MAKALAH BAHASA INDONESIA

SURAT RESMI

DISUSUN

OLEH :

KELOMPOK VII

1. ASMANITA

2. NUR HASANAH

3. RAFI MARISKA

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AR-RANIRY FAKULTAS TARBIYAH

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN KIMIA

2014/2015

i

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahtullahi wabarakatuh.

Puji syukur atas kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala. Yang telah

menganugerahkan kemampuan, kesehatan, serta karunia sehingga terselesaikannya

makalah ilmiah ini sesuai dengan yang diharapkan.

Makalah ini membahas pengertian, struktur, dan bagian dari “SURAT

RESMI”. Adapun penulisan makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas yang

diberikan oleh dosen pembimbing mata kuliah Bahasa Indonesia. Dan ditujukan

kepada pembaca agar dapat memahami arti, maksud dan tujuan dari surat rresmi.

Terimakasih penulis ucapkan kepada ibu. Dra. Khadijah M.Pd. Sebagai dosen

pembibing mata kuliah Bahasa Indonesia UIN Ar-raniry yang telah memberikan

tugas pemakalahan ini sehingga kami dapat menyelesaikannya tepat pada waktu yang

telah ditentukan.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Banda Aceh, 8 November 2014

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii

BAB I ISI ...................................................................................................................... 3

SURAT RESMI ............................................................................................................ 3

1.1 Pengertian Surat Resmi ....................................................................................... 3

1.2 Bagian-Bagian Surat Resmi ................................................................................ 4

1.3 Bentuk-Bentuk Surat Resmi ............................................................................ 177

KESIMPULAN ........................................................................................................... 28

SARAN PENUTUP .................................................................................................... 29

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 30

3

BAB I

ISI

SURAT RESMI

1.1 Pengertian Surat Resmi

Surat merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga

dengan seseorang atau lembaga lainnya. Surat resmi adalah suat surat yang

digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.

Sebagai media komunikasi tulis, surat memiliki kelebihan, yakni memberikan

kesempatan kepada penulis untuk berpikir dan merenungkan hal-hal yang akan

disampaikan kepada orang lain. Fungsi surat sebagai berikut : (1) alat komunikasi, (2)

alat bukti tertulis, (3) alat bukti historis, (4) alat pengingat, (5) pedoman kerja, dan (6)

sebagai duta organisasi.

Sebagai media komunikasi, surat dibuat dengan menggunakan bahasa. Bahasa

yang digunakan ialah bahasa yang lazim dan standar. Bahasa tersebut harus

mencerminkan masyarakat penggunanya. Bahasa surat yang baik harus memenuhi

ketentuan berikut :

1) Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai kaidah, baik tentang ejaan,

pemilihan kata (diksi), bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat

harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik.

2) Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas dan tidak berbelit-belit

3) Penulisan yang benar disusun dengan teknik penyusunan surat yang

benar.

4) Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah

dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang

dan dipandang sebagai lambing status sosial yang tinggi.

4

5) Bahasa efektif, yaitu bahasa yang secara tepat dapat mencapai

sasarannya. Ciri bahasa efektif ialah sederhana/wajar, ringkas, jelas,

sopan, logis/diterima oleh akal, dan menarik.1

1.2 Bagian-Bagian Surat Resmi

1) Kepala Surat

Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di bagian atas isi surat.

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3)

nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, (6) lambang dan logo. Nama

instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon,

kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital,

kecuali kata tugas.1

Contoh :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS

PENDIDIKAN INDONESIA

Jalan Dr. Setiabudi Nomor 229 Bandung-40154 Telepon

(022)2013163- 3013164)

Facsimile (022) 20133651 e-mail: inter@proxl.ikip-bdg.ac.id

Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabang dan nama bankirnya.

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a) Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud,

Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.

b) Kata jalan disingkat Jln. atau Jl., tetapi Jalan

1 Subhayni. Bahasa Indonesia Umum(Banda Aceh:Homhai,2013) hal.167 2Wahyu Wibowo.Manajemen Bahasa,(Jakarta:PT Gramedia Pustaka Utama,2003) hal.26

5

c) Kata Telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan

Tilpun, atau terpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau

Telp.

d) Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan

jangan disingkat K.Pos atau Katpos. Demikian pula, jangan gunakana

P.O. Box atau Post Office Box.

e) Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat

Kawat dan jangan gunakan Cable Anddress.

Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:),

sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan

tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah2

2) Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap,yaitu tanggal ditulis dengan angka,bulan ditulis

dengan huruf, dan tahun di tulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti

tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. Selain

itu,perlu di perhatikan hal sebagai berikut:

a) Sebelum tanggal surat tidak di cantumkan nama kota,karena nama kota itu

telah tercantum pada kepala surat.

b) Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan

yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, dan ditulis dengan cermat,

misalnya Januari, Februari, Agustus atau November, bukan Jan, Feb, atau

Nov.

c) Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari,

November, bukan Pebruari, Nopember.

6

Contoh penulisan surat yang benar.

KEPALA SURAT

22 Oktober 1986

Contoh kesalahan penulisan tanggal

KEPALA SURAT

Jakarta, 04 Juli 1985

Kesalahan penulisan tanggal surat seperti tertera di atas adalah sebagai berikut:

a. Pencantuman nama kota diiringi tanda koma, angka tanggal yang diikuti oleh

tanda hubung,nama bulan yang ditulis dengan angka yang diiringi tanda

hubung dan angka tahun (Jakarta,22-3-1990).

b. Pencantuman nama kota diikuti tanggal,bulan,tahun yang diikuti tanda titik

koma(Jakarta 22 Maret 1990)

c. Tanggal yang diikuti nama bulan dan tahun yang disingkat (22 Mrt 1990).

d. Tanggal yang diikuti tanda titik,diikuti nama bulan yang ditulis dengan angka

dan diikuti angka tahun yang disingkat (22.04.98)

3) Nomor Surat

Kata nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik

dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No.,

Lamp., dan Hal., tetapi harus tetap harus taat asas. Nomor surat dan kode dibatasi

garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.

Nomor Surat Salah Nomor Surat Benar

Nomor: 110/U/PPHPBI/2006. Nomor:110/U/PPHPBI/2006

No.:110/U/PPHPBI/2006. No.:110/U/PPHPBI/2006

7

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat

pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus

dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.

Misalnya:

Nomor:10.10.3.03.90 atau No.:10-10-3-03-90

Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampiran.Jika tidak ada,kata Lampiran

tidak ditulis.Jumlah barang di tulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan

angka jika lebih dari dua kata.Awal kata di tulis dengan huruf kapital dan tidak

diakhiri dengan tanda baca lain.

Contoh Salah Contoh Benar

Lampiran: 5 (lima) berkas Lampiran: Lima berkas

Lamp.: 2 (dua) eksemplar Lamp.: Dua eksemplar

Kata perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital

tampa diakhiri tanda baca lain.Pokok surat harus menggambarkan isi surat.

Contoh Salah

Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus

Penyegaran

Ujian Dinas Tingkat III Departemen A

Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus

Penyegaran Ujian

8

Dinas Tingkat III Departemen A

Periahal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

Contoh Benar

Perihal : Permohonan tenaga pengajar

Hal : Permohonan tenaga pengajar

Perihal : Penyeragaman bentuk surat

Hal : Penyeragaman bentuk surat

4) Lampiran

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi

surat.Penulisannya di bawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau

cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dngan huruf kalau jumlah kurang dari

sepuluh.3

5) Perihal Surat

Hal atau perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kapada pembaca tentang

pokok dalam surat.Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa

hal teknik penulisan yang harus perhatikan sebagai berikut.

a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali

untuk judul surat berjudul.

b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata

tugas ditulis dengan huruf kecil.

9

c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan

kalimat.

6) Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk.Bentuk yang pertama

adalah alamat yang ditulis disebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk

yang kedua adalah kalimat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian Hal atau

sebelum kata pembuka.

Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di

sebelah kanan atas karena memungkinkan pemenggalan tidak ada haingga alamat

yang panjang pun dapat di tulikan.Penulisan alamat surat mengikuti atuaran sebagai

berikut.

a. Penulisan nama perima harus cermat harus lengkap,sesuai dengan kebiasaan

yang dilakukan oleh yang bersangkutan ( pemilik nama).

b. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya,bukan

menggunakan huruf kapital seluruhnya.

c. Penulisan alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta

informative.

d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup

dituliskan Yth. dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan

itu.Penggunaan kata Kepada berfungi sebagai penghubung antarbagian

kalimat yang menyatakan arah.Apalagi kalau di ingat bahwa alamat pengirim

tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian

kalimat yang menyatakan asal.

e. Kata sapaan seperti ibu,bapak,saudara,digunakan pada alamat surat sebelum

nama penerima surat.Jika digunakan nama bapak pada awal penerima,kata itu

hendaknya ditulis penuh,yaitu Bapak,dengan huruf awal huruf kapital dan

tampa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.Kata saudara

10

cukup ditulis Sdr.Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada

akhir singkatan itu.Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf awal

huruf kapital tampa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.

f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya,seperti Dr.

dr. Ir. Atau Drs. Atau memiliki pangkat,seperti kapten atau colonel kata

sapaan ibu,Bapak, dan Drs tidak digunakan.

g. Jika yang dituju nama jabatan seseoarang,kata sapaan tidak digunakan agar

tidak berhimpit dengan gelar,pangkat atau jabatan.

h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat,tetapi ditulis penuh,yaitu

Jalan,dengan huruf awal huruf kapital tampa tanda titik atau titik dua pada

akhir kata itu.Nama jalan atau gang,nomor,Rt,dan Rw ditulis lengakap dengan

huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat.Nama kota atau wilayah perlu

nama provinsi,tidak ditulis dengan huruf kapital semua,tetapi ditulis dengan

huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda

baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.

i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama

jabatannya, nama jabatannya saja bukan nama inisialnya.4

Penulis Alamat Salah

a. KEPADA

Yth.Bpk.SUNTOLOYO

Kepada Biro Tata Usaha

Departemen B

JAKARTA

b.Kepada Bapak Kolonel Sanghanamangat

JALAN BARONDONG GARING 6

BANDUNGAN

LAMPAGEUH

11

c.Kepada Yth.Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl.Daksinapati Barat IV

RAWAMANGUN

JAKARTA 13220

Penulisan Alamat Benar

a. Yth.Bapak Muhammad Idham Khan

Kepala Biro Tata Usaha

Departeman A

Jalan Sarlitan Raya 17

Jakarta

b. Yth.Kolonel Muhammad Iqbal

Jalan Barongdong Garing 6

Bandung

Semarang

c. Yth.Kepala Pusat Bahasa

Jalan Daksinapati

Rawamangun

Jakarta 13220

12

Penulisan surat terdapat dua buah salam,yaitu (1) salam pembuka dan(2) salam

penutup.Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi

antara penulis surat dan penerima surat.Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di

bawah alamat surat,di atas kalimat pembuka isi surat.Salam penutup lazim ditulis di

sebelah kanan bawah.Salam pembuka yang lazim diganakan adalah ungkapan dengan

hormat dengan ketetuan sebagai berikut.5

a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf

kapital(Dengan).

b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf

kecil,bukan huruf kapital (hormat).

c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dihubungkan tanda koma,bukan

tanda titik,tanda seru,atau titik dua (Dengan hormat,).

d. Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah Salam

Pembuka Surat: Dengan hormat,Salam sejahtra,Saudara…..,Saudara…..yang

terhormat,Ibu…..yang terhormat,Bapak ……yang terhormat.Salam Pembuka

Khusus: Assalamu Alaikum wr.wb,Salam Pramuka,Salam perjuangan,dan dan

Merdeka.

