lib rode no min as 2011

Primera edicin Febrero de 2002 Dcima edicin Enero de 2011

Derechos reservados conforme a la Ley, por el Autor y por la Empresa Editorial. EDICIONES FISCALES ISEF, S.A. Av. Del Taller No. 82 P .A. Col. Trnsito, Deleg. Cuauhtmoc C.P .06820, Mxico, D.F. Tel. conmutador: (55) 50-96-5100 Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin autorizacin escrita del Autor o de esta Empresa Editorial. Nmero de Registro de la CANIEM 564.

ISBN-978-607-406-280-9

CONTIENE INFORMACION PUBLICADA EN EL D.O.F. HASTA EL 31 DE ENERO DE 2011. LOS COMENTARIOS Y EJEMPLOS EXPUESTOS EN ESTA OBRA SON RESPONSABILIDAD DEL AUTOR.

IMPRESO EN MEXICO PRINTED IN MEXICO

DEDICATORIAA mi esposa C.P Elizabeth Galindo Alvarado de Orozco . Ejemplo de tenacidad y superacin A mis hijas Claudia Elizabeth Anglica Beatriz Diana Leticia Mis principales motivaciones en la vida

PROLOGO INTRODUCCION ABREVIATURAS CAPITULO 1. GENERALIDADES 1.1. Concepto de nmina. 1.2. Tipos de nmina. 1.3. Entorno del proceso de nmina. 1.4. El proceso de nmina: dnde empieza y dnde termina. 1.5. Procedimiento administrativo para elaborarla. 1.6. A quines se debe incluir en la nmina.

INDICE

25 25 26 27 28 29 31 34 35 38 45 45 47 49 50 51

CAPITULO 2. DATOS DE LA EMPRESA 2.1. Informacin bsica. 2.2. Necesidad de polticas de pago, descuentos y prestaciones. 2.3. Obligaciones legales y scales. 2.4. Ejemplos de calendarios de pago. CAPITULO 3. DATOS DE LOS EMPLEADOS 3.1. Informacin bsica. 3.1.1. Datos de identicacin. 3.1.2. Datos de ubicacin. 3.1.3. Datos para pago. 3.1.4. Fechas. 3.1.5. Otros. CAPITULO 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. CONCEPTOS DE PAGO, DE DESCUENTO, DE BASES, DE PROVISIONES Y OTROS Informacin bsica. Importancia de la prioridad de clculo. Importancia de su contabilizacin. Catlogo de conceptos. 4.4.1. Importancia del catlogo de conceptos. 4.4.2. Estructura y clasicacin. 4.4.3. Catlogo base.

53 55 56 57 57 57 59 67

CAPITULO 5. SALARIO DIARIO INTEGRADO (SDI) 5.1. Integracin salarial.

5.2.

5.3. 5.4. 5.5. 5.6.

5.7. 5.8.

5.1.1. Integracin para Infonavit. 5.1.2. Integracin para seguro social. Salario diario integrado (SDI). 5.2.1. Clculo de factores de la parte ja del salario. 5.2.2. Clculo de la parte variable del salario. Salario base de cotizacin (SBC). Topes a salario base de cotizacin. Ejemplos de clculo del salario diario integrado. Avisos de alta, baja y cambio (ABC) ante el SS. 5.6.1. Formularios impresos autorizados. 5.6.2. Sistema DISPMAG. 5.6.3. Sistema IMSS desde su empresa (directo con el IMSS). 5.6.4. Sistema IMSS desde su empresa (va internet). 5.6.5. Certicacin digital. Aumentos de sueldo: individuales, masivos y retroactivos. Archivos histricos. POLITICAS DE PAGO, DESCUENTO Y PRESTACIONES Sueldos y salarios. Vacaciones. Prima de vacaciones. Aguinaldo o graticacin. Faltas. Incapacidades. Provisin para pago de vacaciones y prima vacacional. Provisin para pago de aguinaldos o graticaciones. Tiempo extra. Fondo y caja de ahorro. Participacin de los trabajadores en las utilidades (PTU). Jubilaciones, pensiones y haberes de retiro. Comisiones. Suplencias y derramas. Da festivo trabajado. Da de descanso trabajado. Prima dominical. Incentivos por asistencia y puntualidad. Viticos y otros similares. Compensaciones y otros similares. Pagos de previsin social.

67 68 69 69 71 71 71 72 74 76 80 84 90 91 92 93

CAPITULO 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.18. 6.19. 6.20. 6.21.

95 99 102 104 106 109 111 113 115 122 131 133 142 143 144 144 145 146 148 151 154

6.22. 6.23. 6.24. 6.25. 6.26. 6.27. 6.28. 6.29. 6.30. 6.31. 6.32.

Ingresos por adquisicin de ttulos valor. Honorarios asimilables. Pensin alimenticia. Descuentos sindicales. Descuento Fonacot. Descuento prstamos de Infonavit. Descuentos por prstamos a terceros. Descuentos por daos a empresa. Descuentos por prstamos y anticipos de empresa. Prstamo por sobregiro. Ajuste por redondeo.

172 174 180 181 182 182 186 188 189 190 191 193 194 194 198 199 199 200 201 203 203 203 208 210 213 219 220 221 222 223 227 227 228 229 230 230

CAPITULO 7. FINIQUITOS Y LIQUIDACIONES 7.1. Finiquitos. 7.2. Liquidaciones. 7.2.1. Integracin del salario para efectos de liquidacin. 7.2.2. Graticacin por separacin. 7.2.3. Salarios cados. 7.2.4. Indemnizacin 3 meses. 7.2.5. Indemnizacin 20 das por ao. 7.2.6. Prima de antigedad. 7.2.7. Comentarios nales sobre liquidaciones. 7.2.8. Indemnizacin exenta. 7.3. Clculo del ISR anual en liquidaciones. CAPITULO 8. PROVISION IMPUESTO SOBRE NOMINAS 8.1. Fundamentos legales. 8.2. Integracin de la base. 8.3. Exenciones y reducciones del impuesto. CAPITULO 9. CUOTAS OBRERO PATRONALES SS 9.1. Fundamentacin. 9.2. Cuotas por ramo de riesgo. 9.3. Base mxima de cotizacin. 9.4. Topes y das base de cotizacin. 9.5. Clculo de las cuotas. 9.6. Cuotas obreras SS. 9.7. Cuotas patronales SS. 9.8. Provisin aportaciones Infonavit. 9.9. Cuotas obreras pagadas por la empresa. 9.10. Percepciones excedentes a topes legales SS. 9.10.1. Base percepciones jas SS.

9.10.2. Base percepciones variables SS. 9.10.3. Clculo de percepciones excedentes a topes legales. 9.11. Presentacin y pago de las determinaciones. CAPITULO 10. IMPUESTO SOBRE LA RENTA 10.1. Antecedentes. 10.1.1. Fundamentacin. 10.1.2. Reformas de los ltimos aos. 10.2. Determinacin del ingreso gravable. 10.2.1. Ingreso gravable en percepciones normales. 10.2.1.1. Base percepciones gravables ISR. 10.2.1.2. Base percepciones exentas ISR. 10.2.2. Ingreso gravable en percepciones peridicas de jubilacin. 10.2.3. Ingreso gravable en pago nico de jubilacin. 10.2.4. Ingreso gravable en pagos al trmino de la relacin laboral. 10.3. Reglamentacin del clculo de los pagos provisionales. 10.3.1. Pagos provisionales en percepciones normales. 10.3.2. Pagos provisionales en percepciones peridicas de jubilacin. 10.3.3. Pago provisional en pago nico de jubilacin. 10.3.4. Pago provisional en pagos al trmino de la relacin laboral. 10.4. Reglamentacin del clculo del impuesto anual 10.4.1. Constancias de percepciones e impuestos retenidos recibidas de otras empresas 10.4.2. Casos en que no se hace clculo del impuesto anual 10.4.3. Clculo del impuesto anual 10.4.4. Ejemplo del clculo anual 10.4.5. Ejemplos de resultados del clculo por el ajuste anual. 10.5. Consideracin de los sueldos y salarios y de las aportaciones de seguridad social en la Ley del Impuesto Empresarial a Tasa Unica (LIETU). 10.6. Obligaciones de los contribuyentes. 10.7. Obligaciones de los patrones. 10.8. Un camino diferente: clculo del pago provisional mensualizando o anualizando la percepcin. 10.9. Tarifas y tablas ISR y de subsidio para el empleo. 10.10. Comentarios en relacin con el diseo de las tarifas. 10.11. Del fomento al primer empleo.

231 233 240 243 243 245 247 248 248 250 252 252 252 253 253 261 261 263 264 265 265 267 272 272 273 276 277 284 287 292 294

CAPITULO 11. RESUMEN DE INTEGRACION DE LAS BASES DE ACUMULACION CAPITULO 12. INFORMACION ACUMULADA DE CONCEPTOS 12.1. Informacin que se debe guardar. 12.2. Plazo para guardar la informacin. 12.3. Traspaso de un empleado de una nmina a otra. 12.4. Integridad de estos acumulados. CAPITULO 13. CONTABILIZACION DE LA NOMINA 13.1. Generalidades. 13.2. Catlogo de cuentas. 13.3. Las llaves contables y su uso. 13.4. Gua contabilizadora. 13.5. Ejemplo de plizas de diario. CAPITULO 14. CONTROL DE VACACIONES 14.1. Estados de cuenta. 14.2. Reporte de vacaciones pendientes. 14.3. Reporte de programacin de vacaciones pendientes. 14.4. Constancia de disfrute de vacaciones. 14.5. Cdula de pasivo de vacaciones. CAPITULO 15. CONTROL DE CAJA Y FONDO DE AHORRO 15.1. Estados de cuenta. 15.2. Autorizacin de prstamos. 15.3. Reparto de intereses. 15.4. Reporte de control de adeudos. CAPITULO 16. CONTROL DE ADEUDOS 16.1. Estados de cuenta. 16.2. Autorizacin de prstamos. 16.3. Reporte de control de adeudos. CAPITULO 17. SISTEMA UNICO DE AUTODETERMINACION (SUA) 17.1. Qu es el SUA? 17.2. Mantenimiento a datos del patrn. 17.3. Mantenimiento a datos del trabajador. 17.4. Mantenimiento de datos aliatorios. 17.5. Mantenimiento de movimientos e incidencias. 17.6. Clculos del sistema. 17.7. Reportes. 17.8. Proceso de confronta.

303 309 310 310 310 311 312 314 317 328 331 334 336 338 340 343 350 351 352 353 356 357

359 362 363 363 364 364 365 366

17.9. Determinacin de la prima de riesgo de trabajo. 17.10. Grcas. 17.11. Utileras. CAPITULO 18. INFORMACION A TERCEROS 18.1. Por pago de nmina a travs de instituciones bancarias. 18.2. Por pago de prestaciones con vales. 18.3. Por administracin del fondo de ahorro en una institucin bancaria. CAPITULO 19. PARTICIPACION DE UTILIDADES A LOS TRABAJADORES 19.1. Fundamentacin. 19.2. Determinacin del porcentaje de la participacin. 19.3. Determinacin del importe de la participacin. 19.4. Derechos de los trabajadores para objetar las cifras de las declaraciones. 19.5. Forma de distribuir la participacin. 19.6. Determinacin de das y salario base. 19.7. Normas adicionales para la distribucin de la participacin. 19.8. En qu momento debe pagarse. 19.9. Comisin de representantes de los trabajadores y del patrn. 19.10. Empresas exceptuadas del reparto. 19.11. Ejemplo de cdula del trabajo para el reparto. 19.12. Retenciones permitidas sobre los pagos de PTU. 19.13. Otras consideraciones. CAPITULO 20. CALCULO DE LA PRIMA DE RIESGO DE TRABAJO 20.1. Fundamentacin. 20.2. Autodeterminacin de la prima de riesgo. 20.3. Frmula para clculo de la prima de riesgo. 20.4. Clculo de das cotizados. 20.5 Determinacin de los casos de riesgo de trabajo a considerar. 20.6. Incapacidades permanentes, parciales y totales y defunciones. 20.7. Ejemplo del clculo. 20.8. Declaracin anual ante el IMSS. CAPITULO 21. REPORTES 21.1. Tarjetas para reloj checador. 21.2. Credenciales. 21.3. Krdex. 21.4. Pre-nmina para codicacin. 21.5. Nmina de pago.

