lizvett dallos sistemas_de_informaciontarea2-1
TRANSCRIPT
Desarrollo de un Software para la elaboración de las contrataciones
Públicas en la Contraloría Municipal de Bolívar estado Táchira
Alumna: Liszvett Dallos AV.-.8020882
Barquisimeto, Abril 2013
UNIVERSIDAD YACAMBÚDECANATO DE POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
INTRODUCCION
En cumplimiento de los planes operativos anuales
requieren de un importante número de recursos para su
debida implantación y ejecución, estos recursos se
traducen en la mayoría de los casos en bienes o
servicios que deben contratarse.
Ahora bien, las contrataciones que efectúen el órgano
Contralor en los renglones anteriormente señalados, no
son de trato libre, ellas deben efectuarse siguiendo los
procedimientos de selección de contratista establecidos
en la ley de Contrataciones Públicas y en su reglamento,
en consecuencia antes de la firma del contrato
respectivo es obligante efectuar según el caso, un
procedimiento de concurso abierto, cerrado, consulta de
precios o contratación directa, guiados por los
principios de planificación, transparencia, eficiencia y
legalidad que aseguren la selección de la mejor opción,
para los intereses de la contraloría municipal.
En el presente trabajo, como es el desarrollo del
Software para realizar las contrataciones públicas, va a
permitir, realizar los procedimientos señalados en la
ley para cada una de las modalidades de selección, de
manera automática, simplemente introduciendo los datos
de las empresas participantes dependiendo del tipo de
procedimiento, de manera rápida, realizando la
respectiva calificación, legal, técnica y económica, así
como el tiempo que se debe emplear para cada
procedimiento de contratación. Se elaboró un manual
estableciendo una serie de procedimientos que regulan
los procesos de selección del contratista en la
Contraloría Municipal, en materia de bienes y servicios,
vinculando las disposiciones no solo con la ley especial
en esta materia como es la ley de Contrataciones
Públicas y su reglamento, sino también con otras leyes y
normas de rango sublegal que están relacionadas,
principalmente con las normas y principios del control
interno para tener así un grado de seguridad razonable
de que los procedimientos serán legales, si no también,
eficiente, eficaces y transparentes.
DEFINICIÓN DEL TEMA A DESARROLLAR
El proyecto es el desarrollo de un sistema para la
gestión de Asignación de Contrataciones de la
Contraloría Municipal del Municipio Bolívar en el Estado
Táchira el cual es el órgano donde me desempeño como
Contralora Municipal.
Actualmente la Contraloría no cuenta con un sistema de
Información que le permita realizar, revisar y evaluar
la ejecución de las Contrataciones asignadas dentro del
Plan Operativo de la Dirección de Administración y
Servicios Generales de la Contraloría Municipal, la cual
está adscrita a la Dirección General de la Contraloría
del Municipio Bolívar. Los lapsos de ejecución deben
cumplirse según los objetivos administrativos y de no
existir un Sistema de Información Gerencial no le
permitirá llevar un control de los tiempos de desarrollo
de la misma y por ende el cumplimiento eficaz de las
Empresas Contratistas. Recordemos que las Entregas de
bienes y servicios tienen una serie de fases de
ejecución que deben ser cumplidas a cabalidad por parte
de las contratistas llámese proveedores o firmas
jurídicas, los cuales deben cumplir ciertos
procedimientos administrativos que cumplan
eficientemente los objetivos generales de la gestión
Administrativa, y para tal fin se debe diseñar un
Sistema de Información Gerencial que le permita al
Director General alertar sobre los tiempos de ejecución
de acuerdos a la planificación establecida.
METODOLOGÍA UTILIZADA
La metodología para solucionar el problema señalado será
el de Modelo de Cascada ya que permitirá de una manera
rápida plantear un conjunto de objetivos generales, y
solucionar el problema planteado.
Según los recursos suministrados y lo analizado en este
modelo se debe identificar tres etapas entre las que se
identifican: Diseño, Codificación, y -Prueba.
