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PRESUPUESTOS EMPRESARIALES
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INTRODUCCIÓN:
El objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen
coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde
las perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que
permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base
conceptual como guía.
La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán al lector ir de lo
general a lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los
presupuestos.
En una época de cambios en la gerencia moderna, la toma de decisiones exige
presión y rapidez, y por lo tanto el factor de predicción y control de los
presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramienta
administrativa, es por este propósito que nace este trabajo de investigación el cual
versa en el estudio de una orientación más específica del conocimiento de la
elaboración y manejo de los diferentes tipos de presupuestos dentro del entorno
empresarial para enfrentar los futuros retos de la administración actual.
El contenido de este trabajo da las generalidades y herramientas más comunes en
el proceso de planeación ya que los presupuestos nacen de esta etapa del
proceso administrativo, y ayudan a formular estrategias y políticas asociadas con
los diferentes pronósticos de la actualidad empresarial, ya que un presupuesto
puede ser aplicado a una entidad tanto pública como privada.
Esperamos que este proyecto sea de suma utilidad para todo aquel estudiante o
docente que le dé el uso más conveniente a sus necesidades.
RESUMEN
El presente trabajo debe ser agregado a la categoría ADMINISTRACIÓN,
CONTABILIDAD Y FINANZAS.
Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la Formulación de presupuestos
empresariales. Concepto de Presupuesto, Funciones del Presupuesto,
Importancia del presupuesto, Objetivos de la elaboración del Presupuesto,
Finalidades del Presupuesto, Principios de la Presupuestación, Motivos del
fracaso de la Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunos términos y
definiciones sobre Presupuestos.
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1. RESEÑA HISTORICA
Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de
planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del
siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del
reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.
Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo
bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el
sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que recibe en
nuestro idioma la denominación de presupuesto. En 1820 Francia adopta el
sistema en el sector gubernamental y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como
elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por
funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente
funcionamiento de las actividades gubernamentales.
Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector
privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en
materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios
para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación
determinado. En este período las industrias crecen con rapidez y se piensa en el
empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa privada
se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega
incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional La técnica siguió su continua
evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos.
Recuérdese, por ejemplo, que en 1928 la Westinghouse Company adoptó el
sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en
la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema “presupuesto
flexible”. Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos
de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el
tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la
evaluación amplios de los costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control
Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.
En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el
presupuesto por programas y actividades.
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En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un
sistema de planificación por programas y presupuestos.
En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto
e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como
“planeación por programas y presupuestos”.
El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas
modernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo
de efectivo.
2. DEFINICION DE PRESUPUESTO
Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de
cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con
éxito) un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso
gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar
planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación
financiera.
Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico
ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como
parte de un sistema total de administración que incluye:
Formulación y puesta en práctica de estrategias.
Sistemas de Planeación.
Sistemas Presupuestales.
Organización.
Sistemas de Producción y Mercadotecnia.
Sistemas de Información y Control.
Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse
como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un
proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre
la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos
están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aun cuando en su función de
control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los
resultados reales (pasados).
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Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por
costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso.
Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a
propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en
términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe
mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho
lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras
informaciones.
En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente
definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas
pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los
presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese paquete
limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los directivos y
gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio
es un factor crítico.
Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro
encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la
empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o está
basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los
directivos.
2.1 FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la
propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y
el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie
de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema
empresarial. Este tema se tratará en la siguiente sección, una vez que hayamos
considerado lo que la dirección espera de la actividad presupuestal.
De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:
Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
La capacidad para pretender el desempeño.
El soporte para la asignación de recursos.
La capacidad para controlar el desempeño real en curso.
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Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.
Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.
Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de
aprendizaje.
Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del
presupuesto anual.
2.2 LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los
bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los
acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes
pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su
tiempo “apagando fuegos”, en vez de conducir a la empresa como es debido.
Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más
éxito son, entre otras, son las siguientes:
La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos
se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.
La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La
dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.
La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los
presupuestos en el proceso administrativo.
