management handbook – egg-energyegg-energy.com/.../uploads/2014/02/hr-manual-kiswahili.docx ·...

KITABU CHA UONGOZI– EGG-energySera,Utaratibu na Masharti ya Ajira.

kimeandaliwa mwezi wa 7/2012.

YaliyomoDHAMIRA,MTAZAMO NA MAADILI............................................................................................................1

MAJUKUMU YA WAFANYAKAZI.................................................................................................................1

TAFSIRI NA FAFANUZI.................................................................................................................................2

KUAJIRI NA MASHARTI YA AJIRA................................................................................................................4

SERA YA KUAJIRI.....................................................................................................................................4

UTEUZI NA USHIRIKI...............................................................................................................................5

SHERIA,MIKATABA NA MASHARTI YA AJIRA..........................................................................................6

MPANGO WA MAPITIO YA UTENDAJI KAZI................................................................................................9

SERA YA MALIPO YA YA FIDIA..................................................................................................................11

UTARATIBU WA JUMLA WA KIOFISI.........................................................................................................12

HAKI NA LIKIZO STAHIKI........................................................................................................................13

KUACHA KAZI NA KUJIUZULU...................................................................................................................15

SERA YA NIDHAMU...................................................................................................................................16

MAHUSIANO YA KIKAZI NA MALALAMIKO.............................................................................................19

Management Handbook – EGG-energy 2012

DHAMIRA, MTAZAMO NA MAADILI

DHAMIRA EGG-energy inaboresha maisha ya wateja wetu kwa kutumia ufumbuzi wa kihandisi na kupanua wigo wa usambazaji ambao unaunganisha nyumba na biashara zao kwenye huduma za nishati ambazo ni nafuu na za uhakika

MTAZAMO

Kuwa namba moja katika kutoa nishati ya kuaminika na nafuu kote Tanzania.

MAADILIUpatikanaji kuelekea kwa wateja: kutafuta bidhaa ambazo zinawafikia watanzania wengi pamoja na kuongeza mtandao wa vituo vyetu nchini kote .

uhakika kuelekea kwa wateja: bidhaa za ubora wa hali ya juu,kujibu na kuitikia maombi yote ya wateja kwa muda muafaka)

o huduma kuelekea kwa wateja: kutoa kiwango cha juu cha huduma kwa muda wote

o huduma kati ya sisi kwa sisi: kufanya kazi kwa pamoja

.huduma kuielekea jamii: dhamira yetu ni kuboresha maisha ya jamii ambayo wateja wetu wanaishi

MAJUKUMU YA WAFANYAKAZI

JUKUMU LA UONGOZIKutengeneza mazingira mazuri ya kazi ambayo yatawahamasisha wafanyakazi kutoa huduma bora zaidi muda wote

JUKUMU LA MFANYAKAZIMuda wote wawapo kazini wanatakiwa kuzishika kanuni,sheria na masharti mengine ya utoaji huduma na kuenenda vema ili kuendeleza na kuonesha picha nzuri ya EGG-energy.

1


TAFSIRI NA FAFANUZIWaraka huu utaitwa kitabu cha uongozi: Sera, Utaratibu na Masharti ya ajira EGG-energy.

MPAKA WA MAOMBISera, Utaratibu na Masharti ya EGG-energy yatatumika na:

• wafanyakazi wa kitaifa• wafanyakazi wataalamu isipokuwa wa ndani ili mradi tu kuna tofauti au kuboreshwa kwa

mikataba binafsi katika ushiriki

Kila mfanyakazi anatakiwa kutambua masharti yanayomuhusu.Kitengo cha rasilimali watu ,chini ya maelekezo ya afisa mtendaji mkuu,atakuwa na jukumu la uongozi na kutafsiri sera za rasilimali watu.Afisa mtendaji mkuu na Afisa mwendeshaji mkuu wanaweza kugawa majukumu yao kama wataona kuna umuhimu ili sera za rasilimali watu zitekelezwe vizuri na kwa ufanisi.

CEO; Afisa mtendaji mkuu au mwanaofisi yeyote aliyeidhinishwa kihalali kukaimu nafasi hiyo

Mtoto: Mtoto yeyote wa mfanyakazi wakiwemo wale waliopitishwa kisheria ambao wana umri chini ya miaka 18(au chini ya miaka 22 kama yupo shuleni na siyo ngazi ya chuo) ambaye mfanyakazi ana jukumu nae anatakiwa asajiliwe na EGG-energy.

COO: Afisa mwendeshaji mkuu wa EGG-energy au mwana ofisi yeyote alyeidhinishwa kukaimu nafasi hiyo

Agizo: Agizo linalotolewa na afisa mtendaji au mwendeshaji mkuu au mamlaka yoyote inayohusika.

Nyumbani: mahali nchini ambako mtu amezaliwa au ni mkazi wa kawaida kama ilivyooneshwa katika ushiriki na EGG-energy.

EGG: Engineering Global Growth (Ukuaji wa kihandisi duniani)

Mfanyakazi: Mtu yeyote mwenye mkataba wa ajira na EGG-enegry, iwe sheria ni za kudumu (ukihusisha na muda wa majaribio),ya muda au mkataba.

Muundo: idadi ya wafanyakazi walioidhinishwa kwa muda fulani, kwa kawaida mwaka wa fedha.

Familia: wenzi na watoto wa mfanyakazi kama ilivyotafsiriwa kwenye waraka huu

Wajamaa &Wakufunzi: Wanaojitolea kwa muda kufanya kazi na EGG-energy kwa lengo la kujiendeleza kitaalamu.

HR/OM: Rasilimali watu na Meneja wa ofisi

Maelezo ya kazi: Taarifa zilizoandikwa zinazohusu wajibu, majukumu Na mahitaji ya kazi Fulani, pamoja na mifumo ya taarifa.

2


Nafasi: Ukusanyaji wa kazi na majukumu ambayo kwa kawaida anapewa mtu mmoja kama ilivyotafsiriwa kwenye maelezo ya kazi.

Mahali pa Ajira: Mahali ambapo mfanyakazi kwa kawaida anatimiza wajibu wake chini ya mkataba wake wa utoaji huduma.

Ukuzaji: kumteua mfanyakazi kutoka nafasi aliyokuwepo kwenda nafasi ya juu.Mshahara: mshahara unaokidhi mahitaji muhimu

Wenzi: Mme/Mke mmoja waliosajiliwa na EGG-energy,licha ya kwamba mfanyakazi anaweza kuruhusiwa kisheria kuwa na mke zaidi ya mmoja.

Uhamisho: Kumteua mfanyakazi kwenda kwenye nafasi au kitengo tofauti bila ya mabadiliko kwenye kiwango cha mshahara: pia inahusisha kuhama kwa mfanyakazi kutoka mahali fulani kwenda mahali pengine.

Sheria za maandishi: Taratibu, Kanuni za bunge, sheria ndogondogo, amri kutoka kwa raisi au sheria zozote zile za ardhi zinazorekebishwa baada ya muda Fulani; EGG-energy inaheshimu mamlaka ya katiba, sheria za kazi na masharti ya jamuhuri ya muungano wa Tanzania.

MGOGORO KATIKA UFAFANUZIKatika mgogoro wowote ule unaohusiana na ufafanuzi wa hizi sera na taratibu, Afisa mtendaji mkuu na Afisa mwendeshaji mkuu wanatakiwa kuwa na mamlaka ya kuamua.

