UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ

ADMINISTRACION IIADMINISTRACION IIADMINISTRACION IIADMINISTRACION II

LIC. ISELDA MORALESLIC. ISELDA MORALESLIC. ISELDA MORALESLIC. ISELDA MORALES

“LIBRO DIGITAL ADMINISTRACION II”“LIBRO DIGITAL ADMINISTRACION II”“LIBRO DIGITAL ADMINISTRACION II”“LIBRO DIGITAL ADMINISTRACION II”

Kristhian Obdulio Carrera EliasKristhian Obdulio Carrera EliasKristhian Obdulio Carrera EliasKristhian Obdulio Carrera Elias

Carne: 5822Carne: 5822Carne: 5822Carne: 5822----14141414----2570257025702570

01/1101/1101/1101/11/2014/2014/2014/2014

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

El presente trabajo se llevo a cabo a través de una recapitulación de los temas que

fueron impartidos a lo largo del semestre, la cual se nos fue proporciona tanto en

clases como en la plataforma educativa, se nos proporciono la información para su

desarrollo sobre temas como lo son el proceso administrativos con cada una de sus

etapas divididas por fases y los elementos y herramientas que conforman cada

una de ellas.

Definimos este trabajo como una forma de repaso y aprendizaje sobre lo

anteriormente mencionado, esto es necesario para poner énfasis en temas que

pudieron haber quedado en confusión o que no se indago profundamente.

Podemos decir que la presente recapitulación es una herramienta e estudio para un

mejor aprendizaje y también con lo que es la realización de los ejercicios de cada

tema, visto esto como una manera de poner en práctica lo aprendido.

PROPOSITOPROPOSITOPROPOSITOPROPOSITO

El propósito principal de este libro es recapitular los diversos temas que se

han estudiado y profundizado a lo largo del semestre, con el fin de

indagar y recordad cada tema, siendo así una herramienta para poder

tener un mejor aprendizaje, refrescar temas que se han visto

anteriormente y poner en práctica lo aprendió con los diversos ejercicios

realizados acorde a cada tema administrativo.

INDICEINDICEINDICEINDICE

El Proceso Administrativo ----------------------------------------------------- Proceso de Toma de Decisiones --------------------------------------------------

Administración por Objetivos --------------------------------------------------

Administración por Valores----------------------------------------------------------

Estudios Organizacionales -----------------------------------------------------------

Instrumentos Y Técnicas de O Y M ---------------------------------------------------

Organigramas ------------------------------------------------------------------------

Manuales Administrativos -------------------------------------------------------------

Diagnostico Administrativo -----------------------------------------------------------

LABORATORIOS ADMINISTRACION IILABORATORIOS ADMINISTRACION IILABORATORIOS ADMINISTRACION IILABORATORIOS ADMINISTRACION II

FUNCIFUNCIFUNCIFUNCIONES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVOONES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVOONES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVOONES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Proceso administrativoProceso administrativoProceso administrativoProceso administrativo

La administración puede verse como un proceso. Según Fayol, dicho

proceso está compuesto por funciones básicas: Planificación,

organización, dirección, Integración, control

Proceso AdministrativoProceso AdministrativoProceso AdministrativoProceso Administrativo

Planeación Planeación Planeación Planeación ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer? Organización Organización Organización Organización ¿Cómo se va a hacer? Integración Integración Integración Integración ¿Con qué y con quién se va a hacer? Dirección Dirección Dirección Dirección Ver que se haga ControlControlControlControl ¿Cómo se ha realizado? FASES FASES FASES FASES Mecánica o Estructural Dinámica u Operativa

Mecánica o EstructuralMecánica o EstructuralMecánica o EstructuralMecánica o Estructural

Planificación OrganizaciónPlanificación OrganizaciónPlanificación OrganizaciónPlanificación Organización

• Propósitos Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones

• Objetivos

• Estrategias

• Políticas

• Programas

• Presupuestos

• Procedimiento

PlaneaciónPlaneaciónPlaneaciónPlaneación

Proceso que define metas y objetivos y las acciones o estrategias para

desarrollar las actividades que permitirán alcanzarlos.

¿Qué se va a planear?¿Qué se va a planear?¿Qué se va a planear?¿Qué se va a planear?

En esta etapa se realizan los planes para dar a la organización objetivos y

conocimientos para alcanzarlos

Responde a:Responde a:Responde a:Responde a:

¿Qué hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Dónde hacerlo?

¿Cómo hacerlo?

Algunas Actividades de la PlaneaciónAlgunas Actividades de la PlaneaciónAlgunas Actividades de la PlaneaciónAlgunas Actividades de la Planeación

•Análisis de situaciones actuales.

•Anticipación al futuro

•Determinación de objetivos

•Elección de estrategia corporativa.

•Determina los recursos necesarios para alcanzar las metas de la

organización.

Guia de Trabajo No. 1

Luego de leer, comprender, interpretar y reflexionar el tema de lectura “PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN”, se le solicita sintetizar su comprensión en un organizador gráfico de interpretación de lectura. (Ejemplo de organizador). Al finalizar su organizador, debe incluir CINCO conclusiones.

Titulo Del Tema reflexionado:

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Autor:

GUILLERMO GOMEZ CEJA El texto dice:

La organización es un

Proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planeación.

Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actué como una sola, para lograr un propósito común.

Lo relaciono con:

Se relaciona con toda organización esta no siempre debe ser una empresa pues también es una organización por ejemplo, una iglesia, un equipo deportivo, etc. En estos casos se debe coordinar actividades y recursos para una buen funcionamiento de la misma, es por ello que decimos que se debe planear efectivamente para un buen desarrollo y éxito de la misma, pues si no se planifica y se organiza adecuadamente estamos empezando con mal pie y todo el proceso siguiente se realizara de manera incorrecta.

Interpreto que:

En todo “organización” se debe determinar previamente lo que se quiere lograr y que vamos hacer esto utilizando diversas estrategias y métodos para llegar a la meta, es por ello que la planeación en conjunto con la organización son parte importante y primordial para el comienzo y desarrollo de la empresa u organización. Es por esto que a estas dos etapas se les denomina la fase mecánica del proceso administrativo pues es cuando “nos sentamos a escribir” planear y coordinar la empresa.

Cuando hablamos de organización tenemos que tener en cuenta que no solo necesitamos

Si no también el recurso humano buscando que todo este conjuntando para lograr el objetivo común que es el éxito de la empresa.

ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal es un mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Si se toma en consideración que la suma total de esfuerzos de las personas cuando están organizadas será mayor a la suma de los esfuerzos individuales cuando no están organizados, puede establecerse que la organización es necesaria cuando dos o más personas trabajan conjuntamente.

Cada miembro dentro de la organización formal

Las organizaciones deben adecuar de una manera eficiente a sus colaboradores es por ello que utilizan una organización formal en el desarrollo de la misma.

Para lograr el éxito las organizaciones buscan el mejor desempeño y el trabajo en equipo para un mejor aprovechamiento de sus funciones para que así el desempeño.

Las empresas utilizan la organización formal en sus procesos en los cuales no es una solo persona la que se encarga de una función si no que varios trabajadores la

El trabajo en conjunto y el correcto trabajo en equipo optimiza la realización del trabajo además de realizar una buena organización lo cual no llevara al éxito es por ello que se dice “ La unión hace la fuerza”

Nunca trabajando cada departamento o cada colaborador por su parte no se lograra el éxito de una organización en la cual todos trabajan por un mismo objetivo y por el mismo camino.

OrganizaciónOrganizaciónOrganizaciónOrganización

Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los

planes.

Determina:

•Actividades que se realizarán

•Como se clasificarán

•Quién las realizará

•Señala, puestos, jerarquías, líneas de comunicación dentro de la empresa

La empresa aprovechará mejor sus recursos y logrará alcanzar sus

objetivos, en la medida que organice eficientemente las funciones de la

empresa.

Actividades:

•Establecer la estructura de la empresa

•Especificar funciones y responsabilidades de los puestos.

•Agrupar tareas en unidades de trabajo.

•Distribuye recursos y crea condiciones adecuadas para realizar las tareas

en un ambiente de armonía.

Elementos de la OrganizaciónElementos de la OrganizaciónElementos de la OrganizaciónElementos de la Organización

•Organigramas

•Manuales

•Normas

•Guías de manejo (instructivos)

•Protocolos

•Comités

DIRECCIONDIRECCIONDIRECCIONDIRECCION

Son las acciones que el administrador ejecuta para dirigir y coordinar

con eficacia a los colaboradores de la empresa, con el fin de lograr los

objetivos trazados.

Comprende el contacto cercano que el administrador mantiene con sus

subordinados para orientarlos, motivarlos e inspirarlos al logro de las

metas y objetivos de la empresa

Es el seguimiento que se da a las actividades de la organización, con el

fin de garantizar que éstas se están desarrollando conforme a lo planeado

de no estarse cumpliendo se emiten las acciones correctivas y se ajustan

las desviaciones encontradas.

El control garantiza el cumplimiento de las metas y objetivos trazados.

Etapas del Control:

* Supervisión * Evaluación

EL PROCESO ADMINISTRATIVO CUMPLE CON LA EL PROCESO ADMINISTRATIVO CUMPLE CON LA EL PROCESO ADMINISTRATIVO CUMPLE CON LA EL PROCESO ADMINISTRATIVO CUMPLE CON LA

SIMULTANEIDADSIMULTANEIDADSIMULTANEIDADSIMULTANEIDAD

Porque en el mismo momento y en distintas áreas de la organización se

desarrollan actividades que se relacionan entre sí en las diferentes etapas

del proceso.

Permite lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes externos e

internos, mediante el máximo aprovechamiento de los recursos materiales

y humanos, con el propósito de operar con los más altos estándares de

calidad y eficiencia para alcanzar los objetivos trazados por la alta

dirección de la empresa.

ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL

PENSAMIENTO DE TAYLORPENSAMIENTO DE TAYLORPENSAMIENTO DE TAYLORPENSAMIENTO DE TAYLOR

•La idea que Taylor manejaba sobre la estructura organizacional era que

por cada actividad en la empresa debía existir un “capataz” el cual se

encargaba de instruir a los obreros sobre la actividad a realizar, sin

generarle ninguna otra labor, así aseguraba la productividad máxima de

la empresa, sin importarle el obrero como ser humano, si no como una

pieza de maquinaria mas, la cual podía ser moldeada para solo trabajar.

ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL

PENSAMIENTO DE FAYOL

•La estructura organizacional fue el énfasis de su trabajo, enfocaba esta

estructura en la administración como tal. Se consideraba cuidar el ente

de la subdivisión de los trabajos de la empresa mediante el enfoque de

tener una persona capacitada para dirigir.

Esta persona considerada como jefe principal, debería ser una persona

estudiada, la cual desde que es operario su capacidad técnica iría

evolucionando y transformando mediante ascendiera en la estructura de

la empresa y evolucionara su capacidad administrativa.

En la parte comercial, se enfocaba en la comercialización de la empresa.

Luego miró las funciones financieras y contables enfocadas en la

búsqueda y manejo del capital, estadísticas y manejo de los datos

contables. Las funciones administrativas estaban ligadas a la

integración de todas las funciones anteriores coordinadas por la empresa.

TOMA DE DECISIONESTOMA DE DECISIONESTOMA DE DECISIONESTOMA DE DECISIONES

Toda mala decisión que tomo va seguida de otra mala decisión.

Toma de Decisiones

•Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más

alternativas.

•Es una de las mayores responsabilidades para los administradores

Toma de Decisiones en la Organización

•Se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo

proyecto, debe empezar por hacerse una selección de decisiones. Las

decisiones son el motor de los negocios.

•De la selección de alternativas de decisión depende en gran parte el éxito

de cualquier organización.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación

•Los administradores consideran la toma de decisiones como su trabajo

principal. Constantemente deben decidir lo que debe hacerse, quién ha de

hacerlo, cuándo y dónde y algunas veces, hasta cómo se hará.

•La toma de decisiones es solo un paso de la planeación, incluso cuando se

hace con rapidez y dedicándole poca atención.

•La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones

administrativas:

•Planeación

•Organización

•Dirección y

•Control Funciones administrativas dentro de la organización al tomar

decisiones:

•La Planeación: En esta etapa se hace la selección de misiones y objetivos

así como las acciones para cumplirlas, esto implica toma de decisiones.

Clasificación de las decisiones

•Las decisiones pueden clasificarse teniendo en cuenta diferentes aspectos,

la frecuencia con la que se presentan las circunstancias que afrontan las

decisiones, como:

•Decisiones programadas y/o estructuradas

•Decisiones no programadas y/o no estructuradas.

Escenarios a considerar para la toma de decisiones

En la toma de decisiones es importante considerar los diferentes

escenarios en los que debe basarse el administrador para la toma de

decisiones:

– Escenarios de Certidumbre(conocemos el ambiente)

– Escenarios de Riesgo (desconocemos ciertos ambientes en donde se

operará)

– Incertidumbre (no conocemos a que nos enfrentaremos)

Decisiones Programadas y/o Estructuradas

•Son todas aquellas que se toman con frecuencia porque son repetitivas o

rutinarias o ya se tiene un método pre establecido de solución para el

problema, por eso se denominan también decisiones estructuradas. Ej.

