Lets Talk Containers

Subject Items

•• Stowage ExamsStowage ExamsStowage ExamsStowage Exams

•• PhytosanitaryPhytosanitary InspectionsInspections

•• Container Final RuleContainer Final Rule

Stowage Exams

•• Sections 800 75(f) and (j) of the regulations under theSections 800 75(f) and (j) of the regulations under theSections 800.75(f) and (j) of the regulations under the Sections 800.75(f) and (j) of the regulations under the USGSA require that a priorUSGSA require that a prior‐‐toto‐‐loading stowage examination loading stowage examination be performed when an export or outbound domestic lot of be performed when an export or outbound domestic lot of 

i i ffi i ll l d d i t d t th ti fi i ffi i ll l d d i t d t th ti fgrain is officially sampled and inspected at the time of grain is officially sampled and inspected at the time of loading, when an outbound lot of grain in a land carrier is loading, when an outbound lot of grain in a land carrier is officially weighed, or when an official officially weighed, or when an official checkloadingcheckloading service service is requested.  is requested.  

Stowage Exams

•• Applicants should offer Food grade containersApplicants should offer Food grade containers

•• Problem Areas Include:Problem Areas Include:–– Previous cargoPrevious cargoPrevious cargoPrevious cargo–– Odor ( Fuel, pesticides, hides)Odor ( Fuel, pesticides, hides)–– Door SealsDoor Seals

Ch ki f L kCh ki f L k Can a shipper use cardboard to–– Checking for LeaksChecking for Leaks–– Damaged floorsDamaged floors–– Water or condensationWater or condensation

Can a shipper use cardboard to cover up oil residues that are left on container floorboards?

–– Stained floorsStained floors–– InsectsInsects–– Peeling PaintPeeling Paint

AnswerNo, any type of residues in the container stowage area must be Peeling PaintPeeling Paint cleaned and dried before the stowage area is approved.

Stowage Guidelines•• Follow the guidelines set forth in FGIS Directive 9180.48.Follow the guidelines set forth in FGIS Directive 9180.48.

•• In general, the stowage area must comply with the standards In general, the stowage area must comply with the standards of fitness established in the directive to be considered clean, of fitness established in the directive to be considered clean, dry, free of infestation, rodents, toxic substances, and foreign dry, free of infestation, rodents, toxic substances, and foreign y, , , , gy, , , , godor; and suitable to store or carry bulk or sacked grain, rice, odor; and suitable to store or carry bulk or sacked grain, rice, beans, peas, lentils, or processed commodities.  beans, peas, lentils, or processed commodities.  

•• The stowage area, including hatch covers and other openings, The stowage area, including hatch covers and other openings, must not have holes, cracks, or any other condition that could must not have holes, cracks, or any other condition that could cause a change in the weight or condition of the commoditycause a change in the weight or condition of the commoditycause a change in the weight or condition of the commodity.  cause a change in the weight or condition of the commodity.  Examine the inside and outside of the container for all Examine the inside and outside of the container for all conditions listed in Section 7, Standards of Fitness.  conditions listed in Section 7, Standards of Fitness.  

Stowage Guidelines (cont.)

•• Temporary repairs, including the use of tar tape, are Temporary repairs, including the use of tar tape, are e po a y epa s, c ud g e use o a ape, a ee po a y epa s, c ud g e use o a ape, a eunacceptable.unacceptable.

•• Also, examine the door gaskets, panels, and hinges to Also, examine the door gaskets, panels, and hinges to ensure that the doors provide for a light/water tight ensure that the doors provide for a light/water tight seal when closed.  seal when closed.  E t th t i l th d d thE t th t i l th d d th•• Enter the container, close the doors, and then Enter the container, close the doors, and then examine the closure from the inside to see if there is examine the closure from the inside to see if there is any penetrating light.any penetrating light.y p g gy p g g

•• Ensure that there is sufficient light (does require a Ensure that there is sufficient light (does require a flashlight) to examine the container for insects and flashlight) to examine the container for insects and other debris.other debris.

