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Contraloría General de Cuentas

Dirección de Auditoria Gubernamental

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL



2

ÍNDICE Página

Objetivo……………………………………………………………………. 1

Marco Legal………………………………………………………………. 2

Red de Procesos…………………………………………………………. 3 Procedimiento Recepción de Documentos Varios……………….. 4

Diagrama de Flujo……………………………………………………… 5

Procedimiento Recepción de Informes de Cargos Provisionales……………………………………………………………..

6


Procedimiento Recepción de Informes de Cargos Definitivos.. 8 Diagrama de Flujo……………………………………………………… 10

Procedimiento Recepción de Sanciones Económicas………….. 11

Diagrama de Flujo……………………………………………………… 12 Procedimiento Recepción de Denuncias………………………….. 13


Procedimiento Recepción de Opiniones Técnicas………………. 16

Diagrama de Flujo……………………………………………………… 17 Procedimiento Recepción de Solicitudes del Ministerio Público 18


Procedimiento Recepción de Solicitudes del Congreso de la República…………………………………………………………………

21


Procedimiento Citaciones Congreso de la República………….. 24 Diagrama de Flujo………………………………………………………

Procedimiento Elaboración Plan Operativo Anual………………

Diagrama de Flujo……………………………………………………...

25

26

27 Procedimiento Elaboración de Nombramiento de Auditoría de

Presupuesto........................................................................

28


Procedimiento Elaboración de Nombramiento de Auditoría de Examen Especial………………………………………………………..

31


Procedimiento Revisión del Informe de Auditoría………………. 34 Diagrama de Flujo……………………………………………………… 38

Simbología Básica para la Descripción de Procedimientos

Administrativos………………………………………………………….

41



1

OBJETIVO

Fiscalizar las cuentas de los Organismos Judicial, Legislativo, Ejecutivo,

entidades descentralizadas y autónomas ubicadas dentro de la

organización administrativa del sector público, abarcando todas sus operaciones relacionadas con la administración y custodia de fondos o

bienes públicos que reciban conforme el ámbito de competencia

contemplado en el artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.



2

MARCO LEGAL

La Dirección de Auditoría Gubernamental tiene su fundamento legal de creación en el Artículo 36 del Acuerdo Gubernativo 318-2003 de fecha 19

de mayo de 2003, del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de Cuentas.



3

RED DE PROCESOS

PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA

Subcontraloría de

Calidad de Gasto

Público

Dirección de

Auditoría

Gubernametal

Funciones de control

gubernamental

externo

Recepción de Documentos

Varios

Recepción de Informes de

Cargos Provisionales

Recepción de Informes de

Cargos Definitivos

Recepción de Sanciones

Económicas

Recepción de Denuncias

Recepción de Opiniones

Técnicas

Recepción de solicitudes del

Ministerio Público

Recepción de solicitudes del

Congreso de la República

Citaciones Congreso de la

República

Elaboración de Nombramiento de

Auditoría de Presupuesto

Elaboración de Nombramiento de

Auditoría de Examen Especial

Revisión del Informe de

Auditoría

Elaboración de Plan Operativo

Anual



4

Dirección de Auditoría Gubernamental

Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Auditoría

Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Documentos Varios Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: Febrero / 2013

Paso Actividad Responsable Unidad

Administrativa

1

Recibe documento proveniente de Despacho Superior, Secretaría General, Subcontralor de Calidad de

Gasto Público o del Subcontralor de Probidad Recepcionista

Dirección de Auditoría

Gubernamental

2

Revisa y le asigna número de registro correlativo, adicional al ya asignado por el Sistema de Auditoría Gubernamental y traslada

3

Recibe, revisa y margina para ser trasladado al Subdirector, Abogados, Recepción de Informes o Supervisores Generales y traslada

Director de Auditoría

Gubernamental

4

Reciben, revisan, analizan y devuelven adjuntando la opinión, trámite o diligencia que corresponda y trasladan

Subdirector, Abogados,

Recepción de Informes o

Supervisores Generales

5 Recibe, revisa y ordena que se diligencie a donde corresponde y traslada


Gubernamental

6 Recibe y elabora providencia para su traslado

Asistente Administrativo

7 Fin del Procedimiento



5

DIAGRAMA DE FLUJO:

Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1

Nombre de la Dependencia: Dirección de Auditoría Gubernamental

Nombre del Procedimiento: Recepción de Documentos Varios

Director

Subdirector,

Abogados, Recepción

de Informes o

Supervisores

Generales

Asistente

AdministrativoRecepcionista

Inicio

Recibe documento

provenientes de la

dependencia que

corresponde

Revisa, asigna

número

correlativo,

adicional al del

SAG y traslada

Recibe, revisa,

margina y traslada

a quien

corresponda

Reciben, revisan,

analizan y devuelven

adjuntando opinión,

trámite o diligencia

que corresponda y

traslada

Recibe, revisa y

ordena que se

diligencie a donde

corresponde y

traslada

Recibe y elabora

providencia para

su traslado

Fin



6



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Informes de Cargos

Provisionales

Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Recibe el informe de cargos provisional de parte del Auditor y Supervisor responsable y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2 Recibe, revisa y asigna número correlativo y traslada


3

Recibe, revisa y margina para trasladar a los Abogados Asesores de la Dirección de Auditoría Gubernamental y traslada


Gubernamental

4 Reciben, analizan y emiten opinión sobre la formulación de cargos provisionales y trasladan

Abogados Asesores

5 Recibe y ordena se diligencie y traslada


Gubernamental

6 Elabora providencia para Supervisor y Auditor Gubernamental para lo que corresponda





7

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Recepción de Informes de Cargos Provisionales

Asistente

Administrativo Director

Abogados

Asesores Recepcionista

Inicio

Recibe informe

de Cargos

Provisional y

traslada

Recibe, revisa y

asigna número

correlativo y

traslada

Recibe, revisa,

margina y

traslada a donde

corresponde

Reciben, analizan,

emiten opinión sobre

la formulación de

cargos provisionales y

trasladan

Recibe y ordena

se diligencie y

traslada

Elabora providencia

para Supervisor y

Auditor

Gubernamental para

lo que corresponda

Fin



8



Gubernamental


Definitivos

Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Recibe, revisa el Informe de Cargos y rubrica para que se recepcione en la Dirección y devuelve

Encargada de Recepción de

Informes


Gubernamental

2 Recibe el informe de cargos de parte del Auditor y Supervisor responsable y traslada

Recepcionista

3

Recibe, revisa y extrae lo más importante del Informe de Cargos, monto, responsables e irregularidad y traslada, para la base de datos


4 Recibe, revisa y margina para ser remitido a la Dirección de Asuntos Jurídicos


Gubernamental

5 Recibe y elabora providencia a la Dirección de Asuntos Jurídicos para que emita Opinión y traslada


6

Recibe, analiza y emite opinión y devuelve la formulación de cargos, la que puede ser procedente o improcedente y traslada

Asesor Jurídico Dirección de

Asuntos Jurídicos

7 Recibe, revisa, providencia a Supervisor y Auditor y traslada


Dirección de

Auditoría

Gubernamental 8

Si opinión es procedente notifican a cada uno de los responsables el informe de cargos e improbación de la cuenta

Auditor y Supervisor

9 Si opinión es improcedente notifican la aprobación de la cuenta



9



Gubernamental


Definitivos

Hoja 2 de 2



Administrativa

10

Notificado el Informe de Cargos e improbación de la cuenta a los responsables, devuelven a la Dirección de Auditoría Gubernamental adjuntando las copias que solicita la Dirección de Asuntos Jurídicos y trasladan



Gubernamental

11

Recibe y elabora providencia para devolver a la Dirección de Asuntos Jurídicos el Informe de Cargos Definitivo debidamente notificado para que se inicie el Juicio de Cuentas correspondiente


12

Recibe Informe de Cargos Definitivo, traslada a donde corresponde para que elaboren memorial de demanda, lo interpongan y le den seguimiento al Juicio, traslada copia del memorial de demanda


Dirección de Asuntos Jurídicos

13

Recibe copia del memorial de demanda y elabora providencia para

Auditor y Supervisor trasladando copia del memorial de demanda



Gubernamental

14 Archiva copia




10

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Recepción de Informes de Cargos Definitivos

RecepcionistaAsistente

AdministrativoDirector

Auditor y

Supervisor

Encargada de

Recepción de

Informes

Revisa el Informe de

Cargos y rubrica para

que se recepcione en

la Dirección y traslada

Inicio

Recibe de parte del

Supervisor y

Auditor y traslada

el Informe de

Cargos

Recibe, revisa y

extrae lo más

importante para

base de datos y

traslada

Recibe, revisa y

margina para remitir a

Dirección de Asuntos

Jurídicos para opinión

y traslada

Recibida opinión,

elabora

providencia a

supervisor y

Auditor y traslada

Recibe y elabora

providencia para

Dirección de Asuntos

Jurídicos para que

emita opinión

Opinión es

procedente

SiNo

Notifican la

aprobación de la

cuenta

Notifican a

responsables el

informe de cargos

e improbación de

la cuenta

Reciben, Revisan,

si opinión es

procedente o

improcedente

Notificado,

trasladan

adjuntando las

copias

correspondientes

Recibe, providencia y

traslada a Dirección

de Asuntos Jurídicos

para inicio Juicio de

Cuentas

Recibe copia de

memorial de demanda

presentada y traslada

copia a Supervisor y

Auditor

Archiva

copia

Fin



11



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Sanciones Económicas Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Entrega en Recepción de Informes la Sanción Económica, para revisión