El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida
dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los
presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una
empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones.
La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.
2.3 IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la
incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en
el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores
serán los riesgos por asumir.
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Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor
será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los
factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio.
Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo
macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes
fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.
El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al
reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en
virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y
financieros de la empresa.
3. Concepto presupuesto
El presupuesto constituye una previsión de gastos e ingresos a gestionar durante
un período de tiempo determinado, al que se denomina ejercicio presupuestario.
Recoge un conjunto ordenado de decisiones financieras, sobre la asignación de
los gastos para el cumplimiento de diversos fines y los ingresos con que
financiarlos, dando respuesta a una serie de cuestiones:
¿Qué fines se prevén?
¿De qué modo se van a alcanzar?
¿Qué recursos van a ser necesarios?
¿Cómo se van a financiar?
Sin embargo, los presupuestos públicos a diferencia de los del sector privado, se
pueden contemplar desde tres puntos de vista integrados:
Económico
Político
Jurídico
Asimismo, en la actualidad se considera como un instrumento de gerencia pública.
4. ¿Qué es un presupuesto?
Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una
actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado
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tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro
de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de
desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se
formulan por término de un año.
5. Características de los presupuestos
Según Cristóbal del Río González las características del presupuesto de pueden
analizar desde diferentes tipos de vista dependiendo de:
a) Su formulación. Desde su formulación encontramos las siguientes
características: Adaptabilidad a la entidad y planeación, coordinación y
control de funciones:
Adaptabilidad a la Entidad. El presupuesto debe de ser entablado
buscando la función directa de acuerdo a las características de la
empresa, por lo tanto deben ajustarse a sus necesidades para la
organización que se están formulando.
Planeación, coordinación, y control de funciones: Las compañías
deben planear perfectamente todas sus actividades, para poder
coordinar sus presupuestos y determinar el control de sus funciones,
entonces es necesario realizarlos para lograr los objetivos
financieros planteados.
b) De presentación. Es la manera en que se exhibe el presupuesto, es
importante conocer la forma en que debe presentarse el presupuesto.
Dentro de estas características encontramos.
De acuerdo a las normas contables y económicas: Deben de contar
con los requisitos mínimos de las normas contables y económicas
como por ejemplo el periodo o el ciclo económico entre
otros. Corresponde también la observación de la estructuración
contable, para efectos de la comparación.
c) De aplicación. Se elaboran dependiendo de su aplicación en la realidad,
dentro de este se encuentra:
Elasticidad y criterio: Que depende de la realidad del mercado, de la
presión de las organizaciones de la competencia, lo que obliga a los
dirigentes a efectuar cambios en sus planes, por lo tanto los
presupuestos deben de ser aplicados con elasticidad y criterio.
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Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa
debe desarrollar en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar
el cumplimiento de las metas previstas
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha
de la empresa en forma integral.
7. FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
8. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de
prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.
Ver el cuadro sinóptico siguiente:
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8.1 SEGÚN SU FLEXIBILIDAD
8.1.1 RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado
éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De
este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento
económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la
empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que
tradicionalmente utilizaba el sector público.
8.1.2 FLEXIBLES O VARIABLES
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y
pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento.
Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones
manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la
presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y
ventas.
8.2 SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN
8.2.1 A CORTO PLAZO
Clasificación
del Presupuesto
Según la Flexibilidad.
Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados
Flexibles o Variables.
Según el período que cubran
A Corto Plazo.
A Largo plazo.
Según el campo de aplicabilidad en la empresa
De Operación o Económicos.
Financieros (tesorería y capital).
Según el sector en el cual se utilicen
Público.
Privado.
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Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones
de un año.
8.2.2 A LARGO PLAZO
En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes
empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento
consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada
país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en
consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de
infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad
social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización
del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los
mercados internacionales.
8.3 SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
8.3.1 DE OPERACIÓN O ECONÓMICOS
Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al
cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y
ganancias proyectadas. Entre éstos podrían incluirse:
Ventas.