En la FASE DE DISEÑO para el desarrollo del software se
planteara en este archivo Word la Ficha de la
Contratista o proveedor el cual permitirá identificar la
empresa o proveedor su perfil, Registro en el Sistema
Nacional de Contratistas, Sector al cual fue asignado,
Tipo de servicio o compra, es decir, los datos
requeridos de la empresa contratista tal como se indica
en el siguiente cuadro:
Ficha de la ContratistaNombre: Pedro
Apellidos: Pérez
Cédula: V.- 11111111
Fecha de Registro: 07/10/1946Ubicación: San Antonio del Táchira
Dirección: Administración Cargo:
Dirección: Barquisimeto País: Venezuela
Teléfono: 555555555555E-mail:
Nº de Cuenta Bancaria: 66666666666
Tipo de compra: Uniformes personal para la Contraloría.
Igualmente en la fase de diseño se crea la ficha de los
lapsos el cual tendrá la siguiente información:
Ficha de Control y EvaluaciónEmpresa o Proveedor:
xxxxxxxxxxxxx
Fecha Inicio: 10/01/2013
Fecha de Terminación: 15/03/2013 Fecha Entrega de Informe Auditoría:
25/03/2013
Fecha Entrega Dirección: 26/03/2013
Con las fichas aquí indicadas y la interacción del sistema
en las fases de ejecución y prueba en el momento de su
instalación permitirá verificar las fechas de entrega y
terminación de las entregas asignadas según el contrato
Fotografía
establecido. Fase de Codificación: Aquí se traduce el
diseño en un código de programación en un lenguaje.
Con el Sistema de Información Gerencial través del
Modelo Cascada tipo secuencial se contará con un
procedimiento ordenado y sistematizado el cual ayudará a
llevar un control de gestión eficiente a la Dirección de
Administración y Control. La elección del modelo de
creación de Sistema se baso para reducir incertidumbre en
el control de gestión de la planificación asignada de las
respectivas compras de bienes y servicios.
Análisis Orientado a Objetos
1. Todo Programa está construido en base a diferentes
componentes (objetos)
2. Todo Objeto del Mundo real tiene dos componentes:
Características y Comportamiento.
Dentro de los principios de la orientación a objeto se
debe tener en cuenta:
-Centrarse en el “que”
-Identificar los requisitos: documentos de análisis:
Entrevistas-Identificar requisitos y no funcionales.
-Especificar los requisitos (Organización y
Clasificación)
-Analizar: Modelos de análisis
. Estudio de posibles escenarios: Casos de uso
.Otras técnicas: Fichas CRC, orientado al flujo, etc.
-Validar
Obtención de requisitos La especificación de requisitos
describe el Sistema, en lenguaje natural. Especificación de
requisitos: Documento
Análisis Modelo de Análisis: Modelo
Diseño del Sistema Modelo del sistema: Modelo
Modelo funcional: casos de uso y escenarios
Modelo de Objetos: diagramas de clases y objetos
Modelo dinámico: diagramas de secuencia
Conocer el trabajo de UML
Es una herramienta que cumple con estas funciones, puesto
que ayuda a capturar la idea de u sistema y comunicarla
posteriormente a quien esté involucrado en su proceso de
desarrollo; esto se lleva a cabo mediante un conjunto de
símbolos y diagramas que tienen fines distintos en el
proceso de desarrollo. Posibilita la captura, comunicación
y nivelación de conocimiento estratégico, táctico y
operacional para facilitar el incremento de valor
aumentando la calidad, reduciendo costos y el tiempo de
presentación al mercado.
Casos de Ejemplo Uso:
El caso de uso describe la funcionalidad del sistema en un
caso referente de uso del sistema, desde el punto de vista
del usuario. El Modelo de casos de uso plantea, que todo
principio sea establecer las principales transacciones que
contendrá el sistema. Siendo una transacción cualquier
interacción que el sistema tendrá con los agentes externos
a él.
Modelo de Ciclo de Vida:
. Planificación Análisis Diseño (decisión) Prototipo-----Pruebas------Evaluación ----- (decisión)
Garantía de éxito (Postcondiciones):
Se registra la compra en el sistema. Se calcula el impuesto
aplicable. Se actualizan los sistemas de inventario y de
contabilidad. Se registran las comisiones. Se genera un
recibo. Se registran las aprobaciones de pago por tarjeta.
Escenario principal de Exito:
1. Llega un clienta al TPV con bienes o servicios que
comprar.
2. El cajero comienza una nueva compra.
3. El cajero introduce un identificador de producto.
4. El sistema registra el elemento y presenta una
descripción del mismo, su precio y total actual. Se calcula
el precio de una lista de reglas.
El cajero repite los pasos 3-4 hasta que no hay más
elementos.
5. El sistema presenta el total con los impuestos
calculados.