Coordinador


Gubernamental

2

Recibe Sanción Económica y revisa

que esté de conformidad con el contenido de las acciones administrativas de cada hallazgo contenido en el informe de auditoría

Recepción de Informes

3

Revisada la sanción económica y si está correcta, queda en resguardo

4 Si en la revisión se encuentran errores se devuelve para corrección

5 Realiza las correcciones a la Sanción la Comisión de Auditoría

Coordinador

6 Sanción Económica queda en resguardo





12

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Recepción de Sanciones Económicas

Recepción de InformesCoordinador de Auditoría

Inicio

Entrega Sanción

Económica para

revisiòn

Recibe y revisa que esté

de acuerdo con las

acciones administrativas

de cada hallazgo

Fin

Sanción está

correcta

SiNo

Se devuelve para

corrección a la

Comisión de

Auditoría

Queda en

resguardo

Realizan las

correcciones a la

Sanción Económica

y traslada

Queda en

resguardo



13



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Denuncias Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Recibe la denuncia del Auditor y Supervisor responsable y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2

Recibe, asigna número de registro

correlativo, extrae lo más importante (monto, responsables e irregularidades) y traslada


3 Recibe, revisa, margina y traslada Director de

Auditoría Gubernamental

4 Elabora providencia para remitir a la Dirección de Asuntos Jurídicos


5 Emite opinión la que puede ser procedente o improcedente y traslada

Abogado Asesor Dirección de

Asuntos Jurídicos

6

Revisa el dictamen de la Dirección de Asuntos Jurídicos si es procedente, elabora providencia al Auditor y Supervisor para que preparen las copias respectivas y trasladan



Gubernamental

7

Si la opinión es improcedente se elabora providencia al Auditor y Supervisor para que se pronuncien al respecto, igualmente traslada

8 Reciben denuncia, si es procedente prepara las copias correspondiente

Auditor y Supervisor Gubernamental

9 Si la denuncia es procedente recibe y revisa que se hayan adjuntado las copias solicitadas




14


Dirección, Unidad, Departamento o Sección: Dirección de Auditoría Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Denuncias Hoja 2 de 2



Administrativa

10

Elabora providencia para devolver a la Dirección de Asuntos Jurídicos quien a su vez la remitirá al Ministerio Público, debiendo devolver

copia con sello de recibido del Ministerio Público


Dirección de Auditoría Gubernamental 11

Recibe proveniente de la Dirección de Asuntos Jurídicos copia de la denuncia con el sello de recibido en el Ministerio Público

12

Elabora providencia para el Auditor y Supervisor, haciendo de su conocimiento que la denuncia ya fue recibida en el Ministerio Público




15

DIAGRAMA DE FLUJO:


Nombre de la Dependencia Dirección de Auditoría Gubernamental

Nombre del Procedimiento: Recepción de Denuncias


GubernamentalAsistente

Administrativo

Director

Auditora

Gubernamental

Abogado Dirección de Asuntos

JurídicosRecepcionista

Inicio

Recibe denuncia

del Auditor y

Supervisor y

traslada

Recibe, registra,

asigna número

correlativo extrae

lo más importante

y traslada

Recibe, revisa,

margina y

traslada

Elabora

providencia para

remitir a la

Dirección de

Asuntos Jurídicos

Revisa el dictamen

juridico si es

procedente traslada al

Auditor para que

preparen copias y

traslada

Emite opinión la

que puede ser

procedente o

improcedente y

traslada

Si la opinión es

improcedente se

elabora

providencia al

Auditor y traslada

Si la denuncia es

procedente recibe y

revisa que se hayan

adjuntado las copias

solicitadas

Recibe copia de la

denuncia con el

sello de recibido en

el Ministerio

Público

Providencia a

Supervisor y Auditor

indicando que la

denuncia fue recibida

en el MP.