Producción.
Compras.
Uso de Materiales.
Mano de Obra.
Gastos Operacionales.
8.3.2 FINANCIEROS (tesorería y capital)
Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el
balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital
también conocido como de erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de
fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También
se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas
transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la
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salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas,
amortización u otros.
Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes
inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones
particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de
edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar
alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos
requeridos y su disponibilidad de tiempo.
8.4 SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN
8.4.1 PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO
Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la
operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos
y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan
variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones
del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión
de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés
social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.
8.4.2 PRESUPUESTOS DEL SECTOR PÚBLICO
Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las
actividades empresariales.
9. Otros tipos de presupuesto.
a. Por su contenido:
Principales: estos presupuestos son una especie de resumen, en el
que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos
de la empresa.
Auxiliares: son aquellos que muestran en forma analítica las
operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran
la organización de la empresa.
b. Por la técnica de valuación:
Estimados: son los presupuestos que se formulan sobre bases
empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre
experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o
menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
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Estándar: son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas
o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las
posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las
anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
c. Por su reflejo en los estados financieros
De posición financiera: este tipo de presupuestos muestra la posición
estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se
cumplieran las predicciones. se presenta por medio de lo que se conoce
como posición financiera (balance general) presupuestada.
De resultados: que muestran las posibles utilidades a obtener en un
período futuro.
De costos: se preparan tomando como base los principios establecidos
en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las
erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o
cualquiera de sus partes.
d. Por las finalidades que pretende:
De promoción: se presentan en forma de proyecto financiero y de
expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y
egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.
De aplicación: normalmente se elaboran para solicitud de créditos.
Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos
con que cuenta, o habrá de contar la empresa.
De fusión: se emplean para determinar anticipadamente las
operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.
Por áreas y niveles de responsabilidad: Cuando se desea cuantificar
la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se
divide una compañía.
Por programas: este tipo de presupuestos los elaboran habitualmente
dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos,
instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los
objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades
concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los
programas a su cargo
10. PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION
10.1 Principios de Previsión
Son tres: 1) Predictibilidad, 2) Determinación cuantitativa y, 3) Objetivo.
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10.2 Principios de Planeación
Se destacan: 1) Previsión. 2) Coste habilidad, 3) Flexibilidad, 4) Unidad, 5)
Confianza, 6) Participación, 7) Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de
responsabilidad.
10.3 PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Son: 1) Orden y 2) Comunicación.
10.4 PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
Se destacan: 1) Autoridad y 2) Coordinación.
10.5 PRINCIPIOS DE CONTROL
Son: 1) Reconocimiento, 2) Excepción, 3) Normas y, 3) Conciencia de Costos.
11. Requisitos para un presupuesto
Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él
se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que
obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son:
11.1 Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el conocimiento amplio de
las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.
Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su
organización, y a sus necesidades; su contenido y forma, varían de una entidad a
otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable
el conocimiento amplio de las empresas, objetivo y necesidades en que se hayan
de aplicar.
11.2 Exposición del Plan o política.- El conocimiento del criterio de los directivos
de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del
presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e
instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y
coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución
del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en
cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.
11.3 Coordinación para la ejecución del plan o política.- Debe existir un
Director o Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos
los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de
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las diferentes actividades se hará elaborando un calendario en que se precisen las
fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información
necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La
responsabilidad del presupuesto recae sobre el Director o responsable, pero los
funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de
proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración.
11.4 Fijación del periodo Presupuestal.- Otro de los requisitos que debe
tomarse en cuenta es la determinación del lapso que comprenden las
estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos
factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa,
el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de
temporada etc.
Existen otros factores que influyen en la fijación del periodo
presupuestal dependiendo estas del momento en el que se elabora el
presupuesto, las características propias de la Empresa y también la situación del
país.
Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en
forma muy rigurosa, ya que este suele variar constantemente según sea la
estabilidad o instabilidad de las operaciones que se realicen. La practica más
aceptable sería la de estimar las operaciones de la Empresa por periodos de un
año, dividiendo estos en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses,
pueden también tomarse periodos de dos años o tres años.
Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los
resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los
mismos y hacer las correcciones necesarias.
En nuestro país se tiene las siguientes fechas de cierre:- Comerciales: inician en
enero y cierran el 31 de diciembre - Industriales: inician en abril y cierran el 31 de
Marzo del siguiente año- Agropecuarias: inician en julio y cierran en junio del
siguiente año.- Mineras: Inician en octubre y cierran en septiembre del siguiente
año.
11.5 Dirección y Vigilancia.- Una vez aprobado el plan, cada uno de los
departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les
correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a
poner en práctica dichos planes; luego se hará un estudio minucioso de las
diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los
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predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesario,
modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen.
11.6 Apoyo Directivo.- La voluntad en la implantación de El Presupuesto por
parte de los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y
desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solo informativo sino que lo
convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado.
12. Ventajas del presupuesto
La elaboración de un presupuesto puede proporcionar las siguientes ventajas:
La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y
resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones
más acertadas.
Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de
acuerdo a un plan general coordinado.
Le posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente
anticipación permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva
adecuada.
Ayuda al manejo financiero de la Empresa.
Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.
Hace participar en las tareas de programación y dirección a una mayor
cantidad de responsables impulsándoles a actuar de manera eficaz en la
corrección de planes que son suyos.
Facilita el control administrativo.
Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su
creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la misma.
Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también
responsabilidad financiera.
Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables
13. Desventajas y limitaciones del presupuesto
En este aspecto se puede mencionar lo siguiente:
Los datos incluidos en los presupuestos están basados en
estimaciones o pronósticos, es decir, se debe considerar la
posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al
analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados.
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Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para
su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos
básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y experiencia
acumulada tiene un papel preponderante.
La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el
control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la
empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna
manera sino que es su mejor auxiliar.
Toma tiempo y costo su preparación.
No se debe esperar resultados demasiado pronto.
Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la
empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.
Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del
presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada
y oportuna.
En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace
que el presupuesto sea solo un documento de simple estimación y
no de aplicación y control.
14. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus
actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de
apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el
logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que
deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan
al plan de operaciones.
La presupuestación puede fracasar por diversas razones:
Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros
demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las
causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de
cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel
en el logro de las metas.
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Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos
de la organización.
Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan
resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para
el logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando se tiene la “ilusión del control” es decir, que los directivos se
confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de
actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
Cuando no se siguen las políticas de la organización.
15. TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS: Existen, principalmente, dos técnicas
presupuestarias: Los Presupuestos Incrementales y los Presupuestos de Base
Cero En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos
reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación
del próximo año. En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se
utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a
partir de cero con las actividades propuestas para el año.
16. CALENDARIO PRESUPUESTAL
Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el control
(evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser diario,
semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
17. ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las
atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar
sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan
orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada
fase sobre la marcha
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18. DEFINICIÓN DE TERMINOS
OBJETIVOS: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos
de la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
POLÍTICAS: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento
hacia el futuro.
PLANES: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.
ESTRATEGIA: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada
situación.
PROGRAMA: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan
los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros,
estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.
EJECUTAR: Colocar en marcha los planes.
CONTROLAR: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye
la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a
variaciones y causas de las mismas.
PREVER: Determinar de manera anticipada lo que va a producir.
19. CONCLUSIONES
El presupuesto debe ser objeto de adaptación constante, siendo un medio
de evaluación, proporcionando las pautas de posibles deficiencias así como
señalando los objetivos que se persiguen con el mismo.
El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo a la actividad de
planificación, contribuyendo a que la misma sea más objetiva.
El establecimiento de la coordinación de todas las actividades para lograr
dicho plan.
Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
Establecer un control para analizar su relación con los objetivos
establecidos.
La elaboración de presupuestos cada vez es más importante y se
encuentran en todas partes.
