1

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investete n oameni!

Prima versiune intermediar a listei celor mai frecvente ntrebri i rspunsuri

(perioada de referin 02.12.2013-13.04.2014)

Activitatea 4 Elaborarea i diseminarea listei celor mai frecvente ntrebri

A.4.1 Realizarea i actualizarea listei celor mai frecvente ntrebri i rspunsuri urmare a desfurrii serviciului de formare i a serviciului de tutorat, precum i

diseminarea acesteia n rndul beneficiarilor POSDRU

2

LISTA CELOR MAI FRECVENTE NTREBRI I RSPUNSURI

1. Trebuie completate i achiziiile directe n Anexa 10 Planul achiziiilor prevzute i efectuate, parte integrant din Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 87/2014?

Rspuns

Anexa 10 Planul achiziiilor prevzute i efectuate, parte integrant din Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 87/16.01.2014, va conine informaii cu privire la achiziii, aa cum au fost prevzute a se efectua n perioada de implementare, potrivit Contractului de finanare i n conformitate cu Lista achiziiilor publice planificate. Aceast anex include o coloan ce vizeaz procedura aplicat, precum i alte coloane a cror completare necesit informaii specifice procedurilor de achiziie. n ceea ce privete achiziia direct, aceasta nu este considerat procedur nici n sensul OUG nr. 34/2006 (care menioneaz c procedurile sunt doar licitaia deschis/restrns, dialogul competitiv, negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare, cererea de ofert, concursul de soluii), nici conform Ordinului MFE nr. 1120/2013 care se refer la procedura simplificat aplicabil peste pragul achiziiei directe.

2. Este necesar notificarea Planului achiziiilor prevzute i efectuate (Anexa 10 din Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 87/16.01.2014) ori de cte ori se modific sau este suficient s fie transmis doar odat cu depunerea cererilor de rambursare?

Rspuns

n cazul n care modificrile solicitate se ncadreaz ntr-una dintre situaiile enumerate n mod specific n contractul de finanare ca fiind modificri i completri la contract, atunci Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AMPOSDRU/OI POSDRU delegat.

De asemenea, n conformitate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 59/2012, coroborate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 87/2014, n cazul n care survin modificri n Planul achiziiilor prevzute i efectuate n cadrul proiectului, Beneficiarul are obligaia de a-l retransmite odat cu cererea de rambursare urmtoare, cu evidenierea modificrilor aduse cmpurilor relevante.

3

3. Care este procedura aplicabil beneficiarilor privai n cadrul proiectelor finanate din POSDRU pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri?

Rspuns

Dac valoarea estimat a achiziiei, fr TVA, nu depete pragurile valorice prevzute de art. 19 din OUG nr. 34/2006 pentru fiecare achiziie, beneficiarul achiziioneaz direct produse, servicii sau lucrri conform prevederilor Ordinului MFE nr. 1120/2013 cu privire la achiziia direct.

Beneficiarii privai vor aplica prevederile Ordinului MFE nr. 1120/2013 pentru achiziiile de produse, indiferent de valoarea estimat a achiziiei.

Beneficiarii privai vor aplica prevederile Ordinului MFE nr. 1120/2013 pentru achiziiile de servicii i lucrri care nu ndeplinesc cumulativ condiiile art. 9 lit. c) i c1 ) din OUG 34/2006.

Beneficiarii privai care achiziioneaz servicii sau lucrri aplic prevederile OUG nr. 34/2006, dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile art. 9 lit. c) i c1) din OUG 34/2006.

4. Ce va conine dosarul achiziiei directe realizate conform prevederilor Ordinului MFE nr. 1120/2013?

Rspuns

Dosarul achiziiei directe realizate conform prevederilor Ordinului MFE nr. 1120/2013 va cuprinde:

- Not privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizat la momentul achiziiei, dac este cazul);

- Documentele justificative ale achiziiei (de exemplu: comand, bon fiscal, factur, contract etc.);

- Documentele care dovedesc ndeplinirea obligaiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de recepie servicii i lucrri, livrabile, procese-verbale de predare primire etc.).

Ordinul precizeaz faptul c n cadrul acestei achiziii nu este obligatorie semnarea unui contract.

4

5. Cum se procedeaz n cazul n care o persoan angajat la Beneficiar este introdus n proiect cu atribuii diferite fa de cele stabilite pentru funcia iniial pe care o are la Beneficiar sau, n cazul n care, persoana angajat la Beneficiar este introdus n proiect cu atribuii extinse i asupra activitilor proiectului?

Rspuns

n cazul n care expertului i-au fost alocate atribuii distincte fa de cele menionate n contractul individual de munc iniial, specifice unei alte funcii, atunci este vorba despre situaia cumulului de funcii, pentru care Art. 35 din Codul muncii permite ncheierea de contracte distincte cu acelai angajator (cu fie de post distincte), cu respectarea duratei maxime legale a timpului de munc la acelai angajator. n cazul n care expertului i-au fost extinse atribuiile menionate n contractul individual de munc iniial i asupra Proiectului finanat FSE, atunci Beneficiarul va ncheia cu expertul respectiv un Act adiional la contractul individual de munc iniial prin specificarea timpului acordat atribuiilor extinse n cadrul proiectului POSDRU, durata pentru care Actul adiional produce efecte i, dac este cazul, suma cu care se majoreaz salariul expertului respectiv, prin respectarea duratei maxime legale a timpului de munc i a tarifelor maxime orare.

n ambele situaii descrise mai sus se vor respecta prevederile Instruciunilor emise de AMPOSDRU cu privire la notificarea experilor introdui n proiect, dup caz.

6. Cum se realizeaz salarizarea personalului pltit din fonduri publice care are atribuii n proiecte, n funcie de numrul orelor prestate pentru proiect n cadrul programului normal de lucru sau ca ore prestate suplimentar?

