manual de operación del script car booking...

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Manual de operación del Script de Autos ZG_CarBooking

Script de Autos (Car Booking Tool)

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Índice Índice............................................................................................................................................... 2 Objetivo del manual ........................................................................................................................ 2 Introducción .................................................................................................................................... 3 Niveles de Participación ................................................................................................................. 3 Proceso para reservar Autos ............................................................................................................ 4

Paso 1 Preparar la reservación .................................................................................................... 4 Paso 2 Desplegar la disponibilidad de autos: .............................................................................. 5

A) Shop / Sell .................................................................................................................................. 7 PASO 2 Despliegue de la disponibilidad de autos: .................................................................... 7 a) Por código de ciudad o aeropuerto donde se recibe y se devuelve el auto: ......................... 7 b) Por oficina específica (ALL LOCATIONS): ................................................................... 9 c) Por código postal: ................................................................................................................ 9 Campos opcionales (More Options): ........................................................................................ 10 Configuración personalizada (Settings): ................................................................................... 11

a) Interpretación del despliegue de disponibilidad mismo lugar de recibo y devolución del auto ........................................................................................................................................ 12 b) Interpretación del despliegue de disponibilidad lugar de recibo y entrega diferentes ...... 13

PASO 3 Reglamentación .......................................................................................................... 14 3.1 recibo y entrega en el mismo lugar ..................................................................................... 14 3.2 recibo y entrega en el diferente lugar ................................................................................. 14 PASO 4 Detalles de la arrendadora .......................................................................................... 15 PASO 5 Renta del auto ............................................................................................................. 15 Venta con Upgrade ................................................................................................................... 16 Paso 7 Finalizar transacción...................................................................................................... 16

B) Direct Sell: ............................................................................................................................... 17

Objetivo del manual Al finalizar el manual el agente tendrá la habilidad de: • Identificar donde se encuentra el script de Autos Car Booking Tool • Identificar los niveles de participación de las arrendadoras • Identificar el proceso para reservar un Auto • Ejecutar el script de Autos (Car Booking Tool).


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Introducción Car Select es el nombre que recibe el programa mediante el cual se reservan autos en renta en Worldspan. Cada reserva de auto es un segmento del itinerario: pueden crearse récords que contengan únicamente reservas de autos, sin embargo, si el cliente también tiene reservas de vuelos se debe utilizar un solo PNR con la información completa. Car Select se utiliza para reservas individuales con un máximo de 343 días de anticipación.

Niveles de Participación Car Select cuenta con 3 niveles de participación que son: • Arrendadoras Participantes. Son aquellas que se pueden reservar en Worldspan a través

de un mensaje de teletipo. Estas arrendadoras confirman la reserva después de haber finalizado transacción

• Access Plus Cuentan con una línea de comunicación directa con Worldspan, de tal

manera que en cuanto se genera el mensaje de reserva, se envía la solicitud en forma inmediata, verificando disponibilidad, tarifa y generando el número de confirmación a la agencia antes de finalizar transacción.

• Car Source Son aquellas que tienen la capacidad de mostrar sus despliegues de

disponibilidad en Worldspan, directamente desde su base de datos. Car Select cuenta además con un proceso que se denomina “Punto de Reserva”, el cual permite a las arrendadoras identificar a la agencia en el momento en que se hace la reserva, lo que permite a las arrendadoras promocionar sus tarifas para el mercado mexicano o inclusive por agencia específica. Para desplegar disponibilidad y reservar con arrendadoras que cuentan con Access Plus y Car Source no es necesario utilizar entradas especiales


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Proceso para reservar Autos Para reservar autos es necesario llevar a cabo los siguientes pasos. Cada uno cuenta con diferentes y múltiples opciones para obtener con precisión la respuesta más adecuada a las necesidades del usuario. Paso 1 Preparar la reservación. Si el cliente tiene otro tipo de reservaciones como vuelos u hoteles, haga la reserva de hotel en el mismo PNR. Si solamente esta reservando el auto, ingrese los datos del pasajero: nombre, teléfono y campo de boletaje.

-RODRIGUEZ/JESUS Nombre del pasajero que tendrá a su cargo la reserva de hotel. No es necesario ingresar los nombres de todos los que viajen.

9IGV 5544 2278-T/VJS ALPHA El campo de teléfono no genera mensaje al hotel, sin embargo es necesario incluirlo para cumplir con los campos indispensables para la creación del PNR.