366 367 367 369 370 372

375 375 375 377 378 378 379 380 380 381 383 383 384

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21.6. Recibos de pago. 21.6.1. Recibos de nmina normal. 21.6.2. Recibos de nmina de graticaciones. 21.6.3. Recibos de nmina de despensa. 21.6.4. Recibos de nmina de PTU. 21.6.5. Recibos de nmina de devolucin del fondo de ahorro. 21.6.6. Recibos de nmina de niquito y/o liquidacin. 21.7. Resumen por departamento. 21.8. Resumen por concepto. 21.9. Resumen por forma de pago. 21.10. Pliza de diario de nmina. 21.11. Pliza de diario de provisiones. 21.12. Catlogos de empleados. 21.13. Histrico de sueldos. 21.14. Catlogo de conceptos. 21.15. Reporte de acumulados. CAPITULO 22. DECLARACIONES ANUALES Y CONSTANCIA DE PERCEPCIONES E IMPUESTOS RETENIDOS BIBLIOGRAFIA INVITACION

401 404 405 406 407 408 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419

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PROLOGO A LA PRIMERA EDICIONHace treinta aos, cuando empec a estudiar la Ley del Impuesto Sobre la Renta, uno de los aspectos que ms me gustaron fue precisamente lo referente a sueldos y salarios. No era mi actividad principal, pero apoyaba a otras personas en lo referente a la interpretacin y aplicacin de la misma en lo relacionado con la nmina. No ramos muchas las personas que nos dedicbamos a esto, no era cosa fcil la aplicacin de la Ley. Se tena que recurrir a mltiples ejemplos numricos y cuando creamos haber entendido, nos cambiaban la Ley! Adems, no era suciente el estudiar la Ley del ISR, era necesario estudiar y entender tambin la Ley del Seguro Social y nuevamente, recurrir a muchos ejemplos. Y lo mismo suceda con la Ley del Infonavit, la del Impuesto sobre Nminas y desde luego, la Ley Federal del Trabajo, adems de la interpretacin y aplicacin del Contrato Colectivo y el Reglamento Interior de Trabajo. Pero pronto entend una cosa, este tema que para la mayora de las personas era difcil, resultaba fcil si se estudiaba seriamente. Y esto sigue siendo vlido: el tema de nmina no es difcil cuando se estudia detenidamente. An nos siguen cambiando las leyes en mi opinin con demasiada frecuencia, principalmente la Ley del ISR y casi siempre los cambios son como una reaccin de la SHCP a la actitud de los contribuyentes que siempre buscan pagar menos impuesto, muy pocas veces buscando una verdadera simplicacin administrativa. Analizar los cambios requiere trabajo. Sin embargo, cuando se han estudiado y aplicado las leyes anteriores a esos cambios, todo se simplica. Es ms fcil entender y cumplir las nuevas disposiciones. Aplicar correctamente las leyes parecera no tener mayor problema, sin embargo, la prctica profesional que he tenido en los ltimos aos prestando mis servicios, primero como Director de Consultora y como Director de Ventas en un despacho especializado en Sistemas de Nmina, despus como Director de Ventas en una empresa de servicios ASP que proporciona el servicio de nmina y en los ltimos aos a travs de las consultas de mis apreciables lectores, me han permitido asomarme a los problemas de una gran cantidad de empresas de diferentes caractersticas, diferentes giros, diferentes condiciones de operacin y diferente tamao en cuanto a nmero de empleados; y he encontrado que el denominador comn a esa gran cantidad de problemas, es la falta de capacitacin integral de las personas que intervienen en el proceso administrativo de la nmina. Capacitarse y mantenerse actualizado en las diferentes leyes que hemos mencionado y atender el trabajo cotidiano, que regularmente es muy pesado y absorbente, no es una tarea fcil; se tiene que recurrir a una gran cantidad de informacin, la que regularmente es emitida atendiendo a una por una de las leyes; esto hace que sea muy problemtica y laboriosa la

capacitacin y el ver completo todo el panorama de la administracin de la nmina. Y esta falta de capacitacin integral no es privativa del personal que ya est trabajando, sino tambin alcanza a los estudiantes de las diversas carreras que tienen relacin con este tema. Sus programas de estudio estn estructurados por leyes, no por temas como el que nos ocupa. Estas son las razones por lo que la nmina ha sido siempre un tema para especialistas: el especialista en el tema laboral, el especialista en el tema de impuestos, el especialista en el tema de computacin, etc. y es por eso que siempre encontramos literatura de uno y otro aspecto, pero por separado. Por eso me ha parecido interesante conjuntar la experiencia de todos estos aos para hacer este Estudio Integral de la Nmina. Al reunir mis conocimientos sobre el tema en un solo libro, deseo ayudar a todos los interesados en l a conocerlo ms profundamente, a estudiarlo, a analizarlo, a discutirlo y nalmente a enriquecerlo. Y aqu est. Espero, sinceramente, que logre estos propsitos.

PROLOGO A LA PRESENTE EDICIONA diez aos de haber escrito la primera edicin de este libro, puedo decir que el interactuar con mis lectores ha sido una experiencia muy enriquecedora y en la que yo he sido el principal beneciario. Los comentarios que he recibido a travs de los correos electrnicos y en forma personal, han venido a conrmar las premisas que me llevaron a escribir este libro: El denominador comn en la gran cantidad de problemas en el tema de la nmina que enfrentan las empresas es la falta de capacitacin de las personas que intervienen en el proceso administrativo Los constantes y errticos cambios a nuestras leyes, principalmente la Ley del Impuesto Sobre la Renta, obligan a un anlisis muy profundo de las reformas publicadas para su correcta y oportuna aplicacin. El poder judicial de la federacin y las diferentes instancias de gobierno, han emitido una gran cantidad de acuerdos, decretos, tesis, resoluciones y jurisprudencia para tratar de aclarar las dudas y para ayudar a interpretar correctamente las diferentes leyes. Capacitarse, mantenerse actualizado en las diferentes disposiciones que rigen la materia y atender el trabajo cotidiano resulta una tarea agobiante. Por todo esto, reitero mi compromiso de mantener actualizado este ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA con las modicaciones a las leyes y con los comentarios de mis lectores que enriquezcan el contenido del mismo, para que este libro siga siendo una fuente de estudio y consulta.

INTRODUCCIONEl tema de nmina es muy extenso, pero deseo mostrar el panorama general ms comn en la mayora de las empresas en Mxico, conjuntando experiencias reales con el estudio de las leyes que afectan a la nmina, y slo en cuanto a lo que afecta este tema. No deseo analizar la validez jurdica de las normas que afectan a la administracin de la nmina o sus relaciones entre s, sino slo hablar de mi interpretacin de dichos preceptos. La Ley Federal del Trabajo, que en los ltimos aos ha sido tan criticada y que seguramente pronto veremos modicada, ha prevalecido en el tiempo no slo por la fuerza que representan las organizaciones laborales que se oponen a su modicacin, seguramente por temor a perder muchos logros que han obtenido a travs de los aos, sino porque regula aspectos que necesariamente tenan que ser regulados. Esta Ley, que data del 1o. de mayo de 1970, aunque ha sido constantemente modicada, ha quedado obsoleta, desactualizada, muy lejos de la realidad de nuestro tiempo y de las nuevas formas de administrar la relacin laboral. Al haberse quedado estancada esta Ley, las leyes scales que norman aspectos laborales se le han adelantado y han seguido su propio camino: cada una dene lo que para ella se entiende como salario; o bien, la poca claridad o ambigedad que, para la poca actual, caracteriza a la Ley laboral, ha afectado y complicado las leyes scales que norman aspectos laborales. Pongamos dos ejemplos: Las despensas pagadas en efectivo o en vales. Para la Ley Federal del Trabajo debe integrar el salario base para clculo de indemnizaciones ya que para estos efectos el salario se integra con ... prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestacin que se entregue al trabajador por su trabajo; para la Ley del Seguro Social forma parte del salario diario integrado, base de cotizacin, slo si rebasa el 40% de un salario mnimo general; igual criterio prevalece para la Ley del Infonavit; el Cdigo Financiero del Distrito Federal seala que si se cobra al empleado una cantidad (que puede ser cualquiera ya que no seala ninguna) no formar parte de la base para el Impuesto sobre Nminas y la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la trata junto con otras prestaciones de previsin social de naturaleza anloga para dejarla exenta. El tiempo extra doble. Seala el artculo 66 de la LFT: Podr tambin prolongarse la jornada de trabajo por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de tres horas diarias ni de tres veces en una semana. En primer lugar, quin respeta esta disposicin?, en segundo lugar, Esto es lo mismo que 9 horas a la semana?, qu sucede si el trabajador labora una hora diaria de lunes a sbado, excediendo de tres das a la semana pero sin pasar de 9 horas?, qu criterio se debe tomar para efectuar el pago?;

porque el artculo 68 dice que La prolongacin del tiempo extraordinario que exceda de nueve horas a la semana, obliga al patrn a pagar al trabajador el tiempo excedente con un doscientos por ciento ms del salario que corresponda a las horas de la jornada. Este artculo establece adems que los trabajadores no estn obligados a prestar sus servicios por un tiempo mayor del permitido en este captulo, cul es el tiempo permitido?, qu pasa con las horas de los das jueves, viernes y sbado, en el ejemplo planteado? A esto agregamos que para la Ley del Seguro Social, artculo 27 ... Se excluyen como integrantes del salario base de cotizacin, dada su naturaleza, los siguientes conceptos: ... IX. El tiempo extraordinario dentro de los mrgenes sealados en la Ley Federal del Trabajo, exactamente a cul tiempo extra o a qu mrgenes se reere? Y la Ley del Impuesto Sobre la Renta, exenta de pago de impuesto (normalmente slo el 50%), el tiempo extra que no exceda el lmite previsto en la legislacin laboral..., cul es el lmite previsto en la legislacin laboral? La Ley Federal del Trabajo no puede ser tan ambigua ni tan poco clara y para su modicacin deben considerarse las dems leyes y, para estar en la poca, los usos y costumbres plasmados en los Contratos Colectivos de Trabajo y en los Reglamentos Interiores de Trabajo. Tarea ardua en esta poca de interesantes e intensos cambios en los procesos democrticos en los que hasta para ponerse de acuerdo en la hora es difcil y en los que se exige una total transparencia en la funcin pblica; pero slo as, la Ley Federal del Trabajo volver a ser rectora en materia laboral. Para el ao 2002, se promulg una nueva Ley del Impuesto Sobre la Renta, o mejor dicho, se promulgaron varios cambios a la antigua Ley que esencialmente sigui siendo la misma. Pero como en todos los cambios hubo algunas cosas que se complicaron y en algunos casos, hubo aumento de impuestos. Para el ao 2003, se modicaron o se reformaron algunos aspectos como previsin social, fondo de ahorro, crdito al salario, ajuste anual, tarifas y tablas y el impuesto sustitutivo de crdito al salario. Para el ao 2004, se deroga el impuesto sustitutivo de crdito al salario y se publica el nuevo Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, el que incorpora algunos aspectos comprendidos en la Miscelnea Fiscal de 2003 y precisa algunas reglas en relacin con la previsin social y las aportaciones del fondo de ahorro. El CFDF se reforma afectando algunos aspectos del Impuesto sobre Nminas y el CFEM tambin tiene alguna modicacin. Los cambios de 2004 corrigen algunas cosas, destacando la derogacin del ISCAS que nunca debi existir, pero estos cambios no son sucientes y tampoco parece que stos se hayan pensado considerando las dems leyes involucradas ni las prcticas usuales en la administracin de la nmina, ni siquiera podramos pensar que se han hecho los cambios buscando una simplicacin administrativa. Para el ao de 2005 se promulgaron modicaciones que implicaban bsicamente dos cambios: En el primero se tipic un nuevo concepto de ingreso scal que he denominado ingresos por adquisicin de ttulos valor y que comento en el tema 6.22. En el segundo, se cambiaba la forma para el clculo del impuesto sobre la renta. Sin embargo, este segundo cambio se hizo con tan mala tcnica legislativa y con tan poco consenso, que no obstante que entrara en vigor hasta el 2006, provoc confusin, inseguridad jurdica y enfrentamientos entre los representantes de los trabajadores y el poder legislativo.