Son las que se toman con políticas, procedimientos, normas o reglas

escritas o no escritas.

•Las decisiones programadas supuestamente limitan la libertad en la

toma de decisión, sin embargo, el propósito real de las decisiones

programadas es liberarnos.

•Las políticas, reglas, normas o procedimientos usados para tomar

decisiones programadas ahorran tiempo.

DECISIONES NO PROGRAMADAS y/o No estructuradas

•Son decisiones que se toman en problemas o situaciones excepcionales o

que se presentan con poca frecuencia o aquellas que necesitan de un

modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: El lanzamiento de un

producto al mercado. O asignar recursos a una organización, etc.

Encontrar la Técnica adecuada para resolver una situación

La toma de decisiones consiste en encontrar la técnica adecuada para

resolver una situación problemática, real o imaginaria.

•Analizar la situación

•Determinar los elementos relevantes y los no relevantes

•Analizar la relación entre ambos elementos y la influencia que se tenga

en éstos.

Barreras para la toma de decisiones efectiva

•Es importante contar con un método o técnica para la Toma de Decisiones

y la idea es evitar que éstas sean el producto de razones-intuitivas y

heurísticas.

•En una organización sujeta a la selección de dos o más alternativas debe

observar la aplicación de un método para decidir qué alternativa es la más

viable.

BARRERAS PERSONALES PARA TOMAR DECISIONES

Las personas no participan automáticamente en los procesos racionales de

toma de decisiones.

•Resulta más sencillo descuidar los problemas o ejecutar decisiones de

forma inadecuada.

•El problema posiblemente no se ha definido correctamente o las metas no

se encuentran identificadas con precisión.

•Quizás no se han generado suficientes soluciones o están evaluadas de

forma incompleta.

•La implementación no fue planeada o ejecutada.

•El monitoreo fue inadecuado o fue nulo.

•Decisiones influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo o

realidades sociales.

•Subjetividad de los responsables de tomar decisiones.

•Creer que se puede influir en la situaciones para tomar control en la toma

de decisiones. En el aspecto de los negocios debe evaluarse objetivamente

las probabilidades de éxito, no se pueden ignorar los riesgos que se corren

en la toma de decisiones.

•Debe estimarse el futuro en la toma de decisiones, principalmente en el

manejo de presupuestos, para evitar los déficit por estimaciones

equivocadas.

•La presión del tiempo es otra variable a considerar en la toma de

decisiones por lo cambiante en el ambiente de los negocios. La demora en

tomar decisiones puede crear un ambiente desastroso para la

organización.

•La toma de decisiones gerenciales con rapidez generan ventajas

competitivas importantes sin sacrificar la calidad de las decisiones

BARRERAS ORGANIZACIONALES

•La cultura organizacional puede ser un enorme impedimento para que

las organizaciones puedan adaptarse y enfrentar de forma exitosa los

nuevos retos de competitividad, globalización y colaboración.

Cuatro Barreras Organizacionales

Barreras Verticales:

Se dan entre niveles jerárquicos y rangos medios. Tienen las siguientes

características:

•Toma de decisiones demasiado lenta

•Rigidez en «sistemas» tradicionales: «siempre hemos hecho las cosas así»

•Alineación de los clientes

•Frustración

Barreras Horizontales

Se dan entre divisiones funcionales y disciplinas. Estas barreras tienen

las siguientes características:

•Ciclos de producción e innovación lentos

•Localitis, antagonismo entre partes

•Falta de enfoque organizacional

•Múltiples llegadas a los clientes

Barreras Externas

Dentro de la organización se ve afectada por sus proveedores y sus

clientes. Características de estas barreras.

•Desarrollar la integración de la cadena de suministro y atención al

cliente como ventaja competitiva.

•Responder adecuadamente y rápidamente a las necesidades del cliente.

•Integrar de mejor manera la cadena de suministros

•Necesidad de mayor velocidad

•Reducir costos de comunicación.

Barreras Geográficas

Se dan entre países, culturas y mercados. Estas barreras tienen las

siguientes características:

Supervivencia competitiva

Distribución de costos

Nuevos mercados

Mayor participación de mercado

Mejor y mayor servicio a nuestros clientes

Efecto Dominó.

TEMA 1. VISIÓN GENERAL

1.1 Tipos de Problemas.

1.2 La importancia de elegir una técnica.

1.3 Barreras personales para trabajar problemas.

1.4 Barreras organizacionales para trabajar con problemas

Introducción La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se

realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver

diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes

contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir,

en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de

estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de

decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las

disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún

cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una

persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una

decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una

persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo

individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo.

En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo

que en un estadio anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si

estas últimas no están presentes, no existirá decisión.

Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer,

comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en

algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de

forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos

en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener

repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso

de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más

estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el

problema. Las decisiones nos atañen a todos ya que gracias a ellas

podemos tener una opinión crítica.

TOMA DE DECISIONES MIS 309

5

Toda mala decisión que tomo va seguida de otra mala decisión.

Harry S. Truman

La Toma de Decisiones es entonces el proceso durante el cual la persona

debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros

pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar

decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el

desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella.

Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una

de las mayores responsabilidades.

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de

personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por

hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de

gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así

como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de

alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación.

Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su

trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe

hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo

se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la

planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca

atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.

La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones

administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.

Funciones administrativas dentro de la organización al tomar decisiones:

La Planeación: Selección de misiones y objetivos así como de las acciones

para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".

TOMA DE DECISIONES MIS 309

6

1.1 Tipos de Problemas.

Existen varias formas de identificar a los problemas, como son:

a.- Por la orientación al problema,

8La orientación positiva al problema puede dar lugar a:

• Ver los problemas como retos.

• Ser optimista en el sentido de que los problemas tienen solución

• Percibir que se tiene una fuerte capacidad para enfrentar los problemas.

• Estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en su solución.

Una orientación negativa al problema implica ver los problemas como

amenazas.

• Creer que son insolubles.

• Dudar de la propia habilidad para solucionarlos.

• Frustrarse y estresarse cuando se encuentran frente a un problema.

b.- Por su forma los Tipos de problemas son:

• Teóricos. Cuyo propósito es generar nuevos conocimientos.

• Prácticos. Con objetivos destinados al progreso.

• Teórico-prácticos. Para obtener información desconocida en la solución de

problemas de la práctica

c.- Por su enunciado del problema.

Se manejan dos formas de enunciar el problema de investigación:

1) interrogativo y

2) declarativo.

Si bien debe quedar en claro que los objetivos interrogativos –en forma de

pregunta—son menos prácticos y claros.

TOMA DE DECISIONES MIS 309

7

• Interrogativo. Se expresa a través de una pregunta; por ejemplo:

¿Cómo influye la calidad de la atención de enfermería si se utiliza un

sistema informático de administración Hospital X.?

• Declarativo. Se expresa a manera de propósito. El estudio pretende

mostrar la el estado obsolescencia del Sistema de Administración

Informático de enfermería en la recuperación del estado de salud de los

pacientes del Hospital X.

d) Otra clasificación puede ser en tres tipos de problemas (razonamiento,

dificultad y conflicto)

Los problemas pueden clasificarse de muy distintas maneras. Algunos

autores distinguen tres tipos de problemas.

1. Los problemas de razonamiento, en donde lo importante es el uso de la

lógica y sus operaciones de ordenación y de inferencia.

Ejemplo: resuelva la siguiente ecuación: X + 23 - 3 = 0

2. Los problemas de dificultades. En este caso sabemos que la respuesta a

un problema pero tenemos oposición o dificultad para ejecutarla. Por

ejemplo, queremos ciar vuelta a un tornillo y éste no avanza.

3. Los problemas de conflictos. Son problemas que tenemos por la

oposición de la voluntad de los demás, ya sea porque no nos entienden o

porque se opongan con animosidad a nuestros proyectos. El aspecto

emocional, en este tipo de problemas juega un papel importante. Y además

puede traer como consecuencia una discrepancia. Los problemas también

pueden clasificarse en convergentes y divergentes

1. Los problemas convergentes, tienen una solución única o un conjunto

de soluciones definidas, por ejemplo, resolver una ecuación, concluir un

razonamiento formal, encontrar una definición en un diccionario,

contestar algo de memoria.

2. Los problemas divergentes tienen un número indeterminado de

respuestas posibles que dependen de la creatividad de la persona, por

ejemplo: ¿Cómo hacer una buena publicidad para unos nuevos chocolates

en barra?, ¿Cuántas formas puedo sacar de una moneda

que cayó en un pozo?

TOMA DE DECISIONES MIS 309

Así como los problemas de clasifican por su tipo, las decisiones se pueden

clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia

con la que presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que

afrontan estas decisiones sea cual sea la situación para decidir y como

decidir.

Decisiones programadas

Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se

convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y

se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien

establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar

este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones

estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la

necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por

la que se ha seguido anteriormente.

Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas,

procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de

decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen

alternativas.

Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo

salarial de un empleado recién contratado porque, por regla general, las

organizaciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos

los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas

rutinarios.

Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes.

Sean complejos o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos

que lo componen se pueden definir, pronosticar y analizar, entonces puede

ser candidato para una decisión programada. Por ejemplo, las decisiones

en cuanto a la cantidad de un producto dado que se llevará en inventario

puede entrañar la búsqueda de muchos datos y pronósticos, pero un

análisis detenido de los elementos del problema puede producir una serie

de decisiones rutinarias y programadas. En caso de Nike, comprar tiempo

de publicidad en televisión es una decisión programada.

En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad,

porque la persona tiene menos espacio para decidir que hacer. No obstante,

el propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las políticas,

las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones

programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar

atención a otras actividades más importantes. Por ejemplo, decidir cómo

manejar las quejas de los clientes en forma individual resultaría muy

caro y requeriría

TOMA DE DECISIONES MIS 309

9 mucho tiempo, mientras que una política que dice “se dará un plazo de

14 días para los cambios de cualquier compra” simplifica mucho las

cosas. Así pues, el representante de servicios a clientes tendrá más tiempo

para resolver asuntos más espinosos.

ADMINISTRACIÓN POR

OBJETIVOS Evolución De La Apo. Evolución De La Apo. Evolución De La Apo. Evolución De La Apo.

“Generalmente A Peter F. Drucker (1954), Se Le Atribuye El Mérito De

Haber Proporcionado El Primer Enunciado Definitivo De La Filosofía Y

Del Proceso De Apo. Según Él La Labor De La Administración Es

Equilibrar Varias Necesidades Y Metas En Cada Área, Donde El

Desempeño De Los Resultados Afectan Directa Y Vitalmente La

Supervivencia Y Prosperidad De Los Negocios.”

•“El Primer Requisito En La Labor Administrativa Es Administración

Por Objetivos Y Autocontrol.”

DEFINICIONES: “Apo Es El Empleo De Una Estrategia Para Formular

Planes Y Obtener Resultados Encauzados A Lo Que La Gerencia Desea Y

Necesita Para Conquistar Las Metas Y Dejar Satisfechos A Los Participes

De Esa Tarea.” “Es Ante todo Una Filosofía De Administración” Es

Proactiva Y No Reactiva.

“Es También Un Proceso Que Consiste En Una Serie De Pasos

Interdependientes E Interrelacionados.”

“Es Un Sistema De Administración Diseñado Para Facilitar La

Planeación Y El Control Organizacional”

EXISTEN 4 INGREDIENTES BÀSICOS PARA ENTENDER EL

CONCEPTO:

A.OBJETIVOS: Eventos o realizaciones planeadas que se espera llevar a

cabo, direccionados a la meta.

B.LA ESTRATEGIA DE LA UTILIZACIÓN DEL TIEMPO: Es el

programa de fechas de calendario para el cumplimiento, para la

consecución de resultados a Corto y Largo plazo.

C.LA GERENCIA TOTAL: Se refiere al esfuerzo formal y conjunto para

coordinar las aportaciones de cada directivo hacia la meta común.

D. LAS MOTIVACIONES INDIVIDUALES: La APO es una estrategia

motivadora, de tal forma que el individuo debe participar en el diseño de

los objetivos.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

PRINCIPIOS PARA OPERAR COMO FUNDAMENTO EN LA APO:

3.Mientras Mayor Sea La Participación Del Personal Al Determinar

Operaciones Importantes, Con Mayor Responsabilidad asumirán Los

Resultados, Mayores Serán Las Motivaciones Para Alcanzarlos.

4.El Progreso Solo Puede Medirse En Función De Aquello En Lo Que Se

Trate De Progresar.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Beneficios Derivados De La Apo

•Perfeccionamiento En La Tarea Administrativa: Se Esclarecen En Alto

Grado Las Funciones Normales De Administración En El Aspecto De

Planeaciones Y De Control, Además De Las Descripciones Y

Especificaciones De Los Puestos De Trabajo.

