manual book e-rkbmd - jakarta
TRANSCRIPT
MANUAL BOOK
E-RKBMD
BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
i
i
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh
masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik
kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah
diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik
pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good
Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelolaan Aset Daerah (BPAD)
Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset
Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id,
salah satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e-RKBMD
ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya
fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional.
Jakarta, Oktober 2019
Kepala Badan Pengelolaan Aset Daerah
Provinsi DKI Jakarta
Pujiono NIP. 196412301991121001
ii
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................... I
DAFTAR ISI......................................................................................................................... II
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD ............................................................. 1
A. AKTIVASI RKBMD ......................................................................................................... 4
B. DASHBOARD .................................................................................................................. 5
C. SETUP ............................................................................................................................ 6
1. MENU BIDANG .............................................................................................................. 8
2. MENU SUB BIDANG ........................................................................................................ 9
3. PROGRAM KEGIATAN .................................................................................................... 11
4. PELAKSANA KEGIATAN ................................................................................................... 13
D. REFERENSI .................................................................................................................. 14
1. MENU KEPALA SKPD .................................................................................................... 14
2. DAFTAR BARANG ......................................................................................................... 15
3. DAFTAR TEMPLATE ....................................................................................................... 17
E. RKBMD PENGADAAN ................................................................................................... 18
1. STAF SKPD/UKPD ...................................................................................................... 18
2. KEPALA UKPD (PROSES TELAAH USULAN PENGADAAN BARANG) ............................................... 29
3. SEKRETARIS SKPD (PROSES TELAAH KE-2) ........................................................................ 32
4. KEPALA SKPD (PROSES VALIDASI PENGAJUAN) ................................................................... 36
5. BPAD (TAHAPAN POSTING) ........................................................................................... 38
F. RKBMD PEMELIHARAAN ............................................................................................. 44
1. STAF SKPD/UKPD ...................................................................................................... 44
2. PROSES TELAAH (KEPALA UKPD/SEKRETARIS SKPD) ............................................................ 51
3. PROSES VALIDASI USULAN (KEPALA SKPD) ........................................................................ 55
4. DOWNLOAD DAN UPLOAD DOKUMEN LAMPIRAN RKBMD (STAF SKPD) ...................................... 57
iii
iii
1
1
PETUNJUK PENGGUNAAN
SUB SISTEM E-RKBMD
BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH
e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah
dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD (Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri
adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:
- Perencanaan Pengadaan BMD
- Perencanaan Pemeliharaan BMD
- Perencanaan Pemanfaatan BMD
- Perencanaan Penghapusan BMD
Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu:
- Pengurus Barang(SKPD/UKPD)
- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang
- Pengguna Barang(SKPD/UKPD)
- Pengelola Barang
- Pejabat Penatausahaan Barang
- Pengurus Barang Pengelola
Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:
1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan
oleh Pengguna Barang.
2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang,
standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).
3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:
- Rusak berat;
- Sedang dalam status penggunaan sementara;
- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;
- dan/atau sedang menjadi objek pemanfaatan.
2
2
Sistem e-RKBMD dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/ pilih Perencanaan –
Pilih eRKBMD. Berikut adalah tampilan awal dari website:
Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD
3
3
Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti pada gambar dibawah ini:
Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list
username yang akan digunakan pada manual book ini:
Staff SKPD/UKPD
Username: RK[Kolok]3
Sekretaris SKPD
Username: RK[Kolok]2
Kepala SKPD/UKPD
Username: RK[Kolok]1
Pengurus Barang
Username: RK[Kolok]3
Pejabat Penatausahaan
Pengguna Barang (P3B)
Username: RK[Kolok]1
4
4
A. AKTIVASI RKBMD
Tahap pertama yang harus dilakukan untuk memulai RKBMD adalah Aktivasi RKBMD oleh Akun
Kepala SKPD/UKPD. Pilih apakah SKPD/UKPD memiliki pengajuan RKBMD atau tidak. Jika memilih
Tidak Memiliki Pengajuan Usulan RKBMD, maka SKPD/UKPD tidak bisa melanjutkan
pengajuan usulan RKBMD, apabila memilih Memiliki Pengajuan Usulan RKBMD maka
SKPD/UKPD bisa melanjutkan untuk melakukan usulan RKBMD.
