lic. josé villa córdova

ARCHIVÍSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE

DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS

Lic. José Villa Córdova

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

CURSO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

como ciencia de los archivos se utiliza en España desde hace solo unas décadas.

Cartilla de organización de archivos de Antonio Matilla Tascón (1960, 5-6)

compartiendo contenido con otros conceptos como archivonomía o archivología

El término archivística

ha ido adquiriendo hegemonía en la bibliografía española

en Hispanoamérica sigue utilizándose el de archivología -- Manual de archivología hispanoamericana

Aurelio Tanodi (Argentina)- Introducción a la archivología: Guía de

estudio M. Vázquez Murillo

Archivística – ¿Qué es?

¿Podemos considerar la archivística como una ciencia?Eduardo Núñez Fernández Organización y gestión de archivos (1999, 24)

En cuanto a materia archivística

distinguió tres grupos

los que la consideran como una disciplina con unos principios y técnicas específicas para el tratamiento y la organización de archivos (Tanodi en 1960, etc.)

El segundo, los que manifiestan que es una ciencia aún en fase de formación (Cruz Mundet en 1994, etc.)

Los que creen que como ciencia ya consolidada posee unos principios y un método riguroso y contrastable (Antonio Matilla Tascón, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros.)

J. R. Cruz Mundet, en el libro Administración y documentos de archivos. Textos fundamentales (2011a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formación".

Archivística – Ciencia, Disciplina, Técnica ?

Concepción de Archivística

La archivística

es una ciencia

empezó a difundir sus fundamentos teóricos en el siglo XIX

sistematización de las técnicas (Siglo XVIII)

no se difundieron sus principios y sus métodos hasta el siglo XIX (a pesar de la escritura)

Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven, aparecido en 1898

El Archivo cronológico-topográfico. Instrucción de archiveros, método fácil, sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos.

ESPAÑA

Froilán Troche y Zúñiga - Santiago de Compostela 1828

Disertación sobre Archivos y reglas de su coordinación

ESPAÑA

Facundo Porras Huidobro , Madrid 1830,

Concepción de Archivística – SIGLO XIX

ESCUELAS

École des chartes 1821

La archivística La Escuela de Diplomática española 1856

ciencia auxiliar de la Historia.

La apertura de los archivos a la investigación

La archivís

tica

Concepción de Archivística – SIGLO XX

Fijando su objeto

Estableciendo sus métodos

Normalizando su terminología

Recibe Influencia

valoración del proceso documental

el tipo de usuarios

papel de los archiveros

Desvincula de su apego a los archivos históricos

principios Universales para todo el proceso documental

demostrando

archivos de oficina,

centrales administrativos,

intermedios e históricos

Vicenta Cortés : los archivos son antes gestión que cultura

Apertura de los Archivosservicio a los ciudadanos

Administración.

privilegio de unos pocos De a derecho de todos

(2)

(3)

(4)

(5) Se deja Postura historicista organización y descripción de los fondos documentales Se adopta

Se consolida

(1)

Concepción de Archivística – SIGLO XXI

teórico práctico.

Historia

Objeto

ámbito de actuación

método

principios,

normas

terminología;

conjunto de técnicas

procedimientos

organización,

conservación

difusión

documentos información

archivística integrada

archivero con formación integral

derecho administrativo, la historia, la paleografía y diplomática, la informática, las tecnologías de la información, la lingüística, el

marketing

interdisciplinariedad

documentos electrónicos renovación el protagonismo de las funciones y procesos

Archivo - Concepto

Dictionary of archival terminology Consejo Internacional de Archivos en 1984

disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función

Diccionario de terminología archivística MCU – España (1993, 18).

disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos

Archivística general - A. Heredia1987,

Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservación y organización, y los medios para su utilización

Lenguaje y vocabulario archivístico - A. Heredia - 2011

ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos

Diccionario de archivística – J CruzMundet - 2011

1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas.

ciencia archicéntrica hacia una ciencia docucéntrica.

objeto ciencia archivos

documentos

Antonia Heredia

documentos

archivos

archivero participa

Desde su creación

Finalidad Eduardo Núñez la organización de los fondos documentales con vistas a su posterior utilización

Servicio : documentos e información

productores ciudadanos.