•Valoraciones Exactas De Rendimientos: Se califica El Rendimiento Con

Mayor Exactitud Porque Se Basa En Realizaciones Concretas En Un

período De Tiempo.

•Utilidades Logradas Sin La Intervención De Circunstancias Fortuitas.

Gracias A Este Enfoque Los Resultados No Son Fruto De La Casualidad:

Los Objetivos De Lucro Se Determinan Y Son Fruto De Un Acuerdo A

Través De La Participación Y Del Compromiso Que Contraen Los Gerentes.

•Motivaciones Incrementadas Para Tener éxito: Excelente Idea Es Que El

Subalterno Participe Y Pueda Hacer Oír Su Voz Junto Con La De Su Jefe

En La Determinación De Objetivos Del Departamento O Del Organismo.

•Mayor Eficiencia De Los Gerentes: La Estrategia Viene A Ser La

Autodisciplina, Con Programaciones Y Presupuestos.

•Trabajos Coordinados En Equipo Dentro De Una Organización

Claramente Implementada:

•Una Adecuada Selección Con Personas Adaptables Y

•Coordinación Brindada Por La Apo.

FORMA DE ADMINISTRAR POR OBJETIVOS La Administración Por

Objetivos Es Un Proceso De 5 Pasos:

1. Buscar El Objetivo

2. Determinar El Objetivo

3. Justificar El Valor Del Objetivo

4. Implementar El Objetivo

5. Controlar El Objetivo E Informar Acerca Del Estado Que Haya

Alcanzado.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS PROCESO DE 5 PASOS

A. Búsqueda De Objetivos Generales: Formular La Lista De Objetivos

Generales Que Ofrecen Atractivo Y De Las Necesidades Potenciales. B.

Determinar Objetivos Específicos: Formular La Lista De Objetivos

Específicos A Través De Las Personas De La Organización.

C. Justificar El Valor Del Objetivo:

Se Determina El Grado De Cumplimiento Que Pueda Tener El Individuo

En El Objetivo En Un Tiempo Determinado.

D. Implantar El Objetivo: Se Elaboran Los Planes De Acción Y De

Operaciones Para Llevar A Cabo El Cumplimiento Del Compromiso.

E. Controlar El Objetivo E Informar Acerca Del Estado Que Guarde: Se

Determinan Las Desviaciones Identificadas En El Programa Para

Corregirlas

Aspectos Varios:

1.La Apo Exige No Solamente Resultados Sino Obtenerlos En Un Tiempo

Determinado.

2.Lo Que Hace Funcionar Con Éxito La Apo, Es Que Para El Individuo Es

Propio Entregarse A Un Trabajo Que Tenga Una Finalidad Y Que

Proporcione Satisfacciones, Especialmente Si Se Encausa Al objetivo

Común.

1. La Administración Por Objetivos Está Enfocada En La Teoría De Los

Sistemas, Donde Confluyen La Combinación Organizada De Cosas O

Partes Que Forman Un Todo Complejo O Unitario.

2. La Estrategia De Apo Sirve Para Valorar El Rendimiento De La

Organización.

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOSADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOSADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOSADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Administración Por Objetivos Introducción La "administración por

objetivos" APO, también denominada "dirección por objetivos" o

"administración por resultados”, es un enfoque gerencial que data de la

década de los sesenta. Para poder entender la APO lo primero es entender

en qué consiste este fenómeno administrativo, tan universal y aplicado

hoy día en toda clase de instituciones u organizaciones. En este sistema

se orienta al logro de resultados en el cual cada puesto define sus objetivos

en términos de resultados a lograr; esto es por medio de un estilo diferente,

que se basa en el liderazgo que privilegia la participación y la delegación.

Para desarrollar con efectividad la APO debemos tomar en cuenta algunos

principios, como el de la precisión, participación flexibilidad entre otros,

Veamos un poco de teoría sobre la Administración Por Objetivos.

ADMINISADMINISADMINISADMINISTRACION POR OBJETIVOSTRACION POR OBJETIVOSTRACION POR OBJETIVOSTRACION POR OBJETIVOS

INCISOINCISOINCISOINCISO

IMAGENIMAGENIMAGENIMAGEN

DESCRIPCIÓDESCRIPCIÓDESCRIPCIÓDESCRIPCIÓN DE LA N DE LA N DE LA N DE LA

IMAGENIMAGENIMAGENIMAGEN Fenómeno administrativo, tan universal y aplicado hoy día en toda clase de instituciones u organizaciones.

En toda organización es aplicable esta herramienta ya que siempre se buscara el logro de objetivos y esta es una manera eficaz de conjuntar funciones para lograrlos.

Cada puesto define sus objetivos en términos de resultados a lograr; esto es por medio de un estilo diferente, que se basa en el liderazgo que privilegia la participación y la delegación.

Cada departamento trabaja para lograr un objetivo diferente pero con un fin en común el cual es el éxito de la empresa y esto se logra con una adecuada delegación de tareas y participación de tanto de los puestos superiores como inferiores.

LA ESENCIA DE LA

ADMINISTRACIÓN ES LA

COORDINACIÓN, DE

TODOS LOS ELEMENTOS

DE LA EMPRESA, Y EL

CAMPO EN QUE SE

DESARROLLA.

Para lograr una buena administración por objetivos se debe coordinar tanto el capital humano como toda aquella herramienta que será útil para el desempeño de las funciones.

La Integración en la

Administración Por Objetivos

Para que las funciones se realicen de la mejor manera se debe integrar adecuadamente a los colaboradores según sus capacidades y brindarles a estos las herramientas necesarias para que se desempeñen de una mejor manera.

La Dirección en la Administración Por Objetivos

En esta etapa de la APO se debe guiar a los colaboradores por el mejor camino para que puedan desempeñar sus funciones es por ello que la delegación de funciones es una parte importante en esta etapa.

EL CONTROL EN LA

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Como su nombre lo indica se controlara el resultado y se interpretaran estos resultados para realizar los cambio si se deberían realizar para corregir errores en el transcurso de la APO

Principio de la Principio de la Principio de la Principio de la precisiónprecisiónprecisiónprecisión

Con esto se define que los objetivos planeados sean posible alcanzarlos, objetivos reales, claros y precisos. Es por ello que deben ser cuantificables

PILAREPILAREPILAREPILARES DE S DE S DE S DE LA APOLA APOLA APOLA APO

Debemos decir que para realizar el proceso de fijación de objetivos debe intervenir la persona a quien se le va encomendar lograrlas, es mas se ha procurado que sea esta misma quien las fije.

Coordinación Interdepartame

ntal

Se logra una mejor coordinación cuando se realiza una comunicación horizontal dejando la habitual comunicación vertical, esto ayuda a una mejor comunicación y a mejor el canal comunicativo.

Beneficios de la Beneficios de la Beneficios de la Beneficios de la AdministraciónAdministraciónAdministraciónAdministración PPPPor Resultadosor Resultadosor Resultadosor Resultados

El colaborador sabe exactamente lo que se espera de él y lo que debe de producir, además de darle libertad de acción.

Requisitos de la Requisitos de la Requisitos de la Requisitos de la APOAPOAPOAPO

Intensificar la comunicación no solo con el jefe responsable de alcanzar dichos resultados, si no con todos los jefes colaterales y con esto lograr una mejor comunicación en general en toda la organización

OBJETIVOS VIGILADOS Y OBJETIVOS RUTINARIOS

Se deben aclarar los objetivos con el fin de que estos no sean rutinarios y tediosos pues lo único que lograría seria un declive en el desempeño de los colaboradores

REVISION FINAL DE LA APO

Se realiza una supervisión de los resultados cuando estos ya están concluidos por ello es la mejor ocasión para concluir que el proceso fue un éxito.

Beneficios de la Beneficios de la Beneficios de la Beneficios de la APO para El APO para El APO para El APO para El JeJeJeJefefefefe

Vincula a todos los colaboradores en el plan de trabajo ya que no será el único que cree los objetivos e impartir responsabilidades a otros.

Limitaciones Limitaciones Limitaciones Limitaciones de la APOde la APOde la APOde la APO

Implica un gran reto para los puesto dirigentes ya que se enfrenta al problema más grande que surge al querer mejor “ La Resistencia Al Cambio”

Revision Periodica Formal

Debemos realizar una supervisión de los objetivos y de los estándares para poder corregir errores y hacer los cambios pertinentes

CONCLUSIONESCONCLUSIONESCONCLUSIONESCONCLUSIONES

� La administración La administración La administración La administración por objetivos es una herramienta innovadora y eficaz para trabajar por objetivos es una herramienta innovadora y eficaz para trabajar por objetivos es una herramienta innovadora y eficaz para trabajar por objetivos es una herramienta innovadora y eficaz para trabajar sobre un mismo objetivosobre un mismo objetivosobre un mismo objetivosobre un mismo objetivo

� Ayuda a motivar a los empleados ya que se sienten parte de la empresa.Ayuda a motivar a los empleados ya que se sienten parte de la empresa.Ayuda a motivar a los empleados ya que se sienten parte de la empresa.Ayuda a motivar a los empleados ya que se sienten parte de la empresa.

� Se diferencian los objetivos por departamento y con esto se facilita la obtención de estos.Se diferencian los objetivos por departamento y con esto se facilita la obtención de estos.Se diferencian los objetivos por departamento y con esto se facilita la obtención de estos.Se diferencian los objetivos por departamento y con esto se facilita la obtención de estos.

� Los empleados pueden colaborar en la realización de objetivos.Los empleados pueden colaborar en la realización de objetivos.Los empleados pueden colaborar en la realización de objetivos.Los empleados pueden colaborar en la realización de objetivos.

� Las funciones de cada colaborador se desempeña de mejor manera.Las funciones de cada colaborador se desempeña de mejor manera.Las funciones de cada colaborador se desempeña de mejor manera.Las funciones de cada colaborador se desempeña de mejor manera.

ADMINISTRACIÓN POR VALORES

DESCUBRIMIENTO, ACTOS DE VIDA

En una colina desde donde se dominaba una vuelta de un ancho río, Tom

Yeomans un hombre de aspecto preocupado había detenido el motor de su

Lexus Plateado. Tom tenía exteriormente una vida impresionante, antes

de los cuarenta años había llegado a ser presidente de una compañía muy

importante, tenia una hermosa casa una y una hermosa familia y

estabilidad económica. Pero Tom no era feliz.

Se bajo y anduvo unos pocos pasos observando el agua recordó la época en

la que él y su amigo Barry Lofting habían fundado la compañía L&Y

Manufacturing. Habián sido amigos desde la escuela secundaria

compartieron éxitos habian trabajado día y noche para fundar esta

compañía.

Sus estilos eran muy diferentes a Tom le gustaban las jugadas audaces

y Barry rebosaba de inteligencia y establecia confianza entre sus clientes

y empleados. Pero su éxito se debía en gran parte a estas diferencias.

Todo había marchado bien hasta que Tom sin el consentimiento de Barry

vendió la compañía que juntos habían fundado. Barry nunca se lo

perdono a Tom.

Tom trato de convencer a Barry de que iniciara junto a el un nuevo

negocio o que por lo menos permanecer junto a el durante un par de años.

Porque depuse de todo ya eran ricos. Barry no acepto la propuesta de Tom.

Barry dijo : No es cuestion de dinero Tom. Lo miró fijamente y le

preguntó ¿ Cuando fue la ultima vez que tu y tu familia hacen algo

juntos ? Y hubo silencio solamante ¿cuándo fue la ultima vez que Leslie y

tu hablaron de corazon a corazón? Y de nuevo silencio.

1

Tom Aprovechando su experiencia y conexiones entro como vicepresidente

a RimCo, Empresa fabricante de partes para automóviles los años

posteriores fueron de dura competencia para Tom. Ahora era el presidente

de la compañía y se preguntaba a que había renunciado, pues la largs

horas de juntas y los viajes le habían impedido ser un verdadero miembro

de su familia.

Tom regreso al automóvil y observo su rostro arrugado por el sufrimiento

sobre le capo y se pregunto ¿ Tus seres queridos también piensan que eres

una rata ? Pues la relación con su familia era totalmente fría.

Tom durante los últimos seis meses había tenido problemas en la

compañía, todo se estaba derrumbando para el la compañía había perdido

dos clientes muy importantes.

Por iniciativa de la junta directiva y preocupados por la situación a la

compañía habían llegado consultores que habían dado excelentes ideas par

sacar adelante a la RimCo, esto fue una sorpresa para Tom porque el

pensaba que el siempre iba a la cabeza en todo. Tom penso que el problema

esta allá afuera. Lynn con sus observaciones incomodo a Tom.

Volviéndose a el le dijo : Lo que ellos Piensan señor Yeomans, es que usted

gerencia mas por el temor que por conenso. Si usted no cambia de actitud

será imposible sacar a RimCo adelante. La profecía de Barry se

habíacumplido su gente pensaba que era una rata.