Untuk User Staf dan User Sekretariat yang belum diaktivasi Usulan RKBMD nya oleh Kepala
SKPD/UKPD, maka akan muncul notifikasi Untuk memulai, silahkan melakukan Aktivasi
RKBMD Terlebih Dahulu Dengan Menggunakan Akun Kepala PD/UPD.
5
5
B. DASHBOARD
Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang merupakan tampilan awal saat user Login
ke dalam sistem. Dashboard ini berfungsi untuk menampilkan seluruh rekapitulasi SKPD/UKPD,
jumlah usulan barang yang diajukan dan jumlah nilai dari usulan tersebut.
6
6
C. SETUP
Untuk setiap user yang melakukan login pertama kali akan muncul tampilan setup Profile.
Semua menu akan terkunci dan tidak akan memunculkan tampilan lain sebelum user
melakukan pengisian Data Profile dengan benar.
Field yang harus diisikan yaitu Nama Pemegang user, NIP, NRK, Telepon, email, Password baru
(untuk merubah password default), konfirmasi password baru, dan password lama. Klik
Simpan untuk menyimpan perubahan data dan mengaktifkan sub menu SETUP.
7
7
Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melakukan pendataan bidang,
subbidang, program Kegiatan, pelaksana kegiatan. Untuk menu Program Kegiatan hanya
dapat diakses dan dilakukan penginputan oleh Sekertariat SKPD.
8
8
1. Menu Bidang – digunakan untuk mendaftarkan dan melihat bidang-bidang yang ada
pada SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama bidang dapat
dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD.
Klik tombol ‘TAMBAH’ untuk menambahkan
bidang baru
Isikan kolom : Nama Bidang, Nama Pejabat, NIP dan NRK lalu klik
tombol ‘SIMPAN’
Berikut adalah tampilan dari menu setup Bidang
Tombol untuk merubah data
Tombol untuk menghapus data
9
9
2. Menu Sub Bidang - digunakan untuk mendaftarkan dan melihat Subbidang apa saja
yang ada pada SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama Sub
bidang dapat dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD.
Berikut adalah tampilan dari menu setup Sub Bidang
Pilih Bidang dari drop down list bidang yang telah didaftarkan – Lalu klik tombol tambah untuk menambahkan subbidang baru
10
10
Isikan kolom : Nama Sub Bidang, Nama Pejabat, NIP, NRK, jumlah pegawai PNS dan Non PNS pada subbidang tersebut –
Lalu klik tombol ‘Simpan’
11
11
3. Program Kegiatan – untuk melakukan penambahan program kegiatan berdasarkan
urusan, bidang urusan, program, dan kegiatan yang berkaitan dengan tugas SKPD/UKPD.
Penambahan program kegiatan ini hanya dapat ditentukan oleh Sekretaris SKPD.
Checklist semua / beberapa sub kegiatan lalu Klik ‘Submit’ untuk menambahkan sub
kegiatan ke dalam SKPD/UKPD
Isi kolom Urusan, Bidang Urusan, Program, dan Kegiatan berurutan dengan cara memilih nilai yang sudah disediakan
pada Drop down list secara berurutan
Setelah semua telah terpilih, maka akan ditampilkan sub kegiatan dan Nomenklatur
sub kegiatan yang sesuai untuk dipilih
12
12
Sub kegiatan yang berhasil ditambahkan akan muncul di
bagian list Program Kegiatan SKPD
Sub kegiatan dapat dihapus dari Lis program dan kegiatan dengan cara melakukan checklist lalu klik Hapus
13
13
4. Pelaksana Kegiatan – Untuk melakukan pemetaan sub kegiatan yang telah ditentukan
oleh Sekretaris SKPD ke subbidang pada SKPD/UKPD sebagai unit pelaksananya.