6. El cajero le dice el total al cliente, y le pide que
pague.
7. El cliente paga y el sistema procesa el pago.
8. El sistema registra la venta completada y manda la
información a los sistemas externos de inventario y
contabilidad.
9. El sistema genera el recibo.
10. El cliente se va.
Caso de la Dirección de Administración y Servicios
Generales de la Contraloría del Municipio Bolívar
Descripción de las Actividades en orden de Importancia
según los cargos del personal responsable en la Dirección
de Administración y Servicios Generales.
TITULO DEL CARGO
DIRECTOR GENERAL
CÓDIGO: NIVEL: GRADO:
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Suplir las faltas temporales, accidentales o absolutas del
contralor a fin de colaborar con el orden de la contraloría
cumpliendo con las mismas condiciones constitucionales y
legales del contralor
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Suplir las faltas absolutas, temporales o adicionales
del contralor conforme a lo establecido en la
constitución del estado y la ley orgánica de la
contraloría del estado, constitución del estado.
Coordina, dirige lo relativo a la atención al
público y el control del personal.
Colaborar en la planificación, organización,
coordinación y dirección de los cursos de
adiestramiento y preparación del personal.
Aprobar y firmar órdenes de pago previa
delegación o autorización del contralor.
Colaborar con el contralor, en la preparación de
la memoria y cuenta.
Coordinar con el contralor y las demás direcciones
la evaluación periódica de las gestiones de la
administración activa.
Coordinar la elaboración e implantación de normas,
políticas y procedimientos del organismo.
Asistir en representaciones y en la falta del
contralor a toda clase de actos oficiales y eventos
especiales.
Participar activamente, colaborar y cumplir con todas
las políticas, procedimientos y regulaciones relativas
al aseguramiento de la calidad que desarrolle e
implemente la contraloría del municipio Bolívar del
Estado Táchira.
Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al
cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.
TITULO DEL CARGO
Director de Administración y Servicios Generales
CÓDIGO: NIVEL:
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Controlar las actividades técnicas y administrativas de
las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento,
proveeduría y demás unidades administrativas, de los
servicios y los recursos materiales y financieros
asignados a una dependencia, planificando y ejecutando
los sistemas y procedimientos contables y financieros, a
fin de satisfacer las necesidades de ésta y administrar
efectivamente sus recursos.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Diseña, programa y dirige los sistemas y
procedimientos contables, administrativos y/o
financieros.
Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias.
Autoriza los movimientos relacionados con el área.
Participa en la elaboración del anteproyecto de
presupuesto de la unidad.
Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con
pagos, contratación de servicios y otros.
Informa a la autoridad competente sobre la situación
financiera y administrativa de la dependencia.
Participa en la elaboración del presupuesto anual de
la unidad.
Suple a la autoridad competente en reuniones
referentes al área administrativa.
Elabora los manuales de Políticas, Normas y
Procedimientos administrativos de la dependencia.
Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones,
en cuanto a solicitud de equipos y materiales.
Participa en los actos de licitaciones privadas y
públicas y en el control y apertura de cotizaciones.
Administra y controla el fondo fijo especial asignado
a la unidad.
Controla el movimiento financiero que se llevan en los
bancos.
Ordena y verifica los trámites de los asuntos del
régimen tributario, que sean necesarios efectuar por
la dependencia.
Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques,
órdenes de compra y otros.
Maneja partidas presupuestarias, autorizando
erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de
funcionamiento interno.
Administra los recursos económicos y materiales de la
unidad.
Revisa y coordina la preparación de los estados de la
Ejecución Financiera.
Coordina y controla los inventarios de los bienes
nacionales.
Vela por la custodia y preservación de la
documentación, relacionada con la unidad.
Representa a la Institución en el área de su
competencia.
Administra, a través de cuentas bancarias, los
adelantos que hace la Institución.
Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión
administrativa.
Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas
por la unidad.
Mantiene contacto permanente con los proveedores y
vela por el cumplimiento de los procedimientos
administrativos exigidos por la Institución.
Elabora y envía a la unidad responsable los estados de
ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas,
gastos de operación, retenciones, aportes, entre
otros.
Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor,
proveedores y auxiliares de retención.
Asiste y participa en reuniones de la unidad.
Realiza arqueos de caja y los verifica con los
registros contables.
Solicita traslado de fondo entre las diferentes
partidas.
Redacta informes, correspondencias, actas, circulares
y demás comunicaciones de la unidad.