Objeto y Finalidad

Principios

Procedencia

Respeto al orden natural pueden

agruparse

FONDOOFICINAEste principio determina la estructura del fondo y su orden natural, y queda representado en el

cuadro de clasificación

ciclo vital de los documentos

aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo

documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen

un documento tiene una vida similar a un organismo biológico

nace (fase de producción)

vive (fase de mantenimiento y uso)

muere (fase de expurgo)

sucesiva custodia y uso de los documentos en distintos

archivos

ciclo vital de los documentos (2)

archivo de oficina veinticinco o treinta años

Conservación definitiva

valoración

selección.

Con la e-administración las edades documentales se reducen a dos, una de producción o administrativa y otra de custodia

PRODUCCIÓNCUSTODIA

El reconocimiento del ciclo vital de los documentos

implica la necesidad de la unidad y de la continuidad del tratamiento archivístico desde

su producción hasta su eliminación o conservación

permanente.

Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación

ciencias de la documentación

ARCHIVÍSTICA

DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECONOMÍ

A

Gestión de documentos:Satisfacer Necesidades

Difusión de la información:instrumentos ágiles y precisos

Reproducción y almacenamiento de información : utilización de las nuevas tecnologías

conservación, instalación, restauración uso de soportes documentales comunes

SIM

ILIT

UDE

S

métodos

Origen de los documentos

características de los docu.normas que utilizan en su descripción

tipo de usuarios condiciones arquitectónicas de sus instalaciones

DIFE

REN

CIAS

normas que regulan el acceso

tipo de usuario

Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación

documentos de archivo son originales, únicos, y se producen de forma natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organización de personas e instituciones a lo largo del tiempo

Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son únicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (están impresos) ni se producen de forma natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones.

A los centros de documentación sólo les preocupa la información que contienen los documentos de archivo, los libros y las revistas.

Archivo

El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones

Fermín Abella (1877)

no sólo la reunión o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporación o casa particular cuando están metódicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian para que sirvan de consulta

conjunto organizado de documentos que prestan servicio y también del lugar en el que se conservan

Vicenta Cortés(1982 )

Manual de Archivos Municipales (pág. 19)

"conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores

no solo es un conjunto de documentos

Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español

"conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Se entienden también por archivos las instituciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos

se ha utilizado el término archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institución que los gestiona.

El término correcto es repositorios, depósitos o centros de archivo

Archivo

El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones

Real Decreto 1708/2011

por el que se establece el Sistema Español de Archivos

1) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas; y 2) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos.

Antonia Heredia

2011

1) continente; 2) contenido; 3) institución; 4) sistema; y 5) registro de información.

Institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de documentos y en la administración de Archivos de una organización

Archivo institución que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda

archivo contenido documental del Archivo, identificado con todos los documentos conservados en él, ya sea de un solo fondo o varios

fondo documental conjunto orgánico de documentos procedente de una institución, colectivo o persona, testimonio y prueba de su respectiva gestión

J. R. Cruz Mundet 2011

archivo Diccionario de

archivística

sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva mediante una metodología propia a la definición de los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación

Archivo

Esta identificación de archivo con el sistema responsable de la gestión documental de una organización gana cada día más adeptos pero, como hemos indicado, es un término que puede tener variados significados dependiendo de cada autor.

Fines de los archivos

T. Schellenberg recoger, conservar y servir los documentos

recoger conservar servir

Funciones de los Archivos

gestión documental

conjunto de intervenciones archivísticas realizadas desde la producción de los documentos hasta después de decidida su conservación permanente.

Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los históricos

la gestión de documentos abarca desde la fase de diseño de los tipos de documentos que se van a producir en el sistema hasta la fase de conservación permanente de los seleccionados para ello.