Pada kolom pelaksana kegiatan, jika kosong maka belum ditentukan
subbidang pelaksananya. Jika sudah terisi maka sudah dimapping
ke Sub bidang pelaksananya
Klik tombol Edit untuk melakukan mapping Pelaksana kegiatan atau
melakukan perubahan dan Tombol Hapus untuk menghapus
14
14
D. REFERENSI
1. Menu Kepala SKPD – digunakan untuk melihat nama kepala SKPD.
Pada tampilah Setup Pelaksana kegiatan, Pilih kolom Pelaksana dan
Pilih sub bidang yang akan di-SET menjadi pelaksana Sub Kegiatan
Lalu klik SIMPAN
15
15
2. Daftar Barang – Sebagai referensi untuk staf SKPD/UKPD untuk mencari dan melihat
komponen yang ingin diajukan terdaftar atau tidak didalam sistem sebelum melakukan
penginputan pengajuan barang.
Pada kolom Kelompok, Jenis, objek, Rincian objek, dan Sub rincian objek
pilih nilai yang ada pada drop down list Maka akan muncul list rincian objek sesuai dengan kategori yang dipiliih
16
16
Klik tombol Action untuk mengeluarkan List barang yang ada pada Sub rincian objek yang dipilih
17
17
3. Daftar Template – Digunakan untuk menentukan dan membatasi barang apa saja yang
dapat diajukan oleh suatu SKPD/UKPD. Pada menu ini SKPD dan UKPD dapat melihat
barang apa saja yang dapat diajukan pada sistem e-RKBMD. Daftar template ini ditentukan
oleh BAPPEDA.
18
18
E. RKBMD PENGADAAN
1. Staf SKPD/UKPD (Usulan Pengadaan)
Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan
usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PENGADAAN – pilih Usulan Pengadaan
Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah
pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub
kegiatan yang baru.
• Lokasi : Menunjukan lokasi SKPD/UKPD yang sedang Login
• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan
• Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan
• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum
diajukan)
• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail
pengajuan barang per sub kegiatan
Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar
Sub Kegiatan
19
19
Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan barang dan membuat list pengajuan usulan barang
baru
Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring
dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub
kegiatan tersebut
Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan
Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list
Daftar Sub Kegiatan
Klik tombol Hapus untuk menghapus program kegiatan dari list
20
20
Berikut ini adalah Tampilan dari penambahan/Pengeditan Data Sub Kegiatan pada halaman
Daftar sub kegiatan Jika tombol dan di klik:
Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan barang baru pada Sub Kegiatan dengan
menekan tombol Pengajuan :
Pada bagian awal akan ditampilkan Informasi Default (tidak dapat diubah) terkait tahun
pengadaan, Lokasi pengadaan, Sub Kegiatan, dan Pelaksana kegiatannya.
- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan
tambahan yang ingin dimasukkan **Setiap Sub kegiatan hanya dapat ditambahkan 1x
21
21
Pada bagian selanjutnya merupakan tampilan untuk melakukan pemilihan barang
(komponen) yang ingin diajukan dengan cara mengisikan setiap kolom yang ada dengan
nilai yang ada pada Drop Down List secara berurutan dari atas kebawah, karena datanya
saling berkaitan satu sama lain. Staf SKPD/UKPD harus melakukan pemilihan apakah
komponen yang diajukan tersebut akan diperuntukan untuk digunakan oleh
SKPD/UKPD-nya sendiri atau diserahkan kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk
menentukan barang yang diajukan akan tercatat sebagai Aset atau tidak.
22
22
Klik Tombol Cari untuk menampilkan List komponen yang sesuai dengan data yang dipilih
Atau jika user tidak mengetahui kategori-kategori komponen yang ingin diajukan
maka dapat mengklik tombol “Custom Search”
Maka bagian Kategori Komponen seluruh fieldnya akan auto fill dengan kategori dari barang
yang dipilih dan barang tersebut akan ada di kolom Daftar Barang.
Isikan KEYWORD dari barang yang ingin diajukan lalu Klik Cari
Maka akan muncul List barang yang sesuai dengan Keyword tersebut
Pilih barang yang ingin diajukan dengan klik tombol open
23
23
Jika terdapat barang yang sejenis pada SKPD/UKPD tersebut, akan ditampilkan jumlah
beserta status barang tersebut (Baik, Idle, Rusak Ringan, Rusak Berat), SBSK, serta jumlah
pegawai di Sub bidang pada bagian Data Existing sebagai informasi tambahan dalam
penentuan pengajuan barang dan juga untuk proses Telaah di tahapan selanjutnya.
