Elaboración de Planos Topográficos para expedientes relacionados a Usufructos, Donaciones, Adscripciones, Titulaciones Supletorias, Actualización del Patrimonio, Arrendamientos y Otros.
• BASE LEGAL : Artículo 40 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Investigador 1. Documenta expediente y solicita elaboración de Plano a Jefe de Sección de Topografía. 4 horas
Jefe Sección de Topografía 2. Recibe solicitud y asigna al Topógrafo. 4 horas
Topógrafo 3. Recibe solicitud de Planos, práctica levantamiento topográfico y traslada a a Dibujante.
4 horas
Dibujante 4. Recibe libreta de campo, realiza cálculo y traslada a Jefe de la Unidad de Dibujo. 1 día
Jefe Unidad de Dibujo 5. Recibe libreta de campo, calcula, elabora plano y asigna Dibujante. 2 horas
Dibujante 6. Recibe cálculo, dibuja plano y traslada a Jefe de Unidad para revisión. 4 horas
Jefe Unidad de Dibujo 7. Revisa y traslada a Jefe de Sección de Topografía. 1 hora
Jefe Sección de Topografía 8. Recibe planos, revisa y traslada al Jefe del Departamento. 1 hora
Jefe Depto. Investigación 9. Recibe planos topográficos, revisa, firma, sella y traslada a Investigador. 2 horas
Investigador 10. Recibe planos topográficos, para adjuntar a expediente. 15 minutos
80
Duración Estimada: 04 Días / Número de Actividades: 07 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Investigación del P
atrimonio del E
stado -Dirección de Bienes del Estado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-IPE09. Elaboración de Planos Topográficos.
Jefatura Depto. de Investigación del
PatrimonioJefe Unidad de Dibujo
Depto. de InvestigaciónJefatura Sección de
Topografía
Depto. de InvestigaciónINVESTIGADOR DE
INMUEBLES
Documenta expediente y solicita elaboración de Plano
a Jefe de Sección de Topografía. (1)
INICIO
Recibe solicitud y asigna al Topógrafo. (2)
Topógrafo recibe solicitud de Planos, práctica
levantamiento topográfico y traslada a a Dibujante. (3)
Dibujante recibe libreta de campo, realiza cálculo y
traslada a Jefe de la Unidad de Dibujo. (4)
Jefe recibe libreta de campo, calcula, elabora plano y asigna Dibujante. (5)
Dibujante recibe cálculo, dibuja plano y traslada a Jefe de Unidad
para revisión. (6)
Jefe revisa y traslada a Jefe de Sección de Topografía.(7)
Recibe planos, revisa y traslada al Jefe del Departamento. (8)
Recibe planos topográficos, revisa, firma, sella y traslada
a Investigador. (9)
Recibe planos topográficos, para adjuntar a expediente. (10)
FIN
81
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Dictaminar sobre las solicitudes de adscripción, donación, usufructo y otras, asimismo,
establecer su actuar dentro del marco legal administrativo y del derecho común para dar respuesta a las gestiones realizadas por entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de particulares, que persigan realizar proyectos que apoyen las políticas de orden social del Estado.
• BASE LEGAL: Artículo 40 incisos 10,12 y 13, y artículo 41 numeral 6 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Legalización, Recuperación y Gestión, Analistas Jurídicos de Legalización, Analistas Jurídicos de Recuperación del Patrimonio, Gestor y Notificador, Abogado y Procurador.
82
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 ADSCRIPCIÓN No. de Actividades: 17
Duración Estimada: 75 días*
• OBJETO DEL PROCESO : Es una figura jurídica por medio de la cual el Estado otorga el uso de inmuebles de su propiedad a instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo, quedando establecido el fin para el cual son adscritos.
• BASE LEGAL : a. Arts. 28, 194, literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Arts. 27 literal j), 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo. c. Arts. 9, numeral 3, 16 numeral 1, 40 numeral 10, 60 numeral 2 del Acuerdo Gubernativo número 382-2001,
“Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Recibe, conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y
trámite respectivo. 1 día
Analista Jurídico 3. Traslada expediente para su investigación de campo y registral, así como información de soporte necesaria para su trámite.
3 días
Departamento de Investigación del
Patrimonio 4.
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03. Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09. Traslada expediente con informe técnico y planos al Depto. de Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Adscripción.
*
Analista Jurídico 5. NO procede, se elabora oficio de respuesta negativa, se notifica al interesado y se manda a archivar el expediente. (Finaliza trámite). 1 día
Analista Jurídico 6. SI procede, se emite opinión técnica, se elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y se somete a aprobación y visto bueno de Dirección.
1 día
Director (a) 7. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico.
1 día
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 8. Emite Dictamen Jurídico y trasladan expediente a la Procuraduría General
la Nación. 15 días*
Procuraduría General la Nación. 9. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas
10. Con dictamen jurídico, aprobado traslada expediente a ésta Dirección. 1 día
Director (a) 11. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 12. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. 2 días
Director (a) 13. Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos 14.
Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.
5 días*
Dirección de Servicios Administrativos 15. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos
Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección. 5 días
Director (a) 16. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización.
1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 17.
Traslada expediente a Analista Jurídico para que faccione acta de entrega a la entidad correspondiente y traslade al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes.
3 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
83
Duración Estimada: 75 días/ N
úmero de Actividades: 17 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U
nidad Responsable: D
epartam
ento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-GYL01. Adscripción.
Procuraduría General de la
Nación
Dirección de Servicios Administrativos
Asesoría Jurídica del Ministerio de
Finanzas Públicas
Departamento de Gestión y Legalización
Departamento de Investigación del
PatrimonioDirección
INICIO
Conoce y traslada expedientes a
Departamento de Gestión y Legalización. (1)
Jefe de Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite respectivo. (2)
Analista Jurídico traslada expediente para su
Investigación de Campo y Registral. (3)
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09
Traslada expediente con informe técnico y planos al
Depto. de Gestión y Legalización para establecer
si procede o no la Adscripción. (4)
¿Procede la Adscripción?
Analista Jurídico elabora proyecto de resolución negativa, notifica al interesado y manda a archivar el expediente.
(5)
FIN
NO
Analista Jurídico emite opinión técnica, elabora proyecto de Acuerdo
Gubernativo y Exposición de Motivos y se somete ha visto bueno de Dirección. (6)
SI
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictámen
Jurídico. (7)
Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada
expediente a la Procuraduría General de
la Nación. (8)
Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la
Asesoría Jurídica. (9)
Con Dictámen Jurídico aprobado, traslada
expediente a la Dirección de Bienes del Estado. (10)
Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización.
(11)
Analista Jurídico Imprime proyecto de Acdo. Gubernativo y Exp. de Motivos para en papel especial sello de agua y con visto bueno
traslada a Dirección. (12)
Traslada Expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (13)
Traslada expediente con proyecto de Acdo.
Gubernativo y exposición de motivos para refrendo del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia. (14)
Recibe expediente con refrendos y manda a su publicación al Diario de Centro América los
Acuerdos Gubernativos y traslada a la Dirección de Bienes del Estado.
(15)
Traslada Expediente con la Publicación respectiva en el Diario Oficial al Depto. De Gestión y Legalización.
(16)
Jefe Depto. traslada Expediente a Analista
Jurídico para que faccione acta de entrega a la entidad correspondiente y traslade al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (17)
FIN
84
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 USUFRUCTO No. de Actividades: 26
Duración Estimada: 153 días • OBJETO DEL PROCESO: Es el derecho real de uso y goce de un inmueble, propiedad del Estado, por un plazo
determinado y un fin específico, concediéndose a favor de entidades del Estado y a otras entidades distintas a éstas. • BASE LEGAL :
a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Artículos 27 literal j) y 35 literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo. c. Artículos 9 numeral 3), 16 numeral 1), 40 numeral 10), 43 y 60 del Acuerdo Gubernativo número 382-2001,
“Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas”. d. Artículos 703, 704, 705, 706 y 1,862 del Decreto Ley Número 106, Código Civil.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite
correspondiente. 1 día
Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para su investigación. 2 días
Departamento de Investigación del
Patrimonio 4.
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE05, elabora informe técnico y traslada a Departamento de Gestión y Legalización para establecer si procede o no el Usufructo.
15 días*
Analista Jurídico 5. NO procede, elabora informe con Visto Bueno del Jefe de Sección y Jefe de Departamento traslada a Dirección (Finaliza trámite). 1 día
Analista Jurídico 6. SI procede, se manda practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días
DICABI 7. Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. 20 días*
Director (a) 8. Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite
correspondiente. 30
minutos
Analista Jurídico 10. Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a Dirección. 3 días
Director (a) 11. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico. 1 día
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 12. Emite Dictamen Jurídico y traslada expediente a la Procuraduría General la
Nación. 15 días*
Procuraduría General la Nación. 13. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección. 1 día
Director (a) 15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección.
2 días
Director (a) 17. Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos
18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.
5 días*
Dirección de Servicios Administrativos 19. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos
Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección. 5 días
Director (a) 20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 21.
Recibe expediente y con visto bueno de Dirección lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Usufructo.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
85
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Escribano de Cámara y
Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública de Usufructo para su inscripción. 30 días*
Director (a) 23. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día*
Jefe Depto. Gestión y Legalización 24. Recibe y traslada a Gestor. 30
minutos
Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Usufructo efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad. 10 días*
Analista Jurídico 26. Con fotocopia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).
3 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
86
PROCESO: MFP-DBE-GYL02. Usufructo. (Pág. 1/2).
Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica del Ministerio de
Finanzas Públicas
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles del Estado
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
INICIO
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (8)
Analista Jurídico analiza y traslada al Depto. De
Investigación del Patrimonio, para su respectiva investigación. (3)
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictámen
Jurídico.. (11)
Jefe de Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite respectivo. (2)
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (1)
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE05, elabora informe técnico y traslada
al Departamento de Gestión y Legalización para establecer si
procede o no el Usufructo (4)
¿Procede el Usufructo?
Práctica avalúo del inmueble y devuelve expediente. (7)
FIN
SINO
Emite dictamen jurídico favorable y traslada
expediente a Procuraduría General de
la Nación. (12)
Analista Jurídico elabora informe con Visto Bueno del Jefe de Sección y el Jefe de Depto. traslada a
Dirección. (5)
Analista Jurídico analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acdo.
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con Vo.Bo. traslada a Dirección. (10)
Aprueba dictamen técnico y devuelve
expediente a Asesoría Jurídica. (13)
Traslada expediente con Dictamen aprobado a la Dirección de Bienes del
Estado. (14)
Traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización. (15)Analista jurídico imprime proyecto de Acuerdo
Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con
sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. (16)
Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (17)
Usufructo (P2)
Analista Jurídico manda a practicar Avalúo a
DICABI (6)
Jefe de Depto. recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite. (9)
87
PROCESO: MFP-DBE-GYL02. Usufructo. (Pág. 2/2).
Asesoría Jurídica del MFP
Escribanía de Cámara y Gobierno
Dirección de Servicios Administrativos
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
Con su Vo.Bo. Traslada expediente para los
refrendos respectivos al Despacho Ministerial y Secretaría General de la
Presidencia. (18)
Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura
Pública de Usufructo para su
inscripción. (22)
Jefe Depto. recibe expediente y lo traslada a la Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Usufructo. (21)
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (20)
Recibe expediente con los refrendos respectivos y realiza la publicación en el Diario de Centro América y lo traslada a
ésta Dirección. (19)
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (23)
Recibe expediente y lo traslada al Gestor. (24)
Con primer testimonio de escritura pública, el Gestor efectúa inscripción en el Registro General de la
Propiedad. (25)
Analista Jurídico con fotocopia del primer
testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del
Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes. (26)
FIN
Usufructo (P1)
88
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 DONACIÓN No. de Actividades: 26
Duración Estimada: 153 días • OBJETO DEL PROCESO : Es el acto a través del cual un particular transfiere la propiedad de un inmueble a favor del
Estado sin contraprestación y con la finalidad de que sea utilizado para beneficio social (hospitales, escuelas, centros de salud, comisarías, etc.)
• BASE LEGAL : a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República. b. Artículos 27 literal j) y 35 literal m) del Decreto número 114-97 del Congreso, Ley del Organismo Ejecutivo. c. Artículos 9 numeral 3), 16 numeral 1), 40 numeral 10), 43 y 60 numeral 2) del Acuerdo Gubernativo número 382-
2001 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”. d. Artículos números 1855 al 1879 del Decreto Ley número 106, Código Civil. e. Artículo 1 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y artículo 2 del
Acuerdo Gubernativo número 1059-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite
correspondiente. 1 día
Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para que rinda su informe técnico. 2 días
Departamento de Investigación del
Patrimonio 4.
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03. Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09. Traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización con informe y planos para establecer si procede o no la Donación.
15 días*
Analista Jurídico 5. NO procede, realiza proyecto de resolución negativa, se notifica al interesado y se archiva. (Finaliza trámite). 1 día
Analista Jurídico 6. SI procede, se manda practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días
DICABI 7. Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. 20 días*
Director (a) 8. Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite
correspondiente. 30
minutos
Analista Jurídico 10. Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a Dirección. 3 días
Director (a) 11. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico. 1 día
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 12. Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Procuraduría
General la Nación. 15 días*
Procuraduría General la Nación. 13. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección. 1 día
Director (a) 15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. 2 días
Director (a) 17. Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos
18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.
5 días*
Dirección de Servicios Administrativos 19. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos
Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección. 5 días
Director (a) 20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización. 1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
89
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Gestión y Legalización 21.
Recibe expediente y con visto bueno de Dirección lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Donación.
1 día
Escribano de Cámara y Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura
Pública de Donación para su inscripción. 30 días*
Director (a) 23. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día*
Jefe Depto. Gestión y Legalización 24. Recibe y traslada a Gestor. 30
minutos
Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Donación efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad. 10 días*
Analista Jurídico 26. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).
3 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
90
Duración Estimada: 153 Días / N
úmero de Actividades: 26 / Última Revisión: 12 de Julio de 2,007 / U
nidad Responsable: D
epartam
ento de Gestión y Legalización -Dirección de
Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-GYL03. Donación. (Pág. 1/2).
Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas
Públicas
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes
Inmuebles
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado
Departamento de Gestión y
LegalizaciónDirección
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (1)
INICIOJefe de Depto. Conoce y traslada a Analista Jurídico para su análisis y trámite correspondiente. (2)
Analista Jurídico traslada expediente al Depto. De
Investigación del Patrimonio para que rinda su informa técnico. (3)
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE03
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09
Traslada expediente con informe técnico y planos al
Depto. de Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Donación.
(4)
¿Procede la Donación?
Analista Jurídico realiza proyecto de resolución negativa, se notifica y se
archiva. (5)FIN
Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. (7)
Analista Jurídico solicita avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. (6)
NO SI
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (8)
Traslada expediente con Dictamen aprobado a la Dirección de Bienes del
Estado. (14)
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictámen
Jurídico.. (11)
Analista Jurídico analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acdo.