Rspuns

Personalul din autoritile administraiei publice centrale, din structurile din subordinea autoritilor administraiei publice centrale i din instituiile publice locale, nominalizat n echipele de proiecte finanate din POSDRU, va fi salarizat n conformitate cu legislaia naional, respectiv pentru persoanele implicate n una sau mai multe echipe de proiecte, rambursarea cheltuielilor se face pentru fiecare proiect n parte, proporional cu timpul efectiv lucrat, conform fiei de pontaj. Activitile prestate n cadrul proiectelor finanate din fondurile nerambursabile de ctre personalul instituiei publice nominalizat n echipele de proiect sunt reflectate corespunztor n cuprinsul fiei postului, conform prevederilor legale n vigoare.

Cheltuielile cu salariile personalului din echipele de proiect, inclusiv contribuiile salariale suportate de ctre angajat i angajator, pot fi rambursate de autoritatea finanatoare, n conformitate cu regulile de eligibilitate, procedurile de rambursare aplicabile i cu procentul

5

de cofinanare stabilit n contractul/acordul/ordinul de finanare semnat cu autoritatea finanatoare.

7. Care prevederi vor prevala n cazul n care exist contradicii?

a) ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile Instruciunilor emise de AMPOSDRU anterior semnrii Contractului?

b) ntre prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/ Condiii specifice i Instruciunile emise de AMPOSDRU anterior publicrii Ghidurilor?

c) ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/ Condiii specifice pe baza crora a fost depus respectiva Cerere de proiecte aprobat la finanare?

d) ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile unui act normativ de modificare a Contractului de finanare?

Rspuns

a) n cazul n care va exista un conflict ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile Instruciunilor emise de AMPOSDRU anterior semnrii Contractului, atunci vor prevala prevederile Contractului, aa cum a fost agreat de ctre prile semnatare.

b) n cazul n care va exista un conflict ntre prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/Condiii specifice i Instruciunile emise de AMPOSDRU anterior publicrii Ghidurilor, atunci vor prevala prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/Condiii specifice pe baza crora a fost depus respectiva Cerere de proiecte aprobat la finanare.

c) n cazul n care va exista un conflict ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/Condiii specifice pe baza crora a fost depus respectiva Cerere de proiecte aprobat la finanare, atunci vor prevala prevederile Contractului, aa cum a fost agreat de ctre prile semnatare.

d) n cazul n care un Contract de finanare este modificat printr-un act normativ, atunci prevederile actului normativ vor prevala prevederilor iniiale ale Contractului aa cum sunt modificate prin respectivul act.

8. n conformitate cu prevederile Contractului de finanare (conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013), este necesar ca dovada ncheierii unui contract de furnizare bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic n termen de 60

6

de zile de la acordarea prefinanrii s fie prezentat att de ctre Beneficiar, ct i de ctre fiecare partener implicat n proiect?

Rspuns

n conformitate cu prevederile art. 5 lit. A, pct. (3), coroborate cu prevederile art. 5 lit. A, pct. (2) din Contractul de finanare (conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013), Beneficiarul sau partenerul ndreptit s solicite prefinanare conform art.2 alin (3) lit. d) din OUG 64/2009, va face dovada ncheierii unui contract de furnizare bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic, contractul de finanare nefcnd o distincie cu privire la obligativitatea prezentrii dovezii att de ctre Beneficiar, ct i de ctre fiecare Partener implicat n proiect.

9. Care este data de la care se calculeaz numrul de zile specificat n Acordul de Parteneriat la Art. 9.1. cu privire la emiterea Cererii de Rambursare de ctre un partener ctre liderul de parteneriat?

Rspuns

Prile semnatare (Liderul de parteneriat i Partenerul/Partenerii) agreeaz stabilirea datei de la care se calculeaz numrul de zile specificat, astfel nct Liderul de parteneriat s respecte prevederile Contractului de finanare/ Graficul estimativ al cererilor de rambursare.

10. ntruct n Ghidul Solicitantului, Condiii Generale, 2013, seciunea 3.2, pagina 25, Echipa de management i de implementare a proiectului, consilierul juridic nu este menionat n mod explicit n echipa de management a proiectului, este consilierul juridic considerat ca parte din echipa de management, iar costurile aferente cu acesta sunt incluse n cheltuielile cu echipa de management?

Rspuns

Da, consilierul juridic este parte a echipei de management, n conformitate cu prevederile Ghidului Solicitantului - Condiii Generale, 2013, punctul 3.1.4. Plafoanele maxime de referin ale cheltuielilor cu personalul, alin. 2 Niveluri maximale ale remunerrii personalului din cadrul echipei de management, subpunctul 2.2. care precizeaz Nivelul de remunerare specialist (de ex. responsabil financiar, consilier juridic).

7

11. Este posibil cumulul de funcii n cadrul aceluiai proiect?

Rspuns

Da, cu condiia ca aceste funcii s fie prevzute n contractul de finanare i expertul s ndeplineasc toate condiiile de calificare i experien necesare, fr suprapunerea timpului de desfurare a acestor activiti i fr depirea timpului maxim de lucru prevzut i permis i fr a nclca principiul separrii atribuiilor (spre exemplu, aceeai persoan s ntocmeasc un raport, s aprobe i s efectueze o plat).

12. Un expert care, prin natura muncii pentru care este contractat, lucreaz un numr de zile limitat i nu constant, se poate contracta prin convenie civil?