3


KUAJIRI NA MASHARTI YA AJIRA

SERA YA KUAJIRIEGG-energy ni mwajiri mwenye nafasi sawa kwa wote.Kwa hiyo,EGG-energy wataajiri wafanyakazi wanaofaa kwa ajili ya nafasi wazi zilizoandaliwa kwa kuangalia mtu anayestahili kupata kazi hiyo bila ubaguzi katika umri, dini, rangi, imani, jinsia, maswala ya ngono, utaifa ,majukumu ya kifamilia, kabila, mahali pa kuzaliwa, ulemavu, hali ya ndoa, hali ya VVU au hali yoyote ile ya kiafya,kijamii na kiuchumi.

EGG-energy inatafuta wafanyakazi wenye sifa bora na uzoefu mbalimbali wa kitaaluma.Hii inatumika kwenye makundi yote ya ajira: za kudumu, za muda, washauri, wajamaa na wanafunzi)

Utaratibu wa Kuajiri.Kwa nafasi wazi zote ,juhudi zitafanywa kuwapandisha vyeo wafanyakazi walio ndani ya EGG-energy kwa kuangalia sifa binafsi,ujuzi na utendaji kazi wa mfanyakazi.Itakapotokea hakuna mfanyakazi anayefaa kwenye hiyo nafasi ndani ya kampuni,nafasi hizo zitatangazwa na kujazwa kutoka sehemu nyingine nje ya ofisi.

EGG-energy itaendelea kuajiri wafanyakazi kupitia mawakala watendaji wa uteuzi,waajiri washiriki, au orodha ya EGG-energy.

Tangazo la nafasi za kazi.

Mkuu wa kitengo au wa mradi ambao unahitaji mfanyakazi wa ziada au kubadilisha mfanyakazi anatakiwa kuwaeleza meneja rasilimali watu na meneja wa ofisi (HR/OM) uwepo wa nafasi hizo siyo nje ya idadi ya wafanyakazi walioidhinishwa kwenye mwaka wa fedha uliopo au utakaoongezwa.Tamko hilo litatakiwa kuorodhesha maelezo ya nafasi hiyo ya kazi na yatatakiwa kuambatanishwa na orodha ya kazi zote za hiyo nafasi inayotakiwa kujazwa.

Mamlaka.Meneja rasilimali watu au ofisi meneja wanatakiwa kuomba kwa maandishi idhini ya kuajiri kutoka kwa afisa mtendaji mkuu au afisa mwendeshaji mkuu.

Kutangaza Nafasi.Baada ya kuidhinishwa kuwa nafasi ipo wazi na kuhakikishwa na afisa mtendaji pamoja na afisa mwendeshaji; meneja rasilimali watu atatakiwa kutangaza kwa usahihi kazi hiyo kwenye gazeti moja au zaidi katika nafasi za kitaifa(au kwenye gazeti moja au zaidi ya kimataifa) kwa kuainisha maelezo ya kazi na masharti muhimu.

kuchunguza na kuorodhesha wachache wanaochaguliwa.Maombi yote yaliyoletwa ndani ya muda uliopangwa yatachunguzwa ili kuhakikisha kama yanaendana na mahitaji ya nafasi iliyotangazwa.Baada ya hapo waombaji wenye sifa watachaguliwa na watakuwa kati ya watatu hadi watano.Afisa rasilimali watu kwa kushirikiana na meneja mwajiri anayewajibika kujaza nafasi hiyo ataorodhesha wahojiwa waliochaguliwa kulingana na vigezo walivyokubaliana.

4


Mahojiano.Wagombea walioorodheshwa watajulishwa na meneja rasilimali watu kuhusu mahali,tarehe na muda wa mahojiano.Mahojiano yatafanywa na jopo linaloundwa na wawakilishi kutoka kwa meneja rasilimali watu, idara husika na/au fundi au mtaalamu yeyote wa mradi kama kuna umuhimu.

Uchaguzi.Chaguzi zote zifanywe kulingana na sifa, kulingana na utendaji bora ikiwa ni pamoja na tabia ya mgombea na mwenendo wake wakati wa mahojiano.

UTEUZI NA USHIRIKI.Ushiriki/ajira rasmi na EGG-energy lazima itanguliwe na ushahidi wa wazi kuwa mgombea alikuwa na sifa sahihi zilizothibitishwa kwa namna ya kuridhisha wakati wa uchaguzi kwenye mahojiano na alishirikiana vizuri na mfanyakazi wa EGG-energy.

Kuhakiki. Mtu yeyote haruhusiwi kupewa kazi mpaka uchunguzi wa kina urudiwe na ofisi ya rasilimali watu. Baada ya mahojiano, meneja rasilimali watu atapaswa (atampa jukumu mjumbe aliyechaguliwa) kuchunguza mambo ya nyuma yote muhimu na atatafuta taarifa za siri kutoka kwa waajiri wa mwanzo na taarifa zingine kabla ya kumthibitisha mwajiriwa.

Utoaji wa Ajira.Baada ya kuhakikisha,meneja rasilimali watu atamtaarifu mgombea aliyepata ajira na kumpa barua ya kazi na mkataba wa ajira.Kazi itatolewa kwa mwombaji ambaye amefanikiwa kupita kwenye uchaguzi na ambaye uteuzi wake umehakikiwa na afisa mtendaji mkuu pamoja na afisa mwendeshaji mkuu.Mapendekezo juu ya mshahara lazima yaendane na muundo uliopo.Tofauti na hivyo lazima ikubaliwe na afisa mtendaji mkuu pamoja na afisa mwendeshaji mkuu.

Kila mfanyakazi katika uteuzi wa kwanza unaofanywa na EGG-energy,atatakiwa kukubali uteuzi huo kwa maandishi.Uteuzi wowote hautathibitishwa mpaka barua ya uteuzi ikubaliwe kihalali na kuwekwa sahihi na mfanyakazi.

Tarehe ya kwanza ya kukutana.Tarehe ya kwanza ya kukutana na mfanyakazi mpya itakuwa ni tarehe ambayo mfanyakazi ataanza kuwajibika mahali pake pa ajira.

Mafunzo.Wafanyakazi wapya watatakiwa kupewa mafunzo ambayo yameandaliwa kwa ajili ya kuwapa maelezo ya msingi/muhimu juu ya mipango,sera na taratibu za EGG-energy.Wakati wa mafunzo hayo,kila mfanyakazi ata:

• Kutana na wafanyakazi wengine,ikiwa ni pamoja na wafanyakazi wa utawala, wanataaluma wenzao na wafanyakazi wawezeshaji kutoka makao makuu ya EGG-energy au ofisi za mikoa.

• Jadili na mkuu wa idara pamoja na wasimamizi majukumu yake kutoka kwenye maelezo ya kazi.

• Takiwa kufahamu mifumo na taratibu za kiofisi pamoja na mahitaji muhimu na mazingira ya kazi yake.

• Pokea maelezo ya jumla yahusuyo kazi za idara na mipango ya EGG-energy ikiwa ni pamoja na miundo ya utoaji taarifa na ngazi za mamlaka.

5


• Takiwa kufahamu vifaa vilivyopo ofisini kama vile simu,kompyuta na printa.• Pitia majarida ,kurasa za mtandao,nyaraka za miradi na vipeperushi vya EGG-energy.• Soma,kupitia na kujadili mwongozo wa mfanyakazi.• Jaza nyaraka zenye mafao kama (bima ya afya,hifadhi ya jamii na maelezo mafupi ya binafsi)• Fanya kazi za ziada kama kuna umuhimu.

Muda wa majaribio.Wafanyakazi wote walioajiriwa na EGG-energy baada ya uteuzi wa kwanza watakuwa kwenye muda wa majaribio kwa muda wa miezi 6.Muda wa majaribio unaweza kupunguzwa kama tu mfanyakazi alifanya kazi na EGG-energy katika nafasi tofauti.