Fin

Reciben denuncia,

si es procedente

prepara las copias

correspondiente

Elabora providencia

para Asuntos

Jurídicos para que

se presente en el

Ministerio Público



16



Procedimiento: Recepción de Opiniones Técnicas Hoja 1 de 1



Administrativa

1 Recibe documento proveniente de Secretaria General y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2

Recibe, revisa, asigna número de

registro correlativo adicional al ya asignado por el Sistema de Auditoría Gubernamental y traslada


3 Recibe, revisa, margina y traslada Director de


4

Recibe, asigna número de Opinión técnica y elabora providencia para remitirlo a los Supervisores Generales y/o Abogados Asesores


5 Emite opinión técnica, la firma y devuelven al Director para su visto bueno

Supervisores Generales y/o

Abogados Asesores

6 Firma de visto bueno y traslada Director de


7

Elabora providencia para remitir opinión técnica a la Secretaría General para que se remita al

interesado





17

DIAGRAMA DE FLUJO



Nombre del Procedimiento: Recepción de Opiniones Técnicas

Asistente

Administrativo Director

Supervisor y/o

Asesores AbogadosRecepcionista

Inicio

Recibe documento

proveniente de

Secretaría General y

traslada

Revisa, asigna número

de registro correlativo

adicional al ya

asignado por el

Sistema

Recibe, revisa,

margina y traslada

Asigna número de

Opinión técnica,

elabora providencia

y traslada

Emiten Opinión

Técnica, la firman y

devuelven al Director

para Visto Bueno

Firma de visto

bueno y traslada

Elabora providencia

para remitir opinión

técnica a la Secretaría

General para que se

remita al interesado

Fin



18



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Solicitudes del Ministerio Público

Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Recibe solicitud de la Recepción de Documentos Especiales y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2

Recibe Solicitud y le asigna un

número de registro correlativo adicional al ya asignado por el Sistema Auditoría Gubernamental y traslada


3

Recibe, revisa y ordena sea trasladado a donde corresponda según sea requerimiento del Ministerio Público (Solicitud de Auditoría o informe certificado y traslada


Gubernamental

4 Recibe, y traslada al Subdirector para su conocimiento


5

Reciben, revisan y emiten proyecto de nombramiento y trasladan en el caso de que se trate de solicitud de auditoría

Subdirector y/o Supervisores

Generales

6 Recibe, revisa y ordena elaborar el nombramiento de Auditoría de Examen Especial y traslada Director de


7

Si se trata de solicitud de informe certificado ordena sea remitido a Recepción de Informes para que lo diligencie

8

Elabora nombramiento de Auditoría de Examen Especial, el cual sigue todos los procedimientos para los nombramientos de Auditoría de Examen Especial




19



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Solicitudes del Ministerio Público

Hoja 2 de 2



Administrativa

9 Entrega nombramiento firmado por la autoridad correspondiente a la comisión de Auditoría nombrada



Gubernamental

10 Solicita a Secretaría General certificación del informe y devuelve


11

Recibe y elabora providencia para trasladarlo a Secretaría General, quien a su vez deberá remitirlo al Ministerio Público





20

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitudes del Ministerio Público

Asistente Administrativo Director

Subdirector y/o

Supervisores

Generales

Recepción de

InformesRecepcionista

Inicio

Recibe solicitud de

la Recepción de

Documentos

Especiales y

traslada

Recibe, asigna

número

adicional al del

SAG y traslada

Recibe, revisa y

ordena traslado

a donde

corresponda

Recibe y traslada

al subdirector para

su conocimiento

Reciben, revisan y

emiten proyecto de

nombramiento en

caso de que sea

solicitud de auditoria

Recibe, revisa y

ordena elaborar el

nombramiento de

Auditoria de Examen

Especial y traslada

Si se trata de solicitud

de informe certificado

ordena sea remitido a


Elabora

nombramiento de

Auditoria Especial

Entrega

nombramiento

firmado por la

autoridad

correspondiente a la

comisión de Auditoria

Solicita a Secretaria

General certificación

del informe y

devuelve

Recibe y elabora

providencia y

traslada a Secretaria

General

Fin



21



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Solicitudes del Congreso de la República

Hoja 1 de 2



Administrativa

1 Recibe solicitud de la recepción de Documentos Especiales y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2

Recibe solicitud y le asigna un número de registro correlativo adicional al ya asignado por el Sistema Auditoría Gubernamental y traslada

Asistente

Administrativo

3

Recibe, revisa y ordena sea trasladado a donde corresponda según sea requerimiento del Congreso de la República (Solicitud de Auditoría, informe u otra información y traslada)


Gubernamental

4 Recibe, y traslada al Subdirector para su conocimiento


5

Reciben, revisan y emiten proyecto de nombramiento y trasladan en el caso de que se trate de solicitud de auditoría