Tom permaneció sentado en su auto un rato, y rumbo a casa el sintió que

algo dentro de él había cambiado en aquel río.

Cuando llego a casa se sentó junto a su hija Peg, ella le mostró su afecto.

Jugo básquet con sus hijos y cuando leslie llego le ayudo a bajar del auto

las compras.

2

Fran la asistente de Tom lo llamo para preguntarle si el podría reemplazar

a JimWheeler en la reunión de esta noche en su club de servicios. Sólo debe

presentar al orador Jack Cunninham. Tom acepto.

Tom pregunto a Leslie si le gustaría venir esta noche con él a la reunión.

Leslie sonrió y dijo - Te acompaño con mucho gusto.

Tom presento a Jack, sentado junto a leslie no hizo más que poner su

entera atención a las palabras de Jack.

Jack durante su conferencia decía que durante sus viajes había

encontrado a muchas personas que eran triunfadoras pero que no eran

felices. Tom se identificaba con las palabras de Jack.

Jack explico los tres actos de la vida: realizar, conectar e integrar. Tom

reflexiono sobre como él se había quedado varado en el primer acto. El

conferencista se acerco de nuevo a la cartelera y explico los valores básicos.

Jack decía que para ser una de las 500 afortunadas había que tener claro

quién era el jefe. La “J” la representaban los clientes la e los empleados la

“F” los accionistas y la “E” los proveedores acreedores etc. Y menciono que

la base para esto era la Administración por valores.

Cuando terminó la conferencia Tom se acerco a Jack y le pidió su tarjeta

pues Tom estaba muy interesado en saber cómo llegar a ser una de las

500 afortunadas. Jack y Tom concertaron una cita para la mañana

siguiente.

Tom y Leslie estaban impresionados de la respuesta tan inmediata de de

Jack. Leslie estaba muy emocionada.

De regreso a casa Leslie y Tom comentaban acerca de la conferencia y

Leslie mientras más comentaba mas se entusiasmada por la cita del día

siguiente de su esposo con Jack.

3

EL PROCESO APV, EMPIEZA LA INVESTIGACION

Jack Cunningham jugaba con una cajita blanca de plástico, cuando Tom

llego a su oficina. Para empesar Jack realizo unas preguntas ¿qué factores

lo han hecho recurrir a la búsqueda de la APV? Tom le conto su historia

desde aquel rompimiento con su amigo Barry hasta los problemas que

ahora enfrentaba en la oficina. Tom dijo -ahora comprendo que el

problema con barry fue por los valores. Ya veo dijo Jack sus estilos eran

compatibles más sus valores no.

Jack ¿qué puedo hacer para enriquecer y establecer mi vida y mi

organización? Bueno dijo Jack usted no se equivoca en el orden porque

primero hay que empezar por cambiar uno mismo, no es difícil solo se

requiere voluntad de creer en un conjunto convenido de valores y

perseverancia continua para poner esos valores en acción.

Cuanto tiempo se necesita? preguntó Tom , Bueno Tom se necesita de tres

a cuatro años contesto Jack.

Jack le mostro a Tom la caja blanca con la que jugaba. Es mi idea de

representar la APV contesto Jack y lo llamo rompecabezas de alineación.

Tom agitó la caja y muchas fichas rectangulares se movieron, en la parte

superior tenía una ranura y en ella una palanca. Tom acciono el

interruptor y de inmediato las fichas de saltaron del piso y se ordenaron

formando el mensaje APV. Tom estaba sorprendido y pregunto ¿ cómo

hizo eso? Ya se dijo Tom APV administración por valores, porque APV es el

poder de atracción que actúa en lo humano como este imán y los valores y

los valores se pueden mover a través de un grupo de personas, por lo tanto

las alinea igual que a las fichas.

Jack le explico a Tom que para la APV hay algunos pasos:´

4

1. Aclarar nuestros valores propósito y misión.

2. Comunicar nuestra misión y nuestros valores.

3. Alinear nuestras prácticas diarias con nuestra misión y nuestros

valores.

Jack le proporciono a Tom unas tarjetas con las direcciones de 2 empresas

que ayudarían a Tom a comprender los primeros tres pasos. Tom debía

visitar en Telecom. Distributors a ArleneWhalen (jefe de operaciones

financieras) para que él comprendiera las primeras dos fases. En

MeredithManufacturing, Alexa Montague le hablaría sobre la tercera fase.

Tom le preguntó a Arlen cuales eran los valores de Telecom. Bueno dijo

Arlen nuestros valores son

1. Ser éticos,

2. Ser sensitivos.

3. ser rentables.

Nuestro comienzo en la APV fue lento, pero al final del segundo año

empezamos a ver resultados. Nuestras ventas aumentaron y los clientes

que antes perdíamos ahora los conservamos y estamos atrayendo mas

clientes. Y también nuestros empleados ya no son tan rotativos. No todo

ha sido fácil hemos tenido también dificultades.

5

ACLARAR LA MISION Y LOS VALORES DE LA COMPAÑIA

La comunicación es una de las fases importantes, ya que es la que

permite que se dé a conocer sobre la misión y los valores, con lo cual se

causa un efecto psicológico dentro del personal tanto de la alta dirección

como personal medio y bajo, pues tanto la misión como los valores son el

resultado de las propuestas presentadas por el mismo personal, lo cual los

hace participes de la organización factor contrario a lo que sucede

normalmente en donde se actúa por autoritarismo.

Es importante notar que la misión y los valores que se desean promover

penetran en la mente de clientes, empleados, proveedores y accionistas y

otros grupos que mantienen relación con la organización, lo cual conlleva

a la realización de los objetivos de la empresa, pues al nivel que el personal

se siente comprometido mejora su nivel de trabajo, ofreciendo productos y

servicios de mejor calidad lo cual constituye el logro del prestigio y deseos

de consumir de un cliente satisfecho.

Paralelamente a ello los accionistas, inversionistas y propietarios se

sienten complacidos de los efectos al igual que proveedores sienten

confianza de mantener relaciones con esta empresa. A través de la

comunicación se puede influir en actividades de la empresa.

Puede decirse que la administración por valores es un compromiso que se

adquiere dado a la participación de todos en el proceso de la formulación

de valores y se considera que esto funciona como programas de calidad

total, ya que el esfuerzo de todos se encamina al mejoramiento de las

condiciones laborales al igual que la vida personal del individuo.

Es conveniente mencionar que paralelamente a la publicación en toda la

estructura organizacional se presenta a cada empleado una guia que sus

6

actuaciones, tomando siempre en consideración que se constituye como

jefe

de todos, los valores establecidos. Se comunica los valores detallándolos

claramente, de tal forma que tanto el personal interno como externo los

conozcan y sean conscientes de lo establecido.

COMUNICACION

Al estar consientes de lo que significa Administración por Valores y de

los resultados que se pueden esperar al aplicarlo dentro de las

organizaciones , surge la necesidad de aclarar la misión y los valores que

se desean promover, primeramente hay que plantear esta situación a los

propietarios o accionistas de esta empresa, hacerles sentir la necesidad de

cambio comentarlo sobre las perspectivas de éxito que se tengan al

implementar el plan, ya que es necesario que tengan un conocimiento

mayor sobre este aspecto.

La comunicación es una de las fases importantes , ya que es la que

permite que se dé a conocer la misión y los valores, con los cuales son el

resultado de las propuestas presentadas por el mismo personal, lo cual los

hace participes de la organización factor contrario a lo que sucede

normalmente en donde se actúa por autoritarismo.

Es importante notar que la misión y los valores que se desean promover

penetran en la mente de clientes, empleados, proveedores y accionistas y

otros grupos que mantienen relación con la organización, lo cual conlleva

a la realización de los objetivos de la empresa, pues al nivel que el personal

se siente comprometido mejora su nivel de trabajo, ofreciendo productos y

servicios de mejor calidad lo cual constituye el logro del prestigio y deseos

7

de consumir de un cliente satisfecho.

Paralelamente a ello los accionistas, inversionistas y propietarios se

sienten complacidos de los efectos al igual que proveedores sienten

confianza de mantener relaciones con esta empresa. A través de la

comunicación se puede influir en actividades de la empresa.

Puede decirse que la administración por valores es un compromiso que se

adquiere dado a la participación de todos en el proceso de la formulación

de valores y se considera que esto funciona como programas de calidad

total, ya que el esfuerzo de todos se encamina al mejoramiento de las

condiciones laborales al igual que la vida personal del individuo.

ALINEACION

Se comprende que en la fase de comunicación se ha publicado a los

interesados de la compañía sobre los valores y la misión de la misma, por

lo que corresponde posteriormente determinar la forma de actuación, es

decir cómo se va a llevar a la práctica esos valores, como se estará

demostrando que se está cumpliendo con los mismos.

Es obvio que al iniciar un nuevo proyecto, que en este caso es la

administración por valores en el transcurso de su práctica pueden suceder

algunos problemas y de hecho existen, la alineación comprende la fase en

que se puede estudiar el problema suscitado analizando desde el origen

para determinar el por qué sucede y como puede llegarse a corregir. En la

lectura se menciona que una de las empresas consultadas actúa en esta

fase por medio de tres herramientas que a manera de ilustración es

conveniente

8

Mencionar, las mismas son:

� La satisfacción del cliente

� Evaluación administrativa y técnica de retroalimentación

� Encuestas con los empleados sobre aspectos de la organización

La APV en la etapa de alineación provee un sistema para resolver los

conflictos entre los empleados y de esta forma afirmar las relaciones

interpersonales actuando un miembro de la organización como árbitro por

así llamarle, o un moderador que actúa únicamente como mediador pero

los problemas son resueltos por las mismas personas, lo importante dentro

de las organizaciones que realizan sus actividades bajo valores es atender

el concepto persona tratando de no herir susceptibilidades que le

afectarían grandemente al empleado.

Es importante hacer notar que no todas las desavenencias ameritan una

reunión de resolución de conflictos, pues si así fuesen pasasen largas

horas trabajando sobre ello, únicamente se atienden las que afectan de

cierta forma la realización del trabajo o que retarden su proceso.

En conclusión puede decirse que la etapa de alineación significa alinear

los valores prioritarios de las organizaciones de acuerdo a la actitud del

personal.

10

VIAJE APV

Pensando en aquellas visitas a Telecom. Y Manufacturing, Tom repasaba

las notas que había tomado y meditaba acerca de los tres actos de vida,

comprendió que sus nuevos amigos lo incitaban a realizar el segundo acto

“Conectar”.

Mientras desayunaba con Jack Cunningham, Jack le hizo una

observación -Las personas se dividen en tres grupos : los entusiastas que

son los que están dispuestos al cambio, los obstruccionistas que de

ningún modo aceptaran el cambio y los indecisos que dependiendo como

vallan las cosas entonces formaran parte de esto. Bueno dijo Tom en mi

empresa encontrara los tres tipos.

Por el momento no se iniciara la APV con todo el equipo únicamente se

implemento al departamento de marketing. El primer paso será la “ la

negociación de valores y consenso “ el objetivo será ayudar a los

individuos a alinearse a una serie de valores compartidos. Yo dirigiré esta

actividad dijo con el equipo administrativo el viernes de RimCo dijo Jack.

RimCo pasó por semanas críticas.

Jack empezó a comunicarles a los directivos acerca de los planes de Tom,

les explico rápidamente las tres fases. El equipo administrativo decidió los

tres valores que eran: Integridad, éxito y servicio. El equipo había quedado

tan complacido con la breve información sobre la APV que decidieron

implementarlo en toda la empresa. Pero se llego al acuerdo que de

momento solamente se implementaría en el departamento de marketing.

Algunos de los directores de los departamentos informaban que el

esfuerzo de los últimos meses empezaba a dar resultado. Pero Tom

esperaba que el proceso fuera más rápido. Jack le recordó que no sería

realista esperar grandes resultados de su organización como un todo

hasta más o menos al

11

tercer año, y que los resultados permanentes necesitan más tiempo.

A fines del primer año de viaje APV RimCo decidió emprender este viaje

con la empresa completa y de esta forma empezó el renacimiento de

RimCo.

Precisamente esta noche se celebraba la tercera convención anual de la

“Nueva RimCo “desde la primera reunión esto se había convertido en una

tradición. En estas reuniones celebraban todos juntos los triunfos y éxitos

del año pasado y se hacían planes para el próximo año.

Tom sentado en su escritorio jugaba con su rompecabezas de alineación y

escucho que llamaban a la puerta, era Jack. Conversaban acerca de las

recompensas que hasta ahora la APV había traído a su empresa y Tom

afirmaba que ahora es un mejor lugar para trabajar y parece que todo el

mundo va en la misma dirección bajo el nuevo jefe, tal parece que todo

marcha igual que este rompecabezas de alineación.

- Jack pregunto ¿y a ti en lo personal que recompensas te ha traído el viaje

APV? a Tom se le ilumino el rostro y respondió - Ahora si me gusta lo que

veo en el espejo. Mi vida ya no está dividida en fragmentos ahora en

cualquier parte en donde yo este mi vida es dirigida por mis valores

personales y los de la compañía.

