l’introduzione della videocomunicazione su ip nelle organizzazioni: una analisi costi-benefici

L’introduzione della

videocomunicazione su IP

nelle Organizzazioni:

UNA ANALISI COSTI-BENEFICI

Università degli Studi La SapienzaDipartimento di Scienze della Gestione d’Impresa

Prof. Alberto Pastore, Dott.ssa Nicoletta De Vincenzi

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AGENDAAGENDA

Introduzione La comunicazione nel governo delle imprese Impatto delle nuove tecnologie

ANALISI DEI COSTI E DEI BENEFICI I costi

Di investimento Di gestione

I benefici Misurabili Non Misurabili

la gestione del cambiamento IL MODELLO DI VALUTAZIONE POINTERCOM

CASE HISTORY: SIRTI SISTEMI Conclusioni

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LA COMUNICAZIONE NEL GOVERNO LA COMUNICAZIONE NEL GOVERNO DELLE IMPRESEDELLE IMPRESE

La comunicazione ha un ruolo strategico, linfa vitale dei nessi relazionali tra l’impresa e l’ambiente, influenza la dimensione economica e socio-politica dell’azione imprenditoriale nei confronti dei suoi molteplici pubblici di riferimento.

AZIENDA

Dipendenti

ClientiFornitori

Partner di filiera

Stakeholders secondari (Istituzioni, ecc.)

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L’IMPATTO DELLE NUOVE TECNOLOGIEL’IMPATTO DELLE NUOVE TECNOLOGIE

CONVERGENZA

BANDA LARGA

IP COMMUNICATION & COLLABORATION

Le imprese potenziano la loro capacità di apertura e di comunicazione, perseguono l’ottimizzazione dei processi gestionali e l’accelerazione dei processi decisionali, mirano al miglioramento dell’immagine, dell’efficienza e del clima organizzativo, sia all’interno dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di filiera.

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ANALISI COSTI E BENEFICI ANALISI COSTI E BENEFICI

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ANALISI COSTI E BENEFICIANALISI COSTI E BENEFICI

COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Costo di consulenza: costi iniziali di analisi dei bisogni, di perizia dei tecnici del fornitore e analisi della rete esistente, di valutazione dei benefici ricercati ed ottenibili, al fine di individuare la soluzione per la videocomunicazione su IP più adatta all’infrastruttura e al business in oggetto.

Eventuale costo di aggiornamento infrastruttura di rete esistente: la rete aziendale può necessitare di incrementi prestazionali, poiché è chiamata a supportare un maggiore traffico. Tale adeguamento può essere necessario per ottenere una qualità video professionale.

Costo apparati centrali: quali MCU, gateways e sistemi di management (sistemi di configurazione e gestione, portali di servizio).

Costo terminali: sistemi desktop e da sala.


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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Costo software: è necessario l’acquisto di un sistema management per la videocomunicazione che includa anche un portale web per gli utenti (es. VCM di PointerCom).

Costo di formazione degli utenti: è necessario che l’azienda pianifichi dei corsi di formazione per far conoscere ai futuri utenti le modalità di utilizzo del sistema, dalle funzioni ordinarie a quelle più complesse ed avanzate.

Costo di formazione dei tecnici: costi legati al trasferimento delle competenze che consentono la corretta e tempestiva gestione e manutenzione del sistema da parte dei tecnici dell’azienda. Grazie al sistema di management questa voce risulta essere piuttosto ridotta. Tale costo è di natura variabile ed eventuale, pari a zero qualora l’assistenza sia interamente erogata dal fornitore.


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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Costi di assistenza: da prevedere almeno per il primo anno, al fine di tutelare il cliente da qualsiasi necessità di intervento; per gli anni successivi è comunque consigliabile sottoscrivere un servizio di manutenzione che prevede costi piuttosto contenuti.

Costo di utilizzo della connettività che l’azienda paga al proprio service provider. Tale costo, poiché è condiviso con altre applicazioni che viaggiano sulla rete, dovrà essere considerato per la quota di attribuzione, ad esempio in misura proporzionale al tempo per il quale la linea è stata dedicata alla Videoconferenza su IP.