Subdirector y/o Supervisores

Generales

6 Recibe, revisa y ordena se elabore en forma definitiva el nombramiento de Auditoría Examen Especial y traslada Director de


7

Si se trata de solicitud de informe certificado ordena sea remitido a Recepción de Informes para que lo diligencie

8

Elabora nombramiento de Auditoría de Examen Especial, el cual sigue todos los procedimientos para los nombramientos de Auditoría de Examen Especial




22



Gubernamental

Procedimiento: Recepción de Solicitudes del Congreso de la República

Hoja 2 de 2



Administrativa

9 Solicita a Secretaria General certificación del informe y devuelve


Dirección de

Auditoría Gubernamental 10

Recibe y elabora providencia para trasladarlo al Despacho Superior, para que si lo estima conveniente lo remita al Congreso de la República





23

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitudes del Congreso de la República

Asistente Administrativo Director

Subdirector y/o

Supervisores

Generales

Recepción de

InformesRecepcionista

Inicio

Recibe solicitud de

la Recepción de

Documentos

Especiales y

traslada

Recibe solicitud y

le asigna un

numero correlativo

del SAG

Recibe, revisa

ordena traslado a

donde

corresponda

Recibe, y traslada

al Subdirector

para su

conocimiento

Reciben, revisan y

emiten proyecto de

nombramiento y

trasladan en el caso

de solicitud de

auditoria

Recibe, revisa y

ordena se elabore en

forma definitiva el

nombramiento de

Auditoria y traslada

Si se trata de

solicitud de informe

certificado ordena

sea remitido a

Recepción de

Informes

Elabora

nombramiento de

Auditoria de

Examen Especial

Solicita a Secretaría

General certificación

de Informe y

devuelve

Recibe y elabora

providencia para

trasladarlo al Despacho

Superior para que si lo

estima conveniente lo

remita al Congreso de la

Republica

Fin



24



Gubernamental

Procedimiento: Citaciones Congreso de la República Hoja 1 de 1



Administrativa

1

Recibe el nombramiento recaído en el Director o Subdirector hecho por el Despacho Superior de la citación

efectuada por el Congreso y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2

El Director o Subdirector se presentan al Congreso en cumplimiento al nombramiento realizado

Director o Subdirector de


3

Participan y actúan conforme les corresponde y posteriormente rinden informe de lo actuado el cual suscriben y trasladan

4 Elabora oficio y adjunta informe y traslada al Despacho Superior





25

DIAGRAMA DE FLUJO



Nombre del Procedimiento: Citaciones Congreso de la República

Director/Subdirector Asistente

AdministrativoRecepcionista

Inicio

Recibe el

nombramiento recaído

en el Director o

Subdirector hecho por

el Despacho Superior

Se presentan al

Congreso en

cumplimiento al

nombramiento

realizado

Participan y actúan

conforme les

corresponde y rinden

informe de lo actuado

Elabora oficio y

adjunta informe y

traslada al

Despacho Superior

Fin



26



Gubernamental

Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Anual –POA- Hoja 1 de 1

Fecha de Elaboración: Febrero /2012

Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa

1

Recibe la capacitación para elaborar el Plan Operativo Anual –POA- según las fechas establecidas

Subdirector


Gubernamental

2 Elabora el Plan Operativo Anual –

POA- tomando en cuenta lo establecido en la capacitación

3

Imprime y traslada el Plan Operativo Anual –POA- al Asistente Administrativo de Subdirección para que elabore el oficio para enviarlo

4 Recibe el Plan Operativo Anual –POA- y elabora el oficio Asistente

Administrativo De la Subdirección 5 Traslada el POA y el oficio para

visto bueno del Director

6 Recibe, revisa, analiza y firma el Plan Operativo Anual –POA- y el oficio

7

Traslada al Asistente Administrativo de la Subdirección para su envío a la Unidad de Planificación

Director

8 Traslada original y fotocopia a la

Unidad de Planificación Asistente

Administrativo De la Subdirección

9 Archiva fotocopia con el sello de recibido por la Unidad de Planificación




27

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Anual -POA-


de SubdirecciónDirectorSubdirector

Inicio

Recibe

capacitación para

elaborar Plan

Operativo Anual

Elabora POA,

tomando en cuenta

lo establecido en la

capacitación

Imprime y traslada el

POA al Asistente

Administrativo de

Subdirección quien

elabora oficio para

enviarlo

Recibe, revisa,

analiza y firma el

POA y el oficio

Traslada al Asistente

Administrativo de

Subdirección para envío

a la Unidad de

Planificación

Traslada original y

fotocopia a la

Unidad de

Planificación

Archiva fotocopia

con el sello de

recibido por la

Unidad de

Planificación

Fin

Traslada POA y

oficio para visto

bueno del Director

Recibe POA y

elabora oficio y

traslada



28



Procedimiento: Elaboración de Nombramiento de Auditoría

de Presupuesto

Página 1 de 2



Administrativa

1

Con base a la planificación correspondiente organiza y conforma las 113 comisiones para que practiquen Auditoría financiera y