7T/ En una reserva que no contiene vuelos no puede utilizarse el formato 7TAW

PASO 2 Desplegar la disponibilidad de autos PASO 3 Verificar la Reglamentación de la tarifa que desea reservar PASO 4 Verificar los Detalles de la arrendadora que desea reservar e información

adicional PASO 5 Ejecutar la venta PASO 6 Una vez reservado el auto y todos los demás servicios que haya solicitado el

pasajero, finalizar transacción.


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Paso 2 Desplegar la disponibilidad de autos: Worldspan by Travelport, ha desarrollado una herramienta denominada CAR BOOKING TOOL, la cual permite hacer la reservación de segmentos de auto sin necesidad de requerir formatos adicionales. La herramienta es un script sumamente amigable para los usuarios. Se despliega a partir del SCRIPT INDEX en la carpeta de BOOK. No es necesario utilizar códigos de ciudades o aeropuertos, el script obtiene la clave según corresponda a la ciudad o aeropuerto que haya indicado.


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Una vez que ha dado clic en el link se despliega en la ventana del lado derecho la mascarilla del script para iniciar con el proceso de reservación.

La reservación de autos se puede hacer siguiendo dos procesos:

a) Desplegar la disponibilidad para determinar el auto que más le convenga al cliente y efectuar la venta. (Shop / Sell)

b) Llevar a cabo la venta directa, se utiliza cuando ya sabe exactamente que auto va a reservar. (Direct Sell)

El punto de búsqueda del auto, cuando se refiere a la opción Shop / Sell, se refiere al lugar en donde se va a recibir el auto, los demás campos del script no varían, es decir que siempre será necesario especificar:

1. Fecha de renta 2. Horario de renta 3. Fecha de devolución 4. Horario de devolución 5. Arrendadora 6. Tipo de auto 7. Opciones adicionales, etc.


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A) Shop / Sell

PASO 2 Despliegue de la disponibilidad de autos:

a) Por código de ciudad o aeropuerto donde se recibe y se devuelve el auto:

a) La búsqueda de la disponibilidad de autos puede ser:

- Por código de Aeropuerto - Por ubicación de una oficina específica - Por código postal - Por nombre de la ciudad

Nota: Dependiendo de la selección que se haga será el recuadro de abajo que se despliegue para indicar la ubicación de la disponibilidad. En el caso de código de aeropuerto y código de ciudad la pantalla es exactamente la misma. b) Indicar el código o nombre de ciudad

c) Drop-Off Location, se refiere a especificar en dónde se entregará el auto. Las ubicaciones son exactamente las mismas que las opciones para recibir el auto.

d) Especificar donde devolverá el auto.

Si entrega el auto en una ubicación diferente, podría aplicar un cargo por Drop off, dicho monto se indicará en el despliegue de la reglamentación.

e) Indicar el código de la ciudad o aeropuerto f) Al indicar que se devuelve en la misma

ubicación no solicita que se indique el código de la misma.

g) Especifique la fecha que recibe el auto, puede

abrir el calendario dando clic en o bien puede escribir directamente la fecha, día y mes.

h) Indique el horario en el que recibirá el auto, es importante ya que el sistema verifica que las oficinas tengan horario de operación.

i) Especifique la fecha de devolución del auto. j) Especifique el horario de devolución.

(a)

(b)

(d)

(e) (f)

(g) (h) (i) (j)

(c)


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k) Selección de arrendadora. Si desea desplegar

los autos disponibles con todas las arrendadoras, debe dejar seleccionado All Car Company, si usted desea indicar algunas arrendadoras, puede hacerlo hasta con 6 a la vez, utilice la tecla CTL sin soltarla para poder hacer la selección múltiple.

l) Seleccione las arrendadoras de su preferencia.

m) Algunos pasajeros ya saben el tipo de auto que requieren reservar, por lo que es posible indicarlo por el tipo, si es mini, económico, compacto, etc.

n) Selecciones el tipo de auto, para seleccionar varios utilice la tecla CTL.

o) Cuando ya conoce el código específico del auto es posible indicarlo de tal forma que el sistema busque solo aquellos que califiquen con esa especificación.

p) Puede indicar hasta tres códigos específicos de autos, utilice el – (guión) para separar dichos códigos.

q) Indicar el código del auto. r) Si desea volver a desplegar la ventana con los

tipos de autos, de clic en el link Car List s) Búsqueda de los autos

t) Eliminar la información para hacer una nueva búsqueda.

u) Salir del script

(k)

(n)

(o)

(p) (q)

(l)

(m)

(r)

(s) (t) (u)


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b) Por oficina específica (ALL LOCATIONS):

Como se indicó ALL Locations, se utiliza para desplegar un auto en una oficina específica, y puede ser para recibir el auto o para entregarlo o ambas. * Indicar el código de la ciudad donde se rentará el auto. Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el ejemplo anterior.