Para 2006, la reforma promulgada en el 2005 sobre sueldos y salarios y que provoc tanta discusin, fue derogada sin haber entrado en vigor. Sin lugar a dudas este tema distrajo la atencin de los legisladores quienes no impulsaron nuevas reformas inherentes a nuestro estudio y dejaron en el aire algunas situaciones de 2005 que tuvieron que subsanarse mediante decreto de facilidades administrativas. Para 2007, algunas de las reglas de la resolucin miscelnea que afectaban a la nmina, fueron incorporadas, con algunas adecuaciones, al Reglamento de la LISR; de entre estas reformas, las que afectan a previsin social han resultado muy importantes. El lmite para no estar obligado a la declaracin anual, se establece en $ 400,000.00 y los ltimos renglones de las tarifas tienen pequeas modicaciones, siendo el ms importante el del por ciento mximo para aplicarse sobre el excedente del lmite inferior anunciado desde el 2005 del 28%. Para 2008, cambia el procedimiento para calcular el impuesto sobre la renta para las personas fsicas, mediante la integracin del subsidio scal en una sola tarifa, es decir, se derogan los artculos 114 y 178 y se modican las tarifas de los artculos 113 y 177, aunque slo por esta integracin y no se ajustan de acuerdo a la inacin que en este ao alcanz el 10% desde la ltima actualizacin. El crdito al salario se sustituye por el subsidio para el empleo y se cambian todas las referencias por estas modicaciones. Pero la reforma ms importante, no era en la forma de calcular los impuestos sobre los sueldos y salarios, sino la forma en que stos seran considerados de aqu en adelante para calcular los impuestos a cargo de la empresa: la nueva Ley de Impuesto Empresarial a Tasa Unica (IETU), no consideraba deducibles a todas las prestaciones exentas. Afortunadamente, esto se corrigi el 31 de diciembre a travs de la Tercera Resolucin de Modicaciones a la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2007, en la regla 17.9. Para 2009, la SHCP decidi mantener la estructura scal vigente, misma que aporta seguridad jurdica para los contribuyentes, evita abrir espacios para evasin y elusin de los impuestos y disminuye los costos que se encuentran destinados a la observacin de las obligaciones, fomentando en conjunto una mayor cultura de cumplimiento scal. Expertos en materia agregaron que es necesario preservar la estructura y la fortaleza del sistema tributario que se encuentra vigente, as como analizar su evolucin y los efectos en los niveles de recaudacin y en el desarrollo econmico de nuestro pas. Lamentablemente, las tarifas de los artculos 113 y 177 que desde el ao anterior debieron actualizarse por inacin, permanecen sin cambio. Esto signica que para la SHCP la integracin que llev a cabo el ao ante, rior, equivale a la actualizacin que para ese ao debi hacerse. Para el ao de 2010, las tarifas del ISR no se actualizan por inacin como debera de ser pero si se incrementan para aumentar la recaudacin y compensar la baja en los ingresos petroleros, aunque en forma transitoria y para los aos de 2010 a 2013. Tambin se incrementa la tasa del Impuesto sobre Nminas para el DF y se ja en el 2.5% segn modicaciones al CFDF. Para el ao 2011, se mantiene la estructura scal vigente sin mayores cambios y se adicionan ttulos a los estmulos vigentes ordenndolos en captulos y se agrega el Captulo VIII Del Fomento Al Primer Empleo, y ya empezado el ao, se expide la Ley de Ayuda Alimentaria para los trabajadores. Ambas modicaciones, resultan poco claras en cuanto a su objetivo y nalidad, por decir lo menos. La del fomento al empleo seala tantos requisitos y plantea tantas dudas que difcilmente podr ser un estmulo verdadero al fomento del empleo y seguramente tendr poca aplicacin. La Ley de Ayuda Alimentaria hace evidente lo poco que los legisladores conocen la materia

laboral y scal ya que lo que la ley contiene no presenta prcticamente nada nuevo y hace que su nalidad se preste a oscuras interpretaciones. Sin embargo, tenemos que decir que esas son las leyes que tenemos y tenemos que usarlas, y usarlas lo mejor posible; y para ello, lo mejor es conocerlas y analizarlas conjunta y detenidamente. En todo caso, entre mejor las conozcamos, ms fcil ser analizar y conocer nuevas leyes que sustituyan a stas. Este libro trata todo lo relativo a las erogaciones de las empresas que son ingresos para los empleados o que estn basados en la informacin de stos. No trata otros aspectos de recursos humanos como seleccin, reclutamiento, capacitacin, seguridad e higiene, reglas de comportamiento, de funcionamiento o de operacin que contienen los Contratos Colectivos de Trabajo o los Reglamentos Interiores de Trabajo. Empiezo hablando en el captulo 1, lo que es la nmina y sus aspectos ms generales, sucientes para introducir al lector en el tema. En los captulos 2, 3 y 4 comento sobre la informacin bsica de la empresa, los empleados y los conceptos de pago y descuento, y de los datos necesarios para la presentacin de declaraciones y para manejar la nmina ms ecientemente. En el captulo 5 trato el difcil y delicado tema del salario diario integrado para efectos del seguro social, los avisos que hay que dar a este Instituto y las formas que tenemos que usar para hacerlo. En los captulos 6, 7, 8, 9 y 10 trato extensamente de las polticas de pago y descuento en las que se basa toda la actividad de la nmina durante la estancia del empleado en la empresa y al trmino de la relacin laboral, incluidos todos los aspectos de clculo de cuotas obrero patronales del seguro social e impuestos; y presento en el captulo 11 un resumen conceptual de integracin de las bases de acumulacin. En el captulo 12 hablo de la informacin, ya resumida, en conceptos de pago, descuento y auxiliares que nos han de servir para explotar la informacin procesada. En el captulo 13 trato de la contabilizacin de la nmina ya procesada. En los captulos 14, 15 y 16 expongo el control en estados de cuenta, de las vacaciones, el fondo de ahorro y de los diversos adeudos que suele tener el personal. En el captulo 17 platico sobre lo que es el SUA (Sistema de Unico de Autodeterminacin), su uso y su obligatoriedad. En el captulo 18 hablo de la informacin que debemos enviar a terceros como bancos y proveedores de vales. En el captulo 19 trato lo referente a la Participacin de los Empleados en las Utilidades de las Empresas, su forma correcta de calcularla y la importancia de su deducibilidad para las empresas con las nuevas reglas. En el captulo 20 explico la forma de calcular el porcentaje de la prima de riesgo de trabajo y su declaracin al Seguro Social. En el captulo 21 presento y analizo los reportes ms comunes relacionados con la nmina.

En el Captulo 22 hablo de las declaraciones anuales de Sueldos y Salarios y de la Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos. Este libro est dirigido a todas las empresas que manejan una nmina, a ejecutivos que en ellas jan polticas, a Gerentes de Relaciones Industriales o de Recursos Humanos, a Jefes de Personal, a Encargados de Nmina, a Personal del Area de Nminas, a Gerentes de Finanzas, a Contralores, a Jefes de Presupuestos, a Contadores Generales, a Auditores, a Accionistas, a Auditores Externos, a Analistas de Sistemas, a Abogados Fiscalistas, a Abogados Laborales, a Sindicatos, a Maestros, a Contadores Pblicos, a Legisladores comisionados o interesados en el tema y, sobre todo, a Estudiantes que en algn momento de su carrera profesional deseen ocupar alguna de las posiciones mencionadas. Para todos ellos, este libro puede ser una fuente de estudio y consulta. Estoy seguro de que ste es un trabajo que ayudar a todos los que se interesen en el tema.

ABREVIATURASAGAFF CC CCT CFDF CFF CPA CURP DISPMAG DOF IETU IMSS Infonavit INPC IDCOF ISR LAAT LFT LIDE LIF Linfonavit LISR LSS PTU RCFF RFC RIT Administracin General de Auditora Fiscal Federal Circulares Consar Contrato Colectivo de Trabajo Cdigo Fiscal del Distrito Federal Cdigo Fiscal de la Federacin Contador Pblico Autorizado Clave Unica de Registro de Poblacin Sistema para Captura de Modicaciones de Salarios, Reingresos y Bajas en Dispositivos Magnticos del IMSS Diario Ocial de la Federacin Impuesto Empresarial a Tasa Unica Instituto Mexicano del Seguro Social Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Indice Nacional de Precios al Consumidor Instructivo para el Dictamen del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales Establecidas en el CFDF Impuesto Sobre la Renta Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto a Depsitos en Efectivo Ley de Ingresos de la Federacin Ley del Infonavit Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Seguro Social Participacin de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin Registro Federal de Contribuyentes Reglamento Interior de Trabajo

RLSSA RIPAED RLISR RMF SAR SAT SBC SDI SHCP SMG SMGA SS STPS SUA VSMGA

Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Aliacin, Clasicacin de Empresas, Recaudacin y Fiscalizacin Reglamento de Inscripcin, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Infonavit Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta Resolucin Miscelnea Fiscal Sistema de Ahorro para el Retiro Sistema de Administracin Tributaria Salario Base de Cotizacin Salario Diario Integrado Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Salario Mnimo General Salario Mnimo General de la Zona A Seguro Social Secretara del Trabajo y Previsin Social Sistema Unico de Autodeterminacin (de cuotas IMSS) Veces de Salario Mnimo General de la Zona A

ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA

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CAPITULO 1 GENERALIDADES1.1. CONCEPTO DE NOMINA Llamamos nmina al documento en el que se consignan los das trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores y se asientan los dems conceptos de percepcin o deduccin para cada uno de ellos, en un perodo determinado. Este documento es el que estamos obligados a guardar durante el ltimo ao y un ao despus de que se extingui la relacin para efectos laborales (artculo 804 LFT), y por 5 aos siguientes al de su fecha para efectos scales de ISR (artculo 67 CFF) y SS (artculo 15-II LSS). Vale decir que por este motivo, cualquier pago o descuento que se efecte a los empleados debe estar reejado en una nmina y debe seguir un proceso de nmina. Si por cualquier circunstancia, se efecta algn pago fuera de nmina, ste debe incorporarse despus a la misma. Con frecuencia, sta es una condicin sealada como obligatoria en el contrato colectivo de trabajo. Llamamos proceso de nmina al proceso, peridico o espordico, que necesitamos hacer para determinar las percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrirle prestaciones, para cubrirle indemnizaciones o para modicar sus registros acumulados derivados de los conceptos anteriores. 1.2. TIPOS DE NOMINA En atencin a lo anterior, podemos decir que tendremos los siguientes tipos de nmina: Regulares: Semanal Quincenal Mensual Condencial Estas son las nminas en las que se consignan los pagos regulares. En la semanal se incluyen los empleados que desempeen un trabajo material y en la quincenal los dems empleados (artculo 88 LFT). En la mensual se paga regularmente a altos ejecutivos cuando en su contrato se seala este plazo. Normalmente, la mensual se identica como la condencial, pero realmente, la idea de la nmina condencial, se estableci para cubrir el sueldo de aquellas personas que, por su importancia en la empresa, deseaba mantenerse reservado. De tal suerte, en la nmina condencial puede estar incluido un obrero calicado (o ms de uno) que cobra su sueldo por semana, o toda la nmina condencial puede ser quincenal. O bien puede seguirse el sano criterio de que todas las nminas son condenciales y que

26 sta como categora no existe.