Eduardo Núñez Fernández

GESTIÓN

DOCUMENTAL

producción

identificación,

valoración

selecciónelimin

ación,

conservació

n,

difusión

descripción

organización

,

Gestión Documental conjunto organizado de documentos (contenido documental de un archivo )

administración de archivos identifica como institución o sistema

responsable de las funciones integradas en la gestión de

documentos

administración de archivos

Diccionario de terminología archivística español - 1995

organización responsable de la aplicación de la

Dirección,

Planificación

Control

de los programas establecidos

administración de archivos

política archivística

a través de la

Medios

sistema o institución Archivosfunciones

fines

marco normativo regulador

Recursos humanos y materiales

programa de actuación archivística

Joaquín Llansó, (2006, 17).

clasificación

ordenación valoración

selección

descripción informatización

formación de usuarios

presupuestos pago de la nómina del personal del Archivo

compra, renovación o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario

Antonia Heredia

principales manifestaciones

de la administración

de archivos

1) Elaboración de textos legales, reglamentarios y normativos 2) Normalización de formularios 3) Aprobación de tablas de valoración y calendarios de conservación;

4) Adquisición de documentos 5) Integración de Archivos en el Sistema 6) Control de Archivos 7) Implantación de aplicaciones informáticas 8) Distribución de recursos económicos y humanos 9) Planificación de acceso a los puestos de trabajo y a la formación

10) Equipamiento y mantenimiento de instalaciones

11) Planes de reproducción y de restauración

12) Integración en planes de gestión de calidad

13) Planificación y distribución de subvenciones

El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias

técnicos de archivo

personal especializado

personal administrativo

personal auxiliar o subalterno O. Gallego archivero profesional

recoge

custodia

selecciona

organiza

la documentación producida y recibida por un ente u organismo público o privado como resultado testimonial de su propia actividad

analiza

describe

informa

certifica

planificarorganizar dirigir elabora informes

asesora a los usuarios

El Archivero

El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del control de préstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares

auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros, vigilantes, ordenanzas y limpiadores.

El Archivero

Clases de archivos

Antonia Heredia (1987, 69-70)

Por su productor: archivos públicos y archivos privados

Por la función básica de la persona o institución productora de la que dependan

Públicos: Archivos judiciales, militares, legislativos , etc Privados: personales, nobiliarios, Eclesiásticos, empresas, etc

Por el número de fondos que conservan singulares o únicos, y múltiples

Por el ámbito territorial (Arch. Públicos) locales, provinciales, regionales y nacionales

Por la administración de la que dependan Arch. de la admi. local, autonómica y central o estatal.

Por la edad de los documentos archivos de oficina, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos históricos

Por su finalidad archivos administrativos e históricos

Clases de archivos

Documento de archivo

"documento"

concepto muy polivalente

diccionarios más utilizados del

español

doctrina, enseñanza, diploma, carta, relación, testimonio escrito, comunicación, conocimiento, cosa

T. Schellenberg

testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información

no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo.

toda expresión en lenguaje

natural

convencional

y cualquier otra expresión

gráfica sonora imagen recogida en cualquier tipo de soporte material

soportes informáticos

Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones

la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico


Diccionario de terminología archivística (1993, 32)

de acuerdo con unas características

testimonio material

hecho

acto ejercicio de sus

funciones

personas físicas o jurídicas, públicas o

privadas

Realizado por

de tipomaterial

formal


Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística - junio de 2012


unidad de información mínima

grabada en cualquier soporte

producida por un agente en el ejercicio de sus funciones

que constituye el testimonio material

de una o varias acciones o hechos (de naturaleza jurídica o no)

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística


Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, México - 2004

aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades

Reglamento General de Archivos de Colombia - 1994

registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Un documento de archivo


Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 91-93). A. Heredia

tiene contenido (tema),

tiene estructura formal (tipología)

Es producido en un contexto (órgano productor, funciones y actividades de ese órgano).

El documento de archivo se caracteriza por

su naturalidad

su autenticidad

su integridad su fiabilidad

su objetividad

producción inexcusable

un documento de archivo se produce, no se crea

unidad básica de cualquier agrupación documental y también como la unidad de descripción menor.