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con Vo.Bo. traslada a Dirección. (10)
Traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización. (15)
Jefe de Depto. recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite. (9)
Analista jurídico imprime proyecto de Acuerdo
Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con
sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. (16)
Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (17)
Aprueba dictamen técnico y devuelve
expediente a Asesoría Jurídica. (13)
Emite dictamen jurídico favorable y traslada
expediente a Procuraduría General de
la Nación. (12)
Donación
(P2)
91
PROCESO: MFP-DBE-GYL02. Donación. (Pág. 2/2).
Escribanía de Cámara y Gobierno
Dirección de Servicios Administrativos
Asesoría Jurídica del MFP
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
Recibe expediente y lo traslada al Gestor. (24)
Analista Jurídico con fotocopia del primer
testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del
Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes. (26)
Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura
Pública de Donación para su
inscripción. (22)
Recibe expediente con los refrendos respectivos y realiza la publicación en el Diario de Centro América y lo traslada a
ésta Dirección. (19)
FIN
Con primer testimonio de escritura pública, el Gestor efectúa inscripción en el Registro General de la
Propiedad. (25)
Jefe Depto. recibe expediente y lo traslada a la Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Donación. (21)
Con su Vo.Bo. Traslada expediente para los
refrendos respectivos al Despacho Ministerial y Secretaría General de la
Presidencia. (18)
Donación
(P1)
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (20)
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (23)
92
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 SERVIDUMBRE No. de Actividades: 26
Duración Estimada: 154 días • OBJETO DEL PROCESO: Es la limitación a la propiedad impuesta sobre un inmueble para uso de otro inmueble de
distinto dueño para utilidad privada, pública o comunal. • BASE LEGAL :
a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República. b. Artículos 27 literal j) y 35 literal m) del Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo
Ejecutivo. c. Artículos 9 numeral 3), 16 numeral 1), 40 numeral 10), 43 y 60 numeral 2) del Acuerdo Gubernativo Número 382-
2001 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas”. d. Artículos 752 y 798 del Decreto Ley Número 106, Código Civil.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización
2. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite correspondiente.
1 día
Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para que rindan el informe técnico. 2 días
Departamento de Investigación del
Patrimonio 4.
Realiza investigación de campo, registral y levantamiento topográfico, elabora informe técnico, desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09 y traslada a Depto. Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Servidumbre.
15 días*
Analista Jurídico 5. NO procede, realiza proyecto de resolución negativa, se notifica al interesado y se archiva. (Finaliza trámite). 1 día
Analista Jurídico 6. SI procede, se solicita practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días
DICABI 7. Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. 20 días*
Director (a) 8. Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite
correspondiente. 30
minutos
Analista Jurídico 10. Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a Dirección. 3 días
Director (a) 11. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico. 1 día
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 12. Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Procuraduría
General la Nación. 15 días*
Procuraduría General la Nación.
13. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección. 1 día
Director (a) 15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. 2 días
Director (a) 17. Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos 18.
Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.
5 días*
Dirección de Servicios Administrativos 19. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos
Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección. 5 días
Director (a) 20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización. 3 días
Jefe Depto. Gestión y Legalización
21. Recibe expediente y con visto bueno lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Servidumbre.
1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
93
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Escribano de Cámara y
Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública de Servidumbre para su inscripción. 30 días*
Director (a) 23. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día*
Jefe Depto. Gestión y Legalización 24. Recibe y traslada a Gestor. 30
minutos
Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Servidumbre efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad.
10 días*
Analista Jurídico 26. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).
3 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
94
PROCESO: MFP-DBE-GYL04. Servidumbre. (Pág. 1/2).
Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica del Ministerio de
Finanzas Públicas
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles del Estado
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
Traslada expediente con Dictamen aprobado a la Dirección de Bienes del
Estado. (14)
Práctica avalúo del inmueble y devuelve expediente. (7)
Analista Jurídico analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acdo.
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con Vo.Bo. traslada a Dirección. (10)
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09, elabora informe técnico y traslada
al Departamento de Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Servidumbre (4)
Aprueba dictamen técnico y devuelve
expediente a Asesoría Jurídica. (13)
Analista Jurídico manda a practicar Avalúo a
DICABI (6)
Emite dictamen jurídico favorable y traslada
expediente a Procuraduría General de
la Nación. (12)
Jefe de Depto. recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite. (9)
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (8)
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (1)
Analista Jurídico elabora proyecto de resolución negativa, notifica al interesado y manda a
archivar el expediente. (5)
Analista Jurídico analiza y traslada al Depto. De
Investigación del Patrimonio, para su respectiva investigación. (3)
Analista jurídico imprime proyecto de Acuerdo
Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con
sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. (16)
INICIO
Jefe de Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite respectivo. (2)
Traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización. (15)
¿Procede la Servidumbre?
FIN
SI
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictámen
Jurídico.. (11)
Servidumbre (P2)
Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (17)
NO
95
PROCESO: MFP-DBE-GYL04. Servidumbre. (Pág. 2/2).
Escribanía de Cámara y Gobierno
Dirección de Servicios Administrativos
Asesoría Jurídica del MFP
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
Analista Jurídico con fotocopia del primer
testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del
Estado para su archivo y anotaciones
correspondientes. (26)
Recibe expediente con los refrendos respectivos y realiza la publicación en el Diario de Centro América y lo traslada a
ésta Dirección. (19)
Con su Vo.Bo. Traslada expediente para los
refrendos respectivos al Despacho Ministerial y Secretaría General de la
Presidencia. (18)
FIN
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (20)
Recibe expediente y lo traslada al Gestor. (24)
Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública de Servidudmbre
para su inscripción. (22)
Jefe Depto. recibe expediente y lo traslada a la Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Donación. (21)
Con primer testimonio de escritura pública, el Gestor efectúa inscripción en el Registro General de la
Propiedad. (25)
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (23)
Servidumbre (P1)
96
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 PERMUTA No. de Actividades: 26
Duración Estimada: 154 días • OBJETO DEL PROCESO : Estriba en que el Estado y un particular celebran contrato por medio del cual se transfiere la
propiedad de un bien a cambio de otro, cada permutante es vendedor de la cosa que da y comprador de la que recibe a cambio.
• BASE LEGAL : a. Artículos 28 y 194 literal c) de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Artículos 27 literal j). 35, literal m) del Dto. No. 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo c. Artículos 9 numeral 3), 40 numeral 10), 43 y 60 numeral 2) del Acuerdo Gubernativo Número 382-2001,
“Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas. d. Art. 1,460 Decreto 261, Código Fiscal de la República de Guatemala”. e. Artículos, 1852, 1853 y 1854 del Dto. Ley No. 106, Código Civil.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite
correspondiente. 1 día
Analista Jurídico 3. Analiza y traslada a Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado para que rindan el informe técnico.
2 días
Departamento de Investigación del
Patrimonio 4.
Realiza investigación de campo, registral y levantamiento topográfico, elabora informe técnico, desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09 y traslada a Depto. Gestión y Legalización para establecer si procede o no la Permuta.
15 días*
Analista Jurídico 5. NO procede, realiza proyecto de resolución negativa, se notifica al interesado y se archiva. (Finaliza trámite). 1 día
Analista Jurídico 6. SI procede, se solicita practicar avalúo a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles. 2 días
DICABI 7. Practica avalúo del inmueble y devuelve expediente. 20 días*
Director (a) 8. Conoce expediente y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización
9. Recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite correspondiente.
30 minutos
Analista Jurídico 10. Analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos, y con visto bueno traslada a Dirección. 3 días
Director (a) 11. Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictamen Jurídico. 1 día
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas 12. Emite Dictamen Jurídico respectivo y traslada expediente a la Procuraduría
General la Nación. 15 días*
Procuraduría General la Nación. 13. Aprueba Dictamen Técnico y lo devuelve a la Asesoría Jurídica. 30 días*
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas
14. Con dictamen jurídico aprobado, traslada expediente a ésta Dirección. 1 día
Director (a) 15. Conoce expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 16. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección.
2 días
Director (a) 17. Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos
18. Traslada expediente con proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos para los refrendos respectivos del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia.
5 días*
Dirección de Servicios Administrativos
19. Recibe expediente con refrendos y realiza la publicación de los Acuerdos Gubernativos en el Diario de Centro América y traslada a ésta Dirección.
5 días
Director (a) 20. Traslada expediente con la publicación respectiva en el Diario de Centro América al Depto. Gestión y Legalización. 1 día
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
97
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Gestión y Legalización 21.
Recibe expediente y con visto bueno de Dirección lo traslada a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Permuta.
3 días
Escribano de Cámara y Gobierno 22. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura
Pública de Permuta para su inscripción. 30 días*
Director (a) 23. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día*
Jefe Depto. Gestión y Legalización 24. Recibe y traslada a Gestor. 30
minutos
Gestor 25. Con primer Testimonio de Escritura Pública de Permuta efectúa inscripción en el Registro General de la Propiedad. 10 días*
Analista Jurídico 26. Con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes. (Finaliza trámite).
3 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
98
PROCESO: MFP-DBE-GYL05. Permuta. (Pág. 1/2).
Procuraduría General de la Nación
Asesoría Jurídica del Ministerio de
Finanzas Públicas
Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles del Estado
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
Analista jurídico imprime proyecto de Acuerdo
Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con
sello de agua y con visto bueno traslada a Dirección. (16)
Emite dictamen jurídico favorable y traslada
expediente a Procuraduría General de
la Nación. (12)
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09, elabora informe técnico y traslada
al Departamento de Gestión y Legalización para establecer si
procede o no la Permuta. (4)
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (8)
Traslada expediente con Dictamen aprobado a la Dirección de Bienes del
Estado. (14)
Traslada expediente a Departamento de Gestión y
Legalización. (15)
Jefe de Depto. recibe y traslada expediente a Analista Jurídico para continuar trámite. (9)
Analista Jurídico manda a practicar Avalúo a
DICABI (6)
Aprueba dictamen técnico y devuelve
expediente a Asesoría Jurídica. (13)
NO SI
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización. (1)
Traslada expediente a la Dirección de Servicios Administrativos. (17)
Práctica avalúo del inmueble y devuelve expediente. (7)
Jefe de Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite respectivo. (2)
FIN
Traslada expediente a Asesoría Jurídica para emisión de Dictámen
Jurídico.. (11)
INICIO
Analista Jurídico elabora proyecto de resolución negativa, notifica al interesado y manda a
archivar el expediente. (5)
Analista Jurídico analiza y traslada al Depto. De
Investigación del Patrimonio, para su respectiva investigación. (3)
¿Procede la Permuta?
Analista Jurídico analiza, emite opinión, elabora proyecto de Acdo.
Gubernativo y Exposición de Motivos, y con Vo.Bo. traslada a Dirección. (10)
Permuta (P2)
99
PROCESO: MFP-DBE-GYL05. Permuta. (Pág. 2/2).
Escribanía de Cámara y Gobierno
Dirección de Servicios Administrativos
Asesoría Jurídica del MFP
Departamento de Gestión y Legalización
Dirección
Analista Jurídico con copia de primer testimonio razonado facciona Acta de Entrega y manda el expediente al
Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su
archivo y anotaciones correspondientes. (26)
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (23)
FIN
Recibe expediente y lo traslada al Departamento de Gestión y Legalización. (20)
Jefe Depto. recibe expediente y lo traslada a la Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Donación. (21)
Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura
Pública de Permuta para su
inscripción. (22)
Con su Vo.Bo. Traslada expediente para los
refrendos respectivos al Despacho Ministerial y Secretaría General de la
Presidencia. (18)
Con primer testimonio de escritura pública, el Gestor efectúa inscripción en el Registro General de la
Propiedad. (25)
Recibe expediente con los refrendos respectivos y realiza la publicación en el Diario de Centro América y lo traslada a
ésta Dirección. (19)
Recibe expediente y lo traslada al Gestor. (24)
Permuta (P1)
100
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 HERENCIA VACANTE No. de Actividades: 20
Duración Estimada: 214 días • OBJETO DEL PROCESO : Esta figura jurídica es empleada cuando no existen herederos absolutos, por lo que se
convierten en herederos el Estado y las Universidades del país. • BASE LEGAL :
a. Art. 252 de la Constitución Política de la República de Guatemala. b. Art. 34 del Dto. No. 512 del Congreso de la República. Ley Orgánica del Ministerio Público, c. Arts. 482 al 487 del Dto. Ley número 107, Código Procesal Civil y Mercantil, d. Dto. 431 del Congreso de la República, Ley sobre el Impuesto de Herencias, Legados y Donaciones
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Procuraduría General de
la Nación 1. Informa a ésta Dirección, la existencia de trámite judicial de Herencia Vacante. 3 días*
Director (a) 2. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 3. Conoce y traslada expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite
correspondiente. 1 día
Analista Jurídico 4. Coordina con la Procuraduría General de la Nación y Universidades, acciones para intervenir en proceso judicial. 5 días
Juzgado de Primera Instancia 5. Notifica a la Procuraduría General de la Nación y Universidades, Auto
Declaratorio de Herederos. 30 días*
PGN y Universidades 6. Conocen y trasladan expediente a ésta Dirección. 10 días
Director (a) 7. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización
8. Coordina con Abogado, Analista Jurídico y Procuraduría General de la Nación para proponer Notario y Valuador para faccionar Acta Notarial de inventario y avalúo.
15 días
Analista Jurídico 9. Con inventario y avalúo, solicita a Juzgado entrega de expediente par la liquidación del Impuesto de Herencia.
10 días*
Analista Jurídico 10. Con expediente presenta solicitud de liquidación a la Dirección de Catastro y Avalúo de Bienes Inmuebles (DICABI). 10 días*
DICABI 11. Resuelve, aprueba liquidación, notifica a interesados y remite a Contraloría General de Cuentas. 15 días*
Contraloría General de Cuentas 12. Aprueba liquidación y remite expediente a DICABI. 30 días*
DICABI 13. Notifica resolución a Dirección de Bienes del Estado. 8 días*
Director (a) 14. Autoriza cancelar el impuesto que corresponde. 20 días
Gestor 15. Realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad. 5 días
Jefe Depto. Gestión y Legalización 16.
Con expediente razonado por el Registro General de la Propiedad, coordina con Abogado para proceder a división de la cosa común con los herederos, para luego trasladar expediente a Dirección.
5 días
Director (a) 17. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública. 3 días
Escribano de Cámara y Gobierno 18. Facciona y traslada expediente a Dirección de Bienes del Estado con Primer
Testimonio de Escritura Pública. 30 días*
Gestor 19. Con Primer Testimonio de Escritura Pública realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad.
10 días*
Analista Jurídico 20. Traslada al Depto. de Registro para su conocimiento, anotaciones correspondientes y archivo. 2 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
101
Duración Estimad
a: 214 días/ N
úmero de Actividades: 20 / Última Revisión
: 19 de Octub
re de 2,007 / Unidad Respon
sable: D
epartamen
to de Gestión y Legalización -Dire
cción de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-GYL06. Herencia Vacante.