ManutenzioneManutenzione

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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Costi di upgrading della capacità di rete: banda e qualità del servizio.

Costi di upgrading HW e SW: aggiornamento apparati di videoconferenza o installazione di nuovi apparati e software.


UpgradingUpgrading

VCMVCM

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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Costi di trasferta: hotel, spese di trasporto, altre spese di viaggio (taxi, pasti ecc.).

Costi amministrativi: costo dipendenti per lo svolgimento delle attività di amministrazione, fee agenzia di viaggi.

Costi del personale: indennità di trasferta.

Costi di connessione: drastica riduzione rispetto a quelli relativi all’ISDN.


Risparmi di costoRisparmi di costo

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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Incremento di produttività e migliore utilizzo della capacità produttiva e del capitale intellettuale delle risorse umane.

Riduzione dei tempi dedicati alla gestione amministrativa trasferte (riduzione costi da personale amministrativo).

Diminuzione dei tempi dedicati al trasferimento (riduzione costi del personale in relazione alle ore improduttive dedicate alla trasferta).


Risparmi di tempoRisparmi di tempo

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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Incremento della capacità di apertura e di comunicazione dell’organizzazione e nell’organizzazione.

Ottimizzazione dei processi gestionali. Accelerazione dei processi decisionali.

Miglioramento time to market in senso ampio sia verso clienti esterni sia verso “clienti interni” a valle di un processo.

Miglioramento dei meccanismi di controllo e di coordinamento.

Miglioramento dell’immagine. Miglioramento del clima organizzativo, sia all’interno

dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di filiera.


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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Possibilità di svolgere riunioni multipoint virtuali “ad hoc” non pianificate, in caso di urgenza sopraggiunta.

Possibilità di svolgere riunioni di breve durata o entità, che altrimenti non sarebbe stato possibile realizzare, migliorando la capacità di coordinamento.

Maggiore efficacia comunicazionale attraverso interazione realtime e utilizzo di forme di comunicazione verbale e non verbale.

Maggiore focalizzazione sull’oggetto dell’incontro rispetto ai meeting tradizionali.

Riduzione dei tempi improduttivi dei meeting tradizionali.


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COSTI

BENEFICI

DI INVESTIMENTO

DI GESTIONE

HARD

SOFT

Possibilità di visual collaboration, di condivisione dei documenti e di strumenti informatici/applicazioni.

Possibilità di registrazione ed archiviazione dei

meeting e successiva diffusione e fruizione in streaming. Migliore impatto/immediatezza e maggiore efficacia

relazionale rispetto ai meeting telefonici.

Maggiore qualità audio-video e di connessione rispetto ISDN.

Fra gli ulteriori benefici si evidenzia l’effetto che la riduzione degli spostamenti può generare sul traffico e sul livello di inquinamento. Tale fattore può essere utilizzato dall’azienda anche per esplicitare il proprio impegno sul fronte della RESPONSABILITÀ SOCIALE.


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IL CLIMA IN AZIENDAIL CLIMA IN AZIENDA

Il fattore umano costituisce uno degli aspetti fondamentali per il buon funzionamento di un sistema organizzativo.

Gli effetti di UN CLIMA DI LAVORO POSITIVO di fiducia e di collaborazione, di relazioni ottimali, di un contesto lavorativo altamente motivante, si riflettono direttamente sull’immagine, sulla qualità delle relazioni con la clientela, sulle performance aziendali

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LA GESTIONE DEL CAMBIAMENTOLA GESTIONE DEL CAMBIAMENTO

Fase dellaresistenza al cambiamento

Miglioramento Continuo

TEMPO

PE

RF

OR

MA

NC

E I

nd

ivid

ui

Transizione

Implementazione del Cambiamento

Gestione del Cambiamento

Fase dellaresistenza al cambiamento

Miglioramento Continuo

TEMPO

PE

RF

OR

MA

NC

E I

nd

ivid

ui

After Videoconference

Over IP adoption

Implementazione del Cambiamento

Gestione del Cambiamento

Before Videoconference

Over IP adoption

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Lev

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Implementazione

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IP C

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NC

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Pianificazione

Individui

ProcessiTecnologie

IL PROCESSO DI ADOZIONE IL PROCESSO DI ADOZIONE Rich Media ConferencingRich Media Conferencing