Rspuns

n cazul n care activitatea desfurat de expertul respectiv nu este o activitate dependent aa cum este definit aceasta de Codul Fiscal, atunci se poate ncheia o convenie civil ntre Beneficiar i expertul respectiv; perioada limitat de munc nu este ns o atribuie exclusiv a conveniei civile, Codul muncii permind i ncheierea de contracte individuale de munc cu timp parial de lucru. Astfel, n cazul n care activitatea desfurat de expert ndeplinete cel puin unul dintre urmtoarele criterii prevzute la art. 7 alin. (1) pct. 2.1 din Codul fiscal:

a) expertul se afl ntr-o relaie de subordonare fa de Beneficiarul proiectului POSDRU, respectiv organele de conducere ale Beneficiarului, i respect condiiile de munc impuse de acesta, cum ar fi: atribuiile ce i revin i modul de ndeplinire a acestora, locul desfurrii activitii, programul de lucru;

b) n prestarea activitii, expertul folosete exclusiv baza material a Beneficiarului, respectiv spaii cu nzestrare corespunztoare, echipament special de lucru sau de protecie, unelte de munc sau altele asemenea i contribuie cu prestaia fizic sau cu capacitatea intelectual, nu i cu capitalul propriu;

c) Beneficiarul suport n interesul desfurrii activitii cheltuielile de deplasare ale expertului, cum ar fi indemnizaia de delegare-detaare n ar i n strintate, precum i alte cheltuieli de aceast natur;

d) Beneficiarul suport indemnizaia de concediu de odihn i indemnizaia pentru incapacitate temporar de munc, n contul expertului,

atunci, este vorba despre o activitate desfurat ntr-o relaie de dependen, pentru care se impune ncheierea unui contract individual de munc ntre Beneficiar i respectivul expert.

8

13. n cadrul contractelor civile de prestri servicii se poate prevede c angajatorul va asigura transportul i cazarea pentru activitatea persoanei contractate?

Rspuns

n cazul n care pltitorul de venit (angajatorul), suport n interesul desfurrii activitii cheltuielile de deplasare ale beneficiarului de venit (persoana contractat), atunci, n conformitate cu prevederile Codului fiscal n vigoare, activitatea desfurat de beneficiarul de venit este o activitate dependent, respectiv este o activitate desfurat ntr-o relaie de angajare. n concluzie, n cazul n care vor fi asigurate aceste cheltuieli de ctre angajator, activitatea va fi reconsiderat ca activitate dependent, iar venitul obinut va fi supus taxelor i impozitelor aferente venitului obinut prin contract individual de munc, fiind asimilat veniturilor salariale.

14. Se pot acorda prime, stimulente, bonusuri angajailor din proiect n perioada de implementare?

Rspuns

n conformitate cu prevederile Ordinului comun MFP i MMFPS nr. 1117/2010, anexa 6, art. 1 i art. 8.1 sunt considerate eligibile cheltuielile cu personalul implicat n implementarea proiectului, inclusiv primele, stimulentele, bonusurile, orele suplimentare, conform legislaiei n vigoare. Un adaos salarial (prime, stimulente, bonusuri) care este datorat unui angajat prin efectul legii poate fi cheltuial eligibil, atta timp ct:

este prevzut n contractul de munc, respect politica salarial a entitii respective, este calculat proporional cu timpul prestat n cadrul proiectului, ndeplinete condiiile de eligibilitate cumulative prevzute n HG 759/2007, cu

completrile ulterioare. valoarea cumulat a salariului de baz, a sporurilor salariale i a adaosurilor (prime,

stimulente, bonusuri) nu depete plafoanele salariale prevzute n Ghidul Solicitantului.

Pentru acordarea primelor de merit este nevoie de o evaluare a performanei angajatului n ceea ce privete activitatea prestat, n conformitate cu obiectivele proiectului, fia de post, raportul de activitate.

9

15. Se poate cere spre rambursare o cheltuial legat de angajat, precum pachet de asigurare al sntii pe care organizaia l asigur angajatului pe lng medicina muncii, cheltuiala fiind ncadrat ca i bonus ?

Rspuns

Abonamentul pentru servicii medicale pltit de Beneficiar, din punct de vedere al Codului fiscal n vigoare, reprezint un avantaj n natur. n conformitate cu prevederile Normelor metodologice la Codul fiscal, avantajele n bani i echivalentul n lei al avantajelor n natur sunt impozabile, indiferent de forma organizatoric a entitii care le acord. Prin urmare, abonamentul pentru servicii medicale pltit de Beneficiar intr n categoria bonusuri/avantaje, pentru care se datoreaz impozitul pe venit i contribuiile sociale aferente.

16. Persoanele care au beneficiat de formare profesional n cadrul unui proiect POSDRU, a cror angajare se face ntr-un stat membru UE, altul dect Romnia, pot fi considerate contribuie la indicatorii proiectului?

Rspuns

Pentru indicatorii cu privire la angajare se pot lua n considerare contractele de munc att din Romnia, ct i din Uniunea European. Trebuie s v raportai la coninutul cererii dumneavoastr de finanare, Anexa 1 la contractul de finanare, la nevoile identificate specific pentru grupul int i la soluiile propuse pentru rezolvarea acestora, elemente care au stat la baza procesului de evaluare.

17. Care sunt documentele suport pentru justificarea apartenenei la grup int?

Rspuns

Documentele suport pentru justificarea apartenenei la grup int pot fi: Formular de nregistrare/identificare grup int, Declaraii pe propria rspundere, adeverine, copii carte de identitate, fie specifice etc.

Se vor avea n vedere prevederile Ghidului Solicitantului - Condiii Specifice, care poate conine indicaii specifice cu privire la tipul de documente justificative pentru dovedirea apartenenei la grupul int.

10

18. Cum va fi raportat o persoan din grupul int care abandoneaz pe parcursul implementrii proiectului?

Rspuns

n cadrul anexelor utilizate n raportarea ctre AMPOSDRU/OI delegat, care fac referire la grupul int, se va selecta n dreptul persoanei respective rspunsul Abandon la rubrica Modalitate Ieire.

n situaia n care se introduce o alt persoan, avnd n vedere c grupul int se nregistreaz la momentul recrutrii, inclusiv cu CNP, se recomand nregistrarea cu abandon pentru prima persoan i nregistrarea noului membru al grupului int. Astfel, n raportare, se include o singur persoan i nu dou sau mai multe, n funcie de cte ori este nlocuit o persoan.