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan

Hormat;Salam Sejahtra;Saudara Markonah yang Terhormat.Penulisan ungkapan

salam pembuka yang cermat adalah Dengan hormat,Salam sejahtra,Saudara

Markonah yang terhormat,salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan

hormat kami,hormat saya,salam lazim,dan wasalam dengan ketentuan sebagai

berikut.

a. Huruf pertama kata hormat,salam,wasalam ditulis dengan huruf kapital.

b. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma,bukan tanda titik atau

tanda baca lain,atau tanpa tanda apa-apa.Penulis ungkapan salam penutup

yang tidak cermat adalah Hormat Saya.Atau tanda lainnya,atau tanpa tanda

13

apa-apa.Penulaisan ungkapan salam penutup yang tidak cermat adalah Salam

Penutup Hormat Saya.Salam Takzim,Hormat Kami! Wasalam.

c. Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah Hormat saya,Hormat

kami,Hormat takzim,wasalam.

7) Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk membuka pembicaraan dalam surat secara

adab.Akan tetapi,surat yang tidak menggunakan salam pembukapun tidaklah

salah.Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang berisi berita.

8) Isi

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian,yaitu bagian pertama

merupakan paragraf pembuka,bagian kedua merupakan paragrf isi,dan bagian

ketiga merupakan paragraf penutup.Paragraf pembuka berisi

pemberitahuan,pertanyaan,atau permintaan.

a. Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa…..

b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan

Bugis.Sehubungan dengan itu,…

c. Pada tanggal 14-18 juli 2007 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan

1.Tujuan Penataran itu adalah sebagai berikut.

d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar

Pengajarr Bahasa Indonesia,pada tanggal 5-6 Februari 2007,di Wisma

Samudra,Jalan Diksinapati Barat IV,Rawamangun,Jakarta.

Paragraf pembuka berisi jawaban terhadap surat yang pernah dikeluarkan dan

menjadi acuan untuk menulis surat berikutnya.Surat acuan inilah yang

dijadikanpedoman untuk menulis surat lain.Berikut di sajikan paragraf pembuka

yang berisi jawaban :

14

a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari

2006,No.05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai berikut.

b. Surat Anda telah kami terima.Sehubungan dengan itu,kami ingin

memberitahukan hal sebagai berikut.

c. Sesua dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari

2006,No.29/H/PU/2006,bersama ini kami kirimkan seberkas syarat perjanjian

kerja.

Paragraf ini dikemukan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.

Namun, isi surat harus singkat,lugas,dan jelas. Paragraf penutup merupakan

simpulan dan kunci isis surat. Di samping itu,paragraf penutup dapat mengandung

harapan penulis surat atau berisi ucapan terma kasih kepada penerima surat.5

Contoh paragraf penutup.

a. Atas perhatian Saudara,kami ucapkan terima kasih.

b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini,kami ucapkan

terima kasih.

c. Besar harapan kami,Saudara memanfaatkan sumbangan kami.

d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

Contoh ketidakcermatan dalam penulisa paragraf penutup seperti tertera di

bawah ini.

a. Atas perhatiannya,diucapkan terima kasih

b. Demikianlah harap maklum

c. Demikian,atas perhatian dan kerjasamanya,dihaturkan beribu-ribu terima

kasih

15

d. Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami

ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya yang baik selama ini.

e. Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan

sebaik-baiknya.

f. Demikian pemberitahuan kami atas perhatian dan kerja sama

Saudara,disampaikan terima kasih.

Penulisan paragraf penutup itudapat dicermatkan sebagai berikut.

a. Atas perhatian Saudara(Bapak),kami ucapkan terima kasih.

b. Ungkapan Demikian harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian

Saudara(Bapak),kami ucapan terima kasih.

c. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini,kami ucapkan

terima kasih

d. Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan

dengan sebaik-baiknya.

e. Atas perhatian dan kerja sama Saudara,kami ucaapkan terima kasih

9) Salam Penutup

Salam penuup digunakan untuk menambah kesantunan dalam

bekomonikasi.Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan,tetapi tidaklah

berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.Salam penutup hanya

digunakan dalam surat-surat berita.