Wakati wa muda wa majaribio,mfanyakazi atatathminiwa kulingana na anavyoendelea kufanya kazi.Baada ya miezi 3 mfanyakazi wa EGG-energy atakamilisha fomu ya tathmini binafsi ya muda wa majaribio na kupeleka kwa msimamizi wake.

Msimamizi atachunguza utendaji kazi wa mfanyakazi na kupendekeza uthibitisho wa ajira, kuongezeka kwa muda wa majaribio au kusitisha ajira.Pendekezo litakalotolewa na msimamizi litakuwa kwenye maandishi na kumshauri meneja rasilimali watu kuandaa barua ya uthibitisho kuhusiana na nafasi ya ajira..

Katika kuthibitisha ajira, maelezo ya kazi yatapitiwa upya na kanuni zozote za kipekee zitaamuliwa na kukubaliwa na EGG-energy pamoja na mfanyakazi mwenyewe.

Kama utendaji kazi hauridhishi, basi muda wa majaribio unaweza kuongezwa kwa muda Fulani(kati ya mwezi mmoja na mitatu) huku akiendelea kuchunguzwa zaidi au huduma za mfanyakazi huyo zitasitishwa.

Utoaji wa taarifa zisizo za kweli. Mfanyakazi atakayetoa taarifa za uongo kwa makusudi ili apate kazi EGG-energy ajue kazi hiyo haitambuliki na EGG-energy itachukua sheria dhidi yake.

SHERIA ,MIKATABA NA MASHARTI YA AJIRA.

Ugawanyaji wa ajira.Wafanyakazi wanaajiriwa kulingana na ‘’kuhitajika’’ chini ya masharti tofauti ndani ya nchi na kimataifa.Uteuzi/Ajira ndani ya EGG-energy(wafanyakazi ndani ya nchi) itakuwa kati ya makundi yaliyoorodheshwa hapa chini;

Mkataba kamili wa ajira/Ajira ya muda mrefu: Huu ni uteuzi ambao mfanyakazi anashiriki kazini muda wote ;masaa 8 kwa siku,jumatatu mpaka ijumaa,kwa jumla ya masaa 40 kwa wiki.Uteuzi huo utaendana na muda maalum wa majaribio uliopangwa.Kulingana na urahisi na umuhimu wa mpango,mabadiliko kwenye ratiba yanaweza kufanywa kwa ajili ya wafanyakazi wenye mahitaji muhimu, huku masaa 40 ya kazi kwa wiki yakabaki kama yalivyo na kuwezesha mahitaji ya mpango.Wafanyakazi hawa wanapokea mafao kamili na mfuko wa posho kama ilivyoelezwa kwenye mkataba au makubaliano yao ya ajira.Sera na taratibu zote zilizoelezwa kwenye mwongozo huu zinatumika kwa wafanyakazi kamili wa EGG-energy.

6


Ajira ya muda mfupi: EGG-energy wangehitaji kuajiri wafanyakazi kwa ajiri ya miradi ya muda mfupi ambayo inahitaji msaada wa ziada au kujaza nafasi wazi za muda mfupi ndani ya jumuiya ya EGG-energy.Wafanyakazi hao wataajiriwa kwa muda maalum,usiozidi miezi sita kwa msingi endelevu.Wafanyakazi wa muda mfupi watatakiwa kuweka sahihi mkataba ambao unaelezea mshahara,mafao(mchango wa hifadhi ya jamii) na muda wote masharti yanavyoonesha.

Ajira ya sehemu tu ya muda: Mara chache EGG-energy wanahitaji huduma za wafanyakazi wanaopatikana ndani ya masaa kadhaa tu.Mfanyakazi huyo ataajiriwa kupitia majadiliano na EGG-energy watatoa mkataba ambao unaonesha mshahara,mafao(mchango wa hifadhi ya jamii) na muda wote masharti yanavyoonesha.

Mshauri: Kama kuna umuhimu EGG-energy watawatumia washauri, kulingana na uzoefu wa kitaaalamu. Washauri wanaweza kuajiriwa kwa ajili ya kazi fulani na kwa muda Fulani(kwa kila siku) mpaka siku za kazi zitimie ……..ambapo atafanya kazi akiwa huru. Sheria za kazi ya ushauri zitaandaliwa na kiongozi wa idara inayomuhitaji mshauri, na mkataba unaoelezea mpaka na muda wa kazi na kiwango cha malipo ya kila siku lazima upitishwe na kubadilishwa mapema. Mshauri hapokei mafao yoyote yale chini ya mkataba wa ajira.

Wakufunzi: Wakufunzi ni watu ambao wanajitolea kufanya kazi na EGG-energy kwenye kazi/jukumu Fulani au ndani ya eneo Fulani kwa kipindi cha muda Fulani kulingana na wigo au mpaka wa kazi kwa lengo la kupata uzoefu wa kazi.Wakufunzi wa ndani wanalipwa kiasi kidogo cha fedha.wakafunzi hawalipwi mafao yoyote ya wafanyakazi. Maombi ya wakufunzi wa ndani yatapitiwa na kuidhinishwa na afisa mtendaji mkuu pamoja na afisa mwendeshaji mkuu.

Mkataba wa ajira.Maelezo mafupi ya nafasi ya kazi yatatakiwa kujumuishwa kwenye kila barua ya mfanyakazi iliyotolewa. Wafanyakazi watatakiwa kujua kwamba majukumu yanaweza kubadilishwa ndani ya muda wa mradi na EGG-energy wana haki ya kufanya mabadiliko hayo ,kwa maelezo sahihi.

Muda wote wa ajira,kila mfanyakazi atatakiwa kuwa na mkataba wa ajira .Mkataba huo utahusisha maelezo ya nafasi ambayo ameajiriwa,muda wa ajira,mshahara uliokubaliwa ,aina ya ajira na maelezo ya mafao ya shirika.

kopi ya mkataba wa ajira utahifadhiwa kwenye faili la mfanyakazi mwenyewe wa EGG-energy.

Taarifa/Kumbukumbu za ajira.Mfanyakazi mpya wa ajira kamili atatakiwa kuwapa EGG-energy nyaraka zifuatazo:

• Fomu ya makazi ya mfanyakazi.• Picha za paspoti 6 (1 kwa ajili ya faili lake,2 kwa ajili ya uhifadhi wa jamii,1 kwa ajili ya

kitambulisho na 2 kwa ajili ya bima ya afya.• Kopi ya vyeti vya elimu na shuhuda mbalimbali.• Kopi ya vyeti vya ndoa kama vipo.• Kopi ya vyeti vya kuzaliwa vya watoto.• Kopi ya kadi ya mfuko wa hifadhi ya jamii,kama mfanyakazi alishawahi kuchangia kipindi cha

nyuma.• Kopi ya leseni ya gari, kama mfanyakazi huyo atatumia usafiri wa EGG-energy.

7


• Taarifa za benki, kwa ajili ya kuweka mshahara.

Faili la taarifa za siri za kila mfanyakazi litahifadhiwa.Faili hili litakuwa na vitu vifuatavyo na zaidi:• Mkataba wa ajira na/au barua ya uteuzi.• CV na picha.• Fomu ya maelezo binafsi na anuani za muhimu.• Mawasiliano muhimu.• Fomu iliyosainiwa ili kutambua kama kuna uwezekano wa kupata ajira.• Kanuni za maadili.• Tathmini ya kiutendaji.• Taarifa zinazohusiana na kuajiri.

Mafaili binafsi yatahifadhiwa mahali penye usalama yakiwa chini ya ulinzi wa meneja rasilimali watu. Mfanyakazi yeyote anaweza kuangalia faili lake chini ya uwepo wa meneja rasilimali watu, mwenye idhini ya maandishi kutoka kwa afisa mtendaji mkuu na mwendeshaji mkuu.