Presupuestaria que incluya la evaluación de aspectos de cumplimiento y de gestión y traslada


Gubernamental


Gubernamental

2

Recibe los cuadros con los nombres de los Auditores Gubernamentales, Supervisores Generales y Supervisores de campo, distribuido en las 113 entidades a fiscalizar


3

Elabora nombramientos e ingresa al Sistema de Auditoría Gubernamental –SAG- el nombre de la entidad a fiscalizar el cual automáticamente le asigna el numero de auditoría y traslada

4 Firma el nombramiento y ordena traslado al Subcontralor de Calidad de Gasto Público y devuelve


Gubernamental

5

Traslada el nombramiento al despacho del Subcontralor de Calidad

de Gasto Público, por medio del libro de conocimientos internos para firma

Asistente

Administrativo

6 Recibe revisa y traslada para firma Asistente

Administrativo Ejecutivo

Subcontraloría de Calidad de Gasto

Público 7

Recibe, revisa, firma y traslada Subcontralor de Calidad de Gasto

Público



29



Procedimiento: Elaboración de Nombramiento de Auditoría de Presupuesto

Hoja 2 de 2



Administrativa

8 Recibe el nombramiento ya firmado por el Subcontralor de Calidad de

Gasto Público Asistente Administrativo


Gubernamental

9 Notifica al Auditor Gubernamental y Supervisor Gubernamental el nombramiento efectuado

10 Reciben, revisan y firman de recibido la copia del nombramiento y trasladan


11 Oficializa el nombramiento por medio del Sistema de Auditoría Gubernamental Asistente

Administrativo

12 Archiva provisionalmente, en tanto la comisión nombrada procede a entregar el informe respectivo




30

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nombramiento de Auditoría de

Presupuesto

SubcontralorAsistente

Administrativo

Asistente

Administrativo

Ejecutivo

Auditor y

SupervisorDirector

Inicio

Con base en la

planificación organiza y

conforma las 113

comisiones para que

practiquen Auditoria

financiera y

Presupuestaria

Recibe los cuadros

con las 113

comisiones ya

integradas

Firma

nombramientos y

ordena traslado al

Subcontralor de

Calidad de Gasto

Público

Por medio del libro

de conocimiento

traslada al Sub

Contralor de Calidad

de Gasto

Recibe, revisa,

y traslada para

firma

Recibe

nombramiento ya

firmado por el

Subcontralor de

Calidad de Gasto

Publico

Reciben, revisan y

firman de recibido

copia del

nombramiento y

devuelve

Oficializa

nombramiento por

medio del sistema

SAG

Archiva

Fin

Elabora

nombramientos los

ingresa al SAG y

traslada

Recibe, revisa

firma y

traslada

Notifica al Auditor

Gubernamental el

nombramiento

efectuado



31



Gubernamental


de Exámen Especial

Hoja 1 de 2



Administrativa

1

Recibe, analiza e ingresa al Sistema de Gestión de Expedientes, el expediente que contiene solicitud de Auditoría y traslada

Recepcionista


Gubernamental

2 Recibe expediente y procede a analizar la documentación que se adjunta a la solicitud de auditoría


Gubernamental 3

Margina al Subdirector de Auditoría Gubernamental para evaluación técnica del expediente

4 Evalúa la solicitud y elabora proyecto de nombramiento para llevar a cabo la Auditoría solicitada y traslada

Subdirector de Auditoría

Gubernamental

5

Analiza y verifica la disponibilidad de personal y tiempo de ejecución de la Auditoría, asigna Auditor y Supervisor y el plazo de la Auditoría y traslada


Gubernamental

6

Elabora nombramiento e ingresa al Sistema de Auditoría Gubernamental –SAG- el nombre de la entidad a

fiscalizar, el cual automáticamente le asigna un número de auditoría y traslada

Asistente

Administrativo

7 Recibe, analiza y firma el nombramiento y traslada


Gubernamental

8

Recibe y traslada a la Subcontraloría de Calidad de Gasto Público por medio de conocimiento llevado en un libro para el efecto