Stowage Guidelines (cont.)

•• When examining the inside of the container, check for When examining the inside of the container, check for i li h h h i i f fi li h h h i i f fpenetrating light to ensure that the container is free from penetrating light to ensure that the container is free from 

small holes, cracks, separated floorboards, loose or missing small holes, cracks, separated floorboards, loose or missing fasteners, or other similar defects that could expose the fasteners, or other similar defects that could expose the product to damaging conditions (e.g., rain).  product to damaging conditions (e.g., rain).  

•• Cracks or holes in the roof doors or side panels must beCracks or holes in the roof doors or side panels must be•• Cracks or holes in the roof, doors, or side panels must be Cracks or holes in the roof, doors, or side panels must be satisfactorily repaired by welding or satisfactorily repaired by welding or permanentlypermanently affixing a affixing a patch of patch of like material like material (e.g., steel, aluminum, fiberglass) to the (e.g., steel, aluminum, fiberglass) to the affected area.  affected area.  

Liners / Lamination•• FGIS does not allow ‘liners’ or ‘lamination’ FGIS does not allow ‘liners’ or ‘lamination’ to be placed in containers in lieu of stowage to be placed in containers in lieu of stowage examexamexam.exam.

•• Liners/Lamination can only be placed in Liners/Lamination can only be placed in containers following the container passing containers following the container passing the stowage examthe stowage examthe stowage exam.the stowage exam.–– * For shipments of sacked commodities, * For shipments of sacked commodities, plastic liners may be used instead of removing plastic liners may be used instead of removing loose rust scale If so statement must beloose rust scale If so statement must beloose rust scale.  If so statement must be loose rust scale.  If so statement must be placed on stowage examination certificate.placed on stowage examination certificate.

Phytosanitary Inspections

GIPSA /APHIS MOU•• In November, 1981 GIPSA/FGIS and APHIS/PPQ entered into an agreement to In November, 1981 GIPSA/FGIS and APHIS/PPQ entered into an agreement to 

aid shippers in obtaining aid shippers in obtaining phytosanitaryphytosanitary inspection services at export locations in inspection services at export locations in the United States and Canadathe United States and Canada

•• The agreement, or Memorandum of Understanding (MOU), provided FGIS with The agreement, or Memorandum of Understanding (MOU), provided FGIS with the authority to inspect export lots of grain for the presence of insects and other the authority to inspect export lots of grain for the presence of insects and other pests (e.g., weed seeds).pests (e.g., weed seeds).

•• In 2005, APHIS and GIPSA agreed to expand the scope of this MOU to include In 2005, APHIS and GIPSA agreed to expand the scope of this MOU to include export grain shipped by containers, trucks, and railcars from interior locationsexport grain shipped by containers, trucks, and railcars from interior locations

•• In 2007, MOU further expanded GIPSA’s authority to include inspection of In 2007, MOU further expanded GIPSA’s authority to include inspection of processed grain productsprocessed grain products

GIPSA’s Responsibilities•• Follow standardized sampling procedures to draw official samples from a Follow standardized sampling procedures to draw official samples from a 

lot and examine the sample for live insects, larvae, and other pests lot and examine the sample for live insects, larvae, and other pests prohibited by the country of destination.prohibited by the country of destination.

•• For assistance with identifying insects, use the following link to view theFor assistance with identifying insects, use the following link to view the–– USDA, Agriculture Research Service, StoredUSDA, Agriculture Research Service, Stored‐‐Grain Insects, Agriculture Grain Insects, Agriculture 

Handbook Number 500: Handbook Number 500: http://www.ars.usda.gov/SP2UserFiles/person/2863/pdfdocuments/Shttp://www.ars.usda.gov/SP2UserFiles/person/2863/pdfdocuments/StoredGrainInsects.pdftoredGrainInsects.pdf

•• Notify APHIS of any live insects or other pests that can not be identified.  Notify APHIS of any live insects or other pests that can not be identified.  APHIS will then provide the identification.APHIS will then provide the identification.APHIS will then provide the identification.APHIS will then provide the identification.