EDICIONES FISCALES ISEF

El manejar una nmina condencial, lo cual regularmente lo hace una persona diferente a quienes manejan las dems, diculta el correcto manejo de todas las situaciones relacionadas con todo el proceso: presentacin y/o pago de avisos y declaraciones, contabilizacin, elaboracin de reportes e informes para empresa o para terceros, estar al pendiente de modicaciones scales o legales, efectuar adecuados respaldos de informacin, etctera. Para cubrir prestaciones: Graticaciones Participacin de utilidades (PTU) Despensas Devolucin del fondo de ahorro Pago de previsin social Se acostumbra elaborar estas nminas por separado dadas sus caractersticas y fechas de pago: la de graticaciones o aguinaldos, normalmente incluye a todos los empleados aunque regularmente cobren por semana o por quincena; la de PTU, incluye a empleados y ex-empleados; la de despensas, se paga en especie (con vales); la de Devolucin del fondo de ahorro, destaca la aportacin de empresa; y la de pago de previsin social deriva de un plan previamente establecido. Especiales: Vacaciones Comisiones Cuando estos conceptos son por importes elevados, algunas empresas acostumbran tratarlos en una nmina especial para facilitar su manejo, para utilizar una forma de pago diferente a la nmina regular o para cuidar de su condencialidad. Al momento del retiro: Finiquitos Liquidaciones Estas nminas comprenden regularmente un solo empleado. La de niquitos se formula cuando existe una renuncia voluntaria e incluye slo los llamados alcances. La de liquidacin, incluye una indemnizacin de empresa o legal. Eventuales: De ajustes La de ajustes se utiliza para incorporar pagos por fuera de nmina, para cancelar recibos improcedentes o para corregir datos acumulados de los conceptos de pago o deduccin del empleado. 1.3. ENTORNO DEL PROCESO DE NOMINA Regularmente se dice que la nmina es un proceso de relaciones industriales o de recursos humanos a travs de su departamento de personal, sin embargo, en la prctica intervienen otros departamentos para procesar informacin ntimamente relacionada con los datos que se tienen de los empleados.


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As, el rea de informtica intervendr en su procesamiento y clculo, el rea de nanzas tendr que ver con el pago, el rea de contabilidad habr de contabilizarla (incluyendo las provisiones), el rea scal denir las polticas de acumulacin para efectos scales y preparar las declaraciones peridicas para las dependencias ociales, el rea de presupuestos estimar los efectos de los pagos futuros y nalmente, sin lugar a dudas, el rea de recursos humanos intervendr en la supervisin de todo el proceso. Eventualmente, cuando la empresa es pequea o mediana, todas estas funciones estarn a cargo de unas cuantas personas que cubrirn todas las funciones. Desde la empresa que tiene unos cuantos empleados en la misma ocina, hasta la que tiene miles distribuidos en diferentes localidades, o la que opera su nmina a travs de terceros (outsourcing), todas tienen la necesidad de elaborar una nmina y cubrir una serie de requisitos relacionados con ella. Ms sencilla la que maneja pocos empleados y ms compleja la que tiene muchos y muchas prestaciones, pero todas ms o menos con las mismas bases y con la misma necesidad de cumplir con disposiciones laborales, scales y legales. Desde el dueo de la pequea empresa hasta los accionistas y directores de las grandes corporaciones, pasando por funcionarios de todos los niveles que tienen que formular la nmina, supervisarla o denir polticas, todos deben conocer un mnimo de la misma y de sus efectos y repercusiones. Esto incluye a las empresas extranjeras domiciliadas en Mxico con trabajadores mexicanos a su servicio y a las que operan sus nminas a travs de terceros (outsourcing) y que mencionamos en el prrafo anterior. 1.4. EL PROCESO DE NOMINA: DONDE EMPIEZA Y DONDE TERMINA Podra decirse que el proceso de nmina empieza por la denicin de polticas relativas al pago a trabajadores y termina con el pago de participacin de los trabajadores en las utilidades (incluyendo a los ex-empleados), pasando por tareas como alta del empleado, presentacin de avisos, elaboracin de la nmina, pago de sueldos, pago de prestaciones, pago de indemnizaciones, presentacin de declaraciones, presentacin de reportes, etctera. Es decir, el proceso de nmina debe comprender todo lo relacionado con ella, independientemente de quien lo haga dentro de la organizacin: contabilizar la nmina o calcular las provisiones de graticacin o de prima vacacional, tambin es parte del proceso de nmina porque estn basados en datos del empleado y en los pagos efectuados a stos. Lo mismo sucede con las declaraciones y pagos al IMSS y a la SHCP o con el clculo del , subsidio acreditable o el porcentaje de riesgo de trabajo. Llevar el control de los das de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de prstamos tambin es parte del proceso de nmina porque nalmente van a derivar un pago o un descuento al empleado. Y qu decir de proporcionar informacin para las revisiones de las autoridades scales, ya se trate del dictamen para el seguro social o para la Secretara de Hacienda a travs de declaraciones o del dictamen para efectos scales. Todo lo que est relacionado con la nmina forma parte del proceso de nmina.

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1.5. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ELABORARLA El proceso normal de una nmina comprende, en forma general, los siguientes pasos: 1. Denicin de polticas de pago y de descuento. Esto es fundamental para facilitar todo el proceso y la administracin de la nmina. 2. Denicin de calendarios de pago. Regularmente se deber hacer antes del inicio de ao y para todo el ao. Depender de los tipos de nmina que se denan. 3. Alta de los empleados. Se har al ingreso de cada uno de los empleados y deber procurarse recabar todos los datos que sean necesarios para todo el proceso. 4. Consideracin de los movimientos de incidencias. Los ms comunes: las faltas, incapacidades, tiempo extra, vacaciones, etctera. 5. Consideracin de conceptos de pago y descuento para la nmina que se est procesando. Segn la nmina que se est procesando, sern los conceptos que se incluyan: Si se opera la nmina de PTU, no tendremos conceptos como faltas o tiempo extra, por ejemplo. 6. Consideracin de los pagos o descuentos jos. Aqu nos referimos a descuentos de prstamos, por ejemplo. 7. Obtencin y chequeo de cifras de control. Independientemente del sistema que se utilice, deberemos asegurarnos que estamos incluyendo todo lo que necesitamos o queremos incluir. 8. Clculo de la nmina. Parte medular del proceso. 9. En caso necesario, reclculo de la nmina. Esto para incluir nuevas incidencias o para corregir alguna situacin que detectemos como incorrecta. 10. Obtencin de reportes y archivos. Hablamos de reportes normales como la nmina misma, los recibos en los que habrn de rmar los trabajadores y los resmenes normales. Adems, de los archivos que enviamos al banco para pagar con crdito a cuentas bancarias o de los archivos que requieren las empresas que proporcionan los vales de despensa o que administran el fondo de ahorro. 11. Pago de la Nmina. Cuando la forma de pago sea efectivo o cheque, ya que cuando sea a travs de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior. Al terminar este paso, sabremos que la nmina ya no tendr ms correcciones (los trabajadores son los primeros en detectar cualquier error o problema). 12. Contabilizacin. Se incluye cada una de las nminas elaboradas, regulares o especiales y la contabilizacin de provisiones. 13. Cierre de la nmina. Entindase este paso como el paso denitivo para considerar inamovible lo efectuado y empezar a operar el siguiente perodo. 14. Presentacin de informes y declaraciones. Se incluye en este paso todo lo dems relacionado con la nmina, llmense declaraciones mensuales o anuales.


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Este enunciado pretende ser una orientacin, ms que una lista exhaustiva de los pasos a seguir. 1.6. A QUIENES SE DEBE INCLUIR EN LA NOMINA En principio, deberan incluirse a todas aquellas personas fsicas que tienen una relacin de trabajo subordinado con la empresa, sea sta una persona fsica o moral (artculo 8 LFT). Sin embargo, deberamos agregar que siendo una responsabilidad laboral de la empresa, sta debe decidir a quienes incluye o no incluye en la nmina. Algunos gerentes y directores no se consideran trabajadores cuando su retribucin est condicionada a la obtencin de utilidades. Los becarios tampoco sern trabajadores si su actividad no es productiva para la empresa. La LISR (artculo 110 LISR) asimila a los ingresos por la prestacin de un servicio personal subordinado, entre otras, los ingresos que cobren las personas fsicas por honorarios por servicios que se presten preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este ltimo (fraccin IV); los ingresos que cobren las personas fsicas por honorarios profesionales (fraccin V) o por actividades empresariales (fraccin VI), cuando comuniquen por escrito al prestatario que optan por pagar el impuesto en los trminos del ttulo IV de la LISR; y los ingresos por compra de ttulos valor que comentamos en el tema 6.22. (fraccin VII). En n, se incluye en la nmina a aquellos que la empresa decide incluir.