Escribano de Cámara y Gobierno
Contraloría General de Cuentas
DICABIJuzgado de
Primera Instancia
Departamento de Gestión y
LegalizaciónDIRECCIÓN
Procuraduría General de La Nación (PGN)
yUniversidades
INICIO
Informa a ésta Dirección, la existencia de trámite judicial de Herencia
Vacante. (1)
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y
Legalización. (2)
Jefe de Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a Analista Jurídico para su análisis y trámite respectivo. (3)
Analista Jurídico coordina con la Procuraduría
General de la Nación y Universidades, acciones para intervenir en proceso
judicial. (4)
Notifica a la Procuraduría General de la Nación y
Universidades, Auto Declaratorio
de Herederos. (5)
Conocen y trasladan expediente a ésta Dirección. (6)
Jefe de Depto. coordina con Abogado, Analista Jurídico y -PGN- para proponer Notario y
Valuador para faccionar Acta Notarial de inventario
y avalúo. (8)
Con inventario y avalúo,Analista Jurídico solicita al
Juzgado entrega de expediente par la
liquidación del Impuesto de Herencia. (9)
Con expediente, Analista Jurídico
presenta solicitud de liquidación a DICABI
(10)
Resuelve, aprueba liquidación, notifica a interesados y remite a Contraloría General de
Cuentas. (11)
Aprueba liquidación y remite expediente a
DICABI. (12)
Notifica resolución a Dirección de Bienes del
Estado. (13)
Autoriza cancelar el impuesto que
corresponde. (14)Gestor realiza inscripción en el
Registro General de la Propiedad. (15)
Jefe de Depto. con expediente razonado por el Registro General de la Propiedad, coordina con Abogado para proceder a división de la cosa común con los herederos, para
luego trasladar expediente a Dirección. (16)Traslada expediente a
Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de
Escritura Pública.(17)
Facciona y traslada expediente a Dirección de
Bienes del Estado con Primer
Testimonio de Escritura Pública.
(18)
Gestor, con Primer Testimonio de Escritura
Pública realiza inscripción en el Registro General de la Propiedad.
(19)
Analista Jurídico Traslada expediente al Depto. de
Registro para su conocimiento, anotaciones correspondientes y archivo.
(20)
FIN
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y Legalización.
(7)
102
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 INSCRIPCIÓN DE POSESIÓN No. de Actividades: 27
Duración Estimada: 218 días • OBJETO DEL PROCESO : Consiste en registrar a favor del Estado la posesión de los bienes inmuebles de las entidades
descentralizadas o autónomas, que carezcan de inscripción en el Registro General de la Propiedad. • BASE LEGAL : Decreto Ley Número 141-85 del Jefe de Estado. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) 1. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. de Gestión y Legalización 2. Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su trámite
correspondiente. 1 día
Analista Jurídico 3. Recibe, analiza y traslada expediente al Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado. 2 días
Departamento de Investigación del
Patrimonio 4.
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-IPE09, elabora informe técnico y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 15 días*
Analista Jurídico 5. Conoce y resuelve dar o no audiencia a la Municipalidad y solicita notificar a los colindantes. 5 días
Municipalidad 6. Municipalidad evacua audiencia y los colindantes se informan de lo actuado. 30 días*
Analista Jurídico 7. Elabora providencia otorgando audiencia a la Procuraduría General de la Nación, con visto bueno de Dirección. 5 días
Director (a) 8. Conoce, firma providencia y traslada expediente a la Procuraduría General
de la Nación. 1 día
Procuraduría General de la Nación
9. Evacua audiencia en forma favorable y devuelve expediente a Dirección de Bienes del Estado.
30 días*
Director (a) 10. Conoce y traslada expediente a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. de Gestión y Legalización 11. Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para que continúe el
trámite respectivo. 1 día
Analista Jurídico 12. Emite dictamen técnico elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y traslada a Dirección. 3 días
Director (a) 13. Aprueba y traslada a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. 1 día
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas
14. Conoce, emite Dictamen favorable y traslada a la Procuraduría General de la Nación.
15 días *
Procuraduría General de la Nación 15. Aprueba Dictamen y devuelve expediente a Asesoría Jurídica del Ministerio
de Finanzas Públicas. 30 días*
Asesoría Jurídica, MFP. 16. Recibe expediente y traslada a la Dirección de Bienes del Estado. 1 día
Director (a) 17. Recibe expediente y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 18. Imprime proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con sello de agua; elabora providencia y traslada para visto bueno.
2 días
Director (a) 19. Conoce, da visto bueno y traslada a Dirección de Servicios Administrativos. 1 día
Dirección de Servicios Administrativos
20. Obtiene refrendo del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia del Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos y manda a publicarlo en el Diario de Centro América.
5 días
Jefe Depto. Gestión y Legalización
21. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública de Inscripción de Posesión.
1 día
Director (a) 22. Conoce y traslada a Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Analista Jurídico 23. Recibe expediente y lo traslada a Escribanía de Cámara y Gobierno para faccionamiento de Escritura Pública.
3 días
Escribanía de Gobierno 24. Facciona el instrumento público y devuelve Primer Testimonio de Escritura Pública para su inscripción. 30 días*
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
103
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Gestor 25. Presenta Primer Testimonio de Escritura Pública al Registro General de la Propiedad para su inscripción. 10 días*
Registro General de la Propiedad 26. Inscribe posesión a nombre del Estado, asignándole número de Finca, Folio
y Libro. 20 días*
Analista Jurídico 27. Con fotocopia de Primer Testimonio razonado, facciona acta de entrega y manda el expediente al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para su archivo y anotaciones correspondientes.
3 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
104
Duración Estimada: 218 días/ Número de Actividades: 27 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-GYL07. Inscripción de Posesión. (Pág. 1/2).
Escribano de Cámara y Gobierno
Dirección de Servicios
Administrativos
Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas
Procuraduría General de La
NaciónMUNICIPALIDAD
Departamento de Investigación del
Patrimonio
Departamento de Gestión y
LegalizaciónDIRECCIÓN
Conoce y traslada expediente al Depto.
de Gestión y Legalización. (1)
INICIO
Jefe Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a analista jurídico para su trámite. (2)
Analista Jurídico recibe, analiza y traslada
expediente al Depto. de Investigación del Patrimonio del Estado.(3)
Analista Jurídico conoce y resuelve dar o
no audiencia a la Municipalidad y solicita
notificar a los
colindantes.(5)
Evacua audiencia y los colindantes se informan de lo
actuado. (6)
Analista Jurídico Elabora providencia otorgando audiencia a la Procuraduría General de la Nación, con visto
bueno de Dirección. (7)
Conoce, firma providencia y
traslada expediente a la Procuraduría
General de la Nación.(8)
Evacua audiencia en forma favorable y
devuelve expediente a Dirección de Bienes
del Estado. (9)
Conoce y traslada expediente a
Departamento de Gestión y
Legalización. (10)
Desarrolla Procedimiento
MFP-DBE-
IPE09, elabora informe técnico y traslada a
Departamento de Gestión y Legalización.
(4)
Jefe Depto. recibe, conoce y traslada
expediente a analista jurídico para que continúe el trámite respectivo. (11)
Analista Jurídico, emite dictamen técnico
elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos
y traslada a Dirección.(12)
Aprueba y traslada a Asesoría Jurídica del
Ministerio de Finanzas Públicas.
(13)
Aprueba y traslada a Conoce, emite
Dictamen favorable y traslada a la
Procuraduría General
de la Nación. (14)
Aprueba Dictamen de y devuelve expediente a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas
Públicas. (15)
Recibe expediente y traslada a la
Dirección de Bienes
del Estado. (16)Recibe expediente y traslada a
Departamento de Gestión y
Legalización. (17) Analista Jurídico, Imprime proyecto de
Acuerdo Gubernativo y Exposición de Motivos en papel especial con sello de agua; elabora providencia y traslada para visto bueno. (18)Conoce, da visto
bueno y traslada a Dirección de Servicios
Administrativos. (19)
Aprueba y traslada a Obtiene refrendo del Despacho Ministerial y Secretaría General de la Presidencia del
Acuerdo Gubernativo y Exposición de
Motivos y manda a publicarlo en el Diario de Centro América.
(20)
Jefe Depto. Traslada expediente a Escribanía de Cámara y de Gobierno para
faccionamiento de Escritura Pública de
Inscripción de Posesión. (21)Conoce y traslada a
Departamento de Gestión y
Legalización. (22)
Inscripción de Posesión
(P2)
105
106
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
OPOSICIÓN A LA TITULACIÓN SUPLETORIA
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 21 días
• OBJETO DEL PROCESO : Cuando un particular pretenda titular supletoriamente inmuebles que son propiedad del Estado, la Procuraduría General de la Nación en coordinación con la Dirección de Bienes del Estado, interpondrán ante tribunal competente, la Oposición a la Titulación Supletoria que se pretende.
• BASE LEGAL : Artículo 9 del Decreto Número 49-79 del Congreso de la República, Ley de Titulación Supletoria. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Analista Jurídico 1. Con visto bueno del Jefe de Depto., informa a Dirección de la tramitación de Titulación Supletoria de una finca propiedad del Estado. 1 día
Director (a) 2. Traslada expediente a Departamento de Investigación de Patrimonio del Estado. 1 día
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado 3.
Realiza informe técnico que determine si el inmueble es o no propiedad del Estado, Procedimiento MFP-DBE-IPE06. Traslada al Depto. Gestión y Legalización para establecer si el inmueble es propiedad del Estado o no.
10 días*
Analista Jurídico 4. NO, elabora informe negativo a la Procedencia de la oposición porque la finca no es propiedad del Estado.
3 días
Departamento de Registro del Patrimonio
del Estado 5. Recibe informe negativo y procede a su archivo (Finaliza Trámite). 1 día
Analista Jurídico 6. SI, se traslada a la Procuraduría General de la Nación para oponerse a la Titulación Supletoria que se pretende titular por ser de interés del Estado o el mismo es de su propiedad.
5 días*
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
107
Duración Estimada: 21 días/ Núm
ero de Actividades: 06 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departam
ento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-GYL08. Oposición a la Titulación Supletoria.
Departamento de Registro del Patrimonio
Departamento de Investigación del Patrimonio
DIRECCIÓNDepartamento de Gestión y
Legalización
INICIO
Con visto bueno del Jefe de Departamento, Analista
Jurídico Informa a Dirección de la tramitación de Titulación Supletoria de una finca
propiedad del Estado. (1)
Conoce y traslada expediente a Departamento de
Investigación de Patrimonio del Estado. (2)
NO ¿Es propiedad del Estado?
SI
Realiza informe técnico que determine si el inmueble es o no
propiedad del Estado, Procedimiento MFP-DBE-IPE06. Traslada al Depto. Gestión y
Legalización para establecer si el inmueble es propiedad del
Estado o no. (3)
Analista Jurídico elabora informe negativo a la Procedencia de la
oposición porque la finca no es propiedad del
Estado. (4)
Analista Jurídico se traslada a la Procuraduría General de la Nación para oponerse a la Titulación Supletoria que se pretende titular por ser de
interés del Estado o el mismo es de su propiedad. (5)
Recibe informe negativo y
procede a su archivo. (6)
FIN
108
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
DILIGENCIAS PREVIAS AL SUMARIO DE
DESOCUPACIÓN (RECUPERACIÓN)
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 25 días
• OBJETO DEL PROCESO : Es un accionar judicial, en virtud del cual el Estado por el derecho de poseer un inmueble por cualquier título legítimo, solicita que el inmueble se le restituya, como consecuencia de estar siendo ocupado o poseído por personas sin su debida autorización.
• BASE LEGAL: Artículo 229, numeral 1º y del artículo 230 al 243 del Decreto Ley 107, Código Procesal Civil y Mercantil. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Director (a) 1. Recibe expediente con informe técnico del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado y traslada al Jefe del Depto. de Gestión y Legalización.
1 día
Jefe de Depto. de Gestión y Legalización
2. Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su análisis y trámite correspondiente.
1 día
Analista Jurídico 3.
Recibe y analiza expediente y en coordinación con la Procuraduría General de la Nación, entabla proceso de conciliación con representantes de los invasores y empieza a computar el plazo para desocupación mediante acta faccionada, estableciendo si los mismos aceptan la respectiva negociación.
10 días
Analista Jurídico 4. SI, traslada a Departamento de Estudios y Proyectos para su conocimiento y evaluación sobre el arrendamiento. 3 días
Departamento de Estudios y Proyectos 5. Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-EYP08 *
Analista Jurídico 6. NO, se traslada a la Procuraduría General de la Nación, para que inicie Juicio Sumario de Desocupación, si los invasores no aceptan ninguna negociación.
10 días *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
109
Duración Estimada: 25 días/ Número de Actividades: 05 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Gestión y Legalización -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-GYL09. Diligencias previas al Sumario de Desocupación (Recuperación).
Departamento de Estudios y Proyectos
Analista JurídicoDepartamento de Gestión y
LegalizaciónDIRECCIÓN
Jefe del Departamento de Gestión y Legalización
Recibe expediente con informe técnico del Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado y traslada al Jefe del Depto. de Gestión y
Legalización. (1)
Recibe, conoce y traslada expediente a analista jurídico para su análisis y trámite correspondiente. (2)
INICIO
Recibe y analiza expediente y en coordinación con la Procuraduría General de la Nación, entabla proceso de conciliación con
representantes de los invasores y empieza a computar el plazo para
desocupación mediante acta faccionada, estableciendo si los mismos aceptan la respectiva
negociación. (3)
NO ¿Aceptan la Negociación?
SI
Traslada a Departamento de Estudios y Proyectos para su conocimiento y evaluación sobre el arrendamiento. (4)
Desarrolla Procedimiento MFP-DBE-EYP08. (5)
FIN
Ttraslada expediente a la Procuraduría General de la Nación, para que inicie Juicio Sumario de
Desocupación, ya que los invasores no aceptaronninguna negociación. (6)
110
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL10 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 NOTIFICACIONES No. de Actividades: 05
Duración Estimada: 07 días • OBJETO DEL PROCESO : Dar a conocer en forma legal a las personas individuales o jurídicas, la resolución a sus
solicitudes; entregando para el efecto a través de cédula de notificación, copia de oficio y/o resolución y documentos que la misma determine que se le debe hacer conocer, con la finalidad de garantizar su derecho de defensa y pueda interponer algún medio que sea pertinente.
• BASE LEGAL : Como no es materia tributaria, se utiliza supletoriamente el Dto. Ley Número 107, Código Procesal Civil y Mercantil en lo que fuere aplicable.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Director (a) y/o Jefes de
Departamento 1. Traslada expediente o documentos a notificar al Jefe Depto. de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe Depto. Gestión y Legalización 2. Recibe y traslada a notificador. 30
minutos
Notificador 3. Prepara cédula de notificación, documentos y copias. 1 día
Notificador 4. Notifica al interesado o a quien se encontrase en el lugar, entregando cédula, documentos y copias. 3 días*
Notificador 5. Traslada copias de las notificaciones realizadas a donde corresponda. 1día *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
111
112
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-GYL11 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO GENERAL DE LA
PROPIEDAD
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 37 días
• OBJETO DEL PROCESO : Es necesario que los actos y contratos mediante los cuales el Estado y sus entidades han adquirido el uso y/o la disposición de bienes inmuebles, surtan efecto frente a terceros indubitablemente.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No.30-2005, Reglamento de los Registros de la Propiedad. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y LEGALIZACIÓN.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Director (a) 1. Ingresa y recibe expediente con Primer Testimonio de la Escritura Pública y traslada al Departamento de Gestión y Legalización. 1 día
Jefe del Depto. de Gestión y Legalización 2. Traslada a Gestor para que realice el trámite de inscripción ante el Registro
de la Propiedad que corresponda. 1 día
Gestor 3. Conoce y envía solicitud de inscripción. 2 días
Registro General de la Propiedad 4. Recibe, ingresa y realiza inscripción registral solicitada. 30 días*
Gestor 5. Recibe Primer Testimonio con la anotación (razón) de inscripción. 1 día
Gestor 6. Traslada a analista jurídico encargado del expediente, quién previa acta de entrega lo envía al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para las anotaciones correspondientes y su archivo.
