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Manual para la gestin documental

Tabla de contenido

1. Definicin y desarrollo de la gestin documental

2. 2.1. 2.1.1 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3.

Definiciones generales y terminologa archivstica Definicin y clasificacin de los documentos Caractersticas de los documentos Principios archivsticos Principio de orden original Principio de las tres edades Principio de procedencia

3. Marco legal Colombiano y normas aplicables a la gestin documental

4. mbito de aplicacin de la gestin documental

5. Tipos de informacin que integran la gestin documental

6. 6.1. 6.2.

rganos rectores Conformacin de los comits de archivo Funciones

7. 7.1. 7.2. 7.3.

Clases de archivo Centralizado Mixto Descentralizado

8. 8.1. 8.2. 8.3.

Formacin de archivos Archivo de gestin Archivo central Archivo histrico

9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.5.1. 9.5.2. 9.5.3. 9.6.

Ciclo de vida de los documentos Recepcin Produccin Distribucin Trmite Organizacin Clasificacin Ordenacin Descripcin Consulta

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9.7. 9.7.1. 9.7.2. 9.7.3 9.8

Conservacin Edificaciones Unidades de conservacin documental Deterioros ms comunes en el material de archivo Disposicin final

10. 10.1. 10.2.

Valoracin documental Valores primarios Valores secundarios

11. 11.1 11.2 11.3 11.4

Instrumentos archivsticos Cuadro de clasificacin documental Tablas de valoracin documental (TVD) Tabla de retencin documental (TVD) Casos especiales de retencin documental Programa de gestin documental

12. 12.1 12.2

Transferencias documentales Primarias Secundarias

13. Organizacin de fondos acumulados

14 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5

Archivos electrnicos Marco legal Clasificacin Caractersticas Estructura lgica Metadatos de los documentos electrnicos

15. 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5

El expediente electrnico Marco legal Clasificacin de los expedientes Componentes Metadatos Ciclo de vida

16. 16.1 16.2

Digitacin certificada Tipos de digitacin Proceso de digitacin

17. 17.1

Sistema de gestin de documentos de archivo electrnico (SGDE) Esquema de los requerimientos funcionales

18. Delitos contra la informacin

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19. Seguridad de la informacin

20. Gestin documental enfocada en Oficina cero papel

21. Cdigo de tica del archivista

Bibliografa

Anexos

1 CD. Normatividad

2 CD. Formatos

3 CD. Presentaciones

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1. La gestin documental 1.1. Definicin

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Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de cualquier tipo en una organizacin; permitir la recuperacin de informacin, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci ante la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel; manejo que cada vez fue hacindose ms complejo, a medida que creca el tamao de los fondos documentales.

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin...

Artculo 3 Ley 594 de 2000

rea de la administracin responsable del eficiente y sistemtico control en la creacin, recepcin, mantenimiento, uso y eliminacin de documentos, incluyendo los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y transacciones de negocios

La gestin documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentacin que genera una institucin. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos estn en proceso de tramitacin, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestin de archivos. La gestin documental se inicia a partir de la generacin y/o recepcin del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentacin.

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.

Informacin y documentacin. Gestin de registros, Geneve. ISO, 2008. (ISO 15489)

Desarrollo de la Gestin documental

Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios. Sus herramientas manuales bsicas incluan libros de registro, carpetas, archivadores, cajas, estanteras en que se guardaban los documentos de papel (ms tarde sustituidas por audiovisuales y

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documentos en soportes magnticos u pticos); ficheros o krdex que permitan hacer referencias cruzadas, y una larga lista de tcnicas para la recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. En tiempos ms recientes se han sumado los medios informticos, cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo a la actividad administrativa. Aunque los medios informticos benefician sustancialmente a la gestin documental, contina requirindose el trabajo de profesionales en sistemas de informacin, como expertos en flujos de documentos y en procesos de cada documento de soporte papel o electrnico.

El uso del computador en la gestin documental se inici en la prctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas como la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library; creadoras en los pasados aos 60, de programas de bases de datos conocidos como marc (machine readable cataloguing) o catalogacin legible por computador. Poco despus, y a medida que el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, surgieron las bases de datos, los procesadores de textos, archivadores y otras aplicaciones informticas.

En la actualidad coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental; desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos. Estos ltimos manejan no slo la documentacin administrativa como tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems: controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de expedientes; capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros; enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin; y adems permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.