19. Care sunt documentele care trebuie s fie semnate de expertul contabil? Facturile, chitanele i bonurile fiscale sunt incluse n aceste documente?

Rspuns

n conformitate cu prevederile contractului de finanare aplicabil, respectiv art. 6, lit. A, alineatul 5 din Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013 sau art. 9, lit. A, alineatul 6 din Decizia MMFPS - AMPOSDRU nr. 53/2010, beneficiarul are obligaia utilizrii unui expert contabil care va semna i va data documentele contabile aferente operaiunilor din cadrul proiectului. De asemenea, expertul contabil semneaz i tampileaz Evidena Cheltuielilor generat de sistemul Actionweb, conform formularului acesteia.

Documentele contabile sunt enumerate n anexele OMEF 3512/2008 cu modificrile i completrile ulterioare, care includ "Nomenclatorul documentelor financiar - contabile". Facturile, chitanele i bonurile fiscale primite de la furnizori sunt documente justificative pe baza crora se ntocmesc documentele contabile din Anexa 2 a OMEF 3512/2008 i, ca urmare, nu este necesar s fie semnate i parafate de ctre expertul contabil.

Pe originalele facturilor, chitanelor i bonurilor fiscale, n calitatea lor de documente justificative conform Contractului de Finanare, trebuie s se aplice tampila cu meniunea "Solicitat rambursare FSE - POSDRU/Call/DMI/. . ./Id proiect n sum de. . . . ", n vederea evitrii dublei finanri.

11

20. Care sunt condiiile, din punct de vedere al datelor angajrii, respectiv plii unei obligaii, pentru a o include ntr-o Cerere de Rambursare, n raport cu perioada de referin a acesteia?

Rspuns

ntr-o cerere de rambursare intermediar depus n perioada de implementare a proiectului pot fi incluse exclusiv obligaii angajate i pltite pn la data de ncheiere a perioadei de referin a Cererii de Rambursare.

ntr-o cerere de rambursare final sau cerere de rambursare intermediar depus dup perioada de implementare a proiectului pot fi incluse exclusiv obligaii angajate pn la data de ncheiere a perioadei de referin a Cererii de Rambursare i pltite pn la data depunerii cererii de rambursare.

n cazul accesrii mecanismului cererii de plat, perioada de referin a cererii de plat curge de la data emiterii primei facturi pn la ultima obligaie de plat inclus n Cererea de plat.

21. Cererile de rambursare aferente cererilor de plat, inclusiv n cazul proiectelor a cror perioad de implementare s-a terminat, sunt incluse n cele 2 cereri de rambursare pe care Beneficiarul le poate depune n decursul celor 270 de zile dup finalizarea proiectului sau sunt suplimentare acestora?

Rspuns

Cererile de Rambursare aferente Cererilor de Plat sunt ntocmite, att n ceea ce privete scopul, ct i formatul, distinct fa de Cererile de Rambursare obinuite. Cererile de Rambursare aferente Cererilor de Plat nu fac obiectul Art. 4 al Instruciunii emis de AMPOSDRU nr. 77/2013, care se refer la Cereri de Rambursare obinuite i de aceea sunt suplimentare acestora din urm.

Pentru contractele de finanare POSDRU ncheiate pe formatul din Ordinul MMFPSPV nr. 2591/13.12. 2013, perioada maxim de depunere a Cererii de Rambursare Finale este de 30 zile de la ncheierea perioadei de implementare.

22. Cum se calculeaz termenul de 3 zile menionat la art. 6 din Instruciunea 82/2013 referitoare la Cererile de Plat?

Rspuns

Termenul de 3 zile, menionat la art. 6 din Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 82/2013 referitoare la Cererile de Plat, va curge de la data aplicrii sigiliului "Bun de plat" de ctre beneficiar, conform prevederilor Art. 10 al aceleiai instruciuni.

12

23. Ce conturi trebuie s deschid liderul de parteneriat i partenerii acestuia pentru accesarea mecanismului Cererii de Plat?

Rspuns

n conformitate cu prevederile art. 13 al Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 82/2013, toi beneficiarii (unici, lideri de parteneriat sau parteneri) i vor deschide cte un cont de disponibil distinct la unitile teritoriale ale Trezoreriei statului n vederea ncasrii, dup verificarea cererilor de plat, a sumelor acceptate ca eligibile la plat de ctre AMPOSDRU.

Avnd n vedere acelai articol, n cazul n care proiectul este implementat n parteneriat, liderul de parteneriat va primi sumele acceptate ca eligibile la plat ntr-un cont de parteneriat 50.14.01 Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat deschis la Trezorerie, conform HG nr. 218/2012. Acest cont de parteneriat poate fi, dup caz, cel deja existent, dac liderul de parteneriat deruleaz plile proiectului prin Trezorerie.

Conform aceluiai articol, dup primirea sumelor n contul de parteneriat, liderul de parteneriat va transfera n termen de o zi sumele cuvenite fiecrui partener, inclusiv cele cuvenite lui (conform Notificrii AM), n conturile de disponibil distincte, deschise de ctre acetia la unitile teritoriale ale trezoreriei statului, n vederea efecturii plilor ctre furnizori/beneficiari finali ai sumelor.

Pe cale de consecin, liderul de parteneriat deschide un nou cont la Trezorerie pentru transferarea sumelor din contul de parteneriat.

24. Este posibil ca TVA aferent unor cheltuieli eligibile efectuate n cadrul proiectului s nu fie solicitat o dat cu Cererea de rambursare a cheltuielii respective ci ulterior validrii acesteia, n condiiile unui proiect contractat n decembrie 2013?

Rspuns

Proiectul fiind contractat n decembrie 2013 include n contractul de finanare prevederi referitoare la TVA nedeductibil eligibil. Astfel, beneficiarilor, care au semnat contracte de finanare n care TVA nedeductibil este cuprins n cheltuielile eligibile, li se aplic prevederile Art. 11 - 15 ale Instruciunii 83/2013.

n conformitate cu prevederile articolului 11 din Instruciunea 83, TVA nedeductibil eligibil va fi inclus n Cererile de rambursare i solicitat mpreun cu acestea.

