www.netcom.hr

e-Uprava

Što se arhivira?

Lokalne uprave, javne ustanove, poduzeća, škole..., odgovorni su ogromne količine informacija.

Prikupljate ih, stvarate, spremate, štitite i razmjenjujete s drugima. Do skora je većina informacija

bila u formi pisanih dokumenata i vrlo su se brzo gomilali. Veliki obim posla, ograničena

proračunska sredstva i povećanje zahtjeva za trenutni pristup informacijama predstavljaju veliki

izazov za upravljanje dokumentima koji su nastajali kroz niz godina. U današnje doba kada se

digitalizira i glas i slika i knjiga, sama digitalizacija dokumenata i nije neki veliki problem. No vrlo

je bitno da se dokumenti organiziraju da ih se može pretraživati po različitim kriterijima te da se

ubrza pristup dokumentima.

Zašto digitalni arhiv?

U klasičnom arhivu jedan dokument uvijek može gledati samo jedna osoba. Dokumenti se fizički

sele sa jednog stola na drugi, izloženi su raznim rizicima kao što su požar, poplava, krađa,

krivotvorenje i slično.

Digitalni arhiv omogućava da u isto vrijeme dokumentima pristupa više osoba s različitih mjesta.

Na taj način se vrši velika ušteda u vremenu i ubrzavaju mnogi procesi, a posebno u komunikaciji

sa strankama.

Također, omogućava da se veliki broj spisa stavi na CD/DVD/USB medij, a zatim se taj medij može

umnožiti u odgovarajući broj primjeraka. Na taj način čuva se i osigurava dokumentacija od rizika

kojima je inače izložen svaki arhiv dokumenata.

Sigurnost i statistika

Digitalni arhiv omogućava pristup samo ovlaštenim osobama. Dokumenti su na raspolaganju 24

sata, a arhiv automatski vodi i statistiku pristupa dokumentima.

Digitalni arhiv je i multimedijski! To znači da uz zapisnik sa sjednice možete arhivirati kao prilog i

zapis sa diktafona, digitalne video kamere ili digitalnog fotoaparata. Također, možete uz originalni

potpisani i ovjereni dokument dodati kao prilog i njegov izvornik kao što je dokument pisan u tekst

procesoru ili tabličnom kalkulatoru.

Vaš urudžbeni zapisnik sada evidentira mnogo više sadržaja nego do sada, a pristupiti im možete

bilo kada i s bilo kojeg mjesta. Brzo i efikasno, u djeliću sekunde, možete pronaći dokument po

svim stavkama urudžbenog zapisnika.

Budućnost?

Uskoro će i ova tehnologija biti sveprisutna u našem životu kao što su mnoge naše urede, u ne

tako davnoj prošlosti, osvojili telefaks i osobno računalo.

Preuzmite potpunu kontrolu nad Vašim dokumentima!

Lokalna uprava i samouprava

DIAR Digitalni ArhivDocument Management System

Janeza Trdine 2

51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/

tel. 00385 51 800 500

fax. 00385 51 212 887

Riva 6

51000 Rijeka, Hrvatska /Croatia/

tel. 00385 51 212 608

fax. 00385 51 212 887

www.netcom.hr netcom@netcom.hr

Windows i Microsoft SQL Server i noviji žigovi su ili robni i uslužni znakovi tvrtke Microsoft Corp. u SAD-u i/ili drugim zemljama.

Svi korporativni zaštitni znaci vlasništvo su njihovih vlasnika. Sve specifikacije proizvoda podložne su promjeni bez prethodne najave.Slike proizvoda su informativnog karaktera. Copyright © Netcom d.o.o.

1.2-2016

Zašto digitalni arhiv i urudžbeni zapisnik?

Usklađenost

- na hrvatskom jeziku

- usklađen sa zakonom

Dostupnost i povezanost

- trenutan pristup informacijama

- pojednostavljena distribucija informacija

- brzo pretraživanje dokumenata po svim stavkama

urudžbenog zapisnika

- poboljšanje ukupne produktivnosti

- povezanost urudžbenog zapisnika i digitalnog arhiva

Produktivnost

- istovremeni rad više osoba na predmetima

- efikasnija komunikacija između odjela

- ubrzavanje svih poslovnih procesa

- povećana ažurnost

Sigurnost i ušteda

- automatska evidencija predmeta po referentima

- poboljšana sigurnost uz kontrole pristupa

- visoka razina zaštite i sigurnosti dokumenata

- isključena mogućnost gubljenja ili zamjene dokumenata

- smanjena potreba za prostorom za arhiviranje

- zaštita od nesreća i nepogoda

Veća otvorenost i kvaliteta pruženih usluga

- mogućnost pružanja web servisa

- viši nivo usluge za korisnike kako vanjske tako i interne

- viša razina pružanja usluga građanima

Vaš prvi korak ka e-Upravi

Znali ste, ali vjerojatno niste obraćali pažnju:

Obično se napravi 19 kopija jednog dokumenta!

Od 20 dokumenata 1 se izgubi!

DIAR