En Colombia se celebra el da nacional del archivo el 9 de octubre mediante el Decreto No 3666 del 8 de noviembre de 2004, se estableci esta fecha por la investigacin efectuada por el Dr. Hermes Tovar (ganador del premio Jorge Palacios Preciado en su versin 2009) quien encontr una Cdula Resal expedida en Valladolid el 9 de octubre de 1549 que ordena la creacin de Archivos en la Real Audiencia y dems ciudades del Nuevo reino de Granada.

f.97v. El Rey1 El nuevo rrey(n)o de Gran(a)da Sobre q(ue) aya un archibo Nuestro Presid(e)nte e oydores del Audi(enci)a Real del nuevo Rey(n)o de granada el Mariscal Goncalo Ximenez de Q(ue)sada, como uno del Pueblo e tenyente de gov(er)nador q(ue) fue De (e)sa p(r)ovincia del nuevo Rey(n)o de gran(a)da Me ha hecho rrelacion q(ue) una de las cosas mas p(er)judiciales a esa rrepu(bli)ca es no av(er) una tabla pu(bli)ca e(n) la casa del consistorio q(ue) por ynbentario esten en ella las cedu-

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las y p(r)ovisiones q(ue) por nos an sido dadas a favor de los vezi(n)os y po- bladores desa p(r)ovincia e de los preville- gios y exenciones de q(ue) pueden y debe(n) gozar para q(ue) todos lo sepan y gozen dellas a cuya causa se avian p(er)dido todas las q(ue) hasta agora se avian dado y me // fue suplicado mandasse q(ue) la hubiese d(e) aqu adelante y q(ue) las d(ic)has cedulas c(art)as y previllegios estubiesen en una caxa de tres llabes las quales estubiesen por ynbentario e quenta de abecedario p(r)obeyendo q(ue) esa d(ic)ha Audiencia tubiese archibo Universal de las es(cri)pturas cedulas y p(r)ovisiones tocantes a ella. E q(ue) cada pueblo de los d(e) esa d(ic)ha p(r)ovincia tubiese el particular de sus is(cri)pturas p(r)obe- yendo de p(er)sonas q(ue) tobiesen las d(ic)has tres llaves y cuenta y razn de los d(ic)hos archibos o como la my m(erce)d fuese lo qual visto por los del n(uest)ro consejo de las Yndias fue acordado q(ue) devia man- dar dar esta my cedula para vos e yo tovelo por bien porque vos Mando q(ue) veais lo suso d(ic)ho y probeais como se rrecojan todas las cedulas y p(r)ovisiones q(ue) nos oviere- mos dado p(ar)a la buena gov(er)nacio(n) d(e) esa tierra y para esa audiencia y dareis horden como todas ellas y las q(ue) mas mandaremos e(n)bihar adelante esten juntas y guardadas en un archibo q(ue) para ello se haga en esa audi(enci)a estando fuera un memorial o ynbent(ari)o dellas para q(ue) se sepa las es(cri)pturas q(ue) ay en el d(ic)ho archibo. E asy mysmo p(r)oveereyes q(ue) cada ciudad o Villa q(ue) oviere e(n) (e)sa p(r)ovincia haga su archibo p(ar)ticular donde tengan las cedulas y p(r)ovisiones y es(cri)pturas q(ue) a cada uno tocare el qual archibo este en cada ciudad o Villa e(n) la casa de ayuntamiento y las es(cri)pturas q(ue) e(n) (e)l se pusieren se pongan por ynbentario y abecedario para q(ue) se puedan hallar cada y quando se buscaren // d(e) manera q(ue) las d(ic)has p(r)ovisiones y cedulas y es(cri)pturas esten a rrecaudo

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como cosa importante fecha e(n) la Villa de Vall(adol)id a nueve dias del mes de o(c)tu(br)e de myll e qui(nient)os y quarenta y nueve aos / max(imilia)no / la Reyna. R(e)g(istra)da de Samano sialada del marques g(utie)rre Velsq(u)ez Greg(ori)o Lopez sandoval Ribadeneyra Birbiesca2.

1 Transcripcin hecha por Hermes Tovar Pinzn del Original que se encuentra en el Archivo General de Indias (Sevilla) Audiencia de Santa F Legajo 533, ff. 97v. a 98 v.

2 Nota del Transcriptor: En la ciudad de Santa Fee a nueve dias del mes de diz(iembr)e de myll e quinientos y cinq(uen)ta y un aos ante los seores p(r )esydente e oydores estando haziendo audiencia pu(bli)ca la p(r)esent el Mariscal G(onzal)o Ximenez.

Creacin del Archivo General de la Nacin

Con la creacin del Archivo General de la Nacin a travs de la Ley 80 de 1989, se le asigna la funcin de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin, salvaguardar el patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de la comunidad.

Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los rganos asesores, coordinadores y ejecutores del sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a stas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo.

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivsticas pblicas, o privadas con funciones pblicas, y aquellas privadas que manifiesten el inters de pertenecer al sistema, sean stas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, y de las comunidades indgenas creadas por ley. Todas ellas, articuladas entre s, posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos; promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientacin del Archivo General de la Nacin, como la instancia que aporta a la construccin de la poltica archivstica en Colombia, y con descentralizacin administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivsticos de las instituciones que lo integran, brindando orientacin sobre organizacin, manejo, preservacin, conservacin, servicio y control de los archivos.

rganos Ejecutores: Archivos de las organizaciones pblicas, archivos de organizaciones privadas que cumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema Nacional de Archivos.

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2. Definiciones generales y terminologa archivstica

Acceso a documentos de archivo

Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.

Acervo documental

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural.

Administracin de archivos

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos

Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.

Archivista Profesional de nivel superior, graduado en archivstica.

Archivstica Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los archivos.

Archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo central

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin, y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestin

Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.