Unidades documentales simples y compuestas

El documento de archivo

contexto archivístico

unidad documental

simple

unidades documentales compuestas

Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística

unidad documental constituido por

elemento básico de un(a)

fondo

grupo de fondos

colección

serie

un documento de archivo (unidad documental simple)

o por varios que formen una unidad documental compuesta"

unidad de informaciónunidad documental compuesta"

integrada por

varias unidades documentales

producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones,

que constituye el testimonio material de

interrelacionadas por un asunto común,

una actividad/proceso

varias actividades/procesos


Las unidades documentales simples son el resultado de

un solo acto (una actio y una conscriptio),

Las unidades documentales compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintos

actos encaminados a la resolución de un asunto

La casi totalidad de las series producidas en la actualidad por las instituciones públicas son unidades documentales compuestas

expedientes

registros DOSSIERS

No tiene cabidaEn act. pública


Los expedientes

en España tuvo una primera regulación general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889

Los expedientes

exigió la formación en cada ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo

estos documentos compuestos surgieron con la formación del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por influencia de la administración de justicia.

hist

oria

Heloisa L. Bellotto “conjunto de documentos de tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria para que se llegue a la consecución de un acto administrativo”

Norma ISAD (G),vers. española - 2000

la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto

Olga Gallego - Archivos de Oficina 2003 - folleto

pueden clasificarse tomando como base la diversidad de organismos encargados de su tramitación

Los expedientes - Clasificación

legislativos

judiciales

administrativos

militares

gubernativos

1. Según los organismos encargados de su tramitación

2. Según el tipo de procedimiento seguido

general

específico

Archivos de Oficina - Ministerio de Cultura española - 2003

3. Según el Ministerio de Cultura de España

sometidos a procedimiento

los no reglados

aquellos que materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto

efectos de estadística, constancia o información

Los expedientes - Clasificación

expedientes de conocimiento son aquellos que no exigen un trámite especial y han de surtir efecto en las respectivas dependencias con fines estadísticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los expedientes de investigadores de un archivo).

expedientes de información o consultivos

tienen por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate, iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes pueden formar parte de unos trámites superiores que suelen terminar en una resolución

expedientes de resolución son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del procedimiento, deben dar lugar a la adopción de un acuerdo o decisión fundamentada. Entre esos expedientes resolutivos, los de carácter judicial son los que tienen un procedimiento más riguroso.

Un expediente

Los expedientes - Contenido

Está compuesto por

documentos Q se producen

Q se incorporansucesivamente

conforme avanza el procedimiento

están protegidos por la carpetilla o guarda exterior que los contiene y agrupa.

En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, también, a veces, aprovechando el reverso de esa cubierta la relación de contenido o breve descripción de cada uno de los documentos que le integran con su fecha y número de orden. Pero esto último es cada vez menos habitual.

Los documentos que forman un expediente


recibidos (originales)

producidos (borradores, minutas y copias)

otros utilizados para impulsar la tramitación (decretos, notas

marginales…)

van acompañados

de

y por ello se

distinguen

los documentos originales

los documentos no originales

los documentos marginales

por su contenido se diferencian

documentos esenciales documentos de enlace

(informes, resoluciones...) (oficios de remisión, notas internas...)

por su procedimiento

documentos de iniciación

documentos de instrucción

documentos de terminación.

Isabel Seco (1994, 127)

documentos básicos de un expediente

las instancias o solicitudes

los informes

las actas

los oficios

En un expediente administrativo

tipología documental es muy amplia y variada

ejemplo, entre los oficios F. González Navarro distinguía las comunicaciones, las

notificaciones, los requerimientos, los emplazamientos y las citaciones. La denominación y contenido de estos documentos varía según cada país


No es el momento de hacer un análisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse formando parte de un expediente.

Los más utilizados actualmente en España han sido básicamente analizados, incluyendo su

estructura, en el libro

Manual de Documentos Administrativos - Ministerio de Administraciones Públicas español (1993)

ha sido objeto de varias reediciones,

dado que la práctica administrativa introduce elementos de confusión, y no sólo por cambios

en las denominaciones. Así con las palabras "súplica", "pedimento", "petición", "instancia",

o "solicitud" es posible que nos estemos refiriendo al mismo tipo documental.

no siempre es fácil su clara identificación


súplica pedimento

petición instancia

solicitud

En cuanto al contenido


que debe figurar en el

En México

extracto o resumen que identifica cada expediente

no existe tampoco uniformidad.