Opera un microcomputador para obtener información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo,
reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades
realizadas.
Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al
cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas
específicas, en procedimientos definidos para lograr
objetivos específicos, mejorar métodos o establecer
técnicas y estándares, a nivel de departamento.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y
periódica y ejerce una supervisión específica, de manera
directa y constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El Proceso de Contrataciones mantiene relaciones
continuas con unidades de Administración, a fin de
ejecutar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área y
frecuentes con unidades de Compras y Suministros,
Planificación y Programación Presupuestaria, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
buena habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con entidades
bancarias, proveedores de bienes y servicios, y
ocasionales con algunas entidades gubernamentales, a fin
de apoyar y/o coordinar y/o controlar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una buena habilidad para
obtener cooperación.
Diagrama UML
Diagramas de Cambio de Uso
Problema: No contamos con un sistema que permita el monitoreo continuo en la adquisición de bienes y contratación de servicios adscritos a la Unidad de administración
de la Contraloría del Municipio Bolívar
Solución: Sistema de Información en cascada
MODELADO UML
SISTEMA DE INFORMACION PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y
CONTRATACION
DE SERVICIO. CONTRALORIA DEL MUNICIPIO BOLIVAR
DIAGRAMAS DE CLASES
• Nombre del procedimiento: Consulta de precios para la
adquisición de bienes y contratación de servicios.
• Objetivo: Regular el procedimiento de selección de
contratistas en las contrataciones referentes a
adquisición de bienes y servicios cuyos precios estimados
no superen las 5000 unidades tributarias.
• Unidades que intervienen:
-Unidad de Administración
-Comisión de Contrataciones
-Contralor o Contralora Municipal
• Competencia para realizar el procedimiento: La
Dirección de Administración.
Normas Específicas:
• Las unidades usuarias, efectuarán las actividades
previas a la Contratación y formularán el requerimiento,
el cual debe solicitar solo bienes y servicios que se
encuentren dentro de la programación de obras, servicios
y adquisición de bienes enviada al Servicio Nacional de
Contrataciones dentro de los quince días siguientes a la
aprobación del presupuesto. En caso de requerir un bien o
servicio no contemplado en la programación referida,
deberá notificarlo previamente a la Unidad de
Administración, para que esta efectúe los trámites ante
el Servicio Nacional de Contrataciones para incluirlo en
la programación y solamente una vez que ello haya
ocurrido efectuada la requisición.
• La Dirección de Administración será la unidad
contratante en materia de bienes y servicios y en
consecuencia será responsable de coordinar las
actividades previas, seleccionar los participantes previa
calificación de su capacidad legal, financiera y técnica,
efectuar las invitaciones, recibir las ofertas, preparar
el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento
de la adjudicación. En los procedimientos que por su
cuantía superen las 2.500 Unidades Tributarias, someterá
el expediente estructurado a la Comisión de
Contrataciones conjuntamente con el informe de
recomendación, para que esta una vez analizado apruebe el
informe correspondiente.
• La Dirección de Administración establecerá los
criterios y ponderación para la determinación de la
capacidad legal, financiera y técnica de los
participantes a invitar, igualmente efectuara la matriz
de evaluación de la oferta estableciendo claramente los
criterios y ponderaciones que deben considerarse para
seleccionar la oferta ganadora de modo que se determine
objetivamente. En la matriz de la oferta, el precio debe
tener una ponderación entre cincuenta al sesenta por
ciento del total, y el porcentaje restante se distribuirá
en criterios específicos e inherentes al tipo de bienes
que se va a adquirir o servicio a contratar, de modo que
garanticen una contratación eficiente efectiva, económica
y útil para la Contraloría. En la matriz de la oferta se
otorgará un puntaje mayor a las ofertas provenientes de
los participantes del municipio Bolívar, se otorgan un
puntaje menor a los participantes de zonas adyacentes
• En el presente procedimiento deberá elaborarse un
pliego de condiciones el cual será elaborado por la
Dirección de Administración de acuerdo al requerimiento
de la unidad usuaria y cumpliendo con los requisitos,
establecidos en el artículo 44 de la Ley de
Contrataciones Públicas. No obstante cuando las
características de las bienes y servicios lo permitan
podrán efectuarse sin pliego, caso en el cual las
invitaciones deben contener lo siguiente:
especificaciones técnicas, condiciones de entrega o
ejecución, validez de la oferta lapso y lugar para
solicitar las aclaratorias, lapsos de entrega de las
ofertas y criterios de evaluación y el compromiso de
responsabilidad social cuando aplique.