Archivo del orden departamental

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y

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por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal

Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional

Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrnico

Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos.

Archivo General de la Nacin AGN

Establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin y de la conservacin y la difusin del acervo documental que lo integra y del que se le confa en custodia.

Archivo histrico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.

Archivo privado

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de inters pblico Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.

Archivo pblico

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.

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Archivo total Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo

Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.

Asunto

Contenido de una unidad documental generado por una accin administrativa.

Carpeta

Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservacin.

Catlogo

Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificacin de documentos Accin de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Clasificacin documental

Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la organizacin productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).

Cdigo

Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la organizacin.

Coleccin documental

Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

Comit de archivo

Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y

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hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

Comit evaluador de documentos

rgano asesor del Archivo General de la Nacin y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:

El valor secundario o no de los documentos de las organizaciones pblicas y de las privadas que cumplen funciones pblicas.

La eliminacin de documentos a los que no se les pueda aplicar valoracin documental

La evaluacin de las tablas de retencin y tablas de valoracin documental.

Comits del sistema nacional de archivos

Comits tcnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nacin como instancias asesoras para la normalizacin y el desarrollo de los procesos archivsticos.

Comunicaciones oficiales

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una organizacin, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino correspondencia, hasta el momento en que se adopt la definicin de comunicaciones oficiales sealada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nacin.

Conservacin de documentos

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.

Conservacin preventiva de documentos

Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

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Consulta de documentos

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Copia

Reproduccin exacta de un documento.

Copia autenticada

Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad

Copia de un documento realizada para conservar la informacin contenida en el original en caso de prdida o destruccin del mismo.

Cuadro de clasificacin: Esquema que refleja la jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Cuadernillo

Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Custodia de documentos

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y conservacin de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depsito de archivo

Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo.

Depuracin

Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin.

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Descripcin documental

Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripcin y de consulta.

Descriptor

Trmino normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de informacin.

Deterioro

Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalizacin

Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.

Digitar

Accin de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Diplomtica documental

Disciplina que estudia las caractersticas internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboracin, con el objeto de evidenciar la evolucin de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

Disposicin final de documentos

Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.

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Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la informacin.

Distribucin de documentos

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento

Informacin creada o recibida, conservada como prueba, por una organizacin o individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo

Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Documento electrnico

Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.

Los archivos electrnicos son el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona natural o jurdica y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de

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autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin.

Documento electrnico de archivo

Registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o organizacin en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pblica o privada que preste servicios pblicos, en el transcurso de su gestin y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valoracin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuadas y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin.

Documento esencial

Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun despus de su desaparicin, por lo cual posibilita la reconstruccin de la historia institucional.

Documento facilitativo

Documento producido en cumplimiento de funciones idnticas o comunes en todas las

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organizaciones.

Documento histrico

Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico.

Documento inactivo

Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional Documento producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social.

Documento original

Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento semiactivo

Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminacin documental

Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

Empaste

Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama legajo.

Encuadernacin

Tcnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su proteccin. La unidad producto de la encuadernacin se llama libro.

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Estantera

Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservacin.

Expediente

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.

Facsmil

Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico, entre otros.

Fechas extremas

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de documentos.

Foliar

Accin de numerar hojas.

Folio

Hoja.

Folio recto

Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto

Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto

Conjunto de documentos de personas naturales o jurdicas administrativamente vigentes, que se completa sistemticamente

Fondo acumulado

Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica.

Fondo cerrado

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas

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naturales o jurdicas que los generaban.

Fondo documental

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de informacin

Informacin original, no abreviada ni traducida. Se llama tambin fuente de primera mano.

Funcin archivstica

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

Gestin documental

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las organizaciones, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Gua

Instrumento de consulta que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus caractersticas fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

Identificacin documental

Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura de un fondo.

ndice

Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o numricamente, trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, acompaados de referencias para su localizacin.

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ndice cronolgico

Listado consecutivo de fechas. ndice onomstico: Listado de nombres de personas naturales o jurdicas.

ndice temtico

Listado de temas o descriptores.

ndice toponmico

Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental

Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Legajo

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin.

Legislacin archivstica

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivstico en un pas.

Manuscrito

Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana)

Seal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Microfilmacin

Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.

Muestreo

Tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalizacin archivstica

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicacin de la prctica archivstica.

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Ordenacin documental

Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.

Organigrama

Representacin grfica de la estructura de una institucin. En archivstica se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organizacin de archivos

Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.

Organizacin documental

Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.

Patrimonio documental

Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

Patrimonio documental

Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.

Principio de orden original

Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia

Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Produccin documental

Generacin de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

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Protocolo

Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Radicacin de comunicaciones oficiales

Procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.

Recepcin de documentos

Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica.

Recuperacin de documentos

Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales

Procedimiento por medio del cual las organizaciones ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o organizacin remitente o destinataria, nombre o cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo

Instrumento que seala los lineamientos administrativos y tcnicos que regulan la funcin

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archivstica en una organizacin.

Reprografa

Conjunto de tcnicas, como la fotografa, el fotocopiado, la microfilmacin y la digitalizacin, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retencin documental

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.

Seccin

En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.

Seleccin documental

Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin permanente. Tambin se utilizan los trminos de depuracin y expurgo.