10) Jabatan Tanda Tangan

Dalam korespondensi Indonesia,penanda tangan surat adalah orang yang

namanya tercantum dalam surat itu.Pencantuman nama seseorang dan hak untuk

menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan

jabatannya.Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain,maka

16

harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas

dibawahnya.Tidk boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

11) Tembusan Nama Jelas

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi

surat tersebut.Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital(Tembusan)

diletakkan di sebelah kiri pada bagian kakin surat,lurus dengan nomor dan

hal,serta sejajar dengan nama penanggun jawab surat.Tulisan terbusan disertai

dengan titik dua (:) tanpa digaris bawahi.

a. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang,rincian tembusan diberi

nomor urut sesuia dengan jenjang jabatan pada instansi itu,jika pihak yang

diberi tembusan hanya satu,rincian tidak diberi nomor.

b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang atau

dan bukan nama kantor atau instansi.

c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth..

d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan

perhatian,untuk menjadi perhatian,sebagai laporan,atau ungkapan lain yang

mengikat.

e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atua pertinggal karena

setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh

Penulisan Tembusan yang Tidak Dianjurkan

a) Kepada Yth.Bapak Kepala Pengadilan Negeri Jakarta(sebagai laporan)

b) Bapak Marimutu Sinivasan (agar diperhatikan)

Penulis Tembusan yang Dianjurkan

17

Tembusan :

a) Kepala Bagian Perlengkapan

b) Direktur Pemilihan Badan

c) Prof.Dr.Subhyni,M.Pd.

12) Inisial

Inisial atau sandi ditempatkan pada bagian paling bawah.Inisial merupakan

tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat.Inisial

berguna untuk keperluan pengiriman surat.Oleh karena itu,sebaiknya ditulis surat

yang di arsipkan saja.

Misalnya :

IH/PA. IH singkatan nama pengonsep surat yaitu Iin Hedrayan.PA singkatan

nama pengetik surat yaitu Purnama Alam.

1.3 Bentuk-Bentuk Surat Resmi

Di bawah ini merupakan contoh dari bentuk-bentuk surat.Bentuk-bentuk

surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga

keorganisasian.Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan

atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.Di bawah

ini contoh bentuk-bentuk suratnya:

1) Bentuk Lurus Penuh

Bentuk lurus penuh merupakan bentuk surat di mana Leher Surat,tubuh

surat,dan kaki surat tidak membntuk sebuah paragraf melainkan membentuk sebuah

blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap

18

berlaku dalam surat tersebut.Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak

garis pinggir kiri.Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh.

Pengertian bentuk surat penuh yang lain adalah bentuk surat yang

pengetikannya semua dimukai pada pasak garis pinggir kiri pda bentuk lurus

ini,tanggal dansalam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri.Sehingga

bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

Bagian-bagian Bentuk Lurus Penuh :

19

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran

5. Hal

6. Surat yang dituju

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan Isi Surat

8b. Penjelasan Isi Surat

8c. Penutup Isi Surat

9. Salam Penutup

10. Nama jabatan

11. Tanda tangan

12. Nama yang menandatangani

13. Tumbusan

14. Halaman Lampiran Surat/Inisial

2) Bentuk Lurus

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat

yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk ini sama halnya

dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam

penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan, maupun

strukturalnya. Bentuk lurus yang dimaksudkan yaituk bentuk surat yang diketik

semuanya mulai pasak dari pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam

penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani

diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.

20

Bagian-bagian Bentuk Lurus :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran

5. Hal

6. Surat yang dituju

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan Isi Surat

8b. Penjelasan Isi Surat

8c. Penutup Isi Surat

9. Salam Penutup

10. Nama Jabatan

21

11. Tanda Tangan

12. Nama yang menandatangani

13. Tembusan

14. Halaman Lampiran Surat/Inisial

3) Bentuk Setengah Lurus

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana

semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir

alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk

surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.

22

Bagian-bagian Bentuk Setengah Lurus :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran

5. Hal

6. Surat yang dituju

7. Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan Isi Surat

8b. Penjelasan Isi Surat

8c. Penutup Isi Surat

9. Salam penutup

10. Nama Jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang menandatangani

13. Tembusan

14. Halaman Lampiran Surat

4) Bentuk Sederhana (simplelified Style)

Bentuk sederhana (simplelifield style) merupakan bentuk surat yang hamper mirip

dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam

penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di

perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini tak perlu

memandang kerapian dan keretarutan.

