makalah siswa ojt prajabatan hal 1satu
TRANSCRIPT
BAB IPENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. PLN (Persero) saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat
pesat dan semakin maju. Hal ini terbukti dengan semakin banyaknya hal-hal
yang telah terorganisir dengan baik dengan berbagai sistem informasi yang
digunakan. Misalnya saja, PT. PLN (Persero) sudah memiliki website sendiri
yang bisa diakses oleh pegawai PLN sendiri maupun pelanggan PLN. Dimana
para pengakses website dapat dengan mudah mencari informasi yang
diperlukan seperti informasi tagihan listrik, e-procurement, rekrutmen
pegawai PLN, website unit-unit PLN lainnya, dan sebagainya.
Di PT. PLN (Persero) memiliki bagian Pelayanan Pelanggan yang
mengolah data piutang pelanggan. Pengolahan data piutang pelanggan biasa
disebut dengan “Laporan TUL IV-04”. Laporan TUL IV-04 berisi penambahan
pemasukan tagihan rekening listrik pelanggan setiap bulannya berupa omzet
yang didapat tagihan BTS Reguler dan Multiguna, Legalisasi TNI/POLRI,
tagihan BUMN, PEMDA, BPDSS, PT. POS, umum dan instansi vertikal yang
dibandingkan pelunasan baik offline, online ataupun yang di notabukukan,
pemindahbukuan ke unit lain dan perhitungan lain-lain. Laporan ini dibuat
oleh bagian pemasaran khususnya bagian Pelayanan Pelanggan / TUL (Tata
Usaha Langganan).
Dahulu, bagian pelayanan pelanggan ini menggunakan cara manual
dalam memproses data, yaitu dengan membuat laporan dengan merekap
data pelanggan, baik dari pelanggan kecil hingga pelanggan besar yang
tagihan rekening listriknya dijumlahkan menggunakan kalkulator. Setelah
satu ranting telah dijumlahkan, maka akan mengerjakan rekap piutang
pelanggan ranting lainnya. Setelah selesai semua ranting-ranting, maka akan
digabungkan menjadi satu laporan, misalnya Laporan Piutang Pelanggan PPJ,
1
Laporan Piutang Pelanggan Materai, dan laporan tersebut digabungkan lagi
menjadi Laporan Piutang Pelanggan (Gabungan).
Namun sekarang, PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB khusnya Cabang
Lahat menggunakan suatu Sistem Informasi untuk pembukuan langganan
khususnya pengolahan piutang pelanggan yaitu SIP3 (Sistem Informasi
Pengolahan Piutang Pelanggan). Sistem Informasi ini menggunakan aplikasi
Microsoft Excel khususnya Microsoft Excel 2003, dan bisa menggunakan
Microsoft Excel 2003 ke atas, seperti Microsoft Excel 2007 dan 2010.
Jika dibandingkan antara pengolahan piutang pelanggan saat ini tentu
sangat berbeda dengan pengolahan piutang pelanggan tempo dulu. Mulai
dari waktu yang dikerjakan akan lebih singkat terutama dalam me-revisi
laporan dan tingkat kesalahan lebih kecil serta mempersingkat waktu dalam
pengecekan ulang hasil data piutang pelanggan. Namun kekurangan dari
aplikasi ini adalah adalah sebagai berikut:
1. Sering terjadi heng pada saat peng-input-an data, dimana rumus
yang seharusnya langsung berubah sesuai data, tetapi rumus
tersebut tidak menunjukkan perubahan atau tetap kosong. Hal itu
harus melakukan refresh dahulu agar dapat memperlihatkan hasil
baru pada rumus tersebut.
2. Antara laporan satu dengan laporan lain yang seharusnya saling
berkaitan satu sama lain (mempunya link satu sama lain), terkadang
tidak bisa langsung di-update pada laporan terakhir, yaitu laporan
piutang pelanggan (gabungan).
Namun aplikasi ini hanyalah sarana dalam mempermudah staff atau
pegawai PT. PLN (Persero) dalam membuat Laporan Piutang Pelanggan atau
Laporan TUL IV-04. Yang akan Saya bahas kali ini adalah Laporan TUL IV-04
beserta isinya. Maka berdasarkan hal dan data-data tersebut, Saya
mengambil judul:
PENGOLAHAN PIUTANG PELANGGAN PT. PLN (PERSERO) WS2JBCABANG LAHAT MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL
2
1.2 Perumusan Masalah
Saya merumuskan masalah yang akan Saya bahas pada makalah ini,
yaitu sebagai berikut:
1. Darimana data tersebut berasal?
2. Apa saja yang diolah pada data tersebut?
3. Apa saja yang terdapat pada laporan piutang pelanggan?
1.3 Pembatasan Masalah
Dari perumusan masalah diatas, Saya membatasi permasalahan hanya
pada pembuatan Laporan Piutang Pelanggan atau Laporan TUL IV-04.