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CAPITULO 2 DATOS DE LA EMPRESA2.1. INFORMACION BASICA Los datos de la empresa que se deben tener presentes para una adecuada administracin de la nmina y para la correcta presentacin de declaraciones, son los siguientes: Nombre de la compaa. Deber considerarse tal y como aparece en la escritura constitutiva (o acta de nacimiento, si se trata de una persona fsica) y deber aparecer en todos los avisos y declaraciones que se presenten ante autoridades laborales o scales. RFC de la compaa. Este es el que da la SHCP en el alta de la empresa. Es uno solo por razn social aunque se tengan varios locales o sucursales. Registro patronal. Este es el registro ante el IMSS y pueden ser ms de uno; regularmente cuando se tienen varios locales o sucursales en diferentes localidades (municipios o Distrito Federal), se tiene un registro patronal por cada una de ellas (artculo 13 RLSS); tambin cuando se estn realizando en forma ocasional actividades de ampliacin, remodelacin o construccin de instalaciones propias, se tendr un registro patronal adicional diferente al de su actividad principal (artculo 13 RLSS). Registro patronal nico. A solicitud por escrito del patrn, el IMSS podr asignar un registro patronal nico o en condiciones diferentes, en la forma y trminos que se sealen en los lineamientos que para tal efecto expida el Consejo Tcnico (artculo 13 RLSS). Los lineamientos se aprobaron mediante el Acuerdo 697/2002 del Consejo Tcnico del Instituto del 20 de diciembre de 2002, modicado mediante el Acuerdo 325/2003 de fecha 27 de agosto de 2003 y el formato denominado Relacin de Registros Patronales, junto con su instructivo de llenado que fue publicado en el DOF el 16 de junio de 2005. Nmero de expediente Infonavit. Es el que otorga el Infonavit al registrar a la empresa como patrn. Tambin es nico por razn social. Zona de salario mnimo. Es importante ubicar a qu zona corresponde la direccin de la empresa (de entre las zonas A, B o C), que puede ser diferente a la del empleado, porque muchos clculos se van a referir al salario mnimo de esa zona. Para todos los clculos de impuestos, se podr considerar el SMG de la zona geogrca que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que est situada su casa habitacin (artculo 87 RLISR). Los aumentos asignados a las diferentes zonas entre los aos 2001 y 2005, mostraban una tendencia a unicar el salario mnimo para todas ellas, lo que vena reduciendo la diferencia que existe con la Zona A, para el ao 2006, dicha tendencia se detuvo siendo el aumento del 4% para todas

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las zonas, para 2007 fue del 3.9% y para 2008 ha sido del 4.0%. Para el ao 2009, pareca que se retomaba la tendencia y las zonas B y C recibieron un incremento mayor a la zona A en un 0.31% y en un 0.75% respectivamente, sin embargo, para 2010 nuevamente los incrementos a la Zonas B y C, son similares a los de la Zona A y se jan en el 4.85% y para el 2011 se jan en 4.1% en promedio. Para todos los ejemplos de este estudio, consideramos el Salario Mnimo General de la Zona A (SMGA) $ 59.82 (SMG vigente en la Zona A del 1o.. de enero al 31 de diciembre de 2011 segn DOF del 24 de diciembre de 2010). Giro. En este caso, el giro en el alta ante la SHCP puede ser ligeramente diferente al giro que corresponde a la empresa segn la clasicacin del RLSS, por lo que habr de considerarse el giro segn sea la dependencia a la que est dirigido el documento que lo consigne. Representante legal. Este representante legal es el designado para efectos laborales nicamente, es decir, puede ser diferente del representante legal general o con mayores poderes y puede ser diferente al que haya rmado los avisos de alta ante la SHCP el IMSS o el Infonavit. Ser , el que rme las declaraciones peridicas ante las dependencias sealadas. RFC y/o CURP del representante legal. Es el registro federal de contribuyentes y/o la clave nica de registro de poblacin de la persona fsica que se menciona en el prrafo anterior. Prima de riesgo de trabajo. Es la que se determina en los trminos de la LSS (artculo 71 LSS) y su reglamento (RLSS). Desde la inscripcin de la empresa en el IMSS, y despus por la autodeterminacin que cada ao deber hacer la empresa, deberemos considerar esta prima (artculo 72 LSS). Deberemos tener una prima por registro patronal (artculo 26 RLSS). La fecha de vigencia ser normalmente del 1o. de marzo al 28 de febrero del ao siguiente (artculo 28 RLSS) (Ver captulo 20. Clculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). Clasicacin de grado de riesgo. Este dato tiene relacin con el anterior. Por cada registro patronal debemos tener presente la clase y la fraccin en que fue clasicada la empresa para determinar la prima de seguro vigente (artculo 18 RLSS) (Ver captulo 20. Clculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). Factor para clculo de intereses del fondo de ahorro. Si se maneja el concepto de fondo de ahorro, existe la posibilidad de tener que usar un factor para repartir entre los participantes del plan de fondo de ahorro, los intereses generados por la inversin del fondo (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Factor para clculo de intereses de caja de ahorro. Igualmente, si se maneja el concepto de caja de ahorro, podramos tener la misma necesidad sealada en el prrafo anterior (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Porcentaje de inters anual para prstamos del fondo de ahorro. Este ser otro dato necesario si se tiene el Plan de Fondo de Ahorro. Este dato puede variar cada mes (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Porcentaje de inters anual para prstamos de la caja de ahorro. Este ser otro dato necesario si se tiene el Plan de Caja de Ahorro. Este dato puede variar cada mes (ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro).


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Direccin. Si se tiene ms de una localidad, por cada una de ellas deber tenerse presente la direccin, precisando: Calle y/o manzana, Nmero exterior e interior, Colonia o Poblacin, Municipio, Entidad Federativa y Cdigo Postal. Telfono. Este dato ser necesario para algunos avisos al IMSS. Debe considerarse para cada localidad con la clave LADA. Calendario de pagos. Ser necesario elaborar el calendario de pagos antes de iniciar el ao. Con base en este calendario (que tendr que ser uno por cada tipo de nmina), se podr precisar, por cada nmero de nmina o perodo, los das que corresponden a cada uno, los das en que se pagarn fsicamente los sueldos, sobre todo cuando se atraviesan das festivos o puentes, el mes en el que se contabilizar, el ejercicio al que correspondern los movimientos del fondo de ahorro consignados en el perodo (que puede tener una vigencia diferente al ao scal) y los perodos en que se efectuarn ciertos pagos o descuentos. Al nal de este captulo, presentamos el ejemplo de los calendarios de pago ms comunes. Das no laborables. Ser conveniente precisar a principio de ao los das que no sern laborables ya sea por Ley o por acuerdo con el sindicato de la empresa o con sus trabajadores. As mismo, se puede negociar que alguno de esos das se cambie por otro que convenga ms a la empresa o a los trabajadores, o se puede denir si alguno de los das cercanos a descansos obligatorios se dan en forma general a cuenta de vacaciones para aprovechar mejor los descansos. De acuerdo con la LFT, los das de descanso obligatorio son los siguientes (artculo 74 LFT reformado segn el DOF del 17 de enero de 2006) (ver tema 6.15. Da Festivo Trabajado): El 1o. de enero El primer lunes de febrero en conmemoracin del 5 de febrero El tercer lunes de marzo en conmemoracin del 21 de marzo (a partir de 2007) El 1o. de mayo El 16 de septiembre El tercer lunes de noviembre en conmemoracin del 20 de noviembre El 1o. de diciembre de cada seis aos, cuando corresponda a la transmisin del Poder Ejecutivo Federal El 25 de diciembre y El que determinen las Leyes Federales y Locales Electorales, en el caso de elecciones ordinarias, para efectuar la jornada electoral Es frecuente que, por acuerdo con su sindicato, la empresa agregue a stos los das 10 de mayo, 2 de noviembre, 12, 24 y 31 de diciembre y jueves y viernes de semana santa y los denomine descansos contractuales. Formas de pago. Aunque la LFT obliga a pagar los sueldos y salarios en efectivo (artculo 101 LFT), permite tambin excepciones condicionadas a que exista el pago en efectivo, como es el caso de la nmina de despensa que se puede pagar con vales (artculo 102 LFT). Por otra parte, la prctica y la realidad cotidiana, ha hecho que surjan formas de pago diferentes, que la Suprema Corte de Justicia de la Nacin ha aceptado como pago en efectivo como son el pago a travs de tarjeta bancaria, transferencia bancaria y cheque. Seguramente stas son ya las formas ms frecuentes de pago de la nmina, pero a partir de 2008, con mayor razn lo sern, ya que la nueva Ley del Impuesto a los Depsitos en Efectivo (LIDE), no contempla

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ninguna excepcin para los depsitos que pudiesen provenir de sueldos y salarios cobrados en efectivo. Por lo tanto, debe sealarse la forma de pago para cada una de las nminas (aunque dentro de la misma nmina podran haber diferentes formas de pago, es decir, podra ser que a algunos trabajadores de la nmina semanal que se paga en efectivo, prerieran cobrar a travs de tarjeta bancaria). El siguiente es un ejemplo: Nmina Semanal Quincenal Mensual Condencial Graticaciones Participacin de utilidades Despensa Devolucin de fondo de ahorro Pago previsin social Finiquitos Liquidaciones Forma de pago Efectivo Cuenta bancaria Cheque Cheque Cheque Efectivo Vales despensa Cheque Vales despensa Cheque Cheque

Turnos. Cuando exista la necesidad de trabajar en la empresa ms de ocho horas diarias, lo que sucede regularmente en las fbricas o en los almacenes que estn abiertos al pblico ms de esas horas, se deben sealar los turnos en que laborarn los empleados. De los mismos, y de acuerdo con las negociaciones con los empleados, se deben sealar las horas que corresponden a la jornada normal y las horas que se deben considerar para clculo del tiempo extra. Es conveniente no olvidar las disposiciones de la LFT respecto a la duracin de las jornadas de trabajo (ver tema 6.9. Tiempo Extra). El siguiente puede ser un ejemplo: Das L-S L-S L-V De 6.00 14.00 9.00 A 14.00 22.00 18.30 Horas Normales x turno x semana 8.0 48.0 7.5 45.0 9.5 45.0 Horas p T.E. 8.0 8.0 8.0

1er. Turno 2o. Turno Empleados

2.2. NECESIDAD DE POLITICAS DE PAGO, DESCUENTOS Y PRESTACIONES Por otra parte, ser necesario elaborar todas las polticas de pago y descuento que sean necesarias de acuerdo con las prestaciones que se tengan en la empresa, y para hablar de ellas dedicaremos el Captulo 6. Polticas de Pago, Descuento y Prestaciones, el Captulo 7. Finiquitos y Liquidaciones, el Captulo 8. Provisin Impuesto sobre Nminas, el Captulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS y el Captulo 10. Impuesto sobre la Renta; pero vale la pena destacar las siguientes que afectan en forma general a todo el personal. Poltica de vacaciones. Debe sealar los das que correspondern a todo el personal, si stos son diferentes por categora o grupo de empleados; cul ser la prima vacacional y si sta ser general o tambin es diferente por categora o grupo de empleados. Debern jarse las reglas para el disfrute de las vacaciones y lo que proceda cuando esas reglas no se sigan (ver tema 6.2. Vacaciones).


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Poltica de graticacin. Deben sealarse los das que se pagarn por este concepto y la fecha o fechas de pago (ver tema 6.4. Aguinaldo o Graticacin). Poltica de fondo de ahorro. Debe sealarse el porcentaje con el que operar el fondo de ahorro, as como la fecha o fechas en que se har la devolucin del capital e intereses, tanto al personal activo como al que se retire en el transcurso del ao. Es importante precisar el procedimiento que se seguir en caso de que cambien las disposiciones legales que rigen esta prestacin. (Ver tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Poltica de caja de ahorro. Igualmente debe sealarse la cantidad o el porcentaje general con el que operar la caja de ahorro, o si ser cantidad o porcentaje individual, as como la fecha o fechas en que se har la devolucin del capital e intereses, tanto al personal activo como al que se retire en el transcurso del ao (ver Tema 6.10. Fondo y Caja de Ahorro). Poltica de despensas. Debe sealarse si ser en efectivo o en vales, si ser una cantidad ja o un porcentaje y cada cuando se dar (ver tema 6.21. Pagos de Previsin Social). Poltica de descuento comida. El proporcionar alimentacin a los trabajadores es una de las prestaciones ms comunes en las fbricas. Para que sta no integre el salario para efectos del SS, los trabajadores deben pagar una cuota diaria que es igual para todos. Es conveniente precisarla en pesos y centavos y estar al pendiente en cada cambio de SMGA para modicarla (ver tema 6.21. Pagos de Previsin Social). Aqu vale hacer el siguiente comentario en relacin con lo que se consideran prestaciones de ley, prestaciones de la empresa y prestaciones de contrato colectivo. Prestaciones de Ley son las prestaciones mnimas a que obliga la LFT, como 6 das de vacaciones como mnimo y 25% de prima vacacional. Las prestaciones de la empresa, son todas las que exceden a las mnimas a que obliga la Ley, como ms das de vacaciones o una prima vacacional mayor al 25%. Sin embargo, si esas prestaciones de empresa se encuentran consignadas en un contrato individual o colectivo de trabajo, stas se convierten en prestaciones de Ley, porque la LFT establece que la empresa debe pagar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones de conformidad con las normas vigentes en la empresa (artculo 132-II LFT). 2.3. OBLIGACIONES LEGALES Y FISCALES Finalmente, conviene hacer un resumen de las obligaciones legales y scales de la empresa en materia de presentacin de avisos, declaraciones y documentacin que en forma general debe cubrir: Al ingresar los empleados a la empresa:

Registrarse e inscribir a sus empleados en el IMSS mediante un aviso

de alta y cuando se den los hechos, comunicar de las modicaciones de salario y de baja, en formatos aprobados por el IMSS (artculo 15-I LSS) (Ver tema 5.6. Avisos de Alta, Baja y Cambio (ABC) ante el IMSS). Linfonavit).