•• Upon request of APHIS, GIPSA will witness the fumigation of grain infested Upon request of APHIS, GIPSA will witness the fumigation of grain infested with insects that are prohibited by the country of destination.with insects that are prohibited by the country of destination.

•• Upon completion of the inspection GIPSA will promptly provide the Upon completion of the inspection GIPSA will promptly provide the completed FGIS 921completed FGIS 921‐‐2 form, with the pertinent information about any 2 form, with the pertinent information about any detection of adults insects, larvae or other pests, directly to the applicant detection of adults insects, larvae or other pests, directly to the applicant f i d/ f il l t i ll b it l t d ff i d/ f il l t i ll b it l t d ffor service and/or  fax, mail, or electronically submit a completed copy of for service and/or  fax, mail, or electronically submit a completed copy of the form to the APHIS/PPQ office that will issue the the form to the APHIS/PPQ office that will issue the phytosanitaryphytosanitarycertificate.certificate.

Applicant’s Responsibilities•• Must request Must request phytosanitaryphytosanitary inspection serviceinspection service

•• Provide official inspection personnel with Provide official inspection personnel with d t it k S i d t ifd t it k S i d t ifadequate onsite work space.  Space is adequate if adequate onsite work space.  Space is adequate if it meets the location and safety requirements it meets the location and safety requirements 

ifi d b ffi i l lifi d b ffi i l lspecified by official personnelspecified by official personnel

•• Make each lot for inspection fully accessible and Make each lot for inspection fully accessible and safe for obtaining a safe for obtaining a representiverepresentive sample.sample.

Form FGIS 921-2•• New form approved in 2010New form approved in 2010

–– Added a box for Grain Inspection Cert. NumberAdded a box for Grain Inspection Cert. Numberpp–– Added a box for Status of Report indicating if it a Added a box for Status of Report indicating if it a original or if it has been correctedoriginal or if it has been correctedgg

–– Official personnel are to Input name of official Official personnel are to Input name of official service provider in addition to the name of service provider in addition to the name of inspectorinspector

Providing Fumigation Info on 921-2•• Complete the “Fumigation Information” section according to the following Complete the “Fumigation Information” section according to the following 

guidelines for vessels, lash barges, land carriers, and river barges when guidelines for vessels, lash barges, land carriers, and river barges when fumigating grain.fumigating grain.

–– InIn‐‐Transit Fumigation Transit Fumigation –– if the fumigation is performed according to official if the fumigation is performed according to official procedures the fumigation information will be placed on the 921procedures the fumigation information will be placed on the 921‐‐22

St ti F i tiSt ti F i ti if ffi i l l t t it thif ffi i l l t t it th–– Stationary Fumigation Stationary Fumigation –– if official personnel are present to witness the if official personnel are present to witness the fumigation, the fumigation information will be placed on the 921fumigation, the fumigation information will be placed on the 921‐‐22

–– If official personnel are present to witness the fumigation, even if not done If official personnel are present to witness the fumigation, even if not done di t ffi i l d th f i ti i f ti ill b l ddi t ffi i l d th f i ti i f ti ill b l daccording to official procedures, the fumigation information will be placed on according to official procedures, the fumigation information will be placed on 

the 921the 921‐‐2 2 

–– If official personnel are not present to witness the fumigation, the fumigation If official personnel are not present to witness the fumigation, the fumigation i f i h ld l b h 921i f i h ld l b h 921 2 if ffi i l f i i d2 if ffi i l f i i dinformation should only be put on the 921information should only be put on the 921‐‐2 if official fumigation procedures 2 if official fumigation procedures are followed, i.e. the fumigator provides the required documentation.are followed, i.e. the fumigator provides the required documentation.

–– NOTE:  The “Treatment”  box should always be left blank per FGIS 921NOTE:  The “Treatment”  box should always be left blank per FGIS 921‐‐2 2 i ii iinstructions.instructions.