Dimana Laporan ini dibuat menggunakan software dari perusahaan
Microsoft, yaitu Microsoft Excel 2003.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Agar dapat mengetahui darimana saja data-data pengolahan piutang
pelanggan berasal.
2. Agar dapat mengetahui data-data apa saja yang diolah pada Laporan
Piutang Pelanggan.
3. Agar dapat mengetahui isi-isi dari Laporan Piutang Pelanggan.
1.5 Manfaat
Pembuatan makalah ini memiliki manfaat yang dapat menambah
wawasan bagi semua pihak khususnya bagian Pelayanan Pelanggan yang
melakukan pengolahan data piutang pelanggan, membuat pembukuan
langganan (TUL IV) atau Laporan Piutang Pelanggan / TUL IV-04 dan
umumnya dapat menjadi bahan ilmu pengetahuan sebagai acuan pembuatan
laporan dibidang lain yang memerlukan TUL IV-04, seperti Akuntansi dan
sebagainya. Selain itu, manfaat bagi Saya yaitu dapat meningkatkan wawasan
dan kemampuan Saya dalam bidang pengolahan piutang pelanggan.
3
1.6 Metodologi Penulisan
Makalah disusun menggunakan metodologi penulisan sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Saya melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses
pembuatan laporan piutang pelanggan yang Saya lakukan dibawah
bimbingan Supervisor Pelayanan.
2. Metode Konsultasi
Dengan metode ini, Saya mengadakan konsultasi kepada Supervisor
Pelayanan Pelanggan, serta staff bagian Akuntansi yang memiliki
pengetehuan dan wawasan terhadap permasalahan serta dapat
memberikan masukan dan pendapat yang berguna.
1.7 Sistematika Pembahasan
Agar lebih sistematis dan mudah dimengerti dalam penulisan makalah
ini, Saya membahas makalah ini menggunakan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini, Saya mencoba menguraikan mengenai latar belakang
pemilihan judul, perumusan masalah dan pembatasan masalah,
tujuan dan manfaat dibuatnya makalah ini, metodologi penulisan
makalah serta sistematika penulisan makalah.
BAB II PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan mengenai garis besar PT. PLN (Persero)
Wilayah S2JB Cabang Lahat khususnya dibagian Pelayan Pelanggan
dan pembuatan Laporan Piutang Pelanggan
BAB III PENUTUP
Bab terakhir ini, Saya memberikan kesimpulan berdasarkan pada
bab-bab sebelumnya dan Saya mencoba memberikan saran
sehubungan dengan permasalahan yang timbul.
LAMPIRAN
Laporan Kegiatan Bulanan Siswa OJT D1 Bulan Maret 2010.
4
BAB IIPEMBAHASAN
2.1 GARIS BESAR PT. PLN (PERSERO) WS2JB CABANG LAHAT BAGIAN PELAYANAN PELANGGAN
PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan Cabang Lahat memiliki
bagian Pelayanan Pelanggan. Pelayanan Pelanggan dikepalai oleh Supervisor
Pelayanan Pelanggan. Atasan Supervisor Pelayanan Pelanggan adalah Asisten
Manajer Pemasaran dan diatasnya lagi adalah Manajer Cabang. Adapun
strukturnya adalah sebagai berikut:
PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan Cabang Lahat memiliki 11
Unit dibawahnya, yaitu 1 Rayon dan 10 Ranting. Nama-nama 11 unit tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Rayon Lembayung
2. Ranting Muara Enim
3. Ranting Lubuk Linggau
4. Ranting Pagar Alam
5. Ranting Prabumulih
6. Ranting Batu Raja
7. Ranting Martapura
8. Ranting Muara Dua
9. Ranting Muara Beliti
10. Ranting Pendopo
11. Ranting Tebing Tinggi
5
Bagian Pelayanan Pelanggan adalah bagian yang mempunyai tugas-
tugas sebagai berikut:
1. Membuat Laporan Piutang Pelanggan (TUL IV-04)
2. Membuat Laporan BP-UJL
3. Membuat Laporan Mutasi UJL
4. Membuat Laporan Piutang Ragu-ragu
5. Rekapitulasi kWh jual daya 450 VA
Mengenai kewajiban membuat laporan Piutang Pelanggan atau laporan
TUL IV-04. Bukan hanya menyatukan atau menggabungkan laporan-laporan
rayon/ranting, tetapi juga melakukan pengecekan dan atau perbaikan dari
laporan TUL IV-04 yang diberikan dari rayon/ranting. Setelah penginputan
data piutang pelanggan, laporan tersebut harus di rekon atau dicek ulang
oleh bagian Akuntansi mengenai omzet, penambahan dan pengurangan serta
saldo pada laporan tersebut. Saldo laporan tersebut harus sama dengan
Akuntansi agar nilainya sama, dan laporan TUL IV-04 akan dikirimkan ke
PLN Wilayah dan akan dikirimkan lagi ke PLN Pusat.