Tom abrió la sesión y pidió a los asistentes que hicieran sus comentarios

acerca del viaje que habían emprendido hacia ya tres años. Ellos

expresaban que los clientes y proveedores estaban contentos con este nuevo

proyecto, y se notaba el esfuerzo de los trabajadores por alinearse a estos

valores.

Tom estaba realmente feliz y les comento que eso fue precisamente lo que

el vio en las empresas que había visitado al inicio de su viaje, que para ser

una de las 500 afortunadas no era necesario tener estrategias o planes

extraordinarios de negocios. Todo era gracias a la Administración por

valores. Ahora yo tengo una misión personal y una serie de valores que

son integridad, amor y éxito. Todos le aplaudieron.

12

-La reunión concluyo.

-Jack estaba sorprendido de cómo un proveedor reconocía que RimCo era

mejor empresa que la suya.

Una de las más entusiastas y partidarias de la APV era Leslie ella

contaba que ahora la vida con Tom era más grata.

Sentado en su escritorio Tom recordaba los premios que habían sido

otorgados la semana anterior en aquella reunión a equipos e individuos

que habían desempeñado un papel importante para impulsar la campaña

APV.

Jack había llamado a Tom para que recibiera a Kara Martín, una joven

gerente de una compañía de cosméticos que se estaba desarrollando

rápidamente.

Tom repasaba mentalmente los testimonios de sus empleados acerca de la

experiencia en el viaje APV y sobre su experiencia personal y de su

empresa. Y pensaba en como la administración por valores había llegado

justo a tiempo para él y para RimCo.

12

CONCLUSIONES

� En el trabajo se pudo comprender los valores que se tienen que aplicar

para realizar una buena administración en una organización ya

que todo tiene que ser ético y con responsabilidad hay que tener

comunicación con todo el organigrama de la empresa para que

podamos crecer con ella.

� En el trabajo también se pudo comprender que una de las cosas por la

que mas tenemos que esforzarnos es por la satisfacción del cliente

esa tendrá que ser nuestra misión y nuestro objetivo y no lo

lograremos sin bases solidas que se rijan en base a nuestros valores.

Guia de Trabajo No. 4 Guia de Trabajo No. 4 Guia de Trabajo No. 4 Guia de Trabajo No. 4 Resuelva los casos detallados a continuación aplicando la base Resuelva los casos detallados a continuación aplicando la base Resuelva los casos detallados a continuación aplicando la base Resuelva los casos detallados a continuación aplicando la base teórica de teórica de teórica de teórica de Administración por Valores Administración por Valores Administración por Valores Administración por Valores ADMINISTRACIÓN POR VALORES: ADMINISTRACIÓN POR VALORES: ADMINISTRACIÓN POR VALORES: ADMINISTRACIÓN POR VALORES: CASO 1 CASO 1 CASO 1 CASO 1

Una ingeniera trabaja en una fábrica de productos químicos de alto riesgo. Se percata que se ha producido una fisura en un conducto por el que sale un líquido que contamina el ambiente. Para solucionar la avería es necesario cambiar unos elementos fundamentales en la producción y sería necesario parar durante un mes la fábrica.

La ingeniera ha comunicado la avería al director, pero éste no quiere dejar de producir porque eso le haría perder mucho dinero y tendría que despedir a algunos colaboradores, lo que supondría una importante crisis social en la zona.

Si no se arregla la avería la contaminación se incrementaría y repercutiría en la vida acuática y después en la de los habitantes del río que comen estos alimentos y se suministran el agua.

Si la ingeniera denuncia a las autoridades el peligro que supone la fisura, se enfrentaría al director y probablemente sería despedida. ¿Qué debe hacer la ingeniera?

• LOS HECHOSLOS HECHOSLOS HECHOSLOS HECHOS

Se está contaminando la vida marina y por ende a los habitantes del rio que sobreviven de estos animales y del agua, se están priorizando beneficios para la empresa sin prever y estudiar las terribles consecuencias que repercutirán en un futuro no solo para los afectados si no para la propia empresa. No se está respetando al país y sobre todo a los valores que se supondría la empresa tendría que regirse y respetar estos, además que no se cumple una actitud de Responsabilidad Social y Ambiental por parte de la empresa y de sus colaboradores.

• Situación De Conflicto

El director no quiere arreglar la fisura porque esto detendría la producción en un mes y tendría que despedir a muchos colaboradores, por el lado de la ingeniera no quiere notificarlo por miedo a enfrentar a su director y este la despida, estos dos no quieren hacer algo al respecto por beneficio propio y no toman en cuenta los daños que causaran.

• Qué Principios y Valores Entran En Conflicto

� Principio de Autoridad y Responsabilidad

� Disciplina

� Autoridad

� Respeto

� Honestidad

� Justicia

� Amor al País

• ¿Cómo debería actuar la ingeniera si la empresa operara b¿Cómo debería actuar la ingeniera si la empresa operara b¿Cómo debería actuar la ingeniera si la empresa operara b¿Cómo debería actuar la ingeniera si la empresa operara bajo ajo ajo ajo la filosofía de la APV? la filosofía de la APV? la filosofía de la APV? la filosofía de la APV?

Tendría que adaptar una mentalidad de APV, en la cual se prioriza la realización de los valores de la empresa, por ejemplo tendría que notificar al dueño-jefe de la empresa sobre la situación o bien a las autoridades pertinentes en el manejo de estas situaciones, sin importar las consecuencias que tendrá esto tanto para la empresa como para ella, pero sabiendo que se está haciendo lo correcto y se está tomando una iniciativa de Responsabilidad Social y Ambiental con el país. Cuál debería ser la actitud del director de la empresa ante la situación de Cuál debería ser la actitud del director de la empresa ante la situación de Cuál debería ser la actitud del director de la empresa ante la situación de Cuál debería ser la actitud del director de la empresa ante la situación de conflicto que enfrenta, desde la perspectiva de la APV. conflicto que enfrenta, desde la perspectiva de la APV. conflicto que enfrenta, desde la perspectiva de la APV. conflicto que enfrenta, desde la perspectiva de la APV.

Escuchar lo que le dijo la Ingeniera y analizar las consecuencias que tendrá esto aunque esto lleve a para la fabrica por un mes, pero si no lo hace la empresa tendrá más problemas pues hasta se puede llegar a clausurar o recibir demandas. Es por ello que debe tomar una actitud APV y tener principios y valores tanto personales como propios de la empresa.

Qué solución le daría usted al caso conociendo la base filosófica sobre la que se basa APV… Primero inculcar una Cultura Organizacional a todos los colaboradores de la empresa, fomentar la utilización de valores tanto personales como propios de la empresa para la convivencia y relación con el país. Luego utilizaría el principio de Resolución y Aprovechamiento de Conflictos para prevenir y resolver problemas como estos por últimos mejoraría la comunicación para que todos los involucrados se enteren de la problemática que enfrenta la organización. Para finalizar detendría laborales para solucionar el problema de la fisura y tendría un llamado de atención con el Director y la Ingeniera para que esto no vuelva a suceder y con cualquier anomalía se debe notificar.

ADMINISTRACIÓN POR VALORESADMINISTRACIÓN POR VALORESADMINISTRACIÓN POR VALORESADMINISTRACIÓN POR VALORES CASO No. 2CASO No. 2CASO No. 2CASO No. 2

Hace algunos años, la prensa internacional denunció que grandes empresas multinacionales, entre ellas, algunas de las grandes marcas de ropa y zapatillas deportivas, utilizaban a niños en sus fábricas instaladas en países del Tercer Mundo. Según los reportajes publicados, las condiciones de explotación laboral que se producían en esas fábricas eran escandalosas. De esa manera, las empresas conseguían fabricar el producto a un precio mucho menor que el que tendrían que pagar si esas prendas se hubiesen fabricado en países con legislaciones respetuosas, con los Derechos Humanos y protectoras de los derechos laborales y sindicales de los trabajadores. Algunas de estas multinacionales se justificaron, argumentando que ellos no fabricaban directamente las prendas, puesto que concedían la patente a empresas nacionales de esos Estados es decir, subcontrataban la fabricación, las cuales se encargaban de todo el proceso. Según ellas, ignoraban que en esas fábricas trabajasen niños y que fueran violados sus derechos laborales; al parecer, se enteraron de la explotación económica y personal de sus trabajadores por la prensa.

1. ¿Considera usted que esta empresa

internacional guía sus acciones empresariales desde la práctica de Administración por Valores? Justifique su enunciado

2. ¿Compraría ropa de esa marca, aunque fuese más barata y le gustasen, especialmente las prendas que fabrica? Indique el comportamiento moral de los dueños de esas empresas.

3. ¿Es confiable el producto que venden, fabricado en esas condiciones? Justifique su respuesta desde una perspectiva ética.

4. ¿Habrá honestidad y justicia en las acciones de estos fabricantes multinacionales? Justifique su respuesta.

5. La administración por valores propone tres pasos fundamentales que toda organización que administra a través de esta filosofía, debe desarrollar para ser exitosa y cumplir con el objetivo de la APV. Desde este punto de vista, prepare el plan de acción para esta empresa internacional y propóngalo formalmente a la alta gerencia.

CASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICOCASO PRÁCTICO

1111. No, Ya que si estamos hablando de valores estos deben

de ser mostrados en todo momento a nivel empresarial y

humano, como va hacer posible que se exploten niños para

que el trabajo salga más barato, es mejor un trabajo que

cueste más, pero será más ético.

2222. No, después de saber lo que hace esta empresa perdería

reputación, y el comportamiento de los dueños de la

empresa seria denigrante ya que, qué experiencia podrían

tener unos niños en esa clase de labores.

3333. No, no es confiable ya que está hecho para ser barato y

además no está hecho por el personal adecuado, si lo vemos

del punto ético la empresa no está laborando éticamente ya

que está vendiendo un mal producto que en el momento le

traerá ganancia pero a la postre le dará mala reputación.

4444.No, ya que si argumentan no saber sobre la explotación

a niños porque simplemente les dieron el trabajo sin antes

investigar ya que si pensamos que solo se le da labor a

una empresa sin saber la calidad de su trabajo, la calidad

de material no sería justo.

5555. Basándonos en los tres pasos de la APV podemos

mostrar este plan de acción,

Primero:Primero:Primero:Primero: La empresa tiene que estar unida con sus

trabajadores para poder hacer un trabajo ético y de calidad

que llame la atención de los grupos de interés no solo por

ser llamativos baratos sino también por ser de buena

calidad esto sería Conectar Conectar Conectar Conectar no solo con los grupos de interés

sino que también con nuestros colaboradores.

Segundo: Segundo: Segundo: Segundo: Sabemos que cuando realizamos un producto de

buena calidad es Realizar Realizar Realizar Realizar no solo un buen producto sino

también un lazo de negocio, de dar y recibir sabemos que

si realizamos un buen trabajo podemos seguir haciéndolo y

aumentar nuestra ventas siempre cumpliendo dentro de lo

ético.

Tercero: Tercero: Tercero: Tercero: Si estamos realizando un trabajo que no es ético

tenemos primero que pensar cuál va ser nuestra identidad

hay que Integrar Integrar Integrar Integrar cambiar para ser empezar a pensar en

nuestra identidad para que podamos realizar un trabajo

ético que llame la atención por su calidad y que no importe

si es barato o caro que llene las expectativas del cliente.

1.1.1.1. ESTUDIOS ORGANIZACIONALESESTUDIOS ORGANIZACIONALESESTUDIOS ORGANIZACIONALESESTUDIOS ORGANIZACIONALES

Es una herramienta administrativa la cual como se nombre lo

indica se encarga del estudio organizacional que se implementa

en las empresas para poder determinar los modelos

organizacionales y los resultados que estos están teniendo,

además de ese un medio para definir el impacto que individuos,

grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las

organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a

la mejora de la eficacia de tales organizaciones.

2. Metodología y las ventajas de su 2. Metodología y las ventajas de su 2. Metodología y las ventajas de su 2. Metodología y las ventajas de su aplicación.aplicación.aplicación.aplicación.

Se encarga de todos los métodos que utilizados para el estudio de

la estructura organizacional de una empresa, debe servir como

medio para realizar los estudios de medición de resultado de los

modelos organizacionales para con esto llegar a la conclusión si se

está realizando una adecuada cultura organizacional y el

impacto que esta tiene tanto interna como externamente de la

empresa.

Las ventajas que nos brinda realizar un estudio organizacional

podemos decir que nos da una percepción del impacto que esta

teniendo la cultura organizacional en la organización, además de

brindar una conceptualización básica para poder realizar cambios

o mejoras en proceso de estructuración organizacional.

Un modelo organizacional ayuda a definir a una organización a

través de su marco de trabajo, incluyendo las líneas de autoridad,

las comunicaciones, los deberes y las asignaciones de recursos.

Un modelo está dirigido por las metas de la organización y sirve

como el contexto en el cual se operan los procesos y el negocio es

hecho.