Setelah tombol ‘Cari’ Di klik maka akan muncul list barang yang sesuai seperti gambar
dibawah ini. Checklist pada barang yang ingin diajukan, dan klik tombol ‘Submit’ untuk
menambahkan barang tersebut di list pengajuan barang.
24
24
Jika barang sudah di Submit, maka akan muncul pada List di bagian Daftar Barang. Jika
barang yang di submit belum muncul klik tombol Refresh
Field Status: menunjukkan tahapan proses yang sedang berjalan
Jika barang belum diajukan maka Pada kolom Jumlah dapat dilakukan perubahan nilai
25
25
Checklist pada barang yang ingin di proses dan klik tombol untuk menghapus
barang dari List (Barang dapat dihapus dari list selama barang tersebut belum diajukan)
Atau klik tombol untuk menyimpan perubahan barang.
Setelah tombol selesai di klik maka akan muncul tampilan ‘Summary Usulan Pengadaan’
yang akan menampilkan summary barang dan statusnya (Sudah diajukan atau belum
diajukan). Klik tombol untuk mengajukan barang ke tahpan selanjtnya.
Maka Status barang akan terupdate menjadu ‘Sudah diajukan’
Jika pengajuan barang telah berhasil dilakukan, Staf UKPD dapat melakukan monitoring
Pengajuan barang dengan cara menekan tombol ‘Monitoring Sub Kegiatan’ pada menu
RKBMD Pengadaan – Usulan Barang – Pilih Monitoring
Klik pada Jumlah barang berkotak ungu untuk melihat detai barang
yang diusulkan
Klik pada Kotak ungu pada Kolom Jumlah BB (Barang Baik) untuk
melihat data barang existing
26
26
Pada bagian awal ditampilkan informasi Default seperti Tahun, Lokasi dan Sub Kegiatan
yang dipilih. Lalu dilanjutkan dengan List Barang yang diajukan pada sub kegiatan tersbut:
Klik tombol Buka pada kolom Action untuk melihat status monitoring pengajuan barang yang
ingin dilihat, maka akan muncul informasi detail barang diikuti oleh status tahapan
pengajuan usulan barang dan keterangannya, seperti pada gambar di bawah ini:
27
27
**Notes:
• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang sama untuk Sub
Kegiatan yang sama. Barang yang telah berhasil diajukan pada sub kegiatan yang sama akan otomatis
hilang dari list agar tidak diajukan lagi.
• Kuantitas barang yang ingin diajukan dapat dirubah selama barang tersebut masih dalam bentuk Draft
(Belum dikirim/diajukan ke tahap selanjutnya)
• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut sudah diajukan maka
staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke pihak yang melakukan telaah terhadap
usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)
• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh
Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD
• untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh
Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD
28
28
Di level SKPD (Staf – Sekretaris – Kepala SKPD) pada menu RKBMD Pengadaan –
Usulan Pengadaan terdapat tampilan Status Workflow yang berfungsi untuk
menunjukan tahapan apa saja yang akan dilalui dari awal hingga akhir Pengajuan BMD
beserta status jumlah usulan barang yang masuk, jumlah usulan barang pada tahapan
tertentu, dan Output dari usulan barang tersebut
Jumlah barang yang telah selesai di proses Statusnya
sudah Posting/Cancel
Jumlah input barang yang telah
diajukan SKPD/UKPD
Workflow untuk UKPD
Workflow untuk SKPD
Disetiap tahapan akan ditampilkan jumlah barang yang ada di tahapan
tersbut dan belum di proses
29
29
2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)
Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul
tampilan awal Dashboard. Untuk melakukan Telaah pada pengajuan usulan barang Staf UKPD,
klik RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan, maka akan muncul tampilan seperti di
bawah ini:
- Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukkan jumlah dari sub kegiatan yang mengajukan usulan
pengadaan barang
- Jumlah barang: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan oleh Staf UKPD
- Belum di proses: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan namun belum
dilakukan Telaah/Verfikasi oleh Kepala UKPD
Untuk memulai Telaah Klik tombol Action Untuk Kepala SKPD/UKPD tidak dapat
melakukan penambahan usulan baru dan hanya bertugas untuk melakukan Verifikasi
telaah pengajuan pengadaan dari Staf UKPD.