23

Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor surat

4. Lampiran

5. Hal

6. Surat yang dituju

7. Salam pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

24

8c. Penutup isi surat

9. Salam penutup

10. Tanda Tangan

11. Nama yang menandatangani

12. Tembusan

13. Halaman lampiran surat

5) Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indeted Style) merupakan bentuk surat yang ditujukan memiliki

alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki

alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapi namun terlihat terstruktur

terutama pada bagian surat yang ditujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga ke

bawah.

Bagian-bagian surat Bentuk Lekuk :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran/Hal

5. Hal/Lampiran

6. Surat yang ditujukan

7. Salam pembukaan

8. Isi

8.a. Pendahuluan Isi Surat

8.b. Penjelasan Isi Surat

8.c. Penutup Isi Surat

9. Salam Penutup

25

10. Nama Jabatan

11. Tanda Tangan

12. Nama yang menandatangani

13. Tembusan

14. Halaman Lampiran surat/Inisial

6) Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraf)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraf) merupakan bentuk surat di

mana Tubuh Surat memiliki alinea menggantung. Maksud dari alinea

menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi

setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi.

Biasanya bentuk surat ini terdapat pada kedinasan tertentu.

26

Bagian-bagian surat bentuk Alinea Menggantung :

1. Kop Surat

2. Tanggal dibuatnya surat

3. Nomor Surat

4. Lampiran/Hal

5. Hal/Lampiran

6. Surat yang ditujukan

7. Salam Pembuka

8.a. Pendahuluan Isi Surat

8.b. Penjelasan Isi Surat

8.c. Penutup Isi Surat

9. Salam Penutup

10. Nama Jabatan

27

11. Tanda Tangan

12. Nama yang menandatangani

13. Tembusan

14. Halaman lampiran surat/Inisial

28

KESIMPULAN

1. Surat resmi merupakan media komunikasi tertulis antara seseorang atau

lembaga dengan seseorang atau lembagga lainnya.

2. Fungsi surat adalah sebagai alat kounikasi, alat bukti tertulis, alat bukti

historis, alat pengingat, pedoan kerja, dan sebahai duta organisasi.

3. Bagian-bagian surat resmi meliputi kepala surat,tanggal surat, nomor surat,

lampiran, peri hal surat, alamat surat, salam pembuka, isi, jabatan dan tanda

tangan, tembusan dan namajelas, dan inisial.

4. Bentuk-bentuk surat meliputi, bentuk lrus penuh, bentuk lurus, bentuk

setengah luru, bentuk lekuk, bentuk alenia menggantung.

29

SARAN PENUTUP

Adapun tujuan dari pemakalahan ini yakni untuk mempermudah pembaca

dalam memahami arti, maksud serta tujuan dari surat resmi. Pemakalahn ini tidak

luput dari kekurangan. Baik secara fisik (kesalahan dalam penulisan) dan kesalahan

makna (kesalahan pendapat pennulis).

Adanya kesalahan akan menimbulkan banayak pertanyaan dan kritikan. Demi

memperbaiki penulisan selanjutnya, dengan ini penulis mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca. Terimaksih atas perhatian, mohon maaf atas kesalahan.

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

30

DAFTAR PUSTAKA

Subhayni, 2013. Bahasa Indonesia Umum Bahan Ajar untuk

Mahasiswa.Homhai:Banda Aceh.

www.wikipedia.org/wiki/Surat_resmi diakses pada 05 November 2014.

Rusyana,Y.1984.Bahsa dan Sastra dalam Gemitan Pedidikan.Diponegoro:Bandung.

Dr.Alek,S.S.,M.Pd.& Prof.Dr.H.Achmad H.P.2011.Bahasa Indonesia untuk

Perguruan Tinggi.Jakarta:Kencana.

Marahimin,Ismail.2010.Menulis Secara Populer.Jakarta:Pustaka Jaya.

Moeliono, A.M.1975.Sosiolinguistik.Angkasa: Bandung.