Serie documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topogrfica

Identificacin convencional que seala la ubicacin de una unidad de conservacin en el depsito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservacin

Conjunto de estrategias y procesos de conservacin que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad fsica y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

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Sistema nacional de archivos

Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s que posibilitan la homogenizacin y la normalizacin de los procesos archivsticos.

Soporte documental

Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Subserie

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.

Tabla de retencin documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoracin documental

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una disposicin final.

Testigo

Elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para prstamo, consulta, conservacin, reproduccin o reubicacin y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

Tomo Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que suelen dividirse los documentos de

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cierta extensin.

Trmite de documentos

Recorrido del documento desde su produccin o recepcin, hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

Transferencia documental

Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.

Unidad administrativa

Unidad tcnico-operativa de una institucin.

Unidad de conservacin

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental

Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo

Cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor cientfico

Cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.

Valor contable

Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una organizacin pblica o privada.

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Valor cultural

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles para el conocimiento de su organizacin.

Valor fiscal

Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.

Valor histrico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.

Valor jurdico o legal

Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario

Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario

Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables

Valor tcnico

Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto misional.

Valoracin documental

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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2.1. Definicin y clasificacin de los documentos

Documento

Informacin creada o recibida, conservada como prueba, por una organizacin o individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares

Art. 251 Cdigo de Procedimiento Civil

Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. Nota 1: el medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de estos.

NTCGP 1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Numeral 3.21

Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad.

NTC ISO 15489. Numeral 3.7

Documentos de archivo (records)

Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

NTC ISO 15489 Numeral 3.8

Documentos (records):

Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.

UNE-ISO_15489-1 Num.3.15

Registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los

principios y procesos archivsticos.

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Artculo 2 del Acuerdo 060 de 2000

Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Nota 1: los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones preventivas y acciones correctivas.

Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestin de calidad deben controlarse. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.

NTCGP 1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Numeral 3.46 y 4.2.4

Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de entrada a un sistema.

NTC ISO 15489 N3.15

Clasificacin de los documentos

Clasificacin de los documentos segn la UNESCO Segn la Unesco

El patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, planea que dicho patrimonio est conformado por:

Piezas textuales: Manuscritos, libros, peridicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lpiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser papel, plstico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc.

Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras

Piezas audiovisuales: pelculas, discos, cintas y fotografas, grabadas en forma analgica o numrica, con medios mecnicos, electrnicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con dispositivo para almacenar informacin donde se consigna el contenido.

Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrnicos forman el contenido.

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Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una coleccin, un fondo o conjunto de archivos.

http://www.mincultura.gov.co/ministerio/politicas-culturales/de-archivos/Paginas/default.aspx

Clasificacin segn su origen

Documento pblico

El cdigo de procedimiento civil, en su artculo 251 define el documento pblico de la siguiente forma:

()

Documento pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pblica.

()

Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario pblico, o que en su elaboracin haya intervenido un funcionario pblico, se considera como un documento pblico.

Documento privado

El documento privado, como lo define el mismo artculo 251 del cdigo civil, es aquel documento que no cumple los requisitos del documento pblico, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario pblico, ni ha habido intervencin de ste para su elaboracin.

Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.

No obstante, un documento privado puede adquirir la connotacin de documento pblico cuando ese documento es presentado ante notario pblico.

Autenticidad de los documentos

Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artculo 252 del cdigo de procedimiento civil:

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Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento pblico se presume autntico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

El documento privado es autntico en los siguientes casos:

1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se orden tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro pblico a peticin de quien lo firm.

3. Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289.

Esta norma se aplicar tambin a las reproducciones mecnicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmndose que corresponde a ella.

4. Si fue reconocido implcitamente de conformidad con el artculo 276.

5. Si se declar autntico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artculo 274.

Se presumen autnticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de plizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y ttulos de inversin en establecimientos de crdito y contratos de prenda con stos, cartas de crdito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de stas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignacin y comprobantes de crditos, de dbitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los ttulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, ttulos valores, certificados y ttulos de almacenes generales de depsito, y dems documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presuncin.

En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni autenticacin. Esta presuncin no aplicar a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

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Se presumen autnticos todos los documentos que renan los requisitos establecidos en el artculo 488, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo ejecutivo.

Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirn autnticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirn de presentacin personal o autenticacin.

La autenticidad de los documentos pblicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puesto que el mrito probatorio de cualquier documento est en funcin de su autenticidad, algo muy necesario en procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa.

Aqu vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autntico [contrario al documento pblico], y para que el documento privado sea considerado autentico y por consiguiente goce de algn valor probatorio, debe ser autentico, y para ello deber observar los aspectos contemplados por el artculo 252 del cdigo de procedimiento civil.

Segn su formato

Documentos electrnicos

Se entiende por archivo electrnico cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrnicos, pticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservacin de conformidad con el artculo 12 de la Ley 527 de 1999.

Documentos anlogos

Toda informacin expresada en un medio diferente al digital, por ejemplo papel, piedras, etc.