Klik tombol ‘Review’ untuk membuka halaman telaah. Dan tombol ‘Monitoring’
untuk melakukan monitoring (seperti pada Penjelasan sebelumnya)
30
30
Pilih Barang yang masih memiliki Nilai > 0 pada kolom ‘Belum Diproses’ lalu klik tombol
Maka akan muncul halaman ‘Daftar Sub – Sub Rincian Objek’ :
Pilih barang yang masih memiliki Nilai >0 pada kolom ‘Belum Diproses’ dan klik tombol
Barang untuk me-Load list barang, seperti pada gambar di bawah ini:
31
31
Jika ingin melakukan Telaah barang dengan cara terpisah maka klik Tombol Telaah
yang tersedia maka akan muncul Pop Up Telaah seperti gambar berikut:
Jika Telaah sudah selesai dilakukan maka akan ada keterangan tambahan di kolom Status.
Checklist pada barang lalu klik Kirim Telaah untuk melanjutkan proses ke tahap selanjutnya.
32
32
3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)
Sekretaris SKPD melakukan Login kedalam sistem eRKBMD untuk melaksanakan tugas dan
tanggungjawabnya untuk melakukan proses Telaah ke-2 dalam pengajuan pengadaan BMD
yang diajukan oleh staf SKPD/UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya, pilih menu
RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan
- Pada List Daftar Pengajuan di Level Sekretaris SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi
yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.
- Untuk melakukan proses Telaah, klik tombol action pada lokasi yang memiliki
Nilai di kolom Belum Diproses > 0
33
33
Sama seperti Kepala UKPD, Sekretaris SKPD tidak dapat mengajukan usulan
pengadaan baru, karena tugasnya hanya untuk melakukan Telaah ke-2 (Jika pengajuan berasal dari UKPD) atau Telaah ke-1 (Jika pengajuan berasal dari Staf SKPD)
Klik tombol Review pada sub kegiatan yang pada kolom Belum Diproses > 0
maka akan muncul tampilan Daftar Sub – Sub Rincian objek seperti pada gambar berikut:
34
34
Klik tombol barang pada Sub rincian objek yang masih memiliki nilai > 0 pada kolom
Belum Diproses. Sama seperti proses Telaah pada Kepala UKPD, Telaah dapat dilakukan dengan cara Batch ataupun satu per satu
Klik tombol Telaah untuk Melakukan Telaah khusus pada
barang yang dipilih
Checklist barang dan Pilih keputusan Telaah yang tersedia di Drop Down List
lalu klik Simpan Telaah untuk melakukan Telaah
35
35
Jika Sekretaris Dinas Telah selesai melakukan Telaah klik tombol Simpan untuk menyimpan
hasil Telaah, Maka pada kolom status akan terdapat keterangan tambahan hasil Telaah (Setuju/Tidak Setuju). Untuk melanjutkan Pengajuan usulan barang ke Tahapan selanjutnya
Klik tombol Kirim Telaah.
Setelah tombol Kirim Telaah di klik, maka pada kolom Status akan menunjukakn proses
selanjutnya yaitu menjadi Pengajuan KA. SKPD seperti pada gambar berikut ini:
36
36
4. Kepala SKPD (Proses Validasi Pengajuan)
Proses selanjutnya adalah masuk ke proses telaah ke-3 yang akan dilakukan oleh Kepala
SKPD. Kepala SKPD tidak dapat mengajukan usulan pengadaan baru.
Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu pilih menu RKBMD PENGADAAN – Pilih
Usulan Pengadaan
- Pada List Daftar Pengajuan di Level Kepala SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang
ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.