25. La art. 7 din I 83/2013, la explicaiile de estimare pentru punctul 11 din formularul de buget, se spune ... sau care urmeaz a fi pltit dup vechiul sistem conform Instruciunii 12/2010 ...Care sunt cazurile n care se aplic vechiul sistem?

13

Rspuns

Vechiul sistem se refer la legislaia aplicabil recuperrii de TVA nedeductibil aferent cheltuielilor eligibile anterior datei de 13 august 2012.

26. Ce tarif orar se va trece n Anexa 5 din Instruciunea nr. 87 n situaia n care, n contractul de munc, programul de lucru este exprimat n raport cu norma de lucru ntreag (parial sau integral) sau ca numr de ore zilnic, iar salariul brut este exprimat lunar, innd cont c numrul de zile de lucru i implicit ore este variabil n fiecare lun?

Rspuns

Pentru situaia n care contractul de munc nu precizeaz numrul de ore lunar, ci norma zilnic n ore sau procentajul de norm ntreag, tariful orar din contract (coloana Tarif orar din Anexa 5 din Instruciune) se va calcula ca retribuie echivalent pe or, conform prevederilor art. 3.1.4. punctul 1.3. din Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013, drept raport ntre salariul brut lunar menionat n contractul de munc i numrul de ore de referin lunar, lund n calcul norma i o medie 21 de zile lucrtoare pe lun.

27. Avnd n vedere c experii angajai n cadrul proiectului, inclusiv echipa de management, au avut CIM-uri pe perioad determinat, care s-au finalizat odat cu perioada de implementare a proiectului, i acetia nu fac parte din schema de personal a instituiei, care este modalitatea de continuare a activitii acestora i de rambursare a cheltuielilor aferente, pentru realizarea ultimelor cereri de rambursare din perioada de 270 zile ?

Rspuns

Costurile aferente activitilor care se deruleaz dup ce proiectul s-a finalizat trebuie s respecte prevederile art. 3 din Instruciunea 85/2013. Prin urmare, pot fi rambursate doar cheltuieli angajate pe perioada de implementare a proiectului. Instituia beneficiar i dup caz, partenerii si, au obligaia de a lua msuri pentru realizarea operaiunilor aferente raportrilor care se realizeaz dup ncheierea perioadei de implementare.

28. Cererile de Rambursare Suplimentare ntocmite conform prevederilor Instruciunii nr. 77 se supun condiiilor din contractul de finanare referitoare la termenul maxim de depunere a Cererilor de Rambursare Finale?

Rspuns

Contractul de finanare prevede un termen limit exclusiv pentru depunerea Cererii de Rambursare Final. n conformitate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 77/2013, art.1, o Cerere de Rambursare Suplimentar se depune n urma soluionrii

14

favorabile a unei contestaii, n urma unei concilieri din cadrul AM sau n urma anulrii unei suspiciuni de nereguli i se poate referi la orice Cerere de Rambursare Intermediar i/sau la Cererea de Rambursare Final. Instruciunea nr. 77 nu impune un termen limit pentru depunerea unei Cereri de Rambursare Suplimentar nici fa de momentul soluionrii favorabile a contestaiilor/concilierilor din cadrul AM sau a anulrii suspiciunii de neregul, nici fa de perioada de implementare a proiectului sau alt termen.

Pe cale de consecin, pentru situaiile care nu fac obiectul art. 3 din Instruciunea nr. 77, adic pentru situaiile n care Instruciunea 77 prevede depunerea unei Cereri de Rambursare Suplimentar, cu att mai mult n cazul n care aceasta s-ar referi la o contestaie referitoare la Cererea de Rambursare Final, Cererea de Rambursare Suplimentar va putea fi depus i dup expirarea termenului limit prevzut n contract pentru depunerea Cererii de Rambursare Final.

29. Ce se ntmpl dac la finalizarea perioadei de implementare bugetul aferent cheltuielilor de tip FEDR i cel al cheltuielilor generale de administraie aprobat prin Cererea de finanare (cu eventualele modificri realizate prin Acte adiionale), a fost executat n totalitate (100%), ns bugetul aferent cheltuielilor directe aprobat nu a fost cheltuit n totalitate (mai puin de 100%)? Rspuns

ncadrarea n plafoanele stabilite pentru cheltuielile de tip FEDR i pentru cheltuielile generale de administraie se face prin raportare la valoarea total eligibil validat de ctre AMPOSDRU/ OI POSDRU delegat.

n conformitate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 78/2013, art.2, la finalul implementrii proiectului, validarea cheltuielilor de tip FEDR se va face cu respectarea concomitent a urmtoarelor condiii :

- suma total validat pentru cheltuielile de tip FEDR trebuie s se ncadreze n suma estimat pentru aceast categorie de cheltuieli, conform ultimei variante de buget aprobate de AM/OI POSDRU delegat (fr a depi cuantumul estimat aprobat); - procentul obinut prin raportarea sumei totale validate pentru cheltuielile de tip FEDR raportat la Valoarea total eligibil validat nu trebuie s depeasc procentul maxim admis pentru acest tip de cheltuieli (maximum 10% pentru axele prioritare 1-5 sau maximum 15% pentru axa prioritar 6).

n conformitate cu prevederile contractului de finanare aplicabil, respectiv art. 3 alin. (3) i (4) al contractelor conform Deciziei 53/2010 sau art. 3 alin (3), (5) i (6) al contractelor conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013, la finalul implementrii proiectului, valoarea total eligibil a cheltuielilor generale de administraie va fi corelat cu valoarea cheltuielilor directe eligibile validate, fr a se depi nivelul maxim admis de Ghidul Solicitantului -

15

Condiii Generale i Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice. n situaia n care la finalul implementrii proiectului, suma cheltuit depete procentul maxim admis (din suma validat), diferena va fi restituit ctre AMPOSDRU n urma transmiterii unei Note de debit sau reinut beneficiarului din Cererea de rambursare final.