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2.1.1. Caractersticas de los documentos

Integridad

La integridad de un documento hace referencia a su carcter completo e inalterado. Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de gestin de documentos deben especificar qu adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento despus de su creacin, en qu circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quin est autorizado para llevarlas a cabo.

Cualquier anotacin, adicin o supresin autorizada que se realice en un documento debe indicarse de forma explcita y dejar evidencia.

Autenticidad

Un documento autntico es aquel del que se puede probar:

Que es lo que afirma ser

Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado y

Que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deben implantar y documentar polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de manera que se asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas.

Fiabilidad

Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Los documentos deben ser creados en el momento, o poco despus, en que tiene lugar la operacin o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar operaciones.

Disponibilidad

Un documento disponible es aqul que puede ser localizado, recuperado, presentado o interpretado.

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Su presentacin debe mostrar la actividad u operacin que lo produjo.

Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deben contener la informacin necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon y usaron.

Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deben mantener los vnculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.

NTC ISO 15489

37

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2.2. Principios archivsticos bsicos

A lo largo de la historia del tratamiento archivstico, la organizacin de los fondos ha ido evolucionando sin criterios de aplicacin general.

A finales del siglo XVIII muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideolgicos o temticos. (Sistema de Daunon y Camus para los archivos nacionales de Francia).

A algunos fondos en la confusin y la subjetividad. Se mezclaban unos documentos con otros en virtud de su adscripcin a temas, lugares, fechas.

Cuando la situacin de la prctica era ms desalentadora, el archivero e historiador francs Natalis de Wally, jefe de la seccin administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior, redact la circular de 25 de abril de 1851 titulada:

Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives dpartamentales et communales.

Como consecuencia de este texto naca el principio de procedencia, primer fundamento terico de la Archivstica que dar lugar al perodo de pleno desarrollo o mayora de edad.

Esto llev a sumir El principio de procedencia, en una interpretacin simplista pero muy adecuada, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una administracin, de una entidad o de una persona natural o moral determinadas. Esto es lo que la archivstica denomina fondos de los archivos de esa administracin, esa entidad o esa persona.

En esencia, y casi como queda recogido en la definicin anterior, el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.

Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administracin pblica, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificacin propia de dicha entidad.

Este principio se fue expandiendo rpidamente a otros pases y, en uno de ellos, exactamente en Prusia, fue donde qued completado.

Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunci un nuevo principio: el registraturprinzip.

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En esencia, este principio deca que los documentos de cada fondo deban mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.

As nace el denominado principio de respeto al orden original de los documentos.

Unos aos ms tarde, en 1898, los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin publicaron su manual considerado como la biblia de los archiveros modernos. Esta obra result ser el mejor vehculo de difusin de los mencionados principios.

Ambos principios se expandieron rpidamente y la comunidad archivstica internacional los fue aplicando en todos los sistemas modernos.

2.2.1. Principio de procedencia

Principio fundamental de la Archivstica que consiste en reunir los documentos producidos por una persona natural o jurdica, sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841, en el congreso internacional de Pars se consagra y comienza a aplicarse en la mayora de pases.

De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolucin estructural histrica de la institucin, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarroll en el pasado, integrando en torno a cada una los documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicacin del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.

De este principio se derivan los siguientes principios:

El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u organismo productor.

El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que sta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

2.2. Principio de las tres edades

Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades:

Fase primera o de actividad

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Segunda edad o semiactividad

Tercera edad o inactividad

En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se utilizan espordicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en funcin de su valor histrico.

Esta teora fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. As los documentos se tratarn de una forma diferente.

Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invencin de la teora de las tres edades de los documentos:

2.2.3 Principio de orden natural

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin. Cuando una serie documental est compuesta por varios expedientes o carpetas, stas tambin deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando.

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2. Marco legal de la gestin documental normas aplicables a la

gestin documental

Para que el Programa de Gestin Documental pueda gestionarse de manera apropiada, es necesario que la empresa responda y cumpla las diferentes normas proferidas por la organizacin, por el Archivo General de la Nacin, as como las dems normas aplicables a la empresa. A continuacin se sealan las normas de carcter general relacionadas con la gestin documental:

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Marco legal colombiano

Constitucin Poltica de Colombia

Artculo 8 Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin.

Artculo 15 . Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de organizaciones pblicas y privadas.

En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la Constitucin.

La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisin de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentar la forma y condiciones en que las autoridades que ella seale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y dems formas de comunicacin privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuradura General de la Nacin y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones, el gobierno rendir informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artculo incurrirn en falta gravsima, sin perjuicio de las dems responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artculo 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicacin.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificacin en condiciones de equidad. No habr censura.

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Artculo 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Artculo 27 El Estado garantiza las libertades de enseanza, aprendizaje, investigacin y ctedra.

Artculo 63 Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los dems bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artculo 70 El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de creacin de la organizacin nacional.

Artculo 71 La bsqueda del conocimiento y la expresin artstica son libres. Los planes de desarrollo econmico y social incluirn el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura....

Artculo 72 El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la organizacin nacional, pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentar los derechos especiales que pudieran tener los grupos tnicos asentados en territorios de riqueza arqueolgica.

Artculo 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los casos que establezca la ley.