3. Metodología de Estudios Organizacionales.

4. 4. 4. 4. PASOS DE LA METODOLOGIA DE ESTUDIOS PASOS DE LA METODOLOGIA DE ESTUDIOS PASOS DE LA METODOLOGIA DE ESTUDIOS PASOS DE LA METODOLOGIA DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALESORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

Para realizar un estudio organizacional debemos realizar ciertos

pasos, primero debemos visualizar la razón de ser, la naturaleza

de la empresa u organización con esto decimos que estamos

haciendo la visión del estudio es decir se tiene una idea de lo que

se planea realizar en la organización, con una percepción inicial y

estudio de las posibilidades que esta idea tendrá se incorpora a

conceptualizar y consolidar la idea.

Luego se dispone a realizar el segundo paso en el cual

determinamos lo termino de referencia es decir determinar lo que

se quiere estudiar, los resultados que se esperan tener en

conclusión determinar el objetivo de estudio y llevar a cabo una

investigación para realizar un proyecto sólido.

Con el proyecto en realización disponemos a la recopilación de

datos es decir recopilar los resultado y todo el impacto que se tuvo

en la organización, conjuntamente con esto realizamos el análisis

de estos datos interpretamos estos resultados para determinar si el

proyecto fue un éxito o un fracaso.

Formularemos las recomendaciones para futuros manuales

organizacionales, es decir dejar un registro de lo realizado para

tener un respaldo.

Por último evaluaremos los resultados que se tuvieron a largo

plazo en el estudio, comprobaremos el efecto de los cambios

realizados en la cultura organizacional.

5. ¿Cuál es la razón para implementar una 5. ¿Cuál es la razón para implementar una 5. ¿Cuál es la razón para implementar una 5. ¿Cuál es la razón para implementar una Metodología de Estudios Organizacionales en Metodología de Estudios Organizacionales en Metodología de Estudios Organizacionales en Metodología de Estudios Organizacionales en

una empresa?una empresa?una empresa?una empresa?

Primeramente debemos decir que se realiza un estudio

Organizacional para determinar el estado en que se encuentra

estructura la organización es decir que se medirá la capacidad

organizacional que tiene la empresa, se dice que para ser

competitivos externamente primero tenemos que ser competitivos

internamente, es por ello que realizamos estudios para realizar

mejoras en la estructura organizacional para un mejor

rendimiento.

En conclusión se realizan estudios para situar mediante mejoras

en las condiciones organizacionales mayor factibilidad de

alcanzar los objetivos de la empresa.

DISEÑO DE ORGANIGRAMASDISEÑO DE ORGANIGRAMASDISEÑO DE ORGANIGRAMASDISEÑO DE ORGANIGRAMAS

El diseño de organizaciones implica establecer la

interrelación que presentan los «principios de

organización», cuya finalidad ha sido guiar a los demás

en la organización y en la forma de crear sistemas de

organización óptimos.

•Toda organización deberá establecerse con un objetivo

previamente definido y claro, incluyendo las divisiones

que sean básicas al mismo. La organización debe ser una

expresión de los objetivos.

•La autoridad no se puede concebir separada de la

responsabilidad, es decir, «que es obligación rendir cuentas

por el cumplimiento de los deberes»

•Mary Parker Follet dice: «Donde quiera que se ejerza

autoridad, surge responsabilidad».

De acuerdo al sistema de organización que se establezca, la

autoridad debe darse de un nivel superior a un nivel

inferior.

•La máxima autoridad debe darse en el ejecutivo, el jefe

más alto con líneas claras de autoridad para cada uno

dentro del grupo.

•La falta de una apropiada delineación de autoridad

produce demora, mala comunicación, falta de control

administrativo y sobre todo, produce fugas de

responsabilidad

Una lista de toda s las funciones que se desarrollan en la

empresa sirve de guía para asignarlas a áreas o divisiones

específicas, estableciendo y determinando como entidades

separadas el menor número de funciones diferentes en que

pueda ser dividido el trabajo.

•La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad,

responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por

escrito y puestas en conocimiento de todos los miembros

del grupo.

•Debe respetarse el principio de unidad de mando, de lo

contrario es imposible establecer responsabilidades.

•La responsabilidad del superior por lo que respecta a la

actuación de sus subordinados, es absoluta.

•No deberán ser responsables ante una misma persona más

empleados de los que ésta pueda supervisar eficazmente.

•En lo que respecta a la capacidad de control, ninguna

persona debe supervisar más de cinco personas.

•Factores que influyen en la determinación del tramo de

control:

•Tamaño de la empresa,

•tipo de organización

•Niveles jerárquicos que comprenda

•Complejidad y tipo de supervisión

•Calidad del grupo a supervisa

•Es esencial que las distintas unidades de organización se

mantengan en proporción a su autoridad y

responsabilidad.

•Toda organización exige una continuidad en su proceso,

estudio y en nuevas técnicas o aplicaciones.

•Ningún jefe puede invadir el espacio que no le corresponde.

DEPARTAMENTALIZACIONDEPARTAMENTALIZACIONDEPARTAMENTALIZACIONDEPARTAMENTALIZACION

Se llama departamentalización al agrupamiento de

funciones dentro de la estructura de una organización.

Las organizaciones seleccionan un agrupamiento, entre

los distintos enfoques que existen para realizar la

departamentalización. La selección depende del tipo de

actividad que desarrolla, de sus objetivos finales y de las

relaciones de cada departamento con las metas totales de la

organización.

Los métodos elegidos para dividir el trabajo de una empresa

son varios e incluyen criterios de función, zonas,

productos, procesos, clientes, sistema, equipo y tiempo.

Existe un tipo predominante de subdivisión de las

actividades de importancia de la empresa, este lo hace el

más alto funcionario, se llama «subdivisión básica»,

«delegación básica» o departamentalización.

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACION

•Departamentalización funcional

•Departamentalización territorial o geográfica

•Departamentalización por producto

•Departamentalización por equipos o procesos

•Departamentalización por fuerza de trabajo

•Departamentalización por clientes.

DIDIDIDIAGRAMA DE FLUJOAGRAMA DE FLUJOAGRAMA DE FLUJOAGRAMA DE FLUJO

1.- INTRODUCCIÓN

Este documento proporciona la secuencia de pasos

necesarios para la construcción de un Diagrama de Flujo.

Muestra la importancia de dos aspectos clave en este

proceso:

- La planificación previa a la construcción requiere la

definición clara del objetivo de su desarrollo y el

establecimiento, a priori, del resultado de dicho proceso.

- El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso

real en estudio.

Dota de una simbología y una metodología comunes para

todos los diagramas, por lo que se simplifica la

interpretación de los mismos y se homogeneiza la pauta de

comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

Definir las reglas básicas a seguir para la construcción y

la correcta interpretación de los Diagramas de Flujo,

resaltando las situaciones en que pueden, o deben, ser

utilizados.

Es de aplicación a todos aquellos estudios en los que un

grupo de trabajo necesita conseguir un conocimiento sobre

el funcionamiento de un proceso determinado que sirva

como base común para todos sus componentes o se debe

realizar un análisis sistemático del mismo.

Su utilización será beneficiosa para el desarrollo de los

proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y

por todos aquellos individuos u organismos que estén

implicados en la mejora de la calidad.

Además se recomienda su uso como herramienta de trabajo

dentro de las actividades habituales de gestión.

3.- RESPONSABILIDADES

a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:

- Seguir las reglas que se señalan en el procedimiento para

su correcta construcción, interpretación y utilización.

b) Dirección de Calidad:

- Asesorar, a aquellos que así lo soliciten, en las bases para

la construcción y utilización del Diagrama de Flujo.

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS

4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

Definición

El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la

secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto

resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien

una combinación de ambos.

Características principales

A continuación se comentan una serie de características

que ayudan a comprender la naturaleza de la

herramienta.

Capacidad de Comunicación

Permite la puesta en común de conocimientos individuales

sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del

mismo.

Claridad

Proporciona información sobre los procesos de forma clara,

ordenada y concisa.

4.2.- SÍMBOLO

Definición

Imagen o figura con la que se representa un concepto.

5.- PROCESO

5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

5.2.- CONSTRUCCIÓN

5.2.1.- Simbología

Para la construcción de los Diagramas de Flujo se

utilizarán los siguientes símbolos:

Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo:

5.2.2.- Preparación de la construcción del diagrama

Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su

construcción.

El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio

identificará los organismos implicados en el proceso, o

parte del mismo, que debe ser analizado.

Se invitará a un representante de dichos organismos a

participar en la construcción del Diagrama de Flujo.

El número de participantes en la sesión de construcción del

Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea

operativo y eficaz.

Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo.

Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el

adecuado se debe prever:

- Dar la información necesaria a los participantes en la

reunión sobre el objeto de la misma y sobre este

procedimiento.

- Preparar superficies y material de escritura que permitan

tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado.

5.2.3.- Desarrollo de la construcción

Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de

Flujo y el resultado que se espera obtener de la sesión de

trabajo.

a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la

construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma

que sea visible para los participantes durante toda la

sesión.

b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y

la estructura que se requieren en el diagrama para poder

alcanzar dicho objetivo.

Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio.

La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de

los límites del proceso es decidir cuáles son el primer y

último pasos del Diagrama de Flujo.

El primer paso es la respuesta a la pregunta:

¿Qué nos indica que empieza el proceso?

El último paso debe contestar a la pregunta:

¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?

Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa

e incluirlos en la superficie de escritura. (El primer paso en

el borde izquierdo o superior de la misma y el último paso

en el borde derecho o inferior).

ADMINISTRACION POR VALORES

Si se aplica la Administración Por Valores, cualquier compañía podría alcanzar un nuevo nivel de éxito organizacional, adoptando ciertos métodos para hacer negocios que beneficien a los propietarios o accionistas, empleados, clientes, proveedores y otros. Trazándose un propósito de valores comunes y brindando un excelente servicio al cliente y una buena calidad a los empleados. Para poner en práctica la Administración por Valores, es necesario que la persona que esté al mando de la compañía, se realice una auto-evaluación, esto con el fin de ver si realmente está cumpliendo bien lo que denominamos los tres actos de la vida.

• Realizar, es el principal paso ya que es un acto natural del ser humano, ya que el ser humano es la única especie que puede fijarse metas más allá de la supervivencia diaria. En otras palabras realizar es hacer para ser.

• Conectar es el segundo paso, esto consiste en las relaciones con otros, o estar con otros para ser, es decir, es necesario invertir en nuestra propia vida y en la vida de los demás y compartir nuestro tiempo y capacidades en compañía de amigos, miembros de la familia y otras personas que nos hagan sentir bien.

• Integrar es el tercer paso ya que es la combinación de las anteriores, o sea definir o redefinir nuestros propósitos o

valores para luego utilizarlos en nuestra vida diaria y que sean significativos para nosotros y para las personas. Integrar en otras palabras significa cambiar para ser.

FASE I: PROCESO PARA ACLARAR LOS VALORESFASE I: PROCESO PARA ACLARAR LOS VALORESFASE I: PROCESO PARA ACLARAR LOS VALORESFASE I: PROCESO PARA ACLARAR LOS VALORES 1. Obtener aprobación del propietario para el proceso APV.

2. Gerente aporta sus propias ideas sobre los valores.

3. Equipo administrativo aporta ideas sin la presencia del gerente.

4. Gerente y equipo administrativo comparten y comparan.

5. Grupos de enfoque de empleados hacen su aporte.

6. Verificar con clientes y otros interesados significativos.

7. Sinterizar todos los aportes y presentar misión y valores recomendados a junta directiva y propietarios para aprobación final.

FASE II: COMUNICACIÓNFASE II: COMUNICACIÓNFASE II: COMUNICACIÓNFASE II: COMUNICACIÓN Esta fase consiste en informar a los empleados de la empresa la misión y los valores, enfocar e influir nuestras prácticas diarias de trabajo, a través de informes, literatura de la compañía, conferencias, afiches, etc.Dar a los empleados un trato justo y equitativo, Cumplir nuestros compromisos con los clientes en

forma oportuna, y producir una retribución razonable sobre la inversión de los accionistas. Los valores tienen que ser siempre los jefes para que el personal tenga fe en ellos como la verdadera fuente del poder en la organización. FASE III: ALINEARFASE III: ALINEARFASE III: ALINEARFASE III: ALINEAR La alineación es el corazón y el alma de la Administración por Valores. Una vez que se ha aclarado los valores y la misión y que han comunicado a todos los interesados en la empresa, es hora de concentrarse en las prácticas y la conducta organizacionales para asegurarse de que sean compatibles con las intenciones declaradas, las prioridades y las correspondientes metas de rendimiento. Ser éticos, haciendo lo que es debido. En seguida viene el Éxito: construir un fundamento para nuestra supervivencia y nuestro crecimiento. Finalmente, la Excelencia: crear una herencia de calidad. Hay tres métodos de medición que se emplean comúnmente para determinar si lago está desalineado: entrevistas de satisfacción de clientes y grupos de enfoque; evaluación administrativa y técnicas de retroinformación, y encuestas entre empleados sobre las prácticas de la compañía. DESCRIPCION. DESCRIPCION. DESCRIPCION. DESCRIPCION. Al momento de aplicar la administración por valores dentro de una empresa, se notaran de inmediato los resultados positivos. Ya que todos los empleados están comprometidos con su trabajo, esto creara un ambiente muy agradable de trabajo. Debemos tomar en cuenta que para aplicar la Administración por Valores debe empezarse por departamentos si

así se quisiera realizar, sino también se puede aplicar en toda la empresa. El jefe es el encargado de enseñar la Administración por valores y ser ejemplo. También es necesario hacer reconocimientos a los departamentos que destaquen o ya sea al empleado, para que esto los motive a seguir siendo mejores. Y lograremos el éxito de la empresa y una buena relación con nuestros clientes, lo que nos permitirá abrir campo en el mercado.