2.2 PEMBUATAN TUL IV-04
Tata Usaha Langganan (TUL) memiliki 6 Fungsi, yaitu:
Fungsi I : Pelayanan Pelanggan
Fungsi II : Pembacaan Meter
Fungsi III : Pencetakan / Proses Rekening
Fungsi IV : Pembukuan Langganan
Fungsi V : Penagihan
Fungsi VI : Kontrol Piutang
Fungsi TUL IV (Pembukuan Langganan) juga memiliki beberapa
pembagian fungsi-fungsi lagi yaitu, seperti pemberitahuan pelaksanaan
pemutusan sementara (TUL IV-01), pemberitahuan pemutusan bongkar
rampung sambungan tenaga listrik (TUL IV-03), Piutang Ragu-ragu (TUL IV-
06) dan yang kita bahas, yaitu piutang pelanggan (TUL IV-04).
6
Piutang Pelanggan adalah pendapatan atas penjualan tenaga listrik
yang belum dilunasi oleh pelanggan. Pendapatan atas penjualan tenaga listrik
adalah data yang didapat dari proses pencetakan rekening pelanggan
maupun maupun tagihan penjualan tenaga listrik non-pelanggan, seperti BTS
multiguna dan pesta. Dimana data tersebut dibuat menjadi sebuah laporan
penjualan listrik TUL IV-04 bagian pelayanan pelanggan untuk dilaporkan ke
Wilayah.
Saat ini, dalam pengolahan piutang pelanggan PT. PLN (Persero)
menggunakan sebuah sistem informasi berbasis teknologi informasi agar
dapat mempersingkat waktu dan meminimalisir tingkat kesalahan dalam
pembuatan laporan TUL IV-04. Dimana sistem informasi ini disebut SIP3 atau
Sistem Informasi Pengolahan Piutang Pelanggan. SIP3 ini menggunakan
aplikasi Microsoft Excel, dimana satu file Microsoft Excel yang telah diberikan
rumus yang secara otomatis mengolah data piutang pelanggan saling
berhubungan dengan file yang lain dan selalu ter-update antar file apabila ada
data yang diperbaharui.
TUL IV-04 PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat dalam aplikasi SIP3
adalah sebuah folder bernama “404 [bulan_laporan] [tahun_laporan]” contoh
untuk membuat TUL IV-04 bulan Februari 2010, folder yang lama (bulan
Januari 2010 atau sebelumnya) di-copy lalu diberi nama “404 Februari 2010”.
Folder tersebut berisi file-file Microsoft Excel yang dibuat sesuai kebutuhan
laporan TUL IV-04, sehingga menjadi laporan gabungan yang terakhir, yaitu
Laporan Piutang Pelanggan. Dimana pada folder tersebut berisi file-file,
sebagai berikut:
1. Lap. Piutang Pelanggan (gabungan)
2. Lap. Piutang Pelanggan Listrik
3. Lap. Piutang Pelanggan Tag. Susulan Rekening
4. Lap. Piutang Pelanggan Tag. Susulan P2TL
5. Lap. Piutang Pelanggan UJL Angsuran
6. Lap. Piutang Pelanggan Materai
7
7. Lap. Piutang Pelanggan PPJ
8. Lap. Piutang Pelanggan PPN
9. Lap. Piutang Pelanggan Pemakaian Sewa Trafo, Kapasitor
10. Lap. Piutang Pelanggan Biaya Keterlambatan
11. Lap. Piutang Pelanggan BP Angsuran
12. Lap. Piutang pelangganujl angsuran
13. Lap. Piutang pelanggan invoice
Laporan-laporan diatas masing-masing memiliki laporan untuk 11 unit
rayon/ranting dibawah PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat yang harus
dicek dan atau diperbaiki satu persatu lalu menggabungkan laporan dari 11
unit rayon/ranting tersebut menjadi satu laporan gabungan atau biasa
disebut laporan cabang lahat (gabungan). Dan beberapa dari laporan
tersebut akan digabungkan lagi menjadi Laporan Piutang Pelanggan, dimana
isinya juga 11 unit rayon/ranting yang telah digabungkan dan 1 buah laporan
gabungan dari laporan piutang pelanggan 11 unit tersebut.