Artculo 94 La enunciacin de los derechos y garantas contenidos en la Constitucin y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negacin de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos.

Artculo 95 La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. Toda persona est obligada a cumplir la Constitucin y las leyes.

Leyes

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1913 LEY 4 de 1913. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

1920 LEY 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.

1923 LEY 45 de 1923. (Art.99) Sobre conservacin de documentos bancarios

1932 LEY 40 de 1932. Sobre registros y reformas civiles de las personas.

1936 LEY 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.

1959 LEY 163 de 1959. Sobre proteccin de patrimonio cultural.

1981 LEY 23 de 1981. Regula archivos de las historias clnicas.

1981 LEY 39 de 1981. Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.

1982 LEY 23 de 1982. Sobre derechos de autor.

1985 LEY 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.

1986 LEY 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de los bienes culturales.

1989 Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

1992 LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservacin documentos Bancos de la Repblica.

1992 LEY 6 de 1992 (Art.74). Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. Adicionase el Estatuto Tributario con el Artculo 771-1.

1993 LEY 44 de 1993. Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos.

1993 LEY 80 de 1993. (Art.39 y 55) Estatuto de Contratacin Administrativa.

1994 LEY 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y funcionamiento de los municipios

1995 LEY 190 de 1995. Estatuto Anticorrupcin (Arts.27 y 79 )

1995 Ley 200 de 1995. Conductas sancionables a servidores pblicos

1996 LEY 270 de 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia (Art.95).

1999 LEY 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.

2000 Ley 588 de 2000. Pargrafo Artculo 1 y 9, nuevas tecnologas.

2000 Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

2000 LEY 610 de 2000. Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedicin de copias. Arts. 60 Boletn de responsabilidades fiscales).

2001

LEY 640 de 2001. Conciliacin ante servidores pblicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliacin)

45

2002 LEY 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral, 1,5 y 22 Artculo 35 numeral 8,13 y 21).

2003 LEY 782 de 2003. Normas tcnicas

2004

Ley 927 de 2004. Autoriza la afiliacin del AGN al ICA, Consejo Internacional de Archivos

2005

LEY 951 de 2005. Acta de Informe de Gestin. (Proceso de entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado Colombiano, al trmino e inicio del ejercicio de un cargo pblico).

2005

LEY 962 de 2005 Anti trmites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administracin Pblica en los trminos previstos por la Constitucin y la Leyes) y Art. 28.

2005

LEY 975 de 2005. Ley de Justicia y Paz (Captulo X "Conservacin de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservacin de los archivos , Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos)

2006

LEY 1120 de 2006 Aprueba Convenio entre Gobiernos Repblica de Colombia y Gobierno Federacin de Rusia sobre cooperacin y asistencia mutua entre autoridades aduaneras Art 9

2006

LEY 1105 de 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "rgimen para la liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional" (Arts. 25, pargrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamacin de soportes)

2008

LEY 1266 de 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hbeas data y se regula el manejo de la informacin contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros pases y se dictan otras disposiciones.

2009

Ley 1273 de 2009: Por medio del cual se modifica el Cdigo Penal, se crea un nuevo Bien Jurdico Tutelado denominado De la proteccin de la informacin y de los datos y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

2009 Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones TIC-, se crea la Agencia Nacional de Espectro se dictan otras disposiciones.

2010

Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el ejercicio de la Archivstica y se dictan otras disposiciones.

2011

Ley 1437 de 2011 en el Captulo Cuarto del Ttulo III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrnicos su validez y fuerza probatoria, as como sobre el expediente y archivo electrnicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la poltica archivstica para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicacin en el Sistema

46

Nacional de Archivos.

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de desarrollo 2010-2014- Gobierno en lnea

2012

LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales.

Decretos

1950

Decreto 2527 de 1950: Microfilmacin

1954

Decreto 3354 de 1954: Microfilmacin

1988 Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos. (Artculos 1 a 5)

1989 Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnticos en la informacin tributaria.(Artculo 633)

1990 Decreto 1777 de 1990: Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990, emanado de la junta directiva del Archivo General de la Nacin sobre adopcin de los estatutos de dicha entidad

1990 Decreto 1798 de 1990: Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. (Artculos 31 a 33)

1992 Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artculo 51)

1993 Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

1993 Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable. (Artculos 123 y 134) Reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

1993 Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Artculo 96)

1994 Decreto 1584 de 1994: Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de Comercio.

1994 Decreto 855 de 1994: Contratacin Pblica (Artculo 3)

47

1994 Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro nico de Proponentes (Artculo 11)

1995 Decreto 1382 de 1995: Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

1995 Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informticos. (Artculos 1, 47, 49 y 62)

1995 Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe a las entidades pblicas limitar el uso de tecnologas para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).

1996 Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrnicas

1996 Decreto 2650 de 1996: PUC para comerciantes

1997 Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 informacin laboral empleados).