Submitted vs. “Type” Sample (PBB #254)•• As stated in Directive 9180.35, As stated in Directive 9180.35, phytosanitaryphytosanitary inspection service is inspection service is notnot available available 

on the basis of a Submitted sample service.  However service is acceptable on on the basis of a Submitted sample service.  However service is acceptable on the basis of Type sample.the basis of Type sample.

–– Submitted SampleSubmitted Sample‐‐ A sample submitted by or for an interested person for A sample submitted by or for an interested person for official inspection, other than an official sample.  The sample is generally official inspection, other than an official sample.  The sample is generally identified as a portion of the Lot or carrier.identified as a portion of the Lot or carrier.

•• Example:  5 pound bag of dried distiller grains, sampled by shipper, Example:  5 pound bag of dried distiller grains, sampled by shipper, representing a bulk container shipment; carrier ID 123xyz.representing a bulk container shipment; carrier ID 123xyz.

–– ”Type” Sample”Type” Sample‐‐ These samples are typically used by shippers to send to These samples are typically used by shippers to send to prospective buyers. It is a quantity that has been presented by or for an prospective buyers. It is a quantity that has been presented by or for an interested person for official inspection.  The quantity is identified as the interested person for official inspection.  The quantity is identified as the entire Lot and the 921entire Lot and the 921 2 is issued accordingly2 is issued accordinglyentire Lot and the 921entire Lot and the 921‐‐2 is issued accordingly.2 is issued accordingly.

•• Example:  5 pound bag of dried distiller grains representing itself, 5 Example:  5 pound bag of dried distiller grains representing itself, 5 pounds of dried distiller grains.pounds of dried distiller grains.p gp g

Submitted vs. “Type” Sample (cont.)•• Completing 921Completing 921‐‐22

–– Sublot Number/CarrierSublot Number/Carrier IDID‐‐ enter the Sample IDenter the Sample IDSublot Number/Carrier Sublot Number/Carrier IDID enter the Sample IDenter the Sample ID–– QuantityQuantity ‐‐ enter total weight (grams/pounds) of type sample.enter total weight (grams/pounds) of type sample.

•• Completing CertificationCompleting Certificationp gp g

–– Processed or Graded Commodities Processed or Graded Commodities ‐‐ issue a submit AMA issue a submit AMA certficatecertficate. . Identify the sample as a "Type" sample in the Remarks section.Identify the sample as a "Type" sample in the Remarks section.

–– GrainsGrains‐‐ issue a submit USGSA certificate.  Identify the sample as a issue a submit USGSA certificate.  Identify the sample as a "Type Sample" in the Remarks section."Type Sample" in the Remarks section.

Note:  If official sampling is required, revert to Official Note:  If official sampling is required, revert to Official Sample Lot inspection and certify accordingly.Sample Lot inspection and certify accordingly.

Fumigation Information for Processed Commodity Phyto Inspections (PBB #255)

•• In November 2012, Vietnam informed APHIS that they were In November 2012, Vietnam informed APHIS that they were implementing additional measures to Distillers Dried Grains implementing additional measures to Distillers Dried Grains with Solubles (DDGS) shipments in order to reduce the with Solubles (DDGS) shipments in order to reduce the ( ) p( ) pincidence of reported infestations of Larger Cabinet Beetles incidence of reported infestations of Larger Cabinet Beetles ((TrogodermaTrogoderma inclusuminclusum).  All DDGS shipments to Vietnam ).  All DDGS shipments to Vietnam are now required to have an APHIS are now required to have an APHIS phytosanitaryphytosanitary certificate certificate qq p y yp y yindicating that the product was either heat treated or the indicating that the product was either heat treated or the product in the carrier (container) was treated with product in the carrier (container) was treated with phosphinephosphine or methyl bromide prior to export.  or methyl bromide prior to export.  phosphinephosphine or methyl bromide prior to export.or methyl bromide prior to export.