• La Dirección de Administración debe solicitar al menos
tres ofertas: sin embargo podrá otorgar la adjudicación
si recibe una, siempre que cumpla con las condiciones y
sea conveniente para la Contraloría.
• Las invitaciones para participar podrán ser efectuadas
mediante remisión escrita a los participantes, por fax o
por correo electrónico, dejando constancia de envío y
recepción de las invitaciones remitidas, las cuales se
insertaran en el expediente. Igualmente las ofertas
podrán ser recibidas por fax o correo electrónico, no
obstante en el expediente debe incorporarse la oferta
original del beneficiario de la adjudicación, la cual
deberá ser consignada por el participante adjudicatario,
dentro de los tres días hábiles siguientes al día en que
se le notificó de la adjudicación
• Para dar inicio a la consulta precios, se debe
realizar un acta de inicio, que debe contener:
descripción del objeto de la contratación y número del
procedimiento, monto estimado de la contratación, razones
legales, técnicas y financieras por las cuales se
seleccionaron las empresas, cronograma de ejecución y
firma del Jefe o Jefa de la Dirección de Administración.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE
BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS DIAGRAMAS DE CLASES
Responsable Actividad
Contralor Municipal
1. Efectúa actividades previas.
2. Determina con precesión y detalle los
bienes a adquirir o servicio a
contratar
3. Asegura que los bienes a solicitar o
servicios a contratar estén dentro de
la programación anual de compras y
servicios.
4. Determina las ventajas técnicas y
económicas de la contratación.
5. Señala las cláusulas de la contratación
que estime fundamental incluir.
6. Se envía a la Dirección de
Administración y la Comisión de
Contrataciones para dar inicio al
proceso.
Dirección de
Administración:
Jefe de la Unidad de
Administración
1. Dirección efectúa el chequeo
presupuestario, lo envía a la Comisión
de Contrataciones, Estima el
presupuesto base de la contratación, y
si el monto estimado de la contratación
es hasta cinco mil unidades tributarias
(5000 UT).
2. Efectúa la requisición de acuerdo al
formato, en original y copia.
3. Lo envía al Contralor MunicipalContralor Municipal 10. Recibe la requisición con los
soportes.
11. Determina a que partida se va a
imputar
12. Determina si hay disponibilidad
presupuestaria.
13. Efectúa un pre-compromiso
presupuestario.
14. Envía a la Jefatura de
Administración.
Dirección de
Administración:
Jefe de la Unidad de
Administración
15. Recibe y analiza la requisición
con sus soportes
16. Determina los criterios, técnicos,
legales y financieros que deben tomarse
en consideración para seleccionar los
participantes a invitar
17. Asigna a los Asistente
Administrativo de la Unidad de
Administración tomando en consideración
la complejidad del proceso y el número
de asignaciones que tiene cada uno y
envía a la Comisión de Contrataciones
las asignaciones y documentación de los
participantes.
Responsable Actividad
Comisión de
Contrataciones:
Director General
personal
calificado
asignado.
18. Recibe la asignación verifica que
este toda la documentación y que el
expediente este conformado de acuerdo a
los requerimientos legales
19. Selecciona al menos tres
participantes, a los cuales solicitarle
oferta, la selección debe hacerla de
acuerdo a los criterios fijados,
consultando en el registro de
proveedores de la Contraloría o en el
registro nacional de Contratista
20. Prepara la matriz de la oferta,
estableciendo los criterios y
ponderación.
21. Elabora al menos tres solicitudes
de oferta en original y copia, y el
pliego correspondiente o la invitación.
22. Envía por fax, vía electrónica o
en físico, las solicitudes de oferta a
los participantes seleccionados,
dejando constancia de su envío o
recepción, las cuales deberán ser
presentadas por el oferente con
atención al Asistente Administrativo de
la Dirección de Administración, al
cuarto día hábil siguiente después de
la recepción de las mismas a la hora y
en el lugar o dirección señalados por
la vía indicada en el pliego o la
invitación.
23. Evalúa las ofertas con base a la
matriz y le asigna la puntuación
correspondiente.
24. Prepara el proyecto de informe de
recomendación, en el cual de ser
pertinente pudiera recomendar la
declaratoria de desierto de la
contratación, o si se cumplieran los
requisitos, el orden en que quedaron
las diferentes ofertas. Si es una sola
oferta, explicara si cumple con todos
los requisitos.