1997 Decreto 1725 de 1997: Divisin de documentos DIAN. (Artculo 54)

1997 Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

2000 Decreto 254 de 2000: Expide el rgimen para la liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional (Artculo 39)

2000 Decreto 1747 de 2000: Entidades de certificacin y firmas digitales

2001 Decreto 1049 de 2001: Sistema general de informacin administrativa del sector pblico

2002 Decreto 2170 de 2002: Reglamenta Estatuto de Contratacin Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Contratacin por medios electrnicos

2003 Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artculo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia captulo II Reconocimiento econmico para la rehabilitacin profesional y tcnica.

2004 Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artculo 12)

48

2004 Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesin y liquidacin forzosa administrativa.

2004 Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Da Nacional de los Archivos en Colombia.

2004 Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. DEROGADO

2005 Decreto 1227 de 2005: Artculo 49 actualizacin en el Registro Pblico de Carrera Administrativa, deber estar acompaada de los soportes documentales necesarios.

2006 Decreto 564 de 2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbansticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanstica otorgada).

2012 Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

2012 Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestin Documental.

2012 Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

2012 Decreto 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica

2013 Por el cual se reglamenta el artculo 173 del Decreto 019 de 2012. Libros de comercio en medios electrnicos

Resoluciones

1999 Resolucin 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de historias clnicas.

49

2000 Resolucin 1508 de 2000. Establece procedimientos generales para determinar el carcter cientfico o cultural de libros, revistas, folletos coleccionables, seriados o publicaciones.

2000 Resolucin 26930 de 2000. Por la cual se fijan los estndares para la autorizacin y funcionamiento de las entidades de certificacin y sus auditores. (Superintendencia de Industria y Comercio)

2010 Resolucin 128 del 28 de mayo de 2010: Por la cual se actualiza la metodologa de evaluacin de TRD y de TVD, se deroga la resolucin 00047 d e13 de marzo de 2000 y se conforma el pre- comit Evaluador de Documentos

Circulares

1997 Circular 02 de 1997. Implementacin de nuevas tecnologas en archivos pblicos

1998 Circular 01 de 1998. Creacin y desarrollo del Archivo general del municipio

1999 Circular 13 de 1999. Uso de tintas

2002 Circular 07 de 2002. Organizacin y conservacin de los documentos de las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

2003 Circular No.001 de 2003. Organizacin y conservacin de los documentos de archivo

2003 Circular 004 de 2003. Organizacin de historias laborales

2004 Circular No.012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N 004 de 2003

2006 Circular No.001 de 2006. Lineamientos de trabajo para los Consejos Territoriales de Archivos

2007 Circular No. 001 de 2007. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos

2009 Circular No. 001 de 2009. Presentacin de Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental al Archivo General de la Nacin

2009 Circular No. 002 de 2009. Tablas de Retencin Documental -TRD-

2009 Circular No. 035 de 2009. Organizacin e implementacin de archivos y fondos documentales acumulados

2010 Circular No. 004 de 2010. Estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos

2010 Circular No. 002 de 2010. Decisiones sobre la solucin tecnolgica de apoyo al aplicativo de gestin documental ORFEO

50

2011 Circular Externa No 001 de 2011. Proteccin de archivos por ola invernal

2011 Circular Externa No 003 de 2011 - Obligacin de Transferir a Los Archivos Generales Los Documentos de Valor Secundario

2011 Circular Externa No 004 de 2011 - Directrices o Lineamientos al Manejo y Administracin de los Archivos de las Entidades Sealadas en la Ley 1444 De 2011

2011 Circular Externa No 005 de 2011 - Prohibicin para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Informacin

2011 Circular Externa No. 006 de 2011 - Entrega de los Archivos fsicos y electrnicos con ocasin del cambio de administracin de las entidades territoriales

2012 Circular Externa No. 001 de 2012 - Competencias del personal encargado del manejo documental y archivstico de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas e inscripcin de proyectos archivsticos en

2012 Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisicin de herramientas tecnolgicas de Gestin Documental.

2012 Circular externa No.003 de 2012 - Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histrica en la implementacin de la Ley 1448 de 2011, "Ley de Vctimas".

2012 Circular externa No.004 de 2012 - Censo de Archivos e inventario documental relacionado con la atencin a vctimas del Conflicto Armando en Colombia.

2012 Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalizacin y Comunicaciones Oficiales Electrnicas en la Iniciativa Cero Papel.

2013 Circular conjunta No. 001 de 2013. Competencias del AGN para la entrega de ISS en liquidacin a Colpensiones dentro de acciones de tutela y procesos judiciales

Acuerdos

1994 Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. Texto Aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin Mediante Acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994

1994 Acuerdo No. 04 (24 de Abril de 1992). Por el cual se crea el Fondo Expresidentes de la Repblica en el Archivo General de la Nacin

1995 Acuerdo No. 008 (Octubre 18 de 1995). Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.

51

1995 Acuerdo No. 009 (octubre 18 de 1995). Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin. Ordenada por el Decreto No. 1382 de 1995 DEROGADO

1995 Acuerdo No. 012 (Octubre 18 de 1995). Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994Reglamento General de Archivos, rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora.