•• Because FGIS does not have “official fumigation Because FGIS does not have “official fumigation d ” f b lk d diti th hd ” f b lk d diti th hprocedures” for bulk processed commodities there has procedures” for bulk processed commodities there has 

been some concerns by FGIS and APHIS on the method of been some concerns by FGIS and APHIS on the method of reporting fumigation information on the FGIS 921reporting fumigation information on the FGIS 921‐‐2.  To 2.  To ll i t t i t th f ll i li h bll i t t i t th f ll i li h balleviate uncertainty, the following policy has been alleviate uncertainty, the following policy has been established.established.

Fumigation Information for Processed Commodity Phyto Inspections (cont.)

•• This policy is to be applied for all carrier types:This policy is to be applied for all carrier types:

–– If the fumigation is witnessed by official personnel, the fumigation If the fumigation is witnessed by official personnel, the fumigation section will be completed on the FGIS 921section will be completed on the FGIS 921‐‐2.2.

–– If the fumigation is If the fumigation is notnot witnessed, the fumigation section will be witnessed, the fumigation section will be completed on the FGIS 921completed on the FGIS 921 2 however the Name of Inspector2 however the Name of Inspectorcompleted on the FGIS 921completed on the FGIS 921‐‐2, however the Name of Inspector 2, however the Name of Inspector block will be left blank.block will be left blank.

Note:  The fumigation information that is documented will be Note:  The fumigation information that is documented will be what the licensed fumigator provides.what the licensed fumigator provides.

Container Final Rule

FGIS recently revised the procedures for official grainFGIS recently revised the procedures for official grainFGIS recently revised the procedures for official grain FGIS recently revised the procedures for official grain inspection and weighing services performed under the inspection and weighing services performed under the authority of the U.S. Grain Standards Act (USGSA), as authority of the U.S. Grain Standards Act (USGSA), as y ( ),y ( ),amended (7 U.S.C. 71 et seq.).  FGIS amended the following amended (7 U.S.C. 71 et seq.).  FGIS amended the following regulations:regulations:

••7 CFR 800 7 CFR 800 ––Meaning of TermsMeaning of Terms

••7 CFR 800.84 7 CFR 800.84 ‐‐ AverageAverage or or CompositeComposite grades for single lots and    grades for single lots and    Limiting the number of containers to Limiting the number of containers to 2020

••7 CFR 800.85, .977 CFR 800.85, .97‐‐.98 .98 ‐‐ CombinedCombined‐‐Lots and WeighingLots and Weighing

••7 CFR 800 1527 CFR 800 152 Sample RetentionSample Retention••7 CFR 800.152 7 CFR 800.152 ‐‐ Sample RetentionSample Retention

Justification

•• These amendments will promote fairness byThese amendments will promote fairness byThese amendments will promote fairness by These amendments will promote fairness by setting regulations for exported grain in setting regulations for exported grain in containers that are parallel to those we containers that are parallel to those we already have for grain exported in already have for grain exported in shiplotsshiplots, , unit trains, and lash barges.unit trains, and lash barges.

•• It will promote confidence in the USDA It will promote confidence in the USDA certification process and in the quality of U.S. certification process and in the quality of U.S. grain exports.grain exports.

7 CFR 800 – “Meaning of TermsMeaning of Terms”

••Average Grade (a.k.a. Average Composite)Average Grade (a.k.a. Average Composite)‐‐Multiple carrierMultiple carrierAverage Grade (a.k.a. Average Composite)Average Grade (a.k.a. Average Composite) Multiple carrier Multiple carrier units or units or sublotssublots that are graded individually then averaged to that are graded individually then averaged to form a single lot inspection.form a single lot inspection.

••Composite GradeComposite Grade‐‐Multiple samples obtained from the Multiple samples obtained from the same type of carriers (same type of carriers (e.g. e.g. trucklotstrucklots, containers) that are , containers) that are combined into one sample for grade to form a single lot combined into one sample for grade to form a single lot inspection.inspection.