30. Care sunt tipurile de cheltuieli ce pot fi efectuate ulterior implementrii proiectului, respectiv pn la depunerea cererii de rambursare final i care sunt condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc pentru a fi validate de ctre AM/OIPOSDRU delegat?

Rspuns

Instruciunea AMPOSDRU nr. 85 din 16/12/2013, prin art. 3, face referire la activiti care se desfoar la finalul perioadei de implementare sau chiar dup ce proiectul s-a finalizat (audit, contabilitate, conferin de final de proiect, arhivare, etc.). Cheltuielile aferente realizrii acestor activiti pot fi validate, chiar i n cazul n care factura a fost emis dup ncheierea perioadei de implementare, cu condiia angajrii n interiorul perioadei de implementare i respectarea tuturor celorlalte condiii de eligibilitate ale cheltuielilor.

Cheltuielile angajate pe perioada de implementare a proiectului pot fi pltite de ctre Beneficiar/Partener ntr-o perioad de maxim 270 de zile de la finalizarea perioadei de implementare pentru proiectele ale cror contracte de finanare s-au semnat n formatul aprobat prin Decizia 53/2010.

Pentru Beneficiarii care au semnat contractele de finanare pe formatul conform Ordinul MMFPSPV nr. 2519/2013, termenul s-a restrns la 30 de zile, conform art. 5, lit. D, alin. (8).

31. Cum se justific cheltuielile cu subveniile pentru persoanele din grupul int care sunt solicitate la rambursare?

Rspuns

n conformitate cu prevederile Ordinului comun MFP i MMFPS nr. 1117/2010, anexa 6, art.7, sunt considerate eligibile subveniile (ajutoare, premii) acordate persoanelor din grupul int al proiectului. Pentru a putea fi considerate eligibile, acestea trebuie s fie menionate n mod expres i detaliat n Cererea de finanare i bugetul aferent.

n vederea rambursrii n cadrul proiectului a cheltuielilor cu subveniile acordate persoanelor din grupul int, beneficiarul trebuie s dein documente justificative de tipul celor enumerate non exhaustiv n Anexa 18 List documente justificative care se pstreaz la beneficiar a Instruciunii emis de AMPOSDRU nr. 73/2013.

Conform prevederilor Codului Fiscal, n categoria veniturilor neimpozabile se cuprind i formele de sprijin acordate n cadrul operaiunilor finanate prin POSDRU 2007-2013, n bani

16

i n natur, primite de ctre cursani pentru participarea la cursuri, precum i bursele acordate n cadrul acestui program.

32. n ce condiii se pot solicita la rambursare cheltuieli nevalidate ntr-o cerere de rambursare anterioar?

Rspuns

Conform Instruciunii AMPOSDRU nr. 77/2013, art. 2, lit. a) i lit. b), pentru a putea fi pltite sumele cuvenite ca urmare a soluionrii contestaiilor/concilierilor sau anularea unei suspiciuni de neregul, beneficiarii POSDRU vor trebui s solicite cheltuielile respective, prin reintroducerea lor n Actionweb, n vederea validrii, fie prin includerea lor ntr-o cerere de rambursare suplimentar dedicat, fie n urmtoarea cerere de rambursare depus la AM/OI POSDRU responsabil, n funcie de opiunea fiecruia.

n cazul n care, din Scrisoarea de informare a Beneficiarului reiese c anumite cheltuieli au fost suspendate la plat, pe motivul lipsei de documente justificative, se vor furniza documentele i explicaiile respective i va fi reintrodus n Actionweb n urmtoarea Cerere de rambursare, n vederea validrii.

33. Cum se diminueaz valoarea finanrii nerambursabile n cazul nerealizrii indicatorilor sau/i a grupului int, ca i n cazul depirii acestora?

Rspuns

ncepnd cu 4.06.2013, conform prevederilor Instruciunii AMPOSDRU nr. 71, pct. A.2, n cazul n care procentul de realizare al grupului int i al indicatorilor este mai mare de 100% se plafoneaz la aceast valoare, cu excepia indicatorilor de rezultat (de program i suplimentari), unde plafonarea va fi de 110%, astfel nct depirea indicatorilor de rezultat s poat compensa, cel puin parial, nerealizarea celorlali indicatori sau a grupului int.

Prin introducerea datelor specifice proiectului n anexa 1 a aceleai Instruciuni se poate stabili gradul de realizare al grupului int, al indicatorilor de program (output i rezultat), al indicatorilor suplimentari (output i rezultat) i al indicatorilor adiionali (output i rezultat) raportndu-se valorile realizate la valorile propuse n cadrul contractului de finanare.

Dac gradul de realizare calculat este mai mic dect 100%, acesta se aplic asupra valorii eligibile a proiectului, prevzute n ultima modificare contractual aprobat, proporional, pentru fiecare capitol n parte, n conformitate cu algoritmul de calcul descris n Instruciunea 71.

17

34. Cum se realizeaz reconcilierea contabil ntre conturile contabile ale AMPOSDRU i cele ale Beneficiarilor pentru operaiuni gestionate n cadrul Proiectului?

Rspuns

Conform Hotrrii Guvernului nr. 218/2012, cu modificrile ulterioare, beneficiarii i partenerii au obligaia transmiterii Formularului 9, privind reconcilierea contabil anual, n termen de 30 de zile de la ncheierea exerciiului financiar. Acesta va viza numai sumele transferate ca prefinanare sau rambursare.

35. Cum se face verificarea respectrii procentului maxim acceptat pentru cheltuielile generale de administraie?

Rspuns

Verificarea ncadrrii cheltuielilor n procentului maxim permis n Ghidul Solicitantului Condiii Generale/ Condiii Specifice pentru cheltuielile generale de administraie se face la cererea de rambursare final.