- Untuk melakukan proses Validasi, klik tombol action pada lokasi yang memiliki
Nilai di kolom Belum Diproses > 0
37
37
Klik tombol untuk membuka halaman Daftar Sub – sub rincian objek pada
kolom Belum Diproses > 0
Klik tombol barang untuk meload Daftar workflow barang pada bagian bawah untuk melakukan
validasi oleh Kepala SKPD
38
38
Checklist pada barang yang ingin di ajukan lalu klik tombol “Kirim Pengajuan” untuk
meneruskan proses ke tahapan selanjutnya yaitu verifikasi/telaah Staf BPAD dan Validasi
oleh kepala BPAD.
5. BPAD (Tahapan Posting)
Jika kepala SKPD sudah melakukan tugasnya, maka statusnya berubah menjadi Menunggu
Verifikasi/Telaah PIC RKBMD (Staf BPAD). SKPD/UKPD menunggu Telaah dari Staf BPAD dan
perubahan statusnya dapat dilihat pada kolom status dan akan berubah jika pihak BPAD
sudah melakukan proses dan tugasnya.
39
39
Jika sudah dilakukan verifikasi oleh PIC RKBMD maka akan muncul status baru pada kolom
status yaitu menunggu pengajuan dari Kepala PIC RKBMD. Kepala PIC RKBMD akan
meneruskan pengajuan usulan pengadaan barang yang telah di Telaah oleh para PIC
RKBMD kepada Kepala Badan BPAD dengan melakukan Checklist pada barang dan Klik
“Kirim Pengajuan”.
Maka Statusnya akan berubah menjadi “Mengetahui KA.BPAD”:
40
40
Kepala BPAD akan melihat pengajuan barang yang masuk untuk diketahui dan mengirimkan
pengajuan dengan cara meng-Klik tombol “Ajukan”. Jika pengajuan telah di terima dan di
Ajukan oleh Kepala BPAD maka statusnya akan berubah menjadi “POSTING” Seperti pada
gambar di bawah ini:
Jika seluruh barang yang diusulkan oleh SKPD dan UKPD dibawahnya telah memiliki status
“POSTING” atau “Batal” (dapat dilihat dari Status Workflow, Jumlah Usulan = Jumlah
Selesai).
maka pada level SKPD dapat melakukan download Surat Pernyataan pada menu RKBMD
Pengadaan – Usulan Pengadaan – Dibagian paling bawah (yang terdiri dari Surat Usulan,
Surat Pernyataan dan Lampiran) yang telah disediakan dengan Klik tombol Download Surat
Pernyataan.
41
41
Surat-surat tersebut harus di Print dan ditandatangani lalu di scan utuk diupload
kembali kedalam sistem, agar Usulan barang-barang yang telah diajukan dapat di posting
ke daftar RKBMD.
Untuk melakukan Posting Surat Lampiran yaitu dengan Klik tombol Upload Surat
Pernyataan maka akan muncul Pop up untuk melakukan Attach Surat-surat lampiran, Klik
Browse pada tiap attachment dan Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
42
42
Setiap dokumen yang telah diupload akan diverifikasi terlebih dahulu oleh PIC RKBMD dan
selanjutnya jika telah disetujui maka usulan tersebut akan di posting ke dalam daftar
RKBMD.
Jika SKPD telah melakukan upload Surat pernyataan dengan Status “Menunggu Validasi”
Atau “Selesai” maka Daftar pengajuan usulan barang tidak dapat diubah kembali
atau ditambahkan usulan barang baru.
Jika Surat Pernyataan Tidak Disetujui oleh PIC RKBMD maka Statusnya akan berubah
menjadi “DRAFT” dan dapat melakukan penambahan usulan barang baru dan diwajibkan
untuk melakukan Download Surat Pernyataan baru dan melakukan Upload Revisi
Surat Pernyataan.
Klik untuk melakukan download Surat Pernyataan baru jika ada perubahan data usulan barang
Upload revisi surat pernyataan jika terdapat perubahan
43
43
Jika Surat pernyataan telah di Setujui, maka statusnya akan berubah menjadi “Selesai” dan
Pada menu Daftar RKBMD dapat dilihat daftar usulan Pengadaan barang yang telah di
posting sesuai dengan yang di input SKPD/UKPD
44
44
F. RKBMD PEMELIHARAAN
1. Staf SKPD/UKPD (Usulan Pemeliharaan)
Staf SKPD/UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD Pemeliharaan dan melakukan
penambahan usulan barang dengan cara pilih menu RKBMD PEMELIHARAAN – pilih
Usulan Pemeliharaan
Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah
pernah diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub
kegiatan yang baru.