7 CFR 800.84- Multiple Carrier in single Multiple Carrier in single LotsLots

•• FGIS amended FGIS amended 7 CFR 800.847 CFR 800.84 , “Inspection of grain in land , “Inspection of grain in land , p g, p gcarriers, containers, and barges in single lots” to add carriers, containers, and barges in single lots” to add procedures for inspecting and certifying average or composite procedures for inspecting and certifying average or composite grades forgrades for single lotssingle lots FGIS restricted the number ofFGIS restricted the number ofgrades for grades for single lotssingle lots.  FGIS restricted the number of .  FGIS restricted the number of containers that may be averaged or combined in a containers that may be averaged or combined in a single lotsingle lot to to 

2020 containers All containers in thecontainers All containers in the single lotsingle lot must bemust be2020 containers.  All containers in the containers.  All containers in the single lotsingle lot must be must be inspected within the official service provider’s area of inspected within the official service provider’s area of responsibility…in other words no crossing boundaries on responsibility…in other words no crossing boundaries on p y gp y gsingle lotssingle lots!!

Average Grade/Average Composite Single Certificate

(Average)(Average)(Average)(Average)

Composite Grade Single Certificate

Check for Insects, Odor, and Condition for each container Check for Insects, Odor, and Condition for each container 

Reasonably Continuous Operationa k a the 88 hour rulea.k.a. the 88-hour rule

•• RReasonably easonably continuous continuous operation: operation: A loading or unloading A loading or unloading operation in one specific location which does not includeoperation in one specific location which does not includeoperation in one specific location which does not include operation in one specific location which does not include inactive intervals in excess of 88 consecutive hours.inactive intervals in excess of 88 consecutive hours.

•• This does not mean you have to load a single lot in 88 hours, This does not mean you have to load a single lot in 88 hours, just that there are no breaks in loading a single lot exceeding just that there are no breaks in loading a single lot exceeding 88 hours.88 hours.

•• This applies to the loading/unloading of containers shipsThis applies to the loading/unloading of containers shipsThis applies to the loading/unloading of containers, ships, This applies to the loading/unloading of containers, ships, trains, trucks, as well as the weighing. trains, trucks, as well as the weighing. 

Reasonably Continuous Operationa.k.a. the 88-hour rule

•• If loading/unloading or weighing has breaks in excess of 88 If loading/unloading or weighing has breaks in excess of 88 g/ g g gg/ g g ghours that are due to unusual circumstances, please contact hours that are due to unusual circumstances, please contact your Field Office Manager to explain the scenario as this your Field Office Manager to explain the scenario as this requirement may be waived at the local levelrequirement may be waived at the local levelrequirement may be waived at the local level.requirement may be waived at the local level.

•• If a waiver is not granted, composite all samples up to that If a waiver is not granted, composite all samples up to that g , p p pg , p p ppoint and certify on the single lot certificate.point and certify on the single lot certificate.

Mycotoxins•• No longer unlimitedNo longer unlimited

b d/ db d/ d•• Max containers to be composited/averaged as Max containers to be composited/averaged as a single lot is capped at 20a single lot is capped at 20

•• Acceptable to grade individually, and test Acceptable to grade individually, and test composite for composite for mycotoxinsmycotoxins

•• Average composites Average composites –– may not include may not include containers that exceed contract or FDA limitscontainers that exceed contract or FDA limits

•• Example of Example of UnacceptableUnacceptable Average Composite:Average Composite:1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10 ppb 5 ppb 0 ppb 0 ppb 3 ppb 18 ppb 25 ppb 12 ppb 2 ppb 0 ppb

DefaultIf the applicant does not select average If the applicant does not select average grade/average composite analysis or compositegrade/average composite analysis or compositegrade/average composite analysis or composite grade/average composite analysis or composite analysis as the method of inspection for up to 20 analysis as the method of inspection for up to 20 containers in a single lot, the default will be 1containers in a single lot, the default will be 1containers in a single lot, the default will be 1 containers in a single lot, the default will be 1 container container  1 certificate.1 certificate.