2 días
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
* Nota: En este procedimiento cabe hacer mención que se lleva a cabo previamente haber realizado un proceso de Titulación Supletoria a favor del Estado, el cual se culmina después de terminado el trámite legal ante la Procuraduría General de La Nación.
113
PROCESO: MFP-DBE-GYL11. Inscripción en el Registro General de la Propiedad.
Departamento de Registro del Patrimonio
Registro General de la Propiedad
Gestor Departamento de Gestión y
Legalización
Jefe del Departamento de Gestión y Legalización
DIRECCIÓN
INICIO
Ingresa y recibe expediente con Primer Testimonio de la Escritura Pública y traslada al Departamento de Gestión y
Legalización. (1)
Traslada a Gestor para que realice el trámite de Inscripción
ante el Registro de la Propiedad que corresponda.
(2)
Conoce y envía solicitud de inscripción. (3)
Recibe, ingresa y realiza inscripción registral
solicitada. (4)
Recibe Primer Testimonio con la anotación (razón) de
inscripción. (5)
Traslada a analista jurídico encargado del expediente,
quién previa acta de entrega lo envía al Departamento de Registro del Patrimonio del Estado para las anotaciones
correspondientes y su archivo.(6)
FIN
*Nota: En este procedimiento cabe hacer mención que se lleva a cabo previamente haber realizado un proceso de Titulación Supletoria a favor del Estado, el cual se culmina después de terminado el trámite legal
ante la Procuraduría General de La Nación.
114
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO • OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Digitalización de Fincas propiedad del Estado, en el Sistema Integrado Administrativo
(SIAD), así como la actualización de las mismas, además cuenta con un archivo físico que contiene la información legal que avala la propiedad del Estado y los tomos de Acuerdos Gubernativos y Decretos que son publicados en el Diario de Centroamérica.
• BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 7 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Digitalización y Verificación, y Control y Registro, Digitalizadores, Verificadores y Auxiliares Registrales.
115
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-RPE01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
No. de Actividades: 06 Duración Estimada: 03 horas
OBJETO DEL PROCESO: Registrar y controlar legajos que contienen información legal de bienes inmuebles propiedad del Estado.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe de Departamento 1. Recibe, conoce y traslada el expediente que avala la propiedad de un bien inmueble del Estado.
5 minutos
Jefe de Sección Control y Registro 2. Recibe, conoce y asigna el expediente que avala la propiedad de un bien
inmueble del Estado al Analista Registral. 5 minutos
Analista Registral 3. Recibe y analiza la documentación para identificar su ubicación geográfica.
30 minutos
Analista Registral 4. Llena el formulario con la información del inmueble, y asigna al legajo su respectivo número de identificación, o si hubiere legajo adjunta la información al expediente para ser archivado por su ubicación geográfica.
15 minutos
Digitador 5. Registran electrónicamente los documentos, planos topográficos y fotografías, Procedimiento MFP-DBE-RPE03.
85 minutos*
Analista Registral 6. Ingresa a su respectivo legajo la documentación grabada y actualizada, y la archiva para su guarda y custodia. 5 minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
116
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-RPE02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
RECOPILACIÓN Y ARCHIVO DE LEYES
No. de Actividades: 05 Duración Estimada: 01 hora
• OBJETO DEL PROCESO: Recopilar y registrar información de Acuerdos Gubernativos y Decretos de interés estatal publicados en el Diario de Centro América.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Analista Jurídico 1. Recibe Diario de Centro América y clasifica los Acuerdos y Decretos de interés estatal.
35 minutos
Analista Jurídico 2. Ingresa a la base de datos información de los Acuerdos Gubernativos y Decretos, reproduce fotocopias para su archivo y verifica si existe legajo. 5 minutos
Analista jurídico 3. No existe , con fotocopia del Acuerdo Gubernativo o Decreto integra un nuevo legajo. 5 minutos
Analista Jurídico 4. Si existe , archiva fotocopia en legajo correspondiente. 5 minutos
Analista Jurídico 5. Clasifica y archiva el Diario de Centro América. 10 minutos
118
119
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-RPE03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
REGISTRO DE DOCUMENTOS, PLANOS
TOPOGRÁFICOS Y FOTOGRAFÍAS
No. de Actividades: 05 Duración Estimada: 03 horas
• OBJETO DEL PROCESO: Registro electrónico de documentos, planos topográficos y fotografías, que forman parte del Patrimonio del Estado, a afecto de incorporarlos al Sistema SIAD.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe de Sección Control
y Registro 1. Recibe la documentación a ser ingresada al sistema y verifica que esté completa y lo distribuye a los digitadores. 2 horas
Digitador 2. Registra electrónicamente los documentos, planos topográficos y fotografías.
5 minutos
Digitador 3. Entrega los documentos ya grabados en el sistema al Jefe de Control y Registro.
10 minutos
Jefe de Sección de Control y Registro 4. Recibe los documentos y traslada a Analista Registral. 5 minutos
Analista Registral. 5. Archiva formularios en los legajos correspondientes. 5 minutos
120
PROCESO: MFP-DBE-RPE03. Registro de Documentos, Planos Topográficos y Fotografías.
DIGITADORDepto. de Registro del Patrimonio
Analista RegistralDepto. de Registro del Patrimonio
JefaturaSección de Control y Registro
Depto. de Registro del Patrimonio
Recibe la documentación a ser ingresada al sistema y verifica que esté completa y lo distribuye
a los digitadores. (1)
INICIO
Entrega los documentos ya grabados en el sistema al Jefe de Control y Registro. (3)
Registra electrónicamente los documentos, planos
topográficos y fotografías. (2)
Recibe los documentos y traslada a Analista Registral. (4)
Archiva formularios en los legajos correspondientes. (5)
FIN
121
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-RPE04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITALIZADA
No. de Actividades: 08 Duración Estimada: 01 hora
• OBJETO DEL PROCESO: Verificar la información de Bienes Inmuebles, ingresada en el sistema SIAD y llevar el control del proceso de grabación incorporada.
• BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Sección de
Digitación y Verificación. 1. Recibe la documentación para ser verificada en el sistema. 5 minutos
Jefe Sección de Digitación y Verificación.
2. Traslada la documentación a los verificadores. 5 minutos
Analista Registral 3. Realiza análisis legal del formulario, previo a la verificación en el sistema. 8 minutos
Verificador 4. Verifica la información del formulario, contra la información digitalizada en el sistema SIAD y establece si es correcta la misma.
10 minutos
Digitador 5. No, actualiza información de formulario en la base de datos (Continúa Actividad No. 7) 5 minutos
Verificador 6. Si, sella el legajo y los formularios que este contenga. 5 minutos
Verificador 7. Traslada la documentación para ser archivada. 5 minutos
Analista Registral 8. Archiva legajos. 10 minutos
122
Duración Estimada: 01 Hora/ Número de Actividades: 08 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Registro del Patrimonio del Estado -Dirección de Bienes del Estado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-RPE04. Verificación de Información Digitalizada.
VERIFICADORDepto. de Registro del Patrimonio
DIGITADORDepto. de Registro del Patrimonio
Analista RegistralDepto. de Registro del Patrimonio
JefaturaSección de Digitación y
VerificaciónDepto. de Registro del Patrimonio
Traslada la documentación a los verificadores. (2)
Realiza análisis legal del formulario, previo a la
verificación en el sistema. (3)
INICIO
Recibe la documentación para ser verificada en el
sistema. (1)
Verifica la información del formulario, contra la información digitalizada en el
sistema SIAD y establece si es correcta la misma. (4)
¿Es correcta?
SI NO Actualiza información de formulario en la base de datos(Continúa Actividad No. 7)
(5)
Sella el legajo y los formularios que este
contenga. (6)
Traslada la documentación para ser archivada. (7)
Archiva legajos. (8)
FIN
123
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-RPE05 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ACTUALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
No. de Actividades: 17 Duración Estimada: 32 días
• OBJETO DEL PROCESO: Localizar fincas del Estado que no se encuentran inscritas en el Registro de la Propiedad. • BASE LEGAL : Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno
del Ministerio de Finanzas Públicas. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Analista Registral 1. Analiza legajos que contengan documentación desactualizada. 1 hora
Analista Registral 2. Traslada expediente originado al Departamento de Investigación del Patrimonio del Estado para realizar investigación.
30 minutos
Departamento de Investigación del
Patrimonio del Estado 3. Realiza investigación de campo, levantamiento topográfico y elaboración
de plano. (Procedimiento MFP-DBE-IPE01). 7 días
Analista Registral 4. Recibe expediente documentado con investigación de campo y establece si el bien inmueble se encuentra actualizado y con toda su documentación.
30 minutos
Analista Registral 5. Sí esta actualizado, llena formulario de actualización Forma RPE01 y verifica si el inmueble es ocupado por alguna Institución del Estado y traslada expediente al Jefe Depto. Registro.
2 horas
Jefe de Sección de Digitación y Verificación 6.
No esta actualizado , Inicia proceso de actualización y registro. (Procedimientos MFP-DBE-IPE01 Y MFP-DBE-RPE03). 2 horas
Jefe Depto de Registro del Patrimonio.
7. Envía oficio a Dirección sobre el bien inmueble y traslada expediente a Departamento de Estudios y Proyectos para elaboración del estudio correspondiente. (Procedimiento MFP-DBE-EYP05). –Continúa Trámite-.
1 hora
Jefe Depto de Registro del Patrimonio.
8. No esta siendo ocupado . Recibe expediente y lo traslada al Depto. de Gestión y Legalización para recuperar el bien inmueble.
30 minutos
Jefe Departamento de Gestión y Legalización 9. Recibe expediente y realiza el Proceso de Diligencias previas al sumario
de desocupación. (Procedimiento MFP-DBE-GYL09) –Continúa Trámite-. 9 días
Jefe Depto de Registro del Patrimonio / Analista
Registral 10. Si esta siendo ocupado . Verifica si el inmueble esta legalmente adscrito. 1 hora
Analista Registral 11. Si esta legalmente adscrito , llena formulario de actualización del Patrimonio del Estado Forma RP01 traslada expediente para su digitación.
45 minutos
Digitador 12. Digita la información en el sistema computarizado y archiva expediente. 45 minutos
Jefe Depto de Registro del Patrimonio. 13.
No esta legalmente adscrito , traslada expediente al Jefe de Departamento de Gestión y Legalización para el trámite de Adscripción.
45 minutos
Jefe Departamento de Gestión y Legalización
14. Realiza el trámite de Adscripción del bien inmueble conforme al Proceso MFP-DBE-GYL01 y lo devuelve con el trámite concluido. 15 días*
Analista Registral 15. Con la información de Adscripción se llena el formulario de actualización del Patrimonio y traslada expediente al Jefe Depto. de Registro del Patrimonio.
45 minutos
Jefe Depto de Registro del Patrimonio. 16. Recibe y traslada a Digitador. 30
minutos
Digitador 17. Digita la información en el sistema computarizado y archiva expediente. 30 minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIEN ES MUEBLES.
• OBJETO DEL DEPARTAMENTO: Administrar un registro eficaz de los bienes muebles, emitiendo resoluciones de Legalización de traslados y bajas de bienes muebles no fungibles. Practicar avalúos a bienes muebles estatales, coordinar los procedimientos para llevar a cabo las subastas públicas de los bienes muebles. Realizar la recepción de material ferroso, administrar bienes en tránsito y asesorar a encargados de inventarios de instituciones del Sector Público.
• BASE LEGAL: Artículo 41 numeral 9 del Acuerdo Gubernativo No. 382-2001, de fecha 20 de septiembre del 2001. “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas.
• ESTRUCTURA: Jefatura y Sub-Jefatura de Departamento, Asistente, Jefe de las Secciones de Análisis y Legalización de Bienes Muebles, Bienes en Tránsito y Subastas, Analistas de Bienes Muebles, Analistas de Bienes en Tránsito y Subastas y Analistas.
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM01 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
LEGALIZACIÓN DE TRASLADOS DE BIENES
MUEBLES
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 2 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Legalizar los traslados de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por medio de resoluciones.
• BASE LEGAL : Artículo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”, 2 y 9 del Decreto 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado” y 1 literal a) del Acuerdo Gubernativo 1,056-92 “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y traslada al Subjefe del Departamento
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a analista. 5 minutos
Analista 3. Recibe, analiza y establece si el expediente llena los requisitos. 20 minutos
Analista 4. Si llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de legalización de traslado de bienes muebles y lo remite al Subjefe de Departamento para revisión.
30 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 6. Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la
resolución. 5 minutos
Analista 7. Emite la resolución y traslada para firmas 5 minutos
Subjefe de Departamento 8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos
Jefe de Departamento / Asistente
9. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Analista 10. No llena los requisitos , entonces se elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.
20 minutos
Subjefe de Departamento B.M. 11. Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe del Departamento y Asistente
12. Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20 minutos
127
PROCESO: MFP-DBE-LBM01. Legalización de Traslados de Bienes Muebles.
SubjefaturaDepartamento Bienes Muebles
JefaturaDepartamento Bienes Muebles
AnalistaDepartamento de Bienes Muebles
Asistente de Departamento
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control
autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y traslada al Subjefe del Departamento (1)
INICIO
Conoce y asigna el expediente a analista. (2)
Recibe, analiza y establece si el expediente llena los
requisitos. (3)
Elabora el proyecto de resolución de legalización de
traslado de bienes muebles y lo remite
al Subjefe de Departamento para
revisión. (4)
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (5)
¿Llena los requisitos?
NOSI
Elabora providencia para denegar
solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley. (10)
Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la
resolución. (6)
Emite la resolución y traslada para firmas (7)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. (8)
Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del
Director. (9)
FIN
Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. (11)Revisa la providencia y lo traslada
para visto bueno del Jefe del Departamento. (12)
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM02 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
LEGALIZACIÓN DE POSESIÓN DE BIENES
MUEBLES
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 02 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Legalizar las posesiones de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, mediante resoluciones.
• BASE LEGAL : Artículo 2, 15 y 18 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario. Traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a analista. 5 minutos
Analista 3. Analiza, y verifica si el expediente llena los requisitos. 20 minutos
Analista 4. Si llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de legalización de posesión de bienes muebles y lo remite al Subjefe de Departamento para revisión.
30 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles
6. Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la resolución.
5 minutos
Analista 7. Emite la resolución y traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos
Jefe de Departamento / Asistente 9. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Analista 10. No llena los requisitos , entonces se elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.
20 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
11. Revisa la providencia y la traslada para visto bueno del Jefe del Departamento.
5 minutos
Jefe del Departamento y Asistente 12. Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20
minutos
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PROCESO: MFP-DBE-LBM02. Legalización de Posesión de Bienes Muebles.