Inscribirse e inscribir a los trabajadores en el Infonavit (artculo 29-I

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Al ingresar el personal, iniciado el ao, solicitar al trabajador la

constancia expedida por el patrn anterior a ms tardar dentro del mes siguiente a aqul en que se inicie la prestacin del servicio (artculo 118-IV LISR). Si el trabajador no entrega la constancia por no haber trabajado antes con otro patrn, ser conveniente que le rme una constancia de ese hecho a la empresa (ver captulo 22. Declaraciones Anuales y Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos). Registro Federal de Contribuyentes (y de acuerdo con el artculo 29-I de la Ley del Infonavit, que cuenten con su registro del CURP) (artculo 118-VI LISR). Debe solicitar a los de nuevo ingreso su Registro Federal de Contribuyentes y si no estn inscritos, debe solicitar los datos necesarios para darlos de alta en el registro (artculo 118-VI LISR), y proceder en los trminos de los artculos 27 del CFF y 17 RCFF, as como de la regla 1.2.6.5. de la RMF2010 (DOF del 11 de junio de 2010). servicios a otro patrn y si ste les aplica el subsidio para el empleo, para ya no efectuarlo (artculo 118-IV LISR).

Cerciorarse de que los trabajadores a su servicio estn inscritos en el

Solicitar por escrito, al ingresar el empleado, si ste presta susEl 28 de febrero de 2002 se public en el DOF el acuerdo que establece los trmites que se realizarn ante el IMSS, en cumplimiento al establecimiento del SARE (Sistema de Apertura Rpida de Empresas), que funciona en un solo trmite IMSS-02-001-A Inscripcin Patronal e Inscripcin de Trabajadores Modalidad A Inicial, Submodalidad SARE e IMSS-06-002-A Inscripcin de las Empresas en el Seguro de Riesgo de Trabajo que aplica el Instituto Mexicano del Seguro Social, y que adems establece que con el registro ante el IMSS, las empresas automticamente estarn inscritas en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y el Sistema de Ahorro para el Retiro. Durante la estancia del trabajador en la empresa:

Llevar registros tales como nminas y listas de raya en las que seasienten los datos del trabajador y los salarios percibidos por stos (artculo 15-II LSS) (artculo 9 RLSS).

Entregar al trabajador una copia del recibo de pago de su sueldo

cada semana o quincena (artculo 132-VII LFT) y anualmente una constancia que contenga su antigedad y de acuerdo con ella el perodo de vacaciones que le corresponda y la fecha en que debern disfrutarlo (artculo 81 LFT). impuestos (artculo 118-I LISR 2004) (ver captulo 10. Impuesto Sobre la Renta).

Determinar el monto y efectuar las retenciones mensuales de Determinar el Subsidio para el Empleo y cuando el importe de ste sea mayor al ISR determinado de acuerdo con el prrafo anterior, entregar los saldos a favor (Artculo Octavo de la Ley Miscelnea) (ver Captulo 10. Impuesto Sobre la Renta).

Determinar el monto y entregar al IMSS el importe de las cuotasobrero patronales (artculo 15-III LSS) (ver captulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS).

Determinar el monto y entregar a las entidades receptoras autorizadas


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por el Infonavit, las aportaciones del 5% (artculo 29-II Linfonavit) (Ver captulo 9. Cuotas Obrero Patronales SS ).

Determinar el monto y entregar a la Tesorera del DF el importedel Impuesto sobre Nominas (artculo 156 CFDF) (Ver Captulo 8. Provisin Impuesto sobre Nminas). de los prstamos otorgados por el Infonavit (artculo 29-III Linfonavit) (ver captulo 6.25. Descuento Prstamos Infonavit). hechas a su favor, por concepto del seguro de retiro, censanta en edad avanzada y vejez sin perjuicio de que dicha informacin sea entregada a los sindicatos o, en su caso, a cualquier otra organizacin representativa de los trabajadores asegurados (artculo 180 LSS). (Tesis I.6.T.J102 del mes de enero de 2010, pgina 1941, publicada en la Gaceta del Semanario Judicial de la Federacin del mes de enero de 2010, Novena Epoca, Tribunales Colegiados de Circuito).

Hacer los descuentos de los salarios de los trabajadores para abono

Informar bimestralmente a los trabajadores sobre las aportaciones

Informar trimestralmente ante la Subdelegacin correspondienteal domicilio del patrn o sujeto obligado, y del beneciario respectivamente, dentro de los primeros quince das de los meses de enero, abril, julio y octubre, la informacin relativa a los contratos de Outsourcing celebrados entre ellos (artculo 15-A LSS).

Anualmente:

Calcular el impuesto anual de ISR en los trminos del artculo 116LISR (ver captulo 10. Impuesto Sobre la Renta).

Proporcionar constancia de remuneraciones pagadas e impuestos

retenidos (Formato 37) a su personal a ms tardar el 31 de enero, por el ao anterior, o dentro del mes siguiente a la fecha en que se retire el empleado (artculo 118-III LISR 2004) (ver captulo 22. Declaraciones Anuales y Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos). proporcionando informacin sobre las personas a las que se les haya entregado cantidades por concepto del subsidio para el empleo en el ao de calendario anterior, conforme a las reglas generales que al efecto expida el SAT (artculo 118-V LISR) (Fraccin XXIV del Artculo Tercero de las Disposiciones Transitorias de la LISR, publicadas en el DOF del 1o. de diciembre de 2004), es decir, si la empresa inici operaciones iniciado el ao, de todas formas deber presentar su declaracin a ms tardar el 15 de febrero. En caso de fusin, se presentar dentro del mes siguiente a aqul en que termine el ejercicio o escisin o entre en liquidacin (ver captulo 22. Declaraciones Anuales y Constancia de Percepciones e Impuestos Retenidos). prima de riesgo de trabajo que estar vigente de marzo a febrero del siguiente ao (artculo 74 LSS y artculo 32 RLSS) (ver captulo 20. Clculo de la Prima de Riesgo de Trabajo). Los patrones que presten servicios de Outsourcing podr tener un registro patronal para cada una de sus clases y determinar su siniestralidad por cada uno de ellos (artculo 75 LSS). Si la empresa tuvo 300 o ms trabajadores en cada uno de los meses

Presentar, a ms tardar el 15 de febrero de cada ao, declaracin

Revisar y, en su caso, modicar en los meses de enero o febrero la

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EDICIONES FISCALES ISEF del ejercicio anterior, est obligada a dictaminar por contador pblico sus estados nancieros (artculo 32-A CFF), as como dictaminarse para efectos del IMSS (artculo 16 LSS) y debern presentar al INFONAVIT copia con rma autgrafa del informe sobre la situacin scal, con los anexos referentes a las contribuciones por conceptos de cuotas obrero patronales (artculo 29-VIII LINFONAVIT). (Esta obligacin puede tener excepciones cuando se publican facilidades administrativas como la del DOF del 30 de junio de 2010, en su ARTICULO TERCERO en la que se permite optar por la no presentacin del dictamen, siempre que se presente la informacin en los plazos y medios que, mediante reglas de carcter general, establezcan las autoridades scales correspondientes). Si el promedio mensual de trabajadores excedi de 150, estar obligada a dictaminarse sobre el Impuesto sobre Nminas (Art. 58-I CFDF). Cuando sea requerida por las autoridades correspondientes: Proporcionar al IMSS los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuanta de las obligaciones a su cargo establecidas por la LSS y reglamentos respectivos (artculo 15-IV LSS).

Proporcionar al Infonavit los elementos necesarios para precisar la

existencia, naturaleza y cuanta de las obligaciones a su cargo establecidas por la Linfonavit y reglamentos respectivos (artculo 29-IV Linfonavit). LSS) y del Infonavit (artculo 29-V Linfonavit), as como atender a los requerimientos de pago e informacin que haga el Infonavit (artculo 29-VI Linfonavit). se celebren cuando no exista CCT o contrato ley aplicable (artculo 804-I LFT), listas de raya o nminas de personal (artculo 804-II LFT), controles de asistencia (artculo 804-III LFT) y comprobantes de pago de participacin de utilidades, de vacaciones, de aguinaldo y de primas (artculo 804-IV LFT).

Permitir las inspecciones y visitas domiciliarias del IMSS (artculo 15-V

Conservar y exhibir en jucio los contratos individuales de trabajo que

2.4. EJEMPLOS DE CALENDARIOS DE PAGO Ejemplo de Calendario de Pagos de las nminas ms comunes:

ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINACOMPAIA TIPO DE NOMINA CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. SEMANAL 6

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EJERCICIO FISCAL 2011 No. Fecha del Fecha de Fecha Da de Aplicacin Ao scal de perodo elaborade pago pago contable del ahorro Nm. cin (1) De A Fecha Mes 1 01/01/2011 07/01/2011 06/01/2011 10/01/2011 Lunes 07/01/2011 1 2010 - 2011 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 08/01/2011 14/01/2011 13/01/2011 17/01/2011 Lunes 15/01/2011 21/01/2011 20/01/2011 24/01/2011 Lunes 22/01/2011 28/01/2011 27/01/2011 31/01/2011 Lunes 05/02/2011 11/02/2011 10/02/2011 14/02/2011 Lunes 12/02/2011 18/02/2011 17/02/2011 21/02/2011 Lunes 19/02/2011 25/02/2011 24/02/2011 28/02/2011 Lunes 26/02/2011 04/03/2011 03/03/2011 07/03/2011 Lunes 05/03/2011 11/03/2011 10/03/2011 14/03/2011 Lunes 19/03/2011 25/03/2011 24/03/2011 28/03/2011 Lunes 26/03/2011 01/04/2011 29/03/2011 04/04/2011 Lunes 02/04/2011 08/04/2011 07/04/2011 11/04/2011 Lunes 09/04/2011 15/04/2011 14/04/2011 18/04/2011 Lunes 16/04/2011 22/04/2011 21/04/2011 25/04/2011 Lunes 23/04/2011 29/04/2011 28/04/2011 02/05/2011 Lunes 30/04/2011 06/05/2011 05/05/2011 09/05/2011 Lunes 07/05/2011 13/05/2011 12/05/2011 16/05/2011 Lunes 14/05/2011 20/05/2011 19/05/2011 23/05/2011 Lunes 21/05/2011 27/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 Lunes 28/05/2011 03/06/2011 02/06/2011 06/06/2011 Lunes 04/06/2011 10/06/2011 09/06/2011 13/06/2011 Lunes 11/06/2011 17/06/2011 16/06/2011 20/06/2011 Lunes 18/06/2011 24/06/2011 23/06/2011 27/06/2011 Lunes 25/06/2011 01/07/2011 30/06/2011 04/07/2011 Lunes 02/07/2011 08/07/2011 07/07/2011 11/07/2011 Lunes 09/07/2011 15/07/2011 14/07/2011 18/07/2011 Lunes 16/07/2011 22/07/2011 21/07/2011 25/07/2011 Lunes 23/07/2011 29/07/2011 28/07/2011 01/08/2011 Lunes 30/07/2011 05/08/2011 04/08/2011 08/08/2011 Lunes 06/08/2011 12/08/2011 11/08/2011 15/08/2011 Lunes 13/08/2011 19/08/2011 18/08/2011 22/08/2011 Lunes 20/08/2011 26/08/2011 25/08/2011 29/08/2011 Lunes 27/08/2011 02/09/2011 01/09/2011 05/09/2011 Lunes 03/09/2011 09/09/2011 08/09/2011 12/09/2011 Lunes 10/09/2011 16/09/2011 15/09/2011 19/09/2011 Lunes 17/09/2011 23/09/2011 22/09/2011 26/09/2011 Lunes 24/09/2011 30/09/2011 29/09/2011 03/10/2011 Lunes 01/10/2011 07/10/2011 06/10/2011 10/10/2011 Lunes 08/10/2011 14/10/2011 13/10/2011 17/10/2011 Lunes 14/01/2011 21/01/2011 28/01/2011 11/02/2011 18/02/2011 25/02/2011 04/03/2011 11/03/2011 25/03/2011 01/04/2011 08/04/2011 15/04/2011 22/04/2011 29/04/2011 06/05/2011 13/05/2011 20/05/2011 27/05/2011 03/06/2011 10/06/2011 17/06/2011 24/06/2011 01/07/2011 08/07/2011 15/07/2011 22/07/2011 29/07/2011 05/08/2011 12/08/2011 19/08/2011 26/08/2011 02/09/2011 09/09/2011 16/09/2011 23/09/2011 30/09/2011 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 (4) 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 (4) 2010 - 2011 2010 - 2011 (2) 2010 - 2011 (3) 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011