Wafanyakazi lazima wamjulishe mshauri wao na idara ya maliasili kuhusu mabadiliko yoyote ya sifa zao katika maeneo yafuatayo:

• Anuani za barua pepe na makazi (ikihusisha njia zinazoelekea kwenye makazi ya wafanyakazi kwa ajili ya kupata bidhaa fulani na kama kuna tatizo fulani pamoja na namba za simu.

• Mtu ambaye anatakiwa kujulishwa wakati tatizo linapotokea.• Mabadiliko ya kisheria kwenye jina pamoja na tarehe rasmi ya kuanza kutumia jina hilo.• Mabadiliko ya hali ya ndoa pamoja na tarehe rasmi ya kuanza kuwa katika hali nyingine.• Kuzaliwa kwa mtoto,au mabadiliko yoyote yale ya wategemezi.• Kifo cha mmoja wa wanafamilia ambacho kinapata fao kutoka mfuko wa bima.• Mabadiliko ya kitaaluma.• Nyaraka nyinginezo zinazohusiana na ajira, utendaji kazi, fidia, nidhamu au malalamiko.

8


MPANGO WA MAPITIO YA UTENDAJI KAZI.

Taarifa ya maandishi juu ya tabia na utendaji kazi wa kila mfanyakazi itaandaliwa mwishoni mwa mwaka wakati wa zoezi la kupitia utendaji kazi wa wafanyakazi.Kupitia zoezi hili, kila mfanyakazi atakuwa na maelezo aliyopewa yahusuyo utendaji kazi wake.

TARATIBU ZA TATHMINI.Mkutano rasmi wa mapitio na tathmini ya robo mwaka itafanywa mwishoni mwa mwaka kati ya mfanyakazi na msimamizi wake, kutathmini maendeleo, kuboresha malengo na kujadili maendeleo ya taaluma mbalimbali. Hii inakamilishwa kwa kutumia fomu rasmi za utathmini wa utendaji kazi za EGG-energy;Tathmini ya mwaka mzima wa taarifa za moja kwa moja na tathmini binafsi zinazofanywa kwa mwaka.wasimamizi wanapaswa kujadili masuala ya wafanyakazi muda wote kwa mwaka na siyo tu kusubiri muda wa kufanya tathmini ya mwaka.Pia wafanyakazi wanashauriwa kutafuta majibu ya masuala yao na kushiriki vyema kwenye majadiliano yahusuyo utendaji kazi wao.Ripoti ya tathmini ya utendaji kazi kwa mwaka inatoa taarifa za kila maendeleo ya mfanyakazi ikilenga malengo yao na maeneo yote ya mafanikio pamoja na kuendeleza taaluma zao. Ripoti hizi zinatumika kuthibitisha kuongezeka kwa mafao na kuonesha mahitaji ya mafunzo kwa mfanyakazi. Kopi za nyaraka zote za mapitio ya utendaji kazi zitawekwa kwenye faili binafsi la mfanyakazi.

KUONGEZEKA KWA MAFAO.Wakati ratiba ya malipo ya fidia yakifuatiliwa na kupitiwa upya ,kuongezwa kwa mafao kunaweza kupendekezwa kila tarehe 31 ya mwezi wa kwanza kila mwaka.Kuongezwa kwa mafao kunatokana na utendaji kazi wa kuridhisha kama ilivyoainishwa kwenye mpango wa mapitio ya utendaji kazi. Wafanyakazi wale tu walioajiriwa kwa muda wa miezi 6 mwishoni mwa muda wa mapitio ya utendaji kazi (mwezi wa 12) watastahili kuongezewa mafao yao(ie.wafanyakazi walioajiriwa tarehe 1 mwezi wa 7 na kuendelea ndani ya mwaka mmoja na tathmini ya utendaji kazi hawatastahili kuongezewa mafao.

Kuongezwa kwa mishahara kwa ujumla kunatokea katika robo ya kwanza ya mwaka wa fedha kulingana na kikomo cha bajeti,mapendekezo ya afisa mtendaji na afisa mwendeshaji mkuu pamoja na idhini kutoka kwa kikundi cha watendaji wakuu.Kuongezwa kwa mafao kunaweza kukataliwa kwa mfanyakazi ambaye kazi yake hairidhishi.Mfanyakazi na msimamizi wake watajadili kivipi wataweza kuboresha utendaji kazi ,muda wa maboresho na athari zake kama utendaji kazi usioridhisha utaendelea.

KUPANDA VYEO.Kupanda cheo kunatafsiriwa kama maendeleo ya mfanyakazi katika kazi ambayo inapelekea kukua kwa ngazi ya mamlaka,kubadilika kwa mipaka ya kazi na kubadilika kwa cheo cha mfanyakazi.Kati ya sababu nyingi ,moja ya malengo ya kupandisha vyeo EGG-energy ni kuleta hamasa kubwa na kuleta maendeleo katika taaluma za wafanyakazi wa EGG-energy .EGG- energy inahimiza upandishwaji vyeo vya wafanyakazi wa ndani ya nchi ilimradi tu inaleta manufaa kwa mfanyakazi na kwenye mradi, na ili mradi inawezekana .

9


Aina za vyeo.

EGG-energy inatambua aina mbili za vyeo

Ushindani: Kupanda cheo kunakotokana na nafasi iliyotangazwa ndani ya EGG-energy.

Isiyo na ushindani: Kupanda cheo kusikotokana na kutangazwa kwa nafasi ndani ya EGG-energy.

Muhimu: Kupandishwa cheo kwa mfanyakazi kutoka nafasi moja kwenda nyingine ndani ya kazi moja ila katika ngazi ya juu ya mamlaka (meneja,mkurugenzi), kunaweza kufanywa na uongozi pamoja na idhini kotoka kwa meneja rasilimali watu bila ya kuitangaza kwanza nafasi.Hata hivyo,nafasi mpya lazima itangazwe ndani na kama kuna umuhimu hata nje ya EGG-energy ili kuhakikisha mgombea bora anachaguliwa.

Wafanyakazi ambao wanapandishwa vyeo bila ya ushindani kwenye nafasi yenye mamlaka ya juu kama ilivyoelezewa hapo juu hawatatakiwa kumalizia muda wa majaribio.Uteuzi wa nafasi mpya utahitaji mfanyakazi kumalizia muda wa majaribio.

Kanuni na vigezo vya ujumla vya upandishwaji vyeo.EGG-energy imeelezea kanuni za ujumla za kupanda vyeo ili kusanifisha kitendo hicho.

• Mfanyakazi anastahili kupandishwa cheo kwenye nafasi iliyo ndani au nje ya mahali pake pa sasa.

• Nafasi za kupandishwa vyeo zinapatikana kwa wafanyakazi wenye sifa na wanaostahili.• Kupanda vyeo ndani ya nchi na uhamisho unahitaji idhini ya afisa mwendeshaji mkuu pamoja

na afisa mtendaji mkuu.

EGG-energy imeainisha vigezo vya kupanda vyeo ili kusanifisha kitendo hicho:• Hitaji la kibiashara kwenye nafasi hiyo.• Bajeti kuisaidia nafasi hiyo.• Ushahidi ya kuwa mfanyakazi aliyepandishwa cheo anaweza kufanya kazi katika ngazi ya juu

kabisa.

Muhimu: Tathmini ya utendaji kazi uliopita unahitajika kusaidia maamuzi .Kipindi mfanyakazi anapandishwa cheo cha juu,mshahara wa mfanyakazi huo unaweza kupandishwa kama tu ni sahihi.