LABORLABORLABORLABORATORIO 7ATORIO 7ATORIO 7ATORIO 7

LA PREVISION. Se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, también identifica la diversidad de posibilidades y se consideran tres aspectos que son los siguientes: Los objetivos, Las Investigaciones y Las Alternativas LA PLANEACION. Entre los tipos de planeación más importantes encontramos los siguiente: LOSPROGRAMAS, LOS PRESUPUESTOS, LOS PROCEDIMIENTOS Y LAS POLITICAS. LA INTEGRACION. Esta tiene tres aspectos que son: El reclutamiento de personal que se dedica a la búsqueda de personas, La introducción que es adecuar a cada trabajador en su área y El Desarrollo que es el adiestramiento practico. LA DIRECCION. Consta de tres elementos que son los siguientes: La Autoridad que es el poder que se ejerce en los subordinados, La Delegación es hacer participantes a todos de la autoridad y La Comunicación es plan fijación de planes como vigilancia de sus resultados. INDIVIDUALES Y COLECTIVOS. Los Objetivos Individuales son los que persiguen las personas físicas al contrario de los Objetivos Colectivos que son los que varias personas persiguen.

OBJETIVOS. Son las metas intentadas que prescriben un determinado criterio y señala la dirección a los esfuerzos del administrador. PARTICULARES Y GENERALES. Los Particulares son los que forman parte de otros objetivos más amplios. Y los Generales son los que comprenden dentro de si mismos varios objetivos. SUBORDINADOS Y BASICOS. Subordinados son los medios para alcanzar los objetivos básicos y particulares. El objetivo básico es donde se detiene la intención de la persona o institución. PRINCIPIO DE LA PRECISION. En este principio deben fijarse los objetivos, y debe ser de una forma cuantitativa debido a las cantidades y cifras, cuando debe considerarse que se ha alcanzado y cuando no. PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD. La precisión de los objetivos es un avance, pero esta va en contra de la aplicación. Y Se divide en dos: Establecimiento de Máximos y Mínimos y el Establecimiento de Planes Sustitutivos. PRINCIPIO DE LA PARTICIPACION. Este es el más importante de la APO, ya que indica que la fijación de los objetivos y en la determinación de los resultados, deben participar todos los jefes. PRINCIPIO DEL REALISMO. Los objetivos deben ser de tal naturaleza que puedan alcanzarse y al mismo tiempo superarse.

COORDINACION INTERDEPARTAMENTAL. La coordinación es más efectiva si se hace de una forma horizontal y se deben seguir los siguientes pasos: Fijar fechas de los objetivos alcanzados por departamentos, intercambio de objetivos, entre otros. MEJORAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN. Uno de los requisitos indispensables en la APO es intensificar la comunicación no solo con el jefe, sino también con los jefes colaterales y con sus subordinados. REVISON FINAL. Esta se divide en tres tipos de revisiones. 1. Revisión Individual 2. Revisión del superior subordinado 3. Revisión por jefes del nivel similar. FIJACION DE NUEVOS PLANES. Esta tiene que ser la base para fijar los nuevos objetivos para el siguiente periodo, aprovechando la experiencia del anterior. BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION POR RESULTADOS PARA EL SUBORDINADO. 1.-Le permite conocer exactamente que lo que se espera de él. 2.-Le permite mayor libertad de acción. 3.- Sus logros quedan registrados de una manera objetiva. 4.- Le permite demostrar, por qué no se obtuvo algo. REVISON PERIODICA FORMAL.

Debe existir una revisión bimensual o mensual. Que debe hacerse a la mitad de los periodos y debe ser formal. DESCRIPCION. DESCRIPCION. DESCRIPCION. DESCRIPCION. Al momento de aplicar la administración por objetivos en una empresa, los resultados serán muy satisfactorios, ya que se observara la mejora de cada uno de los objetivos que la empresa persigue. También es bueno capacitar al personal para casa área determinada para que pueda brindar una mejor atención al cliente. Es necesario estudiar a la competencia y realizar un análisis sobre qué es lo que nos hace falta y darle una solución. Y así poder ser líder en el mercado. La Administración por valores como su nombre lo dice se baja especialmente en los objetivos de la empresa, ya que estos nos indican que es lo que estamos persiguiendo y hacia donde queremos llegar. PROCESO BASICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALESPROCESO BASICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALESPROCESO BASICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALESPROCESO BASICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

ESTUDIOS ORGANIZACONALES. Los estudios organizacionales son los que nos ayuda a mantener un nivel de competencia alto en un entorno que se vuelve muy retador, también nos ayuda a planificar cambios que la organización pueda alcanzar sus objetivos. Ayuda al empresa a mantener una buena estructura y mantener un mejoramiento continuo así como también mejor calidad para poder obtener un desarrollo sustentable. Esta también nos sirve para investigar el comportamiento de los individuos dentro de una organización con la finalidad de aplicar estos conocimientos en dicha organización.

METODOLOGIA La metodología son los métodos utilizados en los estudios organizacionales. Y a través de ella se estudia a las organizaciones y refuerza la teoría y modelos organizacionales. Debe ser el medio que nos ayude a desarrollar el programa de investigación. PASOS DE LA IMPLEMENTACION 1. Programa de Implantación. 2. Integración de Recursos. 3. Ejecución del Programa. VISION DEL ESTUDIO Es la etapa inicial d estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito. PLANEACION DEL ESTUDIO Es el segundo paso para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, para orientar su ejecución. RECOPILACION DEL ESTUDIO Esta debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización.

ANALISIS DE DATOS En esta etapa los datos recopilados y registrados deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción para su efectividad. FORMULACION DE RECOMENDACIONES Con el resultado de los análisis es posible elaborar propuestas de acciones concretas, evaluar sus ventajas y desventajas presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones. IMPLEMENTACION Esta etapa es clave para incidir efectivamente en la organización, ya que se transforman los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir el objetivo. EVALUACION Es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como los ajustes operativos que se desprendan de estas. DESCRIPCION. DESCRIPCION. DESCRIPCION. DESCRIPCION. El proceso organizacional es el que nos ayuda a realizar cambios dentro de la empresa para que podamos alcanzar objetivos y de esa manera obtener mejores resultados. También nos ayuda a mantener una buena estructura dentro de la empresa para que tengamos mejor control de ella y no se cometan equivocaciones. Es importante porque atreves de ella podemos estudiar a cada uno de los empleados y así poder respetar sus creencias, principios y valores. La metodología es la que nos

ayudara a estudiar a la competencia y esto nos ayudara de tal manera que nosotros podremos crear un método para mejorar los departamentos que presenten algún problema. El estudio organizacional no es mas que un estudio general que nos permitirá superarnos de tal manera que seamos una mejor empresa, con estructura y lineamientos específicos para cada área. Esto nos llevara al éxito y seremos una de las empresas mas reconocidas en el país. Al aplicar esto en una empresa obtendremos resultados satisfactorios ya que nos llegaremos como empresa y así mismo como personas, enriqueciendo nuestro conocimiento para poder ser mejor y atender mejor a nuestros clientes.

ORGANIGRAMASORGANIGRAMASORGANIGRAMASORGANIGRAMAS Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización: Desempeña un papel informativo. Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos: Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los elementos indispensables. Tipos de organigrama: Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

MAPA CONCEPTUALMAPA CONCEPTUALMAPA CONCEPTUALMAPA CONCEPTUAL http://www.mindmeister.com/maps/show/460710901

MAPA CONCEPTUALMAPA CONCEPTUALMAPA CONCEPTUALMAPA CONCEPTUAL

http://www.mindmeister.com/maps/show/460710901

INSTRUMENTOS DE O&MINSTRUMENTOS DE O&MINSTRUMENTOS DE O&MINSTRUMENTOS DE O&M

INSTRUMEINSTRUMEINSTRUMEINSTRUME

NTONTONTONTO

USOUSOUSOUSO

VENTAJASVENTAJASVENTAJASVENTAJAS

DESVENTAJADESVENTAJADESVENTAJADESVENTAJA

SSSS

CONTROL DE FORMAS

Es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Este instrumento

Las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintam

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado. Duplicación de formas para un mismo fin. Cantidad excesiva de

de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

ente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboración de los Documentos respectivos.

Formas de poco uso.

CONTROL DE TRABAJO

Verifica que todo se vaya desarrollando según lo que estaba previsto en los planes, en las políticas y en los programas concretos que los

Medición del rendimiento real, la comparación de éste con una norma y la toma de medidas administrativas para

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un índice de eficiencia.

desarrollan. El control ha de basarse en la planificación, cuanto más claros y detallados sean los planes más efectiva será la tarea de controlarlos.

corregir desviaciones o normas inadecuadas.

DIAGRAMAS DE GANTT

Herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Permite al usuario

Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir que, de forma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la organización de las

Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepción de los proyectos más sencillos, en general puede que confluyan un gran número de tareas a realizar y múltiples

modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.

fases de un proyecto. Aquí la frase “una imagen vale más que mil palabras” es del todo aplicable, ya que la visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente la comprensión de todo el proceso. Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen

recursos a considerar para poder desarrollarlos de forma eficiente. Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestión de las acciones planificadas. Aun así, cuando el proyecto es demasiado complejo, se recomienda que sean varias personas las que se encarguen de administrarlo. Las grandes empresas lo

en segmentos más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la vez, se ve más clara su posible complejidad. La construcción de un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.

tienen más fácil, ya que poseen más y mejores medios para poner al cargo a varios directores de proyecto expertos. La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo la temporalizarían. Las barras del diagrama de Gantt muestran el período de tiempo durante el cual se completará un conjunto particular de tareas, pero sin

informar acerca de la cantidad de recursos que es necesaria. Por ejemplo, una barra corta puede representar más horas de trabajo, es decir, más recursos, que una barra más larga.

DIAGRAMAS DE FLECHAS

Técnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican las dependencias entre los nodos.

La construcción de la red es mucho más sencilla ya que no requiere actividades ficticias Su modificació

Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos eventos. No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le

n es trivial Permite introducir demoras en las relaciones

precede haya tenido lugar.

CONTROL PATH METHOD (RUTA CRITICA)

Secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término

El método es fácil de entender. Mejora de la planificación antes del comienzo de los trabajos. Mejora en la comunicación entre los trabajadores. Mejor control sobre los riesgos e incertidumbres. Reducción de los retrasos.

Los administradores y directores de proyectos de construcción no utilizan el software lo suficiente para tener conocimiento de los retrasos. Requiere mucho trabajo para implementarlo. Hay mucha dependencia de especialistas. Debe mantenerse al

planeada del proyecto. Cabe destacar que la duración de un proyecto es igual a la ruta crítica.

Ahorro de tiempo. Respuesta más rápida a los problemas. Ahorro de costos

día si es para confiar en ella. Demasiada interpretación lleva a desconfiar de propietario y uso indebido.

CASO ADMINISTRATIVOCASO ADMINISTRATIVOCASO ADMINISTRATIVOCASO ADMINISTRATIVO

DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO

Como en toda empresa nada es perfecto siempre hay errores,

circunstancias, conflictos, pero depende del administrador

saber aprovechar estos obstáculos para beneficiarse de ellos.

En este caso administrativo la empresa presenta un

conflicto entre departamentos por lo que será necesario

utilizar el principio de resolución y aprovechamiento de

conflictos.

Para una mejor resolución de esta problemática se elaborara

una Auditoría interna para indagar y esclarecer las

causas principales, esperando encontrar deficiencias para

su pronta mejora y aprovechamiento de las mismas.

Causas y ConsecuenciasCausas y ConsecuenciasCausas y ConsecuenciasCausas y Consecuencias

• Falta de liderazgo por parte de los altos mandos para

establecer un plan de toma de decisiones para evitar

estos conflictos.

� Existen problemas entre departamentos, mal

ambiente de trabajo, roces entre empleados.

• Mal estructuración del Organigrama de la empresa,

esto conlleva a que no se delimiten los niveles

jerárquicos.

� Todos quieren tener la razón no existe autoridad que ponga orden y establezca soluciones a los

problemas.