Dengan SIP3, setiap laporan diatas yang masing-masing memiliki file-
file Microsoft Excel yang berisi data penjualan tenaga listrik rayon/ranting,
dimana pada saat peng-input-an data piutang pelanggan rumus-rumus pada
file melakukan eksekusi sendiri, seperti penjumlahan menggunakan SUM
penjumlahan menggunakan plus (+), pengurangan (-). Lalu file rayon/ranting
tersebut digabungkan menjadi 1 buah laporan gabungan, yaitu laporan yang
sudah secara otomatis menggabungkan data-data laporan antar
rayon/ranting dan biasanya disebut laporan gabungan cabang lahat,
misalnya laporan piutang pelanggan listrik menjadi laporan piutang
pelanggan listrik cabang lahat atau laporan piutang pelanggan materai
cabang lahat, laporan piutang pelanggan biaya keterlambatan cabang lahat.
Dan beberapa dari laporan tersebut akan digabungkan (dijumlahkan) secara
otomatis dengan menggunakan rumus pada Microsoft Excel sehingga menjadi
Laporan Piutang Pelanggan, yaitu point no.1 dan pada laporan ini terdapat
juga terdapat laporan gabungan.
8
Adapun laporan-laporan yang digabungkan menjadi Laporan Piutang
Pelanggan adalah sebagai berikut:
1. Lap. Piutang Pelanggan Listrik
2. Lap. Piutang Pelanggan Tagihan Susulan Rekening
3. Lap. Piutang Pelanggan Materai
4. Lap. Piutang Pelanggan PPJ
5. Lap. Piutang Pelanggan PPN
6. Lap. Piutang Pelanggan Biaya Keterlambatan
Adapun isi yang terdapat pada laporan TUL IV-04, yaitu sebagai
berikut:
A. Uraian dari Laporan TUL IV-04, yaitu:
1. Saldo Awal
Saldo awal terdiri dari rekening berjalan dan rekening tunggakan,
dimana saldo awal ini didapat dari saldo akhir bulan lalu.
2. Pengurangan
Bagian ini berisi mengenai uraian pelunasan, seperti pelunasan
offline, online, dan dengan nota buku, uraian pembatalan piutang,
dipindahkan ke piutang ragu-ragu, dipindahkan bukukan ke unit
lain, dan diperhitungkan berdasarkan penyesuaian kode golongan,
pembayaran dimuka, beban kantor, selisih opname rekening,
koreksi pelunasan, dan UMTL
3. Penambahan
Bagian ini berisi pencatekan rekening (omzet), rekening perbaikan,
rekening susulan, pemindah bukuan dari unit lain, dan
diperhitungkan berdasarkan penyesuaian kode
4. Saldo Akhir
Saldo akhir terdiri dari, rekening baru, rekening berjalan dan
rekening tunggakan, didapat dari penjumlahan antara
5. Prosentase
Adalah Persentase dari saldo akhir terhadap omzet.