32



Gubernamental


de Exámen Especial

Hoja 2 de 2



Administrativa

9 Recibe y traslada el expediente para firma


Ejecutivo


Público 10

Recibe y firma el nombramiento y traslada

Subcontralor de Calidad de Gasto

Público

11 Recibe y traslada el expediente firmado


Ejecutivo

12 Recibe el nombramiento en la dirección procede a notificar al Auditor y Supervisor



Gubernamental 13

Reciben y firma de recibido copia del nombramiento trasladan


14 Oficializa el nombramiento por medio del Sistema de Auditoría Gubernamental


15 Fin del procedimiento



33

DIAGRAMA DE FLUJO:



Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nombramiento de Auditoría de

Examen Especial

Supervisor y

AuditorDirector

Asistente

Administativo

Asistente

Administrativo

Ejecutivo y

Subcontralor

Recepcionista

Inicio

Recibe, analiza e

ingreso al Sistema de

Gestión de Expedientes

solicitud de Auditoría y

traslada

Recibe, analiza

documentación

adjunta y margina

al Subdirector

Subdirector hace

evaluación técnica del

expediente y de lo

solicitado, elabora

proyecto de

nombramiento y traslada

Director verifica

disponibilidad de

personal, tiempo de

ejecución, asigna

Supervisor y Auditor

Elabora

nombramiento e

ingresa al SAG y

traslada

Recibe, analiza y

firma

nombramiento y

traslada

Traslada a

Subcontraloría de

Calidad de Gasto

Público por medio de

conocimiento

Recibe y traslada

expediente

nombramiento

para firma

Subcontralor de Calidad

de Gasto Público Recibe

y firma el nombramiento

y devuelve

Recibe y traslada el

expediente y

nombramiento a la

Dirección de Auditoria

Gubernamental

Recibe expediente y

nombramiento y

notifica a Supervisor

y Auditor

Reciben y firman

de recibido copia

del nombramiento

y trasladan

Oficializa el

nombramiento por

medio del Sistema

SAG

Fin



34



Gubernamental

Procedimiento: Revisión del Informe de Auditoría Hoja 1 de 4



Administrativa

1 Generado el Informe de Auditoría lo presentan en Recepción de Informes



Gubernamental

2 Revisa que el Informe cumpla con todos requisitos exigidos para este tipo de informes y traslada


3 Recibe y traslada

Recepcionista

4 Recibe, revisa y asigna revisor y traslada


Gubernamental

5 Recibe y traslada

Recepcionista

6 Recibe y traslada Recepción de

Informes

7 Revisa, efectúa correcciones que estima conveniente y traslada

Revisor

8 Recibe y traslada para que efectúen correcciones

Recepcionista

9 Recibe y hace las correcciones necesarias y traslada

Supervisor

10 Recibe y traslada nuevamente

Recepcionista

11

Recibe y revisa las correcciones que

se efectuaron

Revisor

12

Si están a su satisfacción elabora oficio dirigido al Director, haciéndole ver que cumple con lo requerido y que puede continuar su trámite y traslada

13 Recibe y por medio de oficio traslada a la Subdirección para revisión y firma

Recepcionista



35






Administrativa

14 Recibe y traslada Asistente

Administrativo de la Subdirección


Gubernamental

15 Recibe, revisa, firma y traslada Subdirector de

Auditoría

Gubernamental


Administrativo de la Subdirección

17 Recibe y traslada Recepcionista

18 Recibe, revisa, firma, ordena elaboración de providencia y traslada


Gubernamental

19 Recibe y elabora providencia para ser traslado a la Subcontraloría de Calidad del Gasto Público




Subcontraloría de

Calidad de Gasto

Público

21 Recibe y revisa el informe, si no tiene correcciones se traslada para su autorización y firma

Asesor del Subcontralor de Calidad de Gasto

Público



23 Autoriza y firma el informe correspondiente y traslada

Subcontralor de Calidad de Gasto

Público



36



Gubernamental




Administrativa

24 Recibe y elabora providencia a la Dirección y traslada, sigue paso 31 Asistente



Público 25 Recibe y revisa el informe, si tiene correcciones se devuelve a la Dirección con sello de providencia

26 Recibe y traslada el informe con correcciones a Recepción de Informes

recepcionista


Gubernamental

27 Recibe y traslada para que efectúen correcciones


28 Recibe, hace las correcciones y traslada Supervisor

29 Recibe y traslada nuevamente Recepción de

Informes

30

Recibe y con la misma providencia remite al Despacho del Subcontralor, se repite el paso 20 Asistente