29/01/2011 04/02/2011 31/01/2011 04/02/2011 Viernes 04/02/2011

12/03/2011 18/03/2011 14/03/2011 18/03/2011 Viernes 18/03/2011

07/10/2011 10 14/10/2011 10

contina...

40COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Fecha del perodo De A

EDICIONES FISCALES ISEFCLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. SEMANAL 2011 Fecha de Fecha elaboracin de pago (1) Da de pago Aplicacin contable Fecha 21/10/2011 28/10/2011 04/11/2011 11/11/2011 25/11/2011 02/12/2011 09/12/2011 16/12/2011 23/12/2011 30/12/2011 Mes 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 12 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 (4) 2010 - 2011 2011 - 2012 2011 - 2012 2011 - 2012 2011 - 2012 2011 - 2012 Ao scal del ahorro

15/10/2011 21/10/2011 20/10/2011 24/10/2011 Lunes 22/10/2011 28/10/2011 27/10/2011 31/10/2011 Lunes 29/10/2011 04/11/2011 03/11/2011 07/11/2011 Lunes 05/11/2011 11/11/2011 10/11/2011 14/11/2011 Lunes 19/11/2011 25/11/2011 24/11/2011 28/11/2011 Lunes 26/11/2011 02/12/2011 01/12/2011 05/12/2011 Lunes 03/12/2011 09/12/2011 08/12/2011 12/12/2011 Lunes 10/12/2011 16/12/2011 15/12/2011 19/12/2011 Lunes 17/12/2011 23/12/2011 22/12/2011 26/12/2011 Lunes 24/12/2011 30/12/2011 29/12/2011 02/01/2012 Lunes

12/11/2011 18/11/2011 12/11/2011 18/11/2011 Viernes 18/11/2011

COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. Fecha del de perodo De A Nm. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Fecha de elaboracin (1)

CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. QUINCENAL 2011 Fecha de pago Da de pago Aplicacin Ao scal contable del ahorro Fecha Mes 14/01/2011 30/01/2011 14/02/2011 27/02/2011 14/03/2011 30/03/2011 14/04/2011 29/04/2011 13/05/2011 30/05/2011 14/06/2011 29/06/2011 14/07/2011 29/07/2011 14/08/2011 30/08/2011 14/09/2011 29/09/2011 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 (5) 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2011 - 2012 2011 - 2012

31/12/2010 14/01/2011 12/01/2011 14/01/2011 Viernes 15/01/2011 30/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 Viernes 31/01/2011 14/02/2011 10/02/2011 14/02/2011 28/02/2011 14/03/2011 10/03/2011 14/03/2011 Lunes Lunes 15/02/2011 27/02/2011 23/02/2011 25/02/2011 Viernes 15/03/2011 30/03/2011 28/03/2011 30/03/2011 Mircoles 31/03/2011 14/04/2011 12/04/2011 14/04/2011 Jueves 15/04/2011 29/04/2011 27/04/2011 29/04/2011 Viernes 30/04/2011 14/05/2011 11/05/2011 13/05/2011 Viernes 15/05/2011 30/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 31/05/2011 14/06/2011 10/06/2011 14/06/2011 Lunes Martes

15/06/2011 29/06/2011 27/06/2011 29/06/2011 Mircoles 30/06/2011 14/07/2011 12/07/2011 14/07/2011 Jueves 15/07/2011 29/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 Viernes 30/07/2011 14/08/2011 10/08/2011 12/08/2011 Viernes 15/08/2011 30/08/2011 26/08/2011 30/08/2011 Martes 31/08/2011 14/09/2011 12/09/2011 14/09/2011 Mircoles 15/09/2011 29/09/2011 27/09/2011 29/09/2011 Jueves 30/09/2011 14/10/2011 12/10/2011 14/10/2011 Viernes 15/10/2011 30/10/2011 26/10/2011 28/10/2011 Viernes 31/10/2011 14/11/2011 10/11/2011 14/11/2011 15/11/2011 29/11/2011 25/11/2011 29/11/2011 Lunes Martes

14/10/2011 10 30/10/2011 10 14/11/2011 11 29/11/2011 11 14/12/2011 12 30/12/2011 12

30/11/2011 14/12/2011 12/12/2011 14/12/2011 Mircoles 15/12/2011 30/12/2011 28/12/2011 30/12/2011 Viernes

ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINACOMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Fecha del perodo De A Fecha de elaboracin (1) CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. MENSUAL Y CONFIDENCIAL (6) 2011 Fecha de pago Da de pago Viernes Viernes Viernes Lunes Viernes Martes Jueves Viernes Martes Viernes Aplicacin contable Fecha 30/01/2011 27/02/2011 29/04/2011 30/05/2011 30/07/2011 30/08/2011 29/09/2011 Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 2010 - 2011 Ao scal del ahorro

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31/12/2010 30/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 31/01/2011 27/02/2011 23/02/2011 25/02/2011 31/03/2011 29/04/2011 27/04/2011 29/04/2011 30/04/2011 30/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 30/06/2011 30/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 31/07/2011 30/08/2011 26/08/2011 30/08/2011 31/08/2011 29/09/2011 27/09/2011 29/09/2011 30/09/2011 30/10/2011 26/10/2011 28/10/2011 31/10/2011 29/11/2011 25/11/2011 29/11/2011 30/11/2011 30/12/2011 28/12/2011 30/12/2011

28/02/2011 30/03/2011 28/03/2011 30/03/2011 Mircoles 30/03/2011

31/05/2011 29/06/2011 27/06/2011 29/06/2011 Mircoles 29/06/2011

30/10/2011 10 2010 - 2011 29/11/2011 11 2010 - 2011 30/12/2011 12 2011 - 2012

COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Fecha del perodo De A Fecha de elaboracin (1)

CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. DESPENSA Y PREVISION (6) 2011 Fecha de pago Da de pago Aplicacin contable Fecha Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ao scal del ahorro

31/12/2010 30/01/2011 26/01/2011 28/01/2011 31/01/2011 27/02/2011 23/02/2011 25/02/2011

Viernes 30/01/2011 Viernes 27/02/2011

28/02/2011 30/03/2011 28/03/2011 30/03/2011 Mircoles 30/03/2011 31/03/2011 29/04/2011 27/04/2011 29/04/2011 30/04/2011 30/05/2011 26/05/2011 30/05/2011 Viernes 29/04/2011 Lunes 30/05/2011

31/05/2011 29/06/2011 27/06/2011 29/06/2011 Mircoles 29/06/2011 30/06/2011 30/07/2011 27/07/2011 29/07/2011 31/07/2011 30/08/2011 26/08/2011 30/08/2011 31/08/2011 29/09/2011 27/09/2011 29/09/2011 30/09/2011 30/10/2011 26/10/2011 28/10/2011 31/10/2011 29/11/2011 25/11/2011 29/11/2011 30/11/2011 30/12/2011 28/12/2011 30/12/2011 Viernes 30/07/2011 Martes 30/08/2011 Jueves 29/09/2011 Viernes 30/10/2011 Martes 29/11/2011 Viernes 30/12/2011

42COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. De 1 31/12/2010 Fecha del perodo A 30/12/2011 Fecha de elaboracin (1) 05/12/2011

EDICIONES FISCALES ISEFCLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. AGUINALDO O GRATIFICACION 2011 Fecha de pago Da de pago Aplicacin contable Fecha 09/12/2011 Viernes 30/12/2011 CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. PARTICIPACION DE UTILIDADES (PTU) 2011 Fecha de elaboracin (1) A 30/12/2011 05/05/2010 07/05/2010 Viernes Fecha de pago Da de pago Aplicacin contable Fecha 07/05/2010 Mes 5 Ao scal del ahorro Mes 12 Ao scal del ahorro

COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. De 1 31/12/2010 Fecha del perodo

COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. Fecha del perodo Fecha de elaboracin (1) A

CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. DEVOLUCION DEL FONDO DE AHORRO 2011 Fecha de pago Da de pago Aplicacin contable Ao scal del ahorro

De 1

Fecha Viernes 26/11/2010

Mes 11 2010 - 2011

16/11/2010 15/11/2011 24/11/2010 26/11/2010

COMPAIA TIPO DE NOMINA EJERCICIO FISCAL No. de Nm. Fecha del perodo Fecha de elaboracin (1) A

CLANDI DE MEXICO, S.A. DE C.V. FINIQUITOS Y LIQUIDACIONES (7) 2011 Fecha de pago Da de pago Aplicacin contable Ao scal del ahorro

De 1

Fecha Viernes 28/01/2011

Mes 1 2010 - 2011

31/12/2010 30/01/2011 30/01/2011 28/01/2011

Notas: (1) Se estima que cada nmina debe elaborarse con dos das hbiles de anticipacin para tener el tiempo suciente para hacer los movimientos bancarios necesarios para el pago. Esta misma fecha ser la ltima en la que se podrn considerar las incidencias para la nmina como faltas, incapacidades, tiempo extra, etc. As mismo, en esta fecha se cerrar la nmina de la semana anterior. (2) En esta semana los das jueves santo y viernes santo se dan a cuenta de vacaciones y para tener lista la nmina el da de pago, se har sin incluir incidencias. (3) Se deben incluir las incidencias de la semana anterior.


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(4) El lunes es da de descanso obligatorio, por lo que se adelanta el pago de la nmina al viernes anterior. (5) El da 10 de mayo se da a cuenta de vacaciones por lo que se adelanta un da la elaboracin y pago de la nmina. (6) Las nminas mensual y condencial se procesarn por separado pero en las mismas fechas, al igual que las nminas de despensa y previsin social. (7) En el caso de las nminas de niquitos y liquidaciones, no se pueden sealar anticipadamente las fechas de perodo pero se considera como inicial el da 1o. del mes en que se procesan y como fecha nal el da en que se entrega y paga el niquito o la liquidacin.