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IL MODELLO POINTERCOM IL MODELLO POINTERCOM

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IL MODELLO DI ANALISIIL MODELLO DI ANALISIIP ConferencingIP Conferencing

Pointercom

Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

Risp. COSTI TRASFERTE

Risp. ALTRI COSTI<

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IL MODELLO DI ANALISIIL MODELLO DI ANALISIIP ConferencingIP Conferencing Pointercom

Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

- Costo di Trasferta: costo complessivo del viaggio: costi di trasferimento relativi ai mezzi di trasporto (aereo

aereo, treno, auto, taxi) costi del soggiorno (hotel, residence) altre spese accessorie di viaggio (pasti, eventuale

indennità di trasferta, altre voci)

- Costo del personale amministrativo: costo amministrativo dedicato alla gestione delle trasferte.

- Costo del Dipendente in trasferta per l’azienda: costo complessivo del dipendente “trasfertista” in termini di

ore non dedicate allo svolgimento delle proprie mansioni e viceversa impiegate per il trasferimento nel luogo di destinazione.

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Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

- Costo dei Servizi: costo per consulenza (analitica e tecnica) su fattibilità e

funzionalità, costo per attività varie di pre-acquisto, costo di installazione e avviamento, costo per formazione del personale.

- Costo dei componenti Hardware e Software: acquisto componenti hardware quali sistemi centrali, CPE, costo per adeguamento infrastruttura di rete, costi annui eventuali di manutenzione e assistenza, costo di acquisto software di management (es. VCM)

- Costo dei Dipendenti per Formazione: costi della formazione in termini di ore non lavorate/ore di

formazione riferite ai profili utente e tecnico da formare.

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Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

Per valutare il risparmio dei costi di trasferta ottenibile grazie alla nuova tecnologia occorre stimare quale sarà la PERCENTUALE DI SOSTITUZIONE DELLE TRASFERTE realizzabile attraverso i meeting in videoconferenza over IP.

L’analisi può essere svolta separatamente per i diversi PROFILI PROFESSIONALI, che possono avvantaggiarsi secondo diversi gradienti di intensità della disponibilità della nuova tecnologia.

Per configurare una soluzione e un dimensionamento ottimali occorre fare delle valutazioni sull’organizzazione dell’azienda, sul numero di users e tecnici previsti e numero di sedi aziendali o di partner che vengono ad essere collegati fra loro.

I benefici economiciI benefici economici

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Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

INVESTIMENTI VS RISPARMI ANNUALI - euro -

SAVINGS 1.080.288 €

MAXMIN

Investimento

0 €

200.000 €

400.000 €

600.000 €

800.000 €

1.000.000 €

1.200.000 €

1.400.000 €

SAVINGS 906.048 € 1.080.288 € 1.254.528 €

% Trasferte 52% 62% 72% 740.900 €

MIN MEDIUM MAX Investimento

INVESTIMENTI VS RISPARMI ANNUALI - euro -

SAVINGS 1.080.288 €

MAXMIN

Investimento

0 €

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400.000 €

600.000 €

800.000 €

1.000.000 €

1.200.000 €

1.400.000 €

SAVINGS 906.048 € 1.080.288 € 1.254.528 €

% Trasferte 52% 62% 72% 740.900 €

MIN MEDIUM MAX Investimento

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Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

Confrontando i risparmi effettivi derivanti dall’adozione della nuova tecnologia con gli investimenti necessari per la sua acquisizione si può calcolare IL TEMPO NECESSARIO AD AMMORTIZZARE L’INVESTIMENTO.

Accanto ad una valutazione di tipo economico è necessario considerare anche gli ulteriori benefici di carattere soft dei quali può giovarsi un’organizzazione in seguito all’implementazione della Rich Media Conferencing .