KUAINISHA UPYA.Kuainisha upya kunakuja kipindi ambapo taaluma ya utofauti inahitajika kutokana na kubadilika kwa asili ya kazi yenyewe.Kuongezeka kwa majukumu na wigo wa kazi kunaweza kupelekea kuongezeka kwa mishahara.

Muhimu: Kushuka kwa mshahara kwenye nafasi ya ngazi ya chini siyo halali kisheria kama sheria za kazi za Tanzania zinavyoonesha.)

10


SERA YA MALIPO YA FIDIA.

MISHAHARA NA UONGOZI.Malipo ya fidia ya wafanyakazi kitaifa yataandaliwa kutokana na kiwango cha mshahara cha EGG-energy) .Mishahara hiyo inakuwa kwenye shilingi ya Tanzania.Kwa hiyo kubadilika kwa dola moja ya kimarekani au kiwango chochote cha ubadili wa fedha haihusiani kabisa na mshahara wa mfanyakazi zaidi ni namna ambayo mabadiliko hayo yanaonesha gharama za maisha ambazo zitaonekana kwenye mapitio ya mara kwa mara ya mishahara.

Ili kuudumisha muundo wa mshahara ambao una haki na usawa,EGG-energy itabainisha mshahara wa kila mfanyakazi kulingana na sifa walizo nazo,majukumu yao,mahitaji ya kazi,na uzoefu ndani ya kiwango cha mshahara wa nafasi hiyo. Baada ya hapo, mshahara utapitiwa upya kwa kuangalia utendaji kazi wa mfanyakazi.

Kipindi cha malipo.Malipo ya mshahara wa mfanyakazi yatafanywa mara moja kwa mwezi, na kulipwa siku ya mwisho ya kazi ya kila mwisho wa mwezi.

Makato ya kisheria.Makato yafuatayo yanaendana na sera ya kampuni na kwa mujibu wa sheria ya Tanzania;

Kodi ya mapato: EGG-energy inapunguza kodi ya mapato kutoka kwenye mishahara ya wafanyakazi wote kwa mujibu wa sheria za Tanzania na kushiriki kwenye mpango wa malipo ya kodi ya mapato ujulikanao kama ‘lipa kulingana na unavyopata’.Kodi za mapato zinapunguzwa kutoka kwenye kila mshahara wa mfanyakazi kwa ajili ya kumlipa mpokeaji wa Tanzania kutoka mamlaka ya mapato kila mwisho wa muda wa kufanya malipo.Makato yote ya kodi ya mapato yataonekana kwenye karatasi maalum za malipo ya mshahara wa mfanyakazi kwa mwezi. Kama ilivyooneshwa kwenye mkataba wa ajira ,mshauri ana jukumu la kutoa taarifa na kulipia kodi yake ya mapato na kodi zingine zinazohusika kwa mujibu wa sheria ya Tanzania.

Hifadhi ya jamii: Kiasi ambacho ni sawa na 20% ya mshahara wa kawaida kitachangiwa na EGG-energy na kulipia mfuko wa hifadhi ya jamii,ikijumuisha 10% ya mwajiri na 10% ya kila mwajiriwa.

Mishahara ya mwanzo na mikopo.Mikopo na fedha za mwanzo za mshahara kwa kawaida haitolewi na EGG-energy. Hata hivyo EGG-energy wanaweza kutoa msaada wa kiuongozi(mf.kuthibitisha ajira na taratibu za ajira) kwa wafanyakazi juu ya kupata mikopo kutoka kwenye taasisi za kifedha na benki.

11


UTARATIBU WA JUMLA WA KIOFISI.

MASAA YA KAZIKila mfanyakazi anatakiwa kuwa kazini mahali pa kawaida pa kufanyia kazi,wakati wa masaa ya kazi au muda mwingine wowote ambao atahitajika kutimiza wajibu wake.Masaa ya kawaida ya kufanya kazi EGG-energy yanatakiwa kuwa 40 kwa wiki ambayo ni sawa na masaa 8 kwa siku,siku tano kwa wiki.Muda wa kawaida wa kufanya kazi ni kuanzia saa 2 asubuhi mpaka saa 11 jioni ,jumatatu mpaka ijumaa, pamoja na saa moja ya kupata chakula cha mchana.

Muda wa ziada.Muda wa ziada haushauriwi sana. Hata hivyo,kwenye mazingira maalum,mfanyakazi mwenye idhini ya maandishi kutoka kwa afisa mtendaji mkuu anaweza kufanya kazi zaidi ya masaa 40 ndani ya wiki ya kazi.Muda wa ziada wa EGG-energy utafidiwa na muda mwingine.(siku za kufidia):Mfanyakazi hawezi kupokea zaidi ya siku tatu za kufidia kwa mwaka.

MAHUDHURIO KAZINI.Mahudhurio mazuri ya mara kwa mara ni muhimu kwa ajili ya utendaji kazi fanisi kwa wote,mfanyakazi na washiriki wengine wa kikundi chake.Wafanyakazi wanategemewa kuwasili kazini na kurudi baada ya kutoka kwenye chakula cha mchana ndani ya muda uliopangwa.

MikutanoKama inavyostahili,wafanyakazi wanatakiwa kuwezesha,kushiriki na kuchangia kwenye;

• Mikutano iliyopangwa kila mwezi.• Mikutano ya kila wiki ya kamati ya uongozi• Mikutano ya wafanyakazi kila baada ya miezi minne• Mikutano ya kamati ndogo,vikundi vya wajibu na washauri• Mapumziko• Mkutano mkuu wa mwaka• Mikutano mingine itakayohitajika.

KUTOKUWEPO Kutoka nje ya majengo ya EGG-energy wakati wa saa za kazi ,mfanyakazi anatakiwa kumtaarifu msimamizi wake.Utoro unaosababishwa na ugonjwa,tatizo ulani au sababu nyinginezo mfanyakazi anatakiwa kumtaarifu msimamizi wake. Mfanyakazi anayepanga kuwa nje ya kituo chake cha kazi kwa muda wa siku tatu au zaidi anatakiwa kumtaarifu mkuu wake wa idara.

Wafanyakazi ambao hawatakuwepo kazini na hawajatoa taarifa yoyote ile kwa wasimamizi wao au meneja rasilimali watu kwa muda wa siku tano mfululizo na wakashindwa kutoa cheti cha hospitali watachukuliwa kama wamejifukuzisha kazi wenyewe.

Wasimamizi wanatakiwa kuhakikisha kuwa sera ya mahudhurio na utoro inatumika muda wote na sheria za kinidhamu zinazohusiana na mahudhurio zimeelezwa kwa uwazi,uangalifu na kwa

12


haraka.Matatizo ya mahudhurio yanatakiwa kuoneshwa wakati wa kutathmini utendaji kazi wa mfanyakazi.)

HAKI NA LIKIZO STAHIKI.

Ni sera ya kampuni kuendeleza na kudumisha ufanisi wa afya na kazi ya mfanyakazi. Kutimiza lengo hili , likizo kwa ajili ya mapumziko inatakiwa kutolewa.

Aina za likizo.EGG-energy inatambua likizo inayochukuliwa mara moja kwa mwaka,ya huruma,ya uzazi kwa mwanamke,ya uzazi kwa mwanamme na likizo ya ugonjwa pamoja na udhuru wa kazi.