I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes);

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

VIII. Valores documentales;). VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);

IX. Vigencia documental; X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente

Lineamientos Generales para la Organización y

Conservación de los Archivos de las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública

Federal, (2004)

la identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

I. Unidad administrativa;

II. Fondo;

III. Sección;

IV. Serie;

V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes);

VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);

VIII. Valores documentales;).

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

IX. Vigencia documental;

X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente



El ayuntamiento de Barcelona elaboró unas normas para la tramitación de expedientes en 1994. En ellas se señala que

Cubierta debía contemplarse la siguiente información:

Nombre del Ayuntamiento

Fecha de inicio del expediente

Número del expediente

Número de registro de entrada del documento de inicio del expediente

Nombre del órgano gestor (encargado de su trámite o instrucción según la normativa orgánica vigente),

Nombre de la Unidad, Área y Ámbito (o instancias análogas) donde el órgano gestor se encuadra

Asunto objeto del expediente,

Fecha de finalización del expediente

Código del Archivo (en su día)

Número de hojas que forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado

todos los expedientes debían ir numerados, en la parte superior derecha de la cubierta,

El número expresaría el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada órgano competente para tramitarlos


La numeración se compondría como norma general de dos partes: la que expresa el orden de apertura y la que indica el año en que se abre, ambas separadas con una barra.

El número de identificación figuraría en la cubierta del expediente y en los dictámenes y propuestas que se elevasen a los órganos de gobierno para su resolución.

También se consignaría en las notificaciones, las comunicaciones y los oficios que se formulen en relación con el expediente, y en los informes, dictámenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.

2002 / 1998

Son documentos compuestos

Los Registros

en forma de libro o de cuaderno

donde se asientan, uno detrás de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurídico-administrativos o fiscales

Diccionario de terminología archivística (1993, 46) cuatro acepciones

de este concepto

Es el instrumento resultante de una acción administrativa en el que se materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas

Si los expedientes están formados por un “conjunto de documentos de tipologías diferentes”, los registros son unidades

documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipología.

Olga Gallego Domínguez

Los Registros

los registros se usan en cualquier actividad que requiera la anotación sistemática con numeración progresiva o en orden alfabético de personas que dependan de una institución o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos, padrones, matrículas fiscales, etc.), o de la documentación enviada o recibida.

propuesta de cuadro de clasificación de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996 - Mesa de Trabajo de Archivos Municipales

"conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronológicamente y dispuestos en forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)",

también aplicaron este concepto a todos aquellos documentos que contengan información repetitiva que afecte a muchas personas o bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nóminas) o fichas (tarjetas de racionamiento), aunque su ordenación no tenga que ser exclusivamente cronológica.

Pueden ser voluntarios u obligatorios

Según su naturaleza

Manuel Romero Tallafigo (2005, 130)

registros administrativos o copiadores documentos expedidos o recibidos por una institución o persona, de forma más o menos abreviada

registros jurídico-administrativos registros-acta

en los que se registran actos realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos registrados de hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.).

prefiere la distinción entre registros de “memoria” que copian a texto completo cartas y cédulas expedidas, y registros de “función” que reflejan las labores burocráticas de inicio, tramitación, instrucción, resolución y comunicación de expedientes.

Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de seguridad y de publicidad.

Los Registros

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)

Norma ISAD(G), en la versión española del año 2000

fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental simple

Todos esos niveles podían incluir otros niveles intermedios si se consideraban necesarios

Dejaban así de utilizarse en España los términos de "sección" y "subsección" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un fondo, aunque éstos se siguieron utilizando en países de habla hispana como refleja el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, elaborado en el año 2004, por el Archivo General de la Nación de México. Al igual en el Manual de Organización de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nación de Colombia, en 2004, se recogen como divisiones de un fondo las de sección, subsección, serie y subserie.

"sección" y "subsección"

El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35-36),


no parece existir un método exacto que permita decidir cuándo puede considerarse que los documentos acumulados por una entidad administrativa constituyen un fondo y cuándo, tan sólo, un subfondo, división o sección de un fondo.

una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su ámbito de competencia.

tanto los conjuntos documentales de las entidades principales

como los que producen las entidades

subordinadas pueden ser considerados

fondos.