JefaturaDepartamento Bienes Muebles
AnalistaDepartamento de Bienes Muebles
SubjefaturaDepartamento Bienes Muebles
Asistente de Departamento
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control
autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y traslada al Subjefe del Departamento (1)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. (8)
Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección.
(12)
¿Llena los requisitos?
Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del
Director. (9)
Emite la resolución y traslada para firmas. (7)
Revisa la providencia y la traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. (11)
Elabora providencia para denegar
solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley. (10)
Elabora el proyecto de resolución de legalización de
poseción de bienes muebles y lo remite
al Subjefe de Departamento para
revisión. (4)
FIN
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (5)
SI
Conoce y asigna el expediente a analista. (2)
INICIO
NO
Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la
resolución. (6)
Analiza, y verifica si el expediente llena los
requisitos. (3)
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM03 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
LEGALIZACIÓN DE DONACIÓN DE BIENES
MUEBLES
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 02 horas ½
OBJETO DEL PROCESO: Legalizar las donaciones de bienes muebles entre instituciones del Sector Público, incluyendo embajadas y consulados de Guatemala en el extranjero, por medio de resoluciones. • BASE LEGAL Artículo 53 del Decreto No. 101-97 “Ley Orgánica del Presupuesto” y 34 del Acuerdo Gubernativo No. 240-
98 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario. Traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
2. Conoce y asigna el expediente a analista. 5 minutos
Analista 3. Analiza, y verifica si el expediente llena los requisitos. 20 minutos
Analista 4. Si llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de legalización de donación de bienes muebles y lo remite al Subjefe de Departamento para revisión.
30 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles
6. Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la resolución.
5 minutos
Analista 7. Emite la resolución y traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos
Jefe de Departamento / Asistente 9. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Analista 10. No llena los requisitos , entonces se elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.
20 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
11. Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento.
5 minutos
Jefe del Departamento y Asistente 12. Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20
minutos
131
Duración Estimada: 02 Horas ½ / Núm
ero de Actividades: 12 / Ú
ltima Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U
nidad Responsable: D
epartamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-LBM03. Legalización de Donación de Bienes Muebles.
JefaturaDepartamento Bienes Muebles
AnalistaDepartamento de Bienes Muebles
SubjefaturaDepartamento Bienes Muebles
Asistente de Departamento
Emite la resolución y traslada para firmas. (7)
Revisa y aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección.
(12)
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control
autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y traslada al Subjefe del Departamento (1)
Analiza, y verifica si el expediente llena los
requisitos. (3)
NO
Elabora providencia para denegar
solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley. (10)
INICIO
Aprueba el proyecto y lo traslada a analista para que se emita la
resolución. (6)
Conoce y asigna el expediente a analista. (2)
Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del
Director. (9)
Revisa la providencia y la traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. (11)
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (5)
¿Llena los requisitos?
SI
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. (8)
FIN
Elabora el proyecto de resolución de legalización de
donación de bienes muebles y lo remite
al Subjefe de Departamento para
revisión. (4)
132
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM04 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007 VISADO DE EXPEDIENTES No. de Actividades: 04
Duración Estimada: 13 minutos*
OBJETO DEL PROCESO: Visar todos los documentos que acompañan los expedientes previo a que se ingresen en la recepción de la Dirección de Bienes del Estado, con el propósito de constatar que todos cumplen con los requisitos necesarios para emitir las resoluciones de: Confirmación de Registro a Inventario, de Posesión, de Traslados, de Donaciones, de Bajas de bienes destructibles, de Bienes en Tránsito, de Avalúos, etc. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente del Depto. 1. Recibe expediente, verifica y dependiendo del trámite solicitado, establece si cumple con los requisitos establecidos. 5 minutos
Asistente del Depto. 2. Si cumple , le informa al interesado que puede pasar a Recepción y estampa un sello que lleva la fecha y firma para que le reciban el expediente y le asignen un número de registro.
3 minutos
Asistente del Depto. 3. No cumple , le informa al interesado el motivo por el que no cumple con los requisitos y cuál es la manera correcta de presentarlos. 5 minutos
Interesado 4. Cumple con lo solicitado e ingresa nuevamente el expediente para su revisión. (Vuelve Actividad 1.). *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
133
PROCESO: MFP-DBE-LBM04. Visado de Expedientes.
INTERESADOASISTENTE DE DEPARTAMENTO
¿Cumple con los requisitos?
SI NO
INICIO
Recibe expediente, verifica y dependiendo del trámite solicitado,
establece si cumple con los requisitos establecidos. (1)
Informa al interesado que puede pasar a Recepción y estampa un sello que lleva la fecha y firma para que le
reciban el expediente y le asignen un número de registro. (2)
Informa al interesado el motivo por el que no cumple con los requisitos y cuál es la manera correcta de presentarlos. (3)
Cumple con lo solicitado e ingresa nuevamente el expediente para su revisión. (Vuelve Actividad 1.). (3)
FIN
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM05A ULTIMA REVISIÓN:
19/10/2007
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA DESTRUCTIBLE E
INCINERABLE EN MAL ESTADO (Fase 1 de 2)
No. de Actividades: 17 Duración Estimada: 03 horas
• OBJETO DEL PROCESO: Emitir resoluciones para autorizar la coordinación para llevar a cabo la destrucción de bienes muebles en mal estado de consistencia destructible e incinerable.
• BASE LEGAL: Artículos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente. 1.
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente al analista. 5 minutos
Analista 3. Analiza y verifica si el expediente llena los requisitos.
20 minutos
Analista 4. Si llena los requisitos , elabora proyecto de resolución de baja de bienes muebles en mal estado y la traslada al Subjefe del Departamento.
30 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el Proyecto de resolución y la traslada al Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 6. Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que emita la resolución. 5 minutos
Analista 7. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles
9. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Analista 10. No llena los requisitos; si el expediente contiene algún error de fondo, el analista elabora proyecto de providencia para que la dependencia interesada subsane el error y la traslada al Subjefe del Departamento.
20 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 11. Revisa el proyecto de providencia y la traslada para visto bueno del Jefe
del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 12. Aprueba el proyecto de providencia y la traslada al analista para que la
emita. 5 minutos
Analista 13. Emite la providencia y la traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 14. Revisa la providencia y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 15. Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Director (a) 16. Con visto bueno traslada providencia a la dependencia interesada. 30 minutos
Dependencia Interesada 17. Conoce, analiza, realiza lo solicitado en la providencia recibida y devuelve expediente a ésta Dirección (Vuelve Actividad No. 1). *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
135
PROCESO: MFP-DBE-LBM05A. Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en mal estado (Fase 1 de 2).
Dependencia Interesada
DirecciónSubjefatura
Departamento Bienes Muebles
AnalistaDepartamento de Bienes
Muebles
Asistente de Departamento
JEFATURADepartamento Bienes Muebles
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el
informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento. (1)
INICIO
Conoce y asigna el expediente al analista. (2)
Analiza y verifica si el expediente llena los
requisitos. (3)
NO¿Cumple con los
requisitos?
SI
Elabora proyecto de resolución de baja de bienes muebles en mal estado y la traslada al
Subjefe del Departamento. (4)
Si el expediente contiene algún error de fondo, el analista
elabora proyecto de providencia para que la dependencia interesada
subsane el error y la traslada al Subjefe del Departamento. (10)
Revisa el Proyecto de resolución y la traslada al Jefe
del Departamento. (5)
Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que
emita la resolución. (6)
Emite la resolución y la traslada para
firmas. (7)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe
del Departamento. (8)Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno
del Director. (9)
Revisa el proyecto de providencia y la traslada para
visto bueno del Jefe del Departamento. (11)
FIN
Aprueba el proyecto de providencia y la traslada al analista para que la emita.
(12)
Emite la providencia y la traslada para
firmas. (13)
Revisa la providencia y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (14)
Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno
del Director. (15)
Con visto bueno traslada providencia a la dependencia
interesada. (16)
Conoce, analiza, realiza lo solicitado en la providencia
recibida y devuelve expediente a ésta Dirección (Vuelve Actividad No.1). (17)
136
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM05B ULTIMA REVISIÓN:
19/10/2007
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA DESTRUCTIBLE E
INCINERABLE EN MAL ESTADO (Fase 2 de 2)
No. de Actividades: 05 Duración Estimada: 08 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Realizar comisión conjunta con Auditores Gubernamentales de la Delegación Especial de la Contraloría General de Cuentas, para la destrucción de los bienes en mal estado y con ello dar cumplimiento a la resolución emitida en la Fase 1.
• BASE LEGAL: Artículos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Bienes Muebles 1.
Coordina con Auditores Gubernamentales sobre programación y emite nombramiento a Delegado del Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles.
15 minutos
Delegado de la Dirección de Bienes del Estado,
Auditor Gubernamental y representante de la
institución interesada
2.
El Delegado conjuntamente con el Auditor Gubernamental de la Delegación Especial de la Contraloría General de Cuentas, se constituyen en la Institución interesada en la fecha programada, para verificar el mal estado de los bienes y ordenar su inmediata destrucción, suscribiendo un acta en libro de la institución interesada.
8 horas
Encargado del inventario de la Institución
interesada 3.
Dependencia interesada certifica el acta y traslada el expediente a la Delegación Especial de la Contraloría General de Cuentas para que emita la resolución de baja.
*
Delegación Especial de la Contraloría General
de Cuentas. 4. Emite la resolución de baja y notifica a la Institución interesada. *
Dependencia interesada 5. Dependencia interesada opera la baja de los bienes muebles en libros e informa a la Dirección de Bienes del Estado. *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
137
PROCESO: MFP-DBE-LBM05B. Baja de Bienes Muebles de Consistencia Destructible e Incinerable en mal estado (Fase 2 de 2).
Dependencia interesadaDelegación Especial de la Contraloría General
de Cuentas.
Encargado del inventario de la
Institución interesada
Delegado de la Dirección de Bienes del Estado,
Auditor Gubernamental y representante de la institución interesada
JEFATURADepartamento Bienes
Muebles
Coordina con Auditores Gubernamentales sobre programación y emite
nombramiento a Delegado del Departamento de
Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles. (1)
INICIO
El Delegado conjuntamente con el Auditor Gubernamental de la Delegación Especial de la Contraloría General de
Cuentas, se constituyen en la Institución interesada en la fecha programada, para
verificar el mal estado de los bienes y ordenar su inmediata destrucción, suscribiendo un acta en libro de la institución
interesada. (2)Dependencia interesada
certifica el acta y traslada el expediente a la Delegación Especial de la Contraloría
General de Cuentas para que emita la resolución de baja. (3)
Emite la resolución de baja y notifica a la Institución
interesada. (4)
Dependencia interesada opera la baja de los bienes muebles en libros e informa a la Dirección de
Bienes del Estado. (5)
FIN
138
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM06 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
BAJA DE BIENES MUEBLES DE CONSISTENCIA
FERROSA EN MAL ESTADO
No. de Actividades: 11 Duración Estimada: 1 día ½
• OBJETO DEL PROCESO: Recepción de bienes muebles de metal en mal estado de las Dependencias del Estado y entidades autónomas y descentralizadas.
• BASE LEGAL: Decreto 103-97 del Congreso de la República y Acuerdo Gubernativo No. 779-98. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente.
1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
2. Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 3. Analiza, verifica que la documentación este completa y coordina con Jefe
Depto. Bienes Muebles la fecha de la entrega del material ferroso. 20
minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 4. Coordina, determina la fecha de la entrega del material ferroso y emite
nombramiento para Delegado. 10
minutos
Delegado/Analista 5. Recibe los bienes muebles en mal estado en el predio de la zona 6, por medio de acta que suscribirá en el mismo acto.
1 día
Delegado/Analista 6. Certifica el acta de recepción, emite proyecto de providencia para trasladar el expediente a la Delegación de la Contraloría y traslada el expediente al Subjefe del Departamento.
40 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 7. Revisa el proyecto de providencia y la traslada para visto bueno del Jefe
Depto. Bienes Muebles. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles
8. Aprueba el proyecto y lo traslada al Delegado/Analista. 5 minutos
Delegado/Analista 9. Emite la providencia y la traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 10. Revisa providencia, aprueba y traslada para firma de Jefe Depto. Bienes
Muebles. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 11. Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
139
PROCESO: MFP-DBE-LBM06. Baja de Bienes Muebles de Consistencia Ferrosa en mal estado.
Delegado / AnalistaJefatura
Departamento Bienes Muebles
Jefe de la Sección de Bienes en TránsitoDepto. de Bienes Muebles
SubjefaturaDepartamento Bienes
Muebles
Asistente de Departamento
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el
informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento. (1)
INICIO
Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. (2)
Analiza, verifica que la documentación este completa y coordina con Jefe Depto. Bienes Muebles la fecha de la entrega
del material ferroso. (3)
Coordina, determina la fecha de la entrega del material ferroso y
emite nombramiento para Delegado. (4)
Recibe los bienes muebles en mal estado en el predio de la zona 6, por medio de acta que suscribirá en el mismo acto. (5)
Certifica el acta de recepción, emite proyecto de providencia para trasladar el expediente a la Delegación de la Contraloría y traslada el expediente al Subjefe
del Departamento. (6)
Revisa el proyecto de providencia y la traslada para visto bueno del Jefe Depto.
Bienes Muebles. (7)
Coordina, determina la fecha de la entrega del material ferroso y
emite nombramiento para Delegado. (8)
Revisa providencia, aprueba y traslada para firma de Jefe Depto. Bienes Muebles. (10)
Aprueba y firma la providencia y la traslada para visto bueno
del Director. (11)
Emite la providencia y la
traslada para firmas. (9)
FIN
140
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM07 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
RECEPCIÓN Y RESGUARDO DE BIENES EN TRÁNSITO
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 09 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Recibir bienes muebles en buen estado o en regular estado, resguardarlos en bodega, registrarlos y posteriormente emitir resoluciones de legalización de baja por traslado a las instituciones que los han entregado.
• BASE LEGAL: Artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. 5 minutos
Jefe de Sección de Bienes en Tránsito.
3. Conoce y programa la recepción de bienes muebles. 15 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 4. Recibe físicamente bienes muebles, los ingresa a bodega, actualiza el
inventario, firma el acta y solicita certificación de la misma. 8 horas
Jefe de Sección de Bienes en Tránsito. 5. Elabora proyecto de resolución de los bienes muebles recibidos y lo
traslada al Subjefe del Departamento para su revisión. 20
minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 6. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 7. Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en
Tránsito para que se emita la resolución. 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 8. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 9. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 10. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
141
Duración : 09 Horas ½ / Núm
ero de
Actividades: 10 /Ú
ltima Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U
nida
d Responsable: D
epartam
ento de Adjudicación y Legalización de Biene
s Muebles -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-LBM07. Recepción y Resguardo de Bienes en Tránsito.
JefaturaDepartamento Bienes
Muebles
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito
Depto. de Bienes Muebles
SubjefaturaDepartamento Bienes
MueblesAsistente de Departamento
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el
informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento. (1)
INICIO
Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. (2)
Conoce y programa la recepción de bienes muebles. (3)
Recibe físicamente bienes muebles, los ingresa a bodega, actualiza el inventario, firma el acta y solicita certificación de la
misma. (4)
Elabora proyecto de resolución de los bienes muebles recibidos y lo
traslada al Subjefe del Departamento para su revisión. (5)
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe
del Departamento. (6)
Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito para que se emita la
resolución. (7)
Emite la resolución y la traslada para firmas. (8)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe de Departamento. (9)
Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del
Director. (10)
FIN
142
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM08 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ADJUDICACIÓN DE BIENES MUEBLES EN TRÁNSITO
No. de Actividades: 17 Duración Estimada: 06 horas
• OBJETO DEL PROCESO: Adjudicar bienes muebles registrados como bienes en tránsito a favor de Instituciones Estatales en atención a solicitudes.