Likizo ya mwisho wa mwaka: Mfanyakazi kamili atapata siku 20 au masaa 160 ya likizo kwa mwaka.Wafanyakazi wasio na muda mrefu likizo yao watapata kulingana na pro-rata.Malimbikizo ya likizo hayatakiwi.Hata hivyo,kwenye matukio ya kiutofauti(ya kipekee),likizo ya mwisho wa mwaka inaweza kupelekwa mbele kidogo kulingana na makubaliano ya watu wawili(mwajiri na mfanyakazi) na yawe kwenye maandishi.likizo ya mwisho wa mwaka ambayo haijatumika inaweza ikapelekwa kwenye likizo ijayo ili mradi tu malimbikizo ya likizo hiyo hayazidi.Likizo ya mwisho wa mwaka inaweza kulimbikizwa mpaka kwenye idadi ya juu kabisa ya masaa 272 au siku 34.Maombi yote ya likizo ya mwisho wa mwaka lazima yaandaliwe mapema na kwa maandishi na kumpa msimamizi wa mfanyakazi.Likizo ya mwisho wa mwaka inayochukuliwa mapema kabla ya muda wake kwa ujumla hairuhusiwi.Maombi hayo yanahitaji idhini ya maandishi iliyoandaliwa mapema kutoka kwa afisa mwendeshaji mkuu na afisa mtendaji mkuu.Likizo hii ni lazima ipangwe na kuidhinishwa na msimamizi kulingana na mzigo wa kazi uliopo ofisini.Kwa kuwa likizo hii inatolewa kwa wafanyakazi kwa lengo la kupumzika, matumizi mazuri ya muda wa likizo hii unahimizwa.Kwa sababu ya faida kwa wote wafanyakazi na shirika, wasimamizi wanatakiwa kuhakikisha kila mfanyakazi anaruhusiwa kuchukua likizo ya kutosha mara kwa mara kila mwaka.Mfanyakazi atashauriwa na msimamizi wake au idara ya rasilimali watu kuhusiana na lini atatakiwa kurudi kazini.Mfanyakazi atakayeshindwa kurudi kazini baada ya likizo kuisha bila ya ruhusa rasmi atachukuliwa kama ameacha ajira yake.

Likizo ya huruma/kujali: Hii inaweza kutolewa kwa mfanyakazi yeyote yule kulingana na sababu za msingi zitakazotolewa.Kwa sababu za msiba wa ndugu wa karibu (wenzi,wazazi,watoto, au ndugu) EGG –energy inatoa siku 7 mfululizo za likizo hiyo kwa kifo kimoja.Likizo hii itakapotolewa haitapunguzwa kutoka kwenye haki ya likizo ya mwisho wa mwaka.

Likizo ya uzazi kwa mwanamke:Mfanyakazi mwanamke ambaye ni wa muda mrefu mwenye cheti cha daktari kinachoonesha kuwa anatarajia kujifungua,atapewa likizo yenye masharti yafuatayo;

• Mwajiri ataelezwa na mwajiriwa angalau miezi mitatu kabla ya tarehe tarajiwa ya kujifungua.• Mfanyakazi ana haki ya kupewa siku 84 kwa mtoto mmoja na siku 100 kwa mapacha au

watoto zaidi ya 2 watakaozaliwa.• Moja kwa moja mfanyakazi anakuwa amepoteza likizo yake ya mwisho wa mwaka.Kama

alishaitumia likizo yake ya mwisho wa mwaka ,basi muda ulioongezwa utatakiwa kupunguzwa kutoka kwenye mwaka utakaofuatia.

Likizo ya uzazi kwa mwanamme: Siku tatu zenye malipo zitatolewa kwa mfanyakazi mwanamme ndani ya siku saba baada tu ya mtoto kuzaliwa.Siku hizo hazitapunguzwa kutoka kwenye likizo ya mwisho wa mwaka.

13


Likizo ya ugonjwa/udhuru : EGG-energy inatambua kutokuwa na uwezo wa kufanya kazi kwa sababu ya ugonjwa au kuumia kunaweza kusababisha matatizo makubwa ya kiuchumi.Wafanyakazi wote wa muda mrefu wanastahili kulipwa fidia kipindi ambacho hawapo kazini kwa sababu ya ugonjwa au kwa sababu ya kumwangalia Ndugu wa karibu(wenzi,watoto,wazazi au Ndugu wengineo) ambao ni wagonjwa, kwa siku 12,au masaa 96,ya likizo ya ugonjwa kwa mwaka.Likizo hii inakusanywa kwa siku 1,au masaa 8, kwa mwezi.Likizo hii inaweza kukusanywa mpaka kwenye idadi ya juu kabisa ya siku 65,au masaa520 kwa mwaka.

Muhimu: Mfanyakazi atatoa cheti cha afya alichokipata kutoka kwa daktari mwenye sifa.Ili mfanyakazi awe na haki ya kupata likizo ya ugonjwa yenye malipo kama ilivyooneshwa hapo juu, mfanyakazi huyo anatakiwa kumjulisha msimamizi wake kuhusiana na kutokuwepo kwake kazini na sababu zake haraka iwezekanavyo.Kama mfanyakazi atahitaji zaidi ya siku 12 za likizo ya ugonjwa,EGG-energy watatoa likizo hiyo kwa mujibu wa sheria ya kazi ya Tanzania;

• Kwa muda wa Siku 63 za ugonjwa endelevu, mfanyakazi atalipwa mshahara kamili.• Siku 63 zitakazofuatia mfanyakazi atalipwa nusu ya mshahara wake.• Baada ya kumalizika kwa siku 126 zilizoelezewa hapo juu,mfanyakazi anaweza kusimamishwa

kazi kulingana na mazingira yake ya ugonjwa.

Likizo ya kutokuwepo ya bila malipo.Likizo ya kutokuwepo ya bila malipo haishauriwi sana. Hata hivyo wafanyakazi kamili katika mazingira maalum na wenye sababu nzuri wanastahili kupewa likizo hii chini ya idhini ya afisa mwendeshaji mkuu na afisa mtendaji mkuu.Likizo hii inaweza kutolewa kwa mfanyakazi ambaye amemaliza likizo yake ya mwisho wa mwaka.

kuitwa kutoka likizo.Mfanyakazi yeyote ambaye yupo likizoni anaweza kuitwa muda wowote ule kabla ya kumaliza likizo yake kama huduma yake inahitajika sana.

14


KUACHA KAZI NA KUJIUZULU.Kuachishwa kazi kunaweza kutokea kwa sababu zifuatazo:

• Utendaji kazi usio wa kuridhisha wakati wa muda wa majaribio/muda wa kuchunguzwa.• Kujiuzulu.• Kusimamishwa.• Kifo.• Kupungua kwa ufadhili.• Ugonjwa wa muda mrefu au ulemavu.• Kumalizika au kushindikana kwa mradi.• Kujipanga upya kunakopelekea kupoteza kazi .• Kupungua kwa nguvu kazi ya EGG-energy.

UTARATIBU.

Muda wa majaribio.Muda wowote EGG-energy watakapoamua kusimamisha huduma za mfanyakazi ambaye wakati wa muda wa majaribio alikuwa na utendaji kazi usioridhisha ,EGG-energy itatakiwa kumtaarifu mfanyakazi siku 30 kabla au kumlipa mshahara wa mwezi mmoja badala ya kutaarifiwa.

Kujiuzulu na kuacha kazi kwa hiari.Mfanyakazi anayeacha kazi kwa hiari anatakiwa aandae taarifa ya maandishi mwezi mmoja(siku 30 za kalenda) kabla hajaacha kazi).

Kuachishwa kazi.Wafanyakazi ambao wanaachishwa kazi na EGG- energy wataachishwa kwa maandishi na kupewa siku 30 za kujulishwa.ikifuatiwa na majadiliano na wanasheria wanaohusika na mambo ya kazi.Kwa maamuzi ya afisa mwendeshaji mkuu,mfanyakazi anaweza kupokea mshahara wa mwezi mmoja badala ya kutaarifiwa.