25. La evaluación de las ofertas y
preparación del proyecto de informe de
recomendación y su envío no podrá
exceder de un día hábil contado a
partir de la recepción de las mismas.
26. Envía el expediente y el proyecto
de informe de recomendación al Jefe de
la Dirección de Administración.
Responsable Actividad
Jefe de Dirección
de Administración
27. Recibe, estudia y analiza el
proyecto de informe de recomendación y
el expediente. Efectúa las correcciones
pertinentes.
28. Aprueba el informe de recomendación,
en el caso de contrataciones hasta 2.500
unidades tributarias, cuando estas
superen este monto hasta cinco mil
unidades tributarias, lo enviará a la
Comisión de Contrataciones para su
aprobación, la aprobación del informe no
podrá exceder de dos días hábiles
contados a partir del día de su
recepción.
29. El informe de recomendación y el
expediente, debe ser presentado ante el
Contralor o Contralora, máximo al día
siguiente de su aprobación.
Contralor o
Contralora
30. Recibe, estudia y analiza el informe
de recomendación y el expediente.
31. Dicta el acto administrativo de
adjudicación con base al informe de
recomendación o declara desierto, dentro
de un plazo de tres días hábiles
siguientes a la recepción del informe.
32. Envía la adjudicación y el expediente
a la Comisión de Contrataciones, el mismo
día en que se genere el acto de
adjudicaciónComisión de
Contrataciones
33. Recibe, sella y registra la
adjudicación, cuida que el expediente
este bien conformado y envía al jefe de
la Dirección de Administración.Jefe de la
Dirección de
Administración y
Recursos Humanos
34. Prepara oficio de notificación de
la adjudicación al oferente beneficiario
de la misma y lo firma envía a la
Asistente.
Responsable Actividad
Dirección de
Administración
35. Recibe la notificación y efectúa los
trámites y diligencias necesarias hasta
lograr la notificación del beneficiario
de la adjudicación, en un lapso no mayor
de dos días hábiles siguientes contados a
partir del día en que se efectuó la
adjudicación.
36. Envía al Asistente Administrativo de
la Dirección de Administración.
Asistente
Administrativo de
la Dirección de
Administración
37. Elabora la orden de compra o de
servicios con todos los datos exigidos,
cuidando la exactitud y veracidad
38. Envía a la Dirección de
Administración Jefe de la
Dirección de
Administración
39. Recibe y analiza la orden de compra o
de servicios y sus soportes.
40. Efectúa el compromiso presupuestario
y firma la orden de compra y servicio y
la sella.
41. Efectúa el control previo al
compromiso que establece el artículo 38
de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal y asegura que
estén en el expediente los documentos que
se refiere el artículo 93 de la Ley de
Contrataciones Públicas.
42. Firma la orden de compra y sella.
43. Convoca al beneficiario de la
adjudicación para que firme la orden de
compra en un plazo no mayor de cinco días
hábiles contados a partir de la
notificación de la adjudicación lapso
durante el cual el beneficiario de la
adjudicación deberá consignar ante el
mismo director o directora las garantías
exigidas.
44. Envía al Contralor o Contralora la
orden de compra con el expediente del
proceso de selección
Contralor o
Contralora
Municipal
45 .Revisa y analiza la orden de compra
y el expediente, y si cumple con los
requisitos, la firma y la sella en señal
de aprobación. Esta actuación debe
efectuar en un lapso no mayor de ocho
días contados a partir de la notificación
de la adjudicación a su beneficiario.
Diagrama de actividad:
A continuación se presenta el diagrama de actividad para
el caso de uso de la Contraloría del Municipio Bolívar:
Caso Procedimientos de Contratación según las
modalidades señaladas en la Ley de Contrataciones
Públicas, y establecidas en el Plan Operativo Anual.
HERRAMIENTAS Y ESTRATEGIAS GERENCIALES APLICADOS A TU
TRABAJO (SIG) SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
GESTIÓN Y GERENCIA
La planificación estratégica es una herramienta, que como
toda será efectiva en el sentido de quien la utilice
(gerente), su gestión a futuro tendrá un comportamiento
excelente o deficiente:
En este sentido las funciones del gerente inicialmente era
la de planificar, dirigir, coordinar, organizar y
controlar. Estas funciones no han desaparecido sino se les
han unido otras, tal como se muestra a continuación:
CREACION DE ESTRATEGIAS
El proceso de planeación estratégica consta de dos
fases: 1) formular la estrategia y 2) formular lo pasos,
tiempos y costos que se requieren para realizar la
estrategia. A la expresión de estos pasos se le da el
nombre de Plan estratégico o (Plan a largo plazo).