Administrativo

31

Con el Informe oficializado, se emite providencia para el Auditor y Supervisor, para que en el plazo de tres días notifique a la entidad auditada

32

Entrega el informe con el sello de recibido por la entidad auditada en

Recepción de Informes, debiendo entregar oficio de entrega de la forma SR1, seguimiento de recomendaciones


33 Remite a la Dirección copia de la carátula del Informe con el sello de recibido por la entidad



37






Administrativa

34

Se unifica el informe y sus copias, los papeles de trabajo y las acciones legales y administrativas y los traslada al Sistema de Información Gubernamental –SIG-, para Recepción

y descargo del Sistema Recepción de Informes


Gubernamental

35 Si el –SIG- lo rechaza, vuelve a sufrir el mismo proceso

36 Con la forma SR1 si tiene acciones legales y administrativas por medio de oficio se traslada a la Dirección

37 Remite a la comisión quien realizará el seguimiento a las recomendaciones





38

DIAGRAMA DE FLUJO



Nombre del Procedimiento: Revisión del Informe de Auditoría

Subcontraloría de Calidad

de Gasto Público


Gubernamental

Inicio

Generado el Informe de

Auditor y Supervisor lo

presentan en Recepción

de Informes

Recepción de

Informes revisa que

informe cumpla con

todos los requisitos y

traslada

Recepcionista

Recibe y traslada

Director recibe,

revisa y asigna

revisor y traslada

Recepcionista

recibe y traslada a

Revisor

Revisor revisa y

efectúa correcciones

que estima

convenientes y

traslada

Recepcionista

recibe y traslada

para que efectúen

correcciones

Supervisor recibe y

hace las

correcciones

necesarias y traslada

Recepcionista

recibe y traslada

nuevamente al

Revisor

Revisor revisa las

correcciones que

se efectuaron

2



39





de Gasto Público


Gubernamental

1

Revisor si correcciones

le satisfacen y cumplen

con lo requerido elabora

oficio y traslada

Recepcionista

recibe y por medio

de oficio traslada

a la Subdirección

Asistente

Administrativo de

Subdirección

recibe y traslada

Subdirector

recibe, revisa,

firma y traslada

Asistente

Administrativo de

Subdirección

recibe y traslada

Director recibe, revisa,

firma ordena elaboración

de providencias y

traslada


elabora providencia y

traslada

Asistente

Administrativo

Ejecutivo recibe y

traslada

Asesor del

Subcontralor revisa

el informe si tiene

correcciones regresa

Asistente

Administrativo

Ejecutivo recibe y

traslada

Subcontralor

autoriza y firma el

informe y traslada


Ejecutivo recibe, elabora

providencia y traslada

Recepcionista recibe, y

traslada el informe con

correcciones a


Recepción de

Informes recibe y

traslada

3

Recepcionista

recibe y traslada

Asistente

Administrativo

devuelve si hay

correcciones



40





de Gasto Público


Gubernamental

2

Supervisor, hace

las correcciones y

traslada

Recepción de

Informes recibe y

traslada

nuevamente


recibe y con providencia

traslada al Despacho del

Subcontralor


con el Informe

oficializado providencia

a Auditor y Supervisor


entregan informe con

sello de recibido de la

entidad auditada,

entrega oficio de la

forma SR1


remiten a la Dirección

copia de la carátula del

informe con sello de

recibido

Recepción de Informes,

unifica, informe, sus

copias, papeles de

trabajo, acciones legales

y administrativas y

traslada al SIG

Si el SIG lo

rechaza vuelve a

sufrir el mismo

proceso


con la forma SR1 si

tiene acciones legales y

administrativas lo

traslada a la Dirección

Remite a la comisión

quien realizará el

seguimiento a las

recomendaciones

Fin



41

SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo:

Puede ser acción o lugar; además, se usa para

indicar una unidad administrativa o persona que

recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que

desempeñan las personas involucradas en el

procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento

que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro

del flujo en donde se debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo Permanente: Indica que se guarde un

documento en forma permanente.

Archivo Temporal: Indica que se guarde un

documento en forma temporal.

Conector de página: Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa

el diagrama de flujo.



42

Conector: Representa una conexión o enlace de

una parte del diagrama de flujo con otra parte

lejana del mismo.

Transporte o Desplazamiento: Indica el

movimiento de los empleados, material y equipo

de un lugar a otro.

Conector Dinámico: Establece de forma

automática la ruta entre las formas.

Conector de Línea: Conecta los procesos en el

diagrama, mediante líneas rectas.

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