7 CFR 800.85 CombinedCombined--LotsLotsFGIS amendedFGIS amended 7 CFR7 CFRFGIS amended FGIS amended 7 CFR 7 CFR 800.85800.85, “Inspection of , “Inspection of grain in combined lots” grain in combined lots” to add procedures for to add procedures for inspecting and certifying inspecting and certifying 

ititcomposite or average composite or average grade for grade for combinedcombined lots.  lots.  We also specified howWe also specified howWe also specified how We also specified how composite or average composite or average grade analysis should be grade analysis should be recorded on the recorded on the certificate.certificate.

7 CFR 800.85 (continued)

•• Multiple single lots of up to 20 containers thatMultiple single lots of up to 20 containers thatMultiple single lots of up to 20 containers that Multiple single lots of up to 20 containers that are of the same grade/quality may be are of the same grade/quality may be combined with other single lots to form acombined with other single lots to form acombined with other single lots to form a combined with other single lots to form a combined lot.  This may be done combined lot.  This may be done acrossacrossdifferent official service providers’ boundariesdifferent official service providers’ boundariesdifferent official service providers  boundaries.different official service providers  boundaries.

Example•• 60 containers of U.S. No. 2 Yellow Soybeans 60 containers of U.S. No. 2 Yellow Soybeans certified as certified as three single lots of 20three single lots of 20 in North in North C li b bi d ith 40 t i fC li b bi d ith 40 t i fCarolina may be combined with 40 containers of Carolina may be combined with 40 containers of U.S. No. 2 yellow soybeans certified as U.S. No. 2 yellow soybeans certified as two single two single lots of 20lots of 20 in Washington State One OSP will issuein Washington State One OSP will issuelots of 20lots of 20 in Washington State.  One OSP will issue in Washington State.  One OSP will issue a combined lot certificate for all 100 containers.a combined lot certificate for all 100 containers.

X 60 + X 40X 60 + X 40X 60                       +                  X 40X 60                       +                  X 40

=                  X 100  =                  X 100   1 FGIS combined lot 1 FGIS combined lot 

Combined Lot Certification Procedures

•• Have applicant send ALL single lot inspectionHave applicant send ALL single lot inspectionHave applicant send ALL single lot inspection Have applicant send ALL single lot inspection certificates as certificates as pdfpdf files along with an files along with an application for combined lot inspection application for combined lot inspection service to whichever OSP they would like to service to whichever OSP they would like to combine the lots.combine the lots.

•• The requested OSP should ensure that the The requested OSP should ensure that the application is received within two business application is received within two business d f h d f i h l i ld f h d f i h l i ldays of the date of service on the latest single days of the date of service on the latest single lot inspection certificate.lot inspection certificate.

Combined Lot Certification Procedures

•• The requested OSP should supersede ALL ofThe requested OSP should supersede ALL ofThe requested OSP should supersede ALL of The requested OSP should supersede ALL of the single lot inspection certificates.the single lot inspection certificates.

•• In the “Remarks” section state:In the “Remarks” section state:In the  Remarks  section state:In the  Remarks  section state:–– This combined lot certificate supersedes This combined lot certificate supersedes certificate Nos. ____, dated _____; and “   “     “certificate Nos. ____, dated _____; and “   “     “

•• EE‐‐mail the combined lot certificate to the mail the combined lot certificate to the applicant and carbon copy all of the OTHER applicant and carbon copy all of the OTHER OSPs as well as Janine Goodson.  OSPs as well as Janine Goodson.  Janine.K.Goodson@usda.gov Janine.K.Goodson@usda.gov 816816‐‐659659‐‐84018401

Combined Lot Certification Procedures

•• In addition to sending the combined lot In addition to sending the combined lot ggcertificate, please send ALL of the OTHER OSPs’ certificate, please send ALL of the OTHER OSPs’ single lot certificates to be Voided to the OTHER single lot certificates to be Voided to the OTHER OSPs and an Excel spreadsheet that includes theOSPs and an Excel spreadsheet that includes theOSPs and an Excel spreadsheet that includes the OSPs and an Excel spreadsheet that includes the following to Janine Goodson:following to Janine Goodson:–– Single Lot Certificate Numbers (to be Voided)Single Lot Certificate Numbers (to be Voided)–– Dates of ServiceDates of Service–– IdentificationIdentification

•• Note: Please place ALL Container ID numbers inNote: Please place ALL Container ID numbers in•• Note: Please place ALL Container ID numbers in Note: Please place ALL Container ID numbers in the “Remarks” section of the combined lot the “Remarks” section of the combined lot certificate and NOT on a separate sheet.certificate and NOT on a separate sheet.