Estrategia: La estrategia es: el concepto de negocio, el
conjunto de metas y objetivos que debe alcanzar (entre
ellos los planes, políticas y normas de conducta) y los
cursos de acción, la distribución de los recursos,
autorizaciones y tareas que deben lograrse por lo menos
en un ciclo en el ritmo de la planeación de ese negocio.
Pasos se determinan primeramente los objetivos
estratégicos por alcanzar:
.- Alcance
.-Ventaja Competitiva
.-Especificaciones de las metas financieras
.-Asignación de recursos
.-Nivel de aceptación de riesgo
CONTRALORÍA DEL MUNICIPIO BOLÍVAR DEL ESTADO TÁCHIRA PLAN ESTRATÉGICO 2010-2013MATRIZ FODA
OPORTUNIDADES AMENAZAS1. Implementación de las Normas Generales de Control Interno y de Auditoría de Estado.2. Apoyo de la CGR.3.Tecnología disponible en el mercado4. Personal calificado en el mercado.5. Implementación de mecanismos para activar el control social y la participación ciudadana.6. Posibilidad de convenios interinstitucionales
1. Escepticismo de la ciudadanía en los resultados del ejercicio del control fiscal.
2. Situación Política.3. Desconocimiento de la normativa que rige
la administración pública por parte de los funcionarios de la Administración Municipal centralizada y descentralizada.
4. Alta rotación de los funcionarios encargados de la gestión fiscal.
FORTALEZAS ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA1. Autonomía administrativa y financiera2. Equipo Directivo Comprometido.3. Adecuado sistema de archivo.4. Se cuenta con sistema informático financiero
1. Socializar, sensibilizar, capacitar y entrenar al personal, para la implementación y puesta en funcionamiento de un modelo de control fiscal que permita una mejor y más profunda evaluación de la gestión y los resultados de los entes auditados.F1 F2 O1 O2 O3 O4 O6
1. Implementar el proceso de Ética Pública encaminado a modificar la cultura organizacional mejorando así los resultados, la imagen y credibilidad de la entidad.
DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA1. Falta de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.2. Falta de Coherencia entre la estructura administrativa y funcional.3. Falta de modelos de operación por procesos implementados.4. Ausencia de instrumentos y medios electrónicos para el auto control5. No Existe un archivo con la información de los Entes y Organismos de la
Alcaldía ni de ordenanzas6. Sistemas de información para la rendición de cuentas de la
entidad débil. 7. Evaluación del sistema de control interno inadecuado8. Demora en la entrega de productos.9. Falta de implementación de la Auditoria Interna.10. Presupuesto limitado y escaso11. Ausencia del Plan estratégico de recursos humanos12. Planta de personal reducida frente a las obligaciones.13. Servidores Públicos sin Experiencia en control fiscal.14. Talento Humano con escaso grado de compromiso y sentido de
pertenencia con la entidad.15. No existe el Sistema de evaluación del desempeño.16. Infraestructura física inadecuada.17. hardware de la entidad deficiente.18. Software inutilizado.
1. Mejorar y mantener el sistema de gestión de calidad de la Entidad.
2. Mejorar la competencia del personal.3. Perfeccionar los procesos de apoyo para
atender de manera eficiente y eficaz los objetivos misionales.
4. Actualizar y modernizar Sistemas de información.
5. Procesos de Responsabilidad Fiscal en tiempo real
1. Elaboración del plan estratégico de la Contraloría Municipal.
2. Implementar el sistema de evaluación del Desempeño Individual para fortalecer el desempeño individual. (fomentar la cultura de la autoevaluación 5.4.1.
3. Actualizar y mantener sistemas de información
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BURCH J. G. y GRUDNITSKI G., 1997, Diseño de Sistemas de Información. Megabyte Noriega Asociados, 985 p.
KENDALL, K. E. y KENDALL J. E., 1991, Análisis y Diseño de Sistema. Prentice –Hall Hispanoamericana S.A., 881 p.
Material de apoyo de la UNY, 2013
Normativa APA