• BASE LEGAL: Artículo 3 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de los Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario. Traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
2. Conoce y asigna el expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 3. Recibe, conoce la solicitud correspondiente y establece si hay bienes
muebles en existencia. 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 4.
Sí hay existencias , Programa la entrega de bienes e informa a la Dependencia interesada.
10 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito.
5. Llegada la fecha programada para la entrega de los bienes muebles, hace entrega de los mismos, mediante acta que suscribirá en el mismo acto.
4 horas
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 6.
Elabora la certificación del acta de entrega de bienes muebles, así como el proyecto de resolución de legalización de traslado de bienes muebles y traslada el expediente al Subjefe del Departamento.
40 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 7. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 8. Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en
Tránsito. 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 9. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe del Departamento. 10. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe del Departamento. 11. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 12.
No hay existencias , Elabora proyecto de oficio informando a la Dependencia interesada y lo traslada al Subjefe del Departamento.
10 minutos
Subjefe del Departamento. 13. Revisa el proyecto de oficio y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe del Departamento 14. Aprueba el Proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito 5 minutos
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. 15. Emite el oficio y lo traslada para firmas 5 minutos
Subjefe del Departamento. 16. Revisa el oficio y lo aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe del Departamento. 17. Aprueba y firma el oficio y lo traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
143
PROCESO: MFP-DBE-LBM08. Adjudicación de Bienes Muebles en Tránsito.
JefaturaDepartamento Bienes
Muebles
Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito
Depto. de Bienes Muebles
SubjefaturaDepartamento Bienes
MueblesAsistente de Departamento
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el
informe diario. Traslada al Subjefe del Departamento. (1)
INICIOConoce y asigna el
expediente a la Sección de Bienes en Tránsito. (2)
Recibe, conoce la solicitud correspondiente y establece si
hay bienes muebles en existencia. (3)
SI NO¿Hay en existencia?
Programa la entrega de bienes e informa a la Dependencia
interesada. (4)
Llegada la fecha programada para la entrega de los bienes muebles, hace entrega de los mismos,
mediante acta que suscribirá en el mismo acto. (5)
Elabora la certificación del acta de entrega de bienes muebles, así
como el proyecto de resolución de legalización de traslado de bienes muebles y traslada el expediente al Subjefe del Departamento. (6)
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (7)
Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. (8)
Emite la resolución y la traslada para firmas. (9)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (10) Aprueba el proyecto y lo
traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. (11)
Elabora proyecto de oficio informando a la Dependencia
interesada y lo traslada al Subjefe del Departamento. (12)
Revisa el proyecto de oficio y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento.
(13)
Aprueba el proyecto y lo traslada al Jefe de la Sección de Bienes en Tránsito. (14)
Emite el oficio y lo traslada para firmas.
(15)
Revisa el oficio y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (16)
Aprueba y firma el oficio y lo traslada para visto bueno del
Director. (17)
FIN
144
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM09 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
VALUACIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL
ESTADO
No. de Actividades: 16 Duración Estimada: 02 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Determinar el valor monetario de los bienes muebles propiedad del Estado, que serán objeto de permuta o subasta pública.
• BASE LEGAL: Artículo 91 del Decreto 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado” y Acuerdo Ministerial No. 29-2002 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente. 1.
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente al Valuador. 5 minutos
Valuador 3. Analiza y verifica que la documentación esté completa, asimismo coordina y determina la fecha del avalúo.
30 minutos
Valuador 4. Llegada la fecha, realiza el avalúo correspondiente. *
Valuador 5. Elabora el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Subjefe del Departamento.
20 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 6. Revisa el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Jefe del
Departamento para su revisión y observaciones. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 7. Traslada el proyecto de informe al valuador agregando observaciones. 5 minutos
Valuador 8. Integra observaciones, emite el informe y lo traslada al Subjefe del Departamento. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 9. Revisa el informe y lo traslada al Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 10. Asigna el expediente a un analista para que elabore el proyecto de
resolución de aprobación del avalúo. 5 minutos
Analista 11. Elabora proyecto de resolución de aprobación del avalúo y lo traslada al Subjefe del Departamento.
20 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 12. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles
13. Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que se emita la resolución.
5 minutos
Analista 14. Emite la resolución y la traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 15. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 16. Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
145
Duración
Estimada: 0
2 Horas ½
/ Núm
ero de Actividad
es: 16 / Última Revisión: 19 de Octubre de
2,007
/ Unidad Responsable: D
epartamento de Adjudicación
y Leg
alización
de Bienes Mueb
les -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-LBM09. Valuación de Bienes Muebles Propiedad del Estado.
JefaturaDepartamento Bienes
Muebles
VALUADOR / ANALISTA
SubjefaturaDepartamento Bienes
Muebles
Asistente de Departamento
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por la Contraloría, anota en el
informe diario y lo traslada al Subjefe del Departamento. (1)
INICIO
Conoce y asigna el expediente al Valuador. (2)
Valuador analiza y verifica que la documentación esté completa, asimismo coordina
y determina la fecha del avalúo. (3)
Llegada la fecha, Valuador realiza el avalúo
correspondiente. (4)
Valuador elabora el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Subjefe del Departamento. (5)
Revisa el proyecto de informe de avalúo y lo traslada al Jefe del Departamento para su
revisión y observaciones. (6)
Traslada el proyecto de informe al valuador agregando observaciones. (7)
Valuador integra observaciones, emite el informe y lo traslada al
Subjefe del Departamento. (8)
Revisa el informe y lo traslada al Jefe del Departamento. (9)
Asigna el expediente a un analista para que elabore el proyecto de resolución de aprobación del avalúo. (10)
Analista elabora proyecto de resolución de aprobación del avalúo y lo traslada al Subjefe
del Departamento. (11)
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (12)
Aprueba el proyecto y lo traslada al analista para que se emita la resolución. (13)
Analista emite la resolución y la traslada
para firmas. (14)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (15)
Aprueba y firma la resolución y la traslada para visto bueno
del Director. (13)
FIN
146
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM10 ULTIMA REVISIÓN:
19/10/2007
REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS DE BIENES
MUEBLES DE DIFERENTES INSTITUCIONES DEL ESTADO
No. de Actividades: 10 Duración Estimada: 19 días
• OBJETO DEL PROCESO: Control a través de monitoreo en el Sistema de Contabilidad Integrada en red, -SICOIN-WEB- de los inventarios de bienes muebles de instituciones del Sector Público.
• BASE LEGAL: Artículo 19 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de inventarios de los bienes muebles de la Administración Pública”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Subjefe de Depto. Bienes Muebles 1. Ingresar en el SICOIN-WEB al modulo de inventarios para monitorear
información de registros de inventarios de bienes muebles. 10
minutos
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 2. Imprimir un listado general resumido de instituciones y valores de un
ejercicio fiscal, por ministerios y otras dependencias. 5 días
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
3. Consolidar la información general en un listado o recabar la información específica, que servirá de referencia para comparar con el siguiente o anterior ejercicio fiscal.
5 días
Subjefe de Depto. Bienes Muebles
4. Determinar que instituciones no están actualizadas en sus registros. 5 días
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 5.
Preparar informe a Contraloría General de Cuentas, si es que hay solicitud de información general o específica, a Dirección o informe interno sobre situación y en caso se determine desactualización.
3 días
Subjefe de Depto. Bienes Muebles 6. Trasladarlo para su aprobación. 25
minutos
Jefe Departamento / Asistente 7. Aprueba, firma y traslada a Dirección para visto bueno. 10
minutos
Director (a) 8. Recibe y firma informe. 5 minutos
Asesoría de Dirección 9. Evacua informe. 5 minutos
Asistente de Departamento
10. Archivo en el Departamento, de informe o copia. 5 minutos
147
Duración Estimada: 19 días/ Número de Actividades: 16 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: Departamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-LBM10. Registro y Control de Inventarios de Bienes Muebles de Diferentes Instituciones del Estado.
Asesoría de DirecciónDIRECCIÓNJefatura
Departamento Bienes Muebles / Analista
SubjefaturaDepartamento Bienes
Muebles
INICIO
Ingresar en el SICOIN-WEB al modulo de inventarios para monitorear información de registros de inventarios de
bienes muebles. (1)
Imprimir un listado general resumido de instituciones y valores de un ejercicio fiscal,
por ministerios y otras dependencias. (2)
Consolidar la información general en un listado o recabar la información específica, que servirá de referencia para comparar con el siguiente o
anterior ejercicio fiscal. (3)
Determinar que instituciones no están actualizadas en sus registros. (4)
Preparar informe a Contraloría General de Cuentas, si es que hay solicitud de información general o específica, a Dirección o informe interno sobre situación y en caso se determine desactualización. (5)
Trasladarlo para su aprobación. (6)Aprueba, firma y traslada a Dirección
para visto bueno. (7)Recibe y firma informe. (8) Evacua informe. (9)
Archivo en el Departamento, de informe o copia. (10)
FIN
148
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM11 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
ADMINISTRACIÓN DE SUBASTAS DE MATERIAL
FERROSO
No. de Actividades: 16 Duración Estimada: 26 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Administrar a través de la Comisión correspondiente la subasta pública de las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado.
• BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No. 779-98. Decreto No. 103-97 del Congreso de la República. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION Y LEGALIZACION DE BIENES MUEBLES Y
COMISION RESPONSABLE DE LA VENTA O PERMUTA DE PIEZAS METALICAS, MATERIALES Y DESECHOS DE HIERRO, ACERO, HIERRO, BRONCE, ALUMINIO Y OTROS METALES PROPIEDAD DEL ESTADO -COVEPPIME-.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Jefe Depto. Bienes
Muebles 1. Determina los bienes de material ferroso a subastar depositados en uno o varios predios. 8 horas
Jefe Depto. Bienes Muebles
2. Solicita al Presidente de la Comisión -COVEPPIME- que contrate los servicios de un valuador, para determinar el precio base por toneladas métricas.
10 minutos
Valuador Externo 3. Emite informe de avalúo y entrega a Presidente de Comisión -COVEPPIME-. *
Jefe Depto. Bienes Muebles 4.
Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto bueno a Dirección.
8 horas
Director (a) 5. Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. *
Asesoría Jurídica M.F.P.
6. Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación para su aprobación.
*
Procuraduría General de la Nación / Asesoría
Jurídica M.F.P. 7. Aprueba dictamen y devuelve a Asesoría Jurídica M.F.P., quien a su vez
lo envía a Bienes del Estado. *
Jefe Depto. Bienes Muebles 8. Emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos
Administrativos M.F.P. 10
minutos
Director (a) 9. Firma providencia y ordena traslado de expediente. *
Dirección de Asuntos Administrativos M.F.P. 10. Se traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos para su
revisión y elevación para refrendo del Señor Ministro. *
Ministro de Finanzas Públicas 11. Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente a la
Secretaría General de la Presidencia. *
Secretaría General de la Presidencia
12. Presidente Constitucional de la República firma el Acuerdo y ordena publicación en el Diario de Centroamérica. Devuelve expediente a -COVEPPIME-
*
Jefe Departamento y Comisión 13.
Organiza el evento y coordina otras acciones con la Comisión -COVEPPIME- entre las actividades están, publicaciones, bases, salón, pregonero, aparatos, invitados, controles internos, etc.
*
Comisión -COVEPPIME- 14. Realiza el evento, suscriben acta para dejar constancia de las
adjudicaciones. 5 horas
Comisión -COVEPPIME- 15.
Informa al Ministerio de Salud Publica y Asistencia Social y al Ministerio de Educación sobre la cantidad de recursos económicos a su favor, cuando se haya finalizado de entregar todo el material ferroso.
*
Comisión -COVEPPIME- 16. Elabora informe para el Ministro de Finanzas Públicas, Presidente de la
República y Contralor General de Cuentas. 5 horas
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
149
PROCESO: MFP-DBE-LBM11. Administración de Subastas de Material Ferroso.
MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS
Procuraduría General de La Nación
Secretaría General de la Presidencia
Asesoría JurídicaM.F.P.
Dirección de Asuntos Administrativos M.F.P.
DIRECCIÓNJEFATURA
Departamento Bienes Muebles
Valuador Externo
COVEPPIME
INICIO
Determina los bienes de material ferroso a subastar depositados en uno o varios
predios. (1)
Solicita al Presidente de la Comisión -COVEPPIME- que contrate los servicios de un valuador, para determinar el precio base por toneladas
métricas. (2)
Valuador Externo emite informe de avalúo y entrega a
Presidente de Comisión -COVEPPIME-. (3)
Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según
procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto
bueno a Dirección. (4)
Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. (5)
Procuraduría aprueba dictamen y devuelve a
Asesoría Jurídica M.F.P., quien a su vez lo envía a Bienes del Estado. (7)
Emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos Administrativos
M.F.P. (8)
Firma providencia y ordena traslado de expediente. (9)
Se traslada expediente a la Dirección de Asuntos Administrativos para su revisión y elevación para
refrendo del Señor Ministro. (10)
Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada
expediente a la Secretaría General de la Presidencia. (11)
Presidente Constitucional de la República firma el Acuerdo y ordena publicación en el Diario de Centroamérica. Devuelve expediente a -COVEPPIME-
(12)
Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación
para su aprobación. (6)
Organiza el evento y coordina otras acciones con la Comisión
-COVEPPIME- entre las actividades están,
publicaciones, bases, salón, pregonero, aparatos, invitados, controles internos, etc. (13)
-COVEPPIME- realiza el evento, suscriben acta para dejar constancia de las adjudicaciones. (14)
-COVEPPIME- Informa al Ministerio de Salud Publica y
Asistencia Social y al Ministerio de Educación sobre la cantidad de
recursos económicos a su favor, cuando se haya
finalizado de entregar todo el material ferroso. (15)
-COVEPPIME- Elabora informe para el Ministro de
Finanzas Públicas, Presidente de la República y
Contralor General de Cuentas. (16)
FIN
150
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM12 ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
SUBASTAS DE BIENES MUEBLES EN BUEN O
REGULAR ESTADO
No. de Actividades: 20 Duración Estimada: 03 días
• OBJETO DEL PROCESO: Administrar a través de la Dirección de Bienes del Estado la enajenación de bienes muebles en buen o regular estado de conformidad a procedimientos que establece la Ley de Contrataciones del Estado.
• BASE LEGAL: Decreto número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, sus modificaciones contenidas en el Decreto número 34-2001 y el Reglamento de la Ley, contenido en Acuerdo Gubernativo número 1056-92, así como Acuerdo Ministerial No. 29-2002 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES. *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Jefe Depto. Bienes Muebles 1.
Determina los bienes muebles en buen o regular estado recibidos en bodega de bienes en tránsito para enajenarlos por medio de subasta pública.