Astfel, valoarea final a cheltuielilor generale de administraie validate trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii:

- S nu depeasc valoarea aprobat prin contractul de finanare (sau valoarea din ultimul Act adiional aprobat) a acestui capitol,

- S se ncadreze n procentul maxim permis pentru cheltuielile generale de administraie, calculat prin raportare la cheltuielile directe (fr FEDR) validate.

18

36. Cnd se genereaz o cerere de act adiional dac organizarea unei achiziii publice pentru servicii/bunuri duce la modificarea sumei/unitilor bugetate n Anexa 2 la contractul de finanare? nainte sau dup finalizarea procedurii de achiziie avnd n vedere prevederile contractului de finanare pe formatul aprobat prin Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013?

Rspuns

Toate modificrile la contract sunt valabile de la data aprobrii lor i, n consecin, nu pot fi aplicate retroactiv asupra unei achiziii deja efectuate, nelegnd prin achiziie finalizat existena unui contract ncheiat. n acest caz, eventualele cheltuieli neeligibile generate de execuia bugetar se afl n responsabilitatea exclusiv a beneficiarului/partenerului.

Valoarea estimat utilizat n cadrul unei proceduri de achiziie va trebui s se ncadreze n limitele cuprinse n bugetul proiectului fr s fie necesare modificri.

Pentru beneficiarii care aplic legislaia naional de achiziii publice, art. 36 din HG 925/2006 cu completrile ulterioare prevede c o procedur de achiziie va fi anulat dac se vor primi doar oferte inacceptabile, definite astfel:

- fie propunerile financiare depesc valoarea estimat i nu sunt mijloace pentru a suplimenta aceast valoare.

- fie sunt mijloace de a suplimenta fondurile pentru achiziie dar ofertele depesc cu mai mult de 10% valoarea estimat.

Pe cale de consecin, pentru aceti beneficiari, se permite acceptarea unei oferte care depete valoarea estimat cu mai puin de 10%, doar n condiiile n care se pot suplimenta fondurile. Prin mijloace de a suplimenta fondurile se nelege alocarea de resurse proprii ntruct, n situaia n care acestea se impun, modificrile aduse contractului de finanare (notificri pentru situaia n care atribuirea ar genera o depire a capitolului de buget respectiv cu mai puin de 10%) fr reluarea procedurii de atribuire de la nceput, ar reprezenta aplicarea retroactiv a modificrii de buget realizate.

Pentru beneficiarii/partenerii care aplic procedura simplificat de achiziii, conform Ordinului MFE 1120/2013, Cap 7 (b) dac beneficiarul/partenerul constat n momentul elaborrii specificaiilor tehnice (aadar, anterior desfurrii procedurii de achiziie) c valoarea estimat depete valoarea alocat din buget, atunci va putea:

-fie suplimenta valoarea din bugetul propriu (aceasta putnd reprezenta cheltuial neeligibil)

-fie va continua achiziia dup ce va obine aprobarea autoritii de management/operatorilor de program (notificare sau act adiional, dup caz, dac sunt necesare). Dac beneficiarul/partenerul decide s desfoare o procedur de achiziie prin suplimentarea valorii din bugetul propriu, aceasta se va putea face exclusiv n faza de elaborare a documentaiei de atribuire. Suplimentarea valorii estimate a contractului, dup desfurarea

19

procedurii de achiziie (n faza de atribuire a contractului), nu este prevzut n Ordinul 1120/2013 i, pe cale de consecin, n cadrul acestei proceduri o ofert care depete valoarea estimat va fi considerat automat inacceptabil, condiie care trebuie s fie precizat n documentaia de atribuire.

Reluarea procedurii de achiziie cu noua valoare estimat este obligatorie pentru a permite o participare nediscriminatorie i transparent a tuturor potenialilor ofertani n noile condiii.

Dac beneficiarul/partenerul constat c, n urma desfurrii procedurii de achiziii, nu primete nici o ofert conform care s se poat ncadra n valoarea estimat, atunci va invalida procedura de achiziie. Ulterior, beneficiarul/partenerul va solicita modificrile necesare asupra bugetului i va relua procedura de achiziie cu noua valoare permis de bugetul modificat.

n concluzie, indiferent de tipul de procedur de achiziie desfurat, pentru toi beneficiarii, n situaia n care modificarea valorilor se obine n urma unei modificri la contract, ntreaga procedur de achiziie va trebui reluat integral. Dup anularea procedurii se va proceda la modificarea corespunztoare a bugetului i reluarea procedurii de atribuire cu noile valori aprobate.

37. Pragurile salariale lunare i zilnice precizate n Ghidul Solicitantului Condiii Generale 2013 se calculeaz pe totalul sumelor pltite unui expert din toate proiectele cu finanare POSDRU sau pe proiect?

Rspuns

Pragurile care sunt prevzute n Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013 la punctul 3.1.4/ subpunctele 2, 3 i 4 sunt exprimate la nivel de proiect i, n consecin, se calculeaz n cadrul proiectului.

De altfel, un expert nu este obligat ca la semnarea unui contract s declare noului angajator detalii despre celelalte contracte n vigoare, salariile primite de acesta de la ali angajatori fiind protejate de confidenialitate. Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013 prevede o singur condiie explicit pe expert i anume condiia de a nu deconta mai mult de 12 ore pe zi din proiecte POSDRU inclusiv norma de baz.

38. n ce situaie/situaii se aplic pragurile de remunerare maxim zilnic i n ce situaii pragurile de remunerare lunar pentru expertiza naional/ internaional precizate n Ghidul Solicitantului Condiii Generale 2013, pag. 22, seciunea 3.1.4. Plafoanele maxime de referin ale cheltuielilor cu personalul?