MAFAO BAADA YA KUACHA KAZI.Mfanyakazi aliyeachishwa kazi na kampuni anastahili kupata mafao yafuatayo:

• Mwezi mmoja wa mshahara.• Likizo yoyote ya malipo, ya mwisho wa mwaka ambayo haikutumika italipwa pale tu kama

imefikia idadi ya masaa 272 au siku 34.Hakuna malipo yoyote yatakayofanywa kwenye likizo ya huruma/kujali ambayo haikutumika.

• Michango husika itolewayo na mwajiriwa pamoja na mwajiri(mfuko wa hifadhi ya jamii,mfuko wa wastaafu.

• Mafao mengineyo yatolewayo na sera iliyopo.

15


SERA YA NIDHAMU.EGG-energy inalenga kuwasaidia wafanyakazi wake mara nyingi inavyowezekana ili kuhakikisha wafanyakazi wote wanasimamia matarajio ya shirika.Kwenye mazingira ya ugomvi , migogoro na uvunjaji wa sera za wafanyakazi,Uongozi wa EGG-energy na wafanyakazi wengine wanatakiwa kuwa na jitihada za ziada kutatua matatizo hayo kwa haraka na moja kwa moja kwa kutumia njia kama ushauri wa mdomo,kuonya,kuonya kwa maandishi,mkutano pamoja na ushauri nasaha.Kitendo hiki kinalenga kuimarisha nidhamu ya mfanyakazi,mawasiliano ya ofisini,mahusiano ya kikundi na maendeleo binafsi.

KANUNI ZA MAADILI.Muda wote mfanyakazi wa EGG-energy anatakiwa kuenenda vyema kutakakopelekea kuendeleza maadili ya EGG-energy na kufikia kiwango cha juu kabisa cha ufanisi,uadilifu,kujituma na uaminifu.Mfanyakazi hatakiwi kujihusisha na shughuli yoyote ile ambayo haiendani na utendaji kazi wake stahiki ndani ya EGG-energy. Mfanyakazi yeyote atakayeshindwa kuenenda vizuri na kwa maadili, kwa makusudio yake au kwa sababu ya uzembe wake atakuwa na kosa la utovu wa nidhamu na kuchukuliwa hatua za kinidhamu.

hapa chini kuna maelezo ya vitendo na madhara yake;

Makosa madogo;• Kutokuwepo kazini ndani ya masaa ya kazi.• Kutotomiza wajibu kwa uangalifu na kwa umakini.• Kushindwa kufanya kazi kwa kiwango kinachohitajika.• Tabia mbaya ambayo ni kikwazo cha uendeshaji mzuri wa EGG-energy.• Ukiukwaji wa sheria au hatua za kiusalama bila madhara makubwa.• Matumizi mabaya yasiyoidhinishwa ya vifaa vya ofisi na mali ya EGG-energy.

Makosa makubwa.• Kutokuwepo kazini bila ya ruhusa kwa muda wa siku tano mfululizo.• Kushindwa kuangalia kwa ukaribu zaidi na kwa usahihi utekelezaji wa wajibu wa mtu kiasi

kwamba kazi hizo hazikubaliki na kutakiwa kurudiwa.• Kuwa chini ya ushawishi wa pombe au madawa ya kulevya wakati wa masaa ya kazi]• Tabia mbaya na ya ukaidi. • Kushindwa au kukataa kuheshimu maelekezo ya kisheria na ya busara kutoka kwa mkuu

wake.• Kutishia kumdhuru au kumuumiza mwilini mtu yeyote Yule katika eneo la kazi.• Matumizi ya lugha ya matusi,ya kukera , au lugha ya vitisho.

Makosa makubwa zaidi.• Makosa makubwa yanayojirudiarudia(angalia juu).• Kutokuwa na uwezo wa kufanya kazi kwa sababu ya anasa za pombe au madawa ya kulevya.• Kutokuwepo kazini kwa zaidi ya siku saba mfululizo.• Kuharibu au kupoteza kwa makusudi mali ya EGG-energy bila ya kujali thamani ya mali hiyo.

16


• Kufanya shambulio au kupigana katika eneo la kazi au wakati wa kazi na kitendo chochote kile ambacho kipo kinyume na matakwa ya umma.

• Kutotimiza wajibu.• Kutoa taarifa za siri za ofisi ya EGG-energy bila ya idhini.• Kudanganya au kubadilisha nyaraka zozote zile za ofisi kwa ulaghai.• Wizi wa mali ya EGG-energy au kusaidia wizi huo.• Kushiriki kwenye aina yoyote ile ya rushwa .• Kuhukumiwa kwa kosa fulani bila ya kuwa na fursa ya kukata faini wakati wa kifungo.

KUCHUKUA HATUA YA KINIDHAMU.Wakati wa kutoa adhabu EGG-energy itazingatia adhabu hiyo na utaratibu uliooneshwa kwenye sheria ya mahusiano ya kazi ya mwaka(2004), marekebisho yake na sheria nyingine yoyote ile inayohusika na ardhi.EGG-energy itahakikisha kuwa hatua ya kinidhamu dhidi ya mfanyakazi :

• Itachukuliwa pale itakapoaminika kuwa kosa lilifanywa.• Iendane na asili ya kosa lililofanywa.• Ithibitishwe kuwa na haki kulingana na adhabu hiyo kutolewa pia kwenye mazingira kama

haya ya sasa kipindi cha nyuma.• Itawapa wafanyakazi haki ya kukata rufaa juu ya mashtaka ya kosa lililofanywa.

Kwa ujumla, hatua moja ya kinidhamu inatakiwa kuchukuliwa kwa kosa moja.hatua ya kinidhamu inaweza kuwa onyo kwa mdomo au maandishi, kusimamishwa kazi kwa malipo au bila ya malipo au kutenganishwa, na kosa linaweza kuwa sababu ya hatua za kisheria.Jedwali lifuatalo limetengenezwa kuhakikisha uthabiti wakati wa kushughulikia masuala ya kinidhamu.Jedwali linatumika kama mwongozo ,kila kosa lazima litathminiwe kulingana na sifa na sheria zitakazochukuliwa basi ziendane na mazingira pamoja na ukubwa wa kosa hilo.Viongozi wanaochukua hatua za kinidhamu wanatakiwa pia kuangalia sababu zinazozuia au kuchochea kila kosa.

[jedwali la hatua za kinidhamu]UTOVU WA NIDHAMU

KOSA LA KWANZA KOSA LA PILI KOSA LA TATU KOSA LA NNE

MDOGO (Kuonywa kwa mdomo)

(barua ya onyo) (kusimamishwa kazi)

(kufukuzwa kazi)

MKUBWA ( barua ya onyo) (kuachishwa kazi)MKUBWA SANA

(kuachishwa kazi)

Utaratibu wa kinidhamu.Shughuli za kinidhamu zifanywe kwa uwazi,na kwa kumshirikisha mfanyakazi anayeshtakiwa.Mfanyakazi lazima apewe nafasi ya kutoa maelezo kwa mdomo au kwa maandishi au kujitetea kabla ya hatua ya kinidhamu haijachukuliwa. Kwa hiyo,kwenye tukio ambalo mfanyakazi anapokea;

Onyo kwa mdomo; Taarifa ya kuonywa kwa mdomo itaongezwa kwenye kumbukumbu za binafsi za mfanyakazi na kuhakikishwa na msimamizi kwenye barua ya mfanyakazi.Mipango ya kurekebisha hali hiyo ni lazima ikubaliwe kwa maandishi na wote,yaani msimamizi na mfanyakazi.Ratiba ni muhimu sana kwenye aina hii ya kinidhamu ya kuonywa kwa mdomo,kwa kuwa inatoa nafasi ya kujadili matarajio kwa uwazi zaidi.