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Conocer los principales conceptos asociados a los presupuestos que le
serán de mucha utilidad para elaborar predicciones de sus ventas,
recursos, producción, finanzas, tiempo, optimización y cualquier otra
actividad asociada con el ciclo normal de la empresa.
Definir claramente el concepto de presupuestos, la utilidad y su importancia,
así mismo identificar los diversos tipos de presupuestos que existen, estas
herramientas darán la pauta para una mejor aplicación de la teoría a la
práctica.
Comprender y valorar este tema como parte del proceso administrativo
dentro de la planificación, como un útil instrumento para predecir el rumbo
de la empresa en base a supuestos que le permitan abrir el camino al éxito
corporativo y empresarial.
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20. ANEXOS
MINI – GRÁFICO DE UN PRESUPUESTO
Gerencia:
Planea.
Organiza.
Integra.
DIAGNOSTICO INTERNO
FORTALEZAS Y BEBILIDADES
DIAGNOSTICO EXTERNO
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
VENTAS
COMPRAS
PRODUCCION
PERSONAL
FINANZAS
INVERSION
ECONOMIA
POLITICO
JURIDICO
TECNOLOGICO
DEMOGRAFICO
CULTURAL
ECOLOGIA
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PRESUPUESTO DE OPERACIONES INFORME DE RESULTADOS PROYECTADOS
EN MILLONES DE DOLARES
Proyectado Real Proyectado Real Proyectado Real Proyectado Real Proyectado Real
2001 2001 2002 2002 2003 2003 2004 2004 2005 2005
Unidades
Vendidas 3100 7250 5580 6000 6820
Precio de Venta $2.00 $2.00 $2.00 $2.00 $2.00
Ventas Totales $6,200 $14,500 $11,160 $12,000 $13,640
Costo Unitario. $1.20 $1.20 $1.20 $1.20 $1.20
Costo Total de
Venta. $3,720 $8,700 $6,696 $7,200 $8,184
Ganancia Bruta $2,428 $5,800 $4,464 $4,800 $5,456
Costos Fijos $1,925 $1,925 $1,925 $1,925 $1,925
Ganancia (Pérdida) antes
de Impuestos
($427) $1,700 $865 $1,075 $1,485
Impuestos (25%)
----- $425 $216 $269 $371
Ganancia
Pérdida Neta ($427) $1275 $649 $806 $1,114
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BIBLIOGRAFIA
PRESUPUESTOS
Jorge E. Burbano Ruiz & Alberto Ortiz Gómez, Editorial McGraw Hill, segunda edición,
Elaborado en Colombia, esta edición contiene 376 Págs.
MANUAL DE PRESUPUESTOS
H.W Allen Sweeny & Robert Rachlin. Editorial McGraw Hill, primera edición, Elaborado en
México, esta edición contiene 884 Págs.
BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de
Planeación y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda Edición.
NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS. Financial analysis to guide
capital expenditure decisions. Research Report 43. New York. 1967.
SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teoría y aplicaciones.
Universidad Distrital. Bogotá. 1989.
LOS AUTORES
Trabajo enviado por: ARVEY LOZANO
MARIBEL BASTOS
LUIS GONZAGA GIRALDO
MARIA DEL ROSARIO LOZANO
Estudiantes de 9° Semestre de Administración de Empresas con Énfasis en
Economía Solidaria. Fundación Universitaria Luis Amigó Sede Regional
Palmira Colombia.
Como Proyecto para optar por el título de Administradores de Empresas,
estamos creando y organizando GESTION SIGLO XXI E.A.T. Organización que
se especializará en la asesoría para creación de empresas.
http://www.monografias.com/trabajos93/sobre-presupuestos/sobre-
presupuestos.shtml#ixzz3Evqbufxe
http://www.monografias.com/trabajos89/los-presupuestos/los-
presupuestos.shtml#ixzz3Evv7HbyA
http://www.monografias.com/trabajos90/presupuestos-ventajas/presupuestos-ventajas.shtml#ixzz3Ew0lTQ9D