9
B. Lembar dan Rupiah Rekening Pelanggan, yang terdiri dari:
1. 10-60 : Umum
2. 10-61 : TNI/POLRI
3. 10-62 : Instansi Vertikal
4. 10-63 : Pemerintah Daerah
5. 10-64 : BUMN
6. Jumlah : Total dari Lembar dan Rupiah dari 10-60 sampai 10-64
Berikut adalah format uraian dari TUL IV-04
I. SALDO AWAL
a. Rekening berjalanb. Rekening tunggakan
II. PENGURANGAN
a. Pelunasan
1. Konvensional (off line)1.1 Rekening baru1.2 Rekening berjalan1.3 Rekening Tunggakan
2. On line2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening Tunggakan
3. Dengan nota buku3.1 Rekening baru3.2 Rekening berjalan3.3 Rekening Tunggakan
b. Pembatalan piutang
1. Karena perbaikan2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening Tunggakan
2. Karena pembatalan2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening Tunggakan
10
c. Dipindahkan ke piutang ragu-ragu
1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening tunggakan
d. Pemindah bukuan ke unit lain
1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening tunggakan
e. Diperhitungkan
1. Penyesuain kode golongan
1.1 Rekening baru1.2 Rekening berjalan1.3 Rekening tunggakan
2. Pembayaran dimuka
2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening tunggakan
3. Beban kantor
3.1 Rekening baru3.2 Rekening berjalan3.3 Rekening tunggakan
4. Selisih opname rekening
4.1 Rekening baru4.2 Rekening berjalan4.3 Rekening tunggakan
5. Koreksi pelunasan
5.1 Rekening baru5.2 Rekening berjalan5.3 Rekening tunggakan
6. UMTL
6.1 Rekening baru6.2 Rekening berjalan6.3 Rekening tunggakan
11
III. PENAMBAHAN
a. Pencetakan rekening
1. Rekening baru2. Rekening berjalan
b. Rekening perbaikan
1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening Tunggakan
c. Rekening susulan
1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening Tunggakan
d. Pemindah bukuan dari unit lain
1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening Tunggakan
e. Diperhitungkan
1. Penyesuaian kode golongan
1.1 Rekening baru1.2 Rekening berjalan1.3 Rekening tunggakan
2. Koreksi pelunasan
2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening tunggakan
3. Pemindahan dari piutang ragu-ragu
3.1 Rekening baru3.2 Rekening berjalan3.3 Rekening tunggakan
4. Selisih opname rekening
4.1 Rekening baru4.2 Rekening berjalan4.3 Rekening tunggakan
12
IV. SALDO AKHIR
a. Rekening baru
b. Rekening berjalan
c. Rekening tunggakan
V. PROSENTASE
a. Saldo awal (1) terhadap saldo akhir tahun lalu
b. Saldo akhir (4) terhadap saldo akhir tahun lalu
c. Ratio piutang : saldo akhir (4) : (3a1+3a2) x 100%
d. Umur piutang : saldo akhir (4) : (3a1+3a2) x 30 hari
Tidak semua data tersebut ada pada laporan TUL IV-04 rayon/ranting,
dikarenakan tidak semua rayon/ranting pelanggan yang sama. Misalnya
tidak semua rayon/ranting mempunyai pelanggan BUMN, seperti PT. Bukit
Asam adalah pelanggan PLN ranting Muara Enim, dan sebagainya.
Setelah laporan piutang pelanggan dibuat di bagian Pelayanan
Pelanggan, maka TUL IV-04 tersebut diserahkan ke bagian Akuntansi untuk
mencocokkan saldo akhir, apabila masih ada yang berbeda maka aka nada
revisi pada laporan tersebut dan harus dicari dimana kesalahannya. Jika
tidak berarti laporan TUL IV-04 telah benar dan siap dilaporkan ke PLN
Wilayah untuk diolah kembali agar dapat dilaporkan ke PLN Pusat.
13
BAB IIIPENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Dari pembuatan makalah pengolahan piutang pelanggan PT. PLN
(Persero) Wilayah S2JB Cabang Lahat ini, maka Saya menyimpulkan bahwa:
1. Data piutang pelanggan yang didapat dari laporan TUL IV-04 harus
benar dan sama dengan pencetakan rekening tagihan penjualan
listrik pelanggan atau omzet.
2. Laporan TUL IV-04 adalah laporan piutang pelanggan, yaitu
laporan yang berisi pendapatan PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang
Lahat atas penjualan tenaga listrik oleh 11 rayon/rantingnya.
3. Laporan TUL IV-04 saling berhubungan antar laporan satu dengan
laporan lainnya, yaitu tergabung dalam laporan piutang pelanggan.
4. Laporan TUL IV-04 terdapat 13 macam laporan, diantaranya
laporan piutang pelanggan, laporan piutang pelanggan listrik,
laporan piutang pelanggan materai, laporan piutang pelanggan PPJ,
laporan piutang pelanggan PPN, laporan piutang pelanggan biaya
keterlambatan.
5. Laporan TUL IV-04 memiliki saldo awal dari saldo akhir bulan
sebelumnya dan memiliki saldo akhir untuk saldo awal bulan
berikutnya. Sehinggan setiap bulannya, laporan TUL IV-04 akan
saling terkait.
3.2 SARAN
Adapun saran yang dapat Saya berikan, yaitu:
1. Diharapkan pada pembuat laporan TUL IV-04 mengetahui dan
memahami data piutang pelanggan dan isi laporan tersebut.
14
2. Diharapkan untuk aplikasi SIP3 dapat diperbaiki, Karena sudah
terdapata heng atau error dalam pengolahan rumus didalamnya.
15