1996

Acuerdo No. 002 (febrero 7 de 1996). Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 07 de junio de 1994

1996 Acuerdo No. 006 (febrero 07 de 1996). Por el cual se crea el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin DEROGADO

1996 Acuerdo No. 011 (22 de mayo de 1996). Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de documentos.

1997 Acuerdo No. 002 (7 de mayo de 1997). Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentacin de las tablas de retencin por parte de los organismos nacionales. DEROGADO

1997 Acuerdo No. 005 (Julio 24 de 1997). Por el cual se establecen los requisitos mnimos para las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que presten los servicios de organizacin de archivos, elaboracin de tablas de retencin.

2000 Acuerdo No. 022 (4 de febrero del 2000). Por el cual se modifica la PARTE I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora.

2000 Acuerdo No. 046 de 2000 procedimiento para la eliminacin de documentos.

2000 Acuerdo No. 047 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artculo 43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservacin.

2000 Acuerdo No. 048 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artculo 59 del captulo 7 Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin

52

2000 Acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

2000 Acuerdo No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artculo 64 del ttulo VII Conservacin de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de archivo.

2000 Acuerdo No. 056 (05 de julio de 2000). Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos para la Consulta del captulo V, ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

2001 Acuerdo No. 017 (27 de febrero de 2001). "Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nacin"

2001 Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas"

2002 Acuerdo No. 016 (marzo 8 de 2002). "Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las cmaras de comercio"

2002 Acuerdo No.037 (Septiembre 20 de 2002). Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa...

2002 Acuerdo No. 038 (Septiembre 20 de 2002). Por el cual se desarrolla el Artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

2002 Acuerdo No. 039 de 2002 "Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000" DEROGADO

2002 Acuerdo No.041 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el Artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000

53

2002 Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario documental

2003 Acuerdo No. 015 (20 de octubre de 2003). Por el cual se adiciona un pargrafo al Artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002

2004 Acuerdo No. 002 (Enero 23 de 2004). Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados

2006 Acuerdo No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994

2008 Acuerdo No. 011 (28 de Agosto de 2008). Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nacin, la funcin de aprobar las Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental

2013 Acuerdo 03 de 2013 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones

2013 Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental

2013 Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas..."

Directiva presidencial

2012

Directiva presidencial 004, Abril 13 de 2012, Cero papel

Normas tcnicas

ISAD (G) ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica

ISAAR ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias

ISDF ISDF Norma Internacional para la Descripcin de Funciones

54

ISDIAH ISDIAH Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivos

ISO ISO 9001 -2008 Calidad 4.2 Requisitos de la documentacin 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de registros

ISO ISO 14001 Gestin ambiental 4.4.4. Documentacin 4.4.5 Control de documentos 4.4.6. Control de registros

ISO ISO 13008 Proceso De migracin y conversin de documentos

ISO TR 13028

ISO TR 13028 Directrices para la implementacin de la digitalizacin de documentos

ISO

ISO 15489-1 Gua para la gestin de documentos generalidades ISO 15489-2 Directrices

ISO ISO 16175-1 ISO 16175-2 ISO 16175-3 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrnicos de oficinas

ISO ISO 23081-1 Metadatos para la gestin de documentos Principios ISO 23081-1 Metadatos para la gestin de documentos Elementos de implementacin y conceptuales ISO 23081-1 Metadatos para la gestin de documentos Mtodo de autoevaluacin

ISO ISO TR 26122 Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos

ISO ISO 30300 Sistema de gestin para los documentos, fundamentos y vocabulario

ISO ISO 30301 Sistema de gestin para los documentos, fundamentos y vocabulario

ISO ISO 30302 Sistema de gestin para los documentos, fundamentos y vocabulario

ISO ISO 30303 Sistema de gestin para los documentos. Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y la certificacin

ISO ISO 30304 Sistema de gestin para los documentos. Gua de evaluacin

ISO ISO 27000 Seguridad de la informacin

ISO ISO 19005-1 PDF/A

ISO ISO 15930 FDF/X

ISO ISO 26000 Responsabilidad social 4.2 Documentacin 4.2.3. Control de documentos 4.2.4. Control de registros

ISO ISO 32000 ISO 32000-1:2008 especifica un formato digital para representar

55

documentos electrnicos para que los usuarios puedan intercambiar y ver documentos electrnicos independientes del entorno en el que se crearon o el medio ambiente en el que se vieron o imprimirse. Est destinado a los desarrolladores de software que crea archivos PDF. (

OHSAS OHSAS 18001-2007 HSE Gestin del medio ambiente 4.4.4. Documentacin 4.4.5 Control de documentos 4.4.6. Control de registros

COBIT Control para la efectividad del control de documentos y registros

MOREQ Gestin documental de archivos electrnicos

COSO Control para la efectividad del control de documentos y registros

SOX Control para la efectividad del control de documentos y registros

Normas tcnicas colombianas

2676 Permanencia y durabilidad de los soportes

4095 NTC 4095: Norma General para la Descripcin Archivstica.

3723 NTC 3723: Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin.

4080 NTC 4080: Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.

5029 NTC 5029: Norma sobre Medicin de Archivos.

5174 NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.

5238 NTC 5238: Normas sobre reprografa. Microfilmacin Series. Procedimiento de operacin.

4436 NTC 4436: 1998 Informacin y documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad (Homologacin de la Norma ISO 11108).

5397 NTC 5397: 2