Klik tombol BUKA untuk membuka tampilan daftar
Sub Kegiatan
45
45
• Lokasi : Menunjukan informasi nama dan kode lokasi SKPD/UKPD
• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan
• Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan
• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum
diajukan)
• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail
pengajuan barang per sub kegiatan
Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan
pemeliharaan dan membuat list pengajuan usulan pemeliharaan baru
Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring
dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub
kegiatan tersebut
Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan
Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list
Daftar Sub Kegiatan
Klik tombol Hapus untuk menghapus program kegiatan dari list
46
46
Berikut ini adalah Tampilan dari penambahan/Pengeditan Data Sub Kegiatan pada halaman
Daftar sub kegiatan Jika tombol dan di klik:
Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan pemeliharaan baru pada Sub Kegiatan
dengan menekan tombol .
Pada tahap pertama, SKPD/UKPD diharuskan memilih barang yang terdaftar pada KIB untuk
diusulkan pemeliharaannya. Pilih KIB, kemudian input nama barang di kolom Barang untuk
mencari barang secara spesifik, atau kosongkan untuk menampikan barang secara
keseluruhan. Kemudian klik .
- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan
tambahan yang ingin dimasukkan **Setiap Sub kegiatan hanya dapat ditambahkan 1x
47
47
Pilih barang yang akan diusulkan untuk dipeliharan, kemudian klik .
Jika seluruh barang yang ingin diusulkan untuk dipelihara sudah masuk kedalam tabel
Daftar barang yang akan diajukan dalam RKBMD Pemeliharaan, klik . Jika
ingin menghapus barang dari daftar yang ingin dipelihara, pilih barang kemudan klik
.
48
48
Tahap kedua, SKPD/UKPD memasukan komponen pemeliharaan kedalam barang yang akan
dipelihara.
Ada 2 tahapan dalam pemilihan komponen pemeliharaan, pertama pilih komponen
pemeliharaan, kedua pilih jenis kapitalisasi.
Klik tombol Pilih komponen untuk memilih komponen
pemeliharaan
49
49
Saat memilih komponen pemeliharaan, terdapat 2 jenis pencarian, yaitu pencarian per
kategori untuk menampilkan komponen berdasarkan Kode Barang, dan pencarian
custom untuk menampilkan komponen sesuai dengan kata yang diinput dalam kolom
pencarian.
Setelah melakukan pencarian, pilih salah satu komponen yang ingin digunakan untuk barang
yang akan dipelihara.
Selanjutnya adalah memilih jenis kapitalisasi dari komponen pemeliharaan yang dipilih.
Kemudian klik
50
50
Jika sudah disimpan, maka komponen pemeliharaan yang dipilih akan muncul didalam kolom
Komponen Pemeliharaan. untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, klik .
Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan diusulkan.
apabila sudah benar, maka pilih barang yang akan diusulkan untuk kemudian dikirim kepada
akun penelaah untuk di telaah dengan mengklik tombol .
51
51
**Notes:
• Untuk UKPD, pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu
oleh Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali
oleh BPAD
• untuk SKPD, Pengajuan usulan pemeliharaan dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh Kepala
SKPD – Telaah oleh BPAD
2. Proses Telaah (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD)
Saat log in menggunakan akun penelaah (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD), klik tanda
notifikasi yang berada di pojok kanan atas untuk menelaah usulan pemeliharaan yang
diajukan.
Angka pada icon lonceng (notifikasi) menandakan jumlah usulan pemeliharaan yang perlu ditelaah.
Setelah tombil notifikasi di klik, maka akan muncul nama kegiatan serta nama SKPD/UKPD yang
perlu ditelaah usulan pemeliharaannya.