20

Rspuns

Pentru personalul din cadrul echipei de implementare se aplic, corelat cu coninutul cererii de finanare/bugetul proiectului, att pragul zilnic ct i pragul lunar, precizate n Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013 la punctul 3.1.4/ subpunctul 3, succesiv i n aceast ordine. n consecin, pentru experii din echipa de implementare care nu sunt angajai cu norm ntreag pot fi aplicate plafoanele aferente remuneraiei maximale zilnice cu condiia respectrii plafonului remuneraiei maximale lunare. Astfel, pentru un numr maxim de 12 zile lucrtoare pe lun, pot fi aplicate plafoanele aferente remuneraiei maximale zilnice. Pentru numr mai mare de 12 zile lucrtoare pe lun, sunt aplicabile plafoanele aferente remuneraiei maximale lunare.

n cazul n care activitatea zilnic este efectuat parial, decontarea se va determina in baza retribuiei echivalente pe or, lund ca punct de referin ziua de lucru de opt ore i o medie de 21 de zile lucrtoare pe lun.

39. Care este baza legal privind sustenabilitatea proiectului?

Rspuns

Baza legal privind asigurarea sustenabilitii unui proiect o prezint contractul de finanare i anexele acestuia.

40. Ct timp trebuie pstrate, n ce condiii i cum pot fi folosite ulterior ncheierii proiectului echipamentele achiziionate?

Rspuns

Beneficiarul i partenerii trebuie s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului (pentru cel puin 3 ani dup mplinirea perioadei de implementare a proiectului) n conformitate cu prevederile contractul de finanare aplicabil, respectiv art. 9, lit. A), alin. 25 conform Deciziei MMFPS - AMPOSDRU nr. 53/2010 sau art. 6, lit. A), alin.17 conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013.

Prin urmare, beneficiarul trebuie s se asigure c bunurile achiziionate prin proiect:

conin elementele de identitate vizual; sunt utilizate n mod corespunztor n conformitate cu scopul declarat de ctre

beneficiar i cu durata de via a activului; se gsesc ntr-o stare fizic corespunztoare dup finalizarea proiectului;

21

pot fi identificate n contabilitatea Beneficiarului (numr de inventar, descriere corespunztoare n contabilitate/registrul mijloacelor fixe, etc.); se gsesc la beneficiar sau au fost transferate altor parteneri ai beneficiarului, n baza unui contract / proces verbal de comodat.

41. Ce presupune verificarea ex-post a proiectului?

Rspuns

Din punct de vedere contractual, un proiect evaluat i admis la finanare va fi verificat, dup perioada de implementare, din punct de vedere al sustenabilitii, n concordan cu prevederile din Cererea de finanare referitoare la modalitatea de continuare a proiectului sau a efectelor sale dup ncetarea sursei de finanare i la msurile care se vor lua pentru a se asigura c progresul sau beneficiile realizate pentru grupul/grupurile int vor fi garantate n viitor.

n cadrul verificrilor ex-post, la faa locului se vor urmri aspecte legate de impact i sustenabilitate n conformitate cu prevederile contractului de finanare.

AMPOSDRU/ OI POSDRU delegat va asigura cel puin o vizit pentru toate proiectele, dup ncheierea perioadei de implementare a acestora. Pe baza planificrii misiunilor de verificare ex-post, Beneficiarii sunt ntiinai cu cel puin 5 zile nainte de efectuarea vizitei, n vederea asigurrii condiiilor necesare efecturii misiunii i a disponibilitii personalului implicat n asigurarea sustenabilitii proiectului.

Verificrile la faa locului ex-post vor viza, n mod special, urmtoarele elemente, fr a se limita doar la acestea:

respectarea obligaiilor prevzute n cadrul contractului de finanare, dup ncheierea proiectului;

respectarea obligaiei meninerii destinaiei, meninerea n exploatare i mentenana echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea proiectului;

respectarea obligaiei de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale.

existena de rapoarte/nregistrri contabile (computerizate sau manuale) n sistemul contabil al Beneficiarului, balan cu detalieri pe conturi analitice, registrul mijloacelor fixe i alte informaii contabile relevante trebuie pstrate dup finalizarea proiectului;

dac s-a realizat reconcilierea ntre contabilitatea Beneficiarului i cererea de plat final;

22

dac indicatorii sunt n conformitate cu prevederile contractuale i dac exist documente justificative pentru ndeplinirea acestora, n cazul n care beneficiarul, prin cererea de finanare sau prin contractul de finanare, are obligaia atingerii unor indicatori ulterior finalizrii proiectului;

respectarea cerinelor privind arhivarea documentelor (nomenclator dosare, condiiile de pstrare, arhivare i depozitare);

respectarea cerinelor privind egalitatea de anse i nediscriminarea.

42. Care este perioada de timp pentru care se pstreaz documentele aferente proiectului?

Rspuns

n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare, beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale (i n copie conform cu originalul a documentelor partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale.

Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU (art. 9, lit. A, alin 22 conform Deciziei MMFPS - AMPOSDRU nr. 53/2010).

n conformitate cu art. 6, lit. A, alin. 14 din contractul de finanare, conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013, toate documentele vor fi pstrate 3 (trei) ani de la nchiderea oficial a POSDRU 2007-2013.

43. Care sunt consecinele nerespectrii obligaiei de arhivare a documentelor din cadrul proiectelor?

Rspuns

n cazul nerespectrii obligaiei de ndosariere i pstrare n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, cofinanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

44. Cum se face arhivarea documentelor proiectului?

23

Rspuns

Arhivarea documentelor se realizeaz cu respectarea prevederilor Regulamentului CE 1083/2006 i a prevederilor contractului de finanare, coroborate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996 cu modificrile i completrile ulterioare.

Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului.

Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul POSDRU trebuie s fie arhivate n spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru implementarea proiectului. Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora.

Trebuie s asigurai n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor documente: documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i

la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare);

documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU;

documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute;

facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat;

cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar);

rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control;

documente contabile conform prevederilor legale.

n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme:

originale; fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de

ctre persoana care a fotocopiat documentul); microfie ale documentelor originale; documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de

beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).