17


Barua ya onyo: Barua ya onyo inatumika baada ya kupewa onyo kwa mdomo na kushindwa kuleta mafanikio au kama kosa ni kubwa mno.Afisa mwendeshaji mkuu ,Afisa mtendaji mkuu na/au mamlaka yoyote husika ambayo imepewa jukumu hili ataelezea kwa maandishi asili ya kosa ambalo mfanyakazi anadaiwa kulifanya na kutoa nafasi kwa mfanyakazi kujibu madai hayo.Kama uongozi hautaridhika na maelezo hayo,adhabu itatolewa kulingana na kanuni zilizopo.

Kusimamishwa kazi: Mfanyakazi anaweza kusimamishwa kazi kama kuonywa kwa mdomo pamoja na kupewa barua ya onyo hakujaleta mafanikio au kama kosa linahitaji sheria ya kinidhamu yenye masharti magumu au kutengwa kwa muda mfupi.Muda wa kusimamishwa kazi unaweza kuwa kwa siku moja au zaidi kama inavyooneshwa kwenye sheria ya Tanzania(usalama wa sheria ya kazi).Kusimamishwa kazi kwa malipo kunaweza kutolewa wakati tukio likiendelea kuchunguzwa,na mara nyingi inalipwa katika kiwango cha nusu mshahara wa kawaida.Kusimamishwa kazi kwa sababu yoyote ile kutatakiwa kuandikwa na kutunzwa kwenye faili la kumbukumbu la mfanyakazi.

Kutengwa : Mfanyakazi anaweza kutengwa , kama utendaji kazi wake hauridhishi au kama kaonekana ana makosa ya utovu wa nidhamu.Kutengwa kunakotokana na sababu kunaweza kuwa na ufanisi kwa haraka zaidi na hakuhitaji taarifa mapema.Hata hivyo,isipokuwa makosa makubwa(wizi,na mengineyo kama yalivyoorodheshwa kwenye sheria ya ajira na mahusiano ya kikazi),kutengwa kwa mfanyakazi kunatakiwa kufuatiwe na kuonywa kwa mdomo au kwa maandishi ikihusisha mpango wa kuelezea utendaji kazi mbovu.Kama utendaji kazi wa mfanyakazi unaonesha kwamba ajira endelevu haipo kwenye maslahi ya EGG-energy,mpango wa muda unatakiwa kutekelezwa.Makubaliano lazima yaandikwe na kuthibitishwa na afisa mwendeshaji mkuu pamoja na afisa mtendaji mkuu chini ya sheria ya kinidhamu kulingana na kanuni za ajira na mahusiano ya kikazi(sheria za utendaji bora),za mwaka 2007.]

Kamati ya nidhamu.Adhabu hazitakiwi kutolewa mpaka kamati ya nidhamu ikae kusikiliza kesi na kuchagua hatua ya kinidhamu .Mfanyakazi atakuwa na haki ya kuwa na watazamaji wanaoshiriki na kamati ya nidhamu katika kusikiliza kesi.Meneja rasilimali watu atakuwa na mamlaka ya kutengeneza kamati ya nidhamu ya dharula yenye wahusika wanaofaa kulingana na mazingira pamoja na ngazi ya wafanyakazi.Wanachama wa kamati ya nidhamu wanaweza kuwa;

• CEO[afisa mwendeshaji mkuu]• COO[afisa mtendaji mkuu]• HR/OM[meneja rasilimali watu]• Representative of the staff[mwakilishi wa wafanyakazi]• Related experts[wataalamu husika]

Mamlaka ya kinidhamu.Mamlaka ya kinidhamu kwa ajili ya wafanyakazi walio kwenye nafasi za uoungozi inatakiwa kuwa na afisa mwendeshaji mkuu na afisa mtendaji mkuu pamoja na kamati ya uongozi.Kamati ya uongozi pia inaweza kuwa na jukumu la kutoa ushauri wa mdomo au wa maandishi pamoja na kuonya.

18


MAHUSIANO YA KIKAZI NA MALALAMIKO.Ili kuwezesha mahusiano mazuri kati ya mwajiri na waajiriwa,EGG-energy inatakiwa kuandaa mfumo na utaratibu wa kushughulikia malalamiko yoyote yatakayojitokeza.Mifumo hiyo itanufaisha pande zote mbili na kupelekea kuwa na ufumbuzi uliokubaliwa na pande zote badala ya kuwa na mgongano wa mawazo kila mgogoro unapotokea.

KUSHUGHULIKIA MALALAMIKO.EGG-energy inajali sana malalamiko na matatizo ya wafanyakazi wao.Mtu yeyote anayefikiri hakutendewa inavyotakiwa au kunyimwa haki yake atasikilizwa kwa umakini na kupewa nafasi ya kukata rufaa kama yeye atahitaji.

Lalamiko ni mazingira yoyote ya kazi ambayo mfanyakazi anafikiri au kuhisi anaonewa na siyo ya usawa.Malalamiko yanatakiwa kushughulikiwa kwa umakini sana kwa kuwa yanaweza yakawa ya kweli au ya kufikirika.Jitihada zinatakiwa kufanywa ili kuondoa mashaka ya mfanyakazi bila ya kuchelewa.Kwa kuangalia maadili ya EGG-energy ya uaminifu na heshima,uchunguzi wa haraka utafanywa ili kupata ushahidi wa kutosha wa kumwelezea mfanyakazi pamoja na majibu yake.

Hatua na taratibu.Utaratibu wa kushughulikia malalamiko EGG-energy unaonesha kitendo ambacho kinaendeleza mijadala ya wazi ya kutatua migogoro.Kwa hiyo mfanyakazi mwenye malalamiko anatakiwa kumweleza kwanza msimamizi wake kuhusiana na vitendo,matukio au tabia zilizooneshwa au kumaanishwa ambazo zinaonekana si za haki au ni za kibaguzi.Kama mfanyakazi hataridhika katika hatua hii ,atatakiwa kuandaa malalamiko rasmi.Kuna nafasi ya kukata rufaa juu ya malalamiko kwa maandishi na kupeleka kwa meneja rasilimali watu.Ili kuharakisha kitendo hiki,msimamizi wa mfanyakazi anatakiwa kuongeza maoni yake kabla ya kuipeleka rufani hiyo kwa meneja rasilimali watu.

Rufani itatakiwa kuwa na ushahidi wa kutosha ili kuwezesha uchunguzi.Baada ya kupokea rufaa,meneja rasilimali watu ataandaa majadiliano na mfanyakazi na kuwauliza maswali mashahidi kama inavyotakiwa.Kama mfanyakazi hataridhika na maamuzi katika hatua hii,basi atatakiwa kukata rufaa kwa afisa mwendeshaji mkuu na afisa mtendaji mkuu.

Muhimu: Kwenye kila hatua kama tatizo litakuwa halijatatuliwa,majadiliano yataandaliwa ndani ya siku tatu za kazi.Hata hivyo,kama tatizo litafikia hatua ya kuwashirikisha afisa mwendeshaji mkuu na afisa mtendaji mkuu,siku tano za kazi zitaruhusiwa kuandaa majadiliano.Meneja rasilimali watu au mteule wake atahudhuria mikutano katika hatua zote na atakuwa na jukumu la kuandika taarifa juu ya mambo yote yanayoendelea.

19

management handbook – egg-energyegg-energy.com/.../uploads/2014/02/hr-manual-kiswahili.docx ·...

Documents