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CAPITULO 3 DATOS DE LOS EMPLEADOS3.1. INFORMACION BASICA Los datos que debemos conocer de cada empleado para manejar adecuadamente una nmina y para la correcta presentacin de declaraciones, los podemos clasicar en cinco grandes grupos: datos de identicacin, datos para pago, datos de ubicacin, fechas y otros. Detallamos cada uno de ellos. 3.1.1. Datos de Identicacin Nmero del empleado. Siempre ser ms fcil uniformar la informacin a travs de un nmero comn para cada empleado: tarjetas de tiempo, credenciales, cdigos de acceso, estados de cuenta, etc., inclusive puede consignarse en los avisos ABC ante el SS. Nombre del empleado. Evidentemente, este dato es bsico. Es conveniente registrarlo tal y como aparece en el acta de nacimiento del trabajador empezando por apellido paterno, apellido materno y nombre porque as lo solicitarn dependencias ociales como el IMSS (Incluidos Infonavit y SAR) y la SHCP y ser el orden ms prctico para la empresa para hacer sus catlogos y facilitar su bsqueda. Clave Unica de Registro de Poblacin (CURP). Esta clave es un instrumento de registro que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, as como a los mexicanos que residen en el extranjero. Este nmero es muy importante ya que ser la clave de identicacin indispensable para cualquier trmite que se realice ante las dependencias del sector pblico. Desde julio de 1999, todas aquellas personas que se dan de alta ante autoridades federales, excepto las que slo perciben sueldos y salarios, estn obligadas a presentar la forma denominada Solicitud de Cdula de Identicacin con CURP, la Ley del Infonavit (artculo 29-I Linfonavit) seala que los patrones estn obligados a solicitar a cada empleado que entre a su servicio su nmero del CURP y el RLSS (artculo 47 del RLSSA) seala que el Instituto vericar que el aviso de inscripcin contenga la CURP y en el caso del SS ser la llave de acceso para todos , los servicios que ste brinda. Usaremos los siguientes datos para ejemplicar como se forma:

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Nombre: Luis Angel Orozco Coln. Fecha de nacimiento: 13 de marzo de 1947. Lugar de nacimiento: Distrito Federal. 1 3 H D F R L S 0 3

O

O

C

L

4

7

0

3

Dgito Vericador Homonimia Primera consonante interna del nombre Primera consonante interna del apellido materno Primera consonante interna del apellido paterno Entidad Federativa de nacimiento Sexo Da de nacimiento Mes de nacimiento

Ao de nacimiento

Primer letra del primer nombre de pila

Primer letra del apellido materno

Primer vocal del apellido paterno, despus de la letra inicial


Primer letra del apellido paterno


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El nuevo RLISR, al indicar que se debe proporcionar el RFC para algn trmite, solicita tambin el CURP; es decir, cada da se le da ms importancia a este dato. En la direccin electrnica http://www.segob.gob.mx/CurpPS_HTML/ jsp/CurpTDP_20081215.html, se puede fcilmente vericar un nmero u obtener una constancia del CURP de cualquiera de nuestros empleados. En los nuevos programas del SUA (complemento SUA 3.2.4) se cuenta con utilera para vericar el CURP . Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Este es el nmero de alta en la SHCP Es indispensable que siempre tengamos la informacin com. pleta y correcta porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Deber tener 13 dgitos: Cuatro para las letras, seis nmeros para la fecha de nacimiento, dos caracteres para la homoclave y uno para el dgito vericador, fecha de nacimiento, dos caracteres para la homoclave y uno para el dgito vericador. En los nuevos programas del SUA (complemento SUA 3.2.4) se cuenta con utilera para vericar el RFC. Nmero de seguridad social. Este es el nmero de aliacin al IMSS. Igualmente es indispensable que siempre tengamos la informacin completa y correcta, tal y como la asigna el SS porque siempre la estaremos usando en avisos y declaraciones. Cuando el trabajador que ingresa a la empresa haya tenido antes otro empleo, deberemos solicitarle nos proporcione su nmero de seguridad social (artculo 47 RLSS y Cuarto Transitorio de LSS para 2002) la que tendr en la tarjeta de aliacin que le entrega el Instituto. Este nmero de registro deber tener 11 dgitos: Dos para la circunscripcin, dos para el ao de inscripcin del trabajador, dos para el ao de nacimiento del trabajador, cuatro para el nmero de serie y uno para el dgito vericador. Lugar de nacimiento. Estado. Este dato, que tiende a desaparecer al generalizarse el uso del CURP es utilizado en los avisos de ABC del SS. , Sexo. Este dato tambin es utilizado en los avisos ABC del SS y al generalizarse el uso del CURP ya no ser necesario mostrarlo por separado. Ayuda a interpretar, en algunos casos, el nombre del empleado en forma correcta. Ayuda para interpretar algunas disposiciones de la LFT y de la LSS en cuanto a prestaciones y otras obligaciones diferenciales para uno y otro sexo. Estado civil. Este dato se utiliza para efectos del IMSS, por lo que sern datos vlidos: Soltero, casado, viudo, divorciado, unin libre, entre otros. 3.1.2. Datos de Ubicacin Puesto. Es el nombre del puesto asignado al empleado. Normalmente aparecer en el contrato individual de trabajo o en el contrato colectivo de trabajo. Departamento, subdireccin, direccin, compaa. Estos datos sern necesarios para lograr una adecuada clasicacin de la nmina. Naturalmente pueden variar de acuerdo con la organizacin y contabilidad de cada empresa. Centro de costos. Es al que normalmente est asignado el empleado. Es una entidad contable que representa a una direccin, a una subdirec-

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cin, a un departamento o a las diferentes combinaciones de ellos para las asignaciones de recursos, gastos o presupuestos. Dato necesario para lograr una adecuada contabilizacin de la nmina. Clave contable del empleado. Esta clave ser para identicar en qu tipo de gasto se contabilizarn las percepciones del empleado. Servir tambin para elaborar las cdulas del Dictamen para efectos del Seguro Social. Los valores posibles sern: 01 Mano de Obra Directa 02 Mano de Obra Indirecta 03 Gastos de Venta 04 Gastos de Administracin 05 Otras Cuentas Pueden existir subdivisiones de stas o inclusive otras adicionales segn las necesidades de la empresa. Zona de salario mnimo. Es la zona en la que est situada su casa habitacin y puede ser diferente a la de la empresa, muchos clculos se van a referir al salario mnimo de esa zona. Para todos los clculos de impuestos, se podr considerar el SMG de la zona geogrca que corresponda a la empresa, salvo que el empleado solicite que se considere el que corresponda al lugar en la que est situada su casa habitacin (artculo 87 RLISR). Para todos los ejemplos de este estudio, consideramos el Salario Mnimo General de la Zona A (SMGA) $ 59.82 (SMG vigente en la Zona A del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011 segn DOF del 24 de diciembre de 2010). Lugar de trabajo. Se reere a la localidad. Este dato tiene estrecha relacin con el registro patronal de la empresa, por lo que si se tienen varias localidades es importante ubicar al empleado en una de ellas. Nmero de registro patronal del IMSS. Este es el registro en el que est asignado el empleado y es importante sobre todo cuando es comn que el empleado (tcnico, por lo regular) cambie continuamente de sucursal o de proyecto en distintos estados del pas. Sindicato. Si se tienen varios sindicatos ser conveniente saber a cul de ellos est aliado el empleado. Turno. Es al que normalmente estar asignado el empleado. Es el orden sucesivo que se establece para la ejecucin de la jornada de trabajo de un obrero. Regularmente ste se especicar en el RIT. Direccin. Deber tenerse presente la direccin precisando: Calle y/o manzana, Nmero exterior e interior, Colonia o Poblacin, Municipio, Entidad Federativa y Cdigo Postal. Telfono. Este dato ser necesario en caso de accidente o para vericar la razn de ausencias. Debe considerarse con la clave LADA. Si es posible, debe considerarse tener ms de un nmero en el que se pueda localizar al trabajador o a alguno de sus familiares.

ESTUDIO INTEGRAL DE LA NOMINA 3.1.3. Datos para Pago

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Categora. Es la asignada al empleado y est en relacin con el tabulador de sueldos. Por ejemplo, secretaria, auxiliar de contabilidad, supervisor, mecnico de 1a., chofer, etc. Si es de las consideradas dentro de los salarios mnimos profesionales es conveniente que la nomenclatura del puesto y de la categora sea igual a la consignada en la lista que anualmente publica la Comisin Nacional de Salarios Mnimos. Tipos de contratacin. Se reere al tipo de contrato con el que el trabajador presta sus servicios: contrato individual (conanza, condencial), contrato colectivo (sindicato) u honorarios. Lugar de pago. Est en estrecha relacin con el lugar de trabajo (artculo 108 LFT), si no fuera el mismo, el trabajador debe escoger. Tambin ser necesario saberlo con precisin cuando los pagos de los sueldos y salarios se hacen en diferentes localidades o cajas (lo cual evita acumular grandes cantidades de dinero en efectivo en un solo lugar en la fecha de pago). Regularmente ste se especicar en el RIT. Forma de pago. Es la forma en que cobrar su sueldo normal el empleado, como vimos en el captulo anterior, puede ser: efectivo, cheque o cuenta bancaria. Banco, sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria. Estos datos sern necesarios cuando la forma de pago al empleado sea a travs de una cuenta bancaria: cuenta de cheques, tarjeta de crdito, tarjeta de dbito, invermtico, invernmina, invern, inversin nmina inmediata, etc. Para banco existe una clave de institucin conforme al catlogo de nmero de trnsito de la Asociacin Mexicana de Bancos, A.C. que sera conveniente utilizar, para Sucursal bancaria o plaza y Cuenta bancaria, el banco proporciona los datos a cada uno de sus cuentahabientes. Situacin contractual. Se reere a las condiciones vigentes del contrato. Sera conveniente tener inicialmente la clasicacin que requiere el SS: 1) Trabajador Permanente, 2) Trabajador eventual ciudad, 3) Trabajador eventual construccin y despus las adicionales que sean necesarias para la empresa. Tipo de nmina. Es la nmina regular en la que se incluir el empleado: semanal, quincenal, mensual o condencial. Sueldo diario. Es la percepcin diaria asignada al trabajador (ver tema 6.1. Sueldos y Salarios). Sueldo mensual. Es la percepcin diaria elevada al mes: Sueldo diario x 30 (ver tema 6.1. Sueldos y Salarios). Salario diario integrado T25. Es el salario base de cotizacin para el SS, topado a 25 veces el salario mnimo general de la zona A. Ms adelante en el captulo 5. Salario Diario Integrado (SDI) se explica todo lo relacionado con el Salario Diario Integrado y la forma de calcularlo. Salario diario integrado TXX. Es el salario base de cotizacin para el SS en los ramos de Invalidez y vida, cesanta en edad avanzada y vejez y para las aportaciones al Infonavit, topado a un nmero XX de veces el salario mnimo general de la zona A. Ms adelante en el captulo 5. Salario Diario Integrado (SDI) se explica todo lo relacionado con el salario diario integrado y la forma de calcularlo. A partir de 2008, este tope ser igual al anterior.

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Sueldo variable. Es la parte del salario diario integrado que vara cada bimestre. Ms adelante en el captulo 5. Salario Diario Integrado (SDI) se explica todo lo relacionado a este dato y su forma de calcularlo. Sueldo base de liquidacin. Este ser

lib rode no min as 2011

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