Analisi del recupero Analisi del recupero dell’investimentodell’investimento

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Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

ANALISI PAY-BACK PERIOD - mesi -

Pay-Back Period

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

Pay Back Period 9,8 8,2 7,1

MIN MEDIUM MAX

ANALISI PAY-BACK PERIOD - mesi -

Pay-Back Period

0,0

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8,0

10,0

12,0

Pay Back Period 9,8 8,2 7,1

MIN MEDIUM MAX

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UN VANTAGGIO PIÙ AMPIOUN VANTAGGIO PIÙ AMPIOIP ConferencingIP Conferencing

Pointercom

Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

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CASE HISTORY SIRTI CASE HISTORY SIRTI

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SIRTI SISTEMISIRTI SISTEMI

Sirti Sistemi è un’azienda del gruppo Sirti, che opera nel settore delle telecomunicazioni.

LA MISSION DELL’AZIENDA:

fornire ai propri clienti soluzioni ai problemi di business attraverso sistemi informatici personalizzati, realizzati utilizzando le più recenti tecnologie, accompagnati da servizi specializzati di controllo e assistenza.

Nei primi mesi del 2005 il management di Sirti Sistemi S.p.A ha ritenuto opportuno dotarsi di un sistema di Videoconferenza over IP, affiancandolo alla telefonia over IP per collegare in una PRIMA FASE le due sedi presenti sul territorio italiano: Roma e Milano.

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LA SOLUZIONE ADOTTATA IN FASE 1LA SOLUZIONE ADOTTATA IN FASE 1

La soluzione scelta da Sirti Sistemi ha previsto la predisposizione di due grandi sale attrezzate con terminali roll-about gestiti attraverso il PointerCom VCM.

La soluzione realizzata permette ora di collegare in tempo reale le sedi di Milano e Roma tramite la VPN aziendale.

L’uso della nuova tecnologia è risultato molto utile per gestire le riunioni periodiche del top management, di carattere strategico, e per le riunioni tecniche che interessano figure operative.

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GLI INVESTIMENTI GLI INVESTIMENTI E I COSTI DI GESTIONEE I COSTI DI GESTIONE Pointercom

Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

L’ammontare complessivo dell’investimento relativo all’adozione del sistema, è stato di circa

40.000€, comprensivo dei costi per consulenza, acquisto componenti Hardware e Software e formazione.

Sirti Sistemi ha stimato una sostituzione dei meetings pari a:

70% per le riunioni strategiche

30% per le riunioni operative.

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I COSTI DI TRASFERTA I COSTI DI TRASFERTA E LE ALTRE VOCIE LE ALTRE VOCI Pointercom

Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

- COSTO TOTALE UNITARIO = 1.090€. Costi diretti di trasferta = 660 € Costi dei dipendenti in termini di ore non produttive,

impiegate nei viaggi = 400 € Costi amministrativi = 30 €

- NUMERO MEDIO DI TRASFERTE MENSILI 30 per 11 mensilità = numero annuo di 330 trasferte Costo complessivo:

1.090 * 330 = 359.700€.

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I RISULTATI IN FASE 1I RISULTATI IN FASE 1Pointercom

Evaluation Model

INVESTIMENTI

COSTI DI GESTIONE

RISPARMI DI COSTO

PAY BACK PERIOD

COSTI TRASFERTE

ALTRI COSTI

% media di sostituzione trasferte = 35% Risparmio PRIMO ANNO

359.700€ * 35%

= 125.895 €

Il Pay-back period dell’investimento è addirittura

inferiore ai 6 mesi.

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CONCLUSIONICONCLUSIONI

IL TREND È INEQUIVOCABILE Cogliere questa opportunità nei tempi e nei modi corretti

significa migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali e contribuire alla costruzione del vantaggio competitivo.

Il problema è capire quando realizzare gli investimenti e secondo quale progressione integrare la nuova

tecnologia nel modo di lavorare dell’ORGANIZZAZIONE.

La decisione deve essere presa sulla base di una valutazione dell’investimento in termini di analisi

costi-benefici (compendiata da valutazioni di costi-opportunità e opzioni reali).

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Grazie per l’attenzione

l’introduzione della videocomunicazione su ip nelle organizzazioni: una analisi costi-benefici

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