lineamientos para mejorar la comunicación profesional

1 Mejoramiento de la comunicación personal profesional – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015

El Impulso que hace falta

Mejoramiento de la comunicación personal profesional

Programa Especial de Formación Gerencial

Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) Barquisimeto, Mayo 2015


Ejercicios para la musculatura de tu aprendizaje:

•  Escuchar sin prejuicios.

•  Preguntar para validar. •  Disfrutar el proceso.

Regalos que hoy puedes darte


¿Por qué "comunicación profesional"?

Porque estoy compitiendo: •  Por la atención y el tiempo de

personas que me interesan.

•  Por su credibilidad y confianza.

•  Por aceptación y apoyo de ideas.

Porque estoy compitiendo: •  Con otros competidores.

•  Con otras ideas.

•  Con otras maneras de acción y comunicación.


Funciones del comunicador profesional

Embajador: Es representante de su empresa, sus compañeros, proveedores y otros clientes. Presentador: Expone, introduce, explica, propone, ofrece, da, produce, coloca. Vendedor: Atiende, sirve, crea, influye, ayuda, sorprende, negocia. Vocero: Persona autorizada para hablar en representación de otros, llevando su voz.


Lograr el propósito comunicativo depende de las percepciones del "otro". La comunicación es ambigüa por definición. Comunicar no es un acto "inocente". Es un "disparador" de emociones. Todo acto lingüístico genera reacciones.

Retos de la comunicación profesional

Don - Gestor


Hace falta tomar conciencia sobre el hecho de estar influyendo permanentemente: •  De manera positiva o negativa.

•  Con todo lo que dices y dejas de decir.

•  Con todo lo que haces y dejas de hacer.

Cuando de comunicación humana se trata, influyes más con la forma que con el fondo. Veamos 5 principios fundamentales…

Hablamos de "comunicación profesional"


1er Principio Fundamental

"Care"

•  Cuidar •  Atender •  Ayudar •  Servir •  Esmerarse •  Enfocarse

Interesarse Por uno mismo y por "el otro"

El arte de la comunicación profesional


2do Principio Fundamental

Información

Significado Utilidad

Práctica Mejoramiento D a t o s

≠ Aprendizaje Conocimiento ≠

Involucrar al interlocutor es la diferencia.

El comunicador profesional facilita la conexión de significados y utilidades.



3er Principio Fundamental

Intentar eliminar un pensamiento negativo hace dicho pensamiento aún más activo en tu mente.

Sólo comunico

lo que quiero que exista. NO comunico

lo que NO quiero que exista.



4to Principio Fundamental

Siempre tengo una estrategia que practico: 1.  Me enfoco en transmitir interés superior por mi audiencia.

2.  No soy reactivo frente a objeciones o preguntas difíciles.

3.  Aprovecho todas las oportunidades para colocar mis mensajes.



5to Principio Fundamental El arte de la comunicación profesional

Siempre hay 2 comunicaciones simultáneas: • La explícita (contenidos). • La implícita (emociones).


La comunicación EXplícita

•  Transmisión de información sobre contenidos (lo que decimos).

•  Aprendemos a dominarla en nuestro proceso de desarrollo lingüístico.

•  Su procesamiento es más lento (y posterior) que la implícita.

•  Es modulada por la implícita.


•  Transmisión de información sobre sentimientos.

•  La transmitimos más de manera inconsciente.

•  Somos expertos inconscientes interpretándola.

•  La interpretamos antes que la explícita.

•  Influye más que la explícita.

La comunicación IMplícita

93% No verbal 7% Verbal

Comunicando emociones

55% Visual 38% Vocal


Comunicación Profesional = Orquestación

Leonard Berstein: Orquestación es la música correcta

ejecutada por los instrumentos apropiados, en el momento apropiado,

con la combinación apropiada.


Comunicación Profesional = Orquestación

Elementos a orquestar en cualquier proceso de comunicación profesional:

1. La actitud

2. El manejo

del conflicto

3. La estrategia


1. Para manejar la actitud…

Primero: El comunicador profesional decide: 1.  Sentir lo que dice (autenticidad).

2.  Tomar y mantener el control de si mismo y de lo que está haciendo ("interesarse").

3.  Concentrarse en su propósito (la acción).

Orquestación

…Y controlar el miedo, la reactividad o las muletillas


1. Para manejar la actitud… Orquestación

…Y controlar el miedo, la reactividad o las muletillas

Segundo: El comunicador profesional asume: 1.  Una postura física centrada, que le permite

tomar el control y oxigenar mejor su mente.