Car Company Arrendadora Location Ubicación si es una terminal aérea o si esta al

norte, sur, centro de la ciudad, etc. Select Seleccionar dicha oficina para desplegar la

disponibilidad Title Nombre de la oficina Address Dirección de la oficina Back Regresar para modificar la solicitud

c) Por código postal:

Por código postal únicamente requiere que se especifique dicho código postal para hacer el despliegue de la disponibilidad. * Indicar el código postal donde requiere rentar el auto. Nota: todos los demás campos permanecen exactamente igual que el primer ejemplo.

(*)

(*)


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Campos opcionales (More Options):

Hide Options Ocultar las opciones adicionales Settings Configuración personalizada Corporate Discount Cliente Corporativo Frequent renter ID Number Cliente frecuente de la arrendadora Rate Code Código de la tarifa Rate Category Categorías de las tarifas Tour Code Código de tour Frequent Flyer /Traveler Cliente frecuente de aerolínea Booking Source Código de comisiones o número de IATA Voucher Number Número de voucher para prepagos Credit Card Guarantee Information Tarjeta de crédito para garantizar la reservación Suplementary Information Información adicional para la arrendadora

Special equipment Solicitud de servicios especiales Search For Cars Solicitud de la disponibilidad Clear All Limpiar la ventana para hacer otra solicitud Exit Salir del script


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Configuración personalizada (Settings):

Options for pre-populating /CD and ID fields from 5.C remarks

Opciones para configurar que copie los Remarks 5.C información para crear los campos CD e ID.

Always populate CD and ID information Que copie siempre la información de los campos 5.C

Prompt before populating Que pregunte antes si quiere o no copiar la información

Never populate Que nunca la copie Save Settings Guardar los cambios Cancel Cancelar


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a) Interpretación del despliegue de disponibilidad mismo lugar de recibo y devolución del auto

Search criteria Información de los datos del despliegue de la disponibilidad Modify your search Link para regresar a la ventana anterior para modificar el

despliegue Vendor Arrendadora Car Type Tipo de auto Total Monto total de la tarifa Mileage Millas, ilimitado o limitado. Options Opciones Sell Link para efectuar la venta Rules Link para desplegar la reglamentación de la tarifa Details Detalles de la arrendadora Back Link para regresar y modificar el despliegue More Rates Link para desplegar mas tarifas Previous Rates Regresar al despliegue de tarifas anteriores Exit Salir del script


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b) Interpretación del despliegue de disponibilidad lugar de recibo y entrega diferentes

Search criteria Indica que se recibe el auto en el aeropuerto de Miami y se

devuelve en el aeropuerto de Orlando. A esto se le considera tarifas de One Way.

Modify your search Link para regresar a la ventana anterior para modificar el despliegue

Vendor Arrendadora Car Type Tipo de auto Total Monto total de la tarifa Mileage Millas, ilimitado o limitado. Options Opciones Sell Link para efectuar la venta Rules Link para desplegar la reglamentación de la tarifa Details Detalles de la arrendadora Back Link para regresar y modificar el despliegue More Rates Link para desplegar mas tarifas Previous Rates Regresar al despliegue de tarifas anteriores Exit Salir del script Car Type

Ofrece breve descripción del tipo de auto a rentar, incluyendo la marca, capacidad de pasajeros y algunas arrendadoras ofrecen acceso a la fotografía. Para cerrar la ventana, de clic en Close


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PASO 3 Reglamentación

3.1 recibo y entrega en el mismo lugar Texto de la reglamentación de la tarifa seleccionada, que incluye:

- Nombre de la arrendadora - Indicación de las oficinas donde se recibe y

entrega el auto - Desglose de la tarifa - Desglose de los cargos obligatorios,

verifique si indica que incluye algún seguro o no.

- Información adicional relacionada con la renta del auto

Para regresar a la ventana anterior, de clic en el botón back que se encuentra al final de la ventana. Nota: Se recomienda imprimir para proporcionar al cliente dicha información.