Duchein Una forma de evitar

el problema del nivel administrativo

de las entidades productoras de

fondos consiste en admitir la existencia de una jerarquía de fondos en el caso de las organizaciones

complejas.

grupos de entidades, fondos emparentados, fondos

principales, fondos secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto


Es la principal agrupaciones

documentales dentro de cualquier fondo tanto si utilizamos orgánicos

funcionales

criterios

mixtos

unidad básica de cualquier fondo a efectos

de organización.

La serie documental

sucesión o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad que son producidos por uno o más agentes responsables de esa actividad - Antonia Heredia (2011, 166)

(01) conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una norma de procedimiento

(02) documentos que teniendo la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y pertenecen a una función particular – CRUZ MUNDET


un grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad específica” - T. Schellenberg

Diccionario de terminología archivística (1993, 49)

un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad

administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento

Norma ISAD(G) documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma

acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier

otra relación derivada de su producción, recepción o utilización

Javier Barbadillo "conjunto de documentos de la misma procedencia que son el resultado de una

misma actividad


La serie documental

es un conjunto de documentos

de la misma procedencia

y con características tipológicas propias y distintivas

producidos en el ejercicio de una determinada actividad

en un período de tiempo concreto

5

2

3

4

1

puede estar conformada por agrupaciones de

bandos o edictos de un alcalde

unidades documentales compuestas

unidades documentales

simples

expedientes de multas de tráfico,

causas criminales


La serie documental

Es esa actividad específica (multar por infracciones de tráfico, juzgar delitos penales

cuyo reflejo documental sigue

una tramitación concreta una tramitación específica

lo que permite

identificarla diferenciarla

Todos los documentos que la conforman tienen notables similitudes en cuanto a

su contenido su estructura su productor

su denominación específica suele venir asignada por el propio legislador

viene recogida en la norma en la que se basa su tramitación

existen series documentales que no están reguladas por el derecho administrativo o por cualquier norma concreta pero que son fácilmente

reconocibles e identificables, como ocurre con los diarios personales de los archivos privados.

Un fondo puede estar constituido por unas pocas series o por miles (como ocurre con los municipales).

Su número variará dependiendo de la complejidad organizativa y competencial del órgano productor o agente agente, utilizando la terminología de la CNEDA.

AGENTE: la institución, familia o persona responsable o involucrada en la creación, producción, gestión documental, etc. de documentos de archivo


La serie documental

La serie documental


El tipo documental

un conjunto determinado de documentos, que existen, que son reales, que tienen fecha, productor y contenido,

un elemento utilizado para la identificación y clasificación de dichos documentos, y para su denominación.

Un tipo no es un documento, no es una cosa ni un grupo de cosas

un conjunto de criterios que sirven para caracterizar y diferenciar a la unidad documental

El tipo documental no deja de ser un modelo teórico que refleja una determinada estructura formal del documento

vinculado aun productor

formaría la serie

una actividad concreta,

repetirse en el tiempo,

Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura español (1993, 49-50)

La serie documental(Clasificación)


Cerrada

complementaria paralela.

sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas

desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento

respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria, caso de los expedientes de contratación y los proyectos técnicos.

materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido, como ocurre con los expedientes de aprobación de gasto.

otras denominaciones, tales como series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series descendentes, series duplicadas, etc., especialmente en los modelos de análisis de series utilizados en los estudios de valoración y selección de documentos.

También ha habido propuestas de diferenciar la series distinguiendo entre las series genéricas y las series específicas explicando que una serie de carácter general o genérica puede ser desarrollada en otras más específicas, dependiendo de la mayor o menor complejidad de la organización.

abierta,


La Subserie

1. ajeno a la tradición archivística española, 2. No a la europea. 3. Aparece por primera vez en la versión del año 2000 de la Norma ISAD(G),

al igual que el de subfondo. 4. En la NEDA, de diciembre de 2005, la subserie adquiere plena validez,

pero, como sabemos, se desestima el uso de subfondo.

Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 91-93). A. Heredia

conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad o en razón de criterios geográficos

J. R. Cruz Mundet (2006, 198)

lic. josé villa córdova

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