2.  Una actitud abierta y extendida que le permite mayor conexión emocional con su audiencia.


Manejo de tu actitud: postura física y mental

Centrarse y extenderse

1.  Tu cuerpo erguido (no rígido). 2.  Tus palmas hacia arriba. 3.  Tus brazos separados del tronco. 4.  Tus ojos mirando otros ojos. 5.  Tu voz llenando la sala.

+Extendido = +Conectado con tu audiencia. +Contraído = +Separado de tu audiencia. Conectarte o separarte: está en tu ámbito de control.


Impacto de centrarse y expandirse

Este es el perfil hormonal del comunicador que más influye positivamente.

Menos cortisol = Menos respuesta a estresores

Más testosterona = + Poder, seguridad y decisión

Manejo de tu actitud: postura física y mental


Asumes una postura física y mental

Para conectarte y mantenerte "en presente":

1.  Debes estar 100% consciente y enfocado, atento a las señales del entorno.

2.  No se trata de ganar o perder, o de correcto o incorrecto.

3.  No te apegues a creencias rígidas o a etiquetas. Se flexible para influir más y mejor.

Para manejar tu actitud


2. Manejo profesional del "conflicto" Orquestación

El conflicto en comunicación representa los obstáculos, las barreras o resistencias a tus ideas: Objeciones, críticas, preguntas "incómodas".


El conflicto producido por preguntas, objeciones,

diferencias o adversidades.

2. Manejo profesional del "conflicto" Orquestación

Gerencia de resistencias y obstáculos: 1.  Escucha con tus mensajes claves en la

mente y pregúntate: "¿en qué se parece lo que dice el otro a mis mensajes?"

2.  Interésate y conéctate con la emoción del otro y pasa del "conflicto" a tu visión.

3.  No "respondas" todas las preguntas.


Cámbiale la trayectoria al "conflicto" Manejo profesional del "conflicto"

"Puente": técnica de reacción: Transforma la agresión y lo negativo a favor de tus mensajes y tu realidad. Permite enfocarte y mantener tu estrategia hacia el futuro. (No "respondes" todas las preguntas). Guía tu audiencia hacia a tu visión, como lo hacen en el Aikido…


Ejemplos de frases "puente"

1.  Gracias José, esa es una pregunta interesante. Me hace recordar que…

2.  María, gracias por tu comentario. Por favor, permíteme poner eso en esta perspectiva…

3.  Gracias Luis. Para mi lo más importante es…

4.  Ana, gracias por su observación. Es muy importante para mi. Permítame responder diciendo que…

5.  Pedro, antes de que lo olvide, por favor, permítame decir que...

Manejo profesional del conflicto


La estrategia es el arte de crear ventajas con todos tus mensajes y acciones. Toda comunicación exitosa es planificada. Una estrategia bien planificada nos permite mantenernos "centrados", sin descarrilarnos. La mejor estrategia significa hacer sólo la fuerza exacta para alcanzar la meta. Tu meta de comunicación: ¿Qué quieres que tu audiencia piense y haga?

3. La estrategia: tu plan Orquestación


La estrategia en tus mensajes

Tus objetivos deben transformarse en beneficios para tu audiencia: ¿qué van a ganar ellos con lo que le estás proponiendo? Habla menos de ti, habla más de tu audiencia: involucrarlos es la esencia de cultivar confianza. Mostrar claramente, verdadero interés por la gente, es el mensaje más potente.


Inicio Centrado y especialmente planificado.

Marca el sentido del proceso.

Desarrollo Argumento

de mensajes. Tiempo flexible.

Vuélve a centrarte. Haz puentes.

Final Centrado

y especialmente planificado. Recapitula. Pide acción.

Marca la última impresión.

Los mensajes en el tiempo

La estrategia en términos de mensajes

Tus objetivos deben transformarse en beneficios para tu audiencia.


Ejercicios de validación de esta sesión

Objetivos: •  Ampliar y consolidar los conocimientos de esta sesión.

Acciones: Comentar: 1.  Tres ideas esenciales del concepto "interesarse".

2.  Cuáles son los retos de la comunicación explícita e implícita.

3.  Cuáles son los beneficios de "centrarse y extenderse".

4.  Cuáles son los principios clave del manejo eficaz del conflicto.


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