7 CFR 800.97

•• FGIS amended FGIS amended 7 CFR 800.977 CFR 800.97, “Weighing grain , “Weighing grain i i l d i b di i l d i b din containers, land carriers, barges, and in containers, land carriers, barges, and shiplotsshiplots” to clarify requirements for ” to clarify requirements for 

iicontainers.  containers.  •• FGIS did not restrict the amount of containers FGIS did not restrict the amount of containers that may be placed on a weight certificate.that may be placed on a weight certificate.

7 CFR 800.98 WeighingWeighing

•• FGIS amended FGIS amended 7 CFR 800.987 CFR 800.98, “Weighing grain in combined , “Weighing grain in combined lots” to allow grain weighed at multiple locations to belots” to allow grain weighed at multiple locations to belots  to allow grain weighed at multiple locations to be lots  to allow grain weighed at multiple locations to be certified as a combined lot.certified as a combined lot.

•• Weighing grain in combined lots may also be done across Weighing grain in combined lots may also be done across different official service providers’ areas of responsibility.different official service providers’ areas of responsibility.

7 CFR 800.152 Sample Retention Sample Retention

•• FGIS amendedFGIS amended 7 CFR 800.1527 CFR 800.152, “Maintenance and, “Maintenance andFGIS amended FGIS amended 7 CFR 800.1527 CFR 800.152,  Maintenance and ,  Maintenance and retention of file samples” to add requirements for retention of file samples” to add requirements for retaining file samples from containers and from short retaining file samples from containers and from short voyage ships and barges, and to include retention voyage ships and barges, and to include retention periods for the storage of file samples for containers.periods for the storage of file samples for containers.

•• Hold outbound and export file samples for a Hold outbound and export file samples for a f df dminimum of 60 days.minimum of 60 days.

SummaryPROCEDURE OLD WAY NEWWAY

Max # containers that can  Unlimited 20be graded as a single lot

Max # containers on a weight certificate

Unlimited Unlimited

Max # containers that may be composited for mycotoxin tests

Unlimited 20

Ti R t i ti N N b k di 88Time Restriction None No breaks exceeding 88 hours

File Sample Retention Regs silent – 60 day policy Minimum 60 days

Boundary Restriction No combining lots across boundaries

Ok to combine certified single lots across boundaries to form combined lots.combined lots.

Conclusion

•• By defining and setting procedures for averageBy defining and setting procedures for averageBy defining and setting procedures for average By defining and setting procedures for average grades/average composites and composite grades/average composites and composite grades, restricting the inspection and grades, restricting the inspection and weighing to an OSP’s area of responsibility, weighing to an OSP’s area of responsibility, specifying a 60specifying a 60‐‐day retention period for day retention period for 

i fil l d ki h 88i fil l d ki h 88container file samples, and making the 88container file samples, and making the 88‐‐hour rule applicable to containers as we have hour rule applicable to containers as we have done with other carriers FGIS is helping todone with other carriers FGIS is helping todone with other carriers, FGIS is helping to done with other carriers, FGIS is helping to facilitate the marketing of U.S. grain shipped facilitate the marketing of U.S. grain shipped for exportfor exportfor export.for export.

Questions

For further information please contact:For further information please contact:For further information please contact:For further information please contact:

•• FGIS’ Policies Procedures and MarketFGIS’ Policies Procedures and Market•• FGIS  Policies, Procedures, and  Market        FGIS  Policies, Procedures, and  Market        Analysis Branch Analysis Branch 

•• Your Field  Office Manager.Your Field  Office Manager.

Thank you!Thank you!yy