CAMPO DE APLICACIÓN CAMPO DE APLICACIÓN CAMPO DE APLICACIÓN CAMPO DE APLICACIÓN

Como se dijo anteriormente se realizara una auditoría

interna la cual tendrá lugar en los dos departamentos

involucrados estudiando a sus respectivos gerentes de área

para profundizar en ambos puntos de vista y en sus

quejas, para luego de esto realizar un análisis para

determinar los agentes de cambio que se deban realizar

esperando la resolución de este conflicto.

TECNICAS E INSTRUMENTOSTECNICAS E INSTRUMENTOSTECNICAS E INSTRUMENTOSTECNICAS E INSTRUMENTOS

Para la resolución de este problema e igualmente para

corregir el proceso de toma de decisiones utilizaremos

diversas herramientas administrativas que facilitaran la

realización de este proceso, entre las que se utilizaran

destacan las siguientes:

EL COACHING GERENCIALEL COACHING GERENCIALEL COACHING GERENCIALEL COACHING GERENCIAL

Un coach gerencial adicionalmente de sus competencias

lingüísticas o cognitivas requiere adquirir destrezas en

aquellos aspectos que más allá de sus competencias

técnicas y gerenciales le habiliten como business coach en

un contexto de liderazgo transformador de grupos

humanos: esto es liderazgo de sistemas humanos

configurados por seres humanos, cultural y

emocionalmente interrelacionados, por múltiples y muy

complejas redes conversacionales, verbales y no verbales,

que intentan lograr objetivos individuales y colectivos.

JUST OF TIME (JUSTO A TIEMPO)JUST OF TIME (JUSTO A TIEMPO)JUST OF TIME (JUSTO A TIEMPO)JUST OF TIME (JUSTO A TIEMPO)

La técnica del Justo a Tiempo ha sido considerado como

una herramienta de bastante importancia para todo tipo de

empresa, simplemente porque su filosofía está orientada al

mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada

una de los elementos que constituyen el sistema de

empresa, (proveedores, proceso productivo, personal y

clientes).

DOWNSIZING

El downsizing es un tipo de reorganización o

reestructuración de las organizaciones a través de la cual

se lleva a cabo la mejora en los sistemas de trabajo, el

rediseño de la organización en todos sus niveles y la

adecuación del número de empleados para mantener

competitivas a las organizaciones.

SITUACION, OBJETO DE INVESTIGACIONSITUACION, OBJETO DE INVESTIGACIONSITUACION, OBJETO DE INVESTIGACIONSITUACION, OBJETO DE INVESTIGACION

El objeto de investigación de esta problemática será de

ambas opciones (Organización y Funcionamiento), ya

que el objeto de estudio será en base a la estructura

organizacional y como se encuentra conformada, es decir

niveles jerárquicos, canales de comunicación, toma de

decisiones, etc.

Se realizara la auditoria para determinar los agentes de

cambio, no solo para corregir estos errores sino igualmente

para aprender de ellos y tener la experiencia ante futuros

problemas organizacionales.

De igual manera se indagara en lo que es el

Funcionamiento de todos los puestos operativos de la

organización para verificar y evaluar el desempeño de su

trabajo, esto con el fin de saber si los gerentes desempañan

sus funciones en base a los objetivos y planes de la

empresa.

DIAGNÓSTICO

ADMINISTRATIVO Es un estudio sistemático, integral y periódico cuyo

propósito fundamental es detectar las causas y

consecuencias que dentro de los problemas de organización

y funcionamiento afectan o se intuye que afectan a la

empresa, con el objeto de encontrar las alternativas de

solución, tomando en cuenta los recursos disponibles.

ORIGEN

La Auditoría Administrativa se genera por múltiples

causas dentro de la administración de una empresa. Su

género, su especie pertenece al área de control, que ubicado

mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los

diferentes elementos, mantiene el ajuste y el orden en el

quehacer de la administración genera.l

Origen:

Surge como una necesidad empresarial para:

•Resolver problemas de toda índole.

•Para aspectos relacionados con la adaptación de las

empresas en un entorno cambiante.

•Para encontrar soluciones a problemas de organización y

funcionamiento organizacional tales como:

–Inutilidad de los objetivos por ser ambiguos y/o confusos.

Origen. . .

–Violación de autoridad/responsabilidad que ha sido

asignada.

–Falta de iniciativa por falta de delegación de autoridad.

–Interferencia entre línea y asesoría por definición de

funciones.

–Organización costosa e innecesaria

–Difícil y costoso control

Origen

–Demasiados o pocos jefes

–Área de control adecuada a las necesidades

–Deformación de la comunicación y de la información

entre los niveles de la organización

–Conflictos de competencia y personal desmotivado

–Difícil visión integral de conjunto de la misión de la

empresa

Campo de Aplicación

•En la mediana y pequeña empresa, generalmente la

totalidad de la misma.

•En las grandes empresas, la totalidad aplicable por

unidades administrativas.

Técnicas e Instrumentos para su desarrollo:

•Cuestionarios

•Entrevistas

•Observación directa

•Estudio documental

•Otras herramientas viables

Preferiblemente debe existir una complementariedad,

tomando en cuenta las características, así como las

limitaciones de cada uno.

CARACTERÍSTICAS

Es un estudio: Por lo que requiere un campo de

Aplicación, total o parcialmente en la empresa, que debe

utilizar una forma y esperar un resultado de aplicación

(detectar fallas, identificar las causas de problemas,

determinar posibles soluciones, etc.)

Es sistemático:

•Utiliza la teoría y práctica con un proceso de aplicación

determinado.

•Debe existir un proceso para su desarrollo, adaptable a las

condiciones propias de cada organización.

Es integral:

•Estudia todos los aspectos que se relacionan con lo que se

desea investigar.

•Toma en cuenta todos los factores que influyen en el

desarrollo de las actividades en la unidad o empresa objeto

de estudio.

Análisis Periódico:

•Se debe realizar de manera cíclica en períodos de tiempo

que se ajusten a las características de la unidad o empresa

objeto de estudio.

•Se deben evaluar periódicamente los resultados de su

aplicación.

Situaciones más comunes objeto de investigación:

•Adaptación a los cambios generados en el entorno de la

organización.

•Conducción superior relativos a:

a) Objetivos (existencia o claridad de los mismos).

b) Políticas (existencia o claridad).

c) Existencia o no de regulación en la organización y los

aspectos que se encuentren relacionados.

d) Capacidad gerencial

e) Efectividad en la ejecución de los planes.

Situaciones de Organización y Funcionamiento:

a) Aspectos relativos a la comunicación.

b) Compromiso de los miembros de la

organización y la gerencia.

c) Coordinación.

Situación de Recursos

a) Recursos Humanos: Las personas que forman parte de

los diferentes procesos de trabajo

en la organización y se reconoce universalmente como el

recurso más importante.

b) Recursos Financieros: Es todo el dinero del que dispone

la empresa para alcanzar sus

objetivos.

Recursos Materiales:

Se incluyen entre otros, la maquinaria, la tecnología

disponible, las instalaciones , el mobiliario y equipo, los

enseres de toda índole, etc.

Para funcionar eficientemente, la empresa necesita una

adecuada dosificación combinada de los tres tipos de

recursos, estableciéndose prioridades en función de la

naturaleza misma del trabajo,

pero dándole a cada uno de los recursos, la importancia que

reviste dada su propia naturaleza.

Actividades a Desarrollar:

•Definir las relaciones que corresponden a cada órgano.

•Establecer la normativización de las relaciones.

•Determinar la correspondencia de las relaciones de cada

órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel

jerárquico.

•Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de relaciones

por cada órgano.

METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DEL

DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

Comprende cinco grandes apartados

Análisis estructural (conjunto de unidades):Es el estudio

específico de cada área de la unidad administrativa, su

conformación, los recursos asignados, etc.

Contenido

•Definir la estructura orgánica normada del área de

estudio.

•Definir la estructura real actual del área en estudio.

•Conocer los órganos administrativos que integran el área

en estudio, así como su nomenclatura.

•Definir el objetivo general del área en estudio, así como los

específicos de cada órgano que la integra.

•Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de

estudio.

Contenido

•Definir el tramo de control por órgano, es decir, la

cantidad de órganos con dependencia directa de otro.

•Determinar los criterios de organización por órgano en

relación a su nomenclatura.

•Definir la cantidad de recursos humanos empleados por

órgano y describir el tipo de contratación.

•Determinar el tipo de autoridad existente en el área de

estudio.

Análisis funcional (cumplimiento de deberes,

obligaciones)

•Es el estudio específico de cada área de la unidad

administrativa, su conformación, los recursos asignados,

etc.

Contenido

•Confirmar funcionalmente los criterios de organización.

•Determinar si las funciones que realiza cada uno de los

órganos que integran el área de estudio están normadas.

•Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus

funciones.

Contenido:

•Verificar la compatibilidad de las funciones de cada

órgano con el objetivo principal general.

•Determinar la correspondencia funcional del área en

estudio.

•Analizar y determinar el traslape de funciones por cada

órgano, su duplicidad u omisión.

Contenido

•Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de

cada órgano del área de estudio y que ayuden al logro del

objetivo particular de su función.

•Determinar la afinidad de funciones que desarrolla cada

órgano con su nomenclatura.

•Determinar si la nomenclatura del órgano, identifica las

funciones que desempeña.

Análisis Procedimental (procedimientos, procesos):

•Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla

cada órgano de la unidad administrativa en estudio.

Contenido

•Identificar el proceso general del área en estudio, de

acuerdo a su nivel jerárquico.

•Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral,

continua, de traslape o de corte.

•Determinar si el proceso corresponde a la función o

funciones descritas.

Análisis de Relaciones (formas de comunicación y

coordinación):

•Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación,

que guardan los órganos de la unidad administrativa en

estudio.

•Definir las relaciones que corresponden a cada órgano.

Contenido

•Establecer la normatividad de las relaciones.

•Determinar la correspondencia de las relaciones de cada

órgano, con las funciones que desempeñan y su nivel

jerárquico.

•Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las

relaciones por órgano.

Análisis de Facultades (derecho para hacer algo y su

responsabilidad):

•Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos

concedidos para hacer algo.

•Definir las facultades de cada órgano.

•Determinar que facultades están normadas.

Contenido

•Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas

facultades.

•Definir si las facultades corresponden a las funciones que

desarrolla cada órgano y a su nivel jerárquico.

•Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades

delegadas.

Análisis Organizacional o Administrativo

Es la fase del diagnóstico administrativo que sirve para

comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos

establecidos, a efecto de relacionar los puntos que afectan

negativamente a la dependencia o unidad administrativa.

•Se confrontan los hechos determinados (conocidos como

resultado del estudio), con los parámetros organizacionales

establecidos al inicio del estudio, y los parámetros lógicos

de las técnicas administrativas.

Actividades a desarrollar:

•Verificar el tramo de control de cada órgano.

•Analizar la cadena de mando de la dependencia.

•Determinar los niveles jerárquicos establecidos.

•Estudiar los criterios de organización.

•Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las

funciones desarrolladas.

Actividades a desarrollar

•Determinar la correspondencia funcional.

•La correspondencia entre objetivos.

•Analizar la continuidad de los procesos.

•Relacionar la correspondencia de los procesos respecto de

las funciones.

•Determinar la correspondencia entre las relaciones y la

naturaleza de los órganos.

•Comprobar la normativización de las relaciones.

Actividades a desarrollar:

•Analizar la correspondencia de las relaciones con los

niveles jerárquicos.

•Analizar la duplicidad de relaciones.

•Indicar las causas de la omisión de relaciones.

•Indicar la correspondencia de facultades con el nivel

jerárquico.

•Estudiar la normativización de las facultades.

Presentación del Diagnóstico

Para exponer lo estudiado del área o unidad

administrativa, se debe presentar un informe,

donde se detallarán de forma narrativa los aspectos

derivados del análisis efectuado.

En el documento debe señalarse que servirá como base para

desarrollar las acciones correctivas ( si las hubiese), dentro

de la evolución permanente que debe existir en toda

organización.

Guía para la presentación del Informe

Secuencia:

1. Listar los juicios de los hechos detectados.

2. Ordenar los juicios por la naturaleza de loselementos.

3. Redactar por unidad, las incidencias administrativas

que lo afectan.

4. Redactar en forma secuencial, las incidencias que

afectan el funcionamiento integral de la dependencia en

estudio.

5. Presentar alternativas de solución, en recomendaciones

en recomendaciones factibles para mejorar las incidencias

encontradas.

6. Relacionar las recomendaciones por elemento.

7. Elaborar el documento de informe, en el que integren los

puntos anteriores en la siguiente estructura.

Contenidos del Informe

•Antecedentes

•Objetivo (s) del estudio.

•Metodología empleada.

•Metodología empleada.

•Descripción de la situación actual, por elemento analizado.

•Observaciones

•Conclusiones

•Recomendaciones.

Al realizar el trabajo de diagnóstico debe tomarse en

cuenta lo siguiente:

•Trabajo en Equipo:

•Origen y relevancia de la información

•Análisis y conclusiones