3 horas
Jefe Depto. Bienes Muebles 2. Nombra valuador del Departamento para determinar el precio base de los
bienes muebles que se pretenden subastar. 5 minutos
Valuador interno autorizado 3. Realizar avalúo y emite informe, luego lo presenta al Jefe del
Departamento. 4 horas
Jefe Depto. Bienes Muebles 4. Asigna el informe a un Analista para que emita resolución de aprobación
de avalúo. 5 minutos
Analista 5. Emite resolución de aprobación de avalúo y traslada para revisión y firma. 30 minutos
Subjefe del Departamento 6. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe Depto. / Asistente 7. Aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. 5 minutos
Director (a) 8. Firma y devuelve expediente al Departamento. 1 día
Jefe Depto. Bienes Muebles 9.
Elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según procedimientos que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto bueno a Dirección.
8 horas
Director (a) 10. Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
4 horas
Asesoría Jurídica M.F.P. 11. Emite dictamen y traslada a Procuraduría General de la Nación. *
Procuraduría General de la Nación / Asesoría
Jurídica M.F.P. 12. Aprueba dictamen y devuelve a Asesoría Jurídica M.F.P., quien a la vez
traslada a Bienes del Estado. *
Jefe Depto. Bienes Muebles
13. Emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos Administrativos M.F.P.
10 minutos
Director 14. Firma providencia y ordena el traslado del expediente. 1 hora
Asuntos Administrativos M.F.P.
15. Recibe expediente para su revisión y elevación para refrendo del Señor Ministro de Finanzas Públicas.
*
Ministro de Finanzas Públicas 16. Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente a la
Secretaría General de la Presidencia. *
Secretaría General de la Presidencia 17. Solicita a Presidente Constitucional de la República firma del Acuerdo y
ordena publicación en el Diario de Centroamérica. *
Director, Jefe Departamento y
Comisión Ejecutora 18.
Organizan el evento y coordinan otras acciones, entre ellas: publicaciones, bases, salón, pregonero, invitados, control interno, designación de Comisión Ejecutora, etc.
*
Comisión Ejecutora 19. Realiza el evento y suscriben acta para dejar constancia de las adjudicaciones.
4 horas
Comisión Ejecutora 20. Al finalizar las entregas de los bienes muebles en buen o regular estado, subastado, elabora informe para el Ministro de Finanzas Públicas y Contralor General de Cuentas.
4 horas
151
Duración Estimada: 03 días/ Número de Actividades: 20 / Ú
ltima Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / U
nidad Responsable: Departam
ento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-LBM12. Subastas de Bienes Muebles en Buen o Regular Estado..
MINISTRO DE FINANZAS PÚBLICAS
Procuraduría General de La Nación
Secretaría General de la Presidencia
Asesoría JurídicaM.F.P.
Dirección de Asuntos Administrativos M.F.P.
DIRECCIÓN
Valuador Interno Autorizado
COVEPPIME
Departamento Bienes Muebles
INICIO
Jefe Depto. Determina los bienes muebles en buen o regular estado recibidos en bodega de bienes en tránsito para enajenarlos por medio de subasta pública. (1)
Jefe Depto. nombra valuador del Departamento para
determinar el precio base de los bienes muebles que se pretenden subastar. (2)
Valuador realizar avalúo y emite informe, luego lo presenta al Jefe del Departamento. (3)
Jefe Depto. asigna el informe a un Analista para que emita resolución de aprobación de
avalúo. (4)
Analista emite resolución de aprobación de avalúo. (5)
Subjefe Depto. revisa la resolución y la aprueba para
firma del Jefe del Departamento. (6)
Jefe Depto. aprueba y firma la resolución y traslada para visto bueno del Director. (7)
Firma y devuelve expediente al Departamento. (8)
Jefe Depto. elabora proyecto de Acuerdo Gubernativo y exposición de motivos, así como bases para la subasta pública, según procedimientos
que indica la Ley de Contrataciones del Estado y traslada para visto bueno a
Dirección. (9)
Revisa y aprueba expediente. Traslada el mismo a Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas. (10)
Asesoría Jurídica emite dictamen y traslada a
Procuraduría General de la Nación. (11)
Procuraduría aprueba dictamen y devuelve a
Asesoría Jurídica M.F.P., quien a la vez traslada a Bienes del Estado. (12)
Jefe Depto. emite providencia de traslado de expediente para revisión de Asuntos Administrativos M.F.P. (13)
Asuntos Administrativos recibe expediente para su revisión y elevación para
refrendo del Señor Ministro de Finanzas Públicas. (15)
Firma providencia y ordena el traslado del expediente. (14)
Secretaría General solicita a Presidente Constitucional de
la República firma del Acuerdo y ordena publicación
en el Diario de Centroamérica. (17)
Director, Jefe Departamento y Comisión Ejecutora organizan el evento y coordinan otras
acciones, entre ellas: publicaciones, bases, salón, pregonero, invitados, control
interno, designación de Comisión Ejecutora, etc. (18)
COVEPPIME realiza el evento y suscriben acta para dejar
constancia de las adjudicaciones. (19)
COVEPPIME al finalizar las entregas de los bienes
muebles en buen o regular estado, subastado, elabora informe para el Ministro de
Finanzas Públicas y Contralor General de Cuentas. (19)
FIN
Refrenda proyecto de Acuerdo Gubernativo y traslada expediente a la Secretaría General de la
Presidencia. (16)
152
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM13A ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
PERMUTAS DE MATERIAL FERROSO –Fase 1 de 2-
(AUTORIZACIÓN)
No. de Actividades: 12 Duración Estimada: 06 horas
• OBJETO DEL PROCESO: Autorizar permutas de material ferroso propiedad de diferentes instituciones del Sector Público que tengan interés en permutar sus bienes a cambio de otros.
• BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No. 779-98. Decreto No. 103-97. • UNIDAD RESPONSABLE : COMISION RESPONSABLE DE LA VENTA O PERMUTA DE PIEZAS METALICAS,
MATERIALES Y DESECHOS DE HIERRO, ACERO, HIERRO, BRONCE, ALUMINIO Y OTROS METALES PROPIEDAD DEL ESTADO -COVEPPIME-.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Secretaria de la
Comisión 1. Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión -COVEPPIME-. 5 minutos
Presidente Comisión y Secretaria 2.
Programa y convoca a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas y de Auditoria Interna.
20 minutos
Integrantes de la Comisión 3. Conoce solicitud, analiza el expediente observando los requisitos mínimos
y determina si se autoriza o no la solicitud. 1 hora
Secretaria de la Comisión 4. Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto. (¿Se autoriza o no?) 30
minutos
Presidente de la Comisión e integrantes
de la misma 5.
No se autoriza , Notifican a la Institución interesada lo resuelto (Finaliza proceso).
30 minutos
Presidente de la Comisión e integrantes
de la misma 6.
Si se autoriza , Notifican a la Institución interesada lo resuelto requiriéndole cumplir con los requisitos para su autorización.
30 minutos
Institución interesada 7. Prepara el proyecto de Acuerdo que define las condiciones de la permuta y remite a Comisión -COVEPPIME- para solicitar la autorización respectiva.
*
Secretaria de la Comisión 8. Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión
-COVEPPIME-. 5 minutos
Presidente Comisión y Secretaria 9.
Programan y convocan a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas y de Auditoria Interna.
20 minutos
Integrantes de la Comisión 10. Analizan el proyecto, aprueban o bien sugieren enmiendas. 1 hora
Secretaria de la Comisión 11. Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto. 30
minutos
Presidente de la Comisión e integrantes
de la misma 12. Notifican a la Institución interesada, para que lleven a cabo la permuta. 30
minutos
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
REQUISITOS DEL EXPEDIENTE: INICIAR EXPEDIENTE DETERMINANDO CONVENIENCIAS, JUSTIFICACIONES PERTINENTES, AGREGAR CERTIFICACIONES DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES, EL AVALUO EFECTUADO POR VALUADOR AUTORIZADO (EXTERNO A DIRECCION DE BIENES DEL ESTADO), PROYECTO DE ACUERDO MINISTERIAL, ACOMPAÑANDO OPINION DE ASESORIA JURIDICA DE LA INSTITUCION ESTATAL INTERESADA Y LA ANUENCIA DE LA MAXIMA AUTORIDAD PARA CONTINUAR CON EL TRAMITE DE PERMUTA DE MATERIAL FERROSO. EL PROYECTO DE ACUERDO DEBE DEFINIR EN SU ARTICULADO, LAS CONDICIONES PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE LOS BIENES MUEBLES, LA DESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS Y VALORES, ASI COMO LOS QUE SE RECIBIRAN CON LA OBLIGATORIEDAD DE SUSCRIBIR ACTA EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA-RECEPCION E INCORPORARLOS AL LIBRO DE INVENTARIOS RESPECTIVO.
153
PROCESO: MFP-DBE-LBM13A. Permutas de Material Ferroso – Fase 1 de 2- (Autorización)
INSTITUCIÓN INTERESADAIntegrantes de la ComisiónPresidente de ComisiónSecretaria de Comisión
INICIO
Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión -COVEPPIME-. (1)
Conjuntamente con la Secretaria de la Comisión programa y convoca a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la
Contraloría General de Cuentas y de Auditoria Interna. (2)
Conoce solicitud, analiza el expediente observando los
requisitos mínimos y determina si se autoriza o no la solicitud. (3)
Se suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto.(¿Se autoriza o no?) (4)
SI¿Se autoriza?
NOConjuntamente con los
integrantes de la Comisión notifican a la Institución interesada lo resuelto (Finaliza proceso). (5)
FIN
Conjuntamente con los integrantes de la Comisión notifican a la Institución interesada lo resuelto requiriéndole cumplir con los requisitos para su
autorización. (6)
Prepara el proyecto de Acuerdo que define las condiciones de la permuta y remite a Comisión -COVEPPIME-
para solicitar la autorización respectiva. (7)
Recibe expediente y lo traslada al Presidente de la Comisión -COVEPPIME-. (8)
Conjuntamente con los Secretaria programan y convocan a una reunión a los representantes de la Presidencia de la República, de la Contraloría General de Cuentas y de Auditoria
Interna. (9)
Analizan el proyecto, aprueban o bien sugieren enmiendas. (10)
Suscribe acta para dejar constancia de lo resuelto.
(11)
Conjuntamente con los integrantes de la Comisión notifican a la Institución interesada, para que lleven a cabo la
permuta. (12)
FIN
NOTA: REQUISITOS DEL EXPEDIENTE:
INICIAR EXPEDIENTE DETERMINANDO CONVENIENCIAS, JUSTIFICACIONES PERTINENTES, AGREGAR CERTIFICACIONES DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES, EL AVALUO EFECTUADO POR VALUADOR AUTORIZADO (EXTERNO A DIRECCION DE BIENES DEL ESTADO), PROYECTO DE ACUERDO MINISTERIAL, ACOMPAÑANDO OPINION DE ASESORIA JURIDICA DE LA INSTITUCION ESTATAL INTERESADA Y LA ANUENCIA DE LA MAXIMA AUTORIDAD PARA CONTINUAR CON EL TRAMITE DE PERMUTA DE MATERIAL FERROSO.
EL PROYECTO DE ACUERDO DEBE DEFINIR EN SU ARTICULADO, LAS CONDICIONES PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE LOS BIENES MUEBLES, LA DESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS Y VALORES, ASI COMO LOS QUE SE RECIBIRAN CON LA OBLIGATORIEDAD DE SUSCRIBIR ACTA EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA-RECEPCION E INCORPORARLOS AL LIBRO DE INVENTARIOS RESPECTIVO.
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM13B ULTIMA REVISIÓN: 19/10/2007
PERMUTAS DE MATERIAL FERROSO –Fase 2 de 2-
(ENTREGA / RECEPCION)
No. de Actividades: 07 Duración Estimada: 08 días
• OBJETO DEL PROCESO: Autorizar permutas de material ferroso propiedad de diferentes instituciones del Sector Público que tengan interés en permutar sus bienes a cambio de otros.
• BASE LEGAL: Acuerdo Gubernativo No. 779-98. Decreto No. 103-97. • UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION Y LEGALIZACION DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO Máxima autoridad, institución Estatal 1. Refrenda el Acuerdo y se publica en el Diario de Centroamérica. *
Administración de la Institución Estatal y empresa o persona
jurídica
2. Suscribe acta para dejar constancia de la entrega-recepción de los bienes objeto de permuta, con base en lo establecido en el Acuerdo. *
Jefe de inventarios de institución Estatal
3. Opera el alza o baja en el libro de inventarios de los bienes muebles recibidos, según Acuerdo y acta. (Continúa paso 6.)
*
Jefe de inventarios de institución Estatal 4. Si la institución Estatal recibe o entrega vehículos, deberá solicitar a la
Dirección de Bienes del Estado que se legalicen los traslados. *
Dirección de Bienes del Estado 5. Emite resolución y se notifica. (Se elabora en el Departamento de
Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles) 8 días
Contraloría General de Cuentas
6. Máxima autoridad de institución interesada, solicita baja de los bienes muebles entregados y/o alza de los bienes muebles recibidos.
*
Jefe de inventarios de institución Estatal 7. Recibe resolución y opera las bajas o alzas en el libro. *
*Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
Si se reciben vehículos, entonces con certificación del acta de entrega-recepción, fotocopia de las tarjetas de circulación o de los títulos de propiedad endosados, certificación de alza de inventario y fotocopia del acuerdo, la Dirección de Bienes del Estado, emitirá resolución que confirmará la posesión de dichos vehículos, a efecto se coordine con el Departamento de Registro Fiscal de Vehículos de la S.A.T, el cambio de nombre en las tarjetas de circulación, obtención de las calcomanías y placas de uso oficial.
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Duración Estimada: 08 Días/ Número de Actividades: 07 / Última Revisión: 19 de Octubre de 2,007 / Unidad Responsable: D
epartamento de Adjudicación y Legalización de Bienes Muebles -Dirección de Bienes del E
stado -M.F.P.
PROCESO: MFP-DBE-LBM13B. Permutas de Material Ferroso – Fase 2 de 2- (Entrega / Recepción)
Dirección de Bienes del Estado
Contraloría General de Cuentas
Jefe de inventarios de institución Estatal
Administración de la Institución Estatal y empresa o persona
jurídica
Máxima autoridad, institución Estatal
INICIO
Refrenda el Acuerdo y se publica en el Diario de Centroamérica. (1)
Suscribe acta para dejar constancia de la entrega-
recepción de los bienes objeto de permuta, con base en lo
establecido en el Acuerdo. (2)
Opera el alza o baja en el libro de inventarios de los bienes muebles recibidos, según Acuerdo y acta. (Continúa paso 6.) (3)
Si la institución Estatal recibe o entrega vehículos, deberá solicitar a la Dirección de Bienes del Estado que se legalicen los traslados. (4)
Bienes del Estado emite resolución y se notifica. (Se
elabora en el Departamento de Adjudicación y Legalización de
Bienes Muebles) (5)
Máxima autoridad de institución interesada, solicita resolución a la Contraloría General de Cuentas baja de
los bienes muebles entregados y/o alza de los
bienes muebles recibidos. (6)
Recibe resolución y opera las bajas o alzas en el libro. (7)
FIN
Si se reciben vehículos, entonces con certificación del acta de entrega-recepción, fotocopia de las tarjetas de circulación o de los títulos de propiedad endosados, certificación de alza de inventario y fotocopia del acuerdo, la Dirección de Bienes del Estado, emitirá resolución que confirmará la posesión de dichos vehículos, a efecto se coordine con el Departamento de Registro Fiscal de Vehículos de la S.A.T, el cambio de nombre en las tarjetas de circulación, obtención de las calcomanías y placas de uso oficial.