Klik tombol notifikasi untuk melakukan telaah terhadap
usulan pemeliharaan
52
52
Untuk menelaah usulan Pemeliharaan, dapat dilakukan dengan 2 cara. Cara pertama,
penelaah terhadap keseluruhan barang yang diusulkan dengan cara memilih barang mana
saja yang akan ditelaah, kemudian pilih hasil penelaahan apakah disetujui, tidak disetujui
atau dikembalikan untuk diperbaiki pada dibagian bawah. Kemudian klik simpan
telaah .
53
53
Cara kedua, penelaahan usulan barang pemeliharaan satu persatu dengan cara menekan
tombol telaah pengajuan pada kolom Action yang ada di sisi kanan barang yang ingin
ditelaah.
Pilih Hasil Penelaahan, kemudian klik .
54
54
Setelah semua barang yang diusulkan telah di telaah, klik untuk melanjutkan.
Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang telah ditelaah.
apabila sudah benar, maka pilih barang yang telah di telaah untuk kemudian di kirim ke fase
selanjutnya dengan menekan tombol .
55
55
3. Proses Validasi Usulan (Kepala SKPD)
Usulan yang telah ditelaah oleh Sekretaris SKPD, harus divalidasi terlebih dahulu oleh
Kepala SKPD sebelum nantinya akan di telaah kembali oleh PIC RKBMD. Saat log in
menggunakan akun Kepala SKPD, klik tanda notifikasi yang berada di pojok kanan atas
untuk melakukan validasi usulan pemeliharaan yang telah ditelaah.
Setelah tombil notifikasi di klik, maka akan muncul nama kegiatan serta nama SKPD/UKPD
yang perlu validasi usulan pemeliharaannya.
Klik tombol notifikasi untuk melakukan validasi terhadap
usulan pemeliharaan
56
56
Untuk melakukan validasi, pilih barang yang akan di validasi kemudian klik .
Kemudian klik untuk melanjutkan ke halaman review, sebelum nantinya dikirim ke akun PIC RKBMD untuk ditelaah.
Selanjutnya adalah melakukan review atas barang dan komponen yang akan telah divalidasi.
apabila sudah benar, maka pilih barang yang telah di validasi untuk kemudian di kirim ke
fase selanjutnya dengan menekan tombol .
57
57
Jika sudah divalidasi, selanjutnya tinggal menunggu hasil telaah oleh PIC RKBMD dan
validasi oleh Kepala BPAD. Jika sudah di validasi oleh Kepala BPAD selanjutnya staf SKPD
melakukan Download dan Upload dokumen lampiran RKBMD yang harus
ditandatangani oleh Kepala SKPD.
4. Download dan Upload Dokumen Lampiran RKBMD (Staf SKPD)
Untuk melakukan upload dan download lampiran RKBMD, masuk ke menu RKBMD
PEMELIHARAAN dan kemudian pilih sub menu Berita Acara Pengajuan. Klik
untuk mendownload lampiran RKBMD, dan klik
untuk mengupload file lampiran RKBMD yang telah di tandatangani
oleh kepala SKPD.
Terdapat 3 jenis file Lampiran yang perlu di upload yaitu, Surat Usulan, Surat Pernyataan
dan Lampiran. Masing-masing file wajib ditandatangani oleh kepala SKPD selaku
penanggungjawab atas segala usulan yang diusulkan oleh SKPD serta UKPD yang berada
dibawahnya.
58
58
Upload dokumen lampiran sesuai dengan jenis dokumenya masing-masing, mulai dari
Surat Usulan, Surat Pernyataan dan Lampiran. Kemudian klik .
Selanjutnya klik untuk mengirim file lampiran yang kemudian akan ditelaah oleh PIC RKBMD.
59
59
Setelah mengirim dokumen lampiran RKBMD. Tahap selanjutnya adalah menunggu hasil
telaah dokumen lampiran oleh PIC RKBMD. Apabila dokumen telah disetujui oleh PIC RKBMD, maka usulan RKBMD SKPD/UKPD dianggap selesai dan SKPD beserta UKPD yang
berada dibawahnya sudah tidak bisa lagi melakukan pengajuan usulan RKBMD.
...::: Selesai :::...