3.2 recibo y entrega en el diferente lugar Texto de la reglamentación de la tarifa seleccionada incluye la misma información. Lo que cabe resaltar es la columna de Drop Charge que indica 0.00 que significa que no hay cargo extra por entregar el auto en otra oficina. De igual forma, observe en el desglose de los cargos obligatorios o mandatorios, indica que el Drop Charge está incluido (INC). Nota: Recuerde que se recomienda imprimir esta información al cliente.


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PASO 4 Detalles de la arrendadora

Una vez que de clic en Details se despliega la ventana con una lista de todos los detalles que puede verificar de la arrendadora. El despliegue incluye:

- Nombre de la arrendadora - Dirección - Índice de temas para consultar De clic sobre el link del tema a verificar y se desplegará una ventana secundaria con la información.

Ejemplo de edad mínima para conducir un auto en renta.

PASO 5 Renta del auto

Driver´s Name Nombre del conductor. First Name Nombre Last Name Apellido Use First Name Field in PNR En caso de tener PNR creado previamente pide se

indique si desea que tome el nombre del pasajero del primer campo de nombre.

OK Aceptar la solicitud de venta


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Venta con Upgrade Algunas arrendadoras ofrecen upgrade, que consiste en obtener un auto con categoría superior por una diferencia en el costo, la respuesta cuando la arrendadora participa es la siguiente:

La respuesta indica que el auto con un costo de 4.65 usd más obtiene en vez de un Chevrolet Aveo un Dodge Caliber. Indica el costo total aproximado de la nueva renta. Requiere dar clic en Upgrade Now si acepta el cambio. No thanks significa rechazar la venta que le propone la arrendadora. Para identificar que arrendadoras participan en el Upgrade ejecute el formato: CRC-UPGRADE

Paso 7 Finalizar transacción

Una vez ejecutada la venta solo requiere finalizar transacción. Recuerde verificar que contenga los campos obligatorios como son:

- Campo de Nombre - Campo telefónico - Campo de boletaje (si solo es auto utilice 7T/).

El script despliega ahora las opciones para utilizar otros productos como son e-Pricing, Hoteles, Completar la reservación, Reservar otro auto o salir del script. Para modificaciones en el segmento de auto favor de referirse a HELP CR@ y HELP CROPT.


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B) Direct Sell:

Pick Up Location Ciudad de recibo del auto Drop Off Location Ciudad de entrega del auto Pick Up Date Fecha de recibo del auto Time Hora de recibo del auto Drop Off Date Fecha de entrega del auto Time Hora de devolución del auto Rental Car Company Arrendadora Car Type Tipo de auto Cuando se vende un auto por venta directa, se debe incluir también el código de la tarifa, sobre todo cuando son tarifas especiales por ejemplo con seguros incluidos, o tarifas promocionales, esta información se incluirá en el link More Options. La opción de Settings, favor de referirse en el manual al tema Configuración personalizada, (Settings).


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Hide Options Ocultar las opciones adicionales Settings Configuración personalizada Corporate Discount Cliente Corporativo Frequent renter ID Number Cliente frecuente de la arrendadora Rate Code Código de la tarifa Rate Category Categorías de las tarifas Tour Code Código de tour Frequent Flyer /Traveler Cliente frecuente de aerolínea Booking Source Código de comisiones o número de IATA Voucher Number Número de voucher para prepagos Credit Card Guarantee Information Tarjeta de crédito para garantizar la reservación Suplementary Information Información adicional para la arrendadora

Special equipment Solicitud de servicios especiales Sell Car Venta del auto Clear All Limpiar la ventana para hacer otra solicitud Exit Salir del script


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Dé clic en Sell Car para efectuar la venta.

Driver´s Name Nombre del conductor. First Name Nombre Last Name Apellido Use First Name Field in PNR En caso de tener PNR creado previamente pide se

indique si desea que tome el nombre del pasajero del primer campo de nombre.

OK Aceptar la solicitud de venta De clic en OK

Una vez ejecutada la venta solo requiere finalizar transacción. Recuerde verificar que contenga los campos obligatorios como son:

- Campo de Nombre - Campo telefónico - Campo de boletaje (si solo es auto utilice 7T/).

El script despliega ahora las opciones para utilizar otros productos como son e-Pricing, Hoteles, Completar la reservación, Reservar otro auto o salir del script. Para modificaciones en el segmento de auto favor de referirse a HELP CR@ y HELP CROPT

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