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Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por :
Departamento de Estudios y Proyectos
CÓDIGO: MFP-DBE-LBM14 ULTIMA REVISIÓN:
19/10/2007
CONFIRMACIÓN DE REGISTRO DE INVENTARIO DE VEHICULOS QUE PERTENECEN A INSTITUCIONES
DEL SECTOR PÚBLICO
No. de Actividades: 14 Duración Estimada: 02 horas ½
• OBJETO DEL PROCESO: Emitir resolución que confirme el registro de inventario de vehículos, previo a gestionar ante el Departamento de Registro Fiscal de Vehículos de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- las placas oficiales o particulares, tarjeta de circulación y calcomanías correspondientes. Procedimiento incluye a instituciones autónomas y descentralizadas.
• BASE LEGAL: Artículos 21 y 36 del Decreto No. 70-94 del Congreso de la Republica “Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos”.
• UNIDAD RESPONSABLE : DEPARTAMENTO DE ADJUDICACION Y LEGALIZACION DE BIENES MUEBLES.
RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
Asistente 1. Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el informe diario. Traslada al subjefe del Departamento.
5 minutos
Subjefe Depto. Bienes Muebles 2. Conoce y asigna el expediente a Analista. 5 minutos
Analista 3. Recibe, analiza y verifica si el expediente llena los requisitos. 20 minutos
Analista 4. Sí llena los requisitos , elabora el proyecto de resolución de confirmación de registro de inventario de vehículos y lo traslada al Subjefe del Departamento para su revisión.
40 minutos
Subjefe Depto. Bienes Muebles 5. Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento 5 minutos
Jefe Depto. Bienes Muebles 6. Aprueba el proyecto y lo traslada al Analista para que se emita la
resolución 5 minutos
Analista 7. Emite la resolución y traslada para firmas. 5 minutos
Subjefe del Departamento 8. Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. 5 minutos
Jefe de Departamento / Asistente
9. Aprueba, firma la resolución y traslada para visto bueno de Director. 5 minutos
Analista 10 No llena los requisitos , entonces se elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.
20 minutos
Subjefe Depto. Bienes Muebles 11. Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del
Departamento. 5 minutos
Jefe del Departamento / Asistente
12. Revisa, aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. 20 minutos
Dirección 13. Recibe y Firma. *
Asesoría de Dirección 14. Evacua providencia. * *Nota: Es tiempo desconocido y/o aproximado, puesto que es una actividad de otras Entidades, Dependencias o Departamentos.
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PROCESO: MFP-DBE-LBM14. Confirmación de Registro de Inventario de Vehículos que pertenecen a Instituciones del Sector Público.
Asistente de Departamento
JefaturaDepartamento Bienes
MueblesANALISTA
SubjefaturaDepartamento Bienes
Muebles
Dirección
Asesoría de Dirección
INICIO
Recibe expediente de Dirección, registra en el libro de control autorizado por Contraloría, anota en el
informe diario. Traslada al subjefe del Departamento. (1)
Conoce y asigna el expediente a Analista. (2)
Recibe, analiza y verifica si el expediente llena los
requisitos. (3)
NO¿Llena los requisitos?
SI
Elabora el proyecto de resolución de
confirmación de registro de inventario de
vehículos y lo traslada al Subjefe del
Departamento para su revisión. (4)
Revisa el proyecto de resolución y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (5)
Aprueba el proyecto y lo traslada al Analista para que se emita la resolución (6)
Emite la resolución y traslada para firmas. (7)
Revisa la resolución y la aprueba para firma del Jefe del Departamento. (8)
Aprueba, firma la resolución y traslada para visto bueno de
Director. (9)
Elabora providencia para denegar solicitud y requerir cumplimiento de los requisitos de ley.
(10)
Director recibe y Firma. (12)
Revisa la providencia y lo traslada para visto bueno del Jefe del Departamento. (11)
Revisa , aprueba la providencia y traslada para firma a Dirección. (11)
Asesoría de Dirección evacua Providencia. (13)
FIN
158
Ministerio de Finanzas Públicas
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO
Elaborado por:
Departamento de Estudios y Proyectos
DEPARTAMENTO DE REGULARIZACIÓN DEL PATRIMONIO CULTU RAL, HISTÓRICO Y NATURAL DE LA NACIÓN.
• ESTE DEPARTAMENTO SE ENCUENTRA EN PROCESO DE CREACI ÓN Y AUTORIZACIÓN.
159
GLOSARIO
ADMINISTRACIÓN: Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y
prácticas que tiene como finalidad el logro de los objetivos de una organización, para
obtener resultados con mayor eficiencia, eficacia y congruencia a través de la óptima
coordinación y aprovechamiento del personal y de los recursos técnicos, materiales y
financieros.
ADJUDICACIÓN: Declaración de que algo pertenece a una persona natural o jurídica en
particular.
ADSCRIPCIÓN: Figura jurídica que se aplica cuando el Estado otorga a las entidades
que conforman el Organismo Ejecutivo, el uso de un bien inmueble de su propiedad para
un fin determinado.
AFECTACIÓN: Imponer gravamen a un bien, sujetándolo al cumplimiento de alguna
carga.
ALMACÉN: Lugar, sitio, o instalación donde se depositan mercancías o bienes.
APLICACIÓN: Programa informático completo que realiza una función específica para el
usuario.
ARCHIVO: Lugar destinado a la guarda y conservación de documentos de importancia
en forma ordenada y a efecto de que puedan ser consultados.
ARRENDAMIENTO: Función que tiene por objeto contratar la disposición o dominio
temporal de ciertos bienes sin implicar la propiedad ni la facultad de enajenar o vender
los mismos, a cambio de un pago o de una contraprestación a su propietario.
ASENTAMIENTOS HUMANOS: Núcleos de población que habitan un área físicamente
localizada, la que puede ser una finca propiedad del Estado.
AUTORIZAR: Dar permiso para realizar algo.
AVALÚO: Acción o efecto de valorar o evaluar, de señalar una cosa el valor
correspondiente a su estimación, así como también ponerle precio.
BASE DE DATOS: Uno o mas conjuntos estructurados de datos, generalmente
asociados con el software (programas utilizados por las computadoras) para actualizar,
explotar y potenciar los datos.
160
BENEFICIO SOCIAL: Acciones que emprenden las instituciones de gobierno, tendientes
al mejoramiento de los niveles de vida con base en la atención de la salud, alimentación,
educación, vivienda, servicios básicos y regularización de la tenencia de la tierra.
BIENES: Objetos tangibles o intangibles susceptibles de valor y que constituyen el
patrimonio de una persona individual o jurídica.
CAJA CHICA: Cantidad de efectivo disponible para emergencias y desembolsos
menores, la cual se liquida periódicamente.
CATASTRO: Censo, inventario. Constituye en esencia un sistema de información
íntegra sobre la propiedad y sus características. El catastro es un padrón que contiene
información relacionada con la ubicación de las fincas, propietarios, clave catastral, valor
del inmueble, uso o destino, tipo de inmueble, distribución, servicios con que cuenta, etc.
CONTRATO ADMINISTRATIVO : Acto por el cual el Estado o sus entidades
descentralizadas o autónomas, por una parte, y un ente público o privado por la otra,
manifiestan su voluntad de adquirir derechos y contraer obligaciones.
CONVOCATORIA: Anuncio o escrito con que se convoca, cita o invita para concurrir a
lugar o acto determinado.
COTIZAR: Poner o fijar precio a una cosa o servicio. Estimar, particularmente en forma
pública, el precio de una cosa o servicio. En los regímenes de seguridad social, se usa
por galicismo, como
significado de aportación periódica a los fondos de previsión social.
CUENTA "GOBIERNO DE LA REPÚBLICA-FONDO COMÚN": Es una cuenta abierta
en el Banco de Guatemala, en la cual deben situarse todos los ingresos fiscales y a la
cual deben cargarse todos los egresos presupuestarios.
DEPARTAMENTO: Área, División o rama de una Empresa o Institución sobre la cual un
administrador tiene autoridad respecto al desempeño de actividades y resultados
específicos.
DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica de una sucesión de hechos u
operaciones.
DICTAMEN: Opinión que emite una autoridad sobre alguna cosa o hecho pendiente de
resolver.
DIGITALIZADOR: Persona que se encarga de registrar electrónicamente documentos,
planos, fotografías, etc.
161
DILIGENCIA: Asunto, negocio, solicitud. Trámite de un asunto administrativo, y
constancia escrita de haberlo efectuado. Cuidado, actividad y agilidad para ejecutar un
trabajo.
DIRECCIÓN: Nombre que generalmente reciben las dependencias administrativas que
conforman a las instituciones del sector público.
DOCUMENTO: Escrito con el cual se aprueba o se hace constar un hecho pasado y
sirve como prueba del mismo.
DONACIÓN: Acto jurídico en virtud del cual se transfiere gratuitamente el dominio o los
derechos de propiedad de un bien con la finalidad de que sea usado para beneficio
social (hospital, escuela, centro de salud, etc.).
EFICACIA: Capacidad de cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad con las metas
propuestas, objetivos establecidos y producir los efectos deseados dentro de un ámbito
de incidencia específico.
EFICIENCIA: Relación existente entre los recursos aplicados y el producto final
obtenido.
EJECUCIÓN FINANCIERA: Ejecución del presupuesto en términos financieros.
ELABORAR: Transformar, realizar algo.
EMISION: Emitir, producir, difundir.
EVALUACIÓN DE PROYECTOS: Proceso por medio del cual se aplica una metodología
para determinar la conveniencia de poner en marcha un proyecto.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos, relativos a un asunto en particular; que dan fe
de la realización, de la actualización de una gestión o su trámite inicial.
FONDO ROTATIVO: Monto que la Unidad de Administración Financiera asigna
periódicamente a una dependencia en base a la liquidación de documentos de compra
de bienes y servicios.
FORMULARIO: Documento especifico para registrar información relativa a una
actividad.
FLUJOGRAMA: Representación gráfica de los pasos que conlleva un proceso.
FUNCIÓN: Es la realización de un conjunto de actividades afines y coordinadas,
necesarias para alcanzar los objetivos de un organismo, de cuyo ejercicio por lo general
es responsable un órgano o unidad administrativa.
162
GESTIÓN: Comprende toda diligencia realizada para la consecución de un fin
determinado.
HERENCIA: La propiedad que se adquiere por sucesión.
INSPECCIÓN: Observar, vigilar, examinar, reconocer atentamente una cosa o
problemática; vigilancia oficial para verificar el cumplimiento de normas y reglamentos
que regulan diferentes actividades.
INVESTIGACIÓN DE CAMPO: Investigación realizada sobre la base de la visita de
campo, obteniendo de ésta ubicación catastral o municipal, vocación, poseedores y otros
aspectos importantes del inmueble.
INVESTIGACIÓN DE GABINETE: Proceso de obtención de información de archivo
propio.
INVESTIGACIÓN REGISTRAL: Investigaciones que se realizan en base a la
información obtenida en los registros públicos de la propiedad.
LEGAJO: Bolsa de papel, donde se guardan documentos legales de fincas propiedad
del Estado, la documentación puede ser una certificación de registro, escritura pública,
Acuerdo Gubernativo, etc.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento administrativo que presenta en forma
metódica las rutinas de trabajo que se deben realizar para cumplir una determinada
función.
MODERNIZACIÓN: Proceso impulsado por las más altas autoridades gubernamentales
que busca mejorar la gestión pública a partir de principios básicos de innovación para
encontrar nuevas y diferentes formas de realizar las cosas; renovación, para tomar
experiencias exitosas del pasado y aplicarlas de nuevo a las condiciones actuales;
actualización, para adaptarse y dar respuesta a la dinámica social que se presenta, de
tal suerte que la modernización se constituya en instrumento de gobierno que permita
recobrar la confianza de la población en su autoridades.
NOTIFICAR: Dar a conocer en forma legal a los interesados la resolución que se dio a
su solicitud, entregando para el efecto cédula de notificación, copia de la resolución y
otros documentos que la misma determine que debe hacer conocer, con la finalidad de
garantizar el derecho de defensa y que se pueda interponer algún medio de defensa
cuando sea pertinente.
163
OBJETIVO: Fin o meta que se pretende alcanzar para satisfacer una necesidad o
demanda, a través de acciones susceptibles de ser medidas en calidad, cantidad o
tiempo.
OPTIMIZACIÓN: Máximo grado de aprovechamiento en la administración de recursos.
PATRIMONIO ESTATAL: Conjunto de bienes muebles e inmuebles pertenecientes a un
Estado, además de los derechos que sobre los mismos ejerce y de las inversiones
financieras realizadas, los cuales posee a título de propietario para llevar a cabo sus
funciones.
PERMUTA: Contrato por medio del que se transfiere la propiedad de un bien a cambio
de otro, cada permutante es vendedor de la cosa que da y comprador de la cosa que
recibe.
PRODUCCIÓN: Proceso donde se combinan bienes de capital, tecnología, mano de
obra y capacidad organizacional para obtener productos y servicios.
PLAN OPERATIVO ANUAL: Documento que describe las metas y actividades que
deben realizarse para lograr los objetivos operacionales de la dependencia o institución.
PUESTO: Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de
actividades que debe realizar una persona para ser titular.
REGULARIZAR: Adecuar una relación contractual existente en base a una nueva norma
o reglamento vigente.
PLANOS TOPOGRÁFICOS: Documento gráfico que describe la forma, ubicación,
medidas y colindancias de un inmueble determinado.
SERVIDUMBRE: Es la limitación a la propiedad impuesta sobre un inmueble, para uso
de otro inmueble de distinto dueño, para utilidad pública o comunal.
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Acción y efecto de simplificar, es decir hacer las
cosas más simples, sencillas y fáciles, o bien modificar la forma de hacer las cosas por
otra mas breve y menos complicada.
SUBASTA: Acto por medio del cual se persigue convocar a un gran número de
oferentes con el propósito de adjudicar un bien o servicio al mejor postor y lograr
transparencia en el proceso.
TITULACIÓN SUPLETORIA: Consiste en registrar la posesión de bienes inmuebles que
carezcan de inscripción en el Registro de la Propiedad, a favor del Estado, de entidades
descentralizadas o autónomas.
164
TOPOGRAFÍA: Ciencia que estudia el conjunto de procedimientos para determinar las
posiciones de puntos sobre la superficie de la tierra, por medio de medidas según los
tres elementos del espacio (X, Y, Z). Estos pueden ser: dos distancias y una elevación,
o una distancia, una dirección y una elevación.
UNIFICACIÓN REGISTRAL: Acto por el cual dos o más fincas se unifican, porque
físicamente conforman un solo cuerpo.
USUFRUCTO: Es el derecho real de usar y gozar de un inmueble, propiedad del Estado,
por un plazo determinado y para un fin específico, otorgándose a favor de entidades del
Estado y a otras entidades no estatales.